laporan aksi perubahan resi qr code

LAPORAN AKSI PERUBAHAN

RESI QR CODE

Oleh :

ULFA ANJELIA MARTHASARI S,Sos

NDH : 38

Kasi Kerjasama dan Inovasi Pelayanan

DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

KOTA BALIKPAPAN

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN DESENTRALISASI DAN OTONOMI DAERAH

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA 2020

LEMBAR PERSETUJUAN

AKSI PERUBAHAN

Yang bertandatangan di bawah ini menyatakan bahwa Laporan Aksi

Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I tahun

2020 :

Nama : Ulfa Anjelia Marthasari S,Sos

NDH : 38

NIP : 19860318 201001 2 022

Jabatan : Kasi Kerjasama dan Inovasi Pelayanan

Instansi : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kota Balikpapan

Judul : Resi QR Code

Dinyatakan LAYAK untuk diajukan dalam Seminar Aksi Perubahan, pada

hari Selasa, 19 Mei 2020 bertempat di Kampus Puslatbang KDOD LAN

Samarinda.

Mentor,

Moch Ichwan, SE

NIP. 19660921 200012 1 002

Coach,

M. Abdi Rahman S.Sos, M.Si NIP. 19820512 201101 1 014

LEMBAR PENGESAHAN

AKSI PERUBAHAN

Yang bertandatangan di bawah ini menyatakan bahwa Laporan Aksi

Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I tahun

2020 :

Nama : Ulfa Anjelia Marthasari S,Sos

NDH : 38

NIP : 19860318 201001 2 022

Jabatan : Kasi Kerjasama dan Inovasi Pelayanan

Instansi : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kota Balikpapan

Judul : Resi QR Code

Telah diseminarkan dalam Seminar Aksi Perubahan, pada hari Selasa, 19

Mei 2020 bertempat di Kampus Puslatbang KDOD LAN Samarinda.

Samarinda, 19 Mei 2020

Narasumber,

Dr Rahmat, MA

NIP. 19710303 199603 1 001

Coach,

M. Abdi Rahman S.Sos, M.Si NIP. 19820512 201101 1 014

iii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan

karunia-Nya reformer dapat menyelesaikan Aksi Perubahan dengan judul Resi QR

Code. Aksi Perubahan ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat

Pelatihan Kepemimpinan Pengawas yang diselenggarakan pada tanggal 12 Februari

hingga 20 Mei 2020 di Puslatbang KDOD LAN RI Samarinda.

Resi QR Code hadir sebagai sarana untuk mempermudah memudahkan

masyarakat mengetahui sampai dimana proses pelayanan kependudukan miliknya

secara akurat dan efisien tanpa harus datang langsung ke Disdukcapil Kota

Balikpapan. Cara penggunaannya hanya melalui aplikasi QR code yang dapat

diunduh pada ponsel maka masyarakat dapat melakukan tracking resi di semua

jenis pelayanan Disdukcapil.

Tetapi Rancangan Aksi Perubahan jangka pendek reformer terkendala

sehubungan dengan telah ditetapkannya status tanggap darurat bencana

percepatan penanganan Corona Virus Disease(COVID-19) di Kota Balikpapan,

Berdasarkan Surat Edaran Walikota Balikpapan Nomor : 800/0281/Org tanggal

20 Maret 2020 dan Surat Edaran Kepala Disdukcapil Kota Balikpapan Nomor :

470/408/Disdukcapil Kota Balikpapan tanggal 20 Maret 2020 sehingga ada

perubahan tujuan jangka pendek menjadi link aplikasi pelayanan online pada

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Balikpapan yang merupakan

satu satunya cara untuk masyarakat Kota Balikpapan untuk proses

permohonan dokumen layanan yang di butuhkan di karenakan tidak adanya

pelayanan secara offline sampai dengan batas waktu yang belum ditentukan.

Keberhasilan pelaksanaan Aksi perubahan ini tidak terlepas dari bimbingan,

kolaborasi, dan koordinasi berbagai pihak. Pada kesempatan ini reformer

mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Dr. Mariman Darto,SE.M.Si, sebagai Kepala LAN RI Samarinda;

2. Bapak H.M Rizal Effendi,SE selaku Wali Kota Balikpapan, Bapak H. Rahmad

Mas’ud,SE, selaku Wakil WaliKota Balikpapan,Bapak Drs.H.Sayid MN

Fadli,M.Si selaku Sekretaris Daerah Kota Balikpapan, H.M. Noor selaku Asisten

Ekobang kesra, Hasbullah Helmi, AP, M.Si selaku Kepala Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil Kota Balikpapan yang telah memberikan kesempatan

iv

reformer mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Pengawas di Puslatbang KDOD

LAN RI Samarinda dan memberikan dukungan penuh dalam pelaksanaan aksi

perubahan ini.

3. Bapak Muhammad Abdi Rahman,S.Sos.,M.Si selaku coach yang telah

memberikan bimbingan perencanaan dan pelaksanaan aksi perubahan selama

oncampus.

4. Bapak Moch Ichwan, SE selaku mentor dan juga Kepala Bidang PIAK dan

Pemanfaatan Data Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Balikpapan

yang telah memberikan bimbingan perencanaan dan pelaksanaan aksi

perubahan selama offcampus.

5. Bapak Dr Rahmat, MA selaku narasumber yang telah memberikan saran dan

masukan untuk memperkaya aksi Perubahan ini dan sebagai Kepala Bidang

Diklat Aparatur yang telah menyediakan berbagai sarana dan prasarana

sehingga Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ini berjalan dengan baik. Seluruh

widyaiswara dan staf LAN RI Samarinda yan telah memberikan pengetahuan

dan bantuan administrasi selama pelaksanaan Pelatihan Kepemimpinan

Pengawas

6. Para stakeholders terkait yang telah memberikan dukungan terhadap Aksi

Perubahan ini.

7. Tim Efektif yang telah mendukung dan memberikan ide-ide kreatifnya sehingga

pelaksanaan Aksi Perubahan Resi QR Code dapat dilaksanakan melebihi

ekspektasi yang diharapkan.

8. Rekan – rekan peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I tahun

2020 yang telah memberikan dukungan, semangat, dan kebersamaan yang

indah selama Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ini.

9. Dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah

membantu reformer dalam menyelesaikan Aksi Perubahan ini.

v

Refomer menyadari bahwa Aksi Perubahan ini jauh dari sempurna, sehingga

saran dan kritik yang membangun sangat diharapkan. Semoga Aksi Perubahan ini

dapat memberikan manfaat kepada penyelenggara pemerintahan daerah di Kota

Balikpapan dan masyarakat Kota menuju Balikpapan yang lebih baik.

Balikpapan, 17 Mei 2020

Salam Kreatif

Reformer,

Ulfa Anjelia Marthasari S,Sos

NDH. 38

viii

DAFTAR ISI

BAB I RANCANGAN AKSI PERUBAHAN ..................................................... 1

A. DESKRIPSI AKSI PERUBAHAN .................................................... 1 .......................................................................................................

