perbandingan insourcing, outsourcing,...
TRANSCRIPT
Tugas Individu
Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
PERBANDINGAN INSOURCING, OUTSOURCING, DAN
CO-SOURCING DALAM IMPLEMENTASI PADA
PERUSAHAAN
Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc
Oleh :
LOVITA P056091561.44
MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2010
INSOURCING
Definisi dari Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan
untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat
karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam
bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary.
Kompensasi diterima dengan mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan
dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atausharing dengan
perusahaan asalnya, atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji
(Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer
pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara
yang sama. Selain itu,Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi
yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada
layanan atau produk tertentu (en.wikipedia.org). Dalam kaitannya dengan TI,
Insourcing atauContracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak
yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan.
Alasan Penggunaan Insourcing
Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing dalam rangka
mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas
denganoutsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa
organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan
pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka
daripada dengan meng-outsourcing-nya (www.outsource2india.com). Sedangkan
menurut Zilmahram (2009), Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai
berikut:
1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan.
2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak
dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.
3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan.
Keuntungan dan Kelemahan dari Insourcing.
Beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing antara
lain :
1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri.
2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan
biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerja outsource.
3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal.
4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan SI.
5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap
SI karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal perusahaan
tersebut.
7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh perusahaan
dengan sistem yang sudah ada.
8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol
keamanan aksesnya (security acces).
9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage)
perusahaan dibandingkan pesaing.
Beberapa kelemahan dengan sistem insourcing, antara lain :
1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya
sangat mahal.
2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus
merancangnya dari awal.
3. Adanya communication gap antara IT Specialist danuser.
4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhanusers sehingga menyulitkan spesialis
TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat
kurang memenuhi kebutuhanuser.
5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi
masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.
6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan
memilikiskill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus
ditanggung sendiri oleh perusahaan.
7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan TI
yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to
date.
OUTSOURCING
Definisi dari Outsourcing menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya
“Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah
pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal
perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak
ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau
fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal.
Outsourcing TI juga dapat diterjemahkan dengan penyediaan tenaga ahli yang
profesional di bidang TI untuk mendukung dan memberikan solusi guna
meningkatkan kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan sering kali suatu
perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga TI yang berkompeten
dalam mengatasi kendala-kendala TI maupun operasional kantor sehari-hari
(www.midas-solusi.com). Jadi,outsourcing adalah pemberian sebagian pekerjaan
yang tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti perkerjaan di sebuah
organisasi/perusahaan ke pihak lain atau pihak ketiga.
Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang
dilakukan dalam lewat cara outsourcing.
Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing.
Alasan Penggunaan Outsourcing
Menurut Rahardjo (2006), outsourcing sudah tidak dapat dihindari oleh
perusahaan. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing, seperti
penghematan biaya (cost saving), perusahaan bisa memfokuskan diri pada
kegiatan utamanya (core business), dan akses pada sumber daya (resources) yang
tidak dimiliki oleh perusahaan.Al asan yang sama juga dikemukakan
dalamwww.outsource2india.com dimana kebanyakan organisasi memilih
outsourcing karena mendapatkan keuntungan dari biaya rendah (lower costs) dan
layanan berkualitas tinggi (high-quality services). Selain itu, outsourcing juga
dapat membantu organisasi dalam memanfaatkan penggunaan sumber daya,
waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga
memungkinkan organisasi untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada
kompetensi inti, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya
secara signifikan. Dengan demikian, organisasi akan merasa outsourcing
merupakan strategi bisnis yang efektif untuk membantu meningkatkan bisnis
mereka. Dalam outsourcing, outsourcer dan mitra outsourcing-nya memiliki
hubungan yang lebih besar jika dibandingkan dengan hubungan antara pembeli
dan penjual. Hal ini dikarenakan outsourcer mempercayakan informasi penting
perusahaan kepada mitra outsourcing-nya. Salah satu kunci kesuksesan dari
outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan jangka panjang (long
term relationship) tidak hanya pada proyek jangka dekat. Alasannya sangat
sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses bisnis dari perusahaan.
Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung kepada outsourcer (Rahardjo,
2006). Saat ini, outsourcing tidak lagi terbatas pada outsourcing layanan TI tetapi
juga sudah merambah ke bidang jasa keuangan, jasa rekayasa, jasa kreatif,
layanan entry data dan masih banyak lagi.
Keuntungan dan Kelemahan dari Outsourcing.
