Mengenal Ms Excel

Mengenal ExcelMicrosoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yangbanyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, danmempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode-metodepembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-dataperusahaan, hasil2 penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi

Baris Rumus adalah tempat memasukkan formula suatu rumus ( dimulai dengantanda “=” atau “+” ), atau untuk mengisi nilai suatu cell. Tab lembar kerja digunakan untuk menyimpan lembar kerja selanjutnya jikadibutuhkan lebih dari 1 lembar kerja

Cell PointerAda beberapa cara menggunakan Cell Pointer.Tombol FungsiArah ( ←↑→↓ ) Pindah satu cell ke kiri, atas, kanan atau bawah.Enter Pindah satu cell ke bawah.Home Pindah ke kolom A di baris yang aktif.Ctrl + Home Pindah ke cell A1 pada lembar kerja yg aktifCtrl + End Pindah ke cell terakhir yang digunakan.PgUp Pindah 1 layar ke atas.PgDown Pindah 1 layar ke bawah.Alt + PgUp Pindah 1 layar ke kiri.Alt + PgDown Pindah 1 layar ke kanan.Ctrl + PgUp Pindah ke Lembar Kerja (Tab) berikutnya.Ctrl + PgDown Pindah ke Lembar Kerja (Tab) sebelumnya.Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai,tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapatmengikuti langkah berikut ini :1. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data2. Ketikkan data yang ingin dimasukkan3. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDnBila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya denganmengikuti langkah2 berikut ini :1. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri mouse 2

kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.2. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudahselesai.

Excel juga dapat digunakan untuk memasukkan sebuah fungsi perkalian (*),penjumlahan (+), pembagian ( / ), pengurangan ( – ), pangkat ( ^ ), maupun akar ( sqrt ).Contoh penggunaan dapat dilihat seperti contoh dibawah ini.

Untuk contoh diatas, kita dapat menggunakan 2 cara. Cara pertama adalah denganmemasukkan rumus “=200*175000” di cell C4, tanpa tanda kutip ( untuk memasukkanrumus harus diawali tanda = ). Cara kedua adalah memasukkan rumus “=C2*C3” di CellC4.Untukcontoh diatas, saya menggunakan fungsi SUM untuk menjumlahkanrangkaian cell dari C3 sampai C8.

Cara lain adalah dengan melakukan melakukan blok kepada data yang ingin dihitung, lalu klik kanan pada status bar ( paling bawah ) untuk memilih perhitungan apayang akan dilakukan, antara lain : Average ( rata-rata ), Count ( jumlah data ), CountNums ( menghitung jumlah data Numerik ), Max ( Nilai maksimal ), Min ( NilaiMinimal ) dan Sum ( Penjumlahan ). Hasilnya akan diperlihatkan pada baris status.AutoFill adalah suatu fasilitas yang sangat membantudalam Excel. Merupakan suatu alat bantu untuk menyusun suatuurutan bilangan, bulan, tanggal ataupun tahun.Cara penggunaannya adalah pertama memasukkan 2 buahnilai yang berurutan mendatar maupun menurun. Blok dua nilaitersebut, arahkan ke kanan bawah cell paling terakhir. Di contohadalah cell G3. Drag kebawah hingga nilai yang diinginkan.AutoSum adalah suatu cara untuk menghitung secara cepatdata2 yang hendak dihitung, seperti SUM, AVERAGE, MAX

Cara pengerjaan : Nilai Jumlah pada G6 didapat dengan memasukkan rumus “=SUM(D6:F6)”.Untuk jumlah yang lain didapat dengan mengcopy rumus pada G6. Nilai Minimal pada D14 didapat dengan rumus “=MIN(D6:D13)”. Nilai Maksimal pada D15 didapat dengan rumus “=MAX(D6:D13)”. Nilai Rata-Rata di D16 didapat dengan rumus “=AVERAGE(D6:D13)”.Mengatur Lebar KolomAda 2 cara untuk mengatur lebar kolom. Menggunakan mouse dan menggunakanlebar data terpanjang. Dengan menggunakan mouse, arahkan ke batas kanan kolom yangakan diubah hingga kursor menjadi tanda panah 2 arah, lalu gerakkan ke kanan atau kekiri sesuai dengan keinginan. Untuk mengubah lebih dari 1 kolom, blok sejumlah kolomyang ingin dilebarkan lalu gerakkan mouse pada kolom paling kanan hingga sesuaiukurannya. Untuk menyesuaikan lebar kolom dengan panjang data terpanjang, klik duakali di kolom yg mau diubah.

