universitas indonesia pengukuran tingkat kapabilitas tata kelola teknologi informasi berdasarkan

UNIVERSITAS INDONESIA

PENGUKURAN TINGKAT KAPABILITAS TATA KELOLA

TEKNOLOGI INFORMASI BERDASARKAN COBIT 5 :

STUDI KASUS PUSAT DATA DAN INFORMASI (PUSDATIN)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI)

KARYA AKHIR

AMHAR DAVI DEWANTARA

1206337910

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI

JAKARTA

JULI 2015

Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015

UNIVERSITAS INDONESIA

PENGUKURAN TINGKAT KAPABILITAS TATA KELOLA

TEKNOLOGI INFORMASI BERDASARKAN COBIT 5 :

STUDI KASUS PUSAT DATA DAN INFORMASI (PUSDATIN)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI)

KARYA AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

Magister Teknologi Informasi

AMHAR DAVI DEWANTARA

1206337910

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI

JAKARTA

JULI 2015


ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri,

dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk

telah saya nyatakan dengan benar.

Nama : Amhar Davi Dewantara

NPM : 1206337910

Tanda Tangan :

Tanggal : 23 Juni 2015


iii

HALAMAN PENGESAHAN

Karya Akhir ini diajukan oleh:


NPM : 1206337910

Program Studi : Magister Teknologi Informasi

Judul Karya Akhir : Pengukuran Tingkat Kapabilitas Tata Kelola Teknologi

Informasi Berdasarkan COBIT 5: Studi Kasus Pusat Data

dan

Informasi (PUSDATIN) Arsip Nasional Republik

Indonesia

(ANRI)

Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai

bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi

Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu

Komputer, Universitas Indonesia.

DEWAN PENGUJI

Pembimbing I : Bob Hardian, Ph.D. (.............................)

Pembimbing II : Gladhi Guardin, M. Kom. (.............................)

Penguji : Setiadi Yazid, Ph.D. (.............................)

Penguji : Rizal Fathoni Aji, M.Kom. (.............................)

Ditetapkan di : Jakarta

Tanggal : 6 Juli 2015


iv

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi ALLAH SWT atas berkat rahmat-Nya, penulis berhasil

menyelesaikan Karya Akhir yang berjudul ”Pengukuran Tingkat Kapabilitas Tata

Kelola Teknologi Informasi Berdasarkan COBIT 5: Studi Kasus Pusat Data dan

Informasi (PUSDATIN) Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)”. Karya

Akhir ini berisikan mengenai pengukuran tingkat kapabilitas tata kelola TI dan

rekomendasi perbaikan di Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN) Arsip Nasional

Republik Indonesia (ANRI).

Penulis menyadari sangatlah sulit menyelesaikan penelitian ini tanpa bantuan dan

bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu, saya mengucapkan terima kasih

sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Bob Hardian, Ph.D selaku pembimbing yang telah mengarahkan

dan membimbing penulis dengan penuh kesabaran selama mengerjakan

karya akhir ini.

2. Bapak Gladhi Guardin, M.Kom selaku pembimbing yang telah

mengarahkan dan membimbing penulis dengan penuh kesabaran selama

mengerjakan karya akhir ini.

3. Bapak Setiadi Yazid, Ph.D dan Bapak Rizal Fathoni Aji, M.Kom selaku

penguji yang juga memberikan arahan dan masukan bagi penulis.

4. Bapak Widarno, SH, MH selaku Kepala Pusat Data dan Informasi

(PUSDATIN) Arsip Nasional Republk Indonesia (ANRI) yang telah

menjadi narasumber dan memberikan masukan dalam penyusunan Karya

Akhir ini.

5. Bapak Gurandhyka, S.IP selaku Kepala Bidang Pengelolaan Data dan

Informasi di Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN) Arsip Nasional

Republik Indonesia (ANRI) yang telah menjadi narasumber dan

memberikan penjelasan yang berguna dalam penyusunan Karya Akhir ini.

6. Bapak Ir. Suryana, selaku Kepala Bidang Pengelolaan Perangkat TIK dan

Sistem Informasi Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN) Arsip Nasional


v

7. Republk Indonesia (ANRI), yang telah menjadi narasumber dan

memberikan penjelasan yang berguna dalam penyusunan Karya Akhir ini.

8. Bapak Drs. Muhammad Rustam, selaku Arsiparis Madya Pusat Sistem dan

Jaringan Informasi Kearsipan Nasional Arsip Nasional Republk Indonesia

(ANRI) yang telah menjadi narasumber dan memberikan penjelasan yang

berguna dalam penyusunan Karya Akhir ini.

9. Saudara Rizal selaku pegawai Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN)

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang telah banyak membantu

keperluan penulis di tempat studi kasus Karya Akhir ini.

10. Orang Tua dan seluruh keluarga tercinta yang telah mendukung dan

memberikan semangat kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan

Karya Akhir ini.

11. Teman-teman MTI-UI 2012 FA, yang telah banyak membantu dan

memberikan dukungan.

Penulis berharap semoga Karya akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan untuk

pengembangan ilmu pengetahuan.

Jakarta, 12 Juni 2015

Penulis


vi

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di

bawah ini:


NPM : 1206337910


Fakultas : Ilmu Komputer

Jenis Karya : Karya Akhir

demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada

Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusice Royalty-

Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:

Pengukuran Tingkat Kapabilitas Tata Kelola Teknologi Informasi

Berdasarkan COBIT 5: Studi Kasus Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN)

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan), Dengan Hak Bebas Royalti

Noneksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan,

mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database).

Merawat, dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa meminta izin dari saya

selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai

pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di : Jakarta

Pada tanggal : 23 Juni 2015

Yang menyatakan

Amhar Davi Dewantara


vii Universitas Indonesia

ABSTRAK



Judul : Pengukuran Tingkat Kapabilitas Tata Kelola

Teknologi Informasi Berdasarkan COBIT 5: Studi

Kasus Pusat Data danInformasi (PUSDATIN)


Karya akhir ini membahas tentang pentingnya tata kelola teknologi informasi, tata

kelola teknologi informasi di butuhkan karena teknologi informasi (TI)

merupakan pendorong utama proses transformasi bisnis. Untuk mendorong proses

transformasi bisnis, diperlukan adanya tata kelola teknologi informasi yang baik

pada suatu organisasi tidak hanya dari segi perencanaan, pengorganisasian,

pengadaan, implementasi, pengawasan sampai penilaian tapi menggabungkan TI

dalam fungsi organisasi agar organisasi tersebut dapat berjalan secara optimal.

Penelitian ini bertujuan mengukur tingkat kapabilitas tata kelola TI di Pusat Data

dan Informasi (Pusdatin) Arsip Nasional Republik (ANRI). Kerangka kerja yang

digunakan adalah Process Assesment Model (PAM) COBIT 5 dengan

menggunakan data primer yang didapat dari wawancara dan kuisioner serta data

sekunder dari observasi lapangan dan dokumen organisasi. Hasil pengukuran

tingkat kapabilitas proses tata kelola TI di ANRI, sebagian besar masih berada

pada kapabilitas level 0 dan tingkat kapabilitas yang diharapkan adalah level 3.

Rekomendasi perbaikan proses mengacu pada best practice yang disarankan

COBIT 5.

Kata kunci : Tata Kelola Teknologi Informasi, COBIT 5, ANRI, Tingkat

Kapabilitas.


viii Universitas Indonesia

ABSTRACT

Name : Amhar Davi Dewantara

Study program : Master of Information Technology

Title : Measurement of Capability Level Information

Technology Governance Based on COBIT 5: Case

Study Data and Information Centre (PUSDATIN)


This thesis discusses the importance of information technology (IT) governance,

information technology governance is needed because information technology

(IT) is a key driver of business transformation process. To encourage the process

of business transformation, IT governance is necessary for good information on an

organization not only in terms of planning, organizing, procurement,

implementation, monitoring to assessment but combines the functions of IT

within the organization so that the organization can run optimally. This study aims

to measure the level of IT governance capabilities at the Center for Data and

Information (Media Centre) Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). The

framework used is the Process Assessment Model (PAM) COBIT 5 by using

primary data obtained from interviews and questionnaires, and secondary data

from field observations and document organization. Measurement results of

process capability level of IT governance in ANRI, largely remained on the

capabilities of level 0 and level of capability that is expected to level 3.

Recommendation improvement process refers to the recommended best practice

COBIT 5.

Keywords: Information Technology (IT) Governance, COBIT 5, ANRI,

Capability level.


ix Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ............................................ ii

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... iii

KATA PENGANTAR ....................................................................................... iv

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS .......................... vi

ABSTRAK ......................................................................................................... vii

ABSTRACT ....................................................................................................... viii

DAFTAR ISI ...................................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xii

DAFTAR TABEL ............................................................................................. xiii

BAB I .................................................................................................................. 1

PENDAHULUAN .............................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang .............................................................................................. 1

1.2 Perumusan Masalah ...................................................................................... 4

1.2.1 Pertanyaan Penelitian ................................................................................. 6

1.3 Tujuan Penelitian .......................................................................................... 6

1.4 Manfaat Penelitian ........................................................................................ 6

1.5 Ruang Lingkup Penelitian ............................................................................. 6

BAB II ................................................................................................................ 7

LANDASAN TEORI .......................................................................................... 7

2.1 Tata Kelola TI ............................................................................................... 7

2.1.1Pentingnya Tata Kelola TI .......................................................................... 8

2.1.2 Prinsip KeputusanTata Kelola TI ............................................................... 8

2.2 Sistem danTransaksi Elektronik, Penyelenggara Sistem Elektronik ............ 9

2.3 Sistem Elektronik ANRI .............................................................................. 9

2.4 PeraturanPemerintah No.82 Tahun 2012 ...................................................... 10

2.5 COBIT ........................................................................................................... 13

2.5.1 COBIT 5 ..................................................................................................... 14

2.5.2 Proses Penilaian COBIT 5 ......................................................................... 15


x Universitas Indonesia

2.5.2.1 Dimensi Proses COBIT 5 ........................................................................ 18

2.5.2.2 Dimensi Kapabilitas COBIT 5 ................................................................ 15

2.5.3 Perbandingan COBIT 5 dengan standar/kerangka kerja lain ..................... 22

2.6 Penelitian Tindakan ....................................................................................... 23

2.6.1 Jenis Penelitian Tindakan ........................................................................... 24

2.7 Matriks Prioritas ............................................................................................ 25

2.8 Penelitian Terdahulu ..................................................................................... 25

2.9 Kerangka Teoritis .......................................................................................... 29

BAB III ............................................................................................................... 31

METODOLOGI PENELITIAN .......................................................................... 31

3.1 Langkah-Langkah Penelitian ........................................................................ 32

BAB IV ............................................................................................................... 35

PROFIL ORGANISASI ...................................................................................... 35

4.1 Visi ANRI ..................................................................................................... 35

4.2 Misi ANRI ..................................................................................................... 36

4.3 Tujuan ANRI ................................................................................................. 36

4.4 Sasaran Strategis ANRI................................................................................. 37

4.5 Tugas dan Fungsi ANRI................................................................................ 39

4.6 Pusdatin ANRI .............................................................................................. 40

BAB V ................................................................................................................. 44

ANALISIS DAN PEMBAHASAN .................................................................... 44

5.1 Identifikasi permasalahan secara umum pada PUSDATIN ANRI ............... 44

5.2 Identifikasi permasalahan terkait pasal 16 PP No. 82 Tahun 2012............... 45

5.3 Pemetaan permasalahan kedalam proses COBIT 5 ...................................... 45

5.4 Pengukuran Tingkat Kapabilitas ................................................................... 53

5.5 Pembahasan hasil pengukuran kapabilitas proses COBIT 5 ......................... 55

5.6 Rangkuman hasil pengukuran kapabilitas proses COBIT 5 ......................... 85

5.7 Penentuan Gap ............................................................................................. 88

5.8 Penentuan Prioritas Proses ............................................................................ 89

5.8.1 Menentukan kriteria prioritas ..................................................................... 90

5.8.2 Menentukan bobot kriteria ......................................................................... 90

5.8.3 Membuat dan mengukur matriks pemilihan prioritas ................................ 91


xi Universitas Indonesia

5.9 Rekomendasi perbaikan ................................................................................ 93

5.9.1 Rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan level 0 ke level 1 ............... 93



5.9.4 Rekomendasi kepatuhan pelaksanaan aktifitas perbaikan ......................... 101

BAB VI ............................................................................................................... 102

6.1 Kesimpulan ................................................................................................... 102

6.2 Saran .............................................................................................................. 103

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 104

LAMPIRAN I .................................................................................................... 105

LAMPIRAN II ................................................................................................... 109

LAMPIRAN III ................................................................................................. 111

LAMPIRAN IV ................................................................................................. 117

LAMPIRAN V ................................................................................................... 118


xii Universitas Indonesia

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Diagram Tulang Ikan ........................................................................ 5

Gambar 2.1 Sejarah Kerangka Kerja Bisnis berdasarkan ISACA ........................ 14

Gambar 2.2 Prinsip COBIT................................................................................... 12

Gambar 2.3 Area domain dan proses pada COBIT 5............................................ 16

Gambar 2.4 Tingkat Kapabilitas dan Atribut Proses COBIT 5 ............................ 18

Gambar 2.5 Pemeringkatan kapabilitas proses COBIT ........................................ 21

Gambar 2.6 Perbandingan COBIT 5 dengan standar lain ..................................... 24

Gambar 2.7 Kerangka Tata Kelola TI ................................................................... 23

Gambar 2.8 Kerangka Teoritis .............................................................................. 29

Gambar 3.1 Langkah-langkah Penelitian .............................................................. 31

Gambar 4.1 Struktur Organisasi ANRI ................................................................. 40

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Pusat Data dan Informasi ANRI ....................... 42


xiii Universitas Indonesia

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 PP No. 82 Tahun 2012 Pasal 12-17 .................................................... 10

Tabel 2.2 Perbandingan kerangka kerja tata kelola TI ........................................ 22

Tabel 2.3 Perbandingan Penelitian Sebelumnya ................................................. 26

Tabel 5.1 Pemetaan permasalahan terhadap proses COBIT 5 ............................ 46

Tabel 5.2 Deskripsi proses COBIT 5 yang terpilih ............................................. 50

Tabel 5.3 Hasil pengukuran proses EDM01 ....................................................... 56

Tabel 5.4 Pencapaian tingkat kapabilitas EDM01 .............................................. 56






Tabel 5.10 Pencapaian tingkat kapabilitas EDM05 ............................................ 60

Tabel 5.11 Hasil pengukuran proses APO01 ...................................................... 61

Tabel 5.12 Pencapaian tingkat kapabilitas APO01 ............................................. 61













Tabel 5.25 Hasil pengukuran proses BAI01 ....................................................... 70

Tabel 5.26 Pencapaian tingkat kapabilitas BAI01 .............................................. 71



xiv Universitas Indonesia












Tabel 5.39 Hasil pengukuran proses DSS01 ....................................................... 82

Tabel 5.40 Pencapaian tingkat kapabilitas DSS01 .............................................. 82

Tabel 5.41 Hasil pengukuran proses DSS04 ....................................................... 83

Tabel 5.42 Pencapaian tingkat kapabilitas DSS04 .............................................. 84

Tabel 5.43 Hasil pengukuran proses MEA01 ..................................................... 85

Tabel 5.44 Pencapaian tingkat kapabilitas EDM01 ............................................ 85

Tabel 5.45 Rangkuman hasil pengukuran kapabilitas proses-prosea COBIT 5.. 86

Tabel 5.46 Nilai kesenjangan tingkat kapabilitas .............................................. 88

Tabel 5.47 Kriteria Pemilihan Prioritas .............................................................. 90

Tabel 5.48 Pembobotan untuk kriteria ................................................................ 91

Tabel 5.49 Hasil Pengukuran Prioritas Proses COBIT ....................................... 91


1 Universitas Indonesia

BAB I

PENDAHULUAN

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai latar belakang, permasalahan penelitian,

ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian.

1.1 Latar Belakang

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan salah satu lembaga

pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas pemerintahan dibidang

kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, disebutkan

bahwa ANRI mempunyai tugas yang sangat penting dalam penyelenggaraan

pemerintahan karena arsip memiliki fungsi yang sangat vital sebagai memori

kolektif bangsa dan berperan sebagai pembina kearsipan nasional. Dalam upaya

mengembangkan dan melestarikan memori itu, ANRI berupaya mengembangkan

dan melestarikan ‘ingatan’ dalam bentuk arsip, baik arsip kertas maupun arsip

media baru. Dalam rangka mencapai tujuan ANRI, teknologi informasi (TI)

informasi publik. Seiring dengan makin berkembangnya teknologi informasi

maka diperlukan adanya pengelolaan teknologi informasi yang baik yang

menjamin efisiensi dan pencapaian kualitas layanan yang baik organisasi.

Pengelolaan TI yang baik dibutuhkan karena TI memberi dampak penting bagi

organisasi dalam pencapaian visi, misi dan tujuan stratejik. Tujuan organisasi

dapat tercapai jika rencana dan strategi TI diimplementasikan selaras dengan

rencana dan strategi organisasi. Untuk itu diperlukan adanya tata kelola TI

diharapkan meningkatkan efisiensi kegiatan operasional dan mutu pelayanan

kepada masyarakat.

Saat ini ANRI menggunakan TI dalam sistem elektronik untuk penyelenggaraan

kearsipan dan pelayanan untuk memastikan dan menjamin tercapainya

keselarasan antara rencana dan strategi TI dengan strategi organisasi.


2

Universitas Indonesia

Pengelolaan TI di ANRI saat ini dilakukan oleh Pusat Data dan Informasi

(PUSDATIN), PUSDATIN sendiri berada dibawah Deputi Bidang Informasi dan

Pengembangan Sistem Kearsipan. PUSDATIN berdasarkan PERKA ANRI No.

14 Tahun 2014 mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan

kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan, dan pengendalian di bidang

data dan informasi. PUSDATIN ANRI sebagai unit khusus yang bertanggung

jawab mengelola TI dan mengawasi layanan TI di ANRI diharapkan dapat

menerapkan tata kelola TI sesuai dengan panduan dan regulasi yang ada.

Berdasarkan wawancara Kepala Pusat Data dan Informasi ANRI dan Kepala

Bidang Pengelolaan Data dan Informasi dinyatakan saat ini PUSDATIN ANRI

belum menerapkan tata kelola TI sesuai dengan panduan dan regulasi yang ada.

Masih banyak terdapat permasalahan terkait pelayanan dan implementasi

teknologi informasi di PUSDATIN ANRI. Permasalahan tersebut terlihat dari

belum adanya rencana strategis pengembangan TI (rencana induk TIK ANRI)

atau master plan, dengan tidak adanya pengarah teknologi atau pengarah

pemanfaatan TI di ANRI berdampak pada pengembangan TI di ANRI menjadi

tidak terencana dan tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi. Pengadaan sumber

daya TI seperti infrastruktur menjadi sporadis, tidak ada standar penggunaan

perangkat keras di ANRI, tidak terstruktur sehingga tidak melengkapi suatu

rencana jangka panjang dan dari sisi aplikasi masih dibangun secara parsial (stand

alone) banyak sistem-sistem informasi di ANRI yang platform-nya berbeda-beda

dan tidak terintegrasi dan juga berefek pada pengembangan terkait kebutuhan

sumber daya manusia menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Dalam hal penyelenggaraan kegiatan operasional juga belum ada SOP (standard

operating procedure) baik dalam hal pengembangan dan pemeliharaan sehingga

dampaknya dan pengukuran kinerja menjadi sulit karena untuk setiap step tidak

jelas siapa pelaksana dan waktu yang diselesaikan untuk menindaklanjuti suatu

pekerjaan sehingga menyebabkan layanan terganggu/terlambat dan kinerja pun

sulit pengukurannya.

Sumber daya manusia (SDM) TI ANRI belum cukup dari sisi kualitas karena

kemampuan SDM yang tidak merata sehingga seringkali kewalahan dalam


3


pengembangan suatu sistem informasi yang serentak. SDM TI berjumlah 23 orang

tapi untuk kebutuhan dalam hal kemampuan yang spesifik masih satu-persatu. Hal

ini menyebabkan sulit menyusun suatu perencanaan sistem informasi yang baik,

tidak saja perencanaan tapi pengembangan dan pengadaan karena analisis dan

segala macam tidak akan lengkap jika kualitas SDM tidak mumpuni. Akibatnya

mempengaruhi dukungan terhadap unit kerja karena hanya mengandalkan orang-

orang tertentu saja yang mampu, jadi layanan kepada client, layanan kepada unit

kerja menjadi lemah terlebih jika yang berkemampuan khusus mendapat

penugasan keluar, cuti atau sakit.

ANRI saat ini belum mempunyai dokumen change management system sebagai

mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan dan kejelasan prosedur

pedoman pelaksanaaan sehingga pengalaman kegagalan implementasi sistem

informasi kearsipan sebelumnya dimana timbul resistensi dari pegawai (user)

terhadap perubahan budaya kerja secara konvensional ke budaya kerja yang

memaksimalkan pemanfaatan teknologi.

Dari sisi perencanaan keberlangsungan penyelenggaraan sistem elektronik, ANRI

belum mempunyai data center yang memenuhi standar akibatnya banyak server-

server yang tersebar dan dikelola oleh unit masing-masing sehingga menyulitkan

integrasi sistem secara utuh di ANRI. Selain itu ANRI juga belum memiliki

dokumen business continuity planning, yang memiliki resiko jika kesepakatan

kerja sama dengan TELKOM yang mengelola disaster recovery center (DRC)

berakhir dan tidak berlanjut, sementara lain disisi yang sistem harus berjalan terus

maka ANRI harus memigrasikan data-data tersebut ke suatu data center yang

dikelola oleh ANRI atau data center lainnya dimana ANRI bekerja sama dengan

pihak ketiga.

Permasalahan terkait perencanaan dan operasional diatas merupakan indikasi

adanya masalah di dalam tata kelola TI. Tata kelola TI bagi penyelenggaraan

sistem elektronik untuk pelayanan publik telah diatur dalam Peraturan Pemerintah

No. 82 tahun 2012 tentang penyelenggaraan sistem dan transaksi elektronik. Pasal

16 ayat 1 berbunyi “Penyelenggara Sistem Elektronik untuk pelayanan publik

wajib menerapkan tata kelola yang baik dan akuntabel”. Pasal 16 ayat 2

disebutkan 5 (lima) persyaratan minimum tata kelola yang baik dan akuntabel.


4


Dari hasil wawancara didapatkan informasi bahwa ANRI belum dapat memenuhi

beberapa persyaratan yang ditetapkan pada regulasi tersebut.

Untuk mengetahui sejauh mana tingkat pengelolaan proses-proses TI dan

pemenuhan kepatuhan terhadap peraturan dan peningkatan kualitas

penyelenggaraan sistem elektronik di ANRI, maka dilakukan penelitian yang akan

mengukur sejauh mana tingkat kapabilitas proses TI yang ada. Pengukuran

kapabilitas dilakukan dengan melihat permasalahan TI di ANRI secara umum dan

tuntutan peraturan tentang tata kelola sistem elektronik yang harus dipenuhi oleh

ANRI berdasarkan PP No. 82 tahun 2012.

Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah dari hasil pengukuran

tingkat kapabilitas tata kelola TI di PUSDATIN ANRI akan didapatkan

rekomendasi aktivitas perbaikan bagi peningkatan tata kelola teknologi informasi

dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh PUSDATIN ANRI

sehingga mampu memenuhi kebutuhan bisnis strategi organisasi dan

memudahkan akses informasi melalui TI bagi pemangku kepentingan dan

masyarakat. Kerangka kerja yang digunakan dalam penelitian ini sebagai alat

bantu dalam pengukuran kapabilitas organisasi serta merancang rekomendasi

aktivitas perbaikan tata kelola TI di PUSDATIN ANRI adalah COBIT 5 Process

Assesment Model (PAM).

1.2 Perumusan Masalah

Dari penjelasan latar belakang dapat disimpulkan bahwa pengelolaan TI di ANRI

secara umum masih belum cukup baik. Hal ini dilihat dari :

Belum ada rencana strategis pengembangan TI di ANRI (rencana induk TIK

ANRI) sehingga berdampak pada pengembangan TI di ANRI menjadi tidak

terencana dan tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Belum terpenuhi persyaratan minimum tata kelola sistem elektronik untuk

pelayanan publik sesuai dengan PP No. 82 Tahun 2012, berupa belum adanya

business continuity plan, dokumen change management system dan belum

lengkapnya SOP atau prosedur dalam penyelenggaraan sistem elektronik.

Inisiatif investasi TI masih ada di unit kerja substantif, setiap unit dapat

mengagendakan pembuatan aplikasi sistem informasi dan pengadaan perangkat


5


TI sehinggga berdampak pada terdapat berbagai platform yang menyulitkan

integrasi sistem di ANRI.

Kualitas sumber daya manusia TI belum cukup memenuhi kebutuhan

organisasi.

PUSDATIN ANRI masih dalam tahap transisi.

Fokus prioritas pengembangan kearsipan yaitu diharapkan mengembangkan

manajemen arsip/dokumen negara yang modern berbasis teknologi

informasi dan komunikasi. Pasal 16 ayat 1 PP No. 82 Tahun 2012 juga

disebutkan bahwa tata kelola sistem elektronik yang baik mencakup proses

perencanaan, pengoperasian, pemeliharaan dan pendokumentasian. Penjabaran

diatas merupakan indikasi adanya masalah pada proses tata kelola TI di Arsip

Nasional Republik Indonesia (ANRI), sehingga diperlukan penelitian untuk

mengukur kapabilitas tata kelola TI yang mampu memberikan gambaran kondisi

saat ini dan solusi untuk peningkatan kinerja tata kelola TI di ANRI.

Berangkat dari fakta di atas, dilakukan analisis yang dilakukan dengan bantuan

diagram sebab dan akibat (fish bone) yang dapat diamati pada gambar di bawah

ini.

Gambar 1.1 Diagram Tulang Ikan

Belum memenuhi persyaratan minimum tata kelola sistem elektronik berdasarkan PP No. 82 tahun 2012

Pengelolaan TI di

ANRI belum

sesuai panduan

dan regulasi

Kebijakan Proses

Sumber Daya Manusia Prasarana

SOP-SOP

pengembangan dan

pemeliharaan

belum ada

Belum ada Rencana Induk TIK ANRI

Inisiatif investasi TI

masih ada di unit

kerja substantif

Terdapat berbagai

platform yang

menyulitkan

integrasi sistem

Belum memiliki data

center yang standar

Belum ada dokumen change management system

Belum ada dokumen business continuity planning

Sumber daya manusia TI belum cukup dari sisi kualitas

Masih dalam tahap transisi

Belum mengetahui kondisi tata kelola TI saat ini


6


1.2.1 Pertanyaan Penelitian

Berangkat diagram tulang ikan (fishbone), kita dapat menyimpulkan sebuah

research question sebagai berikut:

“Sejauh mana tingkat kapabilitas tata kelola teknologi informasi di Pusat

Data dan Informasi (PUSDATIN) Arsip Nasional Republik Indonesia

(ANRI) serta rekomendasi perbaikan apa yang dapat diberikan?”

1.3 Tujuan Penelitian

Berdasarkan pertanyaan penelitian diatas, tujuan yang ingin dicapai dalam

penelitian karya akhir ini adalah :

1. Mengukur tingkat kapabilitas tata kelola teknologi informasi di ANRI.

2. Memberikan rekomendasi perbaikan tata kelola teknologi informasi dalam

menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh ANRI.

1.4 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diharapkan penulis bagi organisasi terkait dari penelitian ini

adalah :

1. Membantu manajemen organisasi menentukan langkah-langkah yang akan

diambil untuk melakukan perbaikan-perbaikan dalam penerapan proses tata

kelola teknologi informasi.

2. Manfaat akademis yaitu menjadi tambahan referensi untuk penelitian

selanjutnya mengenai pengukuran kapabilitas tata kelola TI menggunakan

COBIT 5 Process Assesment Model (PAM).

