I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

INTEGRASI SISTEM LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BENDAHARA PENGELUARAN BERBASIS APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI PADA

SATUAN KERJA SEKOLAH TINGGI PENERBANGAN INDONESIA

RENCANA AKSI PERUBAHAN

Mentor : Drs. Arwan Aruchyat, MSi. (Pembina IV A/ NIP. 19590819 198003 1 001); Kepala Bagian Umum, Sekolah Tinggi Penerbangan Indonesia

Project Leader

: Afen Sena, SE, MSi. (Penata Tk I III D/ NIP. 19980903 199803 1 003); Kepala Sub Bagian Keuangan, Sekolah Tinggi Penerbangan Indonesia

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

Deskripsi Tugas Dan Fungsi Eselon III (Target Area Perubahan)

Keputusan Menteri Perhubungan Republik Indonesia Nomor: KM. 64 Tahun 2000 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Penerbangan Indonesia (STPI), mempunyai tugas menyelenggarakan program pendidikan professional di bidang Penerbangan.

Kepala Bagian Administrasi Umum, sebagai pejabat eselon III STPI, mempunyai tugas pokok melakukan urusan penyusunan program dan pelaporan, ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumah tanggaan dan urusan hubungan masyarakat .

Kepala Bagian Administrasi Umum STPI menyelenggarakan fungsi :1. Penyusunan program dan pelaporan;2. Pengurusan ketatausahaan dan kepegawaian;3. Pengurusan keuangan;4. Pengurusan kerumah-tanggaan dan urusan

hubungan masyarakat.

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

• Pelaksanaan anggaran di Satker Sekolah Tinggi Penerbangan Indonesia merupakan tahapan dari siklus anggaran yang dimulai dari perencanaan anggaran, penetapan dan pengesahan anggaran, pelaksanaan anggaran, pengawasan anggaran dan pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran.

• Dalam rangka pelaksanaan kebijakan penganggaran dan keuangan, mendasari amanat Instruksi Presiden Nomor 6 Tahun 2001 tentang Pengembangan dan Pendayagunaan Telematika di Indonesia dan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang Perkantoran Elektronis di Lingkup Instansi Pemerintah, Kementerian Perhubungan menyediakan aplikasi E-monitoring & Reporting yang digunakan dalam rangka memudahkan fungsi pengawasan dan pelaporan realisasi anggaran satuan kerja; dan Kementerian Keuangan telah menyiapkan aplikasi perangkat lunak berbasis teknologi informasi yang diperuntukkan bagi satker :

“Pemerintah belum menyediakan Aplikasi Laporan Pertanggungjawabab Bendahara Satker”

Latar Belakang - Burning Platform

1. Aplikasi RKAKL-DIPA 2. Aplikasi TRPNBP3. Aplikasi SBK 4. Aplikasi SPM5. Aplikasi GPP Satker

7. Aplikasi SAKPA 8. Aplikasi POK (tahun 2014 aplikasi ini

tidak digunakan lagi)9. Aplikasi PIN PPSPM 10. Aplikasi SIMAK-BMN

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

• Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 190/PMK.05/2012 Tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara, Bendahara Pengeluaran melaksanakan tugas kebendaharaan atas uang/surat berharga yang berada dalam pengelolaannya, yang meliputi: Uang/surat berharga yang berasal dari UP dan Pembayaran LS melalui Bendahara Pengeluaran; dan Uang/surat berharga yang bukan berasal dari UP, dan bukan berasal dari Pembayaran LS yang bersumber dari APBN.

• Deskripsi dokumen Cetak dan laporan pertanggunggungjawaban Bendahara Pengeluaran Satker sebagai berikut :

1. Kuitansi Uang Persediaan (UP)2. Surat Perintah Bayar (SPBy)3. Daftar Rincian Permintaan

Pembayaran (DRPP)4. Penghitungan pajak terintegrasi5. Surat Setoran Pajak (SSP)6. Buku Kas Umum (BKU)7. Penutupan BKU8. Laporan Pertanggung Jawaban

Bendahara Pengeluaran (LPJ Bendahara Pengeluaran)

9. Laporan Realisasi Anggaran10. Berita Acara Pemeriksaan Kas11. Perekaman Transaksi Penerimaan

Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

12. Perekaman transaksi perjalanan dinas (Perjadin)

13. Perekaman transaksi honorarium.

• Tata cara pembukuan bendahara pengeluaran Satker STPI secara manual yaitu dimulai dengan mengidentifikasi dokumen sumber untuk memastikan apakah suatu transaksi harus dibukukan atau tidak. Jika berdasarkan dokumen sumber transaksi tersebut harus dibukukan, langkah selanjutnya adalah menganalisis transaksi yaitu menentukan harus dibukukan di buku apa saja transaksi tersebut. Pembukuan manual dimulai dengan mencatat transaksi dalam Buku Kas Umum ( BKU) kemudian dicatat lagi dalam Buku Pembantu terkait, Buku Pengawasan Anggaran dan setiap akhir bulan bendahara harus menyusun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Bendahara Pengeluaran Satker STPI.

