bab iv rancangan sistem usulan...44 bab iv rancangan sistem usulan 4.1 . umum di era modern ini,...

44

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1 . Umum

Di era modern ini, pesatnya perkembangan teknologi menuntut intansi-

intansi pemerintahan di tingkat Desa harus menerapkan sebuah pengolahan data

yang terkomputerisasi sehingga dapat memberikan informasi yang tepat dan

akurat. Sistem informasi kependudukan dimaksudkan untuk meningkatkan

efisiensi dalam hal pelayanan masyarakat. Kelurahan Desa Cadassari selama ini

menerapkan sistem informasi masih dalam bentuk manual sehingga

memperlambat dalam proses penambahan, perubahan maupun penghapusan data.

Selain itu penyimpanan datanya masih dalam bentuk berkas-berkas sehingga

memperlambat dalam pengaksesan datanya.

Untuk itu, penulis akan memcoba membuat sistem yang akan diusulkan

pada instansi pemerintahan Desa Cadassari Kecamatan Tegalwaru Kabupaten

Purwakarta dan diharapkan sistem usulan ini nantinya dapat membuat petugas

lebih efektif dalam penggunaan komputer yang masih bisa menggunakan software

yang nantinya bisa lebih mempermudah petugas juga lebih efisien dalam waktu

pengerjaannya. Software yang penulis usulkan yakni menggunakan aplikasi

Microsoft Visual Basic 6.0.

45

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Berikut ini merupakan deskripsi mengenai Sistem Usulan dari Sistem

Informasi Pengelolaan Data Pendudukan Pada Kantor Kelurahan Desa Cadassari

Kecamatan Tegalwaru Kabupaten Purwakarta.

1. Proses Surat Keterangan Kematian

Apabila terjadi Kematian, maka salah satu dari Keluarga harus melapor ke

pihak kantor Kepala Desa untuk mengajukan Surat Keterangan Kematian

beserta membawa dan menyerahkan persyaratan yang diminta. Setelah

semua persyaratan diterima, lalu dilakukan pengecekan ulang terhadap

persyaratan. Jika tidak sesuai maka akan melakukan konfirmasi pembatalan

pembuatan Surat Keterangan Kematian. Jika sudah sesuai dengan

persyaratan maka pihak kantor Kepala Desa akan melakukan input data

kematian kedalam file Input Data Kematian, mencetak Surat Keterangan

Kematian dan Kepala Desa mendatangani Surat Keterangan kematian dan

membuat sebanyak 2 rangkap.

2. Proses Surat Keterangan Kelahiran

Penduduk datang ke Kantor Kepala Desa untuk mengajukan Surat

Keterangan Kelahiran beserta membawa dan menyerahkan persyaratan yang

diminta. Setelah semua persyaratan tersebut diterima, lalu dilakukan

pengecekan ulang terhadap persyaratan. Jika tidak sesuai maka akan

melakukan konfirmasi pembatalan pembuatan Surat Keterangan Kelahiran.

Jika sudah sesuai dengan persyaratan maka pihak kantor Kepala Desa akan

akan melakukan input data kelahiran kedalam file Input Data Kelahiran,

46

mencetak Surat Keterangan Kelahiran serta Kepala Desa mendatangani

Surat Keterangan kelahiran dan membuat sebanyak 2 rangkap.

3. Proses Surat Keterangan Pindah

Penduduk yang ingin Pindah datang ke Kantor Kepala Desa untuk

mengajukan Surat Keterangan Pindah beserta membawa dan menyerahkan

persyaratan yang diminta. Setelah semua persyaratan tersebut diterima, lalu

dilakukan pengecekan ulang terhadap persyaratannya. Jika tidak sesuai

maka akan melakukan konfirmasi pembatalan pembuatan Surat Keterangan

Pindah. Jika sudah sesuai dengan persyaratan maka pihak kantor Kepala

Desa akan melakukan input data pindah kedalam file Input Data Pindah,

mencetak Surat Keterangan Pindah serta Kepala Desa mendatangani Surat

Keterangan Pindah dan membuat sebanyak 2 rangkap..

4. Proses Pembuatan Laporan

Data yang akan dilaporkan adalah semua Data Kependudukan yang telah

diarsipkan dan yang pembuatannya rangkap 2 (dua). Dan data yang telah

diarsipkan tersebut akan diproses untuk format laporan yang akan

diserahkan ke Kepala Desa sebagai Laporan Wajib Penduduk.

