laporan tugas akhir prosedur pengelolaan arsip … · persetujuan prosedur pengelolaan arsip rekam...

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

i

LAPORAN TUGAS AKHIR

PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS

DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO

GEMOLONG KABUPATEN SRAGEN

Disusun Oleh :

MONICA BUDI OKTAVIA

D1514066

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya

( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2017


ii

PERSETUJUAN

PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS

DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO

GEMOLONG KABUPATEN SRAGEN

Disus un Oleh :

MONICA BUDI OKTAVIA

D1514066

Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir

Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Surakarta, 13 April 2017

Pembimbing,

Drs. Suryatmojo, M.Si

NIP. 195308121986011001


iii

PENGESAHAN

Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir

Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari :

Tanggal :

Disusun Oleh :

MONICA BUDI OKTAVIA

D1514066

Tim Penguji Nama Tanda tangan

1. Penguji 1 Dra. Retno Suryawati, M.Si

2. Penguji 2 Drs. Suryatmojo, M.Si

Mengetahui,

Dekan,

Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si

NIP. 196108251986012001


iv

PERNYATAAN

Nama : Monica Budi Oktavia

N I M : D1514066

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR

PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM

DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO GEMOLONG KABUPATEN SRAGEN”

adalah betul-betul karya sendiri. hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir

tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.


Yang Membuat Pernyataan,

Monica Budi Oktavia

D1514066


v

MOTTO

“Percaya bahwa di dunia ini tak ada yang sia-sia. Membiarkan hidup dengan

caranya sendiri menggiring kita menuju sebuah jawaban”

(Dewi Lestari – Supernova)

“Waktu tidak berpihak pada siapapun, tapi waktu dapat menjadi sahabat bagi

mereka yang memegang dan memperlakukannya dengan baik”.

(Winston Churchill)

“Jangan pernah menyerah, karena ada tempat dan saat dimana ombak paling

tinggi sekalipun akan berbalik arah”

(Harriet Beecher Stowe)

“Do the best, Be the best, God takes the rest”

(Marching Band Sebelas Maret Surakarta)


vi

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini saya persembahkan kepada :

1. Kedua orang tua tercinta (Bapak Budiyanto dan Ibu Sulastri) dan adikku

tersayang (Fery Budi Satria), serta keluarga besar.

2. Teman-teman tersayang Indra Setiawan, Novita Dia P, Citra Dewi Eka,

Dyah Ambarwati, El-mira Tsalatsa, Erlina Effendi, dan Rita Ambarwati.

3. Teman-teman Marchingband Sebelas Maret Surakarta.

4. Semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan Tugas Akhir ini

yang tidak dapat saya sebutkan satu-persatu.

Terimakasih atas doa, dukungan dan semangat yang telah diberikan

kepada saya, sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Semoga

Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi saya dan bagi yang membaca.

Terimakasih


vii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

tugas akhir yang berjudul “Prosedur Pengelolaan Arsip Rekam Medis di Rumah

Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen” dengan

sebaik-baiknya sebagai syarat untuk memperoleh gelar Profesi Ahli Madya dalam

bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini segala hambatan dan rintangan

dapat teratasi dengan baik berkat arahan, bimbingan, serta bantuan dari beberapa

pihak secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, pada kesempatan

ini penulis mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang

telah membantu kelancaran dalam penyelesaian penulisan Tugas Akhir ini.

Penulis sampaikan terimakasih kepada :

1. Bapak Drs. Suryatmojo, M.Si selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang

selalu bersedia meluangkan waktu dan memberikan arahan, bimbingan, serta

masukan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

2. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Penguji 1.

3. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen

Administrasi.

4. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Bapak dan Ibu Dosen Pengajar Program Studi Diploma III Manajemen

Administrasi, Fakultas Imu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta, yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan yang bermanfaat

bagi penulis.

6. Ibu Dra. Sudaryanti, M.Si selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telah

memberikan bimbingan terkait penulisan Tugas Akhir ini.


viii

7. Bapak dr. Agus Trijono, M.Kes selaku Direktur, Bapak Januriadi Farudin

A.Md selaku Kepala Unit Rekam Medis serta Ibu dr. Enny Suramto selaku

Kepala Sub Bagian Tata Usaha yang telah memberikan ijin untuk melakukan

kuliah kerja magang di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno

Gemolong Kabupaten Sragen.

