ANALISIS SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA OLEH

DEPARTEMEN MBJ DI BPD KALTIM SAMARINDA

Oleh :Eka Ayu Yuliantie

Latar Belakang

• kegiatan operasional perusahaan pada dasarnya membutuhkan modal (uang), manusia (karyawan), dan peralatan (mesin, dll).

• perusahaan perlu memenuhi kebutuhan rumah tangga dengan melakukan pengadaan barang dan jasa.

Lanjutan• Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk

menulis Laporan PKL dengan judul “ Analisis Sistem Pengadaan Barang dan Jasa oleh Departemen Manajemen Barang dan Jasa di Bank Pembangunan Daerah Kalimanatan Timur Samarinda “

Tinjauan Pustaka

Pengertian Sistem (Prof. Drs Onong Uchjana E., Sistem Informasi Manajemen : 1996)

• Menurut Ludwig Von Bartalanfy

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

• Menurut Anatol Raporot

Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

Lanjutan

• Menurut L. Ackof

Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

• Menurut Gordon B. Davis

Sistem terdiri dari bagian-bagian yang bersama-sama beropeerasi untuk mencapai beberapa tujuan.

Pengertian Pengadaan Barang/Jasa

• Berdasarkan Keppres No 80 Tahun 2003 Pasal 1

• Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa.

Lanjutan

• menurut Tjokroamidjojo

Pengadaan (Procurement) tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi atas atas pemilihan berbagai alternatif dengan berpedoman pada prinsip-prinsip mana yang paling praktis, hemat, sesuai dengan pembelian, pinjaman, penukaran, pembuatan, perbaikan. (Tjokroamidjojo, Pengantar Adminsitrasi Pembangunan, 1990 : 175).

Pelaksanaan PKLLokasi PKL

Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan di Gedung Pusat Bank Pembangunan Daerah Kalimantan Timur, jalan Jendral Sudirman No.33 Samarinda.

Gambaran Umum Perusahaan

• Bank Pembangunan Daerah (BPD) Kalimantan Timur Samarinda didirikan pada tanggal 14 Oktober 1965.

• BPD Kaltim merupakan salah satu Perusahaan Daerah (BUMD) milik Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota se-Kaltim, yang menyediakan layanan jasa perbankan sebagaimana Bank Umum Pemerintah dan Bank Umum Swasta Nasional lainnya.

Kegiatan PKL

• Selama masa PKL Penulis di tempatkan pada Divisi Umum di bagian Departemen Manajemen Barang dan Jasa. Selama PKL Penulis ditugaskan untuk membantu pekerjaan Assisten Departemen MBJ dalam hal mempersiapkan dokumen yang berhubungan dengan pengadaan

Sistem Pengadaan Barang dan Jasa di BPD Kaltim

User menerbitka Bon Permintaan

Bon Permintaan diserahkan ke Departemen MBJ

Persetujuan Pemimpin Dept.MBJ

Pemilihan dan Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa

Barang/Jasa diserahkan ke Departemen MBJ

Departemen MBJ Menerbitkan SPB/SPK

SPB/SPK diserahkan ke Penyedia Barang/Jasa

Selesai

Bon Permintaan masuk ke Ass.Dept. MBJ

Mulai

Departemen MBJ Menerbitkan Berita Acara untuk menyerahkan Barang/jasa ke pihak User

No

Yes

Untuk pengadaan barang/jasa di BPD Kaltim dilakukan melalui Penyedia barang/jasa dan swakelola

1.Penyedia Barang/Jasa; pekerjaan yang melibatkan badan usaha atau orang/perseorangan yang menyediakan barang/jasa lainnya.

2.Swakelola; pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan, dan atau diawasi sendiri oleh bank

Pengadaan dengan Penyedia Barang/Jasa

1. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

2. Metode Penyampaian dokumen penawaran barang/jasa

1. Metode satu sampul

Metode satu sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang terdiri dari persyaratan administrasi, teknis, dan penawaran harga yang dimasukan ke dalam 1 (satu) sampul tertutup kepada panitia/pejabat pengadaan.

2. Metode dua sampul

Metode dua sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I, sedangkan harga penawaran dimasukkan dalam sampul tertutup II, selanjutnya sampul I dan sampul II dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul (sampul penutup) dan disampaikan kepada panitia/pejabat pengadaan.

3. Metode dua tahap

metode dua tahap yaitu penyampaian dokumen penawaran yang persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I, sedangkan harga penawaran dimasukkan dalam sampul tertutup II, yang penyampaiannya dilakukan dalam 2 (dua) tahap secara terpisah dan dalam waktu yang berbeda.

3. Evaluasi Penawaran Barang/Jasa

a. Sistem gugur

evaluasi penilaian penawaran dengan cara memeriksa dan membandingkan dokumen penawaran terhadap pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dengan urutan proses evaluasi dimulai dari penilaian persyaratan administrasi, persyaratan teknis dan kewajaran harga, terhadap penyedia barang/jasa yang tidak lulus penilaian pada setiap tahapan dinyatakan gugur.

b. Sistem nilai

evaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan nilai angka tertentu pada setiap unsur yang dinilai berdasarkan kriteria dan nilai yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, kemudian membandingkan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta lainnya.

c. Sistem penilaian biaya

evaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan nilai pada unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai menurut umur ekonomis barang yang ditawarkan berdasarkan kriteria dan nilai yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, kemudian nilai unsur-unsur tersebut dikonversikan ke dalam satuan mata uang tertentu, dan dibandingkan dengan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta lainnya.

Pengadaan dengan Swakelola

1. Penetapan sasaran

2. rencana kegiatan

3. Penyusunan jadwal pelaksanaan;

4. Pengawasan dan Pertanggungjawaban

5. Pelaporan

Permasalahndan Evaluasi Kegiatan PKL

1. Identifikasi Masalah

a. User yang tidak mengikuti alur sistem pengadaan, seperti halnya membuat Bon Permintaan.

b. Adanya kemungkinan terhambatnya sistem pengadaan karena Vendor tidak melengkapi syarat Dokumen Pengadaan pada waktu mengikuti seleksi pemilihan Penyedia Barang/Jasa.

3. Akibat Masalaha. kesalahpahaman antara User dengan

Departemen MBJ karena User menginginkan pengadaan segera terpenuhi, sedangkan untuk pengadaan sendiri harus mengikuti aturan yang berlaku.

b. Pemilihan Penyedia Barang/Jasa tidak bisa segera dilakukan, karena Panitia Pengadaan harus melakukan Pengumuman Ulang untuk pengadaan, sehingga menjadi kurang efektif.

2. Sebab Masalah

• Kurangnya pemahaman User tentang sistem pengadaan yang harus mengikuti aturan yang berlaku.

• Kurangnya pemahaman Vendor dalam mengikuti seleksi penyedia barang/jasa.

4. Alternatif Pemecahan Masalah a. User tidak mengikuti alur sistem pengadaan karena kurangnya

pemahaman tentang prosedur pengadaan barang/jasa dilingkungan BPD Kaltim yaitu dengan memberikan sosialisasi tentang Sistem Pengadaan Barang/Jasa kepada Karyawan BPD Kaltim, bahwa kegiatan pengadaan harus mengikuti sistem yang berlaku, yang telah diatur dalam SOP Tentang Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan BPD Kaltim.

b. Memberikan Sosialisasi melalui Papan Pengumuman atau website, dan sosialisasi langsung kepada Vendor, bahwa Vendor yang mendaftar seleksi, penting untuk melengkapi syarat Dokumen Pengadaan. Demi kelancaran bersama dalam seleksi pemilihan Penyesdia Barang/Jasa.