arsip nasional republik indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26protap no 01 tahun 2010...
TRANSCRIPT
Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal Januari 2010
Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
TULKHAH MANSYUR
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP
NOMOR 01 TAHUN 2010
TENTANG
LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum
Informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung
tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik dan
diperlukan oleh setiap individu di dalam mendapatkan informasi yang dapat
dipertanggungjawabkan. Berdasarkan hal tersebut Subdirektorat Layanan Arsip, Direktorat
Pemanfaatan ANRI memandang perlu adanya suatu Prosedur Tetap tentang Layanan
Peminjaman Arsip.
Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis diperlukan untuk
meningkatkan peran dan fungsi ANRI dalam hal layanan arsip statis, serta mendayagunakan
arsip statis sebagai informasi publik yang mudah diakses sesuai prinsip-prinsip aksesibilitas
arsip statis serta tidak bertentangan dengan peraturan perundangan yang berlaku. Prosedur
Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis tidak hanya dibutuhkan untuk kemudahan
akses arsip kepada pengguna, melainkan juga dalam hal pemanfaatan arsip.
Sifat unik arsip sebagai informasi yang terekam dan bersifat tunggal dalam
pelaksanaannya membutuhkan Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis.
Merujuk kepada Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip
Statis dalam Pasal 23, 24, 25, dan Pasal 26, diatur hal-hal pemanfaatan arsip statis yang
berhubungan dengan peminjaman arsip seperti pembatasan jumlah peminjaman. Aturan ini
dimaksudkan agar tercapai keseimbangan antara kemampuan pengguna dalam membaca
arsip dengan jumlah arsip yang dipesan oleh pengguna.
Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis ini merupakan pedoman atau
acuan bagi Direktorat Pemanfaatan untuk menjamin keseragaman dan ketertiban dalam
kelancaran pelaksanaan tugas layanan arsip kepada pengguna serta mencapai layanan prima
dalam memberikan informasi yang lebih baik sehingga sinkronisasi dan harmonisasi
pelaksanaan tugas dan fungsi antar unit kerja menjadi terukur.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
B. Maksud dan Tujuan
Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis dimaksudkan sebagai acuan
dan panduan di dalam mengatur prosedur bagi layanan peminjaman arsip di ANRI.
Sedangkan tujuan Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis adalah
terwujudnya pelayanan prima bagi pengguna arsip statis di ANRI.
C. Ruang Lingkup
Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis berlaku dan digunakan di
Subdit Layanan Arsip, yaitu di Ruang Layanan Arsip ANRI (selanjutnya disebut Ruang
Baca). Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip ini meliputi Layanan Peminjaman
Arsip Kertas, Layanan Peminjaman Arsip Kartografik, Layanan Peminjaman Arsip Foto,
Layanan Peminjaman Arsip Film/Video serta Layanan Peminjaman Arsip Mikrofilm dan
Kaset.
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5071);
2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2006 tentang Perizinan
Melakukan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan Bagi Perguruan Tinggi Asing,
Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;
4. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);
5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur
(SOP);
6. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara RI Nomor SE/06/M.PAN/3/2005
tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital
Negara Terhadap Musibah/Bencana;
7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia Sebagaimana telah diubah
dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2009;
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia;
9. ISO 9001 2008 tentang Standar Manajemen Mutu.
E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis yang dimaksud
dengan:
1. User Consultant adalah pejabat fungsional arsiparis, pustakawan, pranata komputer dan
atau pejabat yang berwenang dalam unit kerja layanan arsip yang memberikan konsultasi
serta membantu pengguna arsip dalam pemanfaatan arsip statis;
2. Pejabat yang berwenang dalam unit kerja layanan arsip adalah pejabat yang berwenang
mengambil keputusan dan mengesahkan akses pemanfaatan arsip statis di unit Layanan
Arsip;
3. Petugas Layanan Arsip adalah staf dan atau arsiparis yang bertugas memandu
penggunaan fasilitas layanan arsip secara langsung baik manual maupun elektronik dan
menjelaskan fasilitas layanan;
4. Petugas Transit Arsip adalah staf dan atau arsiparis yang bertugas pada ruang transit
arsip;
5. Pengguna Arsip (langsung) adalah pengguna baik swasta/perorangan, institusional
maupun lembaga akademis yang izin aksesnya dibedakan berdasarkan kewarganegaraan
di dalam pemanfaatan arsip;
6. Pengguna Arsip (tidak langsung) adalah pengguna baik swasta/perorangan, institusional
maupun lembaga akademis yang memanfaatkan arsip secara tidak langsung dengan
mendapatkan informasi yang diinginkan yang terkandung dalam khasanah arsip statis;
7. Seksi Penyimpanan Arsip adalah seksi yang bertugas menyimpan dan mengantarkan
arsip konvensional yaitu arsip kertas dan kartografik serta arsip media baru, seperti arsip
foto, film, mikrofilm, dan kaset kepada pengguna arsip di Ruang Baca. Kemudian
mengembalikan arsip yang telah selesai digunakan dan direproduksi ke tempat
penyimpanan arsip.
