arsip nasional republik indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/20protap no 01 tahun... ·...

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Konvensional

Sebelum Tahun 1945 telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal Mei 2009

Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

TULKHAH MANSYUR


PROSEDUR TETAP

NOMOR 01 TAHUN 2009

TENTANG

PENYUSUNAN DAFTAR

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

BAB I

PENDAHULUAN

A. Umum

Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu

dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggung

jawab Lembaga Kearsipan, baik di pusat (ANRI), maupun di daerah (Badan/Kantor

Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai

harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dengan mengisi

kemerdekaan. Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan

Lembaga Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan

pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran

instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi

yang telah melanda pula di Indonesia di mana kebutuhan informasi menjadi sangat penting.

Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI

sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang

tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar,

inventaris dan guide arsip. Disinilah peran Direktorat Pengolahan. Pengolahan arsip tidak

seperti mengolah jenis informasi lainnya. Pengolahan arsip harus mengacu pada standar

internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai

aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip

yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam

bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap

Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

B. Maksud dan Tujuan

Penyusunan Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Sebelum Tahun

1945 ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan

langkah pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan di Lingkungan

Direktorat Pengolahan Arsip. Tujuan Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Konvensional

Sebelum Tahun 1945 adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Direktorat

Pengolahan Arsip, sehingga Prosedur Tetap yang disusun memiliki relevansi antara jenis

pekerjaan, beban kerja, keluaran (output) dengan alokasi anggaran yang dibutuhkan. Adanya

Protap Tetap juga akan menjamin pelaksanaan pekerjaan yang telah direncanakan dapat

memperoleh pembiayaan kegiatan secara wajar dan efisien. Manfaat lain adalah adanya suatu

sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk

pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program lembaga.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 ini

berlaku dan digunakan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum

Tahun 1945. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Sebelum Tahun

1945 ini meliputi Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945, Identifikasi

Fisik, Sistem Penataan dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber

dan Referensi serta Keterkaitan Arsip-Arsip Nusantara Berbahasa Asing dan Daerah,

Penyusunan Skema Sementara, Rekonstruksi, Deskripsi, Penyusunan Skema Definitif,

Manuver, Penomoran Definitif, Penataan Arsip Dalam Boks, Pemberian Label, Penulisan

Daftar, Penilaian dan Penelahaan Daftar, Penyempurnaan Daftar, Menterjemahkan, dan

Pengesahan.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan

(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 2964);

2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP);

4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008

tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;


- 3 -

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia;

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia.

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:

1. Identifikasi arsip statis adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi

penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau

pencipta arsipnya.

2. Rencana Teknis Penyusunan Daftar Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja

dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan

pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis.

3. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah kegiatan penelitian data melalui sumber

cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah.

4. Penyusunan Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka

sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip yang akan

digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip yang tercipta dari

fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu Organisasi/Lembaga/Aktivitas Tokoh.

5. Rekonstruksi adalah kegiatan menata kembali arsip statis dalam rangka penataan arsip

dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.

6. Deskripsi adalah kegiatan membuat rincian informasi yang terkandung dalam arsip dari

suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu

fische (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu

arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor

sementara arsipnya.

7. Pembuatan skema definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan

informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap).

8. Manuver adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi) sesuai dengan skema

definitif yang dibuat.

9. Penomoran definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan informasi

arsip statis yang sudah definitif (tetap).

10. Penataan Dalam Boks adalah kegiatan memasukkan arsip yang telah dibungkus kertas

kising ke dalam boks arsip sesuai ukuran (37,5cm x 20cm x 27cm) atau

(37,5cm x 10cm x 27 cm).


- 4 -

11. Pemberian Label adalah kegiatan pemberian identitas pada boks arsip. Label tersebut

biasanya terdiri dari nama pencipta, nomor arsip sesuai dengan nomor definitifnya dan

nomor boks arsip.

12. Pembuatan daftar adalah memasukkan data berisi deskripsi dalam berbagai derajat

rincian yang isinya memuat mengenai suatu khasanah arsip.

13. Penilaian dan penelaahan adalah kegiatan menilai dan menelaah daftar oleh Eselon II.

14. Penyempurnaan adalah kegiatan perbaikan terhadap daftar yang telah dinilai dan ditelaah.

15. Transliterasi adalah kegiatan menterjemahkan atau alih bahasa yang dipakai dalam arsip

dari bahasa asing atau daerah ke dalam bahasa Indonesia yang baku.

16. Pengesahan adalah tindakan pengakuan terhadap karakteristik resmi suatu

naskah/dokumen yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang.


