Pertemuan 8

PEMBAHASAN MENGENAI PENGORGANISASIAN DAN

STRUKTUR

Pengorganisasian dan struktur.

PengertianStruktur organisasiPembagian kerja (devisionof labor)Departementalisasi

(departementalization)Koorginasi dan rentang kendaliSentralisasi dan DesentralisasiBentuk-bentuk struktur organisasi

Pengorganisasian dan Struktur :Apa yang dikatakan orang tentang organisasi tak ubahnya adalah

sebagai wadah dan alat untuk mencapai tujuan para angotanya, yang didalamnya terdapat norma-norma yang harus dipedomani dan nilai-nilai yang perlu dipegang.

Pengorganisasian merupakan proses penempatan orang –orang dan sumber daya lainnya untuk melakukan tugas-tugas dalam penycapaian tujuan, hal ini menyangkut pembagian kerja untuk diselesaikan dan mengkoordinasikan dalam proses manajemen

A. Pengertian :

Menurut James D. Mooney, pengertian organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama .

Menurut Chester I Barnard “organisasi merupakan badan, wadah, tempat, dari kumpulan orang-orang yang bekerja bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Selain itu organisasi merupakan suatu struktur fungsi dan sistem kerja sama yg dilakukan berdasarkan aturan dan penjabaran fungsi-fungsi pekerjaan secara formal.

Lanjutan :

Organisasi juga dapat didefinisiakn sebagai sekelo mpok orang yang saling beriter aksi dan bekerja sama untuk merealisasikan tujuan bersama. Berdasarkan definisi tersebut jelaslah bahwa dalam suatu organisasi paling tidak terdapat tiga elemen yang satu sama lainnya sulit untuk dipisahkan , ketiga elemen tersebut diantaranya adalah :

1. Terdiri dari sekelompkok orang

2. Adanya interaksi dan kerja sama

3. Memiliki tujuan bersama.

Dalam pengertian dinamis organisasi dapat diartikan sebagai suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan ( sebagai suatu alat) sedangkan

Organisasi dalam arti statis, merupakan suatu bagan atau rangka berwujud dan bergerak demi tercapainya tujuan bersama (organisasi sebagi wadah)

B. Struktur organisasi :Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem

atau jaringan kerja terhadap tugasa-tugas,sistem pelaporan,dan komonikasi yang menghubungkan secara bersama pekerjaan individual dan kelompok.

Beberapa faktor yang menentukan perancangan suatu struktur organisasi dapat dijelaskan sbb.:

1. Besar kecilnya organisasi (tergantung kebutuhan organisasi, Semakin besar ukuran organisasi , maka struktur organisasi akan semakin komplek)

2. Strategi organisasi (Hasil penelitian Chandler pada perusahaan di amerika , ia menyimpulkan bahwa struktur mengikuti strategi)

3. Teknologi : (Perusahaan yang menggunakan tekonologi moderen akan memerlukan struktur yang komplek dibanding perusahaan dengan teknologi tradisional)

4. Karyawan. (Tingkat kemampuan dan keterampilan yg dimiliki oleh karyawan juga mempengaruhi bentuk struktur dari organisasi)

C. Pemabagian kerja (division of labor)Seluruh tugas unit di pecah dalam beberapa pekerjaan yang lebih

kecil yang berturutan ataun tugas di bagi-bagi dan dikhususkan di antara orang-orang dalam unit itu disebut devision of labor

Hakikat spesialisasi kerja adalah bahwa seluruh pekerjaan tidak dilakukan oleh satu individu melainkan di pecah-pecah menjadi langkah-langkah, dengan setiap langkah diselesaikan oleh orang yang berbeda.

Keuntungan yang diperoleh dari adanya spesialisasi pekerjaan Adalah sebagai berikut :

1. Jika suatu pekerjaan mengandung sedikit tugas , maka kita dapat dengan mudah melatih pengantinya bagi person yg diberhentikan,dipindahkan, atau yang mangkir. Kegiatan pelatihan yang sedikit akan membutuhkan biaya pelatihan yg rendah

2. Apabila suatu pekerjaan hanya memerlukan tugas yg sedikit jumlahnya, maka karyawan dapat menjadi ahli dalam melaksanakan tugas teresebut , keahlian yang tinggi akan menghasilkan mutu output yang tinggi pula.

