ANGGOTA KELOMPOK :

RICKY HANDOKO

RIZAL FIRMAN ASHARI

RYAN NOOR YUDANA

YOGI PRIAMBODO

Kelompok 5

manajemen

materi bab 8 : Pengorganisasian dan Struktur organisasi

Pengertian Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien.

Struktur Organisasi

Struktur organsisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi di kelola. Fungsi organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda dalam suatu organisasi.

Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut :

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.

2. Teknologi yang digunakan.3. Anggota dan orang-orang yang terlibat

dalam organisasi.4. Ukuran organisasi.

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi dan penyatuan tugas-tugas tersebut menadi satuan-satuan kerja.

2. Standarisasi kegiatan merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.

3. Koordinasi pekerjaan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi.

4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi kekuasaan pembuatan keputusan.

5. Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

Pembagian Kerja

Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja sama secara koorporatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih daripada dilakukan perseorangan. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja yang memungkinkan synergi terjadi.

Bagan Organisasi Formal

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Pembagian Kerja. Setiap kotak menunjukkan individu atau satuan organisasi mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan organisasi tertentu, dan tingkan spesialisasi yang digunakan.

2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah. Rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang tanggung jwab yang menghubungkan atasan dan bawan dalam keseluruhan organisasi.

3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan. 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan

menunjukkan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi-dasar fungsional atau divisional, atau lainnya.

5. Tingkat manajemen. Suatu bagan tidk hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan manajemen.

Bentuk-bentuk Bagan Organisasi

1. Bentuk pyramid. Bentuk ini yang paling banyak digunakan, karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti.

2. Bentuk vertical. Bentuk bertikal agak menyerupai bentuk pyramid, yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan diri atas kebawah, hanya bagan vertical berwujud tegak sepenuhnya.

3. Bentuk horizontal. Bagan ini digambarkan secara mendatar. Aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.

4. Bentuk lingkaran. Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain. Bagan bentuk lingkaran jarang sekali digunakan dalam praktek.

Departementalisasi

Departementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan. Suksesnya suatu organisasi bergantung pada kegiatan departementalisasi. Beberapa bentuk departementalisasi diantaranya adalah :

1. Fungsi : Pemasaran, akuntansi, produksi atau keuangan2. Produk atau jasa : Divisi mesin cuci, lemari es, televise atau radio3. Wilayah : Divisi DKI Jakarta, Jawa tengah, Indonesia Timur, dll4. Langganan : Penjualan industry, pedagan eceran, dll5. Proses atau peralatan : Departemen pemotongan, kelompok

perakitan dll6. Waktu : Kelompok kerja dibagi menjadi shift pertama, kedua

ataupun ketiga7. Pelayanan : Mencerminkan kelas bisnis, ekonomi dan turis dalam

pelayanan pesawat terbang8. Alpha-Numerical : bisa digunakan dalam pelayanan telpon,

misalnya nomer 00000-50000 ditempatkan dalam satu nomer9. Proyek dan matriks : Digunakan oleh perusahaan konstruksi

dengan teknologi tinggi.

Departementalisasi Fungsional

Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Jadi pengelompakan departemntalisasi ini didasarkan pada jenis kegiatan yang sama. Contoh pembagiannya adalah sebagai berikut :

Kebaikan dan kelemahan struktur fungsional

Kebaikan struktur fungsional : 1. Menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama.2. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.3. Memusatkan keahlian organisasi.4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat

terhadap fungsi fungsi.

Kelemahan struktur fungsional : 1. Menciptakan konflik antar fungsi-fungsi.2. Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan.3. Memberikan tanggapan-tanggapan lebih lambat terhadap

terhadap perubahan.4. Hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya.5. Menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta

kurang inovatif.

Departementalisasi Divisional

Dalam departementalisasi divisional, manajer perlu membentuk divisi-divisi semi otonomi dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses atau peralatan. Penjelasannya adalah sebagai berikut :

1. Atas dasar produk : Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk).

2. Atas Dasar Wilayah : Pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.

3. Atas dasar langganan : pengelompokan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada penggunanaan produk atau jasa tertentu.