8. Seluruh karyawan khususnya di unit rekam medis yang telah memberikan

arahan, bimbingan, serta membantu kelancaran Kuliah Kerja Magang di

Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten

Sragen.

9. Teman-teman dekat, teman-teman Manajemen Administrasi B 2014.

Terimakasih untuk semangat dan dukungan yang telah diberikan.

10. Semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan Tugas Akhir ini

yang tidak dapat saya sebutkan satu-persatu.

Akhirnya diharapkan, semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat memberikan

manfaat kepada pihak-pihak yang membutuhkan informasi terkait, bagi para

pembaca, dan bagi penulis. Terimakasih

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.


Penulis


ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i

PERSETUJUAN ............................................................................................ ii

PENGESAHAN ............................................................................................. iv

PERNYATAAN ............................................................................................. v

MOTTO ......................................................................................................... vi

PERSEMBAHAN .......................................................................................... vii

KATA PENGANTAR ................................................................................... viii

DAFTAR ISI .................................................................................................. ix

DAFTAR TABEL .......................................................................................... xii

DAFTAR BAGAN ........................................................................................ xiii

DAFTAR LAMPIRAN.................................................................................. xiv

ABSTRAK ..................................................................................................... xv

ABSTRACT ................................................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1

A. Latar Belakang Masalah ................................................................. 1

B. Rumusan Masalah .......................................................................... 3

C. Tujuan Pengamatan ........................................................................ 3

D. Manfaat Pengamatan ...................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ........... 5

A. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................... 5

1. Pengertian Prosedur ..................................................................... 5


x

2. Pengertian Pengelolaan ............................................................... 7

3. Pengertian Arsip .......................................................................... 8

4. Pengertian Rekam Medis............................................................. 17

5. Pengelolaan Arsip Rekam Medis ............................................ 19

B. METODE PENGAMATAN

1. Lokasi Pengamatan................................................................... 24

2. Jenis Pengamatan ..................................................................... 24

3. Teknik Pengumpulan Data ....................................................... 24

BAB III DESKRIPSI INSTANSI ............................................................... 26

A. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr.

Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen ....................................... 26

B. Pelayanan Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno

Gemolong Kabupaten Sragen ........................................................ 30

C. Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD)

dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen................................ 32

BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ............................... 40

A. Penerimaan Pasien dan Pencatatan Arsip Rekam Medis ............... 41

B. Pendistribusian Arsip Rekam Medis .............................................. 43

C. Assembling, Coding, Indexing, dan Pelaporan ........................... 44

D. Penyimpanan Arsip Rekam Medis ............................................... 46

E. Peminjaman dan Pengembalian Arsip Rekam Medis .................... 47

F. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis .......................... 49

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ....................................................... 50


xi

A. Kesimpulan.………………………………………………………. 51

B. Saran ............................................................................................... 52

Daftar Pustaka ............................................................................................. 53

Lampiran-lampiran


xii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 3.1 Ketenagaan ............................................................................ 34

Tabel 4.1 Jadwal Retensi Dokumen Rekam Medis ............................... 49


xiii

DAFTAR BAGAN

Halaman

Bagan 3.1 Struktur Organisasi ............................................................... 35

Bagan 3. 2 Struktur Organsiasi Unit Rekam Medis .............................. 38

Bagan 4.1 Prosedur Pengelolaan Arsip Rekam Medis ........................... 40


xiv

DAFTAR LAMPIRAN

Pedoman Wawancara ................................................................................... 1

Surat Tugas .................................................................................................. 2

Daftar Presensi Magang ............................................................................... 3

Form Monitoring Magang ............................................................................ 4

Form Penilaian Magang .............................................................................. 8

Surat Keterangan Selesai Magang ............................................................... 9

Sampul Arsip Pasien Rawat Inap .............................................................. 10

Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) ............................................................. 11

Kartu Identitas Berobat (KIB) ...................................................................... 12

Ringkasan Riwayat Poliklinik ...................................................................... 13

Pengantar Rawat Inap .................................................................................. 14

Lembar Masuk dan Keluar Pasien Dewasa .................................................. 15

Lembar Pernyataan...................................................................................... 16

Lembar Pemeriksaan ................................................................................... 17

Lembar Hasil Pemeriksaan Laboratorium .................................................. 18

Catatan Perkembangan ................................................................................ 19

Persetujuan Tindakan Dokter ...................................................................... 20

Penolakan Tindakan Dokter ......................................................................... 21


xv

ABSTRAK

MONICA BUDI OKTAVIA D1514066, PROSEDUR PENGELOLAAN

ARSIP REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD)

DR. SOERATNO GEMOLONG KABUPATEN SRAGEN. Program Diploma

III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta. 53 Halaman.

