prosedur penataan arsip berdasarkan sistem …

PROSEDUR PENATAAN ARSIP BERDASARKAN SISTEM

KRONOLOGI DIVISI KEUANGAN PADA PT

MERCINDO AUTORAMA JAKARTA

SELATAN

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Diploma Tiga (D.III)

RAHMAWATI HANUM

NIM : 22130508

Program Studi Manajemen Administrasi

Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika

Jakarta

2016

ii

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR

Yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : Rahmawati Hanum

NIM : 22130508

Program Studi : Manajemen Administrasi

Perguruan Tinggi : ASM Bina Sarana Informatika

Dengan ini menyatakan bahwa tugas akhir yang telah saya buat dengan judul:

“Prosedur Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Kronologi Divisi Keuangan

Pada PT Mercindo Autorama Jakarta Selatan”. Adalah asli (orisinil) atau

tidak plagiat (menjiplak) dan belum pernah diterbitkan atau dipublikasikan

dimanapun dan dalam bentuk apapun.

Demikianlah surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada

paksaan dari pihak manapun juga. Apabila dikemudian hari ternyata saya

memberikan keterangan palsu atau ada pihak lain yang mengklaim bahwa tugas

akhir yang telah saya buat adalah hasil karya milik seseorang atau badan tertentu ,

saya bersedia diproses baik secara pidana maupun perdata dan kelulusan saya dari

Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika dicabut atau

dibatalkan.

Dibuat di: Jakarta

Pada Tanggal: 17 Juni 2016

Yang Menyatakan

Rahmawati Hanum

iii

SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH

UNTUK PENINGKATAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan dibawah ini:


NIM : 22130508


Perguruan Tinggi : ASM Bina Sarana Informatika

Dengan ini menyetujui untuk memberikan ijin kepada pihak Akademi Sekretari

dan Manajemen Bina Sarana Informatika, Hak Bebas Royalti Non-Ekslusif

(Non-exclusive Royalti-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:


Pada PT Mercindo Autorama Jakarta Selatan”, beserta perangkat yang

diperlukan (apabila ada).

Dengan Hak Bebas Royalti Non-Ekslusif ini pihak Akademi Sekretari dan

Manajemen Bina Sarana Informatika berhak menyimpan, mengalih-media atau

format-kan, mengelolaannya dalam pangkalan data (database),

mendistribusikannya dan menampilkan atau mempublikasikannya di internet atau

media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya selama

tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta karya ilmiah tersebut.

Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan Akademi

Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika, segala bentuk tuntutan

hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya.

Dibuat di: Jakarta

Pada Tanggal: 17 Juni 2016

Yang Menyatakan

Rahmawati Hanum

iv

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR

Tugas Akhir ini diajukan oleh:


NIM : 22130508


Jenjang : Diploma Tiga (D.III)

Judul Tugas Akhir : Prosedur Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Kronologi

Divisi Keuangan Pada PT Mercindo Autorama Jakarta

Selatan

Untuk dipertahankan pada periode I-2016 dihadapan penguji dan diterima sebagai

bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh Diploma Ahli Madya

(A.Md) pada Program Diploma Tiga (D.III) Program Studi Manajemen

Administrasi di Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika.

Jakarta, 17 Juni 2016

PEMBIMBING TUGAS AKHIR

Pembimbing : Lukman Hakim, S.Sos, M.M. ........................

D E W A N P E N G U J I

Penguji I : .................................................. .....................................

Penguji II : .................................................. .....................................

v

N I M : 22130508

Nama Lengkap : Rahmawati Hanum

Dosen Pembimbing : Lukman Hakim, S.Sos, M,M.

Judul Tugas Akhir : Prosedur Penataan Arsip Berdasarkan Sistem

Kronologi Divisi Keuangan Pada PT Mercindo

Autorama Jakarta Selatan

No. Tanggal

Bimbingan

Pokok Bahasan Paraf Dosen

Pembimbing

1. 11 April 2016 Bimbingan Perdana

2. 15 April 2016 Bimbingan Bab I

3. 29 April 2016 Acc Bab I dan Bimbingan Bab II

4. 22 Mei 2016 Acc Bab II dan Bimbingan Bab III

5. 31 Mei 2016 Revisi Bab III

6. 3 Juni 2016 Acc Bab III

7. 10 Juni 2016 Bimbingan Bab IV dan Acc Bab IV

8. 17 Juni 2016 Acc Keseluruhan

Catatan untuk Dosen Pembimbing.

Bimbingan Tugas Akhir

Dimulai pada tanggal : 11 April 2016

Diakhiri pada tanggal : 17 Juni 2016

Jumlah pertemuan bimbingan : 8 (Delapan) Pertemuan

Disetujui oleh,

Dosen Pembimbing

[Lukman Hakim, S.Sos, M,M.]

LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR

AKADEMI SEKRETARI DAN MANAJEMEN

BINA SARANA INFORMATIKA

vi

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga pada akhirnya penulis dapat

menyelesaikan Tugas Akhir dengan Judul: “Prosedur Penataan Arsip Berdasarkan

Sistem Kronologi Divisi Keuangan Pada PT Mercindo Autorama Jakarta

Selatan” yang merupakan salah satu syarat kelulusan Tugas Akhir jurusan Akademi

Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika.

Selama melaksanakan riset dan menyelesaikan laporan ini, penulis telah

banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan saran, serta fasilitas yang

membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk itu penulis menyampaikan

ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:

1. Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika

2. Ketua Program Studi Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana

Informatika

3. Bapak Lukman Hakim selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir

4. Bapak Bambang Nugroho selaku Staff Divisi Human Resources Development

yang telah menerima penulis untuk melakukan riset di PT Mercindo

Autorama

5. Ibu Febri Lili selaku Staff Keuangan yang telah memberikan penulis

informasi tentang pengarsipan di PT Mercindo Autorama

6. Seluruh karyawan dan staff di PT Mercindo Autorama

vii

7. Orang tua dan keluarga yang telah mendukung dan membantu penulis baik

berupa moril maupun materi sehingga penulis dapat menyelesaikan studi dan

Tugas Akhir ini hingga akhir.

8. Sahabat Gesrek dan teman-teman jurusan Manajemen Administrasi kelas

22.6A.31 yang telah bersama sama selama 3 tahun dan atas dukungan,

bantuan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

9. Rico Amrollah Aziz sebagai kekasih yang selalu menemani, memberikan

dorongan dan semangat yang tiada henti hentinya sehingga penulis dapat

menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak

yang membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangannya. Oleh

karena itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.

Jakarta, 17 Juni 2016

Penulis

RAHMAWATI HANUM

viii

ABSTRAK

Rahmawati Hanum (22130508), Prosedur Penataan Arsip Berdasarkan Sistem

Kronologi Divisi Keuangan Pada PT Mercindo Autorama Jakarta Selatan

Dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan berkembang, maka

semakin banyak pula data-data, berkas maupun arsip yang terkumpul dan disimpan

karena masih mempunyai nilai guna. Sehingga perlu penyimpanan secara sistematis

jika apabila dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. Metode penelitian

yang penulis gunakan adalah dengan melakukan observasi langsung di PT Mercindo

Autorama. Kemudian melakukan wawancara dengan Staff Divisi Keuangan.

