pedoman perseroan nomor /ped/dir/smf /vii/2019 …

PEDOMAN PERSEROAN NOMOR

TENTANG

/PED/DIR/SMF /VII/2019

PENGADAAN BARANG DAN JASA

PT SARANA MULTIGRIYA FINANSIAL (PERSERO)

A. LAT AR BELAKANG

1. Dalam menjalankan fungsinya sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN),

Perseroan menyusun ketentuan mengenai Pengadaan barang dan jasa untuk

mendukung jalannya bisnis Perseroan sesuai dengan mandat yang diberikan oleh

Pemegang Saham serta ketentuan berlaku.

2. Seiring dengan proses bisnis Perseroan yang semakin dinamis, Kebijakan dan

Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa dibuat untuk mendukung kegiatan pengadaan

secara cepat, fleksibel, efisien dan efektif dengan tetap memperhatikan asas pengadaan

yang kompetitif, transparan adil dan wajar serta akuntabel agar tidak kehilangan

momentum bisnis.

3. Memperoleh barang dan atau jasa yang dibutuhkan untuk kegiatan Perseroan secara

efektif dan efisien sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan.

4. Menciptakan iklim persaingan yang sehat, tertib dan terkendali melalui pelaksanaan

pengadaan barang dan atau jasa yang transparan.

5. Mempercepat proses dan pengambilan keputusan dalam pengadaan barang dan atau

Jasa.

6. Meningkatkan profesionalisme, kemandirian dan tanggung jawab pejabat yang

berwenang di lingkungan Perseroan dalam pengadaan barang dan ataujasa.

PEDOMAN PT SARANA MUL TIGRIYA FINANSIAL (Persero)

7. Dalam pelaksanaannya Perseroan mengedepankan sinergi antar BUMN dan atau Anak

Perusahaan BUMN dan atau Perusahaan Terafiliasi BUMN, sepanjang barang danjasa

tersebut merupakan basil produksi BUMN dan atau Anak Perusahaan dan atau

Perusahaan Terafiliasi BUMN yang bersangkutan dan sepanjang harga, kualitas dan

tujuannya dapat dipertanggungjawabkan

8. Pelaksana Pengadaan mengedepankan prinsip kehati-hatian (azas prudensial), antara

lain memperhitungkan dampak risiko yang mungkin dapat terjadi dan senantiasa

mentaati peraturan perundang-undangan yang berlaku.

9. Meningkatkan dan mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri, rancang

bangun dan perekayasaan nasional yang sasarannya adalah memperluas lapangan kerja

dan industri dalam negeri. Apabila dianggap tidak memenuhi spesifikasi yang

dibutuhkan/ disyaratkan dan atau belum diproduksi di dalam negeri, maka

dimungkinkan menggunakan produk bukan dalam negeri dengan tetap mengindahkan

ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku ..

10. Memberikan preferensi penggunaan produk dalam negeri dengan tetap mengindahkan

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

11. Pengadaan barang dan atau jasa yang diatur dalam pedoman ini adalah semua

pengadaan barang dan atau jasa yang dilakukan oleh seluruh unit kerja Perseroan,

meliputi namun tidak terbatas pada :

a. Pengadaan Barang dan J asa Lainnya.

b. Pengadaan Khusus.

c. Pengadaan Jasa Konsultansi.

d. Pengadaan Jasa Outsourcing Borongan Pekerjaan dan Jasa Outsourcing Tenaga

Kerja.

e. Pengadaan Kesekertariatan.

12. Dalam hal terdapat aturan yang lebih tinggi yang mengatur mengenai kewenangan

pengadaan barang dan/atau jasa tertentu, maka ketentuan pengadaan mengikuti

peraturan tersebut.

PEDOMAN PT SARANA MUL TIGRIYA FINANSIAL (Persero) 2

B. KETENTUAN UMUM

1. Perseroan adalah PT Sarana Multigriya Finansial (Persero) yang beralamat di Jl

Panglima Polim I, No.I, Kecamatan Kebayoran Baru, Jakarta Selatan, DKI Jakarta,

12160.

2. Pengadaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam rangka memenuhi

kebutuhan barang dan atau jasa Perseroan dengan cara membeli dan atau sewa dan

atau kerjasama dengan pihak lain, yang pelaksanaannya dilakukan melalui rekanan

atau pihak lain yang ditunjuk atau yang dilakukan sendiri.

3. Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian yang dibutuhkan untuk

menunjang operasional Perseroan.

4. Pengadaan Khusus yaitu benda atau bentuk layanan keahlian yang diberikan oleh

pihak tertentu yang aturan pengadaan atau penunjukannya diatur oleh

ketentuan/peraturan yang lebih tinggi dari ketentuan ini.

5. Pengadaan Kesekertariatan adalah Pengadaan yang sifatnya kesekertariatan sesuai

dengan kebutuhan Sekretaris Perusahaan dengan Persetujuan Direksi.

6. Jasa adalah suatu bentuk layanan/prestasi yang diberikan oleh pihak tertentu dalam

rangka tersedianya suatu fasilitas dan atau hak untuk digunakan oleh Perseroan yang

meliputi:

a. Jasa Konsultasi yaitu layanan keahlian profesional dalam berbagai bidang yang

berhubungan dengan kegiatan Perseroan guna mencapai sasaran tertentu.

b. Jasa Outsourcing Borongan Pekerjaan yaitu layanan yang diberikan oleh rekanan

Perseroan berupa penyelesaian suatu pekerjaan tertentu, contoh menghancuran

arsip atau dokumen yang telah melampaui masa retensi arsip, merapikan file

dokumen yang berantakan dll sebagainya.

c. Jasa Outsourcing Tenaga Kerja yaitu layanan yang diberikan oleh rekanan

Perseroan berupa penyediaan tenaga kerja untuk melaksanakan pekerjaan

tertentu, contoh tenaga kerja pemasaran, tenaga kerja penagihan piutang dll

sebagainya.

d. Jasa Konsultan Perencana Pekerjaan Konstruksi yaitu layanan keahlian

profesional yang diberikan oleh rekanan Perseroan berupa rekomendasi

PEDOMAN PT $ARANA MUL TIGRIYA FINANSIAL (Persero) 3

perencanaan suatu pekerjaan konstruksi umurnnya bagunan tertentu, contoh

rencana tata ruang / layout ruang rapat, rencana bangunan gedung dll sebagainya.

e. Jasa Konsultan Pengawas Pekerjaan Konstruksi yaitu layanan keahlian

profesional yang diberikan oleh rekanan Perseroan berupa kegiatan aktifitas

mengawasi suatu pekerjaan konstruksi umurnnya bangunan tertentu agar basil

pekerjaan sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya yang dibuat oleh

Konsultan Perencana, contoh mengawasi pelaksanaan pembangunan gedung,

rnengawasi pelaksanaan pembangunan jembatan dll sebagainya.

f. Jasa lainnya yaitu segala pekerjaan dan atau penyediaan jasa selain jasa

konsultasi dan jasa konstruksi seperti :jasa percetakan, jasa pengangkutan, jasa

pengurusan dokumen ekspor/impor, cleaning service, mencakup kegiatan end to

end service jasa misalnya operasional, expertise, maintenance, dll sebagainya.

7. Pekerjaan konstruksi yaitu layanan penanganan pekerjaan bangunan atau wujud fisik

lainnya yang perencanaan teknis dan spesifikasinya telah ditetapkan Perseroan dan

proses pelaksanaannya diawasi oleh pihak Perseroan atau pihak lain yang ditunjuk

Perseroan.

8. Dokumen pengadaan adalah dokumen yang dibuat dan disusun oleh unit yang

berwenang melakukan pengadaan barang dan atau jasa (Divisi SDM & Umum untuk

pengadaan Barang dan Jasa Lainnya, masing-masing Divisi untuk pengadaan Jasa

Konsultansi, Jasa Outsourcing Borongan Pekerjaan, Outsourcing Tenaga Kerja,

Pengadaan Khusus, dan Pengadaan Kesekertariatan) sebagai pedoman dalam proses

pembuatan dan penyampaian dokumen penawaran oleh peserta pengadaan yang

memuat ketentuan-ketentuan mengenai persyaratan administrasi, teknis dan harga

serta pedoman evaluasi penawaran.

9. Personil Perseroan adalah seluruh karyawan Perseroan yang diakui sebagai karyawan

tetap PT Sarana Multigriya Finansial (Persero ).

10. Fungsi Pengadaan adalah Bagian dari Divisi Sumber Daya Manusia yang diberi

kewenangan untuk melaksanakan pengadaan sesuai dengan fungsi dan lingkup

tanggung j awabn ya.

11. Fungsi Terkait adalah Personil Perseroan/Divisi yang membutuhkan pengadaan

barang dan j asa.


12. Pejabat pemutus adalah Direksi Perseroan atau personil yang ditunjuk dengan

Keputusan Direksi.

