modul 2. peng.org.unit7

e-manajemen.co

m

PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUHLembaga Manajemen PPM

○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

11111PENGORGANISASIANProses dan Pengembangan Organisasi

113 - 2 - 07

SASARAN Setelah Anda selesai mempelajari unit tentang PERUBAHAN ini dengan baik,

Anda diharapkan :

• menyadari bahwa berbagai macam perubahan yang melanda masyarakat

kitasekarang ini, akan membawa pengaruh kepada organisasi;

• memahami pengaruh lingkungan sosial dan teknologis terhadap

struktur organisasi;

• mampu menerapkan cara yang efektif dan efisien dalam

memperkenalkan perubahan;

• mampu mengenali faktor pendorong dan faktor penentang perubahan,

dan cara mengatasinya.

I. PENGANTAR Kehidupan bisnis sangat dinamis, penuh dengan perubahan yang serba

cepat. Para pengusaha berlomba-lomba memperkenalkan produk baru,

meningkatkan periklanan, merubah harga, memperbaiki pelayanan kepada

pelanggan dan sebagainya.

Banyak produk baru bermunculan, seperti dalam bidang elektronika dan

komputer. Betapa cepat kemajuan komputer, kalkulator, video tape re-

corder, alat-alat serba elektrik dan elektronik, alat komunikasi yang

menggunakan fasilitas ruang angkasa, dan banyak lagi penemuan baru

yang serba mengejutkan.

Namun kebanyakan produk baru tersebut hanya mempunyai daur hidup

yang pendek. Produk baru lebih cepat menjadi usang. Di masa lampau,

perusahaan dapat menguasai penemuan barunya dalam jangka waktu lama,

tetapi sekarang ini penemuan baru segera ditiru dan dikembangkan oleh

para pesaing.

Dulu orang mengira bahwa jika ia mempunyai produk baru atau mempunyai

produk yang lebih baik, perusahaannya dapat maju dan berkembang dalam

jangka waktu yang lama. Hal itu sekarang tidak benar.

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

2 Perubahan

Hampir semua perusahaan mempunyai produk yang sama handal, sama

kualitas dan kemampuannya.

Selain itu perusahaan terjadi juga pada pihak konsumen. Selera dan

pendapatan konsumen berubah. Produk perusahaan mungkin tidak menarik

lagi bagi konsumen.

konsumen mencari barang yang berkualitas lebih tinggi dan yang lebih

murah harganya.

Perubahan terdapat juga dalam manajemen perubahan itu sendiri.

Banyak tekanan yang mengharuskan perusahaan mengadakan perubahan.

Misalnya, kelambanan dalam pengambilan keputusan dan kelambanan

dalam komunikasi, memaksa perusahaan mengadakan perubahan.

Seringkali terjadi perusahaan tidak mengambil keputusan atau terlambat

mengambil keputusan, atau keputusan yang diambilnya tidak tepat.

Komunikasi yang tidak lancar, melangkahi atasannya, atau berkomunikasi

tidak jelas, sering menimbulkan salah pengertian. Semangat kerja kerja

menurun, kemangkiran dan pergantian karyawan meningkat, mungkin

disebabkan oleh manajemen yang tidak peka terhadap perkembangan

situasi.

Perusahaan yang tidak dapat mengantisipasi perubahan atau yang tidak

dapat menanggapi perubahan ini dengan cepat, akan ketinggalan dan

lambat-laun kelangsungan hidupnya akan terancam.

Alvin Toffler dalam bukunya Future Shock (Kejutan masa depa) membahas

pengaruh perubahan atas masyarakat modern. Toffler yakin bahwa kita

sekarang ini sedang mengalami perubahan yang luar biasa. Ia

menamakannya transience, yakni laju perubahan yang cepat.

Menurut Toffler transience adalah kecepatan perubahan dalam kehidupan

seseorang. Ada orang yang lambat sekali melakukan perubahan dirinya

dibandingkan dengan orang lain.

Orang di masa lalu dan di masa sekarang mempunyai kehidupan dengan

transience yang relatif tinggi.

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○


113 - 2 - 07

Barang mode, tempat, orang, gagasan, dan struktur organisasi, semuanya

pada waktu sekarang ini lebih cepat menjadi usang daripada di masa yang

lalu. Manajer sekarang ini mengalami banyak transience dan karena itu

cenderung menjadi korban kejutan masa depan.

Persoalannya sekarang adalah, bagaimana Anda dapat menghindari

kejutan masa depan. Anda harus berupaya mengetahui lebih dahulu dan

harus mengantisipasi perubahan keadaan dengan mempersiapkan diri

untuk menanggulanginya. Anda harus waspada, harus membuka lebar-

lebar mata dan telinga. Sebab perubahan sosial, politik, ekonomi, dan

teknologi akan melanda organisasi, dan memporak porandakan jika anda

tidak mampu melihat dan menafsirkan dunia di sekitar Anda.

II. MEMANAJEMENI PERUBAHAN

Penyesuaian organisasi terhadap keadaan yang berubah-ubah dapat Anda

lakukan dengan mengadakan perubahan yang :

• reaktif, tidak berencana

• antisipatif, berencanaa.