Sehubungan dengan penerimaan invoice masuk, penyimpanan arsip invoice, jenis

dokumen yang diarsipkan dan peralatan yang digunakan. Invoice yang diarsipkan

disimpan dan dikelompokkan atas kronologi. Dalam hasil ini pengelompokannya

dapat didasarkan dari kronologi yang berupa tanggal bulan dan tahun.

Terselenggaranya kearsipan secara baik dapat meminimalisir kesalahan manajemen

yang akan diambil oleh organisasi pemerintah maupun swasta melalui tersedianya

informasi yang tersaji dengan baik dan benar. Penataan arsip sistem kronologi

sangatlah baik digunakan di PT Mercindo Autorama sehubungan dengan penerimaan

invoice yang masuk setiap harinya.

Kata Kunci: Penyimpanan Arsip Sistem Kronologi

ix

ABSTRACT

Rahmawati Hanum (22130508), The procedure archives based on the system

financial chronology division in PT Mercindo Autorama South Jakarta

In implementation of office activities increasingly advanced and developing, then the

more data, files and archives collected and stored because it still has the use value.

So, it is necessary the systematically storage if when needed can be found easily and

quickly. The research method that writer use was direct observation in PT Mercindo

Autorama .Then conducted interviews with staff financial division .With respect to the

reception invoice in , archive storage invoice , a kind of documents that is stored and

equipment used .Invoice in archive stored and divided into two groups chronology. In

this grouping may be based of chronology by which the date in the form of months

and years .The implementation of chancery for better they could reduce wrong within

to be taken by an organization in the government and the private sector through the

provision of information are presented well and correctly. The management of the

archive chronology system are so good used in pt mercindo autorama with respect by

the reception invoice who enters every day .

Keywords: Archive Storage Chronology System

x

DAFTAR ISI

Lembar Judul Tugas Akhir………………………………………………..............i

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir………………………………………..ii

Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah…………………………iii

Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir……………………………….iv

Lembar Konsultasi Tugas Akhir………………………………………………….v

Kata Pengantar…………………………………………………………………...vii

Abstrak…………………………………………………………………………...viii

Daftar Isi………………………………………………………………………….x

Daftar Gambar……………………………………………………………………xii

Daftar Simbol……………………………………………………………….……xiii

Daftar Lampiran………………………………………………………………….xiv

BAB I PENDAHULUAN ……………………………………………………...1

1.1. Latar Belakang………………………………………………………1

1.2. Perumusan Masalah…………………………………………………2

1.3. Tujuan dan Manfaat………………………………………………....3

1.4. Metode Pengumpulan Data………………………………………….4

1.5. Ruang Lingkup………………………………………………………5

1.6. Sistematika Penulisan………………………………………………..5

BAB II LANDASAN TEORI…………………………………………………..7

2.1. Pengertian Prosedur………………………………………………....7

2.2. Arsip ………………………………………………………………..7

2.2.1. Pengertian Arsip……………………………………………..7

2.3. Pengertian Kearsipan………………………………………………..9

2.3.1. Ciri-ciri arsip yang baik……………………………………...9

2.3.2. Nilai-nilai arsip………………………………………………10

2.4. Maksud dan tujuan penataan arsip………………………………….11

2.5. Tujuan dan ruang lingkup manajemen kearsipan…………………..12

2.6. Sistem kearsipan yang baik……………………………………........13

2.7. Sistem kearsipan berdasarkan kronologi…………………………....16

2.8. Peralatan penataan arsip……………………………………………...21

2.9. Penyusutan dan pemusnahan arsip…………………………………..24

xi

BAB III PEMBAHASAN………………………………………………………...26

3.1.Tinjauan Umum Perusahaan/Organisasi……………………………...26

3.1.1. Sejarah PT Mercindo Autorama………………………………....26

3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Organisasi……………………………...29

3.1.3. Kegiatan Usaha PT Mercindo Autorama………………………..35

3.2. Hasil Penelitian……………………………………………………….35

3.2.1 Prosedur Penanganan Arsip Invoice Divisi Keuangan……….…...36

3.2.2 Macam-macam arsip yang ditangani oleh divisi keuangan.............40

3.2.3 Peralatan Arsip Dalam Penyimpanan Arsip Invoice………………40

BAB IV PENUTUP ………………………………………………………………42

4.1. Kesimpulan……………………………………………...…………..42

4.2. Saran………………………………………………………………....42

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………...…44

DAFTAR RIWAYAT HIDUP……………………………...…………………….45

SURAT KETERANGAN RISET………………………………………...………46

LAMPIRAN-LAMPIRAN ………………………………………………………..47

xii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar II.1 Tanda Sekat/Guide……………………………………………22

Gambar II.2 Filling Cabinet ………………………………………………..23

Gambar II.3 Lemari Arsip ………………………………………………….23

Gambar III.1 Struktur Organisasi …………………………………………...30

Gambar III.2 Flow Chart Penanganan Arsip………………………………...40

Gambar III.3 Peralatan Arsip Invoice………………………………………..41

xiii

DAFTAR SIMBOL

No Bentuk Simbol Nama Simbol Fungsi Simbol

1.

Terminal/Terminator

Menyatakan permulaan awal

adanya arsip invoice

2.

Proses

Menyatakan tindakan (proses)

penyortiran arsip

3.

Multi Dokumen

Menyatakan bahwa invoice

tersebut ada 2 lembar yang

asli dan carbon copy

4.

Keputusan/Decision

Menunjukkan suatu kondisi

apakah arsip invoice disetujui

atau tidak disetujui

xiv

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

A1. Struktur Organisasi PT Mercindo Autorama………………………………47

B1. Daftar dan Hasil Wawancara………………………………………………48

B2. Daftar dan Hasil Wawancara………………………………………………49

C1. Laporan Kas Bank ………………………………………………………...50

C2. Bukti Penerimaan Kas/Bon Merah ………………………………………..51

C3. Laporan Penjualan …………………………………………………………52

C4. Laporan Pengeluaran Kas …………………………………………….….. 53

C5. Bukti Pengeluaran Kas/Bon Hijau ……………………………………...…54

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam era globalisasi ini kita tahu bahwa segala sesuatu mudah diperoleh seperti

halnya memperoleh sebuah data atau dokumen. Berbagai cara dilakukan perkantoran

dalam memperoleh sebuah data, yaitu seperti membuat pernyataan dalam sebuah

tulisan, menyimpan catatan dalam sebuah file atau kaset Compact Disc maupun

dalam bentuk cetakan berwarna seperti foto yang kemudian dokumen tersebut

disimpan menjadi sebuah arsip. Dibutuhkan beberapa prosedur dalam pembuatan dan

perawatan arsip agar arsip tersebut tidak hilang atau rusak. Oleh sebab itu setiap

kantor wajib menentukan pilihan untuk mengatasi cara atau metode utuk

penyimpanan arsip.

Sistem penyimpanan arsip merupakan catatan dan laporan yang dikoordinasi

sedemikian rupa untuk menyediakan informasi dokumen kantor yang dibutuhkan

oleh manajemen untuk memudahkan pengelolaan perusahaan. Pada suatu perusahaan

sangatlah penting suatu sistem dalam kegiatan suatu perusahaan. Maka diperlukanlah

perancangan sistem penyusunan arsip kantor seperti yang kita tahu yaitu sistem

penyimpanan arsip berdasarkan kronologi. Sistem ini menyimpan arsip atau dokumen

kantor berdasarkan waktu pengiriman dari berbagai daerah instansi.

