Disusun oleh :Drs. I Wayan Pura Ys.

Milik SMKN 1 MataramTidak Diperjualbelikan

2010

Modul Ms Acces1

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLEHRAGA KOTA MATARAM

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN ( SMK )NEGERI 1 MATARAMJl. Pejanggik no 28 Mataram. Telp. (0370) 631244 Fax. (0370) 645133

web : smkn1mataram.com emaill : smkn1.mtr.1@gmail.com

Microsoft Acces

KEGIATAN PEMELAJARAN : Kompetensi : Mengoperasikan software aplikasi basis data, melakukan update dan hapus data

TUJUAN PEMBELAJARAN AKHIR

Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan untuk dapat : 1. Melakukan pengoperasian program pengolahan Basis data. 2. Melakukan input data. 3. Melakukan Update data 4. Melakukan Hapus data5. Membuat Form6. Membuat Switchboard

Uraian Materi

Microsoft Access

Cakupan Panduan : 11. Dasar-dasar Microsof Access: Pengenalan software basis data, Memulai Microsoft Access. 22. Pengoperasian Microsoft Access :

Menyiapkan table, Mengisi tabel, Mengedit table, Menampilkan dan menghapus table/record. Menyiapkan Qiery Menyiapkan Form Membuat Switchboard

1Materi Satu :

A. Dasar-dasar Microsoft Access Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah data base yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access diantara dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya. Sebelum mulai sebaiknya Anda persiapkan perhatian Anda dengan menarik napas dalam-dalam agar bangkit semangat Anda, mungkin pada saat ini Anda memilki anggapan bahwa Microsoft Access merupakan hal yang sulit dikerjakan tetapi perkembangan komputer sedemikian rupa dan tidak sesulit bayangan Anda itu, bahkan Anda mungkin menemukan kemudahan-kemudahan sehingga Anda dapat melewati modul ini dengan cepat untuk melanjutkan kepokok bahasan berikutnya.

Modul Ms Acces2

Tujuan Tutorial Dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan Prosedur pengoperasian program Microsoft

Access Mempersiapkan aplikasi dan data masukan Menggunakan aplikasi pemasukan data. Menggunakan aplikasi untuk meng-update data Menggunakan aplikasi untuk men-delete data Mengecek hasil entry data Mengisi chek list entry data

B. MEMULAI MICROSOFT ACCESS Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Task bar Windows 95 – 2000 yaitu dimulai dengan tombol Start – Program – Pilih – Program MS-Access .

Modul Ms Acces3

Sebagai ilustrasi dapat dilihat pada gambar berikut

Gambar 1 ( membuka Ms Acces )

C. LEMBAR KERJA MS- ACCESS

Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base baru dengan dua cara

01. Blank Access Database 12. Access database Wizards. Pages end Projects dan adalagi pilihan yang disediakan yaitu 23. Open Existing File.

2Jika Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama kali dijalankan program MS Access Anda dapat memilih perintah option pada menu tools dan matikan Check Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View.

Gambar 2 ( Tampilan awal Ms Acces )

Modul Ms Acces4

Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS AccessTampilan Jendela MS Access

Pilihan Keteranagn

Blank Access DataBase

Digunakan untuk membuat data base baru yg masih kosong dan Anda dapat menambahkan Obyek tabel, query, Form, Report, dan Obyel lainnya

Blank Data Access Page

Dipakai untuk membuat data base baru yang diberikan oleh MS Access secara bertahap

Project Existing Data

Diapaki untuk membuat data base baru berdasarkan tuntunan yang diberikan oleh microsoft access

Open end existing file

Dipakai untuk membuka file database yang telah dibuat sebelumnya

Gambar 3 ( fungsi Toolbox)

