sispro pendapatan farmasi

Sistim dan Prosedur Pendapatan Farmasi Kredit

SISTEM DAN PROSEDUR PENDAPATAN FARMASI KREDITRUMAH SAKIT IBU & ANAK RAHARJA – SURABAYA

1. Deskripsi Penjualan Obat Kredit

Penjualan obat kredit adalah penjualan obat dan peralatan medis yang dilakukan oleh apot ek

(instalasi penunjang medis) kepada para pasien rumah sakit yang memiliki kerjasama dengan

Rumah Sakit Ibu & Anak Pura Raharja (seperti ASKES/Asuransi Kesehatan &

JAMSOSTEK/Jaminan Sosial Tenaga Kerja) secara kredit.

Sistem penjualan obat kredit adalah jaringan prosedur penjualan obat dan peralatan medis

yang dilakukan oleh apotek (instalasi penunjang medis) kepada para pasien rumah sakit yang

memiliki kerjasama dengan Rumah Sakit Ibu & Anak Pura Raharja (seperti ASKES/Asuransi

Kesehatan dan JAMSOSTEK/Jaminan Sosial Tenaga Kerja ) secara kredit.

Sistem penjualan obat kredit ini meliputi jaringan prosedur :

a. Prosedur Penerimaan Resep,

b. Prosedur Penyiapan Obat dan Alat Medis,

c. Prosedur Penyerahan Obat dan Alat Medis,

d. Prosedur Pencatatan dan Penagihan Piutang,

e. Prosedur Pencatatan Penjualan dan Beban Pokok Penjualan Obat dan Alat Medis.

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan obat kredit adalah:

a. Jumlah pendapatan yang diperoleh dari hasil penjualan kredit untuk setiap jenis obat

dan alat medis oleh Apotek.

b. Jumlah beban pokok untuk setiap jenis obat dan alat medis yang terjual.

2. Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam Sub-Sistem penjualan obat kredit meliputi:

a. Fungsi Penerimaan Resep

b. Fungsi Asisten Apoteker

c. Fungsi Utang - Piutang

d. Fungsi Administrasi Penjualan

e. Fungsi Akuntansi.

Yanvieta Consulindo – RSIA Pura Raharja 36


Fungsi yang membutuhkan :

• Apotik - Petugas Penerimaan Resep

a. Menerima Resep yang dilampiri Kitir Kredit lembar 1 dari Pasien.

b. Menghitung harga jual obat dan menuliskan pada Resep.

c. Menyiapkan Nomor Pengambilan Obat rangkap 2.

d. Menyerahkan Nomor Pengambilan Obat lembar 1 kepada Pasien dan meminta

Pasien untuk menunggu panggilan bila obat telah selaai disiapkan.

e. Menyerahkan Resep (yang sudah diberi harga obat), Kitir Kredit lembar 1, dan

Nomor Pengambilan Obat lembar 2 kepada Asisten Apoteker.

Apotik - Asisten Apoteker

a. Menerima Resep yang dilampiri Kitir Kredit lembar 1, dan Nomor Pengambilan Obat

lembar 2 dari Petugas Penerimaan Resep - Apotek

b. Menyiapkan obat sesuai dengan yang tertera dalam Resep.

c. Mencatat pengeluaran obat pada Kartu Barang/Persediaan Obat - Apotek.

d. Menuliskan Copy Resep.

e. Menyerahkan Obat dan C o p y R e s e p yang dilampiri Resep, Kitir Kredit lembar 1,

dan Nomor Pengambilan Obat lembar 2 ke Petugas Administras Penjualan - Apotek.

• Apotik- Petugas Administrasi Penjualan :

a. Menerima Obat dan Copy Resep yang dilampiri Resep, Kitir Kreditlembar 1, dan

Nomor Pengambilan Obat lembar 2 dari Asisten Apoteker.

b. Membuat Nota Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar atas dasar data harga yang

tertera dalam Resep.

c. Menyerahkan Obat, Copy Resep, Resep, Kitir Kredit lembar 1, dan Nomor

Pengambilan Obat lembar 2 ke Petugas Penyerahan Obat.

d. Menerima Resep dan Nomor Pengambilan Obat lembar 1 & 2 dari Petugas

Penyerahan Obat.

e. Mencatat penjualan obat kredit ke dalam Rekapitulasi Penjuaian Obat Kredit

sebanyak 3 lembar atas dasar Resep dan Nota Penjualan Obai Kredit.

f. Pada akhir hari kerja, membuat Laporan Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar

atas dasar Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit.



g. Menyerahkan Laporan Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar, Rekapitulasi

Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar, Nota Penjualan Obat Kredit sebanyak 3

lembar, Resep, dan Nomor Pengambilan Obat lembar I & 2 ke Penanggungjawab

Apotik atau Manajer Instalasi Penunjang Medis.

h. Menerima kembali Laporan Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar (yang sudah

ditandatangani), Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar (yang sudah

ditandatangani), Nota Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar, Resep, dan Nomor

Pengambilan Obat lembar 1 & 2 dari Penanggungjawab Apotik atau Manajer Instalasi

Pc nunjang Medis. Menyerahkan Laporan Penjualan Obat Kredit lembar ' & 2,

Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar I & 2, dan Nota Penjualan Obat Kredit

lembar 1 & 2 ke Penanggungjawab Utang - Piutang - Bagian TU Keuangan.

i. Mengarsip Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 3, Rekapitulasi Penjualan Obat

Kredit lembar 3, Nota Penjualan Obat Kredit lembar 3, dan Resep urut tanggal

transaksi, serta Nomor Pengambilan Obat lembar 1 & 2 urut nomor.

Penyerahan Obat :

a. Menerima Obat, Copy Resep, Resep, Kitir Kredit lembar 1, dan Nomor Pengambilan

Obat lembar 2 dari Petugas Administrasi Penjualan.

b. Memanggil Pasien untuk menerima Obat.

c. Menerima/meminta Nomor Pengambilan Obat lembar I dari Pasien dan

mencocokannya dengan Nomor Pengambilan Obat lembar 2.

d. Menyerahkan Obat, Copy Resep, dan Kitir Kredit lembar 1 kepada Pasien.

e. Menyerahkan Resep dan Nomor Pengambilan Obat lembar 1 & 2 kepada Petugas

Administrasi Penjualan.

Penanggung jawab Apotik atau Manajer Instalasi Penunjang Medis

a. Menerima Laporan Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar, Rekapitulasi Penjualan

Obat Kredit sebanyak 3 lembar, Nota Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar,

Resep, dan Nomor Pengambilan Obat lembar 1 & 2 dari Petugas Administrasi

Penjualan.

b. Memeriksa dan mencocokkan Laporan Penjualan Obat Kredit, Rekapitulasi Penjualan

Obat Kredit, dan Nota Penjualan Obat Kredit dengan Resep, hila benar,

menandatangani Laporan Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar, Rekapitulasi



Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar, dari Nota Penjualan Obat Kredit sebanyak

3 lembar.

c. Menyerahkan l;embali Laporan Penjualan Obat Kredit (yang sudah ditandatangani)

sebanyak 3 lembar, Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit (yang sudah ditandatangani)

sebanyak 3 lembar, Nota Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar, Resep, dan

Nomor Pengambilan Obat lembar 1 & 2 kepada Petugas Administrasi Penjualan.

Bagian Keuangan Penanggung jawab Utang - Piutang :

a. Menerima Lapcran Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, Rekapitulasi Penjualan Obat

Kredit lembar 1 & 2, dan Nota Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2 dari Petugas

Administrasi Penjualan - Apotik.

b. Membuat Bukti Memo sebanyak 2 lembar atas dasar Laporan Penjualan Obat Kredit,

Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit, dan Nota Penjualan Obat Kredit.

c. Meniyerahkan Bukti Memo sebanyak 2 lembar kepada Kepala Bagian Keuangan dan

Manajer Keuangan untuk dimintaican tandatangan, yang dilampiri Laporan

Penjualan Obat Krtdit lembar 1 & 2, Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1 &

2. dan Nota Penjualan Obat Krcdit lembar l & 2.

d. Menerima kembali Bukti Memo sebanyak 2 lembar (yang sudah ditandatangani oleh

Kepala Bagian TU Keuangan dan Manajer Keuangan), Laporan Penjualan Obat Kredit

lembar 1 & 2, Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, daii Nota Penjualan

Obat Kredit lembar 1 & 2 dari Kepala Bagian TU Keuangan.

e. Membuat Daftar Rincian Piutang atas Penjualan Obat Kredit sebanyak 2 lembar atas

dasar Bukti Memo lembar 2 (yang sudah ditandatangani oleh Kepala Bagian TU

Keuangan dan Manajer Keuangan), Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 2,

Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lPmbar 2, dan Nota Penjualan Obat Kredit lembar

2. '

f. Menyerahkan Bukti Memo lembar 1 (yang sudah ditandr.tangani oleh Kepala Bagian

TU Keuangan dan Manajer Keuangan), Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1,

Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1, Nota Penjualan Obat Kredit lembar l.

dan Daftar Rincian Piutang atas Penjualan Obat Kredit lembar 1 kehada Bagian

Anggaran dan Akuntansi. Membuat Daftar Saldo Piutang atas Penjualan Obat Kredit

sebanyak 2 lembar atas dasar Daftar Rincian Pititang atas Penjualan Obat Kredit.