Dalam menghadapi perubahan orang dapat bersikap reaktif, artinya

menanggapi perubahan setelah perubahan itu terjadi. Biasanya mereka

mengadakan tindakan serta-merta, tergesa-gesa dan tidak direncanakan

sebelumnya.

Dalam menghadapi krisis dunia pada tahun 1982, yang melanda juga In-

donesia, banyak perusahaan besar melakukan tindakan sebagai berikut :

• mengganti orang-orang yang menduduki jabata penting;

• mengadakan reorganisasi yang tergesa-gesa;

Perubahan Reaktif

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

4 Perubahan

• menurunkan produksi dengan mengurangi jumlah shift kerja;

• menghapuskan lini produk yang dianggap tidak penting;

• meninjau kembali semua program pemasaran;

• meniadakan kegiatan yang tidak langsung mendukung produksi.

Tindakan mengubah-ubah semacam itu dilakukan oleh manajemen setelah

muncul persoalan yang gawat, yang memaksa manajemen mengambil

tindakan drastis. Inilah yang dinamakan sikap reaktif, tidak berencana.

Sebaliknya manajemen dapat mengadakan perubahan untuk mengungguli

keadaan yang akan datang, sebelum keadaan itu benar-benar menimpa.

Manajemen tidak menunggu timbulnya persoalan, sebab dengan demikian

tindakannya sudah terlambat. Tetapi manajemen mendahului melihat

persoalaan yang mungkin timbul di waktu yang akan datang. Sikap semacam

ini dinamakan antisipatif, artinya mengetahui lebih dahulu, atau meramalkan

apa yang akan terjadi. tentu saja sikap antisipatif memerlukan daya imajinasi,

kreativitas dan inovasi yang tinggi.

Sebuah perbandingan

Pada tahun 19x2 dan 19x3, sebuah perusahaan angkutan barang mencapai

rekor tertinggi dalam jumlah ton yang diangkut, tetapi pendapatan pada

tahun-tahun tersebut tidak seimbang dengan perkembangan volume

angkutan.

Perubahan Antisipatif

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○


113 - 2 - 07

Akibatnya perusahaan tidak dapat menyediakan alat angkut yang

memadahi, beberapa kendaraan rusak karena beban melampaui batas,

dan tempat kerja terasa sempit. inilah keadaan pada tahun 19x2 dan 19x3

yang dialami perusahaan tersebut.

Sekarang ini manajemen meramalkan bahwa sepuluh tahun mendatang

jumlah ton angkutan akan berlipat dua, namun belum diketahui dengan

jelas bagaimana cara mengatasi tantangan ini.

Manajemen yang bersikap reaktif menunggu sampai jumlah ton angkutan

itu benar-benar berlipat dua; kemudian baru berupaya menanggulangi

persoalan gawat yang muncul, seperti :

• menambah alat pengangkut baru

• menambanh tenaga kerja

• menambah tenaga kerja yang terlatih

• memperbesar modal kerja dan sebagainya.

Pendekatan semacam ini didasarkan pada timbulnya krisis, artinya orang

menunggu sampai persoalan menjadi gawat, mencapai suatu tingkat krisis,

sebelum mengadakan sesuatu tindakan.

Manajemen dapat juga bersikap antisipatif. Manajemen merasa yakin bahwa

mulai sekarang sudah diperlukan perubahan dalam teknologi angkutan,

perubahan organisasi perusahaan, dan pelatihan tenaga kerja dan

sebagainya.

Orang harus mulai sekarang juga menyusun rencana untuk menanggulangi

persoalan dan keadaan yang diramalkan akan muncul di waktu yang akan

datang.

III. PENGARUH LINGKUNGAN

Dalam garis besarnya lingkungan hidup organisasi mencakup dua bidang,

yakni :

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

6 Perubahan

• sosial dan

• teknologi.

Lingkungan sosial dimana organisasi itu berada, mempengaruhi nilai,

kebutuhan dan persepsi para anggota organisasi. Lingkungan sosial tersebut

mencakup norma dan nilai kebudayaan, bagaiman penyebarannya,

bagaimana perubahannya, dan bagaimana susunannya. Seterusnya ia akan

mempengaruhi gaya hidup orang, yakni tindakan dan pikirannya.

Lingkungan teknologi, dimana organisasi itu berada, mempengaruhi sifat

tugas maupun cara kerja organisasi serta persoalan yang dihadapinya.

Persoalan itu mencakup penyebaran, perubahan dan susunan pengetahuan,

serta cara penanganan infornmasi yang penting bagi kelangsungan hidup

organisasi. Sterusnya faktor-faktor itu akan menentukan jenis pekerjaan

yang harus dilakukan dan cara karyawan menyelesaikan pekerjaannya.

Marilah kita periksa pengaruh perubahan lingkungan teknologi dan sosial

terhadap struktur organisasi. Sebagai langkah permulaan, kita akan

meninjau dua fase perkembangan, yang untuk mudahnya kita namakan

saja :

1. fase tradisional dan

2. fase baru yang sedang berkembang.

