1

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN

DI KELURAHAN CANDIBINANGUN, PAKEM, SLEMAN

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Danas Saputro 06.11.1269

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA 2011

2

3

ANALYSIS AND PLANNING OF POPULATION INFORMATION SYSTEM IN

CANDIBINANGUN, PAKEM ,SLEMAN

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN DI KELURAHAN CANDIBINANGUN, PAKEM, SLEMAN

Danas Saputro (06.11.1269)

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT Information systems are essential in a company or agency in providing useful

information for operational needs and public services. Due to the existence of information

systems will facilitate the work or service within that agency. So is the presentation of

population data in sub Candibinangun.

Presentation of demographic data is to be considered in relation to public service will

simplify the data. Village Candibinangun for this still uses a manual for population data

recording and storage is still in the form of archives that can not be guaranteed data security.

In order to facilitate the services needed an information system. The process of converting

the old system which still manual to computerized systems that already are too has several

stages, ranging from research to pilot the program. Related to this, there are some interesting

questions: How do I make changes to the old system which still manual to the new system

has been computerized? How to complete the demographic information system by using one

programming language is Visual Basic 6.0?

In this paper, the researchers tried to analyze these subjects and the results are

intended to provide advice to the municipality Candibinangun in the processing and

presentation of population data in the form of information systems. In addition to

demographic data storage more secure, since it is associated with data Candibinangun

villagers who must be guaranteed safety.

Keywords : information system, computerize, programming

4

1. Pendahuluan

Di era globalisasi saat ini, Indonesia sebagai salah satu negara yang tidak lepas dari arus

pertumbuhan sains dan teknologi harus segera berbenah diri. Hal ini dimaksudkan agar

dapat bersaing dan berkompetisi yang sehat dengan negara-negara berkembang lainnya

diberbagai belahan dunia dan nantinya bisa setara ataupun melebihi negara lain.

Ilmu pengetahuan dan teknologi merupakan suatu alat yang sangat penting untuk

menunjang pembangunan nasional suatu bangsa. Semakin cepat ilmu pengetahuan dan

teknologi berkembang pada suatu negara, maka akan semakin cepat pula negara tersebut

mengalami kemajuan, begitu pula sebaliknya yang berdampak pada perkembangan bidang

ekonomi, sosial dan budaya.

Dengan urutan di atas tidaklah berlebihan bila diambil analoginya untuk menyoroti

kemajuan teknologi untuk menciptakan hal yang baru dalam dunia komputerisasi, dimana

setiap kegiatan apapun selalu melibatkan yang namanya komputer. Dan komputer

merupakan alat vital yang penting dalam kehidupan sekarang ini, salah satunya adalah

tentang sistem informasi kependudukan.

Pengertian dari sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi

dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. Sedang pengertian dari informasi adalah

data yang diolah menjadi sesuatu yang berguna bagi yang membutuhkan atau dengan kata

lain adalah sekumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi penerimanya untuk membantu dalam mengambil keputusan. Sistem informasi

didefinisikan sebagai kumpulan hardware dan software komputer, procedure, dokumentasi,

formulir dan orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen,

distribusi data dan informasi. Sistem informasi ini akan diterapkan dalam instansi atau

perusahaan dalam mengolah data dan menyajikan informasi atau laporan-laporan sesuai

yang kebutuhan pengguna secara cepat, tepat dan akurat.

Dengan adanya permasalahan ini dapat dibuat suatu program untuk mempermudah

pekerjaan-pekerjaan yang dalam kesehariannya dilakukan dengan cara manual. Maka

penulis membuat analisis dan perancangan sistem informasi untuk memecahkan

permasalahan tersebut sebagai bahan skripsi dengan judul “ANALISIS DAN

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN DI DESA CANDIBINANGUN,

PAKEM, SLEMAN”.

5

2. Landasan Teori

2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah sekumpulan hardware dan software komputer,

prosedur, dokumentasi, formulir dan orang-orang yang bertanggungjawab untuk

memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data dan informasi.

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sistem informasi adalah suatu sistem

didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan.

2.2 Komponen Sistem Informasi Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti :

2.2.1 Perangkat keras (hardware), mencakup berbagai piranti fisik seperti komputer

dan printer.

