PENYUSUNAN TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

UNTUK PEMERINTAH KABUPATEN NGAWI

TESIS Karya tulis sebagai salah satu syarat

untuk memperoleh gelar Magister dari

Institut Teknologi Bandung

Oleh

BUDI AGUNG WIBOWO

NIM : 23207303

Program Magister Teknik Elektro

Bidang Khusus Chief Information Officer

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

2009

PENYUSUNAN TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

UNTUK PEMERINTAH KABUPATEN NGAWI

Oleh

BUDI AGUNG WIBOWO

NIM : 23207303

Program Magister Teknik Elektro

Bidang Khusus Chief Information Officer

Sekolah Teknik Elektro dan Informatika

Institut Teknologi Bandung

Menyetujui

Tanggal Maret 2009

Pembimbing

___________________________ (Dr. Ing. Ir. Suhardi)

ii

 

PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS

Tesis S2 yang tidak dipublikasikan terdaftar dan tersedia di Perpustakaan Institut

Teknologi Bandung, dan terbuka untuk umum dengan ketentuan bahwa hak cipta ada

pada pengarang dengan mengikuti aturan HaKI yang berlaku di Institut Teknologi

Bandung. Referensi kepustakaan diperkenankan dicatat, tetapi pengutipan atau

peringkasan hanya dapat dilakukan seizin pengarang dan harus disertai dengan

kebiasaan ilmiah untuk menyebutkan sumbernya.

Memperbanyak atau menerbitkan sebagian atau seluruh tesis haruslah seizin Direktur

Program Pascasarjana, Institut Teknologi Bandung.

iii

 

ABSTRAK Penyusunan Tata Kelola Teknologi Informasi

Untuk Pemerintah Kabupaten Ngawi

Oleh :

Budi Agung Wibowo

NIM : 232 07 303

Pemanfaatan TI di instansi pemerintah sesuai dengan Inpres No 6 tahun 2001 tentang pengembangan dan pendayagunaan telematika di Indonesia dan Inpres No 3 / 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government. Melalui pengembangan e-government dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimasikan pemanfaatan teknologi informasi. Perubahan penyelenggaraan kepemerintahan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi mengalami sejumlah hambatan pada operasionalnya. Secara teknis belum tersedia sarana dan prasarana yang memadai. Sedangkan kendala non teknis antara lain masalah kuantitas dan kualitas SDM, kerangka undang-undang yang akan menjadi pijakan baik secara prinsip maupun operasionalnya belum tersedia, dan struktur organisasi pengelolaan TI yang belum memadai.

Sampai saat ini belum ada dokumen tata kelola TI di Kabupaten Ngawi yang bisa dijadikan panduan untuk pengelolaan TI. Dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Tahun 2006 – 2010, Peraturan Daerah Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Staf Ahli Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah serta Peraturan Daerah Kabupaten Ngawi Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Dan Lembaga Teknis Daerah yang ada baru rencana dan tata kerja Pemerintah Kabupaten Ngawi secara umum, sedangkan untuk pengelolaan TI belum ada landasan kerja yang jelas. Dari dokumen tersebut terlihat bahwa struktur organisasi Kabupaten Ngawi sudah ada dan terdokumentasi dalam bentuk Peraturan Daerah, peran dan tanggung jawab di Kabupaten sudah ada dan terdokumentasi dalam bentuk Peraturan Daerah, pengelola TI di lingkungan Kabupaten Ngawi terletak di Bagian Organisasi yang ada di Sekretariat Daerah tetapi belum ada peraturan yang jelas mengenai hal ini. Penelitian ini mencoba memberikan suatu usulan Tata Kelola TI untuk Pemerintah Kabupaten Ngawi dengan mengacu kepada standar tata kelola COBIT. IT Governance Implementation Guide (ITGI, 2003) memberikan petunjuk mengenai framework atau metoda penyusunan tata kelola TI yang meliputi : menumbuhkan kesadaran manajemen, identifikasi kondisi TI, identifikasi dan pemetaan proses TI, pengukuran nilai dan risiko TI, pemilihan proses TI yang kritikal, pengukuran tingkat kematangan, dan pembuatan dokumen tata kelola.

iv

 