Pada saat sekarang ini sebagian terbesar dari kita masih berada dalam fase

tradisional yang berkembang sejak ratusan tahun yang lalu hingga memberi

ciri khas kepada masyarakat kita serta organisasi yang hidup di dalamnya.

GAMBAR 1 :

PENGARUH LINGKUNGAN TERHADAP

STRUKTUR ORGANISASI

Fase Tradisional

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○


113 - 2 - 07

Keterangan

Gambar 1 di atas menjelaskan bagaimana lingkungan teknologis dan sosial

mempengaruhi struktur organisasi lewat pekerjaan dan gaya hidup seseorang.

1. Lingkungan teknologis dan lingkungan sosial saling mempengaruhi.

2. Lingkungan teknologis menentukan tugas yang akan dilakukan orang.

3. Lingkungan sosial mempengaruhi gaya hidup orang.

4. Pekerjaan dan gaya hidup orang secara bersama-sama mempengaruhi

struktur organisasi.

Lingkungan teknologis dalam fase tradisional ini mempunyai ciri-ciri sebagai

berikut :

• teknologi bersifat relatif stabil, artinya tidak terlalu cepat berubah;

• peringkatnya masih sederhana;

• dasar pengetahuan yang diperlukan terbatas.

Selanjutnya lingkungan teknologi mempengaruhi tugas dan pekerjaan yang

dilakukan di perusahaan. Karena teknologi masih sederhana, pekerjaan

yang harus dilakukan di perusahaan masih sederhana juga. Ciri-ciri pekerjaan

ini adalah :

• pekerjaan bersifat rutin, artinya pekerjaan yang sama dilakukan terus-

menerus, berulang-ulang;

• Pekerjaan mempunyai standar tertentu;

• pekerjaan bertingkat sederhana;

• pekerjaan manusia mirip dengan pekerjaan mesin;

Lingkungan

Teknologis

Lingkungan

Teknologi

Lingkungan

Sosial

Struktur

Organisasi

Tugas

Pekerjaan

Gaya Hidup

Orang

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

8 Perubahan

• sasaran yang harus dicapai mudah dirumuskan secara jelas.

Jadi nampak jelas pengaruh lingkungan teknologis terhadap pekerjaan.

Sekarang marilah kita periksa ciri-ciri lingkungan sosial dalam fase tradisional

dan pengaruhnya terhadap gaya hidup orang . Ciri-ciri lingkungan sosial

dalam fase ini adalah :

• Kesadaran orang terhadap dunia di sekitarnya masih rendah.

• Orang berorientasi pada pekerjaan, artinya pekerjaan dipandang

lebih penting daripada orang yang melakukannya.

• Orang bersikap tunduk dan patuh kepada atasan.

Lingkungan sosial ini selanjutnya mempengaruhi gaya hidup orang, yakni

tindakan dan pikirannya. Dalam fase tradisional ini gaya hidup orang

cenderung untuk bersifat formalistis. Gaya hidup formalistis mempunyai

ciri-ciri sebagai berikut :

• Orang mengakui wewenang dari atasannya.

• Orang tunduk kepada peraturan

• Orang setia kepada organisasi

• Orang mengharapkan bimbingan dari atasan.

• Orang tidak mau menyimpang dari perintah atasan.

Perlu kami ulangi bahwa :

1. lingkungan teknologis mempengaruhi tugas dan peker-

jaan; dan

2. lingkungan sosial mempengaruhi gaya hidup orang.

Selanjutnya pekerjaan dan gaya hidup orang menentukan struktur organisasi.

Dalam fase tradisional struktur organisasi cenderung bersifat birokratis.

Anda masih ingat bahwa Struktur organisasi birokratis mempunyai ciri-ciri

sebagai berikut :

Kekuasaan dan wewenang terletak di puncak organisasi.

Komunikasi bersifat tertutup.

Spesialisasi berdasarkan fungsi.

Kaitan antara bawahan dan atasan dirumuskan dengan jelas.

Dalam organisasi berlaku dengan ketat sistem peraturan dan prosedur.

Lingkungan Sosial

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○


113 - 2 - 07

Gambar 2 :

PENGARUH LINGKUNGAN TEKNOLOGIS DAN SOSIAL

TERHADAP STRUKTUR ORGANISASI DALAM FASE

TRADISIONAL

Lingkungan Lingkungan

Teknologis Sosial

Stabil Kesadaran rendah terhadap

Sederhana peristiwa disekitarnya

Dasar pengetahuan Berorientasi pada pekerjaan

terbatas Bersikap patuh

Pekerjaan Gaya Hidup

Rutin Menerima atau mengakui

Mempunyai standar kekuasaan

Sederhana Setia

Seperti mesin Patuh

Sasaran jelas Pendidikan sedang

Struktur Organisasi yang Birokrasi

Kekuasaan dipuncak organisasi

komunikasi tertutup

Spesialisasi Fungsional

Kaitan antara bawahan dan atasan jelas

Sistem peraturan dan prosedur yang berjalan ketat

Marilah kita lanjutkan meninjau fase baru yang sedang berkembang.