Gambar 1.

Buku kas Umum (BKU) Bendahara Pengeluaran Satker STPI

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

Gambar 2

Suasana Kerja Subag Keuangan Satker STPI

 

 

Gambar 3

Pengarsipan Dokumen dan Laporan Bendahara Pengeluaran Satker STPI

 

 

 

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

Resume Hasil Survei Kepuasan Stake Holder , “ Proyek Perubahan - Integrasi Sistem Laporan Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran Berbasis Aplikasi Teknologi Informasi Pada Saker Sekolah Tinggi Penerbangan Indonesia “

(Pre Implementation Integrasi Sistem Pelaporan)

Waktu

Gender 24 75% 8 25%

11 34% 12 38% 17 53%

5 16% 4 10% 23 72%

14 44% 18 56%

Kursus Anggaran/ Keuangan

Pernah Tidak Pernah

Pengalaman Kerja keuangan instansi

<5 Tahun 5-10 Tahun > 10 tahun

Pendidikan formal

SLTA Diploma 3 >S1/ D4

Jumat, 28 Februari 2014 Target survey 32 Responden (Random Sampling;

Populasi = Stakeholder ) Laki Laki Perempuan

Deskripsi Survey Methodology INDIKATOR PENGUKURAN% NILAI KEPUASAN

STAKE HOLDERAkurasi dan efektifitas hasil LPJbendahara pengeluaran STPI

72 %(Tujuh Puluh Persen)

Keamanan penyimpanan hasil LPJ bendahara pengeluaran STPI

64 %(Enam Puluh Empat Persen)

Efisiensi volume arsip/ LPJbendahara pengeluaran STPI

68 %(Enam Puluh Delapan Persen)

Ketepatan waktu penyajian arsip/ LPJ bendahara pengeluaran STPI

68 %(Enam Puluh Delapan Persen)

Kecepatan proses kerja LPJ bendahara pengeluaran STPi

68 % (Enam Puluh Delapan Persen)

Flexibilitas/ mobilitas proses kerja LPJ bendahara pengeluaran STPI.

69 %(Enam Puluh Sembilan Persen)

Sisatematisnya proses kerja LPJ bendahara pengeluaran STPI

66 % (Enam Puluh Enam Persen)

Teknologi yang digunakan pada proses kerja LPJ bendahara pengeluaran STPI

63 %Enam Puluh Tiga Persen)

Nilai Moderat rerata tingkat kepuasan stake holder terhadap LPJ Bendahara Pengeluaran Satker STPI : 67 % (Enam Puluh Tujuh Persen)

Definisi Masalah Proyek Perubahan

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

No ORIENTASIIDENTIFIKASI

MASALAHKRITERIA

PERUBAHANSATUAN

PENGUKURAN

Akurasi Data LPJ Akurat % Kepuasan/ Survey

Keamanan Arsip Aman % Kepuasan/ Survey

Volume arsip Eficient % Kepuasan/ Survey

Ketepatan waktu penyajian arsip laporan

Waktu % Kepuasan/ Survey

Kecepatan Pengerjaan

Waktu % Kepuasan/ Survey

Fleksibelitas dan mobiltas kerja

Fleksible % Kepuasan/ Survey

Sistematika Kerja Sistematis % Kepuasan/ Survey

Penggunaan Teknologi Komputer& TI

Teknologi % Kepuasan/ Survey

Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran dengan ciri :

Orientasi Proses Kerja

2 Cara Kerja :

Budaya Kerja:

1 Orientasi Hasil Kerja

Tujuan Proyek Perubahan

• Tujuan Umum

Bekerjasama dengan para shareholder, kegiatan ini akan dilaksanakan selama 2 (dua) bulan ke depan dengan merobah bentuk laporan pertanggungjawaban bendahara pengeluaran pada Satker STPI. Kegiatan ini memberikan kontribusi dalam bentuk peningkatan efisiensi dan efektivitas pengelolaan sistem laporan pertanggungjawaban bendahara pengeluaran berbasis aplikasi teknologi informasi pada Satuan Kerja Sekolah Tinggi Penerbangan Indonesia.

