KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI Jalan Jenderal A. YaniTelepon:021-4890308 Jakarta - 13230Faksimili :021-4897928 Kotak Pos 108 Jakarta -10002Website : www.beacukai.go.id Yth :1. Sekretaris Direktorat Jenderal Bea dan Cukai 2. Para Direktur di Lingkungan Kantor Pusat DJBC 3. Kepala Pusat Kepatuhan Internal Kepabeanan dan Cukai 4. Para Tenaga Pengkaji di Lingkungan DJBC 5. Para Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai 6. Para Kepala Kantor Pelayanan Utama Bea dan Cukai 7. Para Kepala Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai 8. Para Kepala Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai 9. Para Kepala Balai Pengujian dan Identifikasi Barang di seluruh Indonesia SURAT EDARAN Nomor : SE- 29/BC/2010 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA PADA DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI DalamrangkapelaksanaanPeraturanMenteriKeuanganNomor140/PMK.01/2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Keuangan, dengan ini disampaikan petunjuk pelaksanaan sebagai berikut : 1.AnalisisBebanKerjadilaksanakanolehsetiapunitkerjadilingkunganDirektorat Jenderal Bea dan Cukai setiap tahun dengan menggunakan data tahun sebelumnya. 2.Tata cara pelaksanaan Analisis Beban Kerja adalah sebagai berikut: a.Direktorat di lingkungan Kantor Pusat Direktorat Jenderal Bea dan Cukai serta Pusat KepatuhanInternalKepabeanandanCukaimelaksanakanAnalisisBebanKerja padaunitkerjamasing-masingdibawahkoordinasiPejabatEselonIIIyangsecara administratifmembinaSubbagianTataUsaha,khususuntukSekretariatDirektorat JenderalBeadanCukai,TenagaPengkajisertaBalaiPengujiandanIdentifikasi BarangTipeAJakartapelaksanaanAnalisisBebanKerjadibawahkoordinasi Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana; b.KantorWilayahDirektoratJenderalBeadanCukaimelaksanakanAnalisisBeban Kerja pada unit kerja masing-masing di bawah koordinasi Kepala Bagian Umum dan Kepatuhan Internal; c.KantorPelayananUtamaBeadanCukaimelaksanakanAnalisisBebanKerjapada unit kerja masing-masing di bawah koordinasi Kepala Bagian Umum; d.KantorPengawasandanPelayananBeadanCukaiyangdipimpinolehPejabat EselonIII,PangkalanSaranaOperasiBeadanCukai,sertaBalaiPengujiandan IdentifikasiBarangmelaksanakanAnalisisBebanKerjapadaunitkerjamasing-masing di bawah koordinasi Kepala Subbagian Umum; e.KantorPengawasandanPelayananBeadanCukaiyangdipimpinolehPejabat EselonIVmelaksanakanAnalisisBebanKerjapadaunitkerjamasing-masingdi bawah koordinasi Pejabat yang menangani Urusan Umum. 3.HasilAnalisisBebanKerjadisampaikandalambentuksoftcopydanhardcopykepada Sekretaris Direktorat Jenderal Bea dan Cukai dengan rincian waktu sebagai berikut: a.Unit Eselon II di lingkungan Kantor Pusat Direktorat Jenderal Bea dan Cukai, Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai, serta Kantor Pelayanan Utama Bea dan Cukai paling lambat pada akhir bulan Maret; b.Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai, Pangkalan Sarana Operasi Bea danCukaisertaBalaiPengujiandanIdentifikasiBarangpalinglambatpadaakhir bulanAprildengantembusankepadaKantorWilayahDirektoratJenderalBeadan CukaiatauKantorPelayananUtamaBeadanCukaiyangsecaraadministratif membawahi. 4.KantorWilayahDirektoratJenderalBeadanCukaidanKantorPelayananUtamaBea dan Cukai wajib :a.MembuatLaporanAnalisisBebanKerjayangberisiHasilAnalisisBebanKerja KantorWilayahDirektoratJenderalBeadanCukaiatauKantorPelayananUtama BeadanCukaibesertaunitvertikaldan/atauunitpelaksanateknisyangsecara administratifdibawahnyadenganformatsebagaimanatercantumpadaPetunjuk Teknis Pelaksanaan Analisis Beban Kerja; b.MenyampaikanLaporanAnalisisBebanKerjatersebutdalambentuksoftcopydan hardcopykepadaSekretarisDirektoratJenderalBeadanCukaipalinglambatpada akhir bulan Mei. 5.AgarAnalisisBebanKerjadapatdiselesaikansesuaiwaktuyangditetapkan,setiap Kantor WilayahDirektoratJenderalBeadanCukaisertaKantorPelayananUtamaBea danCukaiwajibmenyampaikanjadwalpelaksanaandanpendampinganpenyusunan AnalisisBebanKerjapadaunitvertikaldan/atauunitpelaksanateknisdibawahnya kepadaSekretarisDirektoratJenderalBeadanCukaiselambat-lambatnyapadaakhir bulan Desember tahun sebelumnya. 