MENGENAL DAN BEKERJA DENGAN PROGRAM PENGOLAH ANGKA (MS. EXCEL)

OlehISMI INDARYATI, S. Kom

ELEMEN-ELEMEN DASAR JENDELA KERJA MICROSOFT EXCEL

• Baris Judul (Tittle Bar), bagian ini berisi nama file dan nama program aplikasi yang sedang kita aktifkan.

• Baris Menu (Menu Bar), bagian ini berisi barisan perintah berupa menu, seperti menu File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window dan Help.

• Baris Toolbars (Toolbars), bagian ini berisi tombol-tombol yang digunakan untuk menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah, khususnya perintah-perintah yang sering digunakan.

• Tombol Ukuran (Sizing Button), bagian ini berisi tombol-tombol untuk mengatur ukuran jendela kerja Microsoft Excel.

• Task Pane, bagian ini merupakan bagian yang akan membantu kita pada saat mwnyunting (mengedit) lembar kerja. Jendela task Pane ini akakn ditampilkan secara otomatis dan isinya menyesuaikan dengan pekerjaan yang sedang kita lakukan.

• Baris Penggulung Tegak (Vertical Scroll Bar), bagian ini ditujukan untuk menggeser layar ke atas atau ke bawah.

• Baris Penggulung Mendatar (Horizontal Scroll Bar), bagian ini ditujukan untuk menggeser layar ke kanan atau ke kiri.

• Baris Rumus (Formula Bar), bagian ini akan menampilkan informasi mengenai isi sel yang sedang aktif di lembar kerja.

Tampilan Microsoft Excel 2003

Tampilan Microsoft Excel 2007

Kegunaan Microsoft Excel:• Membuat tabel• Membuat grafik• Penghitungan rumus• Membuat daftar gaji• Laporan keuangan• Dan lain-lain.

Langkah-langkah Menggunakan Microsoft Excel:• Buka Ms.Excel

start → All programs → Microsoft Office → Microsoft Excel• Tentukan Page Setup• Jika di cetak sesuai dengan kertas yang kita inginkan• Tentukan Jenis dan ukuran huruf yang akan digunakan

WORKSHEET (Lembar Kerja) Microsoft Excel:

Ms. Excel 2003 - Ms. Excel 2003: terdiri dari 1 - 255 Sheet- 256 KOLOM diwakili oleh huruf (A, B, C,…, AA,…,IV)- 65536 BARIS diwakili oleh angka (1, 2, 3, …, 65536)

Ms. Excel 2007- Ms. Excel 2007: terdiri dari 1 – 13291 Sheet- 16384 KOLOM diwakili oleh huruf (A, B, C,…, AA,…,XFD)- 1048576 BARIS diwakili angka (1, 2, 3, ..., 1048576)

MENGEDIT WORKSHEET (EDITING DATA)

Mengedit data data pada workbook atau worksheet dapat berupa:1.Menghapus isi sel karena kesalahan ketik kemudian meggantinya dengan data yg benar2.Memperbaiki isi sel krn data yg diketik ada kesalahan kata ataupun huruf3.Menambah data yg kurang dlm satu sel4.Memindah data dari satu sel ke sel lain, atau range satu ke range lain5.Mengcopy data dari satu sel/range sel/range lain

A. Menghapus isi selMenghapus isi sel dapat dilakukan dengan cara:1. Sorot sel/ range, tekan tombol Delete.2. Dengan menu: sorot sel/range lalu pilih menu Edit, kemudian pilih Clear

Pilihan:- All: menghapus isi sel dan formatnya.- Formats: menghapus formatnya saja.- Contents: menhapus isi selnya saja

B. Mengganti dan Memperbaiki Data dalam Sel

Jika data yang kita ketikkan di dalam sel ternyata salah atau kurang tepat maka data tersebut bisa diperbaiki dengan cara:1.Mengganti isi sel: sorot sel tersebut dan ketikkanlah data yang baru lalu Enter.2.Memperbaiki isi sel: klik dua kali sel yang akan diedit atau letakkan sel aktif pada sel tersebut, kemudian tekan tombol F2, kita dapat memperbaiki data dengan menggunakan tombol : , Ctrl + , Home, End, Delete, Backspace dan diakhiri dengan Enter.