D. MEMBUKA FILE DATABASE Membuka file database MS Access berarti membuka file yang pernah dibuat dan disimpan sebelumnya selain membuka jendela database yang pernah dibuat sebelumnya Anda bisa membuka jendela database baru yang masih kosong caranya dengan memberi perintah Klik menu file pilih New atau pada Toolbars klik tombol new seperti berikut dibagian Toolbars sedang file database yang pernah Anda buat dan disimpan dapat dibuka kembali pada saat dibutuhkan apabila Anda membuka jendela database baru maka jendela database yang terbuka sebelumnya akan ditutup karena pada MS Access tidak dapat membuka lebih dari satu file database Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara berikut ;

11. Pilih Open dari menu file 22. Klik tombol Open yang ada pada bagian toolbars pada database 33. Tekan tombol Shorcut Key , Ctrl + O

234

Modul Ms Acces5

5E. MENUTUP FILE DATABASE Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access maka sebelum menutup file simpan seluruh data yang pernah Anda buka untuk menutup file database salah satu langkah. Berikut ; 11. Klik Menu File pilih Close 22. Klik Icon control Menu yang terletak disudut kiri atas pilih Close 33. Klik ganda pada icon control menu yang terletak di bagian sudut kiri atas dari jendela database. 44. Tekan tombol kombinasi shorcut Key Ctrl + F4 atau Ctrl + W 55. Tekan Tombol Close yang ada dibagian sudut kanan atas dari jendela database 67F. MENUTUP PROGRAM MS ACCESS Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS Access untuk dari program tersebut langkahnya sebagai berikut : 11. Klik menu File pilih Exit

G. MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA MASUKAN.

PROYEK MEMBUAT PROGRAM PENERIMAAN SISWA BARU 01. Buka aplikasi Microsoft Access 12. Klik File New 23. Pilih Blank Database 4. Create nama file database ( Misalnya PSB )

Gambar 4 ( Memilih blank data )

Gambar 5 ( Membuat File baru )

Modul Ms Acces6

Modul Ms Acces7

Materi Dua

1A. Membuat Tabel 1. Pada tampilan PSB Database Pilih Table ( Gambar 6 )2. Buat tabel dengan create table in design view dengan cara klik 2 x sehingga terbuka jendela Table

( Gambar 6 )

Gambar 6 ( Jendela PSB Database )

Gambar 7 ( Fields dan type )

3. Masukan nama-nama field kemudian pilih typenya 4. Tentukan primary Key (Contoh :No_pendf) dengan cara :

Klik Fields No_Pendf, kemudian klik ikon primary Key ( )5. Setelah itu simpan tabel dengan klik ikon save 6 Kemudian beri nama tabel (contoh : daftar) kemudian klik OK7 selanjutnya tabel ditutup dengan klik Close.

Modul Ms Acces8

Hasil pembuatan tabel sebagai berikut, seperti gambar 8.

1

Gambar 8 ( Tabel Daftar )B. Membuat Queries

Fasilitas Queris digunakan untuk memenuhi beberapa permintaan penggunaan data seperti analisis data, perhitungan data dan sebagainya.

Cara Pembuata Query adalah :11. Klik Queries pada bagian objects ( Gambar 9)

Gambar 9

22. Klik 2 x Create query in Design view sama seperti membuat table Akan tampil daftar queries

04. Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add

Modul Ms Acces9

Gambar 10

15. Klik 2 x nama field yang ada pada tabel daftar sehingga nama-nama field tersebut tersimpan dalam daftar queries seperti pada gambar diatas. 26. Pada kolom Jumlah masukan rumus untuk menjumlahkan nilai. Rumus untuk jumlah nilai adalah jumlah nilai Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris dan Matematika.