6.Petunjuk TeknisPelaksanaanAnalisisBebanKerjaterlampirbersamaSuratEdaranini sebagaiacuanstandarpelaksanaanAnalisisBebanKerjapadaunitkerjamasing-masing di lingkungan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. rikut: Demikian disampaikan, untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 22 November 2010 DIREKTUR JENDERAL -ttd,- THOMAS SUGIJATA NIP 195106211979031001 PETUNJUK TEKNIS PELAKSANAANANALISIS BEBAN KERJA PADADIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI KANTOR PUSAT DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI JAKARTA 2010 Lampiran Surat EdaranDirektur Jenderal Bea dan CukaiNomor SE-29 /BC/2010 Tanggal22November 2010 ii DAFTAR ISI Halaman Judul ...... i Daftar Isi ........ ii BAB I. Pendahuluan .............1 A. Latar Belakang.....................................1 B. Tujuan dan Manfaat...................................1 BAB II. Teknis Pelaksanaan .....................................3 A. Pengertian...........................................3 B. Jam Kerja Efektif..........................................................4 C. Waktu Pelaksanaan..................................... 5 D. Pelaksanaan Analisis Beban Kerja ........................5 BAB III.Laporan Pelaksanaan Analisis Beban Kerja ......31 Lampiran 1 Ketentuan Norma Waktu .....33 Lampiran 2 Tabel Efektivitas dan Efisiensi Kerja Unit .....34 1 BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang ProgramreformasibirokrasidiKementerianKeuangandilaksanakanmelalui penataandanpenyempurnaankelembagaan(organisasi),ketatalaksanaan,dan kepegawaianyangsalahsatucaranyadilakukanmelaluiAnalisisBebanKerja(ABK). KementerianKeuangantelahmenerbitkanPeraturanMenteriKeuanganNomor 140/PMK.01/2006tanggal29Desember2006tentangPedomanAnalisisBebanKerja (Workload Analysis) di Lingkungan Departemen Keuangan sehingga Direktorat Jenderal Bea dan Cukai sebagai bagian dari Kementerian Keuangan terikat untuk melaksanakanAnalisis Beban Kerja.PelaksanaanAnalisisBebanKerjaditujukanterutamauntukmemenuhituntutan terciptanyaefektivitasdanefisiensiorganisasisertaprofesionalismesumberdayamanusia padasetiapunitorganisasidilingkunganKementerianKeuangansertamampu melaksanakantugas-tugasumumpemerintahdanpembangunandengandilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa, dan negara. Hal tersebut sesuai dengan Undang-UndangNomor8Tahun1974tentangPokok-PokokKepegawaiansebagaimana telahdiubahdenganUndang-undangNomor43Tahun1999yangmenyatakanbahwa sebagaiunsuraparaturnegarapegawainegerisipilharusmemberikanpelayanankepada masyarakat secara profesional. Untuk mencapai seluruh tujuan tersebut diatas pelaksanaan Analisis Beban Kerja pada setiap unit organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai harus dilaksanakan secara konsisten dan berkesinambungan.Berdasarkan hal-hal tersebut di atas maka disusunlah Petunjuk Teknis Pelaksanaan AnalisisBebanKerjapadaDirektoratJenderalBeadanCukaiyangberisiuraianlangkah-langkahdanteknikdalammelakukanAnalisisBebanKerjapadasetiapunitorganisasidi lingkungan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. B.Tujuan dan Manfaat AnalisisBebanKerjamerupakansuatuteknikmanajemenyangdilakukansecara sistematisuntukmemperolehinformasimengenaitingkatefektivitasdanefisiensikerja organisasiberdasarkanvolumekerja.PelaksanaanAnalisisBebanKerjabertujuanuntuk menghasilkan suatu standar pengukuran bagi pegawai/unit organisasi dalam melaksanakan kegiatannya,yaituberupanormawaktupenyelesaianpekerjaan,tingkatefektivitasdan efisiensikerja,standarbebankerja,prestasikerja,penyusunanformasipegawai,serta penyempurnaansistem prosedur kerjadan manajemenlainnya.HasilAnalisisBebanKerja juga dapat dijadikan alat ukur untuk meningkatkan produktivitas kerja serta langkah-langkah lainnyadalamrangkameningkatkanpembinaan,penyempurnaandanpendayagunaan 2 aparaturnegarabaikdarisegikelembagaan,ketatalaksanaanmaupunkepegawaian. Manfaat dari hasil Analisis Beban Kerja antara lain sebagai berikut: 1)Penataan/penyempurnaan struktur organisasi; 2)Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit; 3)Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja; 4)Sarana peningkatan kinerja kelembagaan; 5)Penyusunanstandarbebankerjajabatan/kelembagaan,penyusunanDaftarSusunan Pegawai (DSP) atau bahan penetapan eselonisasi jabatan struktural; 6)Penyusunanrencanakebutuhanpegawaisecarariilsesuaidenganbebankerja organisasi; 7)Program mutasi pegawai dari unit yang berkelebihan ke unit yang kekurangan; 8)Program promosi pegawai; 9)Reward and punishment terhadap unit atau pejabat; 10)Bahan penyempurnaan program diklat. 