new astinaerp – end user manual · 2019. 10. 24. · preventive maintenance merupakan prosedur...

44
AstinaERP – End User Manual Enterprise Asset Management

Upload: others

Post on 28-Oct-2020

10 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

AstinaERP – End User Manual

Enterprise Asset Management

Page 2: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

2

Service Request

Service Request adalah prosedur untuk mendaftarkan setiap equipment breakdown, baik Schedule maupun Unscheduled, yang dilaporkan secara real time oleh Operator / Pengawas ke bagian PIT Control (Mining Control). Setelah didaftarkan, PIT Control akan menginformasikan ke Base Control / Plant Control mengenai event breakdown tersebut agar segera di follow up ke mekanik terkait.

Jika ternyata breakdownya sifatnya unscheduled, Plant Control akan mengenerate sebuah work order. Selanjutnya Plant Control akan menginformasikan nomor work order tersebut ke user Plant untuk kemudian melengkapi dokumen work order nya. Namun jika sifatnya scheduled berakdown, user Plant Control akan meminta informasi nomor work order PM yang akan dikerjakan ke user Plant untuk kemudian nomor work order tersebut ditambahkan ke dokumen service request yang dibuat.

Jika Equipment statusnya sudah ready, user Plant akan melakukan closing work order untuk kemudian diinformasikan ke user Plant Control. Selanjutnya user Plant Control akan melakukan closing dokumen service request dan kemudian diinformasikan ke PIT Control agar segera di follow up ke bagian Operation.

Proses 1: Pembuatan Service Request Task 1 – Pembuatan Service Request | Pit Control

1. Masuk ke menu Enterprise Asset Management | Case Management | Service Request. 2. Buat isian sbb:

Service RequestGenerate WO

Unschedule / Attach WO Schedule

Input Part, Mechanic

Work Order ApprovalClose Work OrderClose Case Request

Page 3: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

3

Field Deskripsi Cara Isi Organization Nama Proyek Pilih Case No. Nomor service request Otomatis terisi Unit No. Nomor equipment yang rusak Pilih, misalnya 60080EX Work Order Nomor Work Order Otomatis terisi jika user base control sudah

melakukan proses Generate Work Order untuk unscheduled breakdown.

Untuk scheduled breakdown di isi dengan nomor work order PM yang dibuat oleh user Plant.

Summary Deskripsi kerusakan equipment Isi Request Type Jenis kerusakan Otomatis terisi Unschedule Maintenance Status Status service request Otomatis terisi Open Priority Prioritas dari perbaikan kerusakan Pilih, misalnya Medium

3. Klik tombol Save untuk menyimpan data Service Request. 4. Tutup menu.

Note: Setelah dokumen Service Request berhasil disimpan, email akan otomatis terkirim ke user base control sebagai notifikasi yang memerlukan follow up dari bagian Plant.

Task 2 – Update Service Request | Base Control

1. User base control akan menerima email sbb:

Page 4: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

4

2. Untuk melakukan update dokumen Service Request, user base control bisa membuka menu nya di Enterprise Asset Management | Case Management | Service Request, atau membukanya langsung di panel Home | Activities | Request seperti berikut

Nomor yang ada di Request menunjukan jumlah dokumen Service Request yang status nya masih Open.

3. Cari Service Request berdasarkan nomor dokumen Service Request atau maupun nomor equipment yang ada di email notifikasi.

4. Update isian sbb:

Page 5: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

5

Field Deskripsi Cara Isi Status Status service request Pilih status Check by Mechanic.

5. Klik tombol Save untuk menyimpan data Service Request. 6. Setiap perubahan status, maka email notifikasi otomatis akan terkirim

7. Jika berdasarkan laporan Mekanik proses perbaikan perlu dilakukan dikarenakan proses unscheduled breakdown, maka user base control selanjutnya melakukan proses Generate Work Order dengan mengklik tombol Generate WO from Case.

Page 6: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

6

Hasilnya kolom Work Order akan otomatis terisi dengan nomor work order hasil proses Generate WO from Case.

Namun jika ternyata breakdown nya merupakan scheduled breakdown, maka user base control akan meminta nomor work order PM dari plant untuk kemudian diisikan ke ke kolom Work Order.

8. Ubah statusnya menjadi In Progress. Email notifikasi otomatis terkirim sbb

9. Tutup menu.

Note: Proses selanjutnya adalah pengerjaan work order yang dihasilkan dari proses Generate WO from Case. Proses ini dijelaskan pada bagian Unplanned Maintenance atau Planned Maintenance dari dokumen user manual ini.

