office automation
TRANSCRIPT
39
BAB IV
Analisa
1.1. Sistem, Aplikasi, dan Peralatan Pendukung Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor (Office Automation) didefinisikan sebagai penggunaan alat elektronik
untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan diluar organisasi untuk
meningkatkan produktivitas (Sedianingsih, 2010). Sekretaris Departemen Maintenance
PT Primayudha Mandirijaya menggunakan berbagai alat elektronik seperti pesawat
telepon, mesin faksimili, printer, photocopier, scanner, dan komputer untuk
melaksanakan pekerjaannya.
Waluyo (2000) juga mengemukakan bahwa era otomatisasi kantor dimulai bersamaan
dengan berkembangnya teknologi informasi dan penggunaan perangkat komputer.
Komputer dan jaringan komputer merupakan peralatan pokok yang digunakan oleh
sekretaris dalam mendukung aktifitas kerjanya. Dalam proses kerja sekretaris mulai dari
menginput sampai dengan hasil keluaran data/ informasi dan berkoordinasi serta
berkomunikasi, semuanya melibatkan komputer.
Menurut Chamid (2015) sistem otomatisasi kantor memilki beberapa jenis, diantaranya
Sistem Komunikasi Elektronik (electronic communication system) misalnya e-mail, voice
mail, dan Transmisi faximili/FAX(facsimile transmission), Sistem Kolaborasi Elektronik,
Misalnya aplikasi Teleconference, Sistem Publikasi dan Pengolahan Image elektronik
contoh aplikasi dalam sistem ini yaitu desktop publishing, electronic dan document
40
management, Sistem Pengolahan Kantor (Office Management System), misalnya desktop
accessories, electronic scheduling, dan aplikasi pengolah kata (word processing), dan
Sistem Elektronik Formal, misalnya SIM.
PT Primayudha Mandirijaya menggunakan Sistem Komunikasi Elektronik (electronic
communication system), yaitu sistem teknologi informasi yang digunakan untuk
berkomunikasi antar pekerja dalam internal perusahaan maupun dengan perusahaan lain.
Sistem Komunikasi Elektronik yang ada di PT Primayudha Mandiri jaya yaitu e-mail,
spark, voice mail, dan facsimile.
PT Primayudha Mandirijaya juga menggunakan Sistem Pengolahan Kantor (Office
Management System), yang merupakan suatu sistem otomatisasi kantor yang mendukung
karyawan (khususnya bagian administrasi) untuk mengorganisasikan aktivitas kerja
mereka. Aplikasi yang digunakan yaitu Microsoft Outlook.
Sistem aplikasi yang diterapkan di PT Primayudha yaitu Solomon, Aplikasi ini
digunakan oleh semua departemen di PT Primayudha Mandirijaya, karena aplikasi ini
membantu transaksi bisnis secara sistematis mulai dari dari Purchase, pengadaan dan
pengambilan barang, membuat indent, purchase order, sampai dengan pembuatan issue.
Didalam aplikasi ini terdapat beberapa modul untuk membantu pekerjaan, khususnya
staff administrasi PT Primayudha Mandirijaya. Aplikasi Solomon dapat digunakan tanpa
dukungan jaringan internet, karena menggunakan LAN (Local Area Network), yaitu
jaringan antar komputer yang saling terhubung satu dengan yang lainnya yang
dihubungkan dengan kabel dalam satu area yang local.
41
Dalam perannya selain sistem dan aplikasi, Otomatisasi juga didukung dengan adanya
peralatan otomatisasi kantor. Peralatan pendukung otomatisasi kantor digunakan untuk
memudahkan pekerja administrasi dalam pembuatan laporan dan untuk memudahkan
berkomunikasi (Mills, 2006) .
Peralatan pendukung otomatisasi kantor diantaranya mesin ketik, pencetak (Printer),
telepon, komputer, scanner, telegrap facsimile, teletex, dan mesin fotokopi (Mills, 2006).
