konsep proyek perubahan narto
TRANSCRIPT
Konsep Proyek Perubahan
Diklat Kepemimpinan Tingkat IVPusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan17 April 2017
SunartoTim Agenda Proyek [email protected]
TujuanPembelajaran1. Memberikan bekal pengetahuan tentang konsepsi proyek
perubahan 2. Peserta mampu menyusun gagasan proyek perubahan
hasil belajarhasil belajarMenjelaskan konsep proyek perubahan, memahami kedudukan mata diklat Proyek Perubahan dengan mata diklat yang lain dalam Diklat Kepemimpinan, serta memahami pemilihan proyek perubahanMemahami pembuatan gagasan proyek perubahan
Memahami kriteria penilaian proyek perubahan
Materi Pokok1 Konsepsi Proyek Perubahan
Penilaian Proyek Perubahan2Penyusunan Gagasan Proyek Perubahan3
ProyekPerubahanDiklatpimIV
Sebagai wahana untuk meningkatkan dan mengevaluasi kepemimpinan peserta dalam membuat rancangan yang berisikan inovasi pada tahapan operasional dan kemampuan kepemimpinan dalam menerapkan atau melaksanakan hasil rancangan proyek perubahan
Membeli tanah
Membangun pondasi
Membangun tiang dan dinding
Membangun atap rumah
Menyusun lantai
MEMBANGUN RUMAHMEMBANGUN RUMAH
Output tiap tahapan
Output “Proyek Perubahan”
Outcome :
pemilihan proyek perubahan1Memperhatikan saran-saran atasan / mentor
2Sesuai area tugas sebagai eselon IV yang didudukinya
3 Terlebih dahulu harus dianalisis : feasible (memberikan manfaat yang besar dibandingkan dengan usaha dan biaya yang dikeluarkan)4 Dapat diimplementasikan walaupun dengan keterbatasan sumberdaya yang ada.
5 Mempertimbangkan kesetaraan gender.
Bidang Organisasi
Bidang Sumber Daya Manusia
Bidang Program
Bidang Tata Kerja Tata
Laksana Perombakan Struktur Organisasi, Rightsizing, Downsizing, Budaya Kerja.
Carrier Path, Remunerasi, Rewards and Punishment, Placement dll.
Tata Persuratan, Pengadaaan Barang dan Jasa, monitoring,
kearsipan, pelaporan, penganggaran dll.
Peningkatan Efisiensi dan efektifitas
Program dan Kegiatan.
AREA PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
penjelasan proper
Diskusi 1: gagasan proper
membangun komitmen bersama
Merancang proyek perubahan
Diskusi 2: merancangproper
Presentasi rencana proper
penjelasan Implementasi proper
laboratorium kepemimpinan
Presentasi hasil proper
evaluasi kepemimpin
an peserta
Tahapan Proyek Perubahan
KETERKAITAN AGENDA PEMBELAJARAN
Penguasaan Diri
Diagnosa Organisasi
Inovasi
Tim Effektif
Proyek Perubahan
PemimpinPerubahan
PesertaDiklat
13 hariTahap I: Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi
7 hari kalenderTahap II: Membangun Komitmen bersama(taking ownership)
17 hariTahap III Merancang Perubahan dan Membangun Tim
60 hari kalenderTahap IVBreakthrough II: Leadership Laboratory
2 hariTahap V: Evaluasi