47

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

4.3.1 Diagram Konteks Sistem Usulan

0

SISTEM

INFORMASI

PENGELOLA

AN DATA

PENDUDUK

Fotocopy Kartu Keluarga

Data Kematian

Data Kelahiran

Data Pindah

Surat Keterangan Kematian

Surat Keterangan Kelahiran

Surat Keterangan Pindah

Lapor

an

Kemat

ian

Lapo

ran

Kela

hiran

Lapor

an

Pinda

h

PENDUDUK

KEPALA

DESA

Surat

Ketera

nagn

Pinda

h

Cetak

Sura

t

Ket

eran

agn

Kel

ahir

an

Ceta

k

Surat

Ketera

nagn

Kemat

ian

Cetak

Fotocopy KTP

Gambar IV.1

Diagram Konteks Sistem Usulan

48

4.3.2 Diagram Nol Sistem Usulan

PENDUDUK

1.0

PROSES

SURAT

KETERANGAN

KEMATIAN

2.0

PROSES SURAT

KETERANGAN

KELAHIRAN

KEPALA DESA

4.0

PEMBUATAN

LAPORAN

3.0

PROSES SURAT

KETERANGAN

PINDAH

Surat Keterangan

Kematian

Fotocopy Kartu

Keluarga

Surat Keterangan

Kematian Cetak


Tandatangan

*D1 File Penduduk

**D2File Surat Keterangan

Kematian

Berkas

Persyaratan

Surat Keterangan

Kelahiran

Surat Keterangan

Kelahiran Cetak

Surat Keterangan

Kelahiran Tandatangan

*D1 File Penduduk


Kelahiran

Berkas

Persyaratan

Surat Keterangan

Pindah

**D4 File Surat Keterangan Pindah


Cetak


Tandatangan

*D2File Surat Keteranagn

Kematian


Kelahiran

Data Penduduk

Data Penduduk

Data Penduduk

Data Penduduk

Laporan Surat Keterangan

Kematian

Laporan Surat Keterangan Kelahiran


Pindah

*D1 File Penduduk

Fotocopy KTP

Gambar IV.2

Diagram Nol Sistem Usulan

49

4.3.3 Diagram Detail Proses 1 Pembuatan Surat Keterangan Kematian

Sistem Usulan

Berkas

Persyaratan

Kematian

1.1

Cek

Persyaratan

2.1

Input Data

Surat

Keterangan

Persyaratan

diterima

4.1

Penyerahan

Surat

Keterangan

Surat

Keterangan

Kematian

TandatanganSurat Keterangan

Kematian

D1 File Penduduk

D2 File Surat Keterangan Kematian

Surat

Keterangan

Kematian

3.1

Cetak Surat

Keterangan

Surat

Keterangan

Kematian Cetak

Gambar IV.3

Diagram Detail Proses 1.0 Pembuatan Surat Keterangan Kematian Sistem

Usulan

50

4.3.4 Diagram Detail Proses 2.0 Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran

Sistem Usulan

Berkas

Persyaratan

Kelahiran

2.1

Cek

Persyaratan

2.2

Input Data

Surat

Keterangan

Persyaratan

diterima

2.4

Penyerahan

Surat

Keterangan

Surat

Keterangan

Kelahiran


Kelahiran

D1 File Penduduk

D3 File Surat Keterangan Kelahiran

Surat

Keterangan

Kelahiran

2.3

Cetak Surat

Keterangan

Surat

Keterangan

Kelahiran Cetak

Gambar IV.4

Diagram Detail Proses 2.0 Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran Sistem

Usulan

51

4.3.5 Diagram Detail Proses 3.0 Pembuatan Surat Keterangan Pindah Sistem

Usulan

Berkas

Persyaratan

Pindah

3.1

Cek

Persyaratan

3.2

Input Data

Surat

Keterangan

Persyaratan

diterima

3.4

Penyerahan

Surat

Keterangan

Surat

Keterangan

Pindah


Pindah

D1 File Penduduk

D4 File Surat Keterangan Pindah

Surat

Keterangan

Pindah

3.3

Cetak Surat

Keterangan

Surat

Keterangan

Pindah Cetak

Gambar IV.5

Diagram Detail Proses 3.0 Pembuatan Surat Keterangan Pindah Sistem

Usulan

52

4.3.6 Diagram Detail Proses 4.0 Pembuatan Laporan Sistem Usulan

4.1

LAPORAN SURAT

KETERANGAN

KEMATIAN

4.2

LAPORAN SURAT

KETERANGAN

KELAHIRAN

4.3

LAPORAN SURAT

KETERANGAN

PINDAH


Kematian


Kelahiran


Pindah

D2File Surat Keterangan

Kematian

D1 File Penduduk


Kelahiran


Pindah

Gambar IV.6

Diagram Detail Proses 4.0 Pembuatan Laporan Sistem Usulan

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Adapun kamus data Sistem Usulan pada Sistem Pengelolaan Data

Penduduk Desa Cadassari Kecamatan Tegalwaru Purwakarta adalah sebagai

berikut :

A. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Nama Arus data : Copy KTP

Alias : -

Bentu Data : Dokumem Cetakan Komputer

53

Arus Data : Penduduk – Proses 1.0, Penduduk – Proses 2.0,

Penduduk – Proses 3.0

Penjelasan : Untuk mengetahui data penduduk yang mati, lahir

dan pindah.

Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kematian,

Kelahiran dan Pindah.

Volume : 1-2 Lembar

Struktur Data : Header+Isi

Header = Nm_Provinsi+Nm_Kabupaten

Isi = 1 {NIK+Nama+Tempat_Tanggal_Lahir+

Jenis_Kelamin+Alamat+Agama+Status_Perkawinan

+Pekerjaan+Kewarganegaraan+Masa_BerlakuKTP}

Keterangan:

Alamat = RT/RW+Kel/Desa+Kecamatan

2. Nama Arus data : Copy KK

Alias : -


Arus Data : Penduduk – Proses 1.0, Penduduk – Proses 2.0,

Penduduk – Proses 3.0

Penjelasan : Untuk mengetahui data penduduk yang mati, lahir

dan pindah.

Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kematian,

Kelahiran dan Pindah.

Volume : 1-2 Lembar

54


Header = Judul+No_KK

Isi = 1 {Nm_Lengkap+NIK+Jenis_Kelamin+

Tempat_ Lahir+Tanggal_Lahir+Agama+Pendidikan+

Jenis_Pekerjaan+Status_Pernikahan+

Status_Hubungan_Keluagra+Kewarganegaraan+

Dokumen_Imigrasi+Nama_Orangtua}

Keterangan:

Dokumen Imigrasi = No.Pasport+No.KITAS/KITAP

B. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Nama Arus data : Surat Keterangan Kematian

Alias : -


Arus Data : Penduduk – Proses 1.0

Penjelasan : Untuk bukti pernyataan Kematian

Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kematian

Volume : 2 Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Judul + Nama_Desa

Isi = 1 {No_surat_Keterangan_Kematian+ NIK + Hari +

Tempat + Tanggal + Jam + Sebab}

Footer = Tandatangan_Kepala_Desa

Keterangan:

Tandatangan Kepala Desa = Tanggal Surat + Nama

55

2. Nama Arus data : Surat Keterangan Kelahiran

Alias : -



Penjelasan : Untuk bukti pernyataan Kelahiran

Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kelahiran

Volume : 2 Lembar


Header = Judul+Nama_Desa

Isi = 1 { No_Surat_Keterangan_Kelahiram + Nama_Anak

+ Jenis_Kelamin + Hari + Tempat + Tanggal +

NIK_Ibu + Nama_Ibu + NIK_Ayah + Nama_Ayah}

3. Nama Arus data : Surat Keterangan Pindah

Alias : -



Penjelasan : Untuk bukti pernyataan Pindah

Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Pindah

Volume : 2 Lembar


Header = Judul+Nama_Desa

Isi = 1 {No_Surat_Keterangan_Pindah + NIK

+ Alamat_Pindah + Rencana_Pindah + Kecamatan +

Kota + Provinsi}

56

4. Nama Arus data : Laporan Surat Keterangan Kematian

Alias : -


Arus Data : Proses 4.0 – Kepala Desa

Penjelasan : Laporan untuk mengetahui jumlah penduduk mati

Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kematian

Volume : 2 Lembar


Header = Judul_Laporan_Surat + Priode

Keterangan:

Priode = Bulan+Tahun

Isi = 1 {NIK + Nama _Lengkap + Jenis_Kelamin + Umur

+ Hari + Tempat + Tanggal + Jam + Sebab}

5. Nama Arus data : Laporan Surat Keterangan Kelahiran

Alias : -



Penjelasan : Laporan untuk mengetahui jumlah penduduk lahir

Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kelahiran

Volume : 2 Lembar


Header = Nm_Desa+Judul+Priode

Keterangan:


57

Isi = 1 {Nama_Anak + Jenis_Kelamin + Hari + Tempat +

Tanggal + NIK_Ibu + Nama_Ibu + NIK_Ayah +

Nama_Ayah}

6. Nama Arus data : Laporan Surat Keterangan Pindah

Alias : -



Penjelasan : Laporan untuk mengetahui jumlah penduduk mati

Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Pindah

Volume : 2 Lembar


Header = Nm_Desa+Judul+Priode

Keterangan:


Isi = 1 {NIK + Nama_Lengkap + Alamat_Pindah +

Rencana_Pindah + Kecamatan + Kota + Provinsi}

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang

diperlukan dalam proses yang dapat menghasilkan dokumen keluaran yang

diinginkan, adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Copy KTP

58

Fungsi : Sebagai Syarat Permohonan Pembuatan Surat

Kematian, Kelahiran dan Pindah

Sumber : Penduduk

Tujuan : Kepala Desa

Media : Kertas

Jumlah : 1 - 2 lembar

Frekuensi : Setiap ada permohonan Surat Keterangan


Bentuk : Lampiran C.1

2. Nama Dokumen : Copy KK

Fungsi : Sebagai Syarat Permohonan Pembuatan Surat


Sumber : Penduduk


Media : Kertas


Frekuensi : Setiap ada permohonan Surat Keterangan


Bentuk : Lampiran C.2

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah semua dokumen hasil dari proses yang

telah terjadi pada sistem. Adapun bentuk dokumen keluaran tersebut adalah

sebagai berikut:

59

1. Nama Dokumen : Surat Keterangan Kematian

Fungsi : Bukti Pernyataan Kematian

Sumber : KAUR Pemerintahan/Kepala Desa

Tujuan : Penduduk

Media : Kertas

Jumlah : 2 lembar

Frekuensi : Setiap ada permohonan surat keterangan

kematian

Bentuk : Lampiran D.1

Lampiran D.1

Gambar IV.7


60

2. Nama Dokumen : Surat Keterangan Kelahiran

Fungsi : Bukti Pernyataan telah lahir


Tujuan : Penduduk

Media : Kertas

Jumlah : 2 lembar


kelahiran


Lampiran D.2

Gambar IV.8

Surat Keterangan Kelahiran

61

3. Nama Dokumen : Surat Keterangan Pindah

Fungsi : Bukti Pernyataan telah Pindah


Tujuan : Penduduk

Media : Kertas

Jumlah : 2 lembar


pindah


Lampiran D.3

Gambar IV.9


62

4. Nama Dokumen : Laporan Surat Keterangan Kematian

Fungsi : Laporan Pernyataan Kematian

Sumber : KAUR Pemerintahan


Media : Kertas

Jumlah : 1 -2 lembar


Kematian


Lampiran D.4

Gambar IV.10

Laporan Surat Keterangan Kematian

63

5. Nama Dokumen : Laporan Surat Keterangan Kelahiran

Fungsi : Laporan Pernyataan Telah Lahir



Media : Kertas



Kelahiran


Lampiran D.5

Gambar IV.11

Laporan Surat Keterangan Kelahiran

64

6. Nama Dokumen : Laporan Surat Keterangan Pindah

Fungsi : Laporan Pernyataan Telah Pindah



Media : Kertas



Pindah


Lampiran D.6

Gambar IV.12

Laporan Surat Keterangan Pindah

65

4.5.3. Entity Relationship Diagram

Berikut adalah ERD (Entity Relationship Diagram) yang dibuat untuk

sistem pengelolaan data penduduk Desa Cadassari Kecamatan Tegalwaru

Purwakarta :

Membuat

Penduduk

Surat

Keterangan

Kematian

Membuat

Membuat

Surat

Keterangan

Kelahiran

Surat

Keterangan

Pindah

NIK

Nama_Le

ngkapJenis_Kel

amin

Tempat_

LahirTanggal_

Lahir

Umur

Alamat

Agama

Status

Pekerjaan

Golongan

_Darah

No_Surat_

Kematian

NIK

Jenis_Kel

aminUmur

Pekerjaan

Alamat

Nama

Hari

TanggalJam

Tempat

Sebab

No_Surat_

Kelahiran

Hari

Jenis_Kel

amin

No_Surat_

Pindah

Nama

Jenis_Kel

aminTempat_

Lahir

Tanggal_

Lahir

Alamat_

Pindah

Rencana_

Pindah

Kecamata

n

Provinsi

1

1

1 1

1 1

No_KK

Status

Penduduk

Kota

Gambar IV.13

Entity Relationship Diagram

66

Berikut adalah LRS (Logical Record Structure) yang dibuat untuk

sistem pengelolaan data penduduk Desa Cadassari Kecamatan Tegalwaru

Purwakarta :

SURAT KETERANGAN

KEMATIAN

SURAT KETERANGAN

KELAHIRAN

SURAT KETERANGAN

PINDAH

No_Surat_Kematian (PK)

NIK (FK)

Hari

Tanggal

Jam

Tempat

Sebab

No_Surat_Kelahiran (PK)

Hari

Tanggal

Tempat

Nama_Anak

Jenis_Kelamin

NIK_Ibu (FK)

Nama_Ibu

NIK_Ayah (FK)

Nama_Ayah

No_Surat_Pindah (PK)

NIK (FK)

Alamat_Pindah

Rencana_Pindah

Kota

Kecamatan

Provinsi

PENDUDUK

NIK (PK)

No_KK (AK)

Nama_Lengkap

Jenis_Kelamin

Tempat_Lahir

Tanggal_Lahir

Umur

Alamat

Golongan_Darah

Agama

Status

Pekerjaan

Status_Penduduk

1

1

1 1

1 1

Keterangan: PK (Primary Key)

FK (Foregen Key)

AK (Alternatif Key)

Gambar IV.14

Logical Record Structure

67

4.5.4. Spesifikasi File

A. File Data Penduduk

Nama File : File Data Penduduk

Akronim : Penduduk

Fungsi : Untuk menyimpan data Penduduk

Tipe : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Hard Disk

Panjang record : 192 Karakter

Kunci Field : NIK

Software : Microsoft Access 2010

Tabel IV.1.