8. Katalog Arsip adalah kumpulan akses khasanah arsip statis yang dibedakan berdasarkan
periodisasi dan media arsip, baik berupa Daftar Arsip maupun Inventaris secara manual
yang tersedia di Ruang Katalog;
9. Data Informasi Arsip Secara on-line adalah kumpulan deskripsi arsip yang dibedakan
berdasarkan periodisasi dan media arsip yang sesuai dengan Daftar Arsip atau Inventaris
Arsip yang dapat diakses secara on-line di Ruang Katalog;
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
10. Akses arsip adalah ketersediaan arsip untuk digunakan sebagai akibat ketentuan hukum
yang berlaku dan tersedianya sarana penemuan arsip;
11. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan maupun penyelenggaraan sehari-hari
administrasi negara dan mempunyai nilai kesejarahan;
12. Arsip Kartografik adalah arsip yang berisi informasi dalam bentuk grafis atau fotometrik
tentang permukaan bumi atau sistem galaksi yang disusun berdasarkan skala tertentu,
seperti peta, bagan, globe, bagan topografi, kartogram, potret udara dan sejenisnya
termasuk teks penjelasannya;
13. Arsip Kearsitekturan adalah arsip yang berisi informasi berbentuk gambar teknik;
14. Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas, baik
tulisan tangan ataupun ketikan;
15. Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya terekam dalam media non kertas, baik
berupa arsip bacaan mesin maupun arsip pandang dengar;
16. Daftar Arsip statis adalah sarana bantu penemuan informasi arsip berupa rincian uraian
informasi materi setiap unit, pengelompokannya, pemilikannya, jenis koleksinya dan
keadaan serta volume arsipnya;
17. Inventaris Arsip adalah sarana penemuan arsip statis berupa susunan hasil deskripsi arsip
secara menyeluruh dari satu kelompok/khasanah arsip statis suatu lembaga/organisasinya,
dilengkapi dengan sejarah dan fungsi lembaga/organisasi penciptanya,
pertanggungjawaban pengaturannya, indeks serta lampiran-lampiran yang diperlukan;
18. Indeks Folio adalah jalan masuk berdasarkan indeks urusan/masalah atas khasanah arsip
Algemene Secretarie yang tersedia dalam bentuk mikrofilm di Ruang Baca;
19. Klapper adalah jalan masuk berdasarkan nama atas khasanah arsip Algemene Secretarie
yang tersedia dalam bentuk mikrofilm di Ruang Baca;
20. Formulir Pendaftaran Pengguna Arsip berisi keterangan mengenai nama lengkap (disertai
gelar), alamat tinggal tetap, alamat pos di Indonesia, Telepon/HP, e-mail, nomor
KTP/SIM/Paspor, kewarganegaraan, pendidikan, sekolah/universitas/jurusan;
21. Formulir Peminjaman Arsip berisi keterangan mengenai nama pengguna arsip, alamat
pengguna arsip, periode arsip yang dipinjam, jenis arsip yang dipinjam
(kertas/kartografik/kearsitekturan), judul khasanah arsip, nomor inventaris arsip, tanggal
peminjaman, tanda tangan dan nama jelas;
22. Buku Pencatatan Transit Arsip yang dipinjam, dengan mengisi nomor, tanggal
penerimaan, nama pengguna, judul khasanah arsip dan nomor inventaris arsip, tanda
tangan petugas ruang transit.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
BAB II
PROSEDUR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS
Dalam Subdit Layanan Arsip, khususnya Ruang Baca ANRI memiliki Prosedur Tetap
tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis. Layanan Peminjaman Arsip di Ruang Baca dibagi
menjadi dua berdasarkan jenis arsip yang dipinjam, yaitu Layanan Peminjaman Arsip
Konvensional dan Layanan Peminjaman Arsip Media Baru.
