pembuatan aplikasi pencatatan kegiatan mou...
TRANSCRIPT
PEMBUATAN APLIKASI PENCATATAN KEGIATAN MOU
PADA BAGIAN MARKETING INSTITUT BISNIS DAN
INFORMATIKA STIKOM SURABAYA DENGAN
MENGGUNAKAN MICROSOFT OFFICE ACCESS
WORKSHOP
Program Studi
DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
Oleh:
Yulainda Kiki Nabelah
16390150009
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2019
PEMBUATAN APLIKASI PENCATATAN KEGIATAN MOU
PADA BAGIAN MARKETING INSTITUT BISNIS DAN
INFORMATIKA STIKOM SURABAYA DENGAN
MENGGUNAKAN MICROSOFT OFFICE ACCESS
WORKSHOP
Diajukan sebagai salah satu syarat
untuk menempuh Proyek Akhir
Oleh:
Nama : YULAINDA KIKI NABELAH
NIM : 16.39015.0009
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2019
“Jangan banyak menunda, kerjakan apa yang memang harus diselesaikan”
Yulainda Kiki Nabelah
i
ABSTRAK
Bagian Marketing selain mengurus tentang pendaftaran calon mahasiswa juga
sebagai perantara kerjasama antara sekolah lainnya. Dalam menjalin kerjasama dengan
perusahaan atau intansi lain dibutuhkan sebuah surat perjanjian seperti Memorandum
of Understanding (MoU) yang dibuat antara subjek hukum yang satu dengan subjek
hukum lainnya.
Bagian Marketing pada tahun 2018 telah membuat Memorandum of
Understanding (MoU) kurang lebih 15 (lima belas) dokumen untuk diajukan ke
sekolah dalam sebulan. Untuk memperlancar proses tersebut bagian Marketing
menunjuk Person In charge (PIC) untuk masing-masing sekolah. Terdapat 3 (tiga)
Memorandum of Understanding (MoU) untuk setiap minggunya yang disetujui oleh
pihak Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Hal ini, menyebabkan staf atau
admin bagian Marketing mengalami kesulitan dalam merekap data Memorandum of
Understanding (MoU). Maka diperlukan pengelolaan data menggunakan aplikasi basis
data sederhana Microsoft Office Access.
Berdasarkan uraian masalah diatas, maka laporan workshop ini menjelaskan
pembuatan aplikasi pencatatan kegiatan Memorandum of Understanding (MoU)
dengan menggunakan Microsoft Office Access. Dengan fitur form entry data MoU dan
pencarian untuk membantu bagian Marketing dalam menemukan kembali dokumen
Memorandum of Understanding (MoU).
Kata Kunci : Marketing, Memorandum of Understanding (MoU), Aplikasi
ii
ABSTRACT
The Marketing division, aside form managing the registration of prospective
student, it also as an intermediary for collaboration between schools. In establishing
cooperation with other companies or institutions, an agreement letter such as
Memorandum of Understanding (MoU) made between one legal subject and another
legal subject.
The Marketing department in 2018 has made a Memorandum of
Understanding (MoU) of approximately 15 (fifteen) documents submitted to schools in
a month. The Marketing department appointed a Person In charge (PIC) for each
school to expedite the process. There are 3 (three) Memorandums of Understanding
(MoU) for each week approved by the Institute of Business and Informatics Stikom
Surabaya. This activity causes the Marketing department staff to experience
difficulties in recording data from the MoU. It is necessary to manage data using a
simple database application such as Microsoft Office Access.
Based on the description of the problem, this report explains the development
of an application for recording Memorandum of Understanding (MoU) activities using
Microsoft Office Access. The MoU data entry form and search feature able to assist
the Marketing department in rediscovering the Memorandum of Understanding (MoU)
document.
Keywords: Marketing, Memorandum of Understanding (MoU), Application
iii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah dengan rasa syukur kehadirat Allah SWT yang dengan rahmat
dan inayah-Nya, laporan workshop ini telah selesai penulis susun dengan baik dan
merupakan persyaratan untuk mengikuti Proyek Akhir Program Studi Diploma III
Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya.
Laporan ini penulis susun berdasarkan hasil tugas Workshop pada bagian
Marketing di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang dilaksanakan dari
tanggal 06 Agustus 2018 sampai dengan 18 Oktober 2018. Penulis mengucapkan
terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Kedua orang tua dan keluarga yang memberi dukungan dan doa yang tidak
pernah putus setiap waktu, sehingga penulis berhasil menyelesaikan laporan
dengan lancar.
2. Bapak Prof. Dr. Budi Jatmiko, M.Pd selaku rektor Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya.
3. Bapak DR. Moch. Arifin, S.Pd., M.Si., MOS selaku Ketua Program Studi
DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan yang telah memberikan
ijin kepada penulis untuk melaksanakan workshop.
4. Ibu Ayuningtyas, S.Kom., M.MT., MOS sebagai pembimbing dalam
pelaksanaan dan pembuatan laporan.
5. Bapak Rudi Santoso, S.Sos., M.M. sebagai pembahas dalam sidang workshop
dan pemberian saran dalam pembuatan laporan.
6. Ibu Agustina Dwi Indrayanti, S.E. sebagai Kepala Bagian mengijinkan
iv
penulis untuk melaksanakan workshop serta sebagai pembimbing penulis saat
melaksanakan workshop.
7. Ibu Eka Yuliana, A.Md sebagai pembimbing penulis saat melaksanakan
workshop di bagian Marketing Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya.
8. Staff Marketing yang selalu membimbing dan berkenan sharing ilmu seputar
proses pengajuan MOU ke sekolah SMA/SMK.
9. Rafif Akbar Ifansyah orang tercinta yang selalu membantu dalam pengerjaan
laporan.
10. Seluruh Bapak dan Ibu dosen DIII Komputerisasi Perkantoran dan
Kesekretariatan yang telah membimbing penulis dan memberikan penulis
banyak hal, baik dalam hal keilmuan sampai pelajaran hidup.
11. Semua teman-teman seperjuangan Program Studi DIII Komputerisasi
Perkantoran dan Kesekretariatan 2016.
Semoga Allah SWT membalas segala kebaikan semua pihak yang telah
berkenan memberikan waktunya untuk membimbing penulis, sehingga penulis dapat
mendapatkan tambahan ilmu dan informasi.
Besar harapan penulis agar laporan ini bisa dimanfaatkan untuk pembaca
sebagai ilmu dalam mempelajari bagaimana workshop dan cara penulisan laporan.
Surabaya, 28 Januari 2019
Penulis
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK .................................................................................................................... i
ABSTRACT ................................................................................................................. ii
KATA PENGANTAR ................................................................................................. iii
DAFTAR ISI ................................................................................................................ v
DAFTAR TABEL ..................................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR................................................................................................... ix
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................ 1
1.1. Latar Belakang Masalah ............................................................................ 1
1.2. Rumusan Masalah...................................................................................... 2
1.3. Batasan Masalah ........................................................................................ 3
1.4. Tujuan ........................................................................................................ 3
1.5. Sistematika Penulisan ................................................................................ 3
BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT WORKSHOP ........................................... 5
2.1. Gambaran Umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ........ 5
2.1.1. Sejarah ......................................................................................... 5
2.1.2. Visi dan Misi ............................................................................ 10
2.1.3. Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ............ 11
2.1.4. Arti Logo ................................................................................... 11
2.1.5. Struktur Organisasi Stikom Surabaya ....................................... 13
vi
2.2. Gambaran Umum Bagian Marketing Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya ...................................................................................... 15
2.2.1 Sejarah Singkat .......................................................................... 15
2.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab ...................................................... 16
2.2.3 Struktur Organisasi .................................................................... 18
2.2.4 Lokasi dan Tempat terlaksananya Workshop ........................... 18
BAB III LANDASAN TEORI ................................................................................... 21
3.1. Memorandum of Understanding (MoU).................................................. 21
3.1.1. Pengertian Memorandum of Understanding (MoU) ................. 21
3.1.2. Tujuan Pembuatan Memorandum of Understanding (MoU) .... 22
3.1.3. Prinsip Umum Mengembangkan MoU ..................................... 23
3.2. Marketing................................................................................................. 24
3.2.1. Fungsi Marketing ...................................................................... 24
3.2.2. Strategi Marketing ..................................................................... 24
3.3. Microsoft Excel ....................................................................................... 25
3.4. Microsoft Access ..................................................................................... 27
3.5. Pendidikan ............................................................................................... 28
3.6. Aplikasi .................................................................................................... 28
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................... 30
4.1 Metode Pelaksanaan ................................................................................ 30
4.2 Metode Penulisan .................................................................................... 30
4.3 Tugas-Tugas Yang Dikerjakan ................................................................ 31
4.1.1 Menelpon dan Menerima Telepon ............................................ 32
vii
4.1.2 Melayani Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru ......................... 34
4.1.3 Pengelolaan Data Daftar Calon Mahasiswa Baru ..................... 36
4.1.4 Pengelolaan Data Registrasi Calon Mahasiswa Baru................ 36
4.1.5 Prosedur MoU pada bagian Marketing ..................................... 38
4.1.6 Proses Pembuatan Aplikasi Pencatatan MOU........................... 39
4.4 Perencanaan Aplikasi .............................................................................. 40
4.4.1. Pembuatan Formulir Memorandum of Understanding (MoU) . 42
4.4.2. Pembuatan Tabel ....................................................................... 43
4.4.3. Pembuatan Form........................................................................ 48
4.4.4. Pembuatan Query ...................................................................... 52
4.4.5. Penambahan Subform................................................................ 54
4.4.6. Pembuatan Switchboard ............................................................ 58