1. Latar Belakang dan Permasalahan ........................................... 2

2. Tujuan ....................................................................................... 10

3. Manfaat ..................................................................................... 11

4. Keterkaitan Aksi Perubahan dengan Isu Strategis .................... 12

5. Milesstone Aksi Perubahan....................................................... 13

6. Tata Kelola dan Pembentukan Tim Efektif ................................ 14

7. Stakeholder Aksi Perubahan..................................................... 17

8. Jadwal Rencana Pelaksanaan Aksi Perubahan ........................ 21

BAB II IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN................................................... 22

A. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN ............................................. 22

1. Capaian Hasil Perubahan ......................................................... 22

2. Manfaat Hasil Perubahan ......................................................... 63

B. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ......................................... 64

1. Membangun Integritas .............................................................. 64

2. Mengelola Tim Kerja ................................................................. 64

3. Membangun Budaya Pelayanan ............................................... 64

C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN ......................................... 65

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN................................................................. 67

A. Kesimpulan ..................................................................................... 67

B. Saran .............................................................................................. 67

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 1 : Data Perekaman dan Pencetakan KTP-El Per Bulan Desember 2018... 5

Tabel 2 : Data Perekaman dan Pencetakan KTP-El Per Bulan Agustus 2019 ........6

Tabel 3 : Data Perekaman dan Pencetakan KTP-El Per Bulan Februari 2020 .......6

Tabel 4 : Metode USG ............................................................................................9

Tabel 5 : Keterkaitan Aksi Perubahan .....................................................................11

Tabel 6 : Stakeholders Aksi Perubahan ..................................................................17

Tabel 7 : Strategi Komunikasi .................................................................................19

Tabel 8 : Jadwal Rencana Aksi Perubahan ............................................................20

Tabel 9 : Rekapitulasi Jumlah Permohonan Pelayanan Online...............................59

Tabel 10 : Capaian Hasil Perubahan Terhadap Rencana Perubahan ......................63

Tabel 11 : Rencana Jangka Menengah dan Jangka Panjang untuk

Keberlanjutan ...........................................................................................64

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 : Struktur Organisasi Disdukcapil Kota Balikpapan .................................. 3

Gambar 2 : Pohon Masalah (Diagram Tree) ............................................................. 8

Gambar 3 : Diagram Milestone Aksi Perubahan Resi QR Code ............................... 13

Gambar 4 : Struktur Tim Efektif Aksi Perubahan Resi QR Code ............................... 14

Gambar 5 : Identifikasi 4 (Kelompok) stakeholders dalam Aksi Perubahan .............. 18

Gambar 6 : Koordinasi dengan Mentor ..................................................................... 23

Gambar 7 : Koordinasi dengan Sponsor dan Sekretaris Dinas ................................. 24

Gambar 8 : Koordinasi dengan Tim Efektif ................................................................ 25

Gambar 9 : Koordinasi dengan Tim Efektif (Tim IT) .................................................. 26

Gambar 10: Dukungan Walikota ................................................................................ 26

Gambar 11: Dukungan Kabid PIAK dan Pemanfaatan Data ...................................... 27

Gambar 12: Dukungan Kabid Pelayanan Pencatatan Sipil ........................................ 27

Gambar 13: Dukungan Kabid Pelayanan Pendaftaran Penduduk ............................. 28

Gambar 14: Notifikasi melalui email Pemohon proses Berkas Pelayanan ................. 31

Gambar 15: Notifikasi melalui sms apabila Dokumen Layanan telah selesai ............ 31

Gambar 16: Form Perubahan Data Kartu Keluarga ................................................... 32

Gambar 17: Form Permohonan Pindah Tempat Tinggal ........................................... 33

Gambar 18: Form Permohonan Kedatangan di Balikpapan....................................... 34

Gambar 19: Form Permohonan Surat Keterangan Tempat Tinggal........................... 35

Gambar 20: Form Permohonan Akte Kelahiran ......................................................... 36

Gambar 21: Form Permohonan Akte Kematian ......................................................... 37

Gambar 22: Form Permohonan Akte Perkawinan ..................................................... 39

Gambar 23: Form Update Sinkronisasi Data dengan Lembaga Lain ......................... 48

Gambar 24: Form Permohonan Dokumen Kependudukan Karena Hilang ................ 49

Gambar 25: Form Permohonan Cetak Ulang Kartu Keluarga tanpa ada Perubahan

Data (Bukan Karena Kehilangan) .......................................................... 50

x

Gambar 26: Form Permohonan KTP-el (Pengambilan Karena Sudah Memiliki

Resi KTP-el/Perubahan Data/Hilang/Rusak/Belum Memiliki KTP-el

Balikpapan yang sudah melakukan Perekaman KTP-el)........................ 51

Gambar 27: Form Permohonan Akte Perceraian ....................................................... 52

Gambar 28: Resi Elektronik pada Pelayanan Online ................................................. 54

Gambar 29: Resi Elektronik pada Pelayanan Offline ................................................. 54

Gambar 30: Alur Pelayanan Online ........................................................................... 55

Gambar 31: Link Pelayanan Online Via Media Sosial ................................................ 56

Gambar 32: Monitoring dan Evaluasi Aksi Perubahan ............................................... 60

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Kartu Konsultasi Coach......................................................................... 66

Lampiran 2 : Kartu Konsultasi Mentor ........................................................................ 68

Lampiran 3 : SK Tim Efektif ....................................................................................... 69

Lampiran 4 : Pernyataan Dukungan Stakeholders..................................................... 73

Lampiran 5 : Surat Edaran Walikota Balikpapan tentang Kebijakan Bekerja dari

Rumah Bagi ASN Pemerintah Kota Balikpapan .................................... 75

Lampiran 6 : Surat Edaran Kepala Disdukcapil Kota Balikpapan tentang

Pembatasan Pelayanan Disdukcapil Kota Balikpapan .......................... 77

BAB I

RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

A. DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

Resi QR Code adalah inovasi bukti pengambilan (Resi) dengan menggunakan

barcode yang berisi berbagai fitur untuk dapat lebih meningkatkan pelayanan yang

prima kepada masyarakat. Untuk memudahkan masyarakat mengetahui sampai

dimana proses pelayanan kependudukan miliknya secara akurat dan efisien tanpa

harus datang langsung ke Disdukcapil Kota Balikpapan. Cara penggunaannya

hanya melalui aplikasi QR code yang dapat diunduh pada ponsel maka masyarakat

dapat melakukan tracking resi di semua jenis pelayanan Disdukcapil, Tidak hanya

berfungsi sebagai alat penelusuran, Resi QR code tersebut juga di lengkapi dengan

fitur lain seperti survei kepuasan masyarakat dimana fungsi nya tentu saja untuk

lebih meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dari hasil penilaian kepada

petugas loket serta adanya kolom komentar terkait pelayanan tersebut. Inovasi Ini

merupakan cakupan luas untuk inovasi Resi QR code

Disini Reformer akan lebih mempersempit lingkup pembahasan Resi QR Code

tersebut yaitu pada Resi pengambilan KTP elektronik dimana terdapat fitur

tambahan selain dari pada fitur yang ada pada Resi QR Code untuk pengambilan

layanan lainnya

Resi QR Code pada KTP elektronik merupakan pengembangan dari inovasi

KTP virtual bagi masyarakat Kota Balikpapan. Dimana di dalam aplikasi tersebut

selain terdapat fitur seperti pelayanan lainnya, Resi untuk KTP elektronik di tambah

fitur KTP virtual , informasi pengambilan KTP elektronik, tracking data, survei

kepuasan masyarakat dan cetak resi mandiri apabila terjadi kerusakan pada resi QR

Code. Hal tersebut merupakan antisipasi Disdukcapil Kota Balikpapan apabila

ketersediaan blanko KTP elektronik sedang tidak tersedia.

1

2

1. Latar Belakang dan Permasalahan

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan organisasi perangkat

daerah yang dibentuk berdasarkan Peraturan Wali Kota Balikpapan Nomor 38

Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil. Sebagai salah satu Organisasi Perangkat Daerah

Disdukcapil memiliki kewenangan menerbitkan dokumen-dokumen kependudukan

sebagaimana diatur dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 24 Tahun

2013 tentang perubahan atas Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006 Tentang

Administrasi Kependudukan.

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Balikpapan mempunyai tugas

melaksanakan kebijakan daerah di bidang Pelayanan Administrasi Kependudukan

sebagaimanan Peraturan Daerah Kota Balikpapan Nomor 5 Tahun 2015 Tentang

Perubahan atas Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2012 Tentang Administrasi

Kependudukan.melalui PP Nomor 37 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan Undang-

Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan.

Adapun pelayanan administrasi kependudukan akan diberikan sesuai dengan

permohonan yang diajukan serta ketentuan yang dipersyaratkan dan diatur dalam

Permendagri Nomor 25 Tahun 2008 tentang Persyaratan dan Tata Cara

Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil. Selain itu pelayanan yang diberikan

mengacu pada ketentuan standar pelayanan publik (SPP) dan Standar Operasional

Prosedur (SOP) yang ditetapkan oleh Disdukcapil KotaBalikpapan.

