1  

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Gaji merupakan sejumlah uang yang diberikan kepada seseorang baik itu seorang

karyawan atau karyawan sebagai imbalan jasa atas usaha atau kerja yang telah

dilakukannya terhadap perusahaan. Dalam memberikan gaji setiap perusahaan memiliki

sistem yang berbeda-beda. Dalam melakukan perhitungan gaji, bukanlah suatu hal yang

mengherankan apabila suatu perusahaan mengalami kesulitan dalam melakukan

perhitungan gaji tenaga kerja tersebut. Hal ini umumnya disebabkan karena adanya jumlah

tenaga kerja yang sangat banyak dan waktu yang digunakan untuk menghitung gaji

sangatlah singkat yang biasanya dilakukan diakhir bulan.

Focus Copy Center adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan

peralatan tulis, fotokopi, dan percetakan. Perusahaan yang tergolong ke dalam usaha

menengah ini berdiri pada tahun 2000 beralamat di Jl. Gatot Subroto 694 Ungaran,

Kabupaten Semarang. Bermula dari sebuah toko penjualan alat tulis dan fotokopi, Focus

Copy Center mulai merambah bidang usaha percetakan digital di awal tahun 2010. Dengan

semakin berkembangnya usaha yang dijalankan, kebutuhan karyawan pun semakin

meningkat. Sayangnya, peningkatan jumlah karyawan ini tidak diiringi dengan perubahan

pada sistem penggajiannya.

2  

Untuk masalah absensi karyawan, selama ini perusahaan masih menggunakan

sistem manual yaitu dengan menggunakan kartu absensi. Kartu absensi inilah yang

nantinya akan dijadikan pedoman dalam perhitungan gaji yang akan dibayarkan kepada

karyawan. Seperti halnya absensi, perhitungan gaji selama ini juga masih dilakukan secara

manual berdasarkan pada daftar hadir karyawan yang tercantum pada kartu absensi. Sistem

penggajian manual seperti ini tentu saja menguras waktu dan tenaga dari petugas

administrasi di dalam melakukan rekap data, akibatnya sering terjadi keterlambatan di

dalam pembayaran gaji kepada karyawan. Berdasarkan catatan yang dimiliki perusahaan,

selama periode Januari - Oktober 2014, perusahaan sudah mengalami keterlambatan dalam

pendistribusian gaji kepada karyawan sebanyak 5 kali, yaitu pada bulan Maret, April, Juni,

Agustus dan September. Keterlambatan ini seringkali terjadi karena proses rekapitulasi

absen dan perhitungan gaji yang masih manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup

lama.

Dari latar belakang di atas, maka disusunlah penulisan skripsi ini tentang

“Bagaimana merancang sebuah sistem informasi penggajian yang efektif dan efisien

bagi perusahaan Focus Copy Center?”

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan atas apa yang telah penulis sampaikan pada bagian latar belakang,

permasalahan yang akan dibahas pada penelitian ini adalah “Bagaimana merancang suatu

sistem informasi penggajian karyawan yang efektif dan efisien?”

3  

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari dilakukannya penelitian ini adalah untuk merancang suatu sistem

informasi yang dapat mengolah data gaji karyawan secara efektif dan efisien. Sehingga

tidak terjadi lagi keterlambatan di dalam pembayaran gaji kepada karyawan.

D. Sistematika Penulisan

Skripsi ini terbagi dalam lima bab yang terdiri dari beberapa subbab dengan urutan

pembahasan sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini menjelaskan latar belakang masalah,

rumusan masalah, tujuan serta sistematika penulisan

Skripsi.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini menguraikan teori singkat mengenai

pengertian sistem dan karakteristiknya, pengertian

informasi, pengertian sistem informasi, siklus

pengembangan sistem, diagram alir data, rangkuman

penelitian terdahulu,serta kerangka pemikiran.

