profil hotel ok
TRANSCRIPT
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
1/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
MEKANISME DAN ETIKA TELEPHONE OPERATOR DALAM
PELAYANAN KOMUNIKASI DI HOTEL FURAYA PEKANBARU
Kertas Karya
Dikerjakan
oleh
de Yuliani Elza
NIM : 062204053
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS SASTRA
PROGRAM PENDIDIKAN NON GELAR
DALAM PROGRAM STUDI PARIWISATA
BIDANG KEAHLIAN PERHOTELAN
MEDAN
2009
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
2/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
MEKANISME DAN ETIKA TELEPHONE OPERATOR DALAM
PELAYANAN KOMUNIKASI DI HOTEL FURAYA PEKANBARU
Kertas Karya
Dikerjakan
oleh
de Yuliani Elza
NIM : 062204053
Pembimbing
Drs. Ridwan Azhar, M.Hum
NIP. 131124058
Kertas Karya ini diajukan kepada Panitia Ujian
Program Pendidikan Non Gelar Fakultas Sastra USU MedanUntuk Melengkapi Salah Satu Syarat
Ujian Diploma III dalam Bidang Studi Pariwisata
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS SASTRA
PROGRAM PENDIDIKAN NON GELAR
DALAM PROGRAM STUDI PARIWISATA
BIDANG KEAHLIAN PERHOTELAN
MEDAN
2009
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
3/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Disetujui Oleh :
Program Diploma Sastra dan Buduya
Fakultas Sastra
Universitas Sumatera Utara
Medan
Program Studi Pariwisata
Ketua Jurusan
Drs. Ridwan Azhar, M.HumNIP. 131124058
Medan, 2009
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
4/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
PENGESAHAN
Diterima Oleh :
Panitia Ujian Program Pendidikan Non Gelar Sastra
dan Budaya Fakultas Sastra USU Medan
untuk Melengkapi Salah Satu Syarat
Ujian Diploma III dalam Bidang Studi Pariwisata
Pada :
Tanggal :Hari :
Program Diploma Sastra dan Budaya
Fakultas Sastra
Universitas Sumatera Utara
Drs. Syaifuddin, M.A, Ph.D
NIP. 132098531
Panitia Ujian ( Seminar )
No. Nama Tanda Tangan
1. Drs. Ridwan Azhar, M.HumDosen Pembimbing (...)
2. Drs. Parlaungan Ritonga, M.Hum
Dosen Pembaca (...)
3. Drs. Ridwan Azhar, M.Hum
Ketua Jurusan Pariwisata (...)
4. Mukhtar, S.Sos, S.Par, MA
Sekretaris Jurusan Pariwisata (...)
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
5/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
KATA PENGANTAR
Puji syukur atas rahmat dan karunia yang diberikan Allah SWT, sehingga
penyusun dapat menyelesaikan Kertas Karya ini dengan baik.
Kertas Karya ini disusun sebagai salah satu syarat ujian Diploma III yang
harus dipenuhi dalam program studi pariwisata bidang keahlian perhotelan pada
Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara Medan.
Dengan judul Mekanisme dan Etika Telephone Operator dalam
Pelayanan Komunikasi di Furaya Hotel Pekanbaru, penyusun berharap Kertas
Karya ini dapat memberikan gambaran umum tentang dunia telekomunikasi dan
komunikasi serta lika-liku pekerjaan Telepon Operator khususnya. Apalagi dalam
era globalisasi dan informasi dunia yang semakin maju, rasanya akan ketinggalan
jauh apabila kita tidak mengenal dunia yang satu ini.
Dalam kesempatan ini, penyusun banyak mengucapkan terima kasih
kepada :
1. Bapak Drs. Syaifuddin, M.A, Ph.D selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas
Sumatera Utara Medan.
2. Bapak Drs. Ridwan Azhar, M.Hum selaku Ketua Jurusan Program Studi
Pariwisata Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara Medan sekaligus dosen
pembimbing penyusun yang telah banyak memberikan saran, nasehat, dan
arahan hingga penyusun dapat menyelesaikan kertas karya ini.
3. Bapak Drs. Parlaungan Ritonga M.Hum selaku dosen pembaca yang turut
memberikan bimbingan agar penyusun dapat menyelesaikan kertas karya ini
dengan baik.
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
6/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
4. Bapak Ngatran selaku Front Office Manager Hotel Furaya Pekanbaru.
5. Para staff pengajar pada Program Studi Pariwisata Fakultas Sastra Universitas
Sumatera Utara Medan.
6. Kedua orang tua ku tercinta yang menjadi motivasi terbesar penyusun yang
telah banyak memberikan dukungan moril maupun materil hingga penyusun
dapat menyelesaikan kertas karya ini.
7. Adik ku Winda dan kakak ku Wenny yang selalu memberikan perhatian dan
semangat yang luar biasa.
8. Kuzon Qoe yang telah memberikan perhatian, nasehat, semangat, dukungan,
danpayme yang sangat berarti bagi penyusun.
9. Teman- teman ku Frengki, Isan, Fauzar, Jojo, Desi, Jekson, Taufik, Esther,
Dede, dan adik-adik kelas yang tidak dapat penyusun sebutkan namanya satu
per satu, terima kasih buat senyum, tawa, canda, dan air matanya.
Penyusun menyadari masih banyak kekurangan dan kelemahan dalam
kertas karya ini.Untuk itu penyusun mengharapkan segala tanggapan, saran dan
kritik yang membangun untuk menyempurnakan kertas karya ini dikemudian hari.
Besar harapan penyusun, kertas karya ini dapat bermanfaat bagi siapa saja yang
membacanya.
Medan, 21 Maret 2009
Penyusun,
ADE YULIANI ELZA
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
7/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN SAMPUL DEPAN............................................................... i
LEMBAR PENGESAHAN...................................................................... iv
KATA PENGANTAR.............................................................................. v
DAFTAR ISI............................................................................................ vii
BAB I PENDAHULUAN......................................................................... 1
I.1 Alasan Pemilihan Judul ................................................................ 1
I.2 Batasan Permasalahan .................................................................. 2
1.3 Tujuan Penulisan ......................................................................... 3
1.4 Metode dan Sistematika Penulisan ............................................... 3
BAB II URAIAN KOMUNIKASI SECARA TEORITIS....................... 5
2.1 Pengertian Etika dan Pelayanan ................................................... 5
2.2 Pengertian dan Ruang Lingkup Komunikasi ................................ 10
2.3 Proses Komunikasi ...................................................................... 11
2.4 Jenis Komunikasi ........................................................................ 16
2.5 Hambatan dan Tantangan Komunikasi......................................... 20
BAB III TINJAUAN UMUM TENTANG HOTEL FURAYA.............. 23
3.1 Sejarah Berdiri ............................................................................ 23
3.2 Klasifikasi ................................................................................... 24
3.3 Fasilitas ....................................................................................... 25
BAB IV MEKANISME DAN ETIKA TELEPON OPERATOR DALAM
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
8/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
PELAYANAN KOMUNIKASI DI HOTEL FURAYA............... 31
4.1 Struktur Organisasi ......................................................................... 31
4.2 Ruang Lingkup ............................................................................... 32
4.3 Etika Pembicaraan .......................................................................... 35
4.4 Penanganan Pesan dan Keluhan ...................................................... 41
4.5 Pelayanan Lain ............................................................................... 44
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN....................................................... 46
5.1 Kesimpulan .................................................................................... 46
5.2 Saran .............................................................................................. 47
DAFTAR PUSTAKA.................................................................................. 49
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
9/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
ABSTRAKSI
Dalam era globalisasi sekarang ini, media komunikasi memberikan
kontribusi signifikan terhadap perubahan dunia. Komunikasi di abad kontemporer
ini dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja, melintasi hambatan ruang dan
waktu. Hal ini menyiratkan betapa hebat dan besarnya pengaruh komunikasi
dalam kehidupan kita.
Bidang komunikasi, khususnya telekomunikasi telah berkembang
demikian pesatnya sejalan dengan perkembangan teknologi yang terus melaju dan
meningkat pesat seiring dengan perkembangan zaman dan kebutuhan masyarakat,
ini terbukti dengan telah diluncurkannya beberapa satelit komunikasi di Indonesia,
seperti satelit Komunikasi Palapa, Telkom, dan lain-lain. Tidak dapat dipungkiri
lagi, dalam era globalisasi perekonomian dunia, telekomunikasi telah memainkan
peranannya disegala kehidupan manusia, baik transportasi, ekonomi, pariwisata,
sosial politik maupun hiburan.
Hotel sebagai salah satu sarana pokok pariwisata tidak luput
membutuhkan pelayanan jasa komunikasi dan penanganan dalam masalah
komunikasi. Karena hampir semua kegiatan/aktifitas di hotel menggunakan
fasilitas komunikasi.
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
10/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Alasan Pemilihan Judul
Bidang komunikasi, khususnya telekomunikasi telah berkembang
demikian pesatnya sejalan dengan perkembangan teknologi yang terus melaju dan
meningkat seiring dengan perkembangan zaman dan kebutuhan masyarakat.
ini terbukti dengan telah diluncurkannya beberapa satelit komunikasi di
Indonesia, seperti satelit Komunikasi Palapa, Telkom, dan lain-lain. Tidak dapat
dipungkiri lagi, dalam era globalisasi perekonomian dunia, peranan dan jasa
telekomunikasi sangat diperlukan. Telekomunikasi telah memainkan peranannya
di kehidupan manusia, baik transportasi, ekonomi, pariwisata, sosial politik
maupun hiburan.
Untuk menunjang kebutuhan masyarakat akan kebutuhan komunikasi
maka fasilitas dan sarana telekomunikasi telah banyak menjamur. Seperti saat ini
telah banyak tersedia layanan operator selular yang meluncurkan berbagai jenis
pilihan kartu telepon untuk menunjang tuntutan pasar akan kebutuhan masyarakat
yang menginginkan sarana komunikasi yang mudah dan murah.
Hotel sebagai salah satu sarana pokok pariwisata juga membutuhkan
pelayanan jasa telekomunikasi dan penanganan dalam masalah komunikasi.