1.5 Ruang lingkup penelitian

Agar penelitian yang dilakukan sesuai terhadap tujuan yang ingin dicapai maka

ruang lingkup penelitian ini adalah difokuskan pada pengukuran kapabilitas tata

kelola teknologi informasi menggunakan kerangka kerja COBIT 5 Process

Assesment Model (PAM) dan dilakukan di Pusat Data dan Informasi

(PUSDATIN) Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).



BAB II

LANDASAN TEORI

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai studi literatur yang berkaitan dengan

pertanyaan penelitian mengenai tata kelola teknologi informasi, peraturan

pemerintah No.82 tahun 2012 Pasal 12-17, framework COBIT 5, analisa

penelitian terdahulu dan kerangka teoritis.

2.1 Tata Kelola Teknologi Informasi

Berikut ini dijelaskan defenisi tata kelola teknologi informasi dan pentingnya tata

kelola teknologi informasi bagi organisasi.

“Specifying the decision rights and accountability framework to encourage

desirable behaviour in the use of IT” (Weill & Ross, 2004). Weill & Ross

mendefenisikan tata kelola teknologi informasi sebagai menentukan keputusan

spesifik dan kerangka kerja organisasi yang akuntabel untuk mengarahkan

perilaku yang diinginkan dalam penggunaan teknologi informasi dengan

menegaskan pada siapa yang secara sistematis membuat dan berkontribusi pada

keputusan tersebut.

“IT Governance is the organisational capacity exercised by the board, executive

management and IT management to control the formulation and implementation

of IT strategy and in this way ensure the fusion of bussiness and IT” (Van

Grembergen, 2004). Menurut Van Grembergen tata kelola teknologi informasi

sebagai penilaian kapasitas organisasi yang dilakukan oleh manajemen eksekutif,

dewan direksi dan manajemen teknologi informasi untuk mengontrol formulasi

dan implementasi strategi teknologi informasi dan memastikan sesuai dengan

kebutuhan dan strategi organisasi.

“IT Governance is the responsibility of the board directors and executive

management. It is an integral part of enterprise governance and consists of the

leadership and organizational structures and processes that ensure that

organization’s IT sustains and extends the organization’s strategies and

objectives” (ITGI, 2003). Dari defenisi ini dijelaskan bahwa tata kelola teknologi

informasi adalah bentuk pertanggungjawaban dewan direksi dan manajemen


8


eksekutif yang terintegrasi dengan tata kelola perusahaan yang menjamin bahwa

organisasi teknologi informasi mengandung dan mendukung strategi serta tujuan

bisnis.

2.1.1 Pentingnya Tata Kelola Teknologi Informasi

Tata kelola teknologi informasi yang baik dan efektif menuntut keselarasan

keputusan manajemen, obyektivitas bisnis dan pemanfaatan teknologi informasi

sehingga organisasi tidak kehilangan arah. Beberapa alasan mengenai pentingnya

tata kelola teknologi informasi, antara lain : (Weill & Ross, 2004)

1. Tata kelola teknologi informasi dapat meningkatkan efektifitas aktivitas

manajemen dalam berbagai area.

2. Memfokuskan teknologi informasi untuk mendukung organization’s strategic

priorities.

3. Tata kelola teknologi informasi yang baik dapat mempertanggungjawabkan

setiap keputusan yang dihasilkan untuk segala sesuatu terkait aktivitas

teknologi informasi.

4. Teknologi informasi dapat mendorong terciptanya kesempatan bisnis baru bagi

organisasi.

5. Tata kelola teknologi informasi yang efektif dapat menciptakan mekanisme

untuk mengetahui tentang nilai dari teknologi informasi.

6. Tata kelola teknologi informasi dapat menciptakan proses pengambilan

keputusan terkait teknologi informasi dengan jelas dan transparan.

2.1.2. Prinsip Keputusan dalam Tata Kelola Teknologi Informasi

5 (lima) prinsip tata kelola Teknologi Informasi yang mempengaruhi setiap

keputusan aktivitas teknologi informasi dalam organisasi. (Weill & Ross, 2004)

1. IT Principles decisions, high level statements tentang bagaimana teknologi

informasi digunakan di dalam bisnis dan organisasi.

2. IT Architecture decisions, aktivitas dalam melakukan organisasi data, aplikasi

dan infrastruktur yang tertuang dalam sekumpulan kebijakan, serta mencakup

standarisasi teknikal dan integrasi.


9


3. IT Infrastructure decisions, dasar dalam menentukan layanan teknologi

informasi yang dapat digunakan secara bersama–sama dan terkordinasi secara

terpusat.

4. Business Applications Needs, aktivitas dalam menentukan dan mendefinisikan

kebutuhan organisasi yang dapat dipenuhi oleh aplikasi teknologi informasi.

5. IT Investment and Prioritization decisions, aktifitas dalam menentukan dan

memprioritaskan investasi teknologi informasi yang dibutuhkan oleh

organisasi.

2.2 Sistem dan Transaksi Elektronik, Penyelenggaraan Sistem Elektronik

Pengertian dari sistem elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur

elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah,

menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau

menyebarkan informasi elektronik. Transaksi elektronik adalah perbuatan hukum

yang dilakukan dengan menggunakan komputer, jaringan komputer, dan/atau

media elektronik lainnya dan penyelenggara sistem elektronik adalah setiap orang,

penyelenggara negara, badan usaha, dan masyarakat yang menyediakan,

mengelola, dan/atau mengoperasikan sistem elektronik secara sendiri-sendiri

maupun bersama-sama kepada pengguna sistem elektronik untuk keperluan

dirinya dan/atau keperluan pihak lain. (PP No. 82 tahun 2012).

2.3 Sistem Elektronik ANRI

ANRI mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam melaksanakan

tugas, ANRI juga menyelenggarakan fungsi sebagai penyelenggaraan sistem dan

jaringan informasi kearsipan nasional. Sistem elektronik dalam hal ini juga

merupakan sistem informasi terkait pelayanan publik di ANRI antara lain : (PP

No. 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan)

1. Sistem informasi kearsipan nasional (SIKN) adalah sistem informasi arsip

secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan

informasi kearsipan nasional untuk mendukung pengelolaan arsip dalam

rangka memberikan informasi yang autentik dan utuh.


10


2. Jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN) adalah sistem jaringan informasi

dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI. Untuk

meningkatkan manfaat arsip bagi kesejahteraan rakyat, JIKN digunakan

sebagai wadah layanan informasi kearsipan untuk kepentingan pemerintahan

dan masyarakat. Pembentukan JIKN dilakukan pada pusat jaringan yang

diselenggarakan oleh ANRI dan simpul jaringan yang diselenggarakan oleh

lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, dan lembaga

kearsipan perguruan tinggi.

Simpul jaringan bertanggungjawab atas :

penyediaan informasi kearsipan yang disusun dalam daftar arsip dinamis

dan daftar arsip statis;

penyampaian daftar arsip dinamis dan daftar arsip statis kepada pusat

jaringan nasional;

pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis dalam

JIKN di lingkungan simpul jaringan;

penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan melalui JIKN; dan

evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai simpul

jaringan dan menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional.

2.4 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012

Peraturan Pemerintah No. 82 tahun 2012 tentang penyelenggaraan sistem dan

transaksi elektronik terdiri dari 11 bab, dimana pada bab 6 pasal 12-17 mengatur

tentang tata kelola sistem elektronik. Pasal 16 ayat 1 diuraikan bahwa

penyelenggara sistem elektronik untuk pelayanan publik wajib menerapkan tata

kelola yang baik dan akuntabel dan pada ayat 2 dijelaskan persyaratan minimum

tata kelola yang harus dipenuhi sebagaimana dimaksud pada ayat 1.

Tabel 2.1 PP No. 82 Tahun 2012 Pasal 12-17

PP No. 82 Tahun

2012 Pasal 12-17

Deskripsi

Pasal 12 ayat 1.a Penyelenggara sistem elektronik wajib menjamin tersedianya

perjanjian tingkat layanan

Pasal 12 ayat 1.b Penyelenggara sistem elektronik wajib menjamin tersedianya

perjanjian keamanan informasi terhadap jasa layanan

teknologi informasi yang digunakan


11


Tabel 2.1 PP No. 82 Tahun 2012 Pasal 12-17 (Sambungan)

Pasal 12 ayat 1.c Penyelenggara sistem elektronik wajib menjamin keamanan

informasi dan sarana komunikasi internal yang

diselenggarakan.

Pasal 12 ayat 2 Penyelenggara sistem elektronik sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) wajib menjamin setiap komponen dan

keterpaduan seluruh sistem elektronik beroperasi

sebagaimana mestinya.

Pasal 13 Penyelenggara sistem elektronik wajib menerapkan

manajemen risiko terhadap kerusakan atau kerugian yang

ditimbulkan.

Pasal 14 ayat 1 Penyelenggara sistem elektronik wajib memiliki kebijakan

tata kelola, prosedur kerja pengoperasian, dan mekanisme

audit yang dilakukan berkala terhadap sistem elektronik

Pasal 14 ayat 2 Ketentuan lebih lanjut mengenai kebijakan tata kelola,

prosedur kerja pengoperasian, dan mekanisme audit

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dalam peraturan

menteri.

Pasal 15 ayat 1.a Penyelenggara sistem elektronik wajib menjaga rahasia,

keutuhan, dan ketersediaan data pribadi yang dikelolanya

Pasal 15 ayat 1.b Penyelenggara sistem elektronik wajib menjamin bahwa

perolehan, penggunaan, dan pemanfaatan data pribadi

berdasarkan persetujuan pemilik data pribadi, kecuali

ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan;

Pasal 15 ayat 1.c Penyelenggara sistem elektronik wajib menjamin

penggunaan atau pengungkapan data dilakukan berdasarkan

persetujuan dari pemilik data pribadi tersebut dan sesuai

dengan tujuan yang disampaikan kepada pemilik data pribadi

pada saat perolehan data.

Pasal 15 ayat 2 Jika terjadi kegagalan dalam perlindungan rahasia data

pribadi yang dikelolanya, penyelenggara sistem elektronik

wajib memberitahukan secara tertulis kepada pemilik data

pribadi tersebut.

Pasal 15 ayat 3 Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman perlindungan data

pribadi dalam sistem elektronik sebagaimana dimaksud pada

ayat (2) diatur dalam peraturan menteri.

Pasal 16 ayat 1 Penyelenggara sistem elektronik untuk pelayanan publik

wajib menerapkan tata kelola yang baik dan akuntabel

Pasal 16 ayat 2.a Tata kelola sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling

sedikit memenuhi persyaratan tersedianya prosedur atau

petunjuk dalam penyelenggaraan sistem elektronik yang

didokumentasikan dan/atau diumumkan dengan bahasa,

informasi, atau simbol yang dimengerti oleh pihak yang

terkait dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut


12


Tabel 2.1 PP No. 82 Tahun 2012 Pasal 12-17 (Sambungan)

Pasal 16 ayat 2.b Tata kelola sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling

sedikit memenuhi persyaratan adanya mekanisme yang

berkelanjutan untuk menjaga kebaruan dan kejelasan

prosedur pedoman pelaksanaan

Pasal 16 ayat 2.c Tata kelola sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling

sedikit memenuhi persyaratan adanya kelembagaan dan

kelengkapan personel pendukung bagi pengoperasian sistem

elektronik sebagaimana mestinya

Pasal 16 ayat 2.d Tata kelola sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling

sedikit memenuhi persyaratan adanya penerapan manajemen

kinerja pada sistem elektronik yang diselenggarakannya

untuk memastikan sistem elektronik beroperasi sebagaimana

mestinya

Pasal 16 ayat 2.e Tata kelola sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling

sedikit memenuhi persyaratan adanya rencana menjaga

keberlangsungan penyelenggaraan sistem elektronik yang

dikelolanya

Pasal 16 ayat 3 Selain persyaratan sebagaimana dimaksud pada ayat (2),

instansi pengawas dan pengatur sektor terkait dapat

menentukan persyaratan lain yang ditetapkan dalam

peraturan perundang-undangan

Pasal 16 ayat 4 Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman tata kelola sistem

elektronik untuk pelayanan publik diatur dalam peraturan

menteri.


wajib memiliki rencana keberlangsungan kegiatan untuk

menanggulangi gangguan atau bencana sesuai dengan risiko

dari dampak yang ditimbulkannya


wajib menempatkan pusat data dan pusat pemulihan bencana

di wilayah indonesia untuk kepentingan penegakan hukum,

perlindungan, dan penegakan kedaulatan negara terhadap

data warga negaranya.

Pasal 17 ayat 3 Ketentuan lebih lanjut mengenai kewajiban penempatan

pusat data dan pusat pemulihan bencana di wilayah indonesia

sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur oleh instansi

pengawas dan pengatur sektor terkait sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan setelah

berkoordinasi dengan menteri.

Penjelasan :

Pasal 12 ayat 1.a ; Yang dimaksud dengan “perjanjian tingkat layanan (service

leve agreement)” adalah pernyataan mengenai tingkatan mutu layanan suatu

sistem elektronik.


13


Pasal 13 : Yang dimaksud dengan “menerapkan manajemen risiko” adalah

melakukan analisis risiko dan merumuskan langkah mitigasi dan

penanggulangan untuk mengatasi ancaman, gangguan, dan hambatan terhadap

sistem elektronik yang dikelolanya.

Pasal 14 ayat 1 : Yang dimaksud dengan “kebijakan tata kelola” antara lain

termasuk kebijakan mengenai kegiatan membangun struktur organisasi, proses

bisnis, manajemen kinerja dan menyediakan personel pendukung

pengoperasian sistem elektronik untuk memastikan sistem elektronik dapat

beroperasi sebagaimana mestinya.

Pasal 17 ayat 1 : Yang dimaksud dengan “rencana keberlangsungan kegiatan

(business continuity plan)” adalah suatu rangkaian proses yang dilakukan

untuk memastikan terus berlangsungnya kegiatan dalam kondisi mendapatkan

gangguan atau bencana.

Pasal 17 ayat 2 : Yang dimaksud dengan “pusat data (data center)” adalah

suatu fasilitas yang digunakan untuk menempatkan sistem elektronik dan

kompenen terkaitnya untuk keperluan penempatan, penyimpanan dan

pengolahan data. Yang dimaksud “pusat pemulihan bencana” adalah suatu

fasilitas yang digunakan untuk memulihkan kembali data atau informasi serta

fungsi-fungsi penting sistem elektronik yang terganggu atau rusak akibat

terjadinya bencana yng disebabkan oleh alam atau manusia.

2.5 COBIT

COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) adalah

panduan atau kerangka kerja untuk melakukan kontrol terhadap informasi,

teknologi informasi dan resiko yang terkait. COBIT dikembangkan oleh ITGI (IT

Governance Institute) dan sudah diakui secara internasional. Tahun 1996, COBIT

1 pertama kali dikeluarkan dengan menekankan pendekatan pada audit,

selanjutnya COBIT 2 pada tahun 1998 dengan fokus pada pengendalian, diikuti

COBIT 3 yang lebih berorientasi pada manajemen pada tahun 2000. Desember

2005, COBIT 4 dan versi 4.1 pada bulan Mei 2007 lebih mengarah pada tata

kelola teknologi informasi serta terakhir COBIT 5 pada bulan Juni 2012


14


menekankan pada tata kelola teknologi informasi pada organisasi sebagai

kerangka kerja bisnis yang komprehensif. (ISACA, 2012).

Gambar 2.1 Sejarah Kerangka Kerja Bisnis berdasarkan ISACA

Sumber : (ISACA, 2012)

2.5.1 COBIT 5

COBIT 5 merupakan panduan atau kerangka kerja yang komprehensif, berfungsi

membantu organisasi dalam mencapai tujuan terkait dengan tata kelola dan

manajemen teknologi informasi. Selain itu, COBIT 5 juga membantu organisasi

untuk menciptakan value dari teknologi informasi. COBIT 5 bersifat umum dan

dapat digunakan pada segala jenis organisasi dan tidak bergantung pada besar

kecilnya ukuran organisasi. COBIT 5 memiliki 5 (lima) prinsip dasar untuk tata

kelola dan manajemen teknologi informasi. 5 prinsip tersebut terlihat pada gambar

berikut ini. (ISACA, 2012)

Gambar 2.2 Prinsip COBIT



15


1. Meeting Stakeholder Needs

Karena setiap organisasi memiliki tujuan yang berbeda-beda maka COBIT 5

dapat disesuaikan dengan konteks organisasi melalui goals cascade, sehingga

kebutuhan organisasi menjadi tujuan yang lebih spesifik dan disesuaikan

dengan tujuan organisasi (enterprise goal) dan terkait dengan teknologi

informasi organisasi (IT related goal).

2. Covering the Enterprise End-to-end

COBIT 5 mengintegrasikan tata kelola teknologi informasi organisasi ke dalam

tata kelola organisasi.

3. Applying a Single Intagrated Framework

COBIT 5 adalah sebuah kerangka tunggal dan terintegrasi, selaras dengan

standar dan kerangka kerja lain.

4. Enabling a Holistic Approach

COBIT 5 mendefinisikan satu set enabler untuk mendukung implementasi

sistem yang komprehensif tentang tata kelola dan manajemen teknologi

informasi organisasi.

5. Separating Governance From Management

COBIT 5 memisahkan antara tata kelola dan manajemen. Dalam hal ini fungsi

manajemen adalah untuk melakukan perencanaan, mengembangkan dan

melaksanakannya, sedangkan fungsi tata kelola adalah memastikan kebutuhan

pemangku kepentingan dan organisasi sudah terpenuhi.

2.5.2 Proses Penilaian COBIT 5

Dalam proses penilaian COBIT 5 terdapat 2 (dua) dimensi untuk mengukur

kapabilitas, yang pertama adalah dimensi proses dan dimensi kapabilitas dalam

COBIT 5.

2.5.2.1. Dimensi Proses COBIT 5

COBIT 5 menyediakan berbagai proses yang telah dilengkapi dengan panduan

untuk masing–masing proses.


16


Gambar 2.3 Area domain dan proses pada COBIT 5


Pada gambar 2.3, COBIT 5 memiliki 2 (dua) area utama yakni area governance

dan management. Area governance memiliki satu domain yakni :

1. Evaluate, Direct, Monitor (EDM) memiliki 5 (lima) proses. Domain EDM

berisi tentang sekumpulan proses dan panduan yang berguna untuk

memastikan keselarasan antara proses tata kelola dengan tujuan objektif dari

pemangku kepentingan dan organisasi.

Proses-proses dari domain EDM adalah :

EDM01 : Ensure governance framework setting & maintenance

EDM02 : Ensure benefits delivery

EDM03 : Ensure risk optimization

EDM04: Ensure resource optimization

EDM05: Ensure stakeholders transparency

Area management memiliki 4 domain terdiri dari :

1. Align, Plan and Organize (APO) memiliki 13 proses. Domain ini mencakup

penentuan strategi dan melakukan identifikasi sejauh apa teknologi informasi

dapat berkontribusi terhadap kepentingan bisnis dan organisasi. APO juga


17


menyoroti bentuk organisasi dan infrastruktur teknologi informasi untuk

mencapai hasil dan manfaat yang optimal dari penggunaan teknologi informasi.

Proses-proses pada domain APO adalah :

APO01 : Manage the IT Management Framework

APO02 : Manage Strategy

APO03 : Manage Entreprise Architecture

APO04 : Manage Innovation

APO05 : Manage Portfolio

APO06 : Manage Budget and Costs

APO07 : Manage Human Relations

APO08 : Manage Relationships

APO09 : Manage Service Agreement

APO10 : Manage Suppliers

APO11 : Manage Quality

APO12 : Manage Risk

APO13 : Manage Security

2. Build, Acquire and Implement (BAI) memiliki 10 proses. Domain ini

menyediakan berbagai solusi dalam merealisasikan strategi yang sudah

dibentuk. Pada domain ini, memastikan kebutuhan akan teknologi informasi

dapat diidentifikasi, dibangun dan diimplementasikan. Proses-proses pada

domain BAI adalah :

BAI01 : Manage Programs and Projects

BAI02 : Manage Requirement and Projects

BAI03 : Manage Solutions Identification and Build

BAI04 : Manage Availability and Capacity

BAI05 : Manage Organisational Change Enablement

BAI06 : Manage Changes

BAI07 : Manage Changes Acceptance and Transitioning

BAI08 : Manage Knowledge

BAI09 : Manage Assets

BAI10 : Manage Configuration


18


3. Deliver, Service and Support (DSS). Domain ini memastikan bahwa seluruh

solusi teknologi informasi yang sudah diimplementasikan dapat melayani dan

mendukung pengguna sesuai dengan yang diharapkan. Proses-proses pada

domain DSS adalah :

DSS01 : Manage Operations

DSS02 : Manage Service Request and Incidents

DSS03 : Manage Problems

DSS04 : Manage Continuity

DSS05 : Manage Security Services

DSS06 : Manage Business Process Controls

4. Monitor, Evaluate and Assess (MEA). Domain ini memastikan bahwa proses–

proses yang digunakan sudah sesuai dengan yang diharapkan serta melakukan

evaluasi terhadap proses–proses yang belum optimal. Proses-proses pada

domain MEA adalah :

MEA01 : Monitor, Evaluate and Asses Performance and Conformance

MEA02 : Monitor, Evaluate and Asses the System of Internal Control

MEA03 : Evaluate and Asses Compliance with External Requirements

2.5.2.2. Dimensi Kapabilitas COBIT 5

Dimensi kapabilitas pada COBIT 5 menyediakan tingkatan/level dalam

pengukuran kapabilitas proses COBIT 5.

Gambar 2.4 Tingkat Kapabilitas dan Atribut Proses COBIT 5



19


Pada gambar 2.4 terlihat bahwa tingkat kapabilitas terdiri dari 6 tingkat, yaitu :

1. Level 0 (Incomplete Process)

Organisasi tidak mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi informasi

di organisasinya atau proses tidak diimplementasikan atau gagal mencapai

tujuan dari proses itu sendiri.

2. Level 1 (Performed)

Organisasi sudah mengetahui tentang aktivitas teknologi informasi di

organisasinya, hanya pada umumnya tidak menyediakan lingkungan yang

stabil untuk melakukan aktivitas operasional teknologi informasi dan

mengembangkan suatu produk baru atau proses dikerjakan secara adhoc/tidak

terorganisir, sangat tergantung pada kemampuan individual, namun proses

yang diimplementasikan dapat mencapai tujuan dari proses itu sendiri.

3. Level 2 (Managed Process)

Organisasi sudah mempunyai berbagai kebijakan untuk mengatur berbagai

aktivitas operasional dan pengembangan teknologi informasi atau sudah

terencana, dimonitor, didokumentasikan dan disesuaikan dengan objektif yang

telah diidentifikasi.

4. Level 3 (Establish Process)

Organisasi sudah mempunyai suatu unit kerja beserta struktur organisasinya

terkait dengan aktivitas teknologi informasi. Selain itu organisasi sudah

mempunyai standar khusus (SOP) yang didefinisikan dari kebijakan terkait

dengan aktivitas operasional dan pengembangan teknologi informasi.

5. Level 4 (Predictable Process)

Organisasi sudah membuat suatu pengukuran untuk semua kegiatan teknologi

informasi, mampu untuk mengetahui nilai bisnis yang didapat dari teknologi

informasi dan mampu untuk menghasilkan suatu produk teknologi informasi

yang mempunyai nilai tambah bagi bisnis dan organisasi.

6. Level 5 (Optimizing Process)

Teknologi informasi sudah terintegrasi dengan semua aspek aktivitas bisnis

dan operasional organisasi dan dapat membuat otomasi dan inovasi pada semua

aspek aktivitas bisnis agar kinerja organisasi menjadi efisien, efektif,

transparan dan berkualitas tinggi.


20


Proses pengukuran tingkat kapabilitas organisasi pada COBIT 5 menggunakan

Process Assessment Model (PAM) yang mengacu pada ISO/IEC 15504. ISO/IEC

15504 mengkhususkan penilaian proses kapabilitas menjadi beberapa tahap yaitu :

1. Pendefenisian tingkat kapabilitas

Tingkat kapabilitas dalam COBIT 5 dimulai dari tingkat 0 (Incomplete) sampai

dengan 5 (Optimizing). Masing-masing tingkat kapabilitas disesuaikan dengan

kondisi organisasi.

2. Mendefenisikan atribut proses

Enam tingkat kapabilitas COBIT 5 memiliki atribut proses yang menjadi dasar

pengukuran masing-masing proses yang terdapat pada COBIT 5. Terdapat 9

(sembilan) atribut proses yang akan diukur untuk menggunakan ISO/IEC

15504 untuk mendapatkan tingkat kapabilitas proses.

3. Skala penilaian

Proses pengukuran tingkat kapabilitas COBIT 5 menggunakan Process

Assessment Model (PAM) yang mengacu pada ISO/IEC 15504. Skala penilaian

berdasarkan ISO/IEC 15504 yaitu :

N – Not Achieved : 0 -15 % achievement

Tidak ada atau hanya ada sedikit pencapaian dari atribut proses yang dinilai.

P - Partially Achieved : >15 – 50 % achievement

Ada beberapa pencapaian dari atribut proses yang dinilai namun beberapa

aspek dari pencapaian atribut masih belum dapat di prediksi.

L - Largely Achieved : >50 – 85 % achievement

Pada skala ini terdapat bukti usaha secara sistematis dan pencapaian yang

signifikan dari atribut yang didefinisikan dari proses yang dinilai.

Kelemahan yang terkait dengan atribut terdapat pada proses yang dinilai.

F - Fully Achieved : >85 – 100% achievement

Pada skala ini terdapat bukti akan usaha yang komplit dan sistematis, juga

pencapaian penuh terhadap atribut dari yang proses yang dinilai. Tidak

terlihat kelemahan yang signifikan pada atribut dari proses yang dinilai

disini.


21


4. Penentuan tingkat kapabilitas proses

Menurut ISACA (2012), suatu proses cukup meraih kategori Largely

achieved (L) atau Fully achieved (F) untuk dapat dinyatakan bahwa proses

tersebut telah meraih suatu level kapabilitas tersebut, namun proses tersebut

harus meraih kategori Fully achieved (F) untuk dapat melanjutkan penilaian

ke level kapabilitas berikutnya. Misalnya bagi suatu proses untuk meraih

level kapabilitas 3, maka level 1 dan 2 proses tersebut harus mencapai

kategori Fully achieved (F), sementara level kapabalitas 3 cukup mencapai

kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved (F), Berikut gambaran

pemeringkatan kapabilitas COBIT terlihat pada gambar 2.5.

Capability Level Process Attribute 1 2 3 4 5

Level 5 : Optimizing PA5.1&5.2 L/F

Level 4 : Predictable PA4.1&4.2 L/F F

Level 3 : Established PA3.1&3.2 L/F F F

Level 2 : Managed PA2.1&2.2 L/F F F F

Level 1 : Performed PA1.1 L/F F F F F

Gambar 2.5 Pemeringkatan kapabilitas proses COBIT

5. Tahapan penilaian tingkat kapabilitas :

a. Menentukan proses yang akan dinilai. Pemilihan proses dapat dilakukan

dengan 2 pendekatan yaitu Top Down atau Bottom Up. Pada Top Down

pemilihan proses dimulai dengan bisnis goals dari organisasi sedangkan

Bottom Up pemilihan proses dimulai dari permasalahan yang ada di

organisasi saat ini.

b. Menentukan apakah proses yang dipilih telah mencapai tingkat kapabilitas

1. Indikator untuk tingkat kapabilitas 1 bersifat spesifik dan berbeda untuk

setiap proses. Penilaian dilakukan terhadap pencapaian hasil dari proses

atribut tingkat kapabilitas 1.

c. Menentukan apakah proses yang dipilih telah mencapai tingkat kapabilitas 2

sampai dengan 5. Kriteria penilaian untuk tingkat kapabilitas 2 – 5 bersifat

generik untuk semua proses namun berbeda untuk tiap tingkat kapabilitas.

d. Mencatat dan membuat ringkasan tingkat kapabilitas untuk semua proses

yang dinilai.

e. Perencanaan perbaikan proses.