Berdasarkan hasil identifikasi terhadap proses tata kelola TI di Kabupaten Ngawi perlu dilakukan penetapan Kepala Bagian Organisasi sebagai CIO (Chief Information Officer); pembentukan komite strategi TI yang terdiri dari: Bupati, Sekretaris Daerah, Asisten Sekda, Kepala Dinas/Kantor/Badan/Bagian, dan CIO serta Anggota Ahli (bila diperlukan); dan pembentukan komite pengarah TI terdiri dari: Pimpinan dari dinas/kantor/badan yang terkait proyek TI di, CIO, Perwakilan Pengguna, Anggota Ahli (bila diperlukan). Untuk struktur organisasi TI di Instansi Pemerintah yang menghendaki perubahan struktur organisasi biasanya tidak semudah dan secepat di sektor swasta, maka solusi yang dapat ditawarkan adalah mengubah/menambah tugas dan fungsi organisasi TI di Instansi pada struktur organisasi yang sudah ada. Selanjutnya untuk proses tata kelola TI dapat dibuat kebijakan terhadap proses-proses TI yang kritikal bagi Kabupaten Ngawi meliputi: penentuan arahan teknologi, pendefinisian proses organisasi dan hubungan TI mengkomunikasikan tujuan dan arahan manajemen, manajemen sumber daya manusia TI, melakukan pengadaan dan pemeliharaan infrastruktur teknologi, manajemen perubahan, memastikan keberlangsungan layanan, mendidik dan melatih pengguna, serta manajemen data. Penelitian yang lebih lanjut atas penelitian ini diharapkan dapat mendefinisikan ukuran-ukuran performa yang lebih mendetail dari seluruh proses TI COBIT menggunakan teknik IT Balanced Scorecard.

Keyword : Tata Kelola TI, COBIT.

v

 

ABSTRACT Preparation of Information Technology Governance

For the District of Ngawi

By:

Budi Agung Wibowo

NIM: 232 07 303

Utilization of IT in government institutions in accordance with the Presidential Instruction No. 6 of 2001 regarding the development of telecommunications in Indonesia and the Presidential Instruction No. 3 / 2003 on National Policy and Strategy Development of e-Government. Through the development of e-government conducted management systems and processes work in an environment with the government optimize utilization of information technology. Changes in organization governance by using information and communication technology has a number of constraints on operations. Technically is not yet available facilities and infrastructure are adequate. While non-technical constraints, among other issues the quantity and quality of human resources, a framework law that will be footing both principles and operations are not yet available, and the structure of the management of IT organizations that have not been adequate.

There have been no documents in the IT governance of Ngawi Regency can be used as guidelines for the management of IT. In the Medium Term Development Plan Area (RPJMD) Year 2006 - 2010, Rules About Regional Organizations and Regional Governance of the Secretariat, and staff of the Secretariat of the Council of Regional Representatives and Regional Regulation Ngawi About District Organization and Administration of Work Inspectorate Agency, Planning and Regional Development Institute Technical Area , there are only governance plan and work Ngawi District Government in general, and for the management of IT there is no foundation work is clear. Of documents that the organization structure of the District Ngawi existing and documented in the form of Regional Regulation, roles and responsibilities in the District and has been documented in the form of Regional Regulation, the manager in the IT environment Ngawi Regency is located in the Organization of the Regional Secretariat, but not yet have clear rules about this.

This study attempts to provide a proposal for IT Governance Government Ngawi District refers to the standard COBIT governance. IT Governance Implementation Guide (ITGI, 2003) provides guidance on the framework or method of preparation of IT governance which include: awareness of the management, identification of IT condition, identification and mapping of IT process, the measurement of IT value and risk, the selection of critical IT processes, level measurement maturity, and the governance document.

vi

 

Based on the results of the identification process of IT governance in the District Ngawi determination needs to be done as the Head of Organization CIO (Chief Information Officer); the establishment of IT strategy committee, which consists of: Regent, Regional Secretary, Regional Secretary Assistant, Head of Department / Office / Agency / Section, and CIO and Member of the expert staff (if necessary), and the establishment of the committee referrer IT consists of: Head of the office / offices / agencies related projects in IT, CIO, User Representative, Member of the expert staff (if necessary). Organizational structure for IT in the Government Agencies that require changes in organizational structure is usually not as easy and as fast as in the private sector, then the solution that can be offered is to change / add tasks and functions in the IT organization on the organizational structure of institutions that already exist. Next to the process of IT governance can be made to the policy processes critical for the IT Ngawi District include: the determination of landing technology, the definition of IT organization and relationships, and communicate the purpose of the referral management, management of IT human resources, procurement and maintenance to infrastructure, technology, change management, ensure the continuity of service, educate and train the users, and data management. Research that further research on this is expected to define the size-size performance of the play all the COBIT IT processes using the techniques IT Balanced Scorecard. Keyword : IT Governance, COBIT

vii

 