Tamu-tamu yang menginap di hotel sangat memerlukan jasa telekomunikasi,
terutama bagi wisatawan mancanegara yang ingin berhubungan langsung dengan
kerabat maupun klien bisnis mereka. Untuk itu pihak hotel dituntut untuk
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
11/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
memenuhi kebutuhan tamu-tamu mereka dalam jasa pelayanan komunikasi
sekaligus untuk menunjang kelancaran operasional dari hotel tersebut. Untuk
pelayanan jasa telekomunikasi di hotel ditangani oleh Telephone Operator di
bawah naungan Front Office Department (kantor depan) pada suatu hotel. Oleh
sebab itu Telephone Operator mempunyai peranan penting dalam menyediakan
layanan telekomunikasi bagi para tamu pada suatu hotel.
Untuk itu penulis merasa tertarik untuk mengetahui lebih dalam tentang
selukbeluk mengenai etika pelayanan yang harus dilakukan oleh seorang
Telephone Operator pada suatu hotel, maka untuk penulisan kertas karya ini
penulis memilih judul Mekanisme dan Etika Telephone Operator dalam
Pelayanan Komunikasi di Furaya Hotel Pekanbaru.
1.2
Batasan Permasalahan
Sesuai dengan judul kertas karya ini, maka penulis membatasi masalah
pembahasan ke dalam suatu ruang lingkup yang lebih sempit, yaitu khusus
mengenai Mekanisme dan Etika serta pelayanan yang diberikan oleh seorang
Telephone Operator, penampilan dan permasalahannya serta menguraikan secara
teoristis masalah komunikasi dan meninjau secara umum mengenai masalah
telepon di Indonesia.
Pembatasannya masalah ini dimaksudkan agar pembahasannya tidak
melenceng dari pokok permasalahan yang akan dibahas, supaya pembahasan
dapat dilakukan secara terperinci sesuai dengan data-data yang ada.
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
12/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
1.3Tujuan Penulisan
Untuk mencapai sasaran yang dikehendaki, maka perlu penulis uraikan
tujuan dari penulisan kertas karya ini.
Adapun tujuan penulis memilih judul kertas karya ini adalah :
a. Mengetahui selukbeluk masalah telekomunikasi yang ada di Indonesia
umumnya, dan ruang lingkup dunia perhotelan khususnya.
b. Mengetahui masalah yang terkait dalam pekerjaan seorang Telephone
Operator.
c. Mengetahui mekanisme kerja dan penampilan dari seorang Telephone
Operator dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
d. Mengetahui pentingnya etika pelayanan dalam berkomunikasi.
e. Mengetahui bagaimana suatu komunikasi berjalan dan berlangsung dengan
baik.
f. Sebagai salah satu syarat ujian Diploma III dalam Program Studi Pariwisata.
1.4Metode dan Sistematika Penulisan
Adapun metode yang dilakukan oleh penulis dalam mengumpulkan data-
data sesuai dengan masalah yang akan dibahas, adalah :
a. Penelitian kepustakaan
Metode penelitian ini dilakukan dengan cara membaca buku, majalah,
koran, laporan, dan karya-karya non fiksi yang dapat ditemui di official
webside, yang mempunyai hubungan dengan masalah yang akan dibahas.
b. Penelitian lapangan
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
13/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Metode ini merupakan penelitian yang dilakukan secara langsung dengan
mengadakan pengamatan terhadap suatu pekerjaan sehari-hari seorang
Telephone Operator, mengadakan wawancara langsung dengan orang-
orang tertentu yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab sehingga
kebenaran jawabannya dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
Sistematika pembahasan dalam penulisan kertas karya ini dibagi dalam
beberapa bagian, yaitu :
BAB I : Pendahuluan yang memuat masalah alasan pemilihan judul, batasan
permasalahan, tujuan penulisan, serta metode, dan sistematika
penulisan.
BAB II : Uraian komunikasi secara teoristis yang mencakup pengertian etika
dan pelayanan, pengertian dan ruang lingkup komunikasi, proses
komunikasi, jenis telekomunikasi, hambatan dan tantangan
komunikasi.
BAB III : Tinjauan umum tentang Hotel Furaya yang mencakup sejarah
berdirinya, klasifikasi, dan fasilitasnya.
BAB IV : Mekanisme dan etika Telephone Operator dalam pelayanan
komunikasi di Hotel Furaya, yang mencakup struktur organisasi,
ruang lingkup, etika pembicaraan, penanganan pesanan dan keluhan,
serta pelayanan lain.
BAB V : Kesimpulan dan saran yang mencakup bagian kesimpulan dan bagian
saran.
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
14/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
BAB II
URAIAN PELAYANAN DAN KOMUNIKASI
SECARA TEORITIS
2.1
Pengertian Etika dan Pelayanan
Etika yang berasal dari kata ethicos (Yunani,yang berarti kebiasaan dalam
tingkah laku). Seiring dalam perkembangan ilmu dan pengetahuan, etika menjadi
salah satu cabang/bagian dari ilmu filsafat, yaitu ilmu yang mempelajari dan
mencari hakekat kebiasaan yang sedalam-dalamnya. Sebagai ilmu, etika
mempelajari dan mencari ukuran-ukuran baik dan buruk dari tingkah laku
manusia.
Menurut Agus Sulastiyono (1999:35), untuk mendapatkan gambaran
tentang pemenuhan kebutuhan-kebutuhan dan keinginan-keinginan tamu yang
dijadikan sebagai tolok ukur pelayanan yang baik, maka perlu dijelaskan
mengenai kualitas pelayanan.
Penilaian terhadap kualitas pelayanan ditentukan oleh tamu sebagai
pemakai jasa pelayanan tersebut. Oleh sebab itu, kualitas pelayanan dapat
diciptakan dengan terlebih dahulu mengidentifikasi harapan tamu tentang yang
dibutuhkan dan diinginkannya, kemudian disesuaikan dengan pelayanan yang
akan disediakan oleh hotel.
Bila pelayanan yang diterima oleh tamu melebihi dan/sama dari apa yang
diharapkan, maka dapat dikatakan pelayanan tersebut adalah baik dan
memuaskan. Akan tetapi menjadi sebaliknya, bila barang dan/atau jasa pelayanan
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
15/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
yang diterima ternyata kurang dari apa yang diharapkan oleh tamu, maka dapat
dikatakan pelayanan tersebut adalah jelek dan tidak memuaskan.
Kualitas pelayanan adalah sesuatu yang kompleks, oleh James A.
Fitzsimmons dan Mona J. Fitzsimmons (A. Sulastiyono, 1999:35) dijelaskan
bahwa tamu akan menilai kualitas pelayanan melalui 5 prinsip dimensi pelayanan
sebagai tolok ukurnya, yaitu :
1. Reabilitas ( reability ), adalah kemampuan untuk memberikan secara tepat
dan benar jenis pelayanan yang telah dijanjikan kepada tamu.
2. Responsif (responsiveness), yaitu kesadaran atau keinginan untuk cepat
bertindak membantu tamu dan memberikan pelayanan yang tepat waktu.
3. Kepastian/jaminan (assurance), adalah pengetahuan dan kesopansantunan
serta kepercayaan diri para pegawai. Dimensi assurancememiliki ciri-ciri:
kompetensi untuk memberikan pelayanan, sopan dan memiliki sifat respek
terhadap tamu.
4. Empati (empathy), yaitu memberikan perhatian individu tamu secara
khusus. Dimensi empathy ini memiliki ciri-ciri: kemauan untuk melakukan
pendekatan, memberikan perlindungan dan usaha untuk mengerti
keinginan, kebutuhan dan perasaan tamu.
5. Nyata (tangibles), adalah sesuatu yang nampak atau nyata, yaitu:
penampilan para pegawai, dan fasilitas-fasilitas fisik lainnya seperti
peralatan dan perlengkapan yang menunjang pelaksanaan pelayanan.
Berkaitan dengan kelima dimensi kualitas pelayanan tersebut, maka di
bawah ini disajikan gambar model konseptual kualitas pelayanan sebagai berikut :
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
16/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Dari gambar di atas dapat dilihat bahwa kualitas pelayanan tertentu yang
diharapkan oleh tamu dapat ditimbulkan oleh informasi yang diperoleh dari mulut
ke mulut, atau oleh kebutuhannya terhadap jenis pelayanan tertentu, atau karena
pengalaman yang dimiliki oleh tamu tentang kualitas pelayanan tertentu.
Kesemuanya itu menimbulkan harapan-harapan tamu tentang kualitas pelayanan
yang mereka inginkan, kemudian proses pelayanan akan dinilai oleh tamu melalui
dimensi kualitas pelayanan (reabilitas, responsif, jaminan/kepastian, empati, dan
sesuatu yang nyata/tampak). Tamu menggunakan kelima dimensi tersebut sebagai
tolok ukur untuk memberikan penilaian terhadap kualitas pelayanan, yaitu
berdasarkan perbandingan antara pelayanan yang diharapkan dan kenyataan
pelayanan yang diperoleh.
Jika harapan atas pelayanan ( E = expected ) lebih kecil dari kenyataan
pelayanan ( P = perceived ) maka kualitas pelayanan tersebut adalah sangat
memuaskan ( satisfied ). Jika harapan atas pelayanan ( E ) sama dengan kenyataan
pelayanan yang diperoleh ( P ) maka kualitas pelayanan tersebut dinilai normal.
dari mulut
ke mulut
kebutuhan
individu
pengalaman
HARAPAN TAMUTENTANG
PELAYANAN
Dimensi KualitasPelayanan
1. Reabilitas2. Responsif3. Assurance4. Empati5. Nyata
KENYATAAN KUALITAS PELAYANAN
1. E < P = S 2. E = P = N 3. E > P = D
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
17/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Namun jika harapan atas pelayanan ( E ) lebih besar dari kenyataan pelayanan ( P
) berarti kualitas pelayanan tersebut dinilai mengecewakan
Gambaran 3 elemen saling berkaitan yang merupakan suatu proses,yang
berkaitan dengan model pelayanan hotel :
( dissatisfied ).
P N
PR B TR RE
E O
Elemen pertama disebut denganProvider( PR), adalah orang atau orang-
orang yang menyediakan pelayanan, yang mempunyai hubungan dengan para
tamu baik secara langsung ataupun tidak langsung. Situasi kerja mereka
dipengaruhi oleh: pertama, sistem, prosedur atau instruksi kerja yang sudah
ditetapkan oleh perusahaan, dan kedua oleh perilaku, sikap dan norma-norma
yang melekat pada diri individu masing-masing serta situasi lingkungan.
Elemen kedua disebut dengan Receiver( RE ), adalah orang atau orang-
orang yang menerima pelayanan. Sedangkan Elemen ketiga disebut dengan
Transfer ( TR ), adalah suatu keadaan yang tercipta oleh interaksi antara kedua
elemen sebelumnya.