22


2.2.5.3 Perbandingan COBIT 5 dengan standar/kerangka kerja lain

Untuk menentukan kerangka kerja dalam melakukan pengukuran tingkat

kapabilitas, perlu dilakukan perbandingan kerangka kerja yang berkaitan dengan

tata kelola teknologi informasi. Kerangka kerja saat ini memiliki tujuan dan target

pengguna yang berbeda seperti ditampilkan pada tabel dibawah ini :

Panduan Tujuan Target Pengguna

CMMI Menyediakan panduan pada saat

mengembangkan proses

Pimpinan pengembangan

sistem dan aplikasi

COSO Meningkatkan kontrol pada organisasi

dengan menentukan sistem yang

terintegrasi

Pimpinan, manajemen,

pengguna dan internal auditor

ISO

17999

Panduan penerapan keamanan informasi Personil yang bertanggung

jawab dengan keamanan

informasi

ISO 20000 Kumpulan manajemen proses untuk

menghasilkan layanan yang efektif

Pimpinan level manajemen

TOGAF Menjadi bagian strategi untuk mencapai

tujuan dengan membangun arsitektur

Bagian yang bertanggung

jawab pada manajemn EA

IT IL Untuk manajemen layanan Personil yang bertanggung

jawab pada manajemen

layanan

NIST Panduan untuk menetapkan dan

mengulas program keamanan TI

Bagian yang bertanggung

jawab terhadap program

keamanan TI

PMBOK Sebagai kamus dalam penyelenggaraan

manajemen proyek

Personil yang berhubungan

dengan manajemen proyek

FFIEC Panduan yang berisi tentang kumpulan

dokumen tentang tata kelola TI, kontrol

dan penjaminan untuk lembaga keuangan

Lembaga keuangan Amerika,

konsultan

COBIT Panduan tata kelola TI untuk bisnis,

resiko TI, keamanan dan penjaminan

Organisasi privat, non privat,

praktisi dan konsultan

Tabel 2.2 Perbandingan kerangka kerja tata kelola TI

ISACA telah melakukan kajian terhadap beberapa panduan dari segi kelengkapan

pembahasan mengenai tata kelola TI seperti pada gambar bagian vertikal

menunjukkan sejauh mana detil dari masing-masing panduan secara teknis dan

operasional sedangkan bagian horizontal menunjukkan sejauh mana kelengkapan

dari masing-masing panduan (ITGI, 2011)


23


Gambar 2.7 Kerangka kerja tata kelola TI

Sumber : (ITGI,2011)

Dari gambar diatas menjelaskan bahwa COBIT merupakan panduan framework TI

yang mempunyai pembahasan yang lebih mendetail dalam operasionalnya dan

lebih lengkap dibandingkan panduan lainnya.

2.6 Penelitian Tindakan

Penelitian tindakan adalah penelitian terapan yang fokus pada tindakan tertentu.

Penelitian tindakan seperti penelitian kombinasi, yaitu menggunakan teknik

pengumpulan data kuantitatif, kualitatif atau kombinasi dari keduanya. Penelitian

tindakan merupakan prosedur sistematis yang dilakukan peneliti untuk

mendapatkan informasi tentang tindakan dan akibat tindakan tersebut dalam

rangka untuk memperbaiki kinerja organisasi (Creswell, 2012). Penelitian

tindakan merupakan salah satu pendekatan penelitian ilmiah yang mempunyai dua

tujuan yaitu mengambil tindakan untuk perbaikan dan membangun pengetahuan

atau teori tentang tindakan. Hasil penelitian tindakan tidak seperti dalam

penelitian tradisional yang hanya menghasilkan pengetahuan. Penelitian tindakan

bersifat siklus terus-menerus yang dimulai dari perencanaan, mengambil tindakan

dan evaluasi atas tindakan dan seterusnya sampai dapat ditemukan tindakan yang

efektif dan efisien. Dimensi kedua dalam penelitian tindakan adalah peneliti

berkolaborasi dengan subyek yang diteliti, subyek berpartisipasi aktif dalam siklus

penelitian (David Coghlan dan Teresa Brannick, 2010).


24


2.6.1 Jenis Penelitian Tindakan

Jenis penelitian tindakan dapat dilihat dari cakupan permasalahan, keterlibatan

partisipan dan luasnya tempat penelitian.

1. Cakupan Permasalahan

Penelitian tindakan dapat dilakukan pada tahap penelitian dan tidak

dilanjutkan dengan pengujian tindakan dan bisa melakukan pengujian

tanpa didahului dengan penelitian. Penelitian tindakan yang baik adalah

yang mengkombinasikan keduanya yaitu melakukan penelitian dan

menguji tindakan (Coats, 2005).

2. Keterlibatan Partisipan

Eileen Ferrance (2009) mengemukakan empat jenis penelitian tindakan

dalam organisasi pendidikan, yaitu penelitian tindakan individual,

penelitian yang dilakukan secara individual pada situasi sosial dalam skala

kecil. Penelitian tindakan kerja sama, penelitian tindakan yang dilakukan

secara kolaborasi antara praktisi dengan peneliti atau antara praktisi

dengan praktisi dalam situasi sosial yang lebih luas. Penelitian tingkat

sekolah, penelitian tindakan dalam satu unit organisasi. Penelitian tingkat

kabupaten, penelitian yang dilakukan pada lingkup kabupaten,

permasalahan lebih luas dan kompleks serta menggunakan sumber daya

yang besar.

3. Fokus Penelitian

Penelitian tindakan terbagi atas dua, yaitu penelitian tindakan praktis dan

penelitian tindakan partisipatoris (Creswell, 2012) :

Penelitian tindakan praktis, lebih banyak digunakan untuk

mengatasi masalah-masalah praktis, seperti pada kelas, sekolah,

organisasi atau masyarakat. Tujuan utama untuk meningkatkan

masalah praktis dalam jangka pendek. Hasil penelitian segera

diimplementasikan dan dievaluasi hasilnya.

Penelitian tindakan partisipatoris, pengguna penelitian tindakan

ikut aktif dalam merancang penelitian tindakan, mengumpulkan

data, analisis, memberikan interpretasi dan menentukan tindakan.


25


2.7 Matriks Prioritas

Matriks Prioritas adalah alat yang digunakan untuk melakukan evaluasi terhadap

masalah atau proses berdasarkan kriteria tertentu dengan menghasilkan daftar

urutan prioritas. Kriteria yang digunakan adalah kriteria yang dianggap penting

untuk memudahkan fokus organisasi melihat seberapa penting proses dan mana

yang harus segera dijalankan terlebih dahulu. (Indriati, Susan Sandra, 2014)

Manfaat matriks prioritas adalah :

1. Membantu dalam melakukan daftar prioritas suatu isu yang kompleks

ketika terdapat kriteria yang berjumlah banyak.

2. Menyediakan metode evaluasi pilihan secara cepat dan mudah.

3. Mengkuantifikasi keputusan dengan peringkat numerik.

4. Matriks prioritas dapat dengan mudah beradaptasi untuk banyak

kebutuhan penetapan prioritas.

5. Matriks prioritas dapat memfasilitasi pencapaian persetujuan atas

pemilihan prioritas dan isu utama jika metode ini digunakan dalam grup.

Tahapan membuat matriks prioritas berdasarkan Office of Quality Management

University of Winconsin (2012) :

1. Menentukan kriteria dan skala rating untuk masing-masing kriteria. Skala

rating digunakan untuk melihat seberapa baik suatu proses memberi

kepuasan terhadap kriteria.

2. Menetapkan bobot kriteria untuk melihat kepentingan satu kriteria

dibandingkan kriteria lainnya.

3. Membuat matriks prioritas

4. Melakukan penilaian matriks.

5. Mendiskusikan hasil penilaian dari memprioritaskan proses sesuai dengan

daftar urutan.

2.8 Penelitian Terdahulu

Pada bagian ini penulis menghadirkan penelitian–penelitian sebelumnya yang

mengambil tema yang sama. Terdapat 3 (tiga) buah penelitian yang akan

dibandingkan secara keseluruhan.


26


1. Arie Kusumawati (2013). Pengukuran tingkat kapabilitas dan perbaikan tata

kelola TI berdasarkan kerja COBIT 5 dan ITIL V3 2011 studi kasus

Kementerian Perdagangan (Kusumawati, 2013). Hasil akhir penelitian yang

dilakukan Arie Kusumawati di PUSDATIN Kementerian Perdagangan adalah

rekomendasi aktivitas perbaikan yang dapat dilakukan serta penyusunan KPI

sebagai tolak ukur keberhasilan kegiatan tersebut.

2. Ferdi Fernando (2013). Pengukuran tingkat kapabilitas dan perbaikan tata

kelola TI berdasarkan COBIT 5 : studi kasus PUSDATIN Kementerian Sosial

(Fernando, 2013). Hasil dari penelitian yang dilakukan oleh Ferdi Fernando di

Kementerian Sosial adalah tingkat kapabilitas layanan data dan informasi di

PUSDATIN Kementerian Sosial dan rekomendasi aktivitas perbaikan layanan

data dan informasi TI di PUSDATIN Kementerian Sosial.

3. Susan Sandra Indriati (2013) Evaluasi tata kelola TI berdasarkan kerangka

COBIT 5 : studi kasus Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum

(Indriati, 2013). Hasil dari penelitian yang dilakukan oleh Susan Sandra

Indriati di Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum adalah tingkat

kapabilitas tata kelola TI Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum dan

rekomendasi atau saran untuk meningkatkan tata kelola TI di Direktorat

Jenderal Administrasi Hukum Umum.

Dari review di atas, dapat dibuat Tabel perbandingan penelitian berdasarkan

persamaan, perbedaan, teori, metodologi, output / hasil dan ringkasan sebagai

berikut.

Tabel 2.3 Perbandingan Penelitian Sebelumnya

Perbandingan Penelitian Sebelumnya

Penulis Arie Kusumawati

(2003)

Ferdi Fernando

(2013) Susan Sandra

Indriati (2013)

Judul Pengukuran Tingkat

Kapabilitas dan

Perbaikan Manajemen

Layanan Tata Kelola TI

berdasarkan COBIT 5

dan ITIL V3 2011 :

Studi kasus Kementerian

Perdagangan

Pengukuran Tingkat

Kapabilitas dan

Perbaikan Tata

Kelola TI

Berdasarkan

COBIT 5 : Studi

Kasus Pusdatin

Kesos Kementerian

Sosial RI

Evaluasi Tata

Kelola TI

Berdasarkan

COBIT 5 : Studi

Kasus Direktorat

Jenderal

Administrasi

Hukum Umum

(Dirjen AHU)


27


Tabel 2.3 Perbandingan Penelitian Sebelumnya (Sambungan)

Persamaan

(Compare)

Menggunakan COBIT 5

dan outputnya berupa

tingkat kapabilitas,

Pemilihan proses Bottom

Up, menghasilkan

rekomendasi.

Menggunakan

COBIT 5 dan

outputnya tingkat

kapabilitas,

Pemilihan proses

Bottom Up,

menghasilkan

rekomendasi.

Menggunakan

COBIT 5 dan

outputnya tingkat

kapabilitas,

menghasilkan

rekomendasi.

Melakukan

pemetaan

terhadap

Peraturan

Pemerintah No.

Tahun 2012

tentang

penyelenggaraan

sistem dan

transaksi

elektronik Pasal

12-17 terkhusus

mengenai tata

kelola TI

minimum yang

harus dipenuhi

oleh

penyelenggara

sistem elektronik.

Perbedaan

(Contrast)

Menggunakan ITIL V3

2011, tidak

menggunakan fish bone

Tidak

menggunakan fish

bone

Tidak

menggunakan

fish bone

Kritisi

(Criticize)

Peneliti tidak melakukan

pemetaan terhadap

Peraturan Pemerintah

No. Tahun 2012 tentang

penyelenggaraan sistem

dan transaksi elektronik

Pasal 12-17 terkhusus

mengenai tata kelola TI

minimum yang harus

dipenuhi oleh

penyelenggara sistem

elektronik.

Peneliti tidak

melakukan

pemetaan terhadap

peraturan

Peraturan

Pemerintah No.

Tahun 2012 tentang

penyelenggaraan

sistem dan transaksi

elektronik Pasal 12-

17 terkhusus

mengenai tata

kelola TI minimum

yang harus dipenuhi

oleh penyelenggara

sistem elektronik.


28


Tabel 2.3 Perbandingan Penelitian Sebelumnya (Sambungan)

Teori COBIT 5

ITIL V3

COBIT 5 COBIT 5

Metodologi 1.Studi Literatur

2.Pengumpulan data

3.Pemetaan COBIT 5

dan ITIL V3

4.Pengukuran Maturity

Level

5.Rekomendasi

1.Studi Literatur

2.Pengumpulan

data

3.Pemilihan Proses

COBIT

4.Penilaian

Capability Level

5.Rekomendasi

perbaikan

6.Menentukan

process goals

matrics

1.Studi Literatur

2.Pemetaan

COBIT 5

3.Pengumpulan

Data

4.Pengukuran

tingkat

kapabilitas

5.Pemilihan

Prioritas Proses

6.Rekomendasi

Perbaikan Hasil/Output Perancangan Tata Kelola

TI

Level Kapabilitas

Tata Kelola TI

Process matrics

Level Kapabilitas

Tata Kelola TI

Sektor Pemerintahan

(Kementerian

Perdagangan)

Pemerintahan

(Kementerian

Sosial)

Pemerintahan

(Kementerian

Hukum dan

HAM )

Ringkasan

(Concize)

Penelitian ini mengukur

tingkat kapabilitas

layanan informasi di

Kementerian

Perdagangan dan

rekomendasinya

Penelitian ini

mengukur tingkat

kapabilitas layanan

informasi di

Kementerian Sosial

dan

rekomendasinya

Penelitian ini

mengukur tingkat

kapabilitas

proses-proses tata

kelola TI di

Ditjen AHU dan

rekomendasinya


29


2.9 Kerangka Teoritis

Pada tahapan ini penulis menggambarkan ilustrasi kerangka teoritis yang

menggambarkan keterkaitan hubungan sebab akibat antara komponen berdasarkan

kajian terhadap penelitian-penelitian sebelumnya, sebagai berikut:

Gambar 2.8 Kerangka Teoritis

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa untuk melakukan pengukuran kapabilitas

tata kelola TI dan menghasilkan rekomendasi perbaikan proses dipengaruhi oleh

beberapa hal, yaitu :

1. Peraturan Pemerintah No. Tahun 2012 tentang penyelenggaraan sistem dan

transaksi elektronik Pasal 12-17 terkhusus mengenai tata kelola TI minimum

yang harus dipenuhi oleh penyelenggara sistem elektronik.

2. Kerangka Kerja COBIT 5, kebutuhan proses yang dihasilkan dari analisa

sebelumnya akan dipetakan dengan proses yang ada pada COBIT 5 setelah itu

akan dilakukan pengukuran proses dan dihasilkan tingkat kapabilitas proses.

3. Kondisi spesifik organisasi meliputi visi, misi, proses bisnis yang ada sekarang

di organisasi, infrastruur TI, informasi akan kebutuhan data dan aplikasi.

Peraturan

Pemerintah

No. 82 Tahun

2012

Kondisi

spesifik TI

organisasi

saat ini

Pengukuran

Kapabilitas tata

kelola TI

TI

Rekomendasi

perbaikan

proses

Kerangka kerja

tata kelola TI

(COBIT 5)

Kerangka

pemilihan

prioritas

(Matriks

Prioritas)


30


4. Kerangka pemilihan prioritas

Matriks prioritas digunakan dalam melakukan evaluasi terhadap masalah atau

proses berdasarkan kriteria tertentu dengan menghasilkan daftar urutan

prioritas proses COBIT 5 yang harus segera dilakukan perbaikannya.



BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

Pada bab ini akan dijelaskan langkah–langkah yang dilakukan untuk

melaksanakan penelitian yaitu metode pengumpulan data, metode pengolahan

data dan metode analisis data.

Gambar 3.1 Langkah-langkah Penelitian

Merumuskan

Masalah

Studi Literatur

Pemetaan Masalah dengan proses

COBIT 5

Pengumpulan Data

Melakukan

Pengukuran

Kapabilitas

Pemilihan Prioritas

Proses

Rekomendasi

aktifitas perbaikan

Kesimpulan dan

Saran


32


3.1 Langkah-Langkah Penelitian (Strategi Implementasi Penelitian)

1. Merumuskan masalah penelitian

Pada tahap ini ditentukan tujuan atau sasaran penelitian dari organisasi serta

permasalahan yang ada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang

menjadi latar belakang dalam penelitian ini. Tempat penelitian adalah Pusat

Data dan Informasi ANRI dan subyek penelitian adalah Kepala Pusat Data dan

Informasi ANRI, Kepala Bidang Pengelolaan Data dan Informasi ANRI dan

Bidang Pengelolaan Perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi dan

Sistem Informasi. Masalah penelitian didapatkan setelah melakukan

wawancara dengan Kepala Pusat Data dan Informasi ANRI dan Kepala Bidang

Pengelolaan Data dan Informasi ANRI terkait pengelolaan TIK di ANRI. Dari

permasalahan tersebut dirumuskan suatu pertanyaaan penelitian yakni : “sejauh

mana tingkat kapabilitas tata kelola teknologi informasi di ANRI dan

rekomendasi perbaikan apa saja yang dapat diberikan? ”

2. Studi literatur

Studi literatur dilakukan untuk mencari referensi teori yang relevan terhadap

permasalahan yang ditemukan dalam ANRI. Penelitian ini bertujuan mengukur

tingkat kapabilitas proses TI sehingga teori yang relevan dengan penelitian ini

adalah panduan kerja COBIT 5. Selain itu, dipelajari juga dokumen terkait TIK

di ANRI dan penelitian-penelitian sebelumnya yang diperlukan sebagai

referensi tambahan dalam mencari solusi dari permasalahan yang dihadapi oleh

ANRI. Output dari studi literatur ini menghasilkan kerangka teori yang akan

digunakan sebagai dasar penelitian.

3. Pemetaan Masalah dengan proses COBIT 5

Pada tahap ini dilakukan pemetaan dari permasalahan–permasalahan yang ada

dengan proses yang ada pada model referensi pada COBIT 5. Dalam

menentukan proses yang akan dinilai, pemilihan proses dilakukan dengan

Bottom Up yaitu memilih proses dimulai dari permasalahan yang ada di ANRI

saat ini. Permasalahan yang dibahas adalah gabungan permasalahan tata kelola

yang umum di ANRI serta terkait kepatuhan pasal 16 ayat 2 PP No.82 tahun

2012. Output dari tahap ini adalah proses-proses COBIT 5 yang relevan dengan

permasalahan.


33


4. Pengumpulan Data

Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data terkait proses hasil pemetaan di

COBIT 5. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan dua cara, yaitu :

Wawancara, pengumpulan data dan informasi dengan melakukan

wawancara secara langsung kepada Kepala Bidang Pengelolaan Data dan

Informasi ANRI dan Kepala Bidang Pengelolaan TIK dan SI ANRI.

Wawancara berupa pengumpulan data kualitatif diantaranya pembagian

tugas, prosedur, proses bisnis dan kendala-kendala yang dihadapi. Informasi

yang didapat akan digunakan untuk mengidentifikasi kondisi pengelolaan TI

secara garis besar.

Kuisioner, tahapan ini dilakukan setelah didapatkan hasil pemetaan regulasi

dengan proses-proses COBIT 5. Kuisioner disusun berdasarkan proses-

proses COBIT yang relevan dengan permasalahan. Metode ini dengan cara

menyampaikan kuisioner kepada Kepala Pusat Data dan Informasi ANRI,

Kepala Bidang Pengelolaan Data dan Informasi ANRI dan Bidang

Pengelolaan Perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi dan Sistem

Informasi ANRI untuk mengetahui kondisi pengelolaan TI yang lebih

spesifik yang nantinya akan digunakan sebagai dasar dalam menentukan

tingkat kapabilitas dari tata kelola TI di ANRI dalam bentuk skor.

5. Melakukan pengukuran kapabilitas

Pada tahap ini dilakukan pengukuran tingkat kapabilitas dari proses COBIT 5

berdasarkan pemetaan dengan permasalahan yang ada. Metode yang digunakan

untuk pengukuran tingkat kapabilitas pada COBIT 5 menggunakan PAM

(Process Assesment Model) dilakukan dengan cara melakukan pengumpulan

kuisioner dari Kepala Pusat Data dan Informasi ANRI, Kepala Bidang

Pengelolaan Data dan Informasi ANRI dan Bidang Pengelolaan Perangkat

Teknologi Informasi dan Komunikasi dan Sistem Informasi ANRI. Selain

untuk mengetahui tingkat kapabilitas proses COBIT 5 saat ini, kuisioner juga

dilakukan untuk mendapatkan informasi dari tingkat kapabilitas masing–

masing proses yang diharapkan dari responden.


34


6. Pemilihan Prioritas Proses

Pada tahap ini dilakukan pemilihan prioritas dari proses yang akan dilakukan

perbaikan. Output dari pemilihan prioritas proses berupa rekomendasi dalam

bentuk tindakan perbaikan bagi setiap proses COBIT 5 yang terpilih.

7. Rekomendasi aktifitas perbaikan

Pada tahap ini dirancang rekomendasi aktifitas sebagai tindakan perbaikan

terhadap permasalahan yang ada. Penentuan aktifitas-aktifitas mengacu pada

panduan yang ada pada COBIT 5 : enabling process. Hasil dari rekomendasi

aktifitas ini adalah berupa kebijakan dan prosedur yang dapat diterapkan

langsung bagi PUSDATIN ANRI.

8. Kesimpulan dan saran

Setelah dirancang rekomendasi tindakan perbaikan aktifitas yang harus

dilakukan, didapatkan sebuah kesimpulan yang dapat menjawab pertanyaan

penelitian. Kesimpulan yang akan dihasilkan berupa tingkat kapabilitas dan

rekomendasi aktivitas. Saran penelitian lebih ditujukan kepada peneliti

berikutnya dengan mempertimbangkan ruang lingkup penelitian.



BAB IV

PROFIL ORGANISASI

Bab ini membahas mengenai visi, misi, tujuan, sasaran strategis, struktur

organisasi dan beberapa informasi terkait Arsip Nasional Republik Indonesia

(ANRI) dimana penelitian ini dilakukan.

4.1 Visi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

Sebagaimana diamanatkan dalam alinea IV Pembukaan Undang-Undang Dasar

Negara Republik Indonesia tujuan dibentuknya pemerintahan Negara Indonesia

adalah melindungi segenap bangsa Indonesia dan seluruh tumpah darah Indonesia

dan memajukan kesejahteraan umum, mencerdaskan kehidupan bangsa dan ikut

melaksanakan ketertiban dunia yang berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi

dan keadilan sosial. Dalam rangka mewujudkan kondisi tersebut, maka disusunlah

Visi pembangunan nasional 2005-2025 yaitu mewujudkan Indonesia yang

mandiri, maju, adil, dan makmur yang dirumuskan ke dalam 3 (tiga) agenda

pembangunan yaitu :

1. Menciptakan Indonesia yang aman dan damai

2. Menciptakan Indonesia yang adil dan demokratis

3. Meningkatkan kesejahteraan rakyat

Sejalan dengan agenda pembangunan tersebut di atas, ANRI sebagai lembaga

yang mempunyai tugas pemerintahan di bidang kearsipan turut berperan aktif dan

mendukung terwujudnya agenda pembangunan yang kedua yaitu menciptakan

Indonesia yang adil dan demokratis dengan fokus pada penciptaan tata

pemerintahan yang bersih dan berwibawa.

Dalam rangka mendukung peran tersebut di atas, maka ANRI merumuskan Visi

“Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa”. Visi ini mengandung maksud

bahwa arsip merupakan bukti dari dinamika perkembangan perjalanan bangsa.

Melalui arsip kita dapat mengetahui keberhasilan dan berbagai kegagalan yang

dialami bangsa ini mulai dari Sabang sampai Merauke. Dalam arsip tertuang

informasi yang mengandung bukti historis, nilai budaya, dan harkat serta

terwujudnya wawasan kebangsaan yang dapat menjalin dan mempertautkan


36


keanekaragaman daerah dalam satu ikatan Negara Kesatuan Republik Indonesia

(NKRI).

4.2 Misi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

Dalam mewujudkan Visi “Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa” ditempuh

melalui 5 (lima) Misi sebagai berikut :

1. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan

pembangunan;

2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi;

3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah;

4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam kerangka

Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI);

5. Memberikan akses arsip kepada publik untuk kepentingan pemerintahan,

pembangunan, penelitian, dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat

sesuai peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi

kemaslahatan bangsa.

4.3 Tujuan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

Sebagai penjabaran dari Visi dan Misi Arsip Nasional Republik Indonesia, maka

tujuan pembangunan kearsipan yang akan dicapai adalah:

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,

pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai

Penyelenggara Kearsipan Nasional;

2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti

yang sah;

3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip

sesuai dengan ketentuan peraturan dan perundang-undangan;

4. Menjamin kepentingan perlindungan negara dan hak-hak keperdataan rakyat

melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;

5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang

komprehensif dan terpadu;


37


6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban

dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,

budaya, pertahanan, serta keamanan identitas dan jati diri sebagai bangsa; dan;

8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan

arsip yang autentik dan terpercaya.

4.4 Sasaran Strategis Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

Fokus prioritas pembangunan kearsipan jangka menengah tahun 2010-2014

adalah mengembangkan manajemen arsip/dokumen negara yang modern berbasis

teknologi informasi dan komunikasi. Sejalan dengan hal tersebut, maka

pembangunan kearsipan 5 (lima) tahun ke depan diarahkan untuk mencapai 3

(tiga) Sasaran Strategis sebagai berikut :

1. Mewujudkan pengelolaan arsip yang berbasis teknologi, informasi, dan

komunikasi (TIK) di lingkungan lembaga aparatur negara; Target kinerja :

a. Tersedianya hasil kajian penyelenggaraan kearsipan yang berbasis

Teknologi Informasi dan Komunikasi;

b. Terbangunnya Sistem Informasi Kearsipan Statis yang berbasis Teknologi

Informasi dan Komunikasi (SIKS-TIK) di lembaga kearsipan pemerintah

pusat, provinsi, kabupaten/kota;

c. Terbangunnya Sistem Informasi Kearsipan Dinamis yang berbasis

Teknologi Informasi dan Komunikasi (SIKD-TIK) di lembaga kearsipan

pemerintah pusat, provinsi, dan kabupaten/kota.

2. Mewujudkan usaha-usaha pembinaan kearsipan secara nasional di lingkungan

lembaga aparatur negara; Target kinerja :

a. Tersedianya kompetensi arsiparis dan pengelola arsip yang profesional dan

sejahtera;

b. Tersedianya peraturan yang mengatur tentang mekanisme pelaksanaan

akreditasi dan sertifikasi SDM kearsipan;

c. Terakreditasinya lembaga dan unit kearsipan serta tersertifikasinya arsiparis

di pusat dan daerah;

d. Tersedianya kebijakan nasional pembangunan kearsipan di pedesaan;


38


e. Terlaksananya penerapan Sistem Informasi Kearsipan Statis berbasis

Teknologi Informasi dan Komunikasi (SIKS-TIK) dan Sistem Informasi

Kearsipan Dinamis berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi

(SIKDTIK) di lembaga kearsipan pemerintah pusat, provinsi,

kabupaten/kota;

f. Terlaksananya bimbingan teknis kearsipan di lembaga negara/badan

pemerintah pusat, provinsi, dan kabupaten/kota.

3. Mewujudkan usaha penyelamatan dan pelestarian arsip/dokumen negara.Target

kinerja :

a. Terselamatkan dan terlestarikannya arsip/dokumen negara yang bernilai

pertanggungjawaban nasional seperti arsip pemilu legislatif dan presiden

serta pilkada;

b. Meningkatnya pengolahan arsip demi terwujudnya inventarisasi arsip yang

dapat dimanfaatkan untuk kepentingan publik;

c. Meningkatnya preservasi arsip demi terwujudnya pemeliharaan, penataan,

dan keamanan arsip dari bahaya kerusakan fisik maupun informasinya;

d. Meningkatnya pelayanan dan pemanfaatan arsip untuk kepentingan

pemerintah, pembangunan, penelitian, dan ilmu pengetahuan.