Tujuan pengamatan ini adalah untuk memperoleh gambaran yang lebih

mendalam mengenai prosedur pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit

Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen. Arsip rekam

medis ini sangat penting karena kegunaannya sebagai sumber ingatan yang harus

didokumentasikan, bahan pertanggungjawaban, laporan, serta melindungi

kepentingan hukum pasien, rumah sakit, maupun dokter dan tenaga lainnya.

Pengamatan ini dilakukan di unit rekam medis Rumah Sakit Umum

Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen. Jenis pengamatan

menggunakan jenis penelitian observasi berperan aktif, yaitu dengan ikut serta

mengerjakan pekerjaan yang ada di unit rekam medis. Teknik pengumpulan yang

dilakukan ialah wawancara, observasi dan dokumen.

Berdasarkan hasil pengamatan di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr.

Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen, terdapat prosedur pengelolaan arsip

rekam medis, yaitu: Pertama, Penerimaan Pasien dan Pencatatan Arsip Rekam

Medis. Kedua, Pendistribusian Arsip Rekam Medis. Ketiga, Assembling, Coding,

Indexing dan Pelaporan. Keempat, Penyimpanan Arsip Rekam Medis. Kelima,

Peminjaman dan Pengembalian Arsip Rekam Medis. Ketujuh ialah Penyusutan

dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis. Secara keseluruhan, prosedur pengelolaan

arsip rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno

Gemolong Kabupaten Sragen sudah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan

oleh rumah sakit. Akan tetapi, terdapat beberapa masalah dalam pengelolaan yaitu

kurangnya pengawasan dalam peminjaman dan pengembalian arsip yang

mengakibatkan terselipnya arsip, dan terbatasnya rak penyimpanan yang

menjadikan arsip diletakkan tidak pada tempatnya. Dari beberapa masalah yang

dihadapi di unit rekam medis, penulis memberikan saran untuk menambah rak

penyimpanan dan menambah pengawasan sehingga arsip rekam medis lebih

terjaga dan terlindungi.

Kata kunci : Prosedur, Pengelolaan, Arsip, Rekam Medis


xvi

ABSTRACT

MONICA BUDI OKTAVIA D1514066. THE PROCEDURE OF MEDICAL

RECORD ARCHIVE MANAGEMENT IN DR. SOERATNO LOCAL

GENERAL HOSPITAL (RSUD) OF SRAGEN REGENCY. Administration

Management Undergraduate Program of Social and Political Sciences Faculty of

Surakarta Sebelas Maret University. 53 pages.

The objective of research was to get an in-depth description about the

procedure of medical record archive management in dr. Soeratno local general

hospital (RSUD) of Gemolong, Sragen Regency. This medical record archive is

very important because its use as the source of memory to be documented,

accountability material, report, and protecting the patient’s law interest, hospital

or physicians and other personnel.

This research was taken place in dr. Soeratno Local General Hospital of

Gemolong, Sragen Regency. This study was a participatory observation research

by participating in the work existing in medical record unit. Techniques of

collecting data used were interview, observation, and documentation.

Considering the result of observation on dr. Soeratno Local General

Hospital of Gemolong, Sragen Regency, there was a procedure of medical record

archive management including firstly: Patient admission and Medical Record

Archive Documentation; secondly, Medical Record Archive Distribution; thirdly,

Assembling, Coding, Indexing and Reporting; fourthly, Medical Record Archive

Storage; fifthly, Medical Record Borrowing and Return; and sixthly Medical

Record Archive Shrinkage and Annihilation. Overall, the procedure of medical

record archive management in dr. Soeratno Local General Hospital of Gemolong,

Sragen Regency had been consistent with the procedure specified by the hospital.

However, there are some problems in management including inadequate

supervision over archive borrowing and return resulting in the hidden archive and

limited storage shelf available leading the archive not to be put on its place.

Considering these problems, the writer recommended to increase the number of

storage shelf and to improve the supervision to maintain and to protect the

medical record archive better.

Keywords: Procedure, Management, Archive, Medical Record

laporan tugas akhir prosedur pengelolaan arsip … · persetujuan prosedur pengelolaan arsip rekam...

Documents