Spesifikasi File Data Penduduk

NO Elemen Data Akronim Tipe Panjang Ket

1. NIK NIK Text 16 PK

2. No Kartu Keluarga No_Kartu_Keluarga Text 16

3. Nama Lengkap Nama_Lengkap Text 30

4. Jenis Kelamin Jenis_Kelamin Text 1

5. Tempat Lahir Tempat_Lahir Text 20

6. Tanggal Lahir Tangga_Lahir Date/Time -

7. Umur Umur Number -

8. Alamat Alamt Text 50

9. Golongan Darah Golongan _Darah Text 2

10. Agama Agama Text 15

11. Status Status Text 20

12. Pekerjaan Pekerjaan Text 20

13. Status Penduduk Status_Penduduk Text 10

68

B. File Data Admin

Nama File : File Data Admin

Akronim : Penduduk

Fungsi : Untuk menyimpan data admin

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci Field : Password


Tabel IV.2.

Spesifikasi File Data Admin


1. Password Password Text 10 PK

2. Username Username Text 10

3. ID Admin ID_Admin Text 10

4. Nama Lengkap Nama_Lengkap Text 30

5. Jabatan Jabatan Text 10

C. File Data Kematian

Nama File : File Data Kematian

Akronim : Kematian

Fungsi : Untuk menyimpan data Kematian

Tipe : File Transaksi

69


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci Field : No_Surat_Kematian


Tabel IV.3.

Spesifikasi File Data Kematian


1. No Surat Kematian No_Surat_Kematian Text 16 PK

2. NIK NIK Text 16

3. Hari Hari Text 10

4. Tempat Tempat Text 20

5. Tanggal Tanggal Date/Time -

6. Jam Jam Date/Time -

7. Sebab Sebab Text 30

D. File Data Kelahiran

Nama File : File Data Kelahiran

Akronim : Kelahiran

Fungsi : Untuk menyimpan data Kelahiran



Akses File : Random

70

Media : Hard Disk


Kunci Field : No_Surat_Kelahiran


Tabel IV.4.

Spesifikasi File Data Kelahiran


1. No Surat Kelahiran No_Surat_Kelahiran Text 16 PK

2. Nama Anak Nama_Anak Text 30

3. Hari Hari Text 10

4. Tempat Tempat Text 20

5. Tanggal Tanggal Date/Time -

6. Jenis Kelamin Jenis_Kelamin Text 1

7. NIK Ibu NIK_Ibu Text 16

8. Nama Ibu Nama_Ibu Text 30

9. NIK Ayah NIK_Ayah Text 16

10. Nama Ayah Nama_Ayah Text 30

E. File Data Pindah

Nama File : File Data Pindah

Akronim : Pindah

Fungsi : Untuk menyimpan data Pindah



71

Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci Field : No_Surat_Pindah


Tabel IV.5.

Spesifikasi File Data Pindah


1. No Surat Pindah No_Surat_Pindah Text 16 PK

2. NIK NIK Text 16

3. Alamat Pindah Alamat_Pindah Text 30

4. Rencana Pindah Rencana_Pindah Text 30

5. Kota Kota Text 30

6. Kecamatan Kecamatan Text 30

7. Provinsi Provinsi Text 30

4.5.5. Struktur Kode

Sistem pengkodean digunakan untuk memudahkan pencarian data yang

dibutuhkan. Pengkodean digunakan untuk tujuan mengklarifikasikan data,

masukan data kedalam komputer dan untuk mengambil bermacam-maacam

informasi yang berhubungan dengan kode tersebut.

Tipe kode yang digunakan adalah tipe kode grup. Kode grup merupakan

kode yang berdasarkan field-field dan tiap field kode mempunyai arti, keuntungan

menggunakan kode grup adalah mudah diperluas dapat ditambah atau diganti

72

sebagian juga menunjukan jenjang dari data. Struktur kode yang digunakan dalam

komputerisasi sistem pengelolaan data penduduk Desa Cadassari Kecamatan

Tegalwaru Purwakarta pada sistem usulan sebagai berikut:

1. NIK

Nama Kode : NIK

Fungsi : Sebagai Kode NIK

Panjang : 16 (EnamBelas) digit

Bentuk :

XX XX XX XXXXXX XXXX

Contoh :

3214081506950004

Keterangan :