Gambar 11

17. Buat Rumus untuk Bobot yaitu Bahasa Indonesia dikalikan 1, Bahasa Inggris dikalikan 2 dan Matematika dikalikan 3.

Gambar 12

28. Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas,9. Selanjutnya simpan Query dengan nama Nilai, kemudian tutup.3

Gambar 13

C. MENGGUNAKAN DAN MEMPERSIAPKAN APLIKASI DATA MASUKAN.

Setelah mengatur semua ketentuan dalam sebuah desain table langkah berikutnya adalah memasukan data Record yang dapat dilakukan dengan memalui jendela Data Sheet View dari sebuah table. Selain itu dapat juga melakukan proses Editing dengan menyunting data yaitu proses penambahan data record , memindah data Record, menyalin Data Record ataupun menghapus data record.

Modul Ms Acces10

11. Memasukan data Record Prosedur yang dilakukan adalah sebagai berikut : 2a. Pada jendela data base pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda masukan . 3b. Untuk membuka jendela Data Sheet dari tabel tersebut perintahnya adalah:

Tekan Tombol Open Tekan tombol enter Klik Ganda pada nama tabel Klik kanan pada nama tabel dan pilih perintah open dari menu yang tampil

c. Setelah Anda jalan salah satu perintah tersebut diatas maka akann tampil sebuah jendela data Sheet dari sebuah tabel yang masih kosong

d. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah Anda berikan pada jendela desain View

Tidak perlu diisi Field yang dapat dientry Field Rumus tidak perlu diisi

234Latihan 1

Masukkan data berikut dalam tabel Daftar

NONO PENDFTARAN

NAMA Bhs Inggris

Mate matika

Bhs. Indo nesia

1 01/DK NI KETUT WIDIARI 7,60 6,40 8,33 2 02/DK ERMAWATI 5,80 7,00 8,00 3 03/DK DEVIA ROHANA ARIFIN 6,60 7,20 9,00 4 04/DK DWI KARUNIATI 7,80 7,00 7,67 5 05/DK NI NENGAH SUWARTINI 8,40 8,60 6,00 6 06/DK FITRIANI 7,20 8,60 8,00

7 07/DK WINI AYU PURNAMI 7,80 7,60 8,00 8 08/DK AYU PUTU WIRIYANTI 8,00 7,40 9,33

9 09/DKWINDARI YUSTIANINGSIH 8,20 6,00 8,33

10 010/DK DANI JAYANTI 8,00 7,20 9,67 11 011/DK YULIANA ARIPAH 8,20 7,60 8,00

12 012/DKI NYOMAN DITA ARIANA 7,20 7,20 9,00

13 013/DK NAWARUL UYUN 9,20 7,60 7,67

14 014/DKNI MADE DEWI KARTIKE 8,80 7,80 7,67

15 015/DKNI MADE ANJAR YULIANA 8,40 7,80 8,00

16 016/DK WITRA DININGGA 8,20 7,40 8,33 17 017/DK JUNIATI 7,80 8,00 7,00

18 018/DKNI NYOMAN RAHMAWATI

8,80

8,20

7,67

19 019/DK ROSITA 7,20 8,80 7,67 20 020/DK NI KETUT DEWIANI 7,80 7,60 7,33

Setelah selesai entry maka kita dapat melihat data pada queries seperti diatas.

Modul Ms Acces11

12. Mengedit Tabel

2a. Buka file kemudian Pilih Table Daftar 3b. Pilih Design View 1c. Sisipkan field baru (Contoh Nama_ortu) caranya sama dengan membuat field pertama kali. Caranya :

2Klik Field pada posisi yang diinginkan ( misalnya di bawah field NAMA ) kemudian Klik Menu Insert, Rows

3d. Masukan nama field baru (contoh Asal_skl) Letakkan kursor pada field yang paling bawah kemudian diisi sesuai kebutuhan

4e. Kemudian klik close dan Save OK

3. Mengedit Queries5a. Untuk menampilkan di queries, Klik Objects kemudian pilih Nilai , klik design akan tampil jendela 1b. Pilih Field yang akan disisipi field baru kemudian klik insert kemudian klik columns 2c. Pada gambar diatas terbentuk columns kosong, lalu masukan field baru (Contoh Asl_skl) dengan mengklik panah drop down pada lalu pilih Asl_skl

1 d. Kemudian klik close , Save , OK 2 e. Setelah selesai Anda dapat memasukan data berikutnya, sama seperti insert data awal.