BAB III : METODOLOGI PENELITIAN

Dalam bab ini berisi tentang waktu dan lokasi penelitian,

data yang digunakan, teknik pengambilan data, analisis

sistem berjalan, dan penyusunan sistem.

4  

BAB IV : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai sistem yang

dikembangkan dan lebih ditekankan pada analisis

kebutuhan.

BAB V : PENUTUP

Dalam bab ini penulis akan membuat simpulan dan saran

untuk melengkapi dan menyempurnakan tulisan.

5  

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Sistem

Menurut Mulyadi (2001:2), sistem pada dasarnya adalah ”Sekelompok unsur

yang erat serta berhubungan antara satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-

sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Dari definisi tersebut Mulyadi (2001:2), merinci

lebih lanjut lagi mengenai pengertian umum sistem, yaitu sebagai berikut :

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.

2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.

3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Sedangkan menurut Jerry Fitz Gerald dalam Jogiyanto HM (1990:1), sistem adalah

suatu jaringan kerja dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul

bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu

sasaran tertentu. Sebuah sistem terdiri dari bagian - bagian saling berkaitan yang

beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran dan maksud bukan seperangkat

unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal

sebagai saling melengkapi karena satu maksud, tujuan, atau sasarannya.

6  

A.1 Karakteristik Sistem

Karakteristik sistem merupakan hal-hal tertentu yang identik dengan suatu sistem.

Menurut Jogjiyanto H.M (2000:7) karakteristik suatu sistem adalah sebagai berikut :

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen

sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagianbagian

dari sistem.

2. Batasan Sistem

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lain atau dengan lingkungan lainnya. Batasan sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem

menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas suatu sistem

yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung Sistem

Penghubungan merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan

subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya

mengalir dari suatu subsistem ke sistem lainnya.

7  

5. Masukkan Sistem (Input)

Masukkan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan

dapat berupa masukkan perawatan (maintenance input) dan masukkan sinyal

(signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem

tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk

didapatkan keluaran, sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah

maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data

adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem adalah hasil dari suatu energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan keluaran yang tidak berguna yaitu sisa

pembuangan. Misalnya untuk merencanakan suatu sistem informasi billing yang

menghasilkan laporan keuangan maupun non keuangan perusahaan dengan

menggunakan program, panas yang dikeluarkan oleh komputer adalah keluaran

yang tak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan laporan

keuangan maupun non-keuangan adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengelolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengelolahan atau sistem itu

sendiri sebagai pengelolahnya. Pengelolah yang merubah masukkan menjadi

keluaran. Sistem akuntansi akan mengelolah data-data transaksi menjadi laporan-

laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan pihak manajemen.

8  

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective) kalau

suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada

gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan

sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

B. Informasi

Informasi adalah sejumlah data yang telah diproses dengan baik dan berguna bagi

pemakainya. Disebut informasi apabila data tersebut yang telah diproses sesuai dengan

kebutuhan pemakainya (Jogiyanto. HM, 2002, 11). Informasi merupakan masukan bagi

manajemen dalam membuat keputusan, oleh karena itu diperlukan suatu sistem

informasi yang baik agar diperoleh informasi yang akurat dan tepat waktu untuk

mendukung pengambilan keputusan yang cepat dan tepat oleh para pengambil

keputusan. Sumber dari informasi adalah data, data merupakan bentuk mentah yang

belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Kualitas dari informasi

tergantung dari tiga hal, yaitu:

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan.

2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh

terlambat.

3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

9  

C. Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi

organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk

dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan

(Tata Sutabri, S.Kom., MM ).

Sistem informasi juga dapat didefinisikan sebagai gabungan dari berbagai sistem

yang saling terkait, dengan menggunakan basis data dan sumber daya secara bersama-

sama, Wing Wahyu Winarno (2004:1.15). Adapun komponen-komponen dari sistem

informasi tersebut yaitu:

1. Perangkat keras (Hardware), terdiri dari komputer, pheriferal (printer), dan jaringan

2. Perangkat lunak (Software), yang merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang

ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas

tertentu.

