office automation

13
39 BAB IV Analisa 1.1. Sistem, Aplikasi, dan Peralatan Pendukung Otomatisasi Kantor Otomatisasi kantor (Office Automation) didefinisikan sebagai penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan diluar organisasi untuk meningkatkan produktivitas (Sedianingsih, 2010). Sekretaris Departemen Maintenance PT Primayudha Mandirijaya menggunakan berbagai alat elektronik seperti pesawat telepon, mesin faksimili, printer, photocopier, scanner, dan komputer untuk melaksanakan pekerjaannya. Waluyo (2000) juga mengemukakan bahwa era otomatisasi kantor dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi dan penggunaan perangkat komputer. Komputer dan jaringan komputer merupakan peralatan pokok yang digunakan oleh sekretaris dalam mendukung aktifitas kerjanya. Dalam proses kerja sekretaris mulai dari menginput sampai dengan hasil keluaran data/ informasi dan berkoordinasi serta berkomunikasi, semuanya melibatkan komputer. Menurut Chamid (2015) sistem otomatisasi kantor memilki beberapa jenis, diantaranya Sistem Komunikasi Elektronik (electronic communication system) misalnya e-mail, voice mail, dan Transmisi faximili/FAX(facsimile transmission), Sistem Kolaborasi Elektronik, Misalnya aplikasi Teleconference, Sistem Publikasi dan Pengolahan Image elektronik contoh aplikasi dalam sistem ini yaitu desktop publishing, electronic dan document

Upload: others

Post on 18-Dec-2021

12 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Office Automation

39

BAB IV

Analisa

1.1. Sistem, Aplikasi, dan Peralatan Pendukung Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor (Office Automation) didefinisikan sebagai penggunaan alat elektronik

untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan

komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan diluar organisasi untuk

meningkatkan produktivitas (Sedianingsih, 2010). Sekretaris Departemen Maintenance

PT Primayudha Mandirijaya menggunakan berbagai alat elektronik seperti pesawat

telepon, mesin faksimili, printer, photocopier, scanner, dan komputer untuk

melaksanakan pekerjaannya.

Waluyo (2000) juga mengemukakan bahwa era otomatisasi kantor dimulai bersamaan

dengan berkembangnya teknologi informasi dan penggunaan perangkat komputer.

Komputer dan jaringan komputer merupakan peralatan pokok yang digunakan oleh

sekretaris dalam mendukung aktifitas kerjanya. Dalam proses kerja sekretaris mulai dari

menginput sampai dengan hasil keluaran data/ informasi dan berkoordinasi serta

berkomunikasi, semuanya melibatkan komputer.

Menurut Chamid (2015) sistem otomatisasi kantor memilki beberapa jenis, diantaranya

Sistem Komunikasi Elektronik (electronic communication system) misalnya e-mail, voice

mail, dan Transmisi faximili/FAX(facsimile transmission), Sistem Kolaborasi Elektronik,

Misalnya aplikasi Teleconference, Sistem Publikasi dan Pengolahan Image elektronik

contoh aplikasi dalam sistem ini yaitu desktop publishing, electronic dan document

Page 2: Office Automation

40

management, Sistem Pengolahan Kantor (Office Management System), misalnya desktop

accessories, electronic scheduling, dan aplikasi pengolah kata (word processing), dan

Sistem Elektronik Formal, misalnya SIM.

PT Primayudha Mandirijaya menggunakan Sistem Komunikasi Elektronik (electronic

communication system), yaitu sistem teknologi informasi yang digunakan untuk

berkomunikasi antar pekerja dalam internal perusahaan maupun dengan perusahaan lain.

Sistem Komunikasi Elektronik yang ada di PT Primayudha Mandiri jaya yaitu e-mail,

spark, voice mail, dan facsimile.

PT Primayudha Mandirijaya juga menggunakan Sistem Pengolahan Kantor (Office

Management System), yang merupakan suatu sistem otomatisasi kantor yang mendukung

karyawan (khususnya bagian administrasi) untuk mengorganisasikan aktivitas kerja

mereka. Aplikasi yang digunakan yaitu Microsoft Outlook.

Sistem aplikasi yang diterapkan di PT Primayudha yaitu Solomon, Aplikasi ini

digunakan oleh semua departemen di PT Primayudha Mandirijaya, karena aplikasi ini

membantu transaksi bisnis secara sistematis mulai dari dari Purchase, pengadaan dan

pengambilan barang, membuat indent, purchase order, sampai dengan pembuatan issue.