Menyerahkan Daftar Saldo Piutang atas Penjualan Obat Krodit lembar 1 kepada

Kepala Bagian TU Keuangan.



g. Mengarsip Bukti Memo lembar 2. I,aporan Penjualan Obat Kredit lembar 2,

Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 2, Daftar Rincian Piutang atas Penjualan

Obat Kredit lembar ?, dan Daftar Saldo Piutang atas Penjualan Obat Kredit lembar 2

urut tanggal transaksi, serta Nota Penjualan Obat Kredit lembar 2 urut nomor.

h. Pada setiap akhir bulan, membuat Daftar Rincian Piutang atas Penjualan Obat Kredit

- Bulanan (Lihat Sistem dun Prosedur Penerimaan Kas dari Penagihan Piutang atas

Penjualan Obat Kredit)

Kepala Bagian TU Keuangan :

a. Menerima Bukti Memo sebanyak 2 lembar, Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1

& 2, Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, dan Nota Penjualan Obat

Kredit lembar 1 & 2 dari Penanggungjawab Utang - Piutang

b. Memeriksa dan mencocokkan Bukti Memo sebanyak 2 lembar dengan Laporan

Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, Rekapitulasi Penjualan Obat , Kredit lembar

1 & 2, dan Nota Pen .jualan Obat Kredit lembar 1 & 2, bila benar, menandatangani

Bukti Memo sebanyak 2 lembar.

c. Menyerahkan Bukti Memo sebanyak 2 lembar (yang sudah ditandatangani), yang

dilampiri Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, Rekapitulasi Penjualan Obat

Kredit lembar 1 & 2, dan Nota Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2 kepada Manajer

Keuangan.

d. Menerima kembali Bukti Memo sebanyak 2 lembar (yang sudah ditandatangani

Manajcr Keuangan). Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, Rekapitulasi Pen

jualan Obat Kredit lembar 1 & 2, dan Nota Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2 dari

Manajer Keuangan.

e. Menyerahkan kembali Bukti Memo sebanyak 2 lembar (yang sudah ditandatangani

Manajer Keuangan), Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, Rekapitlilasi

Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, dan Nota Penjualan Obat Kredii lembar 1 & 2

kepada Penanggungjawab Utang - Piutang - Bagian Keuangan.

f. Menerima Daftar Saldo Piutang atas Penjualan Obat Kredit lembar 1 dari

Penanggungjawab Utang - Piutang - Bagian Keuangan.

g. Mengarsip Daftar Saldo Piutang atas Penjualan Obat Kredit lembar 1 urut tanggal

transaksi.



• Manajer- Keuangan :

a. Menerima Bukti Memo sebanyak 2 lembar (yang sudah ditandatangani Kepala

Bagian TU Keuangan), yang dilampiri Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2,

Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, dan Nota Penjualan Obat Kredit

lembar 1 & 2 dari Kepala Bagian TU Keuangan. ,

b. Memeriksa dan mencocokkan Bukti Memo sebanyak 2 lembar dengan Laporan

Pe»jualan Obat Kredit lembar 1 & 2, Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1 &

2, dan Nota Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, bila >,°nar, menandatangani Bukti

Memo sebanyak 2 lembar.

c. Menyerahkan kembali Bukti Memo sebanyak 2 lembar (yang sudah ditandatangani

Manajer Ketiangan), Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, Rekapitulasi

Penjualan Obat 1{redit lembar 1 & 2, dan Nota Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2

kepada Kepala Bagian TU Keuangan.

Bagian Anggaran & Akuntansi :

a. Menerima Bukti Memo lembar 1 (yang sudah ditandatangani oleh Kepala Bagian

Keuangan dan Manajer Keuangan), Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1,

Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1, Nota Penjualan Obat Kredit lembar 1,

dan Daftar Rincian Piutang atas Penjualan Obat Kredit lembar 1 dari

Penanggungjawab Utang - Piutang - Bagian Keuangan.

b. Mencatat Bukti Memo lembar 1, Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1,

Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1. Kuitansi Penjualan Obat Kredit lembar

1, dan Daftar Rincian Piutang atas Penjualan Obat Kredit lembar 1 ke dalam Jurnal

Penjualan dan Kartu Piutang.

c. Membuat Bukti Memo dan Rekapitulasi Beban Pokok Penjualan Obat atas dasar

Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1, Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar

1, dan Kartti Persediaan Obat - Apotik.

d. Mencatat Bukti Memo dan Rekapitulasi Beban Pokok Penjualan Obat ke dalam Jurnal

Umum dan Kartu Persediaan Obat - Apotik.

e. Membuat Rekapitulasi Petljuaian Obat - Apotik atas dasar Laporan Penjualan Obat

Kredit lembar 1 dan Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1.

f. Membuat Laporan Penjualan Obat - Apotik atas dasar Rekapitulasi Penjualan Obat -

Apotik.

g. Memposting Jurnal Penjualan dan Jurnal Umum ke dalam Buku Besar.



h. Menyusun Laporan Keuangan yang terdiri dari Neraca, Laporan Laba - Rugi, dan

Laporan Arus Kas.

i. Mengarsip Bukti Memo lembar 1, Bukti Memo, dan Nota Penjualan Obat Kredit

lembar 1 urut nomor. serta mengarsip Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1.