Pada elemen pertama ( PR ) mempunyai 3 unsur yang merupakan satu
kesatuan, yaitu :
KEUNTUNGAN
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
18/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
P : Produk ( product ), adalah produk yang dihasilkan oleh bagian hotel,
seperti kebersihan, kelengkapan, kerapian, kenyamanan dan keamanan.
B: Perilaku dan sikap ( behaviour), adalah perilaku dan sikap dari pemberi
layanan yang mempunyai tanggung jawab untuk mendistribusikan
produk kepada para tamu.
E : Suasana lingkungan ( evironment ), adalah tempat kerja.
Ketiga unsur yang merupakan satu kesatuan itu, adalah unsur-unsur dalam
Hospitality Industry.
Tamu sebagai penerima barang dan jasa pelayanan sebagai total produk,
akan menerima secara baik atau buruk dengan mengukur sejauh mana barang dan
jasa pelayanan tersebut dapat memenuhi harapan-harapannya, sedangkan harapan-
harapannya sangat dipengaruhi oleh kebutuhan-kebutuhan ( N = need ) serta
tujuan-tujuannya ( O = objective).
Dengan demikian model pelayanan hotel merupakan konsep umum yang
berlaku pada semua jenis usaha jasa pelayanan, di mana intinya adalah berusaha
mempertemukan antara unsur-unsur pelayanan ( P, B, E ) dan tujuan-tujuan tamu
( N dan O ).
Meningkatkan standar pelayanan berarti juga meningkatkan kualitas
pelayanan, dan untuk meningkatkan standar pelayanan lebih dari apa yang
diinginkan oleh tamu dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu :
1. Meningkatkan standar pelayanan dengan menambah komponen-komponen
produk nyata, yang berarti juga akan meningkatkan biaya.
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
19/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
2. Meningkatkan komponen-komponen produk tidak nyata, yang dapat
dikatakan tanpa adanya penambahan biaya (sopan santun, perhatian,
bersahabat ).
Dua unsur utama yang membentuk pelayanan yang berkualitas, yaitu :
1. Kualitas manusia atau perilaku/pribadi adalah berkaitan dengan bagaimana
karyawan memberikan pelayanan dengan menggunakan sikap, perilaku
dan keterampilan verbal berinteraksi dengan tamu.
2. Keterampilan atau keahlian adalah penguasaan terhadap unsur-unsur
teknik dan prosedur serta sistem pelaksanaan pekerjaan yang mapan dalam
mentrasfer produk dan jasa.
2.2 Pengertian dan Ruang Lingkup Komunikasi
Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris communication), secara
etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan
perkataan ini bersumber pada kata communis. Dalam katacommunisini memiliki
makna berbagi atau menjadi milik bersama yaitu suatu usaha yang memiliki
tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.
Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses
penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam
pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Beberapa
pengertian komunikasi berdasarkan pendapat beberapa ahli :
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
20/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
1. T. Hani Handoko (1986:272), komunikasi adalah proses pemindahan
pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang
lain.
2. Albig William (1939:26), komunikasi adalah dasar dari proses sosial,
dalam arti pelemparan pesan, lambang yang mau tak mau akan
menimbulkan pengaruh pada semua proses sosial dan berakibat pada
bentuk perilaku, moral dan adat kebiasaan.
3. Harold Lasswell, komunikasi adalah pesan yang disampaikan kepada
komunikan (penerima) dari komunikator (sumber) melalui saluran-saluran
tertentu baik secara langsung/tidak langsung dengan maksud memberikan
dampak/effect kepada komunikan sesuai dengan yang diingikan
komunikator.
4. Ruben dan Steward (1998:16), komunikasi adalah proses yang
melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi
dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi
dengan lingkungan satu sama lain.
2.3Proses Komunikasi
Syarat utama terjadinya sebuah komunikasi adalah adanya interaksi antara
komunikator. Selain menggunakan bahasa, gerak, isyarat, dan tanda, komunikasi
juga dapat dilaksanakan dengan media lainnya.
Komunikasi manusia selalu penuh dengan masalah dan kesulitan. Apa
saja yang kita coba ungkapkan, mungkin saja tidak sesuai dengan makna
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
21/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
sesungguhnya yang hendak diutarakan, atau kita sering gagal dalam
menyampaikan berita di mana penerima sering bertindak tidak sesuai dengan yang
kita inginkan.
Hal ini bisa terjadi jika salah satu unsur esensi komunikasi gagal dipenuhi.
Unsur-unsur esensi komunikasi komunikasi adalah pengirim, berita dan penerima.
Ketiga unsur ini juga merupakan unsur dalam proses komunikasi di mana
sederhana prosesnya dapat digambarkan, sebagai berikut :
Pengirim Berita Penerima
Tampaknya proses di atas begitu sederhana, padahal prosesnya begitu
kompleks contohnya telepon. Sebenarnya sebelum suatu proses komunikasi
berlangsung, terdapat 4 objek komunikasi yang hendak dicapai, yaitu :
1. Diterima (didengar)
2. Dimengerti
3. Diterima (sesuatu yang ditawarkan)
4. Adanya umpan balik (aksi)
Jika kita gagal mencapai satu dari objek-objek ini, berarti kita gagal
berkomunikasi. Hal ini dapat membuat rasa frustasi, bahkan muncul perkataan
Tidak mengertikah anda bahasa Indonesia ?.
Bahasa Indonesia itu sebenarnya hanya kode yang kita gunakan untuk
mengungkapkan apa yang ada dipikiran kita, dan suatu kode hanya bisa
dimengerti jika kedua belah pihak memberi arti yang sama terhadap simbol yang
digunakan..
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
22/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Untuk berkomunikasi tidak cukup hanya dengan kata-kata. Terdapat
bermacam cara dan alat untuk memperkuat ungkapan yang diutarakan. Secara
sadar atau tidak, alat yang sangat berpengaruh ini lebih sering dipakai oleh
penerima dalam menangkap arti suatu kata daripada kata itu sendiri.
Tetapi yang paling penting dalam komunikasi adalah bagaimana cara agar
suatu pesan yang disampaikan komunikator itu menimbulkan dampak atau efek
tertentu pada komunikan. Klasifikasi dampak yang ditimbulkan menurut
kadarnya, adalah :
1. Dampak Kognitif, yaitu dampak yang timbul pada komunikan yang
menyebabkan komunikan menjadi tau atau meningkat intelektualitasnya.
2. Dampak Efektif, yaitu dampak yang lebih tinggi tingkatnya dari dampak
kognitif, di mana komunikan bukan hanya tau tetapi tergerak hatinya, yang
menimbulkan perasaan tertentu di mana perasaan itu berupa empati,
misalnya rasa iba, sedih, gembira, dan lainnya.
3. Dampak Beavioral, yaitu dampak yang paling tinggi dari dampak
kognitif dan dampak efektif, sehingga komunikan merasa tersentuh dan
timbul suatu bentuk perilaku, tindakan ataupun kegiatan.
Alat atau cara komunikasi yang dikenal sebagai unsur non verbal
komunikasi, sering disebut juga metacommunication yang berasal dari bahasa
Yunani meta yang berarti tambahan, sehingga diartikan tambahan dalam
komunikasi.Metacommunicationtersebut adalah :
1. Ekspresi wajah sebuah senyuman, cemberut.
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
23/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
2. Gerakan badan gerakan tangan dan tubuh untuk membantu
menjelaskan pesan yang disampaikan dengan kata.
3. Postur badan bagaimana kita berdiri atau duduk.
4. Orientasi apakah kita memandang wajah lawan bicara atau tidak.
5. Kontak mata apakah kita melihat ke lawan bicara dan berapa lama kita
melihatnya.
6. Kontak badan tepukan di bahu, lengan yang melingkar di bahu.
7. Kedekatan jarak kita berdiri atau duduk dari lawan bicara.
8. Anggukan kepala untuk menunjukkan persetujuan, tidak setuju, atau
untuk memberanikan lawan bicara agar meneruskan pembicaraan.
9. Penampilan fisik yang baik dan pilihan kata.
10.Aspek berbicara variasi cubitan, tekanan, waktu, kualitas, dan nada
suara (hal-hal ini sering disebutparalanguage).
11.Aspek menulis tulisan tangan, lay out, organisasi, kerapian, dan
penampilan fisik secara umumnya.
Analisis 5 unsur komunikasi menurut Lasswell(1960) :
1. Who? (siapa/sumber).
Sumber/komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan
untuk berkomunikasi atau yang memulai suatu komunikasi, bisa seorang
individu, kelompok, organisasi, maupun suatu negara sebagai komunikator.
2. Says What? (pesan).
Apa yang akan disampaikan/dikomunikasikan kepada penerima (komunikan),
dari sumber (komunikator) atau isi informasi. Merupakan seperangkat symbol
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
24/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
verbal/non verbal yang mewakili perasaan, nilai, gagasan/maksud sumber tadi.
Ada 3 komponen pesan yaitu makna, simbol untuk menyampaikan makna, dan
bentuk/organisasi pesan.
3. In Which Channel? (saluran/media).
Wahana/alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator (sumber) kepada
komunikan (penerima) baik secara langsung (tatap muka), maupun tidak
langsung (melalui media cetak/elektronik dll).
4. To Whom? (untuk siapa/penerima).
Orang/kelompok/organisasi/suatu negara yang menerima pesan dari sumber.
Disebut tujuan (destination) / pendengar (listener) / khalayak (audience) /
komunikan / penafsir / penyandi balik (decoder).
5. With What Effect? (dampak/efek).
Dampak/efek yang terjadi pada komunikan (penerima) setelah menerima
pesan dari sumber, seperti perubahan sikap, bertambahnya, dan lain-lain.
Effendy(1994:11-19) membedakan proses komunikasi menjadi dua tahap, yaitu:
1.Proses komunikasi secara primer
Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan
atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang
(symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi
adalah pesan verbal (bahasa), dan pesan nonverbal (kial/gesture, isyarat, gambar,
warna, dan lain sebagainya) yang secara langsung dapat/mampu menerjemahkan
pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan.
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
25/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Wilbur Schramm(dalam Effendy, 1994) menyatakan bahwa komunikasi
akan berhasil (terdapat kesamaan makna) apabila pesan yang disampaikan oleh
komunikator cocok dengan kerangka acuan (frame of reference), yakni paduan
pengalaman dan pengertian (collection of experiences and meanings) yang
diperoleh oleh komunikan.