BAB V PENUTUP .................................................................................................... 62
5.1 Kesimpulan .............................................................................................. 62
5.2 Saran ........................................................................................................ 62
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 63
DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................................. 64
BIODATA MAHASISWA ........................................................................................ 77
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 2. 1 Sejarah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya............................. 7
Tabel 2. 2 Struktur Marketing Sebelum Tahun 2004 ................................................... 16
Tabel 2. 3 Struktur Marketing Sesudah Tahun 2004 .................................................... 16
Tabel 4. 1 Tugas-tugas yang dikerjakan ....................................................................... 31
Tabel 4. 2 Tabel Permasalahan dan Solusi ................................................................... 40
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ......................... 11
Gambar 2. 2 Struktur Organisasi Stikom Surabaya...................................................... 15
Gambar 2. 3 Struktur Organisasi Bagian Marketing Stikom Surabaya........................ 18
Gambar 2. 4 Denah Lokasi Bagian Marketing Institut Bisnis dan Informatika ........... 20
Gambar 4. 1 Prosedur Pendaftaran (Online and Face to face)..................................... 35
Gambar 4. 2 Prosedur Registrasi .................................................................................. 37
Gambar 4. 3 Document Flow Prosedur Pengajuan MOU ............................................ 38
Gambar 4. 4 System Flow Master Pencatatan MoU ..................................................... 41
Gambar 4. 5 Tampilan menu utama pada Microsoft Office Access ............................. 42
Gambar 4. 6 Tampilan pada Create Table ................................................................... 42
Gambar 4. 7 Tampilan pengaktifan pada Primary Key ................................................ 43
Gambar 4. 8 Tampilan pada saat mengisi field name ................................................... 43
Gambar 4. 9 Tampilan Create Table ............................................................................ 44
Gambar 4. 10 Tampilan Tabel Sekolah, PIC dan MOU............................................... 44
Gambar 4. 11 Tampilan tabel pada saat telah diisi data ............................................... 45
Gambar 4. 12 Tampilan Lookup Wizard untuk membuat Relationship ....................... 45
Gambar 4. 13 Tampilan saat akan memilih table untuk Relationship .......................... 46
Gambar 4. 14 Tampilan field yang akan di Relationship ............................................. 46
Gambar 4. 15 Tools untuk menampilkan Relationship ................................................ 47
Gambar 4. 16 Tampilan Relationship pada setiap tabel ............................................... 47
Gambar 4. 17 Tampilan menu pada Relationship ........................................................ 47
Gambar 4. 18 Tampilan setelah klik Enforce Referential Integrity ............................. 48
x
Gambar 4. 19 Tools Form Wizard pada Microsoft Office Access ................................ 48
Gambar 4. 20 Tampilan Available Field dan Selected Field........................................ 49
Gambar 4. 21 Tampilan layout desain form ................................................................. 49
Gambar 4. 22 Tampilan membuka form langsung atau edit ........................................ 50
Gambar 4. 23 Form pencatatan data MOU .................................................................. 50
Gambar 4. 24 Tools Button pada Microsoft Office Access ........................................... 51
Gambar 4. 25 Tampilan pemilihan button .................................................................... 51
Gambar 4. 26 Tampilan pemilihan Text atau Picture................................................... 52
Gambar 4. 27 Tampilan Form setelah diberi Button .................................................... 52
Gambar 4. 28 Tools Query Design pada Microsoft Office Access ............................... 53
Gambar 4. 29 Tampilan Show Table pada Query......................................................... 53
Gambar 4. 30 Pemilihan tabel pada Query ................................................................... 54
Gambar 4. 31 Tampilan Subform pada Microsoft Office Access.................................. 54
Gambar 4. 32 Pemilihan Query pada Table/Query ...................................................... 55
Gambar 4. 33 Tampilan pemilihan Choose from list dan Define my own .................... 55
Gambar 4. 34 Tampilan Combo Box pada Property Sheet ........................................... 56
Gambar 4. 35 Tampilan Text Box pada Property Sheet ............................................... 56
Gambar 4. 36 Tampilan Data Source Object pada Property Sheet .............................. 57
Gambar 4. 37 Tampilan Subform pada Form Tabel MoU............................................ 58
Gambar 4. 38 Tampilan Option dan Quick Access Toolbar ........................................ 58
Gambar 4. 39 Tampilan pemilihan All Command pada Customize the Quick Access
Toolbar. ................................................................................................. 59
Gambar 4. 40 Tampilan Switchboard Manager ........................................................... 59
xi
Gambar 4. 41 Tampilan setelah memunculkan Switchboard Manager pada Microsoft
Office Access ......................................................................................... 60
Gambar 4. 42 Tampilan untuk edit Switchboard Manager Item .................................. 60
Gambar 4. 43 Tampilan Switchboard Manager pada Microsoft Office Access ........... 61
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Marketing adalah salah satu bagian dari Public Relations and Marketing
(PRM). Tugas utama dari Marketing adalah memasarkan Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya sekaligus mencari calon mahasiswa baru. Fungsi
lain dari Marketing adalah memberikan informasi penting terkait pendaftaran,
program studi yang diselenggarakan pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya. Selain tugas tersebut di atas, Marketing melaksanakan tugas
administrasi diantaranya adalah pemberkasan dokumen, pengarsipan, serta
melaksanakan pameran atau safari ke sekolah-sekolah menengah atas untuk
menjaring calon mahasiswa baru.
Persaingan dalam perekrutan calon mahasiswa baru antara Perguruan
Tinggi semakin kompetitif. Kebanyakan instansi berusaha keras untuk
mempelajari dan memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan. Dalam hal ini
bagian Marketing di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya menjalin
banyak relasi dengan sekolah-sekolah di seluruh Indonesia, untuk itu
diperlukan sebuah Memorandum of Understanding (MoU). Dalam jurnal (World
Meteorological Organization, 2012) Memorandum of Understanding adalah nota
kesepahaman yang dibuat antara subjek hukum yang satu dengan subjek hukum
lainnya, baik dalam suatu negara maupun antar negara untuk melakukan kerja
sama dalam berbagai aspek kehidupan dan jangka waktu tertentu.
2
Bagian Marketing akan mengajukan Memorandum of Understanding
(MoU) ke sekolah-sekolah yang memang unggul dan terkenal dikalangan
masyarakat. Dalam proses kerjasama menggunakan Memorandum of
Understanding (MoU), bagian Marketing memberikan penawaran khusus dalam
bentuk potongan pada saat pembayaran pertama perkuliahan dan mendapatkan
perlakuan khusus saat akan mendaftar di Institut Bisnis dan Stikom Surabaya.
Bagian Marketing membuat Memorandum of Understanding (MoU)
kurang lebih 15 (lima belas) dokumen untuk diajukan ke sekolah dalam sebulan.
Untuk memperlancar proses tersebut bagian Marketing menunjuk Person In
charge (PIC) untuk masing-masing sekolah. Terdapat 3 (tiga) MoU untuk setiap
minggunya yang disetujui oleh pihak Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya. Hal ini, menyebabkan staf atau admin bagian Marketing mengalami
kesulitan dalam merekap data MoU. Maka diperlukan pengelolahan data dalam
bentuk aplikasi basis data sederhana menggunakan Microsoft Office Access.
Dalam hal ini penulis memberikan solusi kepada bagian Marketing dengan
membuat aplikasi pencatatan kegiatan MoU yang outputnya akan memudahkan
Bagian Marketing dalam memproses data maupun pencarian data MoU
menggunakan Microsoft Office Access.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka dapat dirumuskan
perumusan masalah, yaitu bagaimana pembuatan aplikasi pencatatan kegiatan
Memorandum of Understanding (MoU) dalam membantu proses rekap data?
3
1.3. Batasan Masalah
Batasan masalah dalam kegiatan workshop ini adalah:
a. Data survei diambil dari bagian Marketing pada tahun 2018
b. Pembuatan form data MOU menggunakan Microsoft Office Access.
1.4. Tujuan
Tujuan dari workshop ini adalah membuat aplikasi pencatatan kegiatan
Memorandum of Understanding (MoU) dalam membantu Bagian Marketing
merekap data MoU dengan membuatkan form data MoU menggunakan
Microsoft Office Access.
1.5. Sistematika Penulisan
Laporan workshop ini terdiri dari beberapa bab, yang terdiri dari sub bab
bertujuan untuk memperjelas pokok-pokok bahasan, yang terdiri atas :
BAB I PENDAHULUAN
Pendahuluan membahas mengenai latar belakang permasalahan yang ada
dalam instansi, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan
sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT WORKSHOP
Gambaran umum membahas tentang sejarah tempat workshop, visi dan
misi perusahaan, struktur organisasi, serta gambaran umum tempat
pelaksanaan workshop, yaitu pada bagian Marketing di Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya.
4
BAB III LANDASAN TEORI
Landasan teori membahas tentang Marketing Of Understanding (MoU),
Marketing, Microsoft Excel, Microsoft Access, Sekolah dan Aplikasi
sebagai penunjang dan pendukung dalam menyelesaikan penelitian.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil dan pembahasan membahas tentang uraian pekerjaan selama
workshop, serta pemecahan masalah dan cara alternatif untuk
menyelesaikan masalah yang dihadapi selama workshop.
BAB V PENUTUP
Penutup membahas tentang kesimpulan dari kegiatan yang dilakukan
pada bagian Marketing di Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya serta saran kepada bagian yang dibahas dan menjadi solusi agar
dapat dikembangkan dengan lebih baik dan diharapkan pula dapat
bermanfaat bagi pembaca.
5
BAB II
GAMBARAN UMUM TEMPAT WORKSHOP
2.1. Gambaran Umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Berikut adalah gambaran singkat tentang Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya. Gambaran ini meliputi:
2.1.1. Sejarah
Di tengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan informasi
semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi
informasi yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang diciptakan oleh suatu
pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat
atau lambatnya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh
informasi dan kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang.