Dokumen kependudukan yang diterbitkan adalah dokumen resmi yang memiliki

kekuatan hukum sebagai alat bukti yang autentik yang dihasilkan dari pelayanan

pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. Pelayanan administrasi kependudukan

merupakan salah satu pelayanan strategis dan outputnya selain berupa dokumen

adalah berupa data kependudukan yang menjadi masukan penting dalam setiap

pengambilan kebijakan pejabat publik. Salah satu bentuk perhatian Pemerintah Kota

Balikpapan terhadap penyediaan layanan administrasi kependudukan yang

berkualitas adalah dengan membangun gedung Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Balikpapan di lokasi yang strategis lengkap dengan sarana

dan prasarananya.

3

Berdasarkan Peraturan Walikota Balikpapan Nomor 38 tahun 2016, Struktur

Organisasi Disdukcapil Kota Balikpapan adalah

Gambar 1

4

Selanjutnya guna memberikan arah dan tujuan maka Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Balikpapan menetapkan Visi yang ingin dicapai Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Balikpapan seperti yang tertuang dalam

Rencana strategis (RENSTRA) 2016-2021 yaitu “Tertib administrasi kependudukan

menuju penduduk yang berkualitas”. Selanjutnya salah satu misi yang dipergunakan

untuk mencapai visi tersebut adalah Mewujudkan Penyelenggaraan Tata Kelola

Pemerintahan yang baik, ini sangat selaras dengan Misi Dinas Kependudukan

Pencatatan Sipil Kota Balikpapan yaitu Mewujudkan penyelenggaraan pelayanan

publik yang prima di bidang administrasikependudukan.

Kasi Kerjasama dan Inovasi Pelayanan di bidang SIAK dan PD mempunyai

tugas antara lain:

1. Menyusun program dan kegiatan Seksi Kerjasama dan Inovasi Pelayanan ;

2. Menyiapkan koordinasi kerja sama administrasi kependudukan, pemanfaatan

data dan dokumen kependudukan serta inovasi pelayanan administrasi

kependudukan;

3. menyiapkan bahan perencanaan dan perumusan kebijakan teknis kerja sama

administrasi kependudukan, pemanfaatan data dan dokumen kependudukan

serta inovasi pelayanan administrasi kependudukan;

4. menyiapkan dan melaksanakan kebijakan teknis kerja sama administrasi

kependudukan;

5. menyiapkan dan melaksanakan kebijakan teknis pemanfaatan data dan

dokumen kependudukan;

6. Menyiapkan dan melaksanakan kebijakan teknis inovasi pelayanan administrasi

kependudukan ;

7. melaksanakan administrasi kerjasama dan inovasi administrasi kependudukan;

8. melaksanakan monitoring, evaluasi, pengendalian dan pelaporan

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas ; dan

9. melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan/atasan sesuai

dengan bidang tugasnya.

5

Sementara itu data perekaman dan pencetakan KTP Elektronik di Kota

Balikpapan dari tahun 2018 sampai dengan 2020 dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 1

Data Perekaman dan Pencetakan KTP Elektronik

Periode bulan Desember 2018

No Keterangan Jumlah Capaian

1. Jumlah Penduduk WNI

(DKB I 2018)

644.315

2. Wajib KTP (DKB I 2018) 463.871

3. Jumlah Perekaman 456.113

4. Belum Perekaman 7.758

5. Cetakan Reguler 319.914

6. Distribusi Blanko 317.383

7. Sisa Blanko 126

8. Rencana Distribusi Blanko 126

9. Belum Cetak / PRR 6.561

6

Tabel 2


Periode bulan Agustus 2019


1. Jumlah Penduduk WNI (DKB I

2019)

667,188

2. Wajib KTP (DKB I 2019) 476,855

3. Jumlah Perekaman 470,881

4. Belum Perekaman 5,974

5. Cetakan Reguler 379,402

6. Distribusi Blanko 376,871

7. Sisa Blanko 215

8. Rencana Distribusi Blanko 215

9. Belum Cetak / PRR 5,061

Tabel 3


Periode bulan Februari 2020


1. Jumlah Penduduk WNI (DKB I

2020)

670,505

2. Wajib KTP (DKB I 2020) 484,947

3. Jumlah Perekaman 478,992

4. Belum Perekaman 5,955

5. Cetakan Reguler 406,369

6. Distribusi Blanko 403,838

7. Sisa Blanko 7,311

8. Rencana Distribusi Blanko 7,311

9. Belum Cetak / PRR 147

7

Berdasarkan penyajian data dari tahun 2018 sampai dengan 2020 maka

teridentifikasi bahwa masih ditemukan kejadian dimana adanya keterbatasan

ketersediaan Blanko KTP Elektronik dari pusat bagi masyarakat Kota Balikpapan,

yang tentu saja berdampak pada pelayanan Disdukcapil Kota Balikpapan kepada

masyarakat sebagai salah satu OPD yang mengeluarkan produk ataupun dokumen

administrasi kependudukan. Meskipun demikian pada awal tahun 2020 distribusi

Blanko KTP elektronik cukup signifikan sehingga masyarakat yang telah lama

menunggu saat ini dapat melalukan pencetakan KTP Elektronik.

Berdasarkanhal tersebut diatas dengan ini Reformer akan melaksanakan aksi

perubahan dengan membuat Resi CR Code sebagai bentuk antisipasi keterbatasan

Blanko KTP el sehingga keluhan masyarakat dapat tertangani karena Resi QR Code

juga dapat di gunakan sebagai KTP virtual oleh masyarakat apabila terjadi

kekosongan stok Blanko KTP El dari pusat. Selain itu fungsi Resi QR Code dapat

mencetak resi mandiri dengan tujuan untuk lebih memudahkan masyarakat cukup

dengan meng unduh aplikasi QR code pada smartphone dan pindai barcode pada

Resi QR Code maka masyarakat dapat melakukan efisiensi waktu, mudah dalam

mendapatkan informasi maupun layanan lainnya sehingga memperkecil tingkat

kekecewaan masyarakat kota Balikpapan yang telah jauh datang dan mengantri ke

Disdukcapil dengan tujuan ingin mencetak resi tersebut apabila ada kerusakan

ataupun informasi tentang telah tercetak atau belumnya KTP Elektronik tersebut.

Selain itu fakta bahwa bergulirnya otonomi daerah yang seharusnya diikuti

dengan pelimpahan kewenangan yang sekiranya lebih efektif dan efisien jika

dilaksanakan di level pemerintahan daerah, ternyata tidak semua berlaku.

Sebagaimana pelaksanaan pelayanan administrasi kependudukan khususnya

pencetakan KTP yang sering kali tidak bisa terpenuhi karena alasan yang sepele

yaitu tidak tersedianya blanko KTP. Permasalahan ini tidak akan muncul apabila

pemerintah pusat memberikan kewenangan penyediaan blanko KTP kepada

masing- masing pemerintah daerah. Mengenai keseragaman tampilan KTP

Elektronik hal ini sangat mungkin diatur ketentuan bentuk, ukuran, warna, dan data

yang ditampilkan oleh pemerintah pusat.

Sehingga meskipun pengadaan blangko KTP dilaksanakan oleh pemerintah

daerah namun standart baku dan standar mutu blangko yang dimaksud telah diatur

oleh pemerintah pusat. Hal ini sangat mungkin dilaksanakan mengingat database

kependudukan yang sudah ada juga telah terintegrasi secara nasional.

Pencetakan KTP Elektronik

sering terlambat Masalah Utama

Pasokan Blanko KTP-E dari

pemerintah pusat sering habis

Pengelolaan saluran informasi

kepada masyarakat belum

optimal

Regulasi (UU)

kewenangan

pengadaan Blanko di

Pemerintah Pusat

Rasio ketersediaan

blanko tidak

seimbang dengan

kebutuhan

Lemahnya updating

atau Informasi

kepada masyarakat

Meningkatnya

Keluhan Masyarakat

Menghambat kinerja

pegawai

Pelayanan Adminduk

tidak optimal

Uraian sebagaimana dijelaskan sebelumnya jika dianalisi dengan menggunakan

analisis pohon masalah dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2

Pohon Masalah (Diagram Tree)

Berdasarkan identifikasi masalah dengan menggunakan metode pohon

masalah diatas dapat disimpulkan bahwa permasalahan Pencetakan KTP Elektronik

sering terlambat dikarenakan Regulasi (UU) kewenangan pengadaan Blanko di

Pemerintah Pusat serta Rasio ketersediaan blanko tidak seimbang dengan kebutuhan.