4. Kriteria pada QueryJika pada query tertentu ingin menampilkan data dengan kriteria tertentu maka pada field yang dijadikan kriteria diisi sesuai kebutuhan.Contoh :Jika ingin menampilkan data pendaftar yang berasal dari SMPN 1 Mtr maka pada field Asal_Sklh pada aris Criteria diisi “SMPN 1 Mtr”Maka yang ditampilkan pada query tersebut hanyalah pendaftar yang berasal dari SMPN 1 Mtr

5. Menghapus Record Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data Sheetview . Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut : 1a. Didalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan salah satu perintah berikut :

o Pilih perintah menu Delete dari menu Edit o Tekan tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau, o Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau, o Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daftar pilihan menu yang tampil plih

perintah delete Record. 2b. Setelah Anda berikan salah satu perintah diatas maka akan tampil kotak Konfirmasi pilih Yes apabila Anda benar-benar ingin menghapus Record dan tombol No apabila ingin membatalkan proses penghapusan.

Latihan 2.Pada Tabel Daftar sisipkan Field baru di bawah Field Nama dan tambahkan field baru pada bagian akhir sbb:Nama Field TypeNama_Ortu TextAsal_Sklh Text

Pada Query Nilai juga tambahkan kedua field tersebut

D. Membuat Form

Modul Ms Acces12

Untuk mengentry data bisa juga dilakukan melalui tampilan khusus yang dapat kita desin sendiri sesuai selera melalui FORM.Langkah untuk membuat form adalah :

1. Klik Form pada Objects ( Gambar 14 )

Gambar 14

Modul Ms Acces13

2. Klik 2 x Create form by using wizard akan tampil form wizard 3. Pada Tables/Queries pilih Table : daftar kemudian Pindahkan semua field Available field ke

Selected Fields dengan menekan tombol ( Gambar 15 )

Gambar 15

4. Kemudian klik Next akan tampil Layout Form ( Gambar 15 )Pada tampilan ini kita memilih bentuk form yang akan dibuat.( pilih bentuk Columnar ), klik Next.

Gambar 15 ( memilih Layuot form )

5. Berikutnya tampil style Form untuk memilih latar belakang form. Pilih salah satu kemudian klik Next akan muncul tampilan untuk pemberian nama form( Gambar 17 ).

Gambar 16 ( Style Form )

Modul Ms Acces14

Gambar 17 .

16. Berikan nama form yang akan kita buat (contoh : daftar) 237. Kemudian Klik Finish

2345E. Mengatur Form

Agar tampilan Form lebih menarik kita atur sesuai dengan keinginan, adapaun langkah-langkahnya adalah :

11. Buka form daftar

12. Buatkan Header Form dengan mengklik icon ( )

23. Drag bar antar Form Header dan Detail sehingga terbentuk satu baris kosong ( Gambar 18 )

Gambar 18

4. Untuk memberi judul form Klik Ikon Label ( ) kemudian bawa pointer pada bagian Header kemudian klik dan tarik sesuai kebutuhan. Selanjutnya tulis PENERIMAAN SISWA BARU TAHUN 2004. Hasilnya seperti Gambar 19.

Gambar 19

Modul Ms Acces15

Drag disini

5. Untuk mengatur posisi kolom dilakukan dengan cara klik kolom yang akan dipindahkan sampai muncul tanda pengubah, kemudian letakkan pointer pada bagian kolom yang akan dipindah sampai

muncul kursor pemindah ( ) selanjutnya geser sesuai keinginan.