3 BAB II TEKNIS PELAKSANAAN A.Pengertian Dalam Analisis Beban Kerja, terdapat beberapa pengertian/istilah sebagai berikut: Analisis Beban Kerja:suatuteknikmanajemenyangdilakukansecara sistematisuntukmemperolehinformasimengenai tingkatefektivitasdanefisiensikerjaorganisasi berdasarkan volume kerja Volume kerja:sekumpulanpekerjaanyangdapatdiselesaikandalam waktu 1 tahun Efektivitas dan efisiensi kerja:perbandinganantarabebankerjadanjamkerjaefektifdalam rangka penyelesaian tugas dan fungsi organisasi Beban kerja:besaranpekerjaanyangharusdipikulolehsuatu jabatanatauunitorganisasi,danmerupakanhasilkali antara volume kerja dan norma waktu Norma waktu:waktuyangwajardannyata-nyatadipergunakan secaraefektifdengankondisinormalolehseorang pemangkujabatanuntukmenyelesaikansatutahapan proses penyelesaian pekerjaan Pengukuran kerja:teknikyangdilakukansecarasistematisuntuk menetapkan standar norma waktu kerja Jam kerja kantor:jamkerjaformalyangditetapkansesuaidengan peraturan perundang-undangan yang berlaku Jam kerja efektif:jamkerjayangharusdipergunakanuntukberproduksi/ menjalankantugas,yaitujamkerjakantordikurangi waktu luang Waktu luang:jamkerjayangdiperkenankanuntukdipergunakan secara tidak produktif seperti ke kamar kecil Produk:output yang dihasilkan oleh unit kerja sebagai hasil dari suatuprosesinputdenganprosestertentu,dan dirumuskan dalam kata benda atau yang dibendakan. Hasil Analisis Beban Kerja:datadaninformasidalampelaksanaanAnalisisBeban KerjayangdicantumkandalamFormA,FormB,Form C, Form FP.2, Form FP.3, dan Form FP.4. Laporan Analisis Beban Kerja :naskahyangberisihasilAnalisisBebanKerjadisertai penjelasankuantitatifdankualititatifdarihasilAnalisis Beban Kerja tersebut.4 B.Jam Kerja Efektif UntukdapatmelakukanAnalisisBebanKerjasecarabaikdanbenarterlebihdahulu perluditetapkanalatukursedemikianrupa,sehinggapelaksanaannyadapatdilakukan secara transparan dan obyektif. Alat ukur yang dimaksud adalah jam kerja efektif, yaitu jam kerjayangharusdiisidengankerjauntukmenghasilkansuatuprodukbaikbersifatkonkrit atau abstrak (benda atau jasa). DalamKeputusanPresidenNomor58Tahun1964tentangJamkerjaKantor PemerintahyangtelahdiubahdenganKeputusanPresidenNomor24Tahun1972dan KeputusanPresidenNomor68tahun1995tentangHariKerjadiLingkunganLembaga Pemerintah telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah sebanyak 37 jam per minggu. Berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor: 71/KMK.01/1996 tentang Hari dan JamKerjadiLingkunganDepartemenKeuanganadalahsebanyak42jam45menit perminggu. Atas ketentuan tersebut, perhitungan jam kerja efektif yang akan digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan Analisis Beban Kerja adalah : Jam kerja formal per minggu: Jamkerjaefektifperminggudenganallowance(waktuluang)sebesar25%darijam kerja formal : 75/100 x 2.565 menit= 1.923,75 menit = 32 jam Jam kerja efektif per hari: 5 hari kerja = 1923,75 menit : 5 = 384,75 menit = 6 jam 25 menit/hari Jumlah hari kerja per tahun : Jumlah hari per tahun 365 hari Libur Sabtu-Minggu ..... 104 hari Libur resmi.....................14 hari Hak cuti .........................12 hari ----------------------130 hari -------------- 235 hari Jam kerja efektif per tahun: 5 hr kerja = 235x 384,75 menit = 90.416,25 menit = 1507 jam Jam kerjaefektiftersebutakanmenjadialatpengukurdaribebankerjayangdihasilkan setiap unit kerja. Senin s.d Kamis07.30 12.154 jam 45 menitX 4= 19 jam 13.00 17.004 jam X 4= 16 jam Jumat07.30 11.304 jam = 4 jam13.15 17.003 jam 45 menit= 3 jam 45 menit Total= 42 jam 45 menit = 2.565 menit 5 C.Waktu Pelaksanaan AnalisisBebanKerjapadasetiapunitkerjadilingkunganDirektoratJenderalBea danCukaidilaksanakansecarakonsistendanberkesinambungansetiaptahunsekali. Apabila dipandang perlu, Analisis Beban Kerja pada unit kerja dapat dilaksanakan sewaktu-waktu, misalnya karena terjadi perubahan kebijakan yang mengakibatkan