proposal &laporan formal
TRANSCRIPT
PROPOSAL BISNIS
Disusun Untuk Memenuhi Tugas Komunikasi bisnis
O L E H :
Rahmat Affandi (0810220162)
Timotius Hendra (0810223105)
JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
1.PROPOSAL BISNIS
Proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk
melakukan suatu kegiatan tertentu (Haryani, 2001 : 198). Misalnya, mendapatkan
produk, memperluas usaha, mendapatkan dana,dan lain sebagainya.
Proposal dapat berupa solicited proposal atau unsolicited proposal. Solicited
proposal adalah proposal yang ditujukan kepada pihak di luar perusahaan karena
pihak tersebut mengumumkan atau memberitahukan kebutuhannya terhadap produk
atau rencana bisnis tertentu. Unsolicited proposal adalah proposal yang diajukan
kepada pihak di luar perusahaan atas inisiatif perusahaan atau tanpa adanya
pengumuman atau pemberitahuan dari pihak luar. Proposal tersebut biasanya
bertujuan untuk memproleh dana atau kesediaan untuk bekerja sama. Dalam banyak
kasus, proposal dikomunikasikan dalam bentuk laporan. Dalam penggolongan jenis-
jenis laporan, proposal termasuk satu jenis laporan analitikal. Oleh karena itu,
penyusunan laporan dan proposal memerlukan langkah-langkah yang relatif sama
(Dewi, 2006:138).
Dalam kegiatan bisnis, permintaan membuat proposal umumnya datang dari
pembeli yang kita anggap potensial. Biasanya pembeli potensial menyatakan RFP
(Request for a proposal). Permintaan tersebut biasnya berkaitan dengan
permasalahan yang dihadapi oleh calon klien kita dan usulan pemecahan yang kita
ajukan melalui proposal tersebut. Proposal tersebut biasanya terdiri dari:
(a) uraian rinci pokok permasalahan yang akan dipecahkan, dan
(b) biaya yang harus dikeluarkan
Oleh sebab itu, proposal harus dibuat dengan serius sebagai salah satu
bagian penting operasi perusahaan tempat kita bekerja. Tanggapan atas RFP
keberhasilannya kerap ditentukan oleh laporan panjang yang disampaiakan kepada
pembeli yang prospektif. Tentu saja,
seperti juga laporan, proposal memiliki format komponen tersendiri. komponen
sebuah proposal terdiri atas komponen proposal informal dan komponen proposal
formal.
1.1 Komponen proposal informal
Proposal informal pada umumnya ditampilkan dalam surat pendek ( dua atau sampai
empat halaman). Kadang-kadang disebut proposal surat (letter proposal), bentuk ini mengandung
enam komponen pokok, yakni : pendahuluan, latar belakang, proposal, penetapan staf, anggaran,
dan permintaan otorisasi.
Pendahuluan. Kebanyakan proposal dimulai dengan penjelasan singkat mengenai
alasan proposal dan kualifikasi penulis. Supaya pendahuluan lebih persuasif, maka
diperlukan pemberian “kail” untuk memancing perhatian pembaca. Berkaitan dengan
hal tersebut, seorang pakar proposal menyarankan sebagai berikut:
Tunjukkan hasil yang luar biasa dengan rincian yang akan segera
dikemukakan.
Janjikan biaya rendah atau hasil cepat
Kutip sebuah sumber hebat
Identifikasi sebuah masalah serius dan janjikan solusi
yang akan dijelaskan kemudian.
Uraikan isu atau manfaat utama yang dirasa inti
proposal.
Latar belakang, masalah, tujuan. Bagian latar belakang memperkenalkan masalah dan
membahas tujuan atau sasaran proyek. Dalam proposal yang tidak diminta, tujuan anda adalah
meyakinkan pembaca terkait sebuah masalah. Jadi, anda harus menampilkan masalah secara
rinci. Dalam proposal yang diminta, tujuan anda adalah meyakinkan pembaca bahwa anda
memahami masalah secara lengkap.