2

Sistem kronologi biasanya digunakan oleh perusahaan atau organiasi yang relatif

kecil dengan jumlah dokumen yang tidak banyak. Sistem ini timbul karena adanya

kenyataan bahwa dokumen-dokumen tertentu lebih mudah dikelompokkan dalam

kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda.

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada

sehingga akan menghasilkan tujuan kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan

kantor yang memadahi tidak mungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya

aktifitas kantor terjadi karena pegawai kantor mengolah bahan dengan sarana

perbekalan kantor yang ada. Oleh sebab itu, penulis tertarik mengambil judul tentang


Pada PT Mercindo Autorama Jakarta Selatan”.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah, maka penulis merumuskan masalah sebagai

berikut:

1. Bagaimana prosedur penataan arsip berdasarkan sistem kronologi pada divisi

keuangan PT Mercindo Autorama?

2. Jenis arsip apa saja yang diarsipkan pada divisi keuangan PT Mercindo

Autorama?

3. Peralatan apa sajakah yang digunakan dalam penataan arsip?

3

1.3. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari penulisan Tugas Akhir adalah:

1. Untuk mengetahui prosedur penataan arsip menggunakan sistem kronologi divisi

keuangan di PT Mercindo Autorama.

2. Untuk mengetahui jenis surat apa saja yang diarsipkan oleh divisi keuangan di

PT Mercindo Autorama.

3. Untuk mengetahui peralatan apa saja yang digunakan dalam penataan arsip.

Sedangkan manfaat yang penulis dapatkan adalah:

1. Bagi penulis

Agar penulis lebih memiliki pengetahuan tentang manajemen arsip serta

menambah wawasan dalam praktek yang terjadi di perusahaan tersebut sehingga

penulis dapat membandingkan pengetahuan teoritis yang pernah diperoleh di

perkuliahan.

2. Bagi instansi

Untuk mempermudah perusahaan dalam kegiatan kearsipan dan penemuan

kembali arsip serta sebagai masukan bagi perusahaan untuk memperbaiki sistem

penyimpanan dalam penanganan surat yang ada.

3. Bagi pembaca

Menambah referensi bagi pembaca mengenai penataan arsip dan sebagai acuan

dalam membuat laporan.

4

1.4. Metode Pengumpulan Data

Dalam upaya mengumpulkan data-data yang dapat menunjang

penyusunan Tugas Akhir ini penulis melakukan beberapa cara, yaitu:

1. Metode Pengamatan Langsung

Pada kegiatan ini penulis mengadakan pengamatan secara langsung pada

suatu kegiatan tentang arsip sistem kronologi pada divisi keuangan PT

Mercindo Autorama Jakarta Selatan.

2. Metode Wawancara

Pada kegiatan ini dalam pengumpulan data dilakukan tanya jawab serta

mencatat penjelasan yang diberikan oleh Ibu Febri Lili Staff Divisi

Keuangan yang mengetahui masalah tentang penataan Arsip Dokumen

Sistem Kronologi, hal ini dilakukan dengan tujuan untuk menjamin

keakuratannya data yang akan disajikan pada Tugas Akhir ini.

3. Metode Dokumentasi

Data diperoleh melalui buku-buku dan pengambilan data melalui dokumen

tertulis dari instansi yang relevan sebagai bahan referensi pendukung untuk

memperkuat kelengkapan data Tugas Akhir.

5

1.5. Ruang Lingkup

Untuk mempermudah di dalam pembahasan dan memahami masalah yang

timbul serta menghindari adanya penyimpangan pembahasan yang terlalu luas, maka

batasan yang akan dibahas dalam Tugas Akhir adalah mengenai prosedur penanganan

arsip berdasarkan tanggal, penyortiran, menyusun arsip, menyimpan arsip dalam

lemari rak besi sesuai tanggal invoice. Periode riset yang diambil sesuai dengan riset

penulis yang dilakukan pada tanggal 1 Mei 2016 sampai dengan 31 Mei 2016.

1.6. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari empat bab, dimana tiap-tiap

bab terdiri dari sub bab yaitu:

Bab I PENDAHULUAN

Pada bab ini berisi tentang pembahasan hal-hal yang menjadi latar

belakang penulis yang bersifat umum, rumusan masalah, tujuan dan

manfaat, metode pengumpulan data, ruang lingkup dan sistematika

penulisan.

Bab II LANDASAN TEORI

Pada bab ini berisi tentang pengertian arsip, pengertian kearsipan,

kegiatan penanganan arsip, ciri-ciri arsip yang baik, nilai-nilai arsip,

maksud dan tujuan penataan arsip, tujuan dan ruang lingkup

6

manajemen kearsipan, sistem kearsipan yang baik, sistem kearsipan

kronologi, prosedur pengadaan arsip dan penemuan kembali arsip,

peralatan penataan arsip, kriteria pemilihan arsip, penyusutan dan

pemusnahan arsip.

Bab III PEMBAHASAN

Pada bab ini berisi tentang tinjauan umum, pembahasan sejarah

berdirinya perusahaan, struktur dan fungsi organisasi, prosedur

pengadaan arsip masuk, macam-macam arsip yang ditangani divisi

keuangan di PT Mercindo Autorama dan hasil penelitian.

Bab IV PENUTUP

Pada bab ini berisi kesimpulan yang didapat penulis dari pembuatan

Tugas Akhir ini, serta saran-saran yang merupakan sumbangan

pemikiran penulis yang sifatnya membangun pada Tugas Akhir ini.

7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Prosedur

Menurut Moekijat (2006:53) Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran

adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan) melakukan

suatu pekerjaan; berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya,

bilamana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

2.2. Arsip

2.2.1. Pengertian Arsip

Oleh karena yang menjadi pokok pembahasan dalam buku ini adalah Tata

Kearsipan, maka terlebih dahulu akan diberikan penjelasan tentang pengertian arsip.

Kata arsip dalam bahasa Belanda disebut dengan “archief”, dalam bahasa

Inggris disebut dengan “archieve”, dalam bahasa latin, arsip disebut dengan

“archivum”, atau “archium”. Sedangkan dalam bahasa Yunani disebut dengan

“arche” yang berarti permulaan. Kata ”arche” dalam bahasa Yunani berkembang

menjadi kata “archia” yang berarti catatan, yang kemudian berkembang lagi menjadi

kata “arsipcheton” yang berarti Gedung Pemerintahan.

8

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern,

arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena

mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan

kembali (2007:118).

Menurut Sutarto dalam Suraja (2006:33) mengatakan “arsip sebagai

kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu, disimpan secara sistematis, dan dapat

ditemukan kembali dengan cepat”.

Menurut Barthos dalam Manajemen Kearsipan: “Setiap catatan tertulis baik

dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai

subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya

ingatan orang (itu) pula”.

Berdasarkan UU No. 7 Th. 1971 dalam Basir Barthos tentang Ketentuan-

Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang dimaksud

dengan arsip adalah:

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara

dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan

Pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau

perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan berbangsa

9

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa arsip adalah

suatu dokumen yang dapat disaksikan atau disimpan sebagai bukti nyata dari sebuah

peristiwa atau kejadian.