perubahan sistem danprosedur,penyempurnaanorganisasi,ataualasanlainsesuaidengankebijakan pimpinan. D.Pelaksanaan Analisis Beban Kerja AnalisisBebanKerjadilaksanakansecarasistematisdengantahapansebagai berikut: I.Pengumpulan data II.Pengolahan data III.Penyusunan laporan D.1. Pengumpulan data Tahapaninidiawalidenganmenginventarisasiseluruhprodukyangdihasilkanolehsetiap unitkerjapadatahunsebelumnya,baikyangmerupakantugasdanfungsimaupunyang bukantugasdanfungsi.Selanjutnyamengelompokkanproduk-produktersebutuntuk dimasukkankedalamFormAdanFormB.PadatahapinijugadigunakanFormCuntuk menginventarisasiseluruhpemangkujabatanpadaunitorganisasiyangdilakukanAnalisis Beban Kerja. Berikut ini dijelaskan definisi dan contoh format masing-masing formulir.

Form A:Formuliryangdigunakanuntukmendataprodukyangdihasilkan berdasarkanprosesyangsecaraformalterdapatalur/prosedurkerjanya dengan tahapan yang jelas diatur dalam prosedur kerja. Selanjutnya dalam AnalisisBebanKerjaakandisebutprodukberdasarkannormaproses tahapan. FORM A PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA NORMA WAKTU PRODUK BERDASARKAN NORMA PROSES TAHAPAN NAMA PRODUK: UNIT ORGANISASI: SATUAN KERJA: LOKASI: No.Uraian Proses/tahapan untuk menghasilkan produk Satuan produk Jumlah Volume Kerja Norma waktu PeralatanKet (1)(2)(3)(4)(5)(6)(7) .........,......... Responden, .................. NIP 6 Form B:Formuliryangdigunakanuntukmendataprodukyangprosedurnyasulit diuraikanatautidakadatahapannya.Selanjutnyadisebutproduk berdasarkan norma pelayanan. FORM B PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA NORMA WAKTU PRODUK BERDASARKAN NORMA PELAYANAN UNIT ORGANISASI: SATUAN KERJA: LOKASI: No.Nama produk Nama Jabatan yang melaksanakan Satuan Produk Norma waktu Jumlah volume kerja PeralatanKet (1)(2)(3)(4)(5) (6)(7) .........,......... Responden, .................. NIP Form C:Formulir yang digunakan untukmendata jumlah dan komposisi pemangku jabatandalamsuatuunitorganisasipadaakhirperiodeanalisis(misal31 Desember 2009). FORM C INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN UNIT ORGANISASI: SATUAN KERJA: LOKASI: No.Nama JabatanGolonganJumlahKeterangan (1)(2)(3)(4)(5) .........,......... Responden, .................. NIP 7 D.2. Pengolahan data Data yang telah dikumpulkan selanjutnya diolah dengan langkah-langkah sebagai berikut:1.Melakukan pengolahan hasil pengisian Form A dan Form B ke dalam Form Pengolahan (FP), yaitu Form FP.2, Form FP.3, dan Form FP.4, 2.MemeriksakewajaranhasilAnalisisBebanKerjadenganmerujukkepadaTabel EfektivitasdanEfisiensiKerjaUnit(EU)sebagaimanadimaksudpadalampiran2 halaman 34. 3.MemeriksakembalidanmemperbaikiHasilAnalisisBebanKerjaagardiperolehEU sesuai dengan kenyataan atau EU yang wajar. Berikut ini dijelaskan definisi dan contoh masing-masing formulir tersebut. Form FP.2:Formuliryangdigunakanuntukmenghitungbebankerjasetiapjabatan yang berada pada satu unit organisasi sesuai dengan produk-produk yang dihasilkan. FORM FP.2 REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN BERDASARKAN PRODUK UNIT ORGANISASI: SATUAN KERJA: LOKASI: No. Nama Produk Jabatan Jumlah beban (bobot) kerja jabatan (Orang Menit/OM) Jumlah Jab...Jab...Jab...Jab...Jab...Jab...Jab... 12345678910 Jumlah .........,......... Responden, .................. NIP Form FP.3 :Formuliryangdigunakanuntukmenghitungjumlahkebutuhan pegawai/pejabat,tingkatefektivitasdanefisiensikerjajabatan(EJ),dan tingkat prestasi kerja jabatan (PJ). 8 FORM FP.3 PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI, TINGKAT EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ) UNIT ORGANISASI: SATUAN KERJA: LOKASI: No.Nama Jabatan Jumlah Beban Kerja Jab Perhitungan Jml Keb.Pej/Peg Jml Pej/Peg yang ada +/-EJPJKet 1234567810 Jumlah .........,......... Responden, .................. NIP Form FP.4:Formuliryangdigunakanuntukmenghitungjumlahkebutuhan pegawai/pejabat pada suatu unit organisasi, tingkat efektivitas dan efisiensi kerja unit (EU), dan tingkat prestasi kerja unit (PU). FORM FP.4 PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI, TINGKAT EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA UNIT (EU) DAN PRESTASI KERJA UNIT (PU) SATUAN KERJA: LOKASI: No. Nama Unit Organisasi Jumlah Beban Kerja Unit Jumlah Kebutuhan Pej/Peg Jml Pej/Peg yang ada +/-EUPUKet 1234567810 Jumlah .........,......... Responden, .................. NIP Contoh Pengolahan Data : PendataanprodukkedalamFormAdanFormBsertapendataanjumlahdankomposisi pemangku jabatan ke dalam Form C, serta pengolahan data dengan Form FP.2, Form FP.3 danFormFP.4dilakukanmenggunakanprogramMicrosoftExcel.Berikutinidiuraikan contoh formulir dan langkah-langkah pengisiannya sesuai tahapan masing-masing. 