D. Departementalisasi (Departementalization)

Menggabungkan kembali dan menglompokan menjadi satu pekerjaan individual disebut sebagai departementalisasi. Dalam pengertian yang lain departementalisasi sebagai upaya membagi-bagikan pekerjaan secara fungsional yang mempunyai spesilis tertentu.

Departementalisasi memberikan batasan kekuasaan dan tanggung jawab pada setiap departemen yang akan dibentuk, sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan sesuai dengan pembagian kerja (devision of labor) yang ditetapkan.

Keuntungan lain yang diperoleh dengan adanya departentalisasi adalah adanya kemudahan dalam melaksanakan koordinasi, karena setiap fungsi dan pembagian kerja yang dilakukan telah diberikan fungsi dan ruang lingkup pekerjaan yang jelas.

Praktik departementalisasi sering didasarkan pada berbagai kebutuhan sebagai beikut :

1. Departementalisasi atas dasar teritorial atau wilayah

Yaitu departementalisasi atas dasar penentuan porsi kekuasaan dan operasi daerah atau wilayah-wilayah.

Direktur

Wilayah CWilayah B

Manajer Pemasaran

Wilayah A

Departementalisasi Atas Dasar Wilayah.

Keuntungan dari pengelompokan ini adalah akan memberikan dasar pelatihan bagi tenaga manajerial. Organisasi dapat menempatkan Para manajer di daerah dan kemudian menilai program dan kemajuanMereka dalam daerah geografis tersebut.

Departementalisasi Berdasarkan GeografisGambar :

Manajer Pmasaran PT ABC

Bagian Promosi

Bagian Penjualan

Jakarta Bandung MedanMakasar

GeograpisDepartementalization

2. Departementalisasi atas dasar produksi.Departementalisasi yang didasarkan atas jenis-jenis produk yang

dihasilkan oleh perusahaan. Pada organisasi bisnis besar yang produknya beraneka ragam.

Direktur

Manajer Produk

Divisi Produk B Divisi Produk CDivisi Produk A

Departementalisasi Atas Dasar Produk

Bentuk organisasi ini memungkinkan tenaga kerja untuk Mengem-bangkan seluruh keahliannya dalam riset,membuat, dan mendistribu-Sikan suatu lini produk.

Contoh Departementalisasi Berdasarkan ProdukGambar :Gambar : Direktur Utama PT.

ABC

Manajer keuangan

Bagian Penjualan Bgian Promosi

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran Manajer SDM

Pelatihan & Pengembnag

an

Reklame & Seleksi

Bagian Pergudangan

Bagian Produksi

Mi InstanPasta GigiSabun MandiSusu

ProdukDepartementalization

Contoh Departementalisasi Berdasarkan ProdukGambar :

Direktur Utama PT. CDE

Susu Sabun Mandi Pasta Gigi Mi Instan

Produksi Produksi Produksi Produksi

Pemasaran Pemasaran Pemasaran Pemasaran

KeuanganKeuanganKeuanganKeuangan

SDMSDMSDMSDM

3. Departementalisasi atas dasar pelanggan :Yaitu departementalisasi yang berdasarkan atas penggolongan atau

pembagian kelompok menjadi pelanggan perusahaan atau orang yang membeli barang yang dijual oleh perusahaan.

DIREKTUR

Manajer Pemasaran

Wakil Manajer Produksi

Wakil ManajerProduksi konsum

Wakil manajer

Departementalisasi Atas Dasar PelangganPembentukan departementalisasi atas dasar langganan ini terutamaDi gunakan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatan penjualan atau Pelayanan, dan diperlukan bila suatu divisi menjual sebagian besar Atau semua produknya kepada suatu kelas langganan tertentu.

Departementalisasi Berdasarkan Pelanggan

Bagian Produksi PT ABC

Sabun Mandi Patsal Gigi Mi InstanSusu

Remaja DewasaAnak-anakBayi

customerDepartementalization

4. Depatementalisasi atas dasar fungsi organisasi.Departementalisasi fungsional mengelompokan fungsi-fungsi yang

sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi .

Presiden Direktur

Manajer Keuanga

Manajer Pemasaran

Manajer Produksi

Manajer Personalia

Departementalisasi Atas Dasar Fungsi-fungsi

Individu –individu yang melakukn fungsi yang sama dikelompokan Bersama. Seperti pada fungsi pemasaran, fungsi produk, fungsi perso-Nalia , dan fungsi keuangan.

Contoh Departementalisasi berdasarkan fungsiGambar : Direktur Utama PT.