2.3. Pengertian Kearsipan

Menurut kamus Administrasi dalam Sugiarto dan Wahyono (2015:2)

“kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan

dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-

warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

Menurut Terry dalam Sugiarto dan Wahyono (2015:2) “Filing is the placing

of paper in acceptable containers according to some predatemined arrangement so

that any paper, when required can be located quickly and conveniently.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh The Liang Gie kearsipan

merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat

penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah

ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan

setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari

penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

2.3.1. Ciri-ciri arsip yang baik

Menurut Suraja (2006:33) ciri – ciri arsip yang baik adalah:

1. Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna. Dalam aspek ini

arsip mestinya hanya terdiri dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai

guna. Dengan demikian bilamana ada warkat yang dipandang sudah tidak

10

bernilai guna maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip,

tetapi dimusnahkan saja.

2. Warkat - warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip

diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal atau nomor, tetapi

menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan memperhatikan

klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta

warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh arsiparis dengan

menggunakan fasilitas, prosedur dan metode kerja yang ada atau ditetapkan.

3. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga dari

arsip yang baik ini dimungkinkan terjadi sebagai akibat dari penyimpanan

arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena penyimpanannya sistematis,

maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar.

Menurut Chrisyanti (2011:4) cirri-ciri arsip yang baik adalah:

1. Memiliki arti

2. Memiliki kegunaan

3. Disimpan secara teratur

2.3.2 Nilai-nilai Arsip

Menurut The Liang Gie (2007:117) arsip juga disimpan karena nilai-

nilai khusus berikut yang disingkat dengan nama ALFRED:

1. A – Administrative value (nilai administrasi)

2. L – Legal value (nilai hukum)

11

3. F – Fiscal value (nilai dibidang keuangan)

4. R – Research value (nilai penelitian)

5. E – Educational value (nilai pendidikan)

6. D – Documentary value (nilai dokumentasi)

Menurut Wursanto dalam Suraja (2006:36)

1. Arsip diklasifikasikan menjadi beberapa macam misalnya arsip yang

mempunyai nilai guna administrasi, arsip yang mempunyai nilai guna

kebijaksanaan, arsip yang mempunyai nilai guna pelaksanaan kerja, arsip

yang mempunyai nilai guna hukum, arsip yang mempunyai nilai guna

keuangan, arsip yang mempunyai nilai guna penelitian, arsip yang

mempunyai nilai guna pendidikan, dan arsip yang mempunyai nilai guna

pembuktian atau documenter.

2. Mengandung nilai haluan organisasi, nilai pelaksanaan organisasi, nilai

sejarah, ekonomi, sosial, politik, kebudayaan, seni, dan agama.

2.4. Maksud dan Tujuan Penataan Arsip

Sistem menata arsip perlu dikatakan untuk memudahkan penyimpanan dan

penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga

perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip

(filling system).

1. Membantu perusahaan memelihara persaingan

2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat.

12

3. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan

dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.

4. Memberikan catatan dan laporan dari berbagai daerah instansi yang sama di

Indonesia.

Menurut Barthos (2015:12) tujuan kearsipan ialah “untuk menjamin

keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan,

pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk

menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.

2.5. Tujuan dan Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan

Menurut Suraja (2006:62) mengatakan “Manajemen kearsipan adalah

rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat di

dalam proses pengurusan arsip”.

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:15) Manajemen Kearsipan

adalah seni pengendalian dokumen berupa pengendalian

penggunaannya, pemeliharaan, perlindungan serta penyimpanan arsip.

Pengendalian arsip dengan perencanaan, pembuatan, pemeliharaan

sesuai dengan kepentingan arsip, pemberian jasa pelayanan bagi yang

membutuhkan arsip, selanjutnya pemilihan arsip yang perlu

dimusnahkan ataupun dilestarikan.

Menurut Suraja (2006:62) “Terjaminnya keselamatan arsip dan

penyediaan kembali arsip, benar-benar dapat tercapai.

Menurut Knox dalam buku Suraja (2006:62) memperbaiki pekerjaan

kantor termasuk kearsipan agar dapat member sumbangan yang

meningkat bagi produktivitas organisasi, harus dimulai dari kebijakan

manajemen puncak, dan kemudian didukung oleh penyusunan program

yang mengintegrasikan manajemen ketatausahaan di setiap unit

organisasi.

13

2.6. Sistem Kearsipan yang baik

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:17) mengatakan sistem

kearsipan yang baik sebagai berikut:

1. Kepadatan; Faktor kepadatan bermaksud tidak menggunakan terlalu banyak

tempat, khususnya ruangan lantai. Dengan kata lain, faktor kepadatan

penyimpanan arsip dapat efisiensi penggunaan ruang kantor.

2. Mudah dicapai; Aspek kemudahan dicapai sangat diperlukan dalam kegiatan

pengelolaan arsip. File cabinet/almari penyimpanan arsip harus ditempatkan

sedemikian rupa, sehingga mudah untuk menyimpan surat-surat ataupun

mengambil arsip. Dengan mudah dicapai maka efisiensi tenaga dapat

diwujudkan.

3. Kesederhanaan; Faktor kesederhanaan bermaksud agar sistem penggolongan

atau sistem penataan arsip dapat dimengerti dan dilaksanakan oleh setiap

petugas, atau pegawai pada umumnya. Jangan sampai terjadi kesulitan

penemuan arsip hanya dikarenakan sesorang tidak mengetahui bagaimana

harus mencarinya.

4. Keamanan; Faktor keamanan bermaksud agar dokumen-dokumen harus

diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya. Dalam

hal ini harus menggunakan fasilitas pendukung yang memperhatikan aspek

keamanan.

5. Kehematan; Faktor kehematan bermaksud bahwa sistem kearsipan harus

hemat dalam biaya uang, tenaga kerja dan biaya lainnya.

14

6. Elastisitas; Faktor elastisitas bermaksud bahwa sistem kearsipan harus dibuat

dengan pertimbangan perluasan sistem penyimpanan di masa yang akan

datang.

7. Penyimpanan dokumen seminimalnya. Faktor ini bermaksud bahwa dokumen

yang disimpan adalah dokumen yang benar-benar bernilai.

8. Keterangan-keterangan harus diberikan bilamana diperlukan sehingga

dokumen dapat ditemukan melalui bermacam-macam kepala (heading).

9. Dokumen-dokumen harus selalu disusun secara up to date, meskipun hal

demikian dapat bergantung pada penyusunan tenaga dan pengawasan.

10. Harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat. Tidak ada sistem

kearsipan yang paling baik, yang paling baik adalah sistem yang cocok dan

tepat dengan kebutuhan. Dengan demikian pemilihan harus benar-benar

didasarkan pada kebutuhan, sehingga sistem tersebut dapat membantu

pencarian dokumen secara efektif.

Menurut Suraja (2006:25) sistem kearsipan yang baik sebagai berikut:

1. Tingkat pencapaian tujuan kearsipan yang tinggi, yakni arsip yang disimpan

cenderung tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang, sehingga arsip (data

informasi) yang benar selalu dapat disediakan pada orang (pejabat, pegawai,

anggota masyarakat yang membutuhkan) pada waktu yang benar dan dengan

biaya yang serendah-rendahnya.

2. Dari aspek unsur-unsur input (data, informasi, arsiparis, peralatan, uang)

sistem kearsipan dalam keadaan baik apabila:

15

a. Data dan informasi yang tersedia memenuhi syarat benar, lengkap, tepat,

dan relevan.

b. Arsiparis yakni pejabat dan pegawai kearsipan mempunyai kompetensi

(pengetahuan dan keterampilan) dan memenuhi persyaratan kecerdasan,

ketelitian, kecekatan, dan kerapihan untuk melaksanakan kerja dibidang

kearsipan.

c. Peralatan yang ada lengkap macamnya, jumlahnya mencukupi,

keadaannya baik, dan mengikuti perkembangan teknologi kearsipan.

d. Uang mencukupi untuk membiayai semua unsur input, proses kerja

kearsipan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusutan arsip.