- 5 -

BAB II

PROSEDUR PENYUSUNAN DAFTAR


Prosedur Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 dilaksanakan

melalui tahapan sebagai berikut:

1. Identifikasi Arsip, Sistem dan Provenance

Penyusunan daftar arsip dimulai dari kegiatan identifikasi arsip untuk mengetahui jumlah dan

kondisi fisik arsip, sistem penataan dan provenance arsip. Pemahaman hal tersebut akan

mempermudah proses penyusunan rencana teknis.

2. Penyusunan Rencana Teknis

Rencana Teknis disusun berdasarkan identifikasi arsip yang telah dilakukan untuk merancang

rincian biaya, waktu dan pelaksana terkait pengolahan arsip.

3. Melaksanakan Penelusuran Sumber dan Referensi

Kegiatan penelusuran Sumber dan Referensi dilaksanakan dalam rangka penyusunan skema

sementara yang diperlukan dalam mengolah arsip.

4. Penyusunan Skema Sementara

Setelah data hasil referensi dan penelusuran terkumpul, maka selanjutnya dibuat skema

sementara yang akan digunakan sebagai dasar pengelompokkan arsip.

5. Rekonstruksi

Rekonstruksi dilakukan dengan mengelompokkan arsip sesuai dengan kaidah kearsipan

untuk selanjutnya dideskripsi.

6. Deskripsi

Gambaran informasi arsip secara lengkap yang tertuang dalam kartu deskripsi.

7. Penyusunan Skema Definitif

Dari hasil deskripsi, apabila terdapat tambahan data/informasi untuk skema, maka dibuatlah

skema definitif (tetap).

8. Manuver

Setelah skema definitif tersusun, selanjutnya arsip dikelompokkan sesuai dengan skema yang

ada.

9. Penomoran Definitif

Setelah mengelompok sesuai dengan skema, selanjutnya penomoran definitif (tetap)

dilakukan pada kartu deskripsi yang diikuti dengan fisik arsipnya.

10. Penataan Dalam Boks

Setelah penomoran arsip, arsip ditata ke dalam boks sesuai dengan nomor urutnya.


- 6 -

11. Pemberian Label

Pemberian label dilakukan pada boks yang telah tertata.

12. Pembuatan Daftar

Kegiatan selanjutnya adalah pembuatan daftar arsip berdasarkan data yang terkumpul dari

kartu deskripsi yang telah tersusun sesuai skema.

13. Penilaian dan Penelaahan

Daftar yang telah disusun selanjutnya dinilai dan ditelaah oleh atasan langsung dan Direktur

Pengolahan.

14. Penyempurnaan

Apabila terdapat koreksi maka dilakukan penyempurnaan daftar arsip kembali.

15. Transliterasi

Transliterasi dilakukan terhadap daftar arsip yang masih berbahasa asing/Belanda.

16. Pengesahan

Pengesahan merupakan prosedur akhir dari penyusunan daftar arsip.


- 7 -

BAB III

PENUTUP

Kami berharap Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Sebelum Tahun

1945 ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di lingkungan Direktorat Pengolahan ANRI

dalam menyusun Daftar Arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman

dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi

dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di Arsip Nasional

Republik Indonesia dalam kerangka Reformasi Birokrasi Nasional. Prosedur Tetap Penyusunan

Daftar Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan

apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakart a pada tanggal Mei 2009

DIREKTUR PENGOLAHAN,

SUMRAHYADI


8


LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP

NOMOR 01 TAHUN 2009

TENTANG

PENYUSUNAN DAFTAR



- 1 -

DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN DAFTAR


A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAFTAR DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN


B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE

DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP

KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN

ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH

E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DI LINGKUNGAN SUBDIT

PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP STATIS DI LINGKUNGAN SUBDIT


G. DIAGRAM ALIR DESKRPSI DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP


H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DI LINGKUNGAN SUBDIT


I. DIAGRAM ALIR MANUVER DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP


J. DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN


K. DIAGRAM ALIR PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DI LINGKUNGAN SUBDIT



- 2 -

L. DIAGRAM ALIR PEMBERIAN LABEL DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP


M. DIAGRAM ALIR PENULISAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

N. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL

SEBELUM TAHUN 1945

O. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DAFTAR ARSIP DI LINGKUNGAN SUBDIT


P. DIAGRAM ALIR MENTERJEMAHKAN DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP


Q. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP



- 3 -

DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN DAFTAR DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

Norma Waktu : 1 tahun ( tergantung jumlah arsipnya )