13. Pakta integritas adalah surat pemyataan yang ditandatangani oleh pengguna barang

dan atau jasa/ panitia pengadaan/ pejabat pengadaan/ penyedia barang dan atau jasa

yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan kolusi, korupsi dan nepotisme

(KKN) dalam pelaksanaan pengadaan barang dan ataujasa.

14. Pemeliharaan/perawatan adalah kegiatan menjaga keandalan bangunan gedung beserta

sarana dan prasarananya, perabotan otomasi, perabotan non otomasi, perlengkapan,

kendaraan dan lainnya agar selalu layak fungsi.

15. Produksi Dalam Negeri adalah berbagai jenis barang dan jasa yang dibuat dan atau

dihasilkan di dalam negeri.

16. Cara Pengadaan adalah pengadaan barang danjasa dengan cara pengadaan/pembelian

langsung, penunjukan langsung, pemilihan langsung, pelelangan,.

17. Kemitraan adalah pengadaan barang dan jasa dengan cara kerjasama yang saling

menguntungkan dengan perusahaan lain baik perusahaan Dalam Negeri maupun Luar

Negeri, diutamakan sinergi antar BUMN, Anak Perusahaan BUMN dan atau

Perusahaan Terafiliasi BUMN.

18. Pengadaan/Pembelian Langsung adalah pengadaan barang dan jasa dengan cara

membeli barang atau jasa yang telah tersedia di pasar, dengan demikian harga barang

atau jasa yang diadakan/dibeli sesuai dengan harga pasar yang disepakati antara

pembeli dan penjual.

19. Penunjukkan Langsung adalah pengadaan barang atau jasa dengan cara menunjuk

langsung 1 (satu) penyedia barang dan jasa sepanjang kualitas, harga, dan tujuan

pengadaan dapat dipe11anggungjawabkan.

20. Pemilihan adalah pengadaan barang dan jasa dengan cara membandingkan sekurang

kurangnya 2(dua) penyedia barang clan jasa yang memenuhi syarat kualifikasi untuk

diseleksi dan dipilih yang paling besar memberikan manfaat pada perusahaan.

21. Pelelangan Terbuka adalah pengadaan barang dan jasa dengan cara membandingkan

lebih dari 3(tiga) penyedia barang dan jasa yang memenuhi syarat kualifikasi untuk

diseleksi dan dipilih yang paling besar memberikan manfaat pada perusahaan.

PEDOMAN PT SARANA MULTIGRIYA FINANSIAL (Persero) 5

22. Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah dokumen yang disiapkan oleh pelaksana

pengadaan dan disampaikan kepada penyedia barang danjasa sebagai pedoman dalam

proses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh penyedia barang danjasa kepada

pelaksana pengadaan.

23. Pelaksana Pengadaan adalah unit kerja dalam Perseroan yang diberi wewenang untuk

melakukan proses pengadaan untuk diusulkan kepada Pejabat Pemutus.

24. Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta

pemenuhan persyaratan lainnya dari penyedia barang dan jasa sebelum memasukkan

penawaran.

25. Beauty Contest adalah salah satu proses penilaian atau evaluasi atas penawaran yang

diterima dari penyedia barang danjasa melalui presentasi dan tanyajawab.

26. Seleksi Langsung adalah salah satu proses penilaian atau evaluasi atas penawaranjasa

yang diterima melalui wawancana atau presentasi

27. Usaha kecil termasuk koperasi adalah kegiatan ekonomi rakyat yang berskala kecil.

28. Jaminan adalahjaminan tertulis yang dikeluarkan oleh Bank atau Lembaga Keuangan

selain Bank yang diterima dari penyedia barang danjasa untuk menjamin terpenuhinya

persyaratan dan kewajiban yang telah disepakati bersama antara pelaksana pengadaan

dengan penyedia barang dan jasa. Jaminan yang digunakan adalah jaminan

pelaksanaan dan penawaran untuk pelelangan umum dan pemilihan langsung

29. Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah perkiraan besamya nilai atau harga atas suatu

barang dan jasa yang akan diadakan/dibeli, yang dihitung dengan cermat dan rinci

memerlukan keahlian secara profesional.

30. Perjanjian Penggunaan Jasa adalah perikatan antara pelaksana pengadaan dengan

penyedia barang dan jasa yang secara hubungan formil tertulis mengatur hak dan

kewajiban masing-masing pihak sebagai landasan dasar dalam pelaksanaan pengadaan

barang dan jasa yang harus dipatuhi oleh masing-masing pihak.

31. Surat Penunjukan (SP) adalah surat pemberitahuan kepada penyedia barang dan jasa

yang ditunjuk untuk melaksanakan suatu pekerjaan.


C. RU ANG LINGKUP

Pedoman ini mengatur Pengadaan Barang dan Jasa Perseroan yang dilakukan oleh Pelaksana

Pengadaan dalam rangka pemenuhan kebutuhan kegiatan Perseroan.

D. TUJlJAN

Pedoman ini disusun untuk digunakan sebagai acuan kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa

Perseroan yang semakin dinamis dengan memperhatikan prinsip kehati-hatian serta patuh

terhadap regulasi yang berlaku.

E. DASAR HUKUM

1. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah.

2. Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa mengacu kepada Peraturan Menteri Negara

Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008 beserta perubahan

penyempumaannya dengan Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor PER-

15/MBU/2012 tanggal 25 September 2012 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan

Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara.

3. Anggaran Dasar Perseroan yang berlaku.

F. PRINSIP PELAKSANAAN

1. Efisien

Pengadaan Barang dan atau Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang

optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan

kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga

terendah.

2. Efektif

Pengadaan Barang dan atau Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan

dan memberikan manfaat yang sebesar-besamya sesuai dengan sasaran yang

ditetapkan.

PEDOMAN PT $ARANA MUL TIGRIYA FINANSIAL (Persero} 7

3. Kompetitif

Pengadaan Barang dan atau Jasa harus terbuka bagi Penyedia Barang dan atau Jasa

yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara

Penyedia Barang dan atau Jasa yang setara dan memenuhi syarat/ kriteria tertentu

berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.

4. Transparan

Ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang dan atau Jasa termasuk syarat

teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon

Penyedia Barang dan atau Jasa, sifatnya terbuka bagi peserta Penyedia Barang dan

atau Jasa yang berminat.

5. Adil dan wajar

Perseroan memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia Barang dan

atau Jasa yang memenuhi syarat.

6. Akuntabel

Perseroan mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan

dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.

G. PENGADAAN DI LINGKUNGAN PERSEROAN

1. Pengadaan barang dan atau jasa dilaksanakan berdasarkan kebutuhan untuk

mendukung kelancaran operasional Perseroan, wajib tunduk dan patuh pada ketentuan

dan regulasi yang berlaku.

2. Pelaksana pengadaan barang dan atau jasa dilarang memecah pekerjaan untuk bidang

pekerjaan yang sama menjadi beberapa paket pekerjaan dengan maksud untuk

menghindari pelelangan/pemilihan langsung. Pemecahan paket pekerjaan yang

berlainan bidang, dimungkinkan untuk dipertimbangkan.

3. Dengan mempertimbangkan j enis, sifat, nilai barang dan a tau j asa, kondisi lokasi dan

jumlah penyedia barang dan atau jasa, Pelaksana Pengadaan sebelum melaksanakan

pengadaan barang dan atau jasa terlebih dahulu harus menetapkan sistem pengadaan

yang paling tepat atau cocok, meliputi namun tidak terbatas pada :

a. Metode pengadaan,

b. Sistem penyampaian penawaran,


c. Evaluasi penawaran yang akan digunakan.

4. Untuk menghindari adanya kolusi, korupsi dan nepotisme (KKN), maka sebelum

pengadaan barang dan atau jasa terlaksana, Pelaksana Pengadaan terlebih dahulu

menandatangani Pakta Integritas.

5. Direksi memberi keputusan pemenang lelang atau pemilihan langsung atau

penunjukan langsung sesuai rekomendasi dari pelaksana pengadaan.

H. ETIKA PENGADAAN

1. Melaksanakan tugas dan wewenang secara tertib, disertai rasa tanggung jawab yang

tinggi guna terpenuhinya ketepatan sasaran atau tercapainya tujuan pengadaan barang

danjasa.

2. Bekerja dengan aka! sehat dan itikad baik dalam kerangka kerja yang digariskan oleh

Anggaran Dasar Perseroan, peraturan pemerintah dan petunjuk pemegang saham,

satunya kata dengan perbuatan dan tidak menghalalkan segala cara dalam mencapai

tujuan.

3. Bekerja secara profesional dan transparan, menjunjung tinggi kejujuran, kemandirian

dan menjaga informasi.

4. Bertanggungjawab terhadap segala keputusan yang telah ditetapkan sesua1

kewenangannya.

5. Menghindari dan mencegah terjadinya persaingan tidak sehat.

6. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan keuangan dan kerugian Perseroan.

7. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak tertentu.

8. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang yang merugikan keuangan

dan reputasi Perseroan.