9 Contoh Pengisian Formulir A Nama sesuatu yang secara spesifik dihasilkan (output/keluaran) oleh unit organisasiNama unit eselon 3 (untuk Kanwil)/nama unit eselon 4 (untuk KPPBC TM/Tipe A), nama unit eselon 5 (untuk KPPBC Tipe B) Nama unit induk dari unit organisasi (Kanwil DJBC., KPPBC Tipe ) Nama kota tempat kedudukan Satker Rangkaian proses/langkah yang dikerjakan oleh para pemangku jabatan dalam unit organisasi Diuraikan dalam kalimat aktif (subjek, predikat, dan objek), Nama Jabatan, apa yang dilakukan, dan input/outputkegiatan Kata yang menggambarkan besaran dari output suatu proses (berkas, frekuensi, data electronic, hari, dll) Angka yang menggambarkan banyaknya volume kerja dalam satu tahun kalender Dalam satuan menit Minimal : waktu minimal yang sering dilakukan untuk melakukan kegiatan Maksimal : waktu maksimal yang sering dilakukan untuk melakukan kegiatan Rata-rata = (minimal + maksimal) dibagi 2 Diberi tanda X atau V untuk media kerja yang digunakan, Pilihan dapat lebih dari satu Manual : hanya alat tulis Semi otomatis : Komputer/laptop Otomatis : server Pejabat yang menjadi responden Penjelasan mengenai hal-hal yang perlu dijelaskan pada kolom (2) s.d (10)10 Contoh Pengisian Formulir B Nama unit eselon 3 (untuk Kanwil)/nama unit eselon 4 (untuk KPPBC TM/Tipe A), nama unit eselon 5 (untuk KPPBC Tipe B) Nama kota tempat kedudukan Satker Nama-nama jabatan yang berperan memproses suatu produkSatu produk dapat dikerjakan oleh lebih dari 1 pejabat Kata yang menggambarkan besaran dari output Diusahakan yang bersifat universal (berkas, frekuensi, dll) Jumlah/besarnya waktu yang diperlukan untuk memproses secara logis, wajar dan normal Dalam satuan menit Minimal : waktu minimal yang sering dilakukan untuk melakukan kegiatan Maksimal : waktu maksimalyang sering dilakukan untuk melakukan kegiatan Rata-rata = (minimal + maksimal) dibagi 2 Angka yang menggambarkan banyaknya volume kerja dalam satu tahun kalender Diberi tanda X atau V untuk media kerja yang digunakan, Pilihan dapat lebih dari satu Manual : hanya alat tulis Semi otomatis : Komputer/laptop Otomatis : server Jumlah pelaksana yang berperan dalam menghasilkan suatu produk Pejabat yang menjadi responden Aktivitas/kegiatan yang menggambarkan nama sesuatu secara spesifik yang dihasilkanDapat berupa barang/jasa, produk antara/produk akhir, benda berwujud/tidak berwujud, dirumuskan dalam kata benda atau yang dibendakan. Nama unit induk dari unit organisasi (Kanwil DJBC., KPPBC Tipe ) 11 Contoh Pengisian Formulir C Nama Satuan Kerja Nama unit eselon 3 (untuk Kanwil)/nama unit eselon 4 (untuk KPPBC TM/Tipe A), nama unit eselon 5 (untuk KPPBC Tipe B) Nama unit induk dari unit organisasi (Kanwil DJBC., KPPBC Tipe ) Nama kota tempat kedudukan Satker Nama-nama jabatan baik struktural maupun non struktural yang ada di lingkungan unit organisasi Golongan-golongan atas jabatan pada kolom (2) Jumlah pejabat per jabatan dan golongan Pejabat yang menjadi responden 12 Contoh Pengisian Form FP.2 1.Membuat Form FP.2 2.Mengisinama-namaproduk/kegiatansesuaidenganyangtersebutpadaFormAdan Form B. 3.Mengisinama-namajabatandalamunitorganisasiyangberperandalammenghasilkan produk-produk (nama-nama jabatan sesuai dengan nama-nama jabatan yang tercantum di dalam Form C). Contoh: 4.Mengisi jumlah beban kerja jabatan sesuai dengan produka.Membuatperkalianantaravolumekerjadenganrata-ratanormawaktudidalam Form A dan Form B. Contoh: Nama unit organisasi sesuai dengan yang tersebut pada Formulir A dan B Nama satuan organisasi sesuai dengan yang tersebut pada Formulir A dan B Nama kota tempat kedudukan Satker 13 b.Membuatkodeuntuksubjek/pejabatyangmelakukanuraiantahapanprosesuntuk