PT Primayudha Mandirijaya memiliki komputer, telepon, printer, mesin fotokopi,
scanner, dan Teletex. Peralatan otomatisasi kantor tersebut digunakan guna mendukung
efisiensi kerja karyawan staff dalam hal berkomunikasi, menghimpun, mencatat,
mengirim, memperbanyak, menyimpan, menghitung, dan mengolah data.
4.2. Penggunaan Sistem, Aplikasi dan Peralatan Pendukung Otomatisasi Kantor Oleh
Sekretaris Departemen Maintenance PT Primayudha Mandirijaya
Menurut Chamid (2015) sistem otomatisasi kantor memilki beberapa jenis,diantaranya
yaitu Sistem Komunikasi Elektronik (electronic communication system) misalnya e-mail,
voice mail, dan Transmisi faximili/FAX(facsimile transmission), Sistem Kolaborasi
Elektronik, Misalnya aplikasi Teleconference, Sistem Publikasi dan Pengolahan Image
elektronik contoh aplikasi dalam sistem ini yaitu desktop publishing, electronic dan
document management, Sistem Pengolahan Kantor (Office Management System),
misalnya desktop accessories, electronic scheduling, dan aplikasi pengolah kata (word
processing), dan Sistem Elektronik Formal, misalnya SIM.
42
Sekretaris Departeman Maintenance PT Primayudha Mandirijaya menggunakan semua
sistem yang disediakan oleh perusahaan, diantaranya Sistem Komunikasi Elektronik
(electronic communication system), yaitu sistem teknologi informasi yang digunakan
untuk berkomunikasi antar pekerja dalam internal perusahaan maupun eksternal
perusahaan, jenias aplikasi yang digunakan yaitu e-mail, spark, voice mail, dan facsimile.
E-mail digunakan sekretaris untuk berkomunikasi dengan supplier maupun
kolega pimpinan. Misalnya sekretaris menggunakan e-mail untuk mengirim
gambar sample yang akan dipesan kepada supplier ataupun karyawan bagian
purchasing. Apabila sekretaris harus mengirimkan foto sampel sparepart
untuk segera di indent namun ukuran gambar terlalu besar maka sekretaris
terlebih dahulu meng compress file tersebut supaya menjadi ukuran yang agak
kecil dengan menggunakan aplikasi 7Zip.
Spark
Sekretaris Departemen Maintenance PT Primayudha Mandirijaya juga
menggunakan fasilitas chatting khusus untuk semua karyawan staff
perusahaan, yaitu Spark. Aplikasi ini dapat digunakan tanpa dukungan
jaringan internet, karena menggunakan LAN (Local Area Network), yaitu
jaringan antar komputer yang saling terhubung satu dengan yang lainnya
yang dihubungkan dengan kabel dalam satu area yang local. Aplikasi ini
dirancang khusus yaitu selain untuk menghemat bandwidth, aplikasi ini juga
43
bertujuan mendukung aktivitas kerja sekretaris dalam berkomunikasi dengan
semua karyawan staff di PT Primayudha mandirijaya
Facsimile
Facsimile masih digunakan Sekretaris Departemen maintenance dalam kerjanya, yaitu
saat menerima balasan offer dari supplier maupun mengirim dan menerima salinan
dokumen penting milik atasan ataupun perusahaan. Dalam kegiatan bisnisnya sewaktu
Perusahaan ingin mengirimkan salinan dokumen tidak perlu menggunakan jasa
pengiriman, cukup dengan menggunakan facsimile dokumen sudah bisa diterima tanpa
khawatir ada kerusakan. Selain itu perawatan mesin facsimile juga lebih mudah dari
pada komputer, apabila mesin facsimile kotor cukup dengan membersihkan mesin
dengan mengelapnya saja.
Sekretaris PT Primayudha Mandirijaya juga menggunakan Sistem Pengolahan Kantor
(Office Management System), yang merupakan suatu sistem otomatisasi kantor yang
mendukung sekretaris untuk mengorganisasikan aktivitas kerja mereka. Aplikasi yang
digunakan yaitu Microsoft Outlook. Dengan aplikasi sekretaris dapat menerima dan
mengirim e-mail, dapat membaca pesan e-mail secara offline, dan juga sekretaris dapat
membuat schedule untuk atasan lewat aplikasi ini. Selain Microsoft Outlook,
sekretaris juga menggunakan aplikasi pengolah kata dan angka. Sekretaris
menggunakan aplikasi pengolah kata yaitu Microsoft Word dalam pembuatan laporan
bulanan maupun surat menyurat. Microsoft Exel yang merupakan aplikasi pengolah
angka juga digunakan oleh Sekretaris Departemen Maintenance dalam pembuatan data
tabel kerusakan mesin, dan menginput data stock aging.