Selanjutnya untuk mengetahui faktor mana yang lebih dominan dari

permasalahan tersebut maka digunakan metode analisis U-S-G (Urgency,

Seriousness, Growth). Dan berikut hasil perhitungan analisis U-S-G yang disajikan

dalam bentuk tabel :

8

Ak

ibat

Pen

yeb

ab

9

Tabel 4

Metode USG (Urgent, Serious, Growth)

NO MASALAH U S G TOTAL

1 Pasokan Blanko KTP-E dari pemerintah pusat sering habis

5 4 2 11

2 Pengelolaan saluran informasi kepada masyarakat belum optimal

3 5 5 13

3 Regulasi (UU) kewenangan pengadaan Blanko di

Pemerintah Pusat 4 3 3 10

4 Rasio ketersediaan blanko tidak seimbang dengan

kebutuhan 5 5 5 15

5 Lemahnya updating atau Informasi kepada

masyarakat 4 5 5 14

Keterangan :

U = Urgency, tingkat kegawatan

apabila masalah tidak

ditanggulangi akan semakingawat

S = seriousness, tingkat

keseriusan masalah dengan

masalahlainnya

G = growth, tingkat

luas/besarnyamasalah

5 = sangat gawat/serius/kuat

4 = gawat/serius/kuat

3 = cukup gawat/serius/kuat

2 = tidak gawat/serius/kuat

1 = tidak ada pengaruhnya

Berdasarkan metode analisis U-S-G (Urgency, Seriousness, Growth) diatas

dimana masalah terbesar adalah Rasio ketersediaan blanko tidak seimbang

dengan kebutuhan masyarakat yang berada di Kota Balikpapan walaupun dalam

bulan februari ini distribusi blanko KTP elektronik dari pusat cukup signifikan tetapi

tidak menutup kemungkinan akan terjadi lagi keterbatasan stok blanko KTP

elektronik di karenakan Regulasi (UU) kewenangan pengadaan blanko KTP

Elektronik masih berada di Pemerintah Pusat, selain itu lemah nya updating

informasi kepada masyarakat juga merupakan faktor tingginya tingkat kekecewaan

masyarakat pada pelayanan di Disdukcapil Kota Balikpapan.

10

Oleh karena hal tersebut diatas maka menjadi dasar bagi reformer untuk

mengajukan rancangan aksi perubahan “RESI QR CODE” yang diharapkan dapat

lebih meningkatkan kualitas pelayanan prima,ketersediannya informasi yang akurat

dan efisiensi waktu serta mengurangi tingkat kekecewaan bagi masyarakat Kota

Balikpapan.

TUJUAN

a. Tujuan

1. Tujuan Jangka Pendek (dalam waktu 2 Bulan)

1. Membuat aplikasi Barcode pada setiap resi pengambilan KTP Eletronik

dengan berbagai pilihan pelayanan di dalam aplikasi tersebut sehingga

tersedianya layanan bagi masyarakat Kota Balikpapan yang

mempermudah akses informasi yang akurat dan efisien.

2. Menerbitkan Surat Edaran Kepala Dinas Dukcapil Kota Balikpapan tentang

Resi QR Code sehingga keberadaan Resi Qr Code tersebut dapat di

pergunakan secara legal pada pelayanan administrasi kependudukan di

instansi manapun.

2. Tujuan Jangka Menengah (dalam waktu ± 1 s.d 2 Tahun)

Menyempurnakan layanan informasi pada aplikasi Barcode tersebut,

mengintegrasikan dengan sistem informasi seluruh produk layanan di

Disdukcapil, informasi Standart Operasional Pelayanan Disdukcapil dan

mengkonversi data manual menjadi data digital yang dapat di akses melalui

perangkat pada smartphone.

3. Tujuan Jangka Panjang (dalam waktu ± 3 s.d 5 Tahun)

Menjadikan self service sebagai pelayanan prima kepada masyarakat dan

sebagai media informasi layanan bagi pimpinan dan masyarakat Kota

Balikpapan khusus nya ataupun Provinsi Kalimantan Timur pada umumnya .

11

MANFAAT

Berikut ini merupakan beberapa manfaat yang diharapkan dengan

dilaksanakannya aksi perubahan antara lain:

Internal Disdukcapil Kota Balikpapan :

1. Meningkatkan efektivitas dan kualitas pelayanan kepada masyarakat ;

2. Terpenuhinya standart pelayanan prima sesuai dengan SOP bagi masyarakat

Kota Balikpapan ;

3. Memfasilitasi kemudahan pencarian Informasi Pelayanan dan self service kepada

Masyarakat.

Ekternal Disdukcapil Kota Balikpapan :

1. Meningkatkan kualitas pelayanan publik instansi pemerintah kota Balikpapan ;

2. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan kepada masyarakat ;

3. Memberikan nilai tambah kota Balikpapan sebagai Penyangga IKN (Ibu Kota Negara) ;

4. Merubah image masyarakat terhadap pelayanan public yang dianggap berbelit- belit

5. Memberikan akses dan kemudahan bagi masyarakat untuk dapat mencetak

Suketnya secara mandiri.

KETERKAITAN AKSI PERUBAHAN DENGAN ISU STRATEGIS

Keterkaitan aksi perubahan dengan isu strategis, tujuan, dan sasaran RPJMD

Kota Balikpapan Tahun 2016 – 2021 adalah sebagai tabel berikut :

Tabel 5

Keterkaitan Aksi Perubahan

Isu Strategis Tujuan Sasaran

Pemantapan reformasi birokrasi untuk

Terselenggaranya tata kelola pemerintahan yang

1. Mengoptimalkan

koordinasi perumusan

kebijakan umum

penyelenggaraan

Pemerintahan Daerah

yang berorientasi pada

peningkatan

pelayanan public ;

mewujudkan tata kelola kepemerintahan yang baik

baik dan penyediaan layanan publik yang prima

dalam rangka peningkatan

kualitas pelayanan public

….

12

Lanjutan Tabel 5…

Isu Strategis Tujuan Sasaran

Pemantapan reformasi

birokrasi untuk

Terselenggaranya tata

kelola pemerintahan yang 2. Mengembangkan Tata

Kelola Pemerintahan yang Baik (Good Governance) dan Aparatur yang Bersih dan Baik (Good and Clean Goverment) ;

3. Meningkatkan Pelayanan

Administrasi

Pemerintahan melalui

pembinaan Aparatur

yang terprogram dan

sinergis.

mewujudkan tata kelola

kepemerintahan yang baik dalam rangka peningkatan

baik dan penyediaan

layanan publik yang prima

kualitas pelayanan public

….

Berdasarkan isu strategis, tujuan, dan sasaran RPJMD Kota Balikpapan

Tahun 2016 – 2021 di atas, maka proyek perubahan yang sedang dilaksanakan

reformer sangat berpengaruh langsung pada tujuan dan sasaran RPJMD Kota

Balikpapan Tahun 2016 – 2021yaitu mengoptimalkan koordinasi perumusan

kebijakan umum penyelenggaraan Pemerintahan Daerah yang berorientasi pada

peningkatan pelayanan publik.

Disdukcapil Kota Balikpapan berperan penting dalam mendorong kemajuan

suatu pemerintahan dan Balikpapan sebagai penyangga IKN . Hasil Disdukcapil Kota

Balikpapan yang akurat dalam bentuk konsep, model, skenario, maupun pilihan

kebijakan yang tepat dapat menjadi rekomendasi dalam mengatasi berbagai

masalah yang timbul di suatu pemerintahan terutama pada saat IKN nanti mulai dari

perubahan jumlah penduduk, banyaknya pendatang dan lain sebagainya.

