rancangan aksi perubahan

i

RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

AKTUALISASI PEMANTAUAN KESEHATAN

PEGAWAI SESUAI STANDARD AKREDITASI

RUMAH SAKIT DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM

INFORMASI KEPEGAWAIAN TERPADU (SIKEDU)

Disusun Oleh :

NAMA : IDA MAYASARI, SKM. M.Kes

NDH : : 40

ii

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN III TAHUN 2020

PROVINSI JAWA TIMUR

LEMBAR PERSETUJUAN

RANCANGAN AKSI PERSETUJUAN

AKTUALISASI PEMANTAUAN KESEHATAN

PEGAWAI MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI

KEPEGAWAIAN TERPADU (SIKEDU)

Disusun Oleh :

IDA MAYASARI, SKM. M.Kes

NDH : 40

Telah diseminarkan dan disetujui

pada tanggal 27 Juli 2020

Menyetujui:

Widyaiswara/Pembimbing

ANTONIUS KUSTORO D,S.E,M.A,Ak.

Widyaswara

Atasan Langsung/Mentor

Dr. FLORENTINA JOESTANDARI,drg.,MT

Pembina Tingkat 1

NIP. 19650723 199202 2 002

iii

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan Puji Syukur ke Hadirat Allah SWT, atas karunia dan

hidayahnya akhirnya Penulis dapat menyelesaikan Rancangan Aksi Perubahan

dengan judul “AKTUALISASI PEMANTAUAN KESEHATAN PEGAWAI

SESUAI STANDARD AKREDITASI RUMAH SAKIT MENGGUNAKAN

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN TERPADU (SIKEDU)”.

Rancangan Aksi Perubahan ini disusun berdasarkan hasil konsultasi dengan

Coach/Widyaiswara serta disetujui oleh Mentor yang merupakan atasan langsung

peserta pada tahap taking ownership,

Rancangan Aksi Perubahan merupakan salah satu kegiatan pembelajaran

pada Diklat Pelatihan Kepemimpinan Pengawas untuk memenuhi standar

kompetensi manajerial jabatan pengawas yang mampu menjamin akuntabilitas

jabatannya dalam mengendalikan seluruh kegiatan pelaksanaan pelayanan publik

sesuai dengan standar operasional prosedur.

Pada kesempatan ini kami menyampaikan terima kasih yang sebesar-

besarnya atas dukungan dan partisipasinya kepada kami dalam penyusunan

rancangan proyek perubahan ini kepada yang terhormat :

1. Bapak Dr. Joni Wahyuhadi, dr. Sp.BS (K) , Direktur Utama RSUD Dr.

Soetomo yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk dapat

mengikuti Diklat Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan III Tahun

2020 ;

2. Ibu Primada Kusumaninggar, drg. M.Kes, Direktur Umum dan Keuangan

yang telah memberikan dorongan dan supportnya kepada penulis untuk dapat

mengikuti Diklat Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan III Tahun

2020 ;

3. Bapak ARIES AGUNG PAEWAI, S.STP, M.M, Kepala Badan

Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur yang telah

memfasilitasi terselenggaranya Diklat Pelatihan Kepemimpinan Pengawas

Angkatan I Tahun 2020 di Madiun, Jawa Timur;

iv

4. Ibu Dr. FLORENTINA JOESTANDARI, drg., MT, Kepala Bagian

Kepegawaian RSUD Dr. Soetomo selaku Mentor Penulis yang telah

memberikan arahan dan bimbingan ;

5. Bapak ANTONIUS KUSTORO YUNI D, S.E,M.A,Ak., Widyaiswara Badan

Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur selaku

Pembimbing (Coach) yang telah memberikan arahan dan bimbingan melalui

media komunikasi ;

6. Rekan seperjuangan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan III

Tahun 2020 ;

7. Segenap Staf Bagian Kepegawaian RSUD Dr. Soetomo Surabaya

8. Tak lupa untuk keluarga tercinta Penulis yang telah memberikan dukungan,

motivasi dan doa, sehingga Penulis melaksanakan Diklat Pelatihan

Kepemimpinan Pengawas ini dengan perasaan tenang dan semangat.

Penulis menyadari bahwa dalam laporan ini masih terdapat beberapa

kekurangan, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak sangat diharapkan

untuk kesempurnaan penyusunan laporan ini. Semoga laporan ini dapat

memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.

Surabaya, 27 Juli 2020

Penulis


NDH. 40

v

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL I

LEMBAR PERSETUJUAN Ii

KATA PENGANTAR Iii

DAFTAR ISI V

DAFTAR TABEL Vi

DAFTAR GAMBAR Vii

BAB 1 PENDAHULUAN 1

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Area dan Fokus Aksi 6

1.3 Tujuan Aksi Perubahan 8

1.4 Manfaat Aksi Perubahan 9

1.5 Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan 9

BAB II ANALISA MASALAH 10

2.1 Permasalahan yang ada 10

2.2 Penyebab Masalah 10

2.3 Akar Penyebab Masalah 12

2.4 Alternatif Solusi Mengatasi Masalah 15

BAB III STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH 17

3.1 Deskripsi Inovasi 17

3.2 Tahapan Kegiatan 17

3.3 Sumber Data (Peta dan Pemanfaatan) 19

3.4 Pengendalian Mutu Pekerjaan 23

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rencana Strategi (Renstra) RSUD Dr. Soetomo untuk kurun waktu

lima tahun (tahun 2019 – 2024) yang mencakup gambaran kinerja,

permasalahan, isu strategis, tujuan, sasaran, strategi, kebijakan program dan

kegiatan rumah sakit sebagai penjabaran Rencana Pembangunan Jangka

Menengah Daerah (RPJMD) Provinsi Jawa Timur sesuai tugas dan fungsi

RSUD Dr. Soetomo. RSUD Dr. Soetomo ditunjuk sebagai rumah sakit

rujukan nasional yang mempunyai tugas diantaranya mengampu rujukan

medik dari rumah sakit rujukan regional sekaligus melakukan rujuk balik

sesuai indikasi dan ketentuan yang berlaku. Oleh sebab itu, RSUD Dr.