44
Sekretaris Departemen Maintenance juga menggunakan sistem Elektronik Formal,
yaitu sistem yang didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Sistem
aplikasi yang diterapkan di PT Primayudha yaitu Solomon, Aplikasi ini digunakan
oleh sekretaris untuk melihat stock aging, membuat indent dan issue barang yang
dibutuhkan oleh Departemen Maintenance. Aplikasi ini mempermudah sekretaris
dalam menginput barang , karena data dan spesifikasi barang yang dibutuhkan sudah
tertera, sehingga sekteraris tidak perlu membuka katalog untuk mencari spesifikasi
barang yang dibutuhkan. Solomon dapat digunakan tanpa dukungan jaringan internet,
karena menggunakan LAN (Local Area Network), yaitu jaringan antar komputer yang
saling terhubung satu dengan yang lainnya yang dihubungkan dengan kabel dalam satu
area yang lokal. Penggunaan aplikasi Solomon mendukung efisiensi kerja sekretaris
karena dapat menghemat waktu dan tenaga.
Sekretaris dalam menggunakan otomatisasi kantor selain sistem dan aplikasi, juga
didukung dengan adanya peralatan otomatisasi kantor. Peralatan pendukung
otomatisasi kantor digunakan untuk memudahkan pekerja administrasi dalam
pembuatan laporan dan untuk memudahkan berkomunikasi (Mills, 2006) .
Peralatan pendukung otomatisasi kantor diantaranya mesin ketik, pencetak (Printer),
telepon, komputer, scanner, telegrap facsimile, teletex, dan mesin fotokopi (Mills,
2006).
45
Mesin Fotokopi
Sekretaris menggunakan mesin fotokopi yang telah disediakan oleh perusahaan
untuk memperbanyak file dalam bentuk hard copy, misalnya file purchasing
order yang harus digandakan untuk di file, ataupun file memo buang oli yang
harus diperbanyak untuk dibagikan disetiap unit kerja departemen maintenance.
Printer
Sekretaris menggunakann printer untuk mencetak dan memperbanyak cetakan
untuk dokumen yang diperklukan. Jenis printer yang dimiliki departemen
maintenance yaitu HP printer Laser Jet P1505, yaitu jenis printer yang metode
pencetakannya menggunakan tinta bubuk/toner dengan perangkat infra merah.
Printer jenis ini dipilih karena menghasilkan cetakan yag lebih bagus dari pada
printer jenis dot matric maupun ink jet.
Scanner
Seringkali sekretaris menggunakan scanner untuk memperbanyak
(menggandakan) dokumen, dari hard copy mendadi soft copy. Misalnya
Sekretaris mengirimkan sertifikat calibrasi untuk dikirim ke departemen
keuangan, maka sekretaris harus men scann dokumen sertifikat yang dalam
bentuk hard copy menjadi soft copy untuk dapat dikirimkanlewat e-mail.
Telepon
Sedianingsih (2010) dalam perkembangannya otomatisasi kantor (Office
Automation) didefinisikan sebagai penggunaan alat elektronik untuk
46
memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan diluar organisasi untuk
meningkatkan produktivitas. Sekretaris menggunakan telepon untuk
berkomunikasi internal perusahaan maupun eksternal. Departemen Maintenance
menggunakan telepon Panasonic jenis KX-TS505 MX, yang merupakan produk
dari negara Malaysia. Cara penggunaannya Cukup menekan tombol nomor yang
dituju dan hanya menunggu beberapa menit lalu akan segera tersambung dengan
lawan bicara. Namun saat sekretaris menghubungi foreman untuk memberikan
informasi yang urgent sekretaris harus mencari foreman dengan berkeliling
departemen produksi, belum ada fasilitas internal yang mobile.