Task 3 – Closing Service Request | Base Control

Jika pengerjaan work order sudah selesai dilakukan dan plant sudah melakukan proses closing dokumen work order nya, maka proses selanjutnya base control akan melakukan closing dokumen service requestnya.

Page 7: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

7

1. Masuk ke menu Enterprise Asset Management | Case Management | Service Request. 2. Cari Service Request berdasarkan Nomor Service Request maupun nomor Asset. 3. Ubah status service request menjadi Close.

4. Klik tombol Save untuk menyimpan data Service Request. 5. Tutup menu.

Page 8: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

8

Unplanned Maintenance

Work Order Unschedule adalah suatu dokumen perintah pengerjaan perbaikan equipment breakdown untuk mekanik yang dibuat oleh Plant Control. Breakdown yang tergolong unschedule adalah breakdown yang terjadi karena Operasional di Tambang (tidak terencana).

Dokumen Work Order Unschedule digunakan sebagai dasar untuk permintaan Part ke bagian Warehouse, dan setiap dokumen Work Order Unschedule harus melalui Approval Head of Plant Dept.

Plant Supervisor/Planner harus melengkapi isian dari dokumen tersebut dan melakukan proses Closing jika pengerjaan work order nya sudah lengkap.

Proses 1: Work Order Unscheduled Task 1 – Update Work Order | Plant

1. Masuk ke menu Enterprise Asset Management | Work Shop | Work Order - Corrective. 2. Cari WO berdasarkan nomor dokumen WO yang di generate oleh dokumen Service Request pada bagian

sebelumnya. 3. Update isian sbb:

Service Request

Open WO Unschedule

Input Part, Mechanic

Work Order Approval

Close Work Order

Close Case Request

Page 9: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

9

Field Deskripsi Cara Isi Asset Unit No Terisi otomatis dari dokumen Service

Request

Activity Activity untuk Work Order tersebut Terisi otomatis dari dokumen Service Request, update jika diperlukan

Description Description kerusakan Asset Terisi otomatis dari dokumen Service Request, update jika diperlukan

Breakdown Date Tanggal dan waktu breakdown Isi

Ready Date Tanggal dan waktu unit statusnya ready Isi

Planned Start Date

Tanggal dan waktu rencana mulai pengerjaan

Isi

Planned Finish Date

Tanggal dan waktu rencana selesai pengerjaan

Isi

Hour Planned Rencana durasi pengerjaan Isi

Hour Actual Aktual durasi pengerjaan Isi

HM Down HM saat unit breakdwon Isi

HM Up HM saat unit statusnya ready Isi

Activity Dimensi Activity yang digunakan Terisi otomatis dari dokumen Service Request, update jika diperlukan

Component Group

Grup komponen Pilih

Page 10: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

10

Action Taken Tindakan yang diambil Pilih

Maintenance Type

Tipe perbaikan Pilih

Component Detail

Detil komponen Pilih

Position Posisi Pilih

Reason for Failure Alasan kerusakan Pilih

Down Type Tipe breakdown Pilih

4. Klik tombol Save untuk menyimpan data Work Order. 5. Tutup menu.

Task 2 – Input Part | Plant

1. Klik tab Parts. 2. Buat parts dengan isian sbb:

Field Deskripsi Cara Isi Product Pilih Part yang di-request Pilih

Resource Qty Jumlah Part yang di-request Isi

3. Klik tombol New untuk menginput part berikutnya. 4. Jika semua part sudah diinput, klik tombol Parent Record untuk kembali ke isian header.

Task 3 – Input Mechanic | Plant

1. Klik tab Mechanics. 2. Buat isian sbb:

Page 11: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

11

Field Deskripsi Cara Isi Resource Pilih mekanik yang mengerjakan Pilih

3. Klik tombol Save. 4. Klik tombol New untuk menginput part berikutnya. 5. Klik tombol Document Action, lalu piih Complete untuk melakukan approval work order. 6. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke isian header.

Note: Setelah dokumen work order berhasil disubmit, email notifikasi akan otomatis terkirim ke head of

plant.

Task 4 – Submit Dokumen | Plant

1. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke isian header. 2. Klik tombol Document Action, lalu piih Complete untuk melakukan approval work order.

Klik tombol Ok.

Note: Setelah dokumen work order berhasil disubmit, email notifikasi akan otomatis terkirim ke user head of plant.

