��� �������� �� � ���� �� �� ���

2013

��� ��� ������ �� � ���� ��� ������

PROFIL PT. KIEC

Dibuat Oleh : KAMALLUDINNIK : 00002046

MENINGKATKAN EFEKTIFITAS DAN KREATIFITAS PENGELOLAAN ARSIP

PEMBUAT SARAN :

Nama : Kamalludin Dinas : Keuangan & Umum

No.reg : 0002046 Divisi : KSBMNo.reg : 0002046 Divisi : KSBM

Jabatan : Ahli Pertama Akuntansi

Alasan memilih judul :

Melihat kondisi kearsipan yang ada di KSBM belum teratur.

Hasil assesment 5 R KSBM belum mencapai target dan mendukung pencapaiantarget penerapan 5 R dengan score 7.000.

Maka kami memilih judul “Meningkatkan Efektifitas dan Kreatifitas Pengelolaan Arsip”.

Sasaran yang ingin dicapai :Sasaran yang ingin dicapai :Agar dukumen-dokumen tersimpan dengan aman, rapih dan mudah dicari.

JADWAL RENCANA DAN REALISASI KEGIATANJADWAL RENCANA DAN REALISASI KEGIATAN

LANGKAHJAN FEB MART APRIL MEI2013 2013 2013 2013 2013

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Id ifik i

PLAN

1. Identifikasimasalah

2. Pemilihanmasalah

3. Mencari akarpenyebab

4. Merencanakanperbaikan

DO5. Melaksanakan

Perbaikan

CHECK6. Meneliti

hasil

RENCANAREALISASI

hasil

ACTION7. Membuat

Standarisasi

REALISASI

Mengetahui Jakarta,  23  Mei  2013

Raya Daksur Purba KamalludinRaya Daksur PurbaFasilitator

KamalludinAhli Pertama Akuntansi

VISI PERUSAHAAN :Pemain Property Nasional yang Terkemuka.

MISI PERUSAHAAN :Menyediakan Properti Industri, Komersial, Hunian, dan Infrastruktur terkait yang memberikan Solusi bagi Investor Pelanggan dan Pihak pihak terkait lainnyamemberikan Solusi bagi Investor, Pelanggan, dan Pihak-pihak terkait lainnya.

KEBERADAAN SS DALAM STRUKTUR ORGANISASI

KEPALA

UNIT OTONOM KSBM

KADISKEUANGAN & SDM

UNIT OTONOM

KASIEPERBENDAHARAAN

KASIEAKUNTANSI

KASIESDM & UMUM

PLAN ILATAR BELAKANG / IDENTIFIKASI MASALAH

Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun swasta memerlukanpenyimpanan, pencatatan serta pengelolaan surat, baik kedalam maupun keluar dengan system tertentu dan dapat dipertanggung jawabkan. Kegiatan ini disebut dengan istilah Administrasip p gg g j g gKearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidakmudah. arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik.

Keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantumekanisme kerja dan seluruh karyawan instansi yang bersangkutan dalam pencapian tujuansecara efesian dan efektifsecara efesian dan efektif.

Fungsi kearsipan adalah proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan system tertentu, sehingga arsip‐arsip dapat ditemukan kembali ketika diperlukan. 

PLAN IIANALISA MASALAH

MANTOOLS

Belum ada sosialisasi

14

Kurang peduliKurang peduliArsip dalam bentuk dokuman tertulis

Masih Komvensional

Belum belajar kearsipanBelum belajar kearsipan

Belum ada sosialisasi

Menganggap tempat arsipdigunakan sebagai gudangLemari arsip kurang memadai DOKUMEN

SULIT DI

TEMUKAN

Sembarang menyimpannya

Belum ada pemetaan arsip

Tempat terbatas

Ruang arsip disatukan dgn gudang

Belum ada system kearsipan

LINGKUNGAN

Lokasi tdk ada

23

METHOD

PLAN IIIMENCARI AKAR PENYEBAB DOMINAN

AKAR PENYEBAB MASALAH DOMINAN

AKAR MASALAH BOBOT ALASAN/KETERANGAN

1. Belum ada sosialisasi kearsipan 10 Program kearsipan perusahaan belum dijalankan

2 Bel m ada sistem kearsipan 25 Mencari dok men s sah dan memakan akt lama2. Belum ada sistem kearsipan 25 Mencari dokumen susah dan memakan waktu lama

3. Lokasi tdk ada 50 Ruangan terbatas4. Karena belum komputerisasi 15 Arsip masih dalam bentuk dokumen tertulis

Jumlah 100

DIAGRAM PARETO

90%100%

90100

PARETODari diagram pareto didapatkan akar

l h i t k 3 (L k i tid k d ) i t

40%50%60%70%80%

4050607080

Axis Title

masalah point ke 3 (Lokasi tidak ada) point 3 inilah menduduki peringkat tertinggipertama dari 4 akar penyebab masalahyang ada dengan prosentase 50%, akar

Masalah 3 Masalah 2 Masalah 4 Masalah 10%10%20%30%40%

010203040A ya g ada de ga p ose tase 50%, a a

penyebab inilah yang akan kamiselesaikan guna mempermudahpenyimpanan dokumen perusahaan.