Sedangkan dalam rangka mendukung percepatan pencapaian ketiga Sasaran

Strategis tersebut, telah ditetapkan sasaran pendukung sebagai berikut :

Sasaran Pendukung :

Mewujudkan koordinasi dalam perencanaan, pembinaan, pengendalian program,

administrasi, dan sumber daya di lingkungan ANRI secara efektif dan efisien

dalam rangka menunjang kinerja ANRI.

Target Kinerja :

1. Terwujudnya kebijakan kearsipan nasional yang berupa Peraturan Pelaksanaan

dari Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

2. Terwujudnya penyusunan dokumen perencanaan dan penganggaran,

administrasi keuangan yang transparan dan akuntabel serta tepat waktu;

3. Meningkatnya jumlah peraturan kearsipan;

4. Meningkatnya jumlah instansi/lembaga yang menggunakan jasa kearsipan;

5. Berkurangnya jumlah temuan dalam pengawasan internal.


39


4.5 Tugas dan Fungsi ANRI

Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2014 tentang organisasi

dan tata kerja Arsip Nasional Republik Indonesia bahwa ANRI mempunyai tugas

melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan. Dalam melaksanakan tugas, ANRI

menyelenggarakan fungsi :

1. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan;

2. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas ANRI;

3. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang

kearsipan; dan

4. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang

perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian,

keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan, dan rumah tangga.


dan tata kerja Arsip Nasional Republik Indonesia bahwa struktur organisasi ANRI

adalah sebagai berikut :


40


Biro Perencanaan dan

Hubungan Masyarakat

Biro Organisasi,

Kepegawaian Dan Hukum

Direktorat Kearsipan Daerah I

KEPALA

SEKRETARIAT UTAMA

Biro Umum Inspektorat

DEPUTI BIDANG PEMBINAAN

KEARSIPAN

DEPUTI BIDANG

KONSERVASI ARSIP DEPUTI BIDANG

INFORMASI DAN PENGEMBANGAN

SISTEM KEARSIPAN

Direktorat Kearsipan Pusat

Direktorat Kearsipan Daerah II

Pusat Jasa

Kearsipan

Direktorat Akuisisi

Direktorat

Pengolahan

BIRO PERENCANAAN Direktorat

Preservasi

Direktorat Layanan

dan Pemanfaatan

Pusat Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan

Nasional

Pusat Data dan Informasi

Pusat Pendidikan Dan

Pelatihan Kearsipan

Direktorat SDM Kearsipan dan

Sertifikasi

Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem

Kearsipan

Pusat Akreditasi

Kearsipan

Gambar 4.1 Struktur Organisasi ANRI

4.6 PUSDATIN ANRI

Arsip Nasional Republik Indonesia memiliki unit kerja yang khusus mengelola

TI, yaitu Pusat Data dan Informasi ANRI (PUSDATIN) yang berada dibawah

Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan. Berdasarkan

Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja

ANRI, Pusat Data dan Informasi mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan

pelaksanaan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan, dan

pengendalian di bidang data dan informasi.

Dalam melaksanakan tugasnya, Pusat Data dan Informasi memiliki fungsi :

1. Penyiapan penyusunan kebijakan teknis pelaksanaan di bidang pengelolaan

data dan informasi serta pengelolaan perangkat teknologi informasi dan

komunikasi, serta pengembangan sistem informasi;


41


2. Penyiapan pemberian bimbingan di bidang pengelolaan data dan informasi

serta pengelolaan perangkat teknologi informasi dan komunikasi, serta

pengembangan sistem informasi;

3. Penyiapan pengendalian di bidang pengelolaan data dan informasi serta

pengelolaan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi, serta

pengembangan sistem informasi.

PUSDATIN ANRI dipimpin oleh seorang Kepala Pusat Data dan Informasi ANRI

yang membawahi dua unit eselon III yaitu : Bidang Pengelolaan Data dan

Informasi dan Bidang Pengelolaan Perangkat Teknologi Informasi dan

Komunikasi dan Sistem Informasi.

Pusat Data dan Informasi terdiri atas:

1. Bidang Pengelolaan Data dan Informasi; mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian

bimbingan, dan pengendalian di bidang pengelolaan data dan informasi.

2. Bidang Pengelolaan Perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi dan

Sistem Informasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan

penyusunan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan, dan

pengendalian di bidang pengelolaan perangkat Teknologi Informasi dan

Komunikasi, serta pengembangan sistem informasi.


dan tata kerja Arsip Nasional Republik Indonesia bahwa struktur organisasi

PUSDATIN ANRI adalah sebagai berikut :


42


Gambar 4.2 Struktur Organisasi Pusat Data dan Informasi ANRI

Portofolio aplikasi yang dimiliki ANRI saat ini, yaitu :

1) SIDA (Sistem Informasi Deskripsi Arsip)

2) Aplikasi Pelayanan Arsip Statis Ruang Baca

3) Aplikasi PPID

4) Sistem Barcode Pemeliharaan Arsip Statis

5) Sistem Informasi Khasanah Arsip Statis (Peta Lokasi Arsip Media Baru)

6) Portal ANRI

7) JIKN

8) SIKD

9) SIKS

10) Website Sejarah Nusantara

11) Sistem Informasi Kartografi

12) AMD

13) Sistem Inf. Kehadiran

14) Sistem Inf. Keuangan

15) Sistem Aplikasi Penggajian

DEPUTI BIDANG INFORMASI DAN

PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN

PUSAT

DATA DAN INFORMASI

PUSAT SISTEM DAN JARINGAN

INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL

PUSAT PENGKAJIAN DAN

PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN

Bidang Pengembangan

Jaringan Informasi Kearsipan Nasional

Bidang

Pengembangan Simpul

Jaringan

Bidang

Pengembangan Simpul

Jaringan

Bidang Pengelolaan

Perangkat TIK dan Sistem Informasi

Bidang Sistem

Kearsipan Dinamis

Bidang Sistem

Kearsipan Statis

Fungsional Fungsional Fungsional


43


16) Sipanda

17) Aplikasi SIMAK-BMN

18) Aplikasi RKA-KL

19) Sistem Informasi Diklat Kearsipan

20) Aplikasi Database Alumni Diklat Kearsipan

21) Sistem Aplikasi Pembinaan Kearsipan (SALAMANDER)

22) Aplikasi Surat Perintah Membayar

23) Aplikasi Komersial Layanan Pusat Jasa

24) Aplikasi CCTV

25) Aplikasi Manajemen Network

26) Aplikasi Digitalisasi

27) Aplikasi SISKA

28) Sistem Informasi Pemeliharaan Barang

29) Sistem Informasi Hukum

30) SIMPEG-Kepegawaian

31) Website ANRI

32) E-Arsip

33) Sistem Akuntansi Instansi

34) Sistem Manajemen Kepegawaian

35) Sistem Aplikasi Surat Perintah Membayar



BAB V

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai analisis pemilihan proses pada COBIT 5

yang merupakan hasil pemetaan dari permasalahan umum di PUSDATIN ANRI,

perhitungan tingkat kapabilitas masing-masing proses, pembahasan hasil serta

pembuatan rekomendasi yang nantinya dapat digunakan sebagai perbaikan yang

dapat dilakukan di lingkungan ANRI.

5.1 Identifikasi permasalahan secara umum pada PUSDATIN ANRI

Proses pengukuran tingkat kapabilitas tata kelola TI di ANRI dimulai dengan

melakukan penyesuaian proses-proses pada COBIT 5 dengan permasalahan yang

terjadi di ANRI. Permasalahan umum terkait tata kelola TI yang terjadi di ANRI

adalah :

1. Pelaksanaan pengembangan TI tidak berdasarkan master plan.

2. Belum adanya SOP-SOP atau mekanisme yang jelas terkait dalam

pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi internal serta belum adanya

dokumen change management dan business continuity planning.

3. Inisiatif investasi TI masih ada di unit kerja substantif sehingga terdapat

berbagai platform yang menyulitkan integrasi sistem di ANRI.

4. Sumber daya manusia TI belum cukup dari sisi kualitas.

5. PUSDATIN ANRI masih dalam tahap transisi.

Identifikasi rumusan permasalahan umum telah diulas pada bab 1. Dari hasil

wawancara dengan Kepala Pusat Data dan Informasi dan Kepala Bidang

Pengelolaan Data dan Informasi yang terdapat pada lampiran I dapat diketahui

kondisi terkait tata kelola TI di PUSDATIN ANRI saat ini. Kondisi yang ada

ternyata memunculkan permasalahan pelaksanaan pengembangan TI tidak

berdasarkan master plan, belum adanya SOP, inisiatif investasi TI masih ada di

unit kerja substantif dan sumber daya manusia TI belum cukup dari sisi kualitas

merupakan salah satu indikasi adanya permasalahan dalam tata kelola TI di dalam

suatu organisasi.


45


5.2 Identifikasi Permasalahan terkait pasal 16 PP 82 Tahun 2012 Bagian

Tata Kelola Sistem Elektronik

Pada subbab ini akan dilakukan proses identifikasi aturan yang harus dipenuhi

oleh PUSDATIN ANRI sebagai instansi penyelenggara sistem elektronik untuk

pelayanan publik. Berdasarkan PP No. 82 tahun 2012 pasal 16 ayat 1 disebutkan

penyelenggara sistem elektronik untuk pelayanan publik wajib menerapkan tata

kelola yang baik dan akuntabel dan pasal 16 ayat 2 disebutkan persyaratan

minimum tata kelola yang harus dipenuhi terkait pasal 16 ayat 1. Identifikasi

kepatuhan PUSDATIN ANRI terkait ketersediaan persyaratan minimum tata

kelola tersebut terdapat pada lampiran II. Hasil identifikasi kepatuhan ANRI

terkait ketersediaan persyaratan minimum tata kelola tata kelola yang baik dan

akuntabel adalah :

1. Standar operating procedure (SOP) untuk penyelenggaraan sistem elektronik

baru tersedia untuk SIKN/JIKN sedangkan untuk sistem informasi untuk

keseluruhan di ANRI belum ada

2. Belum ada rencana menjaga kebaruan prosedur pedoman pelaksanaan dalam

hal ini adalah belum adanya change management system.

3. Sudah tersedia kelembagaan dari dan kelengkapan personel pendukung dari

pengoperasian sistem elektronik sebagaimana mestinya.

4. Pengukuran tingkat keberhasilan sistem elektronik/pengukuran manajemen

kinerja masih bersifat manual.

5. Belum terpenuhinya rencana menjaga keberlangsungan sistem elektronik

(business continuity plan).

5.3 Pemetaan permasalahan ke dalam proses COBIT 5

Pemilihan proses-proses COBIT akan dilakukan dengan cara melakukan

pemetaan permasalahan yang ada saat ini terhadap proses-proses yang terdapat

pada COBIT 5. Permasalahan yang akan dipetakan merupakan gabungan dari dari

kedua jenis permasalahan yaitu permasalahan umum terkait tata kelola TI dan

permasalahan tata kelola terkait PP 82 tahun 2012. Gabungan dari kedua jenis

permasalahan tersebut adalah :

1. Pelaksanaan pengembangan TI tidak berdasarkan master plan


46


2. Belum terpenuhinya ketersediaan SOP untuk mekanisme yang jelas terkait

dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi internal.

3. Inisiatif investasi TI masih ada di unit kerja substantif sehingga terdapat

berbagai platform yang menyulitkan integrasi dan sinkronisasi sistem di ANRI.

4. Belum ada rencana menjaga kebaruan prosedur pedoman pelaksanaan dalam

hal ini adalah belum adanya change management system.

5. Belum terpenuhinya rencana menjaga keberlangsungan sistem elektronik.

6. Pengukuran tingkat keberhasilan sistem elektronik/pengukuran manajemen

kinerja masih bersifat manual.

7. Sumber daya manusia TI belum cukup dari sisi kualitas.

8. PUSDATIN ANRI masih dalam tahap transisi.

Dari gabungan permasalahan kemudian dipetakan kepada proses-proses COBIT 5

yang sesuai. Pendekatan pemetaan yang dilakukan adalah dengan melihat

kesesuaian permasalahan dengan deskripsi dan tujuan bisnis dari setiap proses

COBIT 5. Untuk memudahkan mendapatkan gambaran secara sistematis, secara

singkat dan jelas, hasil dari pemetaan permasalahan yang terjadi di PUSDATIN

ANRI terhadap proses COBIT 5 dapat dilihat pada tabel pemetaan permasalahan

di Tabel 5.1

Tabel 5.1 Pemetaan permasalahan terhadap proses COBIT 5

Kode Proses Relevansi

Masalah

Permasalahan

Evaluate, Direct and Monitor (EDM)

EDM01 Menjamin pengaturan dan

pemeliharaan kerangka kerja tata

kelola

YA

Pelaksanaan

pengembangan TI tidak

berdasarkan master plan

dan inisiatif investasi TI

masih ada di unit kerja

substantif sehingga

terdapat berbagai

platform yang

menyulitkan integrasi

dan sinkronisasi sistem

di ANRI.

EDM02 Menjamin pencapaian manfaat YA Pelaksanaan




47


Tabel 5.1 Pemetaan permasalahan terhadap proses COBIT 5 (Sambungan)

EDM03 Menjamin optimasi resiko -

EDM04 Menjamin optimasi sumber daya YA Sumber daya manusia

TI belum cukup dari sisi

kualitas.

EDM05 Menjamin transparansi

stakeholder

YA

Pelaksanaan



Align, Plan and Organise (APO)

APO01 Mengelola framework manajemen

TI

YA Pelaksanaan




APO02 Mengelola strategi YA Pelaksanaan



APO03 Mengelola enterprise architecture YA Pelaksanaan



APO04 Mengelola inovasi -

APO05 Mengelola portofolio YA Inisiatif investasi TI


substantif sehingga

terdapat berbagai

platform yang



di ANRI.

APO06 Mengelola anggaran dan biaya -

APO07 Mengelola sumber daya manusia YA Sumber daya manusia

TI belum cukup dari sisi

kualitas.

APO08 Mengelola hubungan YA Pelaksanaan



APO09 Mengelola persetujuan layanan -

APO10 Mengelola supplier -


48




APO11 Mengelola kualitas YA Pengukuran tingkat

keberhasilan sistem

elektronik/pengukuran

manajemen kinerja

masih bersifat manual.

APO12 Mengelola resiko

APO13 Mengelola keamanan

Build. Acquire and Implement (BAI)

BAI01 Mengelola program dan proyek YA Inisiatif investasi TI


substantif sehingga

terdapat berbagai

platform yang



di ANRI.

BAI02 Mengelola definisi kebutuhan YA Pelaksanaan



BAI03 Mengelola identifikasi dan

pembangunan solusi

YA Pelaksanaan



BAI04 Mengelola ketersediaan dan

kapasitas

YA Belum terpenuhinya

rencana menjaga

keberlangsungan sistem

elektronik.

BAI05 Mengelola pemberdayaan

perubahan organisasi

YA PUSDATIN ANRI

masih dalam tahap

transisi


49



Build. Acquire and Implement (BAI)

BAI06 Mengelola perubahan YA Belum ada rencana

menjaga kebaruan

prosedur pedoman

pelaksanaan dalam hal

ini adalah belum adanya

change management

system

BAI07 Mengelola penerimaan perubahan

dan transisi

YA PUSDATIN ANRI

masih dalam tahap

transisi

BAI08 Mengelola pengetahuan -

BAI09 Mengelola asset -

BAI10 Mengelola konfigurasi -

Deliver, Service and Support

DSS01 Mengelola operasional YA Belum terpenuhinya

ketersediaan SOP untuk

mekanisme yang jelas

terkait dalam

pengembangan dan

pemeliharaan sistem

informasi internal.

DSS02 Mengelola permintaan dan insiden

layanan

-

DSS03 Mengelola masalah -

DSS04 Mengelola kontuinuitas YA Belum terpenuhinya

rencana menjaga

keberlangsungan sistem

elektronik

DSS05 Mengelola layanan keamanan -

DSS06 Mengelola kendala proses bisnis -

Monitor, Evaluate and Assess

MEA01 Monitor, evaluasi dan menilai

kinerja dan kesesuaian

YA Pengukuran tingkat

keberhasilan sistem

elektronik/pengukuran

manajemen kinerja

masih bersifat manual.


50




sistem kendali internal

-


kepatuhan dengan kebutuhan

eksternal

-

Untuk memudahkan mendapatkan gambaran secara sistematis, secara singkat dan

jelas mengenai deskripsi proses COBIT 5 yang terpilih dan relevan dengan

permasalahan yang terjadi di ANRI dapat dilihat pada Tabel 5.2.

Tabel 5.2 Deskripsi proses COBIT 5 yang terpilih

ID

Proses

Proses COBIT 5

terpilih

Deskripsi Proses COBIT/ Key Word

EDM01 Menjamin

pengaturan dan

pemeliharaan

kerangka kerja tata

kelola

Proses ini menganalisa dan mengartikulasikan

persyaratan pengelolaan TI organisasi, memastikan

dan mengurus efektifitas struktur, prinsip, proses

dan praktik dengan menjelaskan tanggungjawab dan

otoritas untuk pencapaian visi, misi dan objektif

organisasi.

EDM02 Menjamin

pencapaian

manfaat

Proses ini mengoptimalkan kontribusi nilai bisnis

dari proses bisnis, layanan TI dan aset TI yang

dihasilkan dari biaya investasi TI.

EDM04 Menjamin

optimasi sumber

daya

Memastikan kemampuan TI yang memadai dan

cukup (orang, proses dan teknologi) yang tersedia

untuk mendukung tujuan organisasi secara efektif

dengan biaya yang optimal.

EDM05 Menjamin

transparansi

stakeholder

Proses ini memastikan bahwa komunikasi terhadap

stakeholder bersifat efektif dan dilakukan secara

berkala. Komunikasi diperlukan untuk

mengkonfirmasi bahwa sasaran dengan strategi TI

sejalan dengan strategi organisasi.

APO01 Mengelola

framework

manajemen TI

Memperjelas dan menjaga tata kelola TI dengan visi

dan misi organisasi. Menerapkan dan menjaga

mekanisme serta otoritas untuk mengelola informasi

dan penggunaan TI di dalam organisasi agar tujuan

tata kelola sejalan dengan pedoman dan kebijakan

organisasi.

APO02 Mengelola strategi Pengelolaan strategi dilakukan untuk menyelaraskan

strategi TI dengan tujuan dari organisasi.

Menyediakan pandangan menyeluruh mengenai

kondisi bisnis organisasi saat ini dan lingkungan TI

serta arah kedepannya akan seperti apa.


51


Tabel 5.2 Deskripsi proses COBIT 5 yang terpilih (Sambungan)

APO03 Mengelola

enterprise

architecture

Membangun arsitektur umum yang terdiri dari

proses bisnis, informasi, data, aplikasi dan teknologi

lapisan arsitektur untuk secara efektif mewujudkan

organisasi dan strategi TI dengan menciptakan

model dan praktek yang menggambarkan dasar dan

sasaran arsitektur. Menetapkan standar, pedoman,

prosedur, template dan alat-alat untuk

meningkatkan keselarasan, kelincahan, kualitas

informasi dan melakukan penghematan biaya

potensial.

APO05 Mengelola

portofolio

Proses ini memastikan arah strategis yang ditetapkan

untuk investasi sejalan dengan visi arsitektur dan

karakteristik organisasi yang diinginkan dari

portofolio investasi dan layanan terkait, dan

mempertimbangkan berbagai kategori investasi dan

sumber daya dan kendala pendanaan. Mengevaluasi,

memprioritaskan dan keseimbangan program dan

jasa, pengelolaan permintaan dalam sumber daya

dan kendala pendanaan, berdasarkan keselarasan

dengan tujuan strategis, nilai dan risiko perusahaan.

Memindahkan program yang dipilih ke dalam

portofolio layanan aktif untuk eksekusi. Memantau

kinerja portofolio layanan dan program secara

keseluruhan, mengusulkan penyesuaian sebagai

bentuk pentingnya dalam menanggapi program dan

kinerja pelayanan atau mengubah prioritas

perusahaan.

APO07 Mengelola sumber

daya manusia

Menyediakan pendekatan yang terstruktur untuk

memastikan bahwa penataan, penempatan, hak

keputusan dan keterampilan sumber daya manusia

dilakukan secara optimal. Ini termasuk dalam

mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab

yang ditetapkan, rencana untuk belajar dan

berkembang, ekspektasi kinerja, didukung dengan

orang-orang yang kompeten dan termotivasi.

APO08 Mengelola

hubungan

Mengelola hubungan antara TI dan organisasi bisnis

diperlukan untuk menciptakan suasana yang

kondusif dalam pencapaian hasil layanan TI yang

mendukung sasaran organisasi dengan lebih baik.

Diperlukan adanya kepercayaan terhadap TI sebagai

penunjang keberhasilan bisnis dari organisasi

tersebut sehingga setiap pengembangan TI dapat

sesuai dengan perencanaan strategi bisnis.


52



APO11 Mengelola kualitas Proses ini mendefinisikan dan mengkomunikasikan

kebutuhan kualitas yang diinginkan untuk setiap

proses, prosedur, produk ataupun layanan yang

dihasilkan. Selain itu juga dilakukan pengontrolan

atas kualitas tersebut.

BAI01 Mengelola

program dan

proyek

Proses ini mengelola semua program dan proyek

dari portofolio investasi yang selaras dengan strategi

perusahaan dan dengan cara terkoordinasi,

memprakarsai, merencanakan, mengendalikan, dan

melaksanakan program dan proyek, dan diakhiri

dengan ulasan pasca implementasi.

BAI02 Mengelola definisi

kebutuhan

Proses ini mengidentifikasi solusi dan menganalisa

kebutuhan sebelum dilakukan pengembangan untuk

memastikan bahwa solusi yang diberikan selaras

dengan kebutuhan dari strategi organisasi.

BAI03 Mengelola

identifikasi dan

pembangunan

solusi

Proses ini menganalisa dan mengartikulasikan

persyaratan untuk pengelolaan TI organisasi,

memastikan dan mengurus efektifitas struktur,

prinsip, proses dan praktik dengan menjelaskan

tanggungjawab dan otoritas untuk pencapaian visi,

misi dan objektif organisasi.

BAI04 Mengelola

ketersediaan dan

kapasitas

Melakukan pemeliharaan terhadap ketersediaan

layanan, pengelolaan sumber daya dan optimalisasi

kinerja sistem melalui prediksi kinerja sistem serta

kebutuhan kapasitas yang diperlukan. Pengelolaan

dilakukan lewat perencanaan kapasitas yang

terdokumentasi dengan baik.

BAI05 Mengelola

pemberdayaan

perubahan

organisasi

Memaksimalkan kemungkinan keberhasilan

menerapkan secara berkelanjutan perubahan

organisasi dengan cepat dan mengurangi resiko,

melingkupi siklus perubahan dan seluruh para

pemangku kepentingan mendukung dalam TI dan

bisnis secara menyeluruh.

BAI06 Mengelola

perubahan

Pengelolaan terhadap perubahan secara terkontrol,

termasuk perubahan standar ataupun pemeliharaan

mendadak terkait bisnis proses, aplikasi maupun

infrastruktur. Pengelolaan perubahan meliputi

perubahan standar dan prosedur, penilaian dampak,

pemilihan prioritas, perubahan mendadak, pelaporan

dan dokumentasi. Setiap perubahan akan dicatat dan

diperbaharui untuk setiap dokumen yang ada.


53



BAI07 Mengelola

penerimaan

perubahan dan

transisi

Secara formal menyetujui dan membuat solusi baru

operasional, termasuk implementasi perencanaan,

sistem dan perubahan data, menguji penerimaan

perubahan, komunikasi, persiapan, promosi atau

perubahan bisnis proses dan layanan TI, pendukung

produksi awal dan peninjauan pasca implementasi.

DSS01 Mengelola

operasional

Pengelolaan operasional menetapkan dan

menerapkan standar operational procedure (SOP)

serta melakukan pengelolaan terkait pemeliharaan

infrastruktur TI, pengelolaan lingkungan dan

fasilitas layanan.

DSS04 Mengelola

kontuinuitas

Membangun dan memelihara rencana yang dapat

memungkinkan organisasi dan TI mampu

menanggapi insiden yang terjadi sehingga organisasi

dapat melanjutkan bisnis seperti biasa. Selain itu

juga menjaga ketersediaan informasi yang

diperlukan untuk organisasi.

MEA01 Monitor, evaluasi

dan menilai kinerja

dan kesesuaian

Mengumpulkan, menvalidasi, mengevaluasi bisnis,

TI serta tujuan proses. Melakukan pemantauan

untuk memastikan proses layanan sistem elektronik

yang berjalan memiliki kinerja yang diharapkan.

Jumlah proses COBIT 5 yang berada di Tabel 5.2 adalah 21 proses dan tingkat

kapabilitasnya akan diukur. Hasil pengukuran tingkat kapabilitas akan dijadikan

masukan untuk perbaikan proses di ANRI dan solusi atas permasalahan yang

terjadi di PUSDATIN ANRI.

5.4 Pengukuran Tingkat Kapabilitas

Setelah melakukan pemetaan permasalahan yang terjadi di PUSDATIN ANRI

terhadap dimensi proses COBIT 5, maka dilakukan pengukuran level kapabilitas

yang terdiri dari :

1. Mengukur apakah proses-proses COBIT 5 yang telah terpilih sudah berada

pada tingkat kapabilitas level 1 yang didasarkan pada outcome yang dicapai

dan outcome untuk tiap-tiap proses COBIT 5 bersifat spesifik.

2. Mengukur apakah proses-proses COBIT 5 yang telah terpilih sudah mencapai

tingkat kapabilitas level 2-5 yang didasarkan pada proses penilaian indikator

kinerja yang bersifat generik/umum bagi semua proses.


54


Pengukuran tingkat kapabilitas dilakukan dengan cara mendistribusikan kuisioner

yang mengacu pada Process Assesment model COBIT 5 kepada pemangku

kepentingan pada Pusat Data dan Informasi ANRI yaitu :

a. Kepala Pusat Data dan Informasi

b. Kepala Bidang Pengelolaan Data dan Informasi

c. Kepala Bidang Pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi dan Sistem

Informasi

Hasil analisa pengukuran akan disertakan pendapat penulis lewat observasi yang

dilakukan selama ini terhadap pengelolaan TI di PUSDATIN ANRI, format

kuesioner diambil dari COBIT 5 : Self Assesment Guide.

Berdasarkan aturan ISO/IEC 155O4, skala pengukuran menggunakan tingkat

rating yaitu :

N-Not Achieved : 0-15% achievement

P-Partially Achieved : >15-50% achievement

L-Largely Achieved : >50-85% achievement

F-Fully Achieved : >85-100% achievement

Suatu proses cukup meraih kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved (F)

untuk dapat dinyatakan bahwa proses tersebut telah meraih suatu level kapabilitas

tersebut, namun proses tersebut harus meraih kategori Fully achieved (F) untuk

dapat melanjutkan penilaian ke level kapabilitas berikutnya. Misalnya bagi suatu

proses untuk meraih level kapabilitas 3, maka level 1 dan 2 proses tersebut harus

mencapai kategori Fully achieved (F), sementara level kapabalitas 3 cukup

mencapai kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved (F).

Kriteria setiap tingkatan kapabilitas proses dinyatakan kedalam enam tingkat,

yaitu :

7. Level 0 (Incomplete Process)

Organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi informasi

di organisasinya.

8. Level 1 (Performed)

Organisasi sudah mengetahui tentang aktivitas teknologi informasi di

organisasinya, hanya pada umumnya tidak menyediakan lingkungan yang


55


stabil untuk melakukan aktivitas operasional teknologi informasi dan

mengembangkan suatu produk baru.

9. Level 2 (Managed Process)

Organisasi sudah mempunyai berbagai kebijakan untuk mengatur berbagai

aktivitas operasional dan pengembangan teknologi informasi.

10. Level 3 (Establish Process)

Organisasi sudah mempunyai suatu unit kerja beserta struktur organisasinya

terkait dengan aktivitas teknologi informasi. Selain itu organisasi sudah



11. Level 4 (Predictable Process)

Organisasi sudah membuat suatu pengukuran untuk semua kegiatan teknologi

informasi, mampu untuk mengetahui nilai bisnis yang didapat dari teknologi

informasi dan mampu untuk menghasilkan suatu produk teknologi informasi

yang mempunyai nilai tambah bagi bisnis dan organisasi.