Rekapitulasi Knjualan Obat Kredit lembar 1, Nota Penjualan Obat Kredit lembar 1,

Daftar Rincian Piutang atas Penjualan Obat Kredit lembar 1, dan Rel:apitulasi Beban

Pokok Penjualan Obat urut tanggal transaksi.

3. Prosedur Penjualan Obat Kredit

Sistem Penjualan Obat Kredit meliputi jaringan prosedur antara lain:

a. Prosedur Penerimaan Resep

b. Prosedur Penyiapan Obat clan Alat Medis

c. Prosedur Penyerahan Obat clan Alai Medis

d. Prosedur Pencatatan clan Penagihan f'iutang

e. Prosedur Pencatatan Penjualan dan Beban Pokok Penjualan Obat Oan Alat Medis.

4. Formulir dan Media Akuntansi yang Digunakan

• Formulir atau dokumen yang digunakan untuk mclalaanakan sistem penjualan obat kredit

meliputi :

- Kitir Kredit

- Resep

- Nota Penjualan Obat Kredit

- Bukti Memo

- Rekapitulasi Beban Pokok Penjualan Obat Kitir Kredit

• Media atau catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan obat kredit meliputi :

- Jurnal Penjualan

- Jurnal Umum

- Kartu Persediaan Obat – Apotek

- Kartu Piutang

- Buku Besar Piutang

- Penjualan Obat

- Penjualan Alat Medis



- Beban Pokok Penjualan Obat

- Beban Pokok Penjualan Alat Medis

- Persediaan Obat

- Persediaan Alat Medis.

5. Laporan yang Dihasilkan

Laporan yang dihasilkan oleh masing-masing bagian atau fungsi dalam sistem penjualan obat kredit

meliputi:

Laporan Penjualan Obat Kredit oleh Fungsi Administrasi Penjualan - Apotik

Laporan Penjualan Obat - Apotik oleh Bagian Anggaran dan Akuntansi

Laporan Keuangan oleh Bagian Anggaran dan Akuntansi

6. Sistim Pengendalian Interen

• Struktur Organ isasi yang memisahkan tanggung jawab yang jelas

- Memisahkan masing-masing Fungsi Penerima Resep dengan Fungri Asisten Apoteker.

- Memisahkan Fungsi Asisten Apoteker dengan Fungsi Administrasi Penjualan.

- Memisahkan Fungsi Administrasi Penjualan dengan Fungsi Utang Piutang.

- Memisahkan Fungsi Utang Piutang dengan Fungsi Akuntansi

• Otorisasi

- Nota Penjualan Obat Kredit, Rekapitulasi Penjualan Obat kredit dan Laporan Penjualan

Obat Kredit diotorisasi oleh Manajer Apotek.

- Jurnal Voucher diotorisasi oleh Kepala Bagian Keuangan dan Manajer Keuangan.

• Prosedur Pencatatan yang memadai

- Memisahkan antara pencatatan penjualan pada Jurnal Penjualan dan pencatatan

piutang pada Kartu Piutang.

- Memisahkan pencatatan penjualan ke dalam Jurnal Umum dan pencatatan Kartu

Persediaan Obat Apotik.



• Praktik yang sehat

- Semua Formulir yang digunakan harus bernomor urut tercetak dan tiap

rangkapnya digunakan warna yang berbeda, pendistribusiannya harus

diinformasikan dengan jelas.

- Semua penggunaan formulir harus dipertanggung jawabkan oleh Fungsi yang

terlibat.

- Melakukan pencocokan antara Kitir Kredit Obat, Resep dengan Nota Penjualan

Obat Kredit, Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit dan Laporan Penjualan Obat

Kredit.

- Melakukan cross check secara periodik antara Kartu Persediaan yang ada di

gudang dengan yang ada di Fungsi Akuntansi.

- Melakukan penghitungan fisik secara periodik untuk mencocokkan antara fisik

barang dan Kartu Persediaan Gudang.


sispro pendapatan farmasi

Documents