ABC

Manajer keuangan Manajer SDMManajer PemasaranManajer Produksi

Bagian PromosiBagian penjualan

Bagian Produksi Pelatihan & Pengembangan

Rekrutmen & seleksi

Bagian Pergudangan

FungsionalDepartementazation

E. Kordinasi dan Rentang Kendali

Koordinasi merupakan suatu proses menghubungkan atau mengitegrasikan bagian-bagian dalam organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efektif.Tampa adanya koordinasi yang efektif pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan tidak akan tercapai, mana kala mengejar kepentingan sendiri-sendiri.

Apabiala suatu pekerjaan tergantung pada pekerjaan lain , maka kebutuhan koordinasi akan semakin tinggi, menurut James D. Thomson, terdapat tiga macam saling ketergantungan diantara satuan –satuan organisasi, yaitu :

a) Pooled interdependence (saling ketergantungan yang menyatu)

b) Sequential interdepedence (saling ketergantungan yang berurutan)

c) Reciprocal interdependence (saling ketergantungan timbal balik)

Contoh tiga macam gambar saling ketergantungan

Menurut Jamaes D. Thompson,

Devisi produk

A

Devisi produk

B

Pooled interdependence

Departemen

pembelian

Departemen

produksi

Sequential interdependence

Departemen

pembelian

Departemen

pembelian

Recipocalinterdependence

Saling ketegatnungan yg menyatu

Saling ketergantungan yang berurutan Saling ketegantungan

timbal balik

Rentang kendalil yang efektif :

Rentang kendali (span of control) yang dimaksud disini adalah jumlah karyawan yang melapor langsung pada seorang manajer,

Untuk mengtahui jumlah hubungan potensial, yaitu hubungan yang mungkin terdapat antara seorang manajer dengan bawahan dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut :

R=N (2N +N-1) 2

R= Menujukan jumlah hubunganN= Jumlah bawahan yang ditugaskan pada kelompok komando manajer

Jumlah bawahan 5 orang maka terdapat hubungna potensial sbb :R.=5 (2.5 + 5-1) = 5 (32 +4) = 5=(16+4) = 5(20) =100. 2 2

Lanjutan :Perhitungan diatas mengasumsikan bahwa para manajer harus menghadapi tiga jenis hubungan sebagai berikut :

1) Hubungan tunggal langsung yaitu hubungan yang terjadi antara manajer dan masing-masing bawahan secara individual

2) Hubungan kelompok langsung, jaitu hubungan yang terjadi diantara manajer dan masing-masing permutasi (perubahan urutan dari masing-masing anggota kelompok) dari bawahan.

3) Hubungan silang, yaitu apabila bawahan saling berinteraksi.

F. Setralisasi dan Desentralisai :

Sentralisasi : Merupakan proses pemusatan wewenang dan tanggung jawab kepada manajemen puncak.(untuk keputusan-keputusan penting organisasi tersebut tampa masukan keterlibatan karyawan).

Desetralisasi : semakin karyawan tingkat rendah memberikan masukan atau betul-betul di beri kebebasan untuk mengambil keputusan.

Gibson, dkk melakukan pengamatan hubungan antara empat desain keputusan organisasi , antara lain menyebutkan :

1) Semakin tinggi spesialisasi, semakin besar sentralisasi (hubungan tersebut tetap karena pekerjaan yang sangat terspesialisasi tidak memerlukan kekuasaan wewenang)

2) Semakin sedikit wewenang didelegasikan semakin besar sentralisasi .

3) Semakin besar pemakaian departemen fungsional dan proses semakin besar sentralisasi.

4) Semakin luas rentang kendali, semakin kurang sentlasisasi.

Seberapa jauh tingkat desenralisasi juga dipengaruhi oleh beberapa faktor menurut (Mahduh M. Hanafi) diantaranya.

