laporan implementasi aksi perubahan pkp iii / 2020 …

Surabaya, 5 Oktober 2020

Laporan Implementasi Aksi Perubahan

PKP III / 2020

AKTUALISASI

PEMANTAUAN KESEHATAN PEGAWAI SESUAI STANDARD AKREDITASI RUMAH SAKIT

BERBASISSISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN TERPADU (SIKEDU)

Ida Mayasari, SKM. M.KesNDH 40

DISKRIPSI AKSI

KEPEMIMPINAN

DISKRIPSI HASIL

KEPEMIMPINAN

IMPLEMENTASI AKSI

PERUBAHAN

DISKRIPSI AKSI KEPEMIMPINAN

Diskripsi Aksi

Kepemimpinan

Etika Perilaku : Komitmen,Loyalitas, SalingMenghargai, Hubunganyang harmonis

Budaya kerja : semangat kerja,PHBS, 3M

Pengelolaan Proses Kepemimpinan

Adanya DukunganStakeholder internal daneksternal

Dukungan Stakeholder

Tersusun Tim Kerja yang terdiri dari BagianKepegawaian dan IntalasiTeknologi & Komunikasi

Identifikasi efektifitasAktivitas pengendalianpada setiap TahapKegiatan

.

Pengendalian MutuTahapan Aksi Perubahan

01

02

03

04

Pengelolaan Tim Kerja & Jejaring

PENGELOLAAN PENGENDALIAN MUTU TAHAPAN AKSI PERUBAHAN01

No Tahapan

Kegiatan

Hambatan

Pelaksanaan

Kegiatan

Aktivitas

Pengendalian

Yang dilakukan

Efektifitas

Pengendalian

Saran

perbaikan

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

1.

Persiapan

rancangan

aksi

perubahan

Sesuai

dengan yang

direncanakan

Perencanan dan

penyusunan

topic aksi

perubahan

Efektif untuk

perencanaan

pemilihan

rancangan

topic aksi

perubahan

Menyusun

rancangan

aksi

perubahan

2.

Pembentukan

Tim

Perlunya

koordinasi

yang sangat

intens dengan

waktu yang

terbatas

Koordinasi dan

Komunikasi

Tim antar unit

kerja / instalasi/

bidang/bagian

Efektif untuk

menjalin

koordinasi &

Komunikasi

anggota Tim

Menyusun

SK Tim

Rancangan

Aksi

Perubahan

3. Persiapan

sarana

prasarana

Pengumpulan

data

informasi

kesehatan

pegawai

masih manual

Persiapan data

dan rancangan

aplikasi

SIKEDU

dengan menu

informasi

riwayat

kesehatan

Efektif untuk

mengendalik

an informasi

data yang

akurat

Menyiapkan

data

informasi,

draft modul

dan

integrasi

data

pelayanan

dan sikedu

4. Penyusunan

alur atau

design

rancangan

Belum

adanya

workflow

pemantauan

kesehatan

pegawai

Koordinasi

membahas

rancangan

aplikasi sikedu

dengan

pengembangan

fitur riwayat

kesehatan

pegawai

Efektif untuk

Design atau

rancangan

Menyusun

pengemban

gan fitur

riwayat

kesehatan

pegawai

dan

workflow

pemantauan

kesehatan

pegawai

5. Ujicoba dan

Implementasi

Data riwayat

kesehatan

belum update

sempurna dan

proses

integrasi

memerlukan

waktu yang

lama

Melakukan

sinkronisasi

antara data

Sikedu dan data

pelayanan

khusus data

pemeriksaan

covid -19 bagi

pegawai

Informasi

Data akan

menjadi lebih

efektif dan

akurat

Sikronisasi

dilakukan

secara

realtime

6. Melaksanaka

n monitoring

dan evaluasi

aplikasi

sikedu

Belum

optimalnya

pemanfaatan

aplikasi

sikedu

(sistem

informasi

kepegawaian

terpadu)