2.Proses komunikasi sekunder
Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh
komunikator kepada komunikan dengan menggunakan alat atau sarana sebagai
media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama.
Seorang komunikator menggunakan media ke dua dalam menyampaikan
komunikasi karena komunikan sebagai sasaran berada di tempat yang relatif jauh
atau jumlahnya banyak. Surat, telepon, teleks, surat kabar, majalah, radio, televisi,
film, dan sebagainya adalah media kedua yang sering digunakan dalam
komunikasi. Proses komunikasi secara sekunder itu menggunakan media yang
dapat diklasifikasikan sebagai media masa (surat kabar, televisi, radio, dan
sebagainya) dan media nirmasa (telepon, surat, megapon, dan sebagainya).
2.4Jenis Telekomunikasi
Setiap organisasi , baik pemerintah maupun swasta, tidak akan dapat
berjalan dan berkembang dengan baik tanpa menyediakan hubungan atau
komunikasi antara sesamanya ataupun dengan pihak lain. Demikian pula halnya
komunikasi yang membutuhkan peralatan merupakan faktor yang sangat penting,
sebagai bukti untuk menunjukan terjadinya hubungan kerja sama yang baik dalam
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
26/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
menyelesaikan pekerjaaan kantor secara efesien dan efektif. Sebab tanpa
komunikasi berarti kantor tidak ada kegiatan.
Seiring dengan perkembangan zaman majunya teknologi, saat ini
komunikasi lebih banyak mempergunakan peralatan atau mesin komunikasi.
Dengan memanfaatkan kecanggihan peralatan atau mesin komunikasi tersebut,
diharapkan hubungan atau komunikasi lebih cepat, efesien, dan efektif. Peralatan
atau mesin-mesin kantor, lazim disebut juga pesawat kantor. Yaitu semua mesin
komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik
dilingkungan sendiri (interent) maupun dengan lingkungan luar (eksteren) kantor.
Dengan adanya mesin-mesin komunikasi dalam kantor, dapat diperoleh
keuntungan, di antaranya :
1. Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efesien.
2. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungnan dilingkungan kantor.
3. Meningkatkan produktivitas kerja.
4. Mempercepat proses pekerjaan.
Ada bermacam-macam sarana telekomunikasi, diantaranya :
2.4.1 Telepon
Tele artinya jauh, phone artinya suara. Jadi telepon merupakan alat
telekomunikasi yang dapat mengirimkan suara melalui sinyal listrik. Sebuah
perangkat yang terdiri dari enam bagian utama, di antaranya :
a. gagang
b. dialingcircuit(DTMF tone or rotary)
c. bel
http://www.total.or.id/info.php?kk=Telehttp://www.total.or.id/info.php?kk=phonehttp://www.total.or.id/info.php?kk=telecommunicationhttp://www.total.or.id/info.php?kk=voicehttp://www.total.or.id/info.php?kk=signalhttp://www.total.or.id/info.php?kk=electrichttp://www.total.or.id/info.php?kk=circuithttp://www.total.or.id/info.php?kk=circuithttp://www.total.or.id/info.php?kk=DTMF%20tone%20or%20Rotaryhttp://www.total.or.id/info.php?kk=DTMF%20tone%20or%20Rotaryhttp://www.total.or.id/info.php?kk=DTMF%20tone%20or%20Rotaryhttp://www.total.or.id/info.php?kk=DTMF%20tone%20or%20Rotaryhttp://www.total.or.id/info.php?kk=circuithttp://www.total.or.id/info.php?kk=electrichttp://www.total.or.id/info.php?kk=signalhttp://www.total.or.id/info.php?kk=voicehttp://www.total.or.id/info.php?kk=telecommunicationhttp://www.total.or.id/info.php?kk=phonehttp://www.total.or.id/info.php?kk=Tele -
7/25/2019 Profil Hotel OK
27/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
d. mikropon
e. speaker(perangkat untuk mendengarkan)
f. kabelpenghubung gagang dengan badan utama.
Perangkat ini biasanya digunakan untuk berkomunikasi antar jarak yang
berjauhan.
Telepon pada awal ditemukan pada tahun 1876, diniatkan sebagai media
untuk mengirimkan suara, dan salah satu penerapan konsep analog, juga
memberikan konstribusi yang tidak sedikit terhadap perkembangan teknologi.
Sampai dengan sekitar tahun 1960-an, penerapan analog ini masih tetap bertahan,
hingga setelah itu, mulai mengarah kepadateknologi digital.
Dengan adanya telepon sebagai sarana komunikasi, penyampaian informasi
dari suatu pihak kepihak lainnya semakin efektif dan efesien. Saat ini, penggunaan
telepon sabagai sarana komunikasi sangatlah penting terutama bagi para
pengusaha. Sebab pembicaraan lewat telepon dapat diartikan pula sebagai
pembicaraan langsung tatap muka dan dapat mewakili diri pribadi atau yang
lainya.
Tahun 1874, pertama kali telepon ditemukan oleh Alexander Graham Bell.
Sejarah perkembangan telepon
Secara kronologi, sejarah perkembangan telepon adalah sebagai berikut :
Tahun 1892, pertama kali telepon digunakan sebagai alat komunikasi jarak
jauh yaitu antara New York dan Chicago.
Pada tahun 1915 terpasang trans Pacifik sebagai jalur baru untuk
komunikasi jarak jauh.
http://www.total.or.id/info.php?kk=speakerhttp://www.total.or.id/info.php?kk=speakerhttp://www.total.or.id/info.php?kk=cablehttp://www.total.or.id/info.php?kk=analoghttp://www.total.or.id/info.php?kk=analoghttp://www.total.or.id/info.php?kk=technologyhttp://www.total.or.id/info.php?kk=technologyhttp://www.total.or.id/info.php?kk=digital%20technologyhttp://www.total.or.id/info.php?kk=digital%20technologyhttp://www.total.or.id/info.php?kk=technologyhttp://www.total.or.id/info.php?kk=analoghttp://www.total.or.id/info.php?kk=cablehttp://www.total.or.id/info.php?kk=speaker -
7/25/2019 Profil Hotel OK
28/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Tahun 1906, dipergunakannya telepon sistem tabung vacuum.
Tahun 1948, mulai dipergunakan telepon dengan sistem transistor.
Tahun 1956, mulai dikembangkan telepon mobil.
Pesawat tunggal, yaitu peaswat yang biasanya digunakan dirumah-rumah.
Macam-macam pesawat telepon
Ada beberapa macam pesawat telepon antara lain :
PMBX (Pripate Manual Brand Zchange), yaitu pesawat telepon yang
pengoperasiannya melalui operator (tidak langsung)
PMBX (Pripate Manual Brand Zchange), yaitu pesawat telepon yang
pengoperasianya secara langsung atau tanpa melalui operator.
Facsimile
Facsimile adalah proses pengiriman copy dokumen yang tepat ke daerah
yang jauh lokasinya yang diproduksi di atas kertas atau film. Dokumen yang
dikirim bisa berupa halaman naskah atau diagram yang terinci.
Disebut juga dengan Fax. Mesin yang mengerjakan proses scan terhadap
sebuah halaman hasil cetakan dan mengubahnya menjadi sinyal yang
ditransmisikan melalui sebuah saluran telepon menuju ke sebuah mesin penerima
fax.
Facsimile pertama kali diperkenalkan oleh Alex Bain pada tahun 1850,
dan dahulunya digunakan untuk kepentingan militer dan pemindahan peta cuaca.
Menjelang tahun 1930, surat kabar mulai menggunakan fax untuk mengirim foto.
Telepon genggam (handphone)
http://www.total.or.id/info.php?kk=scanhttp://www.total.or.id/info.php?kk=scanhttp://www.total.or.id/info.php?kk=scan -
7/25/2019 Profil Hotel OK
29/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Handphone adalah alat komunikasi, baik jarak jauh dekat maupun jarak
jauh. Alat ini merupakan komunikasi lisan atau tulisan yang dapat menyimpan
pesan dan sangat praktis untuk dipergunakan sebagai alat komunikasi karena bisa
dibawa ke mana saja. Merupakan pengembangan teknologi telepon, dimana
perangkatnya dapat digunakan sebagai perangkat untuk mobile atau berpindah-
pindah.
Telepon genggam, biasanya disebut juga dengancellular.Secara harfiah,
kata ini berarti tentang sel.Di dalam bidangtelekomunikasi, istilah ini diartikan
pembagian daerah berdasarkan jangkauansinyal dari stasiun pemancar ke pesawat
penerima.
Interkom /Aiphone
Interkom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang
mempunyai arti hubungan didalam. Interkom sering disebut juga dengan istilah
interphone atau intertelepon. Pada saat ini interkom tidak hanya digunakan
dikantor-kantor, tetapi sudah membudaya pada masyarakat sampai ke pelosok
desa. Oleh karena itu tidak perlu heran apabila banyak rumah pada desa yang
diatasnya tampak kabel kecil membentang dari atap ke atap. Kabel ini disebut
beudratyang berfungsi untuk menyalurkan suara dari pesawat interkom yang satu
ke pesawat interkom yang lainnya.
2.5Hambatan dan Tantangan Komunikasi
http://www.total.or.id/info.php?kk=technologyhttp://www.total.or.id/info.php?kk=telephonehttp://www.total.or.id/info.php?kk=mobilehttp://www.total.or.id/info.php?kk=mobilehttp://www.total.or.id/info.php?kk=cellularhttp://www.total.or.id/info.php?kk=cellularhttp://www.total.or.id/info.php?kk=cellularhttp://www.total.or.id/info.php?kk=cellhttp://www.total.or.id/info.php?kk=telecommunicationhttp://www.total.or.id/info.php?kk=signalhttp://www.total.or.id/info.php?kk=signalhttp://www.total.or.id/info.php?kk=telecommunicationhttp://www.total.or.id/info.php?kk=cellhttp://www.total.or.id/info.php?kk=cellularhttp://www.total.or.id/info.php?kk=mobilehttp://www.total.or.id/info.php?kk=telephonehttp://www.total.or.id/info.php?kk=technology -
7/25/2019 Profil Hotel OK
30/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Beberapa faktor yang sering mengakibatkan kesulitan dalam
berkomunikasi, dan untuk itu harus disadari keberadaannya agar kita dapat
mengatasi setidaknya mengurangi pengaruhnya dalam berkomunikasi, adalah :
1. Perbedaan persepsi. Perbedaan ini dimiliki oleh semua lapisan
masyarakat baik ditinjau dari faktor usia, jenis kelamin, pekerjaan, dan
lain-lain. Perbedaan ini juga menjadi akar halangan yang utama dalam
berkomunikasi.