Kemajuan teknologi telah memberikan jawaban akan kebutuhan informasi,
komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk memperoleh informasi
secara cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi canggih ini telah mulai menyentuh
kehidupan kita. Penggunaan dan pemanfaatan komputer secara optimal dapat
memacu laju pembangunan. Kesadaran tentang hal inilah yang menuntut
pengadaan tenaga-tenaga ahli yang terampil untuk mengelola informasi, dan
pendidikan adalah salah satu cara yang harus ditempuh untuk memenuhi
kebutuhan tenaga tersebut.
Atas dasar pemikiran inilah maka untuk pertama kalinya di wilayah Jawa Timur
dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer & Informatika
Surabaya
6
(AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra Bhakti ini ditetapkan
berdasar Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti No.01/KPT/PB/III/1983. Tokoh
pendirinya pada saat itu adalah:
1. Laksda. TNI (Purn) Mardiono
2. Ir. Andrian A. T
3. Ir. Handoko Anindya
4. Dra. Suzana Surodjo
5. Dra. Rosy Merianti, Ak
Berdasarkan rapat BKLPTS yang diadakan pada tanggal 2-3 Maret 1984,
kepanjangan AKIS diubah menjadi Akademi Manajemen Informatika &
Komputer Surabaya yang bertempat tinggal di jalan Ketintang Baru XIV/2
Surabaya. Tanggal 10 Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan
program Diploma III Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor:
061/Q/1984 dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti) melalui
Koordinator Kopertis Wilayah VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS
memperoleh status TERDAFTAR berdasar surat keputusan Direktorat Jendral
Pendidikan Tinggi (Dikti) nomor: 0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah
lagi menjadi Akademi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya.
Berdasar SK Dirjen DIKTI nomor: 45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen
Informatika dapat ditingkatkan menjadi DIAKUI.
Waktu berlalu terus, kebutuhan akan informasi juga terus meningkat. Untuk
menjawab kebutuhan tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi dengan
membuka program studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Mnajemen Informatika.
Pada tanggal 20 Maret 1986 nama AKIS berubah menjadi STMIK STIKOM
7
Surabaya, singkatan dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik
Komputer Surabaya berdasarkan Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti nomor:
07/KPT/PB/03/86, yang selanjutnya memperoleh STATUS TERDAFTAR pada
tanggal 25 November 1986 berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor:
0824/O/1986 dengan menyelenggarakan pendidikan S1 dan DIII Manajemen
Informatika. Di samping itu INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA
STIKOM SURABAYA juga melakukan pembangunan gedung Kampus baru di
jalan Kutisari 66 yang saat ini menjadi Kampus II INSTITUT BISNIS DAN
INFORMATIKA STIKOM SURABAYA. Peresmian gedung tersebut dilakukan
pada tanggal 11 Desember 1987 oleh Gubernur Jawa Timur, Bapak Wahono pada
saat itu. Sejarah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat
pada Tabel. 2.1
Tabel 2. 1 Sejarah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Tanggal Keterangan
19 Juni 1984 AKIS membuka Program DIII Manajemen Informatika
20 Maret 1986 AKIS membuka program S1 Manajemen Manajemen
Informatika
30 Maret 1986
AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika dan Teknik Komputer Surabaya (STMIK
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya)
1990 Membuka bidang studi DI Program Studi Komputer
Keuangan/Perbankan
1 Januari 1992
Membuka Program S1 jurusan Teknik Komputer. Pada 13
Agustus 2003, Program Studi Strata 1 Teknik Komputer
berubah nama menjadi Program Studi Strata 1 Sistem
Komputer.
8
Tanggal Keterangan
1 November 1994 Membuka program studi DI Komputer Grafik Multimedia
12 Mei 1998
STMIK Surabaya membuka tiga program pendidikan baru
sekaligus, yaitu:
DIII bidang studi Sekretari Berbasis Komputer. Pada 16
Januari 2006, berdasar surat ijin penyelenggaraan dari
DIKTI nomor: 75/D/T/2006, Program Studi Diploma
III Komputer Sekretari dan Perkantoran Modern
berubah nama menjadi Program Diploma III
Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan.
DII bidang studi Komputer Grafik Multimedia
DI bidang studi Jaringan Komputer
Juni 1999
Pemisahan program studi DI Grafik Multimedia menjadi
program studi DI Grafik dan program studi DI Multimedia,
serta perubahan program studi DII Grafik Multimedia
menjadi program studi DII Multimedia
2 September 2003
Membuka Program Studi DIII Komputer Percetakan dan
Kemasan, yang kemudian berubah nama menjadi Program
Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak
3 Maret 2005 Membuka Program Studi Diploma III Komputer
Akuntansi
20 April 2006 Membuka bidang studi DIV Program Studi Komputer
Multimedia
8 November 2007 Membuka program studi S1 Desain Komunikasi Visual
2009
Membuka program studi S1 Sistem Informasi dengan
Kekhususan Komputer Akuntansi. Hingga saat ini, STMIK
Institut Bisnis dan Informatika Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya memiliki 8 program studi
dan 1 bidang studi kekhususan, yaitu:
1. Program Studi S1 Sistem Informasi
2. Program Studi S1 Sistem Informasi Kekhususan
9
Tanggal Keterangan
Komputer Akuntansi
3. Program Studi S1 Sistem Komputer
4. Program Studi S1 Desain dan Komunikasi Visua
5. Program Studi DIV Komputer Multimedia
6. Program Studi DIII Manajemen Informatika
7. Program Studi DIII Komputer Perkantoran dan
Kesekretariatan
8. Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak
2014
Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan No 378/E/O/2014 tanggal 4 September 2014
maka STMIK Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya resmi berubah bentuk menjadi Institut dengan
nama Institut Bisnis dan Informatika Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya. Program Studi yang
diselenggarakan oleh Institut Bisnis dan Informatika
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah
sebgaia berikut:
Fakultas Ekonomi dan Bisnis:
- Program Studi S1 Akuntansi
- Program Studi S1 Manajemen
- Program Studi DIII Komputer Perkantoran &
Kesekretariatan Fakultas Teknologi dan Informatika:
- Program Studi S1 Sistem Informasi
- Program Studi S1 Sistem Komputer
- Program Studi S1 Desain Komunikasi Visual
- Program Studi S1 Desain Grafis
- Program Studi DIV Komputer Multimedia
- Program Studi DIII Manajemen Informatika
Sumber : (Stikom Surabaya, 2018)
10
2.1.2. Visi dan Misi
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya memiliki visi dan misi,
sebagai berikut :
1. Visi
Menjadi perguruan tinggi yang berkualitas, unggul, dan terkenal.
2. Misi
a. Mengembangkan ipteks sesuai dengan kompetensi.
b. Membentuk SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi.
c. Menciptakan corporate yang sehat dan produktif.
d. Meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan bermasyarakat.
e. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
3. Tujuan Instansi
a. Menghasilkan pengembangan dan karya inovatif ipteks sesuai
bidang kajian dan kompetensi.
b. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi, mandiri, dan profesional.
c. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi Sumber Daya Manusia.
d. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang sehat, bermutu dan produktif.
e. Meningkatkan kerjasama dan pencitraan.
f. Meningkatkan pemberdayaan ipteks bagi masyarakat.
g. Memperluas akses pendidikan bagi masyarakat.
h. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
11
2.1.3. Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada
Gambar 2.1 dibawah ini
Gambar 2. 1 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
(Stikom Surabaya, 2018)
2.1.4. Arti Logo
Dalam buku (Stikom Surabaya, 2016), Tiga buah kubus yang bersatu
membentuk satu kesatuan, melambangkan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu
Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat. Melalui Tri Dharma
inilah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya memberikan dharma
baktinya kepada masyarakat.
Warna merah pada bagian luar kubus melambangkan keberanian,
sedangkan warna putih dan abu-abu pada bagian dalam melambangkan kesucian
dan kesederhanaan. Warna-warna tersebut melambangkan bahwa setiap pribadi
Sivitas Akademika Institut bersikap pemberani, namun didasari hati yang suci,
berpenampilan sederhana, dan rendah hati.
12
Sembilan bidang sisi kubus yang tampak, melambangkan sembilan
karakter individu Institut, yaitu:
JUJUR: Melaksanakan tugas dan kewajiban dengan lurus hati sesuai dengan
peraturan yang berlaku, dan tidak menyimpang dari prinsip moralitas, serta segala
tindakan yang dilakukan dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
CERDAS: Kritis, kreatif, dan inovatif dalam menanggapi segala sesuatu,
senantiasa berorientasi kepada Ipteks, produktif, namun tetap rendah hati, serta
terbuka dan reflektif untuk memperbaiki kinerja sendiri.
PEDULI: Memiliki rasa kasih sayang terhadap sesama dan lingkungan, bersikap
toleran dan tenggang rasa, santun, cinta damai, dan suka bekerja sama.
PROFESIONAL: Dalam melaksanakan setiap tugas dan kewajiban selalu
mengutamakan keahlian dan mutu dengan tetap berpegang pada etika, dan setiap
tindak tanduknya menunjukkan ciri seorang profesional.
TANGGUNG JAWAB: Sadar dalam bersikap dan berperilaku, serta tuntas
dalam melaksanakan tugas dan kewajiban dengan segala resikonya.
BERDEDIKASI: Melaksanakan tugas dan kewajiban dengan penuh pengabdian,
dan rela berkorban demi tercapainya visi, misi, dan tujuan yang telah ditetapkan.
TANGGUH: Pantang menyerah, andal, kukuh, dan tahan menghadapi setiap
tantangan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab demi mencapai
keberhasilan.
TERPADU: Dalam setiap melaksanakan tugas dan kewajiban mengutamakan
teamwork, selalu memperhatikan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi, dengan
melakukan komunikasi yang efektif sehingga dapat tercapai sinergi.
13
OPTIMIS: Memiliki keyakinan akan keberhasilan dalam melaksanakan setiap
tugas dan kewajiban yang diembannya.
