proyek perubahan - · pdf filekegiatan kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek...
TRANSCRIPT
PROYEK PERUBAHAN
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN IV
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
TAHUN 2014
Proyek Perubahan merupakan kegiatan pembelajaran
dengan bimbingan para coach dan mentor serta
teamwork yang ada di instansinya mulai dengan
kegiatan:
1. Diagnose organisasi.
2. Mengkomunikasikan permasalahan dengan
stakeholder.
3. Merancang Perubahan dan membangun Tim.
4. Melaksanakan Proyek Perubahan.
5. Menyajikan hasil pelaksanaan dalam seminar
laboratorium kepemimpinan.
Salah satu kegiatan pembelajaran pada DiklatKepemimpinan dalam rangka mewujudkan kompetensiKepemimpinan, melalui kemampuan berkolaborasidengan stakeholders dalam penanganan persoalan
Sebagian besar waktunya non klasikal untuk melakukanterobosan di unit organisasi guna meningkatkan kinerjaorganisasi
Tahap I: DiagnosaKebutuhan Perubahan Organisasi
Tahap II: Breakthrough 1: Taking Ownership
Tahap III MerancangPerubahan dan Membangun Tim
Tahap IV
Breakthrough II: Leadership Laboratory
Tahap V:
Evaluasi
17 Hari
12 Hari
5 Hari
60
Hari
3 Hari
Pemimpin
Perubahan
97 Hari
Kerja
29 hari on
Campus
65 Hari
Off
campus
BREAKTHROUGH
TAHAP I
DIAGNOSA
KEBUTUHAN
PERUBAHAN
ORGANISASI
ON CAMPUS
OFF CAMPUS
TAHAP II
TAKING
OWNERSHIP
TAHAP III
MERANCANG
PROYEK PERUBAHAN
&
MEMBANGUN TIM
TAHAP IV
IMPLEMENTASI
PROYEK
PERUBAHAN
TAHAP V
EVALUASI
1. Memilih topik
2. Tantangan apa yang memerlukan penyesuaianatau perubahan
3. Apa yang diinginkan untuk melakukan per-ubahan
4. Apa permasalahan yang terjadi untukmemenuhi gap antara yang diinginkan dengankondisi saat ini
5. Bagaimana peta stakeholders terkait
6. Siapa saja tim kerjanya
7. Apa saja kira-kira kendala pelaksanaannya
8. Rencana kerja pelaksanaan proyek perubahan
1. Perkenalan dengan Coach danmenyusun desain awal rencana kerjabersama
2. Melakukan diagnosa organisasi untukmenemukan permasalahan yangmemerlukan perubahan
3. Membuat proposal proyek denganbimbingan Coach dan advise dariMentor
4. Mengidentifikasi dan memetakanpengaruh stakeholders terkait
5. Presentasi proposal proyek kepadaatasan untuk mendapatkanpersetujuan
6. Setelah ada persetujuan, disusun rencana kerja
pelaksanaan yang mencakup : rencana aksi,
rencana biaya, organisasi pelaksanaan dan
sistim monitoring serta pelaporan
7. Menyusun jadwal pertemuan dengan Coach,
dalam memimpin pelaksanaan proyek, terutama
dalam menghadapi kendala yang ada
8. Presentasi hasil pengalaman memimpin proyek
perubahan pada seminar laboratorium
kepemimpinan
Melakukan eksekusi terhadap tahapan
yang ada pada format pelaksanaan
proyek perubahan
Mengambil inisiatif untuk berkomunikasi
dengan Mentor dan Coach
Melaporkan tingkat kemajuan kepada
Coach
Selalu mengacu kepada format, untuk
melihat target perubahan
REFORMER
Menggerakkan seluruh elemen
Mengembangkan instrumen
dan melakukan perekaman
terhadap kemajuan yang
dihasilkan
Menyusun laporan proyek
perubahan
REFORMER
Memberi dukungan penuh
kepada proyek perubahan
Memberi dukungan kepada
potensi sumberdaya
Memberi bimbingan terhadap
kendala yang dihadapi
Sebagai inspirator
MENTOR
Melakukan monitoring terhadap kegiatan
Reformer melalui media IT
Memberi umpan balik terhadap tingkat
kemajuan yang disampaikan Reformer
Melakukan intervensi apabila Reformer
menghadapi masalah
Memberi laporan kepada penyelenggara
tentang tingkat kemajuan Reformer
COACH
FORMULIR-FORMULIR PADA BREAKTROUGH I
(TAHAP TAKING OWNERSHIP)
14
Hari/Tgl Kegiatan yang
dilakukan
Output Paraf Mentor
I
II
III
IV
V
Formulir : Konsultasi dan bimbingan yang dilakukan
Lampiran bukti-bukti
1. Nama Peserta :
2. Instansi :
3. Topik yang dijadikan
Project Perubahan
(Lingkup Eselon IV)
:
Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan Yang disiapkan Peserta
.................................................................................................................................
............................................................................................................................dst
Rekomendasi
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
Samarinda, ..................................
Mentor
( )
FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
1. Nama Peserta :
2. Instansi :
3. Nama Proyek :
Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan Yang disiapkan Peserta
.................................................................................................................................
............................................................................................................................dst
Rekomendasi
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
............................................................................................................................dst
Samarinda, ..................................