32 : Kode Provinsi

14 : Kode Kabupaten

08 : Kode Kecamatan

150695 : Tanggal Lahir

0004 : No Seri

2. No Kartu Keluarga

Nama Kode : No_Kartu_Keluarga

Fungsi : Sebagai Kode No Kartu Keluarga

Panjang : 16 (Enam Belas) digit

Kode Provinsi

Kode Kabupaten

Kode Kecamatan

Tanggal Lahir

No Seri

73

Bentuk :

XX XX XX XXXXXX XXXX

Contoh :

3214080211100014

Keterangan :

32 : Kode Provinsi

14 : Kode Kabupaten

08 : Kode Kecamatan

021110 : Tanggal Cetak

0014 : No Seri

3. No Surat Kematian

Nama Kode : No_Surat_Kematian

Fungsi : Sebagai Kode No Surat Kematian


Bentuk :

XXX XXXX X-XXX X XXXX

Kode Provinsi

Kode Kabupaten

Kode Kecamatan

Tanggal Pencetakan

No Seri

No Surat Kematian

No Surat Keluar

Keterangan Surat

Bulan Surat

Tahun Surat

74

Contoh :

045/5295/S-Kel/IX/2015

Keterangan :

045 : No Surat Kematian

5295 : No Surat Keluar

S-Kem : Keterangan Surat

IX : Bulan Surat

2015 : Tahun Surat

4. No Surat Kelahiran

Nama Kode : No_Surat_Kelahiran

Fungsi : Sebagai Kode No Surat Kelahiran


Bentuk :


Contoh :

045/5295/S-Kel/IX/2015

Keterangan :

045 : No Surat Kelahiran

No Surat Kelahiran

No Surat Keluar

Keterangan Surat

Bulan Surat

Tahun Surat

75


S-Kel : Keterangan Surat

IX : Bulan Surat

2015 : Tahun Surat

5. No Surat Pindah

Nama Kode : No_Surat_Pindah

Fungsi : Sebagai Kode No Surat Pindah


Bentuk :


Contoh :

045/5295/S-Pin/IX/2015

Keterangan :

045 : No Surat Pindah


S-Pin : Keterangan Surat

IX : Bulan Surat

2015 : Tahun Surat

No Surat Kematian

No Surat Keluar

Keterangan Surat

Bulan Surat

Tahun Surat

76

4.5.6. Spesifikasi Program

0.1

Menu Utama

1.0 2.0 4.0

0.00.0 0.0

File_Master Cetak_Surat Tentang

1.1

Data

Penduduk

1.0

2.1

2.0

Surat

Keterangan

Kematian

4.1

4.0

Profil Instansi

2.2

2.0

Surat

Keterangan

Kelahiran

2.3

Surat

Keterangan

Pindah

2.0

Logout

5.0

0.0

3.0

0.0

Laporan

3.1

3.0

3.2

3.0

3.3

3.0

Laporan Surat

Keterangan

Kematian

Laporan Surat

Keterangan

Kelahiran

Laporan Surat

Keterangan

Pindah

1.2

Data Admin

1.0

0.0

LOGIN

Gambar IV.15

Diagram Hirarcy Input Process plus Output (HIPO)

77

Spesifikasi program dalam perancangan program ini, terdiri dari:

1. Spesifikasi Program Login

Nama Program : Login

Akronim : Formlogin

Fungsi Program : Sebagai kunci untuk masuk ke menu program

Index Program : Index Sequential

Bentuk Tampilan : Lampiran E.1

Proses : Pada menu login terdapat beberapa fungsi instruksi

(Login dan Keluar)

a. Masukan username dan password, kemudian tekan

tombol LOGIN.

b. Klik tombol LOGIN. Jika,username dan password

sesuai maka, menu utama akan tampil.

c. Jika ingin membatalkan login, klik tombol KELUAR.

Maka secara otomatis akan keluar dari menu login.

Tampilan Login Lampiran E.1

78

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : Menu

Fungsi Program : Untuk menampilkan menu utama aplikasi program

Pengelolaan Data Penduduk



Proses : Pada menu utama terdapat 5 (lima) pilihan:

a. Menu File Master

Klik menu Master untuk masuk ke Form data

Penduduk dan form data admin.

b. Menu Cetak Surat

Klik menu Cetak Surat untuk masuk ke File Surat

Keterangan Kematian, Surat Keterangan Kelahiran,

dan Surat Keterangan Pindah.

c. Menu Laporan

Klik menu Laporan untuk masuk ke File Laporan

Surat Keterangan Kematian, Laporan Surat

Keterangan Kelahiran, dan Laporan Surat Keterangan

Pindah.

d. Menu Tentang

Klik Tentang untuk masuk ke File Data Profil

Instansi.

e. Menu Logout

79

Klik menu Logout untuk keluar dari menu utama dan

kembali ke menu login.