Didalam aplikasi ini terdapat beberapa modul untuk membantu pekerjaan, khususnya

staff administrasi PT Primayudha Mandirijaya. Aplikasi Solomon dapat digunakan tanpa

dukungan jaringan internet, karena menggunakan LAN (Local Area Network), yaitu

jaringan antar komputer yang saling terhubung satu dengan yang lainnya yang

dihubungkan dengan kabel dalam satu area yang local.

Page 3: Office Automation

41

Dalam perannya selain sistem dan aplikasi, Otomatisasi juga didukung dengan adanya

peralatan otomatisasi kantor. Peralatan pendukung otomatisasi kantor digunakan untuk

memudahkan pekerja administrasi dalam pembuatan laporan dan untuk memudahkan

berkomunikasi (Mills, 2006) .

Peralatan pendukung otomatisasi kantor diantaranya mesin ketik, pencetak (Printer),

telepon, komputer, scanner, telegrap facsimile, teletex, dan mesin fotokopi (Mills, 2006).

PT Primayudha Mandirijaya memiliki komputer, telepon, printer, mesin fotokopi,

scanner, dan Teletex. Peralatan otomatisasi kantor tersebut digunakan guna mendukung

efisiensi kerja karyawan staff dalam hal berkomunikasi, menghimpun, mencatat,

mengirim, memperbanyak, menyimpan, menghitung, dan mengolah data.

4.2. Penggunaan Sistem, Aplikasi dan Peralatan Pendukung Otomatisasi Kantor Oleh

Sekretaris Departemen Maintenance PT Primayudha Mandirijaya

Menurut Chamid (2015) sistem otomatisasi kantor memilki beberapa jenis,diantaranya

yaitu Sistem Komunikasi Elektronik (electronic communication system) misalnya e-mail,

voice mail, dan Transmisi faximili/FAX(facsimile transmission), Sistem Kolaborasi

Elektronik, Misalnya aplikasi Teleconference, Sistem Publikasi dan Pengolahan Image

elektronik contoh aplikasi dalam sistem ini yaitu desktop publishing, electronic dan

document management, Sistem Pengolahan Kantor (Office Management System),

misalnya desktop accessories, electronic scheduling, dan aplikasi pengolah kata (word

processing), dan Sistem Elektronik Formal, misalnya SIM.

Page 4: Office Automation

42

Sekretaris Departeman Maintenance PT Primayudha Mandirijaya menggunakan semua

sistem yang disediakan oleh perusahaan, diantaranya Sistem Komunikasi Elektronik

(electronic communication system), yaitu sistem teknologi informasi yang digunakan

untuk berkomunikasi antar pekerja dalam internal perusahaan maupun eksternal

perusahaan, jenias aplikasi yang digunakan yaitu e-mail, spark, voice mail, dan facsimile.

E-mail

E-mail digunakan sekretaris untuk berkomunikasi dengan supplier maupun

kolega pimpinan. Misalnya sekretaris menggunakan e-mail untuk mengirim

gambar sample yang akan dipesan kepada supplier ataupun karyawan bagian

purchasing. Apabila sekretaris harus mengirimkan foto sampel sparepart

untuk segera di indent namun ukuran gambar terlalu besar maka sekretaris

terlebih dahulu meng compress file tersebut supaya menjadi ukuran yang agak

kecil dengan menggunakan aplikasi 7Zip.

Spark

Sekretaris Departemen Maintenance PT Primayudha Mandirijaya juga

menggunakan fasilitas chatting khusus untuk semua karyawan staff

perusahaan, yaitu Spark. Aplikasi ini dapat digunakan tanpa dukungan

jaringan internet, karena menggunakan LAN (Local Area Network), yaitu

jaringan antar komputer yang saling terhubung satu dengan yang lainnya

yang dihubungkan dengan kabel dalam satu area yang local. Aplikasi ini

dirancang khusus yaitu selain untuk menghemat bandwidth, aplikasi ini juga

Page 5: Office Automation

43

bertujuan mendukung aktivitas kerja sekretaris dalam berkomunikasi dengan

semua karyawan staff di PT Primayudha mandirijaya

Facsimile

Facsimile masih digunakan Sekretaris Departemen maintenance dalam kerjanya, yaitu

saat menerima balasan offer dari supplier maupun mengirim dan menerima salinan

dokumen penting milik atasan ataupun perusahaan. Dalam kegiatan bisnisnya sewaktu

Perusahaan ingin mengirimkan salinan dokumen tidak perlu menggunakan jasa

pengiriman, cukup dengan menggunakan facsimile dokumen sudah bisa diterima tanpa

khawatir ada kerusakan. Selain itu perawatan mesin facsimile juga lebih mudah dari

pada komputer, apabila mesin facsimile kotor cukup dengan membersihkan mesin

dengan mengelapnya saja.

