Proposal Proyek Tugas Akhir/Project Work

Pengelolaan Dokumen

Disusun Oleh :

Nama : Wanti Mujiyati

Nis : 0492

Jurusan : Sekretaris

YAYASAN PENDIDIKAN BANGUN NUSANTARASEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

BANGUN NUSANTARAKECAMATAN PELEPAT ILIR KABUPATEN

BUNGOTAHUN AJARAN 2008/2009

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadiran Allah SWT, karena dengan rahmat dan karunianya,

penulis dapat menulis proposal ini, dalam rangka pemenuhan tugas akhir uji

kompetensi yang dilakukan oleh pihak seklah.

Seperti kita ketahui bahwa tujuan utama sekolah menengah kejuruan adalah

menyiapkan siswa untuk bekerja sesuai dengan keterampilan dan keahlian yang

dimilikinya.

Bagi siswa SMK keahlian sebagai modal utama untuk hidup nanti apabila

terjun didalam masyarakat. Menyadari sangat pentingnya suatu keahlian, maka SMK

mempunyai program, yang mana prorgram terebut siswa mempraktekkan langsung

dilapangan.

Sekarang siswa sebagai genersi penerus harus mampu menghadapi kemajuan

teknologi dan eraglobalisasi yang semakin maju, dengan begitu siswa mempunyai

skiil dan keterampilan.

Melalui uji kompetensi ini setidakya siswa dapat mengenal salah satu keahlian

dalam dunia bisnis dan manajemen, diharapkan pula dapat mengetahui apa yang

menjadi kebutuhan hidup.

Demikian proposal ini saya susun dan saya sangat mengharapkan saran dan

kritik yang sifatnya membangun dari berbagai pihak demi tercapainya hasil yang

memuaskan.

iii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.....................................................................................................i

LEMBAR PENGESAHAN.........................................................................................ii

KATA PENGANTAR.................................................................................................iii

DAFTAR ISI................................................................................................................iv

I. Latar

Belakang.................................................................................................1

II. Keuntungan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar

dengan menggunakan sistem

agenda ..........................................................................1

III. Bahan ............................................................................................................

....2

IV. Peralatan.......................................................................................................

....2

V. Sistematika

Pekerjaan ....................................................................................3

VI. Rencana anggaran

biaya..................................................................................

a. Daftar harga bahan .............................................................................9

b. Harga peralatan....................................................................................9

VII. Sasaran

Pengguna..........................................................................................10

VIII. Jadwal

Pelaksanaan.......................................................................................10

IX. Penutup.........................................................................................................

......

a. Kesimpulan ........................................................................................11

b. Saran....................................................................................................11

Lampiran

1. Lembar kemajuan pelaksanaan

2. Daftar rencana bukti belajar

iv

I. Latar belakang

Pengolahan dokumen memiliki peranan penting dalam sebuah lembaga atau

intansi pada zaman sekarang ini. Pengolahan dokumen dilakukan sebagai kegiatan

untuk mencapai kebenaran dan melaksanakan kerjanya dan dapat dilakukan secara

sistematis. Didalam melaksanakan tugas pengolahan dokumen baik dalam bidang

pemerintah, swasta maupun masyarakat umum yang termasuk dalam pengolahan

dokumen adalah menangani surat masuk dan surat keluar.

Mengola dokumen merupakan tugas penting/rutin seseorang sekretaris karena

seorang sekrearis hampir tiap hari pasti berhadapan dengan dokumen. Agar dokumen

itu mudah dicari atau ditemukan kembali apabila diperlukan atau dibutuhkan maka

seorang sekretaris harus menyimpan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang ada,

yang dimaksud dalam pengolahan dokumen ini yaitu menangani surat masuk dan

surat keluar dengan sistem agenda.

II. Keuntungan Prosedur penangan surat masuk dan surat keluar dengan

sistem agenda

Keuntungan yaitu :

a. Dapat disusun dan ditulis denga jelas

Semua surat masuk maupun surat keluar dapat disusun dengan mudah sesuai

dengan ketentuan yang ada.

b. Jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan

Apabila kita membutuhkan surat atau dokumen tersebut dengan mudah kita

dapat menemukannya kembali.

c. Menghemat waktu dan tempat.

Penangan surat masuk maupun surat keluar ini sangat menghemat waktu dan

tempat.