Gambar 20

6. Mengatur warnaa. Untuk mengatur warna latar belakang cukup klik area form kemudian pilih warna dengan klik

ikon Fill ( )b. Untuk mengatur warna kolom , klik kolom sampai muncul tanda pengubah kemudian klik ikon

Fill.c. Untuk mengubah warna huruf , klik kolom tempat text yang akan diberi warna kemudian pilih

Font Color ( )

7. Menambah kolom baruApabila dalam tael atau queri ada tambahan field dapat kita tambahkan pula pada tampilan form. Caranya:a. Tampilkan field List melalui menu View kemudian pilih Field Listb. Pilih field yang akan ditambahkan kemudian tarik ke daerah form. Selanjutnya atur posisi yang

tepat.

8. Setelah selesai editing selanjutnya klik kemali View maka form siap untuk dientry data baru

Latihan 3Atur Form Daftar dan tamahkan pula kolom untuk field Nama_Ortu dan Asal_Sklh.

Latihan 4a. Buat File Data Baru dengan nama NILAI UJIAN TAHUN 2005b. Buat Tabel dengan ketentuan sebagai berikut :

Nama Field Type Size Caption

No Auto Number Long Integer No Urut

NIS Numer Long Integer Nomor Induk Siswa

Nama Text 40 Nama Siswa

L/P Text 2 Jenis Kelamin

Prog Text 4 Program Keahlian

Alamat Text 60 Alamat Siswa

Bing Number Long Integer Bahasa Inggris

Mat Number Long Integer Matematika

Bind Number Long Integer Bahasa Indonesia

Komp Number Long Integer Uji Kompetensi

c. Simpan Tabel dengan nama Ujian 2005

Modul Ms Acces16

d. Buat Query yang bersumber pada tabel Ujian 2005 terdiri dariAkuntansi Query dengan kriteria field Prog “AK”Adm Perkantoran Query dengan kriteria field Prog “AP”Penjualan Query dengan kriteria field Prog “PN”

e. Buat Form sebagai berikut :

Nama Form Sumber

Nilai AkuntansiNilai Adm PerkantoranNilai Penjualan

Akuntansi QueryAdm Perkantoran QueryPenjualan Query

f. Masukkan data berikut sesuai programnya masing-masing.

Modul Ms Acces17

Modul Ms Acces18

F. MEMBUAT SWITCHBOARDSwitchboard berfungsi sebagai pengedali terhadap sejumlah kegiatan dalam suatu aplikasi. Untuk memuak seuah formulir kita tidak perlu melakukan sederetan langkah, termasuk mengingat nama formulir itu sendiri. Dengan bantuan Switchboard, cukup mengklik sebuah tomol untuk membuka seuah formulir.

A. Membuat Switchboard Untuk memudahkan pemahaman berikut contoh pemuatan switchboard. Untuk keperluan ini anda harus sudah menyelesaikan Latihan 4.Langkah-langkahnya adalah :1. Buka file Nilai Ujian Tahun 20052. Pilih menu Tools, kemudin Dataase Utilities, selanjutnya pilih Switchboard Manager.3. Jika pertama kali membuat switchboard akan muncul tampilan gambar 21. Pilih Yes.

Modul Ms Acces19

Gambar 21

3. Selanjutnya akan tampil seperti gambar 22

Gambar 22

4. Klik tombol Edit... untuk mengganti nama switchboard, akan tampil seperti gambar 3.

Gamar 23

5. Gantilah Main Switchboard dengan Utama,

6. Selanjutnya Klik New ... akan tampil kotak Edit Switchboard Item, Text Isikan &Nilai Akuntansi, Command pilih Open Form in Edit Mode, dan Form pilih Nilai Akuntansi, kemudian OK ( Gambar 24.

7. Selanjutnya dengan cara yang sama buat untuk Adm Perkantoran dan Penjualan.

Modul Ms Acces20

Gambar 24

7. Jika sudah selesai klik Close termasuk tampilan Edit Switchboard Page.8. Untuk menjalankan Switchboard cukup klik switchboard pada halaman Form.

Modul Ms Acces21