Page 12: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

12

Task 5 – Print Work Order | Plant

1. Klik tombol Print 2. Hasilnya sbb

Note: Jika status dokumen WO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT.

Task 6 – Work Order Approval | Head of Plant

1. User head of plant akan menerima email notifikasi sbb:

Page 13: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

13

2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending.

3. Selanjutnya pilih record yang akan diapprove.

Klik tombol Record Info untuk melihat detil dokumen MR - SRO nya.

4. Untuk melakukan approval ubah pilihan kolom Answer menjadi Yes lalu klik tombol OK. 5. Baris Workflow Activities yang sudah diapprove selanjutnya akan hilang.

Page 14: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

14

Note: Setelah Head of Plant melakukan approval, status WO nya menjadi Complete dan print out work order sudah tidak ada watermark DRAFT nya lagi.

Task 7 – Closing Work Order Unschedule | Plant

Jika pengerjaan work order sudah selesai dilakukan, maka proses selanjutnya adalah closing work order.

1. Masuk ke menu Enterprise Asset Management | Work Shop | Work Order - Corrective. 2. Cari WO berdasarkan nomor WO. 3. Klik tombol Document Action untuk melakukan Closing Work Order.

4. Pilih Close lalu klik tombol Ok. 5. Tutup menu.

Note: Selanjutnya user plant akan menginformasikan ke user plant control bahwa pengerjaan work order sudah selesai dilakukan. Kemudian user plant control bisa melakukan closing dokumen service requestnya.

Page 15: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

15

Planned Maintenance

Work Order Schedule adalah suatu dokumen perintah pengerjaan service berkala dari equipment untuk mekanik yang dibuat oleh Plant. Breakdown yang tergolong schedule selain proses perawatan berkala juga termasuk pergantian major component dari equipment.

Dokumen Work Order Schedule digunakan sebagai dasar untuk permintaan Part ke bagian Warehouse, dan setiap dokumen Work Order Schedule harus melalui approval Head of Plant Dept.

Plant Supervisor/Planner harus melengkapi isian dari dokumen tersebut dan melakukan proses Closing jika pengerjaan work order nya sudah lengkap.

Proses 1: Penginputan Hour Meter

Proses penginputan hour meter adalah proses pencatatan data hour meter equipment yang bertambah setiap hari karena pengoperasian equipment. Hour meter ini digunakan sebagai patokan penentuan jatuh tempo PM Service dan PM Component Replacement.

Task 1 – Penginputan HM | Plant

1. Masuk ke menu Enterprise Asset Management | Work Shop | Meter Log. 2. Buat isian sbb:

Work Order Model

PM Schedule & Rule

Generate Work Order PM /

PCRInput Part

Work Order Approval

Open Service Request

Close Work Order

Close Service Request

PM Historical

Page 16: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

16

Field Deskripsi Cara Isi Organization Nama Proyek Pilih, misalnya Senakin Coal Mine Asset Meter Equipment no Pilih, misalnya 20100DR Transaction Date Tanggal hour meter diperoleh Isi, misal 09/30/2017 Amount Net increase hour meter Isi CurrentAmt Total hour meter saat ini Isi Description Penjelasan yang diperlukan Isi

3. Klik tombol Save untuk menyimpan data. 4. Tutup menu.

Note: Penginputan HM juga bisa dilakukan dengan cara upload data dengan menggunakan template Excel yang sudah ditentukan.

Proses 2: PM Service

Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan service berkala dan atau pergantian major component dari equipment. Service type dari perawatan berkala yang digunakan adalah PM 250 Hour, PM 500 Hour, PM 1000 Hour, dan PM 2000 Hour.

Task 1 – Setup Work Order Model | Plant

Work Order model adalah template work order yang akan digunakan pada saat pembuatan PM schedule untuk masing-masing equipment product model dan service type. Di work model ini didefinisikan PM kit yang digunakan dalam bentuk bill of material yang akan digunakan pada saat pengerjaan work order nya. Dengan menggunakan konsep template work order ini setiap work order PM yang di generate dari sistem sudah otomatis beserta dengan part number yang telah di definisikan di work order model nya.

Work order model ini hanya perlu di setup setiap ada product model baru saja Jika ada unit baru namun product model yang sama dan sudah pernah disetup sebelumnya, tidak perlu dibuatkan work order model yang baru.