9. Tidak menerima/ menawarkan/ menjanjikan hadiah, imbalan dalam bentuk apapun,

yang berkaitan dengan pengadaan barang dan atau jasa.

I. PELAKSANA PENGADAAN

1. Pelaksana Pengadaan harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

a. Memiliki integritas moral;

b. Memiliki disiplin tinggi;


c. Memiliki tanggung jawab dan kualifikasi teknis serta manajerial untuk

melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya;

d. Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan, bertindak tegas dan

keteladanan dalam sikap dan perilaku serta tidak pemah terlibat KKN.

e. Pemah mengikuti sosialisasi/training mengenai pengadaan

2. Pelaksana Pengadaan barang dan ataujasa, memiliki tugas sebagai berikut:

Menyusun perencanaan pengadaan barang dan atau jasa;

a. Mengajukan kepada Direksi atas pembentukan Tim Pengadaan barang dan/atau

jasa untuk ditetapkan dengan Keputusan Direksi.

b. Menetapkan paket-paket pekerjaan disertai ketentuan;

c. Membuat/menetapkan besamya harga perkiraan senditi (HPS), jadwal, tata cara

pelaksanaan dan lokasi pengadaan barang dan atau jasa;

d. Melaksanakan kegiatan kualifikasi terhadap penyedia barang dan atau jasa;

e. Membuat rekam jejak (track record) terhadap kinerja penyedia barang dan atau

Jasa;

f. Menetapkan besaran uang muka yang menjadi hak penyedia barang dan ataujasa

sesuai ketentuan yang berlaku;

g. Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian pengadaan barang dan atau jasa kepada

Pejabat terkait;

h. Menyerah terimakan basil pengadaan barang dan atau jasa kepada pengguna

barang dan atau jasa dengan Berita Acara Serat Terima;

1. Menandatangani Pakta Integritas setelah Tim Pengadaan disetujui Direksi atau

saat pelaksanaan pengadaan barang dan atau jasa dimulai.

3. Pelaksana Pengadaan melaksanakan ketentuan proses pengadaan sebagai berikut:


a. Melaksanakan pengadaan barang dan atau Jasa dengan cara pelelangan

umum/terbuka, pengadaan/pembelian langsung, pemilihan langsung,

penunjukkan langsung;

b. Dalam hal pengadaan barang dan atau jasa dilaksanakan dengan cara

pengadaan/pembelian langsung, penunjukkan langsung :

I. Memeriksa spesifikasi barang dan atau jasa yang akan diadakan;

II. Melakukan pengadaan/pembelian langsung terhadap barang dan atau jasa

yang telah tersedia di pasaran.

c. Dalam hal pengadaan barang dan atau jasa dilaksanakan dengan cara pemilihan

langsung :

I. Memeriksa spesifikasi barang dan atau jasa yang akan diadakan;

II. Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) atau Owner Estimate (OE)

bekerja sama dengan unit kerja pengguna barang dan atau jasa;

III. Melakukan pemilihan rekanan yang sesuai dengan barang dan atau jasa

yang akan diadakan;

IV. Menyiapkan Kerangka Acuan Kerja (KAK);

V. Meminta penawaran harga dari penyedia barang dan ataujasa;

VI. Apabila diperlukan memberikan penjelasan mengenai persyaratan dan

spesifikasi barang dan a tau j asa yang akan diadakan;

VII. Melakukan perbandingan/penilaian terhadap penawaran yang diterima

dari penyedia barang dan atau jasa dan membuat Berita Acara Hasil

Penilaian;

VIII. Menyelenggarakan beauty contest apabila diperlukan dalam pengadaan

barang dan atau jasa;

IX. Melakukan klarifikasi dan negosiasi dan membuat Berita Aacara

Klarifikasi dan Negosiasi;

X. Memberitahukan sebagai pemenang pelaksana pengadaan barang dan atau

jasa yang telah ditetapkan oleh pejabat yang berwenang;

PEDOMAN PT $ARANA MUL TIGRIYA FINANSIAL (Persero) 11 I

d. Pelaksana Pengadaan barang dan atau jasa dilarang mengadakan ikatan

pe1JanJ1an dengan penyedia barang dan atau jasa apabila belum tersedia

anggaran atau tidak cukup tersedia anggaran.

e. Pelaksana Pengadaan barang dan atau jasa bertanggung jawab penuh atas

pengadaan barang dan atau jasa yang dilaksanakannya.

f. Tim Pengadaan berjumlah ganjil sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang yang terdiri

dari perwakilan dari Unit Kerja Pengguna barang dan atau jasa, dan Unit Kerja

Lainnya.

4. Untuk barang dan/jasa dengan kategori Pengadaan Kesekertariatan dapat dilaksanakan

proses pengadaannya secara keselurnhan ( end to end) oleh Sekretaris Pernsahaan

dengan dasar pelaksanaan persetujuan Direksi.

5. Dalam ha! Pelaksana Pengadaan mernpakan Fungsi Terkait, dalam kondisi tertentu

dengan mempertimbangkan tingkat kesulitan, melalui putusan Direksi Fungsi Terkait

dapat meminta pendampingan dari Fungsi Pengadaan terkait pengadaan yang

dilakukan.

J. PENGAJUAN PERSETUJUAN PENGADAAN

1. Fungsi Terkait mengajukan ijin prinsip kepada Direksi atau Pejabat yang berwenang

untuk pengadaan barang dan atau jasa dimaksud, setelah mendapat persetujuan dari

Direksi atau Pejabat yang berwenang maka pengadaan dapat dilaksanakan.

2. Pelaksana Pengadaan mengajukan permintaan persetujuan kepada Direksi atau Pejabat

yang berwenang untuk pengadaan barang dan atau jasa, berupa resume dengan

menyebutkan tujuan dibutuhkannya barang dan atau jasa tersebut, metode pengadaan

yang digunakan, harga berdasarkan hasil negosiasi, spesifikasi/kualifikasi penyedia

barang dan atau jasa yang dibutuhkan.

3. Direksi atau Pejabat yang berwenang akan memberikan putusan atas pengadaan

barang dan atau jasa sebagaimana usulan tersebut pada butir 2, setelah

mempertimbangkan tujuan pengadaan dan dinilai barang dan atau jasa yang akan

diadakan layak secara teknis dan ekonomis.

PE DOMAN PT SARANA MUL TIGRIYA FINANSIAL {Persero) 12

4. Pemilihan penyedia barang dan atau jasa yang akan diundang dapat diambil dari list

akreditasi daftar rekanan yang telah dimiliki oleh Pelaksana Pengadaan, atau dapat

mengundang penyedia barang dan atau jasa yang baru dengan persyaratan memenuhi

spesifikasi kualifikasi antara lain sebagai berikut :

a. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam

menjalankan kegiatan usaha;

b. Memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajerial untuk

menyediakan barang dan atau jasa;

c. Memiliki Sumber Daya Manusia, modal, peralatan dan fasilitas lain yang

diperlukan dalam pengadaan barang dan atau jasa;

d. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak

sedang dihentikan dan atau Direksi yang bertindak untuk dan atas nama

perusahaan tidak sedang dalam menjalani sanksi pidana;

e. Sebagai wajib pajak sudah memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);

f. Secara hukum mempunyai kapasitas untuk mengikatkan diri pada Kontrak;

g. Memiliki kinerja baik dan tidak masuk dalam Daftar Hitam Perseroan;

h. Memiliki alamat, nomor telpon yang jelas serta dapat dijangkau dengan jasa

pengiriman;

1. Menandatangani Pakta Integritas

J. Untuk pekerjaan yang sifatnya khusus/spesifik/memerlukan teknologi tinggi,

dapat ditambahkan persyaratan lain seperti ketersediaan peralatan khusus, tenaga

ahli spesialis yang diperlukan, atau pengalaman tertentu.

K. METODE PENGADAAN

1. Pengadaan Langsung, yaitu pengadaan barang dan atau jasa yang memiliki kriteria

sebagai berikut :


a. Pengadaan barang dan atau jasa yang banyak tersedia di pasar, sifatnya umum,

kualifikasi dan kuantifikasinya jelas, patokan harganya jelas, dan penyedia

barang dan atau jasanya banyak.

b. Dilakukan survey dan perbandingan harga dari beberapa

Toko/Rekanan/Penyedia yang merniliki harga yang paling rendah dan dengan

kualitas yang memenuhi persyaratan spesifikasi teknis yang ditetapkan.

c. Merupakan kebutuhan operasional Perseroan.

d. Barang danjasa yang dibutuhkan tersedia di pasar dengan nilai paling tinggi Rp

25.000.000,-- (dua puluh limajuta rupiah).

2. Penunjukan langsung, yaitu pengadaan barang dan atau jasa yang dilakukan secara

langsung dengan menunjuk 1 (satu) penyedia barang dan ataujasa.