Telepon genggam
Sekretaris Departemen Maintenance juga memanfaatkan teknologi yang ada
dizaman modern ini, yaitu Blackberry Messenger dan Whats App. Sekretaris
dan pimpinan sering berkomunikasi dengan menggunakan Whats App ataupun
Blackberry Messenger saat ada informasi yang mendesak yang harus segera
ditindaklanjuti.
Komputer
Waluyo (2000) juga mengemukakan bahwa era otomatisasi kantor dimulai
bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi dan penggunaan
perangkat komputer.
47
Hampir seluruh kerja sekretaris menggunakan komputer, mulai dari menginput data, proses,
hingga output data/informasi. Jenis komputer yang digunakan di Departemen Maintenance
yaitu HP LV2011, yang merupakan komputer modern dengan design slim dan memiliki layar
20”. Sekretaris menggunakan komputer untuk berkomunikasi, menghimpun, mencatat,
mengirim, memperbanyak, menyimpan, menghitung, dan mengolah data.
4.3. Efisiensi Kerja
Adisasmita (2011) mengemukakan bahwa efisiensi merupakan komponen-komponen input
yang digunakan seperti waktu, tenaga, dan biaya dapat dihitung penggunaannya dan tidak
berdampak pada pemborosan atau pengeluaran yang tidak berarti. Untuk mencapai efisiensi
kerja PT primayudha Mandirijaya menggunakan otomatisasi kantor untuk membantu kerja
karyawan administrasi. Otomatisasi kantor ini memiliki fungsi dalam penghematan waktu,
tenaga,ruang,pikiran dan biaya.
Bentuk efisiensi kerja yang dapat dicapai oleh sekretaris Departemen Maintenance yaitu
pikiran, tenaga, waktu, dan biaya, dengan hasil pencapaian hasil kerja yang semaksimal
mungkin dan usaha yang seminimal mungkin. Hal ini sesuai dengan pendapat dari Gie
(2000) dari segi usaha dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan
usaha yang sekecil-kecilnya. Usaha dalam dalam pengertian terdapat 5 (lima) unsur, yaitu
pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda (termasuk uang).
Pikiran – untuk mencapai cara yang termudah
48
Pekerjaan mental yang memakai banyak pikiran sedapat-dapatnya diubah
menjadi pekerjaan semi mental atau pekerjaan-pekerjaan yang semata-
mata dapat diselesaikan dengan tenaga jasmani saja (The, 2000).
Dalam pencatatan data dan pembuatan laporan, sekretaris menggunakan
aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Exel. Dengan aplikasi ini
pekerjaan Sekretaris menjadi lebih cepat, dan rapi, karena aplikasi ini
bekerja secara otomatis dengan berbagai tools didalamnya, sehingga
kegiatan pencacatan data dapat langsung dilakukan lewat komputer tanpa
berbelit-belit menulis di buku sehingga dapat menghemat pikiran dan
tenaga. Akan tetapi masih ada aktivitas kerja sekretaris Departemen
Msintenance yang msih menggunakan cara manual, yaitu pencacatan
presensi dan cuti karyawan, masih menggunakan buku isi tebal yang
harus digaris-garis untuk dibuat kolom dan proses pencatatan baru dapat
dimulai. Pencatatan secara manual ini memerlukan pemikiran dan biaya.
Tenaga – untuk mecapai cara yang teringan
Pemakaian tenaga yang berlebihan dalam melaksanakan tugas dapat
dihindarkan dengan pengalihan ke sistem yang otomatis (The, 2000) .
Sekretaris menggunakan email dalam mendukung aktifitas kerjanya.
Dengan menggunakan email sekretaris dapat mengirim dokumen dengan
cepat dan hemat tenaga tanpa terbebani biaya pengiriman. Dokumen-
49
dokumen yang dikirim lewat email seperti surat, laporan, item request,
informasi sampel, item pembelian, dan issue.
Waktu – untuk mencapai cara yang tercepat
Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu selalu ada hasil kerja untuk
waktu yang telah digunakan dalam bekerja (The, 2000).