Series1 50 25 15 10

Series2 50% 75% 90% 100%

Rencana Perbaikan

WHERE

Rencana Perbaikan

MASALAH WHAT WHY WHENWHO

HOW

1 Menganggap tempat Karyawan Belum Ruang kantor KSBM Membuat program1.  Menganggap tempatarsip digunakan sebagaiGudang

Karyawan belum paham fungsi tempat arsip 

Belum dilakukan sosialisasi

Ruang kantor KSBMMaret‐April 2013Bagian Administrasi

Membuat programsosialisasi tentangkearsipan

2. Belum ada sistem ke arsipan

Sistem kearsipan belum jelas

Belum punya panduan

Ruang kantor KSBMMaret‐April 2013Bagian Administrasi

Menyusun panduan kearsipan

3. Lokasi tidak ada Tempat tidak dikhususkan untk arsip

Belum ada tempat

Ruang kantor KSBMMaret‐April 2013Bagian Operasional

Menyediakan tempat khusus arsip

4. Masih konvensional Dalam bentuk bundelan‐bundelan kertas

Belum di buat sistem komputerisasi

Ruang kantor KSBMMaret‐April 2013Bagian administrasi

Membuat sistemkearsipan

TARGET PERBAIKAND b l b ik

NO KETERANGAN JUMLAH HARGA TOTAL

Data sebelum perbaikanData dari Januari s/d bln Mei 2013

NO NG N JU G O1. Odner 50 18.000 900.0002. Map Karton 90 1.000 90.0003. Map Plastik 80 3.000 240.0003. Map Plastik 80 3.000 240.000 4. Lemari Filing Kabinet 3 2.150.000 6.450.000

TOTAL 7.680.000

Dari data yang kami kumpulkan diatas sangat besar di keluarkan, maka kami akan mencoba menurunkan biaya tersebut sebesar :

TARGET TURUN

70 %70 %

ACTIONVI MEMBUAT STANDARISASIVI. MEMBUAT STANDARISASI

NO STANDARISASI

Kepala unit otonom mengeluarkan edaran untuk semua karyawan

1. mengenai tatatertip minyimpan arsip agar sesuai dengan system yang

sudah di tetapkan.

2. Menyusun dokumen-dokumen sesuai dengan sistem kearsipan.

P i b b di k b i t t3.

Penggunaan ruangan arsip benar-benar di pergunakan sebagai tempat

penyimpanan arsip dan bukan tempat penyimpanan barang lain.

4.Dokumen dipilah terlebih dahulu sebelum disimpan, sesuai dengan jenis

file yang sudah di kodekan kemudian diinput ke komputer.

DOIV. MELAKSANAKAN PERBAIKAN

MELAKSANAKAN PERBAIKAN

PENYEBAB MASALAH TINDAKAN HASIL PERBAIKAN1. Menganggap tempat arsip Membuat program sosialisasi paham terhadap fungsi1. Menganggap tempat arsip

digunakan sebagai gudang.

2 B l d i t k

Membuat program sosialisasitentang kearsipan. (rapat koordinasi interen).

M d k i

paham terhadap fungsi ruang arsip

Ad i t k i2. Belum ada sistem ke arsipan.

Menyusun panduan kearsipan. Ada sistem kearsipan

3. Lokasi tidak ada. Menyediakan tempat khusus

Mengefektifkan ruangan

Lebih mudah mencari arsiparsip.

4. Masih konvensional Membuat sistem komputerisasi. Lebih mudah mencari arsip

CHECKV. MENELITI HASILSEBELUM

NO KETERANGAN JUMLAH HARGA TOTAL1. Odner 50 18.000 900.0002. Map Karton 90 1.000 90.0003 M Pl tik 80 3 000 240 0003. Map Plastik 80 3.000 240.000 4. Lemari Filing Kabinet 3 2.150.000 6.450.000

TOTAL 7.680.000/ /Biaya material = Rp 7.680.000/ 5 bln = Rp. 1.536.000/bln

Dengan system pengarsipan baru sudah diterapkan dengan cara pengelompokan/peng klasifikasiandokumen maka biaya itu menurun untuk pemakaian materialnya.

NO KETERANGAN JUMLAH HARGA TOTAL1 Odner 35 18 000 630 000

SESUDAH

1. Odner 35 18.000 630.0002. Map Karton 50 1.000 50.0003. Map Plastik 45 3.000 135.0004 Hardisk External 1 tera 1 950 000 950 0004. Hardisk External 1 tera 1 950.000 950.000

TOTAL 1.765.000Biaya material = Rp 1.765.000/5 bln Rp. 353.000

SEBELUM SESUDAH

HASIL PERBAIKAN TERHADAP ASPEK MUTU

ASPEKMUTU SEBELUM PERBAIKAN SESUDAH PERBAIKAN

Penyimpanan arsip dengan

proses yang tidak ditata

Penyimpanan arsip dengan proses

yang tertata sesuai dengan system

Quality

proses yang tidak ditata

sesuai dengan system

kearsipan yang baik dan

yang tertata sesuai dengan system

kearsipan yang baik dan benar serta

mudah di cari.p y g

benar.

Biaya untuk pembelian Biaya turun menjadi Rp 1.765.000

Cost

y p

Material dalam 5 bulan :

Rp.7.680.000.

karena system pengarsipan sudah

diterapkan.

Delivery Dokumen susah di cari. Mudah di cari 1 Menit.

Moral Penyimpanan arsip semerawud.

Tertata rapi.

STANDAR HASIL

Biaya Material :

Biaya pada bulan Januari - Mei 2013 sebelumnya sebesar Rp.7.680.000 turun menjadi Rp.1.765.000, sehingga penghematan yang didapat sebesar Rp 5.915.000, atau hemat 77 % dari biaya awal.

Mengetahui Menyetujui Disiapkan oleh :

Pendi HadipermanaKa Unit Otonom KSBM

Raya Daksur PurbaF ili

KamalludinAhli P Ak iKa. Unit Otonom KSBM Fasilitator Ahli Pertama Akuntansi