Kriteria Penunjukan Langsung :

Penunjukan langsung dapat dilakukan apabila memenuhi minimal salah satu dari

persyaratan sebagai berikut :

a. Barang dan atau jasa yang dibutuhkan bagi kinerja utama Perseroan dan tidak

dapat ditunda keberadaannya (business critical asset), antara lain:

I. Yang diakibatkan bencana alam

II. Yang diakibatkan huru hara

III. Yang berkaitan dengan kegiatan bisnis Perseroan, yang apabila tidak

segera dipenuhi, dapat mengganggu kegiatan bisnis Perseroan baik secara

langsung maupun tidak langsung.

b. Penyedia barang dan atau jasa dimaksud hanya satu-satunya (barang dan jasa

spesifik), yaitu yang hanya dapat dilaksanakan oleh 1 (satu) penyedia barang dan

atau jasa, agen tunggal, pemegang hak paten, principal.;

PEDOMAN PT SARANA MUL TIGRIYA FINANSIAL {Persero) 14

c. Barang dan atau Jasa yang bersifat knowledge intensive dimana untuk

menggunakan dan memelihara barang dan atau jasa tersebut membutuhkan

kelangsungan pengetahuan dari Penyedia barang danjasa;

d. Bila pelaksanaan pengadaan barang dan atau jasa dengan menggunakan cara

pemilihan langsung telah dua kali dilakukan namun peserta pemilihan langsung

tidak memenuhi kriteria atau tidak ada pihak yang mengikuti pelelangan atau

pemilihan langsung, sekalipun ketentuan dan syarat-syarat telah memenuhi

kewajaran;

e. Barang dan atau jasa yang dimiliki oleh pemegang hak atas kekayaan intelektual

(HAKI) atau yang memiliki jaminan (warranty) dari Original Equipment

Manufacture;

f. Penanganan darurat untuk keamanan, keselamatan masyarakat, dan aset strategis

Perseroan;

g. Barang dan atau Jasa yang merupakan pembelian berulang (repeat order)

sepanjang harga yang ditawarkan menguntungkan dengan tidak mengorbankan

kualitas. Pengadaan yang sifatnya repeat order harus memenuhi salah satu

ketentuan sebagai berikut:

I. Barang dan atau jasa yang digunakan sama dengan pengadaan

sebelumnya. Yang dimaksud dengan barang dan atau jasa yang sama

adalah barang dan atau jasa yang memiliki manfaat, ruang lingkup ke1ja

dan spesifikasi pokok dengan kualitas yang sama.

II. Repeat order tidak berlaku jika masa jangka waktu 1 (satu) tahun telah

berakhir sejak dikeluarkannya surat penunjukan, maka harus

menggunakan perrnintaan baru.

III. Repeat order dapat dilaksanakan oleh unit yang melaksanakan pengadaan

barang dan atau jasa sesuai dengan kewenanganya.


h. Penanganan darurat akibat bencana alam, baik yang bersifat lokal maupun

nasional;

1. Barang dan atau jasa lanjutan yang secara teknis merupakan satu kesatuan yang

sifatnya tidak dapat dipecah-pecah da1i pekerjaan yang sudah dilaksanakan

sebelumnya;

J. Penyedia barang dan ataujasa adalah BUMN dan atau Anak Perusahaan BUMN

dan atau Perusahaan Terafiliasi BUMN, sepanjang barang dan atau jasa yang

dibutuhkan merupakan produk dari BUMN dan atau Anak Perusahaan BUMN

dan atau Perusahaan Terafiliasi BUMN dimaksud dengan ketentuan apabila

BUMN dan atau Anak Perusahaan BUMN dan atau Perusahaan Terafiliasi

BUMN yang memproduksi barang dan atau jasa dimaksud lebih dari satu, maka

harus dilakukan pemilihan langsung terhadap BUMN dan atau Anak Perusahaan

BUMN dan atau Perusahaan Terafiliasi BUMN tersebut.

k. Pengadaan jasa konsultansi perorangan, dengan mempertimbangkan faktor

kewajaran harga serta memenuhi salah satu persyaratan sebagai berikut:

I. Pelaksanaan pekerjaan yang ditugaskan tidak memerlukan kerja kelompok

(teamwork) untuk penyelesaiannya.

II. Pekerjaan memungkinkan jika dilakukan oleh seorang yang sangat ahli

dibidangnya.

III. Jasa konsultansi tersebut bersifat tugas khusus perusahaan dalam

memberikan konsultansi/masukan/nasehat dalam pelaksanaan

proyek/kegiatan.

IV. Konsultan perorangan yang ditunjuk diyakini mampu menyelesaikan

penugasannya ditinjau dari segi teknis, waktu dan harga.

V. Instruktur/tenaga pengajar yang akan memberikan pelatihan terkait dengan

kebutuhan karyawan Perseroan.


l. Pengadaan barang danjasa dengan nilai sampai dengan Rp 500.000.000,-- (lima

ratus juta rupiah).

m. Dalam adanya permintaan user yang telah di setujui direksi, Pelaksana

Pengadaan dapat melakukan penunjukan langsung sesuai dengan persetujuan

Direksi.

3. Pemilihan Langsung, atau seleksi langsung untuk pengadaan jasa konsultansi yaitu

pengadaan barang dan atau jasa yang ditawarkan kepada beberapa pihak terbatas

sekurang-kurangnya 2 (dua) penyedia barang dan ataujasa.

a. Kriteria Pemilihan Langsung

I. Pengadaan barang dan atau Jasa dilakukan dengan membandingkan

penawaran dari sekurang-kurangnya 2 (dua) penyedia barang dan ataujasa

yang memenuhi syarat dan melakukan klarifikasi teknis serta negosiasi

harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.

II. Khusus untuk pengadaan barang kriteria cara pemilihan langsung adalah

pengadaan barang yang dapat dipenuhi oleh beberapa pabrikan atau

penyedia barang ditunjuk oleh pabrik/agen.

III. Pengadaan untuk barang dan/atau jasa yang bersifat "sewa" dapat

dilakukan dengan metode pemilihan langsung.

b. Pengadaan Barang dan jasa dengan nilai diatas Rp 500.000.000,-- (lima ratus

juta rupiah) sampai dengan Rp 5.000.000.000,-- (lima miliar rupiah).

4. Pelelangan terbuka, yaitu diumumkan secara luas antara lain Website Perseroan guna

memberi kesempatan kepada Penyedia barang dan atau jasa yang memenuhi

kualifikasi untuk mengikuti pelelangan.

a. Kriteria Pelelangan terbuka

I. Pengumuman lelang untuk pengadaan barang dan atau jasa dilakukan

secara luas dan terbuka untuk setiap penyedia barang dan a tau j asa.


II. Penyedia barang dan atau jasa yang diperboleh.kan mengikuti pelelangan

adalah penyedia barang dan atau jasa yang telah menjadi rekanan

Perseroan. Namun untuk pekerjaan yang tidak rutin dimungkinkan diikuti

oleh penyedia barang dan a tau jasa yang tidak atau belum menjadi rekanan

Perseroan.

III. Pelelangan harus diikuti oleh sekurang-kurangnya 3 (tiga) penyedia barang

dan atau jasa yang memenuhi syarat.

IV. Pengadaan Barang dengan nilai diatas Rp 5.000.000.000,-- (lima miliar

rupiah).

V. Isi pengumuman lelang sekurang-kw-angnya memuat pemberitahuan

antara lain :

• Nama dan alamat Panitia Lelang;

• Uraian singkat mengenai barang dan atau jasa / pekerjaan yang akan

diadakan;

• Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh peserta lelang;

• Tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk mengambil dokumen

pelelanggan;

L. PENGGUNAAN METODE DAN PUTUSAN ATAS PERSETUJUAN PENGADAAN

Metode yang digunakan dalam Pengadaan Barang dan atau Jasa serta Pejabat yang

berwenang memutuskan untuk menyetujui Pengadaan Barang dan atau Jasa adalah :

1. Pengadaan Barang

a. Nilai pengadaan barang sampai dengan Rp 25.000.000,-- (Dua Puluh Lima Juta

Rupiah), apabila Barang yang dibutuhkan tersedia di pasar menggunakan

metode Pengadaan Langsung, diajukan oleh Fungsi Terkait yang membutuhkan

barang kepada Divisi SDM & Umum, disetujui oleh Kepala Divisi SDM &

Umum, namun jika Barang yang dibutuhkan tidak tersedia di pasar

PE DOMAN PT SARANA MUL TIGRIYA FINANSIAL (Persero) 18

menggunakan metode Penunjukan Langsung, diajukan oleh Unit Kerja yang

membutuhkan barang kepada Divisi SDM & Umum, disetujui oleh Kepala

Divisi SDM & Umum dan Direktur Bidang yang mengajukan pengadaan.

b. Nilai pengadaan barang sampai dengan Rp 500.000.000,-- (lima ratus juta

rupiah), menggunakan metode Penunjukan Langsung, diajukan oleh Unit Kerja

yang membutuhkan barang kepada Divisi SDM & Umum, disetujui oleh Kepala

Divisi SDM & Umum dan Direktur Bidang yang mengajukan pengadaan.