Soetomo harus menyusun standar prosedur operasional rumah sakit dengan

sistem rujukan dari rumah sakit regional jejaringnya, memenuhi SDM,

sarana, prasarana, alat, bahan, fasilitas dan sistem informasi yang mendukung

pelayanan sebagai rumah sakit rujukan nasional sesuai standar.

RSUD Dr. Soetomo dalam melakukan fungsi pelayanan, pendidikan

dan penelitian didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal,

baik dari tenaga kesehatan maupun tenaga non kesehatan. SDM RSUD Dr.

Soetomo per Bulan Juni 2020 terdiri dari Pegawai Negeri Sipil (PNS)

sejumlah 2.269 (dua ribu dua ratus enam puluh sembilan) orang dan Pegawai

BLUD Non PNS sejumlah 1.825 (seribu delapan ratus dua puluh lima) orang.

Jumlah PNS adalah 55,42% dari total pegawai, sedangkan jumlah Pegawai

BLUD Non PNS adalah 44,58% dari total pegawai.

Sebagai Rumah Sakit Pendidikan Utama maka RSUD Dr. Soetomo

juga bekerja sama dengan Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga, di

mana terdapat beberapa Staf Dokter Spesialis Fakultas Kedokteran

Universitas Airlangga yang juga melaksanakan praktek di RSUD Dr.

Soetomo dan Dokter Mitra. Dokter mitra adalah dokter spesialis – sub

spesialis, dokter gigi spesialis – sub spesialis yang bekerja di RSUD Dr.

Soetomo dengan status kepegawaian staf medis PNS RSUD Dr. Soetomo

2

maupun staf medis Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga yang telah

purna tugas dan yang belum mempunyai status kepegawaian atas

rekomendasi dari Direktur Utama dan Ka. SMF masing-masing.

Selain tenaga kesehatan, terdapat beberapa tenaga non kesehatan yang

dikontrak untuk menunjang RSUD Dr. Soetomo dalam melakukan fungsi

pelayanan, pendidikan dan penelitian. Tenaga lain tersebut terdiri dari tenaga

outsourcing (cleaning service dan satpam/ petugas keamanan) serta tenaga

kasar. Tenaga outsourcing adalah tenaga yang dikontrak menggunakan pihak

ketiga. Tenaga kasar adalah tenaga yang dipekerjakan dalam jangka waktu

tertentu sesuai kebutuhan organisasi yang bersifat mendesak agar pelayanan

kepada pasien dapat berjalan dengan lancar. Rincian SDM di RSUD Dr.

Soetomo adalah sebagai berikut :

Tabel 1.1 Jumlah SDM Berdasarkan Status Ketenagaan

Sumber : Data Bagian Kepegawaian RSUD Dr. Soetomo ( per 30 Juni 2020)

Potensi Sumber Daya Manusia yang dimiliki RSUD Dr. Soetomo

cukup memadai, terutama dari kualitas, meskipun dari segi kuantitas

khususnya tenaga medis dan tenaga keperawatan masih belum mencukupi.

Untuk meningkatkan produktivitas karyawan, senantiasa diupayakan

peningkatan kesejahteraan pegawai, pemantauan kesehatan pegawai dan

pengembangan karir melalui pendidikan formal maupun non formal.

NO STATUS KETENAGAAN JUMLAH

1 Pegawai Negeri Sipil (PNS) 2.269 orang

2 Pegawai BLUD Non PNS 1.825 orang

3 Dokter Fakultas Kedokteran

UNAIR 143 orang

4 Dokter Mitra DPJP 74 orang

5 Dokter Mitra Non DPJP 7 orang

6 Tenaga Kasar 170 orang

TOTAL 4.488 orang

3

Capaian kinerja RSUD Dr. Soetomo dapat dilakukan melalui pengukuran

berdasarkan tingkat capaian indikator sasaran dimana memiliki 4 (empat)

sasaran dan 7 (tujuh) indikator kinerja sasaran yang dapat diuraikan

sebagaimana berikut :

Tabel 1.2 Capaian Kinerja RSUD Dr. Soetomo Tahun 2019

TUJUAN/ SASARAN STRATEGIS

INDIKATOR KINERJA

TARGET

REALISASI %

CAPAIAN

Meningkatnya mutu pelayanan rumah sakit

Indeks kepuasan masyarakat

85%

77,95%

91,71%

Persentase capaian indikator SPM yang memenuhi Target

90%

88,54%

98,38%

Persentase kesesuaian terhadap standar akreditasi rumah sakit

90%

99,94%

104,17%

Meningkatnya mutu pendidikan /pelatihan di rumah sakit

Persentase kelulusan peserta didik PPDS I yang tepat waktu

80%

96,61%

120,76%

Persentase tenaga kesehatan yang bersertifikasi klinis dari RSUD Dr. Soetomo

80%

86,50%

108,13%

Meningkatnya mutu penelitian kesehatan yang dilakukan di Rumah Sakit

Persentasen penelitian klinik yang dimuat di jurnal Ilmiah

50%

53,33%

106,66%

Meningkatnya tingkat kemandirian keuangan di rumah sakit

Cost Recovery Rate (CRR)