A. Layanan Peminjaman Arsip Konvensional
1. Arsip Kertas
a. Petugas Layanan Arsip memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas
syarat penelitian;
b. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan referensi-referensi dan
mengkoordinasikan topik penelitian pengguna kepada user consultant;
c. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan katalog di Ruang Katalog;
d. Petugas Layanan Arsip menerima formulir peminjaman dari pengguna dan
menyerahkan kepada Pejabat Layanan yang berwenang;
e. Pejabat Layanan mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada
Petugas Layanan Arsip;
f. Petugas Layanan Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Petugas Transit
Arsip;
g. Petugas Transit Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan
Arsip Konvensional;
h. Petugas Transit Arsip menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi
Penyimpanan Arsip Konvensional;
i. Petugas Transit Arsip menyerahkan arsip kepada Petugas Layanan Arsip;
j. Petugas Layanan Arsip menyerahkan arsip yang dipesan kepada pengguna;
2. Arsip Kartografik
a. Petugas Layanan Arsip memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas
syarat penelitian;
b. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan referensi-referensi;
c. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan katalog di Ruang Katalog;
d. Petugas Layanan Arsip menerima formulir peminjaman dari pengguna dan
menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang;
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
e. Pejabat Layanan mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada
Petugas Layanan Arsip;
f. Petugas Layanan Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Petugas Transit
Arsip;
g. Petugas Transit Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan
Arsip Konvensional;
h. Petugas Transit Arsip menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi
Penyimpanan Arsip Konvensional;
i. Petugas Transit Arsip menyerahkan arsip kepada Petugas Layanan Arsip;
j. Petugas Layanan Arsip menyerahkan arsip kepada pengguna;
B. Layanan Peminjaman Arsip Media Baru
1. Arsip Foto
a. Petugas Layanan Arsip memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas
syarat penelitian;
b. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan referensi-referensi;
c. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan katalog di Ruang Katalog;
d. Petugas Layanan Arsip menerima formulir peminjaman dari pengguna dan
menyerahkan kepada Pejabat Layanan yang berwenang;
e. Pejabat Layanan mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada
Petugas Transit Arsip;
f. Petugas Layanan Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Petugas Layanan
Transit Arsip;
g. Petugas Transit Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan
Arsip Foto;
h. Petugas Transit Arsip menerima dan mencatat arsip yang datang dari unit
penyimpanan;
i. Petugas Transit Arsip menyerahkan arsip kepada Petugas Layanan Arsip;
j. Petugas Layanan Arsip menyerahkan arsip kepada pengguna;
2. Arsip Film/Video
a. Petugas Layanan Arsip memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas
syarat penelitian;
b. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan referensi-referensi;
c. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan katalog di Ruang Katalog;
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 7 -
d. Petugas Layanan Arsip menerima formulir peminjaman dari pengguna dan
menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang;
e. Pejabat Layanan mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada
Petugas Layanan Arsip;
f. Petugas Layanan Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Petugas Transit
Arsip;
g. Petugas Transit Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan
Arsip Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik;
h. Petugas Transit Arsip mengkoordinasikan jadwal preview dan menyerahkan formulir
peminjaman kepada Seksi Reproduksi Arsip Media Baru;
i. Petugas Transit Arsip mengkoordinasikan jadwal preview kepada Pengguna;
j. Petugas Transit Arsip mengantar pengguna melakukan preview di Seksi Reproduksi
Arsip Media Baru.