Sekretaris PT Primayudha Mandirijaya juga menggunakan Sistem Pengolahan Kantor

(Office Management System), yang merupakan suatu sistem otomatisasi kantor yang

mendukung sekretaris untuk mengorganisasikan aktivitas kerja mereka. Aplikasi yang

digunakan yaitu Microsoft Outlook. Dengan aplikasi sekretaris dapat menerima dan

mengirim e-mail, dapat membaca pesan e-mail secara offline, dan juga sekretaris dapat

membuat schedule untuk atasan lewat aplikasi ini. Selain Microsoft Outlook,

sekretaris juga menggunakan aplikasi pengolah kata dan angka. Sekretaris

menggunakan aplikasi pengolah kata yaitu Microsoft Word dalam pembuatan laporan

bulanan maupun surat menyurat. Microsoft Exel yang merupakan aplikasi pengolah

angka juga digunakan oleh Sekretaris Departemen Maintenance dalam pembuatan data

tabel kerusakan mesin, dan menginput data stock aging.

Page 6: Office Automation

44

Sekretaris Departemen Maintenance juga menggunakan sistem Elektronik Formal,

yaitu sistem yang didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Sistem

aplikasi yang diterapkan di PT Primayudha yaitu Solomon, Aplikasi ini digunakan

oleh sekretaris untuk melihat stock aging, membuat indent dan issue barang yang

dibutuhkan oleh Departemen Maintenance. Aplikasi ini mempermudah sekretaris

dalam menginput barang , karena data dan spesifikasi barang yang dibutuhkan sudah

tertera, sehingga sekteraris tidak perlu membuka katalog untuk mencari spesifikasi

barang yang dibutuhkan. Solomon dapat digunakan tanpa dukungan jaringan internet,

karena menggunakan LAN (Local Area Network), yaitu jaringan antar komputer yang

saling terhubung satu dengan yang lainnya yang dihubungkan dengan kabel dalam satu

area yang lokal. Penggunaan aplikasi Solomon mendukung efisiensi kerja sekretaris

karena dapat menghemat waktu dan tenaga.

Sekretaris dalam menggunakan otomatisasi kantor selain sistem dan aplikasi, juga

didukung dengan adanya peralatan otomatisasi kantor. Peralatan pendukung

otomatisasi kantor digunakan untuk memudahkan pekerja administrasi dalam

pembuatan laporan dan untuk memudahkan berkomunikasi (Mills, 2006) .

Peralatan pendukung otomatisasi kantor diantaranya mesin ketik, pencetak (Printer),

telepon, komputer, scanner, telegrap facsimile, teletex, dan mesin fotokopi (Mills,

2006).

Page 7: Office Automation

45

Mesin Fotokopi

Sekretaris menggunakan mesin fotokopi yang telah disediakan oleh perusahaan

untuk memperbanyak file dalam bentuk hard copy, misalnya file purchasing

order yang harus digandakan untuk di file, ataupun file memo buang oli yang

harus diperbanyak untuk dibagikan disetiap unit kerja departemen maintenance.

Printer

Sekretaris menggunakann printer untuk mencetak dan memperbanyak cetakan

untuk dokumen yang diperklukan. Jenis printer yang dimiliki departemen

maintenance yaitu HP printer Laser Jet P1505, yaitu jenis printer yang metode

pencetakannya menggunakan tinta bubuk/toner dengan perangkat infra merah.

Printer jenis ini dipilih karena menghasilkan cetakan yag lebih bagus dari pada

printer jenis dot matric maupun ink jet.

Scanner

Seringkali sekretaris menggunakan scanner untuk memperbanyak

(menggandakan) dokumen, dari hard copy mendadi soft copy. Misalnya

Sekretaris mengirimkan sertifikat calibrasi untuk dikirim ke departemen

keuangan, maka sekretaris harus men scann dokumen sertifikat yang dalam

bentuk hard copy menjadi soft copy untuk dapat dikirimkanlewat e-mail.