60%

73,50%

122,50%

Sumber : LAKIP RSUD Dr. Soetomo Tahun 2019

Adapun untuk sasaran pada point 3 berada pada Bagian Kepegawaian

RSUD Dr. Soetomo Dimana indikator kerja “Persentase kesesuaian

terhadap standar akreditasi rumah sakit” berada pada Sub Bagian Formasi

Kepagawaian dengan tugas, pokok dan fungsi dari Kepala Sub Bagian

Formasi Kepegawaian dapat dijabarkan sebagaimana berikut

4

1. Melakukan penghimpunan, mengolah, menganalisis perencanaan program

kegiatan penyusunan formasi kepegawaian

2. Melakukan persiapan bahan koordinasi penyusunan standar kebutuhan

pegawai per jenis kepegawaian, per unit kerja dan per bidang tugas (rasio,

kompetensi, kapasitas)

3. Melakukan persiapan bahan analisis kebutuhan jabatan fungsional dan

jabatan struktural, penyusunan uraian pekerjaan dan persyaratan pekerjaan

di rumah sakit

4. Melakukan persiapan bahan rencana rekruitmen karyawan dan

penempatan sesuai formasi kepegawaian

5. Melakukan persiapan bahan koordinasi penyusunan standar penggajian

dan sistem remunerasi rumah sakit

6. Melakukan persiapan bahan koordinasi penyusunan peta kompetensi dan

kebutuhan pendidikan dan pelatihan karyawan bersama Bidang

Pendidikan dan Pelatihan

7. Menyusun kebutuhan sistem informasi kepegawaian rumah sakit

8. Melakukan monitoring, evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan formasi

kepegawaian

9. Melakukan administrasi, dan dokumentasi formasi kepegawaian

10. Melakukan persiapan bahan-bahan perumusan kebijakan

Dari tupoksi Kepala Sub Bagian Formasi Kepegawaian poin 7 yaitu

Menyusun kebutuhan sistem Informasi Kepegawaian Rumah Sakit di

atas, maka timbul permasalahan, antara lain :

1. Belum terbentuknya sinergitas antar bidang/bagian dan Instalasi dalam

menyusun kebutuhan Sistem Informasi Kepegawaian yang terpadu

2. Belum adanya mekanisme pelaporan data dan pemantauan kesehatan

pegawai yang terintegrasi dan terpadu dengan pelayanan

3. Kurangnya keterlibatan pihak terkait dalam melaksanakan

evaluasi/pengawasan terhadap kesehatan dan keselamatan pegawai;

Sehingga untuk mempertahankan capaian indikator kerja Persentase

kesesuaian terhadap standar akreditasi rumah sakit yang telah mencapai

5

104,17% maka diperlukan Pemantauan kesehatan pegawai sesuai standard

Akreditasi Rumah Sakit menggunakan Sistem Informasi Kepegawaian

Terpadu

Rencana Kerja Kepala Sub Bagian Formasi Kepegawaian telah

tercantum dalam Perjanjian Kinerja sebagaimana digambarkan pada tabel di

bawah ini :

No Sasaran Indikator Kinerja Target

1.

Terwujudnya Grand

Design SDM Rumah

Sakit

Jumlah data yang diupdate dalam

sistem informasi 90%

Tabel 2.2 Perjanjian Kinerja Bagian Kepegawaian Tahun 2020

Sebagai Rumah Sakit yang memiliki SDM yang jumlahnya 4488 orang

(Juni, 2020) dengan banyak variasi jenis nomenklatur jabatan fungsional

kesehatan dan non kesehatan yang bekerja dalam shift 24 jam merupakan

suatu kendala apabila dikelola secara manual, untuk itulah agar mendapatkan

informasi data pegawai yang akurat dan realtime (Realtime database) maka

dikelola dalam suatu Sistem Informasi Kepagawaian Terpadu (SIKEDU).

Solusi ini sejalan dengan Revolusi Industri 4.0 yang menuntut adanya

perubahan disegala bidang lini seiring dengan pesatnya perkembangan

teknologi informasi.

Didalam Standard Akreditasi Rumah Sakit KARS edisi 1.1 Kompetensi

dan Kewenangan Staf 8.2 dicantumkan bahwa Rumah Sakit

Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan keselamatan staf. Staf rumah