menghasilkanproduk(contoh:pelaksanaadministrasi/staf=ps,pelaksana pemeriksa=pp,kasubsihanggar=ksh,kepalaseksi=ks,kepalakantor=kk). Contoh: c.Membuat fungsi SUMIF, pada cell yang akan diisi (contoh: kepala kantor)14 d.MengisiRANGEdenganmemilihSHEETdariprodukyangdimaksud(sesuai contoh adalah PIBT_PINDAHAN), dan memilih cell KODE. 15 e.MengisiCRITERIAdenganKODE(sesuaicontoh,yangakandiisiadalahKepala kantor, maka kodenya adalah KK) f.Mengisi SUM_RANGE dengan memilih SHEET dari produk yang dimaksud (sesuai contohadalahPIBT_PINDAHAN),danmemilihcellhasilperkalianantaravolume kerja dengan rata-rata norma waktu 16 g.Maka akan di peroleh jumlah seluruh waktu yang diperlukan untuk satu jenis jabatan dalam menghasilkan suatu produk. h.Waktuyangdiperlukanolehpejabatyanglainuntukmenghasilkanprodukyang sama, diperoleh dengan cara meng-copy cell yang telah ada ke cell selanjutnya, agar nama cell tidak berubah maka di depan nama cell diberi tanda DOLLAR ($) 17 i.Mengganti kode dari cell yang telah dicopy disesuaikan dengan kolom nama jabatan yang akan diisi (sebagai contoh untuk kepala seksi kode kk diganti dengan ks). 18 j.JUMLAH diisi jumlah (sigma) beban kerja jabatan. k.Hasil dari penjumlahan beban kerja (dalam menit) untuk satu jabatan, akan diperoleh daripenjumlahanseluruhbebankerjayangtelahdilaksanakandandariseluruh produk yang telah dihasilkan (satuan Orang Menit). Selanjutnya dikonversi ke dalam bentuk satuan Orang Jam, dengan cara membagi 60. 19 20 Contoh Pengisian Form FP.3 1.Membuat Form FP.3 2.MengisinamajabatansesuaidengannamanamajabatanyangadadiFormFP.2 (sebagai contoh, Seksi Kepabeanan dan Cukai) 3.MengisiJumlahBebanKerjaJabatandenganjumlahbebankerjapadaFormFP.2 yang telah dibagi 60 (satuan dalam Orang Jam) FP3: PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI/PEJABAT TINGKAT EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ) FP3: PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI/PEJABAT TINGKAT EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ) Nama unit organisasi sesuai dengan yang tersebut pada Formulir A dan B Nama satuan organisasi sesuai dengan yang tersebut pada Formulir A dan B Nama kota tempat kedudukan Satker 21

4.MengisiPenghitunganjumlahKebutuhanPejabat/Pegawai,merupakanjumlahbeban kerjadibagijamkerjaefektifpertahun(1.507jam).Totaljumlahkebutuhan pejabat/pegawai adalah hasil penjumlahan kebutuhan masing-masing jabatan. FP3: PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI/PEJABAT TINGKAT EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ) FP3: PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI/PEJABAT TINGKAT EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ) 22 5.MengisiJumlahPejabat/PegawaiYangAdasesuaidenganjumlahpejabat/pegawai yang tercantum pada Form C. 6.Mengisi+/-denganmengurangkanantaracelljumlahpejabat/pegawaiyangada dengan cell penghitungan jumlah kebutuhan pejabat/ pegawai FP3: PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI/PEJABAT TINGKAT EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ) 23 7. Mengisi EJ (Efektivitas dan Efisiensi Kerja Jabatan) dengan rumus : 8.Mengisi PJ (Prestasi Kerja Jabatan), dengan pedoman : EJ= Jumlah Beban Kerja Jabatan (OJ) Jumlah Pemangku Jabatan X Jam Kerja efektif per tahun (1.507) EJ diatas 1,00=A (Sangat Baik) EJ antara 0,90 1,00=B (Baik) EJ antara 0,70 0,89=C (Cukup) EJ antara 0,50 0,69=D (Sedang) EJ dibawah 0,50=E (Kurang) FP3: PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI/PEJABAT TINGKAT EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ) FP3: PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI/PEJABAT TINGKAT EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ) 24 9.Mengisi kolom Keterangan dengan penjelasan dari kolom PJ Keterangan: a.Apabilajumlahbebankerjakurangdari1507jammakajumlahkebutuhan pejabat/pegawai dibulatkan menjadi 1. FP3: PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI/PEJABAT TINGKAT EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ) FP3: PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI/PEJABAT TINGKAT EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ) 25 b.Total jumlah kebutuhan pejabat/pegawai merupakan hasil penjumlahan kebutuhan pada masing-masing jabatan.c.Jikatidakterdapatpejabat/pegawaipadajabatantersebutmakakolomEJ,PJ,dan Keterangan tidak diisi. 