Lingkungan teknologis dan lingkungan sosial akhir-akhir ini mengalami

banyak perubahan.

Teknologi berkembang sangat pesat, karena bertambah majunya

pengetahuan. Pekerjaan semakin lama semakin bertambah rumit. Keadaan

lingkungan teknologi yang berubah dengan cepat ini mempengaruhi

pekerjaan.

Fase Baru yang

Sedang Berkembang

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

10 Perubahan

Pekerjaan menjadi sangat teknis dan memerlukan pengetahuan khusus.

Selain itu diperlukan kerjasama yang lebih erat di antara para karyawan.

Bagaimanakah perubahan yang terdapat dalam lingkungan sosial?

Kesadaran orang akan dunia di sekitarnya bertambah tinggi. Perubahan terjadi

secara revolusioner, dan muncullah banyak persoalan sosial yang rumit.

Kemakmuran orang meningkat. Apa pengaruh perubahan ini terhadap

gaya hidup orang yang formalitas ?.

Gaya hidup yang formalitis berubah menjadi sosiosentris, artinya perhatian

lebih ditujukan kepada kepentingan bersama. Kerjasama antar anggota

organisasi menjadi semakin erat.

Selain gaya hidup yang sosiosentris, muncul juga dalam fase ini gaya hidup

yang personalistis. Orang ingin supaya ketrampilan dan keahlihan mereka

dimanfaatkan/diakui sepenuhnya. Orang ingin mencapai realisasi diri, artinya

ingin mencapai puncak prestasi. Orang cenderung menolak kekuasaan

atasannya, peraturan dan kebijakan organisasi.

Cara memerintah yang autokratis tidak dapat diterima. Dan orang lebih

menyenangi kebebasan mengerjakan sesuatu yang menurut pendapatnya

baik bagi dirinya.

Anda mengetahui bahwa pekerjaan dan gaya hidup orang mempengaruhi

struktur organisasi. Dalam fase baru yang sedang berkembang ini, pekerjaan

yang bertambah rumit dan memerlukan pengetahuan khusus dan gaya hidup

orang yang sosiosentris dan personalistis, memaksa struktur organisasi yang

birokratis lambat-laun berubah menjadi struktur organisasi yang organis.

Anda masih ingat bahwa struktur organisasi yang organis mempunyai ciri-

ciri sebagai berikut :

• Struktur organisasi bersifat luwes. Tugas dan pekerjaan terus menerus

ditentukan ulang dan didesain ulang sebagai hasil dari interaksi antar

berbagai macam kelompok dan orang.

• Struktur yang organis membantu berkembangnya sistem kegiatan,

komunikasi, wewenang dan pengambilan keputusan yang khas.

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○


113 - 2 - 07

- interaksi dalam organisasi semacam itu terjadi atas informasi dan

nasihat, dan bukannya intruksi dan perintah.

- komunikasi bersifat terbuka.

- wewenang lebih berdasarkan keahlihan daripada peranan yang

ditunjuk.

- keputusan diambil secara partisipatif, artinya bawahan

diikut sertakan dalam pengambilan keputusan.

• Kesetiaan terhadap organisasi tidak terlalu dituntut, dan muncullah

keterikatan berdasar kesadaran di antara para anggota organisasi.

GAMBAR 3 :

PENGARUH LINGKUNGAN TEKNOLOGIS DAN SOSIAL TERHADAP

STRUKTUR ORGANISASI DALAM FASE BARU YANG SEDANG

BERKEMBANG

Lingkungan Lingkungan

Teknologis Sosial

Perubahan cepat Kesadaran tinggi

Rumit akan dunia di sekitarnya

Perluasan dasar Revolusioner

Pengetahuan cepat Persoalan sosial rumit

Kemakmuran bertambah

Pekerjaan Gaya Hidup Orang

Rumit Berpendidikan tinggi

Sangat teknis Realisasi diri

Pengetahuan khusus Kerjasama

Integratif Menolak kekuasaan

Menetang

Struktur Organisasi yang Organis

Fungsi dan terus-menerus ditentukan kembali

Kepemimpinan partisipatif

Hubungan kerjasama

Komunikasi terbuka

Kebijakan dan praktek pengekangan, berkurang

Struktur keorganisasian bersifat semantara

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

12 Perubahan

Gambar 2, 3, dan 4 merangkumkan bagaiman lingkungan teknologis dan

lingkungan sosial mempeengaruhi proses dan struktur organisasi. Ciri-ciri

khas masyarakat kita (lingkungan sosial), lingkungan teknologis, sifat

pekerjaan dan gaya hidup orang bergeser manuju struktur organisasi yang

lebih bersifat organis.

Selanjutnya ini mempunyai pengaruh penting terhadap proses

pengembangan organisasi yang akan kita bahas dalam unit-unit berikutnya.