c. Nilai pengadaan barang di atas Rp 500.000.000,-- (lima ratusjuta rupiah) sampai

dengan Rp 5.000.000.000,-- (lima milyar rupiah), menggunakan metode

Pemilihan Langsung, diajukan oleh Unit Kerja yang membutuhkan barang

kepada Divisi SDM & Umum, disetujui oleh Direktur Bidang dan Direktur

Utama.

d. Nilai pengadaan barang di atas Rp 5.000.000.000,-- (lima miliar rupiah),

menggunakan metode Pelelangan, diajukan oleh Unit Keja yang membutuhkan

barang kepada Divisi SDM & Umum, disetujui oleh Direksi secara lengkap

2. Pengadaan Jasa:

a. Nilai pengadaanjasa sampai dengan Rp 500.000.000,-- (lima ratus juta rupiah),

menggunakan metode Penunj ukan Langsung, diajukan oleh Unit Kerja yang

membutuhkan jasa kepada Kepala Divisi dari Unit Kerja yang membutuhkan

jasa, disetujui oleh Kepala Divisi dari Unit Kerja yang membutuhkan jasa dan

Direktur Bidang.

b. Nilai pengadaan Jasa diatas Rp 500.000.000,-- (lima ratus juta rupiah),

menggunakan metode Seleksi Langsung, diajukan oleh Unit Kerja yang

membutuhkan jasa kepada Kepala Divisi dari Unit Kerja yang membutuhkan

jasa, disetujui oleh Direktur Bidang dan Direktur Utama.

c. Nilai pengadaan jasa diatas Rp 5.000.000.000,-- (lima miliar rupiah),

menggunakan metode Pelelangan, diajukan oleh Unit Keja yang membutuhkan


jasa kepada Kepala Divisi dari Unit Kerja yang membutuhkan jasa, disetujui

oleh Direksi secara lengkap.

d. Dalam hal Direktur Bidang yang dimaksud diatas dalam kondisi tidak dapat

memberikan persetujuan, baik dalam kondisi cuti, pemberian kuasa kepada

Direktur lainnya ataupun Berhalangan Sementara, maka wewenang persetujuan

dan pengambilan keputusan mengikuti ketentuan Pakta Direksi yang berlaku.

M. PROSESPENGADAAN

1. Pelaksana Pengadaan barang dan jasa Perseroan adalah Fungsi Pengadaan dan/atau Fungsi Terkait sesuai dengan ketentuan yang ada dalam kebijakan ini

2. Fungsi Pengadaan melakukan proses Pengadaan Barang dan Jasa Rutin dan Pengadaan Barang dan Jasa Lainnya

3. Fungsi Terkait dapat melaksanakan fungsi sebagai Pelaksana Pengadaan apabila memenuhi kriteria sebagai berikut:

a. Pengadaan Jasa Konsultasi.

b. Jasa Event Organizer.

c. Jasa Outsourcing Tenaga Kerja.

d. Pengadaan Jasa Outstourcing yang bersifat khusus yang telah mendapatkan persetujuan Direksi.

4. Keputusan pelaksana pengadaan ditetapkaan oleh Direksi atau Pejabat Berwenang yang ditunjuk dengan Keputusan Direksi.

N. TIM PENGADAAN

1. Tim Pengadaan dibentuk berdasarkan Keputusan Direksi atas usulan dari Fungsi Terkait atau Fungsi Pengadaan.

2. Pembentukan Tim Pengadaan dapat dibentuk untukjangka waktu paling lama 1 (satu) tahun, apabila dalam jangka waktu 1 (satu) tahun tersebut karena satu dan lain ha!

terdapat perubahan anggota Tim Pengadaan maka harus dilakukan penyesuaian atau addendum terhadap Keputusan Direksi yang telah dibuat. Tim Pengadaan dapat dibentuk untuk setiap pengadaan.

PE DOMAN PT SARANA MUL TIGRIYA FINANSIAL (Persero) 20 1~1<v 1

3. Pembentukan Tim Pengadaan hanya terbatas pada pengadaan dengan metode

pelelangan atau pemilihan langsung.

4. Jurnlah anggota Tim Pengadaan berjumlah ganjil minimum 3 (tiga) orang yang terdiri

1 (satu) orang ketua dan 2 (dua) orang anggota, yang merupakan perwakilan da1i Unit

Pengguna Barang dan atau jasa, dan Unit Kerja Lainnya

5. Tugas dan tanggungjawab Tim Pengadaan berakhir setelah berakhimyajangka waktu

Keputusan Direksi tentang Pembentukan Pengadaan atau Tim Pengadaan.

0. MEKANISME PENY AMPAIAN DOKUMEN PENA W ARAN

Sistem penyampaian dokumen penawaran dapat dipilih 1 (satu) dari 2 (dua) cara, yaitu

dengan sistem satu amplop atau dua amplop :

1. Sistem Satu Amplop

a. Sistem satu amplop digunakan untuk pengadaan barang dan atau jasa yang

menggunakan cara pengadaan yaitu penunjukan langsung dan

pengadaan/pembelian langsung.

b. Cara penyampaian dengan sistem satu amplop adalah keseluruhan dokumen

penawaran dimasukkan ke dalam satu amplop, yang mencakup antara lain: surat

penawaran, legal dokumen dan perhitungan harga.

2. Sistem Dua Amplop Satu Sampul

a. Sistem dua amplop digunakan untuk pengadaan barang dan atau jasa yang

menggunakan cara pengadaan yaitu pelelangan dan pemilihan langsung.

b. Sistem dua amplop satu sampul, yaitu dalam satu sampul berisi dua amplop

penawaran, sebagai berikut:

I. Amplop pertama berisi penawaran teknis dan,

II. Amplop kedua berisi penawaran harga (finansial).


c. Kedua proposal penawaran tersebut hams diserahkan kepada Panitia Tim

Pengadaan secara bersamaan pada waktu yang ditentukan dalam Permintaan

Penawaran.

3. Sistem Dua Tahap digunakan untuk pengadaan barang dan atau jasa yang berkaitan

dengan penggunaan teknologi tinggi, kompleks dan risiko tinggi dan atau yang

mengutamakan tercapainya/pemenuhan kriteria kinerja tertentu dari keseluruhan

sistem termasuk pertimbangan kemudahan atau efisiensi pengoperasian dan

pemeliharaan peralatannya dan atau yang mempunyai beberapa altematif penggunaan

sistem dan desain penerapan teknologi yang berbeda, serta pengadaan barang dan atau

jasa yang memerlukan penyesuaian lo.iteria teknis untuk menyetarakan spesifikasi

teknis diantara penyedia barang dan atau jasa sesuai yang disyaratkan pada dokumen

pengadaan, dengan tahapan sebagai berikut

a. Tahap Pertama

I. Masukkan sampul yang memuat persyaratan administrasi dan teknis

sebagaimana disyaratkan dalam dokumen pengadaan barang dan atau jasa

dan tidak termasuk usulan harga;

II. Pada sampul hanya dicantumkan alamat panitia pengadaan barang dan

ataujasa dan tertulis kalimat "dokumen penawaran pengadaan barang dan

atau jasa tahap I (yang mencantumkan : jenis, tempat, hari, tanggal, bulan,

tahun, jam pemasukan)"

III. Apabila penawaran disampaikan melalui pos, sampul pertama dimasukkan

dalam satu sampul, disebut sampul luar;

IV. Sampul luar hanya memuat alamat panitia pengadaan barang dan atau jasa

serta tempat, hari, tanggal, bulan tahun, dan jam pemasukan. Dokumen

penawaran yang diterima melalui pos, pada sampul luamya diberi catatan

tanggal dan jam penerimaannya. Dokumen penawaran yang diterima

setelah batas akhir pemasukan, tidak diikutsertakan dan diberitahukan

kepada peserta yang bersangkutan untuk diambil kembali.


b. Tahap Kedua

I. Calon penyedia barang dan atau jasa, yang telah dinyatakan lulus oleh

panitia/pejabat pengadaan pada evaluasi tahap pertama, diminta

memasukkan surat penawaran harga yang dimasukkan ke dalam sampul

kedua;

II. Surat penawaran harga tersebut dilampiri rincian analisis biaya, dan syarat

lainnya yang telah disepakati pada tahap pertama;

III. Harga penawaran dalam surat penawaran dicantumkan denganjelas dalam

angka dan huruf;

IV. Dokumen penawaran bersifat rahasia dan hanya ditujukan kepada alamat

yang telah ditetapkan;

V. Dokumen penawaran disampaikan pada waktu yang telah ditentukan dan

dimasukkan ke dalam kotak/tempat tertutup yang terkunci dan disegel.