TAHAPTAHAP PENYELENGGARAAN PENYELENGGARAAN DIKLAT KEPEMIMPINANDIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT ITINGKAT IV V
1.Pilar-pilar kebangsaan
2.Integritas3.Standar Etika Publik4.SANKRI 5.Pembekalan Isu
Aktual Substantif Lembaga
6.Diagnostic Reading
7.Inovasi8.Penjelasan Proyek
Perubahan
Membangun komitmen bersama 1.Kecerdasan Emosi 2.Pengenalan potensi diri3.Berfikir Kreatif dan Inovasi 4.Koordinasi dan Kolaborasi 5.Membangun Tim Efektif 6.Benchmarking ke Best Practice 7.Merancang Proyek Perubahan 8.Seminar Presentasi Proyek
Perubahan 9.Pembekalan Implementasi Proyek
Perubahan
Laboratorium Kepemimpinan
SEMINAR HASIL PELAKSANAAN PROYEK ERUBAHAN
dan SHARING SESSION
Peserta, mentor, tim kerja, stakeholder,coach
Peserta, mentor, tim kerja, stakeholder,coach
Perencanaan InovasiNo. Indikator Bobot
(%)1 Jenis Perubahan 102 Cakupan manfaat perubahan 103 Kejelasan Tahap perubahan 104 Peta Pemangku kepentingan 10
Jumlah 40Kualitas Jenis Perubahan
No. Indikator Bobot (%)
1 Jumlah kegiatan Memobilisasi Dukungan
15
2 Pernyataan Dukungan 153 Capaian Tahap Perubahan 30
Jumlah 60
Manajemen Perubahan
Penilaian Proyek Perubahan
Penilaian Perencanaan Inovasi
Kualitas Manfaat Perubahan
Kualitas Jenis PerubahanLevel Kualitas Jenis Perubahan
4 Gagasan orisinal (baru sama sekali).
3 Sebagian gagasannya baru.
2 Replikasi dengan modifikasi/adaptasi.
1 Replikasi tanpa modifikasi.
Level Kualitas Manfaat Perubahan
4 Bermanfaat bagi pemangku kepentingan pengguna.
3 Organisasi secara keseluruhan.
2 Sebagian unit di organisasi.
1 Terbatas pada unit yang bersangkutan.
Kualitas Tahap
Perubahan
Kualitas Peta Pemangku Kepentingan
Kualitas Manfaat Perubahan
Kualitas Peta Pemangku Kepentingan
Kualitas Tahap PerubahanLevel Kualitas Tahap Perubahan
4 Keterkaitan antara perubahan (inovasi) dengan hasil yang diharapkan dan tahap perubahan tergambar secara jelas.
3 Keterkaitan antara perubahan (inovasi) dengan hasil yang diharapkan tergambar secara jelas dan tahap perubahan tidak tergambar dengan jelas.
2 Keterkaitan antara perubahan tergambar jelas, tapi tahap perubahan tidak dirumuskan dengan jelas.
1 Keterkaitan antara perubahan dengan hasil tidak tergambar dengan jelas.
Level Kualitas Peta Pemangku Kepentingan Perubahan4 Semua pemangku kepentingan berikut potensi resistensi (kontra) dan dukungan (pro) tergambar
dengan jelas. 3 Peta pemangku kepentingan tidak mencakup semua pemangku kepentingan, potensi resistensi dan
dukungan tergambar dengan jelas.2 Peta pemangku kepentingan mencakup semua pemangku kepentingan, potensi resistensi dan
dukungan tidak tergambar dengan jelas.1 Peta pemangku kepentingan tidak mencakup semua pemangku kepentingan, potensi resistensi dan
dukungan belum tergambar dengan jelas.