sakit mempunyai risiko terpapar infeksi karena pekerjaannya yang

langsung dan tidak langsung kepada pasien. Pelayanan kesehatan dan

keselamatan staf merupakan hal penting bagi rumah sakit untuk menjaga

kesehatan fisik, kesehatan mental, kepuasan, produktivitas, dan

keselamatan staf dalam bekerja. Karena hubungan staf dengan pasien dan

kontak dengan bahan infeksius maka banyak petugas kesehatan berisiko

terpapar penularan infeksi. Identifikasi sumber infeksi berdasar atas

epidemiologi sangat penting untuk menemukan staf yang berisiko terpapar

infeksi. Pelaksanaan program pencegahan serta skrining seperti imunisasi,

6

vaksinasi, dan profilaksis dapat menurunkan secara signifikan insiden

infeksi penyakit menular. Untuk itu diperlukan kecepatan dalam pemantauan

permasalahan kesehatan pegawai guna meminimalisir waktu pengobatan dan

tingkat risiko penularan penyakit yang dialami oleh pegawai. Praktek yang

selama ini berlangsung, pelaporan dan pemantauan kesehatan pegawai

dilaksanakan secara konvensional dan belum memberikan data pelaporan

atas tempat dan waktu pelaksanaan yang akurat dan aktual. Mekanisme

pelaporan pengawasan bangunan yang dijalankan saat ini hanya bersifat

laporan tertulis yang tidak realtime. Sehingga diperlukan suatu sistem

teknologi berbasis elektronikyang nantinya diharapkan dapat memberikan

data laporan hasil pemantauan kesehatan yang akurat dan realtime.

Atas dasar pertimbangan – pertimbangan yang telah diuraikan di atas,

maka masalah pemantauan kesehatan pegawai dengan metode konvensional

perlu dioptimalkan dengan cara memanfaatkan teknologi Sistem Informasi

Kepegawaian Terpadu (SIKEDU) sehingga pelaporan dapat dilaksanakan

lebih akurat meningkatkan derajat kesehatan pegawai. Untuk itu aksi

perubahan kali ini mengambil topik “Aktualisasi pemantauan kesehatan

pegawai sesuai standard Akreditasi Rumah Sakit menggunakan Sistem

Informasi Kepegawaian Terpadu (SIKEDU) .

1.2 Area dan Fokus Aksi Perubahan

Berbicara area dan fokus aksi perubahan tidak dapat lepas dari 8

(delapan) rencana aksi reformasi birokrasi internal sebagaimana diatur dalam

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015 – 2019

adalah sebagai berikut :

1. Mental Aparatur ;

2. Pengawasan ;

3. Akuntabilitas ;

4. Kelembagaan ;

5. Tatalaksana ;

6. SDM Aparatur ;

7

7. Peraturan perundang-undangan ; dan

8. Pelayanan Publik.

Sejalan dengan 8 (delapan) rencana aksi reformasi birokrasi internal

tersebut di atas, maka rancangan aksi perubahan dengan judul “Aktualisasi

pemantauan kesehatan pegawai sesuai standard Akreditasi Rumah Sakit

menggunakan Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu (SIKEDU)”

masuk dalam 2 (dua) area aksi perubahan yang saling berkaitan satu sama

lain, yaitu area akuntabilitas dan tata laksana. Dimana pada area tata

laksana terlihat dari adanya penggunaan teknologi informasi yang nantinya

diharapkan dapat mempercepat dalam proses pelaporan pelaksanaan

identifikasi dan pelacakan kesehatan pegawa dengan penyakit menular di

RSUD Dr. Soetomo Surabaya. Sedangkan pada area akuntabilitas

diharapkan dengan adanya sistem informasi kepegawaian , khususnya riwayat

kesehatan yang akurat dan real time sehingga monitoring dan evaluasi

kesehatan dan keselamatan pegawai dapat terwujud dengan baik.

Adapun yang akan di angkat adalah fokus kewenangan penulis sebagai

Kepala Sub Bagian Formasi Kepegawaian dimana aksi perubahan ini

menfokuskan pada tatalaksana sistem informasi dan pelaporan identifikasi

dan pelacakan pegawai yang terdampak penyakit menular dengan

menggunakan metode sistem informasi kepegawaian terpadu

Adapun fokus aksi perubahan menggambarkan bagaimana proses aksi

perubahan akan dilakukan melalui pendekatan Inagara (Inovasi Administrasi

Negara) dimana terdapat 8 jenis antara lain :

1. Inovasi Proses (Process Innovation)

2. Inovasi Metode (Method Innovation)

3. Inovasi Produk (Product Innovation)

4. Inovasi Konseptual (Conceptual Innovation)

5. Innovasi Teknologi (Technology Innovation)

6. Inovasi Struktur Organisasi (Organizational Structure Innovation)

7. Inovasi Hubungan (Relationship Innovation)

8. Innovasi Pengembangan Sumber Daya Manusia

8

Dengan memperhatikan jenis-jenis inovasi administrasi negara di atas,

maka fokus aksi perubahan yang diangkat kali ini adalah :

1. Inovasi Metode (Method Innovation)

Dengan pelaporan data hasil monitoring kesehatan dan keselamatan

pegawai yang saat ini dilaksanakan dengan metode secara manual dengan

adanya inovasi metode ini, hasil pelaporan nantinya akan diproses dengan

metode yang menggunakan sistem informasi / elektronik.

2. Innovasi Teknologi (Technology Innovation)

Pengembangan modul kepegawaian dalam Sistem Informasi

Kepegawaian tentang riwayat kesehatan pegawai dalam rangka

pemantauan kesehatan pegawai terutama yang terdampak penyakit

menular dan infeksi.

1.3 Tujuan Aksi Perubahan

Dengan aksi perubahan ini bertujuan mampu memenuhi harapan

masyarakat di dalamn memberikan laporan hasil pengawasan bangunan

(wasbang) yang aktual dan akurat. Adapun tujuan aksi perubahan yang

dicapai ini mencakup :

a) Jangka Pendek

1. Tersedianya data based riwayat kesehatan pegawai

2. Terintegrasinya Riwayat Kesehatan Pegawai dengan Sistem Informasi

Kepegawaian Terpadu

b) Jangka Menengah

Mempercepat pemantauan kesehatan kerja pegawai sebagai bahan untuk

pengambilan keputusan

c) Jangka Panjang

Mewujudkan pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu

secara berkelanjutan dengan pengembangan modul sesuai kebutuhan

organisasi secara berkelanjutan.