Melakukan

evaluasi secara

kontinyu tentang

fitur fitur dalam

pengembangan

aplikasi sikedu

Informasi

data akan

menjadi lebih

efektif dan

akurat

Melakukan

evaluasi

secara

berkala dan

berkelanjuta

n tentang

pengemban

gan modul

riwayat

kesehatan

PENGELOLAAN PENGENDALIAN MUTU TAHAPAN AKSI PERUBAHAN

No Nama Stakeholder Bukti Dukungan

(1) (2) (3)

1. Direktur Utama -Pengesahan Alur dan SPO

-Pengesahan Tim Rancangan Aksi Perubahan

Pemantauan Kesehatan Pegawai Berbasis Sistem

Informasi Kepegawaian Terpadu

2. Direktur Umum dan Keuangan -Persetujuan Alur dan SPO

-Persetujuan Tim Rancangan Aksi Perubahan

Pemantauan Kesehatan Pegawai Berbasis Sistem


3. Kepala Bagian Kepegawaian -Persetujuan Alur dan SPO

-Persetujuan Tim Rancangan Aksi Perubahan

4. Kasubag Administrasi dan Pembinaan Pegawai Pembuatan Surat Keterangan Isolasi Mandiri

5. Ka Seksi Pelayanan Khusus Koordinator tim Swab Test

6. Ka. Komite Pencegahan dan Pengendalian Infeksi Penyusunan dan analisis form tracing pegawai

terkonfirmasi covid-19

7. Ka. Instalasi Laboratorium Sentral Pemeriksaan rapid dan swab bagi pegawai

8. Ka. Unit Kerja Medical Cek Up Pemeriksaan rapid dan Medical Cek Up pegawai

9. Ka. Instalasi Teknologi Komunikasi dan Informasi Perancangan dan pengembangan modul Riwayat

Kesehatan dalam Sikedu

10. Staf Bagian Kepegawaian Pendukung Teknis Kegiatan dan entry data riwayat

kesehatan

DUKUNGAN STAKE HOLDER

No Uraian tugas masing masing

Tim Kerja

Rencana Pelaksanaan

(1) (2) (3)

1.Ida Mayasari, SKM. M. Kes

Ka. Sub bag Formasi Kepegawaian

Bertanggungjawab

terhadap pelaksanaan

sistim informasi kesehatan

dan percepatan

pemantauan kesehatan

pegawai melalui Sikedu

Melakukan Koordinasi mulai tahap perisiapan,

pelaksanaan, uji coba dan implementasi,

monitoring dan evaluasi tentang pengembangan

modul SIKEDU yaitu fitur riwayat kesehatan

pegawai dan percepatan pemantauan

kesehatan pegawai pegawai yang terinfeksi

2.Firda Rahmawati, SKM

Staf Bagian Kepegawaian sebagai

Jabfung Pembimbing Kesehatan Kerja

Mempersiapkan dan

merancang pelaksanaan

kegiatan serta menyusun

draft prosedur

Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan rapat

koordinasi , Menyusun draft kebijakan

pencegahan dan , pengendalian covid-19 bagi

pegawai , pada bulan Agustus 2020

Menyusun draft alur pemeriksaan covid -19

bagi pegawai pada bulan Agustus 2020

3.Firman Dwi Arianto, S. Kom

Staf Bagian Kepegawaian

Menyusun pengembangan

modul sistem informasi

kepegawaian terpadu

Menyusun modul aplikasi sistem informasi

kepegawaian terpadu pada bulan Juli –

Agustus 2020

4.Wahyu Adi Nugroho, S.Kom

Staf Instalasi Teknologi dan Komunikasi

Informasi

Menyusun fitur riwayat

kesehatan pegawai pada

Sikedu

Menyusun fitur riwayat kesehatan pegawai

pada Sikedu pada Minggu I-III bulan Agustus

2020

5.Rizky Firmansyah, S.Kom

Staf Instalasi Teknologi dan Komunikasi

Informasi

Melakukan koordinasi dan

integrasi data pemeriksaan

covid-19 dan data Sikedu

Melakukan export import data pemeriksaan

covid-19 dan data sikedu pada Minggu I – III

bulan Agustus 2020

6.Wahyu Indra Lesmana

Staf Bagian Kepegawaian

Melakukan entri data

riwayat kesehatan pegawai

Mengentry data riwayat kesehatan pegawai

pada Minggu I-II bulan Agustus 2020

PENGELOLAAN TIM KERJA DAN JEJARING

Capaian Tahapan Aksi PerubahanNo Tahapan

KegiatanTanggal

PelaksananOutput yang dihasilkan

Buktipendukung

(1) (2) (3) (4) (5)