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan

Arsip Konvensional

1 Melaksanakan identifikasi arsip, sistem dan provenance

2 Menyusun rencana teknis

3 Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi

4 Menyusun skema sementara

5 Merekonstruksi pengaturan arsip

6 Mendeskripsi

7 Menyusun Skema Definitif

8 Manuver

9 Memberi nomor definitif

10 Menata arsip dalam boks

11 Memberi label

12 Menulis daftar

13 Menilai dan menelaah daftar arsip

14 Menyempurnakan daftar

15 Menerjemahkan /mentransliterasi

16 Mengesahkan


- 4 -

DIAGRAM ALIR

IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arsip Konvensional

1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

2 Memberikan penilaian dan arahan

3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Direktur Pengolahan

5 Menilai dan mengarahkan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang teknik identifikasi arsip

6 Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 dan Arsiparis menyempurnakan rencana identifikasi

7 Melakukan koordinasi dengan Direktur Preservasi dan memerintahkan Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 untuk melakukan koordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional

8 Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 untuk melakukan koordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional


- 5 -

Norma Waktu : 10 hari kerja

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arsip Konvensional

9 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo

10 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi

11 Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

12 Menyampaikan laporan identifikasi ke Direktur Pengolahan

13 Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas khasanah arsip yang akan dibuat daftar


- 6 -

DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

Norma waktu: 3 hari kerja

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arsip Konvensional

1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan daftar yang terdiri dari jangka waktu pembuatan daftar, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

2 Memberikan penilaian dan arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis

3 Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat penilaian dan arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

4 Mengajukan rencana teknis ke Direktur Pengolahan

5 Memberikan penilaian dan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan rencana teknis

6 Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 dan Arsiparis merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

7 Berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh Arsiparis, Direktur Pengolahan menyetujui rencana teknis

8 Membuat pengesahan terhadap rencana teknis


- 7 -

DIAGRAM ALIR

PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Deputi Konservasi

Arsip

Instansi Terkait

1 Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait dan mengajukan draf surat kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

2 Mengoreksi draft surat

3 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

4 Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke Direktur Pengolahan

5 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang draft surat yang akan ditanda tangani oleh Deputi Konservasi Arsip

6 Melakukan penyempurnaan draft surat dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

7 Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip dan mengirimkan kepada instansi terkait

8 Arsiparis dan Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 melakukan penelusuran sumber/referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait


- 8 -


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

1945

Direktur Pengolahan

Deputi Konservasi

Arsip

Instansi Terkait

9 Mencari dan mencatat data -data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh dari instansi terkait

10 Melakukan identifikasi terhadap khasanah arsip berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait

11 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah

12 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait

13 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait

14 Membuat laporan hasil penelusuran sumber dan bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah

15 Menyampaikan Laporan ke Direktur Pengolahan


- 9 -

DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

Norma Waktu: 3 hari kerja

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arsip Konvensional

1 Arsiparis mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi / penelusuran

2 Arsiparis membuat skema sementara

3 Arsiparis meminta persetujuan/koreksi dari atasan langsung

4 Perbaikan atas koreksi Skema Sementara


- 10 -

DIAGRAM ALIR

REKONSTRUKSI ARSIP STATIS DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arsip Konvensional

1 Menyiapkan arsip yang akan direkonstruksi

2 Memilah antara arsip dan non arsip

3 Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya

4 Mengelompokkan arsip berdasarkan unit informasinya

5 Mengkronologiskan kelompok arsip

6

Arsip telah mengelompok berdasarkan jenis,dan unit informasi


- 11 -

DIAGRAM ALIR

DESKRPSI DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

Norma Waktu : 120 hari kerja ( tergantung volume arsip )

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arsip Konvensional

1 Menyiapkan arsip yang akan dideskripsi

2 Membaca keseluruhan informasi arsip

3 Menelaah isi informasi arsip

4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches

5 Menentukan bentuk redaksi

6 Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip

7 Menentukan kurun waktu terciptanya arsip

8 Menentukan tingkat perkembangan arsip

9 Menentukan bentuk luar arsip

10 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam kartu fisches


- 12 -

DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arsip Konvensional

1 Menyiapkan skema sementara yang akan diubah/ditetapkan

2 Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara

3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema sementara

4 Mengurangi atau menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara

5 Melakukan konsultasi pada atasan

6 Melakukan perbaikan atas koreksi

7 Membuat skema definitif


- 13 -

DIAGRAM ALIR

MANUVER DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arsip Konvensional

1 Menyiapkan kartu deskripsi yang akan dimanuver

2 Menggabungkan kartu yang memiliki informasi sejenis

3 Mengelompokkan kartu berdasarkan skema yang telah dibuat

4 Menyusun kartu secara kronologis

5 Kartu fiesches tersusun sesuai skema


- 14 -

DIAGRAM ALIR

PENOMORAN DEFINITIF DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arsip Konvensional