13

Jangka Panjang (2022 s.d 2015)

1. Menjadikan self service sebagai pelayanan prima dan media informasi layanan bagi pimpinan dan masyarakat

2. Monitoring dan evaluasi

Jangka Menengah (2020 s.d 2022)

Menyempurnakan layanan aplikasi barcode dan mengintegrasikan dengan seluruh produk layanan Disdukcapil

Jangka Pendek (Maret s.d Mei)

1. Tersedianya layanan aplikasi barcode pada resi pengambilan

2. Menerbitkan Surat Edaran Kadis Dukcapil tentang Resi QR Code

Sosialisasi dan implementasi inovasi

Mengaplikasikan rencana kegiatan dan uji coba

Membangun data dan merancang sistem

aplikasi

Perencanaan Persiapan

MILESTONE

A. Milestones Aksi Perubahan

Tahapan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang yang akan

dilaksanakan untuk mencapai tujuan dari aksi perubahan ini dapat digambarkan

seperti piramida terbalik seperti berikut:

GAMBAR 3

DIAGRAM MILESTONES AKSI PERUBAHAN RESI QR CODE

14

TATA KELOLA dan PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

Untuk melaksanakan tahapan-tahapan dalam pelaksanaan aksi perubahan,

reformer membentuk tim efektif yang akan membantu pelaksanaan dan

operasionalisasi rencana kegiatan yang telah disusun. Tim Efektif ini akan

digambarkan sebagai berikut :

GAMBAR 4

STRUKTUR TIM EFEKTIF AKSI PERUBAHAN RESI QR CODE

Sponsor

Kepala Disdukcapil

Hasbullah Helmi

Mentor

Kabid PIAK dan PD

Moch Ichwan

Reformer

Kasi Kerjasama & Inovasi Pely.

Ulfa Anjelia M.

Coach

M. Abdi Rahman

Tim Administrasi

1. Asriana Fathonah

2. Dahniar

Tim Dokumentasi

1. Wilman Fadhilah

2. Diro Tri H.

3. Arizal Prima

Tim Teknis / IT

1. Budi Wibowo

2. Eliza MSarah

3. M.Sapidin

Keterangan :

……………… : Garis Koordinasi

: Garis Komando

15

Berikut adalah tugas pokok Tim Efektif Aksi Perubahan :

1. Sponsor (Kepala Dinas Disdukcapil KotaBalikpapan)

Tugas dan fungsi sponsor adalah sebagai penanggung jawab dalam aksi

perubahan yang digagas dan memberikan dukungan atas keseluruhan aksi

perubahan serta membantu menyelesaikan kendala-kendala yang dihadapi

reformer.

2. Mentor (Kepala Bidang PIAK &PD)

Tugas dan fungsi mentor antara lain :

a. Memberi arahan, masukan, dan bimbingan dalam aksi perubahan.

b. Membantu reformer mengidentifikasi permasalahan – permasalahan selama

aksi perubahan.

c. Membantu reformer dalam merencanakan jadwal yang akan dilaksanakan.

d. Memonitoring jalannya aksi perubahan yang dilakukan reformer.

3. Coach

Tugas dan fungsi coach antara lain :

a. Memberikan bimbingan tentang jenis perubahan yang akan dilaksanakan.

b. Memonitoring dan memberikan arahan tentang aksi perubahan.

c. Memfasilitasi konsultasi terhadap reformer.

4. Reformer

Tugas dan fungsi reformer antara lain :

a. Melakukan identifikasi permasalahan di lingkup sub bidang sesuai Tupoksi.

b. Merencanakan solusi dari permasalahan yang telah diidentifikasi.

c. Merencanakan jenis aksi perubahan yang akan dilakukan.

d. Menyusun tim efektif yang akan terlibat dalam aksi perubahan.

e. Menyiapkan, merencanakan, mengatur, dan mengelola setiap tahapan dalam

aksi perubahan.

f. Membuat laporan setiap progres dan evaluasi aksi perubahan.

16

5. Tim IT

Tugas dan fungsi Tim IT antara lain :

a. Membantu reformer dalam pelaksanakan aksi perubahan dengan ruang lingkup IT.

b. Membantu reformer dalam koordinasi, monitoring dan evaluasi website/

media sosial yang digunakan dalam dalam aksi perubahan.

c. Memberi masukan kepada reformer untuk ruang lingkup IT.

6. Tim Pengumpul Data / Administrasi

Tugas dan fungsi Pengumpul Data antara lain :

a. Membantu reformer dalam pengumpulan bukti-bukti kegiatan dalam aksi

perubahan yang berupa : foto, video, maupun dokumen.

b. Membantu reformer dalam menyiapkan rapat, sosialisasi, launching dalam

kegiatan aksi perubahan.

c. Membantu reformer dalam melakukan inventarisasi hasil penelitian /kajian

untuk kemudian diolah menjadi action plan

7. Tim Dokumentasi dan Kreatif

Tugas dan fungsi Tim Humas dan Kreatif antara lain :

a. Membantu reformer dalam pelaksanakan publikasi, sosialisasi aksi perubahan.

b. Membantu reformer dalam berkomunikasi dengan stakeholder.

c. Membantu reformer dalam pembuatan materi publikasi.

d. Membantu reformer dalam membuat konten kreatif untuk website/ media

sosial dan video dokumentasi.

17

STAKEHOLDERS AKSI PERUBAHAN

Stakeholders merupakan individu, sekelompok manusia, komunitas atau

masyarakat baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki

hubungan serta kepentingan terhadap inovasi/ aksi perubahan yang sedang

dilakukan oleh reformer. Stakeholders yang akan terlibat dalam proyek perubahan

ini terdiri dari beberapa stakeholders, antara lain:

TABEL 6

STAKEHOLDERS AKSI PERUBAHAN

STAKEHOLDERS INTERNAL STAKEHOLDERS EKSTERNAL

1. Kepala Disdukcapil Kota Balikpapan

2. Sekretaris Disdukapil Kota Balikpapan

3. Kabid PIAK dan PD

4. Kabid Pelayanan Pendaftaran Penduduk

5. Kabid Pelayanan Pencatatan Sipil

6. Tim IT

1. Walikota

2. Wakil Walikota

3. Sekretaris Daerah

4. DPRD

5. Camat

6. Lurah

7. Ketua RT

8. Masyarakat

9. Pihak swasta

Pengaruh stakeholders terhadap aksi perubahan dapat dikelompokkan

kedalam kuadran-kuadran berikut :

Hasil Pengelompokkan stakeholders menunjukan bahwa terdapat tiga

kelompok stakeholders yang mempengaruhi aksi perubahan, yaitu :

18

Gambar 5

Identifikasi 4 (Empat) Kelompok Stakeholders dalam Aksi Perubahan

Tinggi Pengaruh Kurang Minat

(Latens)

- DPRD

- Camat

- Lurah

- OPD Terkait

Tinggi Pengaruh Tinggi Minat (Promoters)

- Walikota

- Wakil Walikota

- Sekretaris Daerah

- Sekdis Disdukcapil

- Seluruh Kabid Disdukcapil

Kurang Pengaruh Kurang Minat

(Apathetic)

Tinggi Minat Kurang Pengaruh

(Defenders)

- Ketua RT

- Pihak Swasta

- Masyarakat

1. Promoters adalah stake holders yang memiliki pengaruh dan minat tinggi

terhadap keberhasilan aksi perubahan. Stakeholder dalam kuadran ini adalah:

a. Wali Kota Balikpapan

b. Wakil Wali Kota Balikpapan

c. Sekretaris Daerah Kota Balikpapan

d. Sekretaris Dinas Disdukcapil Kota Balikpapan.

e. Seluruh Kabid Disdukcapil Kota Balikpapan

19

2. Latens adalah stakeholders yang memilik pengaruh besar, tetapi memiliki minat

yang rendah terhadap keberhasilan aksi perubahan, Stakeholder dalam

kuadran iniadalah:

a. DPRD

b. Camat

c. Lurah

d. OPD Terkait

3. Defenders adalah stakeholders yang memiliki pengaruh kecil, tetapi memiliki

minat yang tinggi terhadap keberhasilan aksi perubahan, Stakeholder dalam

kuadran ini, adalah:

a. Ketua RT

b. Pihak Swasta

c. Masyarakat

4. Apathetics adalah stakeholders yang memiliki pengaruh kecil dan minat yang

rendah terhadap keberhasilan proyek perubahan. Tidak ada Stakeholder dalam

kuadran

Untuk menghadapi setiap jenis stakeholders diatas, reformer akan

menggunakan strategi komunikasi, sebagai berikut :