3. Mikrofilm dan Kaset
a. Petugas Layanan Arsip memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas
syarat penelitian;
b. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan referensi-referensi;
c. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan katalog di Ruang Katalog;
d. Petugas Layanan Arsip menerima formulir peminjaman dari pengguna dan
menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang;
e. Pejabat Layanan mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada
Petugas Layanan Arsip;
f. Petugas Layanan Arsip menyerahkan formulir yang telah disahkan kepada Petugas
Transit Arsip;
g. Petugas Transit Arsip menyerahkan formulir kepada Seksi Penyimpanan Arsip
Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik;
h. Petugas Transit Arsip menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi
Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik;
i. Petugas Transit Arsip menyerahkan arsip kepada pengguna;
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 8 -
BAB III
PENUTUP
Kami berharap Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis ini dapat
menjadi acuan bagi petugas unit kerja lingkungan Sub Direktorat Layanan Arsip dan unit kerja
terkait agar semua pelaksanaan pelayanan arsip dapat berjalan sesuai tugas dan fungsinya yang
pada akhirnya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan
pelayanan prima khususnya peningkatan pelayanan kepada masyarakat.
Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis ini mulai berlaku pada
tanggal ditetapkan dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan
sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal Januari 2010
DIREKTUR PEMANFAATAN,
DARMIATI
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP
NOMOR 01 TAHUN 2010
TENTANG
LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS
A. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP KERTAS
B. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP KARTOGRAFIK
C. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP FOTO
D. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP FILM/VIDEO
E. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP MIKROFILM DAN KASET
F. FORMULIR PENELITI ARSIP DALAM NEGERI
G. FORMULIR PENELITI ARSIP LUAR NEGERI
H. FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 - DIAGRAM ALIR
LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP KERTAS
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Petugas Layanan
Arsip
User Consultant
Pejabat Layanan
Petugas Transit Arsip
Seksi Penyimpanan
Arsip Konvensional
Pengguna
1 Memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian
2
Memandu penggunaan referensi-referensi dan mengkoordinasikan topik penelitian pengguna kepada user consultant
3 Memandu penggunaan katalog baik secara manual maupun secara on-line
4 Menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada Pejabat Layanan yang berwenang
5 Mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada Petugas Layanan Arsip
6 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Petugas Transit Arsip
7 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional
8 Menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Petugas Layanan
Arsip
User Consultant
Pejabat Layanan
Petugas Transit Arsip
Seksi Penyimpanan
Arsip Konvensional
Pengguna
9 Menyerahkan arsip kepada Petugas Layanan Arsip
10 Menyerahkan arsip yang dipesan kepada pengguna
Norma Waktu: 30 – 60 menit
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 - DIAGRAM ALIR
LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP KARTOGRAFIK
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian Petugas Layanan
Arsip
Pejabat Layanan
Petugas Transit Arsip
Seksi Penyimpanan Konvensional
Pengguna
1 Memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian
2 Memandu penggunaan referensi -referensi
3 Memandu penggunaan katalog
4 Menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang
5 Mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada Petugas Layanan Arsip
6
Menyerahkan formulir peminjaman kepada Petugas Transit Arsip
7 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional
8 Menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional
9 Menyerahkan arsip kepada Petugas Layanan Arsip
10
Menyerahkan arsip kepada pengguna
Norma Waktu: 30 – 60 menit
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 - DIAGRAM ALIR
LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP FOTO
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Petugas Layanan
Arsip
Pejabat Layanan
Petugas Transit Arsip
Seksi Penyimpanan
Arsip Gambar
Statik
Pengguna
1 Memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian
2 Memandu penggunaan referensi-referensi
3 Memandu penggunaan katalog baik secara manual maupun secara on-line
4 Menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada Pejabat Layanan yang berwenang
5 Mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada Petugas Layanan Arsip
6 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Petugas Transit Arsip
7 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan Arsip Gambar Statik
8 Menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Arsip Gambar Statik
9 Menyerahkan arsip kepada Petugas Layanan Arsip
10 Menyerahkan arsip kepada pengguna
Norma Waktu: 30 – 60 menit
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 - DIAGRAM ALIR
LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP FILM/VIDEO
