evaluasi tata kelola teknologi informasi pada …

EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA

SISTEM PENDIDIKAN JARAK JAUH MENGGUNAKAN

FRAMEWORK COBIT 5 (STUDI KASUS: SEKOLAH TINGGI

ILMU KEPOLISIAN-PERGURUAN TINGGI ILMU

KEPOLISIAN)

Skripsi

Diajukan Sebagai Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Strata Satu

Program Studi Sistem Informasi

Nanda Putra Wandita

1110093000020

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

1436H/2014M

EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA SISTEM

PENDIDIKAN JARAK JAUH MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5

(STUDI KASUS: SEKOLAH TINGGI ILMU KEPOLISIAN-PERGURUAN

TINGGI ILMU KEPOLISIAN)

Skripsi

Diajukan Sebagai Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Strata Satu

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Oleh :

Nanda Putra Wandita

1110093000020

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGREI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

1435 H / 2014 M

ABSTRAK

Nanda Putra W – 1110093000020. Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi

Pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh Menggunakan Framework Cobit 5 (Studi

Kasus: Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian-Perguruan Tinggi Ilmu Kepolisian). Di

bawah bimbingan Ibu FITROH M.Kom dan Ibu EVY NURMIATI, MMSI.

Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian-Perguruan Tinggi Ilmu Kepolisian atau biasa

disingkat menjadi STIK-PTIK, merupakan lembaga kedinasan bagi lulusan perwira

AKPOL untuk meraih gelar S1. STIK-PTIK memiliki sistem pembelajaran baru

yang disebut Sistem Pendidikan Jarak Jauh. Permasalahan yang terdapat dalam

Sistem PJJ STIK-PTIK ini adalah kurang siapnya STIK-PTIK dalam menerima

perubahan dalam metode pembelajaran PJJ ini. Mulai dari tahap perencanaan,

persiapan pelatihan, pelatihan untuk para stakeholder, implementasi hingga

perawatan setelah implementasi. Selain itu juga, PJJ STIK-PTIK sebelumnya

belum pernah dilakukan evaluasi tata kelola teknologi informasi. Berdasarkan hal

tersebut, penulis menerapkan evaluasi tata kelola teknologi informasi sesuai standar

COBIT 5. Penelitian ini fokus pada proses BAI07 (Manajemen Penerimaan

Perubahan dan Transisi). Tujuan penelitian ini adalah mengetahui capability level

sistem PJJ pada proses Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi. Tahapan

penelitian ini berdasarkan dengan Assessment Process Activities COBIT 5. Hasil

penelitian ini adalah Sistem PJJ STIK-PTIK untuk nilai as is bernilai 2.33 yang

cenderung bernilai 2. Artinya proses BAI07 telah dilakukan dengan cara dikelola,

yaitu direncanakan berdasarkan rencana kerja organisasi, dimonitor untuk hasilnya

dilaporkan pada laporan akuntabilitas organisasi dan disesuaikan dengan visi misi

STIK-PTIK. Sedangkan untuk to be bernilai 3, artinya proses BAI07 sudah

memiliki proses yang telah dibangun menggunakan proses yang telah didefinisikan

secara detil, telah dikelola dengan proses yang terstandar, sehingga mampu untuk

mencapai hasil dari proses tujuan.

Kata Kunci: PJJ STIK-PTIK, Evaluasi, BAI07, Assessment Process Activities,

Tata Kelola TI, Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi,

Capability Level.

V Bab + xvii Halaman + 190 Halaman + 63 Tabel + 24 Gambar + Daftar Pustaka

+ Lampiran

Pustaka Acuan (27, 2000-2014)

KATA PENGANTAR

Bismillahhirahmannirahim

Puji dan Syukur kepada ALLAH SWT, karena atas berkat rahmat dan ridho

dari-Nya yang tak pernah berhenti sekalipun kepada penulis, sehingga penulis

mampu menyelesaikan skripsi sebagai salah satu syarat kelulusan. Tak lupa juga

sholawat serta salam tercurahakan kepada junjungan kita yang telah membawa kita

dari jaman yang gelap menuju jaman yang terang benderang Baginda Rasulullah

Muhammad SAW.

Penyusunan skripsi ini adalah salah satu syarat untuk memenuhi kelulusan

pada Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah

Jakarta Program Reguler Studi Sistem Informasi. Skripsi ini berjudul “EVALUASI

TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA SISTEM

PENDIDIKAN JARAK JAUH MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5

(STUDI KASUS: SEKOLAH TINGGI ILMU KEPOLISIAN-PTIK)”

Dalam penyusunan skripsi ini, tak luput bantuan dari berbagai pihak yang

selalu membimbing dan mendukung penulis, baik dari segi moral maupun ilmu.

Oleh karena itu pada kesempatan kali ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih

sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Komarudin Hidayat selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta.

2. Bapak. DR. Agus Salim, M.Si selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi,

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Zulfiandri, MMSI selaku Ketua Program Studi Jurusan Sistem

Informasi Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta.

4. Ibu Fitroh, M.Kom selaku Dosen Pembimbing I yang secara bijaksana dan

kooperatif telah memberikan bimbingan, bantuan, dan dukungan baik

secara moral maupun teknis.

5. Ibu Evy Nurmiati, MMSI selaku Dosen Pembimbing II yang telah

memberikan bimbingan, bantuan dan motivasi kepada penulis.

6. Kedua orang tua penulis, Papa H. Iwan Idi Kusmana dan Mama Hj. Noor

Rita Rachman, SH. yang telah memberikan doa, semangat, motivasi serta

kasih sayang secara terus menerus sehingga membuat penulis berhasil

menyelesaikan skripsi ini.

7. Seluruh keluarga besar penulis, yang selalu memberikan dorongan dan

bantuan baik berupa fisik maupun moril.

8. Kekasih penulis, Wirsa Angga Melia, Amd.Ik yang selalu memberikan

motivasi, membantu dan menemani penulis dalam menyelesaikan skripsi

ini.

9. Sahabat-sahabat penulis Jilan Credo, Lingga Ferry Wibowo, Azis Senoadji,

Fadjri Prasetya, Suryo Suminar, Fajrin Rizkia dan teman-teman SI A 2010

yang tidak penulis sebutkan satu persatu.

10. Bapak Kombes Pol Edi Setyo selaku ketua Pendidikan Jarak Jauh STIK-

PTIK, yang telah membantu penulis dengan memberikan informasi yang

dibutuhkan oleh penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

11. Bapak Adhie Candra selaku Teknisi PJJ STIK-PTIK. Yang dengan ilmunya

membantu penulis tanpa pamrih.

12. Kakak kelas yang telah membantu penulis dengan memberikan ilmu dan

pengalamannya.

Terima kasih atas dukungan kalian semua, penulis selalu mendoakan agar

kalian semua selalu mendapatkan ridho dan rahmat dari ALLAH SWT. Dan

semoga skripsi ini bisa bermanfaat bagi para pembaca dan dapat digunakan untuk

penelitian selanjutnya.

Jakarta, Oktober 2014

Nanda Putra Wandita

1110093000020

DAFTAR ISI

PENGESAHAN UJIAN ....................................................................................... iii

PERNYATAAN .................................................................................................. ivii

ABSTRAK .......................................................................................................... viii

KATA PENGANTAR ........................................................................................ vix

DAFTAR ISI ....................................................................................................... ixii

DAFTAR TABEL ............................................................................................ xviii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................xx

BAB I ...................................................................................................................1

PENDAHULUAN ...............................................................................................1

1.1. Latar Belakang .......................................................................................1

1.2. Identifikasi Masalah ..............................................................................6

1.3. Rumusan Masalah ..................................................................................7

1.4. Batasan Masalah ....................................................................................8

1.5. Tujuan Penelitian ...................................................................................9

1.6. Manfaat Penelitian .................................................................................9

1.7. Metodologi Penelitian ..........................................................................10

1.8. Waktu dan Tempat Penelitian ..............................................................12

1.9. Sistematika Penulisan ..........................................................................12

BAB II ................................................................................................................14

LANDASAN TEORI ........................................................................................14

2.1. Pengertian Evaluasi .............................................................................14

2.2. Pengertian Tata Kelola Teknologi Informasi ......................................14

2.2.1. Pengertian Tata Kelola .................................................................14

2.2.2. Pengertian Teknologi Informasi ...................................................15

2.2.3. Pengertian Tata Kelola Teknologi Informasi ...............................15

2.3. Manajamen Perubahan.........................................................................16

2.3.1. Pengertian Manajemen Perubahan ...............................................16

2.3.2. Pentingnya Manajemen Perubahan ..............................................16

2.3.3. Pendekatan Manajemen Perubahan ..............................................17

2.4. COBIT (Control Objective for Information and Related Technology)

……………………………………………………………………….18

2.4.1. Pengertian COBIT ........................................................................18

2.4.2. Perbedaan COBIT 5 dengan COBIT 4.1 ......................................25

2.4.3. Implementasi COBIT 5 ................................................................26

2.4.4. RACI Chart ..................................................................................30

2.4.4.1. Identifikasi RACI Chart ...........................................................30

2.4.5. Indikator Kapabilitas Proses .........................................................35

2.4.6. Pemetaan Balanced Scorecard Pada COBIT 5.0 .........................49

2.4.6.1. Pengertian Balanced Scorecard ................................................49

2.4.6.2. Pemetaan Balanced Scorecard Pada COBIT 5.0 .....................49

2.4.7. Prinsip COBIT 5.0 ........................................................................54

2.4.8. Definisi Proses COBIT 5.0 ...........................................................57

2.4.9. Assessment Process Activities ......................................................72

2.5. Fokus Area Tata Kelola TI ..................................................................74

2.5.1. BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) ..........74

2.5.2. Identifikasi Kebutuhan Dokumen ................................................75

2.6. Metodologi Penelitian ..........................................................................81

2.6.1. Metode Pengumpulan Data ..........................................................81

2.6.2. Metode Analisis Data ...................................................................84

2.7. Metode Perhitungan Guttman ..............................................................85

BAB III ..............................................................................................................93

METODOLOGI PENELITIAN .....................................................................93

3.1. Desain Penelitian .................................................................................93

3.2. Kerangka Berfikir Penelitian ...............................................................93

3.3. Initiation ..............................................................................................95

3.3.1. Observasi ......................................................................................95

3.3.2. Metode Wawancara ......................................................................95

3.3.3. Kajian Pustaka ..............................................................................96

3.4. Planning The Assessment ....................................................................98

3.5. Briefing ..............................................................................................100

3.6. Data Collection ..................................................................................100

3.7. Data Validation .................................................................................100

3.8. Process Attribute Level ......................................................................101

3.9. Reporting The Result .........................................................................101

BAB IV ............................................................................................................103

HASIL DAN PEMBAHASAN ......................................................................103

4.1. Initiation ............................................................................................103

4.1.1. Sejarah Singkat Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian-PTIK (STIK-

PTIK) 103

4.1.2. Logo STIK-PTIK .......................................................................106

4.1.3. Visi, Misi dan Tujuan STIK-PTIK .............................................106

4.1.4. Struktur Organisasi STIK-PTIK .................................................109

4.1.5. Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK ...................................111

4.1.5.1. Model Pembelajaran PJJ yang Dikembangkan STIK-PTIK ....111

4.1.5.2. Infrastruktur Teknologi Informasi Komunikasi Sistem E-

Learning STIK-PTIK ............................................................................116

4.1.6. Struktur Organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK ...120

4.2. Planning the Assessment ...................................................................121

4.2.1. Penyusunan Kuesioner ...............................................................121

4.2.2. Penentuan Responden ................................................................121

4.3. Briefing ..............................................................................................130

4.4. Data Collection ..................................................................................131

4.4.1. Hasil temuan pada BAI07.01 (Penyusunan Rencana

Implementasi) ...........................................................................................131

4.4.2. Hasil temuan pada BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis,

Konversi Sistem dan Data) .......................................................................132

4.4.3. Hasil temuan pada BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian)

134

4.4.4. Hasil temuan pada BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan

Pengujian) .................................................................................................134

4.4.5. Hasil temuan pada BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang

Disetujui) ...................................................................................................135

4.4.6. Hasil temuan pada BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) ..135

4.4.7. Hasil temuan pada BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal

Terhadap Sistem Baru)..............................................................................136

4.4.8. Hasil temuan pada BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca

Implementasi) ...........................................................................................137

4.5. Data Validation .................................................................................138

4.5.1. Pengolahan Data Responden ......................................................138

4.5.2. Penilaian Capability Level .........................................................149

4.5.2.1. Perhitungan Capability Level Menggunakan Skala Guttman ..149

4.5.2.2. Hasil perhitungan Capability Level ..........................................151

4.5.3. Intepretasi Data ..........................................................................155

4.5.4. Penilaian Pada Setiap Level .......................................................160

4.6. Process Atribute Level .......................................................................163

4.6.1. Analisis Gap ...............................................................................163

4.6.2. Penentuan Gap ...........................................................................165

4.7. Reporting the Results .........................................................................168

4.7.1. Rekomendasi BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) .169

4.7.2. Rekomendasi BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi

Sistem dan Data) .......................................................................................171

4.7.3. Rekomendasi BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) .......174

4.7.4. Rekomendasi BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) .176

4.7.5. Rekomendasi BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang

Disetujui) ...................................................................................................177

4.7.6. Rekomendasi BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) ..........179

4.7.7. Rekomendasi BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap

Sistem Baru) ..............................................................................................180

BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) ..............181

4.7.8 Rekomendasi BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca

Implementasi) ...........................................................................................182

BAB V ..............................................................................................................185

PENUTUP .......................................................................................................185

5.1. Kesimpulan ........................................................................................185

5.2. Saran ..................................................................................................186

DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................188

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Identifikasi RACI Chart BAI07.01 (Penyusunan Rencana

Implementasi). ................................................................................................30

Tabel 2.2 Identifikasi RACI Chart BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis,

Konversi Sistem dan Data) .............................................................................31

Tabel 2.3 Identifikasi RACI Chart BAI07.03 (Rencana Persetujuan

Pengujian) .......................................................................................................32

Tabel 2.4 Identifikasi RACI Chart BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan

Pengujian) .......................................................................................................32

Tabel 2.5 Identifikasi RACI Chart BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian

Yang Disetujui) ...............................................................................................33

Tabel 2.6 Identifikasi RACI Chart BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru)

........................................................................................................................34

Tabel 2.7 Identifikasi RACI Chart BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal

Terhadap Sistem Baru) ...................................................................................34

Tabel 2.8 Identifikasi RACI Chart BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca

Implementasi) .................................................................................................35

Tabel 2.9 Process Performance .....................................................................37

Tabel 2.10 Performance Management ...........................................................38

Tabel 2.11 Work Product Management .........................................................39

Tabel 2.12 Process Definition ........................................................................40

Tabel 2.13 Process Deployment ....................................................................42

Tabel 2.14 Process Measurement ..................................................................44

Tabel 2.15 Proses Control .............................................................................45

Tabel 2.16 Process Innovation ......................................................................46

Tabel 2.17 Process Optimisation ...................................................................48

Tabel 2.18 Tabel penilaian kapabilitas ..........................................................87

Tabel 3.1 Daftar wawancara ..........................................................................96

Tabel 3.2 Daftar Kajian Pustaka ....................................................................97

Tabel 3.3 Daftar Nama Pemangku Kepentingan Pada PJJ STIK-PTIK ........99


Implementasi) ...............................................................................................123


Konversi Sistem dan Data) ...........................................................................124

Tabel 4.3 Identifikasi RACI Chart BAI07.03 (Rencana Persetujuan

Pengujian) .....................................................................................................125


Pengujian) .....................................................................................................126

Tabel 4.5 Identifikasi RACI Chart BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian

Yang Disetujui) .............................................................................................127


......................................................................................................................128


Terhadap Sistem Baru) .................................................................................129


Implementasi) ...............................................................................................129

Tabel 4.9 Hasil temuan pada BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi)

......................................................................................................................131

Tabel 4.10 Hasil temuan pada BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis,


Tabel 4.11 Hasil temuan pada BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian)

......................................................................................................................134

Tabel 4.12 Hasil temuan pada BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan

Pengujian) .....................................................................................................134

Tabel 4.13 Hasil temuan pada BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang

Disetujui) ......................................................................................................135

Tabel 4.14 Hasil temuan pada BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) .135

Tabel 4.15 Hasil temuan pada BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal


Tabel 4.16 Hasil temuan pada BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca

Implementasi) ...............................................................................................137

Tabel 4.17 Daftar Rincian Kuesioner BAI07.01 (Penyusunan Rencana

Implementasi) ...............................................................................................138

Tabel 4.18 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis,


Tabel 4.19 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.03 (Rencana Persetujuan

Pengujian) .....................................................................................................141

Tabel 4.20 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan

Pengujian) .....................................................................................................142

Tabel 4.21 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian

Yang Disetujui) .............................................................................................143

Tabel 4.22 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.06 (Mempromosikan Sistem

Baru) .............................................................................................................145

Tabel 4.23 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal


Tabel 4.24 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.08 (Melakukan Pengulasan

Pasca Implementasi) .....................................................................................147

Tabel 4.25 Hasil Kuesioner BAI07.01 Responden 1 ...................................150

Tabel 4.26 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.01 (Penyusunan

Rencana Implementasi) ................................................................................151

Tabel 4.27 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.02 (Perencanaan

Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) ....................................................151

Tabel 4.28 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.03 (Rencana

Persetujuan Pengujian) .................................................................................152


Lingkungan Pengujian) .................................................................................152

Tabel 4.30 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.05 (Penyelenggaraan

Pengujian Yang Disetujui) ............................................................................153

Tabel 4.31 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.06 (Mempromosikan

Sistem Baru) .................................................................................................153

Tabel 4.32 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.07 (Pemberian

Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) ......................................................154

Tabel 4.33 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.08 (Melakukan

Pengulasan Pasca Implementasi) ..................................................................154

Tabel 4.34 Tabel Dokumen Level 1 .............................................................161

Tabel 4.35 Tabel Performance Management BAI07 (Manajemen

Penerimaan Perubahan dan Transisi)............................................................162

Tabel 4.36 Tabel Work Product Management BAI07 (Manajemen

Penerimaan Perubahan dan Transisi)............................................................163

Tabel 4.37 Tabel Rekomendasi BAI07.01 (Penyusunan Rencana

Implementasi) ...............................................................................................169

Tabel 4.38 Tabel Rekomendasi BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis,


Tabel 4.39 Tabel Rekomendasi BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian)

......................................................................................................................174

Tabel 4.40 Tabel Rekomendasi BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan

Pengujian) .....................................................................................................176

Tabel 4.41 Tabel Rekomendasi BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang

Disetujui) ......................................................................................................177

Tabel 4.42 Tabel Rekomendasi BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru)

......................................................................................................................179

Tabel 4.43 Tabel Rekomendasi BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal


Tabel 4.44 Tabel Rekomendasi BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca

Implementasi) ...............................................................................................182

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Evolusi COBIT (ISACA, 2012) ................................................21

Gambar 2.2 Cangkupan antara COBIT 5 dengan framework lain (ISACA,

2012) ...............................................................................................................22

Gambar 2.3 Implementasi COBIT (ISACA, 2012) ......................................29

Gambar 2.4 COBIT 5 Goals Cascade Overview (ISACA, 2012) ................50

Gambar 2.5 Mapping COBIT 5 Enterprise Goal- IT Goal (ISACA, 2012) .51

Gambar 2.6 Mapping IT Related Goals to Process (ISACA, 2012) .............53

Gambar 2.7 The Governance Objective : Value Creation (ISACA, 2012) ..55

Gambar 2.8 Governance and Management Key Areas (ISACA, 2012) .......56

Gambar 2.9 Hubungan GWP untuk Capability Level (ISACA, 2012) .........79

Gambar 3.1 Kerangka Berfikir ......................................................................94

Gambar 4.1 Logo STIK-PTIK ....................................................................106

Gambar 4.2 Struktur Organisasi STIK-PTIK .............................................109

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 120

Gambar 4.4 Diagram RACI BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan

Transisi) ........................................................................................................122

Gambar 4.5 Gantt Chart Penelitian Skripsi ................................................131

Gambar 4.6 Diagram BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) .....155

Gambar 4.7 Diagram BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi

Sistem dan Data) ...........................................................................................156

Gambar 4.8 Diagram BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) ............156

Gambar 4.9 Diagram BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) ......157

Gambar 4.10 Diagram BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang

Disetujui) ......................................................................................................158

Gambar 4.11 Diagram BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) ............158

Gambar 4.12 Diagram BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap

Sistem Baru) .................................................................................................159

Gambar 4.13 Diagram BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca

Implementasi) ...............................................................................................160

Gambar 4.14 Intepretasi Nilai BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan

dan Transisi) .................................................................................................165

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Saat ini penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi telah menjadi

suatu hal penting untuk meningkatkan proses bisnis perusahaan maupun instansi.

Salah satunya untuk peningkatan proses belajar mengajar pada universitas maupun

sekolah tinggi. Untuk menjaga agar teknologi informasi yang digunakan oleh

universitas menjadi bermanfaat, maka dibutuhkan tata kelola teknologi informasi

agar semua hal yang berhubungan dengan teknologi informasi semakin berjalan

dengan baik dan searah dengan tujuan universitas ataupun sekolah tinggi.

Sekarang ini, hampir semua perguruan tinggi menggunakan teknologi

informasi untuk meningkatkan kegiatan operasionalnya, baik dari segi administrasi

maupun proses belajar mengajar. Tidak terkecuali dengan Sekolah Tinggi Ilmu

Kepolisian–PTIK. Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian–PTIK merupakan instansi

pendidikan lanjutan bagi polisi lulusan Akademi Kepolisian. STIK–PTIK dengan

peran sebagai lembaga pendidikan kedinasan dan lembaga pendidikan akademik,

mempunyai jati diri sebagai perguruan tinggi kedinasan kepolisian Republik

Indonesia yang bertujuan mengembangkan Ilmu Kepolisian di Indonesia. Untuk

mewujudkan hal tersebut, senantiasa dilakukan usaha–usaha maksimal untuk

meningkatkan kualitas proses belajar–mengajar (akademik) dan kualitas

kelembagaan Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian–PTIK, sehingga lembaga ini mampu

2

meluluskan perwira–perwira dengan kualitas terbaik untuk memenuhi kebutuhan

masyarakat, bangsa dan Negara Indonesia.

Kegunaan Teknologi Informasi untuk proses belajar mengajar di STIK–

PTIK terlihat jelas dengan di buatnya sebuah program belajar mengajar baru yang

disebut dengan Program Pendidikan Jarak Jauh (PJJ). Sebagaimana diatur dalam

Peraturan Pemerintah RI Nomor 58 Tahun 2010 tentang perubahan atas Peraturan

Pemerintah Nomor 27 Tahun 1983, yang mensyaratkan bahwa untuk dapat

diangkat sebagai pejabat penyidik Polri harus memenuhi persyaratan berpangkat

paling rendah Inspektur Dua Polisi dan berpendidikan paling rendah Sarjana Strata

Satu atau yang setara. Maka kebijakan Pimpinan Polri sejak tahun 2012 terhadap

lulusan AKPOL dengan kualifikasi sebagai Sarjana Ilmu Kepolisian (S1).

Berkaitan dengan kebijakan tersebut, sebagaimana kebijakan Kalemdikpol

agar Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian (STIK) segera menyiapkan program

Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) bagi lulusan AKPOL yang belum mengikuti

pendidikan Strata Satu (S1) di STIK.

PJJ adalah pendidikan jarak jauh yang dikembangkan STIK–PTIK

menggunakan model Blended Learning. Blended Learning sendiri memiliki

pengertian bahwa kegiatan belajar mengajar dilakukan secara on campus dan off

campus. Di STIK–PTIK perkuliahan dilakukan selama 4 semester. Semester 1 dan

4 dilakukan secara on campus, dan semester 2 & 3 dilakukan secara off campus.

Dimana selama off campus, mahasiswa kembali ke polda-polda daerah tempat

mereka bertugas. On campus dilakukan dengan model perkuliahan tatap muka

langsung, perkuliahan online dengan aplikasi moodle, dan belajar mandiri dengan

3

menggunakan e-library. Untuk off campus model perkuliahan dilakukan dengan

mahasiswa saat waktu kuliah menghadiri tatap muka kuliah online (web

conference) dengan aplikasi webex.

Berdasarkan hasil pra-observasi yang penulis lakukan yaitu berupa

wawancara dengan Bapak Kombes Pol Edi Setio selaku Ketua Sistem Pendidikan

Jarak Jauh (PJJ) milik STIK-PTIK, didapati oleh penulis berupa kesimpulan bahwa

kemunculan Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) ini ternyata memunculkan sebuah

masalah baru. Masalah paling utama dalam sistem ini adalah kurangnya

perencanaan yang matang dari pihak penyelenggara. Mulai dari tahap pengumpulan

data, pengumpulan hal-hal yang diperlukan dan sebaiknya dilakukan, semua hal

tersebut dilalui secara terburu-buru karena tuntutan program ini harus berjalan

dalam waktu secepatnya. Sehingga banyak kekurangan yang muncul setelah sistem

ini di implementasikan. Selain masalah tersebut, ada juga masalah yang muncul

dari pihak mahasiswa dan dosen, tidak semua mahasiswa dan dosen menyetujui

perubahan model pembelajaran ini. Mereka telah terbiasa melakukan proses belajar

mengajar secara manual yaitu bertatap muka langsung di dalam kelas dibanding

dengan tatap muka online menggunakan teknologi informasi yang telah tersedia.

Perubahan mind set/cara berpikir ini lah yang dirasa sebagai sebuah masalah dan

tantangan yang harus diselesaikan agar program pendidikan jarak jauh ini dapat

berjalan dengan lancar. Banyak yang menolak dikarenakan tidak semua mahasiswa

dan dosen mengerti cara menggunakan sistem e-learning. Lalu juga yang menjadi

masalah adalah bahan ajar. Karena selama ini belajar mengajar berlangsung di

dalam kelas, maka bahan ajar biasa berbentuk cetak, untuk dimasukkan kedalam

4

sistem e-learning dibutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak. Jadi saat ini,

isi bahan ajar yang terdapat di dalam sistem e-learning kebanyakan masih

bersumber dari mahasiswa senior yang memiliki catatan berbentuk softcopy

dibanding dari dosen sendiri.

Berdasarkan masalah diatas, penulis melakukan penelitian tentang usulan

tata kelola teknologi informasi untuk STIK–PTIK, karena program pendidikan

jarak jauh ini belum pernah dilakukan tata kelola teknologi informasinya. Tata

kelola teknologi informasi memungkinkan perusahaan mendapatkan keuntungan

penuh dari informasi yang dimilikinya, sehingga memaksimalkan manfaat,

mengkapitalisasi peluang dan mendapatkan keuntungan kompetitif. Tata kelola

teknologi informasi juga mengidentifikasi kelemahan kontrol dan menjamin adanya

implementasi perbaikan yang dapat terukur secara efisien dan efektif (Surendro,

2009). Dalam tata kelola Teknologi Informasi dapat menggunakan berbagai macam

framework. Seperti COBIT, ITIL, IT Val, dsb. Alasan mengapa penulis memilih

COBIT untuk melaksanakan evaluasi tata kelola teknologi informasi pada Sistem

Pendidikan Jarak Jauh milik STIK-PTIK, karena didalam COBIT tercangkup

standar yang mampu menjadi acuan dalam me-manage sebuah perubahan. Hal itu

lah yang mendasari penulis memlih COBIT.

Menurut Krist dalam Surendro (2004), pengukuran keselarasan tujuan

sistem informasi dan tujuan bisnis dapat dilakukan dengan tata kelola sistem

informasi. Oleh karena itu perlu dilakukan tata kelola sistem informasi pada Sistem

Pendidikan Jarak Jauh milik Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian-PTIK. Standar yang

digunakan dalam tata kelola sistem pendidikan jarak jauh adalah COBIT 5. Standar

5

COBIT dipilih karena memiliki keunggulan dalam kontrol TI dan juga

menyediakan kerangka pengukuran kinerja TI sebagai bahan analisa obyek yang

perlu diperbaiki (Sarno, 2009).

Penelitian tentang audit sistem informasi menggunakan framework COBIT

sudah pernah dilakukan oleh beberapa peneliti. Seperti yang pernah dilakukan oleh

Fitroh (2009) yang mana kegiatan penelitian dilakukan di Universitas Islam Negeri

Syarif Hidayatullah Jakarta ini dilakukan untuk mengetahui tingkat kematangan

tata kelola teknologi informasi pada sistem informasi akademik (SIM@K). Dalam

penelitian ini peneliti menggunakan framework COBIT 4.0 dengan memilih

domain khusus pada domain PO dan AI. Hasil penelitian menunjukkan beberapa

temuan diantaranya yaitu analisis dan interpelasi data berada pada level 2

(repeatable but intuitive) untuk domain PO, sedangkan level 1 (Initial/Ad-hoc)

untuk domain AI. Sesuai hasil penelitian dengan meningkatkan tingkat kematangan

pada level 3 (Define Process) berdasarkan visi, misi, tujuan, dan arah

pengembangan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, dimana prosedur sudah standar

dan terdokumentasi dan dikomunikasikan melalui pelatihan, tetapi pelaksanaannya

diserahkan kepada tim untuk mengikuti proses tersebut sehingga penyimpangan

dapat diketahui, prosedurnya disempurnakan untuk formalitas praktek yang ada.

Kerangka kerja COBIT menyediakan model proses yang pada umumnya

ditemukan dalam aktivitas TI dalam lima domain proses yang saling terkait,

Evaluate, Direct and Monitor (EDM) yang terdiri dari lima (5) proses TI, Align

Plan and Organize (APO) yang terdiri dari tiga belas (13) proses TI, Build, Acquire

and Implementation (BAI) yang terdiri dari sepuluh (10) proses TI, Deliver, Service

6

and Support (DSS) yang terdiri dari enam (6) proses TI, Monitor, Evaluate and

Assess (MEA) yang teridir dari tiga (3) proses TI. Masing-masing proses TI

dilengkapi dengan objektif kontrol.

IT Related Goal yang cocok dengan masalah yang sedang dihadapi Sekolah

Tinggi Ilmu Kepolisian-PTIK adalah Adequate Use of Applications, Information

and technology solutions. Maka sub-domain yang dapat di ambil adalah APO04

(Manage Inovation), BAI05 (Manage Organitational Change Enablement) dan

BAI07 (Manage Change Acceptance and Transitioning). Tapi tidak ketiga sub-

domain tersebut penulis ambil, hanya proses BAI07 tentang Manage Change

Acceptance and Transitioning yang penulis ambil berdasarkan permintaan dari

tempat penulis melakukan penelitian.

Untuk mengetahui sampai dimana tata kelola teknologi informasi pada

Sistem Pendidikan Jarak Jauh milik Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian - PTIK, maka

penelitian ini akan berjudul “EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI

INFORMASI PADA SISTEM PENDIDIKAN JARAK JAUH MENGGUNAKAN

FRAMEWORK COBIT 5 (STUDI KASUS: SEKOLAH TINGGI ILMU

KEPOLISIAN-PERGURUAN TINGGI ILMU KEPOLISIAN)”.

1.2. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar yang sudah dijabarkan sebelumnya, maka dapat

diidentifikasikan masalah yang terdapat dalam Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-

PTIK adalah sebagai berikut:

1. Kurangnya perencanaan yang matang dalam mengimplementasikan sistem ini,

sehingga masih banyak kekurangan yang harus diperbaiki setelah sistem ini

7

berjalan. Contohnya adalah kurangnya perencanaan dalam menentukan aplikasi

yang akan digunakan untuk web conference.

2. Kurangnya pelatihan untuk para admin dan teknisi, serta kurangnya sosialisasi

sistem baru kepada mahasiswa dan dosen sehingga membuat sulitnya

perubahan mind set/cara berpikir mahasiswa dan dosen untuk menerima

perubahan dan transisi dari kegiatan belajar mengajar secara manual menjadi

komputerisasi.

3. Tidak semua mahasiswa dan dosen senang dan puas dengan program

pendidikan jarak jauh ini, karena mereka telah terbiasa melakukan kegiatan

belajar mengajar secara manual, dibanding dengan menggunakan teknologi

informasi.

4. Bahan ajar yang kebanyakan masih berbentuk cetak, sehingga membutuhkan

waktu dan tenaga yang banyak untuk dimasukkan ke dalam sistem e-learning.

5. Belum pernah di lakukan tata kelola teknologi informasi pada Sistem

Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian–PTIK.

1.3. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan identifikasi masalah di atas, dapat

dirumuskan masalah yang ada yaitu:

1. Bagaimana mengetahui capability level pada BAI07 (Manajemen Penerimaan

Perubahan dan Transisi) COBIT 5 di Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik

STIK-PTIK?

8

2. Bagaimana mengetahui gap pada BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan

dan Transisi) COBIT 5 di Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK-

PTIK?

3. Bagaimana memberikan rekomendasi yang tepat untuk perbaikan BAI07

(Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) COBIT 5 di Sistem

Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK-PTIK?

1.4. Batasan Masalah

Pada penelitian ini dibatasi beberapa hal, diantaranya:

1. Kegiatan tata kelola teknologi informasi ini hanya dilakukan pada Sistem

Pendidikan Jarak Jauh milik STIK–PTIK.

2. Kegiatan tata kelola teknologi informasi di Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian –

PTIK menggunakan framework COBIT 5.0 berfokus pada domain BAI (Build,

Acquire and Implement) pada proses BAI07 (Manajemen Penerimaan

Perubahan dan Transisi), yang terdiri dari beberapa sub yaitu BAI07.01

(Penyusunan Rencana Implementasi), BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis,

Konversi Sistem dan Data), BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian),

BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian), BAI07.05 (Penyelenggaraan

Pengujian Yang Disetujui), BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru),

BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru), BAI07.08

(Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi).

3. Penelitian ini menggunakan metode Guttman dalam menentukan capability

level.

9

4. Penelitian ini menggunakan Assessment Process Activities yang terdiri dari

initiation, planning the assessment, briefing, data collection, data validation,

process attribute level dan reporting the result dalam menentukan capability

level.

5. Penelitian ini tidak membahas management awareness COBIT 5.

1.5. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini terdiri dari 2 tujuan, yaitu tujuan umum dan tujuan

khusus. Tujuan umum dari penelitian ini adalah mengetahui kondisi tata kelola

teknologi informasi Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik Sekolah Tinggi Ilmu

Kepolisian–PTIK. Dan tujuan khusus penelitian ini adalah menghasilkan:

1. Mengetahui tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi saat ini pada

proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi).

2. Dapat mengetahui kondisi pengelolaan gap pada proses BAI07 (Manajemen

Penerimaan Perubahan dan Transisi).

3. Memberikan usulan atau solusi untuk mengatasi masalah sesuai dengan proses

BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) pada Sistem

Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK – PTIK.

1.6. Manfaat Penelitian

Beberapa manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini adalah sebagai

berikut:

a. Mengetahui langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan tata kelola

teknologi informasi menggunakan COBIT 5.

10

b. Mengetahui proses yang berjalan dalam Sistem Pendidikan Jarak Jauh milik

STIK-PTIK.

c. Memberikan pemahaman dalam mencari capability level pada BAI07

(Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) di Sistem Pendidikan Jarak

Jauh milik STIK-PTIK.

d. Menjadi referensi yang dapat digunakan STIK-PTIK dalam memperbaiki

kekurangan pada BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi)

pada COBIT 5.

1.7. Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian dibagi menjadi 2, yaitu metode pengumpulan data

dan metode analisis data.

1. Metode Pengumpulan Data

a. Metode Studi Literatur

Studi literatur adalah studi yang dilakukan dengan menggunakan literatur

sebagai sumber ilmu. Studi literatur contohnya dengan membaca

penelitian–penelitian, jurnal ataupun artikel yang berhubungan dengan tata

kelola teknologi informasi

b. Metode Observasi

Observasi (observation) merupakan teknik atau pendekatan untuk

mendapatkan data primer dengan cara mengamati langsung objek datanya

(Jogiyanto, 2008).

11

c. Metode Wawancara/Interview

Wawancara (interview) adalah komunikasi dua arah untuk mendapatkan

data dari responden (Jogiyanto, 2008).

d. Metode Kuisioner

Kuisioner adalah suatu teknik pengumpulan informasi yang memungkinkan

analis mempelajari sikap-sikap, kayakinan, perilaku, dan karakteristik

beberapa orang utama di dalam organisasi yang dapat terpengaruh oleh

sistem yang diajukan atau oleh sistem yang sudah ada (Jogiyanto, 2008).

2. Metode Analisis Data

Kegiatan yang dilakukan oleh peneliti dalam melakukan identifikasi capability

level, gap, dan menentukan rekomendasi dari proses BAI07 (Manajemen

Penerimaan Perubahan dan Transisi), dengan menggunakan Assessment

Process Activities yang terdiri dari:

1. Initiation

2. Planning the Assessment

3. Briefing

4. Data Collection

5. Data Validation

6. Process Atribute Level

7. Reporting the Result

3. Penentuan Capability Level

Dimensi tingkat kemampuan yang menyediakan pengukuran pada suatu

keadaan perusahaan saat ini mapun tujuan bisnis proses yang ingin dicapai.

12

Apakah sudah mencapai tujuan target bisnis, kesesuaian pada visi dan misi

perusahaan tersebut (ISACA, 2012).

1.8. Waktu dan Tempat Penelitian

Tempat Penelitian: Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian – PTIK

Alamat: Jl. Tirtayasa Raya No.6 Kebayoran Baru Jakarta Selatan

Waktu Penelitian: Mei 2014 – Oktober 2014

1.9. Sistematika Penulisan

Skripsi ini terdiri dari 5 Bab, yaitu:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi uraian latar belakang, identifikasi masalah,

perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat

penelitian, waktu dan tempat penelitian serta sistematika

penulisan skripsi tentang tata kelola teknologi informasi

menggunakan framework COBIT 5.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi teori-teori dasar tentang pengertian, manfaat,

tujuan dan penjelasan yang terkait dengan topik penelitian

milik penulis yaitu tata kelola teknologi informasi


BAB III METODE PENELITIAN

Bab ini berisi uraian tentang disain penelitian, variabel

penelitian, populasi dan sampel penelitian, teknik

pengumpulan data dan teknik analisis data yang digunakan

13

serta jadual penelitian tata kelola teknologi informasi


BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisi tentang hasil penelitian, penilaian terhadap

Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) pada proses BAI07

(Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) COBIT

5.0. Penjelasan tingkat kematangan sistem pendidikan jarak

jauh pada proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan

dan Transisi) COBIT 5.0. Penjelasan tentang gap yang

ditemukan serta rekomendasi atau solusi untuk memperbaiki

masalah yang ada menggunakan Assessment Process

Activities COBIT 5.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi uraian tentang pokok-pokok kesimpulan dan saran-

saran yang perlu disampaikan kepada pihak-pihak yang

berkepentingan dengan hasil penelitian tata kelola teknologi

informasi menggunakan framework COBIT 5.

14

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Evaluasi

Menurut Arikunto (2010), evaluasi adalah suatu proses menentukan hasil

yang telah dicapai beberapa kegiatan yang direncanakan untuk mendukung

tercapainya tujuan.

Menurut Yunanda (2009) evaluasi merupakan kegiatan yang terencana

untuk mengetahui keadaan sesuatu objek dengan menggunakan instrumen dan

hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan.

Dari penjelasan di atas, evaluasi dapat diartikan suatu proses untuk

mengukur dengan menggunakan instrumen dan memberi nilai dari pencapaian hasil

yang telah direncanakan untuk digunakan sebagai pengambilan keputusan dalam

mencapai suatu tujuan.

2.2. Pengertian Tata Kelola Teknologi Informasi

2.2.1. Pengertian Tata Kelola

Jogiyanto dan Abdillah (2011) menjelaskan bahwa tata kelola (governance)

merupakan suatu proses yang dilakukan oleh suatu organisasi atau masyarakat

untuk mengatasi permasalahan yang terjadi.

15

2.2.2. Pengertian Teknologi Informasi

Teknologi Informasi adalah penerapan teknologi komputer (peralatan

teknik berupa perangkat keras dan perangkat lunak) untuk menciptakan,

menyimpan, mempertukarkan, dan menggunakan informasi dalam berbagai bentuk

(Fauziah, 2010).

2.2.3. Pengertian Tata Kelola Teknologi Informasi

Terdapat beberapa pengertian mengenai tata kelola TI, seperti menurut

Jogiyanto dan Abdillah (2011), tata kelola TI sebagai suatu struktur dan proses

pengambilan keputusan TI di tingkat korporat untuk mengerahkan perilaku yang

diinginkan dari insan TI dan memastikan keberhasilan TI dalam rangka penciptaan

nilai bagi para stakeholder.

Kemudian menurut Surendro (2009), mendefinisikan tata kelola TI

merupakan bagian terintegrasi dari pengelolaan perusahaan yang mencakup

kepemimpinan, struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi

informasi perusahaan dapat digunakan untuk mempertahankan dan memperluas

strategi dan tujuan organisasi.

The IT Governance Institute (ITGL, 2007) mendefinisikan tata kelola TI

sebagai suatu bagian internal dari tata kelola perusahaan yang terdiri atas

kepemimpinan, struktur dan proses organisasional yang memastikan bahwa TI

organisasi berlanjut serta meningkatkan tujuan dan strategi organisasi.

16

Berdasarkan pengertian diatas, penulis menyimpulkan tata kelola TI adalah

suatu proses mengelola perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur dan

proses perusahaan untuk memastikan bahwa teknologi informasi yang digunakan

oleh perusahaan dapat membantu mencapai tujuan perusahaan.

Kegunaan tata kelola TI adalah untuk mengatur penggunaan TI, serta untuk

memastikan kinerja teknologi informasi sesuai dengan tujuan berikut ini (Surendro,

2009):

1. Keselarasan TI dengan perusahaan dan realisasi keuntungan-keuntungan yang

dijanjikan dari penerapan teknologi informasi.

2. Penggunaan TI agar memungkinkan perusahaan mengeksploitasi kesempatan

yang ada dan memaksimalkan keuntungan.

3. Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab.

4. Penanganan manajemen resiko yang terkait TI secara tepat.

2.3. Manajamen Perubahan

2.3.1. Pengertian Manajemen Perubahan

Manajemen perubahan adalah suatu proses secara sistematis dalam

menerapkan pengetahuan, sarana, dan sumber daya yang diperlukan untuk

mempengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari proses

tersebut (Potts dan LaMarsh, 2004).

2.3.2. Pentingnya Manajemen Perubahan

Perubahan merupakan suatu fenomena yang pernah terjadi dalam kehidupan

organisasi, meskipun banyak yang berpendapat bahwa kecepatan dan besaran

17

perubahan telah meningkat secara signifikan beberapa tahun belakangan ini. Oleh

karena itu, kita melihat bahwa dalam waktu yang relatif pendek, kebanyakan

organisasi dan pekerjanya telah mengalami perubahan secara substansial tentang

apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka melakukannya (Burnes, 2000).

2.3.3. Pendekatan Manajemen Perubahan

Terdapat dua pendekatan utama untuk manajemen perubahan, yaitu:

1. Planned Change (Perubahan Terencana)

Bullock dan Batten (Burnes, 2000) mengemukakan bahwa untuk

melakukan perubahan terencana perlu dilakukan empat fase tindakan

yaitu sebagai berikut:

a. Exploration Phase (fase eksplorasi)

b. Planning Phase (fase perencanaan)

c. Action Phase (fase tindakan)

d. Integration Phase (fase integrasi)

2. Emergent Approach (Pendekatan Darurat)

Emergent Approach memberikan arahan dengan melakukan penekanan

pada lima gambaran organisasi yang dapat mengembangkan atau

menghalangi keberhasilan perubahan yaitu sebagai berikut:

a. Organizational Structure (struktur organisasi)

b. Organizational Culture (budaya organisasi)

c. Organizational Learning (organisasi pembelajaran)

d. Manajerial Behaviour (perilaku manajerial)

e. Power and Politics (kekuatan dan politik)

18

Dalam melakukan emergent change, Pettigrew dan Whipp (Burnes,

2000:294) mengusulkan model untuk mengelola perubahan strategis

dan operasional dengan melibatkan lima faktor yang saling berkaitan

yaitu sebagai berikut:

a. Environmental Assesment (penelurusan lingkungan).

b. Leading Change (memimpin perubahan).

c. Linking Strategic and Operational Change (menghubungkan

perubahan strategis dan operasional).

d. Human Resources sebagai assets dan liabilities (sumber daya

manusia sebagai kekuatan dan beban).

2.4. COBIT (Control Objective for Information and Related Technology)

2.4.1. Pengertian COBIT

Sasongko (2009) menjelaskan COBIT adalah sekumpulan dokumentasi best

practices untuk IT Governance yang dapat membantu auditor, pengguna (user), dan

manajemen untuk menjembatani gap antara risiko bisnis, kebutuhan kontrol dan

masalah-masalah teknis TI. COBIT dikeluarkan ITGI yang dapat diterima secara

internasional sebagai praktek pengendalian atas informasi, TI dan risiko terkait.

COBIT digunakan untuk menjalankan penentuan atas TI dan meningkatkan

pengontrolan TI.

Surendro (2009) menjelaskan tentang karakteristik utama dan prinsip yang

mendasari COBIT, yaitu karakteristik utamanya adalah fokus pada bisnis, orientasi

pada proses, berbasis control dan dikendalikan oleh pengukuran, sedangkan prinsip

yang mendasarinya adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukkan

19

organisasi dalam mewujudkan tujuannya, organisasi perlu mengelola dan

mengendalikan sumber daya teknologi informasi dengan menggunakan

sekumpulan proses-proses yang terstruktur untuk memberikan layanan informasi

yang diperlukan.

Dalam perkembangannya Control Objectives for Information and related

Technology (COBIT) mengalami beberapa perubahan versi dan titik point mulai

dari COBIT 1 sampai pada COBIT 5 saat ini. Control Objectives for Information

and related Technology (COBIT) merupakan best practice yang menyediakan

kebijakan yang jelas untuk IT governance. COBIT juga membantu manajemen

dalam memahami dan mengelola resiko-resiko yang berhubungan dengan TI.

COBIT menyediakan kerangka IT governance dan petunjuk control objective yang

detail untuk manajemen, stakeholder, user dan auditor. Information Systems Audit

and Control Association (ISACA) sekarang berjalan dengan singkatan saja, untuk

mencerminkan sebagai profesional tata kelola TI yang dilayaninya. Keberadaan

ISACA dimulai pada tahun 1967, ketika sekelompok kecil orang dengan pekerjaan

kontrol audit yang sama dalam sistem komputer yang menjadi semakin penting

untuk operasi organisasi mereka untuk membahas perlunya sumber informasi

terpusat dan bimbingan dalam bidang TI. Pada tahun 1969 kelompok formal,

menggabungkan sebagai Asosiasi Electronic Data Processing (EDP) Auditor. Pada

tahun 1976 asosiasi membentuk yayasan pendidikan untuk melakukan upaya

penelitian besar-besaran untuk memperluas pengetahuan dan nilai tata kelola IT dan

bidang kontrol. ISACA merilis COBIT pertama pada tahun 1996, hanya berfokus

sebagai suatu pekerjaan audit. Berkembang menjadi versi COBIT 2 yang

20

merefleksikan kontrol peningkatan sejumlah dokumen sumber, revisi pada tingkat

tinggi dan tujuan pengendalian rinci dan tambahan seperangkat alat implementasi

(implementation tool set), yang telah dipublikasikan pada tahun 1998. Sedangkan

pada versi COBIT 3 ditandai dengan adanya Information Technology Governance

Institute (ITGI) yang dibentuk oleh ISACA pada tahun 1998 dan memberikan

pemahaman lebih dan mengadopsi prinsip-prinsip pengaturan TI. Melalui ITGI

penambahan pedoman untuk COBIT 3 dan fokusnya diperluas pada manajemen TI.

Pada COBIT versi 4 ditingkatkan pada IT Governance (Grembergen dan Haes,

2009).

ITGI mengambil peranan yang penting dalam pengembangan publikasi.

Hanya berselang dua tahun kemudian dengan tambahan baru COBIT ingin terus

membangun dirinya sebagai kerangka kerja yang berlaku umum untuk tata kelola

TI pada perusahaan. Pada 2007 rilis COBIT versi 4.1 yang kemudian dilakukan

penambahan dengan Val (Value) IT 2.0 yakni, nilai investasi dengan TI dan Risk

IT, yakni resiko penggunaan dengan TI. Dan saat ini yang terakhir adalah COBIT

5 yang melengkapi seluruh cakupan pada versi COBIT yang sebelumnya.

Menjadikan COBIT 5 sebagai suatu framework yang melihat pada tujuan

bisnis dan nilai tata kelola pada TI yang digunakan pada perusahaan (ISACA,

2012).

21

Gambar 2.1 Evolusi COBIT (ISACA, 2012)

Menurut ISACA (2012:15), COBIT 5 merupakan generasi terbaru dari

panduan ISACA yang membahas mengenai tata kelola dan manajemen TI. COBIT

5 dibuat berdasarkan pengalaman penggunaan COBIT selama lebih dari 15 tahun

oleh banyak perusahaan dan pengguna dari bidang bisnis, komunitas TI, risiko,

asuransi, dan keamanan.

COBIT 5 mendefinisikan dan menjelaskan secara rinci sejumlah tata kelola

dan manajemen proses. COBIT 5 menyediakan referensi model proses yang

mewakili semua proses yang biasa ditemukan dalam suatu perusahaan terkait

dengan kegiatan TI. Model proses yang diusulkan bukan hanya sekedar model

proses tetapi suatu model yang bersifat komprehensif. Setiap perusahaan harus

mendefinisikan bidang prosesnya sendiri, dengan mempertimbangkan situasi

tertentu dalam perusahaan tersebut. COBIT 5 juga menyediakan kerangka kerja

untuk mengukur dan memantau kinerja TI, berkomunikasi dengan layanan dan

22

mengintegrasikan praktik pengelolaan terbaik (ISACA, 2012). Berikut ini

merupakan cangkupan antara COBIT 5 dan framework lain:

Gambar 2.2 Cangkupan antara COBIT 5 dengan framework lain (ISACA, 2012)

Menurut ISACA (2012) COBIT 5.0 dikembangkan untuk mengatasi

kebutuhan-kebutuhan penting seperti:

1) Membantu stakeholder dalam menentukan apa yang mereka harapkan dari

informasi dan teknologi terkait seperti keuntungan apa, pada tingkat risiko

berapa, dan pada biaya berapa dan bagaimana prioritas mereka dalam menjamin

bahwa nilai tambah yang diharapkan benar-benar tersampaikan. Beberapa

pihak lebih menyukai keuntungan dalam jangka pendek sementara pihak lain

lebih menyukai keuntungan jangka panjang. Beberapa pihak siap untuk

mengambil risiko tinggi sementara beberapa pihak tidak. Perbedaan ini dan

23

terkadang konflik mengenai harapan harus dihadapai secara efektif.

Stakeholder tidak hanya ingin terlibat lebih banyak tapi juga menginginkan

transparansi terkait bagaimana ini akan terjadi dan bagaimana hasil yang akan

diperoleh.

2) Membahas peningkatkan ketegantungan kesuksesan perusahaan pada

perusahaan lain dan rekan IT, seperti outsource, pemasok, konsultan, klien,

cloud, dan penyedia layanan lain, serta pada beragam alat internal dan

mekanisme untuk memberikan nilai tambah yang diharapkan.

3) Mengatasi jumlah informasi yang meningkatkan secara signifikasi, bagaimana

perusahaan memilih informasi yang relevan dan kredibel yang akan

mengarahkan perusahaan kepada keputusan bisnis yang efektif dan efisien.

Informasi juga perlu untuk dikelola secara efektif dan model informasi yang

efektif dapat membantu untuk mencapainya.

4) Mengatasi IT yang semakin meresap ke dalam perushaan IT. IT semakin

menjadi bagian penting dari bisnis. Seringkali IT yang terpilih tidak cukup

memuaskan walaupun sudah sejalan dengan bisnis, IT perlu menjadi bagian

penting dari proyek bisnis, struktur organisasi, manajemen risiko, kebijakan,

kemampuan, proses, dan sebagainya. Tugas dari CIO dan fungsi IT sedang

berkembang sehingga semakin banyak orang dalam perusahaan yang memiliki

kemampuan IT akan dilibatkan dalam keputasan dan operasi IT. IT dan bisnis

harus diintegerasikan dengan lebih baik.

5) Menyediakan panduan lebih jauh dalam area inovasi dan teknologi baru. Hal

ini berkaitan dengan kreativitas, penemuan, pengembangan produk baru,

24

membuat produk saat ini lebih menarik bagi pelanggan, dan meraih tipe

pelanggan baru. Inovasi juga menyiratkan perampingan pengembangan produk

ke pasar dengan tingkat efisiensi, kecepatan, dan kualitas yang lebih baik.

6) Mendukung perpaduan bisnis dan IT secara menyeluruh, dan mendukung

semua aspek yang mengarah pada tata kelola dan manajemen IT perusahaan

yang efektif, seperti struktur organisasi, kebijakan, dan budaya.

7) Mendapatkan kontrol yang lebih baik berkaitan dengan solusi IT.

8) Memberikan perusahaan:

a) Nilai tambah melalui penggunaan IT yang efektif dan inovatif,

b) Kepuasan pengguna dengan keterlibatan dan layanan IT yang baik,

c) Kesuaian dengan peraturan, regulasi, persetujuan dan kebijakan internal,

d) Peningkatan hubungan antara kebutuhan bisnis dengan tujuan IT.

9) Menghubungkan dan bila relevan, menyesuaikan dengan framework dan

standar lain seperti ITIL, TOGAF, PMBOK, PRICE2, COSO, dan ISO. Hal ini

akan membantu stakeholder mengerti bagaimana kaitan berbagai framework,

berbagai standar satu antar satu sama lain, dan bagaimana mereka dapat

digunakan bersama-sama

10) Mengintegerasikan semua framework dan panduan ISACA dengan fokus pada

COBIT, Value IT dan Risk IT, tetapi juga mempertimbangkan BMIS, ITAF dan

TGIF, sehingga COBIT 5.0 mencakup seluruh perusahaan dan menyediakan

dasar untuk integrasi dengan framework dan standar lain menjadi satu kesatuan

framework.

25

2.4.2. Perbedaan COBIT 5 dengan COBIT 4.1

Beberapa hal yang membedakan COBIT 5 dengan COBIT 4.1:

a. Prinsip baru dalam tata kelola TI untuk organisasi, Governance of

Enterprise IT (GEIT). CobiT 5 lebih berorientasi pada prinsip,

dibanding pada proses. Katanya berdasarkan feedback yang masuk,

menyatakan bahwa ternyata penggunaan prinsip-prinsip itu lebih mudah

dipahami dan diterapkan dalam konteks enterprise secara lebih efektif

b. CobiT 5 memberi penekanan lebih kepada Enabler. Walaupun

sebenarnya CobiT 4.1 juga menyebutkan adanya enabler-enabler,

hanya saja Cobit 4.1 tidak menyebutnya dengan enabler. Sementara

CobiT 5 menyebutkan secara spesifik ada 7 enabler dalam

implementasinya. Berikut ini adalah ketujuh enabler CobiT 5 dan

perbandingan untuk hal yang sama di CobiT 4.1:

(1) Prinsip-prinsip, kebijakan dan kerangka kerja. Kalau di CobiT 4.1, poin-

poin ini tersebar dalam beberapa proses-proses CobiT

(2) Proses-proses. Proses adalah sentral dari CobiT 4.1.

(3) Struktur Organisasi. Dalam CobiT 4.1, struktur organisasi tercermin

dalam RACI chart yang mendefinisikan peran dan tanggung-jawab para

pihak dalam setiap proses.

(4) Kultur, etika dan perilaku. Poin ini terselip di beberapa proses CobiT

4.1

(5) Informasi. Dalam CobiT 4.1, informasi merupakan salah satu

sumber daya TI (IT resources).

26

(6) Layanan, Infrastruktur, dan Aplikasi. Dalam CobiT 4.1, infrastruktur

dan aplikasi (disatukan dengan layanan) merupakan sumber daya TI

juga.

(7) Orang, keterampilan (skills) dan kompetensi. Dalam CobiT 4.1,

hanya disebutkan “orang” sebagai salah satu sumber daya (walau

sebenarnya mencakup juga keterampilan dan kompetensinya)

c. CobiT 5 mendefinisikan model referensi proses yang baru dengan

tambahan domain governance dan beberapa proses baik yang sama

sekali baru ataupun modifikasi proses lama serta mencakup aktifitas

organisasi secara end-to-end. Selain mengkonsolidasikan CobiT 4.1,

Val IT, dan Risk IT dalam sebuah framework, CobiT 5 juga

dimutakhirkan untuk menyelaraskan dengan best practices yang ada

seperti misalnya ITIL v3 2011 dan TOGAF.

d. Dalam CobiT 5 terdapat proses-proses baru yang sebelumnya belum ada

di CobiT 4.1, serta beberapa modifikasi pada proses-proses yang sudah

ada sebelumnya di CobiT 4.1. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa

model referensi proses CobiT 5 ini sebenarnya mengintegrasikan konten

CobiT 4.1, Risk IT dan Val IT. Sehingga proses-proses pada CobiT 5

ini lebih holistik, lengkap dan mencakup aktifitas bisnis dan IT secara

end-to-end.

2.4.3. Implementasi COBIT 5

Menurut ICASA (2012), tujuh tahap yang terdapat dalam siklus

implementasi COBIT 5 adalah:

27

a. Tahap 1–Apa penggeraknya?

Tahap 1 mengidentifikasikan penggerak perubahan dan menciptakan

keinginan untuk berubah di level manajemen eksekutif, yang kemudian

diwujudkan berupa kasus bisnis. Penggerak perubahan dapat berupa

kejadian internal maupun eksternal, dan kondisi atau isu penting yang

memberikan dorongan untuk berubah. Kejadian, tren, masalah kinerja,

implementasi perangkat lunak, dan bahkan tujuan dari perusahan dapat

menjadi penggerak perubahan. Risiko yang terkait dengan implementasi

dari program ini sendiri akan dideskripsikan di dalam kasus bisnis, dan

dikelola sepanjang siklus hidupnya. Menyiapkan, menjaga, dan mengawasi

kasus bisnis sangatlah mendasar dan penting untuk pembenaran,

mendukung, dan kemudian memastikan hasil akhir yang sukses dari segala

inisiatif. Mereka memastikan fokus yang berkelanjutan terhadap

keuntungan dari program dan perwujudannya.

b. Tahap 2–Dimana kita sekarang?

Tahap 2 membuat agar tujuan IT dengan strategi dan risiko perusahaan

sejajar, dan memprioritaskan tujuan perusahaan, tujuan IT, dan proses IT

yang paling penting. COBIT 5 menyediakan panduan pemetaan tujuan

perusahaan terhadap tujuan IT terhadap proses IT untuk membantu

penyeleksian. Dengan mengetahui tujuan perusahaan dan IT, proses penting

yang harus mencapai tingkat kapabilitas tertentu dapat diketahui.

Manajemen perlu tahu kapabilitas yang ada saat ini dan dimana kekurangan

28

terjadi. Hal ini dapat dicapai dengan cara melakukan penilaian kapabilitas

proses terhadap proses-proses yang terpilih.

c. Tahap 3–Dimana kita ingin berada?

Tahap 3 menetapkan target untuk peningkatan, diikuti oleh analisis selisih

untuk mengidentifikasi solusi potensial. Beberapa solusi akan berupa quick

wins dan beberapa berupa tugas jangka panjang yang lebih sulit. Prioritas

harus diberikan kepada proyek yang lebih mudah untuk dicapai dan lebih

mungkin memberikan keuntungan yang paling besar. Tugas jangka panjang

perlu dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih mudah untuk diselesaikan.

d. Tahap 4–Apa yang harus dilakukan?

Tahap 4 merencanakan solusi praktis yang layak dijalankan dengan

mendefinisikan proyek yang didukung dengan kasus bisnis yang dapat

dibenarkan dan mengembangkan rencana perubahan untuk implementasi.

Kasus bisnis yang dibuat dengan baik akan membantu memastikan bahwa

keuntungan proyek teridentifikasi, dan diawasi secara terus menerus.

e. Tahap 5–Bagaimana kita sampai kesana?

Tahap 5 mengubah solusi yang disarankan menjadi kegiatan hari per hari

dan menetapkan perhitungan dan sistem pemantauan untuk memastikan

kesesuaian dengan bisnis tercapai dan kinerja dapat diukur. Kesuksesan

membutuhkan pendekatan, kesadaran dan komunikasi, pengertian dan

komitmen dari manajemen tingkat tinggi dan kepemilikan dari pemilik

proses IT dan bisnis yang terpengaruh.

f. Tahap 6–Apakah kita sampai kesana?

29

Tahap 6 berfokus dalam transisi berkelanjutan dari pengelolaan dan praktik

manajemen yang telah ditingkatkan ke operasi bisnis normal dan

pemantauan pencapaian dari peningkatan menggunakan metrik kinerja dan

keuntungan yang diharapkan.

g. Tahap 7–Bagaimana kita menjaga momentumnya?

Tahap 7 mengevaluasi kesuksesan dari inisiatif secara umum,

mengidentifikasi kebutuhan tata kelola atau manajemen lebih jauh, dan

meningkatkan kebutuhan akan peningkatan secara terus-menerus. Tahap ini

juga memprioritaskan kesempatan lebih banyak untuk meningkatkan GEIT.

Gambar 2.3 Implementasi COBIT (ISACA, 2012)

30

2.4.4. RACI Chart

(ITGI, 2007) dalam memahami aturan dan bertanggung jawab untuk setiap

proses adalah kunci dari efektifitas pengendalian. COBIT 5.0 menyediakan sebuah

RACI Chart yaitu sebuah matrik dari semua aktivitas atau wewenang dalam

mengambil keputusan yang dilakukan dalam sebuah organisasi terhadap semua

orang atau peran untuk setiap proses.

1) Responsible: orang yang melakukan suatu kegiatan atau melakukan pekerjaan.

2) Accountable: orang yang akhirnya bertanggung jawab dan memiliki otoritas

untuk memutuskan suatu perkara.

3) Consulted: orang yang diperlukan umpan balik atau sarannya dan berkontribusi

akan kegiatan tersebut.

4) Informed: orang yang perlu tahu hasil dari suatu keputusan atau tindakan.

2.4.4.1. Identifikasi RACI Chart

Peran pada diagram RACI tersebut kemudian dipetakan kepada peran-peran

terkait yang terdapat dalam struktur organisasi divisi Pendidikan Jarak Jauh STIK-

PTIK, sehingga diharapkan jawaban kuesioner dapat sesuai dan mewakili keadaan

sesungguhnya di lapangan. Dari pemetaan diagram RACI ke dalam struktur

organisasi divisi Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK adalah sebagai berikut:


Implementasi).

No Fungsional Struktur COBIT

Terkait

Fungsional Pendidikan Jarak Jauh

STIK-PTIK

1 Business Process Owners Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak

Jauh (PJJ)

2 Chief Risk Officer Teknisi

3 Chief Information Officer Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak

Jauh (PJJ)

31

4 Head Development Kakominfo

5 Service Manager Admin

6 Information Security Manager Admin

7 Business Continuity Manager Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak

Jauh (PJJ)

Pada BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) terdapat 7 peran

standar dalam COBIT 5 yang seharusnya ada dalam struktur organisasi sebuah

Perusahaan/Instansi agar proses dapat berjalan dengan baik, namun ternyata di

Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) hanya terdapat 4 peran yang melakukan

proses. Sehingga 1 peran dalam Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik

STIK-PTIK bisa merangkap lebih dari satu peran dalam COBIT 5.


Konversi Sistem dan Data)


Terkait


STIK-PTIK


Jauh (PJJ)


3 Chief Information Officer Ketua Sekretariat Pendidikan Jarak

Jauh (PJJ)





Jauh (PJJ)

Pada BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data)

terdapat 7 peran standar dalam COBIT 5 yang seharusnya ada dalam struktur

organisasi sebuah Perusahaan/Instansi agar proses dapat berjalan dengan baik,

namun ternyata di Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) hanya terdapat 4 peran

32

yang melakukan proses. Sehingga 1 peran dalam Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh

(PJJ) milik STIK-PTIK bisa merangkap lebih dari satu peran dalam COBIT 5.

Tabel 2.3 Identifikasi RACI Chart BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian)

No Fungsional Struktur COBIT Terkait Fungsional Pendidikan Jarak Jauh

STIK-PTIK


Jauh (PJJ)

2 Steering (Programmess/Projects)

Committee

Teknisi


4 Head IT Operations Kakominfo



Jauh (PJJ)

Pada BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) terdapat 6 peran standar

dalam COBIT 5 yang seharusnya ada dalam struktur organisasi sebuah






Pengujian)


STIK-PTIK


Jauh (PJJ)


Committee

Teknisi





Jauh (PJJ)

33

Pada BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) terdapat 6 peran

standar dalam COBIT 5 yang seharusnya ada dalam struktur organisasi sebuah





Tabel 2.5 Identifikasi RACI Chart BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang

Disetujui)


STIK-PTIK


Jauh (PJJ)


Committee

Teknisi





Jauh (PJJ)

Pada BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) terdapat 6

peran standar dalam COBIT 5 yang seharusnya ada dalam struktur organisasi

sebuah Perusahaan/Instansi agar proses dapat berjalan dengan baik, namun ternyata

di Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) hanya terdapat 4 peran yang melakukan



34



Terkait


STIK-PTIK


Jauh (PJJ)




Pada BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) terdapat 4 peran standar

dalam COBIT 5 yang seharusnya ada dalam struktur organisasi sebuah






Terhadap Sistem Baru)


Terkait


STIK-PTIK


Jauh (PJJ)




Pada BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru)

terdapat 4 peran standar dalam COBIT 5 yang seharusnya ada dalam struktur

organisasi sebuah Perusahaan/Instansi agar proses dapat berjalan dengan baik,

namun ternyata di Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) hanya terdapat 3 peran

35

yang melakukan proses. Sehingga 1 peran dalam Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh

(PJJ) milik STIK-PTIK bisa merangkap lebih dari satu peran dalam COBIT 5.


Implementasi)


Terkait


STIK-PTIK


Jauh (PJJ)




Pada BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) terdapat 4

peran standar dalam COBIT 5 yang seharusnya ada dalam struktur organisasi

sebuah Perusahaan/Instansi agar proses dapat berjalan dengan baik, namun ternyata

di Sekretariat Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) hanya terdapat 3 peran yang melakukan



2.4.5. Indikator Kapabilitas Proses

Menurut ISACA (2011), indikator kapabilitas proses adalah kemampuan

proses dalam meraih tingkat kapabilitas yang ditentukan oleh atribut proses. Bukti

atas indikator kapabilitas proses akan mendukung penilaian atas pencapaian atribut

proses.

Dimensi kapabilitas dalam model penilaian proses mencakup enam tingkat

kapabilitas. Di dalam enam tingkat tersebut terdapat sembilan atribut proses.

Tingkat 0 tidak memiliki indikator apapun, karena tingkat 0 menyatakan proses

36

yang belum diimplementasikan atau proses yang gagal, meskipun sebagian, untuk

mencapai hasil akhirnya.

Kegiatan penilaian membedakan antara penilaian untuk level 1 dengan level

yang lebih tinggi. Hal ini dilakukan karena level 1 menentukan apakah suatu proses

mencapai tujuannya, dan oleh karena itu sangat penting untuk dicapai, dan juga

menjadi pondasi dalam meraih level yang lebih tinggi.

Menurut ISACA (2012), dalam penilaian di tiap levelnya, hasil akan

diklasifikasikan dalam 4 kategori sebagai berikut:

1. N (Not achieved/tidak tercapai)

Dalam kategori ini tidak ada atau hanya sedikit bukti atas pencapaian atribut

proses tersebut. Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar 0-15%.

2. P (Partially achieved/tercapai sebagian)

Dalam kategori ini terdapat beberapa bukti mengenai pendekatan, dan beberapa

pencapaian atribut atas proses tersebut. Range nilai yang diraih pada kategori

ini berkisar 15-50%.

3. L (Largely achieved/secara garis besar tercapai)

Dalam kategori ini terdapat bukti atas pendekatan sistematis, dan pencapaian

signifikan atas proses tersebut, meski mungkin masih ada kelemahan yang tidak

signifikan. Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar 50-85%.

4. F (Fully achieved/tercapai penuh)

Dalam kategori ini terdapat bukti atas pendekatan sistematis dan lengkap, dan

pencapaian penuh atas atribut proses tersebut. Tidak ada kelemahan terkait

37

atribut proses tersebut. Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar 85-

100%.

Menurut ISACA (2011), suatu proses cukup meraih kategori Largely

achieved (L) atau Fully achieved (F) untuk dapat dinyatakan bahwa proses tersebut

telah meraih suatu level kapabilitas tersebut, namun proses tersebut harus meraih

kategori Fully achieved (F) untuk dapat melanjutkan penilaian ke level kapabilitas

berikutnya, misalnya bagi suatu proses untuk meraih level kapabilitas 3, maka level

1 dan 2 proses tersebut harus mencapai kategori Fully achieved (F), sementara level

kapabilitas 3 cukup mencapai kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved

(F).

Menurut ISACA (2011), untuk penilaian capability level terbagi menjadi

level-level sebagai berikut:

1. Level 1 – Performed Process

Pada level ini menentukan apakah suatu proses mencapai tujuannya.

Ketentuan atribut proses pada level 1 adalah sebagai berikut:

PA 1.1 Process Performance

Pengukuran mengenai seberapa jauh tujuan dari suatu proses berhasil diraih.

Pencapaian penuh atas atribut ini mengakibatkan proses tersebut meraih tujuan

yang sudah ditentukan, seperti ditunjukkan dalam tabel dibawah ini.

Tabel 2.9 Process Performance

PA 1.1 Process Performance

Hasil atas pencapaian penuh

atribut

Praktik Umum (GPs) Hasil Kerja Umum

(GWPs)

Proses meraih tujuan yang

sudah ditentukan

GP 1.1.1 Meraih Hasil Proses.

Ada bukti bahwa praktik-

praktik dasar dilakukan

Hasil kerja telah dibuat

sehingga menyediakan

bukti atas hasil proses.

38

2. Level 2 – Managed Process

Performa proses pada tahap ini dikelola yang mencakup perencanaan,

monitor, dan penyesuaian. Work products-nya dijalankan, dikontrol, dikelola

dengan tepat. Ketentuan atribut proses pada level 2 adalah sebagai berikut:

a. PA 2.1 Performance Management

Mengukur sampai mana performa proses di kelola. Sebagai hasil

pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel dibawah ini.

Tabel 2.10 Performance Management

PA 2.1 Performance Management


atribut

Praktik Umum (GPs) Hasil Kerja Umum (GWPs)

a. Objektif performa

dari proses

teridentifikasi

GP 2.1.1 Identifikasikan

objektif performa dari proses.

Objektif performa, digabungkan

dengan asumsi dan batasan,

didefinisikan dan

dikomunikasikan

GWP 1.0 Dokumentasi

Proses harus menguraikan

lingkup proses

GWP 2.0 Rencana Proses

harus menyediakan detil-detil

dari objektif performa proses

b. Performa dari proses

direncanakan dan

dimonitor

GP 2.1.2 Merencanakan dan

memonitor performa dari

proses untuk memenuhi objektif

yang telah ditentukan. Dasar

mengukur performa proses yang

berhubungan dengan objektif

bisnis ditetapkan dan dimonitor.

Termasuk didalam dasar

tersebut adalah key milestones,

aktivitas-aktivitas yang

diperlukan,estimasi dan jadwal.


harus menggambarkan secara

detil objektif performa proses.

GWP 9.0 Performa Proses catatannya harus

menggambarkan hasil yang

detil.

Catatan: Pada level ini, setiap

catatan performa proses dapat

berbentuk report, daftar

masalah, dan catatan informal

c. Performa dari proses

disesuaikan untuk

memenuhi

perencanaan

GP 2.1.3 Menyesuaikan

performa dari proses.

Mengambil tindakan ketika

performa yang direncanakan

tidak tercapai. Tindakan

meliputi identifikasi dari

masalah performa dan

penyesuaian rencana dan jadwal

menjadi lebih sesuai.

GWP 4.0 Catatan Kualitas

harus menyediakan detil dari

tindakan yang dilakukan

ketika performa tidak

mencapai target.

d. Tanggung jawab dan

otoritas dari

melakukan proses

didefinisikan,

ditugaskan, dan

dikomunikasikan

GP 2.1.4 Mendefinisikan

tanggung jawab dan otoritas

dalam melakukan proses.

Tanggung jawab kunci dan

otoritas dalam menjalankan

aktivitas kunci dari proses di

definisikan, ditugaskan dan

GWP 1.0 Dokumentasi

Proses harus menyediakan

detil dari pemilik proses dan

siapa saja yang terlibat,

bertanggung jawab,

dikonsultasikan dan/atau

diinformasikan (RACI).

39

dikomunikasikan.Pengalaman

yang dibutuhkan,pengetahuan

dan keahlian ditetapkan.


harus meliputi detil dari

process communication plan

demikian juga pengalaman

dan keahlian yang dibutuhkan

dari menjalankan proses.

e. Sumber daya dan

informasi yang

dibutuhkan untuk

menjalankan proses

diidentifikasi,

disediakan,

dialokasikan dan

digunakan

GP 2.1.5 Identifikasi dan

sediakan sumber daya untuk

melakukan proses sesuai

dengan rencana. Sumber daya

dan informasi yang dibutuhkan

untuk menjalankan aktivitas

kunci dari proses diidentifikasi,

disediakan, dialokasikan dan

digunakan.



proses perencanaan pelatihan

dan proses perencanaan

sumber daya.

f. Antarmuka antara

pihak yang terlibat

dikelola untuk

memastikan

komunikasi efektif

dan tugas yang jelas

antar pihak yang

terlibat.

GP 2.1.6 Mengelola

antarmuka antara pihak yang

terlibat. Individu dan grup yang

terlibat dengan proses

diidentifikasi, tanggung jawab

didefinisikan dan mekanisme

komunikasi yang efektif

diterapkan

GWP 1.0 Dokumentasi

Proses harus menyediakan

detil dari invidu dan grup yang

terlibat(supplier, customer,

dan RACI).

GWP 2.0 Rencana proses


process communication plan.

a. PA 2.2 Work Product Management

Mengukur sejauh mana hasil kerja yang dihasilkan oleh proses dikelola.

Hasil kerja yang dimaksud dalam hal ini adalah hasil dari proses. Sebagai hasil


Tabel 2.11 Work Product Management

PA 2.2 Work Product Management


atribut


a. Kebutuhan akan hasil

kerja proses

ditetapkan.

GP 2.2.1 Menetapkan

kebutuhan untuk kerja, meliputi struktur isi dan kriteria

kualitas.

GWP 3.0 Rencana kualitas


kriteria kualitas dan isi dari

hasil kerja.

b. Kebutuhan untuk

dokumentasi dan

kontrol dari hasil

kerja ditetapkan

GP 2.2.2 Menetapkan

kebutuhan dari dokumentasi

dan kontrol dari hasil kerja. Ini

harus meliputi identifikasi dari

ketergantungan, persetujuan dan

kemudahan dalam melacak

kebutuhan.

GWP 1.0 Dokumentasi

proses harus menyediakan

detil dari kontrol (matrix

kontrol)

GWP 3.0 Rencana kualitas


hasil kerja, kriteria kualitas,

dokumentasi yang dibutuhkan

dan kontrol perubahan.

c. Hasil kerja

diidentifikasi dengan GP 2.2.3 Identifikasi,

dokumentasi, dan kontrol

GWP 3.0 Recana Kualitas


40

baik,

didokumentasikan

dan dikontrol

hasil kerja. Hasil kerja adalah

subjek dari kontrol perubahan,

begitu juga dengan perubahan

versi dan managemen

konfigurasi.

hasil kerja, kriteria kualitas,

kebutuhan dokumentasi dan

kontrol perubahan.

d. Hasil kerja di ulas

kembali sesuai

dengan rencana

pengaturan dan

disesuaikan sesuai

kebutuhan untuk

mencapai kebutuhan.

GP 2.2.4 Ulas kembali dan

menyesuaikan hasil kerja untuk memenuhi kebutuhan

yang telah didefinisikan. Hasil

kerja adalah subjek terdapat

pengulasan kembali terhadap

kebutuhan yang disesuaikan

dengan pengaturan yang

direncanakan dan isu-isu lain

yang muncul diselesaikan

GWP 4.0 Catatan Kualitas

harus menyediakan jejak audit

dari pengulasan kembali yang

telah dilakukan.

3. Level 3 – Established Process

Proses yang telah dibangun kemudian diimplementasi menggunakan proses

yang telah didefinisikan yang mampu untuk mencapai hasil dari proses. Ketentuan

atribut proses pada level 3 adalah sebagai berikut:

a. PA 3.1 Process Definition

Mengukur sejauh mana proses standar dikelola untuk mendukung

pengerjaan dari proses yang telah didefinisikan. Sebagai hasil pencapaian penuh

atribut ini, ditunjukkan dalam tabel dibawah ini.

Tabel 2.12 Process Definition

PA 3.1 Process Definition


atribut Praktik Umum (GPs) Hasil Kerja Umum (GWPs)

a. Proses standard,

meliputi panduan

dasar yang layak,

didefinisikan

sehingga

mendeskripsikan

elemen fundamental

yang harus ada dalam

proses yang didefinisi


standard dari proses yang

mendukung pengerjaan dari

proses yang telah didefinisikan.

Sebuah proses standard

didefinisikan yang

mengidentifikasi elemen proses

fundamental dan menyediakan

panduan dan prosedur untuk

mendukung implementasi dan

panduan tentang bagaimana

standard tersebut dapat diubah

saat dibutuhkan

GWP 5.0 Kebijakan dan

standard harus menyediakan

detil dari objektif organisasi

untuk proses, standard

minimum dari performa,

prosedur standard, dan

pelaporan dan kebutuhan

monitoring. Bukti yang

diperlukan pada level ini

bukan hanya pada adanya

kebijakan dan standard tapi

juga dengan diterapkannya

41

kebijakan dan standard

tersebut.

b. Urutan dan interaksi

dari proses standard

dengan proses

lainnya ditetapkan

GP 3.1.2 Menetapkan urutan

dan interaksi antar proses

sehingga dapat bekerja sebagai

sistem yang terintegrasi dalam

proses. Urutan standard proses

dan interaksi dengan proses lain

ditentukan dan dikelola ketika

sebuah proses

diimplementasikan pada bagian

lain dalam organisasi.



proses pemetaaan dengan detil

dari proses standard dengan

urutan yang diharapkan dan

interaksinya. Bukti yang






tersebut.

c. Kompetensi yang

dibutuhkan dan peran

untuk melakukan

proses diidentifikasi

sebagai bagian dari

proses standard

GP 3.1.3 Mengidentifikasi

peran dan kompetensi dari

menjalankan proses standard



detil dan kompetensi dari

proses yang dilakukan. Bukti

yang diperlukan pada level ini





tersebut.

d. Infrastruktur yang

diperlukan dan

lingkungan kerja

yang dibutuhkan

untuk melakukan


sebagai bagian dari

proses standard

GP 3.1.4 Identifikasi

infrastruktur yang

dibutuhkan dan lingkungan

kerja untuk melakukan proses

standard. Infrastruktur(fasilitas,

alat,metode,dll) dan lingkungan

kerja untuk melakukan proses

standard diidentifikasi.


standard harus

mengidentifikasi kebutuhan

minimum dari infrastruktur

dan lingkungan kerja untuk

melakukan proses. Bukti yang






tersebut.

e. Metode yang sesuai

untuk monitoring

keefektifan dan

kesesuaian dari

proses ditetapkan

GP 3.1.5 Menetapkan metode

yang sesuai untuk memonitor

kefektifan dan kesesuaian

dengan proses standard,

meliputi pemastian terhadap

kriteria yang layak dan data

yang dibutuhkan untuk

memonitor kefektifan dan

kesesuaian dari proses

didefinisikan, dan menetapkan

kebutuhan untuk melakukan

audit internal dan ulas kembali

managemen.



detil dari objektif organisasi

terhadap proses, standard

minimum performa proses,

prosedur standard, dan

pelaporan serta kebutuhan

monitoring. Bukti yang






tersebut.

GWP 4.0 Catatan kualitas

dan GWP 9.0 Catatan

performa proses harus

menyediakan bukti dari ulas

kembali yang telah dilakukan.

42

a. PA 3.2 Process Deployment

Mengukur sejauh mana proses standard secara efektif telah dijalankan

seperti proses yang telah didefinisikan untuk mencapai hasil dari proses. Sebagai

hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel dibawah ini.

Tabel 2.13 Process Deployment

PA 3.2 Process Deployment


atribut


a. Sebuah proses yang

telah didefinisikan

dijalankan

berdasarkan standard

proses yang telah

ditentukan

GP 3.2.1 Menjalankan sebuah

proses yang telah

didefinisikan yang memuaskan

konteks. Ketika proses yang

sama digunakan pada area yang

berbeda pada organisasi, proses

tersebut dilakukan berdasarkan

proses standard, diatur selayak

mungkin, dengan konformasi

pada kebutuhan yang telah

didefinisikan pada proses yang

telah diverifikasi.


standard harus

mendefinisikan standard yang

harus diikuti oleh seluruh

impelementasi dari proses.

Bukti yang diperlukan pada

level ini bukan hanya pada

adanya kebijakan dan standard

tapi juga dengan

diterapkannya kebijakan dan

standard tersebut.

b. Peran yang

dibutuhkan, tanggung

jawab dan otoritas

yang dibutuhkan

untuk menjalankan

proses yang telah

didefinisikan

ditugaskan dan

dikomunikasikan.

GP 3.2.2 Menugaskan dan

mengkomunikasikan peran,

tanggung jawab dan otoritas untuk menjalankan proses yang

telah didefinisikan. Ketika

prosess yang sama digunakan

pada area yang berbeda dalam

organisasi, otoritas dan peran

untuk melakukan aktivitas dari

proses telah ditugaskan dan

dikomunikasikan.



detil, tanggung jawab dan

otoritas untuk melakukan

aktivitas dari proses.Bukti

yang diperlukan pada level ini





tersebut.

c. Personil yang

melakukan proses

yang didefinisikan

kompeten dalam

basis edukasi yang

sesuai, pelatihan dan

pengalaman

GP 3.2.3 Memastikan

kompetensi yang dibutuhkan

untuk menjalankan performa

dari proses yang didefinisikan.

Ketika proses yang sama

digunakan dalam area yang

berbeda pada organisasi,

kompetensi yang layak untuk

personil yang ditugaskan

diidentifikasikan dan pelatihan

yang sesuai disediakan untuk

menjalankan proses yang

disediakan, dialokasikan dan

digunakan.

GWP 1.0 Dokumentasi


detil dari kompetensi dan

pelatihan yang dibutuhkan

GWP 2.0 Rencana proses harus meliputi detil dari

process communication plan,

rencana pelatihan dan rencana

sumber daya untuk setiap

instansi dari proses.

43

d. Sumber daya yang

dibutuhkan dan

informasi yang

diperlukan untuk

melakukan proses

yang didefinisikan

disediakan,

dialokasikan dan

digunakan.

GP 3.2.4 Menyediakan

sumber daya dan informasi

untuk mendukung performa

dari proses yang didefinisikan.



berbeda dalam organisasi,

kebutuhan sumber daya

manusia dan informasi untuk

melakukan proses disediakan,

dialokasikan dan digunakan.

GP 2.0 Rencana proses harus

meliputi detil dari rencana

sumber daya untuk setiap

instansi dari proses.

e. Infrastruktur dan

lingkungan kerja

untuk melakukan

proses yang

didefinisikan

disediakan, dikelola,

dan dipelihara.

GP 3.2.5 Menyediakan proses

infrastruktur yang layak

untuk mendukung performa dari

proses yang didefinisikan.



berbeda dalam organisasi,

dukungan organisasi yang

dibutuhkan, infrastruktur, dan

lingkungan kerja disediakan,

dialokasikan dan digunakan

GWP 2.0 Rencana proses

harus meliputi detil dari proses

infrastruktur dan lingkungan

kerja dari setiap instansi dari

proses.

f. Data yang layak

dikumpulkan dan

dianalisis sebagai

dasar untuk mengerti

tingkah laku dari

proses, untuk

mendemonstrasikan

kecocokan dan

keefektifan, dan

mengevaluasi dimana

perbaikan terus-

menerus dari proses

dapat dilakukan.

GP 3.2.6 Mengumpulkan dan

menganalisis data mengenai

performa dari proses untuk

mendemonstrasikan kecocokan

dan keefektifan. Data yang

dibutuhkan untuk memonitor

keefektifan dan kesesuaian dari

proses diseluruh organisasi

didefinisikan, dikumpulkan dan

dianalisis sebagai dasar dari

perbaikan terus-menerus

GWP 4.0 Catatan kualitas

dan GWP 9.0 Catatan


menyediakan bukti dari alat

ulas kembali yang dilakukan

untuk setiap instansi dari

proses.

4. Level 4 – Predictable Process

Proses yang telah dibangun kemudian dioperasikan dengan batasan-batasan

agar mampu meraih harapan dari proses tersebut. Ketentuan atribut proses pada

level 4 adalah sebagai berikut:

a. PA 4.1 Process Measurement

Pengukuran mengenai seberapa jauh hasil pengukuran digunakan untuk

memastikan bahwa performa proses mendukung pencapaian tujuan proses untuk

mendukung tujuan perusahaan. Pengukuran dapat berupa pengukuran proses

44

ataupun pengukuran produk atau kedua-duanya. Sebagai hasil pencapaian penuh

atribut ini, ditunjukkan dalam tabel dibawah ini.

Tabel 2.14 Process Measurement

PA 4.1 Process Measurement


atribut


(GWPs)

a. Informasi yang dibutuhkan

proses untuk mendukung tujuan

bisnis telah ditetapkan.


kebutuhan informasi, dalam

hubungannya dengan tujuan

bisnis. Tujuan bisnis dan

informasi yang dibutuhkan

pemegang kepentingan telah

ditetapkan sebagai dasar untuk

menentukan tujuan pengukuran

performa proses.

GWP 6.0 Rencana

peningkatan proses

harus menyediakan

tujuan peningkatan

proses dan menyarankan

tindakan peningkatan.

b. Tujuan pengukuran proses

didapatkan dari kebutuhan

informasi.

GP 4.1.2 Dapatkan tujuan

pengukuran proses dari

kebutuhan informasi.

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses

harus menyediakan detil

dari tujuan pengukuran

yang disarankan.

c. Tujuan kuantitatif untuk

performa proses dalam

mendukung tujuan perusahaan

telah ditetapkan.

GP 4.1.3 Tetapkan tujuan

kuantitatif atas performa dari

proses, berdasarkan kesesuaian

proses dengan tujuan

perusahaan. Tujuan pengukuran

kuantitatif telah ditetapkan dan

secara eksplisit menggambarkan

tujuan perusahaan dan telah

dipastikan realistis dan berguna

oleh manajemen dan pelaku

proses.

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses


dari ukuran dan

indikator pengukuran.

d. Pengukuran dan frekuensinya

telah diidentifikasi dan

ditetapkan sejalan dengan

tujuan pengukuran proses dan

tujuan kuantitatif atas performa

prosesnya.


pengukuran produk dan

proses yang mendukung

pencapaian tujuan kuantitatif

atas performa proses.

Pengukuran mendetil untuk

produk dan proses telah

diidentifikasi, sekaligus dengan

frekuensi pengumpulan data dan

pengukuran, juga mekanisme

verifikasi.

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses

menyediakan detil dari

ukuran dan indikator

pengukuran sekaligus

prosedur pengumpulan

data dan prosedur

analisa.

e. Hasil pengukuran

dikumpulkan, dianalisa dan

dilaporkan untuk memantau

seberapa jauh tujuan kuantitatif

proses tercapai.

GP 4.1.5 Mengumpulkan hasil

pengukuran produk dan

proses dengan melakukan

proses yang telah ditentukan.

Hasil pengukuran dikumpulkan,

dianalisa, dan dilaporkan sesuai

rencana yang telah ditetapkan.

GWP 7.0 Rencana

pengukuran proses


atas prosedur analisa

yang disarankan.

GWP 9.0 Catatan


menyediakan detil atas

pengukuran yang telah

45

dikumpulkan dan

dianalisa.

f. Hasil pengukuran digunakan

untuk menggambarkan

performa proses.

GP 4.1.6 Menggunakan hasil

pengukuran untuk memantau

dan memverifikasi pencapaian

atas tujuan performa proses.

Hasil pengukuran dianalisa

untuk memastikan pencapaian

terhadap tujuan performa proses.

Teknik yang sesuai digunakan

untuk memahami performa dan

kapabilitas proses dalam batasan

yang sudah ditentukan.

GWP 9.0 Catatan



pengukuran yang sudah

dikumpulkan dan

dianalisa.

a. PA 4.2 Process Control

Pengukuran tentang seberapa jauh suatu proses secara kuantitatif dapat

menghasilkan proses yang stabil, mampu, dan dapat diprediksi dalam batasan telah

ditentukan. Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel

dibawah ini.

Tabel 2.15 Proses Control

PA 4.2 Process Control


atribut


(GWPs)

a. Teknik analisa dan kontrol

telah ditentukan dan

diaplikasikan.

GP 4.2.1 Tentukan teknik

analisa dan kontrol yang sesuai

untuk mengontrol performa

proses. Metode untuk mengukur

efektivitas kontrol telah

didefinisikan dan divalidasi.

GWP 1.0 Dokumentasi

proses harus

menyediakan detil

pengontrolan (matriks

kontrol)

GWP 8.0 Rencana

pengendalian proses harus ada dan

menjelaskan pendekatan

pengukuran untuk setiap

proses.

b. Pengontrolan batas variasi

telah ditetapkan untuk

performa proses normal.

GP 4.2.2 Tetapkan parameter yang cocok untuk mengontrol

performa proses. Definisi

standar atas proses dimodifikasi

untuk memasukkan metode

pengendalian proses dan batasan

pengontrolan telah ditetapkan.

GWP 8.0 Rencana

pengontrolan proses

harus ada dan

menjelaskan batasan

pengontrolan untuk

performa normal.

c. Data pengukuran dianalisa

untuk mengetahui penyebab

khusus atas suatu variasi.

GP 4.2.3 Analisa hasil

pengukuran proses dan

produk untuk

mengidentifikasikan variasi dan

GWP 9.0 Catatan



pengukuran yang telah

46

performa proses. Hasil

pengukuran pengontrolan proses

dianalisa untuk menentukan

masalah yang perlu diperhatikan

dan diteruskan untuk

penanggulangan.

dikumpulkan dan

dianalisa.

d. Tindakan koreksi diambil

untuk memecahkan penyebab

khusus variasi.

GP 4.2.4 Identifikasi dan

implementasikan tindakan

koreksi untuk mengatasi sumber

masalah. Tindakan koreksi

diambil untuk mengatasi

masalah pengontrolan proses

dan hasilnya dipantau dan

dievaluasi.

GWP 9.0 Catatan



pengukura yang telah

dikumpulkan dan

dianalisa.

e. Batasan kontrol ditetapkan

kembali (apabila dibutuhkan)

sebagai respon terhadap

tindakan koreksi

GP 4.2.5 Tetapkan kembali

batasan kontrol setelah

tindakan koreksi. Batasan

kontrol proses dimodifikasi

sesuai kebutuhan setelah

tindakan koreksi dilakukan.

GWP 8.0 Rencana

pengendalian proses harus ada dan

menjelaskan batasan

kontrol untuk peforma

normal.

5. Level 5 – Optimising Process

Proses yang terprediksi secara terus-menerus ditingkatkan untuk memenuhi

tujuan bisnis saat ini dan tujuan proyek. Ketentuan atribut proses pada level 5

adalah sebagai berikut:

a. PA 5.1 Process Innovation

Mengukur sebuah perubahan proses yang telah diidentifikasi dari analisis

penyebab umum dari adanya variasi di dalam performa, dan dari investigasi

pendekatan inovatif untuk mendefinisikan dan melaksanakan proses. Sebagai hasil


Tabel 2.16 Process Innovation

PA 5.1 Process Innovation

Hasil atas pencapaian

penuh atribut


a. Tujuan dari peningkatan

masing-masing proses

diidentifikasi untuk

mendukung tujuan bisnis

yang relevan.


tujuan peningkatan proses

untuk mendukung tujuan

bisnis yang relevan. Arahan

untuk inovasi proses telah

GWP 7.0 Rencana

peningkatan proses harus

menyediakan tujuan

peningkatan proses dan

47

diatur. Tujuan peningkatan

proses secara kualitatif dan

kuantitatif didasarkan pada

potensi inovasi proses seperti

visi dan goals yang telah

didefinisikan dan

didokumentasikan.

tindakan yang dilakukan

untuk peningkatan tersebut.

b. Data yang tepat dianalisis

agar dapat mengidentifikasi

penyebab umum dari variasi

performa proses.

GP 5.1.2 Analisis

pengukuran data proses untuk mengidentifikasi variasi

yang nyata dan berpotensi di

dalam performa proses. Data

performa proses dianalisis

untuk mengidentifikasi variasi

di dalam performa proses

bersama dengan akar

penyebab dari masalah

performa proses secara

umum.

GWP 9.0 Catatan performa


penjelasan mengenai

kumpulan dan analisa

pengukuran.

c. Data yang tepat dianalisis

agar dapat mengidentifikasi

peluang untuk pelaksanaan

praktik terbaik dan inovasi.

GP 5.1.3 Identifikasi

peluang peningkatan proses

berdasarkan inovasi dan

praktik terbaik. Peluang

peningkatan proses

diidentifikasi berdasarkan

perbandingan dengan praktik

terbaik industry.

GWP 6.0 Rencana


menyediakan penjelasan

mengenai analisis praktik

terbaik.

d. Peluang peningkatan yang

bermula dari teknologi baru

dan konsep proses baru

diidentifikasikan.

GP 5.1.4 Didasarkan pada

peluang peningkatan dari

teknologi dan konsep proses

baru. Peluang peningkatan


berdasarkan review dan

analisis mengenai inovasi

teknologi dan konsep proses,

yang dilanjutkan pada

perubahan lingkungan bisnis

termasuk munculnya risiko

bisnis.

GWP 6.0 Rencana


menyediakan penjelasan

mengenai analisis peluang

peningkatan teknologi.

e. Strategi implementasi

dibuat untuk mencapai tujuan

dari peningkatan proses.

GP 5.1.5 Definisikan strategi

implementasi berdasarkan

visi dan tujuan peningkatan

jangka panjang. Strategi

peningkatan proses

didefinisikan dan divalidasi

berdasarkan goal dan objektif

dari peningkatan. Komitmen

untuk meningkatkan

didemokan oleh manager dan

pemilik proses.

Rencana peningkatan


penjelasan mengenai strategi

implementasi untuk

peningkatan proses.

48

b. PA 5.2 Process Optimisation

Mengukur perubahan untuk definisi, manajemen, dan performa proses agar

memiliki hasil yang berdampak secara efektif untuk mencapai tujuan dari proses

peningkatan. Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel

dibawah ini.

Tabel 2.17 Process Optimisation

PA 5.2 Process Optimisation

Hasil atas pencapaian

penuh atribut


a. Dampak dari perubahan

yang telah dilakukan di nilai

kesesuaiannya dengan tujuan

dari proses yang telah

didefinisikan dan proses

standar

GP 5.2.1 Menilai dampak dari

masing-masing perubahan

yang telah dilakukan apakah

telah sesuai dengan tujuan

dari proses standard dan

proses yang telah

didefinisikan. Dampak dari

perubahan yang telah

dilakukan dinilai

kesesuaiannya agar dapat

menentukan dampak dari

kualitas produk dan performa

proses apakah telah sesuai

dengan proses lain yang

berhubungan.

GWP 6.0 Rencana


menyediakan rincian

mengenai pendekatan kualitas

proyek peningkatan proses

b. Implementasi dari

perubahan yang telah

disetujui dikelola untuk

memastikan bahwa

perbedaan-perbedaan

performa proses dimengerti

dan dilakukan setelahnya.

GP 5.2.2 Mengelola

implementasi dari perubahan

yang telah disetujui untuk

memilih area dari proses

standar dan proses yang telah

didefinisi sesuai dengan

strategi implementasi.

Implementasi dari perubahan

yang telah disetujui dikelola

sesuai dengan manajemen

perubahan dan proses

pendukung perubahan

GWP 6.0 Rencana


menyediakan rincian

mengenai strategi

implementasi peningkatan

proses dan perubahan yang

terdiri dari:

- GWP 1.0 Dokumentasi

proses

- GWP 3.0 Rencana kualitas

- GWP 5.0 Kebijakan dan

standar

c. Berdasarkan performa saat

ini, keefektivitasan perubahan

proses dievaluasi berdasarkan

persyaratan produk dan tujuan

proses untuk menentukan

hasil memiliki penyebab

umum atau khusus.

GP 5.2.3 Berdasarkan

performa saat ini, evaluasi

keefektifan perubahan proses

sesuai dengan performa

proses, tujuan kapabilitas, dan

tujuan bisnis. Keefektifan

perubahan membuat proses

tersebut perlu diukur,

GWP 6.0 Rencana


menyediakan rincian

mengenai pendekatan kualitas

proyek peningkatan proses.

49

dievaluasi, dan dilaporkan

setelah implementasi.

2.4.6. Pemetaan Balanced Scorecard Pada COBIT 5.0

2.4.6.1. Pengertian Balanced Scorecard

Apabila diartikan secara sederhana dengan kamus bahasa Balanced yang

berarti keseimbangan, Scorecard yang berarti kartu nilai. Apabila 2 kata tersebut

digabungkan secara sederhana dapat diartikan sebuah kartu nilai untuk

menghasilkan sesuatu keseimbangan yang mana keseimbangan bergantung pada

apa yang dinilai.

Menurut Kaplan (2000), Balanced Scorecard merupakan suatu perangkat

yang melengkapi ukuran kinerja keuangan masa lalu dengan ukuran pendorong

(drivers) kinerja masa depan, dengan tujuan dan ukuran scorecard diturunkan dari

visi dan strategi.

Menurut Yuwono (2003), Balanced Scorecard merupakan suatu sistem

manajemen, pengukuran dan pengendalian yang secara cepat, tepat dan

komprehensif dapat memberikan pemahaman kepada manajer tentang performance

bisnis.

Menurut Sarno (2009), Balanced Scorecard yaitu merupakan kerangka

pengukuran kinerja yang dapat menyeimbangkan antara kedua aspek, yakni

kuantitatif (keuangan) dan kualitatif (non keuangan) selain kondisi internal dan

eksternal yang mempengaruhi bisnis.

2.4.6.2. Pemetaan Balanced Scorecard Pada COBIT 5.0

Menurut Sarno (2009), COBIT mendefinisikan tujuan bisnis terkait dengan

aktivitas teknologi informasi yang umumnya ada di perusahaan. Pada kerangka

50

kerja COBIT hanya menjelaskan tujuan-tujuan bisnis yang berkaitan dengan proses

teknologi informasi. Pada gambar dibawah ini dijelaskan langkah-langkah dalam

menentukan proses domain

Gambar 2.4 COBIT 5 Goals Cascade Overview (ISACA, 2012)

Untuk memudahkan proses pengontrolan, COBIT mengelompokkan

tujuan-tujuan tersebut ke dalam tujuan bisnis yang terdapat dalam COBIT 5 dari

ISACA (2012) seperti gambar dibawah ini:

51

Gambar 2.5 Mapping COBIT 5 Enterprise Goal- IT Goal (ISACA, 2012)

Perusahaan/organisasi mungkin tidak memiliki semua tujuan bisnis seperti

yang dikelompokkan dalam tabel tersebut, namun dalam penyusunan tujuan bisnis

perusahaan dapat memilih yang sesuai dengan karakteristik

perusahaan/organisasinya masing-masing. Pemilihan tujuan bisnis dapat dilakukan

dengan mendefinisikan proses bisnis utama maupun bisnis pendukung

52

perusahaan/organisasi terlebih dahulu. Dengan permasalahan yang ada pada

Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK, yaitu masih ada mahasiswa dan dosen (user)

yang belum dapat menerima perubahan sistem pendidikan yang ada, yang awalnya

bersifat manual menjadi komputerisasi, sehingga dapat ditarik dari Enterprise Goal

nomor 11 yaitu Optimisation of business process functionality menuju IT Goal yaitu

Adequate use of application, information and technology solution. Setelah

mendapatkan IT Goal selanjutnya penulis dapat menentukan proses domain.

53

Gambar 2.6 Mapping IT Related Goals to Process (ISACA, 2012)

Selanjutnya penulis mengurutkan proses domain apa saja yang dapat

dijadikan fokus area COBIT, antara lain:

1. Proses APO04 – Manage Inovation

2. Proses BAI05 - Manage Organisational Change Enablement

3. Proses BAI07 - Manage Change Acceptance and Transitioning

Setelah melakukan wawancara dengan pihak STIK-PTIK, pihak STIK-

PTIK menentukan proses domain yang sesuai dengan kondisi perusahaan yang

sekarang adalah BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi). Dimana

BAI07 memiliki sub yaitu: BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi),

BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data), BAI07.03

54

(Rencana Persetujuan Pengujian), BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian),

BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui), BAI07.06

(Mempromosikan Sistem Baru), BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap

Sistem Baru), BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi).

2.4.7. Prinsip COBIT 5.0

COBIT 5 memiliki Prinsip dan Enabler yang bersifat umum dan bermanfaat

untuk semua ukuran perusahaan, baik komersial maupun non-profit ataupun sektor

publik. 5 Prinsip tersebut adalah Meeting stakeholder needs, Covering enterprise

end-to-end, Applying a single intergrated framework, Enabling a holistic approach

dan Separating governance from management, berikut penjelasanya:

1. Meeting stakeholder needs, berguna untuk pendefinisan prioritas untuk

implementasi, perbaikan, dan jaminan. Kebutuhan stakeholder diterjemahkan

ke dalam Goals Cascade menjadi tujuan yang lebih spesifik, dapat

ditindaklajuti dan disesuaikan, dalam konteks : Tujuan perusahaan (Enterprise

Goal), tujuan yang terkait IT (IT-related Goal), tujuan yang akan dicapai

enabler (Enabler Goal). Selain itu sistem tata kelola harus mempertimbangkan

seluruh stakeholder ketika membuat keputusan mengenai penilaian manfaat,

resource dan risiko.

55

Gambar 2.7 The Governance Objective : Value Creation (ISACA, 2012)

2. Covering enterprise end-to-end, bermanfaat untuk mengintegrasikan tata

kelola TI perusahaan kedalam tata kelola perusahaan. Sistem tata kelola TI yang

diusung COBIT 5 dapat menyatu dengan sistem tata kelola perusahaan dengan

mulus. Prinsip kedua ini juga meliputi semua fungsi dan proses yang dibutuhkan

untuk mengatur dan mengelola TI perusahaan dimanapun informasi diproses.

Dalam lingkup perusahaan, COBIT 5 menangani semua layanan TI internal

maupun eksternal, dan juga proses bisnis internal dan eksternal.

3. Applying a single intergrated framework, sebagai penyelarasan diri dengan

standar dan framework relevan lain, sehingga perusahaan mampu menggunakan

COBIT 5 sebagai framework tata kelola umum dan integrator. Selain itu prinsip

ini menyatukan semua pengetahuan yang sebelumnya tersebar dalam berbagai

framework ISACA (COBIT, VAL IT, Risk IT, BMIS, ITAF, dll).

4. Enabling a holistic approach, yakni COBIT 5 memandang bahwa setiap

enabler saling mempengaruhi satu sama lain dan menentukan apakah

penerapan COBIT 5 akan berhasil.

56

5. Separating governance from management, COBIT membuat perbedaan yang

cukup jelas antara tata kelola dan manajemen. Kedua hal tersebut mencakup

berbagai kegiatan yang berbeda, memerlukan struktur organisasi yang berbeda,

dan melayani untuk tujuan yang berbeda pula.

Gambar 2.8 Governance and Management Key Areas (ISACA, 2012)

Perbedaan Governance (Tata kelola) dengan Management (Manajemen)

Governance adalah tata kelola yang memastikan bahwa tujuan perusahaan

dapat dicapai dengan melakukan evaluasi terhadap kebutuhan, kondisi, dan

pilihan stakeholder, menerapkan arah melalui prioritas dan pengambilan

keputusan terhadap arah dan tujuan yang telah disepakati. Pada kebanyakan

perusahaan, tata kelola adalah tanggung jawab dari dewan direksi dibawah

kepemimpinan ketua.

Management (Manajemen) berfungsi sebagai perencana, membangun,

menjalankan dan memonitor aktifitas-aktifitas yang sejalan dengan arah yang

ditetapkan oleh badan tata kelola untuk mencapai tujuan perusahaan. Pada

57

kebanyakan perusahaan, manajemen menjadi tanggung jawab eksekutif

manajemen dibawah pimpinan CEO.

2.4.8. Definisi Proses COBIT 5.0

Berikut ini merupakan daftar proses COBIT 5 yang dilakukan evaluasi

beserta penjelasan mengenai masing-masing prosesnya:

1. Proses EDM01–Ensure Governance Framework Setting and Maintenance

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDM01 adalah menganalisa

keperluan untuk tata kelola IT perusahaan, menempatkan dan memelihara

keefektifan struktur yang ada, prinsip, proses-proses dan praktiknya. Dengan

kejelasan dari tanggung jawab dan wewenang untuk mencapai misi, sasaran dan

tujuan perusahaan.

Tujuan dari proses ini adalah menyediakan pendekatan yang konsisten

terintegrasi dan selaras dengan pendekatan tata kelola perusahaan. Untuk

memastikan bahwa keputusan itu terkait dibuat sejalan dengan strategi dan tujuan

perusahaan itu, memastikan bahwa proses itu terkait diawasi efektif dan transparan,

sesuai dengan persyaratan hukum dan peraturan dikonfirmasi, dan persyaratan tata

kelola untuk anggota dewan terpenuhi.

2. Proses EDM02–Ensure Benefits Delivery

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDMD02 adalah

mengoptimalkan nilai kontribusi bisnis dari bisnis proses, servis TI dan aset TI hasil

dari investasi yang dilakukan oleh TI sesuai dengan biaya dari perusahaan.

Tujuan dari proses ini adalah mengamankan nilai optimal dari pengadaan

TI, servis dan aset, efisiensi biaya dari solusi dan servis, dan sebuah kehandalan

58

juga penggambaran yang akurat tentang biaya dan keuntungan. Jadi bisnis itu perlu

dukungan dari keefektifan dan efisiensi.

3. Proses EDM03-Ensure Risk Optimisation

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDM03 adalah memastikan

besarnya resiko dan toleransi yang dapat diterima perusahaan dimengerti,

diartikulasi serta dikomunikasikan, dan dilakukan kegiatan pengidentifikasian dan

pengelolaan resiko-resiko yang berhubungan dengan nilai IT pada perusahaan.

Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan bahwa resiko IT perusahaan

tidak melebihi kemampuan dan toleransi perusahaan dalam menerima resiko, serta

mengidentifikasi dan mengelola dampak dari resiko IT terhadap nilai-nilai pada

perusahaan, dan mengurangi terjadinya kegagalan.

4. Proses EDM04-Ensure Resource Optimisation

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDM04 adalah memastikan

kemampuan IT yang memadai (karyawan, proses, dan teknologi) untuk mendukung

tujuan perusahaan secara efektif dengan biaya yang optimal.

Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan sumber daya yang

dibutuhkan perusahaan terpenuhi secara optimal, biaya IT ditekan secara optimal,

dan juga memastikan kemungkinan bertambahnya keuntungan dan kesediaan untuk

perubahan di masa depan.

5. Proses EDM05–Ensure Stakeholder Transparency

Menurut ISACA (2012) deskripsi dari proses ini adalah memastikan

performa dan kecocokan TI perusahaan yang dilaporkan secara transparan, dengan

59

persetujuan dari pemangku kepentingan tentang tujuan dan metriks serta perbaikan

tindakan yang sesuai.

Tujuan dari proses ini adalah memastikan komunikasi ke pemangku

kepentingan secara efektif dan tepat waktu dengan berbasis dari penyusunan untuk

meningkatkan performa, identifikasi area untuk perbaikan, dan konfirmasi tujuan

dan strategi TI sejalan dengan strategi perusahaan.

6. Proses APO01-Manage The IT Management Framework

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO01 adalah

mengklarifikasi dan menjaga pengelolaan atas misi dan visi departemen IT.

Mengimplementasi dan menjaga mekanisme dan otoritas untuk mengelola

informasi dan penggunaan IT dalam perusahaan untuk mendukung tujuan

pengelolaan, sejalan dengan prinsip-prinsip dan kebijakan-kebijakan.

Tujuan dari proses tersebut adalah menyediakan pendekatan pengelolaan

yang konsisten untuk memungkinkan kebutuhan pengelolaan perusahaan terpenuhi,

termasuk proses manajemen, struktur organisasi, peran dan tanggung jawab,

aktivitas yang dapat diandalkan dan dapat diulang, serta kemampuan dan

kompetensi.

7. Proses APO02–Manage Strategy

Menurut ISACA (2012) deskripsi dari proses APO02 adalah menyediakan

gambaran bisnis dan lingkungan TI terkini, tujuan yang akan datang, dan memulai

berusaha untuk melihat lingkungan di masa yang akan datang.

Tujuan dari proses ini adalah menyelaraskan rencana strategi TI dengan

tujuan bisnis. Dengan komunikasi tujuan tersebut dengan baik maka akan

60

dimengerti oleh semuanya, dengan pilihan strategi TI telah diidentifikasi,

terstruktur dan terintegrasi dengan rencana bisnis.

8. Proses APO03-Manage Enterprise Architecture

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO03 adalah membangun

arsitektur pada umumnya yang terdiri dari proses bisnis, informasi, data, aplikasi,

serta layar arsitektur teknologi dengan tujuan mewujudkan strategi perusahaan dan

strategi TI secara efektif dan efisien dengan cara menciptakan model kunci dan

praktek-praktek yang mendeskripsikan arsitektur saat ini dan target arsitektur.

Menetapkan persyaratan dalam taksonomi, standar, pedoman, prosedur, template,

dan alat, serta menghubungkan komponen-komponen. Meningkatkan keterpaduan,

ketangkasan, kualitas informasi, dan menghasilkan penghematan biaya potensial

melalui inisiatif seperti penggunaan kembali komponen-komponen building block.

Tujuan dari proses tersebut adalah merepresentasikan building block yang

berbeda yang membentuk perusahaan dan antar-hubungannya serta prinsip-prinsip

dalam memandu design dan evolusi mereka dari waktu ke waktu, memungkinkan

perwujudan tujuan operasional dan strategis yang terstandarisasi, responsif, dan

efisien.

9. Proses APO04-Manage Innovation

Menurut ISACA (2012:), deskripsi dari proses APO04 adalah menjaga

kesadaran akan tren mengenai IT dan layanan sejenis, mengidentifikasi kesempatan

inovasi, dan merencanakan bagaimana caranya untuk mendapatkan keuntungan

dari inovasi dalam kaitannya dengan kebutuhan bisnis. Analisa kesempatan apa

yang ada untuk inovasi bisnis atau perbaikan yang dapat dibuat dengan teknologi

61

baru, layanan atau inovasi dibidang IT bisnis, analisa pula teknologi yang sudah

ada dan inovasi bisnis dan proses IT yang mempengaruhi perencanaan strategis dan

keputusan arsitektural perusahaan.

Tujuan dari proses tersebut adalah mencapai keunggulan kompetitif, inovasi

bisnis, dan peningkatan efektifitas dan efisiensi operasional dengan

mengeksploitasi perkembangan IT.

10. Proses APO05-Manage Portfolio

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO05 adalah mengeksekusi

arahan strategis untuk investasi sejalan dengan visi arsitektur perusahaan dan

karakteristik yang diinginkan atas investasi tersebut dan portofolio layanan terkait,

dan mempertimbangkan kategori-kategori investasi berbeda dan sumber daya dan

tantangan-tantangan pendanaan, berdasarkan kesesuainnya dengan tujuan strategis,

dan risiko bagi perusahaan. Memindahkan program yang terpilih kedalam

portofolio layanan aktif untuk eksekusi. Mengawasi performa dari semua layanan

dan program, mengajukan penyesuaian apabila dibutuhkan sebagai respon dari

performa layanan dan program atau perubahan dalam prioritas perusahaan.

Tujuan dari proses tersebut adalah mengoptimalkan performa dari

portofolio program-program dalam respon terhadap performa program dan layanan,

dan perubahan dalam proritas dan permintaan perusahaan.

11. Proses APO06-Manage Budget and Costs

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO06 adalah mengelola

kegiatan TI yang berhubungan dengan keuangan baik dalam fungsi bisnis dan

fungsi TI yang meliputi anggaran, manajemen biaya dan manfaat, dan prioritas

62

dalam penggunaan praktek anggaran formal dan sistem pengalokasikan biaya

perusahaan secara adil dan merata. Konsultasi dengan stakeholder untuk

mengidentifikasi dan mengontrol total biaya dan manfaat dalam konteks rencana

strategis dan taktis TI, dan memulai tindakan korektif apabila diperlukan.

Tujuan dari proses tersebut adalah mengembangkan kemitraan antara

stakeholder perusahaan dan stakeholder TI untuk memungkinkan penggunaan

sumber daya TI yang efektif dan efisien dan menyediakan transparansi dan

akuntabilitas nilai biaya dan nilai bisnis untuk solusi dan layanan. Memungkinkan

perusahaan untuk membuat keputusan mengenai solusi dan layanan penggunaan

TI.

12. Proses APO07-Manage Human Resources

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO07 adalah menyediakan

pendekatan terstruktur untuk memastikan penataan, penempatan, keputusan, dan

keterampilan sumber daya manusia yang optimal. Hal ini termasuk

mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab, rencana pembelajaran dan

pengembangan, dan ekspektasi kinerja yang didukung oleh staf-staf kompeten dan

termotivasi.

Tujuan dari proses tersebut adalah mengoptimalkan kemampuan sumber

daya manusia untuk memenuhi tujuan perusahaan.

13. Proses APO08-Manage Relationship


hubungan antara bisnis dan TI dengan cara yang formal dan transparan untuk

memastikan fokus pada pencapaian tujuan bersama yaitu tujuan kesuksesan

63

perusahaan yang mendukung tujuan strategis dan sesuai dengan kendala anggaran

dan toleransi risiko. Basis hubungan dasar yaitu kepercayaan, menggunakan istilah

terbuka dan mudah dimengerti, bahasa umum, dan rasa kepemilikan dan

akuntabilitas untuk keputusan penting.

Tujuan dari proses tersebut adalah membuat hasil yang lebih baik,

meningkatkan kepercayaan diri, kepercayaan akan TI, dan penggunaan sumber

daya secara efektif.

14. Proses APO09-Manage Service Agreements


menyelaraskan layanan berbasis TI dan tingkat layanan dengan kebutuhan dan

harapan perusahaan, termasuk identifikasi, spesifikasi, design, publishing,

persetujuan, dan pemantauan layanan TI, tingkat layanan, dan indikator kinerja.

Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan bahwa layanan TI dan

tingkat layanan memenuhi kebutuhan perusahaan saat ini dan masa mendatang.

15. Proses APO10-Manage Suppliers


layanan terkait TI yang diberikan oleh semua jenis supplier untuk memenuhi

kebutuhan perusahaan, termasuk pemilihan supplier, pengelolaan hubungan,

manajemen kontrak, dan meninjau serta memantau kinerja supplier untuk menilai

efektivitas dan kesesuaian.

Tujuan dari proses tersebut adalah meminimalkan risiko yang terkait

dengan non-performing supplier dan memastikan harga yang kompetitif.

64

16. Proses APO11-Manage Quality


mendefinisikan dan mengkomunikasikan persyaratan kualitas dalam seluruh

proses, prosedur, dan hasil termasuk kontrol, pemantauan, dan penggunaan praktek

dan standar yang terbukti untuk upaya perbaikan terus-menerus dan efisiensi.

Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan pencapaian solusi dan

layanan yang konsisten untuk memenuhi persyaratan kualitas perusahaan dan

memenuhi kebutuhan stakeholder.

17. Proses APO12-Manage Risk

Menurut ISACA(2012), deskprisi dari proses APO12 adalah secara terus-

menerus mengidentifikasi, menilai dan mengurangi resiko yang berhubungan

dengan IT didalam level toleransi yang ditentukan oleh manajemen perusahaan.

Tujuan dari proses tersebut mengintegrasikan management dari risiko IT

perusahaan dengan keseluruhan ERM (Enterprise Risk Management), dan

menyeimbangkan biaya dan keuntungan dari mengelola resiko IT perusahaan.

18. Proses APO13-Manage Security


mendefinisikan, mengoperasikan dan mengawasi sistem untuk manajemen

keamanan informasi.

Tujuan dari proses tersebut adalah menjaga agar dampak dan kejadian dari

insiden keamanan informasi masih berada pada level risiko yang dapat diterima

perusahaan.

65

19. Proses BAI01-Manage Programmes and Projects

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI01 adalah mengelola

semua program dan proyek dari portofolio investasi sejalan dengan strategi

perusahaan dan dalam cara yang terkoordinasi. Inisiasi, rencanakan, kontrol, dan

jalankan program dan proyek, dan tutup dengan review setelah implementasi.

Tujuan dari proses tersebut adalah menyadari keuntungan bisnis dan

mengurangi risiko penundaan yang tak diharapkan, biaya dan pengurangan nilai

dengan memperbaiki komunikasi dan pelibatan bisnis dan pengguna, memastikan

nilai dan kualitas hasil proyek dan memaksimalkan kontribusinya terhadap

investasi dan portofolio layanan.

20. Proses BAI02-Manage Requirement Definitions

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI02 adalah

mengidentifikasi solusi dan menganalisis persyaratan sebelum akuisisi atau

pembuatan untuk memastikan bahwa semuanya sesuai dengan persyaratan strategis

perusahaan yang meliputi proses bisnis, aplikasi, informasi/data, infrastruktur, dan

layanan. Berkoordinasi dengan stakeholder yang terkait untuk meninjau pilihan-

pilihan yang layak termasuk biaya dan manfaat, analisis risiko, dan persetujuan

persyaratan, dan solusi yang diusulkan.

Tujuan dari proses tersebut adalah menciptakan solusi optimal yang

memenuhi kebutuhan perusahaan dan dapat meminimalkan risiko.

21. Proses BAI03–Manage Solutions Identification and Build

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI03 adalah untuk

menetapkan dan memelihara identifikasi solusi selaras dengan keperluan

66

perusahaan yang menangani desain, pengembangan, pengadaan dan bekerja sama

dengan pemasok. Mengatur konfigurasi, tes persiapan, uji coba, keperluan

manajemen dan pemeliharaan dari bisnis proses, aplikasi, data, infrastuktur dan

servis.

Tujuan dari proses ini adalah menetapkan waktu dan kemampuan solusi

efektifitas biaya untuk mendukung strategi perusahaan dan tujuan operasional.

22. Proses BAI04-Manage Availability and Capacity


menyeimbangkan kebutuhan saat ini dan masa mendatang baik dalam segi

ketersediaan, kinerja, dan kapasitas dengan penyediaan layanan dengan biaya

efektif. Termasuk penilaian kemampuan saat ini, peramalan kebutuhan masa

mendatang berdasarkan kebutuhan bisnis, analisis dampak bisnis, dan penilaian

risiko untuk merencanakan dan melaksanakan tindakan dalam memenuhi

persyaratan yang teridentifikasi.

Tujuan dari proses tersebut adalah menjaga ketersediaan layanan,

manajemen sumber daya yang efisien, dan mengoptimalkan kinerja sistem melalui

prediksi kinerja masa depan dan kebutuhan kapasitas.

23. Proses BAI05-Manage Organisational Change Enablement


memaksimalkan keberhasilan dalam mengimplementasikan perubahan organisasi

yang berkelanjutan dengan cepat dan dengan penurunan risiko, meliputi perubahan

siklus hidup secara lengkap dan semua stakeholder yang terkait dalam bisnis dan

TI.

67

Tujuan dari proses tersebut adalah menyiapkan dan melakukan komitmen

dengan stakeholder untuk perubahan bisnis dan mengurangi risiko kegagalan.

24. Proses BAI06-Manage Changes

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI06 adalah mengelola

semua perubahan dengan terkendali, termasuk perubahan standar dan perawatan

darurat yang berkaitan dengan proses bisnis, aplikasi dan infrastruktur. Termasuk

prosedur perubahan standar, penilaian dampak, prioritasi dan otorisasi, perubahan

darurat, pelacakan, pelaporan, penutupan dan dokumentasi.

Tujuan dari proses tersebut adalah memungkinkan perubahan yang cepat

dan dapat diandalkan bagi bisnis dan mitigasi risiko yang berdampak negatif bagi

stabilitas lingkungan yang diubah.

25. Proses BAI07-Manage Change Acceptance and Transitioning

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI07 adalah menerima

secara formal dan mengoperasionalkan solusi baru, termasuk implementasi dan

perencanaan, konversi sistem dan data, UAT, komunikasi, persiapan pelepasan,

memasukkan proses bisnis baru atau proses bisnis yang berubah dan layanan IT ke

lingkungan produksi, dukungan masa-masa awal, dan review setelah implementasi.

Tujuan dari proses tersebut adalah mengimplementasikan solusi dengan

aman dan sejalan dengan ekspektasi dan hasil yang sudah disetujui.

26. Proses BAI08-Manage Knowledge


mempertahankan ketersediaan dari pengetahuan relevan, saat ini, yang sudah

divalidasi dan dapat dipercaya untuk mendukung seluruh aktivitas proses dan

68

memfasilitasikan pembuatan keputusan. Merencanakan untuk pengidentifikasian,

pengumpulan, pengorganisasian, pemeliharaan, penggunaan dan penghapusan dari

pengetahuan.

Tujuan dari proses tersebut adalah menyediakan pengetahuan yang

dibutuhkan untuk mendukung seluruh staff dalam aktivitas pekerjaannya dan untuk

menginformasikan pembuatan keputusan dan meningkatkan produktivitas.

27. Proses BAI09-Manage Assets

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI09 adalah mengelola aset

melalui siklus hidupnya untuk memastikan agar aset memberikan nilai pada biaya

yang optimal, tetap operasional, dicatat dan secara fisik dilindungi, dan aset yang

penting untuk mendukung kemampuan servis tetap tersedia. Mengelola lisensi

software untuk memastikan agar nomor optimal didapatkan, dipertahankan dan

dikerahkan dengan hubungan dalam kebutuhan bisnis, dan software yang diinstal

pada perusahaan sesuai dengan persetujuan lisensi.

Tujuan dari proses tersebut adalah pencatatan seluruh aset IT dan

pengoptimalisasian nilai yang diberikan oleh aset tersebut.

28. Proses BAI10-Manage Configuration


mendefinisikan dan mempertahankan deskripsi dan hubungan antara sumber daya

kunci dan kemampuan yang dibutuhkan untuk penyampaian layanan IT, meliputi

pengumpulan informasi mengenai konfigurasi, menetapkan baseline,

memverifikasi dan mengaudit informasi konfigurisasi, dan memperbarui repositori

konfigurisasi.

69

Tujuan dari proses tersebut adalah menyediakan informasi yang cukup

tentang aset layanan untuk memungkinkan layanan secara efektif dikelola, menilai

dampak perubahan dan berurusan dengan insiden layanan.

29. Proses DSS01-Manage Operations

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses DSS01 adalah

mengkoordinasikan dan mengeksekusi aktivitas dan prosedur operasional yang

dibutuhkan untuk menghasilkan layanan IT internal maupun outsourced, termasuk

eksekusi atas SOP dan aktivitas pemantauannya.

Tujuan dari proses tersebut adalah menghasilkan layanan operasional IT

seperti yang direncanakan.

30. Proses DSS02–Manage Service Requests and Incidents.

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses DSS02 adalah menyediakan

waktu dan respon yang efektif untuk permintaan dan resolusi pemakai dari semua

tipe kejadian. Memperbaiki servis, dokumen, dan memenuhi permintaan pemakai.

Tujuan dari proses ini adalah mencapai pertumbuhan produksi dan

meminimalkan gangguan melalui perbaikan cepat dari pertanyaan dan kejadian dari

pemakai.

31. Proses DSS03-Manage Problems


mengidentifikasi dan mengklasifikasi masalah dan penyebabnya dan menyediakan

resolusi dengan jangka waktu untuk mencegah terulangnya insiden dan

memberikan rekomendasi untuk perbaikan.

70

Tujuan dari proses tersebut adalah meningkatkan ketersediaan,

memperbaiki level layanan, mengurangi biaya, dan meningkatkan kenyamanan

pelanggan, serta kepuasan dengan mengurangi jumlah problem operasional.

32. Proses DSS04-Manage Continuity

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses DSS04 adalah menetapkan

dan menjaga rencana untuk memungkinkan bisnis dan IT merespon insiden dan

gangguan dalam upaya melanjutkan operasi proses bisnis yang penting dan layanan

IT yang dibutuhkan dan menjaga ketersediaan informasi di tingkat yang dapat

diterima perusahaan.

Tujuan dari proses tersebut adalah melanjutkan operasi proses bisnis yang

penting dan menjaga ketersediaan informasi di tingkat yang dapat diterima

perusahaan ketika terjadi gangguan yang signifikan.

33. Proses DSS05-Manage Security Services

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses DSS05 adalah melindungi

informasi perusahaan untuk mempertahankan tingkatan dari keamanan informasi

yang dapat diterima oleh perusahaan sesuai dengan kebijaksanaan keamanan.

Menetapkan dan mempertahankan peran keamanan informasi dan hak akses dan

melakukan pengawasan keamanan.

Tujuan dari proses tersebut adalah meminimalisasikan dampak bisnis dari

kerentanan dan insiden dari keamanan informasi operasional.

34. Proses DSS06–Manage Business Process Controls


mendefinisikan dan memelihara ketepatan kontrol bisnis proses untuk memastikan

71

informasi terkait dan proses dari internal atau dari luar dapat memenuhi informasi

yang relevan.

Tujuan proses ini adalah untuk memelihara integrasi informasi dan

keamanan dari aset informasi ditangani dengan proses-proses bisnis dalam

perusahaan.

35. MEA01-Monitor, Evaluate, and Assess Performance and Conformance

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses MEA01 adalah

mengumpulkan, memvalidasi, dan mengevaluasi bisnis, IT dan tujuan proses dan

metrics. Mengawasi proses yang tidak sesuai dengan ketentuan dan tujuan yang

ditentukan dan menyediakan kegiatan pelaporan yang sistematik dan tepat waktu.

Tujuan dari proses tersebut adalah menyediakan transparansi performa dan

kesesuaian dan mendorong pencapaian tujuan.

36. MEA02-Monitor, Evaluate, and Assess the System of Internal Control

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses MEA02 adalah secara terus-

menerus mengawasi dan mengevaluasi lingkungan kontrol, termasuk penilaian diri

sendiri, dan review dari assurance independen. Memungkinkan management untuk

mengidenfitikasi kekurangan kontrol dan ketidakefektifan dan menginisialisasi aksi

perbaikan. Merancang, mengorganisasi, dan mempertahankan standar untuk

penilaian kontrol internal dan aktivitas assurance.

Tujuan dari proses ini adalah mendapatkan transparansi bagi stakeholder

kunci untuk kecukupan pada kontrol sistem internal yang akan membuat mereka

percaya pada kegiatan operational perusahaan, kepercayaan pada pencapaian dari

tujuan perusahaan, dan pemahaman cukup terhadap risiko yang tersisa.

72

37. Proses MEA03–Monitor, Evaluate, and assess compliance with external

Requirements

Menurut ISACA (2012), deskripsi proses MEA03 adalah mengevaluasi

proses TI dan mendukung proses bisnis TI patuh pada hukum, regulasi dan

berdasarkan perjanjian. Menghasilkan kepastian bahwa kebutuhan telah

teridentifikasi dan mematuhinya, dan pemenuhan integrasi TI dengan seluruh

pemenuhan perusahaan.

Tujuan dari proses ini adalah memastikan bahwa perusahaan kompatibel

dengan semua persyaratan eksternal yang berlaku.

2.4.9. Assessment Process Activities

Assessment Process Activities adalah tahapan-tahapan aktifitas dalam

melakukan proses penilaian capability level untuk perusahaan (ISACA, 2012):

a. Initiation

Initiation merupakan tahapan pertama dalam assessment process activities

yang ada pada Process Assessment Model COBIT 5. Bertujuan untuk menjelaskan

hasil identifikasi dari beberapa informasi yang dapat dikumpulkan.

b. Planning the Assessment

Tahap kedua adalah dilakukan rencana penilaian yang bertujuan untuk

mendapatkan hasil evaluasi penilaian capability level. Dengan pengisian angket

kuesioner oleh beberapa staf STIK-PTIK selaras dengan kebutuhan penelitian.

c. Briefing

Tahapan ketiga adalah dilakukan pengarahan kepada tim penilai manajemen

penerimaan perubahan dan transisi pada PJJ STIK-PTIK, disana penulis memberi

73

pengarahan kepada tim penilai tentang masukan, proses dan keluaran yang ada pada

BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) COBIT 5

d. Data Collection

Tahap keempat adalah dilakukan pengumpulan data dari hasil temuan yang

terdapat pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK yang bertujuan untuk

mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang telah

dilakukan.

e. Data Validation

Tahap kelima adalah dilakukan validasi data yang bertujuan untuk

mengetahui hasil perhitungan kuesioner agar mendapat evaluasi penilaian

capability level.

f. Process Atribute Level

Tahap keenam adalah dilakukan proses memberi level pada atribut yang ada

disetiap indikator, yang bertujuan untuk menunjukkan hasil capability level dari

hasil perhitungan kuesioner pada tahap-tahap sebelumnya dan melakukan analisis

GAP pada tahapan berikutnya.

g. Reporting the Result

Tahap ketujuh adalah membuat laporan hasil evaluasi yang bertujuan untuk

memberikan rekomendasi kepada Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK

dengan COBIT 5. Dalam praktik tata kelola teknologi informasi pada COBIT 5

memiliki beberapa ketentuan yang harus dipenuhi.

74

2.5. Fokus Area Tata Kelola TI

Domain proses yang dipilih dalam proses evaluasi tata kelola teknologi

informasi ini berdasarkan kebutuhan instansi dan dan di dukung oleh kerangka kerja

COBIT 5 pada pemetaan IT Related Goal (Gambar 2.5). Berdasarkan hasil pra-

penelitian (wawancara dan kuesioner) yang penulis lakukan di STIK-PTIK,

masalah yang terdapat pada STIK-PTIK adalah tentang perubahan dan transisi yang

sedang terjadi pada sistem pendidikan STIK-PTIK. Oleh sebab itu, IT Related Goal

yang penulis ambil adalah IT Related Goal 08 Adequate Use of Application,

Information, and Technology Solution. Dari IT Related Goal tersebut didapati 3

proses primer, yaitu APO04 (Manage Innovation), BAI05 (Manage Organizational

Change Enablement) dan BAI07 (Manage Change Acceptance and Transition).

Dari ketiga proses tersebut penulis memilih BAI07 (Manage Change Acceptance

and Transition) karena proses tersebut sesuai dengan permasalahan yang terjadi

pada STIK-PTIK.

2.5.1. BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi)

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI07 adalah menerima

secara formal dan mengoperasionalkan solusi baru, termasuk implementasi dan

perencanaan, konversi sistem dan data, UAT, komunikasi, persipan pelepasan,

memasukkan proses bisnis baru atau proses bisnis yang berubah dan layanan IT ke

lingkungan produksi, dukungan masa-masa awal, dan review setelah implementasi.

Tujuan dari proses tersebut adalah mengimplementasikan solusi dengan

aman dan sejalan dengan ekspektasi dan hasil yang sudah disetujui.

75

2.5.2. Identifikasi Kebutuhan Dokumen

Dalam melakukan evaluasi pada bidang Manajemen Penerimaan Perubahan

dan Transisi pada Sistem PJJ STIK-PTIK , maka diperlukan identifikasi kebutuhan

dokumen yang perlu disiapkan instansi untuk mendukung pelaksanaan evaluasi ini.

Dalam mencapai level kapabilitas 1, maka aktivitas yang harus dilakukan adalah

mengecek proses-proses COBIT apakah sudah terlaksana atau belum oleh bidang

Manajemen Pernerimaan Perubahan dan Transisi. Proses yang akan dinilai dan

dianalisis adalah BAI07. Daftar dokumentasi pada level kapabilitas level 1 adalah:

1. BAI07.01 Penyusunan Rencana Implementasi

Menetapkan rencana implementasi yang meliputi konversi data dan sistem,

kriteria pengujian penerimaan, komunikasi, pelatihan, persiapan rilis,

promosi hingga produksi dan dukungan produksi awal. Memperoleh

persetujuan dari pihak-pihak terkait.

Inputs: Rencana pengelolaan kualitas, Rencana dan jadwal perubahan,

permintaan perubahan yang telah disetujui.

Outputs: Rencana implementasi yang telah disetujui, Implementasi backup

dan proses pemulihan.

2. BAI07.02 Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data

Persiapan untuk proses bisnis, layanan data TI dan metode pengembangan,

termasuk jejak audit dan rencana pemulihan yang harus dilakukan ketika

migrasi data gagal.

76

Inputs: -

Ouputs: Rencana migrasi.

3. BAI07.03 Rencana Persetujuan Pengujian

Menetapkan rencana pengujian berdasarkan standar perusahaan dunia yang

menentukan peran, tanggung jawab dan kriteria masuk/keluar. Memastikan

bahwa rencana disetujui oleh pihak terkait.

Inputs: Persyaratan untuk verifikasi hasil, prosedur pengujian, rencana

pengujian, komunikasi hasil pengujian, catatan hasil pengujian dan jejak

audit

Outputs: Rencana pengujian disetujui.

4. BAI07.04 Penyusunan Lingkungan Pengujian

Mendefinisikan dan menetapkan perwakilan keamanan lingkungan

pengujian dari proses bisnis yang direncanakan dan lingkungan operasional

TI, kinerja dan kapasitas, keamanan, pengendalian internal, praktek

operasional, kualitas data dan persyaratan privasi, dan beban kerja.

Inputs: -

Outputs: Data pengujian.

5. BAI07.05 Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui

Uji perubahan secara mandiri sesuai dengan rencana pengujian yang telah

ditentukan sebelum migrasi ke lingkungan sistem baru.

77

Inputs: -

Outputs: Catatan hasil uji, hasil evaluasi persetujuan, penerimaan

persetujuan dan pelepasan produk.

6. BAI07.06 Mempromosikan Sistem Baru

Mempromosikan solusi yang diterima pada bisnis dan operasi. Apabila

diperlukan, menjalankan solusi sebagai implementasi atau secara paralel

dengan solusi lama untuk periode tertentu dan membandingkan perilaku dan

hasil. Jika masalah yang signifikan terjadi, kembali ke lingkungan asli

berdasarkan rencana fallback/backup. Mengelola perilisan komponen

solusi.

Inputs: -

Outputs: Rencana perilisan dan Catatan perilisan.

7. BAI07.07 Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru

Memberikan dukungan awal untuk para pengguna dan teknisi TI untuk

periode waktu yang disepakati untuk menangani masalah dan membantu

menstabilkan solusi baru.

Inputs: Ulasan hasil kualitas servis, termasuk feedback dari pengguna,

Ukuran keberhasilan dan hasil.

Ouputs: Rencana dukungan tambahan.

78

8. BAI07.08 Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi

Melakukan review pasca implementasi untuk mengkonfirmasi hasil,

mengidentifikasi pelajaran, dan mengembangkan rencana aksi.

Mengevaluasi dan memeriksa kinerja aktual dan hasil dari layanan baru atau

perubahan terhadap kinerja yang telah diprediksi dan hasil keluaran (yaitu,

pelayanan yang diharapkan oleh pengguna).

Inputs: Ulasan hasil kualitas dan audit, akar penyebab gagalnya kualitas

hasil, hasil dari solusi dan monitoring kualitas servis delivery, ukuran

keberhasilan dan hasil.

Outputs: Laporan ulasan pasca implementasi, rencana aksi perbaikan.

Untuk penilaian kapabilitas level 2 sampai dengan level 5, dokumen-

dokumen yang dibutuhkan untuk penilaian dan sekaligus berperan sebagai bukti

pengelolaan proses yang dilaksanakan tersebut adalah:

79

Gambar 2.9 Hubungan GWP untuk Capability Level (ISACA, 2012)

Perincian dari dokumen yang dibutuhkan untuk penilaian masing-masing

level adalah sebagai berikut:

1. Level 2: 1, 2, 3, dan 4.

2. Level 3: 1, 2, 4, 5, dan 9.

3. Level 4: 1, 6, 7, 8, dan 9.

4. Level 5: 6 dan 9.

1. Dokumentasi proses: Nama proses, pemilik proses, ruang lingkup proses,

peranan proses, peta proses, diagram RACI, matriks kontrol internal, dan

prosedur proses.

80

2. Rencana proses: Tujuan performa proses, pengurusan sumber daya proses,

komunikasi proses, infrastruktur proses, lingkungan kerja, kebutuhan

kemampuan dan pengalaman, dan kebutuhan pelatihan.

3. Rencana kualitas: Pernyataan kebijakan kualitas dan tujuan, isi hasil kerja,

kriteria kualitas hasil kerja sebagai dasar review dan persetujuan,

dokumentasi hasil kerja, dan pengendalian perubahan hasil kerja.

4. Catatan kualitas: Catatan review hasil kerja terhadap ketentuan dan tindakan

yang diambil.

5. Kebijakan dan standar: Tujuan dan tanggung jawab proses, batas performa

minimum proses, pemetaan proses standar, termasuk urutan yang

diharapkan dan interaksi antar proses, prosedur yang standarisasi, peran dan

kompetensi yang dibutuhkan untuk melakukan proses, infrastuktur dan

lingkungan kerja untuk melakukan proses, ketentuan pelaporan dan

pemantauan termasuk audit.

6. Rencana peningkatan proses: Tujuan peningkatan proses, analisis terhadap

best practice, kesempatan pengembangan teknologi, tindakan peningkatan,

rencana implementasi peningkatan, dan pendekatan kualitas proyek.

7. Rencana pengukuran proses: Tujuan pengukuran, indikator pengukuran

yang disarankan, prosedur pengumpulan data, dan prosedur analisis.

8. Rencana pengendalian proses: Teknik pengendalian, pendekatan

pengukuran, dan batasan performa normal.

9. Catatan performa proses: Catatan review terhadap ketentuan dan tindakan

yang diambil.

81

2.6. Metodologi Penelitian

Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

2.6.1. Metode Pengumpulan Data

1. Observasi

Observasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara mengamati secara

langsung maupun tidak tentang hal-hal yang diamati dan mencatatnya pada

alat observasi. Sedangkan “check list” atau daftar cek yang merupakan

pedoman observasi yang berisikan daftar dari semua aspek yang diamati,

sebagai instrument yang digunakan pada kuesioner (Sanjaya, 2013).

2. Wawancara

Wawancara (interview), adalah teknik penelitian yang dilaksanakan dengan

cara dialog baik secara langsung (tatap muka) maupun melalui saluran

media tertentu antara pewawancara dengan yang diwawancarai sebagai

sumber data (Sanjaya, 2013).

3. Studi Literatur

Proses kegiatan menelaah dan membaca bahan-bahan pustaka seperti buku-

buku atau dokumen-dokumen, mempelajari dan menilai prosedur dan hasil

penelitian sejenis yang pernah dilakukan orang lain, serta mempelajari

laporan-laporan hasil observasi dan hasil survei tentang masalah terkait

dengan topik yang akan diteliti (Sanjaya, 2013).

82

Berikut merupakan beberapa hasil penelitian sejenis dengan penelitian yang

dilakukan oleh peneliti sebelumnya:

1. “Penilaian Tingkat Kematangan Tata Kelola TI Pada Sistem Informasi

Manajemen Akademik pada Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif

Hidayatullah Jakarta”. Tesis ini ditulis oleh Fitroh dengan COBIT 4.0.

Tujuan penelitian ini adalah memberikan gambaran jelas dan

rekomendasi, yang diharapkan ada tindak lanjut berupa pembenahan

secara step by step maupun keseluruhan pada universitas. Hasil

penelitian ini domain PO berada pada level 2 dan untuk domain AI

berada pada level 1.

2. “Analisis Management Awareness dan Maturity Level pada DRC

(Disaster Recovery Center) Bank Sumsel Babel dengan Cobit 4.1”.

Skripsi ini ditulis oleh Yusron Pratyangga (Program Studi Sistem

Informasi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta).

Tujuan penelitian ini adalah membuat rekomendasi hasil analisis

Management Awareness dan Maturity Level pada DRC Bank Sumsel

Babel berdasarkan Cobit 4.1 yaitu pada DS9 mengelola konfigurasi,

DS11 mengelola data, dan DS12 mengelola lingkungan fisik. Hasil

penelitian ini adalah Management Awareness berada pada level 3

menjadi level 4 dan Maturity Level berada pada level 2 menjadi level 3

yakni tahap yang diinginkan.

3. “Usulan Model Tata Kelola Teknologi Informasi pada Domain Monitor,

Evaluate and Assess dengan Metode Framework COBIT 5 pada PT

83

Bank Muamalat Indonesia Tbk”. Skripsi ini ditulis oleh Siti Ida Farida

(Program Studi Sistem Informasi, Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta). Tujuan penelitian ini adalah memberikan usulan

model tata kelola TI pada divisi TI yang berada pada PT Bank Muamalat

Indonesia. Hasil penelitian ini adalah capability level untuk MEA01

sampai saat ini yaitu 2,76 sedangkan harapan di masa yang akan datang

yaitu 3,00. Gap yang ditemukan sebesar 0,24. Untuk mengatasi gap

tersebut maka perusahaan diharapkan untuk mendokumentasikan

kegiatan yang sesuai disarankan oleh standar COBIT 5.

4. “Evaluasi Capability Level pada Dukungan Layanan Manajemen Data

dengan Framework COBIT 5 Studi Kasus DRC Asuransi Jasindo”.

Skripsi ini ditulis oleh Farah Nuri Eka Putri (Program Studi Sistem

Informasi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta).

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk meningkatkan mutu tata kelola

TI khususnya pada bidang DRC di Asuransi Jasindo. Hasil penelitian ini

adalah nilai untuk DSS01 mencapai 2,87 dan DSS03 mencapai 2,86

sedangkan ekspektasi yang diharapkan berada di posisi 4. Gap yang

ditemukan mencapai 1,23 untuk DSS01 dan 1,24 untuk DSS03.

Perusahaan diharapkan untuk melengkapi standar klasifikasi DRC yang

tepat sesuai prosedur yang ada di COBIT 5.

84

4. Kuesioner

Kuesioner merupakan instrumen penelitian berupa daftar pertanyaan atau

pernyataan secara tertulis yang harus dijawab atau diisi oleh responden

sesuai dengan petunjuk pengisiannya (Sanjaya, 2013).

2.6.2. Metode Analisis Data

Dengan menggunakan framework COBIT 5 khususnya pada proses BAI07

(Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) (ISACA, 2012).

1. COBIT 5 Assessment Process Activities

Assessment Process Activities adalah manajemen proyek dasar dari

praktik yang baik dan memberikan penilaian pada enam tahap untuk

menjamin hasil evaluasi sesuai pada tujuan orgnisasi. Berikut process

capability dalam melakukan evaluasi enam tahap yang berkelanjutan

(ISACA, 2012): Initiation, Planning the Assessment, Data Collection,

Data Validation, Process Attribute Level and Reporting the Result.

2. Penentuan Capability Level

Tingkat kemampuan pada suatu organisasi yang dinilai, apakah sudah

mencapai tujuan, kesesuaian visi dan misi pada organisasi.

3. Gap

Menurut Wakhinudin S (2009) analisa gap adalah suatu metode/ alat

membantu suatu lembaga membandingkan performansi actual dengan

performansi potensi. Operasionalnya dapat diuangkapkan dengan dua

85

pertanyaan berikut: “Dimana kita sekarang?” dan “Dimana kita

inginkan?”

4. Rekomendasi Perbaikan

Menurut Sarno (2009) rekomendasi perbaikan harus bisa

menggambarkan area perbaikan yang perlu dilakukan perusahaan

berdasarkan tingkat kapabilitas saat pelaksanaan evaluasi.

2.7. Metode Perhitungan Guttman

Dalam Penghitungan COBIT terdapat beberapa metode, antara lain:

Skala Likert adalah skala yang dapat dipergunakan untuk mengukur sikap,

pendapat, dan persepsi seseorang atau sekelompok orang mengenai suatu gejala

atau fenomena pendidikan. Dalam skala Likert terdapat dua bentuk pernyataan

yaitu pernyataan positif yang berfungsi untuk mengukur sikap positif, dan

pernyataan negative yang berfungsi untuk mengukur sikap negative objek sikap.

Skor pernyataan positif dimulai dari 1 untuk sangat tidak setuju (STS), 2 untuk tidak

setuju (TS), 3 untuk ragu-ragu (R), 4 untuk setuju (S), dan 5 untuk sangat setuju

(SS). Skor pernyataan negative dimulai dari 1 untuk sangat setuju (SS), 2 untuk

setuju (S), 3 untuk ragu-ragu (R), 4 untuk tidak setuju (TS), dan 5 untuk sangat

tidak setuju (STS). Beberapa peneliti menghilangkan option “Ragu-ragu” dalam

instrument penelitian untuk memudahkan penulis melihat sikap siswa

sesungguhnya sesuai angket yang responden isikan.

Skala Guttman merupakan skala kumulatif. Louis Guttman (1916-1987)

merupakan orang pertama yang memperkenalkan metode skala guttman. Dalam

penggunaannya, skala guttman menghasilkan binary skor (0-1), dan digunakan

86

untuk memperoleh jawaban dengan tegas dan konsisten seperti ‘ya’ dan ‘tidak’ atau

‘benar’ dan ‘salah’. Hasil jawaban kuisioner kemudian akan dilakukan konversi

nilai terhadap setiap jawaban dari responden. Konversi nilai dilakukan dengan

menggunakan nilai 0 untuk jawaban Tidak (T) dan nilai 1 untuk jawaban Ya (Y).

Hasil konversi kemudian akan dilakukan normalisasi dengan membagi nilai total

dengan jumlah pertanyaan yang ada pada setiap level, kemudian setelah dilakukan

normalisasi dilakukan perhitungan rata-rata dengan membagi total nilai jawaban

dengan jumlah responden.

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode Skala Guttman dengan

alasan:

1. Pada Skala Guttman, to be ditentukan berdasarkan hasil wawancara dengan

pihak terkait dengan menyimpulkan dari visi, misi, dan kondisi. Sedangkan

Skala Likert ditentukan pada setiap pertanyaan pada kuesioner.

2. Pada peneliti sebelumnya: Sri Utami Israyanti (2014) menggunakan Skala

Likert pada COBIT 4.1. memiliki GAP sebesar 3 antara as is dan to be.

Yusron Pratyangga (2012) menggunakan Skala Likert COBIT 4.1. dan

memiliki GAP sebesar 2 antara as is dan to be. Siti Ida Farida (2014)

menggunakan Skala Likert pada COBIT 5, memiliki GAP sebesar kurang

dari 1 anatara as is dan to be.

3. Pada COBIT 5 untuk naik level berikutnya semua proses pada level

sebelumnya harus terpenuhi, sehingga lebih cocok menggunakan Skala

Guttman karena as is ditentukan berdasarkan hasil wawancara, visi, misi

dan kondisi STIK-PTIK.

87

Pada penelitian ini dilakukan pembedaan istilah antara nilai kapabilitas dan

tingkat kapabilitas. Nilai kapabilitas bisa bernilai tidak bulat (bilangan pecahan),

yang mempresentasikan proses pencapaian menuju suatu tingkat kapabilitas

tertentu. Sedangkan tingkat kapabilitas lebih menunjukkan tahapan atau kelas yang

dicapai dalam proses kapabilitas, yang dinyatakan dalam bilangan bulat. (Surendro,

2009). Untuk lebih jelasnya, berikut tabel penilaian kapabilitas:

Tabel 2.18 Tabel penilaian kapabilitas

Rentang nilai Jawaban Nilai Kapabilitas Tingkat Kapabilitas

0 – 0,50 a 0,00 0 Incomplete Process

0,51 – 1,50 b 1,00 1 Performed Process

1,51 – 2,50 c 2,00 2 Managed Process

2,51 – 3,50 d 3,00 3 Established Process

3,51 – 4,50 e 4,00 4 Predictable Process

4,51 – 5,00 f 5,00 5 Optimizing Process

93

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Desain Penelitian

Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah metode

kualitatif, dengan menggunakan studi kasus (objek), yaitu suatu cara yang

sistematis dalam melihat suatu kejadian, mengumpulkan data, menganalisis

informasi dan melaporkan hasilnya. Dalam studi kasus ini, metode pengumpulan

data dilakukan dengan wawancara yang dipandu berdasarkan pertanyaan-

pertanyaan berdasarkan COBIT 5, selain itu juga dilakukan observasi untuk

memperkuat hasil penelitian.

Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini merupakan data primer

(berdasarkan kuesioner, observasi dan hasil wawancara dengan pihak organisasi

terkait) dan data sekunder yang diperoleh dari berbagai sumber (studi pustaka yang

dapat dilihat dari penelitian sebelumnya ataupun dari internet serta buku-buku yang

berhubungan dengan penelitian ini).

3.2. Kerangka Berfikir Penelitian

Dalam melakukan penelitian ini, penulis memiliki kerangka berfikir agar

penelitian ini memiliki langkah-langkah yang jelas dalam penyelesaiannya. Penulis

menggunakan Process Assessment Model yang memiliki initiation, planning the

assessment, briefing, data collection, data validation, process attribute level, dan

reporting the result untuk mendapatkan nilai capability level Sistem

94

Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) milik STIK-PTIK. Dimana kerangka berfikir penulis

adalah sebagai berikut:

Gambar 3.1 Kerangka Berfikir

95

3.3. Initiation

Pada tahap ini penulis mengumpulkan data, yaitu penulis melakukan suatu

aktivitas dalam memahami kondisi yang sebenarnya dari perusahaan yang akan

dievaluasi termasuk hukum dan aturan yang ada di perusahaan. Tahap ini dapat

dilakukan untuk mengidentifikasi awal pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ)

STIK-PTIK, mencangkup struktur organisasi, proses TI, user, fasilitas yang

tersedia, serta kebijakan yang berlaku.

3.3.1. Observasi

Observasi yang dilakukan di Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian-PTIK

bertujuan untuk mengidentifikasi dan mencari beberapa informasi yang dapat

dikumpulkan. Observasi dimulai pada Mei 2014 hingga September 2014. Observasi

dilakukan dua kali dalam seminggu di STIK-PTIK Kebayoran Baru. Pengumpulan

data melalui observasi yang dilakukan dengan melihat langsung bagaimana sistem

pendidikan jarak jauh yang sedang berjalan. Hasilnya adalah kegiatan sistem

pendidikan jarak jauh berjalan cukup baik, namun masih ada pihak-pihak dari

mahasiswa dan dosen yang kurang menyetujui sistem yang sedang berjalan.

Kegiatan ini dilakukan dibawah bimbingan Bapak Kombes Pol Edi Setyo sebagai

Kepala Pendidikan Jarak Jauh.

3.3.2. Metode Wawancara

Wawancara dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab langsung

dengan narasumber terkait penelitan tentang manajemen perubahan pada sistem

pendidikan jarak jauh milik STIK-PTIK. Penjelasan mengenai seluruh kegiatan

yang dilakukan sehari-hari pada sistem pendidikan jarak jauh bersama para staff

96

dan admin yang bertugas, mahasiswa dan juga dosen yang melakukan kegiatan

belajar mengajar, sehingga tata kelola teknologi informasi tentang manajemen

perubahan pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) dapat sesuai keadaan yang

berjalan dengan mengacu pada kerangka COBIT 5.0. Wawancara ini dilakukan

pada:

Tabel 3.1 Daftar wawancara

NO TANGGAL NAMA JABATAN

1 30-04-2014 Edi Setyo Ketua PJJ STIK-PTIK

2 05-05-2014 Adhie Candra Ketua Teknisi PJJ STIK-PTIK

Hasil yang dicapai adalah melihat kegiatan operasional dan mencari data

yang diperlukan untuk penelitian. Wawancara ini dilakukan di bawah pengawasan

Bapak Kombes Pol Edi Setyo selaku kepala divisi pendidikan jarak jauh. Beliau

memberikan penjelasan mengenai alasan mengapa dilaksanakannya pendidikan

jarak jauh, struktur organisasi pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ). Juga

memberikan penjelasan SOP staff, admin, mahasiswa dan dosen. Serta pengelolaan

asset infrastruktur IT pada STIK-PTIK untuk melaksanakan kegiatan pendidikan

jarak jauh.

3.3.3. Kajian Pustaka

STIK-PTIK juga harus memahami implementasi dan fokus yang

berkelanjutan terhadap keuntungan dari perubahan yang dihasilkan oleh penelitian.

Sebagaimana yang ada pada penelitian terdahulu yang dilakukan dengan metode

COBIT. Pada penelitian ini menggunakan beberapa referensi berupa jurnal, skripsi

dan thesis yang membahas tentang model tata kelola teknologi informasi. Berikut

data referensi penelitian:

97

Tabel 3.2 Daftar Kajian Pustaka

No Nama Bulan,

Tahun

Judul Framework

COBIT

1 Siti Ida Farida April,

2014

Usulan Model Tata

Kelola Teknologi

Informasi Pada Domain

Monitor, Evaluate and

Assesss Dengan Metode

Framework COBIT 5

COBIT 5.0

2 Farah Nuri Eka

Putri

Mei,

2014

Evaluasi Capablity

Level Pada Dukungan

Layanan Manajemen

Data Dengan

Framework COBIT 5

COBIT 5.0

3 Fitroh Juni,

2012

Penilaian Tingkat

Kematangan Tata Kelola

TI Pada Sistem

Informasi Manajemen

Akademik.

COBIT 4.1

4 Yusron

Pratyangga

Desember,

2012

Analisis Management

Awarness dan Maturity

Level pada DRS

(Disaster Recovery

Center) Bank Sumsel

Babel

COBIT 4.1

Beberapa hal yang membedakan penelitian penulis dengan referensi

penelitian yang lain bisa dilihat dari perbedaan framework COBIT yang dipakai.

Sebagai contoh penulis menggunakan COBIT 5 sebagai framework sedangkan

peneliti Fitroh dan Yusron menggunakan COBIT 4.1. Kemudian hal lain yang

membedakan bisa dilihat dari proses domain yang diambil oleh penulis. Sebagai

contoh penulis mengambil proses domain BAI07 pada COBIT 5 yaitu membahas

tentang Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi sedangkan proses domain

yang diambil oleh peneliti Siti Ida Farida adalah proses Monitor, Evaluate and

Assess pada COBIT 5. Hal lain yang bisa membedakan penelitian penulis dengan

98

peneliti lain adalah metode perhitungan yang digunakan untuk menentukan nilai

capability level dimana penulis pribadi menggunakan metode Guttman dan peneliti

lain menggunakan metode Linkert.

Dari beberapa referensi penelitian yang sebelumnya dipelajari dan

menggunakan framework COBIT, maka dirumuskan penelitian ini berjudul

Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh

Menggunakan Framework Cobit 5 Fokus Proses Manage Change Acceptance And

Transition (BAI07) (Studi Kasus: Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian - PTIK).

3.4. Planning The Assessment

Usulan model tata kelola pada divisi pendidikan jarak jauh STIK-PTIK ini

akan dibuat pada BAI (Build, Acquire and Implementation) dari framework COBIT

5.0 untuk proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi), dimana

proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) memiliki sub yaitu

BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi), BAI07.02 (Perencanaan Proses

Bisnis, Konversi Sistem dan Data), BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian),

BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian), BAI07.05 (Penyelenggaraan

Pengujian Yang Disetujui), BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru), BAI07.07

(Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru), BAI07.08 (Melakukan

Pengulasan Pasca Implementasi).. Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dalam

pembuatan model tata kelola pada divisi pendidikan jarak jauh STIK-PTIK maka

dibuatlah kuesioner yang dikembangkan dari COBIT 5.0. Pada penelitian ini

menggunakan kuesioner Capability Level dengan penjelasan sebagai berikut:

99

a. Kuesioner Capability Level

Objek pertanyaan pada Capability Level dikembangkan dari deskripsi

model tingkat kematangan COBIT 5 pada proses BAI07 (Manajemen Penerimaan

Perubahan dan Transisi). Tiap pernyataan activity yang terdapat di COBIT 5

dijadikan pertanyaan guna mengetahui kondisi STIK-PTIK untuk mencapai kondisi

to be yang diinginkan dengan pilihan jawaban ya (Y) atau tidak (T).

b. Purposive Sampling

Pada teknik Purposive Sampling untuk proses BAI07 (Manajemen

Penerimaan Perubahan dan Transisi) ditentukan dan disesuaikan menggunakan

diagram RACI BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) yang

terdapat pada COBIT 5.0

Peran pada diagram RACI Chart kemudian dipetakan kepada peran-peran

terkait yang terdapat dalam struktur organisasi Sistem PJJ STIK-PTIK sehingga

diharapkan jawaban dari kuesioner dapat sesuai dan mewakili keadaan yang ada di

STIK-PTIK. Hasil pemetaan diagram RACI kedalam struktur organisasi dapat

dilihat pada Bab 2 (2.5.3.1).

Daftar nama pemangku kepentingan yang terdapat dalam PJJ STIK-PTIK

sesuai dengan RACI Chart:

Tabel 3.3 Daftar Nama Pemangku Kepentingan Pada PJJ STIK-PTIK

No RACI Chart Jabatan Pada PJJ Nama

1 Business Process

Owners

Ketua Sekretariat

Pendidikan Jarak

Jauh (PJJ)

Edi Setyo

2 Chief Risk Officer Teknisi Adhie Chandra

3 Chief Information

Officer

Ketua Sekretariat

Pendidikan Jarak

Jauh (PJJ)

Edi Setyo

100

4 Head Development Kakominfo Ujang

5 Service Manager Admin Wirsa

6 Information Security

Manager

Admin Wirsa

7 Business Continuity

Manager

Ketua Sekretariat

Pendidikan Jarak

Jauh (PJJ)

Edi Setyo

8 Steering

(Programmess/Projects)

Committee

Teknisi

Adhie Chandra

9 Service Manager

Admin

Wirsa

3.5. Briefing

Pada tahap ini penulis melakukan pengarahan kepada tim penilai yang ada

di Sistem PJJ STIK-PTIK sehingga memahami masukan, proses dan keluaran

dalam unit organisasi yang akan di nilai dengan cara menentukan jadwal kapan

dilakukan kuesioner dan menghubungi responden yang ada di RACI Chart,

pengumpulan dokumen yang dibutuhkan, hasil rekapitulasi dari jawaban kuesioner

dan pelaporan dari hasil penilaian.

3.6. Data Collection

Pada tahap ini penulis mengumpulan data dari hasil temuan yang terdapat

di PJJ STIK-PTIK mulai dari observasi dan wawancara yang bertujuan untuk

mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang telah

dilakukan.

3.7. Data Validation

Pada tahap ini penulis melakukan validasi terhadap kuesioner yang telah

dijawab oleh para respon sesuai dengan tabel RACI yang bertujuan untuk

101

mengetahui hasil perhitungan kuesioner dengan menggunakan skala guttman pada

BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi).

3.8. Process Attribute Level

Pada tahap ini penulis merekap seluruh proses yang ada pada BAI07

(Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) yang hasilnya menjadi

penentuan nilai dan capability level pada BAI07 (Manajemen Penerimaan

Perubahan dan Transisi) di Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.

Selanjutnya, penulis melakukan pengecekan secara bertahap pada BAI07

(Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) apakah proses tersebut telah

memenuhi persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi pada masing-masing level

dengan ketentuan kategori dari hasil penilaian di tiap levelnya.

3.9. Reporting The Result

Pada tahap ini peneliti melaporkan hasil evaluasi berupa hasil temuan,

aktifitas setiap proses dan gap yang bertujuan untuk memberi rekomendasi untuk

manajemen penerimaan perubahan dan transisi menggunakan COBIT 5.

a. Penentuan GAP

Menurut Wakhinuddin S (2009) analisis gap (jarak) adalah suatu

metode/alat membantu suatu lembaga membandingkan performansi aktual dengan

performansi potensi. Operasionalnya dapat diungkapkan dengan dua pertanyaan

berikut: “Dimana kita sekarang?” dan “Dimana kita inginkan?”.

Tujuan analisis gap untuk mengidentifikasi gap antara alokasi optimis dan

integrasi input, serta ketercapaian sekarang. Analisis gap membantu

102

organisasi/lembaga dalam mengungkapkan yang mana yang harus diperbaiki.

Proses analisis gap mencakup penetapan, dokumentasi, dan sisi positif keragaman

keinginan dan kapabilitas (sekarang).

Analisis gap dapat ditinjau dari perbedaan perspektif tentang:

lembaga/organisasi, arah organisasi, proses organisasi, teknologi informasi.

Analisis gap dapat menjadi dasar untuk mengukur investasi waktu, uang, dan

tenaga kerja yang dipakai, variabel ini dapat diukur melalui skala interval: ‘baik,

rata-rata, dan kurang’. Kebanyakan analisis gap ditinjau dari: gap produk dan gap

kompetitif.

Penentuan gap, dalam langkah ini diprosesnya hasil dari kuesioner yang

menghasilkan As is (kondisi terkini) dan To be (kondisi yang diharapkan). Ke dua

kondisi tersebut diambil dari kuesioner capability level sehingga menghasilkan

analisis gap dan deskripsi terhadap proses BAI07 (Manajemen Penerimaan

Perubahan dan Transisi).

b. Rekomendasi

Laporan dari hasil audit yang dilakukan terhadap proses bisnis yang telah

ditentukan yaitu BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) dan

setelah mendapatkan hasil dari Capability Level, maka dapat dibuat tabel

rekomendasi dan perbaikan untuk mencapai target (To be).

Bentuk laporan ini diperoleh dari tahapan analisis yang telah dilakukan akan

menjadi pertimbangan utama dalam mendefinisikan perancangan solusi perbaikan,

103

untuk dapat memberikan suatu usulan perbaikan. Hasil analisis penting yang dapat

dijadikan acuan, yaitu:

1. Penilaian tingkat kematangan (Capability Level) yang menghasilkan

kematangan yang sebenarnya (as is) maupun yang diharapkan (to be) serta strategi

pencapaian kematangan yang diperlukan.

2. Indikator kapabilitas proses adalah kemampuan proses dalam meraih

tingkat kapabilitas yang ditentukan oleh atribut proses. Bukti akan indikator

kapabilitas proses akan mendukung penilaian atas pencapaian atribut proses.

Dengan mempertimbangkan analisis tersebut dapat diperoleh pendefinisian

tindakan pada setiap atribut kematangan yang diarahkan pada tahapan pencapaian

proses kematangan yang diharapkan (to be).

103

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Initiation

4.1.1. Sejarah Singkat Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian-PTIK (STIK-PTIK)

STIK – PTIK dengan peran sebagai lembaga pendidikan kedinasan dan

lembaga pendidikan akademik, mempunyai jati diri sebagai perguruan tinggi

kedinasan kepolisian Republik Indonesia yang bertujuan mengembangkan ilmu

kepolisian di Indonesia. Untuk mewujudkan hal tersebut, senantiasa dilakukan

usaha-usaha maksimal untuk meningkatkan kualitas proses belajar mengajar

(akademik) dan kualitas kelembagaan Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian “PTIK”,

sehingga lembaga ini mampu meluluskan perwira-perwira dengan kualitas terbaik

untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, bangsa, dan Negara Indonesia.

Pada tanggal 18 Agustus 1945 dibentuk Badan Kepolisian Negara

bedasarkan maklumat pemerintah, pada tanggal 29 September 1945 di lantik

Kepala Kepolisian Negara yang pertama R.S. Soekanto. Pada tanggal 17 Juli 1946

dengan Ketetapan Pemerintah No. 11/SD/1946 di bentuk Jawatan Kepolisian

Negara yang dipimpin oleh Kepala Kepolisian Negara dan bertanggung jawab

langsung kepada Perdana Menteri (hari yang monumental ini selanjutnya

diperingati sebagai hari bayangkara). Semua fungsi kepolisian disatukan dalam

jawatan Kepolisian Negara yang memimpin kepolisian di seluruh tanah air. Pada

tanggal 17 Juni 1946 di bentuk sekolah Kepolisian Negara pada bagian tinggi di

Mertoyudan dan selanjutnya berproses dan berkembang menjadi akademik polisi

104

dan berdasarkan Surat Keputusan Perdana Menteri No: 47/PM/II/50 tanggal 1

September 1950 secara resmi nama akademik polisi diubah menjadi Perguruan

Tinggi Ilmu Kepolisian.

Penataan lembaga PTIK terus dilakukan dan ditingkatkan, dengan Surat

Keputusan Perdana Menteri Nomor :87/PM/II/1954 tanggal 20 Agustus 1954 telah

membagi pendidikan atau pengajaran dalam 2 bagian, meliputi : bagian “persiapan”

PTIK atau Bakaloreat selama 3 tahun dan bagian “keahlian” (doktoral) selama 2

tahun. Perkembangan lebih lanjut kampus PTIK dari Mertoyudan dipindahkan ke

Yogyakarta, beberapa tahun kemudian kampus PTIK dipindahkan ke jalan Tambak

No. 2 Jakarta. Selanjutnya pada tahun 1963 kampus PTIK dipindahkan ke Pasar

Jum’at dan menempati gedung Deplat 007 Ciputat, hingga tahun 1971 PTIK

kemudian berpindah lagi ke Jl. Tirtayasa Raya No. 6 Kebayoran Baru, Jakarta

Selatan hingga saat ini. Pada tahun 1976 organisasi dan prosedur PTIK terjadi

perubahan yang isinya bahwa Perguruan Tinggi Ilmu Kepolisian merupakan

lembaga pendidikan struktural berkedudukan dibawah dan tanggung jawab kepada

Kapolri. Berdasarkan Surat Keputusan Bersama Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan dan Kepala Kepolisian Republik Indonesia No. 0214/O/1980 dan

Nomor Kep/12/VII/80, PTIK merupakan Perguruan Tinggi Kedinasan dari

Kepolisian Republik Indonesia. Tanggung jawab atas pembinaan dan

pengembangan aspek akademik dari pendidikan tinggi PTIK dilaksanakan oleh

Menteri Pendidikan Nasional, sedangkan dari aspek pembinaan sumberdaya

dibawah kendali Kapolri.

105

Perkembangan organisasi PTIK selanjutnya di atur bedasarkan Surat

Keputusan Kapolri No.Pol : Kep/09/X/1984 tanggal 30 Oktoer 1984 lampiran “Z”

tentang pokok-pokok organisasi prosedur bahwa PTIK merupakan badan

penyelenggara dan pelaksana pendidikan dan pengembangan ilmu dan teknologi

Kepolisian bagi para perwira Polri yang berkedudukan di bawah Kapolri.

Penyelenggaraan pendidikan tinggi bidang ilmu dan teknologi Kepolisian baik

untuk jalur gelar maupun non gelar, yang meliputi:

a. Pendidikan dan pengajaran termasuk pembinaan mental kepribadian

dan kesamaptaan

b. Penelitian dan pengembangan.

c. Pengabdian masyarakat

Berdasarkan surat keputusan Kepala Kepolisian Republik Indonesia No. Pol:

Skep/2002/XII/1994, tentang Statuta PTIK, bahwa PTIK ditetapkan menjadi

Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian. Pengembangan lebih lanjut terhadap PTIK, telah

dilakukan Restrukturisasi Organisasi Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian “PTIK”

selaras dengan struktur organisasi Perguruan Tinggi Negeri/ Swasta. STIK-PTIK

telah dan sedang menyelenggarakan program pendidikan di samping Strata satu

(S1) Ilmu Kepolisian juga melaksanakan program studi sebagai berikut:

a. Bedasarkan Surat Keputusan Kapolri No. Pol : Skep/1183/VIII/1994

tanggal 29 Agustus 1994 diselenggarakan pendidikan D3 Ilmu

Kepolisian khusus untuk polisi wanita dilingkungan Polri

106

b. Keputusan mendiknas nomor: 84/D/O/2010 tanggal 14 Juni 2010,

selanjutnya dikuatkan dengan surat keputusan Kapolri Nomor:

Kep/378/VI/2010 tanggal 18 Juni 2010 tentang penyelenggaraan

program pasca sarjana (S2) Ilmu Kepolisian STIK-PTIK.

4.1.2. Logo STIK-PTIK

Gambar 4.1 Logo STIK-PTIK

4.1.3. Visi, Misi dan Tujuan STIK-PTIK

a. Visi STIK-PTIK

Visi Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian PTIK adalah menjadi pendidikan

tinggi yang dapat dibanggakan dan dapat diandalkan dalam

mewujudkan Perwira Sarjana Ilmu Kepolisian yang profesional dan

bermoral serta menjadi pusat pengkajian permasalahan kepolisian dan

pengembangan ilmu dan Teknologi Kepolisian. Menjadi perguruan

tinggi kepolisian yang modern bertaraf internasional dengan kompetensi

utama administrasi kepolisian, berkarakter kemandirian dan penggerak

perubahan.

107

b. Misi STIK-PTIK

1. Menyelenggarakan pendidikan tinggi ilmu kepolisian yang bermutu

tinggi dan memiliki keunggulan serta daya saing dalam pemantapan

pembangunan dan pemeliharaan keamanan.

2. Mengembangkan ilmu dan teknologi kepolisian sesuai tuntutan

kebutuhan masyarakat pada masa kini dan masa mendatang.

3. Menyelenggarakan pengkajian terhadap masalah-masalah

pemolisian dan memberikan rekomendasi akademis dalam rangka

perumusan kebijakan.

4. Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka

penerapan ilmu dan teknologi kepolisian.

5. Pempromosikan penyelenggaraan pendidikan dan pengembangan

ilmu dan teknologi kepolisian pada perguruan tinggi, serta

menyiapkan tenaga-tenaga pendidik ilmu kepolisian.

6. Penyelenggarakan kerja sama dengan lembaga pendidikan tinggi

dan lembaga-lembaga lain dalam sekala nasional maupun

internasional.

7. Menyelenggarakan pembinaan kemahasiswaan yang komprehensif

dan kompetitif.

8. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan lainnya secara

professional.

108

c. Tujuan STIK-PTIK

Tujuan umum

Menghasilkan lulusan sarjana yang berkualitas dan memiliki

keunggulan kompetitif, berwawasan ilmiah, bermoral serta mampu

mengembangkan dan menerapkan ilmu dan teknologi kepolisian dalam

pelaksanaan tugas di bidang pemeliharaan keamanan dan ketertiban

masyarakat, penegakan hukum serta perlindungan, pengayoman dan

pelayanan kepada masyarakat.

Tujuan Khusus

a. Meningkatkan kemampuan para perwira Polri lulusan akademi

kepolisian yang berkualifikasi sarjana, memiliki wawasan ilmiah,

bermoral dan profesional sebagai praktisi dan asisten manajer

tingkat menengah dalam melaksanakan tugas kepolisian.

b. Meningkatkan kemampuan anggota Polri, yang memiliki wawasan

ilmiah, bermoral dan profesional sebagai praktisi dalam pelaksanaan

fungsi kepolisian.

c. Mewujudkan sumber daya manusia yang berkualifikasi Sarjana

Ilmu Kepolisian yang cerdas, berbudaya, bermoral tinggi, kreatif

dan inovatif yang mampu memahami, menerapkan dan

mengembangkan ilmu dan teknologi kepolisian.

d. Mewujudkan sumber daya perwira Polri yang berwawasan ilmiah,

berkualifikasi sarjana, bermoral dan profesional sebagai praktisi dan

109

asisten manajer tingkat menengah dalam melaksanakan tugas

kepolisian.

4.1.4. Struktur Organisasi STIK-PTIK

Gambar 4.2 Struktur Organisasi STIK-PTIK

a. KETUA STIK

Prof Dr.Iza Fadri. Ketua STIK memiliki peran sebagai pemimpin, pemberi

perintah, pengambil keputusan dan yang mempunyai kewenangan

melakukan perubahan sesuai dengan perintah KAPOLRI.

110

b. URKU

Nach Rowi SE. Bagian dari STIK-PTIK yang mengurusi masalah

keuangan. Mulai dari penggajian karyawan dan staff hingga pengeluaran

yang dilakukan STIK-PTIK.

c. TAUD

Yoharni. Bagian Tata Usaha milik STIK-PTIK. Bagian yang mengatur

segala urusan tata usaha STIK-PTIK.

d. WAKET BID AKADEMIK

Drs. Suro Jauhari M,M. Waket Bid Akademik adalah bagian dari STIK-

PTIK yang mengatur perkuliahan mahasiswa di STIK-PTIK, seperti

mengatur jadwal kuliah, dosen pengajar, dsb.

e. WAKET BID MINWA

Drs. M. Chairul Noor A, SH., M.H. Waket Bid Minwa adalah bagian dari

STIK-PTIK yang mengatur kegiatan-kegiatan kemahasiswaan, mulai dari

apel pagi, outbound, hingga tempat tinggal mahasiswa (flat).

f. WAKET BID PPITK

Drs. J.B Gebana Prastyawan. Waket Bid PPITK adalah bagian dari STIK-

PTIK yang mengatur perencanaan

g. WAKET BID KERMA DAN DIANMAS

Drs. Asep Suhendar, M.Si. Waket Bid Kerma dan Dianmas adalah bagian

dari STIK-PTIK yang mengatur pengabdian mahasiswa terhadap

masyarakat.

111

h. DIT PROGRAM SARJANA

Drs. Budhi Suprayitno. DIT Program Sarjana adalah bagian dari STIK-

PTIK yang mengatur perkuliahan Sarjana Strata Satu (S1).

i. DIT PROGRAM PASCASARJANA

Drs. Tjiptono, M.M. DIT Program Pasca Sarjana adalah bagian dari STIK-

PTIK yang mengatur perkuliahan Sarjana Strata Dua (S2).

4.1.5. Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK

Penyelenggaraan sistem e-learning pada PJJ STIK telah dilaksanakan

sesuai rencana yaitu untuk mendidik para lulusan Akpol tahun 2000 s.d. 2010

sebanyak 1.470 orang yang belum mengikuti pendidikan S1 Program Studi Ilmu

Kepolisian di STIK.

Dengan pertimbangan daya tampung flat dan kelas pada STIK, maka setiap

tahunnya STIK hanya mampu mendidik mahasiswa sebanyak 405 orang mahasiswa

yang terbagi dalam 3 gelombang / angkatan dengan jumlah mahasiswa per angkatan

sebanyak 135 orang. Maka model pendidikan yang dikembangkan yang paling tepat

adalah dengan menggunakan model PJJ. Sehingga penyelenggaraan PJJ terhadap

lulusan Akpol yang belum mengikuti pendidikan S1 di STIK-PTIK akan

dilaksanakan mulai dari Tahun 2013 sampai dengan 2018.

4.1.5.1. Model Pembelajaran PJJ yang Dikembangkan STIK-PTIK

Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian (STIK-PTIK) merupakan sekolah

kedinasan di lingkungan pendidikan POLRI yang didirikan dalam rangka

mempersiapkan personel POLRI yang berkualitas, bermartabat dan menguasai ilmu

pengetahuan dan teknologi. Penyelenggaraan PJJ di STIK-PTIK menggunakan

112

Teknologi Informasi dan Komunikasi atau biasa disebut berbasis TIK, dimana

pendidikan tersebut secara konseptual membekali para mahasiswa dalam bidang

akademik dan non akademik melalui pemanfaatan berbagai media elektronik.

Berdasarkan Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasional (USPN) Nomor

20 Tahun 2003 bahwa PJJ adalah sebuah pendidikan yang peserta didiknya terpisah

dan pendidik dan pembelajarannya menggunakan berbagai sumber belajar melalui

teknologi komunikasi, informasi dan media lain, yang diselenggarakan pada

berbagai jenjang, jalur dan jenis pendidikan.

PJJ memiliki berbagai karakteristik, antara lain yang pertama adalah

percepatan dan perluasan akses serta pemerataan kesempatan untuk mengikuti

pendidikan, dimana PJJ mampu menjangkau seluruh lapisan masyarakat baik di

kota besar, di wilayah perbatasan sampai kepada daerah yang sangat sulit dijangkau

sekalipun mereka dapat dengan mudah mengikuti pendidikan yang berkualitas,

karakteristik yang ke dua adalah, PJJ memiliki efektifitas dan efisensi waktu, biaya

bagi peserta didik serta tidak memerlukan tempat khusus sepertai layaknya

membangun sebuah gedung sekolah, dan tetap menjunjung tinggi kualitas lulusan

kepada siapapun yang mengikuti program pendidikan jarak jauh.

Pelaksanaan PJJ di STIK-PTIK pola pembelajaran yang dikembangkan

dengan pola Blended / Hybrid system yaitu baik secara online maupun tatap muka

dengan komposisi 30%-79%, artinya program pembelajaran yang digunakan,

menggabungkan antara kegiatan perkuliahan online, belajar mandiri secara online

dan perkuliahan tatap muka antara dosen dengan mahasiswa dalam menyampaikan

materi bahan ajar yang dilaksanakan baik tatap muka secara langsung atau

113

dilaksanakan tatap muka online dengan teknologi web conference. Model

perkuliahan PJJ dengan pola Blended / Hybrid sistem yang dikembangkan oleh

STIK-PTIK adalah sebagai berikut:

a. Perkuliahan Online

Dalam pelaksanaan perkuliahan online mahasiswa secara mandiri kapan

pun dan dimana pun dengan menggunakan perangkat media komunikasi

yang berbasis internet, 1 (satu) minggu sebelum perkuliahan berlangsung

diwajibkan untuk mempelajari materi bahan ajar dalam bentuk Konten yang

terdapat dalam sistem e-learning STIK. Admin akan menginfokan kepada

mahasiswa tentang kewajiban mahasiswa untuk mempelajari materi bahan

ajar yang akan diajarkan oleh dosen sesuai dengan silabus e-learning.

Setelah pelaksanaan perkuliahan tatap muka baik secara langsung atau pun

secara online pada saat PJJ, mahasiswa bisa mempelajari kembali materi

bahan ajar yang sudah diajarkan oleh Dosen berikut hasil rekaman video

perkuliahan.

Dalam perkuliahan online sistem telah mengintegrasikan antara penilaian

akademik dengan pengasuhan, yaitu apabila mahasiswa tidak membuka

materi perkuliahan online maka tidak akan bisa membuka quis.

Konsekuensi dari mahasiswa tidak mengisi quis maka dianggap tidak

belajar, dan akan berpengaruh / pemotongan nilai kepribadian mahasiswa.

b. Perkuliahan Tatap Muka Online

Perkuliahan tatap muka online adalah kegiatan interaksi dosen dengan

mahasiswa menggunakan media teknologi web conference, teknologi ini

114

memudahkan terjadinya interaksi antara mahasiswa dan dosen secara

langsung. Kegiatan perkuliahan tatap muka online terjadwal setiap harinya

mulai pukul 08.00 s/d 15.00.

Teknis perkuliahan tatap muka online, dosen menyampaikan materi

perkuliahan di STIK-PTIK Jakarta dengan cara disyuting secara langsung

menggunakan teknologi web conference, mahasiswa yang berada di USBJJ

(unit sumber belajar jarak jauh) Polda dikumpulkan dalam satu ruang kelas

baik di Mapolda ataupun di SPN Polda. Selanjutnya seluruh mahasiswa

STIK yang berada pada USBJJ Polda secara bersama-sama mengikuti

perkuliahan yang sedang berlangsung secara web conference dengan dosen

di STIK-PTIK.

c. Belajar Mandiri

Belajar mandiri adalah kegiatan belajar yang dilakukan mahasiswa secara

mandiri dalam mempelajari materi bahan ajar pada setiap mata kuliah,

dengan cara sbb :

(a) Mempelajari materi bahan ajar berupa konten pada sistem e-

learning, referensi bahan belajar yang diunggah dalam e-library;

(b) Menyelesaikan penugasan yang diberikan oleh dosen;

Belajar mandiri dapat dilakukan mahasiswa kapan saja tanpa terikat waktu,

melalu media elektronik berupa laptop/komputer, gadget dan lain

sebagainya dengan sarana penunjang jaringan internet yang memadai.

Materi bahan ajar pada kegiatan belajar mandiri, bisa dipelajari pada sistem

e-learning STIK dalam bentuk perkuliahan online, karena sebagian besar

115

bahan ajar disampaikan secara online. PJJ STIK-PTIK menuntut seluruh

mahasiswa mampu belajar secara mandiri, adapun kata mandiri bukan

berarti belajar sendiri, melainkan kata mandiri berarti belajar secara ber-

inisiatif dengan atau tanpa tutorial, sehingga seluruh peserta didik dalam hal

ini para mahasiswa STIK-PTIK mampu mengatur jadwal belajarnya secara

online, mampu memilih dan menentukan bahan ajar sesuai dengan

kebutuhannya.

d. Forum Diskusi

Forum diskusi merupakan wadah dimana pada setiap topik pada pokok

bahasan setiap mata kuliah mahasiswa bisa saling berinteraksi berkaitan

dengan materi bahan ajar yang akan diajarkan atau yang telah diajarkan oleh

dosen.

Forum diskusi juga bisa digunakan oleh Dosen untuk memberikan

penugasan atau pokok bahasan yang harus didiskusikan oleh mahasiswa

baik sesama mahasiswa ataupun dengan Dosen.

Dalam forum diskusi mahasiswa dapat berkomunikasi dengan dosen

melalui chatting sesuai dengan jadwal yang telah diatur untuk menanyakan

secara langsung hal-hal yang belum dimengerti.

Namun kondisi sekarang forum diskusi ini belum dioperasikan karena

masih dibutuhkan pelatihan dan sosialisasi lebih lanjut kepada mahasiswa

dan dosen untuk menggunakan forum diskusi ini.

116

e. Tugas dan Kuis

Tugas dan Kuis diberikan dosen masing-masing mata kuliah yang kemudian

di-upload ke dalam web e-learning STIK-PTIK. Masing-masing mahasiswa

diharuskan mengerjakan tugas dan kuis yang diberikan oleh dosen.

f. Ujian ( Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester)

Kegiatan ujian pada semester 2 dan 3 dilakukan terjadwal dan terstruktur

berdasarkan rayonisasi yang telah ditentukan menurut sebaran mahasiswa.

Adapun pembagian rayonisasi terbagi atas 9 (sembilan) rayon, yang

meliputi:

(a). Rayon 1 : Medan (Aceh dan Sumatera Utara).

(b). Rayon 2 : Padang (Sumbar, Riau, Kepri, dan Bengkulu).

(c). Rayon 3 : Palembang (Sumsel, Jambi, dan Babel).

(d). Rayon 4 : Jakarta (Lampung, Mabes, PMJ, Jabar, Kalbar).

(e). Rayon 5 : Surabaya (Jateng, DIY, Jatim, Katim, Banten).

(f). Rayon 6 : Banjarmasin (Kalsel, Kalteng).

(g) Rayon 7 : Denpasar (Bali, NTB, NTT).

(h) Rayon 8 : Makassar (Sulsel, Suteng, Sultra, Maluku, Papua).

(i) Rayon 9 : Manado (Sulut, Gorontalo, Malut).

4.1.5.2. Infrastruktur Teknologi Informasi Komunikasi Sistem E-

Learning STIK-PTIK

Infrastruktur TIK pada sistem e-learning STIK dibangun pada DIPA TA

2011, yang peruntukannya untuk keperluan kebutuhan internet internal STIK.

Dengan kondisi spesifikasi seperti tersebut maka tidak dapat digunakan untuk

mengembangkan model pembelajaran PJJ, atas bantuan ICITAP maka infrastrukur

117

baik internal dan eksternal STIK disempurnakan sesuai dengan standar TIK untuk

pembelajaran PJJ.

1. Infrastruktur TIK Internal STIK

Penyempurnaan infrastruktur TIK yang dibantu oleh ICITAP adalah

meliputi :

a. Data center

Penyempurnaan data center disesuaikan dengan standar data center

TIER 1, yang terdiri dari perangkat :

1) Server.

2) Router

3) Manajemen Bandwith

4) Sistem Pendingin.

5) Perangkat kontrol jaringan internet

6) Perangkat TIK lainnya.

b. Production House (PH)

Penyempurnaan PH dilaksanakan guna mendukung proses Multimedia-

based Content yaitu konten yang berbentuk multimedia interaktif yaitu

seperti materi ajar dalam bentuk video streaming, film animasi dan lain-

lain.

Penyempurnaan infrastruktur bantuan dari ICITAP berupa perangkat

perekaman sebanyak 1 set terdiri dari kamera, Control sistem, audio dan

lain sebagainya.

118

c. Sekretariat PJJ

Sekretariat PJJ merupakan ruangan pengendali dalam proses

perkuliahan yang akan ataupun sedang berlangsung, dalam sekretariat

PJJ terdapat tenaga Admin yang bertugas untuk memonitor dan meng-

update konten materi bahan ajar Text-based Content adalah konten

berbentuk teks seperti pada buku pelajaran biasa yang disimpan dalam

bentuk e-book : yang terdiri dari bahan presentasi, buku-buku referensi,

rangkuman perkuliahan yang dapat diakses secara online yang terdapat

dalam Learning Management System ( LMS).

Para admin juga bertugas untuk memasukan video rekaman pelaksanaan

perkuliahan pada setiap topik pokok bahasan yang telah berlangsung

untuk dapat diakses oleh mahasiswa setelah selesai kuliah.

d. Ruang Kelas Web Conference

Ruang kelas web conference telah disempurnakan oleh ICITAP dengan

bantuan tahap pertama berupa peralatan TIK yang terdiri dari :

a) Projector

b) Workstation

c) Audio System

d) Web Cam

Untuk bantuan Tahap kedua telah diajukan renovasi 2 (dua) unit ruang

kelas multi fungsi yaitu dapat sebagai Production House (PH) dan kelas

web conference, direncanakan akan direalisasi pada TA 2015.

119

2. Infrastruktur TIK External STIK

Ruang Kelas USBJJ Polda

Peralatan teknologi informasi dan komunikasi pendukung proses belajar

mengajar pada setiap ruang kelas pada setiap USBBJ Polda, telah

dibantu oleh ICITAP yang terbagi dalam 2 (dua) tahap pemberian

bantuan, yaitu sbb :

a. Tahap Pertama

Pada tahap pertama telah didistribusikan peralatan web conference

untuk tiap-tiap kelas USBJJ pada 31 Polda pada bulan November

2013 dengan perincian sbb:

1). Projektor 1 (satu) unit.

2). Work Station terdiri dari Laptop dan printer 1 (satu) unit.

3). Webcam 1 (satu) unit.

4). Exsternal internet untuk 12 bulan.

b. Tahap Kedua.

Pada tahap kedua telah diajukan dan disetujui bantuan peralatan

tambahan untuk tiap-tiap kelas USBJJ pada 31 Polda, namun sampai

saat ini masih dalam proses pengadaan, yaitu terdiri dari:

1). Projektor 1 (satu) unit.

2). Work Station terdiri dari Laptop dan printer 1 (satu) unit.

3). Webcam 1 (satu) unit.

4). Genset 1 (satu) unit.

120

5). UPS 2 (dua) unit.

6). Perangkat Sound system 2 (dua) set.

7). Layar Projektor 2 (dua) set.

4.1.6. Struktur Organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK

a. Sekretariat Pusat PJJ STIK-PTIK

Kombes Pol Edi Setio. Merupakan pusat segala kegiatan Pendidikan Jarak

Jauh yang dimiliki oleh STIK-PTIK.

121

b. Admin PJJ STIK-PTIK

Wirsa Angga Melia. Bertugas sebagai admin dan operator kegiatan

Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK.

c. Teknisi PJJ STIK-PTIK

Adhie Chandra. Bertugas sebagai teknisi yang mengatur masalah jaringan

ataupun masalah-masalah teknis lainnya.

d. KAKOMINFO

Ujang Sudrajat. Merupakan pusat informasi milik STIK-PTIK.

4.2. Planning the Assessment

4.2.1. Penyusunan Kuesioner

Dalam penilaian Capability Level proses BAI07 (Manajemen Penerimaan

Perubahan dan Transisi), penulis melakukan penyusunan kuesioner sesuai dengan

standar yang tertera dalam COBIT 5. Kuesioner ini digunakan untuk menilai sejauh

mana proses yang telah dicapai oleh Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK.

Kuesioner berisi tentang daftar aktifitas-aktifitas/proses yang berlangsung pada

BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi).

4.2.2. Penentuan Responden

Pemilihan dan penentuan responden yang dilakukan oleh peneliti mengacu

pada diagram Responsible, Accountable, Consulted, and/or Informed (RACI) dari

COBIT 5 khususnya pada proses BAI07. Peran-peran yang terdapat dalam diagram

RACI merupakan sebagai pemangku kepentingan yang terkait langsung dengan

proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi). Setelah melihat

daftar pemangku kepentingan yang terdapat pada diagram RACI, selanjutnya

122

penulis memetakan peran-peran tersebut kedalam struktur organisasi Pendidikan

Jarak Jauh STIK-PTIK. Hasil yang didapat dalam proses pemetaan tersebut

menunjukkan bila jumlah responden yang diperlukan dalam pengisian kuesioner

berjumlah 4 (empat) orang. Walaupun seharusnya responden sesuai RACI

berjumlah 9 (sembilan) orang, namun karena struktur organisasi yang dimiliki

pendidikan jarak jauh menunjukkan bahwa satu peran yang dimiliki pendidikan

jarak jauh dapat mewakili beberapa peran yang terdapat dalam diagram RACI. Hal

ini dapat menjadi rekomendasi untuk pendidikan jarak jauh STIK-PTIK agar bisa

memiliki struktur organisasi seperti yang ditunjukkan oleh COBIT 5. Adapun

rincian responden adalah sebagai berikut:

Gambar 4.4 Diagram RACI BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan

Transisi)

123

Berikut pemetaan diagram RACI kedalam struktur organisasi pendidikan

jarak jauh STIK-PTIK:


Implementasi)

No

Fungsional Struktur

COBIT Terkait

KONVERSI

Fungsional Pendidikan Jarak

Jauh STIK-PTIK

1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ


3 Chief Information Officer Ketua Sekertariat PJJ




Manager

Admin


Manager

Ketua Sekertariat PJJ

Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang

merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi

Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat

7 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.01 (Penyusunan Rencana

Implementasi) namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan

Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur

organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan mengerjakan

124

lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini

merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ)

STIK-PTIK.



No

Fungsional Struktur

COBIT Terkait

KONVERSI


Jauh STIK-PTIK



3 Chief Information Officer Ketua Sekertariat PJJ




Manager

Admin


Manager





7 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis,

Konversi Sistem dan Data) namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi

Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam

125

struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan

mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal

ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ)

STIK-PTIK.

Tabel 4.3 Identifikasi RACI Chart BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian)

No Fungsional Struktur

COBIT Terkait

KONVERSI


Jauh STIK-PTIK


2 Steering (progamess)

Comitte

Teknisi


4 Head IT Operation Kakominfo


Manager

Admin


Manager





6 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian)

namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ)

STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan

126

Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas

jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang

harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.


Pengujian)


COBIT Terkait

KONVERSI


Jauh STIK-PTIK



Comitte

Teknisi




Manager

Admin


Manager





6 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan

Pengujian) namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan


127




STIK-PTIK.

Tabel 4.5 Identifikasi RACI Chart BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang

Disetujui)


COBIT Terkait

KONVERSI


Jauh STIK-PTIK



Comitte

Teknisi




Manager

Admin


Manager





6 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang

Disetujui) namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak

128

Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi

Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan mengerjakan lebih dari

satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan

kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.



COBIT Terkait

KONVERSI


Jauh STIK-PTIK








4 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru)






129




COBIT Terkait

KONVERSI


Jauh STIK-PTIK








4 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.07 (Mempromosikan Sistem Baru)







Implementasi)


COBIT Terkait

KONVERSI


Jauh STIK-PTIK



130






4 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca

Implementasi) namun hanya ada 3 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan





STIK-PTIK.

4.3. Briefing

Tahapan ketiga adalah dilakukan pengarahan kepada tim penilai manajemen

penerimaan perubahan dan transisi pada PJJ STIK-PTIK, disana penulis memberi

pengarahan kepada tim penilai tentang masukan, proses dan keluaran yang ada pada

BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) COBIT 5. Pada

pemberian pengarahan penulis memberi pemberitahuan pelaksanaan kuesioner

yaitu mulai tanggal 23 Juni sampai 4 Juli 2014, pengumpulan dokumentasi untuk

kelengkapan pada capability level mulai dari tanggal 5 Juli sampai 15 Agustus

2014, hasil rekapitulasi kuesioner mulai dari tanggal 16 Agustus sampai 30 Agustus

131

2014, dan pelaporan dari hasil penilaian pada tanggal 31 Agustus 2014 sampai 27

September 2014. Dimana jadwalnya adalah sebagai berikut:

Gambar 4.5 Gantt Chart Penelitian Skripsi

4.4. Data Collection

Tahap keempat adalah dilakukan pengumpulan data dari hasil temuan yang

terdapat pada Sistem PJJ STIK-PTIK yang bertujuan untuk mendapatkan bukti-

bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang telah dilakukan. Penulis akan

menuliskan hasil temuan-temuan yang ada di Sistem PJJ STIK-PTIK

4.4.1. Hasil temuan pada BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi)

Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.01 (Penyusunan Rencana

Implementasi):

Tabel 4.9 Hasil temuan pada BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi)

PROSES TEMUAN CAPABILITY LEVEL

BAI07.01

a. Hasil kuesioner menyatakan bahwa Sistem PJJ STIK-PTIK telah

memiliki rencana implementasi yang mencerminkan strategi

implementasi yang luas, urutan langkah-langkah implementasi dan

kebutuhan sumber daya.Namun berdasarkan hasil observasi

132

(Penyusunan

Rencana

Implementasi)

penulis, PJJ STIK-PTIK belum memiliki rencana implementasi

tersebut.

b. Berdasarkan hasil kuesioner dan hasil observasi Sistem PJJ STIK-

PTIK telah memiliki jadwal dan rencana perubahan. Contohnya

adalah jadwal launching PJJ STIK-PTIK pada bulan Januari 2014

c. Hasil kuesioner menyatakan Sistem PJJ STIK-PTIK telah

memiliki rencana implementasi yang disetujui stakeholder. Namun

berdasarkan hasil observasi yang penulis lakukan, masih ada

stakeholder yang belum bisa menerima dan menyetujui perubahan

yang terjadi.

d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses meraih komitmen

dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan mereka dalam

setiap langkah pelaksanaan perubahan yang diprediksi secara terus

menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. Contohnya

adalah bantuan dari ICITAP dan Southeast Asian Minister of

Education Organization Regional Open Learning Centre

(SEAMOLEC)

e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan implementasi

proses identifikasi dan dokumentasi backup dan proses pemulihan

menggunakan proses yang telah didefinisikan. Namun pada

kenyataannya belum ada proses identifikasi dan dokumentasi

backup proses pemulihan.

f. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki perencanaan,

monitoring, dan penyesuaian peninjauan resiko teknisi dan bisnis

yang terkait dengan implementasi secara formal dan adanya

pembahasan resiko utama dalam proses perencanaan. Namun

berdasarkan hasil observasi penulis, PJJ STIK-PTIK belum

memiliki hal tersebut.

4.4.2. Hasil temuan pada BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi

Sistem dan Data)

Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis,

Konversi Sistem dan Data):

133

Tabel 4.10 Hasil temuan pada BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi

Sistem dan Data)


BAI07.02 (Perencanaan

Proses

Bisnis,

Konversi

Sistem dan

Data)

a. Hasil kuesioner menyatakan Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan

pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana

migrasi. Namun pada kenyataannya STIK-PTIK belum

melakukannya.

b. Berdasarkan kuesioner dan observasi Sistem PJJ STIK-PTIK

menyatakan telah melakukan proses pertimbangan penyesuaian yang

diperlukan untuk prosedur bisnis. Contohnya adalah revisi peran dan

tangungjawab dalam prosedur pengendalian dan dalam rencana

perubahan proses bisnis.

c. Berdasarkan kuesioner Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah

memiliki konfirmasi bahwa semua rencana pengujian disetujui oleh

para pemangku kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis dan TI

yang sesuai. Namun pada kenyataaanya, masih ada mahasiswa dan

dosen yang belum bisa menerima perubahan yang terjadi.

d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses konfirmasi bahwa

rencana konversi data tidak memerlukan perubahan nilai data.

Contohnya adalah bahan ajar berupa slide power point yang di

berikan kepada mahasiswa.

e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses

pelatihan dan pengujian sebelum melakukan konversi data. Namun

kenyataan di lapangan menyatakan tidak ada pelatihan apapun yang

diterima oleh admin atau teknisi sebelum melakukan konversi data.

f. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan implementasi

kepastian bahwa rencana pengujian mencerminkan penilaian resiko

dari projek dan bahwa semua persyaratan fungsional dan teknisi telah

diuji. Namun berdasarkan observasi yang penulis lakukan, PJJ STIK-

PTIK belum melakukan proses tersebut.

g. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki kepastian bahwa rencana

pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk

melaksanakan ujian dan mengevaluasi hasil. Contohnya adalah

pembuatan daftar sumber daya yang diperlukan dalam proses

pengujian.

h. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana migrasi dari sistem

lama ke sistem baru. Contohnya adalah rencana pembuatan PJJ

berupa e-learning dengan menggunakan aplikasi moodle dan web

conference dengan menggunakan aplikasi webex.

134

4.4.3. Hasil temuan pada BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian)

Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.03 (Rencana Persetujuan

Pengujian):

Tabel 4.11 Hasil temuan pada BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian)


BAI07.03

(Rencana

Persetujuan

Pengujian)

a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan sudah mengadakan pelatihan dan

pengujian melakukan konversi sebelum melakukan konversi yang

sebenarnya. Namun berdasarkan hasil observasi yang penulis lakukan,

PJJ STIK-PTIK tidak mengadakan pelatihan dan pengujian tersebut.

b. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki rencana cadangan

agar semua sistem dan data bisa kembali pada titik sebelum konversi.

Namun ternyata PJJ STIK-PTIK belum memiliki rencana cadangan

tersbut.

c. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki perencanaan, monitoring dan

penyesuaian rencana backup data arsip agar sesuai kebutuhan bisnis.

Contohnya adalah pembuatan data center.

d. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan pendefinisian

proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi.

Namun pada kenyataannya PJJ STIK-PTIK belum melaksanakan hal

tersebut.

e. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana pengujian yang disetujui.

Contohnya adalah SPRIN dari ketua STIK-PTIK untuk melaksanakan

pengujian terhadap sistem baru.

4.4.4. Hasil temuan pada BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian)

Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan

Pengujian):

Tabel 4.12 Hasil temuan pada BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian)


BAI07.04

(Penyusunan

Lingkungan

Pengujian)

a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki perlindungan

data pengujian yang sensitive dan hasil terhadap pengungkapan.

Namun kenyataannya PJJ STIK-PTIK belum memiliki perlindungan

tersebut.

b. Sistem PJJ STIK-PTIK telah membuat database hal-hal yang

diperlukan dalam melakukan pengujian. Namun kenyataannya tidak

ada database yang menyatakan hal-hal yang dibutuhkan.

c. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki kepastian bahwa pengujian

telah aman dan sesuai dengan sistem baru yang akan digunakan.

135

4.4.5. Hasil temuan pada BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang

Disetujui)

Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian

Yang Disetujui):

Tabel 4.13 Hasil temuan pada BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang

Disetujui)


BAI07.05

(Penyelenggaraan

Pengujian Yang

Disetujui)

a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki catatan

error yang telah dikategorikan dan ditemukan selama proses

pengujian. Namun pada kenyataannya, tidak ada catatan error

apapun selama proses pengujuan.

b. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses membuat

pertimbangan untuk menggunakan instruksi tes yang jelas

(script) untuk melaksanakan tes. Contohnya adalah pembuatan

modul untuk pelatihan admin dan teknisi.

c. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses

identifikasi, pencatatan dan pengklasifikasian kesalahan

selama pengujian. Namun pada kenyataannya tidak ada

dokumen pencatatan kesalahan selama pengujian.

d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki persetujuan perencanaan

dan perilisan hasil produksi. Contohnya adalah keputusan

dijalankannya sistem baru oleh ketua STIK-PTIK.

4.4.6. Hasil temuan pada BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru)

Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru):

Tabel 4.14 Hasil temuan pada BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru)


BAI07.06

(Mempromosikan

Sistem Baru)

a. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki penyimpanan distribusi

dalam bentuk fisik. Contohnya adalah pembuatan data center.

b. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah membuat penentuan

sejauh mana implementasi atau pemrosesan parallel antara

sistem lama dengan baru yang sejalan dengan rencana

implementasi. Namun hasil observasi penulis menemukan

belum ada sejauh mana rencana implementasi yang diinginkan,

sistem berjalan mengalir begitu saja. Bila ada kekurangan baru

diperbaiki atau ditambah.

c. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana dan catatan

waktu perilisan hasil produk baru. Contohnya adalah pembuatan

jadwal launching sistem baru.

136

4.4.7. Hasil temuan pada BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap

Sistem Baru)

Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal

Terhadap Sistem Baru):

Tabel 4.15 Hasil temuan pada BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap

Sistem Baru)


BAI07.07

(Pemberian

Dukungan

Awal

Terhadap

Sistem

Baru)

a. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses penyediaan sumber

daya tambahan, seperti yang diperlukan untuk pengguna sistem dan

personil pendukung sampai perilisan sistem baru telah stabil.

Contohnya adalah bantuan dari mahasiswa ITB untuk melakukan

pengujian sistem baru di tiap Polda seluruh Indonesia.

b. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses

penyediaan sumber daya sistem IT tambahan, seperti yang

diperlukan, sampai perilisan sistem baru berada dalam lingkungan

operasional yang stabil. Namun dilapangan berkata lain, masih ada

kekurangan-kekurangan sumber daya IT dalam pelaksanaan PJJ,

seperti masih kurang kualitas internet yang digunakan. Sehingga

membuat proses kuliah terganggu.

c. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki ulasan hasil dari

kualitas sistem baru, termasuk hasil feedback dari stakeholder.

Namun observasi yang penulis lakukan menyatakan belum ada

proses feedback dari stakeholder ataupun pengguna sistem.

d. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki ukuran

keberhasilan dalam pengimplementasian sistem baru. Namun pada

kenyataannya tidak ada ukuran sejauh mana sistem bisa dikatakan

telah berhasil

137

4.4.8. Hasil temuan pada BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca

Implementasi)

Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca

Implementasi):

Tabel 4.16 Hasil temuan pada BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca

Implementasi)


BAI07.08

(Melakukan

Pengulasan

Pasca

Implementasi)

a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki metrik

pengukuran keberhasilan. Namun pada kenyataannya tidak ada

metrik untuk mengukur sejauh mana sistem PJJ ini berjalan.

b. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses identifikasi,

penilaian dan laporan sejauh mana persyaratan instansi telah

terpenuhi. Contohnya adalah laporan hasil implementasi sistem

baru.

c. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses

identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana manfaat yang

diharapkan telah terwujud. Namun kenyataanya PJJ STIK-PTIK

belum melakukan pembuatan laporan sejauh mana manfaat yang

diharapkan telah terwujud.

d. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki hasil

pengulasan kualitas sistem baru yang di implementasi. Namun

hasil observasi penulis tidak menemukan dokumen yang berisi

hasil pengulasan kualitas sistem baru.

e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyataka telah memiliki daftar hal-hal

yang menyebabkan kegagalan. Namun hasil observasi penulis

tidak menemukan dokumen yang berisi tentang penyebab

kegagalan.

f. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki solusi dan

pengawasan dalam menjamin kualitas sistem baru. Namun pada

kenyataanya, PJJ STIK-PTIK belum memiliki solusi dan

pengawasan dalam menjamin kualitas sistem baru yang sedang

berjalan

g. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana perbaikan dalam

mengatasi masalah yang muncul. Contohnya adalah perbaikan yang

dilakukan segera mungkin oleh tim PJJ STIK-PTIK ketika timbul

masalah.

138

4.5. Data Validation

4.5.1. Pengolahan Data Responden

Tahapan ini merupakan tahapan setelah kuesioner diisi oleh masing-masing

responden. Kemudian hasil jawaban responden di input kedalam metode

perhitungan Guttman,berikut data hasil pengolahan tersebut:

Tabel 4.17 Daftar Rincian Kuesioner BAI07.01 (Penyusunan Rencana

Implementasi)

Domain Level Pertanyaan

Jawaban Total Jawaban

R1-Edi

S

R2-

Adhie

R3-

Ujang

R4-

Wirsa Ya Tidak

BAI07.01

0

P1 Ya Ya Ya Tidak 3 1


P3 Ya Ya Ya Ya 4 0

P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

1



P3 Ya Ya Ya Ya 4 0

P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

2

P1 Ya Ya Tidak Tidak 2 2


P3 Ya Ya Ya Ya 4 0

P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

3



P3 Ya Ya Ya Ya 4 0

P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

4



P3 Ya Ya Ya Ya 4 0

P4 Tidak Tidak Ya Ya 2 2

139

P5 Tidak Tidak Tidak Ya 1 3

5

P1 Ya Tidak Tidak Tidak 1 3


P3 Ya Ya Ya Ya 4 0



Tabel diatas menunjukkan hasil jawaban kuesioner BAI07.01 (Penyusunan

Rencana Implementasi) dari ke empat responden yang terdapat dalam Sistem

Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.

Tabel 4.18 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis,



Jawaban Total

R1-Edi

S

R2-

Adhie

R3-

Ujang

R4-

Wirsa Ya Tidak

BAI07.02

0

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0


P3 Ya Ya Ya Ya 4 0






P9 Ya Ya Ya Ya 4 0

1

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0


P3 Ya Ya Ya Ya 4 0





P8 Tidak Tidak Ya Tidak 1 3

P9 Ya Tidak Ya Ya 3 1

2 P1 Ya Ya Ya Ya 4 0


140

P3 Ya Ya Ya Ya 4 0







3

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0


P3 Ya Ya Ya Ya 4 0






P9 Ya Tidak Ya Tidak 2 2

4

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0









5

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0




P5 Tidak Tidak Tidak Tidak 0 4





141

Tabel diatas menunjukkan hasil jawaban kuesioner BAI07.02 (Perencanaan

Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) dari ke empat responden yang terdapat

dalam Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.

Tabel 4.19 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian)


Jawaban Total

R1-Edi

S

R2-

Adhie

R3-

Ujang

R4-

Wirsa Ya Tidak

BAI07.03

0

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0


P4 Ya Ya Ya Ya 4 0


P6 Ya Ya Ya Ya 4 0

P7 Ya Ya Ya Ya 4 0


1

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Tidak Ya 3 1




P6 Ya Tidak Tidak Ya 2 2



2

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0







3

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0








142








5

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0





P6 Tidak Tidak Ya Ya 2 2

P7 Ya Ya Ya Ya 4 0


Tabel diatas menunjukkan hasil jawaban kuesioner BAI07.03 (Rencana

Persetujuan Pengujian) dari ke empat responden yang terdapat dalam Sistem


Tabel 4.20 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan

Pengujian)


Jawaban Total

R1-Edi

S

R2-

Adhie

R3-

Ujang

R4-

Wirsa Ya Tidak

0

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

BAI07.04

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0


P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

1

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0


P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

2

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0


P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

143

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

3

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0



P4 Ya Ya Ya Ya 4 0


4

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0


P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

5






Tabel diatas menunjukkan hasil jawaban kuesioner BAI07.04 (Penyusunan

Lingkungan Pengujian) dari ke empat responden yang terdapat dalam Sistem


Tabel 4.21 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian

Yang Disetujui)


Jawaban Total

R1-Edi

S

R2-

Adhie

R3-

Ujang

R4-

Wirsa Ya Tidak

BAI07.05 0

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0


P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0



P8 Ya Ya Ya Ya 4 0




144

1

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0


P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0



P8 Ya Ya Ya Ya 4 0




2


P2 Ya Ya Ya Ya 4 0


P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0







3


P2 Ya Ya Ya Ya 4 0

P3 Ya Ya Ya Ya 4 0

P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

P6 Ya Ya Ya Ya 4 0






4

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0


P3 Ya Ya Ya Ya 4 0



145

P6 Ya Ya Ya Ya 4 0






5



P3 Ya Ya Ya Ya 4 0


P5 Ya Ya Ya Ya 4 0


P7 Ya Ya Ya Ya 4 0





Tabel diatas menunjukkan hasil jawaban kuesioner BAI07.05

(Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) dari ke empat responden yang

terdapat dalam Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.

Tabel 4.22 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru)



R1-Edi

S

R2-

Adhie

R3-

Ujang

R4-

Wirsa Ya Tidak

BAI07.06

0

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0

P3 Ya Ya Ya Ya 4 0


P5 Ya Ya Ya Ya 4 0


1

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0

P3 Ya Ya Ya Ya 4 0


P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

146


2

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0

P3 Ya Ya Ya Ya 4 0


P5 Ya Ya Ya Ya 4 0


3

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0


P3 Ya Ya Ya Ya 4 0


P5 Ya Ya Ya Ya 4 0


4

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0


P3 Ya Ya Ya Ya 4 0


P5 Ya Ya Ya Ya 4 0


5

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0




P5 Ya Ya Ya Ya 4 0


Tabel diatas menunjukkan hasil jawaban kuesioner BAI07.06

(Mempromosikan Sistem Baru) dari ke empat responden yang terdapat dalam

Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.

147

Tabel 4.23 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal




R1-Edi

S

R2-

Adhie

R3-

Ujang

R4-

Wirsa Ya Tidak

BAI07.07


P2 Ya Ya Ya Ya 4 0

1 P1 Ya Ya Tidak Ya 3 1

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0









Tabel diatas menunjukkan hasil jawaban kuesioner BAI07.07 (Pemberian

Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) dari ke empat responden yang terdapat

dalam Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.

Tabel 4.24 Daftar Jawaban Kuesioner BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca

Implementasi)



R1-Edi

S

R2-

Adhie

R3-

Ujang

R4-

Wirsa Ya Tidak

BAI07.08 0

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0

P3 Ya Ya Ya Ya 4 0

P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

P6 Ya Ya Ya Ya 4 0

P7 Ya Ya Ya Ya 4 0

P8 Ya Ya Ya Ya 4 0

P9 Ya Ya Ya Ya 4 0

P10 Ya Ya Ya Ya 4 0

148

P11 Ya Ya Ya Ya 4 0

1

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0

P3 Ya Ya Ya Ya 4 0

P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

P6 Ya Ya Ya Ya 4 0

P7 Ya Ya Ya Ya 4 0

P8 Ya Ya Ya Ya 4 0

P9 Ya Ya Ya Ya 4 0

P10 Ya Ya Ya Ya 4 0

P11 Ya Ya Ya Ya 4 0

2

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0

P3 Ya Ya Ya Ya 4 0

P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

P6 Ya Ya Ya Ya 4 0

P7 Ya Ya Ya Ya 4 0

P8 Ya Ya Ya Ya 4 0

P9 Ya Ya Ya Ya 4 0

P10 Ya Ya Ya Ya 4 0

P11 Ya Ya Ya Ya 4 0

3

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0

P3 Ya Ya Ya Ya 4 0

P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

P6 Ya Ya Ya Ya 4 0

P7 Ya Ya Ya Ya 4 0

P8 Ya Ya Ya Ya 4 0

P9 Ya Ya Ya Ya 4 0

P10 Ya Ya Ya Ya 4 0

P11 Ya Ya Ya Ya 4 0


P2 Ya Ya Ya Ya 4 0

149

P3 Ya Ya Ya Ya 4 0

P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

P6 Ya Ya Ya Ya 4 0

P7 Ya Ya Ya Ya 4 0

P8 Ya Ya Ya Ya 4 0

P9 Ya Ya Ya Ya 4 0

P10 Ya Ya Ya Ya 4 0

P11 Ya Ya Ya Ya 4 0

5

P1 Ya Ya Ya Ya 4 0

P2 Ya Ya Ya Ya 4 0

P3 Ya Ya Ya Ya 4 0

P4 Ya Ya Ya Ya 4 0

P5 Ya Ya Ya Ya 4 0

P6 Ya Ya Ya Ya 4 0

P7 Ya Ya Ya Ya 4 0

P8 Ya Ya Ya Ya 4 0

P9 Ya Ya Ya Ya 4 0

P10 Ya Ya Ya Ya 4 0

P11 Ya Ya Ya Ya 4 0

Tabel diatas menunjukkan hasil jawaban kuesioner BAI07.08 (Melakukan

Pengulasan Pasca Implementasi) dari ke empat responden yang terdapat dalam

Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.

4.5.2. Penilaian Capability Level

4.5.2.1. Perhitungan Capability Level Menggunakan Skala Guttman

Pada tahap ini penulis akan menyajikan metode perhitungan capability level

menggunakan Skala Guttman. Disini penulis akan menggunakan salah satu hasil

kuesioner yaitu kuesioner BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) dari

responden 1:

150

Tabel 4.25 Hasil Kuesioner BAI07.01 Responden 1

Tiap jawaban Ya bernilai “1” dan jawaban tidak bernilai “0”. Kemudian

jawaban tersebut dihitung menjadi rata-rata konversi, dengan cara membagi nilai

konversi dengan jumlah pertanyaan. Kemudian nilai rata-rata konversi dihitung

menjadi normalisasi dengan cara membagi jumlah nilai rata-rata konversi tiap level

dibagi dengan jumlah nilai total keseluruhan level rata-rata konversi. Setelah nilai

normalisasi didapat, nilai tersebut dikali sesuai dengan level nilai normalisasi

tersebut. Setelah semua nilai per level dihitung kemudian dijumlah, maka telah

didapatkan nilai capability level dari BAI07.01.

151

4.5.2.2. Hasil perhitungan Capability Level

Pada tahap ini penulis akan menyajikan hasil perhitungan Capability Level

tiap sub proses Domain BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi)

dari BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) hingga BAI07.08 (Melakukan

Pengulasan Pasca Implementasi). Berikut hasil capability level:

Tabel 4.26 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.01 (Penyusunan Rencana

Implementasi)

Domain Responden Level

0

Level

1

Level

2

Level

3

Level

4 Level 5

Capability

Level

BAI07.01

(Penyusunan

Rencana

Implementasi)

R1 0.00 0.19 0.38 0.58 0.46 0.58 2.19

R2 0.00 0.20 0.40 0.60 0.48 0.40 2.08

R3 0.00 0.22 0.35 0.52 0.52 0.43 2.04

R4 0.00 0.17 0.33 0.50 0.67 0.83 2.50

Rata-Rata

Capability

Level =

2.20

Berdasarkan hasil perhitungan diatas, didapatkan bahwa nilai capability

level BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) adalah 2.20, dimana nilai ini

menunjukkan bahwa proses telah mencapai managed process.

Tabel 4.27 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.02 (Perencanaan Proses

Bisnis, Konversi Sistem dan Data)


0

Level

1

Level

2

Level

3

Level

4 Level 5

Capability

Level

BAI07.02

(Perencanaan

Proses

Bisnis,

Konversi

Sistem dan

Data)

R1 0.00 0.18 0.36 0.55 0.73 0.34 2.16

R2 0.00 0.18 0.35 0.53 0.70 0.38 2.13

R3 0.00 0.18 0.36 0.54 0.64 0.60 2.32

R4 0.00 0.23 0.46 0.46 0.31 0.38 1.85

Rata-Rata

Capability

Level =

2.11

152


level BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) adalah

2.11, dimana nilai ini menunjukkan bahwa proses telah mencapai managed process.

Tabel 4.28 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.03 (Rencana Persetujuan

Pengujian)


0

Level

1

Level

2

Level

3

Level

4 Level 5

Capability

Level

BAI07.03

(Rencana

Persetujuan

Pengujian)

R1 0.00 0.19 0.37 0.56 0.56 0.58 2.26

R2 0.00 0.16 0.31 0.47 0.63 0.63 2.19

R3 0.00 0.13 0.27 0.40 0.40 1.17 2.37

R4 0.00 0.19 0.37 0.56 0.59 0.56 2.26

Rata-Rata

Capability

Level =

2.27


level BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) adalah 2.27, dimana nilai ini



Lingkungan Pengujian)


0

Level

1

Level

2

Level

3

Level

4 Level 5

Capability

Level

BAI07.04

(Penyusunan

Lingkungan

Pengujian)

R1 0.00 0.19 0.38 0.58 0.77 0.96 2.88

R2 0.00 0.26 0.53 0.79 0.42 0.26 2.26

R3 0.00 0.24 0.48 0.71 0.95 0.00 2.38

R4 0.00 0.21 0.42 0.32 0.84 1.05 2.84

Rata-Rata

Capability

Level =

2.29


level BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) adalah 2.59, dimana nilai ini


153

Tabel 4.30 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.05 (Penyelenggaraan

Pengujian Yang Disetujui)


0

Level

1

Level

2

Level

3

Level

4 Level 5

Capability

Level

BAI07.05

(Penyelenggaraan

Pengujian Yang

Disetujui)

R1 0.00 0.17 0.30 0.50 0.67 0.83 2.47

R2 0.00 0.20 0.36 0.59 0.43 0.43 2.00

R3 0.00 0.17 0.21 0.52 0.83 0.83 2.55

R4 0.00 0.17 0.30 0.50 0.67 0.67 2.30

Rata-Rata

Capability

Level =

2.33


level BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) adalah 2.33, dimana

nilai ini menunjukkan bahwa proses telah mencapai managed process.

Tabel 4.31 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.06 (Mempromosikan

Sistem Baru)


0

Level

1

Level

2

Level

3

Level

4 Level 5

Capability

Level

BAI07.06

(Mempromosikan

Sistem Baru)

R1 0.00 0.17 0.33 0.50 0.67 0.83 2.50

R2 0.00 0.17 0.35 0.52 0.70 0.65 2.39

R3 0.00 0.17 0.35 0.52 0.70 0.65 2.39

R4 0.00 0.19 0.38 0.43 0.57 0.71 2.29

Rata-Rata

Capability

Level =

2.39


level BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) adalah 2.39, dimana nilai ini


154

Tabel 4.32 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.07 (Pemberian Dukungan

Awal Terhadap Sistem Baru)


0

Level

1

Level

2

Level

3

Level

4 Level 5

Capability

Level

BAI07.07

(Pemberian

Dukungan

Awal

Terhadap

Sistem

Baru)

R1 0.00 0.17 0.33 0.50 0.67 0.83 2.50

R2 0.00 0.25 0.25 0.38 0.50 0.63 2.00

R3 0.00 0.13 0.25 0.75 0.50 0.63 2.25

R4 0.00 0.17 0.33 0.50 0.67 0.83 2.50

Rata-Rata

Capability

Level =

2.31


level BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) adalah 2.31,

dimana nilai ini menunjukkan bahwa proses telah mencapai managed process.

Tabel 4.33 Hasil perhitungan Capability Level BAI07.08 (Melakukan Pengulasan

Pasca Implementasi)


0

Level

1

Level

2

Level

3

Level

4 Level 5

Capability

Level

BAI07.08

(Melakukan

Pengulasan

Pasca

Implementasi)

R1 0.00 0.17 0.33 0.50 0.67 0.83 2.50

R2 0.00 0.17 0.33 0.50 0.67 0.83 2.50

R3 0.00 0.17 0.33 0.50 0.67 0.83 2.50

R4 0.00 0.17 0.33 0.50 0.67 0.83 2.50

Rata-Rata

Capability

Level =

2.50


level BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) adalah 2.50, dimana

nilai ini menunjukkan bahwa proses telah mencapai managed process.

155

4.5.3. Intepretasi Data

Intepretasi data menggambarkan nilai capability level dari proses BAI07.01

(Penyusunan Rencana Implementasi) hingga proses BAI07.08 (Melakukan

Pengulasan Pasca Implementasi), berikut grafik capability level pada BAI07

(Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) .

Gambar 4.6 Diagram BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi)

Grafik diatas menggambarkan nilai capability level BAI07.01 (Penyusunan

Rencana Implementasi) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan maksimum nilai

yang dapat dicapai.

0.00

1.00

2.00

3.00

4.00

5.001

2

3

4

BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi)

Capability Level Expected Level Maximum Level

156

Gambar 4.7 Diagram BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem

dan Data)

Grafik diatas menggambarkan nilai capability level BAI07.02 (Perencanaan

Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan

maksimum nilai yang dapat dicapai.

Gambar 4.8 Diagram BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian)

0.001.002.003.004.005.00

1

2

3

4

BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data)


0.00

1.00

2.00

3.00

4.00

5.001

2

3

4

BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian)


157

Grafik diatas menggambarkan nilai capability level BAI07.03 (Rencana

Persetujuan Pengujian) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan maksimum nilai

yang dapat dicapai.

Gambar 4.9 Diagram BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian)

Grafik diatas menggambarkan nilai capability level BAI07.04 (Penyusunan

Lingkungan Pengujian) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan maksimum nilai

yang dapat dicapai.

0.00

1.00

2.00

3.00

4.00

5.001

2

3

4

BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian)


158

Gambar 4.10 Diagram BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui)

Grafik diatas menggambarkan nilai capability level BAI07.05

(Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) saat ini beserta nilai yang diharapkan

dan maksimum nilai yang dapat dicapai.

Gambar 4.11 Diagram BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru)

0.001.002.003.004.005.00

1

2

3

4

BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui)


0.00

1.00

2.00

3.00

4.00

5.001

2

3

4

BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru)


159

Grafik diatas menggambarkan nilai capability level BAI07.06

(Mempromosikan Sistem Baru) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan


Gambar 4.12 Diagram BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem

Baru)

Grafik diatas menggambarkan nilai capability level BAI07.07 (Pemberian

Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan


0.001.002.003.004.005.00

1

2

3

4

BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru)


160

Gambar 4.13 Diagram BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi)

Grafik diatas menggambarkan nilai capability level BAI07.08 (Melakukan

Pengulasan Pasca Implementasi) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan


4.5.4. Penilaian Pada Setiap Level

Untuk mengetahui sejauh mana proses BAI07 (Manajemen Penerimaan

Perubahan dan Transisi), maka dilakukan pengecekan pada tiap proses untuk

diketahui apakah telah memenuhi syarat-syarat pada tiap masing-masing level.

Untuk melewati level 1, maka Sistem PJJ seharunya telah memiliki

dokumen-dokumen seperti dibawah ini:

0.001.002.003.004.005.00

1

2

3

4

BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi)


161

Tabel 4.34 Tabel Dokumen Level 1

BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi)

Management Practice Output Exist

BAI07.01 (Penyusunan

Rencana Implementasi)

Rencana implementasi

yang disetujui

√

Proses Implementasi

fallback dan recovery

√

BAI07.02 (Perencanaan

Proses Bisnis, Konversi

Sistem dan Data)

Rencana Migrasi

(Perpindahan)

√

BAI07.03 (Rencana

Persetujuan Pengujian)

Rencana Tes Penerimaan

Yang disetujui

√

BAI07.04 (Penyusunan

Lingkungan Pengujian)

Data Pengujian √

BAI07.05

(Penyelenggaraan

Pengujian Yang

Disetujui)

Catatan Hasil Pengujian √

Evaluasi hasil

penerimaan

√

Persetujuan perubahan

dan perilisan pembuatan

produk

√

BAI07.06

(Mempromosikan Sistem

Baru)

Rencana Perilisan √

Catatan Perilisan √

BAI07.07 (Pemberian

Dukungan Awal


Rencana Pendukung √

BAI07.08 (Melakukan

Pengulasan Pasca

Implementasi)

Hasil Ulasan Setelah

Proses Implementasi

√

Rencana Perbaikan √

Seperti terlihat pada tabel, PJJ STIK-PTIK telah memenuhi semua dokumen

yang dibutuhkan pada level satu, sehingga bisa naik untuk melihat kelengkapan

dokumen pada level 2.

Pada level 2 menurut Praktik Umum (GPs) dan Hasil Kerja Umum (GWPs)

yang ada pada COBIT 5, PJJ STIK-PTIK harus memenuhi indikator dalam

Performance Management dan Work Product Management. Berikut tabel

162

pencapaian atribut BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) pada

PJJ STIK-PTIK:

Tabel 4.35 Tabel Performance Management BAI07 (Manajemen Penerimaan

Perubahan dan Transisi)

Process Atribut 2.1 Performance Management

No Goal Work Product Ada Tidak Bukti

1 Ruang lingkup manajemen penerimaan

perubahan dan transisi. √

Naskah

Pedoman

Penyelenggaraan

PJJ STIK-PTIK

2 Tujuan manajemen penerimaan perubahan

dan transisi. √

Naskah

Pedoman

Penyelenggaraan

PJJ STIK-PTIK

3 Tindakan cadangan pada manajemen

penerimaan perubahan dan transisi bila tidak

memenuhi target

- √

-

4 RACI Chart manajemen penerimaan

perubahan dan transisi. - √

-

5 Persyaratan skill dan pengalaman kerja untuk

penempatan karyawan - √

-

6 Pelatihan karyawan untuk mendukung tujuan

dan sasaran instansi √

Modul Pelatihan

PJJ

7 Rapat manajemen penerimaan perubahan

dan transisi. √

Laporan

Penyelenggaraan

PJJ STIK

Masih ada dokumen yang belum terpenuhi pada Performance Management

BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) yaitu pada dokumen

tindakan cadangan pada manajemen penerimaan perubahan dan transisi bila tidak

memenuhi target. Kemudian pada dokumen RACI Chart, selanjutnya dokumen

persyaratan skill dan pengalaman kerja untuk penempatan karyawan.

163

Tabel 4.36 Tabel Work Product Management BAI07 (Manajemen Penerimaan

Perubahan dan Transisi)

Process Atribut 2.2 Work Product Management

No Goal Work Product Ada Tidak Bukti

1 Kriteria kualitas dan hasil kerja karyawan √ -

2 Menetapkan kebutuhan dari hasil kerja karyawan √ -

3 Dokumentasi hasil kinerja karyawan √ -

4 Evaluasi hasil kinerja karyawan √ -

Pada bagian work product management BAI07 (Manajemen Penerimaan

Perubahan dan Transisi) PJJ STIK-PTIK belum memiliki satupun dokumen yang

dibutuhkan. Tidak ada dokumen yang menampilkan informasi mengenai kriteria

kualitas dan hasil kerja karyawan, informasi mengenai kebutuhan dari hasil kerja

karyawan, informasi mengenai hasil kinerja karyawan dan informasi mengenai

evaluasi hasil kinerja karyawan. Hal ini adalah salah satu hal yang harus segera diisi

oleh PJJ STIK-PTIK agar bisa memenuhi level 2. Selain itu juga dengan

dokumentasi ini, PJJ STIK-PTIK bisa melihat kondisi kinerja karyawannya.

4.6. Process Atribute Level

4.6.1. Analisis Gap

Dengan adanya tingkat kematangan yang sebenarnya (as is) dan target

tingkat kematangan yang diinginkan (to be) pada proses BAI07 (Manajemen

Penerimaan Perubahan dan Transisi), maka akan membentuk suatu kondisi dimana

Sistem PJJ STIK-PTIK melakukan penyesuaian. Dari perhitungan capability level

diatas menunjukkan bahwa nilai Sistem PJJ STIK-PTIK belum mencapai yang

diinginkan.

164

Tabel 4.37 Capability Level Proses BAI07 (Manajemen Penerimaan

Perubahan dan Transisi).

Domain Proses Current

Maturity

Expected

Maturity

Maximal

Maturity

BAI07.01 Menetapkan Rencana Implementasi 2.20 3 5

BAI07.02 Rencana Proses Bisnis, Sistem & Konversi Data 2.11 3 5

BAI07.03 Persetujuan Rencana Pengujian 2.27 3 5

BAI07.04 Menentukan Lingkungan Pengujian 2.29 3 5

BAI07.05 Persetujuan Pelaksanaan Pengujian 2.33 3 5

BAI07.06 Promosi Produk Baru & Mengelola Perilisan Produk 2.39 3 5

BAI07.07 Memberikan Dukungan Pada Masa Awal Produksi 2.31 3 5

BAI07.08 Melakukan Pengkajian Paska Implementasi 2.50 3 5

Kondisi ideal yang diharapkan adalah pada tingkat kematangan 3

(Established Process) yaitu kondisi dimana proses sudah teridentifikasi dengan

prosedur standar formal dan tertulis, kemudian dikomunikasikan dengan dipatuhi

oleh setiap karyawan dalam Sistem PJJ STIK-PTIK.

Berikut merupakan gambar intepretasi data BAI07 (Manajemen

Penerimaan Perubahan dan Transisi).

165

Gambar 4.14 Intepretasi Nilai BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan

Transisi)

4.6.2. Penentuan Gap

Tabel 4.38 Hasil Gap BAI07.01(Penyusunan Rencana Implementasi)

PROSES KETERANGAN TEMUAN GAP

BAI07.01

(Penyusunan

Rencana

Implementasi)

Penyusunan

Rencana

Implementasi

Perubahan

a. Belum adanya rencana perubahan yang

matang yang dilakukan STIK-PTIK dalam

melakukan perubahan dari sistem

konvensional ke sistem baru.

b. Tidak semua stakeholder menyetujui

perubahan sistem pembelajaran ini,

terutama dari dosen dan mahasiswa yang

masih kurang mengerti mengenai

teknologi.

c. Belum ada implementasi proses

identifikasi dan dokumentasi backup dan

proses pemulihan.

0.00

1.00

2.00

3.00

4.00

5.00

BAI07.01 MenetapkanRencana Implementasi

BAI07.02 Rencana ProsesBisnis, Sistem & Konversi

Data

BAI07.03 PersetujuanRencana Pengujian

BAI07.04 MenentukanLingkungan Pengujian

BAI07.05 PersetujuanPelaksanaan Pengujian

BAI07.06 Promosi ProdukBaru & MengelolaPerilisan Produk

BAI07.07 MemberikanDukungan Pada Masa

Awal Produksi

BAI07.08 MelakukanPengkajian Paska

Implementasi

Grafik BAI07

Current Maturity Expected Maturity Maximal Maturity

166

Tabel diatas menunjukkan gap yang terdapat pada proses BAI07.01

(Penyusunan Rencana Implementasi).

Tabel 4.39 Hasil Gap BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem

dan Data)


BAI07.02

(Perencanaan

Proses

Bisnis,

Konversi

Sistem dan

Data)

Perencanaan

proses bisnis dan

perubahan

sistem dan data

dari

konvensional

menuju sistem

dan data yang

baru

a. Belum ada konfirmasi bahwa semua rencana

pengujian disetujui oleh para pemangku

kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis

dan TI yang sesuai.

b. Belum ada proses meraih kepastian bahwa

rencana pengujian mengidentifikasi sumber

daya yang diperlukan untuk melaksanakan

ujian dan mengevaluasi hasil


(Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data).

Tabel 4.40 Hasil Gap BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian)


BAI07.03

(Rencana

Persetujuan

Pengujian)

Persetujuan

rencana

pengujuan

a. Belum ada pelatihan dan pengujian

melakukan konversi sebelum melakukan

konversi yang sebenarnya.

b. Belum ada rencana cadangan agar semua

sistem dan data bisa kembali pada titik

sebelum konversi.


(Rencana Persetujuan Pengujian).

167

Tabel 4.41 Hasil Gap BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian)


BAI07.04

(Penyusunan

Lingkungan

Pengujian)

Penyusunan

lingkungan

pengujian

a. Belum ada perlindungan data-data yang

dianggap penting dan sesnsitif untuk

diketahui orang lain.

b. Belum ada database yang menggambarkan

lingkungan pengujian.


(Penyusunan Lingkungan Pengujian).

Tabel 4.42 Hasil Gap BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui)


BAI07.05

(Penyelenggaraan

Pengujian Yang

Disetujui)

Penyelenggaraan

pengujian yang

sudah disetujui

a. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-

PTIK tidak melakukan pencatatan

hasil pengujian, mereka hanya melihat

apa kah terjadi masalah atau tidak. Jika

ada masalah maka langsung dicarikan

solusinya, sehingga tidak pernah ada

proses pencatatan atau pembuatan log

activity.

b. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-

PTIK belum melakukan

pengklasifikasian terhadap error yang

terjadi selama proses pengujian.


(Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui).

Tabel 4.43 Hasil Gap BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru)


BAI07.06

(Mempromosikan

Sistem Baru)

Mempromosikan

sistem baru


PTIK belum melakukan penentuan

sejauh mana implementasi atau

pemrosesan parallel antara sistem lama

dengan sistem baru yang sejalan dengan

rencana implementasi.

168


(Mempromosikan Sistem Baru).

Tabel 4.44 Hasil Gap BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem

Baru)


BAI07.07

(Pemberian

Dukungan

Awal

Terhadap

Sistem

Baru)

Pemberian

dukungan awal

terhadap sistem

baru

a. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK

belum melakukan penyediaan sumber daya

tambahan, seperti yang diperlukan,untuk

pengguna sistem dan personil pendukung

sampai perilisan sistem baru telah stabil.

b. Divisi TI Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-

PTIK belum menentukan ukuran keberhasilan

dalam pengimplementasian sistem baru.


(Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru).

Tabel 4.45 Hasil Gap BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi)


BAI07.08

(Melakukan

Pengulasan

Pasca

Implementasi)

Melakukan

pengulasan

setelah proses

implementasi

a. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK

belum memiliki matriks pengukur

keberhasilan.

b. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK

belum memiliki ukuran kualitas standar

terhadap sistem baru.


(Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi).

4.7. Reporting the Results

Pada tahap ini, penulis menampilkan tabel temuan, gap dan rekomendasi

yang diperlukan untuk memperbaiki gap yang ada. Berikut tabel rekomendasi:

169

4.7.1. Rekomendasi BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi)

Tabel 4.37 Tabel Rekomendasi BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi)

NAMA

PROSES

TEMUAN GAP REKOMENDASI

BAI07.01

(Penyusunan

Rencana

Implementasi)

a. Hasil kuesioner menyatakan bahwa

Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki

rencana implementasi yang

mencerminkan strategi implementasi

yang luas, urutan langkah-langkah

implementasi dan kebutuhan sumber

daya.Namun berdasarkan hasil

observasi penulis, PJJ STIK-PTIK

belum memiliki rencana implementasi

tersebut.

b. Berdasarkan hasil kuesioner dan hasil

observasi Sistem PJJ STIK-PTIK

telah memiliki jadwal dan rencana

perubahan. Contohnya adalah jadwal

launching PJJ STIK-PTIK pada bulan

Januari 2014

c. Hasil kuesioner menyatakan Sistem

PJJ STIK-PTIK telah memiliki

rencana implementasi yang disetujui

stakeholder. Namun berdasarkan hasil

observasi yang penulis lakukan,

masih ada stakeholder yang belum

bisa menerima dan menyetujui

perubahan yang terjadi.

a. Belum adanya rencana perubahan

yang matang yang dilakukan STIK-

PTIK dalam melakukan perubahan

dari sistem konvensional ke sistem

baru.

b. Tidak semua stakeholder menyetujui

perubahan sistem pembelajaran ini,

terutama dari dosen dan mahasiswa

yang masih kurang mengerti

mengenai teknologi.

c. Belum ada implementasi proses

identifikasi dan dokumentasi backup


d. Belum adanya perencanaan,

monitoring, dan penyesuaian

peninjauan resiko teknisi dan bisnis

yang terkait dengan implementasi

secara formal dan adanya pembahasan

resiko utama dalam proses

perencanaan.

a. Sebelum membuat sebuah perubahan

seharusnya STIK-PTIK telah memiliki

perencanaan yang matang, mulai dari

penyusunan langkah-langkah perubahan,

kebutuhan sumber daya, kepastian bantuan

dari pihak eksternal, penyusunan daftar

resiko yang mugkin dihadapi.

b. STIK-PTIK mengadakan pelatihan dan

sosialisasi yang bertujuan mengenalkan

teknologi kepada seluruh pengguna sistem

PJJ. Mulai dari pengenalan internet dasar,

cara membuka web, dan hal-hal lain yang

berhubungan dengan sistem PJJ.

c. Perlu diadakannya pelatihan dan sosialisasi

Sistem PJJ kepada seluruh stakeholder

terutama dosen dan mahasiswa, agar

mereka bisa mengerti dan akhirnya mau

menerima perubahan yang terjadi.

d. Membangun kesadaran kepada seluruh

stakeholder untuk turut mendukung

berjalannya sistem PJJ ini. Diantaranya

termasuk mencohtohkan cara merawat

berbagai infrastruktur TIK yang dimiliki

sistem PJJ. Seperti mematikan dan

170

d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah

melakukan proses meraih komitmen

dari penyedia solusi eksternal untuk

keterlibatan mereka dalam setiap

langkah pelaksanaan perubahan yang

diprediksi secara terus menerus

ditingkatkan untuk memenuhi tujuan

bisnis. Contohnya adalah bantuan dari

ICITAP dan Southeast Asian Minister

of Education Organization Regional

Open Learning Centre (SEAMOLEC)

e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan

telah melakukan implementasi proses

identifikasi dan dokumentasi backup

dan proses pemulihan menggunakan


Namun pada kenyataannya belum ada

proses identifikasi dan dokumentasi

backup proses pemulihan.

f. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan

telah memiliki perencanaan,

monitoring, dan penyesuaian

peninjauan resiko teknisi dan bisnis

yang terkait dengan implementasi

secara formal dan adanya pembahasan

resiko utama dalam proses

perencanaan. Namun berdasarkan

hasil observasi penulis, PJJ STIK-

PTIK belum memiliki hal tersebut.

menghidupkan komputer yang baik,

mematikan dan menghidupkan proyektor

yang baik dan benar, dll.

e. Perlu dibuatnya sistem backup dan proses

pemulihan agar bila dikemudian hari terjadi

kehilangan data, data bisa diambil lagi di

tempat backup.

171

Pemenuhan aktivitas BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi):

Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki jadwal dan rencana perubahan.

Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses meraih komitmen dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan mereka

dalam setiap langkah pelaksanaan perubahan.

4.7.2. Rekomendasi BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data)

Tabel 4.38 Tabel Rekomendasi BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data)

NAMA

PROSES


a. Hasil kuesioner menyatakan Sistem

PJJ STIK-PTIK telah melakukan

pendefinisian proses bisnis, layanan

data IT dan infrastruktur rencana

migrasi. Namun pada kenyataannya

STIK-PTIK belum melakukannya.

b. Berdasarkan kuesioner dan observasi

Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan

telah melakukan proses pertimbangan

penyesuaian yang diperlukan untuk

prosedur bisnis. Contohnya adalah

revisi peran dan tangungjawab dalam

prosedur pengendalian dan dalam

rencana perubahan proses bisnis.

a. Sistem PJJ STIK-PTIK belum

melakukan pendefinisian proses

bisnis, layanan data IT dan

infrastruktur rencana migrasi.

b. Sistem PJJ STIK-PTIK belum

memiliki konfirmasi bahwa semua

rencana pengujian disetujui oleh para

pemangku kepentingan, termasuk

pemilik proses bisnis dan TI yang

sesuai.

a. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya

melakukan pendefinisian proses bisnis,

layanan data IT dan infrastruktur

rencana migrasi, agar implementasi

sistem baru ini bisa berjalan dengan

baik. b. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya

melakukan konfirmasi bahwa semua

pemangku kepentingan telah

menyetujui rencana pengujian. Agar

tidak ada yang bertentangan pada saat

implemenntasi sistem baru.

172

BAI07.02

(Perencanaan

Proses Bisnis,

Konversi

Sistem dan

Data)

c. Berdasarkan kuesioner Sistem PJJ

STIK-PTIK menyatakan telah

memiliki konfirmasi bahwa semua

rencana pengujian disetujui oleh para

pemangku kepentingan, termasuk

pemilik proses bisnis dan TI yang

sesuai. Namun pada kenyataaanya,

masih ada mahasiswa dan dosen yang

belum bisa menerima perubahan yang

terjadi.


melakukan proses konfirmasi bahwa

rencana konversi data tidak

memerlukan perubahan nilai data.

Contohnya adalah bahan ajar berupa

slide power point yang di berikan

kepada mahasiswa.

e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan

telah melakukan proses pelatihan dan

pengujian sebelum melakukan

konversi data. Namun kenyataan di

lapangan menyatakan tidak ada

pelatihan apapun yang diterima oleh

admin atau teknisi sebelum melakukan

konversi data.

f. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan

telah melakukan implementasi

kepastian bahwa rencana pengujian

mencerminkan penilaian resiko dari

projek dan bahwa semua persyaratan

fungsional dan teknisi telah diuji.

c. Sistem PJJ STIK-PTIK belum

melakukan proses meraih kepastian

bahwa rencana pengujian

mengidentifikasi sumber daya yang

diperlukan untuk melaksanakan ujian

dan mengevaluasi hasil. d. Sistem PJJ STIK-PTIK belum

melakukan proses pelatihan dan

pengujian sebelum melakukan

pengkonversian data. e. Sistem PJJ STIK-PTIK tidak

menyusun kemungkinan resiko-resiko

yang akan muncul saat konversi data.

c. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya telah

mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan

sumber daya, aplikasi-aplikasi yang

dibutuhkan, sebelum melakukan pengujian.

Agar pengujian berjalan dengan baik dan

lancar. d. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya

melakukan pelatihan dan sosialisi yang

berkelanjutan kepada seluruh stakeholder,

agar mereka bisa memahami sistem baru

ini dan tak terjadi penolakan. e. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya

membuat daftar kemungkinan resiko-resiko

yang akan muncul saat konversi data. Agar

ketika resiko yang terjadi itu muncul, PJJ

STIK-PTIK telah siap untuk

memperbaikinya.

173

Namun berdasarkan observasi yang

penulis lakukan, PJJ STIK-PTIK

belum melakukan proses tersebut.

g. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki

kepastian bahwa rencana pengujian

mengidentifikasi sumber daya yang

diperlukan untuk melaksanakan ujian

dan mengevaluasi hasil. Contohnya

adalah pembuatan daftar sumber daya

yang diperlukan dalam proses

pengujian.

h. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki

rencana migrasi dari sistem lama ke

sistem baru. Contohnya adalah

rencana pembuatan PJJ berupa e-

learning dengan menggunakan

aplikasi moodle dan web conference

dengan menggunakan aplikasi webex.

Pemenuhan aktivitas BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data):

Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk

melaksanakan ujian dan mengevaluasi hasil.

Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana migrasi dari sistem lama ke sistem baru.

174

4.7.3. Rekomendasi BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian)

Tabel 4.39 Tabel Rekomendasi BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian)

NAMA

PROSES


BAI07.03

(Rencana

Persetujuan

Pengujian)

a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan

sudah mengadakan pelatihan dan

pengujian melakukan konversi

sebelum melakukan konversi yang

sebenarnya. Namun berdasarkan hasil

observasi yang penulis lakukan, PJJ

STIK-PTIK tidak mengadakan

pelatihan dan pengujian tersebut.

b. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan

telah memiliki rencana cadangan agar

semua sistem dan data bisa kembali

pada titik sebelum konversi. Namun

ternyata PJJ STIK-PTIK belum

memiliki rencana cadangan tersbut.

c. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki

perencanaan, monitoring dan

penyesuaian rencana backup data

arsip agar sesuai kebutuhan bisnis.

Contohnya adalah pembuatan data

center.

d. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan

telah melakukan pendefinisian proses


infrastruktur rencana migrasi. Namun


melakukan pelatihan dan pengujian

melakukan konversi sebelum

melakukan konversi yang sebenarnya.


memiliki rencana cadangan agar

semua sistem dan data bisa kembali

pada titik sebelum konversi.

c. Sistem PJJ STIK-PTIK belum

melakukan pendefinisian proses




melakukan pelatihan dan pengujian pra-

konversi data, sehingga bila terjadi

kesalahan tidak diulangi lagi saat konversi

data yang sebenarnya. b. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya

membuat rencana cadangan, agar ketika

terjadi kesalahan atau error Sistem PJJ

STIK-PTIK bisa mengembalikan data ke

keadaan sebelum terjadi kesalahan atau

error. c. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya

melakukan pendefinisian proses bisnis,

layanan data IT dan infrastruktur rencana

migrasi, agar implementasi sistem baru ini

bisa berjalan dengan baik.

175

pada kenyataannya PJJ STIK-PTIK

belum melaksanakan hal tersebut.

e. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki

rencana pengujian yang disetujui.

Contohnya adalah SPRIN dari ketua

STIK-PTIK untuk melaksanakan

pengujian terhadap sistem baru.

Pemenuhan aktivitas BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian):

Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki perencanaan, monitoring dan penyesuaian rencana backup data arsip.

Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana pengujian yang disetujui.

176

4.7.4. Rekomendasi BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian)

Tabel 4.40 Tabel Rekomendasi BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian)

NAMA

PROSES


BAI07.04

(Penyusunan

Lingkungan

Pengujian)

a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan

telah memiliki perlindungan data

pengujian yang sensitive dan hasil

terhadap pengungkapan. Namun

kenyataannya PJJ STIK-PTIK belum

memiliki perlindungan tersebut.

b. Sistem PJJ STIK-PTIK telah

membuat database hal-hal yang

diperlukan dalam melakukan

pengujian. Namun kenyataannya tidak

ada database yang menyatakan hal-

hal yang dibutuhkan.

c. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki

kepastian bahwa pengujian telah

aman dan sesuai dengan sistem baru

yang akan digunakan.


memiliki perlindungan data-data

yang dianggap penting dan

sesnsitif untuk diketahui orang

lain.


memiliki database yang

menggambarkan lingkungan

pengujian.

a. Sistem PJJ STIK-PTIK segera membuat

perlindungan terhadap data-data yang

sensitive dan bisa berakibat fatal apabila

hilang ataupun rusak. Seperti penyimpanan

pada harddisk external.

b. Sistem PJJ STIK-PTIK segera membuat

database yang menggambarkan lingkunga

pengujian. Contohnya: daftar peserta

pelatihan dan sosialisasi PJJ, jadwal

pelatihan dan sosialisai PJJ.

Pemenuhan aktivitas BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian):

Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki kepastian bahwa pengujian telah aman dan sesuai dengan sistem baru yang akan

digunakan.

177

4.7.5. Rekomendasi BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui)

Tabel 4.41 Tabel Rekomendasi BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui)

NAMA PROSES TEMUAN GAP REKOMENDASI

BAI07.05

(Penyelenggaraan

Pengujian Yang

Disetujui)

a. Sistem PJJ STIK-PTIK

menyatakan telah memiliki catatan

error yang telah dikategorikan dan

ditemukan selama proses

pengujian. Namun pada

kenyataannya, tidak ada catatan

error apapun selama proses

pengujuan.


melakukan proses membuat

pertimbangan untuk menggunakan

instruksi tes yang jelas (script)

untuk melaksanakan tes.

Contohnya adalah pembuatan

modul untuk pelatihan admin dan

teknisi.

c. Sistem PJJ STIK-PTIK

menyatakan telah melakukan

proses identifikasi, pencatatan dan

pengklasifikasian kesalahan selama

pengujian. Namun pada

kenyataannya tidak ada dokumen

pencatatan kesalahan selama

pengujian.


memiliki persetujuan perencanaan


PTIK tidak melakukan pencatatan

hasil pengujian, mereka hanya

melihat apa kah terjadi masalah atau

tidak. Jika ada masalah maka

langsung dicarikan solusinya,

sehingga tidak pernah ada proses

pencatatan atau pembuatan log

activity.

b. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-

PTIK belum melakukan

pengklasifikasian terhadap error yang

terjadi selama proses pengujian.


membuat catatan kegiatan selama proses

pengujian, mulai dari catatan masalah

yang timbul, catatan error yang terjadi.

Agar dikemudian hari bisa diperbaiki

kekurangan-kekurangan tersebut.

b. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya

membuat pengklasifikasian terhadap error

yang terjadi selama proses pengujian, agar

error bisa diperbaiki.

178

dan perilisan hasil produksi.

Contohnya adalah keputusan

dijalankannya sistem baru oleh

ketua STIK-PTIK.

Pemenuhan aktivitas BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui):

Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses membuat pertimbangan untuk menggunakan instruksi tes yang jelas (script)

untuk melaksanakan tes.

Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki persetujuan perencanaan dan perilisan hasil produksi.

179

4.7.6. Rekomendasi BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru)

Tabel 4.42 Tabel Rekomendasi BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru)


BAI07.06

(Mempromosikan

Sistem Baru)

a. Sistem PJJ STIK-PTIK telah

memiliki penyimpanan distribusi

dalam bentuk fisik. Contohnya

adalah pembuatan data center.

b. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan

telah membuat penentuan sejauh

mana implementasi atau pemrosesan

parallel antara sistem lama dengan

baru yang sejalan dengan rencana

implementasi. Namun hasil

observasi penulis menemukan

belum ada sejauh mana rencana

implementasi yang diinginkan,

sistem berjalan mengalir begitu saja.

Bila ada kekurangan baru diperbaiki

atau ditambah.

c. Sistem PJJ STIK-PTIK telah

memiliki rencana dan catatan waktu

perilisan hasil produk baru.

Contohnya adalah pembuatan

jadwal launching sistem baru.


PTIK belum melakukan penentuan

sejauh mana implementasi atau

pemrosesan parallel antara sistem lama

dengan sistem baru yang sejalan

dengan rencana implementasi.

a. Sistem PJJ STIK-PTIK sebaiknya segera

mementukan sejauh mana implementasi

atau pemrosesan parallel antara sistem

lama dengan sistem baru yang sejalan

dengan rencana implementasi.

180

Pemenuhan aktivitas BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru):

Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki penyimpanan distribusi dalam bentuk fisik.

Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana dan catatan waktu perilisan hasil produk baru.

4.7.7. Rekomendasi BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru)

Tabel 4.43 Tabel Rekomendasi BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru)


a. Sistem PJJ STIK-PTIK telah

melakukan proses penyediaan

sumber daya tambahan, seperti

yang diperlukan untuk pengguna

sistem dan personil pendukung

sampai perilisan sistem baru telah

stabil. Contohnya adalah bantuan

dari mahasiswa ITB untuk

melakukan pengujian sistem baru

di tiap Polda seluruh Indonesia.

b. Sistem PJJ STIK-PTIK


proses penyediaan sumber daya

sistem IT tambahan, seperti yang

diperlukan, sampai perilisan sistem

baru berada dalam lingkungan


PTIK belum melakukan penyediaan

sumber daya IT tambahan, seperti

yang diperlukan,untuk pengguna

sistem dan personil pendukung sampai

perilisan sistem baru telah stabil.


memiliki ulasan hasil dari kualitas

berupa kuesioner ataupun feedback

dari pengguna sistem.

c. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-

PTIK belum menentukan ukuran

keberhasilan dalam

pengimplementasian sistem baru.

a. Sistem PJJ STIK-PTIK diharapkan segera

menyediakan sumber daya tambahan, baik

dari segi sumber daya manusia maupun

sumber daya IT. Karena penulis merasa

bahwa jumlah personil tim PJJ sangat

kurang, sedangkan tugas mereka sangat

banyak. Demikian pula dengan IT yang

masih kurang, hal ini dapat menghambat

proses perkuliahan online yang sedang

berlangsung.

b. Sistem PJJ STIK-PTIK diharapkan segera

membuat kuesioner untuk mendapatkan

saran dan kritik dari pengguna sistem,

agar bisa mengetahui kekurangan yang

ada dan segera memperbaikinya.

181

BAI07.07

(Pemberian

Dukungan Awal

Terhadap Sistem

Baru)

operasional yang stabil. Namun

dilapangan berkata lain, masih ada

kekurangan-kekurangan sumber

daya IT dalam pelaksanaan PJJ,

seperti masih kurang kualitas

internet yang digunakan. Sehingga

membuat proses kuliah terganggu.


menyatakan telah memiliki ulasan

hasil dari kualitas sistem baru,

termasuk hasil feedback dari

stakeholder. Namun observasi yang

penulis lakukan menyatakan belum

ada proses feedback dari

stakeholder ataupun pengguna

sistem.

d. Sistem PJJ STIK-PTIK

menyatakan telah memiliki ukuran

keberhasilan dalam

pengimplementasian sistem baru.

Namun pada kenyataannya tidak

ada ukuran sejauh mana sistem bisa

dikatakan telah berhasil

c. Sistem PJJ STIK-PTIK diharapkan

membuat ukuran keberhasilan

implementasi, agar Sistem PJJ STIK-

PTIK mampu melihat sejauh mana

keberhasilan dan kekurangan dalam

implementasi.

182

Pemenuhan aktivitas BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru):

Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses penyediaan sumber daya tambahan, seperti yang diperlukan untuk pengguna

sistem dan personil pendukung sampai perilisan sistem baru telah stabil. Contohnya adalah bantuan dari mahasiswa ITB untuk

melakukan pengujian sistem baru di tiap Polda seluruh Indonesia.

4.7.8 Rekomendasi BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi)

Tabel 4.44 Tabel Rekomendasi BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi)


BAI07.08

(Melakukan

Pengulasan Pasca

Implementasi)

a. Sistem PJJ STIK-PTIK

menyatakan telah memiliki metrik

pengukuran keberhasilan. Namun

pada kenyataannya tidak ada

metrik untuk mengukur sejauh

mana sistem PJJ ini berjalan.


melakukan proses identifikasi,

penilaian dan laporan sejauh mana

persyaratan instansi telah

terpenuhi. Contohnya adalah

laporan hasil implementasi sistem

baru.



proses identifikasi, penilaian dan


PTIK belum memiliki matriks

pengukur keberhasilan.


memiliki laporan hasil, laporan

manfaat, laporan kualitas, dan daftar

penyebab kegagalan implementasi

sistem baru.

c. Sistem Pendidikan Jarak Jauh STIK-

PTIK belum memiliki ukuran kualitas

standar terhadap sistem baru.

d. Sistem PJJ STIK-PTIK belum

memiliki solusi dan pengawasan

dalam menjaga kualitas sistem yang

baru diimplementasi.

a. Sistem PJJ STIK-PTIK diharapkan

membuat sebuah matriks dan standar

pengukur keberhasilan, agar bisa dilihat

apakah sistem baru yang telah

diimplementasi ini telah berhasi atau tidak.

b. Sistem PJJ STIK-PTIK diharapkan

membuat laporan hasil implementasi,

laporan manfaat yang didapat setelah

sistem di implementasi, laporan kualitas

sistem baru, dan daftar laporan penyebab

kegagalan implementasi sistem baru.

183

laporan sejauh mana manfaat yang

diharapkan telah terwujud. Namun

kenyataanya PJJ STIK-PTIK

belum melakukan pembuatan

laporan sejauh mana manfaat yang

diharapkan telah terwujud.

d. Sistem PJJ STIK-PTIK

menyatakan telah memiliki hasil

pengulasan kualitas sistem baru

yang di implementasi. Namun hasil

observasi penulis tidak

menemukan dokumen yang berisi

hasil pengulasan kualitas sistem

baru.

e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyataka

telah memiliki daftar hal-hal yang

menyebabkan kegagalan. Namun

hasil observasi penulis tidak

menemukan dokumen yang berisi

tentang penyebab kegagalan.

f. Sistem PJJ STIK-PTIK

menyatakan telah memiliki solusi

dan pengawasan dalam menjamin

kualitas sistem baru. Namun pada

kenyataanya, PJJ STIK-PTIK

belum memiliki solusi dan

pengawasan dalam menjamin

kualitas sistem baru yang sedang

berjalan

g. Sistem PJJ STIK-PTIK telah

memiliki rencana perbaikan dalam

184

mengatasi masalah yang muncul.

Contohnya adalah perbaikan yang

dilakukan segera mungkin oleh tim

PJJ STIK-PTIK ketika timbul

masalah.

Pemenuhan aktivitas BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi):

Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana perbaikan dalam mengatasi masalah yang muncul. Contohnya adalah perbaikan

yang dilakukan segera mungkin oleh tim PJJ STIK-PTIK ketika timbul masalah.

185

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dan uraian dari pembahasan bab sebelumnya,

maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Hasil evaluasi dengan menggunakan pendekatan capability level pada

COBIT 5 untuk proses BAI07.01 cenderung pada level 2 dengan nilai

kematangan 2.20, untuk proses BAI07.02 cenderung pada level 2

dengan nilai kematangan 2.11, untuk proses BAI07.03 cenderung pada

level 2 dengan nilai kematangan 2.27, untuk proses BAI07.04

cenderung pada level 2 dengan nilai kematangan 2.59, untuk proses

BAI07.05 cenderung pada level 2 dengan nilai kematangan 2.33, untuk

proses BAI07.06 cenderung pada level 2 dengan nilai kematangan 2.39,

untuk proses BAI07.07 cenderung pada level 2 dengan nilai kematangan

2.31, untuk proses BAI07.08 cenderung pada level 2 dengan nilai

kematangan 2.50. Dengan demikian, nilai capability level proses BAI07

(Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) Sistem PJJ pada

STIK-PTIK adalah 2.33 cenderung pada level 2, berarti telah mencapai

Managed Process. Hal ini dapat dilihat dari kurangnya persiapan dari

STIK-PTIK dalam mengimplementasikan Sistem PJJ, seperti

kurangnya perencanaan awal, kurang jelasnya pembagian job desk

kepada para karyawan sekertariat PJJ, kurangnya pelatihan dan

186

sosialisasi kepada para mahasiswa dan dosen sehingga membuat

timbulnya penolakan dari mahasiswa dan dosen itu sendiri terhadap

sistem PJJ.

2. Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK berada pada level 2.33.

Sedangkan level yang diinginkan adalah 3 establish process, yang

berarti implementasi (General Practices dan General Work Product)

telah sesuai dijalankan, dikelola dengan kebijakan yang telah ditentukan

oleh manajemen. Hal ini berarti menimbulkan gap sebesar 0.67. Untuk

mencapai target capability level tersebut maka STIK-PTIK harus

menutup gap yang ada dengan cara pembuatan SOP yang jelas,

mengadakan pelatihan dan sosialisasi kepada mahasiswa dan dosen agar

mereka semakin terbiasa dengan Sistem PJJ dan akhirnya menerima

perubahan yang ada.

5.2. Saran

Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan oleh penulis ada beberapa saran

yang dapat menjadi pertimbangan bagi pendidikan jarak jauh STIK-PTIK untuk

meningkatkan penggunaan teknologi informasi yang ada di dalam pendidikan jarak

jauh STIK-PTIK, yaitu:

1. Diharapkan hasil rekomendasi pada penelitian ini dapat di

implementasikan oleh Sistem Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-

PTIK.

2. PJJ STIK-PTIK segera membuat SOP untuk pembagian job desk

para karyawan PJJ STIK-PTIK, karena pembagian tugas kerja masih

187

kurang terorganisir, mana tugas admin, mana tugas operator, mana

tugas teknisi, dsb. Selain itu juga PJJ STIK-PTIK segera membuat

SOP untuk pelatihan dan sosialisasi PJJ untuk semua stakeholder

seperti mahasiswa, dosen, operator dan admin di tiap polda serta

teknisi. STIK-PTIK juga diharapkan membuat SOP untuk

memenuhi kebutuhan sumber daya, baik sumber daya manusia

maupun sumber daya IT.

3. Diharapkan untuk penelitian berikutnya agar dapat mengolah data

kuesioner dengan metode perhitungan skala linkert, perhitungan

matriks menggunakan KPI (Key Performance Indikator) dan KGI

(Key Goal Indicator) untuk mengetahui Rating Scale pada Sistem


188

DAFTAR PUSTAKA

Adikara, Fransiskus. 2013. Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi Perguruan

Tinggi Berdasarkan COBIT 5 pada Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak

Universitas Esa Unggul. Jakarta: Universitas Esa Unggul.

Alvin., Soekamto W., dan Harsono R. Analisis dan Evaluasi Tata Kelola Teknologi

Informasi pada PT FIF dengan Standar COBIT 5. Jakarta: Universitas Bina

Nusantara.

Arikunto, Suharsimi. 2010. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka

Cipta.

Fauziyah. 2010. Pengantar Teknologi Informasi. Bandung: Muara Indah

Fitroh. 2009. Penilaian Tingkat Kematangan Tata Kelola Teknologi Informasi pada Sistem

Informasi Manajemen Akademik. Yogyakarta: Seminar Nasional Aplikasi

Teknologi Informasi (SNATI 2006).

Gondodinyoto, Sanyoto. 2010. Audit Sistem Informasi. Jakarta: Mitra Wacana Media.

Ida Farida, Siti. 2014. Usulan Model Tata Kelola Teknologi Informasi pada Domain

Monitor, Evaluate, and Assess dengan Metode Framework COBIT 5 di PT Bank

Muamalat Indonesia. Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah

Jakarta.

ISACA. 2012. COBIT 5 A Business Framework for the Governance and Management of

Enterprise IT. USA: IT Governance Institute

ISACA. 2012. COBIT 5 Enabling Processes. USA: IT Governance Institute

189

ISACA. 2012. COBIT 5 Implementation. USA: IT Governance Institute

ISACA. 2012. COBIT 5 Process Assessment Model. USA: IT Governance Institute

ITGI. 2007. COBIT 4.1. USA: IT Governance Institute

Januari. M. 2014. Skala Pengukuran. Jambi: STKIP YPM Bangko.

Jogiyanto dan Abdillah. 2011. Sistem Tatakelola Teknologi Informasi. Jakarta: Penerbit

Andi.

Manajemen IT.2013. Perbedaan COBIT 5 dengan COBIT 4.1. Dikutip pada hari Rabu 26-

11-2014. 08.40 WIB. http://manajemen-ti.com/tata-kelola-audit/197-dulu-cobit-4-

1-sekarang-cobit-5-apa-bedanya.html

Nurochim. 2007. Manajemen Perubahan Pendidikan Tinggi. Jakarta

Nuri E.P, Farah. 2014. Evaluasi Capability Level pada Dukungan Layanan Manajemen

Data dengan Menggunakan Framework COBIT 5 di DRC Asuransi Jasindo.

Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Pratyangga, Yusron. 2012. Analisis Management Awareness dan Maturity Level Pada DRC

(Disaster Recover Center) Bank Sumsel Babel Dengan COBIT 4.1, Jakarta:

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Sanjaya, Wina. 2013 Penelitian Pendidikan: Jenis, Metode, dan Prosedur. Jakarta:

Kharisma Putra Utama.

Surendro, Kridanto. 2009. Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Bandung:

Informatika.

Sarno, Riyanto. 2009. Audit Sistem dan Teknologi Informasi. Surabaya: ITS Pres.

http://manajemen-ti.com/tata-kelola-audit/197-dulu-cobit-4-1-sekarang-cobit-5-apa-bedanya.html

http://manajemen-ti.com/tata-kelola-audit/197-dulu-cobit-4-1-sekarang-cobit-5-apa-bedanya.html

190

Supriyana. 2010. Model Arsitektur Bisnis, Sistem Informasi dan Teknologi di Bakosurtanal

Berbasis TOGAF. Dikutip pada 11 Juni 2014. 16:00 WIB.

http://telkomnika.ee.uad.ac.id/n9/files/Vol.8No.1Apr10/8.1.4.10.03.pdf.

Quit Wellington Redwood. 2013. COBIT 5 Foundating with Case Study (ITG-253 1.10).

Amsterdam.

Yunanda. 2009. Evaluasi. Dikutip pada 17 Juni 2014. Pukul 19:56 WIB.

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/19622/4/Chapter%20II.pdf

Yutta D, Finh., Tanuwijaya, Haryanto., dan Sutomo, Erwin. 2012. Audit Sistem Informasi

Instalasi Rawat Inap Berdasarkan Perspektif Pelanggan Balanced Scorecard

Menggunakan Standar COBIT 4.1 di Rumah Sakit Umum Haji Surabaya.

Surabaya: STIKOM Surabaya.

Wakhinuddin. 2009. Analisa Gap. Dikutip pada 10 Juni 2014. 21:00 WIB.

http://wakhinuddin.wordpress.com/2009/11/24/analisis-gap/

Wikipedia. Pengertian CMMI. Dikutip pada 19 Juni 2014. Pukul 20:21 WIB.

http://id.wikipedia.org/wiki/CMMI

http://telkomnika.ee.uad.ac.id/n9/files/Vol.8No.1Apr10/8.1.4.10.03.pdf

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/19622/4/Chapter%20II.pdf

http://wakhinuddin.wordpress.com/2009/11/24/analisis-gap/

http://id.wikipedia.org/wiki/CMMI

LAMPIRAN-LAMPIRAN

WAWANCARA 1

Narasumber : Bapak Kombes Pol Edi Setyo

Jabatan : Ketua PJJ STIK-PTIK

Tanggal wawancara : 30-04-2014

Hasil wawancara :

1. Apa itu PJJ ?

PJJ di STIK-PTIK pola pembelajaran yang dikembangkan dengan pola

Blended / Hybrid system yaitu baik secara online maupun tatap muka

dengan komposisi 30%-79%, artinya program pembelajaran yang

digunakan, menggabungkan antara kegiatan perkuliahan online, belajar

mandiri secara online dan perkuliahan tatap muka antara dosen dengan

mahasiswa dalam menyampaikan materi bahan ajar yang dilaksanakan baik

tatap muka secara langsung atau dilaksanakan tatap muka online dengan

teknologi web conference. Model perkuliahan PJJ dengan pola Blended /

Hybrid sistem yang dikembangkan oleh STIK-PTIK adalah sebagai berikut:

a. Perkuliahan Online

Dalam pelaksanaan perkuliahan online mahasiswa secara mandiri kapan

pun dan dimana pun dengan menggunakan perangkat media komunikasi

yang berbasis internet, 1 (satu) minggu sebelum perkuliahan

berlangsung diwajibkan untuk mempelajari materi bahan ajar dalam

bentuk Konten yang terdapat dalam sistem e-learning STIK. Admin

akan menginfokan kepada mahasiswa tentang kewajiban mahasiswa

untuk mempelajari materi bahan ajar yang akan diajarkan oleh dosen

sesuai dengan silabus e-learning.

Setelah pelaksanaan perkuliahan tatap muka baik secara langsung atau

pun secara online pada saat PJJ, mahasiswa bisa mempelajari kembali

materi bahan ajar yang sudah diajarkan oleh Dosen berikut hasil

rekaman video perkuliahan.

Dalam perkuliahan online sistem telah mengintegrasikan antara

penilaian akademik dengan pengasuhan, yaitu apabila mahasiswa tidak

membuka materi perkuliahan online maka tidak akan bisa membuka

quis. Konsekuensi dari mahasiswa tidak mengisi quis maka dianggap

tidak belajar, dan akan berpengaruh / pemotongan nilai kepribadian

mahasiswa.

b. Perkuliahan Tatap Muka Online

Perkuliahan tatap muka online adalah kegiatan interaksi dosen dengan

mahasiswa menggunakan media teknologi web conference, teknologi

ini memudahkan terjadinya interaksi antara mahasiswa dan dosen secara

langsung. Kegiatan perkuliahan tatap muka online terjadwal setiap

harinya mulai pukul 08.00 s/d 15.00.

Teknis perkuliahan tatap muka online, dosen menyampaikan materi

perkuliahan di STIK-PTIK Jakarta dengan cara disyuting secara

langsung menggunakan teknologi web conference, mahasiswa yang

berada di USBJJ (unit sumber belajar jarak jauh) Polda dikumpulkan

dalam satu ruang kelas baik di Mapolda ataupun di SPN Polda.

Selanjutnya seluruh mahasiswa STIK yang berada pada USBJJ Polda

secara bersama-sama mengikuti perkuliahan yang sedang berlangsung

secara web conference dengan dosen di STIK-PTIK.

c. Belajar Mandiri

Belajar mandiri adalah kegiatan belajar yang dilakukan mahasiswa

secara mandiri dalam mempelajari materi bahan ajar pada setiap mata

kuliah, dengan cara sbb :

(a) Mempelajari materi bahan ajar berupa konten pada sistem e-

learning, referensi bahan belajar yang diunggah dalam e-library;

(b) Menyelesaikan penugasan yang diberikan oleh dosen;

Belajar mandiri dapat dilakukan mahasiswa kapan saja tanpa terikat

waktu, melalu media elektronik berupa laptop/ komputer, gadget dan

lain sebagainya dengan sarana penunjang jaringan internet yang

memadai.

Materi bahan ajar pada kegiatan belajar mandiri, bisa dipelajari pada

sistem e-learning STIK dalam bentuk perkuliahan on line, karena

sebagian besar bahan ajar disampaikan secara online. PJJ STIK-PTIK

menuntut seluruh mahasiswa mampu belajar secara mandiri, adapun

kata mandiri bukan berarti belajar sendiri, melainkan kata mandiri

berarti belajar secara ber-inisiatif dengan atau tanpa tutorial, sehingga

seluruh peserta didik dalam hal ini para mahasiswa STIK-PTIK mampu

mengatur jadwal belajarnya secara online, mampu memilih dan

menentukan bahan ajar sesuai dengan kebutuhannya.

d. Forum Diskusi

Forum diskusi telah difasilitasi pada sistem e-learning STIK PTIK,

dimana pada setiap topik pada pokok bahasan setiap mata kuliah

mahasiswa bisa saling berinteraksi berkaitan dengan materi bahan ajar

yang akan diajarkan atau yang telah diajarkan oleh dosen.

Forum diskusi juga bisa digunakan oleh Dosen untuk memberikan

penugasan atau pokok bahasan yang harus didiskusikan oleh mahasiswa

baik sesama mahasiswa ataupun dengan Dosen.

Dalam forum diskusi mahasiswa dapat berkomunikasi dengan dosen

melalui e-chatting sesuai dengan jadwal yang telah diatur untuk

menanyakan secara langsung hal-hal yang belum dimengerti.

e. Kegiatan Tutorial

Kegiatan tutorial antara dosen dan mahasiswa dilakukan terjadwal dan

terstruktur berdasarkan rayonisasi yang telah ditentukan menurut

sebaran mahasiswa. Kegiatan tutorial dilaksanakan pada semester 2 dan

3 oleh dosen pengampu masing-masing mata kuliah tersebut

2. Apa latar belakang / kebijakan yang melandasi PJJ?

Sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah RI Nomor 58 Tahun 2010

tentang perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 1983, yang

mensyaratkan bahwa untuk dapat diangkat sebagai pejabat penyidik Polri

harus memenuhi persyaratan berpangkat paling rendah Inspektur Dua Polisi

dan berpendidikan paling rendah Sarjana Strata Satu atau yang setara. Maka

kebijakan Pimpinan Polri sejak tahun 2012 terhadap lulusan AKPOL

dengan kualifikasi sebagai Sarjana Ilmu Kepolisian (S1). Berkaitan dengan

kebijakan tersebut, sebagaimana kebijakan Kalemdikpol agar Sekolah

Tinggi Ilmu Kepolisian (STIK) segera menyiapkan Sistem Pendidikan Jarak

Jauh (PJJ) bagi lulusan AKPOL yang belum mengikuti pendidikan Strata

satu (S1) di STIK

3. Sudah dari kapan PJJ dibangun?

Dulu sudah sempat ada, namun gagal dalam pelakasanaannya. PJJ yang

baru ini sudah mulai dirancang sejak pertengahan tahun 2013, dan baru

launching pada Januari 2014.

4. Apa ada struktur organisasi PJJ?

Ada.

5. Apa saja Hambatan yang terjadi?

Hambatan yang ada:

a. Kurangya persiapan yang matang dalam proses perencanaan

hingga implementasi. Sehingga terkesan terburu-buru dan hasil

kurang baik.

b. Kurang bisanya mahasiswa dan dosen menerima perubahan

model pembelajaran yang baru ini, karena tidak semua

mahasiswa dan dosen mengerti tentang teknologi informasi.

c. Kurangnya dukungan secara penuh dari STIK-PTIK sendiri

terhadap PJJ, sehingga PJJ seakan-akan berjalan sendiri dengan

bantuan dari pihak luar.

WAWANCARA 2

Narasumber : Bapak Adhie Chandra

Jabatan : Ketua teknisi PJJ STIK-PTIK

Tanggal wawancara : 05-05-2014

Hasil wawancara :

1. Didalam Struktur Organisasi PJJ belum terdapat bagian-bagian yang sesuai

dengan RACI Chart COBIT 5, sehingga satu bagian memiliki tugas

rangkap. Hal ini merupakan salah satu kekurangan yang harus dipenuhi PJJ

STIK-PTIK agar proses dapat berjalan dengan baik dan lancar, dan

pembagian job desk bisa teratur dan terarah.

2. Tidak adanya SOP tentang pembagian tugas (job desk) untuk admin,

operator dan teknisi. Sehingga para karyawan diharuskan mampu disaat-

saat tertentu melakukan ketiga tugas tersebut.

3. Belum ada evaluasi terhadap kinerja karyawan.

4. Masih banyak mahasiswa dan dosen yang belum memahami TI sehingga

tidak semangat dalam melaksanakan kuliah PJJ.

KUESIONER

EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA

DOMAIN BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan

Transisi) pada Sistem PJJ STIK-PTIK

CAPABILITY LEVEL

Nama Responden :

Jabatan :

Bagian :

Kuesioner ini merupakan bagian dari penelitian skripsi mahasiswa Strata Satu

Univesitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatulullah Jakarta, yang bertujuan

untuk memperoleh data atau pendapat Bapak/Ibu terkait dengan BAI07

Tentang Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi serta menilai kinerja

dan penyesuaian pada Sistem PJJ STIK-PTIK.

Kuesioner ini merupakan pengukuran tingkat kematangan yang dikembangkan

dari standard pengelolaan teknologi informasi (TI) internasional COBIT 5

untuk mengetahui tingkat kematangan dalam Build, Acquired, and Implement

kondisi saat ini maupun untuk kondisi yang diharapkan, yang selanjutnya dapat

dijadikan dasar yang cukup untuk identifikasi prioritas peningkatan pada

BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi)

Oleh karena itu mohon kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan pendapatnya

akan pertanyaan-pertanyaan yang akan diberikan dalam kuesioner ini.

Petunjuk Pengisian:

Bacalah pernyataan kriteria dari tingkat kematangan dengan seksama, lalu

berikan ceklis (√) pada jawaban (YA/TIDAK) untuk setiap pernyataan yang

diberikan.

Tujuan dari BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) adalah menetapkan

rencana implementasi yang meliputi konversi data dan sistem, kriteria pengujian

penerimaan, komunikasi, pelatihan, persiapan rilis, promosi hingga produksi dan

dukungan produksi awal. Memperoleh persetujuan dari pihak-pihak terkait.

BAI07.01

Penyusunan

Rencana

Implementasi

Pernyataan Y T

Level 0 /

Incomplete

Process

1. Tidak adanya rencana implementasi yang mencerminkan

strategi implementasi yang luas, urutan langkah-langkah

implementasi, kebutuhan sumber daya, saling

ketergantungan, kriteria untuk mengelola penerimaan dari

produk hasil implementasi, persyaratan verifikasi instalasi,

strategi transisi untuk dukungan produksi, dan update BCPs.

2. Tidak adanya konfirmasi persetujuan rencana pelaksanaan

oleh teknisi dan para pemangku kepentingan bisnis dan tidak

adanya peninjauan oleh audit internal yang sesuai.

3. Tidak adanya komitmen dari penyedia solusi eksternal untuk

keterlibatan mereka dalam setiap langkah pelaksanaan.

4. Tidak adanya proses identifikasi dan dokumentasi backup


5. Tidak adanya proses formal peninjauan risiko teknis dan

bisnis yang terkait dengan implementasi dan tidak adanya

pembahasan resiko utama dalam proses perencanaan.

Level 1 /

Performed

Process

1. Adanya proses membuat rencana implementasi yang

mencerminkan strategi implementasi yang luas, urutan

langkah-langkah implementasi, kebutuhan sumber daya,

saling ketergantungan, kriteria untuk mengelola penerimaan

dari produk hasil implementasi, persyaratan verifikasi

instalasi, strategi transisi untuk dukungan produksi, dan

update BCPs.

2. Adanya proses membuat konfirmasi persetujuan rencana

pelaksanaan oleh teknisi dan para pemangku kepentingan

bisnis dan adanya proses peninjauan oleh audit internal yang

sesuai.

3. Adanya proses meraih komitmen dari penyedia solusi

eksternal untuk keterlibatan mereka dalam setiap langkah

pelaksanaan.

4. Adanya proses membuat identifikasi dan dokumentasi

backup dan proses pemulihan.

5. Adanya proses meraih peninjauan risiko teknis dan bisnis


pembahasan resiko utama dalam proses perencanaan.

Level 2 /

Managed

Process

1. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian rencana

implementasi yang mencerminkan strategi implementasi

yang luas, urutan langkah-langkah implementasi, kebutuhan

sumber daya, saling kertergantungan, kriteria untuk

mengelola penerimaan dari produk hasil implementasi,

persyaratan verifikasi instalasi, strategi transisi untuk

dukungan produksi, dan update BCPs.

2. Adanya perencanaan, monitoring dan penyesuaian

konfirmasi persetujuan rencana pelakasanaan oleh teknisi

dan para pemangku kepentingan bisnis dan adanya

perencanaan, monitoring dan penyesuaian peninjauan oleh

audit internal yang sesuai.


komitmen dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan

mereka dalam setiap langkah pelaksanaan.


identifikasi dan dokumentasi backup dan proses pemulihan.


peninjauan risiko teknis dan bisnis yang terkait dengan

implementasi secara formal dan adanya pembahasan resiko

utama dalam proses perencanaan.

Level 3 /

Established

Process

1. Adanya implementasi pembuatan rencana implementasi

yang mencerminkan strategi implementasi yang luas, urutan





update BCPs menggunakan proses yang telah didefinisikan.

2. Adanya implementasi konfirmasi persetujuan rencana

pelaksanaan oleh teknisi dan para pemangku kepentingan

bisnis dan adanya implementasi peninjauan oleh audit

internal yang sesuai menggunakan proses yang telah

didefinisikan.

3. Adanya implementasi komitmen dari penyedia solusi


pelaksanaan menggunakan proses yang telah didefinisikan.

4. Adanya implementasi proses identifikasi dan dokumentasi

backup dan proses pemulihan menggunakan proses yang

telah didefinisikan.

5. Adanya implementasi peninjauan risiko teknis dan bisnis


implementasi pembahasan resiko utama dalam proses

perencanaan menggunakan proses yang telah didefinisikan.

Level 4 /

Predictable

Process

1. Adanya proses pembuatan rencana implementasi yang






update BCPs yang dioperasikan dengan batasan-batasan.

2. Adanya proses konfirmasi persetujuan rencana pelaksanaan

oleh teknisi dan para pemangku kepentingan bisnis dan

adanya proses peninjauan oleh audit internal yang sesuai

yang dioperasikan dengan batasan-batasan.



pelaksanaan yang dioperasikan dengan batasan-batasan.

4. Adanya proses identifikasi dan dokumentasi backup dan

proses pemulihan yang dioperasikan dengan batasan-

batasan.

5. Adanya proses peninjauan risiko teknis dan bisnis yang

terkait dengan implementasi secara formal dan adanya

proses pembahasan resiko utama dalam proses perencanaan


Level 5 /

Optimizing

Process

1. Adanya proses pembuatan rencana implementasi yang






update BCPs yang diprediksi secara terus menerus

ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis.

2. Adanya proses konfirmasi persetujuan rencana pelaksanaan

oleh teknisi dan para pemangku kepentingan bisnis dan

adanya proses peninjauan oleh audit internal yang diprediksi

secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan

bisnis.



pelaksanaan yang diprediksi secara terus menerus


4. Adanya proses identifikasi dan dokumentasi backup dan

proses pemulihan yang diprediksi secara terus menerus


5. Adanya proses peninjauan risiko teknis dan bisnis yang

terkait dengan implementasi secara formal dan adanya

proses pembahasan resiko utama dalam proses perencanaan

yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk

memenuhi tujuan bisnis.

Tujuan dari BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data)

adalah persiapan untuk proses bisnis, layanan data TI dan metode pengembangan,

termasuk jejak audit dan rencana pemulihan yang harus dilakukan ketika migrasi

data gagal.

BAI07.02

Perencanaan

Proses

Bisnis,

Konversi

Sistem dan

Data

Pernyataan Y T

Level 0 /

Incomplete

Process

1. Tidak adanya pendefinisian proses bisnis, layanan data

IT dan infrastruktur rencana migrasi.

2. Tidak adanya pertimbangan penyesuaian yang

diperlukan untuk prosedur, termasuk revisi peran &

tanggung jawab dan prosedur pengendalian, dalam

rencana konversi proses bisnis.

3. Tidak adanya penggabungan dalam metode rencana

konversi data untuk mengumpulkan, mengubah dan

memverifikasi data untuk di konversi, dan

mengindentifikasi dan menyelesaikan setiap kesalahan

yang ditemukan selama proses konversi.

4. Tidak adanya proses konfirmasi bahwa rencana

konversi data tidak memerlukan perubahan nilai data.

5. Tidak adanya pelatihan dan pengujian melakukan

konversi sebelum mencoba konversi yang sebenarnya.

6. Tidak adanya pertimbangan risiko masalah konversi,

perencanaan kelangsungan bisnis dan prosedur fallback

dalam proses bisnis.

7. Tidak adanya proses koordinasi dan verifikasi waktu

dan penyelesaian konversi sehingga konversi berjalan

lancar terus menerus tanpa kehilangan transaksi data.

8. Tidak adanya rencana cadangan semua sistem dan data

pada titik sebelum konversi.

9. Tidak adanya rencana penyimpanan backup dan data

arsip agar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan

kebutuhan peraturan/penyesuaian.

Level 1 /

Performed

Process

1. Adanya proses pendefinisian proses bisnis, layanan

data IT dan infrastruktur rencana migrasi.

2. Adanya proses membuat pertimbangan penyesuaian

yang diperlukan untuk prosedur, termasuk revisi peran

& tanggung jawab dan prosedur pengendalian, dalam

rencana konversi proses bisnis.

3. Adanya proses meraih penggabungan dalam metode

rencana konversi data untuk mengumpulkan, mengubah

dan memverifikasi data untuk di konversi, dan


yang ditemukan selama proses konversi.

4. Adanya proses membuat konfirmasi bahwa rencana

konversi data tidak memerlukan perubahan nilai data.

5. Adanya proses pelatihan dan pengujian melakukan

konversi sebelum mencoba konversi yang sebenarnya.

6. Adanya proses membuat pertimbangan risiko masalah

konversi, perencanaan kelangsungan bisnis dan

prosedur fallback dalam proses bisnis.

7. Adanya proses koordinasi dan verifikasi waktu dan

penyelesaian konversi sehingga konversi berjalan

lancar terus menerus tanpa kehilangan transaksi data.

8. Adanya proses membuat rencana cadangan semua

sistem dan data pada titik sebelum konversi.

9. Adanya proses membuat rencana penyimpanan backup

dan data arsip agar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan

kebutuhan peraturan/penyesuaian.

Level 2 /

Managed

Process


pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan



pertimbangan penyesuaian yang diperlukan untuk

prosedur, termasuk revisi peran & tanggung jawab dan

prosedur pengendalian, dalam rencana konversi proses

bisnis.


penggabungan dalam metode rencana konversi data

untuk mengumpulkan, mengubah dan memverifikasi

data untuk di konversi, dan mengindentifikasi dan

menyelesaikan setiap kesalahan yang ditemukan

selama proses konversi.


konfirmasi bahwa rencana konversi data tidak

memerlukan perubahan nilai data.


pelatihan dan pengujian melakukan konversi sebelum

mencoba konversi yang sebenarnya.


pertimbangan risiko masalah konversi, perencanaan

kelangsungan bisnis dan prosedur fallback dalam

proses bisnis.


koordinasi dan verifikasi waktu dan penyelesaian

konversi sehingga konversi berjalan lancar terus

menerus tanpa kehilangan transaksi data.


rencana cadangan semua sistem dan data pada titik

sebelum konversi.


rencana penyimpanan backup dan data arsip agar sesuai

dengan kebutuhan bisnis dan kebutuhan

peraturan/penyesuaian.

Level 3 /

Established

Process

1. Adanya implementasi pendefinisian proses bisnis,

layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi

menggunakan proses yang telah didefinisikan.

2. Adanya implementasi pertimbangan penyesuaian yang

diperlukan untuk prosedur menggunakan proses yang

telah didefinisikan., termasuk revisi peran & tanggung

jawab dan prosedur pengendalian, dalam rencana

konversi proses bisnis.

3. Adanya implementasi penggabungan dalam metode

rencana konversi data untuk mengumpulkan, mengubah

dan memverifikasi data untuk di konversi, dan


yang ditemukan selama proses konversi menggunakan


4. Adanya implementasi konfirmasi bahwa rencana

konversi data tidak memerlukan perubahan nilai data


5. Adanya implementasi pelatihan dan pengujian

melakukan konversi sebelum mencoba konversi yang

sebenarnya menggunakan proses yang telah

didefinisikan.

6. Adanya implementasi pertimbangan risiko masalah

konversi, perencanaan kelangsungan bisnis dan

prosedur fallback dalam proses bisnis menggunakan


7. Adanya implementasi koordinasi dan verifikasi waktu

dan penyelesaian konversi sehingga konversi berjalan

lancar terus menerus tanpa kehilangan transaksi data


8. Adanya implementasi rencana cadangan semua sistem

dan data pada titik sebelum konversi menggunakan


9. Adanya implementasi rencana penyimpanan backup

dan data arsip agar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan

kebutuhan peraturan/penyesuaian menggunakan proses

yang telah didefinisikan.

Level 4 /

Predictable

Process


data IT dan infrastruktur rencana migrasi menggunakan

proses yang telah didefinisikan dan dioperasikan

dengan batasan-batasan.

2. Adanya proses pertimbangan penyesuaian yang

diperlukan untuk prosedur yang dioperasikan dengan

batasan-batasan. Termasuk revisi peran & tanggung

jawab dan prosedur pengendalian, dalam rencana

konversi proses bisnis

3. Adanya proses penggabungan dalam metode rencana




yang ditemukan selama proses, dan dioperasikan


4. Adanya proses konfirmasi bahwa rencana konversi data

tidak memerlukan perubahan nilai data yang

dioperasikan dengan batasan-batasan.


konversi sebelum mencoba konversi yang sebenarnya

yang dioperasikan dengan batasan-batasan..

6. Adanya proses pertimbangan risiko masalah konversi,


dalam proses bisnis yang dioperasikan dengan batasan-

batasan.




yang dioperasikan dengan batasan-batasan..

8. Adanya proses rencana cadangan semua sistem dan

data pada titik sebelum konversi yang dioperasikan


9. Adanya proses rencana penyimpanan backup dan data


kebutuhan peraturan/penyesuaian yang dioperasikan


Level 5 /

Optimizing

Process


data IT dan infrastruktur rencana migrasi yang

diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk


2. Adanya proses pertimbangan penyesuaian yang

diperlukan untuk prosedur yang diprediksi secara terus

menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis.

Termasuk revisi peran & tanggung jawab dan prosedur

pengendalian, dalam rencana konversi proses bisnis

3. Adanya proses penggabungan dalam metode rencana




yang ditemukan selama proses, dan diprediksi secara

terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan

bisnis.

4. Adanya proses konfirmasi bahwa rencana konversi data

tidak memerlukan perubahan nilai data yang diprediksi

secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi

tujuan bisnis.


konversi sebelum mencoba konversi yang sebenarnya

yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan

untuk memenuhi tujuan bisnis.

6. Adanya proses pertimbangan risiko masalah konversi,


dalam proses bisnis yang diprediksi secara terus







8. Adanya proses rencana cadangan semua sistem dan

data pada titik sebelum konversi yang diprediksi secara


bisnis.

9. Adanya proses rencana penyimpanan backup dan data


kebutuhan peraturan/penyesuaian yang diprediksi


tujuan bisnis.

Tujuan dari BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) adalah menetapkan

rencana pengujian berdasarkan standar perusahaan dunia yang menentukan peran,

tanggung jawab dan kriteria masuk/keluar. Memastikan bahwa rencana disetujui

oleh pihak terkait.

BAI07.03

Rencana

Persetujuan

Pengujian

Pernyataan Y T

Level 0 /

Incomplete

Process

1. Tidak adanya pengembangan dan pendokumentasian

rencana pengujian, yang sejalan dengan program dan

rencana kualitas projek dan sesuai dengan standar

organisasi

2. Tidak adanya kepastian bahwa rencana pengujian

mencerminkan penilaian risiko dari projek dan bahwa

semua persyaratan fungsional dan teknisi telah diuji.


tertuju pada kebutuhan yang potensial terhadap

akreditasi internal ataupun eksternal dari hasil proses

pengujian


mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk

melaksanakan pengujian dan mengevaluasi hasil.


mengidentifikasi fase pengujian sesuai dengan

persyaratan operasional dan lingkungan.


mempertimbangkan persiapan tes, persiapan lokasi,

kebutuhan pelatihan, instalasi atau update dari

lingkungan tes, perencanaan / melakukan /

mendokumentasikan / mempertahankan uji kasus,

penanganan kesalahan dan masalah, koreksi dan

eskalasi dan persetujuan formal.


menetapkan kriteria yang jelas untuk mengukur

keberhasilan setiap tahap pengujian

8. Tidak adanya kofirmasi bahwa semua rencana

pengujian disetujui oleh para pemangku kepentingan,

termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai.

Level 1 /

Performed

Process

1. Adanya proses pengembangan dan pendokumentasian



organisasi

2. Adanya proses meraih kepastian bahwa rencana

pengujian mencerminkan penilaian risiko dari projek

dan bahwa semua persyaratan fungsional dan teknisi

telah diuji.


pengujian tertuju pada kebutuhan yang potensial

terhadap akreditasi internal ataupun eksternal dari hasil

proses pengujian


pengujian mengidentifikasi sumber daya yang

diperlukan untuk melaksanakan pengujian dan

mengevaluasi hasil.


pengujian mengidentifikasi fase pengujian sesuai

dengan persyaratan operasional dan lingkungan.


pengujian mempertimbangkan persiapan tes, persiapan

lokasi, kebutuhan pelatihan, instalasi atau update dari






pengujian menetapkan kriteria yang jelas untuk

mengukur keberhasilan setiap tahap pengujian

8. Adanya proses meraih kofirmasi bahwa semua rencana


termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai.

Level 2 /

Managed

Process


pengembangan dan pendokumentasian rencana

pengujian, yang sejalan dengan program dan rencana

kualitas projek dan sesuai dengan standar organisasi


kepastian bahwa rencana pengujian mencerminkan

penilaian risiko dari projek dan bahwa semua

persyaratan fungsional dan teknisi telah diuji.


kepastian bahwa rencana pengujian tertuju pada

kebutuhan yang potensial terhadap akreditasi internal

ataupun eksternal dari hasil proses pengujian


kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi

sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan

pengujian dan mengevaluasi hasil.


kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi

fase pengujian sesuai dengan persyaratan operasional

dan lingkungan.


kepastian bahwa rencana pengujian mempertimbangkan

persiapan tes, persiapan lokasi, kebutuhan pelatihan,

instalasi atau update dari lingkungan tes, perencanaan /

melakukan / mendokumentasikan / mempertahankan uji

kasus, penanganan kesalahan dan masalah, koreksi dan



kepastian bahwa rencana pengujian menetapkan kriteria

yang jelas untuk mengukur keberhasilan setiap tahap

pengujian


kofirmasi bahwa semua rencana pengujian disetujui

oleh para pemangku kepentingan, termasuk pemilik

proses bisnis dan TI yang sesuai.

Level 3 /

Established

Process

1. Adanya implementasi pengembangan dan

pendokumentasian rencana pengujian, yang sejalan

dengan program dan rencana kualitas projek dan sesuai

dengan standar organisasi menggunakan proses yang


2. Adanya implementasi kepastian bahwa rencana



telah diuji menggunakan proses yang telah

didefinisikan.




proses pengujian menggunakan proses yang telah

didefinisikan.




mengevaluasi hasil menggunakan proses yang telah

didefinisikan.



dengan persyaratan operasional dan lingkungan








eskalasi dan persetujuan formal menggunakan proses




mengukur keberhasilan setiap tahap pengujian


8. Adanya implementasi kofirmasi bahwa semua rencana


termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai


Level 4 /

Predictable

Process




organisasi yang dioperasikan dengan batasan-batasan.




telah diuji yang dioperasikan dengan batasan-batasan.




proses pengujian yang dioperasikan dengan batasan-

batasan.




mengevaluasi hasil yang dioperasikan dengan batasan-

batasan.



dengan persyaratan operasional dan lingkungan yang








eskalasi dan persetujuan formal yang dioperasikan




mengukur keberhasilan setiap tahap pengujian yang




termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai yang


Level 5 /

Optimizing

Process




organisasi yang diprediksi secara terus menerus





telah diuji yang diprediksi secara terus menerus





proses pengujian yang diprediksi secara terus menerus





mengevaluasi hasil yang diprediksi secara terus




dengan persyaratan operasional dan lingkungan yang









eskalasi dan persetujuan formal yang diprediksi secara


bisnis.



mengukur keberhasilan setiap tahap pengujian yang





termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai yang



Tujuan dari BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) adalah mendefinisikan

dan menetapkan perwakilan keamanan lingkungan pengujian dari proses bisnis

yang direncanakan dan lingkungan operasional TI, kinerja dan kapasitas,

keamanan, pengendalian internal, praktek operasional, kualitas data dan

persyaratan privasi, dan beban kerja.

BAI07.04

Penyusunan

Lingkungan

Pengujian

Pernyataan Y T

Level 0 /

Incomplete

Process

1. Tidak adanya database dari data pengujian yang

mewakili lingkungan produksi.

2. Tidak adanya Perlindungan data pengujian yang sensitif

dan hasil terhadap pengungkapan.

3. Tidak adanya proses untuk memungkinkan retensi yang

tepat atau pembuangan hasil tes.

4. Tidak adanya kepastian bahwa lingkungan pengujian

merupakan perwakilan dari bisnis masa depan dan

lanskap operasional.

5. Tidak adanya kepastian bahwa lingkungan pengujian

aman dan mampu berinteraksi dengan sistem baru.

Level 1 /

Performed

Process

1. Adanya proses membuat database dari data pengujian

yang mewakili lingkungan produksi.

2. Adanya proses membuat perlindungan data pengujian

yang sensitif dan hasil terhadap pengungkapan.

3. Adanya proses untuk memungkinkan retensi yang tepat

atau pembuangan hasil tes.

4. Adanya proses meraih kepastian bahwa lingkungan

pengujian merupakan perwakilan dari bisnis masa

depan dan lanskap operasional.


pengujian aman dan mampu berinteraksi dengan sistem

baru.

Level 2 /

Managed

Process


membuat database dari data pengujian yang mewakili

lingkungan produksi.


membuat perlindungan data pengujian yang sensitif dan

hasil terhadap pengungkapan.


untuk memungkinkan retensi yang tepat atau

pembuangan hasil tes.


meraih kepastian bahwa lingkungan pengujian

merupakan perwakilan dari bisnis masa depan dan

lanskap operasional.


meraih kepastian bahwa lingkungan pengujian aman

dan mampu berinteraksi dengan sistem baru.

Level 3 /

Established

Process

1. Adanya implementasi membuat database dari data

pengujian yang mewakili lingkungan produksi


2. Adanya impelementasi membuat perlindungan data

pengujian yang sensitif dan hasil terhadap

pengungkapan menggunakan proses yang telah

didefinisikan.

3. Adanya implementasi untuk memungkinkan retensi

yang tepat atau pembuangan hasil tes menggunakan


4. Adanya implementasi meraih kepastian bahwa

lingkungan pengujian merupakan perwakilan dari

bisnis masa depan dan lanskap operasional



lingkungan pengujian aman dan mampu berinteraksi

dengan sistem baru menggunakan proses yang telah

didefinisikan.

Level 4 /

Predictable

Process


yang mewakili lingkungan produksi yang dioperasikan



yang sensitif dan hasil terhadap pengungkapan yang

dioperasikan dengan batasan-batasan. yang



atau pembuangan hasil tes yang dioperasikan dengan

batasan-batasan.



depan dan lanskap operasional yang dioperasikan




baru yang dioperasikan dengan batasan-batasan.

Level 5 /

Optimizing

Process


yang mewakili lingkungan produksi yang diprediksi


tujuan bisnis.


yang sensitif dan hasil terhadap pengungkapan yang

dioperasikan dengan batasan-batasan. yang diprediksi


tujuan bisnis.


atau pembuangan hasil tes yang diprediksi secara terus




depan dan lanskap operasional yang diprediksi secara


bisnis.



baru yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan


Tujuan dari BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) adalah uji

perubahan secara mandiri sesuai dengan rencana pengujian yang telah ditentukan

sebelum migrasi ke lingkungan sistem baru

BAI07.05

Penyelenggaraan

Pengujian Yang

Disetujui

Pernyataan Y T

Level 0 /

Incomplete

Process

1. Tidak adanya ulasan catatan error yang telah

dikategorikan dan ditemukan selama proses

percobaan

2. Tidak adanya evaluasi penerimaan akhir terhadap

kriteria keberhasilan

3. Tidak adanya Persetujuan penerimaan dengan tanda

tangan formal oleh pemilik proses bisnis, pihak

ketiga dan IT stakeholder sebelum promosi ke

produk baru.

4. Tidak adanya kepastian bahwa pengujian perubahan

dilakukan sesuai dengan rencana pengujian.

5. Tidak adanya kepastian bahwa pengujian dan hasil

sesuai dengan kriteria keberhasilan yang telah

ditetapkan dalam rencana pengujian.

6. Tidak adanya pertimbangan untuk menggunakan

instruksi tes yang jelas (script) untuk melaksanakan

tes.

7. Tidak adanya pertimbangan keseimbangan yang

tepat antara pengujian secara tertulis dan pengujian

secara interaktif dengan pengguna.

8. Tidak adanya tes keamanan yang sesuai dengan

rencana uji.

9. Tidak adanya tes sistem dan kinerja aplikasi yang

sesuai dengan rencana uji.

10. Tidak danya kepastian bahwa bahwa unsur-unsur

fallback dan rollback dari rencana uji telah dibahas.

11. Tidak adanya identifikasi, pencacatan dan

pengklafisian kesalahan selama pengujian

Level 1 /

Performed

Process

1. Adanya proses membuat ulasan catatan error yang

telah dikategorikan dan ditemukan selama proses

percobaan

2. Adanya proses evaluasi penerimaan akhir terhadap


3. Adanya proses persetujuan penerimaan dengan

tanda tangan formal oleh pemilik proses bisnis,

pihak ketiga dan IT stakeholder sebelum promosi ke

produk baru.

4. Adanya proses meraih kepastian bahwa pengujian

perubahan dilakukan sesuai dengan rencana

pengujian.


dan hasil sesuai dengan kriteria keberhasilan yang

telah ditetapkan dalam rencana pengujian.

6. Adanya proses membuat pertimbangan untuk

menggunakan instruksi tes yang jelas (script) untuk

melaksanakan tes.

7. Adanya proses membuat pertimbangan

keseimbangan yang tepat antara pengujian secara

tertulis dan pengujian secara interaktif dengan

pengguna.

8. Adanya proses membuat tes keamanan yang sesuai

dengan rencana uji.

9. Adanya proses membuat tes sistem dan kinerja

aplikasi yang sesuai dengan rencana uji.

10. Adanya proses meraih kepastian bahwa bahwa

unsur-unsur fallback dan rollback dari rencana uji

telah dibahas.

11. Adanya proses identifikasi, pencacatan dan


Level 2 /

Managed

Process

1. Adanya proses perencanaan, monitoring dan

penyesuaian ulasan catatan error yang telah

dikategorikan dan ditemukan selama proses

percobaan


penyesuaian evaluasi penerimaan akhir terhadap



penyesuaian persetujuan penerimaan dengan tanda

tangan formal oleh pemilik proses bisnis, pihak

ketiga dan IT stakeholder sebelum promosi ke

produk baru.


penyesuaian meraih kepastian bahwa pengujian


pengujian.


penyesuaian meraih kepastian bahwa pengujian dan

hasil sesuai dengan kriteria keberhasilan yang telah

ditetapkan dalam rencana pengujian.


penyesuaian pertimbangan untuk menggunakan

instruksi tes yang jelas (script) untuk melaksanakan

tes.


penyesuaian pertimbangan keseimbangan yang

tepat antara pengujian secara tertulis dan pengujian

secara interaktif dengan pengguna.


penyesuaian tes keamanan yang sesuai dengan

rencana uji.


penyesuaian tes sistem dan kinerja aplikasi yang

sesuai dengan rencana uji.


penyesuaian meraih kepastian bahwa bahwa unsur-

unsur fallback dan rollback dari rencana uji telah

dibahas.


penyesuaian identifikasi, pencacatan dan


Level 3 /

Established

Process

1. Adanya implementasi membuat ulasan catatan error

yang telah dikategorikan dan ditemukan selama

proses percobaan menggunakan proses yang telah

didefinisikan.

2. Adanya implementasi evaluasi penerimaan akhir

terhadap kriteria keberhasilan menggunakan proses


3. Adanya implementasi persetujuan penerimaan

dengan tanda tangan formal oleh pemilik proses

bisnis, pihak ketiga dan IT stakeholder sebelum

promosi ke produk baru menggunakan proses yang



pengujian perubahan dilakukan sesuai dengan

rencana pengujian menggunakan proses yang telah

didefinisikan.


pengujian dan hasil sesuai dengan kriteria

keberhasilan yang telah ditetapkan dalam rencana

pengujian menggunakan proses yang telah

didefinisikan.

6. Adanya implementasi pertimbangan untuk


melaksanakan tes menggunakan proses yang telah

didefinisikan.

7. Adanya implementasi pertimbangan keseimbangan

yang tepat antara pengujian secara tertulis dan

pengujian secara interaktif dengan pengguna


8. Adanya implementasi tes keamanan yang sesuai

dengan rencana uji menggunakan proses yang telah

didefinisikan.

9. Adanya implementasi tes sistem dan kinerja aplikasi

yang sesuai dengan rencana uji menggunakan



bahwa unsur-unsur fallback dan rollback dari

rencana uji telah dibahas menggunakan proses yang


11. Adanya implementasi pengidentifikasian,

pencacatan dan pengklafisian kesalahan selama

pengujian menggunakan proses yang telah

didefinisikan.

Level 4 /

Predictable

Process



percobaan yang dioperasikan dengan batasan-

batasan.


kriteria keberhasilan yang dioperasikan dengan

batasan-batasan.




produk baru yang dioperasikan dengan batasan-

batasan.



pengujian yang dioperasikan dengan batasan-

batasan.



telah ditetapkan dalam rencana pengujian yang




melaksanakan tes yang dioperasikan dengan

batasan-batasan.




pengguna yang dioperasikan dengan batasan-

batasan.


dengan rencana uji yang dioperasikan dengan

batasan-batasan.


aplikasi yang sesuai dengan rencana uji yang




telah dibahas yang dioperasikan dengan batasan-

batasan.


pengklafisian kesalahan selama pengujian yang


Level 5 /

Optimizing

Process



percobaan yang diprediksi secara terus menerus



kriteria keberhasilan yang diprediksi secara terus

menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan

bisnis.




produk baru yang diprediksi secara terus menerus




pengujian yang diprediksi secara terus menerus




telah ditetapkan dalam rencana pengujian yang





melaksanakan tes yang diprediksi secara terus


bisnis.




pengguna yang diprediksi secara terus menerus



dengan rencana uji yang diprediksi secara terus


bisnis.


aplikasi yang sesuai dengan rencana uji yang





telah dibahas yang diprediksi secara terus menerus



pengklafisian kesalahan selama pengujian yang



Tujuan dari BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) adalah mempromosikan

solusi yang diterima pada bisnis dan operasi. Apabila diperlukan, menjalankan

solusi sebagai implementasi atau secara paralel dengan solusi lama untuk periode

tertentu dan membandingkan perilaku dan hasil. Jika masalah yang signifikan

terjadi, kembali ke lingkungan asli berdasarkan rencana fallback / backup.

Mengelola perilisan komponen solusi.

BAI07.06

Mempromosikan

Sistem Baru

Pernyataan Y T

Level 0 /

Incomplete

Process

1. Tidak adanya persiapan untuk perpindahan

prosedur bisnis dan jasa penunjang, aplikasi dan

infrastruktur dari pengujian ke lingkungan produksi

sesuai dengan standar manajemen perubaha

organisasi.

2. Tidak adanya penentuan sejauh mana implementasi

atau pemrosesan paralle antara sistem lama dengan

baru yang sejalan dengan rencana implementasi.

3. Tidak adanya pembaruan proses bisnis yang relevan

dan pendokumentasian sistem, pengkonfigurasian

informasi dan pendokumentasian rencana darurat

yang sesuai.

4. Tidak adanya kepastian bahwa semua media

perpustakaan segera diperbaharui dengan versi

komponen solusi yang baru di implementasi.

5. Tidak adanya distribusi komponen solusi dilakukan

secara elektronik.

6. Tidak adanya penyimpanan distribusi dalam bentuk

fisik.

Level 1 /

Performed

Process

1. Adanya proses membuat persiapan untuk

perpindahan prosedur bisnis dan jasa penunjang,

aplikasi dan infrastruktur dari pengujian ke

lingkungan produksi sesuai dengan standar

manajemen perubaha organisasi.

2. Adanya proses membuat penentuan sejauh mana

implementasi atau pemrosesan paralle antara sistem

lama dengan baru yang sejalan dengan rencana

implementasi.

3. Adanya proses meraih pembaruan proses bisnis

yang relevan dan pendokumentasian sistem,

pengkonfigurasian informasi dan

pendokumentasian rencana darurat yang sesuai.

4. Adanya proses meraih kepastian bahwa semua

media perpustakaan segera diperbaharui dengan

versi komponen solusi yang baru di implementasi.

5. Adanya proses membuat distribusi komponen solusi

dilakukan secara elektronik.

6. Adanya proses membuat penyimpanan distribusi

dalam bentuk fisik.

Level 2 /

Managed

Process


persiapan untuk perpindahan prosedur bisnis dan

jasa penunjang, aplikasi dan infrastruktur dari

pengujian ke lingkungan produksi sesuai dengan

standar manajemen perubaha organisasi.


penentuan sejauh mana implementasi atau

pemrosesan paralle antara sistem lama dengan baru

yang sejalan dengan rencana implementasi.


pembaruan proses bisnis yang relevan dan

pendokumentasian sistem, pengkonfigurasian

informasi dan pendokumentasian rencana darurat

yang sesuai.


kepastian bahwa semua media perpustakaan segera

diperbaharui dengan versi komponen solusi yang

baru di implementasi.


distribusi komponen solusi dilakukan secara

elektronik.


penyimpanan distribusi dalam bentuk fisik.

Level 3 /

Established

Process

1. Adanya implementasi persiapan untuk perpindahan

prosedur bisnis dan jasa penunjang, aplikasi dan

infrastruktur dari pengujian ke lingkungan produksi

sesuai dengan standar manajemen perubaha

organisasi menggunakan proses yang telah

didefinisikan.

2. Adanya implementasi penentuan sejauh mana



implementasi menggunakan proses yang telah

didefinisikan.

3. Adanya implmentasi pembaruan proses bisnis yang

relevan dan pendokumentasian sistem,


pendokumentasian rencana darurat yang sesuai



semua media perpustakaan segera diperbaharui

dengan versi komponen solusi yang baru di


didefinisikan.

5. Adanya implementasi distribusi komponen solusi

dilakukan secara elektronik menggunakan proses


6. Adanya implementasi penyimpanan distribusi

dalam bentuk fisik menggunakan proses yang telah

didefinisikan.

Level 4 /

Predictable

Process





manajemen perubahan organisasi yang dioperasikan





implementasi yang dioperasikan dengan batasan-

batasan.








versi komponen solusi yang baru di implementasi



dilakukan secara elektronik yang dioperasikan



dalam bentuk fisik yang dioperasikan dengan

batasan-batasan.

Level 5 /

Optimizing

Process





manajemen perubahan organisasi yang diprediksi


tujuan bisnis.




implementasi yang diprediksi secara terus menerus










versi komponen solusi yang baru di implementasi




dilakukan secara elektronik yang diprediksi secara


bisnis.


dalam bentuk fisik yang diprediksi secara terus


bisnis.

Tujuan dari BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru) adalah

memberikan dukungan awal untuk para pengguna dan teknisi TI untuk periode

waktu yang disepakati untuk menangani masalah dan membantu menstabilkan

solusi baru.

BAI07.07

Pemberian

Dukungan

Awal

Terhadap

Sistem Baru

Pernyataan Y T

Level 0 /

Incomplete

Process

1. Tidak adanya sumber daya tambahan, seperti yang

diperlukan, untuk pengguna sistem dan personil

pendukung sampai perilisan sistem baru telah stabil.

2. Tidak adanya sumber daya sistem IT tambahan, seperti

yang diperlukan, sampai perilisan sistem baru berada

dalam lingkungan operasional yang stabil

Level 1 /

Performed

Process

1. Adanya proses penyediaan sumber daya tambahan,

seperti yang diperlukan, untuk pengguna sistem dan

personil pendukung sampai perilisan sistem baru telah

stabil.

2. Adanya proses penyediaan sumber daya sistem IT

tambahan, seperti yang diperlukan, sampai perilisan

sistem baru berada dalam lingkungan operasional yang

stabil.

Level 2 /

Managed

Process


penyediaan sumber daya tambahan, seperti yang

diperlukan, untuk pengguna sistem dan personil

pendukung sampai perilisan sistem baru telah stabil.


penyediaan sumber daya sistem IT tambahan, seperti

yang diperlukan, sampai perilisan sistem baru berada

dalam lingkungan operasional yang stabil

Level 3 /

Established

Process

1. Adanya implementasi penyediaan sumber daya

tambahan, seperti yang diperlukan, untuk pengguna

sistem dan personil pendukung sampai perilisan sistem

baru telah stabil menggunakan proses yang telah

didefinisikan.

2. Adanya implementasi penyediaan sumber daya sistem

IT tambahan, seperti yang diperlukan, sampai perilisan


stabil menggunakan proses yang telah didefinisikan

Level 4 /

Predictable

Process




stabil yang dioperasikan dengan batasan-batasan.




stabil yang dioperasikan dengan batasan-batasan.

Level 5 /

Optimizing

Process




stabil yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan





stabil yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan


Tujuan dari BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) adalah

melakukan review pasca implementasi untuk mengkonfirmasi hasil,

mengidentifikasi pelajaran, dan mengembangkan rencana aksi. Mengevaluasi dan

memeriksa kinerja aktual dan hasil dari layanan baru atau perubahan terhadap

kinerja yang telah diprediksi dan hasil keluaran (yaitu, pelayanan yang diharapkan

oleh pengguna).

BAI07.08

Melakukan

Pengulasan

Pasca

Implementasi

Pernyataan Y T

Level 0 /

Incomplete

Process

1. Tidak adanya identifikasi, penilaian dan laporan sejauh

mana persyaratan instansi telah terpenuhi.


mana manfaat yang diharapkan telah terwujud.


mana sistem yang baru dianggap bisa digunakan.


mana harapan stakeholder eksternal dan internal telah

terpenuhi.


mana dampak tak terduga yang terjadi selama proses

perubahan.


mana risiko utama diminimalisir


mana Proses manajemen perubahan, instalasi dan

akreditasi dilakukan secara efektif dan efisien.

8. Tidak adanya metrik pengukuran keberhasilan.

9. Tidak adanya review paska implementasi oleh pemilik

proses bisnis dan pihak ketiga.

10. Tidak adanya pertimbangan persyaratan untuk pasca-

pelaksanaan yang timbul dari bisnis di luar dan IT

(misalnya, audit internal, ERM, kepatuhan).

11. Tidak adanya persetujuan dan pelaksanaan suatu

rencana tindakan untuk mengatasi masalah-masalah

yang diidentifikasi dalam tinjauan paska implementasi

Level 1 /

Performed

Process

1. Adanya proses meraih identifikasi, penilaian dan

laporan sejauh mana persyaratan instansi telah

terpenuhi.


laporan sejauh mana manfaat yang diharapkan telah

terwujud.


laporan sejauh mana sistem yang baru dianggap bisa

digunakan.


laporan sejauh mana harapan stakeholder eksternal dan

internal telah terpenuhi.


laporan sejauh mana dampak tak terduga yang terjadi

selama proses perubahan.


laporan sejauh mana risiko utama diminimalisir


laporan sejauh mana Proses manajemen perubahan,

instalasi dan akreditasi dilakukan secara efektif dan

efisien.

8. Adanya proses meraih metrik pengukuran

keberhasilan.

9. Adanya proses meraih review paska implementasi oleh

pemilik proses bisnis dan pihak ketiga.

10. Adanya proses meraih pertimbangan persyaratan untuk

pasca-pelaksanaan yang timbul dari bisnis di luar dan

IT (misalnya, audit internal, ERM, kepatuhan).

11. Adanya proses meraih persetujuan dan pelaksanaan

suatu rencana tindakan untuk mengatasi masalah-

masalah yang diidentifikasi dalam tinjauan paska

implementasi

Level 2 /

Managed

Process


identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana

persyaratan instansi telah terpenuhi.


identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana manfaat

yang diharapkan telah terwujud.


identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana sistem

yang baru dianggap bisa digunakan.


identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana harapan

stakeholder eksternal dan internal telah terpenuhi.


identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana dampak

tak terduga yang terjadi selama proses perubahan.


identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana risiko

utama diminimalisir


identifikasi, penilaian dan laporan sejauh mana Proses

manajemen perubahan, instalasi dan akreditasi

dilakukan secara efektif dan efisien.


metrik pengukuran keberhasilan.


review paska implementasi oleh pemilik proses bisnis

dan pihak ketiga.


pertimbangan persyaratan untuk pasca-pelaksanaan

yang timbul dari bisnis di luar dan IT (misalnya, audit

internal, ERM, kepatuhan).


persetujuan dan pelaksaanan suatu rencana tindakan

untuk mengatasi masalah-masalah yang diidentifikasi

dalam tinjauan paska implementasi

Level 3 /

Established

Process

1. Adanya implementasi identifikasi, penilaian dan

laporan sejauh mana persyaratan instansi telah

terpenuhi menggunakan proses yang telah

didefinisikan.


laporan sejauh mana manfaat yang diharapkan telah

terwujud menggunakan proses yang telah

didefinisikan.


laporan sejauh mana sistem yang baru dianggap bisa

digunakan menggunakan proses yang telah

didefinisikan.


laporan sejauh mana harapan stakeholder eksternal dan

internal telah terpenuhi menggunakan proses yang



laporan sejauh mana dampak tak terduga yang terjadi

selama proses perubahan menggunakan proses yang



laporan sejauh mana risiko utama diminimalisir



laporan sejauh mana Proses manajemen perubahan,

instalasi dan akreditasi dilakukan secara efektif dan

efisien menggunakan proses yang telah didefinisikan.

8. Adanya implementasi metrik pengukuran keberhasilan


9. Adanya implementasi review paska-implementasi oleh

pemilik proses bisnis dan pihak ketiga menggunakan


10. Adanya implementasi pertimbangan persyaratan untuk

pasca-pelaksanaan yang timbul dari bisnis di luar dan

IT (misalnya, audit internal, ERM, kepatuhan)


11. Adanya implementasi persetujuan dan pelaksanaan

suatu rencana tindakan untuk mengatasi masalah-

masalah yang diidentifikasi dalam tinjauan paska-


didefinisikan.

Level 4 /

Predictable

Process

1. Adanya proses identifikasi, penilaian dan laporan

sejauh mana persyaratan instansi telah terpenuhi yang



sejauh mana manfaat yang diharapkan telah terwujud



sejauh mana sistem yang baru dianggap bisa digunakan



sejauh mana harapan stakeholder eksternal dan internal

telah terpenuhi yang dioperasikan dengan batasan-

batasan.


sejauh mana dampak tak terduga yang terjadi selama

proses perubahan yang dioperasikan dengan batasan-

batasan.


sejauh mana risiko utama diminimalisir yang



sejauh mana Proses manajemen perubahan, instalasi

dan akreditasi dilakukan secara efektif dan efisien yang


8. Adanya proses metrik pengukuran keberhasilan yang


9. Adanya proses review paska implementasi oleh pemilik

proses bisnis dan pihak ketiga yang dioperasikan


10. Adanya proses pertimbangan persyaratan untuk pasca-


(misalnya, audit internal, ERM, kepatuhan) yang


11. Adanya proses persetujuan dan pelaksanaan suatu




Level 5 /

Optimizing

Process


sejauh mana persyaratan instansi telah terpenuhi yang




sejauh mana manfaat yang diharapkan telah terwujud




sejauh mana sistem yang baru dianggap bisa digunakan




sejauh mana harapan stakeholder eksternal dan internal

telah terpenuhi yang diprediksi secara terus menerus



sejauh mana dampak tak terduga yang terjadi selama

proses perubahan yang diprediksi secara terus menerus



sejauh mana risiko utama diminimalisir yang diprediksi


tujuan bisnis.


sejauh mana Proses manajemen perubahan, instalasi

dan akreditasi dilakukan secara efektif dan efisien yang



8. Adanya proses metrik pengukuran keberhasilan yang



9. Adanya proses review paska implementasi oleh pemilik

proses bisnis dan pihak ketiga yang diprediksi secara


bisnis.

10. Adanya proses pertimbangan persyaratan untuk pasca-


(misalnya, audit internal, ERM, kepatuhan) yang



11. Adanya proses persetujuan dan pelaksanaan suatu





evaluasi tata kelola teknologi informasi pada …

Documents