Proposal, rencana, jadwal. Dalam bagian proposal itu sendiri, anda sebaiknya membahas
rencana pemecahan masalah. Dalam sejumlah proposal hal ini terbilang rumit dikarenakan anda
harus cukup mengungkap rencana untuk menjamin kontrak tanpa memberi terlalu banyak
informasi yang membuat layanan anda tidak lagi dibutuhkan. Meskipun demikian, bila tidak
cukup spesifik, kecil kemungkinan bahwa proposal anda berhasil, sehingga anda harus
memutuskan berapa banyak informasi yang anda ungkapkan. Beri tahu apa yang anda usulkan
untuk dilakukan dan bagaimana hal itu akan bermanfaat bagi pembaca.
Penetapan staf. Bagian penetapan staf pada sebuah preoposal menjelaskan mandat dan
keahlian peminpin proyek. Hal itu juga mengidentifikasi jumlah dan kualifikasi staf pendukung,
serta sumber lain seperti fasitas komputer dan program khusus untuk analisis statistik.
Anggaran hal inti dalam sebagian besar propoal adalah anggaran, yaitu daftar biaya
proyek yang diusulkan. Anda perlu mempersiapkan bagian ini dengan hati-hati karena bagian ini
mewakili sebuah kontrak.anda tidak bisa menaikkan harga seenaknya nanti bahkan jika biaya
anda meningkat. Anda dapat dan sebaiknya melindungi diri dengan tenggat waktu penerimaan
proposal. Dalam bagian anggaran, sejumlah penulis merinci waktu dan biaya, penulis lain hanya
menampilkan jumlah total.
Meminta otorisasi. Proposal informal sering ditutup dengan permintaan persetujuan atau
otorisasi. Selain itu, penutup sebaiknya mengingatkan pembaca tentang manfaat utama dan
memotivasi tindakan. Penutup juga mungkin menyertakan tenggat waktu masa valid penawaran
bersangkutan
1.2 Komponen proposal formal
Proposal formal berbeda dengan proposal informal, bukan dalam hal gaya tetapi dalam
ukuran dan format. Proposal formal merespons proyek-proyek besar dan mungkin berkisar dari 5
hingga 200 atau lebih halaman. Untuk memfasilitasi pemahaman dan referensi, proposal formal
disusun ke dalam banyak bagian. Selain keenam komponen dasar yang baru saja dijelaskan,
proposal formal juga dapat mengandung beberapa atau semua bagian awal dan akhir berikut.
Salinan RFP. Salinan RFP mungkin disertakan dalam pembukaan proposal formal.
Organisasi besar mungkin mempunyai lebih dari satu RFP, dan identifikasi adalah hal yang
perlu.
Surat Pengantar. Surat pengantar, biasanya ada dalam proposal formal, ditujukan pada
orang yang menerima proposal atau yang akan membuat keputusan final. Surat itu menjelaskan
bagaimana anda mengetahui masalah atau mengonfirmasikan bahwa proposal tersebut merespon
FFP pertampir. Surat persuasif ini mengulas secara singkat fitur dan manfaat utama proposal
anda. Di sini, anda harus meyakinkan pembaca bahwa anda berhak membuat penawaran dan
batas waktu penawaran. Anda juga mungkin memberi informasi dan tindakan tambahan, jika
tepat.
Abstrak atau Ringkasan Eksekutif. Abstrak merupakan ringkasan singkat (biasanya satu
halaman) mengenai pokok-pokok proposal yang ditujukan bagi spesialis atau pembaca teknis.
Ringkasan eksekutif juga menelaah pokok-pokok proposal, tetapi ditulis untuk manajer dan
sebaiknya tidak terlalu teknis. Proposal formal bisa mencakup salah satu atau dua ringkasan
tersebut. Informasi lebih lanjut mengenai cara menulis ringkasan eksekutif akan dibahas sebentar
lagi.
Halaman Judul. Halaman judul meliputi hal-hal berikut; biasanya dalam erutan ini: judul
proposal, nama organisasi klien; nomor RFP atau pengumuman lain, tanggal pengiriman, nama
penulis, dan/atau organisasi.
