KERANGKA KERJA

visiURUSAN PERSURATAN – SUBBAG UMUM

pelayanan primaperkantoraninovasi administrasi

E-OFFICETata Kelola Dokumen Secara Digital Yang : • Simple dan Efisien waktu• Paperless (meminimalisir kertas)• Safety dan tidak rawan hilang• Mudah di lacak dan ditelusuri • Membantu Fungsi Monitoring Atasan ke Bawahan

Surat masuk Via fax(Hardcopy)

Memo SuratDari Manajemen(Softcopy)

Digitalisasi konten

Surat masuk Asli

(Hardcopy)

Administrator Surat

PIMPINAN

KASUBBAG/KASI

Staf Seksi/Urusan

PenyimpananSurat Asli(Hardcopy)

Validasi

APLIKASI E-OFFICE

ALUR PEMROSESAN DOKUMEN

Semua Dokumen Masuk Telah di Input ke E-office (1378 dokumen)

CAPAIAN

2014Penelusuran Dokumen Masuk Tidak Lebih Dari 3 menit

Penyimpanan Dokumen Masuk di Aplikasi dengan Metode Tunjuk Silang (Lokasi Simpan dan Penerima Dokumen)

Sistem Penomoran Surat Terpusat, namun Setiap Urusan sudah Memiliki User Account untuk membuat nomor surat sendiri

Capaian Kinerja Staf Persuratan Dapat di lihat Per Bulan dan 6 Bulan di Tahun Berjalan

(PERALIHAN PENGELOLAAN DARI SISTEM MANUAL KE SISTEM DIGITAL)

Produksi Surat Keluar : Surat Dinas dan Surat Tugas (2100 dokumen)

Penggunaan Aplikasi E office Melibatkan Jajaran Manajemen dan Sekretaris, Tapi Belum ada Orientasi Teknis Penggunaannya

HAMBATAN 2014

Masih ada beberapa menu Aplikasi yang belum bisa digunakan, diantaranya Scanning Dokumen Masuk, Surat Dinas Keluar,

Menu Surat Tugas belum terintegrasi di E-Office, (validasi pimpinan, status surat, menu sms, dan print BYS)

Validasi Penerima Dokumen masih manual, karena belum adanya alat/komputer mobile, ini mengkhawatirkan karena dokumen bisa

tidak terkendali

Memprioritaskan 3 tahapan dalam menerapkan sistem aplikasi e-office yang tertuang dalam rencana kerja tahunan unit persuratan

RENCANA KERJA 2015

Pengadaan Infrastruktur1Pengembangan2Payung Kebijakan3

Infrastruktur

1 Pengadaan Aplikasi E-Office

Komputer Operator

Komputer Portable

Scanner ADF Printer

Tabung Bandwith

PENGEMBANGAN

Orientasi Teknis Aplikasi

Sosialiasi Aplikasi

Workshop Penerapan E-Office

SDM

PENGEMBANGAN

Review Internal dan Eksternal

Revisi Aplikasi

Aplikasi

Review Internal dan Eksternal

Revisi Aplikasi Menu tanda terima, validasi ST oleh Ka Balai, dll

Aplikasi Payung kebijakan

Adanya Peraturan yang menginstruksikan semua unit untuk menggunakan aplikasi E-Office Adanya Peraturan yang menginstruksikan jajaran Pejabat untuk membiasakan penggunaan aplikasi E-Office