2. Lompatan ke kesimpulan.Kita sering melihat apa yang ingin kita lihat
dan sering mendengar apa yang ingin kita dengar daripada mengetahui
apa yang ada di balik itu semua.
3. Stereo typing. Berbicara dengan mengambil resiko dalam memperlakukan
orang yang berbeda dengan cara yang sama.
4. Kekurangan pengetahuan. Sulit berhubungan dengan orang yang
memiliki latar belakang yang berbeda dengan kita, misalnya dalam
membicarakan suatu subjek.
5. Kekurangan perhatian. Satu hal yang harus diatasi dalam halangan
berkomunikasi adalah bagaimana menarik perhatian dan minat penerima
terhadap pesan yang kita sampaikan.
6. Kesulitan dalam ekspresi diri.Sebagai seorang komunikator kita harus
bisa menemukan kata-kata yang tepat dalam mengemukakan ide kita yang
dilakukan dengan penuh keyakinan.
7. Emosi.Dapat juga menjadi halangan dalam berkomunikasi, tapi seorang
pendengar mengetahui bahwa pembicara yang berbicara dengan suara
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
31/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
tanpa emosi dan antusias hanyalah seperti orang yang bodoh. Maka dapat
dikatakan bahwa emosi juga baik, hanya harus di tempatkan pada situasi
yang tepat.
8. Kepribadian.Bukan hanya perbedaan kepribadian seseorang yang dapat
menimbulkan kesulitan tetapi sering sikap kita sendiri yang
mempengaruhi bagaimana sikap orang lain terhadap kita. Kita tidak akan
bisa mengubah kepribadian orang lain, tetapi setidaknya kita dapat
mempersiapkan kepribadian kita dan lihat apakah akan membawa akibat
hubungan yang lebih baik.
Setalah kita mengetahui halangan dalam berkomunikasi, maka kita akan
lebih mudah untuk terlibat dalam suatu komunikasi. Masalah selanjutnya yang
mungkin kita temui adalah pada alat komunikasi itu sendiri.
Masalah yang sering kita jumpai dalam penggunaan alat telepon adalah :
1. Susahnya untuk mendapatkan saluran yang diinginkan.
2. Telepon terletak tidak pada tempatnya (tergantung).
3. Pemutaran nomor yang salah atau sibuk.
4. Kata-kata yang tidak kedengaran.
5. Kata-kata yang hilang.
6. Pesan tidak dimengerti karena tidak adanya umpan balik.
Masalah yang terdapat pada alat telekomunikasi ini menjadi suatu
tantangan dalam penggunaannya. Tantangan itu mencakup :
1. Bagaimana mencapai kesadaran besar pada kecendrungan global dalam
lingkungan komunikasi supaya kesempatan komunikasi yang mudah
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
32/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
berubah dan ketegangan teknikal dapat diketahui pada waktu yang sedini
mungkin.
2. Mendirikan teknikal untuk menilai keuntungan komunikasi dengan
kebutuhan organisasi dan ketegangan keuangan.
3. Mendirikan kerangka kerja untuk merencanakan sistem komunikasi yang
dapat berkembang dalam organisasi sehingga transisi sistem modern dapat
diteruskan dengan tidak adanya pemisahan antara pemakai.
4. Pemeliharaan pemasangan alat komunikasi untuk mencapai penerimaan
pengguna dan memaksimumkan keuntungan dalam kerja sama.
BAB III
TINJAUAN UMUM
TENTANG FURAYA HOTEL PEKANBARU
3.1 Sejarah Berdiri
Untuk menjadi bagian dalam pembangunan kota Pekanbaru, maka
didirikanlah Hotel Furaya yang terletak di Jalan Jend. Sudirman No. 72-74
Pekanbaru. Dibangun di atas area dengan luas bangunan, panjang 90 meter, lebar
13 meter, dan tinggi 25 meter. Di sekitar hotel terdapat pertokoan, swalayan,
bank, Telkom, restoran, Kantor Pos dan Giro. Karena letaknya yang strategis dan
berada di tengah-tengah kota, tentu saja akan sangat menguntungkan bagi tamu
yang menginap di hotel tersebut.
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
33/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Hotel Furaya merupakan suatu perusahaan keluarga, di mana para
pemiliknya adalah :
Bapak Anton Tanusina
Bapak Budi Tanusina (Alm)
Bapak Koko Santoso
Bapak Wandi Santoso
Ibu Theresia
Atas gabungan modal bersama, maka didirikanlah hotel dengan nama
Hotel Furaya yang diambil dari sebuah perusahaan induk yang bernama Fura
Nusa Maya yang bergerak di bidang jasa. Hotel ini mulai beroperasi pada bulan
Desember tahun 1993, setelah diresmikan pada tanggal 14 Desember 1993.
Tujuan : Meningkatkan kualitas SDM Furaya Hotel dengan pengembangan
pengetahuan produk yang menjadi andalan pendapatan hotel.
Visi : Menjadi hotel yang terbaik di Pekanbaru dalam produk dan pelayanan
yang disukai customerdari semua kalangan (commited to be excellent).
Misi : Menjadikan Furaya sebagai hotel berbintang tiga yang memiliki
fasilitas bisnis yang lengkap serta pelayanan yang prima dan memiliki
komitmen untuk meningkatkan imageyang baik.
Moto
1. Berdasarkan tujuan penggunaan hotel, Furaya merupakan business hotel
karena banyak digunakan oleh kalangan bisnis atau usahawan. Pelayanan
: Good Facilities, Good Service, Good Product, and Good Image
3.2 Klasifikasi
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
34/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
hotel umumnya cepat dan berkualitas. Berbagai informasi yang berkaitan
dengan bisnis disediakan hotel. Fasilitas hotel juga disesuaikan dengan
selera para tamunya.
2. Berdasarkan lokasi hotel, Furaya merupakan city hotel karena berdiri di
pusat kota Pekanbaru.
3. Berdasarkan hotel plan usage, Furaya menggunakan continental plan yaitu
harga kamar sudah termasuk makan pagi dengan standar continental
breakfast.
4. Berdasarkan besaran (size) hotel, Furaya merupakan medium hotel
dikarenakan kamarnya yangberjumlah 175 kamar.
5. Berdasarkan lamanya tamu menginap, Furaya merupakan semi residential
hotel dimana tamu biasanya menginap 2 atau 3 malam bahkan sampai 2 atau
3 minggu.
6. Berdasarkan kegiatan tamu selama menginap, Furaya merupakan
convention hotel karena menyediakan fasilitas dan kemampuan untuk
menyelenggarakan berbagai kegiatan konvensi.
3.3 Fasilitas
Hotel Furaya Pekanbaru memiliki fasilitas utama dan fasilitas pendukung,
yaitu :
a. Akomodasi
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
35/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Pada awalnya, Hotel Furaya hanya memiliki 18 kamar kemudian
bertambah luas menjadi 82 kamar, kemudian bertambah lagi hingga kini
berjumlah 175 kamar. Fasilitas-fasilitas yang terdapat di setiap kamar adalah:
Non or smoking rooms
TV satelite program
Local Newspaper
Ving card key system
Telephone with International
Direct Dial system (IDD)
Complimentary mineral water
Air conditioner
Internet cable access
Personal safety box
Hair dryer
Kettle tea/coffee
Personal minibar
Bathtub/standing shower with hot
and cold water
Jenis-jenis dan jumlah kamar yang terdapat di Hotel Furaya adalah :
Standard Room : 30 kamar
Executive Room : 48 kamar
Superior Room : 70 kamar
Business Executive Room: : 18 kamar
Junior Suite Room : 5 kamar
Furaya Suite Room : 4 kamar
Room rate kamar-kamar tersebut adalah :
Room Type Counter Rate Publish Rate
Standard Rp 240.000,00 Rp 480.000,00
Executive Rp 320.000,00 Rp 560.000,00
Superior Rp 360.000,00 Rp 650.000,00
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
36/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Business Executive Rp 400.000,00 Rp 800.000,00
Junior Suite Rp 600.000,00 Rp 1.000.000,00
Furaya Suite Rp 900.000,00 Rp 1.550.000,00
Harga di atas sudah termasuk 21% pajak dan pelayananWaktucheck outpukul 13.00 WIB
Extra bedRp 95.000,00
b.
Spa and Health Centre
Berlokasi di ground floor yang menyediakan lounge, sarana kebugaran,
mandi uap, dan pijat tradisional dari Tsia-tsuatau pijat ala Thailand. Buka dari
pukul 10.00 WIB sampai dengan pukul 22.00 WIB setiap harinya.
Jenis dan harga sewa kamarnya :
VIP = 9 kamar @ Rp 250.000,00/Jam
Executive = 18 kamar @ Rp 141.000,00/Jam
Fasilitas : AC, TV, dan Bathtub
c. Senapelan Coffee Shop and Room Service
Buka 24 jam dan berada di lantai dasar lobby, menyediakan makanan :
Ala Carte Indonesia
Continental breakfast
Tionghoa
Room Service
Selain itu, disediakan juga karaoke loungebagi tamu dan live music setiap
malam Minggu.
d. Sago Wimeria Travel
Terletak di lantai dasar / lobby, yang melayani jasa :
Tiket penerbangan, tiket kapal, dan tiket bus
Hotel Voucher
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
37/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Rental mobil
Inbound and Outbound Tour
e. Tan Palace Oriental Restaurant
Berlokasi di lantai dasar, yang menyediakan Chinese specialities food.
Restoran ini buka pada pukul :
11.00 15.00 lunch
18.00 22.00 dinner
Menu ala carte, dengan pilihan :
Aneka Soup
Aneka Seafood
Aneka Ayam / Sapi
Aneka Sayur / Tahu
Aneka Nasi / Mie
f. New Sago KTV
Terletak di lantai basement yang terdiri dari 24 kamar, yang buka dari
pukul 10.00 WIB hingga pukul 03.00 WIB.