2.1.5. Struktur Organisasi Stikom Surabaya
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebuah organisasi
yang berada di bawah naungan Yayasan Putra Bhakti. Pelaksanaan organisasi di
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dipimpin oleh Ketua Institut
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Ketua Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya dibantu oleh 3 orang Pembantu Ketua, dimana masing-masing
Pembantu Ketua bertanggung jawab terhadap bidang yang ada di bawahnya,
yakni:
a. Pembantu Ketua I (Bidang Akademik),
b. Pembantu Ketua II ( Bidang Sumber Daya),
c. Pembantu Ketua III (Bidang Kemahasiswaan dan Alumni).
Dalam operasionalnya Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
dibagi menjadi beberapa departemen. Masing-masing departemen akan
bertanggung jawab terhadap spesifikasi pekerjaan tertentu, departemen meliputi :
a. Pusat Pengembangan Pendidikan dan Aktivitas Instruksional
b. AAK (Administrasi Akademik & Kemahasiswaan)
c. AU (Administrasi Umum)
d. Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
e. Pengembangan dan Penerapan Teknologi Informasi
f. Kepegawaian
g. Kemahasiswaan
h. Keuangan
14
i. Public Relation atau Marketing
j. Pengawasan dan Penjaminan Mutu
k. Kendali Mutu
l. Laboratorium Komputer
m. Perpustakaan
n. Staff Ahli
o. Sekretaris Lembaga
p. Career Center
Source : (Stikom Surabaya, 2018)
15
Gambar 2. 2 Struktur Organisasi Stikom Surabaya
2.2. Gambaran Umum Bagian Marketing Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya
Berikut adalah gambaran singkat tentang bagian Marketing Institut Bisnis
dan Informatika Stikom Surabaya. Gambaran ini meliputi:
2.2.1 Sejarah Singkat
Bagian Marketing merupakan salah satu bagian terpenting di organisasi
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Semua calon pendaftar selalu
mencari informasi mengenai Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
melalui bagian Marketing, sehingga bagian ini adalah tujuan pertama dari calon
pendaftar. Marketing merupakan bagian yang menangani pendaftaran yang
sekaligus bertugas untuk mencari calon mahasiswa baru.
Bagian Marketing ada sejak Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya berdiri, yaitu tahun 1983. Namun, bagian Penerimaan Mahasiswa Baru
ini belum terorganisir seperti sekarang dan mendapatkan bagiannya sendiri untuk
melakukan promosi dalam mendapatkan pendaftar. Saat itu, bagian Marketing
berada dalam penanganan Administrasi Umum (AU). Nama bagian Marketing
pun ada sejak tahun 1994, dan penggagas nama bagian Marketing ini adalah
Bapak Antonius D. Sutedjo sebagai Wakil Ketua IV dan Bapak Yohanes Y.
Subiyantoro sebagai penanggung jawab bagian Marketing dan sebagai promotor
untuk Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya pada masa itu.
Berikut adalah struktur kepemimpinan sebelum tahun 2004 dimana
Marketing masih dalam penanganan Administrasi Umum (AU).
16
Tabel 2. 2 Struktur Marketing Sebelum Tahun 2004
Sekitar tahun 2004, sistem kepemimpinan Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya berubah sehingga mempengaruhi juga sistem kepemimpinan bagian
Marketing. Marketing menjadi bagian tersendiri yang mempunyai Kepala Bagian
(Kabag) sehingga tidak lagi berada dibawah penanganan Administrasi Umum.
Tabel 2. 3 Struktur Marketing Sesudah Tahun 2004
Nama Jabatan Tahun Jabatan
Januar Wibowo Kepala Bagian 2004 - 2009
Sri Hariyani Eko Wulandari Kepala Bagian 2009 - 2011
Januar Wibowo Kepala Bagian 2011 - 2014
Indra Kristiawan Kepala Bagian 2014 - 2016
Stephanie Martha Darmanto Kepala Bagian 2016 - 2017
Agustina Sri Indrayanti Kepala Bagian 2017 - Sekarang
2.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab
Berikut adalah penjelasan tugas dan tanggung jawab pada bagian
Marketing Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Tugas dan tanggung
jawab tersebut meliputi:
a. Bagian Front Office
1. Memperkenalkan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Nama Jabatan Tahun Jabatan
Yohanes Y. Subiyantoro Penanggung Jawab
Marketing
1983 - 2001
Antonius D. Sutedjo Wakil Ketua IV 1983 - 2000
James Tomasouw Wakil Ketu IV 2000 - 2003
17
kepada masyarakat.
2. Memberikan Informasi sedetail mungkin mengenai Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya kepada masyarakat melalui berbagai
media, seperti melalui telepon dan calon pendaftar langsung
mendatangi counter Marketing.
3. Melakukan promosi dengan melakukan pameran pendidikan SMA,
Visitas melalui Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya Visit,
Safari dan Presentasi di SMA/SMK di Surabaya maupun di luar
Surabaya.
4. Menerima pendaftaran mahasiswa baru maupun mahasiswa transfer.
b. Bagian Back Office
1. Penanganan pengarsipan bukti pembayaran secara manual dan
elektronik.
2. Penanganan pengarsipan formulir pendaftaran secara manual dan
elektronik.
3. Perhitungan nilai untuk menentukan formulir pendaftaran secara
manual dan elektronik.
4. Perhitungan nilai untuk menentukan formulir pendaftaran yang sesuai.
18
2.2.3 Struktur Organisasi
Sumber : Internal Marketing
Gambar 2. 3 Struktur Organisasi Bagian Marketing Stikom Surabaya
1. Kepala Bagian : Agustina Dwi Indrayanti, S.E.
2. Staf 1 : Eka Yuliana, S.Kom
3. Staf 2 : Zainul Faidin, S.Kom
4. Staf 3 : Kharla Siska Dewi Gultom, S. SOS
5. Staf 4 : Ivan Christiono Suharnoko, S.Kom
6. Staf 5 : Dony Purwanto, S.kom
2.2.4 Lokasi dan Tempat terlaksananya Workshop
Bagian Marketing berada di Lobby Lantai 1 Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya yang terletak di Jalan Raya Kedung Baruk 98
Surabaya.
Ruang Kerja staff, digunakan oleh Kepala Bagian dan Staf 1,2 dan 3
1. Counter, digunakan oleh staf 4 dan 5. Kepala Bagian dan Staf lainnya bisa
juga berada di counter pada saat melayani calon mahasiswa baru
mendaftar.
2. Ruang tunggu, digunakan oleh para calon pendaftar menunggu saat
19
counter sedang ramai pengunjung.
3. Gudang, digunakan sebagai tempat penyimpanan berkas, dokumen
pameran dan merchandise dari Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya.
DENAH RUANG KERJA
20
BAGIAN MARKETING STIKOM SURABAYA
Gambar 2. 4 Denah Lokasi Bagian Marketing Institut Bisnis dan Informatika
21
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1. Memorandum of Understanding (MoU)
Dalam menjalin kerjasama dengan perusahaan atau instansi lain pasti
dibutuhkan sebuah surat perjanjian. Berikut ini akan dijelaskan tentang
Memorandum Of Understanding (MoU):
3.1.1. Pengertian Memorandum of Understanding (MoU)
Menurut (Susamto, 2013) MoU berasal dari kata Memorandum of
Understanding. Dalam Black Law Dictionary, Memorandum didefinisikan
sebagai “a brief written statement outlining the terms of agreement or
transaction” (ringkasan pernyataan tertulis yang menguraikan persyaratan sebuah
kesepakatan atau transaksi). Memorandum juga merupakan suatu bentuk
komunikasi yang berisi antara lain mengenai saran, arahan, dan penerangan.
Sedangkan definisi Understanding yang terkait dengan MoU adalah “an implied
agreement resulting from the express term of another agreement whether written
or oral” (hasil kesepakatan yang berasal dari ungkapan persyaratan dari suatu
perjanjian lainnya baik apakah secara tertulis maupun lisan).
Menurut Munir Fuady dalam (Susamto, 2013) mendefinisikan MoU
sebagai perjanjian pendahuluan yang nanti akan dijabarkan dan diuraikan dengan
perjanjian lainnya yang memuat aturan dan persyaratan secara lebih detail. Sebab
itu materi MoU berisi hal-hal yang pokok saja. Adapun Erman Radjagukguk
dalam (Susamto, 2013) menyatakan MoU sebagai dokumen yang memuat saling
pengertian dan
22
pemahaman para pihak sebelum dituangkan dalam perjanjian yang formal yang
mengikat kedua belah pihak.
3.1.2. Tujuan Pembuatan Memorandum of Understanding (MoU)
Menurut (Susamto, 2013) Tujuan pembuatan Memorandum of
Understanding (MoU) adalah sebagai berikut:
1. Untuk menciptakan kesepaham antara masing-masing pihak yang diwujudkan
dalam bentuk nota.
2. Perikatan pendahuluan sebagai penegasan kesediaan untuk saling bekerja
sama satu sama lain.
3. Untuk melahirkan berbagai macam kontrak perjanjian yang bersifat final
4. Memberikan kesempatan kepada masing-masing pihak untuk melihat prospek
peluang/tantangan dari kerja sama tersebut.
5. Memudahkan bagi masing-masing pihak untuk membatalkan kerja sama
apabila dalam proses negosiasi tidak tercapai kata sepakat.
Tujuan MoU dimaksudkan agar memberikan kesempatan kepada pihak
yang bersepakat untuk menghitungkan apakah kerja sama tersebut saling
menguntungkan atau tidak, sehingga MoU dapat ditindaklanjuti dalam bentuk
perjanjian final yang membuat hak dan kewajiban secara mendetail, termasuk
kemungkinan diterapkannya sanksi-sanksi. Di samping itu, pembuatan Mou juga
bertujuan untuk membina kepercayaan masing-masing pihak setelah mereka
saling memahami satu sama lainnya.