12. Level 5 (Optimizing Process)

Teknologi informasi sudah terintegrasi dengan semua aspek aktivitas bisnis

dan operasional organisasi dan dapat membuat otomasi dan inovasi pada semua

aspek aktivitas bisnis agar kinerja organisasi menjadi efisien, efektif,

transparan dan berkualitas tinggi.

Pada penelitian ini pengukuran akan dilakukan untuk semua level.

5.5 Pembahasan Hasil Pengukuran Kapabilitas Proses COBIT 5

Di bawah ini adalah pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas

pada proses-proses COBIT 5 yang terpilih dengan mengikuti COBIT 5 : Self-

assesment Guide. Pengukuran dilakukan berdasarkan hasil kuesioner yang

terdapat pada lampiran E.


56


5.5.1 Hasil pengukuran EDM01

Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada

proses EDM01 : Menjamin pengaturan dan pemeliharaan kerangka kerja tata

kelola

Rating Criteria By Responden

Level 0

Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5

PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 2

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 3

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Tabel 5.3 Hasil pengukuran proses EDM01

Level 0

Level 1 (%)

Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)

EDM02 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 0

Rating N

Kapabilitas 0

Tabel 5.4 Pencapaian tingkat kapabilitas EDM01

Nilai tingkat kapabilitas untuk proses menjamin pengaturan dan pemeliharaan

kerangka kerja tata kelola adalah 0 yang berarti organisasi belum mengetahui

sama sekali tentang aktifitas teknologi informasi di organisasinya dalam

menjamin pengaturan dan pemeliharaan kerangka kerja tata kelola atau

implementasi proses tidak dilakukan untuk mencapai hasil (outcome). Hasil

(outcome) adalah indikator untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi

organisasi untuk kapabilitas level 1 :

Model pengambilan keputusan strategis TI belum dapat diukur efektifitasnya

dan belum selaras dengan kebutuhan organisasi. Selama ini kegiatan yang

namanya maintenance, pengadaan perangkat TIK maupun aplikasi sistem

informasi masih menjadi anggaran masing-masing unit kerja, sehingga

kebutuhan dan pengadaan tiap unit kerja tidak diketahui.

Sistem pengelolaan TI belum terimplementasi di organisasi. Saat ini belum ada

kebijakan tentang pengelolaan TI.


57


Belum ada jaminan sistem pengelolaan TI beroperasi secara efektif.

Belum ada proses pengawasan dan pengukuran proses.



proses EDM02 : Menjamin pencapaian manfaat


Level 0


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

33,3 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 2

66,6 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 3

0 16,67 50 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

33,3 5,5 16,6 0 0 0 0 0 0


Level 0

Level 1 (%)


EDM02 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 33,3 5,5 16,6

Rating P

Kapabilitas 0


Nilai tingkat kapabilitas untuk proses menjamin pencapaian manfaat adalah 0

yang berarti organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi

informasi di organisasinya dalam menjamin pencapaian manfaat. Namun pada

tingkat kapabilitas level 1 terdapat partially achieved dengan angka persentase

33%. Hal ini berarti ada beberapa implementasi proses yang dilakukan untuk

mencapai hasil (outcome). Hasil (outcome) adalah indikator untuk tercapainya

kapabilitas level 1. dan Analisis kondisi organisasi untuk kapabilitas level 1 :

ANRI mendapatkan optimal value dari pemanfaatan aset dan layanan TI.

Dari sisi entitas arsip itu sendiri sudah berubah dari arsip konvensional ke arsip

berbasis elektronik digital. Dalam layanan informasi, sebelumnya secara

manual (on site) harus datang di instansi-instansi yang menyediakan layanan

informasi kearsipan kalau sekarang sudah dapat online dengan TI. Masyarakat


58


dimanapun sudah bisa mengakses informasi kearsipan secara lebih mudah,

tidak usah datang on site tapi secara online sudah bisa mendapatkan informasi

kearsipan. TI juga memudahkan layanan dalam artian arsip itu unik, begitu

digunakan oleh seseorang hanya satu arsip yang dapat menggunakan, yang

lain tidak dapat menggunakan tapi dengan adanya TI, proses digitalisasi arsip

(copy digital), akses terhadap arsip sudah bisa dilakukan oleh banyak orang

secara bersamaan, akses terhadap arsip menjadi jauh lebih mudah.

Optimal value dari investasi TI belum didapatkan dari efektivitas praktek

manajemen ANRI.

PUSDATIN sebagai unit kerja yang khusus mengelola TI di ANRI dalam

prakteknya masih belum bisa memaksimalkan tugas pokok dan fungsinya

karena masih mempersiapkan rencana strategis pengembangan TI (Rencana

Induk TIK ANRI).

Investasi TI individu berkontribusi maksimal

Secara kuantitas SDM TI di ANRI selama ini sudah cukup berkontribusi

tinggal ditingkatkan secara kualitas.



proses EDM04: Menjamin optimasi sumber daya


Level 0


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

0 16,6 25 0 0 0 0 0 0

Responden 2

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 3

0 16,6 25 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

0 5,5 16,6 0 0 0 0 0 0



59


Level 0

Level 1 (%)

Level 2 (%)

Level 3 (%)

Level 4 (%)

Leve l 5 (%)

EDM04 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 0

Rating N

Kapabilitas 0


Nilai tingkat kapabilitas untuk proses menjamin optimasi sumber daya adalah 0


informasi di organisasinya dalam menjamin optimasi sumber daya atau




Kebutuhan sumber daya organisasi belum terpenuhi dengan kemampuan yang

optimal

PUSDATIN baru mulai mengkaji dan memetakan terkait kebutuhan sumber

daya organisasi disebabkan karena terjadi di salah satu unit kerja memiliki

SDM berjumlah 10 personil tapi dengan perangkat TI berjumlah 20 buah.

Sumber daya yang dialokasikan untuk prioritas organisasi tanpa adanya

kendala anggaran.

Penggunaan optimal sumber daya yang dicapai untuk seluruh siklus ekonomi

yang ada.

Setiap unit-unit kerja memiliki anggaran pembelian sumber daya TI masing-

masing yang dalam praktek pengadaannya sering tumpah tindih karena tidak

disesuaikan dengan program PUSDATIN dalam sinkronisasi/integrasi

pengelolaan TI.


60




proses EDM05 : Menjamin transparansi stakeholder


Level 0


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

0 0 25 0 0 0 0 0 0

Responden 2

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 3

0 33,3 25 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

0 11,1 16,6 0 0 0 0 0 0


Level 0

Level 1 (%)


EDM05 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 0

Rating N

Kapabilitas 0


Nilai tingkat kapabilitas untuk proses menjamin transparansi stakeholder adalah 0


informasi di organisasinya dalam menjamin transparansi stakeholder atau




Laporan kepada pemangku kebijakan sesuai dengan kebutuhan pemangku

kebijakan PUSDATIN baru memetakan kebutuhan pemangku kebijakan terkait

pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan TI

Belum tercapainya laporan yang tepat waktu dan akurat

Komunikasi yang efektif belum tercapai dengan pemangku kebijakan.

PUSDATIN belum memiliki rencana strategis pengembangan TI dan

mekanisme tata cara pengawasan evaluasi dan pelaporan kepada pemangku

kebijakan.


61


5.5.5 Hasil pengukuran APO01


proses APO01 : Mengelola framework manajemen TI


Level 0

Level 1

Level 2 Level 3 Level 4 Level 5

PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

0 33,3 25 0 0 0 0 0 0

Responden 2

0 50 75 0 0 0 0 0 0

Responden 3

50 100 100 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

16,6 61,1 66,6 0 0 0 0 0 0

Tabel 5.11 Hasil pengukuran proses APO01 untuk kondisi saat ini

Level 0

Level 1 (%)

Level 2 (%)

Level 3 (%)

Level 4 (%)

Level 5 (%)

APO01 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 16,6 61,1 0 0 0 0 0 0 0

Rating P

Kapabilitas 0

Tabel 5.12 Pencapaian tingkat kapabilitas APO01

Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola framework manajemen TI adalah

0 yang berarti organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas

teknologi informasi di organisasinya dalam mengelola framework manajemen TI.

Namun pada tingkat kapabilitas level 1 terdapat partially achieved dengan angka

persentase 16,6%, hal ini berarti ada beberapa implementasi proses yang

dilakukan untuk mencapai hasil (outcome). Hasil (outcome) adalah indikator

untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi organisasi untuk kapabilitas

level 1 :

Kebijakan kerangka kerja pengelolaan TI yang efektif belum disusun.

PUSDATIN sebagai unit kerja yang khusus dibentuk mengelola TI baru

merencanakan merumuskan kebijakan kerja terkait pengelolaan TI yaitu

rencana induk TIK atau rencana strategis pengembangan TI sebagai suatu

pengarah teknologi atau pengarah pemanfaatan TI di ANRI.


62


Dampak dari belum adanya kebijakan kerja pengelolaan TI yang efektif, sulit

untuk semua orang menyadari pentingnya kebijakan kerja pengelolaan TI dan

dan patuh mempraktekkannya termasuk kepatuhan terhadap kebijakan dan

prosedur PP N0.82 Tahun 2012.

Standar tentang pengelolaan perangkat TIK telah ada tapi belum

disahkan/ditetapkan.



proses APO02 : Mengelola strategi


Level 0

Level 1


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 2

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 3

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

0 0 0 0 0 0 0 0 0


Level 0

Level 1 (%)


APO02 PA1.1 PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 0

Rating N

Kapabilitas 0


Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola strategi adalah 0 yang berarti

organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi informasi di

organisasinya dalam mengelola strategi atau implementasi proses tidak dilakukan

untuk mencapai hasil (outcome). Hasil (outcome) adalah indikator untuk

tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi organisasi untuk kapabilitas level

1 :


63


Seluruh aspek strategi TI belum selaras dengan strategi organisasi. Hal ini

disebabkan karena ANRI belum memiliki strategi TI. PUSDATIN baru dalam

tahap merumuskan perencanaan strategi.

Strategi TI mencakup biaya yang efektif, tepat, realistis untuk dicapai dan

fokus terhadap organisasi serta seimbang. Hal ini disebabkan karena ANRI

belum memiliki strategi TI. PUSDATIN baru dalam tahap merumuskan

perencanaan strategi.

TI belum berperan maksimal sebagai penggerak organisasi.

Akibat belum adanya rencana induk TIK dan strategi TI di ANRI, TI belum

mendukung kegiatan bisnis utama ANRI yaitu pelayanan arsip. Alur arsip di

ANRI, unit akuisisi mencatat dan memilih arsip yang penting dan

menghasilkan daftar penyerahan arsip. Kemudian unit pengolahan, arsip yang

masuk ke unit pengolahan di seleksi lagi, dibuatkan uraian dan deskripsi dll.,

setelah selesai arsip masuk ke unit penyimpanan yaitu unit konservasi. Di unit

penyimpanan atau konservasi, arsip akan dibersihkan dulu sebelum masuk ke

depot penyimpanan atau sebelumnya didigitalisasikan baru kemudian

disimpan. Terakhir, unit yang melayani masyarakat terkait pelayanan arsip,

arsip diolah akan dilihat apakah termasuk kategori rahasia atau tidak. Peran TI

baru sampai pada aktivitas penunjang organisasi, aplikasi SI yang terintegrasi

mulai alur awal sampai akhir belum ada.

Strategi TI belum ada kesadaran akuntabilitas.

Hal ini disebabkan karena ANRI belum memiliki strategi TI. PUSDATIN baru

dalam tahap merumuskan perencanaan strategi.


64




proses APO03 : Mengelola enterprise architecture.


Level 0

Level 1


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

0 50 0 0 0 0 0 0 0

Responden 2

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 3

0 83,3 0 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

0 44,4 0 0 0 0 0 0 0


Level 0

Level 1 (%)


APO03

Nilai 0

Rating N

Kapabilitas 0


Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola enterprise architecture adalah 0


informasi di organisasinya dalam mengelola enterprise architecture atau




Arsitektur dan standar yang ada efektif dalam mendukung organisasi.

Saat ini belum ada rencana strategis pengembangan TI dan standar sumber

daya dan infrastruktur teknologi, saat ini bidang pengelolaan teknologi

informasi dan komunikasi dan sistem informasi telah membuat standar tentang

perangkat TI tapi belum disahkan, agar semua yang dibutuhkan di unit kerja itu

terkontrol terkait dengan pengadaan TI. PUSDATIN baru mulai

mengidentifikasi dan mendefenisikan kebutuhan organisasi terhadap

keberadaan TI di ANRI.


65


Belum tersedia portofolio layanan arsitektur organisasi mendukung fleksibilitas

perubahan organisasi karena ketiadaan rencana strategis pengembangan TI.

Belum tersedianya informasi arsitektur yang handal dengan domain yang tepat

dan up to date dengan/tidak arsitektur yang disatukan.

Belum tersedianya kerangka dan metodologi arsitektur organisasi yang

terintegrasi untuk memungkinkan efisiensi organisasi.

Ketiadaan rencana pembangunan dan pengembangan TI ANRI mengakibatkan

sulit menciptakan keselarasan tujuan organisasi dengan program maupun

portofolio proyek pengembangan TI, dampaknya banyak sistem-sistem

informasi di ANRI yang platform-nya berbeda-beda, infrastruktur sifatnya

sporadis, perangkat keras yang tidak berstanda, tidak terstruktur dan integrasi

sistemnya menjadi sulit sehingga efektivitas dan efisiensi organisasi tidak

tercapai.



proses APO05 : Mengelola portofolio


Level 0

Level 1


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

0 0 25 0 0 16,67 0 0 0

Responden 2

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 3

50 33,3 0 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

16,6 11,1 8,3 0 0 0 0 0 0



66


Level 0

Level 1 (%)


APO05 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 16,6 11,1 8,3

Rating P N N

Kapabilitas 0


Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola portofolio adalah 0 yang berarti


organisasinya dalam mengelola portofolio. Namun pada tingkat kapabilitas level 1

terdapat partially achieved dengan angka persentase 16,6%, hal ini berarti ada

beberapa implementasi proses yang dilakukan untuk mencapai hasil (outcome).

Hasil (outcome) adalah indikator untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis

kondisi organisasi untuk kapabilitas level 1 :

Gabungan investasi yang tepat dan selaras dengan strategi organisasi belum

didefenisikan. Kondisi investasi TI di ANRI, inisiatifnya masih ada di unit

kerja substantif dan belum sepenuhnya dikelola oleh PUSDATIN.

Sumber pendanaan investasi diidentifikasi.

Pendanaan investasi saat ini masih ada di Biro umum dan belum terpusat di

ANRI.

Dana program bisnis telah dialokasikan sebelum dievaluasi.

Tiap unit kerja di ANRI memiliki anggaran dan setiap unit bisa membuat

aplikasi, mengagendakan pembuatan sistem informasi dan pengadaan

perangkat TI.

Kinerja portofolio investasi belum akurat dan komprehensif.

Selama ini maintenance, pengadaan perangkat TIK maupun software atau

aplikasi, pada saat ini masih menjadi anggaran masing-masing unit kerja.

Perubahan program investasi tidak tercermin dalam layanan TI, aset dan

sumber daya portofolio yang relevan.

Manfaat tidak disadari karena ketiadaan monitoring, karena belum sepenuhnya

dikelola PUSDATIN, maka PUSDATIN sulit mengawasi dan memastikan

tercapainya manfaat yang diharapkan melalui penerapan TI yang dibangun

berdasarkan portofolio investasi.


67




proses APO07: Mengelola sumber daya manusia


Level 0

Level 1


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

0 100 50 0 0 0 0 0 0

Responden 2

50 100 100 0 0 0 0 0 0

Responden 3

100 83,3 75 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

50 61,1 75 0 0 0 0 0 0


Level 0

Level 1 (%)


APO07 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 50 61,1 75

Rating P L L

Kapabilitas 0


Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola portofolio adalah 0 yang berarti


organisasinya dalam mengelola portofolio. Namun pada tingkat kapabilitas level 1

terdapat partially achieved dengan angka persentase 50%. Hal ini berarti ada




Hubungan dengan struktur organisasi TI fleksibel dan responsif.

Untuk memenuhi pengelolaan dan pelayanan unit kerja yang membutuhkan

penanganan terkait TI seperti troubleshooting dll., PUSDATIN melakukan

pengiriman penugasan unit kerja.

SDM tidak dikelola dengan efektif dan efisien.


68


SDM TIK jumlahnya 23 orang tapi untuk kebutuhan dalam hal kemampuan

yang spesifik seperti programmer, untuk kemampuan bahasa pemrograman

tertentu masih satu-persatu. Untuk ahli jaringan dan juga ahli pengolahan

database banyak bisa saling share. Jadi meskipun jumlahnya banyak tapi untuk

masing-masing kualitas penguasaan spesifikasi masih sedikit.



proses APO08 : Mengelola hubungan


Level 0

Level 1


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

33,3 0 25 0 0 0 0 0 0

Responden 2

100 100 100 0 0 0 0 0 0

Responden 3

33,3 16,67 25 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

55,5 38,8 50 0 0 0 0 0 0


Level 0

Level 1 (%)


APO08 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 55,5 38,8 50

Rating L P P

Kapabilitas 0 1


Nilai tingkat kapabilitas untuk proses manage relationship adalah 1 dengan nilai

55,5 % dan rating ‘L’ largelly achieved yang berarti implementasi proses telah

berjalan dan sebagian besar indikator untuk kapabilitas level 1 telah dicapai.

Atribut PA 2.1 dan PA 2.2 pada level 2 mempunyai persentase 38,8 % dan 50 %

yang mengartikan kriteria indikator untuk atribut PA 2.1 dan PA 2.2 sebagian

besar sudah terpenuhi. Namun bukan berarti implementasi proses sudah

memenuhi kriteria kapabilitas level 2. Analisis kondisi organisasi untuk

kapabilitas level 1 :


69


Perencanaan dan persyaratan strategi bisnis belum dipahami dan

didokumentasikan serta disetujui.

Hal ini terbukti dengan unit-unit kerja memiliki agenda-agenda masing terkait

kebutuhan TI, PUSDATIN sedang berupaya untuk membuka pikiran kepada

semua unit kerja mengenai pengintegrasian dan tata kelola TI di ANRI.

Hubungan yang baik terjadi antara organisasi dan TI.

Hal ini terbukti pembuatan standar pengelolaan perangkat TIK dan SI

meskipun belum disahkan berasal dari tanggapan dari unit pengadaan biro

umum yang mengusulkan agar semua kebutuhan unit-unit kerja terkontrol

terkait pengadaan TI.

Pemangku kebijakan sadar akan manfaat yang ditawarkan oleh teknologi.

Hal ini terbukti dengan pimpinan mulai menyusun perencanaan rencana

strategis pengembangan teknologi informasi (rencana induk TIK).



proses APO11: Mengelola kualitas


Level 0

Level 1


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

0 16,67 75 0 0 0 0 0 0

Responden 2

0 0 50 0 0 0 0 0 0

Responden 3

0 83,3 50 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

0 33,3 58,3 0 0 0 0 0 0


Level 0

Level 1 (%)


APO11 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 0 33,3 58,3

Rating N P L

Kapabilitas 0



70


Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola kualitas adalah 0 yang berarti


organisasinya dalam mengelola kualitas atau implementasi proses tidak dilakukan

untuk mencapai hasil (outcome). Hasil (outcome) adalah indikator untuk

tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi organisasi untuk kapabilitas level

1 :

Kualitas solusi dan layanan sudah memenuhi kebutuhan stakeholder.

Kalau terkait dengan SIKN/JIKN sudah coba dilaksanakan bagaimana setiap

kegiatan-kegiatan terkait SIKN/JIKN, ada target dan ada personal-personal

yang harus bertanggungjawab, hanya saja penilaian kinerjanya belum secara

elektronik sehingga waktu untuk mengawasi, mengevaluasi kurang efektif

karena setiap harus melihat formulir dan lembaran.

Proyek dan hasil pengiriman solusi belum dapat diprediksi.

Hal ini terbukti PUSDATIN baru akan membuat aplikasi penilaian kerja secara

elektronik.

Syarat kualitas belum diimplementasikan di seluruh proses.

Hal ini terbukti dari belum ada standar kinerja yang memastikan

terintegrasinya budaya kualitas di seluruh aktivitas pengelolaan TI.

5.5.12 Hasil pengukuran BAI01


proses BAI01 : Mengelola program dan proyek


Level 0

Level 1


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 2

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 3

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Tabel 5.25 Hasil pengukuran proses BAI01 untuk kondisi saat ini


71


Level 0

Level 1 (%)


APO11 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 0

Rating N

Kapabilitas 0

Tabel 5.26 Pencapaian tingkat kapabilitas BAI01

Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola program dan proyek adalah 0


informasi di organisasinya dalam mengelola program dan proyek atau




Para pemangku kepentingan sudah menyepakati dari relevansi program dan

proyek.

Dokumen perencanaan pengadaan TIK tiap-tiap unit kerja tidak terintegrasi

dan sinkron, seperti contoh unit kerja kehumasan membuat website sendiri.

Unit kerja yang memiliki anggaran sendiri tidak bekerja sama dengan

PUSDATIN terkait pengusulan pembelian perangkat TIK.

Ruang lingkup dan hasil dari program dan proyek sesuai dengan objektif.

Saat ini investasi belum terpusat di PUSDATIN, sehingga PUSDATIN

kesulitan memastikan pengadaan TIK ditiap-tiap unit kerja menuju ke integrasi

atau tidak. PUSDATIN membutuhkan pengkajian terlebih dahulu mengenai

kebutuhan TIK tiap-tiap unit kerja, seperti contoh ada satu unit kerja yang

memiliki 10 sumber daya manusia dengan dukungan 20 perangkat TIK.

Program dan proyek memungkinkan untuk mencapai hasil yang diharapkan.

PUSDATIN baru membuat standarisasi minimal untuk tentang perangkat TIK

dan belum disahkan, standarisasi terkait aplikasi SI belum dibuat untuk

memastikan integrasi TI di ANRI.

Aktifitas program dan proyek sudah dieksekusi berdasarkan rencana.

PUSDATIN baru mempersiapkan rencana strategis pengembangan TI

(Rencana Induk TIK ANRI).


72


Sumber daya program dan proyek cukup untuk melaksanakan aktifitas

berdasarkan rencana.

PUSDATIN baru mempersiapkan rencana strategis pengembangan TI

(Rencana Induk TIK ANRI).

Manfaat diharapkan diperoleh dari program dan proyek yang terjangkau dan

telah disetujui.

Manfaat yang diharapkan layanan arsip dengan menggunakan teknologi dan

informasi itu bisa lebih efektif dan lebih efisien sulit tercapai jika pengelolaan

TIK di ANRI tidak terintegrasi.



proses BAI02 : Mengelola definisi kebutuhan


Level 0

Level 1


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

50 66,6 50 0 0 0 0 0 0

Responden 2

75 50 75 0 0 0 0 0 0

Responden 3

75 16,67 50 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

66,6 44,4 58,3 0 0 0 0 0 0


Level 0

Level 1 (%)


BAI02 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 66,6 44,4 58,3

Rating L P L

Kapabilitas 0 1


Nilai tingkat kapabilitas untuk proses manage relationship adalah 1 dengan nilai



Atribut PA 2.1 dan PA 2.2 pada level 2 mempunyai persentase 44,4 % dan 58,3 %


73






Business Functional dan Technical Requirements saat ini belum merefleksikan

kebutuhan bisnis.

Hal ini terbukti banyak ditemukan dokumen perencanaan terkait kebutuhan TI

dari tiap unit kerja ketika pengembangannya tidak sesuai seperti contoh bagian

Hubungan Masyarakat yang membuat website sendiri.

Terdapat solusi yang ditawarkan dalam Business Functional dan Technical

Requirements.

Karena unit-unit kerja masih mempunyai anggaran investasi dan langsung

dilaporkan ke Biro umum, yang dilakukan oleh PUSDATIN adalah membuat

standarisasi minimal terkait perangkat TI dan terkait pengembangan aplikasi

SI, unit-unit kerja harus melibatkan SDM PUSDATIN agar pengembangannya

menuju ke integrasi pengelolaan TI.

Setiap solusi dalam Business Functional dan Technical Requirements yang

ditawarkan sudah diasosiasikan dengan kemungkinan resiko yang dapat terjadi.

Hal ini terbukti dengan jika yang diprogramkan oleh unit-unit kerja sudah ada

sebelumnya akibatnya akan terjadi tumpang tindih dan integrasi sistem akan

menjadi sulit, sebaliknya jika disesuaikan dengan program PUSDATIN

berdampak pada perubahan petunjuk rasional anggaran.

Requirements dan solusi yang ditawarkan belum memenuhi kebutuhan bisnis.

Hal ini terbukti dari banyak requirement dari unit-unit kerja yang dibangun

parsial jadi belum terintegrasi secara penuh sehingga berdampak pada

efektifitas dan efisiensi pemanfaatan TI dalam pemberian layanan.


74




proses BAI03 : Mengelola identifikasi dan pembangunan solusi


Level 0

Level 1


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

0 0 25 0 0 0 0 0 0

Responden 2

40 16,67 25 0 0 0 0 0 0

Responden 3

20 33,3 0 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

20 16,6 16,6 0 0 0 0 0 0


Level 0

Level 1 (%)


BAI03 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 20 16,6 16,6

Rating P P P

Kapabilitas 0


Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola identifikasi dan pembangunan

solusi adalah 0 yang berarti organisasi belum mengetahui sama sekali tentang

aktifitas teknologi informasi di organisasinya dalam mengelola identifikasi dan

pembangunan solusi. Namun pada tingkat kapabilitas level 1 terdapat partially

achieved dengan angka persentase 20%, hal ini berarti ada beberapa implementasi

proses yang dilakukan untuk mencapai hasil (outcome). Hasil (outcome) adalah

indikator untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi organisasi untuk


Solusi dan desain yang ditawarkan sudah merefleksikan kebutuhan bisnis,

menggunakan standar tertentu serta mengidentifikasi resiko–resiko yang ada.

PUSDATIN membuat standarisasi minimal terkait perangkat TI dan terkait

pengembangan aplikasi SI, unit-unit kerja harus melibatkan SDM PUSDATIN

agar pengembangannya menuju ke integrasi pengelolaan TI. Namun standar

minimal yang dibuat bidang pengelolaan TIK dan SI belum ditetapkan.


75


Tidak ada standar, kontrol dan audit terhadap solusi dan desain yang

ditawarkan

Standarisasi minimal terkait perangkat TI yang dibuat PUSDATIN belum

disahkan dan belum dilengkapi dengan kontrol dan audit.

Solusi dan Desain yang ditawarkan belum memenuhi standar kualitas tertentu

dan teruji.

Hal ini disebabkan belum adanya rencana strategis pengembangan teknologi

informasi yang mendukung penerapan standar teknologi di ANRI.

Requirement serta perubahan yang dibutuhkan belum tercakup semua dalam

solusi dan desain yang ditawarkan.

Hal ini disebabkan PUSDATIN belum memiliki rencana strategis

pengembangan teknologi informasi dan baru mulai memetakan proses bisnis

berdasarkan kebutuhan organisasi.

Solusi dan desain yang ditawarkan belum sesuai dengan kebutuhan dan tujuan

bisnis serta menyesuaikan dengan teknologi yang dibutuhkan.

Hal ini disebabkan PUSDATIN baru mendefenisikan kebutuhan bisnis dan

teknis dari ANRI dan menganalisa manfaaat operasionalisasi teknologi.



proses BAI04: Mengelola ketersediaan dan kapasitas


Level 0

Level 1


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

0 16,67 25 0 0 0 0 0 0

Responden 2

66,6 50 50 0 0 0 0 0 0

Responden 3

33,3 83,3 25 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

33,3 50 33,3 0 0 0 0 0 0



76


Level 0

Level 1 (%)


BAI04 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 33,3 50 33,3

Rating P P P

Kapabilitas 0


Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola ketersediaan dan kapasitas adalah

0 yang berarti organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas

teknologi informasi di organisasinya dalam mengelola ketersediaan dan kapasitas.