Hal-hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih outsourcing
adalah harga, reputasi yang baik dan pengalaman dari pihak provider outsourcing,
tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider, pengetahuan pihak provider
mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, dan eksistensinya, serta
beberapa faktor pendukung lainnya.
Beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem outsourcing
antara lain :
1. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri
fasilitas SI dan TI.
2. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI.
3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan
mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan
pengerjaannya melaluioutsourcing.
4. Dapat mengeksploitasiskill dan kepandaian dari perusahaanoutsource dalam
mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.
5. Mempersingkat waktu proses karena beberapaoutsourcer dapat dipilih
sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan
perusahaan.
6. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan
arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena
perusahaanoutsource SI pasti memiliki pekerja TI yang kompeten dan
memilikiskill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi
competitive advantage bagi perusahaan outsource.
7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi
Beberapa kelemahan penggunaan sistem outsourcing antara lain :
1. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan
outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang
penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap.
2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang
dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian
kontrak.
3. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem
informasi akan terbentuk.
4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa
dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang
mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
5. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.
6. Perubahan dalam gaya manajemen.
7. Proses seleksi kerja yang berbeda.
8. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan
oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu
diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan
pihak pengembang yang nakal
Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan outsourcing yaitu :
1. Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
2. Memiliki visi dan perencanaan strategis.
3. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
4. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan
antarperusahaan dan pemberi jasa.
5. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik.
6. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok
terkait.
7. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen.
8. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut
karyawan.
SELF-SOURCING
Self-Sourcing merupakan pendekatan dalam proses pengerjaan operasional atau
pengerjaan proyek suatu perusahaan yang dilakukan oleh pihak internal
perusahaan, yaitu para pekerja yang berhubungan dengan proyek yang dikerjakan
dengan kontribusi minim dari spesialis IT, atau mengandalkan keahlian yang
sudah ada. Pekerja IT dalam perusahaan tersebut mengembangkan sistem
informasi yang nantinya akan digunakan oleh perusahaan itu sendiri. Jadi inti
dari self-sourcing adalah pengerjaan suatu proyek dalam hal ini sistem informasi
suatu perusahaan oleh perusahaan itu sendiri, atau secara internal dikembangkan
oleh perusahaan itu sendiri. Proses atau metode perancangan sistem informasi
untuk self-sourcing biasanya menggunakan metode perancangan sistem yang
biasanya melakukan demonstrasi sistem terlebih dahulu pada client (sistem belum
sempurna), yang gunanya untuk mengetahui lebih lagi akan
keinginan client terhadap sistem yang dibuat, sehingga sistem yang tadinya belum
sempurna dapat dikembangkan lagi atau lebih disempurnakan.
Keuntungan dan Kelemahan dari Self-sourcing.
Beberapa keunggulan penggunaan self-sourcing antara lain :
1. Dapat mengatur sendiri atau memutuskan syarat-syarat yang diperlukan untuk
membangun sistem informasi.Karena sistem dibangun oleh pekerja internal
perusahaan dan produknya nanti juga diperuntukkan perusahaan itu sendiri,
maka perusahaan itu punya hak penuh dalam menentukan requirement atau
syarat-syarat atau kebutuhan yang diperlukan dalam mengembangkan sistem
informasi tersebut, sehingga dalam pengelolaannya, manajer perusahaan dapat
mengontrol biaya yang dikeluarkan dalam mengembangkan sistem tersebut.
2. Meningkatkan partisipasi pekerja dan rasa kepemilikan pekerja terhadap
perusahaan.Dengan mempekerjakan pekerja internal perusahaan dalam
mengembangkan sistem, berarti partisispasi pekerja akan meningkat, dan
diharapkan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan semakin meningkat,
walaupun itu belum tentu terjadi.
3. Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi tergolong
cepat. Karena sistem informasi dikembangkan dalam perusahaan itu sendiri,
maka proses pengembangan sistem informasi akan lebih cepat, karena setiap
kebutuhan yang diperlukan oleh pekerja IT mengenai perusahaan akan segera
didapat, juga apabila perusahaan ingin menambahkan sesuatu pada sistem
informasi, perusahaan hanya perlu mengkonfirmasi pekerja IT perusahaan
tersebut, dan pekerja IT akan dapat langsung mengerjakan perubahaanya.
Ada juga beberapa kelemahan penggunaaan self-sourcing :
1. Kurangnya keahlian pekerja IT dalam perusahaan yang menyebabkan sistem
yang dibangun menjadi kurang maksimal.