• Tujuan Khusus

Laporan pertanggungjawaban bendahara Satker STPI yang terdiri dari : pengeluaran Kuitansi Uang Persediaan (UP); Surat Perintah Bayar (SPBy); Daftar Rincian Permintaan Pembayaran (DRPP); Penghitungan pajak terintegrasi; Surat Setoran Pajak (SSP); Buku Kas Umum (BKU); Penutupan BKU ; Laporan Pertanggung Jawaban Bendahara Pengeluaran (LPJ Bendahara Pengeluaran); Laporan Realisasi Anggaran; Berita Acara Pemeriksaan Kas; Perekaman Transaksi Penerimaan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D); Perekaman transaksi perjalanan dinas (Perjadin); Perekaman transaksi honorarium dapat disusun sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku serta mengikuti perkembangan teknologi komputer & TI yang ada.

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

Manfaat Proyek Perubahan

Integrasi pelaporan pertanggungjawaban bendaraha pengeluaran Satker STPI dengan kemanfaatan sebagai berikut:

• Cukup 1 kali input transaksi

Dilakukan dengan cukup membukukan 1 kali input untuk setiap transaksi. Selanjutnya dapat dicetak beberapa laporan sekaligus, antara lain : Buku Kas Umum (BKU), Buku Pembantu (7 Buku Pembantu), Daftar Rincian Permintaan Pembayaran (DRPP), LPJ Bendahara, BAP Kas, Lap Tutup Buku. Anda juga dapat langsung mencetak Kuitansi GU dan SSP. Sehingga pelaporan pertanggungjawaban bendaraha pengeluaran Satker STPI secara cepat, hemat waktu dan yang pasti akurat.

• LengkapMengakomodir beberapa tugas Bendahara dalam satu aplikasi ini. Mulai dari cetak kuitansi, pembukuan bendahara, sampai pembuatan LPJ bulanan. Juga menambahkan penghitungan pajak dan pencetakan SSP yang terintegrasi dengan pencatatan transaksi. Selain itu disertakan menu SPPD yang bisa Anda manfaatkan mulai dari pencetakan SPPD, Rincian Pengeluaran Riil dan Daftar Nominatif Penerimaan.

• MudahMudah dipahami dan diimplementasikan melalui proses edukasi yang berkesinambungan serta mempermudah pengawasan.

• PortableDapat dipindahkan kemana saja saat digunakan. Di PC, laptop atau flashdisk . Harapannya, mobilitas bendahara pengeluaran serta pegawai pendukungnya tetap tidak terganggu.

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

1. Pengawas : Ir. Yurlis Hasibuan (Ka STPI) Mengawasi Tim Proyek Perubahan untuk melakukan kegiatan sesuai peraturan

serta arah kebijakan organisasi.

2. Mentor : Drs. Arwan Aruchyat, MSi. (Kabag Adum) Memberikan dukungan dan arahan kepada Project Leader untuk melakukan

kegiatan sesuai peraturan serta arah kebijakan organisasi. 3. Coach : Ir. Edi Santoso, MM, MT Melakukan monitoring dan feedback terhadap kegiatan project leader 4. Project Leader : Afen Sena, SE, MSi. (Kasubag. Keuangan) Memimpin proyek perubahan 5. Sekretaris : Puji Astuti, Amd (Staf Keuangan) Melaksanakan fungsi kesekretarisan 6. Bidang Teknologi

Informasi : Laura Carolina, S.Kom (Pranata Komputer)

Membantu dan memberikan saran pada Project leader pada aspek Teknologi informasi

7. Bidang Administrasi : Abas, SE (Kaur TU Keuangan) Membantu dan memberikan saran pada Project leader pada aspek administrasi

keuangan 8. Bidang Bendaharaan

Pengeluaran : Sri Sulastri, S.Sos (Bendahara Keuangan)

Membantu dan memberikan saran pada Project leader pada aspek teknis bendahara pengeluaran

9. Bidang Edukasi : Nawang Kalbuadi, SE, M.Akt (Kaur Anggaran) Membantu dan memberikan saran pada Project leader pada aspek edukasi

implementasi proyek perubahan

Identifikasi Stakeholder

1. Internal STPI :– Ketua STPI– Kabag Adm Umum– Pejabat Pembuat Komitmen– Panitia Pengadaan Barang dan Jasa– Panitia Penerima Barang– Para Kaur dan Staf di lingkungan Subag Keuangan

2. Eksternal STPI:– KPPN Tangerang– DJPB Wilayah Banten– BPSDM Kemenhub– Inspektorat Jenderal Kemenhub– Biro Keuangan Kemenhub– BPK

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

Output Kunci - Key Project Deliverables

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

Nama Output Deskripsi Pembuatan Aplikasi Bendahara Pengeluaran Satker STPI

Aplikasi Bendahara Pengeluaran Satker STPI secara fisik terintegrasi software dengan hardware dan tervalidasi

Edukasi TI untuk Aplikasi Bendahara Pengeluaran Satker STPI

Aplikasi Bendahara Pengeluaran Satker STPI secara fisik teredukasikan kepada end user sehingga terintegrasi software, hardware dan brainware.

