monev csr
TRANSCRIPT
2
PENGANTARMonitoring dan evaluasi yang akan dikembangkan dimaksudkan untuk memastikan bahwakegiatan CSR di lapangan dilaksanakan sesuai dengan rencana dan agenda bisnis yangditetapkan serta mampu beradaptasi terhadap kondisi lapangan yang berbeda-beda. Untukmemastikan bahwa semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan memilikipemahaman dan kualitas yang setara dalam melaksanakan monitoring dan evaluasi makadiperlukan acuan pelaksanaan monitoring dan evaluasi.
Pentingnya monitoring dan evaluasi sebagai mekanisme pengukuran hasil dalam manajemenCSR dapat dirumuskan sebagai berikut.
Jika kita tidak dapat mengukur hasil, kita tidak dapatmembedakan keberhasilan dengan kegagalan
Jika kita tidak dapat melihat keberhasilan, kita tidak dapatmemberi penghargaan
Jika kita tidak dapat menghargai keberhasilan, kita mungkinmemberi penghargaan pada kegagalan
Jika kita tidak dapat melihat keberhasilan, kita tidak dapatbelajar darinya
Jika kita tidak dapat mengenali kegagalan, kita tidak dapatmengoreksinya
Jika kita dapat menunjukkan hasil, kita akan memenangkandukungan banyak pihak
TUJUANMonitoring dan evaluasi dilaksanakan dengan tujuan:
Sebagai alat pengambil kebijakan untuk mengembangkan kebijakan, program, dankegiatan sesuai dengan kebutuhan lapangan dan rencana bisnis
Sebagai sarana untuk menentukan apakah kebijakan, program, maupun kegiatan yangberlangsung perlu diperluas dan diperkuat, diperbaiki, atau dihentikan
Untuk menilai efektivitas dan efisiensi secara menyeluruh dari kebijakan, program,dan kegiatan terkait dengan dampak dan implikasi secara langsung maupun tidaklangsung, efektivitas biaya, dan keberlanjutan
3
PRINSIP-PRINSIP MONITORING DAN EVALUASIMonitoring dan evaluasi mendukung tata kelola yang baik
Transparansi: semua temuan disampaikan kepada pemangku kepentingan utama Akuntabilitas: mendorong tanggung gugat pelaksanaan agenda CSR Partisipasi: memfasilitasi keterlibatan pemangku kepentingan khususnya penerima
manfaat
Monitoring dan evaluasi dilaksanakan dengan etis dan penuh integritas Kerahasiaan: memastikan penggunaan yang bertanggung jawab dari informasi dan
data yang sensistif Objektif: mempergunakan pendekatan, metode, dan alat yang mengupayakan akurasi
dan keseimbangan informasi Pelibatan pihak-pihak yang sesuai: semua pihak yang terkait harus mendapat
kesempatan untuk berkontribusi
Monitoring dan evaluasi yang bermanfaat Terintegrasi dengan agenda CSR: dilaksanakan sesuai dengan prioritas CSR dan
memberikan umpan balik efektivitas agenda CSR Peduli konteks: memperhatikan konteks dimana kegiatan dilaksanakan sehingga
umpan balik menjadi sesuai dan mendukung perbaikan terus menerus Berorientasi kualitas: memastikan peningkatan kualitas proses dan hasil dari agenda
CSR
Monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan secara efektif Terencana: dilaksanakan dengan jadwal dan sesuai dengan siklus kegiatan Terkelola: wewenang, otoritas, dan proses yang dirumuskan dengan baik Sistematis: didesain sebagai sistem bukan kegiatan yang terpisah dari pelaksanaan
agenda CSR
4
PENGERTIAN MONITORING DAN EVALUASIMonitoring dan evaluasi pada dasarnya adalah bagian dari siklus manajemen berbasis hasilyang secara skematik dapat digambarkan sebagai berikut.
Monitoring
Pengertian: adalah proses yang terus menerus mengumpulkan dan menganalisa data daninformasi pelaksanaan kebijakan, program, dan kegiatan CSR; menilainya berdasar indikatordan target yang telah ditetapkan; serta merumuskan hal-hal yang diperlukan untuk mengatasipenyimpangan ataupun memastikan pencapaian target.