3. Dari aspek proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, sistem kearsipan yang

baik ditandai dengan pelaksanaan penciptaan, distribusi, penggunaan,

pemeliharaan, penyimpanan dan penyusutan naskah dapat berlangsung sesuai

prosedur dan metode kerja yang telah ditentukan yang dapat menjamin

dihasilkannya output yang baik dan benar.

4. Segi output dari proses kearsipan, arsipnya memenuhi cirri-ciri sebagai arsip

yang baik: sebagai sekumpulan warkat yang mempunyai nilai guna dan

disimpan secara sistematis, sehingga bilamana dibutuhkan dapat disediakan

kembali dengan cepat.

16

2.7. Sistem Kearsipan Berdasarkan Kronologi

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:48) “sistem penyimpanan

kronologi merupakan sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu.

Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun, decade, ataupun

abad”.

Menurut The Liang Gie (2007:122) “sistem tanggal diartikan sebagai

sistem terakhir untuk menyimpan warkat – warkat ialah menurut

urutan – urutan tanggal yang tertera pada tiap – tiap warkat itu. Sistem

ini dapat dipakai bagi warkat – warkat yang harus memperhatikan

sesuatu jangka waktu tertentu, misalnya surat – surat tagihan.

Menurut Nuraida (2013:107) “sistem kronologis adalah penyimpanan

arsip yang berdasarkan urutan kronologis tanggal – bulan – tahun. Sistem ini

bersifat sementara, sebelum diklasifikasikan berdasarkan sistem klasifikasi lain.

Keuntungan sistem kronologi menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:49)

a. Mudah dilaksanakan.

b. Susunan dan guide sederhana.

c. Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.

17

Sedangkan kerugian dari sistem kronologi menurut Sugiarto dan

Wahyono (2015:49) adalah:

a. Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah

dokumen yang tidak banyak

b. Tidak berguna. Apabila tanggal, bulan, tahun sebuah dokumen tidak

diketahui.

c. Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.

Menurut Suraja (2006:119) prosedur pengadaan sebagai berikut:

1. Penerimaan Surat

Didalam organisasi, surat dan naskah masuk diterima oleh staf penerima atau

tata usaha yang ditugaskan untuk mengurusi penerimaan surat dan naskah.

Penerima mempunyai tugas :

a. Menerima surat yang disampaikan baik oleh pengantar, petugas pos,

telekom maupun oleh perorangan.

b. Meneliti kebenaran alamat surat

c. Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan

d. Mensortir surat

e. Membuka sampul dan mengeluarkan surat dari amplop. Jika alamat

pengirim tidak tercantum di dalam surat, amplop diikutsertakan bersama

suratnya. Surat distempel tanda terima.

f. Meneliti kelengkapan lampiran surat.

g. Menyampaikan surat kepada pengarah.

18

h. Menyampaikan surat rahasia (tertutup) kepada pencatat.

2. Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah kegiatan menentukan unit pengolah yang akan

menindaklanjuti atau memproses surat sesuai isinya. Pengarahan ini dilakukan

oleh pengarah. Pengarah mempunyai tugas:

a. Membaca naskah surat dan menentukan surat itu tergolong penting atau

biasa.

b. Menuliskan isi disposisi atau pengarahan pada lembar disposisi: tindakan

apa yang harus dilakukan terhadap surat yang bersangkutan oleh

pengolah.

c. Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah surat penting.

d. Menyampaikan naskah surat penting dan biasa kepada pencatat.

3. Pencatatan Surat

Pencatatan surat adalah penulisan keterangan unsur-unsur yang tercantum di

dalam naskah surat dan naskah lain yang disertakan di dalam Kartu Kendali

atau Lembar Pengantar, pencatat mempunyai tugas:

a. Mencantumkan nomor urut pada naskah surat

b. Mencatat naskah surat didalam kartu kendali rangkap tiga atau lembar

pengantar rangkap dua.

c. Menyampaikan naskah surat kepada Pengendali beserta kartu kendali atau

lembar pengantar.

19

4. Pengendalian Surat

Tugas pengendali yaitu:

a. Menerima surat beserta kartu kendali atau lembar pengantar dari pencatat.

b. Meneliti kebenaran nomor kode surat dan kelengkapan lampiran.

c. Menyampaikan naskah surat beserta kartu kendali II dan III kepada Tata

Usaha Unit Pengolah.

d. Menyampaikan naskah surat rahasia (tertutup) dan biasa beserta lembar

pengantar rangkap dua kepada Tata Usaha Pengolah.

e. Menyusun (menyimpan) kartu kendali I dalam almari catalog berdasarkan

urutan nomor kode.

5. Penyimpanan

a. Mengindeks

Berarti menetukan kata tangkap nama orang, organisasi, barang, wilayah,

atau pokok masalah yang akan dijadikan sebagai dasar mengklasifikasikan

dan mengurutkan warkat di tempat penyimpanan.

b. Memberi Kode

Kode yang dimaksudkan adalah kode klasifikasi masalah, kode organisasi,

kode wilayah yang disusun ketika membuat pola klasifikasi arsip dan

pengkodeannya sebagai suatu bentuk fungsi perencanaan kearsipan.

c. Mensortir

Mensortir adalah kegiatan memilah-milahkan arsip sesuai dengan

golongan atau klasifikasinya berdasarkan sifat kepentingan, kode dan

permasalahannya.

20

d. Mengurutkan arsip yang telah disortir dan dikelompokkan. Nomor kode

masalah klasifikasi arsip dan tanggal kirim atau tanggal terima surat dapat

dijadikan sebagai dasar mengurutkan arsip-arsip yang disimpan. Pada

filling cabinet, guide, folder yang akan digunakan untuk menaruh,

menyusun atau menyimpan warkat-warkat juga telah diberi catatan kode

dan klasifikasi arsip yang akan disimpan didalamnya.

e. Menyimpan arsip pada map atau folder yang ada didalam laci filling

cabinet.

Menurut Suraja (2006:188) prosedur penemuan kembali sebagai berikut:

Penemuan kembali arsip merupakan usaha untuk mencarikan arsip yang

hendak dipinjam karena suatu kebutuhan. Untuk keperluan peminjaman, peminjam

biasanya mengajukan permintaan dengan menyebutkan jenis masalah arsip (warkat)

atau naskahnya.

Berdasarkan penyebutan masalah tersebut, maka kemudian petugas arsip

akan mencarikan atau berusaha menemukan arsip tersebut. Untuk mencari dan

menemukan kembali arsip itu petugas dapat menempuh langkah-langkah seperti:

1. Melihat nama/sebutan masalah pada laci filling cabinet atau rak arsip.

2. Melihat nama/sebutan sub masalh pada kartu guide.

3. Melihat nama/sebutan sub-sub masalah pada papan nama folder atau map.

4. Mengambil arsip dari berkasnya.

21

Perlu ditegaskan bahwa pengambilan dan pengembalian arsip dari/pada

tempatnya hanya dilakukan oleh petugas arsip. Pencarian dan penemuan kembali

arsip (penyediaan arsip) harus diupayakan cepat, kurang dari satu menit.