2.2.2 Perangkat lunak (software) atau program, yaitu sekumpulan instruksi yang

memungkinkan perangkat keras memproses data.

2.2.3 Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan

data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

2.2.4 Orang (brainware), yaitu semua pihak yang bertanggung jawab dalam

pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem

informasi.

2.2.5 Basis data (database), yaitu sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang

berkaitan dengan penyimpanan data.

3. Analisis

3.1 PIECES 3.1.1 Performance(Kinerja)

Adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat

sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi

(throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem. Sistem yang

dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan waktu tanggap yang

memadai untuk kebutuhan manajemen.

Kelemahan :

6

a. Sering terjadinya pelaksanaan pekerjaan yang berganda, di lain pihak masih

ada pekerjaan yang belum terselesaikan.

b. Response time yang dibutuhkan cukup lama.

Kelemahan pada system lama ini tentunya sangat menghambat proses

kinerja. Untuk itu diperlukan suatu cara yang lebih baik untuk meningkatkan

kinerja informasi agar informasi bisa di optimalkan.

3.1.2 Information(Informasi) Informasi merupakan salah satu faktor yang sangat vital, sebab informasi

merupakan titik awal untuk mengoreksi keadaan dalam organisasi.

Kelemahan :

a. Adanya kesalahan dalam proses input data.

b. Informasi yang diterima sering kurang relevan.

Masalah ini harus diperbaiki dengan membuat suatu media informasi

yang lebih cepat dan akurat untuk melakukan pencarian dan perubahan.

3.1.3 Economy(Ekonomi) Adalah penilaian sistem dalam pengurangan dan keuntungan yang akan

didapatkan dari sistem yang dikembangkan.

Kelemahan :

a. Input data dilakukan secara manual tanpa ada automatisasi.

Sehingga membutuhkan waktu cukup lama.

b. Adanya pemborosan waktu dan perlengkapan, karena tingkat kesalahan

dalam proses kerja.

c. Biaya yang harus dikeluarkan untuk membeli alat tulis yang kurang

ekonomis.

3.1.4 Control(Kontrol)

Pengendalian untuk keamanan sistem yang ada pada kelurahan desa

Candibinangun ini masih sulit. Hal ini terlihat dari cara pengerjaannya yang

masih manual dan melibatkan banyak orang. Keamanan dari data dan

informasi menjadi kurang terjaga.

Sistem pengendalian yang digunakan harus dapat mengamankan data

dari kerusakan, misalnya dengan membuat back up data. Selain itu, sistem

pengendalian juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak

diijinkan, biasanya dengan memberi password pada form aplikasi dan database.

Kelemahan :

7

a. Sering terjadinya kekacauan dalam pencarian data yang telah usang atau

lama.

b. Hilangnya dokumen lama yang tidak terawatt.

c. Kemungkinan terjadinya manipulasi data oleh pihak lain.

Kemungkinan terjadinya miss communication dalam proses input data yang

tidak hanya dilakukan oleh 2 orang.

3.1.5 Efficiency(Efisiensi) Analisis ini berfokus pada hubungan sumber daya yang ada dan

penggunaan dengan biaya minimal. Berhubung dengan sumber daya yang ada

guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan

adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang

meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang dan keterlambatan

pengolahan data. Melalui sistem baru, diharapkan terciptanya suatu sistem

pengolah data kependudukan yang dapat mengurangi biaya operasional.

Kelemahan :

a. Beban kerja yang bertumpuk dalam proses perhitungan data penduduk dan

proses pembuatan laporan.

b. Tidak adanya keefektifan waktu dan sumber daya manusia.

3.1.6 Service(Pelayanan) Merupakan faktor yang menentukan apakah lembaga atau instansi dapat

mencapai tujuan dari pembentukan kebijakan atau tidak. Karena perkembangan

organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih baik.

Kelemahan :

a. Proses pencarian lambat karena data-data yang diperlukan masih dalam

bentuk arsip-arsip, sehingga kualitas pelayanan kurang memuaskan.

Untuk mengatasi kelemahan tersebut dilakukan peningkatan pelayanan .

Peningkatan pelayanan ini berkenaan dengan penggunaan sistem baru yang

mendukung sistem kinerja. Sehingga kinerja dapat di tingkatkan sebagaimana

mestinya.

