SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATANINSAN CENDEKIA MEDIKAProsedur Mutu Sistem

Pengendalian Catatan Mutu (03)

1. TUJUAN Prosedur ini mengatur identifikasi, pengumpulan, pengindeksan, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan, pengambilan kembali, dan pemusnahan catatan mutu yang terkait dengan sistem manajemen mutu untuk menjamin efektifitas penerapan sistem di lingkungan STIKES Insan Cendekia Medika (ICME), dan agar pada saat diperlukan catatan mutu mudah ditemukan/didapat.

2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup semua Catatan Mutu yang digunakan dalam sistem manajemen mutu di lingkungan ICME yang meliputi pembuatan Daftar Catatan Mutu, permintaan persetujuan Ketua QAC, penyimpanan dan pemeliharaan sampai dengan pemusnahan Catatan Mutu yang sudah tidak dipergunakan. 3. DEFINISI 3.1. Catatan Mutu adalah catatan yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan prosedur atau Instruksi Kerja 3.2. Matriks catatan mutu catatan tentang elemen, nama prosedur, rekaman mutu, masa simpan, penanggung jawab, dan lokasi penyimpanan dokumen. 3.3. Catatan mutu aktif adalah catatan mutu yang masih digunakan secara langsung dan terus-menerus untuk keperluan operasional dan administrasi 3.4. Catatan mutu pasif adalah catatan mutu yang sudah tidak digunakan secara langsung untuk keperluan operasional dan administrasi 3.5. Daftar Catatan Mutu adalah daftar catatan mutu tentang pelaksanaan prosedur baik yang bersifat umum (berlaku di STIKES) maupun yang berlaku khusus (ditingkat fakultas, prodi, unit) 3.6. Pengendali Dokumen adalah KPMP di tingkat program studi dan QAC untuk Fakultas dan unit di tingkat STIKES.

4. REFERENSI 4.1. Manual Mutu ICME 4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti 4.3. ISO 9001 : 2008 Klausul Pengendalian Catatan Mutu

5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan STIKES5.2. Pimpinan fakultas 5.3. Pimpinan unit 5.4. Pimpinan prodi 5.5. QAC Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP) 5.6. Tata Usaha (TU) fakultas 5.7. TU prodi 5.8. Laboran Prodi/fakultas

6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. Daftar Catatan Mutu yang disimpan sama dengan yang tercantum pada Matriks Catatan Mutu 6.1.2. Catatan Mutu harus disimpan sedemikian rupa dengan diberi ID, indeks, grouping, dan lain-lain sehingga mudah dan cepat diambil apabila sewaktu-waktu dibutuhkan 6.1.3. Catatan Mutu yang disimpan dalam bentuk hard copy maupun soft copy harus dipelihara sedemikian rupa sehingga terhindar dari kerusakan ataupun hilang selama penyimpanan 6.1.4. Catatan Mutu berupa tulisan tangan tidak boleh ditulis dengan menggunakan pensil, agar jelas dan mudah dibaca, serta apabila terjadi kesalahan tulis bisa dicoret dan direvisi dengan diparaf. 6.1.5. Catatan Mutu aktif harus disimpan pada tempat yang memadai sehingga terlindung dari kerusakan, tetapi mudah untuk diperoleh kembali jika sewaktu-waktu diperlukan, serta diberi label dengan warna hijau 6.1.6. Catatan Mutu pasif harus disimpan pada tempat yang memadai sehingga terlindung dari kerusakan sampai masa simpan catatan tersebut, serta diberi label dengan warna merah 6.1.7. Catatan Mutu dikumpulkan, dijaga, dan dipelihara oleh penanggung jawab pada unit kerja masing-masing 6.1.8. Masing-masing Kepala Unit menjadi penanggung jawab penyimpan Catatan Mutu yang ada di unitnya masing-masing, dengan ketentuan berikut: menandatangani Record List yang berada di bawah unitnya, menyimpan menurut urutan yang telah ditetapkan, memberikan label identitas Catatan Mutu, dan menyimpan pada tempat yang terlindung dari kerusakan 6.1.9. Di dalam setiap prosedur harus dijelaskan siapa yang bertanggung jawab menyimpan catatan dan untuk berapa lama catatan akan disimpan 6.1.10. Catatan Mutu ada 2 jenis: internal yaitu Catatan Mutu yang berasal dari dalam organisasi (baik dari bagian maupun departemen lain), serta eksternal yaitu catatan mutu record yang berasal dari pihak ketiga 6.1.11. Setiap unit wajib memeriksa validitas penyimpanan dan pemeliharaan Catatan Mutu secara berkala

6.2. Ketentuan Khusus 6.2.1. Jika pihak di luar penanggung jawab memerlukan Catatan Mutu, maka harus seizin tertulis dari atasan langsung dari unit kerja dimana Catatan Mutu itu tersimpan, dan penanggung jawab harus mencatatnya dalam Formulir Peminjaman Catatan Mutu 6.2.2. Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri

6.3. Prosedur 6.3.1. Pengendali Dokumen membuat Daftar Catatan Mutu yang berisi nama catatan, masa penyimpanan, dan penanggung jawab menyimpan Catatan Mutu yang diambil dari Manual Prosedur dan prosedur 6.3.2. Pengendali Dokumen meminta persetujuan tentang Daftar Catatan Mutu yang dibuat kepada QAC 6.3.3. Kepala Unit memastikan Catatan Mutu yang berada di bawah tanggung jawabnya terjaga, terkendali dengan baik, dan tersimpan dengan rapi 6.3.4. Staf yang ditunjuk menyimpan Catatan Mutu oleh Kepala Unitnya, harus menyimpan Catatan Mutu di tempat yang sudah ditentukan 6.3.5. Staf yang ditunjuk merapikan dan merawat Catatan Mutu selama waktu penyimpanan 6.3.6. Staf yang ditunjuk memeriksa Catatan Mutu yang habis masa waktu penyimpanannya 6.3.7. Staf yang ditunjuk menginformasikan kepada atasan langsungnya (Kepala Unit) mengenai Catatan Mutu yang akan dimusnahkan 6.3.8. Staf yang ditunjuk di bawah pengawasan atasan langsungnya, memusnahkan Catatan Mutu, dan Membuat Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu

6.4. Alur Kerja

7. ARSIP 7.1. Matriks Catatan Mutu 7.2. Catatan Mutu

8. LAMPIRAN 8.1. Matriks Catatan Mutu 8.2. Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu 8.3. Formulir Peminjaman Catatan Mutu