2.8. Peralatan Penataan Arsip

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:65) menyimpulkan bahwa “untuk

dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan diperlukan

peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan

metode dengan sebaik-baiknya”.

Keberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan adalah juga secara langsung

dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi

pemakaian peralatan.

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:65) ada beberapa kriteria pemilihan

peralatan:

1. Bentuk fisik dari arsip yang akan disimpan; hal ini untuk memastikan jenis

dan ukuran peralatan yang akan digunakan.

2. Frekuensi penggunaan arsip; hal ini untuk memastikan jenis dan fasilitas lain

dalam peralatan yang akan digunakan. Misalnya, arsip yang frekuensi

penggunaannya tinggi, maka sebaiknya menggunakan alat yang tanpa pintu,

atau terbuka, sehingga mudah dijangkau.

3. Lama arsip disimpan di file aktif dan file in aktif; hal ini untuk memastikan

jumlah atau kapasitas daya tamping peralatan arsip.

4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi).

22

5. Besar ruangan yang disediakan untuk menyimpan dan kemungkina untuk

perluasannya.

6. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif.

7. Bentuk organisasi, untuk mempertimbangkan kemungkinan perkembangan

jumlah arsip yang akan disimpan.

8. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan, hal ini untuk memastikan

tingkat jaminan keamanan alat yang akan digunakan.

Sumber : Chrisyanti (2011:157)

Gambar II.1 Tanda Sekat/guide

23

Sumber : Sugiarto dan Wahyono (2015:66)

Gambar II.2 Filling Cabinet

Sumber : Sugiarto dan Wahyono (2015:67)

Gambar II.3 Lemari Arsip

24

2.9. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Menurut Suraja (2006:193) penyusutan arsip adalah “kegiatan pengurangan

arsip yang dilakukan dengan cara memindahkan, menyerahkan atau memusnahkan

arsip”.

Akibat dari penyusutan arsip yaitu:

1. Terhindarnya pencampuradukan antara arsip-arsip aktif dengan arsip-arsip

inaktif, antara arsip penting, biasa dan tidak penting.

2. Tempat penyimpanan arsip menjadi longgar untuk menampung bertambahnya

arsip baru.

3. Menghemat biaya pegawai, peralatan, ruangan, dan pengelolaannya.

Menurut Suraja (2006:196) pemusnahan arsip adalah “kegiatan

menghancurkan atau melenyapkan warkat atau arsip yang dipandang telah habis nilai

gunanya atau telah habis masa penyimpanannya sesuai dengan jadwal retensi arsip.”

Menurut Chrisyanti (2011:178) pemusnahan arsip adalah “proses kegiatan

penghancuran arsip yang sudah tidak memiliki nilai kegunaan.”

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya:

1. Dengan melebur lembaran-lembaran arsip menggunakan pelebur kertas.

2. Dengan membakar sampai tuntas hingga menjadi abu.

3. Dengan menimbun dalam tanah (kurang efektif)

4. Dengan menyobek/merobek-robek secara manual hingga menjadi sobekan

kecil.

5. Dengan menggunakan mesin penghancur kertas.

25

Pemusnahan arsip dilakukan melalui proses berikut:

1. Pembentukan panitia

2. Inventaris data arsip.

3. Penilaian kegunaan arsip

4. Daftar usulan pemusnahan

26

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan/Organisasi

3.1.1. Sejarah PT Mercindo Autorama

PT Mercindo Autorama adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang

automotif. PT Mercindo Autorama didirikan pada 22 April 1988 oleh Christian Milko

Setiawan. PT Mercindo Autorama berlokasi di Jalan Mampang Prapatan No. 69-70,

Jakarta Selatan.

Dalam menunjang kegiatan proses bisnis, perusahaan ini menerapkan sistem

operasi yang didukung oleh teknologi computer. Peranan teknologi informasi ini

mendukung sistem operasi manajemen, serta memberi berbagai kemudahan dana

manfaat seperti pelayanan yang cepat, akurasi data, dan analisis data dalam

pengambilan keputusan.

PT Mercindo Autorama salah satu dari volume toko Mercedes-Benz terbesar

di Selatan Jakarta, menawarkan yang terbaik dalam kemewahan dan kinerja

kendaraan. PT Mercindo Autorama memiliki berbagai macam Mercedes-Benz dan

AMG model di saham, dan baru-baru ini ditunjuk sebagai dealer resmi cerdas.

27

Fasilitas kami terletak sekitar 10 menit dari Distrik Bisnis di Kuningan dan

dikelola dengan lebih dari sembilan puluh anggota tim yang terlatih dan termotivasi

untuk melayani pelanggan.

Semua dari Mercindo berharap dapat melayani kebutuhan konsumen sekarang

dan di masa depan. Setelah berada di bisnis ini selama lebih dari 20 tahun, PT

Mercindo Autorama yakin tahu satu atau dua hal tentang kepuasan pelanggan, dan

kami akan berusaha membuat kunjungan pelanggan tak terlupakan.

Penghargaan

2014 Kinerja terbaik di penjualan.

2013 Dealer tahunan.

2013 Kinerja terbaik di penjualan.

2013 Kinerja terbaik di bisnis unggulan.


2010 Dealer tahunan.

2010 Pemenang kedua wilayah regional service excellence.



28

2009 Dealer terbaik di Loyalitas Pelanggan (diberikan oleh Mercedes-Benz

Distribution Indonesia).

2006 Tempat penjualan retail volume pertama.

2005 Kontes 1 Tempat teratas Dealer Kontributor untuk Penjualan.

2004 Kontes 1 Tempat teratas Dealer Kontributor untuk Penjualan.

Penjualan

Tim PT Mercindo Autorama yang terlatih dan bersertifikat personil penjualan

dilengkapi dengan keterampilan pengetahuan produk dan hubungan pelanggan yang

luas. Kami percaya orang membuat perusahaan dan kekuatan tim kami telah

mempertahankan kita di puncak keunggulan, pemenuhan kebutuhan kendaraan

konsumen.

Purna Jual

Keahlian PT Mercindo Autorama dalam layanan purna jual juga tak

tertandingi. PT Mercindo Autorama memastikan konsumen Mercedes-Benz

memberikan kinerja, keandalan dan teknologi cerdas mobil itu dirancang untuk,

melalui teknik perbaikan canggih dan alat diagnostik terbaru. Konsumen dapat

memiliki jaminan kami suku cadang asli dengan harga yang kompetitif, serta layanan

nilai tambah seperti mobil kesopanan dan 24 Jam Breakdown Service. Sebagai

pelanggan, konsumen juga akan menikmati layanan prioritas di semua jaringan purna

jual PT Mercindo Autorama.

29

Sentuhan Manusia

Dalam memberikan layanan pelanggan kelas dunia yang membangun loyalitas, itu

adalah sentuhan lembut yang membuat perbedaan. pelanggan tumbuh bersama kami

sepanjang tahun dan kami sangat senang untuk memiliki pembelian berulang. Dengan

program Relationship Management yang baik Pelanggan, pelanggan setia PT

Mercindo Autorama selalu dihargai dengan promosi langsung tak tertahankan dan

undangan eksklusif untuk acara.

Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT Mercindo Autorama:

Menjadi dealer Mercedes Benz terbaik se-Indonesia.

Misi PT Mercindo Autorama:

1. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada seluruh konsumen.

2. Menjadikan karyawan sebagai asset yang berharga dalam mencapai visi dan

misi perusahaan.