3.2 Analisis Kelayakan Sistem 3.2.1 Kelayakan Teknologi

Berdasarkan penawaran yang dilakukan, teknologi yang diberikan sudah

memenuhi syarat dimana hal ini dibuktikan dengan digunakannya perangkat

8

keras dengan spesifikasi yang semestinya berikut perangkat lunak dengan

teknologi pendukung yang memiliki keunggulan sebanding.

3.2.2 Kelayakan Hukum Penerapan sistem yang baru diharapkan tidak menimbulkan masalah

akibat menyimpang dari hukum yang berlaku terutama dalam perijinan

pengguanaan aplikasi pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang

digunakan harus resmi sesuai dengan perijinan yang ada, sehingga tidak

menyimpang dari ketentuan hukum yang berlaku dan tidak menimbulkan

masalah hukum, baik saat ini maupun yang akan datang. Secara hukum sistem

ini telah memenuhi aturan dan undang-undang yang berlaku dikarenakan

sistem ini menggunakan perangkat lunak (software) legal.

3.2.3 Kelayakan Operasional Kelayakan operasional pengembangan sistem informasi yang baru

adalah layak untuk dilakukan dengan melihat kemampuan personil atau sumber

daya yang ada untuk menjalankan sistem baru tersebut secara optimal, dan

kemampuan sistem untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara

cepat, tepat, akurat dan relevan serta kemampuan pengendalian operasi dari

sistem sehingga akan lebih efisien dan tentunya harus dapat menjaga keamanan

data.

3.2.4 Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi pada penerapan dan pengembangan suatu sistem

menyangkut tentang pengadaan yaitu besarnya dana yang harus dikeluarkan

dengan harapan manfaat yang lebih besar yang akan diperoleh dari

pengembangan sistem tersebut. Oleh karena itu jauh dari sebelumnya

perusahaan atau instansi harus mempertimbangkan dalam pengambilan

keputusan.

Pengembangan sistem informasi merupakan proyek investasi industri

yang berarti dikeluarkannya suatu sumber-sumber daya untuk mendapatkan

manfaat di masa yang akan datang. Oleh karena itu sistem informasi yang kan

dikembangkan perlu dihitung kelayakan ekonomisnya.

4. Implementasi Sistem Implementasi Sistem adalah tahap meletakkan suatu sistem supaya siap untuk

dioperasikan. Pada aplikasi sistem informasi pembayaran siswa diimplementasikan

9

dengan menggunakan bahasa pemrograman visual basic sebagi interface,

sedangkan untuk media penyimpanan database menggunakan Microsoft Access

2007.

4.1 Uji Coba Program Uji coba program merupakan proses untuk mengecek apakah suatu perangkat

lunak yang dihasilkan bebas dari kesalahan-kesalahan yang dapat mungkin terjadi.

4.1.1 Syntax Error Syntax Error merupakan jenis kesalahan yang terjadi apabila salah dalam

pengetikan bahasa pemrograman atau tidak sesuai dengan kaidah bahasa

compiler yang digunakan.

Gambar 4.1. Contoh Kesalahan Penulisan

4.1.2 Runtime Error Runtime Error merupakan jenis kesalahan yang ditemukan saat program

dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum

selesai pada saatnya. Karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum

terpenuhi sehingga tidak bisa dikerjakan. Seperti contoh gambar dibawah ini.

10

Gambar 4.2. Contoh Kesalahan Sewaktu Proses

4.1.3 Logic Error Kesalahan logika adalah kesalahan data logika program yang dibuat.

Kesalahan ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai

kesalahan dan akan tetap didapatkan hasil dari proses program, tetapi hasilnya

salah.

Contoh :

Kesalahan penulisan rumus matematika, cara mencari kesalahan ini

dapat dilakukan dengan tes data yaitu dengan menjalankan program dengan

menggunakan data tertentu, dan membandingkan hasil pengolahan data hasil

yang sudah diketahui. Bila hasilnya berbeda, berarti mengalami kesalahan

logika.

4.2 Uji Coba Sistem Uji coba sistem adalah pengujian yang dilakukan untuk memeriksa kekompakan

antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan

sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-

komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian

perlu dilakukan untuk mencari mencari kesalahan-kesalahan yang mungkin masih

terjadi.