3. Data, yang merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut

untuk menghasilkan informasi.

4. Manusia, seperti operator, pemimpin sistem informasi dan sebagainya.

5. Prosedur, seperti dokumentasi prosedur atau proses sistem, buku penuntun operasional

(aplikasi) dan teknis.

D. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus hidup pengembangan sistem (SHPS) adalah pendekatan melalui beberapa

10  

tahap untuk menganalisis dan merancang sistem. Berikut ini adalah gambar siklus hidup

pengembangan sistem dapat dilihat pada gambar 2.1.

Gambar 2.1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Sumber: Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003, 9)

Berikut tahap-tahap dalam siklus hidup pengembangan sistem:

1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan

Tahap pertama ini berarti bahwa penganalisis melihat dengan jujur pada apa yang terjadi

didalam bisnis. Kemudian, bersama-sama dengan anggota organisasional lain,

penganalisis menentukan dengan cepat masalah-masalah dengan anggota organisasi

lain, penganalisis menentukan dengan tepat masalah-masalah tersebut.

2. Menentukan syarat-syarat informasi

Tahap berikutnya, penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan syarat-syarat

1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan

2. Menentukan syarat-syarat

3. Menganalisis kebutuhan- kebutuhan sistem

4. Merancang sistem yang direkomondasi

5. Mengembangankan dan mendokumentasi P. lunak

6. Menguji dan mempertahankan sistem

7. Mengimplemantasi dan mengevaluasi sistem

11  

informasi untuk para pemakai yang terlibat. Di antara perangkat-perangkat yang

dipergunakan untuk menetapkan syarat-syarat informasi dalam bisnis diantaranya ialah

menentukan sampel dan memeriksa data mentah, wawancara dan mengamati perilaku

pembuat keputusan dan lingkungan kantor dan prototyping.

3. Menganalisis kebutuhan sistem

Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Sekali lagi

perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan

kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah penggunaan diagram aliran data untuk

menyusun daftar input, proses dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur.

4. Merancang sistem yang direkomendasikan

Dalam tahap ini penganalisa sistem menggunakan informasi-informasi yang terkumpul

sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi yang logik. Penganalisis

merancang prosedur data-entry sedemikian rupa sehingga data yang dimasukkan ke

dalam sistem informasi benar-benar akurat. Selain itu, penganalisis menggunakan

teknik-teknik bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin keefektifan input

sistem informasi.

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak

Dalam tahap kelima ini penganalisis bekerja bersama-sama dengan pemrogram untuk

mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. Beberapa teknik

terstruktur untuk merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak meliputi rencana

struktur, Nassi-Shneiderman charts, dan pseudocode.

12  

6. Menguji dan mempertahankan sistem

Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih

dulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah sebelum

sistem tersebut ditetapkan. Sebagian pengujian dilakukan oleh pemrogram sendiri, dan

lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem. Rangkaian pengujian ini pertama-tama

dijalankan bersama-sama dengan data contoh serta dengan data aktual dari sistem yang

telah ada. Mempertahankan sistem dan dokumentasinya dimulai di tahap ini dan

dilakukan secara rutin selama sistem informasi dijalankan.

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem

Di tahap terakhir ini penganalisis membantu untuk mengimplementasikan sistem

informasi. Tahap ini melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan sistem.

Sebagian pelatihan tersebut dilakukan oleh vendor, namun kesalahan pelatihan

merupakan tanggung jawab penganalisis sistem. Selain itu, penganalisis perlu

merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke sistem baru. Evaluasi yang

ditunjukkan sebagai bagian dari tahap terakhir ini biasanya dimaksudkan untuk

pembahasan. Sebenarnya, evaluasi dilakukan di setiap tahap. Kriteria utama yang harus

dipenuhi ialah apakah pemakai yang dituju benar-benar menggunakan sistem. (Kenneth.