1. Masuk ke menu Enterprise Asset Management | Setup | WO Model. 2. Update isian sbb:

Page 17: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

17

Field Deskripsi Cara Isi Name Nama untuk Work Order Model Isi

Description Penjelasan yang diperlukan Isi

Product Nama bill of material yang menjadi PM kit dari wo model

Pilih

3. Klik tombol Save untuk menyimpan data Work Order Model. 4. Tutup menu.

Note: Isian tab Bill of Material (BoM) akan ter-generate berdasarkan pilihan Product BoM yang dipilih. Setup Bill of Material dilakukan pada Menu Product di modul Material Management.

Task 2 – Setup PM Schedule | Plant

PM Schedule adalah jadwal service berkala untuk masing-masing equipment untuk setiap service type nya. Dengan demikian jika ada equipment baru maka harus dibuatkan PM Schedule-nya terlebih dahulu.

Isi dari PM Schedule antara lain:

• Service Type • Interval • Work Order Model • Due Rule • Last HM dan Last Date dari PM Schedule sebelumnya • HM saat ini • Informasi kapan akan jatuh tempo.

Page 18: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

18

1. Masuk ke menu Enterprise Asset Management | Setup | PM Schedule. 2. Buat isian sbb:

Field Deskripsi Cara Isi Name Nama untuk PM Schedule Isi, misalkan EX6008 250-X36

Unit No Nomor Asset Pilih, misalkan 60080EX

Service Type Nama Service Schedule Pilih, misalkan PM250

Service Interval Interval dari Service Schedule

250 500

500 1000

1000 2000

2000 20000

Isi, misalkan 500

Description Penjelasan yang diperlukan

Work Order Model

Model Work Order yang digunakan Pilih, misalkan EX3600 PM250

Schedule Status Status PM Schedule

01 Open

50 Due

99 Completed

98 Cancel

Otomatis

Due Rule (%) Batasan agar jatuh tempo (persen) Isi, misalkan 90

Current Date Tanggal hour meter terakhir diinput Otomatis terupdate ketika PM schedule dijalankan, baik secara manual ataupun job

Page 19: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

19

Last Complete Hour

Hour Meter ketika Schedule sebelumnya dilaksanakan

Otomatis

Last Completed Date

Tanggal ketika Schedule sebelumnya dilaksanakan

Otomatis

Current Reading Hour Meter saat ini Otomatis terupdate ketika PM schedule dijalankan, baik secara manual ataupun job

Original Reading Total Hour Meter yang telah di Change Out/Roll Over

Otomatis

Estimated Due Perkiraan Hour Meter ketika jatuh tempo Otomatis

Remains Hour Sisa Hour Meter untuk jatuh tempo Otomatis

Current Percent Due (%)

Persen yang menunjukkan apakah sudah jatuh tempo atau belum

Otomatis

Due Date Tanggal perkiraan akan jatuh tempo Otomatis

3. Klik tombol Save untuk menyimpan data PM Schedule. 4. Tutup menu.

Task 3 – Pembuatan Work Order Schedule | Plant

1. Masuk ke menu Enterprise Asset Management | Office | Generate WO PM Manual. 2. Jalankan proses Generate WO.

Field Deskripsi Cara Isi

Page 20: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

20

Asset Nomor equipment Pilih, misalkan 60080EX

PM Scheduele Nama untuk PM Schedule Pilih, misalkan EX6008 250-X36

3. Klik tombol OK untuk men-generate Work Order PM. 4. Setelah dilakukan Generate Work Order PM maka status PM Schedule berubah otomatis dari 01 menjadi 50. 5. Part PM kit yang di pasang di WO model akan ikut tergenerate menjadi Part List Work Order PM yang

dihasilkan. 6. Tutup menu.

Note: Generate Work Order Schedule bisa dilakukan dengan Job Schedule yang dijalankan secara periodik.

Task 4 – Update WO PM | Plant

Setelah work order PM berhasil di generate, langkah berikutnya adalah user plant akan melakukan update terhadap work order tersebut.

1. Masuk ke menu Enterprise Asset Management | Work Shop | Work Order PM.

2. Find by Work Order Number.

3. Update isian Work Order.

Field Deskripsi Cara Isi Asset Unit No Terisi otomatis dari dokumen Service

Request

Page 21: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

21

Priority Priority untuk Work Order tersebut Terisi otomatis dari dokumen Service Request, update jika diperlukan

Description Description kerusakan Asset Terisi otomatis dari dokumen Service Request, update jika diperlukan