Monitoring akan menyediakan kepada pengelola dan pemangku kepentingan informasi tentangkemajuan pelaksanaan kegiatan, termasuk didalamnya adalah masalah dan penanganannya,penggunaan anggaran, maupun kerangka waktu penyelesaian. Melalui monitoring upayaperbaikan sementara kegiatan berlangsung dapat dilaksanakan.
5
Aras:Input Apakah sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan
telah tersedia dalam kuantitas dan kualitas yang sesuai; bila tidak adaapakah telah ada pengganti. Apakah semua prasyarat dan prakondisisudah terpenuhi
Aktivitas Apakah kegiatan dilaksanakan sesuai jadwal dan rencana; apakah SOPdan tata kelola (governance) ditaati; hal-hal yang harus diadaptasi
Output Apakah hasil kegiatan sesuai dengan indikator dan target; bila adapenyimpangan, apa yang menjadi sebab dan bagaimana mengoreksinya
Evaluasi
Pengertian: adalah telaah dari kebijakan, program, dan kegiatan CSR yang berjalanberdasarkan konteks, relevansi, dampak dan outcomes, keberlanjutan, efektivitas danefisiensi berdasar data dan informasi yang kredibel.
Evaluasi akan memberikan masukan kepada pengambil kebijakan dan penanggung jawabtentang efektivitas kebijakan dan program, dampak dan pengaruh yang ditimbukan secaralangsung maupun tidak, relevansi kegiatan dengan konteks, serta inisiatif dan adaptasilapangan yang dapat menjadi praktik terbaik (best practices). Semuanya akan menjadisarana perbaikan kebijakan, penguatan kelembagaan dan tata kelola, penetapan anggaranserta penilaian terhadap keberlanjutan program dan kegiatan.
Aras:Evaluasi
Proyek/KegiatanEvaluasi kesiapan pelaksanaan dan evaluasi akhir proyek, kinerja daripengelola proyek/kegiatan terutama dikaitkan dengan pencapaiantarget, anggaran, dan kerangka waktu
Evaluasi Program Evaluasi implementasi program dalam proyek/kegiatan, efektivitasintervensi, keberlanjutan serta tata kelola pelaksanaan program
Evaluasi Dampak Dampak jangka panjang yang dihasilkan dari pelaksanaan intervensiCSR secara langsung maupun tidak langsung, direncanakan maupuntidak direncanakan
Evaluasi Tematik Evaluasi tentang tema tertentu (perempuan dan anak, lingkungan,konflik, dsb) dari beberapa intervensi/program CSR
EvaluasiKelembagaan
Evaluasi tentang tata kelembagaan dan tata kelola termasukdidalamnya proses dan sistem kerja dikaitkan terutama denganefektivitas pencapaian prioritas agenda nasional
6
DISTRIBUSI TUGAS DAN TANGGUNG JAWABDistribusi tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan monitoring dan evaluasi beradapada tiga jenjang.
1. Perusahaan melaksanakan monitoring dan evaluasi pada kebijakan nasional khususnyayang berada pada cakupan CSR manusia, kebudayaan, dan CSR sosial. Selain ituberbagai agenda CSR seperti yang dipaparkan dalam Visi dan/atau MISI yang memilikikarakteristik lintas sector/isu dan lintas wilayah juga menjadi cakupan dariPerusahaan.
2. Kementrian/Lembaga teknis melaksanakan monitoring dan evaluasi pada kebijakankementrian yang merupakan turunan dari kebijakan nasional. Pelaksanaan agendaCSR sektoral atau teknis juga merupakan wilayah tanggung jawab darikementrian/lembaga teknis.
3. Pengelola program/proyek secara khusus melakukan monitoring dan evaluasi padakebijakan operasional dan pelaksanaan kegiatan CSR yang ditugaskan.
Distribusi tugas dan tanggung jawab tersebut dapat disusun dalam skema sebagai berikut.