TABEL 7 STRATEGI KOMUNIKASI

Kelompok

StakeHolders

Strategi Komunikasi

Promoters Strategi komunikasi yang digunakan untuk meningkatkan dukungan

dan minat promotors terhadap aksi perubahan ini adalah :

Konsultasi secara intensif, Diskusi tentang aksi perubahan secara

detail, laporan secara berkala

Latens Strategi komunikasi yang digunakan untuk meningkatkan dukungan

dan minat promotors terhadap aksi perubahan ini adalah :

Sosialisasi dan Penjelasan tujuan dan manfaat aksi perubahan

yang di rasakan oleh stakeholder kelompok ini

Defenders Strategi komunikasi yang digunakan untuk meningkatkan

dukungan dan minat promotors terhadap aksi perubahan ini

adalah :

Sosialisasi dan Penjelasan tujuan dan manfaat aksi perubahan ini

secara luas yang menyangkut banyak aspek

Apathetics Reformer Tidak ada stakeholder Apathetics

20

TABEL 8 Jadwal Rencana Pelaksanaan Aksi Perubahan

I. JANGKA PENDEK

NO

TAHAPAN

KEGIATAN

MARET APRIL MEI OUTPUT 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Melakukan Perencanaan & Persiapan Aksi Perubahan

Konsultasi tentang lanjutan aksi perubahan dengan arahan sponsor dan mentor

Mengadakan rapat

pembentukan tim kerja

Dokumentasi

Surat Dukungan

Membuat konsep SK Kadis (Sponsor)

Undangan

Daftar hadir

Dokumentasi Notulen rapat

Pengesahan SK Kadis (Sponsor)

Konsep SK

Menyusun rencana kerja dan pembagian tugas tim

SK Tim Kerja

Rapat dengan stakeholders

lintas bidang

Rencana Kerja

2. Membangun Data dan Merancang Sistem (Tersedianya database yang lengkap dan desain di web dan aplikasi Barcode)

Rapat dengan tim kerja

Undangan

Daftar Hadir

Dokumentasi

Notulen Rapat

Koordinasi dengan tim IT dan pengiputan data

Notulen hasil koordinasi

Desain tampilan di menu website dan pengiputan data

Data Base dan website lengkap dan actual

Desain tampilan menu di Aplikasi Barcode dan penginputan data

Web dan aplikasi Barcode yang telah di input data

3. Mengaplikasika n rencana kegiatan dan uji coba

Mencoba Web dan Aplikasi yang telah di buat

Catatan hasil konsultasi

Catatan Hasil Uji coba

Koordinasi dengan semua actor dalam milestone untuk persiapan uji coba

Pelaksanaan uji coba

4. Sosialisasi & Implementasi

Sosialisasi dan launching kepada stakeholders yang

Notulen dan foto sosialisasi

21

inovasi Resi QR Code

terlibat

Lembar testimoni pengguna

Implementasi langsung oleh pengguna

5. Monitoring & Evaluasi

Melakukan Monitoring saat pengguna menggunakan inovasi tersebut

Hasil catatan monitoring

Notulensi dan foto evaluasi Rapat Evaluasi

II. JANGKA MENENGAH

1. Penyempurnaa n Layanan Aplikasi barcode dan mengintegritas kan dengan seluruh Produk Layanan Disdukcapil

2020 2021 2022 2023 2024

2. Pembuatan aplikasi antrian online

2020 2021 2022 2023 2024

3. Monitoring dan Evaluasi

2020 2021 2022 2023 2024

III. JANGKA PANJANG

1. Menjadikan Self Service sebagai Pelayanan Prima dan Media Informasi bagi Pimpinan dan Masyarakat

2021 2022 2023 2024 2025

2. Monitoring dan Evaluasi

2021 2022 2023 2024 2025

22

BAB II IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN

A. Deskripsi Hasil Kepemimpinan

1. Capaian Hasil Kepemimpinan

Resi QR Code diimplementasikan untuk tujuan jangka pendek yaitu

Membuat aplikasi Barcode pada setiap resi pengambilan KTP Eletronik

dan Menerbitkan Surat Edaran Kepala Dinas Dukcapil Kota Balikpapan

tentang Resi QR Code di Kota Balikpapan.

Tetapi Rancangan Aksi Perubahan jangka pendek reformer

terkendala sehubungan dengan telah ditetapkannya status tanggap

darurat bencana percepatan penanganan Corona Virus Disease(COVID-19)

di Kota Balikpapan, Berdasarkan Surat Edaran Walikota Balikpapan Nomor

: 800/0281/Org tanggal 20 Maret 2020 dan Surat Edaran Kepala Disdukcapil

Kota Balikpapan Nomor : 470/408/Disdukcapil Kota Balikpapan tanggal 20

Maret 2020 sehingga ada perubahan tujuan jangka pendek menjadi link

aplikasi pelayanan online dan resi elektronik yang berfungsi sebagai alat

bantu pemohon untuk dapat tracking dokumen layanan yang dimohonkan

masyarakat pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Balikpapan.

Proses implementasi dilaksanakan berdasarkan tahapan atau milestone

yang terdapat perubahan pada susunan tujuan jangka pendek dan jangka

menengah. Dalam tahap rancangan proyek perubahan selama 8 (delapan)

minggu, mulai dari tanggal 18 Maret 2020 s/d 12 Mei 2020.

Adapun pentahapan milestone pada penyusunan laporan aksi perubahan

terbagi kedalam Tahap merancang system aplikasi dan mengaplikasikan

system pelayanan online dan Resi Elektronik kepada masyarakat yang dapat

kami gambarkan sebagai berikut :

23

Persiapan

A. Melakukan Koordinasi dengan Mentor dan Sponsor

Koordinasi dengan mentor dilakukan hampir setiap hari, mulai dari

penentuan jadwal rapat pembentukan Tim Efektif hingga kendala-kendala

yang dihadapi sehari-hari. Koordinasi juga dilakukan dengan Kepala Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Balikpapan

sebagai sponsor.

Gambar 6 : Koordinasi dengan Mentor

24

Gambar 7 : Koordinasi dengan Sponsor dan Sekretaris Dinas

B. Rapat Koordinasi dan Pembentukan Tim Efektif

Dalam melaksanakan aksi perubahannya reformer dibantu oleh Tim

Efektif. Agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan,

dimana perlu dilakukan rapat koordinasi dan pembentukan Tim Efektif

terlebih dahulu. Pembentukan tim inti dilakukan dengan mengadakan rapat

kerja dengan seluruh tim efektif yang telah ditentukan oleh reformer

sebelumnya .

Tahapan pelaksanaan diawali dengan penyampaian gambaran

penyusunan aksi perubahan selanjutnya menyusun pembentukan tim efektif

dengan hasil :

Penjelasan aksi perubahan Resi QR Code (latar belakang, tujuan,

manfaat, dan pentahapan kegiatan)

Pembagian peran dan uraian tugas tim

Penentuan target, jadwal, dan pemetaan sasaran

25

Persiapan sarana prasarana kegiatan

Penggalangan komitmen tim untuk melaksanakan aksi perubahan

Selanjutnya telah terlaksananya rapat dan terbentuknya tim efektif

kemudian ditindak lanjuti dengan membuat Surat Keputusan Kepala Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Balikpapan Nomor : 188.46 / 9 /

Disdukcapil / 2020 tentang Pembentukan Tim efektif Aksi Perubahan Resi QR

Code.

Gambar 8 : Koordinasi dengan Tim Efektif

26

Gambar 9 : Koordinasi dengan Tim Efektif (TIM IT)

C. Koordinasi dengan Stakeholder

Gambar 10 : Dukungan Walikota Balikpapan

Wali Kota Balikpapan memberi dukungan dan berharap aksi perubahan ini dapat meningkatkan kinerja pelayanan public.