26 Contoh Pengisian Form FP.4 1.Membuat Form FP4 2.MengisiNamaUnit OrganisasidengannamaunitorganisasiyangtelahadadiForm FP.3 (sesuai contoh, Seksi Kepabeanan dan Cukai). 3.MengisiJumlahBebanKerjaUnitdenganjumlahbebankerjaunityangadapada Form FP.3 unit bersangkutan. FP4: REKAPITULASI KEBUTUHAN PEGAWAI/PEJABATTINGKAT EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA UNIT (EU) DAN PRESTASI KERJA UNIT (PU) FP4: REKAPITULASI KEBUTUHAN PEGAWAI/PEJABATTINGKAT EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA UNIT (EU) DAN PRESTASI KERJA UNIT (PU) nama satuan organisasi sesuai dengan yang tersebut pada Formulir A dan B nama kota tempat kedudukan Satker 27 4.MengisiJumlahKebutuhanPejabat/Pegawaidenganjumlahkebutuhan pejabat/pegawaiyangadapadaFormFP.3unitbersangkutan.Totaljumlahkebutuhan pejabat/pegawai(contoh:64)adalahhasilpenjumlahankebutuhanmasing-masing jabatan (contoh: 8+7+35+14) 5.MengisiJumlahPejabat/PegawaiYangAdadenganjumlahpejabat/pegawaiyang ada pada FP3 unit bersangkutan 28 6.Mengisi +/- dengan jumlah +/- yang ada pada Form FP.3 unit bersangkutan 7.Mengisi EU (Efektivitas dan Efisiensi Kerja Unit), dengan rumus : EU = Jumlah Beban Keja Unit (OJ) Jumlah Pegawai Unit X Jam Kerja efektif per tahun (1.507) 29 8.Mengisi PU (Prestasi Kerja Unit), dengan pedoman 9.Mengisi kolom Keterangan dengan penjelasan dari kolom PU EU diatas 1,00=A (Sangat Baik), artinya jam kerja yang tersedia tidak mencukupi untuk menyelesaikan pekerjaan. EU antara 0,90 1,00 =B (Baik), artinya sangat sedikit waktu luang pada jam kerjayang tersedia. EU antara 0,70 0,89 =C (Cukup) , artinya sedikit waktu luang pada jam kerja yangtersedia. EU antara 0,50 0,69 =D (Sedang) , artinya banyak waktu luang pada jam kerja yang tersedia. EU dibawah 0,50=E (Kurang) , artinya sangat banyak waktu luang pada jamkerja yang tersedia. FP4: REKAPITULASI KEBUTUHAN PEGAWAI/PEJABATTINGKAT EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA UNIT (EU) DAN PRESTASI KERJA UNIT (PU) FP4: REKAPITULASI KEBUTUHAN PEGAWAI/PEJABATTINGKAT EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA UNIT (EU) DAN PRESTASI KERJA UNIT (PU) 30 10. Dari hasil Form FP.4 dari seluruh unit, dibuat 1 (satu) Form FP.4 Gabungan dari seluruh unit,dimanabebankerjauntukKepalaKantor(apabilaadabebankerjaKepalaKantor dari semua unit, digabungkan dahulu tersendiri untuk pembuatan Form Pengolahan). D.3. Penyusunan Laporan Setelahdatadikumpulkandandilakukanpengolahansesuaitahapantahapantersebut diatas,selanjutnyadisusunlaporanpelaksanaanAnalisisBebanKerjadenganformat laporan yang dijelaskan dalam bab III. FP4: REKAPITULASI KEBUTUHAN PEGAWAI/PEJABATTINGKAT EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA UNIT (EU) DAN PRESTASI KERJA UNIT (PU) 31 BAB III LAPORAN PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA KantorWilayahDirektoratJenderalBeadanCukaisertaKantorPelayananUtama BeadanCukaiwajibmembuatLaporanAnalisisBebanKerjayangberisiHasilAnalisis BebanKerjaKantorWilayahDirektoratJenderalBeadanCukaiatauKantorPelayanan UtamaBeadanCukaibesertaunitvertikaldan/atauunitpelaksanateknisyangsecara administratifberadadibawahnya.DisampinghasilAnalisisBebanKerjaberupadatadan informasi yang tercantum dalam Form A, Form B, Form C, Form FP.2, Form FP.3, dan Form FP.4jugamenyertakanpenjelasanyangbersifatkuantitatifmaupunkualitatif.Laporan AnalisisBebanKerjajugadisertaidengananalisishasilpengolahanAnalisisBebanKerja baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Laporan Analisis Beban Kerja disampaikan secara periodikkepadaSekretarisDirektoratJenderalBeadanCukaisetiap1(satu)tahunsekali atau sewaktu-waktu diperlukan, dengan format laporan sebagai berikut: 1.Halaman Judul BerisijudulLaporanPelaksanaanAnalisisBebanKerjapadaunitkerjayangmembuat laporan dan tahun pelaksanaan pembuatan laporan. 2.Kata Pengantar BerisikatapengantardaripimpinanKantorWilayah/KantorPelayananUtamayang membuat Laporan Pelaksanaan Analisis Beban Kerja. 3.Ringkasan Eksekutif Berisipenjelasansingkatsecarakomprehensiftentangprosesdanhasilpelaksanaan Analisis Beban Kerja. 