4. Atas dasar proses peralatan : Pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi

Kebaikan dan kelamahan struktur divisional

Kebaikan struktur divisional : 1. Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi

pemberian tanggapan yang cepat. 2. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi

yang khas3. Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada

pertanggungjawaban atas prestasi kerja, yang biasanyadiukur dengan laba atau rugi divisi.4. Membebaskan para kepala ekesekutif untuk pembuatan keputusan strategic lebih luas dan

memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugas5. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah6. Mempertahankan spesialisasi fungsionaldalam setiap divisi7. Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategic

Kelemahan struktur divisional : 1. Menyebabkan berkembangnya persaingan “dysfunctional” potensial antar sumber daya-

sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas2. Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer

divisi3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead

perusahaan4. Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antara divisi-divisi.5. Masalah duplikasi sumber daya dan perlatan yang tidak perlu.

Organisasi Proyek Dan Matriks

Bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran (hybrid design). Kedua struktur organisasi ini tersusun dari satu atau lebih tipe tipe departementalisasi lainnya. Kedua struktur ini mengkombinasikan kebaikan kebaikan dari struktur fungsional dan divisional dengan menghindarkan kekurangannya. Kedua bentuk departementalisasi ini mencakup cara-cara penggabungan personalia organisasi dengan berbagai spesialisasi untuk menyelesaikan suatu tugas.

Struktur organisasi proyek : Struktur ini menyangkut pembentukan tim-tim spesialis yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan khusus. Seperti yang ditunjukkan gambar 8.7 seorang manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek. Bila proyek telah selesai, tim dibubarkan dan para anggota tim kembali ke departemen departemen fungsional asalnya sampai ada proyek baru.

Struktur organisisasi matriks : Departementalisasi matriks adalah sama dengan departementalisasi proyek dengan satu perbedaan pokok Dalam struktur matriks, para karyawan mempunyai dua atasan sehingga mereka berada dibawah dua wewenang. Rantai pertama adalah fungsional atau divisional. Dan kedua adalah rantai perintah lateral atau horizontal. Dua jalur aliran wewenang ini membentuk struktur organisasi dua arah yang mempunyai matriks, sehingga bentuk strukturnya disebut organisasi matriks, seperti yang dijabarkan dalam gambar berikut :

Kebaikan dan kelemahan organisasi matriks

Kebaikan organisasi matriks :1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer-manjer fungsional.2. Mengembangkan keterampilan-keterampilan karyawan dan merupakan tempat

latihan yang baik bagi manajer-manajer strategik.3. Melibatkan, memotivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan

manajemen menengah terhadap masalah-masalah stategik perusahaan.4. Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kreativitas

serta melipat gandakan sumber-sumber yang beraneka ragam.5. Menstimulasi kerjasama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang

bermacam-macam dengan orientasi proyek.6. Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.

Kelemahan organisasi matriks :1. Pertanggung jawaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaan-

kebijaksanaan yang kontradiktif.2. Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertical3. Memerlukan lebih banyak keterampilan-keterampilan antar pribadi.4. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada

kegiatan.5. Mengandung resiko timbulnya perasaan anarki.6. Sangat mahal untuk diimplementasikan.

Kelompok-Kelompok Kerja Formal Organisasi

Organisasi mempunyai tiga tipe utama kelompok-kelompok kerja formal : kesatuan tugas khusus, panitia, dan dewan atau komisi.

Kesatuan tugas khusus : dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus. Kesatuan ini keberadaannya hanya sampai tugas diselesaikan. Bisanya kesatuan ini dibentuk untuk menangani masalah yang kompleks. Panitia tetap dan panitia Ad hoc. Panitia tetap adalah bagiantetap dari struktur suatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus menerus ada dalam organisasi. Panitia Ad hoc mempunyai fungsi yang serupa dengan panitia tetap, hanya tidak bersifat tetap.