•Kebijakan bisnis•Program CSR lintassektor dan lintasstakeholder
Perusahaan
•Kebijakan operasional•Strategi danpendekatan programCSR
Pelaksana•Operasional lapangan•Optimalisasi sumberdaya lokal
Komunitas
7
PERENCANAAN MONITORING DAN EVALUASI
Penyusunan Kerangka Logis
Kerangka logis adalah urutan yang mengaitkan dari hasil yang diharapkan dari pelaksanaanprogram/ agenda CSR dengan outcomes, output, kegiatan, dan input. Kerangka logis disusunsebagai berikut:
Visi: ______________________________________________________Misi: ______________________________________________________Area: ______________________________________________________
INPUT KEGIATAN OUTPUT OUTCOMES DAMPAKIdentifikasi sumberdaya yangdibutuhkan untukmelaksanakankegiatan
Identifikasikegiatan apa sajayang diperlukanuntuk menghasilkanoutput
Satu kegiatandapat menghasilkanlebih dari satuoutput
Hasil langsung daripelaksanaankegiatan
Dalam jangkamenengah outputakan menjadioutcomes,karenanya rumusanoutput harusrelevan denganoutcomes
Perubahan jangkapanjang yangdiharapkan terkaitdengan perubahanpengetahuan,sikap, dan perilakudari penerimamanfaat.
Outcomes menjadipenentu pencapaiantujuan program
Perubahan jangkapanjang, dampakpada penguranganaspek negatif(penyakit, kriminal,kemiskinan, dsb)dan/ataupenambahan aspekpositif (usiaharapan hidup,pendapatan, etc)
Penetapan Indikator, Target dan Kerangka Waktu
Setelah impact, outcomes, output, kegiatan, dan input dirumuskan, maka untuk masing-masing aspek perlu dilengkapi dengan indikator, target dan kerangka waktu. Indikator adalah hal-hal yang dapat
diukur dan diobservasi dari suatukondisi sehingga memberikaninformasi mengenai status kondisitersebut. Contoh: indikatorkemiskinan dapat diukur daripendapatan, pengeluaran, atau kepemilikan. Rumusan indikator sebaiknya juga sudahmencakup ukuran untuk setiap indikator. Ukuran adalah instrumen, alat, atau metode
BaselineData
PerbaikanDiinginkan TARGET
8
yang dapat menyediakan data terukur. Contoh: ukuran untuk pendapatan keluarga miskinadalah pendapatan uang cash yang diperoleh seluruh anggota keluarga dalam sehari
Target adalah nilai atau tingkat dari ukuran yang diinginkan pada waktu tertentu di masadepan. Contoh: pendapatan keluarga miskin meningkat sebanyak 50% dalam satu tahun.Untuk dapat diketahui apakah terdapat kemajuan atau perbaikan, maka target sebaiknyadilengkapi dengan benchmark atau baseline.
Kerangka waktu adalah perkiraan waktu terbaik ketersediaan input, pelaksanaankegiatan, pencapaian output, outcomes dapat diobservasi, dan dampak dapat dikaji.
MATRIK PERENCANAAN
INPUT KEGIATAN OUTPUT OUTCOMES DAMPAKRUMUSAN
INDIKATOR
TARGET
KERANGKAWAKTU
Untuk setiap indikator dan target yang ditetapkan data yang diperlukan dan sumber datasehingga dapat dilakukan monitoring dan evaluasi sesuai dalam kerangka waktu yang ada.Data primer adalah data yang didapatkan langsung dari lapangan dan dapat berbentuk datakuantitatif, data kualitatif, maupun data visual. Data sekunder adalah data yang dikumpulkandari sumber-sumber tertulis yang dapat dipertanggung jawabkan. Secara skematis setiapindikator berikut data dan metode pengumpulan datanya dapat digambarkan sebagai berikut.
Sumber
Jenis Data
Rumusan Indikator Indikator A
Primer
Observasi Interview/Diskusi
Survey/Sensus
Sekunder
Laporan Publikasi
9
Pengelolaan Data
Kegiatan monitoring dan evaluasi bertumpu pada kegiatan utama yaitu pengelolaan data.Secara skematis pengumpulan data mencakup hal-hal sebagai berikut:
TAHAP PENGOLAHAN DESKRIPSI01 Sumber Data apa yang akan dikumpulkan, berasal dari mana, apakah
terdapat tiga sumber atau jenis data, apakah membutuhkanproxy
02 Pengumpulan Siapa yang akan mengumpulkan data, bagaimana caramengumpulkan, berapa lama waktu mengumpulkan, danberapa sering pengumpulan data dilaksanakan
03 Penggabungan danPenyimpanan
Bagaimana data yang berbeda dari sumber yang berbedadigabungkan/dikombinasikan, dimana dan oleh siapa datadisimpan, disimpan dalam format/dengan cara apa
04 Analisa Analisa data adalah proses untuk memeriksa,membersihkan, mentransformasi, dan membuat model daridata dengan tujuan menghasilkan informasi yang berguna.Memeriksa adalah memastikan akurasi dan konsistensi datayang dikumpulkan, membersihkan adalah memisahkan datayang dapat dipergunakan dan yang tidak, mentransformasiadalah mengubah data dalam format yang sesuai(persentase, tabel, timeline, narasi, dsb), membuat modeladalah menyusun semua data dalam satu kerangka,deskripsi, logika.