Jenis-jenis dan jumlah kamar yang tersedia di New Sago KTV yaitu :
Executive Room : 7 kamar
Deluxe Room : 3 kamar
VIP Room : 12 kamar
Suite Room : 2 kamar
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
38/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Di sini terdapat KTV room charge packagepada pukul 11.00 WIB sampai
dengan pukul 20.00 WIB, dari hari Senin sampai dengan hari Kamis, dengan
harga :
Executive Room Discount 40% : Rp 325.000,00/hours
Deluxe Room Discount 40% : Rp 450.000,00/hours
VIP Room Discount 40% : Rp 600.000,00/hours
Suite Room Discount 40% : Rp 1.200.000,00/hours
(price above are including beverage expenses )
New Sago KTV juga menyediakan beverages / produk minuman dan
lainnya, seperti :
Apperitf
Whisky
Spirit
Tequila
Long Drink
Beers
Cooktail
Punch
Fresh Fruit Juice
Soft Drink
Cigarettes
Liqeurs
Energy Drink
Snack
g. Convention
Floor
Function
Room SizeThe
atre
Class
Ro
om
Resta
urant
Stand
Pa
rty
1st
Lancang Kuning 32 x 24 1500 400 900 2000
5th
Budi Hall 27 x 15 650 200 500 750
1st
Mahoni 15,5 x 12 200 100 120 300
1st
Gaharu 15,5 x 8 12 70 80 200
1st Cendana 15,5 x 8 120 70 80 200
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
39/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
1st Jati 8 x 10 80 40 60 125
1st Sungkai 8 x 10 80 40 60 125
1st
Meranti 4,7 x 11 60 40 40 50
1st
Pinus 8 x 8 50 40 40 50
1st
Cempaka 8 x 8 50 40 40 50
1st
Kulim 4,7 x 11 60 40 40 50
1st
Akasia 4,7 x 9 50 40 40 50
1st Ramin 4,7 x 9 50 40 40 50
1st Maharani 7,8 x 8 70 40 40 70
1st Maharatu 7,8 x 8 70 40 40 70
h.
One Stop Wedding
Hotel Furaya juga menyediakan fasilitas yang memberikan solusi jika tamu
ingin mengadakan pesta perkawinan dengan rincian biaya :
Wedding Cake mulai dari Rp 495.000,00
Kartu Undangan mulai dari Rp 2.000,00/lembar
Mobil Pengantin Rp 2.500.000,00
Ballet Penjemputan Rp 500.000,00
Ballet Penjemputan + 1 tarian Rp 1.000.000,00
Modern Dance Rp 2.000.000,00
Conventti Kertas mulai dari Rp 35.000,00/pcs
Kembang Api 20 detik @ Rp 200.000,00
Hari H Bridal Package Rp 1.500.000,00
Hari Bridal Package Lengkap Rp 4.988.000,00
i. Taxi Service
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
40/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Hotel menyediakan jasa taxi hotel, di mana biaya transportasi ditanggung
sendiri oleh tamu dengan tarif sesuai durasi.
j.
Shuttle Bus Service
Hotel juga menyediakan kendaraanfree of chargedari dan ke bandara, dengan
melakukan pemesanan terlebih dahulu.
k.
Laundry
Jasa pelayanan pencucian ini dibuka mulai pukul 07.00 WIB hingga pukul
23.00 WIB, dimana melayani pencucian pakaian tamu dengan system regular
dan express service.
BAB IV
MEKANISME DAN ETIKA TELEPHONE OPERATOR
DALAM PELAYANAN KOMUNIKASI
DI FURAYA HOTEL
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
41/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
4.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu hal yang sangat penting, yang wajib
ada di dalam dunia usaha termasuk dunia pariwisata (hotel). Karena dengan
adanya struktur-struktur organisasi yang jelas, akan tercermin pembagian tugas
dan tanggung jawab yang jelas pula sehingga dapat merupakan alat untuk
mempermudah mencapai tujuan yang diinginkan.Ini memang perlu karena setiap
anggota organisasi akan dapat mengetahui kepada siapa dia harus
mempertanggungjawabkan pekerjaannya, dan dari siapa menerima perintah
(tugas) yang harus dikerjakan.
Organisasi suatu hotel berlainan satu sama lain tergantung dari besar
kecilnya suatu hotel, serta tujuan yang akan dicapai. Untuk itu dalam membuat
struktur organisasi, diperhatikan faktor-faktor berikut ini :
1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
2. Teknologi yang digunakan.
3. Anggota ( karyawan ) yang terlibat di dalamnya.
4. Ukuran organisasi.
5. Spesialisasi kegiatan, standarisasi kegiatan, koordinasi kegiatan,
sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan serta ukuran satuan
kerja yang merupakan unsur-unsur struktur organisasi.
Berikut adalah struktur organisasi Front Office Hotel Furaya yang di
dalamnya terdapat bagian Telephone Operator :
GENERAL MANAGER
CONTROLLER
ROOM DIVISON
MANAGER
FRONT OFFICE
MANAGER
FRONT OFFICE
SUPERVISOR
SHIFT LEADER
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
42/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
4.2 Ruang Lingkup
Untuk melaksanakan pelayanan komunikasi jarak jauh bagi para tamu
hotel maupun untuk kepentingan hotel, seorang petugas operator harus
mengetahui apa yang menjadi bidang tugasnya dan sampai sejauh mana pekerjaan
yang harus dikerjakannya.
Didukung dengan peralatan yang ada, operator harus berusaha
melaksanakan tugasnya dengan baik. Sebelum memulai pekerjaannya, petugas
telepon operator pada setiap shift harus melakukan persiapan-persiapan seperti
membaca log book dan formulir penting lainnya. Misalkan formulir pesan yang
harus diketahui, dilaksanakan, ataupun disampaikan. Hal yang tidak kalah penting
lainnya adalah memeriksa kelengkapan stationery (alat tulis) baik pulpen, pensil,
maupun kertas untuk mencatat pesan atau sesuatu yang susah diingat begitu saja.
Rincian tugas pokok/rutin petugas telepon operator adalah :
1. Memonitor TV, radio, kaset video, dan tape deck.
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
43/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
2. Melayani permintaan sambungan telepon untuk lokal, interlokal, dan
internasional.
3. Membuat bill atas segala transaksi penggunaan telepon, baik lokal,
interlokal, maupun internasional bagi staff dan karyawan hotel.
4. Membuat laporan transaksi harian dan bulanan untuk diserahkan ke bagian
accounting.
5. Memberi pelayanan keterangan/informasi situasi luar dan dalam hotel
kepada tamu yang menginap, serta tamu luar yang meminta keterangan
tentang hotel melalui jasa telepon.
6. Melayani permintaan tamu untuk di bangunkan pada pagi hari (morning
call) ataupun untuk dibangunkan pada jam-jam tertentu sesuai dengan
permintaan tamu.
7. Menangani pesan dari atau untuk tamu hotel dan staff/karyawan hotel,
dengan mencatat pesan tersebut dan segera menyampaikannya.
8. Membuat dan mencatat informasi yang penting di dalam log book sebagai
pedoman sewaktu pertukaran shift.
9. Menangani keluhan (complaint) oleh tamu, dan segera disampaikan
kepada atasan yang bersangkutan.
10.Tanggap terhadap segala peristiwa yang terjadi dan bersikap bijak, dan
jangan panik apalagi lari dari tanggung jawab.
11.Segera menghubungi Engineering jika terjadi kerusakan pada salah satu
alat telekomunikasi, kerusakan yang dilaporkan tamu di ruangannya,
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
44/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
maupun terhadap eskalator (lift) bila terjadi kerusakan tau macet yang
kemudian segera dikonfirmasikan kepadaHead Department.
12.Mempersiapkan bill tamu dan segera menyerahkannya kepada Front
Office cashier.
13.Menjaga kebersihan, kerapian, dan ketenangan areal kerjanya serta
merawat dan memelihara inventaris barangnya.
14.Mengenal suara para staffserta mengetahui semua nomor extensionhotel
dan semua nomor telepon penting lainnya.
15.Saat berbicara selalu didahului oleh salam (greeting), mengatur suara/nada
yang baik, mengenal telepon manner, mengetahui spelling board, menjaga
tata sopan berbicara, serta mengucapkan terima kasih diakhir pembicaraan.
16.Melaksanakan pekerjaan berdasarkan prosedur serta menjaga tata tertib
yang berlaku.
17.Melakukan serah terima yang baik dan benar serta saling bertukar
informasi pada saat pertukaran shift.
18.Menjaga hubungan dan kerja sama yang baik dengan staffdan karyawan
hotel yang lain.
19.Menjaga citra hotel, dengan tidak melakukan perbuatan yang dapat
merusak nama baik hotel tempat bekerja.
Melihat begitu banyaknya tugas operator, sudah menjadi suatu keharusan
jika petugas operator harus benar-benar orang yang terlatih dan telah diseleksi
dengan hati-hati.
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
45/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Karena seorang operator yang baik dapat dianggap sebagai tuan rumah
suatu hotel di mana petugas operatorlah yang yang menyambut serta menerima
setiap panggilan, memperkenalkan hotel, meminta maaf bagi kesalahan dari pihak
hotel, dan sering dipersalahkan atas kekurangan staff maupun karyawan hotel,
maka sudah sewajarnya jika pihak staff maupun karyawan hotel berkenan
membantu operator dengan :
1. Mengerti dan memahami cara kerja atau sistem telepon yang digunakan
hotel tempatnya bekerja.
2. Berikan nomor telepon yang tepat dan jelas jika ingin disambungkan
dengan nomor telepon lain.
3. Tidak menggantung atau menutup telepon begitu saja setelah meminta
petugas operator menghubungi nomor yang dikehendaki.
4. Segera menjawab telepon ketika operator menelepon kembali.
5. Melaksanakan pesan yang telah disampaikan petugas operator, tanpa
adanya penundaan.
4.3 Etika Pembicaraan
Mendengarkan adalah sebuah proses aktif untuk menerima rangsangan
telinga. Mendengarkan tidak terjadi begitu saja, kita harus berusaha untuk
melakukannya. Mendengarkan menuntut tenaga dan komitmen. Mendengarkan
adalah keterampilan yang cukup sulit untuk dikuasai. Hal yang harus dilakukan
adalah memusatkan perhatian, berkonsentrasi, berkomitmen, dan memiliki
pengertian.
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
46/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Untuk menjadi seorang pendengar yang baik harus mampu :
1. Tanggapan( responding )
Tanggapan memberikan tanda kepada pembicara bahwa pesannya bisa
dimengerti. Feedback bisa meningkatkan pemahaman yang sama antara
pendengar dan pembicara.