Dokumen penawaran yang diterima setelah batas akhir pemasukan, tidak

diikutsertakan dan diberitahukan kepada peserta yang bersangkutan untuk

mengambil kembali dokumen penawarannya;

VI. Apabila penawaran disampaikan melalui pos, sampul kedua dimasukkan

dalam satu sampul, disebut sampul luar. Sampul luar hanya memuat alamat

panitia pengadaan, tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, danjam pemasukan

akan diadakan. Dokumen penawaran yang diterima melalui pos, pada

sampul luarnya diberi catatan tanggal dan jam penerimaan. Dokumen

penawaran yang diterima melalui pos, pada sampul luamya diberi catatan

tanggal dan jam penerimaan. Dokumen penawaran yang diterima setelah

batas waktu pemasukan, tidak diikutsertakan dan diberitahukan kepada

peserta yang bersangkutan untuk mengambil kembali dokumen

penawarannya.


P. HARGA PERKIRAAN SENDIRI (BPS)

1. Pelaksana pengadaan barang clan atau Jasa harus memiliki Harga Perkiraan

Sendiri/HPS (Estimasi Biaya) yaitu perkiraan harga yang dikalkulasikan secara

keahlian/profesional, HPS harus disahkan oleh Pejabat yang berwenang memutus

pengadaan barang dan a tau j asa.

2. HPS digunakan sebagai acuan dalam evaluasi penawaran serta untuk menilai

kewajaran harga penawaran termasuk rinciannya.

3. HPS harus dihitung dengan cermat dengan mempertimbangkan antara lain :

a. Analisis harga satuan pekerjaan yang bersangkutan;

b. Harga pasar setempat pada waktu penentuan HPS.

c. Harga kontrak untuk barang/pekerjaan sejenis setempat yang pemah

di laksanakan.

d. Informasi harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat

Statistik/Bappenas, Badan/Instansi lainnya, media cetak dan internet.

e. Harga/tarifbarang dan ataujasa yang dikeluarkan oleh pab1ikan/agen principal

tunggal/atau lembaga independent.

f. Daftar harga standar/tarif biaya yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang.

g. Informasi dari penawaran yang dimintakan kepada vendor yang kompeten.

4. Dalam HPS juga diperhitungkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) clan keuntungan yang

wajar bagi penyedia barang dan atau jasa.

5. HPS tidak boleh memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lain-lain clan Pajak

Penghasilan (PPh) penyedia barang dan atau jasa.

6. Hal-ha! lain yang perlu diperhatikan mengenai HPS:

a. HPS bersifat sangat rahasia.


b. Bila diperlukan, HPS dapat diberitahukan kepada peserta pengadaan barang dan

atau jasa pada saat negosiasi biaya dilakukan.

c. Pembuatan/perubahan HPS setelah pembukaan penawaran harga tidak

diperbolehkan, hal tersebut dimaksudkan agar tidak terjadi rekayasa besamya

HPS yang mengacu kepada harga penawaran,

d. Untuk pengadaan barang/jasa yang perhitungan biayanya bersifat kompleks,

Engineering Estimate (EE) pembuatan HPS dapat menggunakanjasa konsultan

e. HPS yang dibuat berdasarkan mata uang asing, menggunakan kurs Bank

Indonesia yang berlaku pada saat penyusunannya. Bila terjadi perubahan kurs

mata uang asing yang signifikan sebelum penyampaian Surat Penawaran Harga,

maka Tim Pengadaan menyesuaikan HPS dimaksud berdasarkan Kurs Valuta

Asing yang berlaku saat akan melaksanakan klrifikasi dan negosiasi.

f. HPS untuk jasa konsultansi terdiri dari dua komponen pokok, yaitu: Biaya

Personil (Remuneration Cost), dan Biaya Langsung Non Personil (Direct

Reimbursable Cost) antara lain biaya untuk sewa kantor, biaya perjalanan, biaya

pengiriman dokumen, biaya pengurusan surat ijin, biaya komunikasi, tunjangan

perumahan dll.

Q. SISTEM EVALUASI PROPOSAL PENA WARAN

Tahapan Evaluasi Proposal diterapkan pada cara pengadaan Pelelangan dan Pemilihan

Langsung, sebagai berikut:

1. Evaluasi proposal dimulai dengan melakukan penilaian terhadap proposal teknis.

Penilaian terhadap proposal biaya akan dilakukan setelah seluruh evaluasi/penilaian

terhadap proposal teknis selesai dilakukan.

2. Evaluasi Proposal Teknis

a. Penilaian yang dilakukan terhadap penawaran teknis berdasarkan kriteria umum:

I. Pengalaman peserta dalam melakukan pekerjaan sesuai dengan kebutuhan

II. Rencana kerja dan kualitas metodologi yang ditawarkan

PEDOMAN PT SARANA MUL TIGRIYA FINANSIAL (Persero} 25

III. Kualifikasi dari tenaga ahli yang dilibatkan dalam melaksanakan pekerj aan

IV. Hal lain yang dipandang perlu.

b. Dalam melakukan evaluasi terhadap pengalaman/reputasi, tidak hanya terbatas

pada lama berkecimpung dibidangnya, tetapi juga termasuk apa yang telah

dicapainya, misal seberapa luas menjangkau pelanggan, pelayanan kepada

pelanggan, sehingga dipercaya pelanggan.

c. Kriteria umum dapat diperluas ke dalam sub-kriteria, namun esensi kriteria dari

sub-kr:iteria tidak boleh keluar dari esensinya.

d. Kriteria yang telah ditentukan dinilai berdasarkan bobot yang ditetapkan oleh

Tim Pengadaan. Prosentase bobot yang diterapkan didasarkan kepada jenis

kriteria penilaian.

e. Dalam melakukan penilaian terhadap kualifikasi tenaga ahli dilakukan hanya

terhadap tenaga intinya.

f. Peserta yang proposal teknisnya tidak terpilih, dianggap gugur dan secara

otomatis menggugurkan proposal biayanya dan dikeluarkan dari daftar

pembanding (worksheet proposal b:iaya), sehingga tidak ikut dalam proses

evaluasi proposal biaya.

3. Evaluasi Proposal Biaya

a. Evaluasi proposal biaya merupakan penilaian terhadap penawaran b:iaya yang

proposal teknisnya terpilih.

b. Berdasarkan hasil evaluasi biaya, Tim Pengadaan membuat daftar urutan

penawaran yang dimula:i dari urutan harga penawaran terendah dan nilai

penawaran yang terendah akan mendapatkan skor (nilai) tertingg:i.

4. Penilaian keseluruhan atas proposal teknis dan proposal biaya didapat dengan

menjumlahkan hasil nilai tertimbang dari kedua proposal penawaran tersebut. Total

nilai dengan angka tertinggi merupakan calon Penyedia Jasa dengan peringkat

tertinggi. Tim Pengadaan harus membuat peringkat calon Penyedia Jasa.

5. Evaluasi penawaran untuk pengadaan barang dan atau jasa

PEDOMAN PT SARANA MUL TIGRIYA FINANSIAL (Persero) 26 IAI Y I

a. Sistem Nilai (Merit Point System)

Evaluasi penawaran dengan sistem nilai digunakan untuk pengadaan

barang/jasa/jasa pemborongan/jasa lainnya yang memperhitungkan keunggulan

teknis sepadan dengan harganya, mengingat penawaran harga sangat

dipengaruhi oleh kualitas teknis.

Urutan proses penilaian dengan sistem ini adalah sebagai berikut:

I. Evaluasi Administrasi

• Evaluasi administrasi dilakukan terhadap penawaran yang

memenuhi syarat pada pembukaan penawaran;

• Evaluasi Administrasi dilakukan terhadap dokurnen penawaran yang

masuk dan dievaluasi kelengkapan dan keabsahan syarat

administrasi. Unsur-unsur yang dievaluasi pada tahap ini harus

berdasarkan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam dokumen

pengadaan (tidak dikurangi atau ditambah);

• Evaluasi Administrasi menghasilkan dua kesimpulan yaitu

memenuhi syarat administrasi atau tidak memenuhi syarat

administrasi.

II. Evaluasi Teknis dan Harga

• Sistem nilai menggunakan pendekatan/metode kuantitatif, yaitu

dengan memberikan nilai angka terhadap unsur-unsur teknis dan

harga yang dinilai sesuai dengan kriteria yang ditetapkan dalam

dokumen pengadaan;

• Evaluasi teknis dan harga dilakukan terhadap penawaran-penawaran

yang dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi, dengan

memberikan penilaian (skor) terhadap unsur-unsur teknis dan/atau

harga penawaran;

• Berdasarkan hasil evaluasi tersebut, Tim Pengadaan barang/jasa

membuat daftar urutan penawaran yang memiliki nilai te11inggi;


• Bila menggunakan nilai ambang batas lulus (passing grade), hal ini

harus dicantumkan dalam dokumen pengadaan. Tim Pengadaan

Barang/jasa membuat daftar urutan yang dimulai dari penawaran

harga terendah untuk semua penawaran yang memperoleh nilai di

atas atau sama dengan nilai ambang batas lulus (passing grade).

R. KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI HARGA

I. Pelaksana pengadaan barang dan atau jasa melakukan klarifikasi dan negosiasi harga

kepada calon penyedia barang dan atau jasa yang terpilih.