9

1.4 Manfaat Aksi Perubahan

1. Untuk mempermudah memperoleh informasi berkaitan dengan

kesehatanpegawai sehingga evaluasi dan monitoring pelaksanaan

kesehatan dan keselamatan pegawai secara real time dan akurat.

2. Sebagai alat bantu menghilangkannya human error dalam pelaksanaan

pemantauan kesehatan dan keselamatan pegawai

3. Terciptanya pelaporan sistem kesehatan dan keselamatan pegawai sesuai

dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

1.5 Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan

Berdasarkan hasil identifikasi studi lapangan di Badan Pengembangan

Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu (BPMPTSP) Kota Batu yang dapat

diadopsi dalam aksi perubahan adalah adanya gagasan perubahan/inovasi dari

Pemerintah Kota Batu serta goodwill/itikad baik dari semua pihak untuk

mewujudkan Pelayanan Publik Terpadu Satu Pintu Kota Batu. Serta

terbentuknya tim yang efektif untuk memberikan pelayanan prima kepada

masyarakat di Kota Batu. Semangat inilah yang nantinya akan diambil

sebagai pelajaran untuk aksi perubahan yang berjudul “Aktualisasi

pemantauan kesehatan pegawai sesuai standard Akreditasi Rumah Sakit

menggunakan Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu (SIKEDU”

10

BAB II

ANALISA MASALAH

2.1 Permasalahan

Permasalahan atau Isu Strategis pada Sub Bagian Formasi

Kepegawaian RSUD Dr. Soetomo terkait dengan tupoksi dan rencana kinerja

organisasi adalah :

1. Belum terbentuknya sinergitas antar bidang/bagian, komite dan Instalasi

dalam menyusun kebutuhan Sistem Informasi Kepegawaian yang terpadu

2. Belum adanya mekanisme pemantauan kesehatan pegawai yang real time

melalui mekanisme sistem informasi

3. Kurangnya keterlibatan dan kolaborasi pihak terkait dalam melaksanakan

pemantauan terhadap kesehatan dan keselamatan pegawai (berdasarkan

data : Minimnya keterlibatan pihak terkait secara terstruktur dan

kolaborasi )

4. Belum adanya sinkronisasi antara Renstra , Indikator Kinerja Utama dan

Tupoksi sesuai peraturan perundangan yang berlaku

2.2 Penyebab Masalah

Dari permasalahan di atas maka dibuat perangkingan isu dengan

menggunakan metode A K P L ( Aktual, Kekhalayakan, Problem dan

Kelayakan ) sesuai Permendagri No. 86 Tahun 2017 . Dari analisa AKPL dan

lampiran B.38 Pemendagri No. 86 tahun 2017 maka diperoleh hasil

sebagaimana berikut :

NO ISU A K P L Total Rangking

1. Belum adanya sinkronisasi

antara Renstra , Indikator

Kinerja Utama dan Tupoksi

sesuai peraturan perundangan

yang berlaku

4 4 4 4 16 3

2. Kurangnya keterlibatan dan

kolaborasi pihak terkait

dalam melaksanakan

pemantauan terhadap

kesehatan dan keselamatan

3 4 4 4 15 4

11

pegawai

3. Belum terbentuknya sinergitas

antar bidang/bagian, komite

dan Instalasi dalam menyusun

kebutuhan Sistem Informasi

Kepegawaian yang terpadu

5 5 5 4 19 2

4. Belum adanya mekanisme

pemantauan kesehatan

pegawai yang real time

melalui mekanisme sistem

informasi

5 5 5 5 20 1

Tabel 2.1 Tabel Penapisan Isu Menggunakan Metode AKPL

Berdasarkan penetapan isu dengan menggunakan teknik AKPL, dapat

dikerucutkan menjadi tiga isu yang kemudian akan dipertimbangkan kembali

untuk dijadikan isu prioritas. Kemudian tiga isu tersebut kembali diidentifikasi

dengan menggunakan teknik U (Urgency), S (Seriousness), dan G (Growth).

NO ISU U S G Total Rangking

1. Belum adanya sinkronisasi



sesuai peraturan perundangan

yang berlaku

3 4 5 12 3

2. Belum terbentuknya

sinergitas antar

bidang/bagian, komite dan

Instalasi dalam menyusun



5 4 5 14 2

3. Belum adanya mekanisme


pegawai yang realtime


informasi

5 5 5 15 1

Tabel 2.2 Tabel Penapisan Isu dengan menggunakan skor USG

Atas dasar pemilihan prioritas tersebut di atas, maka isu “Belum adanya

mekanisme pelaporan kesehatan pegawai yang realtime melalui sistem

informasi ” menjadi isu prioritas yang harus segera diselesaikan dengan tepat

melalui sistem informasi yang terintegrasi dan terpadu.