2. Interpretasi ( interpreting)
Interpretasi merupakan proses pemahaman atas apa yang dimaksud oleh
pembicara dan apa yang dikatakan sebenarnya, yang dilandasi keinginan
tulus dan komitmen untuk mendengarkan kata-kata pembicara.
3. Rasa (sensing )
Rasa sangat berhubungan dengan proses mendengarkan. Langkah tersebut
meliputi mendengarkan secara fisik dan memberikan perhatian penuh atas
pesan lisan serta bahasa tubuh. Banyak kesalahan bahkan kesalahpahaman
yang terjadi karena orang tak pernah sungguh-sungguh mendengarkan apa
yang sejak awal dikatakan oleh pembicara.
4. Evaluasi ( evaluating)
Evaluasi adalah kemampuan menganalisis pembicaraan sebelum membuat
kesimpulan. Pendengar yang tergesa-gesa akan membuat asumsi secara
terburu-buru dan langsung masuk ke dalam kesimpulan sebelum
menganalisis apa yang sebetulnya dibicarakan oleh si pembicara.
Komunikasi melalui telepon membutuhkan kemahiran dan keterampilan
dalam penggunaannya, karena pesawat telepon bersifat mekanis. Kemahiran yang
diperlukan bukan hanya dalam pesawat telepon ini, tetapi juga dalam
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
47/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
menggunakan bahasa lisan. Oleh karena itu, suara serta tata bicara haruslah
mampu menghantarkan kehangatan serta sopan santun yang berlaku dalam
pergaulan kehidupan.
Beberapa peraturan dasar perteleponan yang harus diingat oleh seorang
telepon operator, adalah :
1. Singkat, tetapi tetap sopan serta tidak menjadi kasar, dan bukan berarati
membuat operator itu menjadi tidak mengerti.
2. Sopan santun, hal ini sangat penting ketika bertelepon untuk menghindari
munculnya kesan yang tidak baik, yang sangat sulit untuk diperbaiki. Nada
suara menjadi sangat penting dalam mengemukakan sopan santun, kesan
yang gembira sesuai dengan kata-kata yang digunakan. Yang perlu diingat
lagi bahwa, ekspresi wajah dapat berpengaruh pada nada suara. Tersenyum
dapat didengar dalam nada suara yang terdengar menjadi menyenangkan dan
menarik. Jika cemberut atau mengerutkan dahi, suara menjadi tidak
bersahabat dan tidak menarik.
3. Banyak akal, selalulah berfikir berbagai cara dan jalan, jangan kehilangan
akal sehingga operator dapat selalu membantu. Jika menerima pesan untuk
orang lain, gunakan pengetahuan seputar daerah kerjanya untuk memikirkan
berbagai jalan untuk mendapatkan penerima pesan sehingga dapat
berhubungan yang memungkinkan si pemanggil untuk menentukan apa yang
harus dilakukannya. Jika pemanggil telah disambungkan dengan departemen
yang bersangkutan, tetapi tidak seorangpun dalam departemen yang
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
48/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
mengetahui tentang masalah itu, berfikirlah dengan segera. Siapa lagi dalam
hotel yang mengetahui sesuatu dan mungkin dapat membantu.
4. Bicara dengan jelas, mengatakan dan menerangkan kata-kata dengan jelas
akan memutuskan halangan dalam pembicaraan yang disebabkan oleh
kualitas suara dari linetelepon yang buruk serta gerakan bibir yang kurang
baik, untuk membantu pendengar. Untuk menghindari kemungkinan
kesalahan dalam mencatat nama ataupun identitas lain dari tamu, dapat
mempergunakan kode singkat huruf atau spelling board. Ada 2 jenis
spelling board yang lazim dipakai, yaitu :
British System
A = Andrew J = Jack S = Sugar
B = Benjamin K = King T = Tommy
C = Charlie L = Lucy U = Uncle
D = David M = Mary V = Victory
E = Edward N = Nellie W = WilliamF = Frederick O = Oliver X = X-mas
G = George P = Peter Y = Yellow
H = Harry Q = Queenie Z = Zebra
I = Isaac R = Robert
American System
A = Alpha J = Juliette S = Sierra
B = Bravo K = Kilo T = Tango
C = Charlie L = Lima U = Uniform
D = Delta M = Mike V = VictorE = Echo N = November W = Whisky
F = Foxtrot O = Oscar X = X-ray
G = Golf P = Papa Y = Yankee
H = Hotel Q = Quebec Z = Zulu
I = India R = Romeo
Hal ini untuk menghindari timbulnya masalah, seperti timbul kebingungan
dalam hal personality di front desk ketika tamu ingin check in. Hal ini
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
49/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
dikarenakan kesalahan petugas reservation ataupun operator yang salah
menuliskan data tamu saat menangani proses reservasi. Contohnya tamu
menyebutkan namanya Mr.Brown, namun oleh operator ditulis Mr.Grown.
Kesalahan ini dapat membuattamu merasa pihak hotel tidak menghargai identitas
mereka.
5. Bicara lebih lambat, saat berbicara melalui telepon suara secara mekanis
dipindahkan. Kata-kata yang diucapkan kelihatan bergerak serentak dengan
cepat, untuk itu sebaiknya lambatkan nada pembicaraan. Dan yang perlu
diingat juga, mungkin saja seseorang sedang mencatat ucapan si pembicara.
6. Teliti, mengulang pesan, data, serta informasi lain saat menerima telepon
adalah suatu keharusan. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari kesalahan-
kesalahan yang bisa saja berakibat fatal.
7.
Cekatan, dimaksudkan untuk meningkatkan produktivitas operator sendiri.
Pergunakanlah kedua tangan dengan seimbang. Cekatan tanpa ketelitian
akan membuahkan hasil yang sia-sia.
Selain harus mengetahui peraturan dasar perteleponan, seorang operator
telepon juga harus mengetahui bagaimana menjawab panggilan telepon dengan
baik dan benar. Namun yang paling penting dalam hal ini adalah :
1. Sebelum menjawab panggilan telepon.
a. Mengetahui sistem kerja telepon yang digunakan oleh hotel, khususnya
cara mentransfer suatu panggilan.
b. Jangan pernah menjawab panggilan telepon tanpa pensil/pena, kertas dan
buku petunjuk telepon di dekat telepon.
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
50/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
c. Berhenti berbicara dengan orang lain dan kurangi suara ribut sebelum
mengangkat telepon.
d. Mengangkat panggilan telepon sebelum berdering sebanyak 3 kali.
2. Selama menjawab panggilan telepon.
a. Jawablah telepon dengan mengucapkan salam (greeting) sesuai waktu
terlebih dahulu, kemudian beritahukan nama dan bagian anda.
b. Walaupun sudah terbiasa dan sering mengucapkannya, jangan ucapkan
salam dengan tergesa-gesa agar penelepon mengerti dengan yang di
ucapkan.
c. Mengatur volume suara dengan cara memegang pesawat telepon dengan
jarak 3-4 cm dari bibir, agar lawan bicara dapat mendengar suara kita
dengan jelas. Berbicaralah dengan volume suara yang wajar, jangan
berbisik apalagi berteriak. Serta berbicaralah dengan ritme yang normal.
d. Menerima, mencatat, dan menyampaikan pesan atau instruksi. Simaklah
pembicaraan penelepon dengan penuh perhatian, dengarkan dengan hati-
hati apa yang dikatakannya, dan catatlah segera bila perlu. Periksa dan
bacakan kembali pesan yang ditinggalkan untuk memastikan
kebenarannya. Bila pesan yang dituliskan salah atau bila penelepon
berbicara kurang jelas, mintalah dengan sopan agar penelepon itu
mengulang segala pesannya.
e. Agar tercipta suasana yang hangat dan akrab, sebaiknya operator
mengetahui nama tamu yang menelepon, yang dapat dilihat dari nomor
kamar yang tertera pada layar telepon.
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
51/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
f. Agar pesan atau perintah dapat disampaikan secara utuh, simaklah
pembicaraan lawan bicara, kemudian catat dan ulangilah setiap pesan
dengan hati-hati.
g. Tutup pembicaraan dengan mengucapkan terima kasih dan salam
perpisahan.
3. Setelah menjawab panggilan telepon.
a. Jika ada pesan untuk seseorang, cantumkan tanggal dan jam saat pesan itu
diterima pada formulir pesan.
b. Kirimkan segera pesan yang diterima untuk menghindari resiko lupa.
c. Isilah log book sebagai catatan untuk operator .
d. Laksanakan segera catatan atau pesan yang diterima, jika mungkin tulislah
memo pada saat itu juga.
Beberapa hal yang tidak boleh dilakukan oleh seorang operator dalam
menerima telepon adalah :
1. Mendengarkan/menguping pembicaraan orang lain.
2. Menyambungkan langsung permintaan dari luar untuk tamu hotel, sebelum
tamu tersebut mengizinkan.
3. Menyambungkan langsung permintaan dari luar untuk staff atau karyawan
hotel, sebelum mereka mengizinkan
4.4 Penanganan Pesan dan Keluhan Tamu
Keluhan tamu timbul disebabkan hasil pelayanan yang kurang sempurna,
kebutuhannya tidak dapat dipenuhi dan tidak tercapainya harapan mereka atas
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
52/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
pelayanan. Setiap keluhan tamu tentu mempunyai alasan-alasan tertentu, dan
alasan-alasan tersebut harus diteliti serta dipelajari agar keluhan yang sama tidak
terulang baik kepada tamu tersebut maupun kepada tamu-tamu lainnya.
Secara umum keluhan tamu dapat dikelompokkan berdasarkan penyebab
timbulnya, yaitu :
1. Keluhan yang timbul disebabkan pelayanan yang diberikan karyawan.
Keluhan seperti itu jelas diakibatkan pemberian layanan yang kurang baik,
tata pelayanan yang tidak mengena bagi perasaan tamu, dan bisa juga
timbul disebabkan tamu merasa tidak diperhatikan, kurang dihargai,
kurang dihormati, dan sebagainya.
2. Keluhan yang timbul disebabkan informasi. Keluhan seperti ini dapat
disebabkan informasinya yang tidak tepat (salah) atau pemberi informasi
yang salah dalam memberikan informasi tersebut.
3. Keluhan karena keinginan yang tidak terpenuhi. Keluhan seperti ini
timbul disebabkan keinginan memperoleh seuatu sebagaimana yang
disepakati sebelumnya tidak dilaksanakan oleh hotel.