4.Daftar isi Berisi daftar isi dan halaman pada Laporan Pelaksanaan Analisis Beban Kerja. 5.Bab I Pendahuluan Berisi latar belakang, tujuan dan manfaat Analisis Beban Kerja di tingkat Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai atau Kantor Pelayanan Utama Bea dan Cukai, proses kegiatanpelaksanaananalisisyangdilakukansertagambaranumumkegiatandan sumber daya manusia masing-masing unit kerja. 6.Bab II Pembahasan a.Hasil pengukuran Analisis Beban Kerja BerisihasilpengukuranAnalisisBebanKerja,baikF4GabunganmaupunFP4 masing-masinguntukKantorWilayahatauKantorPelayananUtamabesertaunit vertikal, dan/atau unit pelaksana teknis di bawahnya. b.Penjelasan BerisianalisisdarihasilpengukuranyangdilakukanpadaKantorWilayahatau KantorPelayananUtamabesertaunitvertikal,dan/atauunitpelaksanateknisdi 32 bawahnyatentangpenyebabterjadinyakelebihan/kekuranganpegawai,Efektivitas dan Efisiensi Kerja Unit (EU)/ Efektivitas dan Efisiensi Kerja Jabatan (EJ) yang terlalu tinggi/rendah, serta hal-hal lain yang perlu dijelaskan secara kualitatif. 7.Bab III Penutup a.Kesimpulan Berisi kesimpulan dari pelaksanaan Analisis Beban Kerja yang telah dilakukan.b.Saran Berisi masukan dan rencana aksi yang akan dilaksanakan sebagai tindak lanjut dari hasil Analisis Beban Kerja. 33 Lampiran 1 KETENTUAN NORMA WAKTU Pelaksanaan Analisis Beban Kerja dimulai dengan perumusan setiap proses/tahapan penyelesaian pekerjaan sesuai dengan uraian prosedur kerja yang berlaku dan pengukuran normawaktu.Keduakegiatantersebutdilakukansecaracermatdanseksamadengan memperhatikankebenaranuraianproses/tahapankerjadantingkatkewajaranpenggunaan waktu kerja setiap pegawai/pemangku jabatan dalam menghasilkan produk, sehingga dapat diperoleh hasil pengukuran beban kerja yang akurat.Beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan terkait norma waktu antara lain sebagai berikut: 1.SatuanprodukuntukkegiatanKonsinyeringdanKumandahadalahharidengannorma waktu paling lama 480 menit per hari. 2.SatuanprodukuntukkegiatanTugasBelajaradalahharidengannormawaktupaling lama 385 menit per hari. 3.Normawaktuuntuk kegiatanApeldalamsatuunit kerjaharusseragam misalnyawaktu yang digunakan untuk kegiatan Apel oleh suatu Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai adalah 30 menit. 4.NormawaktuuntukRapat/DinasLuardalamsatuharidihitungsejakberangkatdari kantor sampai dengankembali lagi ke kantor. 34 Lampiran 2 TABEL EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA UNIT (EU) Berikutiniadalahtabelefektivitasdanefisiensikerjaunityangmemberikan gambaranperkiraanwaktuselesaikerjaperharisepanjangtahunyang dimulaipadapukul 07.30. Tabelinidigunakansebagaireferensiuntuk mengujitingkat kewajarannormawaktu yang digunakan dalam pelaksanaan Analisis Beban Kerja, yang ditandai dengan kesesuaian nilai EU yang dihasilkan dengan beban kerja aktual pada suatu unit kerja dalam satu tahun denganharikerjamulaiSeninsampaidenganJumat.Dalamhalterdapataktivitasyang melebihijamkerjapadahariSeninsampaidenganhariJumatdan/atauterdapataktivitas padahariSabtudanMinggu,nilaiEUdimungkinkanmelebihi1(EU>1)dengan memperhatikan tingkat kewajaran.NOEU WAKTU KERJA PER HARI (MENIT) WAKTU KERJA PER HARI BERDASAR EU (MENIT) WAKTU KERJA KURANG/LEBIH PER HARI (MENIT) WAKTU KERJA KURANG/LEBIH PER HARI (JAM) PERKIRAAN WAKTU SELESAI KERJAPER HARIb x c(d - c) + 30 abcdefg 10,50385192,50-192,50-3,2113:47 20,60385231,00-154,00-2,5714:26 30,70385269,50-115,50-1,9315:04 40,80385308,00-77,00-1,2815:43 50,90385346,50-38,50-0,6416:21 61,00385385,000,00017:00 71,10385423,5068,501,1418:08 81,20385462,00107,001,7818:47 91,30385500,50145,502,4319:25 101,40385539,00184,003,0720:04 111,50385577,50222,503,7120:42 121,60385616,00261,004,3521:21 131,70385654,50299,504,9921:59 141,80385693,00338,005,6322:38 151,90385731,50376,506,2823:16 162,00385770,00415,006,9223:55 172,10385808,50453,507,560:33 182,20385847,00492,008,201:12 192,30385885,50530,508,841:50 202,40385924,00569,009,482:29 212,50385962,50607,5010,133:07 222,603851.001,00646,0010,773:46 232,703851.039,50684,5011,414:24 242,803851.078,00723,0012,055:03 35 Asumsi Waktu: 1.Hari Sabtu dan hari Minggu Libur 2.Jam kerja efektif 1 hari = 385 menit 3.Jam lembur = Jam kerja efektif + 30 menit (untuk keperluan pribadi)