12

2.3 Akar Penyebab Masalah

Selanjutnya dari isu prioritas yang telah didapatkan hasil perangkingan

dengan menggunakan metode AKPL dan USG akan dicari penyebab

permasalahan dengan mengunakan Cause and Effect Diagram / Fishbone

yang mana perspektif yang akan dianalisa adalah sumber daya manusia,

metode kerja, tempat dan lingkungan kerja, peralatan kerja, material dan

pembiayaan. Hal ini dapat digambarkan sebagaimana gambar di bawah ini :

14

Belum ada

mekanisme

pemantauan data

kesehatan

pegawai yang

realtime melalui

sistem informasi

SDM Metode Kerja

Sarana /Material

Jumlah dan jenis

tenaga / SDM yang

handal bidang IT

masih terbatas

Metode

pelaporan yang

manual dan

tidak realtime

Belum adanya

sosialisasi terkait

mekanisme pelaporan

data yang realtime

Terbatasnya support

Instalasi Teknologi

Informasi dalam

pengembangan modul

kepegawaian

Biaya

Pembiayaan modul

kepegawaian tidak

menjadi prioritas

utama

Gambar 1.1 Diagram Fish Bone

15

2.4 Alternatif Solusi Mengatasi Masalah

“Belum ada mekanisme pemantauan data kesehatan pegawai yang realtime melalui sistem

informasi dengan melakukan :

(a). Penyusunan model riwayat kesehatan pada modul Sistem Informasi Kepegawaian

Terpadu

(b). Melakukan koordinasi dengan bidang/bagian/komite/Instalasi terkait dalam pemantauan

kesehatan pegawai;

(c). Melakukan sosialisasi modul data riwayat kesehatan dengan pihak terkait.

2.5 Solusi Mengatasi Masalah

Dilakukan melalui pengembangan modul Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu khususnya

modul riwayat Kesehatan Pegawai

16

Permasalahan/Isu Strategis Prioritas Masalah Akar penyebab Masalah Alternatif Solusi Solusi

• Belum terbentuknya

sinergitas antar

bidang/bagian, komite dan

Instalasi dalam menyusun



• Belum adanya mekanisme


pegawai yang real time


informasi

• Kurangnya keterlibatan dan

kolaborasi pihak terkait

dalam melaksanakan

evaluasi/pengawasan

terhadap kesehatan dan

keselamatan pegawai

(berdasarkan data :

Minimnya keterlibatan pihak

terkait secara terstruktur dan

kolaborasi )

• Belum adanya sinkronisasi



sesuai peraturan

perundangan yang berlaku

Belum adanya

mekanisme

pemantauan

kesehatan pegawai

yang real time

melalui mekanisme

sistem informasi

• Jumlah dan

jenis

tenaga/SDM

yang handal

bidang IT

masih terbatas

• Metoda

pelaporan yang

manual dan

tidak realtime

• Belum adanya

sosialisasi

terkait

mekanisme

pelaporan data

yang realtime

• Terbatasnya

support

Instalasi

Teknologi

Informasi

dalam

pengembangan

modul

kepegawaian

• Pembiayaan

modul

kepegawaian

tidak menjadi

prioritas utama

• Penyusunan modul riwayat

kesehatan pegawai pada

modul Sistem Informasi

Kepegawaian Terpadu

• Sosialisasi Modul kepada

seluruh pegawai

• Melakukan koordinasi

dengan

bidang/bagian/komite/insta

lasi terkait pemantauan

kesehatan kerja pegawai

Pengembangan

modul Sistem

Informasi

Kepegawaian

terkait riwayat

kesehatan

pegawai

Tabel 2.3 : Isu strategis, penyebab masalah dan solusi

17

BAB III

STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

3.1 Deskripsi Inovasi

Solusi pemecahan masalah isu yang telah ditetapkan adalah “Mengembangkan

Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu dengan modul Riwayat Kesehatan Pegawai

yang diselaraskan dengan Modul Pelayanan dan Pengendalian Infeksi .” Dimana

dengan mengubah metode pemantauan kesehatan kerja yang dilakukan secara manual

menjadi sistem elektronik sehingga diharapkan dapat mempercepat pengambilan keputusan

tindakan kepada pegawai yang menderita penyakit khsuusnya penyakit menular dan infeksi.

Modul Kepegawaian tersebut melibatkan berberapa unit terkait mulai dari titik awal

pengambilan data dari Instalasi / Unit pelayanan sampai dengan modul kepegawaian.

Inovasi ini merupakan pengembangan modul yang baru dilaksanakan di Sub Bagian Formasi

Kepegawaian dimana sebelumnya pelaporan dilaksanakan secara manual dengan hanya

memberikan informasi lisan. Inovasi ini juga diharapkan nantinya bisa dilaksanakan secara

berkelanjutan dapat meminimalisir adanya kesalahan manusia/human error. Kegiatan

pemantauan dengan menggunakan teknologi digital yang diampu oleh Sistim Informasi

Kepegawaian Terpadu yang merupakan bagian dari SIESTA RSUD Dr. Soetomo

3.2 Tahapan Kegiatan

Tahapan aksi perubahana ini terdiri dari tahapan jangka pendek, jangka menengah dan

jangka panjang. Jangka pendek dan jangka menengah wajib dilaksanakan sebagai wujud

implementasi Aksi Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan III

Tahun 2020. Adapun tahapan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang dapat

dilihat dari bagan di bawah ini.