Tampilan Menu Utama Lampiran E.2

3. Spesifikasi Program Menu File Master

Nama Program : File Master

Akronim : File Master

Fungsi Program : Untuk menampilkan File Master aplikasi program




80

Proses : Pada menu File Master terdapat 2 (Dua) pilihan yaitu

Menu Data Penduduk dan Menu Data Admin.

a. Menu Data Penduduk

Pada menu Penduduk terdapat beberapa fungsi

instruksi (Input, Edit, Hapus, Simpan, Batal, Keluar

dan Cetak), Pilih tombol INPUT untuk mengaktifkan

Data Penduduk Isi data pada form. Pilih tombol

EDIT untuk mengubah data. Pilih tombol HAPUS

untuk menghapus data. Pilih tombol SIMPAN untuk

menyimpan data. Pilih tombol BATAL untuk

membatalkan proses input. Pilih tombol CETAK

untuk mencetak Data Penduduk dan Pilih tombol

KELUAR untuk menutup form Data Penduduk.

b. Menu Data Admin

Pada menu Admin terdapat beberapa fungsi instruksi

(Input, Edit, Hapus, Simpan, Batal, dan Keluar), Pilih

tombol INPUT untuk mengaktifkan Data Admin Isi

data pada form. Pilih tombol EDIT untuk mengubah

data. Pilih tombol HAPUS untuk menghapus data.

Pilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. Pilih

tombol BATAL untuk membatalkan proses input.

dan Pilih tombol KELUAR untuk menutup form Data

Admin.

81

Tampilan Menu File Master Data Penduduk Lampiran E.3

Tampilan Menu File Master Data Admin Lampiran E.3

82

4. Spesifikasi Program Menu Cetak Surat

Nama Program : Cetak Surat

Akronim : Cetak Surat

Fungsi Program : Untuk menampilkan Cetak Surat aplikasi program




Proses : Pada menu File Master terdapat 3 (Tiga) pilihan:

a. Menu Surat Keterangan Kematian

Pada menu Surat Keterangan Kematian terdapat

beberapa fungsi instruksi (Input, Edit, Hapus, Simpan,

Batal, Cetak dan Keluar), Pilih tombol INPUT untuk

mengaktifkan Data Surat Keterangan Kematian Isi





Pilih tombol Cetak untuk mencetak Surat Kematian.

Dan Pilih tombol KELUAR untuk menutup form Data

Surat Keterangan Kematian.

b. Menu Surat Keterangan Kelahiran

Pada menu Surat Keterangan Kelahiran terdapat



83

mengaktifkan Data Surat Keterangan Kelahiran Isi





Pilih tombol Cetak untuk mencetak Surat Kelahiran.

Dan Pilih tombol KELUAR untuk menutup form Data

Surat Keterangan Kelahiran.

c. Menu Surat Keterangan Pindah

Pada menu Surat Keterangan Pindah terdapat



mengaktifkan Data Surat Keterangan Pindah Isi data

pada form. Pilih tombol EDIT untuk mengubah data.

Pilih tombol HAPUS untuk menghapus data. Pilih

tombol SIMPAN untuk menyimpan data. Pilih tombol

BATAL untuk membatalkan proses input. Pilih

tombol Cetak untuk mencetak Surat Kematian. Dan

Pilih tombol KELUAR untuk menutup form Data

Surat Keterangan Pindah.

84

Tampilan Menu Cetak Surat Keterangan Kematian Lampiran E.4

Tampilan Menu Cetak Surat Keterangan Kelahiran Lampiran E.4

85

Tampilan Menu Cetak Surat Keterangan Pindah Lampiran E.4

5. Spesifikasi Program Menu Laporan

Nama Program : laporan

Akronim : Laporan

Fungsi Program : Untuk menampilkan Fiile Laporan aplikasi program




Proses : Pada menu Laporan terdapat 3 (Tiga) pilihan:

a. Menu Laporan Surat Keterangan Kematian

Pada menu form laporan Surat Keterangan Kematian

beberapa fungsi instruksi (Cetak, Refresh dan Keluar).

86

Pilih data pada combobox tanggal untuk melihat file

laporan Kematian. Pilih data pada combobox Priode

bulan dan tahun untuk melihat file laporan bulanan

Surat Keterangan Kematian. Klik tombol REFRESH

untuk memperbaharui data pada combobox. Pilih

tombol CETAK untuk mencetak laporan Surat

Keterangan Kematian. Klik tombol KELUAR untuk

kembali ke menu utama.

b. Menu Laporan Kelahiran

Pada menu form laporan Surat Keterangan Kelahiran



laporan Surat Keterangan Kelahiran. Pilih data pada

combobox Priode bulan dan tahun untuk melihat file

laporan bulanan Surat Keterangan Kelahiran. Klik

tombol REFRESH untuk memperbaharui data pada

combobox. Pilih tombol CETAK untuk mencetak

laporan Surat Keterangan Kelahiran. Klik tombol

KELUAR untuk kembali ke menu utama.

c. Menu Laporan Pindah

Pada menu form laporan Surat Keterangan Pindah



laporan Surat Keterangan Pindah. Pilih data pada

87

combobox Priode bulan dan tahun untuk melihat file

laporan bulanan Surat Keterangan Pindah. Klik

tombol REFRESH untuk memperbaharui data pada

combobox. Pilih tombol CETAK untuk mencetak

laporan Surat Keterangan Pindah. Klik tombol

KELUAR untuk kembali ke menu utama.