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Petugas Layanan
Arsip
Pejabat Layanan
Petugas Transit Arsip
Seksi Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra
Bergerak dan Elektronik
Seksi Reproduksi Arsip Media
Baru
Pengguna
1 Memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian
2 Memandu penggunaan referensi-referensi
3 Memandu penggunaan katalog baik secara manual maupun secara on-line
4 Menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang
5 Mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada Petugas Layanan Arsip
6 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Petugas Transit Arsip
7 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 7 -
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Petugas Layanan
Arsip
Pejabat Layanan
Petugas Transit Arsip
Seksi Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra
Bergerak dan Elektronik
Seksi Reproduksi Arsip Media
Baru
Pengguna
8 Mengkoordinasikan jadwal preview dan menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Reproduksi Arsip Media Baru
9 Mengkoordinasikan jadwal preview kepada Pengguna
10 Mengantar pengguna melakukan preview di Seksi Reproduksi Arsip Media Baru
Norma Waktu: 1-7 hari (tergantung dari jadwal preview yang telah terisi dan disepakati)
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 8 - DIAGRAM ALIR
LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP MIKROFILM DAN KASET
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Petugas Layanan
Arsip
Pejabat Layanan
Petugas Transit Arsip
Seksi Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra
Bergerak dan Elektronik
Pengguna
1 Memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian
2 Memandu penggunaan referensi-referensi
3 Memandu penggunaan katalog baik secara manual maupun secara on-line
4
Menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang
5 Mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada Petugas Layanan Arsip
6 Menyerahkan formulir yang telah disahkan kepada Petugas Transit Arsip
7 Menyerahkan formulir kepada Seksi Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik
8 Menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik
9 Menyerahkan arsip kepada pengguna
Norma Waktu: 30 – 60 menit
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 9 - FORMULIR PENELITI ARSIP DALAM NEGERI
I. KETERANGAN PENELITI ARSIP
Nama DR/Tn/Ny):……………………………………………………………………..............................
(Garis bawahi nama keluarga)
Kebangsaan………………………………………. No. KTP…………………………………………....
Pekerjaan…………………………………………. Organisas ....…………………………………….....
Alamat………………………………………………………………………………………………….....
………………………………………………………………………………………….............................
Telepon……………………………………………..E-mail……………………………..........................
Kualifikasi Akademik*:……………………………………………………………………………….....
PEKERJAAN PENELITIAN
Judul Penelitian:……………………………………………………………………………………......
Tujuan Penelitian: (penulisan buku, Tesis, Media Massa, Artikel, Lain-lain)
…………………………………………………………………………………….....................................
.......................................................................................................................................................
Tanda Tangan Peneliti:……………………………Tanggal……………………………………….....
II. MATERI YANG DIKONSULTASIKAN PADA RUANG BACA
(Diisi oleh Petugas Ruang Baca)
o Arsip Konvensional
o Arsip Media Baru
o Arsip Kartografik
o Arsip Arsitektural
o Lembaga Negara / Peraturan-peraturan
o Lain-lain: (Jelaskan)
Jumlah Penggandaan/Reproduksi/Alih Media: ......……………………………………………….........
Catatan: ............………………………………………………………………………………………....
…………………………………………………………………………………………………..............
Tanda Tangan Petugas Ruang Baca:…………….Tanggal:……………………………………...............
Dilengkapi dengan Surat Keterangan / Dokumen Identitas
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 10 - FORMULIR PENELITI ARSIP LUAR NEGERI
I. PARTICULARS OF RESEARCHER
Name DR/Mr/Ms):……………………………………………………………………..............................
(Underline Surename)
Nationality………………………………………. ID/Passport No……………………………………...
Occupation………………………………………..Organisation ....………………………………..........
Address…………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………….............................
Telephone……………………………………………..E-mail…………………………….......................
Academic Qualification/s*:………………………………………………………………………………
RESEARCH WORK
Title of Research:……………………………………………………………………………………......
Purpose of Research: (Book, Thesis, News Paper, Magazine Articles, Others)
…………………………………………………………………………………….....................................
.......................................................................................................................................................
Signature of Researcher:……………………………Date………………………………………........
II. MATERIALS CONSULTED AT SEARCH ROOM (For Official Use Only)
o Files
o Photographs
o Maps
o Building Plans
o Official Report
o Others (Please Specify)
Number of Copies (Prints) Made: ......……………………………………………….............................
Remarks: ............………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..............
Signature of Officer: ............................................................ Date: ..........................................................
To attach all supporting documents
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 11 - FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP
DIREKTUR PEMANFAATAN,
DARMIATI