1. Konsultasi dengan

Mentor dan coach

tahap persiapan

18 Juli 2020

25 Juli 2020

Kesepakatan tentang tema

yang akan dipilih dalam

rancangan aksi perubahan

disesuaikan kondisi terupdate

Hasil konsultasi

tentang usulan tema

aksi perubahan


KegiatanTanggal


Buktipendukung

(1) (2) (3) (4) (5)

2. Koordinasi awaldengan timPendukung Teknis

23 Juli 2020 Masukan dan Sarantentang Usulan Temadalam Rancangan AksiPerubahan yaitu RiwayatKesehatan

Notulen Rapat tgl.23 Juli 2020

Capaian Tahapan Aksi Perubahan

No TahapanKegiatan

TanggalPelaksanan

Output yang dihasilkan

Buktipendukung

(1) (2) (3) (4) (5)

3. Pembentukan Tim

Rancangan Aksi Perubahan

1 Agustus 2020 SK Direktur Utama tentang

Rancangan Aksi Perubahan

SK Direktur Utama

No.188/1179.3/301/2020

tentang Rancangan Aksi

Perubahan Pemantauan

Riwayat Kesehatan

pegawai berbasis Sikedu


KegiatanTanggal


Buktipendukung

(1) (2) (3) (4) (5)

4. Penyusunan perancangan

SPO /Prosedur

Pemeriksaan Covid -19

5 Agustus 2020 SK Direktur Utama tentang

pemeriksaan kesehatan covid-19

bagi pegawai

SK Direktur Utama No.

301/01/301.1.3/3021/20

20 tentang Prosedur

Pemeriksaan Covid-19

bagi pegawai


KegiatanTanggal


Buktipendukung

(1) (2) (3) (4) (5)

5. Perancangan design

modul pengembangan

riwayat kesehatan

7 Agustus 2020 1. Rencana pengembangan

modul SIKEDU dengan menu

riwayat kesehatan

2. Workflow pemantauan

kesehatan pegawai

Draft Rancangan

menu dan workflow

pemantaun kesehatan

pegawai dan notulen

rapat tgl. 7 Agustus

2020


KegiatanTanggal


Buktipendukung

(1) (2) (3) (4) (5)

6.

7.

Uji Coba

Implementasi

Mg ke IV Agt 2020

Mg ke I & II Sept

2020

Dashboard Fitur riwayat

kesehatan, notifikasi SMS

(Short Message Service) hasil

pemantauan kesehatan pegawai

yang terinfeksi covid-19 dan

Surat Keterangan Isolasi

Mandiri

Dashboard Fitur riwayat

kesehatan pegawai dan


pegawai yang terinfeksi

covid-19 dan notifikasi

SMS serta Surat

Keterangan Isolasi Mandiri

Dashboard SIESTA

TAHAP UJI COBA DAN IMPLEMENTASI

Dashboard SIKEDU bagian dari SIESTA

merupakan komitmen

Bagian Kepegawaian untukmelakukan terobosandalam mempermudah danmempersingkat seluruhlayanan kepegawaian,serta mengoptimalkanseluruh sistem informasikepegawaian yang cepat,tepat, dan akurat

1. Database Kepegawaian Terpaduuntuk Pengelola Kepegawaian

2. Early Warning System (EWS)SIP/STR) untuk Pegawai

3. Pengurusan Cuti Pegawai untuksemua pegawai

4. Pegurusan Surat Keteranganuntuk semua pegawai

5. Pembuatan Gaji Berkala otomatisuntuk Pengelola Kepegawaian

6. Pengurusan Ijin PengembanganKompetensi Ke Luar Negeridengan Biaya Sendiri

7. Presensi Online8. Riwayat Kesehatan

Modul Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu (SIKEDU) :