05 Pelaporan Kepada siapa informasi/hasil analisa data disampaikan,untuk kepentingan apa, dan disampaikan seberapa sering
06 Pemanfaatan Bagaimana informasi/hasil analisa akan dimanfaatkan, siapasaja yang akan memanfaatkan
Pemangku Kepentingan
Proses perencanaan monitoring dan evaluasi perlu sejak awal mengidentifikasi pemangkukepentingan dari kegiatan yang akan dilaksanakan. Identifikasi ini diperlukan untukmenentukan sejauh mana dan dalam bentuk apa keterlibatan mereka dalam prosesmonitoring dan evaluasi. Identifikasi pemangku kepentingan dan perumusan keterlibatanmereka dapat dilakukan dengan memanfaatkan tabel berikut.
10
Stakeholder Peran danKeterlibatan
Kepentingandalam
Monitoring-Evaluasi(penerima
manfaat/ dampak,pelaksana,
penanggung jawab,dll)
BentukKeterlibatan
dalamMonitoring-
Evaluasi
Kapan danBerapa Sering
Terlibat(awal,
implementasi,segera setelahselesai; sekaliperiodik, dsb)
Eksternal
Internal
Alat Monitoring
Monitoring dilakukan dengan menggunakan indikator dan target sebagai acuan utama.Kinerja pelaksanaan program/proyek dinilai berdasarkan pencapaian target denganmemperhatikan asumsi-asumsi atau resiko yang telah diidentifikasi sebelum program/proyekberjalan. Pencapaian kinerja perlu dilengkapi dengan sumber data dan penjelasan mengapatarget tercapai atau tidak tercapai. Langkah berikutnya adalah merumuskan rekomendasiuntuk memperbaiki atau mempertahankan kinerja pencapaian target.
TABEL MONITORINGProgram/Proyek: Periode:Lokasi: Pelaksana:
INDIKATOR TARGET PENCAPAIAN PENJELASAN REKOMENDASI1.2.3.
Alat Evaluasi
Evaluasi dilaksanakan dengan memperhatikan tigas aspek utama yaitu kebijakan/strategi,operasi pelaksanaan program/proyek, dan pembelajaran. Seperti telah dipaparkan diatas,terdapat beberapa jenis evaluasi proyek, evaluasi program, evaluasi dampak, evaluasitematik, dan evaluasi kelembagaan. Jenis dan tujuan evaluasi perlu sejak awal ditentukan
11
sehingga pelaksanaan evaluasi dapat efektif. Bahan dasar evaluasi adalah laporan monitoringyang dapat dilengkapi dengan kajian/verifikasi lapangan. Tabel yang dapat dipergunakansebagai alat bantu evaluasi adalah sebagai berikut.
TABEL EVALUASIProgram/Proyek: Jenis Evaluasi:Lokasi: Pelaksana:Periode Pelaksanaan: Tanggal Evaluasi:
ASPEK DESKRIPSI TELAAH KESIMPULAN &REKOMENDASI
Kebijakan/Strategi Apakah kita melakukan hal yangbenar? Hasil program/proyek sesuai
dengan maksud Proses perubahan yang
direncanaka terealisir Dampak langsung maupun
tidak langsungOperasi Apakah kita telah melaksanakan
secara benar? Efektivitas pencapaian
outcomes Efisiensi pemanfaatan sumber
daya Tanggapan/manfaat pada
penerima manfaat/pemangkukepentingan
Pembelajaran Apakah perbaikan yang dapatdilaksanakan? Praktik terbaik dari program/
proyek Pembelajaran yang didapat
(positif/negative,langsung/tidak)
Alternatif perbaikan yangdapat dilaksanakan
Alat Pengumpulan Data
Terdapat berbagai macam teknik pengumpulan data untuk kegiatan CSR. Berikut dipaparkanempat jenis alat pengumpulan data yang paling sering dipergunakan dan dapatdipertimbangkan untuk dikombinasikan.