23
3.1.3. Prinsip Umum Mengembangkan MoU
Dalam jurnal (World Meteorological Organization, 2012) prinsip umum
mengembangkan Memorandum of Understanding (MoU) adalah:
1. Perlu ada keinginan bersama oleh kedua belah pihak untuk masuk ke
dalam MOU, dengan komitmen bersama dan setara untuk bekerja sama;
2. Ketentuan dalam Memorandum of Understanding (MoU) tidak boleh
bertentangan dengan pengaturan yang ada di antara para pihak, atau
dengan pengaturan apa pun yang mungkin dimiliki oleh pihak dengan
organisasi lain;
3. Struktur dan isi Memorandum of Understanding (MoU) harus jelas, tidak
ambigu dan mudah ditinjau dan diperbarui. Bahasa yang lebih sederhana
dan lebih lugas, semakin sedikit kemungkinan ada kesalahpahaman atau
kebingungan;
4. Memorandum of Understanding (MoU) adalah dokumen 'hidup' dan harus
mencakup ketentuan untuk membuatnya dalam peninjauan dan diperbarui;
5. Karena Memorandum of Understanding (MoU) adalah perjanjian formal,
itu harus dikembangkan dengan bantuan ahli hukum, keuangan atau
relevan lainnya yang relevan. Ini untuk memastikan bahwa ketentuan
tersebut masuk akal dan tidak memiliki implikasi yang tidak diinginkan.
24
3.2. Marketing
Menurut (Wijayanti, 2017) adalah suatu sistem kegiatan bisnis yang
dirancang untuk merencanakan, menentukan harga, promosi, dan
mendistribusikan barang yang dapat memuaskan keinginan dan mencapai target
pasar dan sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan. Marketing juga berarti
menyesuaikan kemampuan perusahaan dengan kebutuhan para pelanggan demi
mencapai tujuan perusahaan berupa profit yang berkelanjutan.
3.2.1. Fungsi Marketing
Menurut (Wijayanti, 2017) kegiatan marketing harus disesuaikan dan
diselaraskan dengan anggaran (budget) dan perkiraan penjualan (forecast) untuk
mendapatkan untung (profit) bagi perusahaan. Bagian marketing perusahaan atau
produk akan mengomunikasikan atribut-atribut produk kepada konsumen melalui
marketing communication dan berdasarkan informasi-informasi yang diolah dari
berbagai sumber yang dimiliki.
Dalam hal ini, fungsi marketing untuk mengomunikasikan informasi
kepada konsumen, dilakukan melalui informasi produk dengan iklan, Personal
selling (direct selling), point of promotion (POP), point of sales (POS), kemasan,
media massa, teman atau relasi, dan sumber-sumber lainnya yang memberikan
gambaran kepada konsumen agar membeli produk atau jasa tersebut.
3.2.2. Strategi Marketing
Dalam Buku (Wijayanti, 2017) Strategi Marketing biasanya dibuat oleh
tim Marketing, mulai dari direktur Marketing, manajer Marketing, dan manajer
brand/produk. Strategi ini dibuat dan disesuaikan dengan visi dan misi perusahaan
serta tujuan dan motto perusahaan yang telah disepakati bersama.
25
Strategi Marketing merupakan pedoman atau dasar pembuatan rencana
Marketing dan taktik Marketing suatu produk, bisnis atau usaha. Strategi
Marketing dianggap bagian penting dari sistem Marketing secara keseluruhan dan
merupakan langkah awal untuk membuat rencana Marketing, terdiri atas 3
komponen utama, meliputi segmentasi, targeting dan positioning atau biasa
disingkat STP.
3.3. Microsoft Excel
Menurut (Madcoms, 2013) Microsoft Office Excel merupakan program
spreadsheet yang digunakan untuk mengolah data. Banyak fasilitas dan
kemudahan yang dapat ditemukan dalam Microsoft Office Excel 2013, antara lain:
pengolahan data yang besar, pembuatan dan pengaturan laporan, membuat
perhitungan dengan rumus, pembuatan diagram atau chart, dan tersedianya
berbagai template lembar kerja.
Menurut (Hagi Noviandri , 2017) Microsoft Office Excel dapat juga
digunakan untuk menyelesaikan berbagai urusan administratif, mulai yang paling
sederhana sampai kompleks. Berikut adalah komponen-komponen pada tampilan
awal Microsoft Office Excel:
a. Tittle Bar
Merupakan tampilan judul pada lembaran Microsoft Office Excel 2016
yang terdapat paling atas pada jendela.
26
b. Quick Acces Toolbar
Merupakan kumpulan tools untuk mempercepat akses menuju perintah
baru yang dapat ditambah dan dikurangi sesuai dengan keinginan pengguna.
c. Tab file
Tombol ini berisi perintah standar untuk menjalankan Excel, seperti info,
new, open, save, save as, print, share, export, close, account, dan option.
d. Tab Ribbon
Merupakan tampilan menu utama yang terdapat pada Microsoft Office
Excel 2016. Tab Ribbon terdiri dari menu Insert, Page Layout, formulas, Data,
Review, dan View. Masing-masing menu tersebut memiliki tombol perintah yang
dikelompokkan berdasarkan fungsinya, yang mendukung pengoperasian pada
Microsoft Office Excel 2016.
e. Cell Name Box
Digunakan untuk menampilakan nama cell.
f. Formula Bar
Papan yang digunakan untuk menuliskan atau menampilkan formula yang
terdapat dalam sel.
g. Cell
Untuk menuliskan atau menginputkan data.
h. Sheet Tab
Untuk memilih lembar kerja yang akan digunakan.
i. Zoom Slider
Memperbesar atau memperkecil tambilan lembar kerja.
27
3.4. Microsoft Access
Menurut (Purba, 2017) Microsoft Office Access adalah program aplikasi
untuk mengolah basis data model rasional, karena terdiri dari lajur kolom dan
lajur baris. Selain itu Microsoft Office Access merupakan program aplikasi yang
sangat mudah dan familiar dalam pembuatan dan perancangan sistem manajemen
basis data.
a. Tabel
Dalam buku (Beranda Agency , 2015) tabel merupakan tempat
menyimpan data. Data dalam tabel juga dapat dimanipulasi, dilakukan operasi-
operasi dasar database, diurutkan, diperbaiki dan lain sebagainya. Fungsi tabel
adalah tempat untuk menampung dan menyimpan data yang kemudian dapat
diproses lebih lanjut.
b. Form
Form digunakan untuk menyajikan data yang tersimpan pada tabel kepada
pengguna, atau menerima input dari pengguna ke tabel/query dalam bentuk
interface grid, tombol, dan lain-lain. Form dipakai untuk memasukkan,
memodifikasi, dan melihat record.
c. Query
Query merupakan cara untuk mencari dan mengelompokkan data dari satu
tabel atau beberapa tabel. Saat membuat query di MS. Access, anda dapat
menentukan search secara detail untuk mencari data yang betul-betul dibutuhkan.
d. Report
28
Report berfungsi menampilkan komponen di database dengan format yang
mudah dibaca. Anda juga dapat mengatur sendiri laporan untuk membuat report
yang menarik dari tabel atau dari query.
3.5. Pendidikan
Menurut (Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 32 Tahun
2013 Tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005
Tentang Standar Nasional Pendidikan, 2013) dalam Pasal 1 ayat 2 dan 3
Pendidikan terbagi menjadi dua yaitu Pendidikan Formal dan Pendidikan
Nonformal.
1. Pendidikan Formal adalah jalur pendidikan yang terstruktur dan berjenjang
yang terdiri atas pendidikan dasar, pendidikan menengah, dan pendidikan
tinggi.
2. Pendidikan Nonformal adalah jalur pendidikan di luar pendidikan formal
yang dapat dilaksanakan secara terstruktur dan berjenjang.
3.6. Aplikasi
Menurut (Chan, 2017) Aplikasi adalah koleksi window dan objek-objek
yang menyediakan fungsi untuk aktivitas user, seperti pemasukan data, proses dan
pelaporan. Aplikasi bisa berisi:
Suatu antarmuka: Menu, Window, dan kontrol window dimana user
berinteraksi langsung dengan aplikasi.
Proses logika aplikasi: Kejadian (event) dan fungsi skrip yang dibuat
sebagai logika aplikasi, validasi, dan proses lainnya. Pada PowerBuilder
kita dapat membuat proses logika sebagai bagian dari antarmuka atau
29
dibuat dalam modul-modul yang terpisah sebagai objek yang dibuat
sendiri dan dinamakan custom class user objects.
30
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Metode Pelaksanaan
Pelaksanaan workshop berlangsung selama 30 (tiga puluh) hari kerja.
Dalam kurun waktu 2 (dua) bulan ini, program workshop yang dilaksanakan pada
bagian Marketing di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang
dilaksanakan pada:
Tanggal : 06 Agustus – 18 Oktober 2018
Tempat : Bagian Marketing Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya
Peserta : Yulainda Kiki Nabelah
NIM : 16390150009
Dalam pelaksanaan workshop yang berlangsung dalam kurun waktu satu
bulan di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, berikut ini adalah
metode penulisan yang digunakan untuk menyelesaikan laporan workshop pada
bagian Marketing Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
4.2 Metode Penulisan
Dalam pembahasan workshop menggunakan metode penulisan sebagai
berikut:
a. Studi Observasi, yaitu melakukan pengamatan dan mempelajari secara
langsung pada Bagian Marketing Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya.