1. Ukuran organisasi.

2. Lingkungan

3. Karakteristik lain seperti budaya perusahaan, preferen manajemen , kemampuan karyawan, dan biaya keputusan

G. Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

Hubungan funsional dan non fungsional yang terdapat dalam suatu organisasi di lihat dari adanya hubungan kerja yang terbentuk dengan hubungan lalulintas wewenang hak dan tanggung jawab . Dalam hal ini, hubungan kerja tersebut bisa diamati dari struktur organisasi yang bentuknya sebagai berikut :

Struktur organisasi garis DIREKTUR

Wadir Pemasaran

wadirProduksi

WadirKeuangan

Manajer Iklan

Manajer penjuala

n

ManajerAkuntan

si

Manajer Piutang

ManajerPabrik B

ManajerPabrik A

Fungsi yang dibawah adalah fungsi pertanggungan jawab langsung kepada atasan setingkat lebih tinggi

2. Struktur Organisasi FungsionalStruktur organisasi fungsional adalah suatu bentuk susunan organisasi

yg memberikan gambaran bahwa pembagian tugas dan kewenangan di susun menurut fungsi-fungsi pekerjaan tertentu yg dibutuhkan. Pembagian fungsi-fungsi pekerjaan tersebut dijabarkan dan dialokasikan menurut kebutuhan dan ruang lingkup pekerjaan yg ada pada suatu organisasi:

DIREKTUR

Bag. kepegawaianBag PengadaanBag

PerencanaanBag. Teknik

Proyek jembatan Proyek ListrikProye jalan tol

Proses penerimaan perintah

3. Struktur Organisasi Garis dan Staf

Struktur organisasi ini hampir sama dengan struktur organisasi garis. Hanya di dalam terdapat staf ahli, yang berfungsi sebagai penasihat yang memberikan konsultasi mengenai kebijaksanaan dan langkah tertentu atau staf ahli yang berfungsi sebagai pembantu pimpinan perusahaan dalam manajemen:

Direktur

Staf Ahli HukumStaf Ahli Perencanaan

Bagian Pemelihar

aan

Bagian Personalia

Bagian Keuangan

Bagian Pemasaran

Bagia Produksi

4. Struktur Otganisasi Fungsional dan Staf

Yaitu struktur organisasi fungsional sebagaimana disebutkan di muka, ditambah adanya staf ahli yang membnatu pimpinan dalam usaha mengambil kebijaksanaan manajemen perusahaan

Direktur

Staf Ahli

Bag. KepegawaianBag, Teknik Bag.

PerencanaanBag.

Pengadaan

Proyek Jalan Tol

Proyek Jembatan Proyek listrik

5. Struktur Organisasi Proyek.Struktur organisasi proyek disusun atas dasar pembentukan tim-tim

khusus biasanya masing-masing adalah para spesialis yg diperlukan untuk menyelesaikan dan mencapai tujuan-tujuan chusus pula. Pucuk pimpinan dalam operasionalnya memiliki :

Direktur

Manajer Personalia

Manajer Keuangan

Manajer Pemasaran

Manajer Produksi

Manajer Proyek

Produksi

Pemasaran

Personalia

Keuangan

6 .Struktur Organisasi Matrik organisasi matrik adalah organisasi yang susunannya ditandai ada dua

klasifikasi . Pertama Berlaku pada lini pertama dan kedua. yg pelimpahan wewenang bersifat fungsional dan devisional,. Alur wewenang dan pertanggung jawaban bersifat vertikal. Klasifikasi kedua. Berlaku pada lini staf yg berada dibawah , sifat dan alur wewenang serta tanggung jawab adalah vertikal dan horozontal. Artinya, para staf memiliki dua atasan sehingga mereka berada di bawah dua wewenang Presiden Direktur

Manajer Dep

Pembelian

Manajer Dep.

AdminitasLain- lain

Manajer Dep.

Produksi

Manjer Dep

Fungsion

Manajer DEP.

Teknik

Manajer Proyek A

Manajer Proyek B

Manajer Proyek C

Stafteknik

Stafteknik

Stafteknik

StafProd

StafProd

StafProd

StafPem

StafPem

StafPem

StafAdm

StafAdm

StafAdm

Evaaluasi ;

1) Coba saudara tuliskan pengertian mengenai organisasi menurut Chester I Barnard,

2) Coba saudara tuliska tiga elemen organisasi yang satu dengan yang lainnya sangat

sulit sulit untuk dipisahkan (Berkaitan) ?

3) Coba saudara jelaskan beberapa faktor yang menentukan perancangan suatu

struktur organisasi ?

4) Coba saudara jelaskan dua keuntungan yang diperolah dari adanya spesialisasi

pekerjaan ?

5) Coba saudara gambarkan struktur organisasi berdasarkan Departementalisasi atas

dasar fungsi-fungsi

6) Coba saudara gambarkan Struktur organisasi fungsional ?

7) Coba saudara tuliskan dan jelaskan mengenai dentralisasi dan sentralisasi ?