18

PENTAHAPAN

(MILESTONES) KEGIATAN WAKTU OUTPUT

A. Jangka Pendek ( Juli s/d Agustus 2020)

1. Persiapan

pelaksanaan aksi

perubahan;

1. Konsultasi rencana

aksi perubahan

dengan mentor

Minggu I

Juli 2020

Petunjuk, arahan

/bimbingan mentor ide

aksi perubahan

2. Koordinasi

membahas terkait

rencana aksi

perubahan

Minggu

II Juli

2020

Pemantapan komitmen

terhadap aksi

perubahan

3. Konsultasi rencana

aksi perubahan

dengan coach

Minggu

III Juli

2020

Bimbingan dan

pemantapan tentang

ide aksi perubahan

4. Pembentukan tim

aksi perubahan

Minggu

III Juli

2020

Terbentuk dan

tersusunnya

mekanisme kerja tim

2. Perancangan

design sistem

aplikasi sikedu

Koordinasi

membahas rancangan

aplikasi sikedu

dengan modul

pelayanan + PPI

Minggu

IV Juli

2020

Tersusunnya

rancangan aplikasi

3. Uji coba sistem

aplikasi sikedu

Uji Coba aplikasi

yang terintegrasi

antara modul

kepegawaian +

modul pelayanan dan

modul PPI

Minggu I

Agustus

2020

Evaluasi design

aplikasi sikedu

4. Alih ilmu / transfer

knowledge aplikasi

Memberikan edukasi

dan pelatihan

aplikasi modul

pemantauan

kesehatan pegawai

Minggu

II

Agustus

2020

Pemahaman modul


pegawai

5. Implementasi

aplikasi sikedu 1. Implementasi

Minggu

III

Agustus

2020

Terlaksananya

pelaporan hasil


pegawai

2. Melaksanakan

koordinasi

bersama

stakeholder

Minggu

III

Agustus

2020

Tercapainya

kesepahaman antar

stakeholder dan

kelancaran tugas

19

6. Melakukan

monitoring dan

evaluasi

Melaksanakan

monitoring dan

evaluasi aplikasi

sikedu

Minggu

IV

Agustus

2020

Terlaksananya

monitoring dan

evaluasi pelaporan

hasil pemantauan

kesehatan pegawai

A. Jangka Menengah ( > 6 bulan s/d 1 tahun)

1. Implementasi aplikasi

sikedu yang

berkelanjutan dan

terintegrasi

Mewujudkan

Pelaksanaan sistem

pemantauan berbasis

elektronik

Des 2020 Terimplementasinya


pegawai

2. Monitoring dan

evaluasi jangka

menengah

Melakukan

monitoring dan

evaluasi

Des 2020 Terpantau dan

terevaluasinya

pelaporan hasil

pengawasan bangunan

(wasbang) berbasis

GIS dalam jangka

menengah

B. Jangka Panjang ( > 1 tahun s/d 2 tahun)

Pengembangan,

monitoring dan evaluasi

aplikasi sikedu terutama

riwayat kesehatan

pegawai

1. Melakukan

pengembangan

modul

Tahun

2021

Terbangunnya sistem

hasil pengembangan

2. Melakukan

monitoring dan

evaluasi

implementasi

Tahun

2021

Terpantau dan

terevaluasinya


pegawai

3.3 Sumber Daya ( Peta dan Pemanfaatan )

Dalam rangka pelaksanaan aksi perubahan “Aktualisasi Pemantauan Kesehatan

Pegawai sesuai Standard Akreditasi Rumah Sakit menggunakan Sistem Informasi

Kepegawaian Terpadu (SIKEDU)”, diperlukan adanya dukungan sumber daya tim yang

terlibat dalam penyelenggaraan aksi perubahan ini. Adapun struktur penyelenggaran aksi

perubahan dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

20

Gambar 3.1 Struktur Tata Kelola Aksi Perubahan

Penjelasan Tim Kerja sebagai berikut :

No Peran Nama Uraian Tugas

1. Project

Sponsor -

Mentor

Dr. Florentina

Joestandari, drg. MT

selaku Kepala Bagian

Kepegawaian

1. Memberikan arahan dan

dukungan atas

keseluruhan kegiatan

2. Memberikan dukungan

secara berkelanjutan

selama pelaksanaan

kegiatan

3. Membantu menyelesaikan

kendala / hambatan

4. Memberikan saran dan

masukan selama

pelaksanaan kegiatan

2. Coach ANTONIUS KUSTORO

YD,S.E,M.A,Ak.

1. Memberikan saran dan

masukan selama


2. Mengevaluasi hasil


3. Membantu

menyelesaikan kendala

/ hambatan

Project Sponsor

Dr. FLORENTINA J, drg. MT

Kepala Bagian Kepegawaian

Project Leadership Team


Kepala sub Bagian Formasi

Kepegawaian

Tim Kerja

Tim Percepatan Pemantauan Kesehatan Pegawai

Coach

ANTONIUS KUSTORO YD,S.E,M.A,Ak.

Widyaswara Ahli Madya

21

3. Project

Leader

IDA MAYASARI, SKM.

M.Kes selaku Kepala

Seksi Pengawasan Tata

Ruang

Penanggung jawab atas

keseluruhan pelaksanaan

kegiatan

4. Tim efektif Tim Percepatan

Pemantauan Kesehatan

Pegawai

1. Sebagai Tim Inti terdiri

dari : Bagian

Kepegawaian, Instalasi

Teknologi dan

Komunikasi Informasi,

Komite PPI, Komite

K3RS, Unit Kerja Medical

Cek Up, Instalasi

Laboratorium Central

2. Sebagai Tim Aju

melibatkan seluruh

Instalasi / Bidang/ bagian/

SPI / Komite untuk

melakukan

Mengidentifikasi,

menfasilitasi

pengumpulan data


pegawai

3. Mempersiapkan

pelaksanaan rapat

koordinasi dan konsultasi

4. Mempersiapkan

penyusunan Surat

Keputusan

Tabel 3.1 Uraian Tugas Tim Kerja

Stakeholder didefinisikan sebagai “perorangan maupun kelompok yang tertarik, baik

yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi, yang berpengaruh maupun terpengaruh

oleh tujuan-tujuan dan tindakan-tindakan sebuah Tim”. Stakeholder atau pemangku

kepentingan yang berkaitan dengan aksi perubahan ini adalah sebagaimana tabel di bawah

ini.