31
b. Wawancara, yaitu dengan tanya jawab dengan Kepala Bagian dan staf
sebagai pembimbing pada tempat pelaksanaan workshop di Kepegawaian
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
c. Studi Literature, yaitu dengan mencari referensi dan membaca literatur
dan buku-buku yang mendukung penyelesaian laporan workshop yang
tersedia di perpustakaan.
d. Penyusunan laporan, yaitu membuat laporan kegiatan workshop pada
Bagian Marketing Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang
menjadi syarat untuk mengambil mata kuliah Proyek Akhir.
e. Konsultasi (bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap
kepada dosen pembimbing sehingga bisa dikoreksi.
4.3 Tugas-Tugas Yang Dikerjakan
Tugas-tugas yang dikerjakan pada saat melakukan kegiatan workshop
pada Bagian Penerimaan Mahasiswa Baru Institut Bisnis dan Informatika Stikom
Surabaya yaitu:
Tabel 4. 1 Tugas-tugas yang dikerjakan
No Tugas – Tugas
1. Menelpon dan Menerima Telepon
2. Melayani Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
3. Pengelolaan Data Daftar Calon Mahasiswa Baru
4. Membantu Menyiapkan Dokumen untuk Pameran
5. Membantu Menyiapkan Dokumen untuk Pameran
6. Prosedur Memorandum of Understanding (MoU) pada bagian Marketing
32
No Tugas – Tugas
7. Proses Pembuatan Aplikasi Pencatatan (MoU)
4.1.1 Menelpon dan Menerima Telepon
Menelpon atau menerima telepon adalah salah satu tugas wajib yang biasa
dilakukan oleh seorang sekretaris. Menelpon berarti ingin menanyakan atau
memberikan informasi kepada seseorang. Pada saat menelpon, terlebih dahulu
harus mengucapkan salam, memperkenalkan nama, alamat kemudian
memberitahukan dengan siapa penelpon ingin berbicara.
Menerima telepon, pada saat telepon berbunyi ditunggu satu sampai dua
dering, kemudian diangkat menggunakan tangan kiri dan ucapkan salam terlebih
dahulu. Tanyakan identitas penelepon. Jika orang yang ditaxnyakan tidak berada
ditempat, wajib menanyakan apakah ada pesan untuk orang yang dituju.
Langkah-langkah dalam menelpon dan menerima telepon:
1. Menelpon
a. Pegang gagang telepon dengan baik.
Hal ini penting untuk menghindari suara yang dikeluarkan tidak jelas,
perhatikan jarak telepon, jangan terlalu dekat ataupun terlalu jauh
dengan mulut penelpon.
b. Tekan nomor yang akan ditelepon.
Sebelum menelpon pastikan nomor yang dituju benar.
c. Ucapkan salam terlebih dahulu.
Menggunakan salam seperti selamat pagi, selamat siang, selamat sore.
Mengucapkan salam akan memberikan kesan baik sebelum bicara,
kemudian meminta izin untuk menggunakan waktunya sebentar.
33
d. Menyebutkan identitas diri.
Menyebutkan identitas diri sangat penting pada saat menelpon.
Misalnya “Saya (Yulainda Kiki) dari bagian marketing ingin
menanyakan (hal yang ingin ditanyakan)”.
e. Menggunakan nada bicara yang ramah.
f. Bicarakan hal yang diperlukan.
g. Akhiri pembicaraan dengan salam penutup.
2. Menerima Telepon
a. Pada saat telepon berdering sebaiknya mengangkat gagang telepon
terlebih dahulu. Jangan biarkan penelepon menunggu lama, karena hal
tersebut sangat tidak sopan.
b. Memberikan salam dan menyebutkan nama instansi. Sampaikan
dengan secara jelas jangan terburu-buru.
c. Tanyakan dengan sopan lawan bicara yang menelpon tanpa kesan
mengintrogasi mohon maaf, boleh tau dengan siapa saya bicara? Ada
yang dibantu?
d. Dengarkan baik – baik permintaan penelpon, jangan memotong
pembicaraan.
e. Jika penelepon ingin bicara dengan Kepala Bagian atau staf lain, maka
disuruh tunggu.
f. Apabila kepala bagian atau staf yang dituju tidak ada ditempat, maka
penerima telepon harus menanyakan mungkin ada pesan yang
disampaikan kepada orang yang dituju. Wajib catat dengan nama
lengkap dan jelas.
34
g. Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan
kembali salam selamat pagi/siang/sore.
h. Beri kesempatan pada penelpon untuk menutup telepon terlebih
dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
4.1.2 Melayani Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
Proses pendaftaran calon mahasiswa baru dilakukan ketika ada calon
mahasiswa atau wali dari calon mahasiswa mendatangi counter Marketing Institut
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Pelayanan yang dilakukan secara
langsung seperti ini menuntut staf Marketing untuk memperhatikan
penampilannya dan juga sikap dalam menghadapi pendaftar.
Proses pendaftaran dimulai setelah pendaftar melakukan upload formulir
dan berkas pada web Marketing, berupa photo copy, pas foto, uang formulir.
Setelah itu bagian Marketing melakukan proses validasi, dalam proses validasi
Bagian Marketing meng-input data pendaftar untuk dijadikan sebagai data
pendaftaran rangkap 2 (dua) yang akan diberikan kepada calon pendaftar dan
disimpan Bagian Marketing. Kemudian calon pendaftar melakukan proses
pembayaran formulir ke Bagian Keuangan, lalu Bagian Keuangan mencetak bukti
pembayaran yang berupa kuitansi bukti pembayaran rangkap 3 (tiga) yang akan
diberikan kepada pihak Marketing, pendaftar, dan bagian keuangan untuk
disimpan. Bagian Marketing mencetak kartu tes untuk pendaftar sebagai syarat
melakukan tes akademik. Kemudian pengumuman lulus atau tidak dalam tes, jika
tidak lulus akan kembali lagi ke proses awal dan jika lulus melanjutkan untuk
penetapan biaya registrasi.
35
Gambar 4. 1 Prosedur Pendaftaran (Online and Face to face)
36
4.1.3 Pengelolaan Data Daftar Calon Mahasiswa Baru
Suatu Institusi pendidikan atau organisasi tidak lepas dari pengelolaan
data. Bagian Marketing Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
membutuhkan data calon mahasiswa baru. Data calon mahasiswa baru ini adalah
bukti validasi data yang bersangkutan telah mendaftar di Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya.
Beberapa tahap pengolahan data adalah sebagai berikut:
1. Pendaftar mendatangi bagian Marketing dengan membawa dan menyerahkan
bukti pendaftaran kepada staf bagian Marketing Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya.
2. Mengisi formulir pada website atau aplikasi di bagian Marketing, kemudian
upload berkas dalam bentuk softcopy.
3. Bagian Marketing akan memvalidasi berkas yang telah diserahkan oleh calon
mahasiswa baru.
4. Mencetak bukti daftar calon mahasiswa baru oleh bagian Marketing.
5. Bukti daftar serta bukti pembayaran yang telah dilakukan akan diserahkan
kepada calon mahasiswa baru.
6. Secara otomatis data calon mahasiswa baru akan terdaftar di bagian Marketing
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
4.1.4 Pengelolaan Data Registrasi Calon Mahasiswa Baru
Pekerjaan yang dilakukan selama menjalankan workshop di Bagian
Marketing Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah mengecek data
registrasi yang dilakukan oleh calon mahasiswa baru. Calon mahasiswa baru
dapat melakukan proses registrasi dirumah ataupun di bagian Marketing Institut
37
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dengan arahan staf bagian Marketing.
Berikut adalah Document Flow prosedur pendaftaran hingga proses pendataan
daftar dan registrasi mahasiswa pada bagian Marketing Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya.
Gambar 4. 2 Prosedur Registrasi
Prosedur registrasi dimulai dari memebawa dokumen surat penetapan
biaya untuk melakukan proses pembayaran ke bank dan mendapatkan slip bukti
pembayaran. Setelah itu, pendaftar meng-upload slip bukti pembayaran dan
memilih prodi dilakukan oleh bagian Marketing. Dari proses tersebut akan
divalidasi oleh bagian keuangan, jika tidak sesuai akan di-follow up kembali oleh
38
bagian keuangan. Jika sesuai, bagian keuangan akan mengkonfirmasi pendaftar
melalui sms dan memberikan email registrasi untuk isi data dan upload berkas.
Setelah itu bagian Marketing melakukan proses cetak surat pernyataan yang akan
menghasilkan dokumen bukti registrasi dan surat pernyataan. Lalu pendaftar
melakukan penandatangan surat pernyataan bukti registrasi. Setelah itu terjadi
proses validasi yang akan dilakukan oleh bagian AAK.
4.1.5 Prosedur MoU pada bagian Marketing
Gambar 4. 3 Document Flow Prosedur Pengajuan MOU
Prosedur Memorandum of Understanding (MoU) pada bagian Marketing
dimulai dari proses dimana bagian Marketing menentukan sekolah terlebih dahulu
39
untuk diajukan MOU. Dalam pengajuannya bagian Marketing memilih sekolah
negeri dan swasta. Sekolah yang dipilih adalah sekolah-sekolah yang memang
favorit di kalangan masyarakat dan masih terdapat dalam wilayah Jawa Timur
atau meliputi wilayah Se-Gerbang kertasusila. Dari hasil proses tersebut
menghasilkan list atau daftar sekolah, yang akan diproses dalam pembuatan
Memorandum of Understanding (MoU) ke dalam bentuk dokumen. Setelah itu
Memorandum of Understanding (MoU) akan diajukan ke sekolah untuk meminta
persetujuan dari pihak sekolah. Jika pada proses pengajuan Memorandum of
Understanding (MoU) pihak sekolah tidak menyetujui maka Memorandum of
Understanding (MoU) akan kembali ke bagian Marketing, dan jika pihak sekolah
menyetujui maka dari pihak sekolah akan menentukan jadwal acara dan jadwal
presentasi setelah itu pihak Marketing akan melaksanakan workshop di sekolah
tersebut.
