1 | P a g e

Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi (It Governance)

Pada Dinas Sosial Ketenagakerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga

Menggunakan Cobit 4.1

Artkel Ilmiah

Disusun Oleh :

Elpidius Dylan Septiandra

682011007

Dosen Pembimbing :

Agustinus Fritz Wijaya, S.Kom, M.Cs

Fakultas Teknologi Informasi

Program Studi Sistem Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

2016

2 | P a g e

3 | P a g e

4 | P a g e

5 | P a g e

6 | P a g e

7 | P a g e

1. Pendahuluan

IT Governance merupakan bagian terkait dengan corporate governance.

Beberapa hal mendasar jika dibandingkan dengan corporate governance adalah IT

Governance berkaitan dengan bagaimana top manajemen memperoleh keyakinan

bahwa Manager Sistem informasi (Chief Information Officer) dan organisasi IT

dapat memberikan return berupa value bagi organisasi[1]. Penggunaan teknologi

informasi pada suatu perusahaan tentunya juga akan membawa banyak

keuntungan bagi perusahaan itu sendiri. Peningkatan peran teknologi informasi

nantinya harus berbanding lurus dengan investasi yang dikeluarkan yang biasanya

mengeluarkan uang dalam jumlah besar. Hal ini membutuhkan perencanaan yang

matang dalam pelaksanaan investasi Teknologi Informasi nantinya. Untuk itulah

diperlukan adanya tata kelola teknologi informasi yang baik pada suatu

perusahaan dimulai dari perencanaan sampai dengan implementasi agar

perusahaan tersebut dapat berjalan secara optimal.

Dinas Sosial Ketanagakerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga merupakan

instansi Pemerintahan Daerah yang bergerak di bidang Sosial. Dengan

memberikan pelayanan seperti pembuatan Kartu Kuning (AK-I), Operasi Sarana

dan Prasarana Panti Asuhan/Jompo, dan Bursa Kerja On Line. Mempunyai Tugas

Pokok dan Fungsi salah satunya adalah Perumusan kebijakan teknis di Bidang

Sosial, Ketenagakerjaan dan Transmigrasi.

Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di Dinas Sosial

Ketanagakerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga memperlihatkan IT Governance

masih sangat rendah terutama di bagian Suprastruktur dan Teknologinya.

Suprastruktur yang menangani teknologi terbilang sangat sedikit sehingga

teknologi di organisasi tersebut tidak bisa berkembang dan juga perangkat keras

yang ada banyak tidak terpakai. Sedangkan program pendukung layanan seperti

SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) yang diberikan oleh pemerintah hanya

beberapa yang bisa digunakan sisanya tidak di Maintenance sehingga pelayanan

yang diberikan pun tidak mencapai maksimal.Hal ini disebabkan karena

Teknologi masih dianggap tidak penting oleh sebagian organisasi.Salah satu

acuan yang dapat digunakan dalam mengukur penerapan teknologi adalah Control

Objective for Information and Related Technology (COBIT). Alasan penggunaan

COBIT adalah hasil evaluasi memperlihatkan bahwa model-model standard selain

COBIT tidak mempunyai cakupan yang luas.Penelitian ini bertujuan untuk

Mengetahui pemanfaatan Teknologi Informasi dengan suprastruktur yang

memadai serta mengetahui tingkat kematangan Tata Kelola Teknologi Informasi

di Dinas Sosial Ketanagakerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga.

8 | P a g e

2. Tinjauan Pustaka

Penilitian sebelumnya

Berdasarkan penilitian terdahulu yang dilakukan oleh Manorang Gultom

yang berjudul “Audit Tata Kelola Teknologi Informasi pada PTPN 13 Pontianak

Menggunakan Framework Cobit”. Penilitian ini dibuat untuk meraih kesuksesan

dalam pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) dalam usahanya tidak hanya

membutuhkan piranti lunak yang canggih, namun juga membutuhkan piranti keras

yang tangguh dalam mengoperasikan piranti lunak yang ada, serta sumber daya

manusia (user) yang disiplin dalam menerapkan, menjaga, mengoperasikan dan

memelihara sumber daya piranti lunak dan piranti keras yang dimiliki [2].

Penilitian selanjutnya yang berjudul “Audit Tata Kelola E-Government di

Pemerintah Daerah Kabupaten Garut Menggunakan Framework Cobit 4.1”.

Penilitian ini dibuat untuk memastikan bahwa penerapan IT organisasi sudah

dilakukan dengan benar dan terarah yang meliputi adanya visi, misi, perencanaan

IT dan kepedulian dari pimpinan organisasi [3].

Penilitian selanjutnya yang berjudul Analisis Tata Kelola Teknologi

Informasi (IT Governance) pada Bidang Akademik dengan Cobit Framework

Studi Kasus pada Universitas Stikubank Semarang. Penilitian ini dibuat untuk

penentuan control process melatih dan mendidik users. Sehingga pelatihan yang

diberikan bagi karyawan baik yang non IT maupun karyawan IT dapat dilakukan

seusai dengan kebutuhan unit kerjanya. Manfaat dari penilitian tersebut adalah

merekomendasikan pengelolaan TI sebagai pertimbangan pihak manajemen TI

untuk mendukung kinerja layanan akademik [4]

Dasar Teori

Aktivitas teknologi informasi pada COBIT 4.1 didefinisikan ke dalam 4

(empat) domain yaitu (ITGI,2007): (1) Perencanaan dan Pengorganisasian / Plan

and Organise (PO), (2) Pengadaan dan Implementasi /Acquire and Implement

(AI), (3) Penyampaian Layanan dan Dukungan / Deliver and Support (DS), (4)

Monitor dan Evaluasi / Monitor and Evaluate (ME). Hubungan antara keempat

domain tersebut bisa dilihat dalam gambar 1 dibawah ini:

Gambar 1. Hubungan antara keempat domain COBIT (ITGI, 2007)

9 | P a g e

COBIT digambarkan oleh model proses yang membagi TI menjadi empat

domain dan 34 proses sesuai dengan bidang yang bertanggung jawab terhadap

perencanaan, membangun, menjalankan dan memonitor implementasi teknologi

informasi, dan juga memberikan pandangan end-to-end teknologi informasi[5].

Gambar dibawah memberikan detail proses COBIT:

Gambar 2. Kerangka kerja COBIT (ITGI, 2007)

Untuk dapat memahami kerangka kerja COBIT, perlu diketahui bahwa

COBIT mempunyai karateristik utama. Adapun karateristik utama dari kerangka

kerja COBIT adalah fokus pada bisnis, orientasi pada proses, berbagi kontrol dan

dikendalikan oleh pengukuran. COBIT memiliki maturity level (Tingkat

Kematangan)[6]. Model kematangan untuk pengelolan dan pengendalian pada

proses pada teknologi informasi didasarkan pada metode evaluasi organisasi

sehingga dapat megevaluasi sendiri dari level tidak ada (0) hingga optimis (5).

Model kematangan dimaksudkan untuk mengetahui keberadaan persoalan yang

ada dan bagaimana menentukan prioritas peningkatan[7]. Model kematangan

dirancang sebagai profil proses teknologi informasi, sehingga organisasi akan

dapat mengenali sebagai deskripsi kemungkinan keadaan sekarang dan

mendatang[8].

10 | P a g e

Gambar 3. Level kematangan tata kelola TI pada perusahaan (ITGI, 2007)

3. Metodologi Penilitian

Penilitian ini merupakan penilitian data kualitatif berupa data primer.

Penilitian ini dilakukan melalui studi kasus di mana lokasi penilitian

menggunakan objek yaitu pihak yang terkait dalam bagian TI di Dinas Sosial

Ketanaga Kerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga. Studi ini mengukur

kematangan mengendalikan proses TI yang terjadi di lembaga-lembaga dalam

rangka mencapai tujuan institusional didasarkan pada COBIT framework versi

4.1.

Adapun metode pengumpulan data yang digunakan yaitu dengan

kuisioner. Kuisioner tersebut terdiri dari atas empat domain, yaitu domain PO

(Planning and Organizing), AI (Acquisition and Implementation), DS (Delivery

and Support), dan ME (Monitoring and Elavuated). Pengukuran variabel-variabel

menggunakan instrument berbentuk pertanyaan tertutup. Instrumen diukur

menggunakan skala Likert dari 0 s/d 6.

Pengumpulan Data

Pengumpulan Data yang dilaksanakan adalah sebagai berikut :

1. Mengamati organisasi atau perusahaan dan tata kelola TI di lembaga yang

menjadi target riset

2. Melakukan Interview dengan IT Management mengenai COBIT

3. Membuat kusioner yang berisi daftar pertanyaan tentang proses control-objective

di masing-masing area domain untuk kemudian diberikan kepada IT Management

yang menentukan kebijakan dan pelaksanaa di area kerja

4. Membuat tabulasi Maturity Model (Assessment Scoring) berdasarkan hasil

kuisioner

5. Memberikan masukan atas perbaikan mengenai pengendalian intern yang

seharusnya dilakukan

11 | P a g e

Metode Analisis

a. Uji Validitas,

Untuk mengukur ketepatan dan kecermatan suatu instrument dalam pengukuran

b. Process Oriented

Kerangka kerja COBIT yang memberikan model referensi dalam proses untuk

mengamati dan mengelola aktivitas TI

c. Maturity Model

Model kematangan (Maturity model) digunakan sebagai alat ukur untuk

mengetahui kondisi proses TI oleh manajemen Teknologi Informasi secara lebih

efisien mulai dari level 0 (non-existent) hingga level 5 (optimized).

4. Hasil dan Pembahasan

Profil Organisasi

Dinas Sosial Ketenagakerjaan dan Transmigrasi yang beralamatkan Jl. Merak,

Sidomukti, Kota Salatiga, Jawa Tengah 50721 sudah lama memberikan pelayanan

masyarakat dalam kesenjangan sosial. Peran Teknologi Informasi diberikan

kepada Kasubag Umum dan Kepegawaian, Kasubag Perencanaan Evaluasi dan

Pelaporan serta Kasubag Keuangan yang berada di bawah naungan Sekretaris

Dinas. Ketiga Jabatan tersebut yang bertanggung jawab terhadap program

SIPKD(Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Daerah),SIPAPBD(Sistem

Informasi Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah),SIPPEG

(sistem Informasi Kepegawaian)

Identifikasi COBIT Business Goals Sesuai Dengan Tujuan Bisnis Pada Dinas

Sosial, Ketenagakerjaan, dan Transmigrasi

Untuk Dinas sosial -> Meningkatkan Kesejahteraan sosial masyarakat serta

mengembangkan hubungan antar instansi kemitraan dengan organisasi masyrakat

dan penyandang masalah kesejahteraan masyarakat (PMKS) Sesuai Rencana

Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD)

Untuk Dinas Ketenagakerjaan dan Transmigrasi -> memberikan pelayanan kepada

masyarakat untuk mengurangi pengangguran dan kepadatan penduduk dengan

penyuluhan serta melaksanakan agenda Rencana Kerja 5 tahunan

12 | P a g e

Identifikasi COBIT IT Goals Dengan Tujuan TI Pada Dinas Sosial,

Ketenagakerjaan, dan Transmigrasi

Untuk Suprastruktur Sudah diberikan pelatihan terlebih dahulu sebelum

menggunakan program SIPKD(Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan

Daerah),SIPAPBD(Sistem Informasi Penyusunan Anggaran Pendapatan dan

Belanja Daerah),SIPPEG (sistem Informasi Kepegawaian)

Untuk Kartu Kuning sudah berjalan dengan system online tetapi untuk system

manual masih diberikan pelayanan

Untuk Keamanan dan Kerahasiaan Data masih sangat minim

Pemerintah kota Salatiga masih belum memastikan pengendalian internal secara

efektif dan efisien

Layanan Teknologi informasi sudah sesuai dengan prioritas bisnis seperti

pelayanan Kartu Kuning Online dan Bursa Kerja Online

Tahun depan Dinas sosial akan di implementasikan program JFT (Jabatan

Fungsional Tertentu) dan akan mendapatkan struktur organisasi yang baru yaitu

Prana Komputer yang akan bertugas untuk mengendalikan semua Layanan

Teknologi Informasi di Dinas Sosial

Identifikasi Domain COBIT Sesuai Hasil Pemetaan Antara Tujuan Bisnis

dan Tujuan TI Pada Dinas Sosial, Ketenagakerjaan, dan Transmigrasi

.

DS : Domain ini mencakup proses pemenuhan layanan IT, keamanan sistem,

kontinyuitas layanan, pelatihan dan pendidikan untuk pengguna, dan pemenuhan

proses data yang sedang berjalan

Dilihat dari Tujuan Bisnis dan IT Goals Dinas Sosial Fokus memberikan sebuah

pelayanan terhadap masyarakat seperti pembuatan kartu kuning,memberikan

informasi lowongan pekerjaan di bursa kerja online dan memberikan

penyuluhan/pelatihan terhadap PMKS terlebih lagi dalam keamanan system masih

sangat minim

SDM yang menggunakan program SIPKD,SIPAPBD,SIPPEG sudah diberikan

pelatihan terlebih dahulu apabila ada program baru yang akan diimplementasikan

makan diberikan pelatihan lagi sebelum digunakan untuk pelayanan masyarakat

AI : Domain ini berkaitan dengan implementasi solusi IT dan integrasinya dalam

proses bisnis organisasi untuk mewujudkan strategi TI, juga meliputi perubahan

dan maintenance yang dibutuhkan sistem yang sedang berjalan untuk memastikan

daur hidup sistem tersebut tetap terjaga

Tahun depan Dinas sosial akan diimplementasikan program JFT dimana nanti

sekelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas berkaitan dengan pelayanan

fungsional yang berdasarkan pada keahlian dan keterampilan tertentu

13 | P a g e

Hasil Temuan

Saat sesudah melakukan wawancara hasil dari wawancara tersebut

memiliki hasil temuan sebagai berikut :

1. Banyaknya infrastruktur yang terbengkalai

2. Data dan keamanan di Dinas Sosial Ketenagakerjaan dan Transmigrasi Kota

Salatiga masih belum dikontrol dengan baik

3. 1 orang memegang jabatan sebagai IT Manager sekaligus Bendahara

4. Program Kartu kuning yang dijalankan secara online masih belum bekerja dengan

baik karena masyarakat masih sering menggunakan secara manual

Representasi indek kematangan (ITGL.2007)

0-0.5 Non Existent

0.51-1.50 Initial Ad Hoc

1.51-2.50 Repeatable But Intuitive

2.51-3.50 Defined Process

3.51-4.50 Managed and Measurable

4.51-5.00 Optimised

Rata-Rata Tingkat Kematangan subdomain

Rata-rata

Domain

Sub

Domain

Tingkat

Kematangan

Sub

Domain

Tingkat

Kematangan

PO=1.54 PO1 1.50 PO6 1.44

PO2 1.90 PO7 1.20

PO3 1.80 PO8 1.78

PO4 1.52 PO9 1.30

PO5 1.80 PO10 1.13

AI=1.54 AI1 1.35 AI5 1.78

AI2 1.58 AI6 1.00

AI3 1.53 A7 1.68

AI4 1.88

DS=1.55 DS1 1.72 DS8 1.56

DS2 1.48 DS9 1.20

DS3 1.70 DS10 1.53

DS4 2.00 DS11 1.57

DS5 1.41 DS12 1.00

DS6 1.70 DS13 1.56

DS7 1.66

14 | P a g e

Untuk mencari rata-rata dari setia domain dengan menggunakan rumus :

M=Tingkat kematangan subdomain

Tj=Total Jawaban

B=Bobot Nilai

Jp=Jumlah Jawaban

Jr=Jumlah Responden

Pada tabel di atas rata-rata setiap domain menunjukan representasi indek

kematangan 1.54 dan 1.55 yang artinya Repeatable But Intuitive. Pada level ini,

kebijakan untuk mengatur pengembangan suatu proyek dan prosedur dalam

mengimplementasikan kebijakan tersebut sudah ditetapkan, dengan

memungkinkan organisasi untuk mengulangi pengalaman yang berhasil dalam

mengembangkan proyek sebelumnya walaupun terdapat proses tertentu yang

tidak sama. Product requirement dan dokumentasi perancangan selalu dijaga agar

dapat mencegah perubahan yang tidak diinginkan.

IT processes yang telah didapatkan menjadi dasar dalam menuyusun

kuisioner. Hasil perhitungan dalam kuisioner ini akan menunjukan tingkat

kematangan yang sudah tercapai pada kinerja Dinas Sosial, Ketenagakerjaan, dan

Transmigrasi. Hasil dari kuisioner inilah yang nantinya digunakan dalam

menyusun berbagai usulan mengenai peningkatan tata kelola TI yang akan

digunakan dalam tahun berikutnya oleh Dinas.

Analisa Tingkat Kematangan Yang Diinginkan

Pemerintahan di Indonesia memiliki berbagai macam acuan dalam

melakukan tugas dan fungsi masing – masing instansi. Setiap instansi

pemerintahan memiliki RENSTRA sebagai acuan dalam pelaksanaan kurun waktu

4 tahun, sedangkan instansi yang berhubungan dengan pelayanan masyarakat

memiliki Standart Operasional Procedure (SOP) sebagai acuan untuk melakukan

tugasnya (husein, 2012). Dinas Sosial, Ketenagakerjaan, dan Transmigrasi

memiliki RENSTRA yang akan dijadikan tolok ukur keberhasilan akan

pemenuhan kinerja dan dapat digunakan sebagai acuan penulis untuk

menganalisis tingkat kematangan tata kelola IT yang diinginkan oleh Dinas

Sosial, Ketenagakerjaan, dan Transmigrasi.

15 | P a g e

Rekomendasi Tata Kelola IT

Rancangan tata kelola merupakan hasil akhir dari tata kelola berdasar

identifikasi IT Processes, hasil penilaian maturitas, pengamatan dan wawancara.

Rekomendasi tata kelola ini nantinya akan berfungsi sebagai dasar dalam

menetapkan rencana strategis Dinas Sosial, Ketenagakerjaan, dan Transmigrasi

pada tahun berikutnya untuk menerapkan tata kelola IT sesuai standar CoBIT.

Rekomendasi untuk bagian Planning and Organizing:

1. Mempersiapkan Suprastruktur yang memadai, melakukan transfer pengetahuan

dari ahli kepada staff lain melalui pelatihan atau kursus mencakup bidang-bidang

yang menggunakan teknologi informasi dalam proses bisnis.

2. Melakukan evaluasi secara berkala terhadap staff TI, memberikan tugas dan

tanggungjawab sesuai keahlian masing-masing staff.

3. Membuat dan mendokumentasikan kebijakan dan prosedur tentang seluruh proses

dan tata kelola TI secara formal sebagai pedoman standar bagi seluruh pengguna

dengan tetap memperhatikan manajemen risiko.

Rekomendasi untuk Delivery and Support : 1. Membuat portofolio layanan SI dalam manajemen antara pengguna dan penyedia

layanan, agar pengguna dan penyedia layanan mengetahui rencana-rencana kerja yang

akan dilakukan

2. Meningkatkan kesadaran pihak manajemen tentang pentingnya pengelolaan operasi

sebagai penyedia pelayanan masyarakat

3. Mengembangkan pelayanan SI untuk menjaminkan pelayanan yang berkelanjutan secara

mnyeluruh agar dapat mendukung pelayanan yang lebih baik

4. Membuat Kebijakan dalam pembiayaan di bidang SI dan memastikan rencana TI secara

berkelanjutan

5. Mengadakan pendidikan dan pelatihan para karyawan untuk pengembangan system ke

masa yang akan dating supaya system yang dipakai dapat memenuhi kebutuhan

Rekomendasi untuk Acquisition and Implementation: 1. Membuat rencana pergantian infrastruktur untuk masa depan

2. Bekerjasama hanya dengan pihak yang telah memenuhi standar yang ditetapkan oleh

pemerintah

3. Melakukan pengujian terhadap semua pengadaan seperti software,kualitas data dan

kegiatan operasional

4. Mempersiapkan karyawan untuk siap beradaptasi jika ada update system atau software

baru

16 | P a g e

5. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penilitian yang telah dilakukan maka dapat ditarik kesimpulan

sebagai berikut:

Dinas Sosial Ketenagakerjaan dan Transmigrasi kota Salatiga telah

menerapkan tata kelola teknologi informasi pada level Repeatable But Intuitive.

Hasil pengolahan kuisioner mendapati nilai rata-rata untuk domain PO,DS, dan AI

adalah 1,54 dari rentang nilai 0 sampai 5. Artinya Dinas Sosial Ketenagakerjaan

dan Transmigrasi kota Salatiga sudah melakukan tata kelola teknologi informasi

cukup baik tetapi butuh peningkatan agar mencapai Defined Process

Hasil Penilitian menemukan kelemahan terdapat pada

subdomainPO1,PO6,PO7,PO9,PO10,AI1,AI6,DS2,DS5,DS9,DS12. Ke sebelas

domain ini hanya mampu memperoleh rata-rata 1.27 artinya masih pada level

Initial Ad Hoc. Beberapa kelemahan yang paling fatal adalah tingginya

ketergantungan Dinas terhadap satu ahli, risiko tidak dikelola dengan baik,

prosedur dan kebijakan belum dilakukan dengan sunguh-sungguh

Untuk menghasilkan satu rekomendasi yang tepat maka dibutuhkan

pemahaman dan pengetahuan yang mendalam, kuisioner tidak memberikan

kondisi 100% mengenai tata kelola teknologi informasi pada Dinas karena

pemhaman mengenai pernyataan pada kuisioner bias ditanggapi berbeda oleh

setiap orang. Untuk menghasilkan rekomendasi juga dibutuhkan koordinasi

dengan baik untuk benar-benar memastikan target jangka pendek,menengah dan

panjang.

17 | P a g e

DAFTAR PUSTAKA

[1] Nur Aulia, Sri Handayaningsih, 2013, Pembuatan Model Tata Kelola IT Untuk

Proses Akademik Menggunakan COBIT 4.1 (Studi Kasus : Universitas XYZ),

Jurnal Sarjana Teknik Informatika, (Vol 1, No.1 :287-296).

[2] Manorang Gultom,2012,Audit TataKelola Teknologi Informasi Pada PTPN 13

Pontianak Menggunakan Framework COBIT, Jurnal Ilmu-Ilmu Sosial

Socioscientia, (Vol 4, No.1 :97-114).

[3] Asep Nugraha,2011. Audit Tata Kelola E-Government di Pemerintah Daerah

Kabupaten Garut Menggunakan Framework Cobit 4.1, Jurnal Tesis.

[4] Agus Prasetyo Utomo, Novita mariana, 2011, Analisis Tata Kelola Teknologi

Informasi (It Governance) pada Bidang Akademik dengan Cobit Frame Worl

Studi Kasus pada Universitas Stikubank Semarang, Jurnal Teknologi Informasi

DINAMIK,( Vol 16, No.2 :139-149).

[5] IT Governance Institute, COBIT 4.1, IT Governance

Institute,http://www.isaca.org

[6] Bagus Apri Susandi,2014,Audit Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan

COBIT Pada PTPN VII Unit Usaha Betung, Jurnal Teknik Informatika.

[7] G.A.T. Krisanthi, 2014, “Governance Audit of Application Procurement Using

COBIT Framework”, Journal of Theoretical and Applied Information

Technology, (Vol 59, No. 2: 342-351).

[8] Enslin , Z. ,2012, Cloud computing adoption: Control objectives for information

and related technology (COBIT) - mapped risks and risk mitigating controls,

African Journal of Business Management ,(Vol 37, No. 6).

[9] ITGI. (2007). Framework Control Objectives Management Guidelines Maturity

Models .