12
Alternatif Alat
Karakteristik Observasi Survey-SensusInterview dan
DiskusiLaporan &Publikasi
BiayaBila wilayah
observasi luas,biaya cukup tinggi
Survey akan lebihrendah daripada
sensus
Interview secaraindividual akan
membutuhkan biayalebih tinggi
dibanding diskusipanel/FGD
Secara umummembutuhkan biayayang relatif rendah
Pelaksanaan
Observasidilaksanakan
denganmengunjungi secaralangsung lokasi ataupenerima manfaat
danmendokumentasikan
temuan lapangan
Surveydilaksanakan
dengan menetapkansample danmelakukan
pengambilan datamenggunakan
sample.Sensus
mengumpulkan datadengan mendatangi
semuasubyek/populasi
Interviewdilaksanakan
dengan tatap mukasatu persatu.
Diskusidilaksanakan
denganmengumpulkan
sejumlahnarasumber
sehingga dapatverifikasi langsung
Pengumpulanberbagai laporan
dan publikasi yangrelevan, diikuti
dengan pemilahan,pemilihan, danpengelompokan
data dan informasiyang relevan
Jenis DataObservasi terutamauntuk mendapatkan
data visual
Survey dan sensusmenampilkan datakuantitatif. Survey
menggunakansample.
Dimaksudkan untukmendapatkan data
kualitatif dankonteks.
Dipergunakan untukmendapatkan data
sekunder dariberagam sumber.
WaktuPenyelesaian
Sedang. Luaswilayah akan
menentukan lamaobservasi
Sedang ke lama.Survey lebih cepat
dilaksanakandaripada sensus
Sedang. Diskusiakan lebih cepat
dilaksanakandaripada interview
Pendek ke sedang.Jumlah dan jenislaporan/publikasimenentukan waktu
Prasyarat
Membutuhkanobserver yang
memilikipengalaman agar
dapat efektif
Kualitasenumerator dansistem verifikasiakan menentukan
akurasi data
Pewawancara danfasilitator yang
trampil diperlukanuntuk mendapatdata berkualitas
Keragaman laporandan publikasi
sangat diperlukan.Peneliti harus dapat
mengkombinasitemuan
KeterlibatanPemangku
KepentinganSedang Sedang Tinggi Rendah
13
PENUTUPDisadari sepenuhnya proses monitoring dan evaluasi untuk kegiatan CSR membutuhkanketerlibatan semua pihak. Tiga hal yang perlu menjadi prasyarat dasar adalah: distribusiperan dan tanggung jawab yang jelas, ketersediaan sumber daya yang berkualitas danmemadai, serta penataan kelembagaan.
Proses monitoring dan evaluasi dapat dilaksanakan secara internal atau eksternal. Prosesmonitoring dan evaluasi internal memungkinkan monitoring dan evaluasi dilaksanakan relatifcepat dan mudah karena tidak membutuhkan proses pengadaan konsultan eksternal sertayang melakukan lebih memahami maksud dan tujuan kebijakan, program, maupun kegiatannamun bila tidak dikelola dengan baik berpotensi memunculkan konflik kepentingan. Prosesmonitoring dan evaluasi eksternal meminimalisir konflik kepentingan dan bila dilakukandengan benar akan memberikan masukan dan perspektif yang lebih kaya.
Pada saat ini proses monitoring dan evaluasi dituntut untuk dilaksanakan secara terbuka danpartisipatif, yang memberikan ruang partisipasi kepada pemangku kepentingan terutamapenerima manfaat/dampak. Pendekatan partisipatif memperkaya proses monitoring danevaluasi dengan konteks, masukan, dan perspektif lapangan.
Akhirnya, kegiatan monitoring dan evaluasi perlu terlembaga menjadi mekanisme yang secarainheren melekat pada manajemen CSR.
AMERTA Social Consulting & Resourcing
Jl. PuloAsem Utara A 20Kelurahan Jati, Pulo Gadung, Jakarta 13220, Indonesia
Ph: 62-21-29833288; Fax: 62-21-4719005www.amerta.id