Dalam proses kerjasama menggunakan Memorandum of Understanding
(MoU) bagian Marketing memberikan penawaran khusus dalam bentuk
potongan pada saat pembayaran pertama perkuliahan dan mendapatkan perlakuan
khusus saat akan mendaftar di Institut Bisnis dan Stikom Surabaya.
4.1.6 Proses Pembuatan Aplikasi Pencatatan MOU
Pengolahan data yang ada dalam Memorandum of Understanding (MoU)
Bagian Marketing Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya masih
menggunakan Microsoft Office Excel. Pengelolaan atau pengolahan data
menggunakan Microsoft Access akan jauh lebih efisien. Hal ini dikarekanakan
Microsoft Office Access mempunyai fitur yang lebih baik jika dibandingkan
dengan Excel. Salah satu kelebihan menggunakan access adalah entri data bisa
40
dilakukan melalui form-form sesuai dengan kebutuhan. Apalagi jika struktur tabel
yang digunakan sangat panjang yang terdiri atas puluhan field atau kolom. Solusi
menggunakan Microsoft Office Access adalah yang paling tepat untuk
menghindari kesalahan entry ketika berhubungan dengan jumlah kolom atau field
yang banyak mencapai puluhan.
Hasil akhir yang ingin dicapai dari pembuatan aplikasi ini adalah sebagai
data rekap Memorandum of Understanding (MoU) sudah disetujui atau belum
oleh pihak sekolah yang diajukan Memorandum of Understanding (MoU).
Aplikasi ini akan membantu Bagian Marketing Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya dalam melakukan pencatatan data Marketing of Understanding
dengan cara menggunakan form yang terdapat pada Microsoft Office Access.
4.4 Perencanaan Aplikasi
Perrmasalahan yang ada di bagian marketing Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya dapat dilihat pada Tabel 4.2 Tabel Permasalahan dan Solusi.
Tabel 4. 2 Tabel Permasalahan dan Solusi
Permasalahan Dampak Solusi
Pegawai bagian
marketing Institut Bisnis
dan Informatika Stikom
Surabaya dalam entry
data Memorandum of
Understanding (MoU)
menggunakan Microsoft
Excel tidak userfriendly
karena kolom data yang
Pada saat menggulung
layar kebawah untuk
mengisi informasi tidak
sesuai pada tempatnya.
Membuat aplikasi yang
dapat melakukan tugas
entry data Memorandum
of Understanding (MoU)
dengan mudah dan cepat
menggunakan fitur entry
data dan pencarian pada
Microsoft Office Acces.
41
Permasalahan Dampak Solusi
dibutuhkan terlalu
banyak dan header judul
tidak dikunci.
Aliran system pada aplikasi Pencatatan Data MoU dimulai dari pengguna
Bagian Marketing mengimput data MoU, lalu inputan data MoU akan disimpan
pada proses simpan data, dimana data tersebut akan disimpan ke dalam tabel
master data MoU, tabel MoU, Tabel Person In Charge (PIC), dan tabel Sekolah.
Setelah data masuk ke dalam tabel, jika ada kondisi data yang ingin ditambahkan
atau dihapus sistem akan melakukan proses update, data yang telah diperbaruhi
akan ditampilkan pada display berupa laporan data MoU. Jika tidak ada kondisi
data yang ingin ditambahkan atau dihapus, sistem akan langsung menampilkan
laporan data MoU pada display.
Gambar 4. 4 System Flow Master Pencatatan MoU
42
4.4.1. Pembuatan Formulir Memorandum of Understanding (MoU)
Di bawah ini adalah langkah-langkah dalam pembuatan formulir untuk
Marketing Of Understanding pada Microsoft Office Access
Gambar 4. 5 Tampilan menu utama pada Microsoft Office Access
Buka aplikasi Microsoft Office Access, kemudian pilih “Blank Desktop
Database”. Setelah itu memberi nama file dengan nama “FORM MOU”.
Kemudian klik “Create” untuk memulai membuat form pada Microsoft Office
Access. Dapat dilihat pada Gambar 4.5 Tampilan menu utama pada Microsoft
Office Access.
Gambar 4. 6 Tampilan pada Create Table
Kemudian klik kanan pada table1 lalu klik “Design View”. Sebelum itu
merubah nama table1 menjadi “Tabel Pencatatan Data MOU”. Setelah itu isi field
name dengan : Kode MOU, Nama PIC, Nama Sekolah, Nama Kepala Sekolah,
Alamat Sekolah, Kota Sekolah, Status MOU. Dapat dilihat pada Gambar 4.6
Tampilan pada Create Table.
43
4.4.2. Pembuatan Tabel
.
Gambar 4. 7 Tampilan pengaktifan pada Primary Key
Tidak lupa untuk mengaktifkan “Primary Key” pada Kode MOU.
Primary Key dalam Microsoft Office Access ini digunakan untuk mengunci field
tersebut agar tidak dapat diisi dengan data yang sama. Dengan cara klik kanan
pada kolom sebelah kiri Kode Mou. Dapat dilihat pada Gambar 4.7 Tampilan
pengaktifan pada Primary Key.
Gambar 4. 8 Tampilan pada saat
mengisi field name
Untuk mengisi Data Type
menggunakan “Short Text”
apabila field name yang dibutuhkan untuk mengisi data menggunakan kombinasi
44
antara text dan number. Short text memiliki maximum karakter sebanyak 255
karakter. Dapat dilihat pada Gambar 4.8 Tampilan pada saat mengisi field name.
Gambar 4. 9 Tampilan Create Table
Kemudian membuat tabel baru dengan klik “Create” pada toolbar lalu
pilih “Table”. Dapat dilihat pada Gambar 4.9 Tampilan Create Table.
Gambar 4. 10 Tampilan Tabel Sekolah, PIC dan MOU
Membuat tabel baru dengan nama Tabel Sekolah, Tabel PIC, dan Tabel
MOU. Kemudian mengisi “Field Name” seperti pada Gambar sebelumnya dan
tidak lupa untuk mengaktifkan “Primary Key” pada setiap field kode. Dapat
dilihat pada Gambar 4.10 Tampilan Tabel Sekolah, PIC dan MOU.
45
Gambar 4. 11 Tampilan tabel
pada saat telah diisi data
Gambar 4. 12 Tampilan Lookup Wizard untuk membuat Relationship
Setelah tabel selesai dibuat, selanjutnya membuat Relationship.
Relationship digunakan untuk menghubungkan tabel dengan beberapa tabel.
Sebelum membuat Relationship, membuka tabel utama yaitu “Tabel Pencatatan
Data MOU”, kemudian pada Data Type “Nama PIC” pilih “Lookup Wizard”.
Dapat dilihat pada Gambar 4.12 Tampilan Lookup Wizard untuk membuat
Relationship
46
Gambar 4. 13 Tampilan saat akan memilih table untuk Relationship
Setelah muncul tabel Lookup Wizard, memilih table yang akan di
Relationship, kemudian klik Next. Dapat dilihat pada Gambar 4.13 Tampilan saat
akan memilih table untuk Relationship.
Gambar 4. 14 Tampilan field yang akan di Relationship
Kemudian pilih fields yang akan di Relationship. Lalu klik Next , Setelah
itu klik Finish. Melakukan “Lookup Wizard” juga pada Data Type Sekolah dan
MOU. Dapat dilihat pada Gambar 4.14 Tampilan field yang akan di Relationship
47
Gambar 4. 15 Tools untuk menampilkan Relationship
Untuk membuat Relationship pada Microsoft Office Access, klik Database
Tools pada toolbar lalu pilih Relationship. Dapat dilihat pada Gambar 4.15 Tools
untuk menampilkan Relationship.
Gambar 4. 16 Tampilan Relationship pada setiap tabel
Kemudian akan muncul tampilan seperti pada Gambar 4.15. Kemudian
double klik pada salah satu garis yang terhubung dengan tabel lain. Lalu akan
muncul tampilan seperti pada Gambar 4.16.
Gambar 4. 17 Tampilan menu pada Relationship
Kemudian klik centang pada Enforce Referential Integrity. Fungsi dari
Enforce Referential Integrity ini adalah memastikan bahwa hubungan antara tabel
48
tetap konsisten dan menjamin validasi hubungan antara record-record, lalu klik
OK. Melakukan hal yang sama pada setiap garis. Setelah itu, Relationship akan
tampil seperti pada Gambar 4.17.
Gambar 4. 18 Tampilan setelah klik Enforce Referential Integrity
Relationship pada setiap tabel telah terbentuk, kemudian Save dan Close.
Dapat dilihat pada Gambar 4.18 Tampilan setelah klik Enforce Referential
Integrity.
4.4.3. Pembuatan Form
Gambar 4. 19 Tools Form Wizard pada Microsoft Office Access
49
Selanjutnya adalah membuat formulir. Untuk membuat formulir pilih
Create pada toolbar kemudian pilih Form Wizard. Dapat dilihat pada Gambar
4.19 Tools Form Wizard pada Microsoft Office Access.
Gambar 4. 20 Tampilan Available Field dan Selected Field
Kemudian pindahkan semua fields pada Selected Fields, kemudian klik
Next. Dapat dilihat pada Gambar 4.20 Tampilan Available Field dan Selected
Field.
Gambar 4. 21 Tampilan layout desain form
Memilih layout untuk desain formulir yang berbentuk Columnar, lalu klik
Next. Dapat dilihat pada Gambar 4.21 Tampilan layout desain form.
50
Gambar 4. 22 Tampilan membuka form langsung atau edit
Lalu terdapat 2 pilihan pada halam terakhir form wizard yaitu yang
pertama membuka formulir untuk melihat form atau yang kedua mengisi
informasi dan merubah desain formulir. Kemudian klik Finish. Dapat dilihat pada
Gambar 4.22 Tampilan membuka form langsung atau edit.
Gambar 4. 23 Form pencatatan data MOU
51
Formulir akan tampak pada Gambar 4.23. Selanjutnya adalah
menambahkan tombol navigasi pada Form.