3. Menjaga dan meningkatkan citra perusahaan.

4. Mempertahankan loyalitas pelanggan.

30

3.1.2. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi

1. Struktur Organisasi

Berikut tata struktur organisasi pada Divisi Keuangan PT Mercindo Autorama

Sumber: PT Mercindo Autorama

Gambar III.1 Struktur Organisasi Divisi Human Resources & General Affair

2. Tata Kerja

Sedangkan tata kerja dapat dijelaskan berikut ini:

DIREKTUR

HR&GA

SPV

HR&Trn Coord.

Security

Cleaning Service

Accounting Staff

Finance Staff

Kasir

31

a. Direktur

Tugas dan wewenang

1) Mengawasi jalannya perusahaan agar berjalan sesuai dengan

rencana dan tujuan.

2) Mewakili perusahaan untuk setiap kejadian atau transaksi

terutama di luar perusahaan.

3) Mewakili Direktur Utama pada saat berhalangan hadir sesuai

dengan instruksi.

4) Memastikan operasional berjalan dengan lancar.

b. Human Resources & General Affair

Tugas pokoknya adalah Menghitung / check seluruh saldo Bank setiap

hari.

Uraian tugas Divisi Human Resources & General Affair

adalah sebagai berikut:

1) Mengoreksi setiap pembayaran ke supplier.

2) Mengoreksi laporan bank harian.

3) Mengoreksi Account Receivable.

4) Membuat surat aksep.

5) Tanggung jawab atas seluruh kegiatan Human Resources &

General Affair.

32

c. Human Resources & Training Coordination

Tugas pokoknya adalah Memperhatikan masalah – masalah yang

berhubungan dengan perencanaan tenaga kerja.

Uraian tugas Human Resources & Training Coordination

adalah sebagai berikut:

1) Mengevaluasi penerimaan tenaga kerja.

2) Mengevaluasi permohonan karyawan untuk pinjaman uang dari

perusahaan sebelum mendapatkan persetujuan dari Direktur.

3) Mewakili manajemen dalam menangani keluh kesah karyawan.

4) Mengkoordinasikan evaluasi performance seluruh karyawan.

5) Mengelola absensi karyawan.

6) Menjadi training coordinator di perusahaan.

7) Mengelola on / off shift PABX untuk 24 jam piket workshop.

8) Bertanggung jawab atas semua laporan kinerja karyawan.

d. Security

Tugas pokoknya adalah mengatur atau menjaga keamanan gedung

perusahaan.

Uraian tugas adalah sebagai berikut:

1) Mengecek keamanan seluruh gedung.

2) Memberikan informasi pada setiap tamu yang berkunjung ke

perusahaan.

33

3) Mendata tamu yang datang hampir menyerupai tugas resepsionis.

4) Bertanggung jawab atas keamanan gedung keselamatan karyawan.

e. Cleaning Service

Tugas pokoknya adalah menjaga kebersihan lingkungan perusahaan.


1) Membersihkan setiap sudut ruangan di gedung perusahaan.

2) Menjaga keindahan taman yang ada di gedung perusahaan.

3) Bertanggung jawab untuk setiap kebersihan dan keindahan gedung

kantor.

f. Accounting Staff

Tugas pokoknya adalah Menjalankan fungsi dari administrasi departemen

Accounting dan Pajak.


1) Mempersiapkan pembayaran PPn, buku pembelian & buku

penjualan.

2) Mempersiapkan pembayaran PPh Pasal 21, Pasal 23 dan Pasal 4

(2).

3) Membuat laporan Surat Pemberitahuan Tahunan pajak PPn, PPh

Pasal 21, Pasal 23 dan Pasal 4 (2).

4) Merekap dan Filing faktur pajak standart SR, WS & SP.

5) Membuat Invoice tagihan ke PT. Mercedes Benz Indonesia.

6) Bertanggung Jawab mengenai data dokumen yang di arsip.

34

g. Finance Staff

Tugas pokoknya adalah sebagai berikut:

1) Membuat Bon Merah untuk departemen Workshop dan Showroom.

2) Filling Surat Permintaan Kendaraan.

3) Menulis cek dan giro.

4) Filling Bon Hijau (copy) pembayaran supplier setelah dikirim bukti

bayarnya.


1) Mencari informasi pasti mengenai transaksi uang masuk,

pengirimanya siapa dan untuk pembayaran apa, setelah itu

dibuatkan Bon Merah.

2) Menyusun nomer urut Surat Permintaan Kendaraan.

3) Input cek dan giro yang telah dibuka ke buku Bank untuk

ditandatangani oleh Direksi.

4) Filling slip setoran untuk dijadikan satu dengan Bon Hijau.

5) Monitor kasir untuk input Damler Management System.

6) Membantu menyelesaikan Bon Merah untuk update laporan bank.

h. Kasir

Tugas pokoknya adalah Membuat setiap pembayaran customer.


1) Menerima setiap pembayaran dari customer.

35

2) Membayar setiap pengeluaran perusahaan sesuai dengan peraturan

yang ada di perusahaan.

3) Memotong serta menginput Account Receivable Workshop dan

Sparepart ke program Damler Management System.

4) Proses pengiriman tagihan ke customer.

3.1.3. Kegiatan Usaha PT Mercindo Autorama

Bisnis PT Mercindo Autorama bergerak di dalam bidang retail dan jasa. PT

Mercindo autorama menjual produk dari Mercedes-Benz berupa mobil-mobil mewah

dari tipe yang paling rendah sampai dengan tipe yang paling mahal serta menjual

Spare Part Original atau asli produk Mercedes-Benz. Dan juga menyediakan layanan

jasa service untuk pelanggan Mercedes-Bnez itu sendiri dengan pelayanan yang

memuaskan yang diberika oleh PT Mercindo Autorama. Agar para pelanggan tidak

merasa kecewa dan tetap setia menjadi pelanggan tetap PT Mercindo Autorama.

3.2. Hasil Penelitian

Berdasarkan pengamatan, wawancara dan dokumentasi penulis di lapangan

dalam bidang penanganan invoice masuk dan keluar pada PT Mercindo Autorama

Jakarta hasil penelitian yang didapat penulis dalam melakukan riset adalah alur

penanganan invoice masuk.

36

3.2.1 Prosedur Penanganan Arsip Invoice Divisi Keuangan

Kasir Staff Finance Supervisor Finance Manajer Keuangan Direktur

Keuangan

Ya

Tidak

Ya


Gambar III.2 Flow Chart Arsip Invoice Berdasarkan Kronologi

Mulai

Membuat

invoice

semua

transaksi

keuangan

Proses

penge-

cekan

Proses

penola-

kan Proses

pengece-

kan

Selesai

Melakukan

pengecekan

invoice yang

diterima

Membuat

paraf jika

invoice sudah

sesuai

Setelah

diperbaiki

oleh staff

finance karna

kesalahan,

spv

memberikan

paraf

Mengecek

semua

invoice

sebelum

diarahkan

ke direktur

keuangan

Memberi paraf

dan

menyerahkan ke

direktur untuk

disahkan

Direktur

mengesah

kan

invoice

tersebut

Memeriksa

ulang

kembali

semua

transaksi

Invoice

diterima

37

A. Keterangan dari flow chart arsip invoice divisi keuangan PT Mercindo

Autorama

1. Penerima Invoice

Awal mulainya itu staff kasir membuat semua invoice transaksi keuangan

masuk atau keluar. Invoice masuk yaitu berupa bukti transaksi penjualan mobil,

penjualan spare part dan jasa service. Sedangkan invoice keluar meliputi seperti

transaksi biaya listrik, uang makan piket untuk bagian sales marketing dan gaji

karyawan.