1

III. Bahan

No Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jumlah

1

2

3

4

5

6

Buku tulis bergaris

Kertas catatan

Isi staples

Stop map

Lem kertas

Kertas HVS

Folio

Post IT

Ukuran 10

3 Warna

Kecil

A4

Buah

Pak

Pak

Buah

Botol

Lembar

1

1

1

10

1

15

IV. Peralatan

No Nama Peralatan Spesifikasi Satuan Jumlah

1

2

3

4

Bak setempel

Stapler

Pembuka surat

Setempel tanggalan

3 Susun

Ukuran 10

Gunting/cutter

Manual

Set

Buah

Buah

Buah

2

1

1

1

5

6

7

8

9

10

Bak stempel

Pulpen

Pensil

Spidol

Penggaris

Stabillo

Tinta biru

2 Warna

2B

permanent

30 cm

1 Warna

Buah

Buah

Buah

Buah

Buah

Buah

1

2

1

1

1

1

2

V. Sistimatika pekerjaan

Sistimatika pekerjaan surat masuk dan surat keluar ialah :

Prosedur surat masuk dan surat keluar

1. Prosedur pengurusan surat masuk

Langkah-langkah pengurusan surat-surat pada aumunya dilakukan sbb :

a. Penerimaan

Tugas penerimaan surat dilakukan denga cara :

1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

2. Meneliti ketepatan alamat sipengirim

3. Penggolongan surat sesuai dengan jenisnya.

4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat

telah diterima.

b. Penyortiran.

Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas :

1. Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karywan

lainnya, dan surat dinas lainnya.

2. Mengolong-golongkan surat dinas kedalam : surat dinas rutin, surat

dinas penting, dan surat dinas rahasia.

3. Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus,

seperti surat tercatat atau terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wasel pos

dsb. Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat

diterima oleh orang yang memang berhak.

3

c. pencatatan

Tugasnya :

1. Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinan

dapat cepat menangkap inti maksud dari isi surat, denga cara

menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting.

2. Pemeriksaan lampiran-lapiran

3

3. membubuhkan cap (time stamp atau elektric clock dating machine)

yang merupakan stampel agenda pada ruang yang kosong dibagian atas

atau bawah halaman pertama surat.

4. Mengagendakan surat masuk yaitu mencatat surat tersebut dalam buku

penerimaan harian untuk surat masuk. Buku ini disebut buku agenda

masuk (daily mail record) petugasnya dinamakan agendaris (mail clirk)

setiap surat masuk sicatat dan diberi nomor agenda surat msuk.

d. Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan

dieruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

1. Surat masuk harus disertai atau dilampiri lembar disposisi (action slip)

oleh sekretaris atau kepada tata usaha.

2. Surat masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi diteruskan

kepada pimpinan atau kepada bagian untuk memperoleh tangapan atas

isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa

intruksi atau impormasi.

3. Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada

sekretaris atau kepala tata usaha selanjutnya diteruskan kepada unit

pengolah untuk diproses sesuai dengan disposisi.

4

e. Penyampaian surat

Tugas ini dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi.

Tugasnya yaitu :

1. Surat yang berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi

intrern.

2. Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekpedisi kepada penjabat

yang bersangkutan. Buku ekpedisi diparaf sebagai tanda surat telah

diterima.

3. Petugas pengarahan atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan

agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

f. Penyampaian berkas atau arsip surat masuk

Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip (file) mengikuti

langkah-langkah sbb :

1. Meneliti tanda-tanda, apakah berkas tersebut sudah dapat disimpan

(realsi mark). Tanda-tanda tersebut diberikan pada lembar disposisi

dengan kata-kata file atau dep (deponeren = disimpan), atau mengaris

bawahi kata-kata yang memberikan petujuk, bahwa masalahnya perlu

dilakukan penyimpanan

2. Mengindeks

3. Memberi kode dan menyortir

4. Menyimpan kedalam folder (map) tertentu, dan

5. Menata arsip

5

Dari uraian tentang prosedur surat masuk tersebut diatas, dapatlah dijelaskan dengan

memperhatikan skema arus pekerjaan sbb :

Gambar arus prosedur surat masuk

Ekpedisi

penerimaan

Penyortiran

Agenda masuk

Sekretaris / kepala

tata usaha

Ka.BagianDiposisi

PimpinanDiposisi

Ka.BagianDiposisi

Diproses

Arsip

6

2. Prosedur pengurusan surat keluar

a. Pembuatan konsep

Kegiatan membuat rencana dan penyusuna penulisan surat keluar.

d. Pengetikan

1. Konsep yang telah mendapat persetujuan dan telah memperoleh

kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengetikan

2. Kepala unit pengetikan hatus tekun dan teliti mentaktik hasil

pengetikan konsep surat hinga konsep surat itu menjadi bentuk

surat jadi (net surat, setelah melaui koneksi kesalahan).

e. penandatanganan

Net suart itu kemudian disampaikan kepada pimpinan atau pejabat

yang berwenang untuk ditandatangani.

f. Pencatatan

1. net surat yang telah ditandatangani, dicap dan disertai

kelengkapan lainya menjadi surat dinas resmi.

2. Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh

petugas yans disebut verbalitas

3. Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal surat siap unutk

dikirim

7

g. Pengiriman surat keluar

Pengiriman surat keluar terbagi dalam dua bagian yaitu :

Pengiriman surat intern dan pengirman surat ekstern.