Breakdown Date Tanggal dan waktu breakdown Isi

Ready Date Tanggal dan waktu unit statusnya ready Isi

Planned Start Date

Tanggal dan waktu rencana mulai pengerjaan

Isi

Planned Finish Date

Tanggal dan waktu rencana selesai pengerjaan

Isi

Hour Planned Rencana durasi pengerjaan Isi

Hour Actual Aktual durasi pengerjaan Isi

HM Down HM saat unit breakdwon Isi

HM Up HM saat unit statusnya ready Isi

Activity Dimensi Activity yang digunakan Terisi otomatis dari dokumen Service Request, update jika diperlukan

Component Group

Grup komponen Pilih

Action Taken Tindakan yang diambil Pilih

Maintenance Type

Tipe perbaikan Pilih

Component Detail

Detil komponen Pilih

Position Posisi Pilih

Reason for Failure Alasan kerusakan Pilih

Down Type Tipe breakdown Pilih

4. Update isian Work Order disesuaikan dengan kondisi service yang akan dilakukan.

5. Tutup menu.

Task 5 – Update Part | Plant

1. Klik tab Parts.

Page 22: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

22

2. Update parts dengan isian sbb:

Field Deskripsi Cara Isi Product Pilih Part yang di-request Pilih

Resource Qty Jumlah Part yang di-request Isi

3. Klik tombol Save.

Note: Part pada Work Order PM berasal dari PM kit bill of material yang di generate dari Work Order Model. Ketika telah menjadi Part List Work Order PM, part bisa diupdate atau didelete sesuai kebutuhan.

Page 23: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

23

Task 6 – Input Mechanic | Plant

1. Klik tab Mechanics. 2. Buat isian sbb:

Field Deskripsi Cara Isi Resource Pilih mekanik yang mengerjakan Pilih

3. Klik tombol Save. 4. Klik tombol New untuk menginput mekanik berikutnya. 5. Jika semua part sudah diinput, klik tombol Parent Record untuk kembali ke isian header.

Task 7 – Submit Dokumen | Plant

1. Klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan approval work order, lalu klik tombol OK.

Page 24: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

24

Note: Setelah dokumen work order berhasil disubmit, email notifikasi akan otomatis terkirim ke head of

plant.

Task 8 – Print Work Order | Plant

1. Klik tombol Print 2. Hasilnya sbb

Note: Jika status dokumen WO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT.

Page 25: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

25

Task 9 – Work Order Approval | Head of Plant

1. User head of plant akan menerima email notifikasi sbb:

2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending.

3. Selanjutnya pilih record yang akan di approve.

Page 26: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

26

Klik tombol Record Info untuk melihat detil dokumen MR - SRO nya.

4. Untuk melakukan approval ubah pilihan kolom Answer menjadi Yes lalu klik tombol OK. 5. Baris Workflow Activities yang sudah di approve akan hilang.

Note: Setelah Head of Plant melakukan approval, status WO nya menjadi Complete dan print out work order sudah tidak ada watermark draft nya lagi.

Task 10 – Closing Work Order Unschedule | Plant

Jika pengerjaan work order sudah selesai dilakukan, maka proses selanjutnya adalah closing work order.

1. Masuk ke menu Enterprise Asset Management | Work Shop | Work Order - PM. 2. Cari WO berdasarkan nomor WO, lalu klik tombol Document Action untuk melakukan Closing Work Order. 3. Pilih Close lalu klik tombol Ok.

Page 27: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

27

4. Tutup menu.

Note: Selanjutnya user plant akan menginformasikan ke user plant control bahwa pengerjaan work order sudah selesai dilakukan. Kemudian user plant control bisa melakukan closing dokumen service request nya.

Page 28: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

28

Work Order Issued dan Maintenance Costing

Dalam pengerjaan work order, tentunya diperlukan pengambilan part dari warehouse yang akan digunakan dalam proses pengerjaannya. Dari cost part yang digunakan inilah cost maintenance dari proses pengerjaan work order bisa dihitung dan otomatis masuk ke jurnal GL di modul Finance.

Proses 1: Pembuatan Work Order Issued

Untuk proses pengambilan part dari warehouse digunakan dokumen work order issued.

Task 1 – Pembuatan Work Order Issued | Warehouse

1. Masuk ke menu Enterprise Asset Management | Work Shop | Work Order Issued. 2. Buat Work Order Issued sbb:

Field Deskripsi Cara Isi Organization Nama Proyek Pilih

Document No Nomor Work Order Issued Otomatis

Work Order (OT) Nomor Work Order Pilih

Description Keterangan yang diperlukan Isi

Warehouse Warehouse tempat Part dikeluarkan Pilih

Movement Date Tanggal Issued Otomatis terisi hari ini

Business Unit Business Unit yang digunakan Terisi otomatis dari business unit dari unit no yang digunakan di dokumen work order

Page 29: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

29

Activity Activity yang digunakan Terisi otomatis dari activity yang digunakan di dokumen work order

3. Klik tombol Generate Issued Line untuk mengenerate Part List Work Order. 4. Hasil Part List Work Order dapat dilihat pada Tab Work Order Issued Line untuk update quantity yang di-

issued.