Mengatur Tinggi BarisArahkan mouse ke bagian bawah baris yang mau diubah ukurannya. Lalu tinggaldiatur sesuai dengan keinginan dengan cara didrag.Format isi cellSorot cell yang akan diformat, lalu tekan CTRL+1 untuk melakukan formatterhadap cell yang diinginkan, klik kanan lalu pilih Format Cells… atau pilih di menu atasFormat, Cells. Akan muncul dialog seperti dibawah ini.Adapun komponen-komponen yang dapat diformat adalah : Number ( untuk merubah format type data ). Alignment ( untuk merubah format tampilan horizontal, vertikal dankemiringan ). Font ( untuk merubah tampilan huruf yang digunakan ). Border ( untuk merubah format garis dan bingkai ). Pattern ( untuk merubah warna background pada cell ). Protection ( untuk mengunci atau menyembunyikan cell ).

Memformat text / data dalam CellUntuk melakukan format data dalam cell, klik CRTL+1 hingga muncul kotakdialog Format Cell lalu pilih Number. Lalu tinggal pilih format yang sesuai dengankeinginan. Category untuk memilih jenis format data dan Sample untuk melihat contohdata yang akan diformat. Isi dri Category antara lain : General ( tidak memiliki format apa-apa ). Number ( untuk memformat tampilan angka, desimal maupun negatif ). Currency ( untuk memformat nilai tampilan mata uang, simbol dan negatif ). Accounting ( hampir sama dengan Currency, untuk perhitungan akuntansi ). Date ( untuk memformat tampilan tanggal, bulan dan tahun ). Time ( untuk memformat tampilan jam, menit dan detik ). Percentage ( untuk memformat tampilan persen dan desimal ). Fraction ( untuk memformat tampilan bilangan pecahan ). Scientific ( untuk memformat tampilan angka dan desimalnya ). Text ( untuk memperlakukan seluruh masukkan cell sebagai text ). Special ( untuk memformat angka dengan format spesial seperti kode pos ataunomer telepon ). Custom ( untuk memformat cell sesuai dengan format keinginan pengguna ).Memberikan perataan di dalam Cell

Untuk melakukan perataan data, klik CRTL+1 hingga muncul kotak dialogFormat Cell lalu pilih Alignment. Lalu tinggal pilih sesuai dengan keinginan. Vertical, digunakan untuk meratakan secara vertical. Pilihan yang tersediaadalah : Top ( rata atas ), Center ( rata tengah ), Bottom ( rata bawah ), Justify( menampilkan secara penuh ) dan Distributed ( ditengah-tengah ). Horizontal, digunakan untuk meratakan secara horizontal. Pilihan yangtersedia adalah : Left ( rata kiri ), Center ( rata tengah ), Right ( rata kanan ),Fill ( mengisi cell sampai penuh dengan pengulangan ), Justify ( menampilkansecara penuh ), Center Across Selection ( menampilkan data secara ratatengah dibeberapa kolom).

Orientation, digunakan untuk mengatur orientasi data dan derajadkemiringannya.Memberikan border pada CellSorotlah cell yang ingin diberikan border ( bingkai ), lalu klik kanan dan pilihFormat Cell hingga muncul kotak dialog Format Cell, pilih tab Border untuk memilihjenis border yang diinginkan. Style untuk memilih jenis border yang diinginkan, Coloruntuk memilih warna border. Pada bagian Presets, pilih None untuk menghapus border,Outline untuk memberikan border disekeliling cell atau range, Inside untuk memberikanborder didalam range.Membuat Charts ( tabel grafik )Charts adalah suatu representasi visual dari sebuah / sekelompok data. Excelmemperlihatkan charts dalam dua cara yang berbeda. Dapat ditampilkan dalam satuworksheet yang sama atau dalam worksheet yang terpisah. Jika anda ingin mencetakcharts saja, akan lebih baik jika membuat charts dalam worksheet yang terpisah. Chartsyang terdapat dalam satu worksheet yang sama akan “melayang” dalam worksheet, dapatdigerakkan dan diperbesar sesuai dengan keinginan. Jika anda berencana mencetak chartsbeserta dengan data yang digunakan, maka lebih baik memasukkan charts dalam satuworksheet yang sama.