Tampilan Database Kepegawaian Terpadu

Dashboard Riwayat Kesehatan

Dashboard Pemantauan Kesehatan tentang Covid-19

Notifikasi untuk pegawai

Notifikasi untuk Bag Kepegawaian

SURAT KETERANGAN ISOLASI MANDIRI

• Movie clips

Video


KegiatanTanggal


Buktipendukung

(1) (2) (3) (4) (5)

8. Monitoring dan Evaluasi 17 September 2020 Brainstorming sistem

informasi riwayat kesehatan

dan pemantauan kesehatan

pegawai

Evaluasi Prosedur alur

pemeriksaan kesehatan

covid-19 bagi pegawai

dan

CAPAIAN KINERJA

No Tahapan Kegiatan Bobot Target

Capaian

Kinerja

Realisasi Capaian

(1) (2) (3) (4) (5)

1. Tersusunnya Rancangan

pengembangan modul SIKEDU

tentang riwayat kesehatan

pegawai

20% 1 dokumen 1 dokumen 100%

2. Terbentuknya Tim Rancangan

Aksi Perubahan Pemantauan

Kesehatan Pegawai


3. Tersusunnya dashboard riwayat

kesehatan pegawai dan


pegawai yang terinfeksi covid-19


4. Tersusunnya kebijakan

pencegahan dan pengendalian

covid-19 bagi pegawai


No Sebelum Aksi Perubahan Setelah Aksi Perubahan Indikator Keberhasilan

(1) (2) (3) (4)

1. Belum tersedianya data riwayat

kesehatan pegawai yang realtime

Telah tersedianya data riwayat


Tersedianya informasi riwayat


2. Belum ada tampilan atau fitur riwayat

kesehatan dalam SIKEDU

Terdapat tampilan atau fitur

riwayat kesehatan dalam SIKEDU

Tersedianya Dashboard Riwayat

Kesehatan Pegawai dalam Sistem


3. Belum adanya notifikasi peringatan

atau SMS (Short Message Service)

kepada pegawai, bag kepegawaian

dan bid yansus tentang pemantauan

kesehatan pegawai yang terinfeksi

covid-19

Adanya notifikasi peringatan atau

SMS (Short Message Service)

kepada pegawai, bag kepegawaian

dan bid yansus tentang

pemantauan kesehatan pegawai

yang terifeksi covid-19

Tersusunnya notifikasi peringatan

melalui SMS ((Short Message

Service) pegawai yang terinfeksi

covid-19

4. Usulan penerbitan surat keterangan

isolasi mandiri dilakukan secara

manual

Usulan penerbitan surat

keterangan isolasi mandiri

dilakukan secara elektronik dan

diupload dalam SIKEDU

Tersedianya surat keterangan

isolasi mandiri secara elektronik

5. Belum adanya Kebijakan tentang

Pencegahan dan Pengendalian Covid-

19 Bagi Pegawai dan Prosedur

Pemeriksaan Covid -19 bagi pegawai

Telah tersusunnya Kebijakan

tentang Pencegahan, Pengendalian

Covid-19 bagi pegawai dan

Prosedur Pemeriksan Covid-19

bagi pegawai

Tersusunnya regulasi atau

kebijakan tentang Pencegahan,

Pengendalian Covid-19 bagi

pegawai dan Prosedur Pemeriksan

Covid-19 bagi pegawai

MANFAAT AKSI PERUBAHAN

Simpulan

1. Tersedianyainformasi riwayatkesehatan pegawai2. Terciptanya pelaporan sistem kesehatan dan keselamatan pegawai sesuaidengan standard akreditasi RS

KEBERLANJUTAN AKSI

PERUBAHAN

JANGKA MENENGAHpengembangan aplikasisistim informasikepegawaian terpaduterintegrasi dengan moduldata pelayanan (rawat jalandan rawat inap )JANGKA PANJANGpengembangan aplikasisistim informasikepegawaian terpaduterintegrasi dengan modulpelayanan (rawat jalan danrawat inap), dan modulprogram pengendalianinfeksi (PPI)

PENUTUP

TERIMA KASIHPKP III /2020

IDA MAYASARI, SKM. M.KesKa. Sub Bagian Formasi Kepegawaian

RSUD Dr. SOETOMO

laporan implementasi aksi perubahan pkp iii / 2020 …

Documents