Tiga fungsi dasar panitia

No. Tujuan Sifat dan contoh contoh

1 pengkoordinasiaan Memungkinkan komunikasi, integrasi berbagai departemen dan kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan.

Panitia perencanaan produk baru

2 Pemberian saran Memberikan saran atau membuat rekomendasi bagi manajemen.

Panitia anggaran, senat fakultas, dewan penasehat

3 Pembuatan keputusan Membuat keputusan-keputusan dan mengamati pelaksanaannya.

Dewan direktur perusahaan , panitia dana bank, panitia pelaksanaan kompensasi.

Kegunaan dan kerugian Panitia

Kegunaan panitia1. Berikut dibawah ini adalah berbagai kegunaan yang ditimbulkan karena

adanya panitia :2. Keputusan-keputusan dengan kualitas lebih baik3. Meningkatkan penerimaan4. Memperbaiki koordinasi5. Tempat latihan bagi manajer6. Penyebaran kekuasaan7. Menghindarkan konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan  Kerugian panitia 1. Adapun kerugian yang dapat ditimbulkan karena adanya suatu panitia

yaitu :2. Pemborosan waktu dan uang.3. Dominasi individu4. Adanya persetujuan dan kompromi terlebih dahulu5. Kurangnya tanggung jawab

Organisasi informal

Organisasi informal memainkan peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi. Perbedaan organisasi formal dengan informal adalah bahwa organisasi formal mempunyai tujuan, struktur dan pola hubungan kerja yang teratur melalui manajemen. Sedangkan organisasi informal berdiri diatas struktur yang tidak jelas, fleksibel, sukar didefinisikan, keanggotaannya sulit ditentukan dan pola hubungan diantara para anggota tanpa tujuan yang khusus.

Fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok informal:

1. Menetapkan, memperkuat, dan meneruskan norma-norma dan nilai-nilai sosial budaya penting para anggota kelompok.

2. Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhadap pelaksanaan tugas manajer.

3. Menstimulasi komunikasi efektif dan dinamik sebagai alat komunikasi tambahan.

4. Memberikan kepuasan dan status social kepada para anggota yang tidak dapat diberikan oleh organisasi formal.

Masalah atau dampak negative yang dapat ditimbulkan kelompok informal :

1. Menciptakan konflik2. Mendorong penolakan terhadap perubahan3. Menghidupkan dan menyebarkan desas-

desus4. Mengembangkan keseragaman diantara

para anggota, termasuk pembatasan palaksanaan kegiatan.

Sikap dari yang seharusnya manajemen lakukan terhadap organisasi informal yaitu dengan memahami dan mencari persesuaian dan melakukan kerjasama yang saling menguntungkan dengan kelompok.

Pertanyaan pembahas utama

1. Mana yang lebih bagus, proyek atau matrik, cara menghilangkan kelemahan agar tercipta departementalisasi yang tanpa kekuarangan.

2. Sumber Daya yang mendukung dalam pengorganiasian itu apa saja ?

3. Konsep pembagian kerja, rangkap kerja dalam suatu organisasi.

Penanya biasa

1. Kondisi stabil, dan koordinasi minimum dalam divisi fungsional.

2. Kelmahan matriks, pertanggung jawaban ganda, kontradiktif ? Perasaan anarki ?

3. Mengapa perlunya ada organisasi informal?4. Kapan suatu perusahaan dapat membentuk panitia ad hoc5. Bagaimana suatu pembagian kerja dapat berjalan dgn baik.

Smentara kekurangannnya seperti itu6. Kepuasan sdan status sosial dalam organisasi informal

maksudnya dan contoh real7. Contoh organisasi informal dalam organisasi formal itu apa

Bagaimana seorang menangani organisasi informal8. Tugas kompleks ? Contoh kesatuan organisasi yang terlibat9. Kenapa matriks mahal ?