22

No. Stakeholder Internal No. Stakeholder Eksternal

1. Direktur Utama 1. Sekretaris Daerah Prov. Jatim

2. Direktur Umum dan Keuangan

3. Kepala Bagian Kepegawaian 2. Ka. Badan Kepegawaian

Daerah Prov. Jatim

4. Kasubag Formasi Kepegawaian 3. Ka. Dinas Kesehatan Prov

Jatim

5. Kasubag Administrasi dan

Pembinaan Pegawai

6. Ka seksi Pelayanan Khusus

7. Ka. Komite Pencegahan dan

Pengendalian Infeksi

8. Ka. Komite K3RS

9. Ka. Instalasi Lab Central

10. Ka. Unit Kerja Medical Cek Up

10. Ka. Instalasi Teknologi

Komunikasi dan Informasi

11. Staf Bagian Kepegawaian

Tabel 3.2 Identifikasi Stakeholder

Dalam organisasi publik, sangat penting untuk mengetahui siapa stakeholder yang

memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap program yang dimiliki oleh organisasi. Untuk

itu perlu dikenali jenis stakeholder sebagai berikut:

1. Stakeholder primer, yaitu mereka yang langsung dipengaruhi oleh program yang

dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun

negatif. Stakeholder yang masuk jenis stakeholder primer diantaranya sebagai berikut:

1) Direktur Utama;

2) Direktur Umum dam Keuangan

3) Kepala Bagian Kepegawaian;

4) Kepala Sub Bagian Formasi Kepegawaian:

23

5) Kepala Seksi Pelayanan Khusus;

6) Ka. Instalasi Lab Central;

7) Ka. Instalasi Teknologi dan Komunikasi Informasi:

8) Ka. Komite Pengendalian dan Pencegahan Infeksi

9) Ka. Komite K3RS

10) Ka. Unit Medical Cek Up

11) Staf Bagian Kepegawaian

2. Stakeholder sekunder, yaitu mereka yang tidak langsung dipengaruhi oleh program yang

dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun

negatif. Stakeholder yang masuk jenis stakeholder sekunder diantaranya sebagai berikut:

1) Sekretaris Daerah Provinsi Jawa Timur

2) Ka. Badan Kepegawaian Daerah

3) Ka. Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur

3. Stakeholder utama, yaitu mereka yang bisa memiliki pengaruh positif/negatif atau

kewenangan legal pengambilan keputusan terhadap program dan keberadaan mereka

sangat penting bagi organisasi yang memiliki program tersebut. ektirStakeholder yang

masuk jenis stakeholder utama adalah Direktur Utama RSUD Dr. Soetomo

3.4 Manajemen Mutu Pekerjaan

Pengendalian mutu pekerjaan atau pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam

manajemen, yang secara substansial sangat dipengaruhi oleh konsep – konsep manajemen

secara keseluruhan. Adapun tahapan manajemen pengawasan didasarkan kepada tahapan –

tahapan dalam proses manajemen yang merujuk pada fungsi – fungsi manajemen, seperti :

perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan.

Dan sebagai bentuk pengendalian / pengawasan pelaksanaan “ mengembangkan sistem

informasi kepegawaian dengan modul riwayat kesehatan dengan menggunakan sistim

aplikasi untuk menghasilkan data realtime sebagai dasar pengambilan keputusan kesehatan

pegawai” maka dibuatlah indikator keberhasilan ebagaimana dijabarkan pada tabel di bawah

ini :

24

Aktualisasi pemantauan kesehatan pegawai sesuai standard Akreditasi Rumah

Sakit menggunakan Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu (SIKEDU

Indikator Keberhasilan Deskripsi Target capaian

kinerja

Bobot

Target

• Perencanaan

Peralatan dan aplikasi

sikedu yang terintegrasi

dengan modul PPI dan

modul pelayanan

Tersusunnya design /

modul sikedu yang

terintegrasi dengan

modul PPI dan

pelayanan

100%

20%

• Pengorganisasian

Pembentukan tim kerja


pegawai

Terbentuknya tim kerja


pegawai

100%

20%

• Pelaksanaan

Pelaksanaan aplikasi

modul kepegawaian

Terlaksananya

penggunaan alat dan

aplikasi berbasis GIS

dalam pelaporan hasil

pengawasan bangunan

(wasbang)

100%

40%

• Pengendalian

Pedoman evaluasi dan

monitoring bagi Tim

Kerja

Disusunnya laporan –

laporan hasil evaluasi

dan monitoring

100%

20%

Tabel 3.3 Indikator Keberhasilan Aksi Perubahan

Dengan adanya indikator keberhasilan diharapkan dapat dijadikan sebagai acuan

dalam melaksanakan fungsi manajemen pengendalian mutu sehingga target kinerja dalam

aksi perubahan dapat berjalan sesuai dengan rencana.

rancangan aksi perubahan

Documents