27

Gambar 11 : Dukungan Kabid PIAK dan Pemanfaatan Data

Gambar 12 : Dukungan Kabid Pelayanan Pencatatan Sipil

28

Gambar 13 : Dukungan Kabid Pelayanan Pendaftaran Penduduk

D. Pembuatan aplikasi Link Pelayanan Online dan Resi Elektronik

Aplikasi Link pelayanan online disusun oleh reformer dengan menggunakan

aplikasi google form dan Resi Elektronik menggunakan aplikasi suplemen SIAK

dimana permohonan masyarakat akan masuk ke bagian pelayanan setelah itu

proses verifikasi berkas dan masuk pada bagian entry data dan masuk pada

system SIAK, pada system SIAK ini petugas akan mengirimkan email kepada

pemohon yang berisi tentang telah di terimanya permohonan dan Resi Elektronik

agar masyarakat dapat mengetahui sampai dimana proses dokumen yang di

mohonkan setelah itu terdapat verifikasi berkas oleh Kasi dan kabid sesuai

dengan jenis pelayanannya masing masing setelah itu Tanda Tangan Elektronik

(TTE) Kepala Dinas dan proses cetak dokumen.

29

terdapat 12 link aplikasi pelayanan online kepada masyarakat antara lain :

1. Perubahan Data Kartu Keluarga link

Link : bit.ly/dukcapil1

2. Pindah tempat tinggal link


3. Kedatangan di balikpapan link


4. Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT) bagi WNA

link : bit.ly/dukcapil4

5. Akte Kelahiran


6. Akte Kematian


7. Akte Perkawinan


8. Update singkronisasi data dengan lembaga lain: ( keperluan BPJS,

PERBANKAN, INSTANSI LAINNYA )


9. Permohonan Dokumen Kependudukan Karena Kehilangan


10. Permohonan Cetak Ulang Kartu Keluarga tanpa ada perubahan data (bukan

karena Kehilangan)


11. Permohonan KTP Elektronik (pengambilan karena sudah memiliki resi KTP

Elektronik/ perubahan data/ hilang/ rusak/ belum memiliki KTP-El Balikpapan

yang sudah melakukan perekaman KTP – El)


12. Akta Perceraian


30

pada setiap form permohonan tersebut diatas, dimana masyarakat dapat

memilih link pelayanan sesuai dengan kebutuhan selain itu masyarakat dapat

mengisi dan melengkapi form sesuai dengan petunjuk dan meng upload

persyaratan pendukung sesuai dengan kebutuhan

setelah semua form dan upload persyaratan telah terisi dengan lengkap

maka pemohon akan mendapatkan notifikasi ke email pemohon (gambar

terlampir) yang dilengkapi dengan Resi Elektronik. Dan apabila dokumen

telah tercetak maka pemohon akan medapatkan sms pengambilan dokumen

dari Disdukcapil Kota Balikpapan (gambar terlampir).

31

Gambar 14 : Notifikasi melalui email pemohon dan Resi Elektronik

Gambar 15 : Notifikasi melalui sms kepada pemohon apabila dokumen layanan telah selesai

32

E. Penyusunan petunjuk penggunaan aplikasi

Gambar 16 : Form Perubahan Data Kartu Keluarga – Link : bit.ly/dukcapil1

33

Gambar 17 : Form Permohonan Pindah Tempat Tinggal– Link : bit.ly/dukcapil2

34

Gambar 18 : Form Permohonan Kedatangan di Balikpapan – Link : bit.ly/dukcapil3

35

Gambar 19 : Form Permohonan Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT) bagi WNA – Link : bit.ly/dukcapil4

36

Gambar 20 : Form Permohonan Akte Kelahiran – Link : bit.ly/dukcapil5

37

Gambar 21 : Form Permohonan Akte Kematian – Link : bit.ly/dukcapil6

Lanjut ke hal berikutnya…

38

Lanjutan Form Permohonan Akte Kematian – Link : bit.ly/dukcapil6

39

Gambar 22 : Form Permohonan Akte Perkawinan – Link : bit.ly/dukcapil7


40

Lanjutan Form Permohonan Akte Perkawinan – Link : bit.ly/dukcapil7


41



42



43



44



45



46



47


48

Gambar 23 : Form Update Sinkronisasi Data dengan Lembaga Lain – Link : bit.ly/dukcapil8

49

Gambar 24 : Form Permohonan Dokumen Kependudukan Karena Hilang – Link : bit.ly/dukcapil10

50

Gambar 25 : Form Permohonan Cetak ulang Kartu Keluarga tanpa ada Perubahan Data (Bukan Karena Kehilangan) – Link : bit.ly/dukcapil11

51

Gambar 26 : Form Permohonan KTP El (Pengambilan Karena Sudah memiliki Resi KTP El / Perubahan Data / Hilang / Rusak / Belum Memiliki KTP El Balikpapan yang

sudah melakukan Perekaman KTP El – Link : bit.ly/dukcapil12

52

Gambar 27 : Form Permohonan Akta Perceraian – Link : bit.ly/dukcapil13


53

Form Permohonan Akta Perceraian – Link : bit.ly/dukcapil13

54

Gambar 28 : Resi Elektronik pada Pelayanan Online

Cukup dengan Klik “Riwayat” maka pemohon dapat mengetahui sampai dimana proses dokumen layanan yang dimohonkan

Gambar 29 : Resi elektronik pada pelayanan offline

1. Download aplikasi QR Code pada ponsel anda

2. Pindai Barcode pada resi atau bukti pengambilan dokumen layanan

3. Anda dapat mengetahui sampai dimana proses dokumen layanan yang dimohonkan

55

F. Pembuatan Alur Pelayanan Online

Gambar 30 : Alur Pelayanan Online

Pemohon Memilih Link

Aplikasi pelayanan

online sesuai

Entry data pada

system SIAK

Pengiriman resi (Tracking data) via email

Mengisi form dan

melengkapi / meng upload

persyaratan

Verifikasi kasi dan kabid sesuai dengan jenis permohonan

Petugas

Mencetak dokumen layanan

Verifikasi berkas permohonan

oleh pertugas

Tanda Tanga Elektronik

Kepala Dinas

56

G. Mensosialiasikan link pelayanan online kepada masyarakat via media social

Gambar 31 : Link Pelayanan Online Via Media Sosial

57

Link pelayanan online kepada masyarakat via media social

58

Link pelayanan online kepada masyarakat via media social

59

H. IMPLEMENTASI

Setelah disosialisasikan melalui media social, selanjutnya pelayanan

online diimplementasikan oleh masyarakat kota Balikpapan. Berikut

adalah rekapan jumlah permohonan pelayanan online disdukcapil kota

Balikpapan sejak maret 2020 s/d mei 2020.

Tabel 9 Rekapitulasi Jumlah Permohonan Pelayanan Online

No Bulan Jumlah permohonan

1 Maret 370 berkas

2 April 7373 berkas

3 Mei 2881 berkas

60

I. Monitoring dan Evaluasi

Pada tahap ini hasil dari link pelayanan online dan Resi Elektronik

telah digunakan oleh masyarakat di Kota Balikpapan. Dalam realisasinya

terdapat beberapa kendala dari masyarakat yaitu kurangnya berkas atau

persyaratan pendukung yang di upload oleh masyarakat selain itu kontak

person yang diisi oleh masyarakat terkadang tidak aktif sehingga mempersulit

pihak Disdukcapil untuk memberi informasi terkait dengan dokumen

pelayanan yang telah selesai dan dapat diambil oleh masyarakat.serta masih

banyak masyarakat yang tidak mengerti untuk mengisi link aplikasi online,

gagal pada saat upload dokumen persyaratan dan masih adanya masyarakat

yang tidak memiliki fasilitas smartphone

Untuk itu pihak Disdukcapil Kota Balikpapan selalu berusaha

memberikan informasi-informasi kepada masyarakat guna mempermudah

dalam permohonan pelayanan online serta Resi Elektronik dimana informasi

tersebut dilakukan melalui media social (Instagram dan facebook) seperti

informasi terkait dengan alamat link aplikasi online dan Resi Elektronik dan

juga tutorial atau langkah langkah dalam pengisian form pelayanan online

serta Resi Elektronik

Gambar 32 : Monitoring dan Evaluasi Aksi Perubahan

61

2. Manfaat Hasil Perubahan

1. Internal

Meningkatnya efektivitas dan efisiensi pelayanan melalui link aplikasi online

dan Resi Elektronik:

Efisiensi biaya dan tenaga : mengurangi tatap muka dan biaya transportasi

untuk permohonan atau pelayanan

Efiseinsi sumber daya : mengurangi penggunaan kertas dan tinta untuk

persyaratan atau berkas pendukung

Efisiensi waktu : memangkas waktu yang diperlukan untuk pelayanan dan

pengecekan persyaratan

Efektivitas : mempercepat dan mempermudah pelayanan kepada

masyarakat

2. Eksternal

Meningkatkan kualitas pelayanan publik instansi pemerintah kota

Balikpapan ;

Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan kepada masyarakat baik

dari segi waktu, tenaga maupun biaya ;

Memberikan akses dan kemudahan bagi masyarakat dalam melakukan

permohonan pelayanan

Mengurangi pengurusan pelayanan melalui pihak ketiga

Merubah image masyarakat terhadap pelayanan public yang dianggap

berbelit-belit

62

B. Deskripsi Proses Kepemimpinan

1. Membangun Integritas

Membangun integritas tim dilakukan melalui beberapa tahap yakni :

a. Rapat penyusunan tim efektif, dimana dalam rapat mengetengahkan

komitmen setiap anggota tim untuk bekerjasama mencapai tujuan

bersama, disamping memaparkan uraian tugas tiap anggota tim.

b. Koordinasi dengan staf pada bagian pelayanan sekaligus informasi

tentang tugas dan SOP pelayanan online dan Resi Elektronik

c. Penggalangan komitmen dukungan inovasi Resi QR Code

2. Pengelolaan Tim Kerja

Pengelolaan tim kerja dilakukan melalui beberapa tahap yakni :

a. Sosialisasi uraian tugas bagi tiap koordinator dan anggota tim

b. Penjadwalan kegiatan dan pemetaan sumber daya yangada

c. Penjelasan SOP pelayanan online bagi tim dan staf bagian pelayanan

d. Pelaksanaan

e. Monitoring dan evaluasi

3. Pembangunan Budaya Pelayanan

Kegiatan Resi QR Code membangun budaya pelayanan yang berbeda bagi

organisasi menuju ke arah yang lebih baik yakni:

a. Membangun budaya melayani

b. Pemanfaatan teknologi informasi (IT) untuk efisiensi dan efektivitas kerja

sehingga pencapaian program dapat terlaksana dengan tepat, cepat,

akurat, dan transparan

63

C. Keberlanjutan Aksi Perubahan

Berdasar hasil kegiatan pada jangka pendek, dapat dibandingkan antara

capaian rencana perubahan dengan hasil yang didapatkan, dimana seluruh

kegiatan yang direncanakan sudah tercapai seluruhnya meski terdapat

perubahan pada tujuan jangka pendek di karenakan adanya pandemic covid 19

yang menyebabkan tidak adanya perekaman KTP elektronik bagi masyarakat

sehingga tujuan jangka pendek berubah menjadi aplikasi link pelayanan online

dan Resi Elektronik bagi masyarakat tetapi dengan adanya kendala tersebut

diatas telah mendapat hasil sesuai dengan proyeksi yang diharapkan.

Tabel 10 Capaian Hasil Perubahan Terhadap Rencana Perubahan

No Rencana Jadwal Capaian

Persiapan

1 Koordinasi aksi perubahan

Maret minggu III

Terlaksana bulan Maret

2 Rapat penyusunan tim efektif dan rencana kerja

Maret minggu III


3 Koordinasi dengan stakeholder

Maret minggu III

Terlaksana bulan Maret – April

4 Pembuatan aplikasi Link pelayanan online dan Resi Elektronik

April minggu III


5 Penyusunan petunjuk penggunaan aplikasi link pelayanan online dan Resi Elektronik

April minggu III


6 Pembuatan alur aplikasi link pelayanan online dan Resi Elektronik

April minggu IV


Pelaksanaan

7 Sosialisasi aplikasi link pelayanan online dan Resi Elektronik

Mei minggu I

Terlaksana bulan Maret dan April

8 Implementasi aplikasi link pelayanan online dan Resi Elektronik

Mei minggu I

Terlaksana bulan Maret s/d Mei

Monitoring evaluasi

9 Rapat monev bulanan Maret, April, Mei

Terlaksana bulan Maret, April, Mei

TOTAL CAPAIAN 100%

64

Dengan tercapainya aksi perubahan dan manfaatnya di jangka pendek,

maka untuk keberlanjutan kegiatan pada jangka menengah dan jangka panjang

akan dilanjutkan sesuai dengan milestone yang telah di susun pada rancangan

aksi perubahan sebelumnya

Tabel 11 Rencana Jangka Menengah dan Jangka Panjang untuk Keberlanjutan

No Kegiatan Target

1 JANGKA MENENGAH

Penyempurnaan layanan aplikasi barcode dan mengintegritaskan dengan seluruh produk layanan Disdukcapil

2020

Pembuatan aplikasi antrian online 2020

Monitoring dan evaluasi berkala aksi perubahan jangka pendek dan menengah

2020

2 JANGKA PANJANG

Menjadikan self service sebagai pelayanan prima dan media informasi bagi pimpinan dan masyarakat

2021-2024

Monitoring dan evaluasi berkala 2021-2024

Untuk menjamin keberlanjutan kegiatan maka diperlukan strategi berikut :

1. Penggalangan komitmen tim setiap awal tahun untuk melaksanakan

kegiatan

2. Perbaharuan dan pengembangan aplikasi pelayanan online dan link riwayat

permohonan untuk mempermudah pengurusan dokumen layanan bagi

masyarakat

3. Penganggaran kegiatan dalam perencanaan program kegiatan setiap tahun

4. Penggalangan dukungan stakeholder

5. Sosialisasi melaui media social maupun media massa

65

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

1. Aksi perubahan Resi QR Code Disdukcapil Kota Balikpapan telah

berhasil dilaksanakan di tengah pandemi covid 19 yang dimana

pelaksanaan kegiatan jangka pendek terdapat perubahan menjadi aplikasi

link pelayanan online dan Resi Elektronik

2. Dukungan stakeholders sangat mempengaruhi implementasi aksi

perubahan

3. Dukungan Wali Kota Balikpapan terhadap kegiatan ini untuk terus

dikembangkan dan direplikasi untuk kecamatan di Kota Balikpapan .

4. Tim efektif yang dibentuk dapat bekerja baik dengan adanya rasa

kepercayaan, kerjasama, dan komunikasi bai kantar anggotatim

5. Koordinasi dan komunikasi yang baik akan menentukan kesuksesan

pelaksanaan implementasi aksiperubahan.

6. Komitmen tinggi dan inovasi sangat diperlukan dalam mengatasi hambatan

yang muncul di tengah pandemic COVID-19.

Saran

1. Aksi perubahan Resi QR Code akan semakin efektif dan efisien jika

semakin banyak dimanfaatkan oleh masyarakat

2. Dengan adanya dukungan dan komitmen tim beserta stakeholder,

pelaksanaan kegiatan lebih cepat selesai dan terasa manfaatnya.

3. Perubahan mindset tim terkait pemahaman pentingnya Resi QR Code

sebagai inovasi mencapai tujuan bersama harus terus dibina melalui

sosialisasi, pelatihan, penerapan dan evaluasi berkala.

4. Komunikasi dalam tim efektif sudah baik, namum perlu ditingkatkan guna

mendapat hasil lebih baik pada pelaksanaan milestone jangka menengah

dan jangka Panjang.

5. Kendala yang dihadapi selama pelaksanaan milestone jangka pendek dan

strategi penyelesaiannya dapat dijadikan acuan pembelajaran untuk

pelaksanaan milestone jangka menengah dan jangka panjang.

laporan aksi perubahan resi qr code

Documents