Gambar prosedur surat keluar

Kepala bagian Pimpinan Kepala bagian

Disposisi

Sekretaris/ka. TU

Agenda verbal

Sekretaris umum

Pengetikan/

penggandaan

Sekretaris umum

Ka.Bagian

Tanda tangan

Ka.Bagian

Tanda tangan Pimpinan

Sekretaris/ka TU

cap, sampul, alamat

Ekspedisi Arsip

Keluar

h. Pengiriman surat keluar

Ada 2 cara yaitu intern dan ektern

8\

VI. Rencana anggaran biaya

a. Daftar harga bahan

No Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jum

lah

Harga Total

1

2

3

4

5

6

Buku bergaris

Kertas catatan

Isi stapler

Stop map

Lem kertas

Kertas HVS

Folio

Post IT

Ukuran 10

3 Warna

Kecil

A4

Buah

Pak

Pak

Buah

Botol

Lembar

1

1

1

10

1

15

15.000

3.000

15.00

500

2000

100

15.000

3.000

1500

5.000

2.000

1.500

Jumlah 27.500

b. Harga peralatan

No Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jum

lah

Harga Total

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Baki surat

Stopler

Pembuka surat

Stempel tgl

Bak setempel

Pulpen

Pensil

Spidol

Penggaris

3 Susun

Ukuran 10

Gunting/ctr

Manual

Tinta biru

2 Warna

2 B

Permanent

30 cm

Set

Buah

Buah

Buah

Buah

Buah

Buah

Buah

Buah

2

1

1

1

1

2

1

1

1

20.000

10.000

4.000

15.000

10.000

2.000

2.000

7.000

2.000

40.000

10.000

4.000

15.000

10.000

4.000

2.000

7.000

2.000

10 Stabillo 1 Warna Buah 1 5.000 5.000

Jumlah 99.000

Total biaya dibutuhkan

a. Biaya bahan : Rp. 27.500

b. Biaya alat : Rp. 99.000

c. Biaya jasa : Rp. 220.000

Total biaya : Rp. 347.500

9

VII. Sasaran pengguna

Dalam proyek penanganan surat masuk dan surat keluar dengan pada

Puskesmas Kuamang Kuning I SPA ini diharapkan dapat dilakukan oleh 3

bagian yaitu :

a. Intansi atau pemerintah adalah surat masuk dan surat keluar sebagai

alat komunikasi baik langsung maupun tidak langsung.

b. Intansi atau pemerintah adalah sebagai barang bukti untuk kemajuan

usaha yang sedang dilaksanakan dan sebagai bahan bukti atau

pertimbangan.

c. Masyarakat karena masyrakat sangat membtuhkan sebagai contoh atau

bukti kepda orang lain apabila orang lain terebut tak percaya

VIII. Jadwal pelaksanaan.

Kegiatan Desember Januari Februari Maret April

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Proposal

2 Konsultasi

3 Proses

4 Laporan

5 Verifikasi

6 Uji Nas

10

IX. Penutup

a. Kesimpulan

Penyusunan proposal ini tentang surat masuk dan surat keluar memiliki peranan

yang sangat penting disuatu kantor. Pengetahuan keterampilan sangat diperlukan,

disamping itu sikap seorang siswa juga harus diperhatikan dan sangat diperlukan.

Dengan adanya uji praktek atau uji kompetensi jurusan administrasi perkantoran

dapat membantu atau mendidik siswa meperoleh keterampilan sebagai dasar atau

acuan untuk terjun langsung kedunia usaha dan bisnis. Dengan adanya penyusuan

proposal ini, kita dapat mengetahui tentang pengolahan dokumen yang baik dan agar

mendapatkan hasil yang memuaskan.

b. Saran

Sebelum siswa mengadakan atau melaksanakan prakerin, sebaiknya diadakan

pembekalan yang lebih matang.

Dalam uji kompetensi harus diperpanjang waktunya.

Sebagai guru pembimbing dalam monitoring siswa harus sesuai dengan jadwal yang

sudah diberikan.

11

PROPOSALPROJECT WORK

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan

Program Keahlian : Sekretaris

Paket keahlian : Sekretaris Yunior

Kode :

Alokasi Waktu :

Nomor Peserta:

Nama Peserta : Wanti Mujiyati

Judul Projek Work : Pengelolaan Dokumen

Kuamang Kuning,……………2009

Menyetujui

DU/DI/Pemberi Order Peserta Uji

Firdaus. SKM Wanti Mujiyati

MENANGANI SURAT MASUK DAN KELUARDENGAN MENGGUNAKAN SISTEM AGENDA

DIRUANG LINGKUP PUSKESMASKUAMANG KUNING 1 SPA

Nip. Nis. 0492/9913130748

Mengetahui :

Kepala Sekolah Guru Pembimbing

Drs. Sunaryo Rice Febrianti. Spd

Nip: Nip:

ii