Telepon

Sedianingsih (2010) dalam perkembangannya otomatisasi kantor (Office

Automation) didefinisikan sebagai penggunaan alat elektronik untuk

Page 8: Office Automation

46

memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan

komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan diluar organisasi untuk

meningkatkan produktivitas. Sekretaris menggunakan telepon untuk

berkomunikasi internal perusahaan maupun eksternal. Departemen Maintenance

menggunakan telepon Panasonic jenis KX-TS505 MX, yang merupakan produk

dari negara Malaysia. Cara penggunaannya Cukup menekan tombol nomor yang

dituju dan hanya menunggu beberapa menit lalu akan segera tersambung dengan

lawan bicara. Namun saat sekretaris menghubungi foreman untuk memberikan

informasi yang urgent sekretaris harus mencari foreman dengan berkeliling

departemen produksi, belum ada fasilitas internal yang mobile.

Telepon genggam

Sekretaris Departemen Maintenance juga memanfaatkan teknologi yang ada

dizaman modern ini, yaitu Blackberry Messenger dan Whats App. Sekretaris

dan pimpinan sering berkomunikasi dengan menggunakan Whats App ataupun

Blackberry Messenger saat ada informasi yang mendesak yang harus segera

ditindaklanjuti.

Komputer

Waluyo (2000) juga mengemukakan bahwa era otomatisasi kantor dimulai

bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi dan penggunaan

perangkat komputer.

Page 9: Office Automation

47

Hampir seluruh kerja sekretaris menggunakan komputer, mulai dari menginput data, proses,

hingga output data/informasi. Jenis komputer yang digunakan di Departemen Maintenance

yaitu HP LV2011, yang merupakan komputer modern dengan design slim dan memiliki layar

20”. Sekretaris menggunakan komputer untuk berkomunikasi, menghimpun, mencatat,

mengirim, memperbanyak, menyimpan, menghitung, dan mengolah data.

4.3. Efisiensi Kerja

Adisasmita (2011) mengemukakan bahwa efisiensi merupakan komponen-komponen input

yang digunakan seperti waktu, tenaga, dan biaya dapat dihitung penggunaannya dan tidak

berdampak pada pemborosan atau pengeluaran yang tidak berarti. Untuk mencapai efisiensi

kerja PT primayudha Mandirijaya menggunakan otomatisasi kantor untuk membantu kerja

karyawan administrasi. Otomatisasi kantor ini memiliki fungsi dalam penghematan waktu,

tenaga,ruang,pikiran dan biaya.

Bentuk efisiensi kerja yang dapat dicapai oleh sekretaris Departemen Maintenance yaitu

pikiran, tenaga, waktu, dan biaya, dengan hasil pencapaian hasil kerja yang semaksimal

mungkin dan usaha yang seminimal mungkin. Hal ini sesuai dengan pendapat dari Gie

(2000) dari segi usaha dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan

usaha yang sekecil-kecilnya. Usaha dalam dalam pengertian terdapat 5 (lima) unsur, yaitu

pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda (termasuk uang).

Pikiran – untuk mencapai cara yang termudah

Page 10: Office Automation

48

Pekerjaan mental yang memakai banyak pikiran sedapat-dapatnya diubah

menjadi pekerjaan semi mental atau pekerjaan-pekerjaan yang semata-

mata dapat diselesaikan dengan tenaga jasmani saja (The, 2000).

Dalam pencatatan data dan pembuatan laporan, sekretaris menggunakan

aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Exel. Dengan aplikasi ini

pekerjaan Sekretaris menjadi lebih cepat, dan rapi, karena aplikasi ini

bekerja secara otomatis dengan berbagai tools didalamnya, sehingga

kegiatan pencacatan data dapat langsung dilakukan lewat komputer tanpa

berbelit-belit menulis di buku sehingga dapat menghemat pikiran dan

tenaga. Akan tetapi masih ada aktivitas kerja sekretaris Departemen

Msintenance yang msih menggunakan cara manual, yaitu pencacatan

presensi dan cuti karyawan, masih menggunakan buku isi tebal yang

harus digaris-garis untuk dibuat kolom dan proses pencatatan baru dapat

dimulai. Pencatatan secara manual ini memerlukan pemikiran dan biaya.

Tenaga – untuk mecapai cara yang teringan

Pemakaian tenaga yang berlebihan dalam melaksanakan tugas dapat

dihindarkan dengan pengalihan ke sistem yang otomatis (The, 2000) .

Sekretaris menggunakan email dalam mendukung aktifitas kerjanya.