E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003 , 11).

E. Diagram Alir Data (DAD)

DFD atau Diagram Alir Data (DAD) merupakan diagram yang menggunakan

notasi-notasi atau symbol-simbol untuk menggambarkan sistem jaringan kerja antar

13  

fungsi-fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data.

Adapun yang komponen yang digunakan dalam DAD adalah:

1. Kesatuan Luar (External Entity)

Kesatuan luar di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau

sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan

input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan

dengan suatu notasi persegi panjang dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis

tebal.

2. Aliran Data (Data Flow)

Aliran data di DFD disimbolkan dengan suatu anak panah. Aliran data ini mengalir

diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external

entity). Aliran data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk

sistem atau hasil dari proses sistem.

3. Proses (Process)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau

komputer dari hasil suatu aliran data yang masuk ke dalam proses untuk

dihasilkan aliran data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat

disimbolkan dengan notasi lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang

dengan sudut-sudut tumpul.

4. Penyimpanan Data (Data Store)

Penyimpanan data merupakan penyimpanan data yang dapat berupa:

14  

• Suatu file atau basis data yang tersimpan di dalam sistem komputer

• Suatu arsip atau catatan manual

• Suatu kotak tempat tempat data di meja kerja seseorang

Meskipun dinamakan DFD, namun penekanan pada DFD lebih pada

prosesnya, bahkan DFD merupakan salah satu alat pemodelan proses dari sistem yang

paling sering digunakan. DFD mempunyai level – level dan semakin besar level maka

proses akan semakin detail dimulai dari context diagram, DFD Level 0, DFD Level 1.

Gambar 2.2 Simbol DFD Yourdan & DeMarco

F. PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services)

PIECES adalah sebuah kerangka kerja yang berguna untuk mengklasifikasikan

masalah (problems), peluang (oppurtunity) dan arahan atau tujuan (directives). Disebut

PIECES karena setiap hurufnya mewakili satu dari enam kategori, yaitu:

P : kebutuhan untuk meningkatkan kinerja

I : kebutuhan untuk meningkatkan kualitas informasi dan data

E: kebutuhan untuk meningkatkan sistem dari segi ekonomi seperti menekan biaya dan

meningkatkan keuntungan

15  

C: kebutuhan untuk meningkatkan pengendalian atau keamanan

E: kebutuhan untuk meningkatkan keefisiensian dari orang-orangnya dan prosesnya

S: kebutuhan untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, supplier, partner,

karyawan, dan sebagainya.

G. Rangkuman Penelitian Terdahulu

Beberapa penelitian terdahulu yang revelan dengan penelitian ini antara lain:

Tabel 2.1 Rangkuman Penelitian Terdahulu

No Nama Peneliti Judul Penelitian Hasil Penelitian

1 Siti Fatimah

Perancangan Sistem Informasi Penggajian dan Pengupahan Berbasis Microsoft Office Access Pada Toko Gading Indah Mojokerto

Sistem informasi penggajian dan pengupahan berbasis Microsoft Access dapat membantu perusahaan dalam pemprosesan data sehingga kesalahan dan keterlambatan pembayaran gaji kepada karyawan tidak terjadi lagi

2 Tines Priandini Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Terkomputerisasi Pada Toserba Vienna Cinere

Dengan adanya sistem ini, perusahaan dapat memproses dan memperoleh informasi lebih cepat, tepat dan efisien sehingga mutu pelayanan dan informasi dari sistem penggajian ini dapat ditingkatkan

16  

H. Kerangka Pemikiran

Gambar 2.3 Kerangka Pemikiran

Penelitian rancangan sistem ini bertujuan untuk merancang suatu sistem penggajian

yang efektif dan efisien sehingga diharapkan tidak akan terjadi lagi keterlambatan dalam

pembayaran gaji kepada karyawan. Untuk itu perlu kiranya melakukan analisis atas

kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem penggajian lama (manual). Selanjutnya,

penulis akan mencari solusi atas kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem penggajian

lama (manual) tersebut. Setelah itu, barulah dibuat desain program dan perancangan sistem

yang sesuai untuk perusahaan. Dalam pembuatan sistem ini perlu diperhatikan data-data

pendukungnya seperti database karyawan, gaji, potongan gaji, serta data kehadiran

karyawan. Setelah semua database selesai dibuat, barulah dirancang sistem informasi

penggajian dengan memanfaatkan data-data pada database tersebut untuk selanjutnya

diimplementasikan pada perusahaan.