2. Tidak cukupnya alternatif disain sistem IT menyebabkan tersendatnya
pengembangan sistem ke tahap berikutnya.
3. Dokumentasi yang minim dan kurangnya dukungan dari luar menyebabkan
sistem yang dibangun akan mempunyai umur yang pendek.
CO-SOURCING
Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan
rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan
memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling
pendukung kegiatan masing-masing perusahaan.
Keuntungan dan Kelemahan dari Co-sourcing.
Keunggulan pemilihan co-sourcing sebagai alternatif pengembangan sistem
informasi dalam suatu perusahaan antara lain:
1. Tim berada di bawah arahan dan kontrol langsung perusahaan sehingga kinerja
pihak ketiga dapat langsung diawasi oleh perusahaan.
2. Tim yang dibentuk memiliki standar kualitas tinggi sesuai dengan kebutuhan
baik dari segi kuantitas maupun kualitas.
3. Standar, prosedur dan metodologi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
4. Tim mempunyai sense of ownership and accountable dalam membangun
sistem.
5. Tim merupakan kepanjangan tangan dari perusahaan sehingga kepercayaan
perusahaan dapat dijaga.
6. Pekerjaan yang dilakukan dapat menjadi sarana pembelajaran bagi seluruh
komponen perusahaan.
Beberapa kelemahan pemilihan co-sourcing dalam pengembangan sistem
informasi, yaitu:
1. Kemungkinan akan terbaginya SDM yang memiliki kompetensi dalam fokus
bisnis yang dilaksanakan.
2. SDM dari perusahaan hanya disertakan sampai rancangan penyusunan dan
pengembangan sistem sehingga perusahaan sulit melakukan perbaikan dan
pengembangannya lebih lanjut.
Dari bentuk kontrak diatas outsourcing dapat dikategorikan menjadi 4 macam
yang menurut The Computer Sciences Corporation (CSC) Index adalah sebagai
berikut:
1. Total outsourcing, outsourcing secara total pada seluruh komponen SI
2. Selective outsourcing, outsorcing hanya pada komponen-komponen tertentu
3. Transitional outsourcing, outsourcing yang fokusnya pada pembuatan sistem
baru
4. Transformational outsourcing, outsourcing yang fokusnya pada pembangunan
dan operasional dari sistem baru
DAFTAR PUSTAKA
http://en.wikipedia.org/
http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/sia.sisteminformasi.pdf
http://www.outsource2india.com/why_india/articles/outsourcing-versus-insourcing.asp.
http://www.scribd.com/doc/39417324/Membandingkan-an-Sistem-Informasi-Secara-
Outsourcing-Dan-In-Sourcing
LAMPIRAN
1. http://posmals.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/pengembangan-sistem-
informasi-di-perusahaan-melalui-cosourcing-dan-outsourcing/#comment-7 lovita mengatakan:
Komentar Anda sedang menunggu moderasi.
Desember 3, 2010 pukul 8:30 am
nice post,,sistem yang sekarang banyak digunakan adalah outsourcing,adakah
pertimbangan resiko yang akan timbul dengan penggunaan sistem ini?
terdengar kabar bahwa mulai tahun 2011 sistem tersebut tidak akan diberlakukan
lagi. apakah ada pendapat untuk di’share??
2. http://blog.i-tech.ac.id/zarra/2009/08/10/outsourcing-pengolahan-data/#comment-
91
Lovita // Dec 3, 2010 at 7:36 pm
resiko outsourcing memang sebaiknya ditanggung kedua belah pihak, sy
setuju dengan adany perjanjian untuk saling menjaga rahasia masing-
masing perusahaan, sehingga tidak ada yang merasa dirugikan,betul?!
tentu saja sesuai dengan SOP yang diberlakukan, jadi tidak ada juga pihak
yang tersinggung karena diragukan..
3. http://www1.surya.co.id/v2/?p=4948
4. http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-outsourcing-update-
2010/comment-page-1/#comments
5. http://www.setiabudi.name/archives/1141/comment-page-3#comment-2076
Lovita Your comment is awaiting moderation. December 3rd, 2010 at 16:04
terlihat adanya resiko dalam penggunaan sistem outsourcing, baik bagi pengguna dan penyedia, serta bagi pekerja..adakah solusi untuk mengatasi permasalahan yang sering timbul? jika ada sistem lain yang dapat digunakan dengan meminimalisir resiko??