Pengujian sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Kumpulan

dari semua program yang telah diintegrasikan perlu dites kembali untuk melihat

11

apakah suatu program dapat menerima input dengan baik, dapat memprosesnya

dengan baik dan dapat memberikan output kepada program yang lainnya. Ada dua

metode untuk melakukan unit testing yaitu pengujian black box testing dan white box

testing.

4.2.1 White Box Testing Uji coba white box testing merupakan metode perancangan test case

yang menggunakan structural untuk mendapatkan test case. Tes ini digunakan

untuk meramal cara kerja perangkat lunak secara rinci karena logic path ( jalur

logika ), perangkat lunak dites dengan kondisi dan perulangan secara fisik.

Contoh pengujian white box testing ini merupakan perinngatan ketika user

menginputkan password user yang salah, untuk kesalahan semacam ini sistem

akan memberikan suatu informasi kepada user mengenai kesalahan yang

dilakukan, berikut informasi yang muncul saat user melakukan kesalahan karena

salah menginputkan passwordnya pada menu login program.

Gambar 4.4. Kesalahan Input Password

4.2.2 Black Box Testing Berdasarkan hasil uji coba yang dilakukan, seluruh tombol navigasi dan

tombol fasilitas program lainnya serta proses yang dijalankan tidak terjadi

kesalahan, tetapi aplikasi mempunyai aturan-aturan yang sudah ditetapkan dan

harus diikuti karena apabila dihiraukan maka sistem akan menolak perintah yang

tidak sesuai dengan aturan seperti kesalahan berikut, kesalahan ketika user

belum menginputkan data yang harusnya diinput sesuai ketentuan sistem yang

dijalankan dan sistem memberikan informasi kepada user karena data yang ingin

diproses belum lengkap atau tidak memenuhi ketentuan untuk diproses

selanjutnya.

12

4.3 Manual Program

Form Login

Form Utama

Form Data Keluarga

13

Form Data Kematian

Form Data Kepindahan

Form Hak Akses

14

Form Laporan Data KK

Form Laporan Data Kematian

Form Pembayaran

15

Form Laporan Data Penduduk

Form Laporan Data Penduduk

16

5. Kesimpulan

Secara garis besar pelaksanaan dalam pengolahan data kependudukan berbasis

komputerisasi di kelurahan desa Candibinangun, kecamatan Pakem, kabupaten Sleman

ini sudah baik walaupun sebagian besar menggunakan sistem manual. Dari keseluruhan

mengenai pembahasan laporan dan proses perancangan Sistem Informasi

Kependudukan di desa Candibinangun, Pakem, Sleman ini dapat ditarik kesimpulan

bahwa :

1. Untuk mengubah sistem lama menjadi sistem baru yang terkomputerisasi

mempunyai beberapa tahap. Dimulai dari penelitian, analisis kebutuhan dan

kelemahan sistem, perancangan dan pengujian program. Semua itu dilakukan untuk

membuat sistem tersebut dapat berjalan seperti yang kita inginkan.

2. Dalam pembuatan sistem informasi ini tidak hanya menggunakan Visual Basic 6.0,

tetapi juga menggunakan MS Access 2007 sebagai databasenya. Sebelum tahap

perancangan haruslah didahului dengan pembuatan DFD agar kita dapat

mengetahui bagaimana alur data yang akan kita masukkan, untuk selanjutnya

adalah perancangan antarmuka menggunakan form dan penulisan sintaks-sintaks

pada module dan class. Langkah terakhir adalah uji coba sistem agar kita bisa

memperbaikinya jika terdapat salah satu komponen yang tidak bisa bekerja dengan

baik. Penyimpanan data secara sistem database akan membantu dalam melakukan

penyimpanan data, perubahan data, penghapusan data, pencarian data dan pembuatan

laporan.

17

DAFTAR PUSTAKA

Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing

Perusahaan dan Organisasi Modern, C.V Andi Offset, Yogyakarta, 2007

HM, Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan

Aplikasi bisnis, ANDI Offset, Yogyakarta, 1993

MADCOMS, 2002, Database Visual Basic 6,0 dengan Crystal Reports, Andi Offset,

Yogyakarta, 2002

Wahana Komputer Semarang, Pemrograman Visual Basic 6.0, Andi Offset, Yogyakarta,

2000.