Daftar Isi. Karena kebanyakan proposal tidak memiliki indeks, daftar isi menjadi sangat
penting. Daftar isi sebaiknya memasukkan semua semua judul bagian (heading) dan nomor awal.
Komponen lain sebelum daftar isi (salin RFP, surat pengantar, abstrak, dan halaman judul)
umumnya tidak dicantumkan dalam daftar isi.
Daftar Figur. Proposal dengan banyak tabel dan angka sering memuat daftar figur. Daftar
ini memasukkan setiap judul figur atau tabel dan nomor halamannya. Jika anda hanya
mempunyai sedikit figur atau tabel, anda dapat mengabaikan daftar ini.
Lampiran. Materi tambahan bagi sejumlah pembaca dimasuki dalam lampiran. Lampiran
A mungkin memuat resume peneliti utama atau surat pernyataan. Lampiran B mungkin meliputi
contoh atau daftar proyek sebelumnya. Lampiran lain bisa mencantumkan prosedur audit, grafik
teknis, atau makalah profesional yang dikutip dalam proposal.
Dulu proposal selalu ditulis di atas kertas dan dikirim melalui pos atau kurir khusus.
Tetapi, saat ini, perusahaan semakin menyukai proposal online. Perusahaan penerima mungkin
meneruskan proposal elektronik kepada semua tingkat manajemen bahkan tanpa mencetak satu
halaman pun, yang tentu menarik bagi organisasi yang sadar lingkungan.
Proposal yang ditulis dengan baik akan memenangkan kontrak dan bisnis bagi
perusahaan dan individu. Banyak perusahaan tergantung secara menyeluruh pada proposal untuk
menciptakan penghasilan bagi mereka, sehingga penulisan proposal adalah sangat penting.
Proposal yang memiliki nilai jual tinggi, bilamana: Anda telah mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya tentang target
sasaran. Anda telah menganalisis dan mengidentifikasi hal-hal apa yang
diperlukan dan layak ditawarkan pada klien. Lakukan lobbying (negosiasi/pendekatan/approaching),
sekaligus lakukan penjajakan sejauh mana peluang proposal anda dapat berhasil/menang. Evaluasi kembali tawaran anda yang tercantum dalam
proposal untuk menambah dan mengurangi berdasarkan hasil lobi. perbaiki proposal anda dan ajukan pada klien.
Anda sudah mengenal klien, sudah tahu siapa yang harus anda temui, dan siap yang membuat keputusan. Anda bisa membuat janji sebelumnya.
lakukan follow up. Jika proposal anda sudah diterima oleh tangan yang tepat, jangan lupa untuk terus enjaga hubungan dengan contact persons, untuk memastikan proposal anda telah ditindaklanjuti.
Proposal anda tidak tereksekusi dengan baik, karena:
Proposal anda tidak menjual.
Proposal anda tidak berkolerasi dengan perusahaan.
Format proposal anda terlalu biasa-biasa saja/tidak menarik.
Proposal anda masuk kata “timing” yang tidak tepat.
Sebuah proposal yang sukses, melalui tahapan:
Penjajakan, dengan mencermati peluang.
Isi proposal memuat tawaran yang cukup istimewah bagi klien.
Kenali timing dan policy perusahaan.
Kontak person yang pas.
Follow up, rajin=rajin meneipon untuk memperoleh jawaban bagi proposal anda.
Fungsi proposal:
Sebagai ganti kehadiran snda di perusahaan tersebut.
Lembar demi lembar, poin demo poin dari isi proposal anda adalah sebagai ganti presentasi anda.
Upayakan proposal anada dapat dipahami tidak lebih dari 30 detik, dapat dipahami secara sekilas.
Proposal yang abik juga sebagai company profile yang menjalankan fungsi publik relations, karena mampu membentuk citra yang positif.
2. LAPORAN FORMAL
Laporan formal sama dengan proposal formal dalam hal panjang, susunan, dan nada serius. Menampilkan produk akhir dari investigasi dan analisis menyeluruh, menyajikan informasi berurut bagi pengambil keputusan dalam bisnis, industri, pemerintah, dan pendidikan.