Bagian-bagian dari charts.Setiap charts memiliki Horizontal Axis ( sumbu horizontal ) yang menunjukkankategori dari tiap data, dan Vertical Axis ( sumbu vertikal ) yang menunjukkan nilai daritiap data. Untuk membuat suatu charts dengan sekali klik keyboard, cukup tekan tombolF11 saja. Atau untuk menampilkan menu pembuatan charts, cukup pilih di menu atasView, Toolbars, Charts. Atau cukup gunakan chart wizard yg terletak di menu atas.Charts toolbar1. Charts Objects : Saat suatu chart dipilih, elemen-elemen dari chart tersebut akanterlihat di drop down list dari Charts Objects.2. Format Selected Object

3. Select Chart Type.4. Legend.5. Data Table ( untuk mengaktifkan tampilan data ).6. By Row ( untuk menampilkan data berdasarkan baris ).7. By Colomn ( untuk menampilkan data berdasarkan kolom ).8. Angle Clockwise / Counterclockwise ( untuk memutar tulisan dengan arah yangdiinginkan ).Chart wizardChart Wizard

Chart wizard berguna untuk memudahkan anda dalam membuat berbagai macamjenis charts. Langkah pertama adalah memilih jenis charts yang akan dipakai

Excel menyediakan berbagai tipe dan jenis charts untuk dipilih. Baik untuk tabStandard Types maupun Custom Types.Langkah kedua adalah memilih range data yang diinginkan, mengubah orientasidata ( baris atau kolom ) dan menentukan kategori dan seri data yang ingin dipakai

Langkah ketiga membantu anda untuk menentukan judul dari chart, opsi sumbu,garis, legenda, data label dan data tabel.Langkah keempat dan yang terakhir, adalah memilih lokasi chart yang telahdibuat. Apakah dalam satu worksheet yang sama atau dalam worksheet yang berbeda.Memodifikasi ChartsJika chart anda terletak dalam satu worksheet yang sama dengan data, anda dapatmemindahkan dan mengatur ukuran chart dengan cara di-drag ditengah atau disisi.Untuk mengubah jenis atau tipe chart, andadapat menggunakan pilihan Chart, Chart Type.Untuk chart dengan 2 variabel atau lebihPemasukan pada kolom sebelah kiri memiliki nilai sampai dengan 25.000,sedangkan keuntungan pada kolom sebelah kanan memiliki nilai maksimal 15.00%.

Untuk menggabungkan kedua data dalam 1 chart diperlukan sebuah “sumbu nilai kedua”( Secondary Value Axis ).Pilih Custom Types dari Chart Wizard dankemudian pilih diantara Line – Colomn on 2 Axes atauLines on 2 Axes.Contoh chart dengan 2 sumbu nilai.Anda juga dapat memperlihatkan tabel data didalam chart yang diinginkan.Cukup pilih Chart, Chart Option lalu pilih Data Table Tab dan pilih opsi Show DataTable

Membuat charts dengan gambarContoh ada sebuah tabel sebagai berikut :Bulan Jumlah Mahasiswa1 102 153 204 15Untuk membuat suatu charts terlihat lebih menarik, anda bisa menggunakangambar-gambar daripada menggunakan batang grafik yang simpel dan membosankan.Pilih Format Data Series dengan cara klik 2 kali di charts anda, pilih Patterns danpilih Fill Effects, pilih tab Picture, klik Select Picture untuk memilih gambar yang akananda pakai.

Mempercantik tampilan Worksheet anda.Untuk mempercantik tampilan, anda dapat menggunakan Autoshapes, Clipart atauWordart. Berikut ini adalah contoh-contoh penggunaan tools tersebut.Contoh penggunaan Callouts dengan Text