Kualitas Tahap
Perubahan
Kualitas Peta Pemangku Kepentingan
Kualitas Manfaat Perubahan
Penilaian Perencanaan Inovasi
Penilaian Manajemen Perubahan
15%15%
30%
Jumlah kegiatan Memobilisasi Dukungan
Pernyataan Dukungan
Capaian Tahap Perubahan
Level Jumlah Kegiatan memobilisasi dukungan
4 Lebih dari 5 kegiatan
3 4 – 5 kegiatan
2 2 – 3 kegiatan
1 0 – 1 kegiatan
Level pernyataan dukungan4 Semua pemangku kepentingan
mendukung3 Lebih banyak yang memberi
dukungan2 Kira-kira separuh dari pemangku
kepentingan memberi dukungan
1 Sebagian kecil dari pemangku kepentingan memberi dukungan
Level Capaian Tahap Perubahan4 Capaian melebihi tahap peruba-
han tergambar dalam roadmap3 Mampu mencapai tahap
perubahan2 Tidak mampu mencapai tahap
perubahan karena faktor yang diluar kendali
1 Tidak mampu mencapai tahap perubahan karena faktor yang ada di pesertanya
Identifikasi Jenis dan Jumlah Format :1. Format Gagasan Proyek Perubahan2. Format Rancangan Proyek
Perubahan3. Format Laporan Akhir (Laporan
Pelaksanaan Proyek Perubahan)
Format Proyek Perubahan
Gagasan proyek perubahan
Latar Belakang (Burning issues)
Nama Gagasan Perubahan
Tujuan Perubahan
Manfaat Perubahan
Ruang Lingkup Perubahan
Persetujuan Atasan/Mentor
1. LATAR BELAKANG Mencakup latar belakang perlunya proyek perubahan
dilakukan. Penjelasan berangkat dari kondisi ideal organisasi yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi
2. NAMA GAGASAN PROYEK PERUBAHANGagasan perubahan adalah ide peserta untuk memfokuskan pada permasalahan tertentu bagi peningkatan kinerja instansi.
Gagasan Proyek Perubahan
3. TUJUAN PERUBAHANTujuan yang dimaksud adalah mewujudkan kondisi yang diinginkan hingga tercapai, dengan mempertimbangkan issue respon gender.
4. MANFAAT PERUBAHANManfaat perubahan dalam mendukung upaya reformasi birokrasi dan perbaikan kinerja kebijakan serta kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab instansinya, dengan mempertimbangkan issue respon gender.
Gagasan Proyek Perubahan
5. RUANG LINGKUP PERUBAHAN Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam melakukan
perubahan. Rumusan kegiatan tersebut disesuaikan dengan rumusan tujuan
6. PERSETUJUAN ATASAN/MENTOR
Gagasan Proyek Perubahan
membangun komitmen bersama
koordinasi dan kolaborasi adalah kalimat kunci
paling penting : dokumen bukti kegiatan
Tips untuk acuan Peserta
TIM KERJA harus SOLID sehingga perlu dikondisikan:1. Punya KOMITMEN yang kuat;2. Kejelasan WEWENANG dan TANGGUNG JAWAB;3. Terdapat KOMUNIKASI yang BAIK.4. Tersedia PRASARANA dan SARANA yang BAIK.5. Terdapat DUKUNGAN dari masing masing ORGANISASI
para STAKEHOLDER.6. Semua aktifitas TERCATAT dan TERDOKUMENTASI
dengan baik.
24
Tugas Peserta
1. Menetapkan area perubahan pada unit organisasi yang dipimpinnya;
2. Berkonsultasi dengan coach/pembimbing tentang area perubahan;
3. Berkonsultasi dengan mentor/atasan langsung tentang area perubahan;
4. Mempengaruhi atasan langsung untuk menerima area perubahan;
5. Mempengaruhi stakeholder langsung untuk menerima area perubahan;
6. Mempengaruhi bawahan untuk menerima area perubahan.
FORMULIR BAGI MENTORPADA TAHAP MEMBANGUN KOMITMEN BERSAMA (TAKING OWNERSHIP)
1. Nama Peserta : 2. Instansi :
3. Topik yang akan dijadikan proyek perubahan (lingkup eselon IV)
:
Catatan terhadap Rancangan Proyek Perubahan yang disiapkan peserta
Rekomendasi
................, .......................
Nama mentor
FORMULIR BAGI COACHPADA TAHAP MEMBANGUN KOMITMEN BERSAMA (TAKING OWNERSHIP)
1. Nama Peserta : 2. Instansi :
3. Topik yang akan dijadikan proyek perubahan (lingkup eselon IV)
:
Catatan terhadap Rancangan Proyek Perubahan yang disiapkan peserta
Rekomendasi
................, .......................
Nama Coach
Selamat kembali ke tempat tugasSemoga sukses dalam menjalankan
tahap Membangun Komitmen (taking ownership)