Namun pada tingkat kapabilitas level 1 terdapat partially achieved dengan angka

persentase 33,3%, hal ini berarti ada beberapa implementasi proses yang

dilakukan untuk mencapai hasil (outcome). Atribut PA 2.1 dan PA 2.2 pada level

2 mempunyai persentase 50 % dan 33,3 % yang mengartikan kriteria indikator

untuk atribut PA 2.1 dan PA 2.2 sebagian besar sudah terpenuhi. Namun bukan

berarti implementasi proses sudah memenuhi kriteria kapabilitas level 1. Hasil



Dalam pengelolaan ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI belum

melakukan analisis dan antisipasi apabila terdapat situasi yang kritikal dan tak

terduga.

PUSDATIN belum memiliki rencana pengkajian dan penghitungan kapasitas

serta kapabilitas sumber daya TI dan belum mempersiapkan rencana cadangan

(contingenty planning).

Kapasitas dan ketersediaan sumber daya TI yang dibutuhkan sudah sesuai

dengan requirements.

Dalam menjaga keberlangsungan dan ketersediaan sumber daya TI misalnya

jika terjadi bencana terkait penyimpanan elektronik, ANRI bekerja sama

dengan TELKOM. Pada pusat data, mereka memiliki pusat-pusat pemulihan

data atau DRC, hanya saja itu terbatas pada pemulihan data milik masing-

masing instansi yang menjadi simpul jaringan, jadi begitu ada bencana,

katakanlah di lingkungan simpul jaringan, data dapat di-recovery, dipulihkan


77


dengan cepat dari pusat-pusat pemulihan data yang dikelola oleh TELKOM

CLOUD, pusat data TELKOM.

Kendala – kendala terkait ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI yang ada

selalu diselesaikan dengan baik.

Yang belum ada contingenty planning. Kerja sama ANRI dengan TELKOM

terikat oleh perjanjian (MOU), jika salah satu pihak menarik diri dari

kesepakatan, dengan pengandaian TELKOM dalam analisis selama lima tahun,

kerja sama dengan ANRI tidak begitu menguntungkan dan mengambil

keputusan menarik diri. Di sisi lain sistem di ANRI harus berjalan terus karena

simpul jaringan sudah terbentuk. Permasalahan atau kendala yang muncul

adalah keberlanjutan. ANRI harus memigrasikan data-data dari TELKOM ke

suatu data center yang dikelola oleh ANRI atau mungkin data center lainnya

dimana ANRI bekerja sama dengan pihak tersebut.



proses BAI05: Mengelola pemberdayaan perubahan organisasi


Level 0

Level 1


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

66,68 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 2

66,68 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 3

50,01 0 0 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

61,1 0 0 0 0 0 0 0 0


Level 0

Level 1 (%)


BAI06 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 61,1

Rating L

Kapabilitas 1



78


Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola pemberdayaan perubahan

organisasi adalah 1 dengan nilai 61,1 % dan rating ‘L’ largelly achieved yang

berarti implementasi proses telah berjalan dan sebagian besar indikator untuk

kapabilitas level 1 telah dicapai. Analisis kondisi organisasi untuk kapabilitas

level 1 :

Keinginan para pemangku kepentingan untuk perubahan sudah dipahami.

Di ANRI, sesuai peraturan kepala no. 14 tahun 2014 mengenai organisasi

ANRI yang baru organisasi dan tata laksana ANRI sudah ada pusat data dan

informasi (PUSDATIN). Berdasarkan perka tersebut, PUSDATIN adalah unit

kerja yang secara khusus harus mendukung penerapan TIK ANRI baik untuk

fungsi internal maupun fungsi eksternal. Sebagai struktur baru, PUSDATIN

masih dalam proses perubahan dari yang lama. Proses-proses itu masih ada

yang memerlukan transisi terutama terkait dengan penganggaran, karena

idealnya PUSDATIN itu memiliki suatu otoritas penuh baik dalam

perencanaan TIK sampai dengan implementasi TIK (perencanaan, pengadaan,

implementasi).

Tim pelaksana mampu dan sanggup menggerakkan perubahan.

PUSDATIN sedang melakukan identifikasi dan mempersiapkan rencana

strategis pengembangan TI (Rencana Induk TIK ANRI).

Perubahan yang diinginkan dipahami dan diterima oleh para pemangku

kepentingan.


ANRI yang baru organisasi dan tata laksana ANRI sudah ada pusat data dan

informasi (PUSDATIN). Berdasarkan perka tersebut, PUSDATIN adalah unit

kerja yang secara khusus harus mendukung penerapan TIK ANRI baik untuk

fungsi internal maupun fungsi eksternal.

Pelaksana sudah diberi wewenang untuk mengantar perubahan.

Berdasarkan PERKA No.14 tahun 2014, PUSDATIN adalah unit kerja yang

secara khusus harus mendukung penerapan TIK ANRI baik untuk fungsi

internal maupun fungsi eksternal. Sebagai struktur baru, PUSDATIN masih

dalam proses perubahan dari yang lama. Proses-proses itu masih ada yang

memerlukan transisi terutama terkait dengan penganggaran, karena idealnya


79


PUSDATIN itu memiliki suatu otoritas penuh baik dalam perencanaan TIK

sampai dengan implementasi TIK (perencanaan, pengadaan, implementasi).

Pelaksana memungkinkan untuk mengoperasikan, menggunakan dan

memelihara perubahan serta perubahan menopang organisasi.

Sebagai struktur baru, PUSDATIN masih dalam proses perubahan dari yang

lama. Proses-proses itu masih ada yang memerlukan transisi terutama terkait

dengan penganggaran, karena idealnya PUSDATIN itu memiliki suatu otoritas

penuh baik dalam perencanaan TIK sampai dengan implementasi TIK

(perencanaan, pengadaan, implementasi).



proses BAI06: Mengelola perubahan


Level 0

Level 1


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

0 16,67 0 0 0 0 0 0 0

Responden 2

0 50 25 0 0 0 0 0 0

Responden 3

50 16,67 0 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

16,67 27,7 8,3 0 0 0 0 0 0


Level 0

Level 1 (%)


BAI06 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 16,6 27,7 8,3

Rating P P N

Kapabilitas 0


Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola perubahan adalah 0 yang berarti


organisasinya dalam mengelola perubahan. Namun pada tingkat kapabilitas level

1 terdapat partially achieved dengan angka persentase 16,6%, hal ini berarti ada


80





Belum terdapat otorisasi terhadap setiap change request.

Di ANRI belum terdapat standar perubahan atau change management system.

Tidak ada kajian dampak yang mungkin terjadi pada setiap change request.

change request yang sifatnya emergency tidak dilakukan review kembali dan

change request yang sifatnya emergency tidak dilakukan review kembali.

Hal ini terbukti dengan ANRI pernah mengalami suatu kegagalan

implementasi Sistem Informasi Kearsipan (SIKD), user atau pengguna sehari-

hari yang terbiasa membuka file-file secara konvensional seperti berkas kertas

dan berganti belajar menggunakan komputer, melihat ada email, undangan

rapat tidak lagi menerima surat secara konvensional. Perubahan budaya kerja

tidak berhasil sehingga timbul resistensi dari pengguna sehingga

implementasinya menjadi gagal.



proses BAI07: Mengelola penerimaan perubahan dan transisi


Level 0

Level 1


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

25 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 2

25 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 3

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

16,6 0 0 0 0 0 0 0 0



81


Level 0

Level 1 (%)


BAI06 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 16,6

Rating P

Kapabilitas 0


Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola penerimaan perubahan dan

transisi adalah 0 yang berarti organisasi belum mengetahui sama sekali tentang

aktifitas teknologi informasi di organisasinya dalam mengelola penerimaan

perubahan dan transisi. Namun pada tingkat kapabilitas level 1 terdapat partially

achieved dengan angka persentase 16,6%, hal ini berarti ada beberapa

implementasi proses yang dilakukan untuk mencapai hasil (outcome). Hasil



Pemangku kepentingan menyetujui pengujian dan menerima seluruh aspek

implementasi dan rencana perubahan.

Sesuai Peraturan Kepala No. 14 Tahun 2014 mengenai organisasi dan tata

laksana ANRI, PUSDATIN adalah unit kerja yang secara khusus harus

mendukung penerapan TIK ANRI baik untuk fungsi internal maupun fungsi

eksternal.

Perubahan sudah siap dilaksanakan dengan kerelaan dan dukungan pemangku

kepentingan.

Sesuai Peraturan Kepala No. 14 Tahun 2014 mengenai organisasi dan tata

laksana ANRI, PUSDATIN adalah unit kerja yang secara khusus harus

mendukung penerapan TIK ANRI baik untuk fungsi internal maupun fungsi

eksternal. Sebagai struktur baru, PUSDATIN masih dalam proses perubahan.

Proses-proses itu masih ada yang memerlukan transisi terutama terkait dengan

penganggaran, karena idealnya PUSDATIN itu memiliki suatu otoritas penuh

baik dalam perencanaan TIK sampai dengan implementasi TIK (perencanaan,

pengadaan, implementasi).

Perubahan sudah dilaksanakan dengan sukses, stabil dan sesuai harapan.


82


Sebagai struktur baru, PUSDATIN masih dalam proses perubahan dari yang

lama. Proses-proses itu masih ada yang memerlukan transisi terutama terkait



(perencanaan, pengadaan, implementasi).

Lesson learn memberi kontribusi perubahan di masa depan.

PUSDATIN baru mengidentifikasi dan merumuskan mempersiapkan rencana

strategis pengembangan TI (Rencana Induk TIK ANRI).

5.5.19 Hasil pengukuran DSS01


proses DSS01: Mengelola operasional


Level 0

Level 1


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

100 100 50 0 0 0 0 0 0

Responden 2

0 50 25 0 0 0 0 0 0

Responden 3

100 83,3 100 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

66,6 77,7 58,3 0 0 0 0 0 0

Tabel 5.39 Hasil pengukuran proses DSS01 untuk kondisi saat ini

Level 0

Level 1 (%)


DSS01 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 66,6 77,7 58,3

Rating L L L

Kapabilitas 0 1

Tabel 5.40 Pencapaian tingkat kapabilitas DSS01

Nilai tingkat kapabilitas untuk proses manage Operations adalah 1 dengan nilai



Atribut PA 2.1 dan PA 2.2 pada level 2 mempunyai persentase 77,7 % dan 58,3 %


83






Kegiatan operasional dilakukan sesuai jadwal dan kebutuhan.

Terkait dengan pelayanan SIKN/JIKN kegiatan operasional sudah dilakukan

sesuai jadwal dan kebutuhan dan sudah dilengkapi dengan prosedur

operasional dan instruksi kerja (SOP), namun untuk penyelenggaraan

operasional sistem dan teknologi informasi secara keseluruhan ANRI belum

ada.

Operasi dimonitor, diukur, dilaporkan dan direhabilitasi.

Terkait dengan pelayanan SIKN/JIKN ANRI sudah dilakukan pengukuran

kinerja, namun untuk penyelenggaraan operasional sistem dan teknologi

informasi secara keseluruhan ANRI belum ada.

5.5.20 Hasil pengukuran DSS04


proses DSS04: Mengelola kontinuitas


Level 0

Level 1


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 2

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 3

60 33,3 75 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

20 11,1 25 0 0 0 0 0 0

Tabel 5.41 Hasil pengukuran proses DSS04 untuk kondisi saat ini


84


Level 0

Level 1 (%)


DSS04 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 20 11,1 25

Rating P N P

Kapabilitas 0

Tabel 5.42 Pencapaian tingkat kapabilitas DSS04

Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola kontinuitas adalah 0 yang berarti


organisasinya dalam mengelola kontinuitas. Namun pada tingkat kapabilitas level

1 terdapat partially achieved dengan angka persentase 20 %, hal ini berarti ada




Informasi yang sifatnya penting tersedia untuk bisnis dan sejalan dengan

tingkat layanan minimum yang diperlukan.

Ketahanan yang cukup untuk layanan penting.

Dalam memastikan tersedianya layanan TI misalnya jika terjadi bencana terkait

penyimpanan elektronik, ANRI bekerja sama dengan TELKOM. Pada pusat

data, mereka memiliki pusat-pusat pemulihan data atau DRC, hanya saja itu

terbatas pada pemulihan data milik masing-masing instansi yang menjadi

simpul jaringan, jika ada bencana di lingkungan simpul jaringan, data dapat

dipulihkan dengan cepat dari pusat-pusat pemulihan data yang dikelola oleh

TELKOM CLOUD, pusat data TELKOM.

Tes kontinuitas layanan tidak diverifikasi dalam rencana efektivitas.

Rencana kontinuitas yang terbaru belum mencerminkan kebutuhan bisnis saat

ini.

Hal ini terbukti PUSDATIN belum memiliki kerangka dan rencana

keberlangsungan layanan TI.

Pihak internal dan eksternal belum dilatih dalam rencana kontinuitas.

Kerja sama ANRI dengan TELKOM terikat oleh perjanjian (MOU), jika salah

satu pihak menarik diri dari kesepakatan, dengan pengandaian TELKOM

dalam analisis selama lima tahun, kerja sama dengan ANRI tidak begitu


85


menguntungkan dan mengambil keputusan menarik diri. Di sisi lain sistem di

ANRI harus berjalan terus karena simpul jaringan sudah terbentuk.

Permasalahan atau kendala yang muncul adalah keberlanjutan. ANRI harus

memigrasikan data-data dari TELKOM ke suatu data center yang dikelola oleh

ANRI atau mungkin data center lainnya dimana ANRI bekerja sama dengan

pihak tersebut.

5.5.21 Hasil pengukuran MEA01


proses MEA01: Monitor, evaluasi dan menilai kinerja dan kesesuaian


Level 0

Level 1


PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Responden 1

0 50 0 0 0 0 0 0 0

Responden 2

0 0 0 0 0 0 0 0 0

Responden 3

20 50 50 0 0 0 0 0 0

Nilai Rata-rata

6,6 16,67 16,67 0 0 0 0 0 0

Tabel 5.43 Hasil pengukuran proses MEA01 untuk kondisi saat ini

Level 0

Level 1 (%)


MEA01 PA 1.1

PA 2.1

PA 2.2

PA 3.1

PA 3.2

PA 4.1

PA 4.2

PA 5.1

PA 5.2

Nilai 6,6 16,67 16,67

Rating N P P

Kapabilitas 0

Tabel 5.44 Pencapaian tingkat kapabilitas MEA01

Nilai tingkat kapabilitas untuk proses monitor, evaluasi dan menilai kinerja dan

kesesuaian adalah 0 dengan angka persentase 6,6 %, yang berarti organisasi belum

mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi informasi di organisasinya

dalam proses monitor, evaluasi dan menilai kinerja dan kesesuaian. Hasil



Goals dan metrics belum disetujui oleh stakeholder


86


Proses belum terukur pada goals dan metrics

Pendekatan pengawasan, penilaian dan penginformasian organisasi belum

efektif dan dioperasikan.

Goals dan metrics belum terintegrasi dengan sistem monitoring organisasi

Belum ada proses pelaporan performa dan kesesuaian tepat waktu dan berguna

PUSDATIN belum memiliki mekanisme dan tata cara pengawasan dan baru

mengidentifikasi obyektif implementasi TI di ANRI.

5.6 Rangkuman Hasil Pengukuran Kapabilitas Proses COBIT 5

Berdasarkan hasil pembahasan pengukuran kapabilitas proses selanjutnya hasil

pengukuran tersebut akan dirangkum pada Tabel 5.43 sesuai COBIT 5 : Self-

assesment Guide, Process Asessment Results yang menyajikan informasi level

kapabilitas proses COBIT yang disertai dengan nilai persentase pencapaian yang

didapatkan oleh masing-masing proses.

Tabel 5.45 Rangkuman hasil pengukuran kapabilitas proses-proses COBIT 5

yang dinilai

ID

Proses

Proses COBIT 5 yang dinilai Hasil

Pengukuran

Level Kapabilitas Proses

0 1 2 3 4 5

EDM01 Menjamin pengaturan dan

pemeliharaan kerangka kerja tata

kelola

0 %

N

0

EDM02 Menjamin pencapaian manfaat 33%

P

0

EDM04 Menjamin optimasi sumber daya 0%

N

0

EDM05 Menjamin transparansi

stakeholder 0%

N

0

APO01 Mengelola framework manajemen

TI 16,6%

P

0

APO02 Mengelola strategi 0%

N

0

APO03 Mengelola enterprise architecture 0%

N

0

APO05 Mengelola portofolio 16,6%

P

0


87


Tabel 5.45 Rangkuman hasil pengukuran kapabilitas proses-proses COBIT 5 yang

dinilai

APO07 Mengelola sumber daya manusia 50 %

P

0

APO08 Mengelola hubungan 55,5%

L

1

APO11 Mengelola kualitas 0%

N

0

BAI01 Mengelola program dan proyek 0%

N

0

BAI02 Mengelola definisi kebutuhan 66,6%

L

1

BAI03 Mengelola identifikasi dan

pembangunan solusi 20%

P

0

BAI04 Mengelola ketersediaan dan

kapasitas 33,3%

P

0

BAI05 Mengelola pemberdayaan

perubahan organisasi 61,1%

L

1

BAI06 Mengelola perubahan 16,6%

P

0

BAI07

Mengelola penerimaan perubahan

dan transisi 16,6%

P

0

DSS01 Mengelola operasional 66,6%

L

`1

DSS04 Mengelola kontuinuitas 20%

P

0


kinerja dan kesesuaian 6,6%

N

0

Keterangan tabel 5.43 :

Berdasarkan aturan ISO/IEC 155O4, skala pengukuran menggunakan tingkat

rating yaitu :

N-Not Achieved : 0-15% achievement

P-Partially Achieved : >15-50% achievement

L-Largely Achieved : >50-85% achievement

F-Fully Achieved : >85-100% achievement

Suatu proses cukup meraih kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved (F)

untuk dapat dinyatakan bahwa proses tersebut telah meraih suatu level kapabilitas

tersebut, namun proses tersebut harus meraih kategori Fully achieved (F) untuk

dapat melanjutkan penilaian ke level kapabilitas berikutnya. Misalnya bagi suatu

proses untuk meraih level kapabilitas 3, maka level 1 dan 2 proses tersebut harus


88


mencapai kategori Fully achieved (F), sementara level kapabalitas 3 cukup

mencapai kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved (F).

Data hasil pengukuran menunjukkan tingkat kapabilitas proses tata kelola TI saat

ini dari proses COBIT 5 yang dipilih masih sangat rendah dengan rata-rata proses

masih berada di level kapabilitas 0. Tingkat kapabilitas level 0 dengan 17 proses

dan Tingkat kapabilitas proses level 1 dengan 4 proses.

5.7 Penentuan Gap

Analisis kesenjangan (gap analyis) dilakukan untuk mengetahui kesenjangan atau

perbedaan yang terjadi antara kondisi saat ini dengan kondisi yang diharapkan.

Analisis kesenjangan terhadap tingkat kapabilitas tata kelola TI di Arsip Nasional

Republik Indonesia (ANRI) dilihat dari nilai kapabilitas proses COBIT 5 kondisi

saat ini dan nilai kapabilitas target yang ingin dicapai. Berdasarkan wawancara

dengan Kepala Bidang Pengelolaan Data dan Informasi dan Kepala Bidang

Pengelolaan Perangkat TIK dan SI didapatkan informasi bahwa target yang

diinginkan adalah kapabilitas proses berada dilevel 3, yaitu ANRI mempunyai

suatu unit kerja beserta struktur organisasi yang terkait dengan aktivitas teknologi

informasi. Selain itu organisasi sudah mempunyai standar khusus (SOP) yang

didefinisikan dari kebijakan terkait dengan aktivitas operasional dan

pengembangan teknologi informasi.

Tabel 5.46 Nilai kesenjangan Tingkat Kapabilitas Saat ini dan Target

Gap Analysis kondisi saat ini dan target yang ingin dicapai

ID

Proses

Proses COBIT 5 yang dipilih Saat ini

(X)

Target

(Y)

Gap

(X-Y)

EDM01 Menjamin pengaturan dan pemeliharaan

kerangka kerja tata kelola

0 3 3

EDM02 Menjamin pencapaian manfaat 0 3 3

EDM04 Menjamin optimasi sumber daya 0 3 3

EDM05 Menjamin transparansi stakeholder 0 3 3

APO01 Mengelola framework manajemen TI 0 3 3

APO02 Mengelola strategi 0 3 3

APO03 Mengelola enterprise architecture 0 3 3

APO05 Mengelola portofolio 0 3 3


89


Tabel 5.46 Nilai kesenjangan Tingkat Kapabilitas Saat ini dan Target

(Sambungan)

APO07 Mengelola sumber daya manusia 0 3 3

APO08 Mengelola hubungan 1 3 2

APO11 Mengelola kualitas 0 3 3

BAI01 Mengelola program dan proyek 0 3 3

BAI02 Mengelola definisi kebutuhan 1 3 2

BAI03 Mengelola identifikasi dan pembangunan

solusi

0 3 3

BAI04 Mengelola ketersediaan dan kapasitas 0 3 3

BAI05 Mengelola pemberdayaan perubahan

organisasi

1 3 2

BAI06 Mengelola perubahan 0 3 3

BAI07

Mengelola penerimaan perubahan dan

transisi

0 3 3

DSS01 Mengelola operasional 1 3 2

DSS04 Mengelola kontuinuitas 0 3 3

MEA01 Monitor, evaluasi dan menilai kinerja dan

kesesuaian

0 3 3

Keterangan Tabel 5.44 :

Kolom Saat ini : Tingkat kapabilitas level saat ini

Kolom Target (Y) : Tingkat kapabilitas level yang

diharapkan

Kolom Gap (X-Y) : Hasil gap antara level kapabilitas

sekarang terhadap level yang

diharapkan

5.8 Penentuan Prioritas Proses

Penentuan prioritas dilakukan untuk menentukan perbaikan proses mana yang

akan dijalankan terlebih dahulu. Pemilihan prioritas dilakukan dengan

menggunakan metode matriks prioritas. Kriteria yang dipilih akan diberikan bobot

sesuai dengan nilai kepentingan kriteria tersebut di dalam organisasi. Berikut

tahapan dalam pembuatan matriks prioritas (Indriati, Susan Sandra, 2014).


90


5.8.1 Menentukan Kriteria Prioritas

Kriteria didapatkan dari hasil diskusi dengan Kepala Pengelolaan Data dan

Informasi. Kriteria dilihat dari hal-hal apa saja yang harus diperhatikan pada saat

pelaksanaan perbaikan proses COBIT 5. Pada Tabel 5.45 dijelaskan kriteria yang

akan digunakan beserta skala nilai untuk masing-masing kriteria (Indriati, Susan

Sandra, 2014).

Tabel 5.47 Kriteria Pemilihan Prioritas

Kriteria Deskripsi Skala nilai (1-9)

Dampak positif

Merupakan nilai

manfaat setiap proses.

Paling besar dirasakan

dampaknya jika

proses tersebut

diterapkan.

1= tidak memberi

dampak

5=dampak sedang

9=dampak besar

Kemudahan implementasi

dilihat dari upaya yang

harus dilakukan

Gap antara tingkat

kapabilitas kondisi

saat ini dengan

kondisi yang

diharapkan.

Semakin kecil nilai

gap maka semakin

mudah proses tersebut

diimplementasikan

Nilai Gap 1=9

Nilai Gap 2=5

Nilai Gap 3=1

Kemudahan dan kesiapan

organisasi

Kesiapan sumber daya

manusia dan teknologi

1=tidak siap

3=sebagian kecil

siap

5=sebagian besar

siap

9=siap

Kepatuhan terhadap aturan

Kepatuhan terhadap

peraturan yang

berlaku, dimana

penelitian ini

kepatuhan dilakukan

terhadap ayat 16 pasal

2 PP 82 Tahun 2012

9=Tingkat

kepatuhan tinggi

5=tingkat

kepatuhan sedang

1=tingkat

kepatuhan rendah

5.8.2 Menetukan Bobot Kriteria

Bobot kriteria diberikan secara terurut disesuaikan dengan kriteria yang paling

penting. Pemilihan bobot kriteria ditentukan dalam diskusi dengan Kepala

Bidang Pengelolaan Data dan Informasi. Pada perhitungan matriks, skala nilai


91


untuk masing-masing kriteria akan dikalikan terhadap bobot (Indriati, Susan

Sandra, 2014).

Tabel 5.48 Pembobotan Untuk Kriteria

Kriteria Bobot Kode Bobot

Dampak positif 3 x1

Kemudahan implementasi

dilihat dari upaya yang

harus dilakukan

3 x2

Kemudahan dan kesiapan

organisasi

2 x3

Kepatuhan terhadap

aturan

2 x4

5.8.3 Membuat dan mengukur matriks pemilihan prioritas

Teknik untuk mendapatkan informasi untuk keperluan matriks prioritas ini

dilakukan dengan cara kuesioner yang terdapat pada lampiran III (Indriati, Susan

Sandra, 2014). Kuesioner diberikan kepada Kepala Bidang Pengelolaan Data dan

Informasi. Matriks prioritas hasil pengisian kuesioner dan perhitungan prioritas

yang didapatkan ditampilkan dalam bentuk Tabel 5.47. Matriks prioritas sudah

diurutkan berdasarkan jumlah total prioritas terbesar.

Tabel 5.49 Hasil Pengukuran Prioritas Proses COBIT

ID

Proses

Proses

COBIT

Kriteria Jumlah

Total Dampak

positif

Kemudahan

implementasi

dilihat dari

upaya yang

harus

dilakukan

Kemudahan dan

kesiapan organisasi

Kepatuhan

terhadap

aturan Orang Teknologi

x1 x2 x3 x3 x4

y1 z1 y2 z2 y3 z3 y4 z4 y4 z4

DSS01 Mengelola

operasional 9 27 5 15 5 10 3 6 1 2 60

APO07 Mengelola

sumber daya

manusia

9 27 1 3 5 10 3 6 5 10 56

BAI07

Mengelola

penerimaan

perubahan dan

transisi

9 27 1 3 3 6 9 18 1 2 56


92


Tabel 5.49 Hasil Pengukuran Prioritas Proses COBIT (Sambungan)

APO11 Mengelola

kualitas 9 27 1 3 5 10 3 6 5 10 56

BAI02 Mengelola

definisi

kebutuhan

5 15 5 15 5 10 3 6 5 10 56

APO08 Mengelola

hubungan 5 15 5 15 5 10 3 6 5 10 56

BAI06 Mengelola

perubahan 9 27 1 3 9 18 1 2 1 2 52

APO01 Mengelola

framework

manajemen TI

9 27 1 3 3 6 3 6 5 10 52

EDM05 Menjamin

transparansi

stakeholder

9 27 1 3 3 6 3 6 5 10 52

DSS04 Mengelola

kontuinuitas 9 27 1 3 5 10 1 2 5 10 52

EDM02 Menjamin

pencapaian

manfaat

5 15 1 3 9 18 3 6 5 10 52

BAI01

Mengelola

program dan

proyek

9 27 1 3 3 6 5 10 1 2 48

EDM01 Menjamin

pengaturan

dan

pemeliharaan

kerangka kerja

tata kelola

9 27 1 3 3 6 3 6 1 2 44

BAI04 Mengelola

ketersediaan

dan kapasitas

5 15 1 3 5 10 3 6 5 10 44

APO02 Mengelola

strategi 9 27 1 3 3 6 1 2 1 2 40

EDM04 Menjamin

optimasi

sumber daya

5 15 1 3 5 10 1 2 5 10 40

APO03 Mengelola

enterprise

architecture

5 15 1 3 3 6 3 6 5 10 40

APO05 Mengelola

portofolio 5 15 1 3 3 6 3 6 5 10 40

MEA01 Monitor,

evaluasi dan

menilai kinerja

dan kesesuaian

5 15 1 3 3 6 3 6 5 10 40

BAI05 Mengelola

pemberdayaan

perubahan

organisasi

1 3 5 15 3 6 5 10 1 2 36

BAI03 Mengelola

identifikasi

dan

pembangunan

solusi

5 15 1 3 3 6 3 6 1 2 32


93


Keterangan Tabel 5.47

Kolom skor : Kolom yang berisi nilai dari kriteria untuk tiap proses COBIT 5

yang terpilih. Skor berasal dari hasil pengisian kuisioner oleh

Kepala pengelolaan Data dan Informasi.