Lingkungan Teknologis

(Kemajuan Teknologi

baru, seperti komputer

dan elektronika)

Pelaksanaan Pekerjaan

(bagaimana orang me-

rasakan pekerjaan yang

dilakukannya)

Pencapaian Sasaran

(Penyelesaian pekerjaan)Lingkungan Sosial

(Masyarakat tempat

kita hidup)

Tugas dan Pekerjaan

Pekerjaan yang

nyata-nyata

dilakukan orang

Gaya Hidup Orang

Formalistis

Sosiosentris

Personalistis

Proses dan Struktur

Keorganisasian

Wewenang

Informasi

Keputusan

Peranan

Struktur Keorga-

nisasian

Kepemimpinan

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○


113 - 2 - 07

IV. PENGHAMBAT PERUBAHAN

Beberapa manajer kurang memperhatikan atau malahan bersikap acuh-

tak-acuh terhadap perubahan. Apabila mereka menghadapi perubahan di

sekitarnya, mereka menginginkan supaya keadaan dalam organisasinya

berjalan seperti biasanya.

Namun manajer yang bijaksana berusaha meng-antisipasi atau mendahului

perubahan dengan mengamati secara cermat berbagai arena tempat

munculnya perubahan.

Sebagaimana Anda ketahui dalam pembahasan yang lalu, arena perubahan

itu adalah :

• lingkungan teknologis

• lingkungan sosial

• pekerjaan

• gaya hidup orang

Manajer yang waspada, akan melihat jauh ke depan, meramalkan

perubahan yang mungkin timbul, dan mengadakan penyesuaian sebelum

perubahan itu benar-benar terjadi. Namun demikian, tidak mudahlah or-

ang mengadakan perubahan, karena perubahan tidak selalu diterima baik,

bahkan seringkali orang menetang perubahan. Mengapa orang menentang

perubahan?

Ada beberapa alasan yang menyebabkan orang menentang perubahan,

antara lain :

• Faktor ekonomis

• Rasa tidak enak

• Ketidakpastian

• Ancaman terhadap hubungan sosial

• Rasa enggan diawasi

Mengapa Orang Menentang

Perubahan?

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

14 Perubahan

Penjelasannya sebagai berikut :

• Faktor Ekonomis

Alasan yang paling jelas mengapa orang menentang perubahan, adalah

alasan ekonomis. Karyawan pabrik menentang dipakainya mesin-mesin baru

yang serba automatis, yang mengurangi tenaga kerja, karena takut

kehilangan pekerjaan.

Mereka tidak mau mendengarkan alasan bahwa dalam jangka panjang

automasi akan menciptakan kesempatan kerja yang lebih luas.

Apa yang merisaukan adalah kesejahteraan ekonomis para karyawan dan

keluarganya dalam jangka pendek. Begitu pula para karyawan kantor dan

para manajer takut bahwa pekembangan baru itu akan mengurangi nilai

ekonomis diri mereka.

Manajer melihat jauh ke depan

• Rasa tidak enak

Karyawan merasa tidak enak dan tidak senang jika pembaharuan menjadikan

hidupnya lebih sukar. Mereka sudah terbiasa bekerja dengan prosedur lama

dan metode lama yang mudah.

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○


113 - 2 - 07

Pekerjaan baru pada umumnya memerlukan metode baru yang harus

mereka pelajari terlebih dahulu. Kesukaran ini menimbulkan rasa tidak enak,

dan karena itu orang menentang perubahan. Para ekskutif sukar

menyakinkan karyawan bahwa penugasan baru itu sangat diperlukan,

terkecuali kalau disertai kenaikan pangkat atau gaji.

• Ketidak-pastian

Cara-cara baru selalu asing, menakutkan, dan penuh ketidakpastian,

walaupun perubahan itu merupakan perbaikan dari cara yang lama.

Jika penyelia (supervisor) ditawari pekerjaan baru dengan gaji yang lebih

tinggi, maka sebelum menerima, biasanya ia ingin mendapat kepastian. Ia

akan menanyakan seberapa beratkah pekerjaan itu, berapa lama

mempelajarinya, apakah ia dapat mengerjakannya, siapakah teman-teman

barunya ? Kesempatan mungkin sangat baik, tetapi mungkin ia harus

bekerja sendirian. Ketidakpastian inilah yang menyebabkan orang

menentang perubahan.

• Ancaman terhadap hubungan sosial

Sudah sewajarnya orang menentang perubahan yang mengancam

statusnya. Setiap penyelia mempunyai pola hubungan tertentu dengan

bawahannya. Dan ia memerlukan waktu yang cukup lama untuk membina

hubungan ini agar diterima baik oleh bawahannya. Gejala ini dapat

dimaklumi karena bawahan takut kalau-kalau penyelia yang baru akan

berbeda pola pergaulannya dengan penyelia yang digantinya.

Sebagian sebab kegagalan manajemen tradisional adalah kurangnya

perhatian mereka terhadap segi sosial dari sebuah perubahan.

• Rasa enggan diawasi

Bila manajemen memperkenalkan perubahan, bawahan sering mengalami

tekanan luar biasa dari penyelia dan manajemen puncak. Bawahan

menerima perintah yang lebih banyak dan pengawasan yang lebih ketat.