KOMPONEN LAPORAN FORMAL
Sampul
Laporan formal biasanya dijilid dengan kertas tebal untuk melindungi halamannya dan
memberi kesan profesional.
Halaman Judul
Halaman judul laporan, dimulai dengan nama laporan yang diketik dalam huruf besar
(Tanpa garis bawah dan tanda petik) kemudian disampaikan kepada, nama, posisi, dan organisasi
individu yang menerima laporan. Di bawahnya disusun oleh dan nama penulis serta semua
identifikasi yang perlu. Komponen terakhir dalam halaman judul adalah tanggal
pengiriman(semua komponen setelah judul diketik dengan kombinasi huruf besar dan kecil).
Surat atau memo pengantar
Bertujuan untuk memberikan tinjauan singkat laporan formal, secara umum berfungsi
untuk : a. Memberitahukan topik laporan dan mencritakan bagaimana laporan itu disahkan
b. Menjelaskan proyek bersangkutan secara singkat
c. Menyoroti temuan, kesimpulan, dan rekomendasi laporan
d. Ditutup dengan apresiasi atas penugasan, instruksi untuk tindak lanjut pembaca,
pemberitahuan bantuan dari pihak lain, atau tawaran untuk menjawab pertanyaan.
Daftar isi
Daftar isi memberi tinjauan singkat mengenai topik-topik laporan dan membantu
pembaca menemukannya.
Daftar figur
Daftar ini bisa jadi satu bagian dengan halaman daftar isi, dengan jarak beberapa
spasi, cantumkan judul dan nomor halaman untuk masing-masing ilustrasi atau figur.
Ringkasan eksekutif
Tujuan ringkasan eksekutif adalah menyajikan tinjauan singkat pada laporan
panjang bagi orang yang mungkin tidak punya waktu untuk membaca dokumen, maka
harus dilakukan hal-hal berikut:
a. meringkas poin-poin penting
b. mencari kata dan kalimat yang strategis
c. susun garis besar dengan judul bagian
d ikuti urutan laporan
e kendalikan panjang
Pendahuluan
Laporan formal dimulai dengan pendahuluan yang menetapkan latar dan
mengumumkan subjeknya karena laporan formal mengandung banyak bagian yang
melayani tujuan berbeda. Pendahuluan laporan yang baik biasanya mencakup beberapa
elemen berikut:
a. Latar belakang
b. Masalah atau tujuan
c. signifikansi
d. cakupan
e. susunan
Isi
Isi membahas, menganalisis, menginterpretasi dan mengevaluasi temuan
penelitian atau solusi masalah awal. Pada bagian inilah sebagai bukti pembenaran
kesimpulan anda. Judul bagian dapat berupa judul bagian fungsional atau judul bagian
berbicara, judul bagian fungsional(seperti hasil survei, analisis temuan atau pembahasan)
membantu pembaca mengenali tujuan isi tetapi tidak mengemukakan apa yang di
dalamnya.
Kesimpulan dan rekomendasi
Memberitahukan makna temuan, terutama dalam kaitannya dengan penyelesaian
masalah semula, rekomendasi sangat membantu jika praktis dan masuk akal.
Lampiran
Materi tambahan yang dimasukkan dalam akhir laporan formal, bisa menyertakan
formulir survei, tabel data, dan korespondensi terkait.
Daftar pustaka, refrensi atau bibliografi
Laporan formal mengidentifikasi sumber-sumber ide yang disebutkan dalam
laporan.
Daftar periksa untuk menyusun laporan formal
Analisislah masalah dan tujuan laporan
Antisipasi audiens dan persoalan
Siapkan rencana kerja
Kumpulkan data
Dokumentasikan sumber data
Interpretasi dan susun data
Siapkan grafik
Susunlah draf pertama
Revisi dan koreksi
Evaluasi hasil
DAFTAR PUSTAKA
Guffey Ellen, dkk. 2006. Busines Comunications Process & Product. Salemba Empat: Jakarta.
Priyatna Suganda & Ardianto Elvinora. 2009. Tujuh Pilar Strategi Komunikasi Bisnis. Widya Padjajaran: bandung.