2. Khusus untuk pengadaan dengan cara pengadaan pelelangan dan pemilihan langsung,

klarifikasi dan negosiasi dilakukan hanya kepada pemenang yang terpilih.

3. Klarifikasi dan negosiasi dapat dilaksanakan secara langsung maupun tidak langsung

melalui email atau telepon.

4. Klarifikasi dan negosiasi harus dituangkan secara tertulis dalam Berita Acara

Klarifikasi dan Negosiasi Harga.

S. TENGGANG W AKTU PELAKSANAAN PENGADAAN

Tenggang waktu proses pengadaan barang dan atau jasa mulai dari tanggal persetujuan

prinsip sampai dengan penunjukan ditentukan sebagai berikut :

I. Pelelangan sederhana dilakukan selambat-lambatnya 45 hari kerja.

2. Pelelangan komplek dilakukan selambat-lambatnya 60 hari kerja.

3. Pemilihan langsung dilakukan selambat-lambatnya 30 hari kerja.

4. Penunjukan langsung dilakukan selambat-lambatnya 20 hari kerja.

5. Pembelian langsung dilakukan selambat-lambatnya IO hari kerja.

Perubahan tenggang waktu pelaksanaan pengadaan barang dan atau jasa dapat dilakukan

dengan melaporkan alasan penundaan pekerjaan pengadaan dan mendapatkan persetujuan

dari pejabat yang berwenang memutus pengadaan barang dan a tau jasa.


T. STANDARDISASI PERJANJIAN

Standardisasi perjanjian dibuat oleh Unit Legal, yang mengatur antara lain hak dan

kewajiban para pihak secara detail atas suatu pekerjaan dengan berpedoman pada ketentuan

atau kelaziman dalam pembuatan suatu perjanjian.

U. PAKTA INTEGRITAS

Tim Pengadaan wajib menandatangani Pakta Integritas dengan format sesuai dengan

ketentuan dalam Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor PER- 05/MBU/2008 beserta

perubahan penyempumaannya dengan peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: PER-

15/MBU/2012 Tanggal 25 September 2012 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan

Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara.

Penyedia barang dan atau jasa dengan nilai pengadaan di atas Rp 10.000.000,-

menandatangani Pakta Integritas dengan format yang disesuaikan untuk kebutuhan dari

penyedia barang dan atau jasa (apabila diperlukan).

V. PEN GA WASAN DAN UJI KEPATUHAN

a. Pengawasan terhadap proses pengadaan barang dan ataujasa dilaksanakan oleh Satuan

pengawasan Internal (SPI).

b. Untuk pengawasan jumlah dana yang dibutuhkan dengan anggaran yang tersedia

dilakukan oleh Divisi Keuangan atau fungsi yang membidangi.

c. Uji kepatuhan dilakukan oleh Unit Compliance,

d. Tindaklanjut dari pengawasan dan uji kepatuhan antara lain sebagai berikut

Kepada para pihak yang terbukti melanggar ketentuan, wajib diberikan sanksi sesuai

ketentuan yang berlaku antara lain di-black list atau dikeluarkan dari Daftar Rekanan

Perseroan.

Sanksi kepada para penyedia barang dan atau jasa dapat diberikan apabila :

I. Berusaha mempengaruhi Panitia/Tim Seleksi pengadaan atau pejabat yang

berwenang dalam bentuk dan cara apapun, baik langsung maupun tidak langsung


guna memenuhi keinginannya yang bertentangan dengan ketentuan dan prosedur

yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan/kontrak, dan atau ketentuan

peraturan perundang-undangan yang berlaku;

II. Melakukan persekongkolan dengan penyedia barang dan atau jasa lain untuk

mengatur harga penawaran di luar prosedur pelaksanaan pengadaan barang dan

atau jasa sehingga mengurangi/menghambat/memperkecil dan atau meniadakan

persaingan yang sehat dan/atau merugikan pihak lain;

III. Membuat dan atau menyampaikan dokumen dan atau keterangan lain yang tidak

benar untuk memenuhi persyaratan pengadaan barang dan atau jasa yang

ditentukan dalam dokumen pengadaan;

IV. Mengundurkan diri dengan alasan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan dan

atau tidak dapat diterima oleh Unit Pelaksana pengadaan;

V. Tidak dapat menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan kontrak yang telah

disepakati.

W. SANGGAHAN

1. Untuk menjarnin adanya transparansi dan perlakuan yang sama (equal treatment)

dalam setiap Pengadaan Barang dan Jasa, maka pihak yang kalah pada saat

pengumuman pemenang, berhak untuk mengajukan sanggahan.

2. Sanggahan sebagaimana dimaksud pada butir 1 hanya yang berkaitan dengan

kesesuaian pelaksanaan pelelangan/seleksi dengan prosedur atau tata cara

pelelangan/seleksi.

3. Sanggahan dapat diterima apabila diajukan dalam waktu selambat-lambatnya 4

(empat) hari kerja sejak diumumkannya pemenang atau sebelum kontrak

ditandatangani, mana yang lebih dahulu.

4. Direksi atau pejabat yang ditunjuk sebagai pihak yang menangani sanggahan dalam

Perseroan wajib menyampaikan keputusan atas sanggahan tersebut selambat-

PEDOMAN PT SARANA MUL TIGRIYA FINANSIAL {Persero) 30

lambatnya 14 (empat belas) hari kalender dari tanggal diterimanya pengaJuan

sanggahan.

5. Direksi atau pejabat yang ditunjuk menangani dan memeriksa sanggahan dapat

melibatkan pihak yang tidak terkait langsung dengan proses pengadaan barang dan

jasa yang bersangkutan.

6. Persyaratan pelaksanaan sanggahan oleh pihak penyanggah antara lain harus

dilengkapi dengan penyetoran uang jaminan sanggahan sebesar minimal 5% dari nilai

pengadaan dan bukti-bukti terkait pengadaan yang disanggah.

7. Uang jaminan sanggahan tersebut dikembalikan kepada penyanggah apabila

sanggahannya terbukti benar secara hukum dan menjadi hak Perseroan apabila

sanggahannya terbukti tidak benar secara hukum.

8. Keputusan Direksi atau pejabat yang ditunjuk sebagaimana dimaksud pada butir 4

bersifat final.

9. Apabila sanggahan banding benar, maka proses pemilihan penyedia barang dan atau

jjasa dievaluasi kembali atau dilakukan proses pemilihan ulang, atau dilakukan

pembatalan kontrak

10. Apabila dalam pelelangan/seleksi ulang, jumlah penyedia barang dan atau jasa yang

lulus prakualifikasi hanya 2 (dua) rekanan maka dilakukan permintaan penawaran dan

negosiasi seperti pada proses pemilihan/seleksi langsung;

11. Apabila dalam pelelangan/seleksi ulang, jumlah penyedia barang dan atau jasa yang

memasukkan penawaran hanya 2 ( dua) rekanan maka dilakukan negosiasi seperti pada

proses pemilihan/seleksi langsung;

12. Apabila dalam pelelangan/seleksi ulang, jurnlah penyedia barangdan atau jasa yang

lulus prakualifikasi hanya 1 (satu) rekanan maka dilakukan permintaan penawaran dan

negosiasi seperti pada proses penunjukan langsung;

PEDOMAN PT $ARANA MUL TIGRIYA FINANSIAL (Persero) 31

13. Apabila dalam pelelangan, penyedia barang dan atau jasa yang memasukkan

penawaran hanya 1 (satu) maka dilakukan negosiasi seperti pada proses penunjukan

langsung;

14. Panitia pengadaan dilarang memberikan ganti rugi kepada peserta lelang/seleksi bila

penawarannya ditolak atau pelelangan/seleksi dinyatakan gagal.

X. REKANAN

1. Rekanan Perseroan adalah penyedia barang dan atau jasa yang dibutuhkan Perseroan

yang telah terdaftar dalam Daftar Rekanan Perseroan.

2. Penyedia barang dan atau jasa yang dapat dimasukkan ke dalam daftar rekanan

Perseroan adalah yang memiliki kualifikasi yang telah ditetapkan secara ekstemal oleh

badan asosiasi dan/atau secara internal Perseroan. Khusus untuk pengadaan jasa,

kualifikasinya ditentukan oleh masing-masing unit pengguna jasa namum demikian

jika diperlukan dapat berkoordinasi dengan Fungsi Pengadaan di Divisi SDM &

Umum.

3. Pengadaan barang dan ataujasa yang dilaksanakan melalui rekanan adalah:

a. Pelelangan kecuali untuk pengadaan barang dan atau jasa yang tidak rutin.

b. Pemilihan langsung kecuali untuk pengadaan barang dan atau jasa yang tidak

rutin dan atau melalui agen tunggal/ pabrikan/principal.

c. Penunjukan langsung kecuali untuk pengadaan barang dan atau jasa melalui

agen tunggaV pabrikan/ principal.