Analisis Kelemahan Pada Sistem Penggajian

Lama (Manual)

Implementasi Sistem

Informasi Penggajian

Analisis Sistem

Informasi Penggajian

Desain Program dan Perancangan

Sistem Informasi

Penggajian

17  

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Waktu dan Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada toko Focus Copy Center yang menjadi objek

penelitian. Dalam memperoleh sumber data, pelaksanaannya sebagai berikut:

1. Waktu

Penelitian dilaksanakan pada hari kerja pukul 10.00 – 14.00 WIB selama bulan

Desember 2014.

2. Lokasi Penelitian

Penelitian dilaksanakan di perusahaan yang menjadi objek penelitian, yaitu :

Nama Perusahaan : Focus Copy Center

Alamat Perusahaan : Jl. Gatot Subroto 694 Ungaran, Kabupaten Semarang

B. Data yang Digunakan

1. Data Primer

Dalam hal ini penulis menggunakan data primer yang diperoleh secara langsung

dari sumber yang bersangkutan yaitu mengamati sistem penggajian yang ada pada

Focus Copy Center.

18  

2. Data Sekunder

Dalam hal ini penulis menggunakan data sekunder yang diperoleh dengan

melakukan wawancara (interview) dengan pemilik dan karyawannya, serta melihat

dokumentasi arsip pembayaran gaji.

C. Teknik Pengumpulan Data

Untuk menyelesaikan permasalahan yang ada, metode pengumpulan data yang

dilakukan oleh penulis adalah dengan cara:

C.1 Studi Pustaka

Dilakukan dengan tujuan untuk memahami proses perancangan sistem informasi,

seperti mengumpulkan teori-teori yang berhubungan dengan perancangan sistem dan

penggajian.

C.2 Studi Lapangan

1. Sampling dan investigasi yaitu dengan meminta contoh sampel untuk dokumen

yang digunakan oleh perusahaan bersangkutan dengan masalah yang diteliti. Seperti

formulir data karyawan, dokumen daftar karyawan, daftar absen dan daftar gaji.

2. Wawancara yaitu dengan menanyakan beberapa pertanyaan yang berhubungan

dengan topik yang dibahas kepada pihak-pihak yang bersangkutan yang terdiri dari:

a. Bagian Administrasi

Menanyakan sistem pencatatan absensi dan perhitungan gaji karyawan.

b. Bagian Kasir

Menanyakan sistem pembayaran dan perhitungan gaji karyawan.

19  

3. Observasi yaitu dengan meninjau dan mengamati secara langsung sistem yang

sedang berjalan di perusahaan tersebut serta mengumpulkan data atau informasi

yang terkait dengan sistem-sistem informasi penggajian yang selanjutnya akan

dianalisis dalam analisa sistem berjalan.

4. Dokumentasi yaitu pengumpulan data melalui catatan atau arsip yang terdapat

pada pihak perusahaan (Indriantoro, Supomo, 1996). Yaitu data-data, catatan-

catatan seperti struktur organisasi dan job discription, manual sistem dan prosedur

penjualan yang digunakan sebagai dasar untuk desain proses, formulir-formulir

transaksi yang digunakan sebagai dasar desain input, dan laporan-laporan transaksi

sebagai dasar untuk desain output.