Gambar 4. 24 Tools Button pada Microsoft Office Access
Untuk menambahkan tombol navigasi pada formulir pilih Design pada
toolbar kemudian pilih Button. Dapat dilihat pada Gambar 4.24 Tools Button pada
Microsoft Office Access.
Gambar 4. 25 Tampilan pemilihan button
Kemudian pilih Categories pada Record Navigation untuk membuat
button next klik Go To Next Record, lalu next. Dapat dilihat pada Gambar 4.25
Tampilan pemilihan button.
52
Gambar 4. 26 Tampilan pemilihan Text atau Picture
Pilih Text apabila ingin tampilan button berupa Tulisan atau
pilih Picture apabila tampilan button berupa gambar, lalu klik Next dan Finish.
Melakukan langkah yang sama untuk membuat button Previous, Undo, Save, dan
New Record. Dapat dilihat pada Gambar 4.26 Tampilan pemilihan Text atau
Picture
Gambar 4. 27 Tampilan Form setelah diberi Button
Navigasi otomatis berada pada formulir dan akan tampak pada Gambar
4.27 Tampilan Form setelah diberi Button.
4.4.4. Pembuatan Query
53
Gambar 4. 28 Tools Query Design pada Microsoft Office Access
Selanjutnya adalah membuat Tabel Query, pilih Create pada toolbar klik
Query Design. Dapat dilihat pada Gambar 4.28 Tools Query Design pada
Microsoft Office Access.
Gambar 4. 29 Tampilan Show Table pada Query
Memilih tabel yang dibutuhkan dan klik tombol Add untuk memasukkan
objek-objek tersebut ke dalam jendela query. Klik tombol Close untuk menutup
54
kotak dialog show table. Dapat dilihat pada Gambar 4.29 Tampilan Show Table
pada Query.
Gambar 4. 30 Pemilihan tabel pada Query
Field : Nama field yang ingin ditampilkan
Table : Nama tabel dari field yang ditampilkan
Sort : Mengurutkan data hasil query
Show : Mengatur field ditampilkan atau tidak
Criteria : Syarat dari data yang ingin ditampilkan
Jika ingin menggunakan semua field pada tabel maka kita hanya klik dan
drop tanda (*) pada tabel barang ke baris field. Jika tidak kita dapat memilih salah
satu field dengan cara double klik field yang diinginkan. Dapat dilihat pada
Gambar 4.30 Pemilihan tabel pada Query.
4.4.5. Penambahan Subform
Gambar 4. 31 Tampilan Subform pada Microsoft Office Access
Selanjutnya adalah menambahkan subform pada Tabel MOU, pilih Design
pada toolbar klik button Subform. Dapat dilihat pada Gambar 4.31 Tampilan
Subform
55
pada Microsoft Office Access
Gambar 4. 32 Pemilihan Query pada Table/Query
Kemudian memilih Query1 pada Tables/Query, pindahkan semua field
kemudian Klik Next. Dapat dilihat pada Gambar 4.32 Pemilihan Query pada
Table/Query.
Gambar 4. 33 Tampilan pemilihan Choose from list dan Define my own
Setelah itu tampilan pada Gambar xxx akan muncul, pilih Choose from list
lalu Next dan Finish. Dapat dilihat pada Gambar 4.33 Tampilan pemilihan Choose
from list dan Define my own
56
Gambar 4. 34 Tampilan Combo Box pada Property Sheet
Kemudian Klik Kode MOU, klik kanan lalu klik Change to Combo Box.
Pada Property Sheet klik Kode MOU, hapus keterangan pada Control Source
sampai form di Kode MOU bertuliskan Unbound. Dapat dilihat pada Gambar 4.34
Tampilan Combo Box pada Property Sheet.
Gambar 4. 35 Tampilan Text Box pada Property Sheet
57
Selanjutnya klik Status MOU, tulis =[Kode MOU].[column](1) sampai
form di Status MOU bertuliskan rumus tersebut. Dapat dilihat pada Gambar 4.35
Tampilan Text Box pada Property Sheet.
Gambar 4. 36 Tampilan Data Source Object pada Property Sheet
Memilih data Query1 pada Source Object untuk memunculkan Subform
yang akan dimunculkan pada form. Dapat dilihat pada Gambar 4.36 Tampilan
Data Source Object pada Property Sheet
58
Gambar 4. 37 Tampilan Subform pada Form Tabel MoU
Subform akan tampak pada Gambar 4.37. Fungsi Subform adalah untuk
memunculkan data sesuai dengan form yang telah dibuat. Dapat dilihat pada
Gambar 4.37 Tampilan Subform pada Form Tabel MoU.
4.4.6. Pembuatan Switchboard
Gambar 4. 38 Tampilan Option dan Quick Access Toolbar
Selanjutnya, memunculkan Switchboard pada Tab File Option memilih
Access Options pada Quick Access Toolbar. Dapat dilihat pada Gambar 4.38
Tampilan Option dan Quick Access Toolbar
59
Gambar 4. 39 Tampilan pemilihan All Command pada Customize the Quick
Access Toolbar.
Klik All Comand untuk memilih Switchboard Manager untuk
memunculkan pada Toolbar Microsoft Office Access. Dapat dilihat pada Gambar
4.39 Tampilan pemilihan All Command pada Customize the Quick Access Toolbar
Gambar 4. 40 Tampilan Switchboard Manager
Kemudian klik Add pada Customize Quick
Access Toolbar untuk menambahkan Tool pada
halaman utama Microsoft Office Access. Dapat dilihat pada Gambar 4.40
Tampilan Switchboard Manager.
60
Gambar 4. 41 Tampilan setelah
memunculkan Switchboard
Manager pada Microsoft Office
Access
Klik Switchboard
Manager, kemudian pilih edit untuk merubah nama sesusai dengan nama aplikasi
“Aplikasi MOU”. Kemudian pilih edit untuk menambahkan items pada
Switchboard sesuai dengan nama form. Dapat dilihat pada Gambar 4.41 Tampilan
setelah memunculkan Switchboard Manager pada Microsoft Office Access.
Gambar 4. 42 Tampilan untuk edit Switchboard Manager Item
Ubah Text, Command, dan Form sesuai dengan nama form yang telah
dibuat menggunakan Form Wizard. Dapat dilihat pada Gambar 4.42 Tampilan
untuk edit Switchboard Manager Item.
61
Gambar 4. 43 Tampilan Switchboard Manager pada Microsoft Office Access
Switchboard Manager akan tampak pada Gambar 4.43. Fungsi
Switchboard Manager adalah sebagai menu utama untuk memunculkan semua
form yang telah dibuat.
62
BAB V
PENUTUP
Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil workshop yang telah
dilaksanakan pada Bagian Penerimaan Mahasiwa Baru di Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya.
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil selama workshop pada bagian Marketing
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
1. Setelah aplikasi ini dijalankan proses pencarian dokumen akan lebih
efisien terutama masalah akurasi. Karena aplikasi ini mampu memberikan
fitur pencarian, fitur form entry yang tidak dipunyai oleh Microsoft Office
Excel. Hal ini berdampak pada efisiensi dan effectiveness dalam proses
entry dan temu kembali dokumen yang diperlukan.
2. Setelah aplikasi ini diuji cobakan ke bagian terkait, terbukti aplikasi ini
mempercepat proses kinerja bagian admin terutama dalam hal pengelolaan
dokumen Memorandum of Understanding (MoU).
5.2 Saran
Aplikasi ini bisa dikembangkan lagi kearah web mobile. Hal ini akan
bermanfaat ketika staff Marketing menawarkan MoU ke mitra (SMA/K). Staff
Marketing cukup mengentry data-data yang dibutuhkan melalui aplikasi berbasis
web mobile (android) tanpa harus membawa form hard copy.
63
DAFTAR PUSTAKA
Beranda Agency . (2015). Ms Access untuk Database Bisnis dan Perkantoran.
Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Budihardjo, M. (2014). Panduan Praktis Menyusun SOP. Jakarta: Raih Asa
Sukses (Penebar Swadaya Grup).
Chan, S. (2017). Membuat Aplikasi Database dengan PowerBuilder 12.6 dan
MySQL. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Hagi Noviandri . (2017). Microsoft Office 2016 untuk Pemula. Jakarta: PT. Elex
Media Komputindo.
Madcoms. (2013). Mahir dalam 7 Hari Microsoft Excel 2013. Madiun: Andi
Offset.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2013 Tentang
Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 Tentang
Standar Nasional Pendidikan. (2013). Jakarta, D.K.I Jakarta , Indonesia .
Purba, M. (2017). Jurnal Informatika. PERANCANGAN APLIKASI PENJUALAN
PADA PT. MUSTRAKOM, Vol. 6 No.1.
Stikom Surabaya. (2016). Graphic Standard Manual. Surabaya: Institut Bisnis
dan Informatika Stikom Surabaya.
Stikom Surabaya. (2018). Logo Stikom. Diambil kembali dari Stikom Surabaya
(B): http://www.stikom.edu/id/logo-stikom-baru
Stikom Surabaya. (2018). Sejarah. Diambil kembali dari Stikom Surabaya (A):
http://www.stikom.edu/id/sejarah
Stikom Surabaya. (2018). Struktur Organisasi. Diambil kembali dari Stikom
Surabaya (C): http://www.stikom.edu/organization-structure
Susamto, B. (2013). Pedoman Penyusunan Memorandum of Understanding
(MoU). Yogyakarta: Medpress DIgital.
Wijayanti, T. (2017). Marketing Plan Dalam Bisnis. Jakarta: PT Elex Media
Komputindo.
World Meteorological Organization. (2012). Guidelines for Creating a
Memorandum of Understanding and a Standard Operating Procedure
between a National Meteorological or Hydrometeorological Service and a
Partner Agency, 08.