4. Pengadaan barang dan atau jasa yang dapat dilaksanakan tanpa melalui rekanan adalah

pengadaan barang dan atau jasa yang dilakukan dengan cara :

a. Penunjukan langsung, untuk pengadaan j asa konsultansi perorangan.

b. Pengadaan langsung, untuk pengadaan barang yang telah tersedia di pasar.


5. Pengadaan barang dan ataujasa yang sifatnya rutin adalah pengadaan barang dan atau

jasa yang rutin diadakan setiap tahun dengan frekuensi minimal 1 (satu) kali dalam

setahun.

6. Klasifikasi dan kualifikasi penyedia barang dan atau jasa yang akan diikutkan dalam

pengadaan barang dan atau jasa ditentukan berdasarkan perkiraan nilai pekerjaan dan

jenis pekerjaannya.

7. Apabila dalam pengadaan barang dan atau jasa untuk nilai pekerjaan tertentu temyata

tidak tersedia penyedia barang dan atau jasa yang sesuai dengan kualifikasinya, maka

dimungkinkan untuk mengikutkan atau memakai penyedia barang dan atau jasa yang

memiliki kualifikasi satu tingkat lebih tinggi dari tingkatan kualifikasi seharusnya.

Namun tidak diperbolehkan untuk mengikutkan atau memakai penyedia barang dan

atau jasa yang memiliki kualifikasi yang lebih rendah dari tingkatan kualifikasi

seharusnya.

8. Dalam melakukan pengadaan barang dan a tau jasa diusahakan menggunakan penyedia

barang dan a tau j asa produk dalam negri.

9. Rekanan yang diundang dalam proses pengadaan barang dan atau jasa melalui

pemilihan langsung dan penunjukan langsung diusahakan dapat merata di antara

rekanan yang terdaftar dalam daftar rekanan Perseroan.

10. Dalam mengelola rekanan, untuk pertama kalinya masing-masing unit kerja

menyerahkan usulan daftar rekanan. Unit Procurement melakukan koordinasi atas

usulan dari setiap unit agar terhindar adanya pencatatan 2 (dua) kali atas usulan daftar

rekanan tersebut. Hal ini juga untuk mempermudah pengecekan daftar rekanan yang

telah masuk dalam daftar blacklist.

Y. PEMILIHAN REKANAN

1. Kiiteria penunjukan Rekanan Perseroan harus memperhatikan ketentuan sebagai

berikut:

a. Pengelolaan Risiko

PEDOMAN PT SARANA MUL TIGRIYA FINANSIAL (Persero) 33 I Al) I r I

Penunjukan rekanan harus memperhitungkan, menilai dan mengukur besarnya risiko yang mungkin timbul dan yang dihadapi oleh Perseroan pada berbagai bidang, berkaitan dengan pengadaan barang dan atau jasa yang akan dilakukan.

Selain itu, penunjukan rekanan juga dimaksudkan untuk mengurangi dan membatasi kemungkinan terealisimya potensi risiko yang ada menjadi kerugian

nyata.

b. Keahlian

Penetapan dan penunjukan rekanan harus didasarkan pada pengalaman, kemampuan, kompetensi dan keahlian pada bidang tertentu dari rekanan, berkaitan dengan pengadaan barang dan atau jasa.

c. Profesi, Bidang Usaha

Rekanan merupakan pihak atau badan dan lembaga yang sesuai dengan kapasitas maupun legalitasnya memperoleh hak dan wewenang untuk menjalankan profesi atau bidang usaha tertentu yang memungkinkan dilakukannya penunjukan oleh

Perseroan sebagai rekanan yang tepat.

d. Legitimasi

Beberapa barang dan atau jasa hanya dapat dibeli atau diperoleh dari rekanan tertentu yang secara khusus memperoleh ijin untuk itu dari yang berwajib (pemerintah) atau sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

e. Efisiensi dan efektifitas

Penetapan dan penunjukan rekanan harus didasarkan pada perhitungan pencapaian efisiensi dan efektifitas yang optimal.

2. Klasifikasi

Klasifikasi rekanan adalah penggolongan penyedia barang dan atau jasa menurut usahanya. Penyedia barang dan atau jasa yang menjadi rekanan Perseroan, dapat

diklasifikasikan antara lain:

a. Penyedia Barang

b. Penyedia Jasa Konsultansi

c. Penyedia Jasa Konstruksi

d. Penyedia Jasa lainnya, antara lain outsourcing borongan pekerjaan, jasa

outsourcing, sewa,


3. Kualifikasi Rekanan

Kualifikasi rekanan adalah penilaian dan penggolongan penyedia barang dan atau jasa

menurut bidang usaha. Penetapan kualifikasi rekanan Perseroan untuk masing-masing usaha adalah berdasarkan ketentuan yang dikeluarkan oleh asosiasi penyedia barang

dan ataujasa dan atau instansi yang beiwenang.

4. Pencatatan Data Rekanan

a. Unit Procurement adalab pihak yang beiwenang melakukan proses penerimaan dan pencatatan penyedia barang dan ataujasa menjadi rekanan Perseroan beserta

pengelolaannya.

b. Penerimaan dan pencacatan penyedia barang dan atau jasa dilakukan berdasarkan rekanan yang mengirimkan penawaran sebagai rekanan Perseroan dan rekanan yang telab digunakan Perseroan sebagai penyedia barang dan atau

Jasa.

c. Daftar Rekanan yang diterbitkan oleh Unit Procurement berlaku untuk seluruh Divisi di Perseroan sepanjang klasifikasi dan kualifikasi rekanan yang dicatatkan sesuai denganjenis pengadaan barang dan atau jasa yang akan dilaksanakan.

5. Pengadministrasian Rekanan

a. Daftar rekanan Perseroan barus diupdate sesuai dengan perubaban-perubaban yang mungkin terj adi, rnisalnya :

I. Penambahan rekanan baru,

II. Pengurangan atau pembatalan rekanan yang telab dicatat

III. Perubaban klasifikasi dan kualifikasi rekanan

b. Terbadap masing-masing rekanan yang terdapat dalam daftar rekanan Perseroan barus dievaluasi secara berkala, meliputi :

I. Perubahan data, seperti: perubahan alamat, perubahan akte pendirian atau anggaran dasar perusabaan, perubaban pengurus dan sebagainya.

II. Kinerja atau basil ke1ja setiap rekanan dalam menyelesaikan pekerjaan meliputi : ketepatan waktu pelaksanaan, kualitas basil kerja, tanggung

jawab, penagiban dan lain sebagainya.

III. Keaktifan rekanan.

c. Rekanan dapat dicoret/ dikeluarkan dari daftar rekanan Perseroan, apabila :


I. Terbukti telah melakukan usaha untuk mempengaruhi panitia pengadaan atau pejabat yang berwenang memutus pengadaan barang dan atau jasa guna memenuhi keinginannya yang be1tentangan dengan ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan, dan atau

peraturan lainnya yang berlaku.

II. Terbukti dengan sengaja melakukan persekongkolan dengan rekanan lain untuk mengatur harga penawaran sehingga mengurangi dan atau meniadakan persaingan harga yang waj ar/ sehat dan atau tindakan lain

yang dapat merugikan Perseroan.

III. Terbukti telah membuat dan atau menyampaikan dokumen palsu dan atau keterangan lain yang tidak benar untuk memenuhi persyaratan pengadaan.

IV. Setelah ditunjuk, mengundurkan diri dengan alasan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan dan atau tidak dapat diterima.

V. Tidak dapat menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan kontrak.

VI. Setelah ditunjuk, mengalihkan pelaksanaan pekerjaan utamanya kepada

pihak lain.

d. Terhadap rekanan yang telah dicoret/dikeluarkan dari daftar rekanan Perseroan tersebut tidak diperbolehkan mengikuti pengadaan barang dan atau jasa di

Perseroan.

e. Jangka waku pencoretan rekanan dari daftar rekanan Perseroan ditentukan berdasarkan berat ringannya pelanggaran yang dilakukan.

PEDOMAN PT SARANA MULTIGRIYA FINANSIAL (Persero) 36 1~1 t i

Z. PENUTUP

1. Pedoman ini berlaku sejak tanggal disahkan, dengan ketentuan dalam hal terjadi

kekliruan dalam pedoman ini, maka akan dilakukan penyesuaian sebagaimana

mestinya.

2. Pedoman 1m berlaku surut sejak diterbitkannya Memo M-64/DSU

PROC/SMFN/2019 Perihal Usulan Revisi Kebijakan Pengadaan Barang & Jasa

Tahun 2019.

3. Pedoman ini mencabut dan menyatakan tidak berlakunya lagi Kebijakan Pengadaan

Barang dan Jasa V: 03 T: 09- 2018.

Ananta Wiyogo

Direktur Utama

Ditetapkan di Jakarta, Juli 2019

PT. Sarana Multigriya Finansial (Persero)

Trisnadi Yulrisman

Direktur

Heliantopo

Direktur


pedoman perseroan nomor /ped/dir/smf /vii/2019 …

Documents