1 Melakukan penomoran definitif pada kartu/fisches berdasarkan hasil manuver kartu/fisches

2 Melakukan entri data atau pengetikan informasi berdasarkan skema dan nomor definitif

3 Melakukan pengecekan kembali kartu/fisches yang sudah diberi penomoran definitif untuk melanjutkan kegiatan berikutnya yaitu pemberkasan fisik arsip


- 15 -

DIAGRAM ALIR

PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

Norma Waktu : 20 hari kerja (tergantung jumlah/volume arsip)

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arsip Konvensional

1 Mempersiapkan arsip yang sudah diberi label untuk dimasukkan ke dalam boks

2 Mempersiapkan boks arsip yang akan dipergunakan

3 Menata arsip ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks

4 Menempel label boks yang sudah dipersiapkan sebelumnya

5 Menyusun boks sesuai dengan nomor urut boks

6 Melaporkan kegiatannya kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945


- 16 -

DIAGRAM ALIR

PEMBERIAN LABEL DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arsip Konvensional

1 Menyiapkan label arsip untuk ditempelkan pada sampul arsip sesuai dengan nomor definitif, yang terdiri dari : nama organisasi pencipta arsip, nomor urut arsip

2 Menempelkan label arsip pada sampul arsip

3 Menyiapkan label boks yang akan ditempel pada boks sekaligus setelah kegiatan penataan arsip dalam boks, label boks yang dibuat terdiri atas: nama organisasi pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks


- 17 -

DIAGRAM ALIR PENULISAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arsip Konvensional

1 Menyiapkan data/kartu fiesches yang sudah dimanuver untuk dibuat daftar

2 Membuat judul daftar sesuai Fonds

3 Menentukan kurun waktu arsip berdasarkan arsip yang ditata

4 Membuat kata pengantar

5 Membuat daftar isi

6 Menuangkan deskripsi dari kartu fieches ke dalam daftar

7 Mengajukan konsep daftar arsip kepada atasan

8 Mengoreksi daftar yang diajukan

9 Melakukan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi


- 18 -

DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945


No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arsip Konvensional

1 Mempersiapkan daftar yang telah tersusun

2 Melakukan pengecekan antara informasi dan fisik arsip

3 Mengajukan draf daftar ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

4 Memberikan arahan kepada arsiparis mengenai penulisan daftar

5 Merevisi draf daftar setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

6 Mengajukan draft daftar ke Direktur Pengolahan


8 Mengajukan draf daftar ke Direktur pengolahan

9 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan daftar arsip


- 19 -

DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DAFTAR ARSIP

DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

Norma waktu: 5 hari kerja

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arsip Konvensional

1 Mengajukan draf daftar ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penulisan daftar


4 Mengajukan draft daftar ke Direktur Pengolahan

5 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan daftar arsip

6 Merevisi draf daftar teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

7 Melakukan uji petik terhadap daftar

8 Berdasarkan penyempurnaan daftar yang telah dilakukan oleh Arsiparis, Direktur Pengolahan memutuskan daftar telah final


- 20 -

DIAGRAM ALIR MENTERJEMAHKAN


Norma Waktu : 20 hari kerja (tergantung banyaknya halaman daftar)

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arsip Konvensional

1 Memeriksa kelengkapan daftar, untuk dikonsultasikan dengan Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 untuk kegiatan terjemahan daftar (alih bahasa)

2 Memberi arahan dan surat tugas kepada Arsiparis untuk melakukan terjemahan daftar arsip

3 Menterjemahkan daftar dalam bahasa Indonesia dikoreksi oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945


- 21 -

DIAGRAM ALIR PENGESAHAN


Norma Waktu : 20 hari kerja (tergantung banyaknya halaman daftar)

DIREKTUR PENGOLAHAN,

SUMRAHYADI

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan


Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi


Arsip Konvensional

1 Memeriksa kelengkapan daftar yang akan disahkan, baik yang berbahasa Belanda maupun yang sudah diterjemahkan dan menyerahkan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

2 Membuat nota dinas kepada Direktur Pengolahan agar 2 (dua) daftar yang sudah selesai dikerjakan oleh Arsiparis mendapat pengesahan dari Direktur Pengolahan

3 Menandatangani daftar tersebut dan memberikan arahan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 untuk mengopi daftar tersebut

4 Mengirim daftar tersebut kepada ruang baca dan ruang penyimpanan

arsip nasional republik indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/20protap no 01 tahun... ·...

Documents