Sebelum menggunakan peralatan dan aplikasi otomatisasi kantor
sekretaris harus meluangkan waktu dan menggunakan biaya untuk
bertemu dengan lawan bicaranya, kini dengan penggunaan peralatan dan
aplikasi otomatisasi kantor semua menjadi lebih mudah, Sekretaris cukup
berbicara dengan lawan bicara dengan menggunakan telepon ataupun
dengan email, sehingga waktu yang dibutuhkan dalam berkomunikasi
menjadi lebih hemat. Walaupun sekretaris belum memaksimalkan fungsi
dari telepon, karena sekretaris masih berkomunikasi langsung/ tanpa
perantara dengan para foreman, sehingga sewaktu ingin berbicara dengan
para foreman sekretaris darus mencari dengan berjalan kaki keliling
departemen.
Ruang – untuk mencapai cara yang terdekat
Lalulintas warkat dalam kantor hendaknya diusahakan menempuh jarak
yang terpendek (The, 2000).
50
Sekretaris harus menyimpan dokumen-dokumen penting. Dalam proses
penyimpanan sekretaris masih menggunakan owdner, sehingga sewaktu
pimpinan memerlukan dokumen sekretaris harus mencari satu per satu
dengan membutuhkan waktu, tenaga dan pikiran yang tidak sedikit.
Dokumen yang diarsip di owdner juga memerlukan ruangan yang tidak
sedikit,hal ini dapat tidak efisien karena efinsiensi yaitu mengejar
penghematan yang setinggi-tingginya selama menjalankan tugas
administratif (Nuraida, 2008).
Benda (Uang) – untuk mencapai cara yang termudah
Benda yang dibeli (misalnya peralatan kantor) setidaknya berdayaguna
sehingga dapat dipakai untuk berbagai keperluan (The, 2000).
Dengan penggunaan telepon, email, spark dalam melakukan komunikasi
dengan lawan bicaranya, waktu yang dibutuhkan sekretaris dalam
melakukan semua aktivitas kerjanya dapat menghemat biaya.
4.3. Penggunaan Sistem, Aplikasi Serta Peralatan Pendukung Otomatisasi Kantor dan
Efisiensi Kerja Sekretaris
Sekretaris Departemen Maintenance PT Primayudha Mandirijaya telah menggunakan
semua sistem, aplikasi, dan peralatan pendukung otomatisasi kantor yang telah
disediakan oleh perusahaan sebagai sarana untuk menunjang efisiensi kerjanya. Namun
masih ada aplikasi pendukung otomatisasi kantor yang belum tersedia, misalnya aplikasi
51
untuk mencatat presensi, dan aplikasi e-filing. Pencatatan presensi masih menggunakan
cara manual dengan menulis di buku besar dengan membuat kolom-kolom secara
menual dengan penggaris, kegiatan pengarsipan juga masih menggunakan cara manual
dengan menyimpan file dokumen di owdner, selain itu sekretaris juga kurang
memaksimalkan fungsi telepon yang telah tersedia, sewaktu sekretaris mencari foreman,
sekretaris harus berkeliling departemen untuk mencarinya, kegiatan ini dapat
menimbulkan pemborosan waktu, pikiran, tenaga, dan ruang.
Dari hasil penelitian mengenai Otomatisasi kantor dan efisiensi kerja, Sekretaris
Departemen Maintenance telah mencapai efisiensi kerja yang baik sesuai dengan lima
unsur efisiensi yaitu tenaga, ruang, waktu, biaya dan pikiran.
Dari fakta tersebut dapat diketahui bahwa penggunaan sistem, aplikasi dan peralatan
otomatisasi kantor dapat mewujudkan efisiensi kerja sekretaris Departemen
Maintenance PT Primayudha Mandirijaya.
Sekretaris merasa terbantu dengan adanya otomatisasi kantor, pekerjaan yang dilakukan
menjadi lebih mudah dan sistematis, seperti yang dikemukakan oleh Sedianingsih (2010)
Otomatisasi kantor merupakan proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki
kerja sistematis.