Coach
( )
FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
FORMULIR-FORMULIR PADA BREAKTROUGH
II (TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN)
1. Nama Peserta :
2. Instansi :
3. Judul Proyek
Perubahan
:
4. Konsultasi dan bimbingan yang dilakukan ( selama Breakthrough II)
FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP
LABORATORIUM KEPEMIMPINAN
Hari /Tanggal
Kegiatan yangDilakukan Output
ParafMentor
FORMAT DOKUMEN PROPOSAL PROYEK
PERUBAHAN
01 IDENTITAS PROYEK
Judul Judul proyek perubahan yang akan dilakukan
Deskripsi Gambaran singkat mengenai proyek perubahan
Sponsor Atasan/pejabat yg ditunjuk oleh pimpinan instansi yang akan
menjadi pengarah dan pendukung proyek perubahan
Project Leader Penanggung jawab proyek perubahan
Sumber daya tim Sumber dukungan dan legitimasi bagi
tim untuk menjalankan proyek perubahan
Penjelasan singkat
Penjelasan singkat
Penjelasan singkat
02 LATARBELAKANG (BURNING PLATFORM)
Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari kondisi ideal atau normatif yang akan
dicapai dan permasalahan yang dihadapi. Identifikasi permasalahan sangat penting untukmenentukan fokus proyek perubahan.
FORMAT DOKUMEN PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN
03 TUJUAN
Tujuan proyek perubahan yang akan dicapai baik secara jangka panjang (satu atau dua tahun),
jangka menengah (satu tahun) dan jangka pendek (16 minggu/sampai berakhirnya Diklatpim IV).
Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya jangka pendek dan jangka
menengah.
04 MANFAAT
Manfaat proyek perubahan dalam mendukung reformasi birokasi dan perbaikan kinerja
kebijakan serta kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab instansinya.
05 RUANG LINGKUP
Kegiatan kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan. Rumusan kegiatan
tersebut disesuaikan dengan rumusan tujuan pada bagian 03
06. PERSETUJUAN
Project Sponsor:/Atasan peserta
(tandatangan)
RENCANA AKSI PELAKSANAAN PROYEK
PERUBAHAN
Lembaga Administrasi Negara RI
FORMAT RNCANA AKSI PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
7. OUTPUT KUNCI (key Project DELIVERABLES)
Nama Deskripsi
Nama output kunci yang akan dihasilkan.
Output berupa output antara (yang akan
dicapai dalam jangka pendek dan
menengah) dan output akhir yang akan
dicapai dalam jangka panjang.
Penjelasan singkat
output yang hendak
dihasilkan dalam proyek
perubahan
Isi Format rencana aksi pelaksanaan proyek perubahan sama dengan isi format
dokumen proposal proyek perubahan namun ditambah dengan dengan unsur-unsur
sbb. :
Lembaga Administrasi Negara RI
8. PENTAHAPAN UTAMA
Tahap Utama Waktu
Tahapan dalam proyek perubahan merupakan
capaian capaian yang sangat penting sehingga
harus diperhatikan dalam menjamin
terlaksananya proyek perubahan secara tepat
waktu dan tepat sasaran. Milestone berbeda
dengan time schedule yang akan diuraikan
secara lebih rinci pada laporan Breaktrhough
II
Milestone bisa dibedakan antara tahapan
jangka pendek dan panjang
Target waktu
pelaksanaan
(minggu, bulan,
tahun)
Lembaga Administrasi Negara RI
9. TATA KELOLA PROYEK
Struktur
Deskripsi
(Penjelasan peran masing masing dalam
penyelenggaraan proyek perubahan)
Gambarkan struktur
tim/orang yang terlibat
dalam penyelenggaraan
proyek perubahan
Sponsor .........
Project Leader ….
Coach ….
Lembaga Administrasi Negara RI
10. ANGGARAN
JUMLAH DESKRIPSI
Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan
Penjelasan peruntukan
Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan
Penjelasan peruntukan
11. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
No
Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan memilikisedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari proyekperubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yangberarti mendukung atau negatif yaitu menjadi sumberpenghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholderinternal (masih dalam satu instansi) atau eksternal yaituinstansi lain/individu yang berpengaruh diluar instansi peserta.
Lembaga Administrasi Negara RI
12. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
NO DESKRIPSI
Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat
kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan
proyek perubahan
13. RESIKO
NO DESKRIPSI
Penjelasan tentang resiko yang harus diantisipasi bagi
keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan sesuai
target waktu yang telah ditetapkan.
Lembaga Administrasi Negara RI
14. KRITERIA KEBERHASILAN
Ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukurantersebut harus dapat diukur misalnya dengan prosentase capaian,norma waktu, uang dsb.
15. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
Faktor faktor yang dianggap menjadi kunci bagi keberhasilanpencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan waktu.
16. DISETUJUI
Project Sponsor: Atasan peserta
(tandatangan)
Tanggal : (tempat tanggal dan tahun
– Judul sebaiknya mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi
perubahan terobosan/inovasi yang akan dilakukan.
– Menjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan
yang ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta
mengapa diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi
dalam organisasi
– Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal.
– Masalah inti yang menjadi perhatian utama.
– Analisis Kondisi eksisting dan Benchmarking.
– Menjelaskan out come dan output dari Perubahan yang
diinginkan.
– Menjelaskan Area,Isi dan Lingkup Proyek Perubahan.
– Menjelaskan keuntungan dan kerugian.
– Menjelaskan Kendala yang akan terjadi.
– Menjelaskan Strategi Pelaksanaan.
– Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder.
– Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder.
– Memetakan FREQWENSI hubungan kerja Stakeholder.
– Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek Perubahan
– Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan kapan.
– Menjelaskan Faktor-Faktor Keberhasilan
– Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya.
– Menjelaskan SISTEM MONITORING kegiatan dan SISTEM PELAPORAN
Terima Kasih
Lembaga Administrasi Negara RI