Dengan menggunakan email sekretaris dapat mengirim dokumen dengan

cepat dan hemat tenaga tanpa terbebani biaya pengiriman. Dokumen-

Page 11: Office Automation

49

dokumen yang dikirim lewat email seperti surat, laporan, item request,

informasi sampel, item pembelian, dan issue.

Waktu – untuk mencapai cara yang tercepat

Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu selalu ada hasil kerja untuk

waktu yang telah digunakan dalam bekerja (The, 2000).

Sebelum menggunakan peralatan dan aplikasi otomatisasi kantor

sekretaris harus meluangkan waktu dan menggunakan biaya untuk

bertemu dengan lawan bicaranya, kini dengan penggunaan peralatan dan

aplikasi otomatisasi kantor semua menjadi lebih mudah, Sekretaris cukup

berbicara dengan lawan bicara dengan menggunakan telepon ataupun

dengan email, sehingga waktu yang dibutuhkan dalam berkomunikasi

menjadi lebih hemat. Walaupun sekretaris belum memaksimalkan fungsi

dari telepon, karena sekretaris masih berkomunikasi langsung/ tanpa

perantara dengan para foreman, sehingga sewaktu ingin berbicara dengan

para foreman sekretaris darus mencari dengan berjalan kaki keliling

departemen.

Ruang – untuk mencapai cara yang terdekat

Lalulintas warkat dalam kantor hendaknya diusahakan menempuh jarak

yang terpendek (The, 2000).

Page 12: Office Automation

50

Sekretaris harus menyimpan dokumen-dokumen penting. Dalam proses

penyimpanan sekretaris masih menggunakan owdner, sehingga sewaktu

pimpinan memerlukan dokumen sekretaris harus mencari satu per satu

dengan membutuhkan waktu, tenaga dan pikiran yang tidak sedikit.

Dokumen yang diarsip di owdner juga memerlukan ruangan yang tidak

sedikit,hal ini dapat tidak efisien karena efinsiensi yaitu mengejar

penghematan yang setinggi-tingginya selama menjalankan tugas

administratif (Nuraida, 2008).

Benda (Uang) – untuk mencapai cara yang termudah

Benda yang dibeli (misalnya peralatan kantor) setidaknya berdayaguna

sehingga dapat dipakai untuk berbagai keperluan (The, 2000).

Dengan penggunaan telepon, email, spark dalam melakukan komunikasi

dengan lawan bicaranya, waktu yang dibutuhkan sekretaris dalam

melakukan semua aktivitas kerjanya dapat menghemat biaya.

4.3. Penggunaan Sistem, Aplikasi Serta Peralatan Pendukung Otomatisasi Kantor dan

Efisiensi Kerja Sekretaris

Sekretaris Departemen Maintenance PT Primayudha Mandirijaya telah menggunakan

semua sistem, aplikasi, dan peralatan pendukung otomatisasi kantor yang telah

disediakan oleh perusahaan sebagai sarana untuk menunjang efisiensi kerjanya. Namun

masih ada aplikasi pendukung otomatisasi kantor yang belum tersedia, misalnya aplikasi

Page 13: Office Automation

51

untuk mencatat presensi, dan aplikasi e-filing. Pencatatan presensi masih menggunakan

cara manual dengan menulis di buku besar dengan membuat kolom-kolom secara

menual dengan penggaris, kegiatan pengarsipan juga masih menggunakan cara manual

dengan menyimpan file dokumen di owdner, selain itu sekretaris juga kurang

memaksimalkan fungsi telepon yang telah tersedia, sewaktu sekretaris mencari foreman,

sekretaris harus berkeliling departemen untuk mencarinya, kegiatan ini dapat

menimbulkan pemborosan waktu, pikiran, tenaga, dan ruang.

Dari hasil penelitian mengenai Otomatisasi kantor dan efisiensi kerja, Sekretaris

Departemen Maintenance telah mencapai efisiensi kerja yang baik sesuai dengan lima

unsur efisiensi yaitu tenaga, ruang, waktu, biaya dan pikiran.

Dari fakta tersebut dapat diketahui bahwa penggunaan sistem, aplikasi dan peralatan

otomatisasi kantor dapat mewujudkan efisiensi kerja sekretaris Departemen

Maintenance PT Primayudha Mandirijaya.

Sekretaris merasa terbantu dengan adanya otomatisasi kantor, pekerjaan yang dilakukan

menjadi lebih mudah dan sistematis, seperti yang dikemukakan oleh Sedianingsih (2010)

Otomatisasi kantor merupakan proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki

kerja sistematis.