Hal ini menimbulkan rasa enggan dan menimbulkan perlawanan, karena

pada umumnya orang tidak senang diperintah dan diawasi.

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

16 Perubahan

Orang enggan mengadakan perubahan, karena biasanya perubahan

menimbulkan perlawanan. Maka pikirkan masak-masak sebelum Anda

mengadakan perubahan.

Sebaiknya jangan mengadakan perubahan, terkecuali kalau Anda yakin

bahwa perubahan itu jelas akan membuahkan perbaikan, dan perubahan

itu mengakibatkan pekerjaan menjadi :

• Lebih efektif

• Lebih Efisien

• Lebih memuaskan bagi mereka yang terlibat di dalamnya

Manajer dapat bersikeras dan memaksakan perubahan dengan mengadu

kekuatan, siapa yang paling kuat, dialah yang menang. Namun pendekatan

semacam itu akan kurang efisien.

Dalam memperkenalkan perubahan sebaiknya manajer berusaha

mengurangi perlawanan. Dengan mengurangi perlawanan sebanyak

mungkin, atau malahan dengan melenyapkan perlawanan sama sekali,

orang secara sadar akan menerimanya dan mendukungnya.

Ada beberapa cara mengurangi perlawanan terhadap perubahan antara

lain :

• mengakui faktor-faktor sosial dan psikologis dalam perubahan;

• mengikut sertakan oarang yang akan terlibat di dalam perubahan;

• adanya kepercayaan bahwa perubahan itu membawa kebaikan

• menganalisis kekuatan pendorong dan kekuatan penentang

• hanya mengadakan perubahan yang perlu saja.

Penjelasannya sebagai berikut :

• Mengakui faktor-faktor sosial dan psikologis dalam perubahan.

Mula-mula para ahli berpendapat bahwa antara perubahan dan akibatnya

ada hubungan sebab dan akibat secara langsung. Misalnya, lampu yang

lebih terang mengakibatkan keluaran yang lebih tinggi; waktu istirahat

yang lebih lama mengakibatkan keluaran yang lebih banyak; dan sebagainya.

Bagaimana Mengurangi

Perlawanan?

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○


113 - 2 - 07

Namun menurut penelitihan yang lebih seksama, ternyata bahwa ada faktor

lain yang ikut berperan, dan ikut menetukan perubahan, yakni “sikap

karyawan”. Sikap karyawan ini biasanya dipengaruhi oleh dua hal :

• pengalamannya pada waktu yang lalu (faktor psikologis)

• lingkungan sosial di sekitarnya (faktor sosial)

Hasil perubahan ini digambarkan oleh Roethlisberger dalam bentuk Bagan-

X, sebagai berikut :

Pembahasan Situasi Sosial

Faktor Psikologis Akibat

• Mengikut-sertakan orang yang akan terlibat di dalam perubahan.

Pada umumnya orang kan menaati keputusan yang diambilnya sendiri.

Jadi apabila orang diikut sertakan mengambil keputusan mengenai sesuatu

perubahan, Ia tidak akan melawannya, malahan dengan senang hati ia

akan melaksanakan perubahan tersebut.

• Adanya kepercayaan bahwa perubahan itu membawa perbaikan.

Kita akan sukar sekali meyakinkan karyawan bahwa perubahan itu akan

bermanfaat bagi mereka, apabila berbeda dengan pengalaman mereka

sendiri. Bagaimanapun juga baiknya teknik yang digunakan untuk

melaksanakan perubahan, namun karyawan tidak akan mendukungnya,

kecuali apabila ada butir-butir yang membuktikan kesungguhan manajemen

untuk mengadakan perbaikan.

• Menganalisis kekuatan pendorong dan kekuatan penentang.

Dalam memperkenalkan perubahan, kita berhadapan dengan dua macam

kekuatan yang saling bertentangan, yakni kekuatan pendorong yang

membantu dan melicinkan pelaksanaan perubahan, dan kekuatan

penentang yang melawan pelaksanaan perubahan.

-----

------

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

18 Perubahan

Supaya perubahan dapat dilaksanakan dengan lancar, kekuatan pendorong

harus ditingkatkan, sehingga lebih besar daripada kekuatan penentang;

atau kekuatan penentang harus dikurangi bahkan disingkirkan sama sekali.

Cara yang kedua, yakni mengurangi atau menyingkirkan kekuatan

penentang, ternyata lebih efektif, efisien, dan memuaskan semua pihak.

Misalnya dalam perintah pemakaian kaca mata pengaman: kekuatan

pendorongnya adalah melindungi mata, sifat keselarasan, dan taat pada

peraturan, dan kekuatan penentangnya adalah kaca mata berat dipakai,

tidak menarik, dan mengurangi hak menentukan nasib sendiri.

Dalam memperkenalkan perubahan tersebut, manajer akan lebih berhasil

jika ia mampu mengurangi daya tentangan dari pihak karyawan dan mampu

meningkatkan daya dorongnya. Perhatikanlah Gambar berikut ini.