Kolom bobot : Kolom yang berisi bobot untuk masing-masing kriteria. Bobot

sudah didefenisikan sebelumnya pada tabel.

Kolom total : Kolom yang berisi total nilai dari kriteria untuk tiap proses

COBIT 5 yang terpilih. Kolom total merupakan perhitungan dari

skor x bobot.

Kolom jumlah

total

: Kolom yang berisi jumlah dari nilai total untuk semua jenis

kriteria. z1+z2+z3+z4=z5.

Dari Tabel 5.47 dilihat 21 proses dengan urutan prioritas paling besar jumlahnya

adalah proses DSS01 mengelola operasional, BAI07 mengelola penerimaan

perubahan dan transisi dan APO07 mengelola sumber daya manusia. Dari sisi

layanan arsip, kegagalan pada proses tersebut dapat menyebabkan gangguan dan

dari sisi kepatuhan terhadap regulasi, proses tersebut juga diharuskan seperti yang

tercantum pada pasal 16 ayat 2 PP 82 tahun 2012.

5.9 Rekomendasi Perbaikan

Rekomendasi perbaikan didasarkan pada urutan prioritas proses yang akan

dilaksanakan. Rekomendasi perbaikan dilihat dari kapabilitas proses yang ada saat

ini seperti terlihat pada Tabel 5.47 dan target perbaikan dilihat dari target harapan

organisasi seperti terlihat pada Tabel 5.44 kolom target. Rekomendasi perbaikan

didapatkan Base Practice COBIT 5 : Proses Assesment Model.

5.9.1 Rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan level 0 ke level 1

Dari hasil pengukuran tingkat kapabilitas, belum ada satu pun proses yang telah

memenuhi seluruh indikator pada kapabilitas level 1. Rekomendasi perbaikan

dirancang untuk meningkatkan proses-proses COBIT 5 yang belum mencapai

kapabilitas level 1.


94


1. DSS01 Mengelola operasional

Membuat SOP dan melaksanakan tugas operasional secara konsisten.

Mengelola layanan TI yang dikerjakan oleh pihak ketiga.

Memelihara dan mengawasi infrastruktur TI.

Mengelola lingkungan.

Mengelola fasilitas sesuai regulasi yang berlaku.

2. APO07 Mengelola sumber daya manusia

Melakukan penempatan staf secara tepat dan memadai.

Mengidentifikasi kemampuan individual personil TI.

Memelihara keterampilan dan kompetensi personil TI.

Melakukan evaluasi terhadap kinerja personil TI.

Merencanakan dan melacak penggunaan sumber daya manusia

Mengelola kontrak pegawai.

3. BAI07 Mengelola penerimaan perubahan dan transisi

Membuat rencana implementasi perubahan.

Rencana proses bisnis, sistem dan konversi data.

Rencana uji persetujuan.

Membuat uji lingkungan.

Melakukan uji persetujuan.

Mempromosikan untuk penerimaan perubahan.

Mempersiapkan dukungan perubahan sejak dini.

Melakukan tinjauan pasca implementasi perubahan.

4. APO11 Mengelola kualitas

Membangun sebuah quality management system (QMS).

Mendefinisikan dan mengelola standar kualitas, praktek dan prosedur.

Fokus dari pengelolaan kualitas adalah pengguna.

Menjalankan aktivitas kontrol dan monitoring terhadap kualitas serta

melakukan ulasan atas hasil monitoring.

Mengintegrasikan quality management menjadi solusi untuk pengembangan

dan tercapainya layanan yang optimal.

Memelihara perbaikan yang berkelanjutan.


95


5. BAI02 Mengelola definisi kebutuhan

Mendefinisikan kebutuhan fungsional.

Melaksanakan analisis studi kelayakan dan mencari solusi alternatif.

Mengelola kebutuhan risiko.

Mendapatkan persetujuan akan kebutuhan dan solusi yang ditawarkan.

6. APO08 Mengelola Hubungan

Memahami kebutuhan bisnis dan mendokumentasikan strategi bisnis,

rencana dan kebutuhannya.

Melakukan identifikasi terhadap peluang, risiko dan kendala TI untuk

meningkatkan bisnis.

Mengelola hubungan bisnis.

Mendefinisikan tugas dan tanggung jawab terkait aktivitas pembinaan

hubungan antara unit TI dengan pemangku kepentingan serta memastikan

terdapat fasilitas untuk komunikasi.

7. BAI06 Mengelola perubahan

Membuat change request dan melakukan evaluasi dampak dari perubahan

yang terjadi.

Mengelola perubahan darurat.

Menelusuri dan membuat laporan terkait status permintaan perubahan.

Membuat semua dokumentasi terkait perubahan yang terjadi.

8. APO01 Mengelola framework manajemen TI

Mendefinisikan struktur organisasi yang sesuai dengan prioritas TI dan

kebutuhan organisasi.

Menetapkan tugas dan tanggung jawab personil TI yang selaras dengan

kebutuhan bisnis organisasi.

Memelihara sistem manajemen dan kontrol lingkungan untuk TI organisasi

dan memastikan selaras dan terintegrasi dengan tata kelola organisasi dan

filosofi manajemen.

Mengkomunikasikan arah dan sasaran manajemen bisnis.

Mengoptimalkan penempatan dari fungsi TI di dalam struktur organisasi.

Menentukan tanggung jawab dari pemilik data dan sistem informasi.

Mengelola peningkatan proses secara berkelanjutan


96


Menjaga kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur.

9. EDM05 Menjamin transparansi stakeholder

Melakukan evaluasi kebutuhan pelaporan terhadap pemangku kepentingan.

Menjalankan komunikasi terhadap pemangku kepentingan dan membuat

laporan.

Melakukan monitoring terhadap efektifitas komunikasi dengan pemangku

kepentingan.

10. DSS04 Mengelola kontuinuitas

Mendefinisikan kebijakan tentang keberlangsungan, sasaran dan ruang

lingkup bisnis.

Membuat strategi keberlangsungan layanan.

Membuat dokumen business continuity plan (BCP).

Mengkaji dokumen BCP.

Memelihara dan meningkatkan perencanaan keberlangsungan layanan.

Mengadakan pelatihan perencanaan keberlangsungan layanan.

Melakukan pengaturan back-up terkait perencanaan keberlangsungan

layanan.

Mengadakan ulasan/kajian pasca layanan dilanjutkan kembali.

11. EDM02 Menjamin pencapaian manfaat

Melakukan evaluasi optimalisasi pemanfaatan TI.

Menjalankan prinsip dan praktik terkait pengoptimalan pemanfaatan TI.

Memantau optimalisasi pemanfaatan TI.

12. BAI01 Mengelola program dan proyek

Memelihara sebuah pendekatan standar untuk manajemen pengelolaan

program dan proyek terkait kebutuhan, resiko, biaya, jadwal dan kualitas.

Mengajukan program untuk mencapai manfaat yang diharapkan dan disertai

wewenang untuk melaksanakan.

Mengelola harapan para pemangku kepentingan dalam memastikan program

dan proyek sesuai yang direncanakan dan diharapkan.

Mengembangkan dan memelihara perencanaan program.

Program diluncurkan dan dikelola.


97


Melakukan pengawasan, kontrol dan pelaporan terkait hasil yang didapatkan

dari program.

Mengawali dan menginisiasi proyek tanpa program.

Perencanaan proyek.

Mengelola kualitas dari program dan proyek.

Mengelola risiko dari program dan proyek.

Mengawasi dan mengontrol proyek.

Mengelola sumber daya proyek.

Mengakhiri program dan proyek.

13. EDM01 Menjamin pengaturan dan pemeliharaan kerangka kerja tata kelola

Mengevaluasi sistem tata kelola.

Mengarahkan sistem tata kelola.

Mengawasi sistem tata kelola.

14. BAI04 Mengelola ketersediaan dan kapasitas

Mengukur ketersediaan, performa dan kapasitas terkini dan membuat

baseline.

Mengukur dampak dari bisnis.

Perencanaan perubahan kebutuhan layanan.

Mengawasi dan mengkaji ketersediaan dan kapasitas.

Membuat dokumentasi dan laporan dari setiap persoalan ketersediaan,

performa dan kapasitas.

15. APO02 Mengelola Strategi

Memahami arah organisasi.

Menilai kondisi lingkungan saat ini, kemampuan dan kinerja TI.

Mendefinisikan target kemampuan TI.

Melakukan analisa gap terhadap kondisi saat ini dengan target yang

diharapkan.

Melakukan perencanaan strategis dan road map.

Mengkomunikasikan arah dan strategi TI.

16. EDM04 Menjamin optimasi sumber daya

Melakukan evaluasi pengelolaan sumber daya.


98


Mengadopsi prinsip pengelolaan sumber daya dan menjalankannya dalam

rangka mengoptimalisasi penggunaan sumber daya TI berdasarkan

(economic life cycle).

Mengawasi pengelolaan sumber daya.

17. APO03 Mengelola enterprise architecture

Membangun visi arsitektur organisasi.

Mendefinisikan referensi arsitektur.

Memilih peluang dan solusi.

Mendefinisikan implementasi arsitektur.

Memberikan layanan arsitektur organisasi.

18. APO05 Mengelola portofolio

Memapankan sasaran campuran investasi

Menetapkan ketersediaan dan sumber pendanaan.

Mengevaluasi dan memilih program untuk didukung pendanaannya.

Memonitor, mengotimalkan dan melaporkan performa portofolio investasi.

19. MEA01 Monitor, evaluasi dan menilai kinerja dan kesesuaian

Membangun sebuah pendekatan mengenai aktivitas monitoring untuk

mendefinisikan sasaran, ruang lingkup dan pengukuran kontribusi dari

solusi dan layanan bisnis.

Membuat sistem pengukuran kinerja.

Mengatur kinerja dan kesesuaian target.

Mengumpulkan hasil dari kinerja proses.

Menganalisa dan melaporkan hasil dari kinerja terhadap target.

20. BAI05 Mengelola pemberdayaan perubahan organisasi

Membuat keinginan untuk berubah.

Membentuk kelompok implementasi yang efektif.

Mengkomunikasikan visi untuk perubahan.

Menguasakan peran dan mengidentifikasi kemenangan jangka pendek.

Memungkinkan penggunaan dan pengoperasian.

Menanamkan pendekatan baru.

Melanjutkan perubahan.


99


21. BAI03 Mengelola identifikasi dan pembangunan solusi

Merencanakan solusi tingkat tinggi.

Merencanakan komponen solusi dengan detail.

Menghasilkan komponen solusi yang detail.

Merencanakan solusi tingkat tinggi.

Merencanakan komponen solusi dengan detail.

Menghasilkan komponen solusi yang detail.

Prosedur komponen solusi.

Membangun solusi.

Menyelenggarakan jaminan kualitas.

Mempersiapkan percobaan solusi.

Mengeksekusi percobaan solusi

Mengelola perubahan persyaratan


Untuk mencapai tingkat kapabilitas level 2, maka seluruh proses COBIT 5 terpilih

harus memenuhi dan melaksanakan indikator kerja sebagai berikut :

Indikator Performance Management :

1. Sasaran dari kinerja proses telah diidentifikasi dengan baik.

2. Kinerja dari proses terencana dan dimonitor yang ditandai dengan perencanaan

proses.

3. Kinerja dari proses disesuaikan untuk memenuhi perencanaan ditandai dengan

dokumentasi rekaman kualitas.

4. Tanggungjawab dan kewenangan untuk melaksanakan proses ini sudah

didefenisikan dan didokumentasikan.

5. Sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan identifikasi

sudah tersedia dan telah dialokasi ditandai dengan dokumen perencanan proses.

6. Interaksi pihak-pihak yang terlibat sudah dikelola untuk memastikan

komunikasi berjalan efektif dan penugasan yang jelas terkait tanggung jawab

dibuktikan dengan dokumentasi dan perencanaan proses.

Indikator Work Product Management :


100


1. Persyaratan dari proses sudah didefenisikan ditandai dengan adanya

perencanaan kualitas.

2. Persyaratan dokumentasi dan kontrol dari work product sudah didefenisikan

ditandai dengan dokumentasi proses dan perencanaan kualitas.

3. work product telah diidentifikasi, didokumentasi dan dikontrol dengan baik.

4. work product yang dihasilkan diulasr sesuai dengan perencanaan dan

persyaratan yang diharapkan.


Untuk mencapai tingkat kapabilitas level 3, maka seluruh proses COBIT 5 terpilih

harus memenuhi dan melaksanakan indikator kerja sebagai berikut :

Indikator Process Definition :

1. Standar dalam proses telah ada, dilengkapi dengan panduan-panduan untuk

modifikasi.

2. Terdapat standar urutan dan cara interaksi diantara sub-proses atau prose

lainnya.

3. Adanya standar penilaian terhadap kompetensi dan peran untuk menjalankan

proses.

4. Adanya standar penilaian atau aturan terhadap infrastruktur dan lingkungan

kerja untuk menjalankan proses.

5. Adanya pengawasan efektivitas proses yang sesuai dengan proses

Indikator Process Deployment

1. Data dan informasi dari pelaksanaan proses tersedia untuk mendukung tujuan

bisnis.

2. Data dan informasi dari pelaksanaan proses digunakan sebagai alat ukur kinerja

pelaksanaan.

3. Digunakannya pengukuran kuantitatif terhadap kinerja yang relevan dengan

masing-masing tujuan bisnis.

4. Unit ukuran proses disesuaikan dengan model output dari proses tersebut serta

frekuensi pengukuran proses disesuaikan dengan model kuantitatif penilaian

kinerja proses tersebut.


101


5. Hasil pengukuran dikumpulkan, dianalisa, dan dilaporkan untuk memonitor

apakah secara kuantitatif kualitas kinerja proses tersebut telah tercapai.

6. Hasil pengukuran digunakan untuk mencari karakteristik pola tertentu dalam

proses.

5.9.4 Rekomendasi kepatuhan pelaksanaan aktifitas perbaikan

Dalam melaksanakan aktivitas perbaikan yang diusulkan maka dibuat

rekomendasi pelaksanaan perbaikan termasuk kepatuhan terhadap PP No. 82

tahun 2012 yang disesuaikan dengan kondisi ANRI, diantaranya adalah :

1. Membangun kesadaran pejabat eselon 1 dan eselon 2 ANRI sebagai pihak

pengambil keputusan tertinggi akan pentingnya tata kelola TI.

2. Mengharapkan pihak pimpinan mengkoordinasi perencanaan, pelaksanaan

inisiatif dan portofolio TIK ANRI.

3. Menyusun Rencana TIK ANRI sebagai referensi bersama bagi seluruh satuan

kerja.

4. Membentuk Komite TIK ANRI yang mensinergiskan dan mengintegrasikan

rencana TIK ANRI yang mengakomodir seluruh satuan kerja dan

mensinergiskan rencana belanja/investasi satuan kerja untuk memastikan tidak

adanya tumpang tindih inisiatif TIK ANRI

5. Membuat tim kecil yang berfungsi melakukan pengawasan terhadap

pelaksanaan pengelolaan TIK di ANRI khususnya proses-proses yang diatur di

dalam kebijakan internal maupun eksternal seperti PP No. 82 Tahun 2012. Tim

kecil juga menerjemahkan PP No.82 Tahun 2012 dan apabila ada pelanggaran

terkait kebijakan internal maupun eksternal dikenai sanksi dikarenakan

pelanggaran terhadap PP No. 82 Tahun 2012 pasal 16 ayat 1 dikenai sanksi

administratif.



BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini akan dibahas kesimpulan berdasarkan penelitian dan saran yang

diberikan untuk pengembangan lebih lanjut dalam hal keterkaitan dengan

permasalahan pengelolaan tata kelola teknologi informasi atau COBIT 5.

6.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian terkait penerapan tata kelola TI di ANRI, dapat ditarik

kesimpulan sebagai berikut :

1. Sesuai Tabel 5.43 Rangkuman hasil pengukuran kapabilitas proses-proses

COBIT 5 yang dinilai, Tingkat kapabilitas proses di Pusat Data dan Informasi

(PUSDATIN) ANRI untuk kondisi saat ini sebagian besar masih berada pada

level 0 dan sebagian kecil berada pada level 1.

2. Sesuai Tabel 5.43 Rangkuman hasil pengukuran kapabilitas proses-proses

COBIT 5 yang dinilai, hal ini memperlihatkan secara umum bahwa proses

tidak diimplementasikan atau organisasi belum mengetahui proses pengelolaan

tata kelola TI yang sedang berlangsung dan organisasi.

3. Berdasarkan wawancara dengan Kepala Bidang Pengelolaan Data dan

Informasi dan Kepala Bidang Pengelolaan Perangkat TIK dan SI didapatkan

informasi bahwa target yang diinginkan adalah kapabilitas proses berada

dilevel 3, yaitu ANRI mempunyai suatu unit kerja beserta struktur organisasi

yang terkait dengan aktivitas teknologi informasi. Selain itu organisasi sudah



4. Sesuai Sub bab 5.9.4 Rekomendasi kepatuhan pelaksanaan aktivitas perbaikan,

yaitu :

Membangun kesadaran pejabat eselon 1 dan eselon 2 sebagai pihak

pengambil keputusan tertinggi akan pentingnya tata kelola TI.

Mengharapkan pihak pimpinan mengkoordinasi perencanaan, pelaksanaan

inisiatif dan portofolio TIK ANRI.


103


Menyusun Rencana TIK ANRI sebagai referensi bersama bagi seluruh

satuan kerja.

Membentuk Komite TIK ANRI yang mensinergiskan dan mengintegrasikan

rencana TIK institusi yang mengakomodir seluruh satuan kerja dan

mensinergiskan rencana belanja/investasi satuan kerja untuk memastikan

tidak adanya tumpang tindih inisiatif TIK ANRI.

Membuat tim kecil yang berfungsi melakukan pengawasan terhadap

pelaksanaan pengelolaan TIK di ANRI khususnya proses-proses yang diatur

di dalam kebijakan internal maupun eksternal seperti PP No. 82 Tahun

2012. Tim kecil juga menerjemahkan PP No.82 Tahun 2012 dan apabila ada

pelanggaran terkait kebijakan internal maupun eksternal dikenai sanksi

dikarenakan pelanggaran terhadap PP No. 82 Tahun 2012 pasal 16 ayat 1

dikenai sanksi administratif.

6.2 Saran

Dari penelitian yang telah dilakukan, saran-saran yang diberikan untuk

pengembangan penelitian lebih lanjut yaitu pengukuran tingkat kapabilitas tata

kelola TI yang dilakukan di PUSDATIN ANRI saat ini masih menggunakan

metode bottom-up yaitu proses penentuan proses COBIT masih berdasarkan

masalah yang ada dan sumber data dan wawancara masih terlalu fokus pada

pengelola TI untuk penelitian lebih lanjut dapat dilakukan dengan metode top

down yaitu proses penentuan proses COBIT dipetakan dari visi, misi dan obyektif

organisasi dan sumber data bisa dikembangkan dari selain dari pengelola TI di

ANRI.



DAFTAR PUSTAKA

Fernando, Ferdi. (2013). Pengukuran Tingkat Kapabilitas dan Perbaikan Tata

Kelola Teknologi Informasi berdasarkan COBIT 5 : Studi kasus

PUSDATIN KESOS Kementerian Sosial RI. Jakarta: Universitas Indonesia

ISACA (2012). COBIT 5 : A Business Framework For The Governance and

Management of Enterprise IT. ISACA

ISACA (2012). COBIT 5 : Enabling Process. ISACA.

ISACA (2012). COBIT 5 : Project Assesment Model. ISACA.

ISACA (2012). COBIT 5 : Self Assesment Guide. ISACA.

IT Governance Institute. (2012). Governance of Enterprise IT (GEIT). Dipetik

dari IT Governance Institute : http//www.itgi.org/about-Governance-of

Enterprice-IT.html

Jogiyanto HM, Prof., & Abdillah, Willy. Sistem Tata Kelola Teknologi Informasi.

Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2011.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata

Kerja.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2012 Tentang

Penyelenggaraan Sistem Dan Transaksi Elektronik.

Rencana Strategis ANRI 2010-2014, 2010.

Sugiyono, Prof, Dr., Metode Penelitian Manajemen. Bandung. Penerbit

ALFABETA, 2014.

Sandra Indriati, Susan. (2014). Evaluasi tata kelola teknologi informasi

berdasarkan kerangka kerja COBIT 5 pada Ditjen Administrasi Hukum Umum.

Jakarta : Universitas Indonesia.

Undang-undang Nomor 43 Tentang Kearsipan Tahun 2009

Van Grembergen, W., Strategies for Information Technology Governance, Idea

Group Publishing, 2004.

Weill, P., & Ross, J. IT Governance : How top performers manage IT decision

rights for superior results. Boston: Harvard Business School Press, 2004.



LAMPIRAN I

Transkrip Wawancara Pengelolaan TIK di ANRI

Narasumber : Drs. Muhammad Rustam

Unit Kerja : Pusat Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional

Jabatan : Arsiparis Madya

Tanggal/Jam : 16 Februari 2015/15.00 WIB

Tempat : Ruangan Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan

1. Bagaimana penilaian bapak mengenai peran dan fungsi TIK di ANRI?

TIK sangat penting bagi ANRI, karena ANRI adalah arsip dan arsip domainnya

informasi. Informasi sekarang perkembangannya, jika dulu kearsipan itu

konvensional, kertas sekarang sudah banyak sistem informasi yang

menghasilkan arsip dalam bentuk digital/elektronik. Dari sisi entitas arsip itu

sendiri sudah berubah dari arsip konvensional ke arsip berbasis elektronik

digital. Trend perkembangan dalam layanan informasi, kalau dulu secara

manual (on site) harus datang di instansi-instansi yang menyediakan layanan

informasi kearsipan kalau sekarang sudah online dengan TIK. Masyarakat

dimanapun sudah bisa mengakses informasi kearsipan secara lebih mudah,

tidak usah datang on site tapi secara online sudah bisa mendapatkan informasi

kearsipan. TIK juga memudahkan layanan dalam arti kalau arsip itu unik,

begitu digunakan oleh seseorang hanya satu arsip yang digunakan, yang lain

tidak dapat menggunakan tapi dengan adanya TIK, disitu ada proses

digitalisasi (copy digital), akses terhadap arsip itu sudah bisa dilakukan oleh

banyak orang secara bersamaan, akses terhadap arsip itu menjadi jauh lebih

mudah. Jadi dari sisi pelaksanaan tugas ANRI sebagai pembina kearsipan

nasional, TIK sangat membantu. Begitu juga dalam rangka reformasi birokrasi,

jadi sekarang ini trend-nya memang negara harus melakukan reformasi

birokrasi, jadi tidak hanya instansi arsip nasional tapi seluruh instansi

pemerintah harus melakukan reformasi birokrasi. Salah satu dari reformasi

birokrasi adalah pemanfaatan TIK dalam proses birokrasi. Jadi internal

misalnya sistem-sistem dalam kepegawaian, sistem dalam keuangan, sistem


106


dalam pengadaan barang, itu semua trend-nya sudah menggunakan teknologi

informasi. Jadi penting sekali baik dalam pelaksanaan birokrasi, pelaksanaan

tugas-tugas rutin organisasi pemerintah maupun dalam pelaksanaan tugas

fungsi substansif ANRI sebagai pembina kearsipan nasional TIK sangat

penting sekali.

2. Entitas apa saja yang berperan dalam pengelolaan proses-proses TIK di ANRI?


ANRI yang baru, itu sudah ada pusat data dan informasi (PUSDATIN)

berdasarkan perka mengenai organisasi dan tata laksana ANRI tersebut

PUSDATIN adalah unit kerja yang secara khusus harus mendukung penerapan

TIK ANRI baik untuk fungsi internal maupun fungsi eksternal. Hanya saja

dalam proses karena ini struktur baru, perubahan dari yang lama. Proses-proses

itu masih ada yang memerlukan suatu proses transisi terutama misalnya terkait



(perencanaan, pengadaan, implementasi). Unit-unit kerja berfungsi sebagai

user content, managemen kontennya oleh unit kerja. Nah ini prosesnya masih

berlangsung artinya bertahap dan sampai saat ini, 2015 belum semuanya fungsi

yang dibebankan kepada PUSDATIN itu di adopt, dilaksanakan karena masih

ada misalnya pengadaan-pengadaan terkait TIK itu inisiatifnya ada di unit-unit

kerja karena terkait dengan rencana-rencana yang sudah direncanakan pada

tahun-tahun sebelumnya.

Untuk pendekatan SDM-nya semua pelaksana pegawai TIK dalam hal ini

pranata komputer, dipusatkan di PUSDATIN semua, kebijakannya langsung

mendapat arahan dari kepala PUSDATIN.

3. Apa yang menjadi permasalahan terkait tata kelola di ANRI atau fungsi-fungsi

PUSDATIN apa saja yang belum terlaksana?

Kita berangkat dari suatu struktur yang sebelumnya tidak ada suatu unit

kerja khusus yang bertanggung jawab terkait TIK dan begitu diserahkan

atau beralih kepada suatu struktur baru yang memegang secara khusus

memegang fungsi TIK, ini banyak hal-hal terkait dengan dokumen-

dokumen yang masih belum lengkap yang harus dilengkapi dalam rangka


107


aturan main dalam tata kelola TIK ANRI, misalnya master plan dalam

pengembangan TIK ANRI belum ada, SOP-SOP dalam pengembangan

sistem informasi internal, bagaimana hubungan antara PUSDATIN

mendukung unit-unit kerja dalam pengembangan suatu sistem informasi

juga belum ada. Dokumen terkait tata kelola TIK itu sendiri masih belum

ada sehingga itu mungkin yang sangat penting karena sekarang tidak terarah

karena ada overlapping dan ada yang merasa tugas fungsi tidak ada pada

unit kerja yang bersangkutan sehingga memang lepas tanggung jawab serta

banyak sekali sistem-sistem informasi di ANRI yang platformnya berbeda-

beda dan integrasi sistemnya menjadi sulit, ini yang akan disempurnakan

sehingga integrasi sistem di ANRI dapat terwujud.

Dalam hal pemetaan SDM TIK, jadi karena sekarang ini sudah di

PUSDATIN, PUSDATIN saat ini masih memetakan baik jumlah maupun

kompetensi/kualitas dari SDM TIK yang dipunya sehingga memang

berdasarkan hal tersebut dapat diketahui apakah secara kuantitatif masih

kurang atau secara kualitatif, ada kompetensi-kompetensi yang masih

belum lengkap di SDM TIK ANRI itu yang masih butuh ditelaah.

Yang masih dipikirkan adalah bagaimana pendekatan terbaik dalam

pengaturan SDM TIK/ penyebaran atau support tenaga TIK terhadap unit-

unit kerja terkait. Apakah modelnya terpusat semuanya di PUSDATIN,

penugasan itu langsung dari PUSDATIN ataukah pendekatannya

penempatan sementara di suatu unit kerja tertentu dalam waktu tertentu tapi

kontrol tetap di PUSDATIN, itu masih menjadi wacana-wacana sebagai

kebijakan yang akan diambil oleh PUSDATIN. Itu masih kebijakan, belum

menjadi suatu pedoman yang sudah baku saat ini.

4. Terkait masalah investasi TIK, siapa yang berwenang untuk melakukan

pengadaan infrastruktur di ANRI?

Saat ini inisiatif masih ada di unit kerja substantif, unit kerja pengolah. Mereka

harusnya mengkoordinasikan dengan PUSDATIN. Sebenarnya semua akan

dilimpahkan kepada PUSDATIN, hanya saja dalam rencana-rencana

pengembangannya harus ada suatu komunikasi/koordinasi yang kuat antara

PUSDATIN sama unit pengolah. Untuk sekarang belum terpusat di


108


PUSDATIN. Begitu ada pedoman terkait tata kelola ANRI, mungkin semua itu

akan di kelola oleh PUSDATIN sehingga mulai dari proses-proses

perencanaan, pengadaaan sampai support pemeliharaan ada pada PUSDATIN.