Implementasi Aplikasi Bendahara Pengeluaran dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban pada Satker STPI

Aplikasi Bendahara Pengeluaran Satker STPI secara fisik teredukasikan kepada end user sehingga terintegrasi software, hardware dan brainware dan dapat menghasilkan laporan pertanggungjawaban sebagaimana kriteria perubahan dengan bobot tingkat keberhasilan proyek perubahan sekurang kurangnya 80 %.

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

Rencana Pemodelan Aplikasi

Gambar 5Rencana Pemodelan Perekaman Transaksi

Gambar 4 Rencana Pemodelan Integrasi Aplikasi

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

Pentahapan - MilestonesTAHAP UTAMA PENANGGUNG JAWAB WAKTU

TINGKAT RESIKO

KETERANGAN

Introduksi & Sosialisasi Proyek Perubahan Project Leader 2 hari Rendah -

Penyusunan Tim Kerja Project Leader dengan bimbingan Mentor

1 hari Rendah -

Klasifikasi/pengelompokan data/arsip/dokumen Tim Proyek Perubahan 2 hari Menengah Dimungkinkan terdapat file/ dokumen hilang atau rusak.

Penyusunan Aplikasi Bendahara Pengeluaran (dikerjakan oleh pihak ketiga/ software developer)

Pihak ketiga dengan supevisi Tim Proyek Perubahan

3 minggu Tinggi Potensi tidak selesai on time

Uji layak penggunaan Aplikasi Bendahara Pengeluaran

Tim Proyek Perubahan menguji aplikasi

2 hari Tinggi Potensi tidak layak akibat tingkat resiko tahap 4 yang tinggi

Penyusunan SOP & Checklist kerja Pelaporan Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran

Tim Proyek Perubahan 3 hari Tinggi Resistansi change mindset & culture

Edukasi Aplikasi Bendahara Pengeluaran Tim Proyek Perubahan 5 hari Tinggi Potensi Evaluasi tidak layak akibat tingkat resiko tahap 4, 5 dan 6 yang tinggi

Evaluasi Akhir integrasi system pelaporan Bendahara Pengeluaran berbasis TI

Tim Proyek Perubahan 2 hari Tinggi Potensi tidak terimplementasi akibat tingkat resiko tahap 4, 5 dan 6 yang tinggi

Pelaporan proyek perubahan Project Leader dibantu Tim Proyek Perubahan

3 hari Rendah -

Implementasi Aplikasi Bendahara Pengeluaran Tim Proyek Perubahan Menengah- Tinggi

Mempertahankan budaya baru

Identifikasi Potensi Masalah

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

No Identifikasi Potensi Masalah Antisipasi yang Direncanakan 1. Resistansi terhadap adanya penambahan

tugas dan tanggung jawab yang akan dibebankan pada pegawai/ stake holder

Sosialisasi dan Edukasi kepada para pegawai/ stake holder

2. Keterbatasan waktu selama 2 bulan untuk menyelesaikan keseluruhan proyek perubahan

Optimalisasi sumber daya

3. Potensi kesulitan untuk melakukan komunikasi, koordinasi dan rapat dalam membahas proyek perubahan dengan seluruh stake holder, khususnya stake holder eksternal STPI.

komunikasi, koordinasi dan pertemuan informal dengan para stake holder

Anggaran Proyek Perubahan

Anggaran Proyek Perubahan dibebankan pada Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) STPI Tahun Anggaran 2014 No SP DIPA-022.12.1.288127/ 2014, pada Kode Akun 3998.014.521211 Belanja Bahan Perbendaharaan, dengan perincian anggaran sesuai tahapan sebesar Rp. 4 400 000,00 (Terbilang : Empat Juta Empat Ratus Ribu Rupiah)

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

Faktor Kunci Keberhasilan -Key Succes Factors

Terbangunnya KESAMAAN PERSEPSI, KOMITMEN, KONSISTENSI SERTA KETERLIBATAN SELURUH STAKE HOLDER dalam pelaksanaan proyek perubahan Integrasi Sistem Laporan Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran Berbasis Aplikasi Teknologi Informasi Pada Satuan Kerja Sekolah Tinggi Penerbangan Indonesia sehingga pada akhirnya mampu mewujudkan visi dan misi Sekolah Tinggi Penerbangan Indonesia

I N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E

TERIMA KASIHI N N O V A T I O N P R O F E S I O N A L E X C E L L E N C E