GAMBAR

KEKUATAN PENDORONG DAN PENENTANG PADA SITUASI

KACA MATA PENGAMAN

1. melindungi mata 1. berat dipakai

2. keselarasan 2. tidak menarik

3. menaati peraturan 3. mengurangi hak

menentukan nasib

sendiri

• Hanya mengadakan perubahan yang perlu saja

Setiap perubahan, misalnya pergantian metode kerja, memerlukan

pengorbanan, baik berupa timbulnya kekacauan, upaya tambahan untuk

mempelajarinya, kehilangan waktu untuk memperkenalkannya, ataupun

tambahan biaya. Perubahan menimbulkan juga suasana ketidakpercayaan.

Status Quo Tujuan

------------

---

---------------------------------------

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○


113 - 2 - 07

Karena itu janganlah asal mengadakan perubahan saja, usahakan supaya

perubahan itu dipandang oleh semua pihak sebagai sesuatu yang dapat

diterima dan harus dilaksanakan. Reaksi orang terhadap perubahan dapat

dianalisis dengan menggunakan skema berikut ini.

SKEMA

TANGGAPAN ORANG TERHADAP PERUBAHAN

Dipengaruhi oleh

1. Banyaknya informasi mengenai perubahan

2. Besarnya partisipasi dalam perubahan

3. Kepercayaan kepada orang yang mengadakan perubahan

4. Pengalaman masa lalu mengenai perubahan.

* merusak

* mengancam

* tidak pasti

* menentang,

melawan

* toleran

* menerima,

Ada usulperubahan

Ia mengevaluasipengaruhterhadadapnya

Ia menanggapiperubahantersebut

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

20 Perubahan

V. LATIHAN PILIHAN BERGANDA

Berikut ini ada beberapa pernyataan; masing-masing mengandung sedikit

banyak kebenaran, atau berisi pertanyaan. Pilihlah di antaranya satu

pernyataan saja yang menurut pendapat anda paling benar, atau jawablah

pertanyaannya. Lingkarilah huruf pilihan Anda.

1. Manajer dapat menanggulangi perubahan secara antisipatif, artinya

a. menyusun rencana yang teratur;

b. mengadakan reorganisasi perusahaan;

c. meninjau kembali pembagian tugas dan uraian pekerjaan;

d. melakukan tindakan sekarang juga sebelum muncul

perubahan lingkungan;

e. menyesuaikan organisasi dengan keadaan yang berubah.

2. Lawan dari penanggulangan perubahan secara antisipatif adalah

a. mengadakan tindakan yang tidak direncanakan dengan

baik;

b. tidak merubah susunan organisasi;

c. menunggu datangnya perubahan, kemudian baru

mengambil tindakan;

d. menanggulangi perubahan tepat pada waktunya sehingga

kesulitan dapat diatasi dengan baik.

3. Sebab yang paling utama dari timbulnya perlawanan terhadap

perubahan dalam organisasi adalah :

a. tidak adanya motivasi dari para karyawan;

b. rasa takut orang akan menderita kerugian ekonomis;

c. orang merasa terancam terhadap hubungan sosialnya;

d. ketidak-pastian mengenai masa depannya.

4. Ada banyak faktor yang sangat menetukan tanggapan orang terhadap

perubahan. Manakah di antara faktor-faktor berikut ini yang tidak

penting ?

a. banyaknya informasi mengenai perubahan;

b. Banyaknya manajemen puncak yang memberi penjelasan

kepada karyawan bahwa perubahan itu bermanfaat bagi mereka;

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○


113 - 2 - 07

c. partisipasi karyawan dalam mengambil keputusan tentang

perubahan.

d. kepercayaan kepada orang yang mengadakan perubahan.

5. Pendekatan manajer terhadap perubahan ada bermacam-macam.

Pendekatan manakah yang paling baik ?

a. menggunakan perubahan untuk kemajuan dan

perkembangan perusahaan;

b. menganggap perubahan sebagai kejutan yang harus

diatasi;

c. menggunakan perubahan untuk mencapai tujuannya

sendiri;

d. menyelamatkan perusahaan dari bencana yang

ditimbulkan oleh perusahaan.

6. Beberapa perubahan berikut ini menyebabkan organisasi yang birokratis

berangsur-angsur berubah menjadi struktur organisasiyang organis.

Pilihlah perubahan yang relevan.

a. gaya hidup yang personalistis;

b. gaya hidup sosiosentris;

c. pekerjaan yang sangat teknis;

d. pekerjaan yang rumit

e. semuanya dari a - d.

7. Kita dapat memperkenalkan perubahan secara lancar dengan

a. memperkuat tekanan pendorong kepada karyawan;

b. memotivasi karyawan dengan memberi kenaikan imbalan;

c. mengurangi perlawanan dari pihak karyawan;

d. mengadakan pengawasan yang ketat terhadap karyawan;

e. memberi ancaman kepada mereka yang tidak mematuhi

perintah.