Tampilan Menu Laporan Surat Keterangan Kematian Lampiran E.5

88

Tampilan Menu Laporan Surat Keterangan Kelahiran Lampiran E.5

Tampilan Menu Laporan Surat Keterangan Pindah Lampiran E.5

89

6. Spesifikasi Program Tentang

Nama Program : Tentang

Akronim : Formtentang

Fungsi Program : Untuk menampilkan Menu Tentang pada aplikasi

program Pengelolaan Data Penduduk



Proses : Pada menu File Tentang terdapat pilihan Profil Instansi.

Pada menu Profil Instansi terdapat beberapa fungsi

instruksi (Input, Simpan, Cetak, Batal, dan Keluar).

Klik tombol UBAH.Jika Ingin mengubah profil instansi,

Pilih tombol simpan untuk menyimpan profil hasil ubah

dan keluar untuk keluar dari form profil.

Tampilan Menu Profil Instansi Lampiran E.6

90

7. Spesifikasi Program Logout

Nama Program : Logout

Akronim : Logout

Fungsi Program : Untuk menampilkan Logout aplikasi program




Proses : Pilih Menu Logout maka akan keluar dan kembali ke

Menu Utama.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Komputerisasi dapat dikatakan suatu sistem apabila didukung beberapa

aspek, diantaranya adalah aspek perangkat lunak (software), perangkat keras

(hardware), dan pemakai (brainware). Oleh karena itu penulis akan menguraikan

sarana dan prasarana pendukung yang diusulkan dalam sistem ini. Adapun

spesifikasi komputer yang penulis usulkan akan dijelaskan dalam teori tentang

perangkat lunak maupun perangkat keras.

4.6.1. Umum

Pendukung program pengolahan data adalah komputer. Komputer

adalah alat yang dapat menerima data, mengelola data dan memberikan hasil

pengolahan data berupa keluaran (output). Sarana pendukung program tersebut

meliputi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Sarana

91

pendukung tersebut harus dapat terintegrasi dengan baik, sehingga dapat

menunjukan hasil yang diharapkan.

4.6.2. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras(hardware) adalah seperangkat alat yang dapat

membantu sistem yang diusulkan. Hardware yang digunakan untuk menerapkan

suatu sistem komputerisasi haruslah sesuai dengan tingkat kecepatan dan

kapasitas memori komputer yang dibutuhkan. Apabila komputer yang digunakan

memiliki kecepatan dan memori yang rendah, maka sistem akan berjalan lambat

dan tidak optimal. Maka dari itu perlu adanya perlu adanya perangkat keras yang

mendukung untuk sistem usulan , sebagai berikut:

a. CPU : Processor Intel® DualCore® 2 CPU 847 @ 1.1GHz

1.10 GHz RAM 2 4.00 GB (3.40 GB usable)

b. Mouse : Standart Optical

c. Keyboard : Standard keys

d. Monitor : Monitor dengan resolusi layar minimum 1024x768

e. Koneksi Internet : Koneksi internet dengan kecepatan 2 Mbps

f. Printer : Inkjet/Dotmatrik

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak adalah serangkaian instruksi agar komputer bekerja

dalam mengolah data dalam mendapatkan informasi pada proses pengambilan

keputusan. Sistem perangkat lunak merupakan kumpulan instruksi yang dibuat

oleh pemakai komputer agar dapat digunakan semaksimal mungkin. perangkat

92

lunak (software) minimum yang dapat digunakan pada sistem usulan, sebagai

berikut:

a. Sistem Operasi : Windows 7 atau Atas

b. Database : Microsoft Access 2010

c. Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Kelebihan program tersebut diantaranya :

1. Mudah dalam penggunaan oleh user.

2. Database dapat menampung data dalam jumlah yang besar.

4.7. Jadwal Implementasi

Tabel IV.5.

Jadwal Implementasi

BULAN

NO KEGIATAN BULAN 1 BULAN 2 BULAN 3

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan data awal

2 Analisa

3 Desain Sistem

4 Desain Perangkat Lunak

5 Pembuatan & Tes Program

6 Tes Sistem

7 Pelatihan

8 Pembuatan Buku petunjuk

9 Evaluasi & Operasional

bab iv rancangan sistem usulan...44 bab iv rancangan sistem usulan 4.1 . umum di era modern ini,...

Documents