Sekarang inisiatif masih ada di unit kerja-kerja masing-masing, jadi diharapkan

minimal modelnya penganggaran ada di unit kerja tapi dalam pelaksanaan, tim

dalam pengembangan itu tim yang dimintakan bantuannya/koordinasi dari

PUSDATIN, artinya tidak akan dilepas supaya visi dari PUSDATIN untuk,

mengintegrasikan sistem informasi yang ada di ANRI bisa tercapai karena jika

tanpa koordinasi sulit membuat suatu sistem yang terintegrasi jadi setiap

perencanaan harus dikoordinasikan dengan PUSDATIN.



LAMPIRAN II

Transkrip Wawancara Pengelolaan TIK ANRI

Narasumber : Widarno, SH.

Unit Kerja : Pusat Data dan Informasi ANRI

Jabatan : Kepala Pusat Data dan Informasi ANRI

1. Bagaimana penilaian bapak mengenai peran dan fungsi TIK di ANRI?

Kita dapat melihat peran kalau kita dapat mengidentifikasi karakter pekerjaan,

pekerjaan di ARSIP ada pekerjaan-pekerjaan yang memiliki titik singgung

antara satu unit dengan unit lain dan pekerjaan itu bisa diproses, dilaksanakan

berdasarkan data. Data yang dilahirkan oleh satu unit itu dimanfaatkan oleh

unit lain. Dengan adanya TIK itu sangat membantu, dari sisi kecepatan, dari

sisi akurasi, dari sisi kelengkapan (komprehensif) karena tanpa TIK, bisa-bisa

data dari satu unit dibawa ke unit lain, diproses ke mesin pengolahan

menggunakan input baru diketik ulang, dengan TIK ini sangat membantu.

Yang perlu diperhatikan, data yang berproses kerja harus valid, misalnya

sebagai contoh data kepegawaian yang diproses oleh bagian keuangan untuk

memproses gaji, tunjangan kinerja dan lain sebagainya itu ada efek finansial,

efek keperdataan kalau sampai tidak valid data dari kepegawaian maka bisa

keputusan di bidang keuangan bisa tidak pas dan ini bisa merugikan pihak-

pihak tertentu. Dengan bantuan TIK, kecepatan proses, kecepatan

pengambilan keputusan sangat membantu.

2. Apa yang menjadi permasalahan terkait tata kelola TIK di ANRI atau fungsi-

fungsi PUSDATIN apa saja yang belum terlaksana?

Permasalahannya saya mengelompokkan dalam beberapa masalah :

Pertama, dari sisi hardware, banyak yang belum berstandar, itu masalahnya

belum ada standar penggunaan hardware di ANRI, sekarang dengan

PUSDATIN ada kami sedang merintis, merumuskan standar penggunaan

hardware. Kemudian jaringan, jaringan kabel sudah dibangun tapi juga belum

memadai karena kapasitas jaringan, besarnya jaringan itu di jaring utama dan

jaring masuk ke unit-unit beda kapasitasnya, itu mempengaruhi kelancaran


110


arus data. Kemudian dari sisi server bandwith jaringan kami belum

menggunakan perangkat keamanan yang memadai, antivirus, firewall selama

ini belum diterapkan dengan bagus, sekarang kami sedang rintis. Dari sisi

aplikasi, masih dibangun parsial (stand alone) jadi belum terintegrasi secara

penuh, baru beberapa saja yang terintegrasi. Dari sisi SDM, ini harus

dibangun budayanya jadi belum terbudayakan dengan baik. SDM TIK

jumlahnya 23 orang tapi untuk kebutuhan dalam hal kemampuan yang

spesifik seperti programmer, bahasa-bahasa pemrograman tertentu masih

satu-persatu, jadi belum bisa saling menguatkan, masing-masing punya

bahasa pendalaman bahasa pemrograman sendiri. Untuk ahli jaringan juga

belum ada yang banyak bisa saling share dan kemudian ahli pengolahan

database itu juga belum banyak. Jadi meskipun jumlahnya banyak tapi untuk

masing-masing spesifikasi masih satu-satu, ini yang masih memerlukan

kualitas.

3. ANRI sudah punya master plan pengembangan TI?

Belum, jadi selama ini di ANRI karena tidak adanya road map, efeknya

pengadaan-pengadaan sumber daya TIK, infrastruktur sporadis, tidak

terstruktur, tidak melengkapi suatu rencana panjang, tidak terintegrasi,

termasuk pengembangan SDM-nya sudah tidak terencana, harusnya kita

punya SDM untuk kapasitas tertentu dengan jumlah minimal 3, bahwasanya

setiap kualifikasi kemampuan minimal harus 3, biar bisa saling share dan jika

ada penugasan keluar bisa saling mengisi, kalau kemampuan khusus hanya

dikuasai 1 orang, ini riskan karena nanti kalau cuti, sakit itukan berbahaya. Itu

bagian dari roadmap.

4. Terkait masalah investasi TIK, siapa yang berwenang untuk melakukan

pengadaan infrastruktur di ANRI?

Harusnya di PUSDATIN, karena masih masa transisi, beberapa kami sudah

inisiasi dari PUSDATIN, beberapa masih di-handle biro umum. Nanti setelah

road map, setelah ada peraturan-peraturan yang ada, nanti harus ada

penyatuan fungsi, ada pemetaan, apa saja yang harus ditarik ke PUSDATIN,

mana yang bisa dikerjakan bersama dengan unit lain.



LAMPIRAN III

Transkrip Wawancara Pengisian Kepatuhan PP No.82 Tahun 2012 Pasal 16 ayat

2.

Narasumber : Gurandhyka, S.IP/ Drs. Muhammad Rustam

Unit Kerja : Pusat Data dan Informasi / Pusat Sistem dan Jaringan Informasi

Kearsipan Nasional

Jabatan : Kepala Bidang Pengelolaan Data dan Informasi / Arsiparis

Madya

Tanggal/Jam : 27 April 2015/14.00 WIB

Tempat : Ruangan Kepala Bidang Pengelolaan Data dan Informasi /

Ruangan Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan

1. Sistem Informasi di ANRI yang berkaitan dengan pelayanan publik?

SIKN/JIKN

Sistem Informasi untuk pencarian khazanah arsip statis ANRI, berada di

ruang baca, masyarakat bisa datang ke ruangan, kemudian ada suatu sistem

informasi dimana mereka bisa mencari arsip yang dikelola kemudian

berdasarkan itu mereka akan mendapat informasi kemudian memesan arsip

yang ditemukan, itu fungsinya memudahkan pencarian, sebagai pengganti

katalog saja.

Terkait dengan help desk segala macam tidak sampai kesana suatu sistem

informasi kecil saja, yang terkait dengan help desk, SIKN/JIKN ada help desk

nasionalnya, ada call center-nya kemudian kita terkait dengan penanggulangan

bencana misalnya disaster recovery (DRC) jika kerjadi bencana terkait

penyimpanan elektroniknya kita bekerja sama dengan TELKOM pada data

center-nya mereka memiliki pusat-pusat pemulihan data atau DRC, hanya saja

itu terbatas pada pemulihan data milik masing-masing instansi yang menjadi

simpul jaringan, jadi begitu ada bencana, katakanlah di lingkungan simpul

jaringan, data dapat di-recovery, dipulihkan dengan cepat dari pusat-pusat

pemulihan data yang dikelola oleh TELKOM CLOUD, data cente-rnya

TELKOM. Hanya saja yang belum ada itu adalah continuance plan-nya


112


katakanlah karena kerja sama ANRI dengan TELKOM ini terikat oleh MOU,

bagaimana kalau salah satu pihak menarik diri dari kesepakatan itu, katakanlah

TELKOM sudah lima tahun dalam analisisnya tidak begitu menguntungkan

bekerja sama dengan ANRI dan menarik diri, sementara sistem harus berjalan

terus, harus ada kontinyuitas, karena ini simpul jaringan sudah terbentuk, nah

permasalahannya adalah continuance kita harus memigrasikan data-data ini ke

suatu data center yang dikelola oleh ANRI atau mungkin data center lainnya

dimana ANRI bekerja sama dengan pihak tersebut, nah sampai saat ini itu

belum ada. Jadi belum ada suatu dokumen terkait dengan business continuity

planning

2. Apakah sudah tersedia prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem

elektronik yang disokumentasikan dan/atau didokumentasikan dengan bahasa,

informasi atau simbol yang dimengerti oleh pihak yang terkait dengan

penyelenggaraan sistem elektronik tersebut. Misalnya SOP atau dokumen

panduan petunjuk pelaksanaan?

Kalau untuk SIKN/JIKN ada, tapi kalau yang untuk aplikasi untuk membantu

pencarian arsip statis tadi belum ada. Kalau untuk sistem informasi secara

keseluruhan belum ada, oleh karena itu sekarang ini tanggung jawab

PUSDATIN, saat ini pertama rencananya akan membuat master plan TIK

ANRI, kemudian juga SOP-SOP dalam pemeliharaan, pengembangan dalam

hal ini ANRI belum ada. Akibat ketiadaan SOP, misalnya untuk pengukuran

kinerja akan sulit karena untuk setiap step tidak jelas siapa pelaksana dan

waktu yang diselesaikan untuk menindaklanjuti suatu pekerjaan, seperti ada

keluhan dari user, berapa lama keluhan itu ditanggapi, kepada siapa keluhan itu

didiskusikan atau dimintakan tanggapannya, itu belum jelas karena SOP-nya

belum ada, sehingga layanan terganggu/terlambat dan kinerja pun sulit

pengukurannya.

3. Apakah sudah ada mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan dan

kejelasan prosedur pedoman pelaksanaaan seperti change management system?

change management system belum ada dan itu change management system

penting sekali khususnya di ANRI ada beberapa sistem informasi, salah

satunya SIKD (sistem informasi kearsipan dinamis), SIKN/JIKN.


113


Implementasinya ANRI sebagai instansi yang akan mengimplementasikannya

itu harus juga memiliki dokumen change management system karena dengan

masuknya teknologi ini kan, budaya/kelaziman bekerja secara konvensional itu

mungkin sudah tidak pas lagi dengan cara-cara mereka yang sudah dibantu

dengan elektronik, nah ini dokumennya belum ada tapi sedang kita rencanakan

juga untuk dibuat change management system ini. Kami pernah mengalami

suatu kegagalan implementasi sistem informasi kearsipan (SIKD) karena tidak

ada dokumen change management system itu jadi bagaimana katakanlah user

atau pengguna, sehari-hari terbiasa membuka file-file secara konvensional

seperti berkas, map mereka setiap harinya harus membuka komputer, melihat

ada email masuk atau tidak, melihat ada tugas atau tidak, belajar menggunakan

komputer setiap harinya, tidak ada lagi kertas diatas meja, begitu akan rapat,

mereka tidak lagi menerima surat secara konvensional undangan rapat semua

sudah ada di komputer, perubahan kearah budaya kerja itu pada saat itu tidak

berhasil, change management mengelola perubahannya tidak berhasil sehingga

timbul resistensi dari pengguna sehingga implementasinya jadi gagal. Jadi

change management system penting sekali tapi ANRI saat ini belum ada satu

dokumen pun terkait change management system.

4. Apakah ada kelembagaan dan kelengkapan personel pendukung bagi

pengoperasian sistem elektronik sebagaimana mestinya seperti troubleshooter,

help desk dan call center?

Untuk beberapa sistem informasi khususnya SIKN/JIKN sudah ada, untuk help

desk-nya sudah ada, troubleshooter-nya kerja sama antara TI PUSDATIN

ANRI dengan TELKOM, call center kita juga sudah ada hotline-nya tapi masih

terbatas pada SIKN/JIKN.

5. Apakah sudah diterapkan manajemen kinerja pada penyelenggaraan sistem

elektronik untuk memastikan pengoperasian sistem elektronik sebagaimana

mestinya seperti pengukuran kesuksesan sistem?

Kalau terkait dengan SIKN/JIKN kita sudah coba laksanakan bagaimana setiap

kegiatan-kegiatan terkait SIKN/JIKN, kita ada target-target kemudian ada

personal-personal yang harus bertanggungjawab untuk itu, hanya saja itu

belum secara elektronik hanya secara penilaian kinerjanya masih secara


114


manual sehingga waktu untuk mengawasi, mengevaluasi itu kurang efektif,

setiap saat kita harus melihat formulir, lembaran tapi kalau didukung secara

elektronik, pimpinan setiap saat bisa mengawasi apa yang sedang dilakukan,

seperti me-manage sistem informasi SIKN/JIKN, itu kita ada layanan help-

desk, layanan help-desk itu bisa masuk melalui e-mail, call center, kemudian

juga bisa melalui forum keluhan yang ada di website SIKN/JIKN, kalau kita

masukkan melalui sistem elektronik, pimpinan atau supervisor itu bisa secara

langsung mengakses, saat ini sedang atau tindak lanjut apa terhadap keluhan

tersebut, layanan terhadap client pada posisi apa, kemudian dalam rekapitulasi

kegiatan per-minggu, per-bulan itu lebih mudah dengan sistem elektronik.

Kalau secara manual kita harus melakukan tanda-tangan, rekap ulang diketik

lagi, banyak kertas yang harus dicetak sedangkan dengan sistem elektronik itu

tanpa harus dicetak tapi informasi dapat langsung diketahui oleh pimpinan.

Tahun ini rencananya kita akan membuat software-software dalam rangka

penilaian kinerja secara elektronik dan PUSDATIN yang akan

mengerjakannya.

6. Apakah ada rencana dalam menjaga keberlangsungan penyelenggaraan sistem

elektronik yang dikelola, misalnya pembuatan data center?

Belum ada, hanya saja kalau storage-storage sudah ada tapi data center yang

memenuhi standar, kami belum punya. Dampaknya inefisiensi baik dari

perangkat kerasnya (storage) sendiri, kedua dalam hal pemeliharaan, beda

kalau misalnya terintegrasi dalam suatu lingkungan data center yang

komprehensif, SDM untuk pemeliharaannya akan lebih mudah, secara fisik

pun efisiensi dari pemeliharaan dari kondisi fisik server dan segala macam.

Kedua, resiko atau kerentanan terhadap kerusakan juga akan lebih tinggi

seandainya terpisah, saat ini storage menyimpan back-up-back up tidak

terkontrol, server ada di beberapa tempat yang kita tidak tahu bagaimana back-

up itu dilakukan, belum lagi bagaimana platform aplikasi atau database yang

ada didalam server itu sehingga integrasi baik aplikasi/infrastruktur ANRI akan

sulit sehingga kebutuhan untuk suatu data center yang secara fisik (ruangan,

suhu) mumpuni/standar maupun juga platform pusat datanya dilengkapi


115


dengan NOC untuk mengontrol operating system yang ada dimasing-masing

unit kerja, terpusat juga termasuk juga SDM-nya efektif kalu memang terpusat.

7. Apakah SDM TI yang ada sudah mendukung untuk pengembangan TI?

Dari sisi kuantitas sudah mencukupi, yang belum cukup dari sisi kualitas dan

keahlian-keahlian masing-masing SDM itu sendiri sehingga kami mencoba

meningkatkan kualitas masing-masing SDM TIK. Secara kualitas ada sedikit

yang memiliki kemampuan dan banyak juga yang belum memiliki

kemampuan, yang memiliki kemampuan pun beragam, artinya tidak merata

kemampuannya sehingga kadang kita di suatu instansi memerlukan katakanlah

5 programmer, tidak ada kita, cuma 2 programmer. Pada pengembangan suatu

sistem informasi yang serentak, kita kewalahan. Dalam proses pengembangan

aplikasi kalau kualitas SDM-nya kurang, itu sulit menyusun suatu perencanaan

sistem informasi yang baik, tidak saja perencanaan tapi pengembangan dan

pengadaan karena analisis dan segala macam tidak akan lengkap karena

kualitas SDM-nya tidak mumpuni. Dukungan terhadap unit kerja juga akan

sulit karena hanya akan mengandalkan orang-orang tertentu saja yang mampu,

jadi layanan kepada client, layanan kepada unit kerja akan lemah.

8. Apakah infrastruktur TI yang ada sudah mendukung untuk pengembangan TI?

Belum sepenuhnya karena dengan PUSDATIN baru ini akan direncanakan

suatu pemetaan baru mengenai infrastruktur TIK ANRI sehingga integrasi

antara sistem-sistem itu menjadi suatu sistem terintegrasi bisa dimungkinkan.

Tujuan awal dari PUSDATIN adalah integrasi dari sistem-sistem yang ada di

ANRI, saat ini kita belum. Saat ini kita masih banyak pulau-pulau (silo-silo)

sistem informasi sehingga tidak efekti dalam sumber daya TIK baik

infrastruktur, pemeliharaan maupun SDM-nya. Ini menjadi tugas kita saat ini.

9. Bagaimana dengan mekanisme pengaduan masalah saat ini?

Kalau sistem informasi untuk pencarian khazanah arsip statis ANRI itu

langsung, karena itu membantu on-site artinya begitu mereka menggunakan

aplikasi dan gagal aplikasinya mereka langsung lapor kepada petugas yang ada

disana. Kalau SIKN/JIKN, kita memiliki beberapa jalur untuk komplain,

masyarakat komplain terkait dengan misalnya aplikasinya tidak bisa

menjalankan fungsinya, bisa melalui help desk, bisa melalui email, bisa melalui


116


telepon, ada facebook, ada twitter-nya, ada forum untuk keluhan juga, dimana

mereka bisa menyampaikan masalah apapun terkait dengan sistem yang

digunakan. Jadi jalurnya banyak untuk mengadu terkait sistem maupun saran-

saran bagi pengembangan.



LAMPIRAN IV

CONTOH PERTANYAAN KUISIONER PRIORITAS MATRIKS

pertanyaan kuisioner untuk pengukuran prioritas proses :

Bagaimana dampak penerapan proses pengelolaan kerangka manajemen TI

terhadap organisasi?

a. Tidak ada

b. Sedang

c. Besar

Bagaimana kesiapan dari sisi sumber daya manusia di ANRI jika proses

pengelolaan kerangka manajemen TI dilaksanakan?

a. Siap

b. Sebagian kecil siap

c. Sebagaian besar siap

d. Tidak siap

Bagaimana kesiapan dari sisi teknologi di ANRI jika proses pengelolaan

kerangka manajemen TI dilaksanakan?

a. Siap

b. Sebagian kecil siap

c. Sebagaian besar siap

d. Tidak siap

Menurut anda bagaimana tingkat kepatuhan proses pengelolaan kerangka

manajemen TI terkait pasal 16 ayat 2 PP No. 82 Tahun 2012?

a. Rendah

b. Sedang

c. Tinggi



LAMPIRAN V

CONTOH KUISIONER TINGKAT KAPABILITAS TATA KELOLA TI

BERDASARKAN COBIT 5 STUDI KASUS : ARSIP NASIONAL REPUBLIK

INDONESIA (ANRI)

Responden Yth,

Dalam rangka melaksanakan kegiatan penelitian karya akhir saya yang bertujuan

untuk menyelesaikan pendidikan Magister Teknologi Informasi Universitas

Indonesia maka perkenankanlah saya mengharapkan kesediaan bapak/ibu untuk

dapat berpartisipasi dalam pengisian kuisioner saya. Kuisioner ini bertujuan untuk

mendapatkan informasi tentang tata kelola TI pada lingkungan Pusat Data dan

Informasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Adapun hasil kuisioner ini

berguna sebagai bahan penelitian saya terkait dengan tata kelola TI yang nantinya

diharapkan dapat meningkatkan dan melengkapi tata kelola TI Arsip Nasional

Republik Indonesia (ANRI).

Terima kasih atas partisipasi Bapak/Ibu yang sudi untuk meluangkan waktu dalam

pengisian kuisioner ini.

Demikian.


NPM : 1206337910

Fakultas / Jurusan : Fakultas Ilmu Komputer / Magister Teknologi Informasi

Judul karya akhir : Pengukuran Tingkat Kapabilitas Tata Kelola Teknologi

Informasi berdasarkan COBIT 5 : Studi Kasus Pusat Data

dan Informasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)


119


TATA CARA PENGISIAN KUISIONER

Isilah dengan Yes (Y) atau No (N) pada kolom berikut ini,

1. Kolom “Apakah kriteria terpenuhi ?”. Kolom ini bertujuan untuk

mengetahui pemenuhan kriteria – kriteria yang dimaksud di lingkungan

Pusat Data dan Informasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

2. Kolom “Apakah perlu untuk diterapkan ?. Kolom ini bertujuan untuk

mengetahui harapan dari responden apabila kriteria – kriteria yang

dimaksud belum diterapkan di lingkungan Pusat Data dan Informasi Arsip

Nasional Republik Indonesia (ANRI).


120


Proses ID APO01

Nama Proses Pengelolaan kerangka manajemen TI

Deskripsi Memperjelas dan menjaga tata kelola TI dengan visi dan misi organisasi. Menerapkan dan menjaga mekanisme serta otoritas untuk mengelola informasi dan

penggunaan TI di dalam organisasi agar tujuan tata kelola sejalan dengan pedoman dan kebijakan organisasi

Tujuan Proses Menyediakan pendekatan manajemen yang konsisten agar persyaratan tata kelola perusahaan terpenuhi, meliputi proses manajemen, struktur organisasi, peran

dan tanggung jawab, kegiatan handal dan berulang, dan keterampilan dan kompetensi

Level Nomor

Proses

Deskripsi Kriteria Apakah

Kriteria

Terpenuhi ?

(Y/N)

Apakah

Perlu Untuk

Diterapkan ?

(Y/N)

PA 1.1

Kinerja Proses

Evaluasi proses-proses berikut:

APO01-01 Kebijakan yang efektif sudah didefenisikan dan ditegakkan

APO01-02 Semua orang menyadari pentingnya kebijakan dan mempraktekkannya

PA 2.1

Manajemen

kinerja

Proses

Target kinerja pengelolaan kerangka manajemen TI dapat diidentifikasi.

Pencapaian kinerja pengelolaan kerangka manajemen TI terencana dan termonitor.

Pencapaian kinerja pengelolaan kerangka manajemen TI diatur untuk memenuhi perencanaan.

Tanggung jawab dan kewenangan untuk menjalankan pengelolaan kerangka manajemen TI dapat didefinisikan,

ditugaskan serta dikomunikasikan.

Sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk pengelolaan kerangka manajemen TI dapat diidentifikasi,

disediakan, dialokasikan dan digunakan.

Terdapat pengaturan cara komunikasi antara pihak-pihak terkait pengelolaan kerangka manajemen TI, dengan

tujuan menghasilkan komunikasi yang efektif dan tanggung jawab penugasan yang jelas.

PA 2.2

Manajemen

Output dari

kinerja proses

Persyaratan untuk dapat menghasilkan output dalam pengelolaan kerangka manajemen TI dapat diidentifikasi.

Persyaratan untuk melakukan dokumentasi dan kontrol terhadap output proses pengelolaan kerangka

manajemen TI dapat diidentifikasi.

Output dari setiap pekerjaan pengelolaan kerangka manajemen TI teridentifikasi, terdokumentasi dan terkontrol

baik.

Output dari setiap pekerjaan pengelolaan kerangka manajemen TI direview terhadap perencanaan dan

disesuaikan untuk memenuhi harapannya.


121


PA 3.1

Pendefinisian

Standar dari

Proses

Adanya standar dalam proses pengelolaan kerangka manajemen TI, termasuk diberlakukannya panduan-

panduan.

Terdapat standar urutan dan cara interaksi diantara sub-proses pengelolaan kerangka manajemen TI.

Adanya standar penilaian terhadap kompetensi dan peran untuk menjalankan proses pengelolaan kerangka

manajemen TI.

Adanya standar penilaian terhadap infrastruktur dan lingkungan kerja untuk menjalankan proses pengelolaan

kerangka manajemen TI

Adanya monitoring efektivitas proses yang sesuai dengan proses pengelolaan kerangka manajemen TI.

PA 3.2

Penerapan

Standar dari

Proses

Proses pengelolaan kerangka manajemen TI diterapkan menggunakan proses standar yang sesuai.

Penetapan peran, tanggung jawab, dan kewenangan terhadap proses pengelolaan kerangka manajemen TI telah

diterapkan dan saling berkesinambungan.

Penerapan proses pengelolaan kerangka manajemen TI dijalankan oleh personil yang kompeten, terlatih dan

berpengalaman di bidangnya.

Sumber daya dan informasi untuk pengelolaan kerangka manajemen TI dapat disediakan, dialokasikan, serta

digunakan.

Infrastruktur dan lingkungan kerja untuk pengelolaan kerangka manajemen TI dapat disediakan, diatur, dan

dipelihara.

Adanya pengumpulan dan analisa terhadap data pengelolaan kerangka manajemen TI untuk menilai kinerja,

kesesuaian, dan efektifitas proses, serta untuk mengetahui potensi peningkatan kualitas proses secara terus-

menerus.

PA 4.1

Pengukuran

Proses

Terhadap

Pencapaian

Tujuan

Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan kerangka manajemen TI tersedia untuk mendukung tujuan

bisnis.

Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan kerangka manajemen TI digunakan sebagai alat ukur kinerja

pelaksanaan pengelolaan kerangka manajemen TI.

Digunakannya pengukuran kuantitatif terhadap kinerja pengelolaan kerangka manajemen TI yang relevan

dengan masing-masing tujuan bisnis.

Unit ukuran proses pengelolaan kerangka manajemen TI disesuaikan dengan model output dari proses tersebut


122


serta frekuensi pengukuran proses pengelolaan kerangka manajemen TI disesuaikan dengan model kuantitatif

penilaian kinerja proses tersebut.

Hasil pengukuran pengelolaan kerangka manajemen TI dikumpulkan, dianalisa, dan dilaporkan untuk

memonitor apakah secara kuantitatif kualitas kinerja proses tersebut telah tercapai.

Hasil pengukuran digunakan untuk mencari karakteristik pola tertentu dalam pengelolaan kerangka manajemen

TI.

PA 4.2

Kontrol

Proses dari

Aktifitas

Pengukuran

Menggunakan teknik kontrol dan analisa tertentu terhadap pengukuran kinerja pengelolaan kerangka

manajemen TI.

Adanya pembatasan jumlah variasi dalam pengukuran pengelolaan kerangka manajemen TI.

Data pengukuran dijadikan bahan untuk menganalisa kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi)

dalam pengukuran pengelolaan kerangka manajemen TI.

Perbaikan terhadap cara analisa dilakukan untuk menunjukkan letak kondisi ‘special-causes’ (penyebab

dibutuhkannya variasi pengukuran) dalam pengukuran pengelolaan kerangka manajemen TI.

Pembatasan variasi selalu diterapkan menyusul tindakan perbaikan yang diterapkan pada poin sebelumnya.

PA 5.1

Inovasi

Proses

Mengetahui sasaran peningkatan proses pengelolaan kerangka manajemen TI untuk mendukung tujuan bisnis.

Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi penyebab umum adanya variasi cara pengukuran kinerja

pengelolaan kerangka manajemen TI.

Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi potensi penggunaan metode best-practice maupun

berinovasi terhadap metode pengelolaan kerangka manajemen TI.

Dapat mengidentifikasi potensi peningkatan proses pengelolaan kerangka manajemen TI dari kemunculan

teknologi baru, lengkap dengan konsep prosesnya.

Memiliki strategi implementasi untuk mewujudkan sasaran peningkatan pengelolaan kerangka manajemen TI.

PA 5.2

Optimasi

Pros

Melakukan penilaian atas keseluruhan dampak dari usulan perubahan metode pengelolaan kerangka manajemen

TI dengan cara membandingkan antara sasarannya dengan standar proses yang berlaku.

Adanya pengaturan terhadap penerapan seluruh perubahan yang disetujui agar dipastikan bahwa setiap

gangguan kinerja pengelolaan kerangka manajemen TI dapat dipahami dan diatasi.

Dilakukan evaluasi untuk menilai efektifitas perubahan metode pengelolaan kerangka manajemen TI.


universitas indonesia pengukuran tingkat kapabilitas tata kelola teknologi informasi berdasarkan

Documents