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

22 Perubahan

8. Kita tidak boleh secara serampangan mengadakan perubahan.

Sebaiknya kita hanya mengadakan perubahan

a. sebagai variasi supaya pekerjaan tidak membosankan;

b. yang sesuai dengan keadaan lingkungan;

c. yang akaan memberi hasil yang memuaskan bagi

perusahaan;

d. yang dapat menyebabkan pekerjaan lebih efektif dan

efisien.

Berikut ini ada beberapa ramalan kejutan masa depan. Harap Anda ramalkan

kira-kira pada tahun berapakah peristiwa itu akan terjadi.

Ramalan Terjadi pada

tahun

1. Pengguna tenaga matahari secara umum .........................

2. Pengguna telepon tanpa kawat (wireless) ..........................

3. Penggunaan video-telepon secara umum ..........................

4. Pengendalian musim secara terbatas ..........................

5. Penemuan obat baru yang dapat mem-

perpanjang umur ..........................

6. Penggunaan obat yang dapat mening-

kan kecerdasan orang ...........................

7. Kemajuan Indonesia seperti tingkat ke-

majuan yang dicapai Jepang pada pada

akhir tahun 1983 ............................

Meramalkan Kejutan Masa

Depan

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○


113 - 2 - 07

Sebuah perusahaan industri besar di Jakarta mempunyai 25 cabang di

seluruh Indonesia. Perusahaan tersebut berkembang sangat cepat dan

menggunakan sistem desentralisasi. Selama beberapa tahun terakhir ini

perusahaan selalu mengalami persoalan dalam penyediaan bahan baku,

karena sukarnya mengadakan koordinasi dari semua cabang yang tersebar

luas. Kantor pusat selalu memberi kebebasan kepada semua cabangnya

untuk bekerja dengan stafnya sebagai suatu unit yang berdiri sendiri dalam

banyak urusan.

Pada akhir tahun 19x2 perusahaan mulai mengalami kesulitan dalam

penyediaan bahan baku. Untuk mengatasi kesulitan tersebut, Presiden

Direktur mengengkat Aman, seorang staf senior yang banyak

pengalamannya dalam bidang pembelian, menduduki jabatan Direktur

Pembelian, yaitu sebuah posisi baru yang khusus diciptakan bagi Aman.

Keputusan pertama yang diambil oleh Aman adalah mengadakan

sentralisasi dalam prosedur pembelian dari semua cabang. Setiap kontrak

pembelian di atas 10 juta rupiah harus dikirim ke kantor pusat untuk

mendapatkan pengesahan. Keputusan tersebut disetujui oleh Presiden

Direktur.

Kemudian Aman menyusun memo yang akan dikirim kepada semua kepala

cabang tentang prosedur pembelian yang baru, dengan penjelasan bahwa

prosedur baru ini akan memberi informasi yang diperlukan oleh kantor

pusat untuk mengatur jumlah optimum persediaan bahan baku tiap-tiap

cabang. Dengan cara ini kepentingan tiap-tiap cabang dan perusahaan

sebagai keseluruhan dapat diperhatikan dengan baik.

Sebelum memo itu ditandatangani dan dikiraim, memo ditujukan kepada

Santoso, teman sejawatnya, untuk diberi komentar.

Santoso berpendapat bahwa surat itu sangat baik, dan menyarankan supaya

Aman membicarakan dulu memo tersebut dengan semua kepala cabang.

Aman cepat-cepat menolak gagasan ini, karena katanya, ia terlalu sibuk

mengurusi hal-hal lain di kantor pusat sehingga tidak mempunyai waktu

untuk mengunjungi semua cabang.

• KASUS

e-manajemen.co

m


○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○

24 Perubahan

Karena itu ia langsung menanda tangani memo itu dan mengirimkannya

ke semua kepala cabang.

Selama dua minggu kemudian, ia menerima jawaban dari hampir semua

kepala cabang, kecuali beberapa saja. Rata-rata jawaban itu menunjukkan

kesediaan kepala cabang untuk mengirim kontrak pembeliannya di atas

10 juta ke akantor pusat untuk dimintakan pengesahan.

Namun selama setengah tahun sesudah memo dikirim, kantor pusat sama

sekali tidak menerima permintaan pengesahan kontrak-kontrak baru.

Menurut keterangan dari sumber yang dapat dipercaya, yakni dari

departemen lain yang sering mengadakan perjalanan kedaerah-daerah,

kepala cabang itu terlalu sibuk, dan mereka lebih senang mengikuti prosedur

rutin yang telah lama berlaku.

Pertanyaan

1. Buatlah analisis kekuatan pendorong dan kekuatan penentang.

2. Mengapa prosedur baru tidak dapat berjalan

3. Bagaimanakah cara mengurangi perlawanan dalam kasus ini, sehingga

prosedur baru dapat berjalan lancar ?

DW/3/smr/05.

Hak pengarang dilindungi undang-undang. Dilarang mengutip,

memperbanyak, menyiarkan, memperdagangkan bahan pelajaran ini, sebagian

maupun seluruhnya, dalam bentuk apapun, kecuali dengan izin tertulis dari

Lembaga Manajemen PPM

modul 2. peng.org.unit7

Documents