D. Metode Analisis Data

D.1 Analisis Sistem Berjalan

Dalam menganalisis sistem yang sudah berjalan pada perusahaan, dibutuhkan

beberapa tahapan seperti:

1. Analisis Dokumen Masukan

Analisis dilakukan pada dokumen-dokumen masukan yang digunakan dalam

sistem penggajian manual pada Focus Copy Center yang terdiri dari formulir daftar

karyawan dan kartu absensi karyawan.

2. Analisis Prosedur

Pada analisis prosedur ini, penulis akan mempelajari perihal standar operating

prosedur penggajian karyawan yang ada pada perusahaan. Yaitu dengan

20  

mempelajari dokumen apa saja yang terlibat di dalamnya dan bagaimana alurnya.

Dimulai dari kartu absensi karyawan, rekap absensi, pembuatan laporan gaji oleh

bagian administrasi, pencetakan slip gaji oleh bagian kasir perusahaan, hingga

pendistribusian gaji kepada karyawan.

3. Analisis Laporan

Laporan daftar gaji adalah laporan yang berisikan gaji dari para karyawan yang

bekerja pada Focus Copy Center. Penulis akan mempelajari perihal format

laporannya. Selain laporan gaji pegawai, slip gaji juga merupakan salah satu laporan

yang akan diperlihatkan kepada pimpinan sebagai bukti telah dilakukannya

penyerahan gaji kepada masing-masing pegawai yang bersangkutan. Tujuan analisis

atas dua dokumen tersebut adalah untuk melihat apakah sudah cukup

mengakomodir kebutuhan perusahaan atau belum.

D.2 Menyusun Sistem

Dalam teknik penyusunan sistem pada rancangan ini, dilakukan teknik analisis

data. Adapun teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai

berikut:

1. Mendefinisikan kebutuhan pemakai sistem dan menentukan tujuan dari

perancangan sistem sesuai dengan kebutuhan pemakai tersebut. Disini pihak

pemakai sistem yaitu Focus Copy Center, membutuhkan suatu sistem informasi

penggajian yang terkomputerisasi, karena saat ini perusahaan masih menggunakan

21  

sistem manual yang prosesnya rentan terhadap kesalahan serta sangat menyita

waktu.

2. Mengumpulkan data-data yang diperoleh dari pihak perusahaan. Data-data yang

diperlukan dari pihak perusahaan yaitu berupa data tentang karyawan, data gaji

serta komponen-komponennya.

3. Mendesain tabel, tabel adalah sekumpulan data atau informasi spesifik tentang

subyek tertentu yang disusun dalam bentuk kolom dan baris.

4. Merelasikan tabel, relasi antar tabel digunakan untuk mengola database. Apabila

relasi telah dibuat maka perubahan yang dilakukan pada tingkat relasi dapat

mengakibatkan perubahan dalam tabel aslinya

5. Merancang query

Query dirancang untuk:

a. Merelasikan record, data dan field, antara tabel-tabel, query-query, atau

kombinasinya.

b. Menciptakan field baru beserta record dan data baru dalam query itu

sendiri.

c. Menyajikan bahan untuk dasar pembuatan form atau report.

6. Merancang form, form dirancang untuk menampilkan field-field yang

dibutuhkan dan label penjelasannya dalam format tampilan yang lebih menarik.

Sebuah formulir menitikberatkan pada informasi yang dibutuhkan.

22  

7. Merancang report, report digunakan untuk menampilkan data atau mencetak

informasi yang berasal dari tabel atau query. Report merupakan hasil akhir dalam

pengolahan database yang menggunakan microsoft access.

8. Melakukan uji coba aplikasi sistem. Dalam hal ini peneliti mencoba menerapkan

aplikasi sistem informasi penggajian yang telah dibuat pada Focus Copy Center.

Cara melakukan uji coba tersebut adalah dengan menggunakan data yang ada,

apakah sudah bisa beroperasi atau belum. Dan apabila terjadi kesalahan logika pada

sistem maka akan dilakukan perbaikan-perbaikan.