KATA PENGANTAR Dengan memanjatkan puji syukur ke Hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan

taufiq dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tesis ini, penulis

menyadari akan keterbatasan dan pengetahuan yang dimiliki sehingga tesis ini

masih jauh dari sempurna. Namun demikian penulis berharap agar tesis ini dapat

berguna dan bermanfaat bagi kita semua khususnya bagi penulis sendiri. Tak lupa

juga penulis sampaikan terima kasih kepada :

1. Bapak Dr. Ing. Ir. Suhardi selaku dosen pembimbing dan dosen wali

mahasiswa atas kesabaran dalam menghadapi semua hal yang kurang

berkenan dari penulis, mohon maaf pak. Terima kasih atas semua

bimbingan dan nasehatnya serta kesempatan yang bapak berikan untuk

memperbaiki kesalahan yang dilakukan penulis selama penyusunan

tesis.

2. Bapak Dr. Ir. Agung Harsoyo, M.Sc., selaku dosen penguji yang telah

memberikan masukan dan saran.

3. Bapak Ir. Albarda, MT., selaku dosen penguji yang telah memberikan

masukan dan saran

4. Bapak Ir. Arief Syaichu-Rohman, M.Eng.Sc., Ph.D., selaku dosen

penguji yang telah memberikan masukan dan saran.

5. Orang tua tercinta, Ayahanda, Ibunda atas dorongan semangatnya.

6. Bapak-bapak dan Ibu-ibu staf tata usaha Program Studi Magister

Teknik Elektro, atas segala bantuannya pada urusan administrasi selama

proses perkuliahan sampai dengan selesainya tesis ini.

7. DEPKOMINFO atas bantuan Beasiswa Pendidikan Pascasarjana

(BPPs) yang diterima selama pendidikan program magister ini..

8. Bapak/Ibu Pimpinan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Ngawi atas

bantuan dan dukungannya sehingga penulis dapat kuliah dan

menyelesaikan tesis ini.

viii

 

9. Seluruh rekan-rekan pegawai di lingkungan Pemerintah Kabupaten

Ngawi, yang telah membantu dalam penulisan tesis ini.

Semoga budi baik yang telah diberikan mendapat imbalan yang lebih baik

dari Allah S.W.T. amin.

Bandung, 2009

Penulis  

ix

 

DAFTAR ISI

ABSTRAK .............................................................................................. III 

ABSTRACT ............................................................................................... V 

KATA PENGANTAR ............................................................................ VII 

DAFTAR ISI ............................................................................................ IX 

DAFTAR TABEL .................................................................................. XII 

DAFTAR GAMBAR ............................................................................ XIII 

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1 

I.1 LATAR BELAKANG ............................................................................... 1 

I.2 MASALAH PENELITIAN ......................................................................... 3 

I.3 PERTANYAAN PENELITIAN ................................................................... 3 

I.4 TUJUAN PENELITIAN ............................................................................ 4 

I.5 KELUARAN PENELITIAN ....................................................................... 4 

I.6 BATASAN MASALAH ............................................................................ 4 

I.7. SISTEMATIKA PENULISAN .................................................................... 4 

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ................................................................ 6 

II.1 PENGERTIAN TEKNOLOGI INFORMASI (TI) ........................................... 6 

II.2. TATA KELOLA PEMERINTAH ................................................................ 6 

II.3. SISTEM INFORMASI DAN TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI ........ 7 

II.4 TATA KELOLA TI ................................................................................ 9 

II.4.1 Domain Tata Kelola TI ........................................................... 10 

II.4.2 Tujuan Penerapan Tata Kelola TI ........................................... 11 

II.4.3 Pemilihan Framework Tata Kelola TI.................................... 11 

II.5 KERANGKA KERJA COBIT ................................................................ 17 

II.5.1 Definisi ...................................................................................... 17 

II.5.2 Isi Tata Kelola TI ...................................................................... 17 

II.5.2.1 Kepemimpinan .................................................................. 17 

x

 

II.5.2.2 Struktur Organisasi ............................................................ 18 

II.5.2.3 Proses ................................................................................. 19 

II.5.3 Framework Penyusunan Tata Kelola TI ................................... 22 

II.5.4 Template Dokumen Tata Kelola TI .......................................... 22 