2. Pencatatan Invoice

Invoice dicatat oleh staff finance untuk dilihat kebenaran bukti transaksi

tersebut. Invoice yang dicatat oleh Staff Finance berupa bon merah dan bon

hijau. Bon merah menandakan itu adalah invoice masuknya uang dan bon hijau

menandakan keluarnya uang.

3. Penyortiran Invoice

Penyortiran dilakukan oleh supervisor finance untuk dievaluasi kembali apabila

ada kesalahan dalam pencatatan invoice. Dan jika terdapat kesalahan invoice

tidak dapat diarahkan ke manajer keuangan, karena harus dikembalikan kepada

staff finance agar dicek atau diperiksa kembali letak kesalahannya.

4. Pendistribusian Invoice

Setelah dilakukan penerimaan, pencatatan dan penyortiran, invoice akan di

distribusikan kepada direktur keuangan lewat manajer divisi accounting.

38

5. Keputusan Invoice

Direktur keuangan akan memberikan keputusan yaitu berupa tanda tangan atau

approval dan apabila sudah dibayarkan semua transaksi pembayaran invoice

tersebut akan diarsipkan sesuai tanggal di ornder atau rak besi.

B. Penanganan Arsip Pada Divisi Keuangan PT Mercindo Autorama

1. Penciptaan arsip dan sistem penyimpanannya

Invoice adalah bukti transaksi keuangan masuk dan keluar. Awal adanya arsip

invoice dari kasir lalu diserahkan kepada staff finance untuk disortir, setelah itu

dari staff finance langsung mengarahkan invoice tersebut ke supervisor divisi

finance untuk diproses lebih lanjut. Setelah itu invoice diterima oleh manajer

keuangan dan dicek kembali apakah transaksi didalam invoice benar – benar

akurat sehingga pada saat diarahkan ke direktur keuangan tidak ada kesalahan.

Disaat invoice diterima oleh direktur keuangan apabila transaksi benar – benar

akurat akan di approval dan disimpan ke ordner atau rak besi arsip. Pengarsipan

invoice yang dilakukan oleh PT Mercindo Autorama dilakukan setiap akhir

bulan setelah laporan bank sudah selesai diinput. PT Mercindo Autorama dalam

penyimpanan arsip invoice menggunakan sistem kronologi berupa tanggal.

Arsip invoice tersebut disusun mulai dari tanggal yang paling lama sampai ke

tanggal yang paling baru. Kekurangan dari sistem kronologi tanggal ini

menurut PT Mercindo Autorama adalah pada saat pencarian berkas

membutuhkan waktu yang lama, karena pencarian dilakukan secara manual.

39

2. Arsip yang masuk di divisi keuangan

Dalam sehari, arsip invoice yang masuk ada sekitar kurang lebih 70 invoice.

Karena setiap bank ada 10 lembar invoice dan bank yang bekerja sama

dengan PT Mercindo Autorama ada 7 bank.

3. Penemuan kembali arsip invoice

Dalam penemuan kembali divisi keuangan menggunakan secara manual yaitu

dengan cara membuka file yang sudah di susun pada ordner.

4. Pemeliharaan arsip invoice

Cara memelihara arsip dilakukan dengan disusun dengan teratur sesuai urutan,

file yang sudah tidak terpakai dimasukkan kedalam kardus. Suhu ruangan

untuk penyimpanan arsip juga diatur 200 C dan kelembaban tidak lebih dari

50 %.

5. Pemusnahan arsip invoice

Pemusnahan yang dilakukan oleh divisi keuangan PT Mercindo Autorama

dengan cara pembakaran dan pemusnahan dilakukan dengan jangka waktu 5

tahun sekali. Berkas yang dimusnahkan yaitu invoice –invoice yang sudah

tidak terpakai.

40

3.2.2 Macam – macam arsip yang ditangani oleh divisi keuangan

Arsip yang masuk dan di tangani di Divisi Keuangan adalah sebagai

berikut:

1. Laporan Bank

Laporan yang berupa bukti kas masuk dan kas keluar PT Mercindo

Autorama.

2. Bukti Transaksi

Bukti – bukti seperti penjualan mobil, penjualan spare part dan jasa

service.

3. Bon Merah

Suatu dokumen yang tertulis berisi tentang masuknya keuangan yang

ada di PT Mercindo Autorama.

4. Bon Hijau

Suatu dokumen yang tertulis berisi tentang keluarnya keuangan yang

ada di PT Mercindo Autorama.

3.2.3. Peralatan Arsip Dalam Penyimpanan Arsip Invoice

Dalam mengarsipkan invoice divisi keuangan menggunakan beberapa

peralatan seperti pefurator yang berguna untuk melubangi invoice sebelum

dimasukkan ke ordner, setalah dilubangi invoice tersebut dimasukkan kedalam

ordner sesuai dengan tanggal yang tertera di invoice tersebut. Dan untuk

41

menyimpan ordner divisi keuangan menggunakan rak arsip yang terbuat dari

besi.


Gambar III.3 Peralatan Arsip Invoice

42

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Dari hasil riset yang penulis lakukan serta pembahasan yang sudah di

paparkan sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesimpulan :

1. Prosedur penataan arsip Divisi Keuangan pada PT Mercindo Autorama

menggunakan sistem kronologi berupa tanggal dengan menggunakan tanggal

sebagai kode penemuan kembali.

2. Jenis arsip yang diarsipkan di Divisi Keuangan berupa dokumen invoice. Yaitu

dokumen yang berisikan semua transaksi keluar masuknya keuangan di PT

Mercindo Autorama.

3. Peralatan yang digunakan antara lain: ordner dan rak besi untuk menyimpan

arsip.

4.2. Saran

Sesuai dengan hasil riset yang telah dilakukan oleh penulis, maka penulis

dapat member saran diantara lain:

1. Hendaknya ruangan penyimpanan jangan terlalu jauh dari lingkungan kantor.

2. Sebaiknya kardus – kardus yang tidak terpakai dimusnahkan saja agar tidak

mengganggu kegiatan pengarsipan dokumen.

3. Ruangan juga harus diberikan penerangan yang cukup.

43

43

4. Prosedur yang digunakan sudah cocok, tinggal bagaimana karyawan dapat

mempergunakan dengan baik dan lebih teliti lagi agar tidak terjadi kesalahan

dalam proses pengarsipan invoice.

5. Pergunakan peralatan arsip sesuai kebutuhan agar menghindari

ketidakefisienan dalam bekerja karena ketidaksesuaian kebutuhan arsip yang

sering ditangani.

44

DAFTAR PUSTAKA

Barthos, Basir. 2015. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Prestasi Pustakaraya.

Nuraida, Ida. 2013. Manajemen Administrasi Perkantoran. Bandung: PT Kanisius.

Priansa, Donni Juni, dan Fenny Damayanti. 2015. Administrasi dan Operasional

Perkantoran. Bandung: CV. Alfabeta.

Sugiarto, Agus, dan Teguh Wahyono. 2015. Manajemen Kerasipan Modern. Salatiga:

Gava Media.

Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang: DIOMA.

The Liang Gie, 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

prosedur penataan arsip berdasarkan sistem …

Documents