4. Keluhan disebabkan fasilitasyang kurang memadai ataupun tidak sesuai
(tidak standar).
5. Keluhan atas keselamatan dan keamanan. Keluhan seperti ini timbul
dikarenakan tamu merasa tidak nyaman berada di hotel.
Penanganan setiap keluhan harus didasarkan kepada upaya-upaya agar
semua permasalahan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat. Hal ini penting
agar kepuasan tamu dapat segera diperoleh untuk memperbaiki keluhan-
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
53/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
keluhannya. Banyak metode menangani keluhan yang dapat digunakan, antara
lain :
a. Filosofi memahami keluhan
Artinya secara filosofi harus disadari bahwa setiap keluhan itu wajib untuk
didengarkan dan diperhatikan dengan sebaik-baiknya. Perlu disadari
sepenuhnya oleh para petugas bahwa menerima setiap keluhan dengan hati
lapang bukanlah berarti selalu berada di pihak yang salah. Tetapi mengalah
wajib dilakukan semata-mata untuk meredakan rasa marah tamu serta
meredam emosinya. Kemarahan tamu sebenarnya merupakan hal yang wajar
saja, karena didorong oleh kondisi kecewa yang dialaminya. Dalam kondisi
demikian, tamu tidak pernah berfikir apakah kesalahan berada di pihaknya.
b. Mendengarkan dengan seksama dan mencatat keluhan
Sikap mendengarkan tamu dengan penuh perhatian menunjukkan kepedulian
rasa simpati yang besar terhadap kekecewaan yang dialami tamu tersebut.
Mencatat keluhan merupakan petunjuk bagi tamu, bahwa permasalahan yang
disampaikannya segera diatasi.
c. Jangan menyela perkataan tamu dengan kembali menanyakan apa yang
sudah disampaikannya
Jangan terpengaruh oleh nada ucapan yang tinggi serta perkataan yang
cenderung menyatakan nilai negatif terhadap pelayanan maupun terhadap
perusahaan. Tetapi ucapkan maaf sambil menunjukkan wajah yang tetap
ramah dan sabar.
d. Mengendalikan emosi
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
54/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
Artinya petugas yang menerima keluhan tersebut wajib dengan hati lapang
serta senantiasa bersikap hormat. Jangan berdebat, adu mulut, apalagi sampai
berkelahi.
e. Cari dan pelajari sumber permasalahannya
Artinya petugas harus tanggap dan bijaksana.
f. Memberikan jalan terbaik
Artinya petugas mampu memberikan solusi agar tamu tetap merasa puas dan
sehingga tetap menjadi langganan. Jika petugas merasa kemampuannya
kurang untuk mengatasi permasalahan tersebut, dengan cepat menghubungi
atasannya.
g. Memberikan kesan kepada tamu bahwa dengan keluhannya, hotel telah
diuntungkan
Karena keluhan tersebut merupakan bantuan yang tidak ternilai, dan dengan
keluhan tersebut hotel dapat memperbaiki pelayanannya. Karena itu wajarlah
jika petugas mengucapkan terima kasih di samping sangat menghargai
keluhan yang diterimanya.
Dalam menangani penerimaan pesan dari atau untuk tamu dan staff lain,
tanyakan nama pemberi dan penerima pesan, nama perusahaan jika ada, alamat,
nomor telepon. Terima pesan dengan hati-hati, bacakan kembali untuk
menghindari kesalahan yang mungkin terjadi, dan jika perlu periksalah ejaan
dengan menggunakan spelling board.
Pesan yang diterima harus dicatat pada formulir pesan dan segera
diserahkan ke petugas receptionist, yang kemudian akan diantarkan kepada tamu
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
55/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
yang bersangkutan oleh petugas bellboy. Jika tamu tidak berada di tempat,
formulir pesan akan diletakkan pada rak kunci kamar tamu tersebut.
Dalam menerima setiap pesan, jam dan tanggal harus dicantumkan. Pesan
yang diterima harus segera disampaikan, dan jangan lupa pesan harus ditulis
dengan baik dan jelas agar tamu mengerti dan tidak bingung.
4.5 Pelayanan Lain
Jika terjadi kebakaran, operator tidak boleh panik dan meninggalkan
tempatnya bertugas begitu saja. Kecuali area operator yang dalam keadaan
bahaya. Karena petugas operator harus siap di tempat untuk menjawab pertanyaan
jika sewaktu-waktu ada yang menelepon. Namun operator tidak diperkenankan
untuk memberitahukan kejadian tersebut kepada tamu, untuk mencegah kepanikan
di area hotel itu sendiri.
Hal yang harus dilakukan oleh seorang petugas operator saat terjadi
kebakaran adalah segera menelepon Dinas Pemadam Kebakaran, dan jelaskan
lokasi tepatnya kebakaran di hotel, seperti alamat, lantai, nomor kamar, atau
rangan mana.
Jangan lupa segera menghubungi Chief Security, Head Department,
General Manager, dan petugas yang terkait lainnya.
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
56/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada halaman-halaman
sebelumnya, dapatlah ditarik beberapa kesimpulan yaitu :
1. Hampir semua kegiatan di hotel menggunakan/bergantung pada jasa
telekomunikasi, karena perannya yang sangat penting dalam menyalurkan
informasi. Oleh karena itu, telekomunikasi sangat tidak bisa dipisahkan
dari dunia kepariwisataan, khususnya perhotelan.
2. Demikian pentingnya telekomunikasi, sehingga diperlukan orang yang
handal dalam menangani alat ini serta bagaimana berkomunikasi melalui
alat ini.
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
57/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
3. Telepon Operator dalam pekerjaannya dapat dianggap sebagai tuan
rumah suatu hotel, karena telepon operator mewakili citra hotel. Di
tangan operator inilah tergantung reputasi dan citra hotel di mata para
tamu.
4. Karena dianggap sebagai pembawa citra hotel, maka telephone operator
section terletak di kantor depan hotel. Di mana, section ini lah yang
merupakan tempat the first and the last impressionbagi tamu.
5. Dengan pekerjaan yang cukup berat dan menuntut tanggung jawab yang
besar, maka seorang operator haruslah orang pilihan dengan sejumlah
persyaratan yang berhasil dipenuhinya.
6. Seorang operator dalam pekerjaannya tidak hanya menjual suara mereka,
tetapi juga etika dalam melayani sambungan telepon pada tamu.
5.2 Saran
Untuk lebih meningkatkan kemampuan dan produktivitasnya dalam
berkomunikasi agar dapat menjadi lebih baik, penyusun mencoba memberi saran
yang mungkin berguna, yaitu :
1. Ketenangan di ruang operator, harus selalu dijaga agar tidak mengganggu
konsentrasi telepon operator saat melayani panggilan telepon. Jangan
membiarkan karyawan yang tidak berkepentingan memasuki ruangan
operator.
2. Walaupun tidak terlihat oleh tamu, kebersihan dan kerapian ruangan
operator juga harus tetap dijaga. Jangan menyimpan ataupun meletakkan
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
58/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
benda/barang yang tidak perlu di ruangan operator. Karena keadaan
ruangan yang bersih dan rapi dapat membuat petugas operator merasa
lebih nyaman.
3. Sebelum memulai pekerjaannya, sebaiknya petugas operator telepon
melengkapi alat-alat tulis serta perlengkapan lainnya yang diperlukan dan
letakkan di dekat telepon.
4. Selalulah menjawab panggilan telepon dengan pena/pensil dan kertas di
tangan. Jangan pernah mempercayai dan mengandalkan otak untuk
merekam informasi yang diterima.
5. Etika dalam berkomunikasi harus selalu dijaga. Jangan pernah
mengucapkan kata tidak tau, heeh, yoi, ataupun kata-kata lain yang
kurang tepat untuk dipakai.
6. Hindarkan pembicaraan-pembicaraan yang tidak perlu atau bertele-tele,
karena hal ini sangat tidak efisien.
7. Petugas operator harus mengetahui informasi umum seputar hotel, karena
terkadang tamu menanyakan menu, event, atau informasi lainnya.
8. Berhubung pengunjung hotel terdiri dari berbagai negara, ada baiknya
komunikasi dalam bahasa Inggris dan bahasa Mandarin lebih di
tingkatkan, untuk menghindari mistcommunication.
9. Sesuai dengan pekerjaannya, maka alat telekomunikasi akan menjadi
teman akrab seorang operator. Tidak ada salahnya jika operator
memperdalam wawasannya dalam hal pengoperasian atau penanganan alat
tersebut, walaupun mungkin alat tersebut jarang dipergunakan.
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
59/60
Ade Yuliani Elza : Mekanisme Dan Etika Telephone Operator Dalam Pelayanan Komunikasi Di Hotel FurayaPekanbaru, 2009.USU Repository 2009
10.Untuk mempermudah pekerjaan operator, ada baiknya alat telekomunikasi
selalu diperbaharui dan disesuaikan dengan perkembangan teknologi
komunikasi yang ada sekarang. Di samping mempermudah pekerjan
operator, alat komunikasi yang terbaru dapat menghemat waktu, biaya,
dan tenaga.
Demikianlah saran-saran yang dapat saya berikan, semoga dapat menjadi
bahan masukan bagi management Hotel Furaya Pekanbaru.
DAFTAR PUSTAKA
Djuarsa Sasa S. 2003. Teori Komunikasi, Universitas Terbuka.Jakarta.
Fiske John. 1996. Introduction to Communication Studies. Sage Publications.
Littlejohn Stephen W. 1996. Theories of Human Communiation. Wadsworth
Publication, New Jersey.
Matroni L, S, Drs. Komunikasi Jitu Menuju Keberhasilan. Restu Agung. Jakarta
Marbun Huthon, Amd. 1999. Etika Pelayanan Telephone Operator Dalam
Komunikasi di Batam View Beach Resort Hotel. Universitas Sumatera
Utara. MedanNaimuddin P, D, Drs. 2003. Manajemen Hotel 1. Universitas Sumatera Utara.
Medan.
Naimuddin P, D, Drs. 2007. Manajemen Hotel 3. Universitas Sumatera Utara.
Medan.
Rusleili, Amd. 1992. Sistem Pekerjaan Telephone Operator Dalam Pelayanan
Komunikasi di Garuda Plaza Hotel International Medan. Universitas
Sumatera Utara. Medan
-
7/25/2019 Profil Hotel OK
60/60