Kita dapat memmindah data dalam suatu sel atau range ke sel atau range yg lain. Untuk memindahkan data tersebut dapat dilakukan dengan cara:1. Drag and Drop•Blok seluruh sel yg akan dipindah•Letakkan pointer mouse di batas pinggir sel – sel yang sudah dipilih

sampai tanda pointer mouse.•Klik dan tahan mouse jangan lepas dan geser ke tempat yang diinginkan

atau tempat yang baru kemudian lepaskan tombol klik2.Menggunakan Cut and PasteBlok sel/range yg akan dipindah. Klik icon cut hingga muncul garis putus2 yg bergerak (marque) kemudian pilih/ klik sel yg diinginkan untuk menempatkan data dan klik icon paste. Selain itu bisa juga menggunakan menu Edit > Cut > Paste

C. Memindah Data

Memasukkan Data Pada Lembar Kerja1. Memasukkan Data AngkaCara memasukkan data berupa angka dilakukan dengan mengetik angka dari

bilangan tersebut. Angka yang akan ditempatkan di sel yang sedang aktif.Namun dalam memasukkan data angka di lembar kerja Excel, kita tidak

diperkenankan memasukkan angka dengan memberikan tanda titik sebagai pemisah ribuan. Hal ini disebabkan Excel akan memperlakukan tanda titik yang kita masukkan sebagai karakter titik biasa dan bukan sebagai tanda pemisah. Akibatnya, angka yag kita masukkan menjadi tidak berarti.

2. Memasukkan data TeksCara memasukkandata berupa teks adalah dengan mengatikkan huruf2 dari teks tersebut di keyboard. Berbeda dengan bilangan yang ditempatkan merapat ke kanan. Data berupa teks akan ditempatkan merapat ke kiri.

Memasukkan Data yang Berurutan

Bila ada data yang ingin dimasukkan adalah data yang berurutan dng pola tertentu, data tersebut tidak perlu dimasukkan satu per satu, kita hanya perlu memasukkan beberapa karakter pertama. Cara memasukkan data yang berurutan adalah:1.Pilih sel tempat data pertama akan dimasukkan.2.Ketik data pertama, kemudian pindah ke sel berikutnya.3.Ketik data kedua yang sesuai dengan urutan data dengan ketentuan spt dibawah ini:-Bila urutan data yg dimasukkan adalah 1,2,3,4 dan seterusnya, ketiklah 1 dan 2 di dua sel pertama-Bila urutan data yg dimasukkan adalah 2,3,4,5 dan seterusnya, ketiklah 2 dan 3 di dua sel pertama-Blok kedua sel yang sudah diisi data tersebut-Letakkan pointerdi sudut kanan bawah sel kedua sampai tanda tambah (+) muncul di

pointer.-Drag ke kanan atau ke bawah utk urutan data yg semakin besar, atau ke kiri untuk data semakin kecil-Bila data terakhir sudah masuk, lepaskan mousenya

Memasukkan Data Sekaligus

Bila data yang ingin dimasukkan untuk beberapa sel adalah data sama, kita dapat memasukkan data ke beberapa sel sekaligus. Langkah2nya adalah:- Pilih sel tempat data akan dimasukkan- Ketiklah data yang akan dimasukkan pada salah satu sel yang sudah dipilih.-Blok sel yang sudah diisi data tersebut-Letakkan pointer di sudut kanan bawah sel kedua sampai tanda tambah (+) muncul di pointer.-Drag ke kanan atau ke bawah utk urutan data-Bila data terakhir sudah masuk, lepaskan mousenya

Contoh langkah memasukkan data otomatis berurutan:

Contoh langkah memasukkan data otomatis sama: