Tata Kelola TI IT GovernanceAnugerahsurya Putrapradana Sutimin

16021106086

Apa itu Tata Kelola TI ?

Tata Kelola TI merupakan pengendalian manajemen terhadap sumber daya teknologi informasi/sistem informasi sehingga bisa efisien dan efektif. Tata Kelola TI ini mencangkup sumber daya komputer ( Software, braonware, database dan sebagainya) hingga ke Teknologi Informasi dan jaringan (LAN/Internet).

“Governance” merupakan turunan dari kata “governmnet”, artinya membuat kebijakan yang sejalan atau selaras dengan keinginan masyarakat. Sedangkan pengertian “governance” terhadap Teknologi Informasi (IT Governance) adalah menerapkan Teknologi Informasi dalam organisasi atau pemerintahan agar pemakai TI diarahkan dengan tujuan organisasi tersebut.

Menurut Sambamurthy and Zmud (1999), IT Governance dimaksudkan sebagai pola dari otoritas/kebijakan terhadap aktivitas TI (IT Process).Pola ini diantaranya adalah: membangun kebijakan dan pengelolaan IT Infrastructure, penggunaan TI oleh end-user secara efisien, efektif dan aman, serta proses IT Project Management yang efektif.

Standar COBIT dari lembaga ISACA di Amerika Serikat mendefinisikanIT Govrnance “as a structure of relationships and processes to direct and control the enterprise in order to achieve the entreprise’s goals by value while balancing risk versus return over IT and its processes”. Artinya, Tata Kelola IT merupakan sebuah struktur hubungan dan proses untuk merngarahkan dan mengontrol langsung sebuah organisasi dengan tujuan mencapai tujuan dari organisasi dengan menghasilkan nilai dengan menyeimbangkan resiko sehingga kembali ke awal prosesnya. Setelah Tata Kelola IT mencapai tujuan dari sebuah organisasi atau perusahaan atau pemerintahan, dia akan kembali ke awal prosesnya.

TujuanMenurut ITGI (2006), tata kelola TI pada dasarnya berfokus pada dua hal yaitu bagaimana TI memberikan nilai tambah bagi bisnis dan penanganan risiko pada implementasi TI. Tujuan tata kelola TI menurut ITGI adalah mengarahkan investasi TI untuk menjamin performa TI memenuhi tujuan-tujuan berikut (Betz, 2007): • Kesesuaian TI dengan organisasi dan realisasi keuntungan yang dijanjikan• Penggunan TI memungkinkan organisasi memaksimalkan manfaat dan

memperbesar peluang• Pertanggungjawaban dalam penggunanan sumber daya TI• Manajemen yang sesuai dengan risiko-risiko yang berkaitan dengan TI

ManfaatManfaat penerapan Tata Kelola TIK di institusi-institusi pemerintahan dapat dilihatdalam 3 perspektif: nasional, institusional, dan publik.

Nasional• Untuk level nasional, berikut ini adalah manfaat yang akan dapat dirasakan:

a. Koordinasi dan integrasi Rencana TIK Nasionalb. Mendapatkan standar rujukan kualitas penyelenggaraan TIK di seluruh institusi pemerintahanc. Memudahkan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan TIK di seluruh institusi

pemerintahan

InstitusionalSetiap institusi pemerintahan akan:• Mendapatkan batasan dan panduan sesuai best practice dalam

penyelenggaraan TIK-nya di lingkungan masing-masing• Mengoptimalkan ketercapaian value dari penyelenggaraan TIK di

lingkungan kerjanya masing-masing: internal manajemen & pelayanan publik

PublikMasyarakat diharapkan mendapat manfaat:• Kualitas pelayanan publik yang lebih baik• Transparansi kriteria batasan penyelenggaraan TIK oleh

institusi pemerintah, sehingga dapat melakukan fungsi social control

Contoh : Tata Kelola TI dan Organisasi Pemerintah Provinsi DKI Jakarta

Tata Kelola dan Organisa Teknologi Informasi dan Komunikasi Pemerintah Provinsi DKI Jakarta memilki 4 (empat) komponen yang saling berkait dalam pelaksanaan dan manajemen, yaitu :1. Information Technology Strategy

Unit,2. Information Technology

Management Unit,3. Information Technology Program

Management Office,4. Information Technology Audit.

1. Information Technology Strategy Unit

Bertanggungjawab untuk menentukan da menyetujui prioritas dan anggaran pengembangan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan arsitektur, enterprise, arsitektur aplikasi, arsitektur informasi, dan arsitektur jaringan komunikasi yang telah ditetapkan.

2. Information Technology Management Unit

Mengelola dan memberikan arahan Standard dan Policy terutama tentang:

Infrastruktur• Network (VoIP, Networking Monitoring, Internet)• Security (Virus, Intruder, Spyware, Spamming, Theft, Disaster Recovery, Privacy)• Client (Desktop, Laptop, PDA)• Server (Teknologi, Load Balancing, Capacity Planning, Sizing)• Mobile (WiFi, Voice, GPS)• Operating System (Client/Desktop, Server PC, Mainframe)• Data Center (Eenergy Efficiency, Space Management, Routers, Storage)

Aplikasi Bisnis Menyangkut teknologi yang akan digunakan yaitu user-interface (web based), server (two-tier atau three-tier), manajemen identitas, dan singel log-in.

MetodologiPengembangan dan implementasi Aplikasi, Infrastruktur, serta Manajemen Perubahan.

OutsourcingPenggunaan teknologi informasi dan komunikasi memberikan kesempatan kepada pihak ketiga untuk melaksanakan operasi teknologi informasi dan komunikasiBeberapa area yang perlu ditinjau :• Manajemen Insiden: mengembalikan pelayanan TI ke keondisi normal • Manajemen Perubahan: mengatur secara efektif terhadap seua perubahan pada

sistem (aplikasi, infrastruktur, dan proses teknologi informasi).• Manajemen Problem: mencegah terjadi kembali dan mengelolanya dengan baik.• Manajemen Release: menguji, verifikasi, dan mengaplikasikan perubahan tersebut

ke lingkungan TI.

• Manajemen Release: melakukan pengujian, verifikasi, dan mengaplikasikan perubahan tersebut ke lingkungan TI.

• Manajemen Konfigurasi: mengelola konfigurasi infrastruktur TI, baik secara fisik maupun logika, serta pelayanan yang diberikan.

• Manajemen Unjuk-Kerja: mengelola aktivitas monitor harian.• Kontinuitas Layanan: mengelola kepabiltas organisasi dalam

memberikan tingat layanan.• Fungsi Dukungan Layanan: penghbung antara pengguna dan

pihak TI.

3. Information Technology Program Management Office (PMO)

Tim inti yang mengelola perencanaan, memberikan konsultasi dan monitoring/mengawasi perkembangan arsitektur teknologi informasi dan komunikasi. Dokumentasi yang dihasilkan proyek pengembangan dan pembangunan teknologi informasi dan komunikasi akan diverifikasi dan diriview oleh PMO sesuai standard dan policy IT Pemerintah Provinsi DKI .

Proses pelaksanaan dan evaluasi kegiatan pengembangan teknologi informasi dan komunikasi :

Dalam pelaksanaan pengembangan dan pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi, PMO akan berinteraksi dan terlibat dengan beberapa tim:

Project Team Tim yang terlibat dalam penegmbangan dan implementasi sistem informasi. Project Tim dikelompokkan menjadi beberapa jenis tugasnya:• Pilot Project Tam : bertugas melaknasakan perancangan

pengembangan dna implementasi suatu sistem ayng akan diaplikasikan atau digunakan di suatu lokasi.

• Roll-Out Team: bertugas melakukan pengulangan impelementasi di lokasi lain berdasarkan implementasi yang telah berhasil dilakukan oleh Pilot Project Team.

• Change Management Team: bertugas mengelola perubahan-perubahan akibat implementasi sistem yang baru. Dengan batuan tim ini, diharapkan proses pengembangan dan implementasi dapat berjalan lancar dan mengantisipasi isu non teknis.

OperationsTim operasi teknologi informasi dan komunikasi internal yang bertanggungjawab mengelola penggunaan sumber daya infrastruktur yang dimiliki oleh Pemerintah Provinsi DKI sehingga bisa digunakan oleh aparatur sesuai dengan proses bisnis pemerintah.

Help-DeskTim yang akan memerikan bantuan atau dukungan terhadap pengguna jika mengalami masalah dalam menggunakan sistem, baik sistem aplikasi, inftrastruktur, atau prosedur proses bisnis. Help-Desk dilaksanakan dalam 2 tingkatan organisasi:• Provinsi: memberikan dukungan Help-Desk untuk Aplikasi Bisnis

(Lintas Sektrol dan Unit), Hardware/Softwarre (Desktop), LAN (Kabel Switch), Komunikasi, Software/Utilities,Server) dan Proses Bisnnis (Lintas Sektoral maupun spesifik suatu unit).

• Kota/Kabupaten Administrasi: hanya memberikan dukungan help-desk untuk Desktop/Pripheral, LAN(Kabel Switch) untuk lokasi=lokasi di wilayah masing-masing (kecamatan dan kelurahan)

IT Center of ExcellentDengan penggunaan Aplikasi Knowlage Management maka standard/policy, dokumentasi, dan pengalaman pengembangan dan pembangunan teknologi informasi dapat dikumpulkan dan dimasyarakakan ke seluruh lokasi dan unit-unit Pemerintah Provinsi DKI.

4. Information Technology AuditTim yang bertugas untuk melakukan audit fungsi-fungsi IT untuk mendukung proses dan peraturan-peraturan yang berlaku di Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.Fungsi-fungsi teknologi informasi dan komunikasi yang bisa diaudit antara lain:• Definisi organisasi IT dan tugas-tugasnya, serta nilai-nilai dan tujuannya• Manajemen dan definisi resiko teknologi informasi dan komunikasi• Definisi peran dan tanggung-jawab, termasuk struktur kepemimpinan dan

organisasi• Perencanaan strategis, monitor, dan perbaikan yang berlanjut

• Memperhatikan standard, policy, dan prosedur• Memperhatikan dasar-dasar teknis, misalnya arsitektur proses,

aplikasi, infrastruktur, informasi, dan manajemen data.• Manajemen aset, termasuk staf, sistem, media, jaringan, dan

content• Perencanaan sumberdaya teknologi• Manajemen anggaran dan pembiayaan