5. Lakukan proses Issued dengan klik tombol Document Action lalu pilih Complete. 6. Tutup menu.

Task 2 – Work Order Costing | Finance

1. Masuk ke menu Enterprise Asset Management | Work Shop | Work Order Issued. 2. Cari berdasarkan nomor Work Order.

Klik tombol Posted untuk melihat Work Order Costing.

Note: Tombol Posted hanya muncul untuk user dengan role yang memiliki akses ke Accounting rule.

Page 30: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

30

3. Hasilnya sbb:

Page 31: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

31

Financial – Maintenance Costing

Hasil posting GL dari window Work Order Issued

Jika disimpulkan hasil posting nya adalah:

Db Maintenance expense Cr Inventory

Berikut adalah dimensi accounting yang digunakan:

Dimensi Deskripsi Rule Accounting Organization Nama Project Project dari work order Business Unit Business Unit dari equipment Equipment dari work order Akun Credit Akun dari Inventory Akun Debit Akun dari pengeluaran

Maintenance *Sesuai konfigurasi antara product category dari part dan activity work order

Activity Aktivitas Activity dari work order Product Part yang digunakan Account Date Tanggal transaksi Tanggal dari dokumen work order issued

Note: Konfigurasi akun yang melibatkan antara product category part beserta activity dari work order akan dibahas lebih lanjut di user manual Finance.

Page 32: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

32

Business Intelligence – Mining Dashboard

Page 33: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

33

Proses 1: Power BI Desktop Task 1 – Production Dashboard

1. Login ke powerbi.astinaconsulting.com. 2. Di Workspace pilih report Production

Figure 1. Production performance

Task 2 – Equipment Performance Dashboard

1. Login ke powerbi.astinaconsulting.com. 2. Di Workspace pilih report EX Performance.

Page 34: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

34

Figure 2. EX Performace

3. Klik drilldown untuk melihat detil unit per model nya:

Figure 3 EX Performance Drilldown

Page 35: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

35

4. Di Workspace pilih report DX Performance:

Figure 4 DT Performance

5. Klik drilldown untuk melihat detil unit per model nya:

Figure 5 DT Performance Detail

Page 36: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

36

Task 3 – Maintenance Performance Dashboard

1. Login ke powerbi.astinaconsulting.com. 2. Di Workspace pilih report Maintenance Expense.

Figure 6 Maintenance Expense

3. Klik drilldown untuk melihat detil unit per model nya:

Figure 7 Maintenance Expense Detail

Page 37: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

37

Task 4 – Finance Performance Dashboard

1. Di Workspace pilih report Finance Overview.

Figure 8 FInance Performance

2. Pilih report PNL

Figure 9 PNL Performance

Page 38: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

38

3. Pilih report Balancesheet

Figure 10 Balance Sheet

4. Pilih report Income Statement

Figure 11 Income Statement

Page 39: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

39

Proses 2: Power BI Mobile Task 5 – Power BI Mobile

1. Buka apalikasi Power Bi di smartphone Anda. 2. Di Workspace pilih dashboard yang diinginkan.

3. Pilih report yang diinginkan

Figure 12 Production performance

Page 40: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

40

Figure 13 Equipment performance

Figure 14 Maintenance Expnese

Page 41: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

41

Figure 15 Maintenance Expense Drilldown

Figure 16 PNL

Page 42: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

42

Figure 17 Balance Sheet

Figure 18 Income Statement

Page 43: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

43

Page 44: New AstinaERP – End User Manual · 2019. 10. 24. · Preventive Maintenance merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan berkala dan atau. service pergantian major component

44

AstinaERP AstinaERP adalah solusi manajemen bisnis yang terintegrasi dan flexible yang akan mengoptimalkan proses Financial, Supply Chain, Inventory, dan Asset Management perusahaan. Solusi ini akan memudahkan anda untuk dapat mengambil keputusan perusahaan dengan lebih cepat dan akurat.

T. 021 275 344 57 / 58 F. 021 275 344 59 E. [email protected] www.astinaconsulting.com