II.5.5 Cara Pengukuran Tata Kelola TI............................................... 22 

BAB III PROFIL KABUPATEN NGAWI ........................................... 25 

III.1 PENDUDUK ........................................................................................ 25 

III.2 PERTANIAN ....................................................................................... 26 

III.3 INDUSTRI ........................................................................................ 26 

III.4 EKONOMI ........................................................................................ 27 

BAB IV FRAMEWORK PENYUSUNAN TATA KELOLA TI ........ 28 

IV.1 LANGKAH 1: MENUMBUHKAN KESADARAN MANAJEMEN ................ 30 

IV.2 LANGKAH 2: IDENTIFIKASI KONDISI TI ............................................. 31 

IV.3 LANGKAH 3: IDENTIFIKASI DAN PEMETAAN PROSES TI TERHADAP

PROSES TI COBIT .......................................................... 33 

IV.4 LANGKAH 4: PENGUKURAN NILAI DAN RISIKO TI ............................ 33 

IV.5 LANGKAH 5: PEMILIHAN PROSES TI YANG KRITIKAL ...................... 39 

IV.6 LANGKAH 6: PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN ....................... 42 

IV.7 LANGKAH 7: ANALISIS KESENJANGAN ............................................. 48 

IV.8 LANGKAH 8: PEMBUATAN DOKUMEN TATA KELOLA TI ................... 48 

BAB V ANALISIS PENGELOLAAN TI PEMERINTAH

KABUPATEN NGAWI ...................................................... 54 

V.1 LANGKAH 1: MENUMBUHKAN KESADARAN MANAJEMEN ................. 54 

V.2 LANGKAH 2: IDENTIFIKASI KONDISI TI KABUPATEN NGAWI ............. 55 

V.3 LANGKAH 3: IDENTIFIKASI DAN PEMETAAN PROSES TI TERHADAP

PROSES TI COBIT .......................................................... 64 

V.4 LANGKAH 4: PENGUKURAN NILAI DAN RISIKO TI ............................. 66 

V.5 LANGKAH 5: PEMILIHAN PROSES TI YANG KRITIKAL ........................ 80 

V.6 LANGKAH 6: PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN ........................ 91 

xi

 

V.7 LANGKAH 7 MENENTUKAN TARGET KEMATANGAN DAN ANALISIS

GAP PROSES TI ............................................................. 101 

V.8 LANGKAH 8 :PEMBUATAN DOKUMEN TATA KELOLA TI .................. 101 

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN................................................ 110 

VI.1 KESIMPULAN................................................................................... 110 

VI.2 SARAN ...................................................................................... 111 

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................. 112 

LAMPIRAN A

DOKUMEN TATA KELOLA TI UNTUK KABUPATEN

NGAWI .............................................................................. 114 

LAMPIRAN B : PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN

PROSES TI ........................................................................ 162 

xii

 

DAFTAR TABEL

Tabel II.1 Perspektif sistem informasi ..................................................................... 8

Tabel II.2 Tabel penilaian standard untuk memilih acuan ..................................... 12

Tabel II.3 Pemetaan COBIT-AS8015-ISO38500 .................................................. 14

Tabel II.4 parameter pengukuran tingkat kematangan ........................................... 23

Tabel IV. 1 Contoh Daftar Dokumen Yang Perlu Dikumpulkan ........................... 32

Tabel IV. 2 Penilaian untuk Nilai TI ...................................................................... 34

Tabel IV. 3 Pengukuran Nilai TI............................................................................ 34

Tabel IV. 4 Pengukuran Risiko .............................................................................. 37

Tabel IV. 5 Nilai Untuk Analisis Kontrol Kunci ................................................... 39

Tabel IV. 6 Tabel Pengukuran Nilai dan Risiko TI ............................................... 40

Tabel IV.7 Format Kebijakan ................................................................................ 49

xiii

 

DAFTAR GAMBAR

Gambar II.1 perspektif sistem informasi ...................................................................... 8

Gambar II.2 Proses-Proses TI COBIT. ..................................................................... 21

Gambar IV.1. Road Map IT Governance Implementation Guide .............................. 28

Gambar IV.2 Framework Penyusunan Tata Kelola TI Pemerintahan ....................... 29

Gambar V.1 Struktur organisasi yang berkaitan dengan TI ....................................... 58

Gambar V.2 Struktur organisasi Pemerintah Kabupaten Ngawi ............................... 59