arief ms excel 2007

\// Widyaloka.Bkt [@rief-1008] 1

BAGIAN 1 MEMULAI MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

Microsoft Excel 2007 adalah aplikasi pengolah data yang digunakan untuk

menghitung administrasi bisnis, laporan keuangan, pengolahan perhitungan secara matematis maupun perhitungan secara akuntansi dan statistik. Selain dapat menampilkan dan mengolah data dalam bentuk tabel, Microsoft Excel juga dapat menglah dan menampilkan data dalam bentuk Grafik. Tampilan Microsoft Excel 2007 inipun mengalami perubahan fitur yang cukup signifikan dari office versi sebelumnya, yaitu dengan tampilan yang inovatif sehingga tidak membosankan dan gampang menggunakannya. 1.1 Mengenal bagian lembar kerja Excel 2007

1.2 Menggunakan Menu dan Membuka Worksheet Baru

Menu dalam Office Excel 2007 ini memiliki Ribbon pada setiap bagiannya. Misalnya kita memilih menu Home , maka akan muncul Ribbon seperti gambar berikut :

Quick Access Toolbar Menu Bar Ribbon Office Button

View & Zoom

Columns (Kolom)

Rows (Baris)

Cell (cell A1)

Worksheet


Memilih menu Insert, akan muncul Ribbon berikut ini :

Begitu juga untuk pilihan menu – menu yang lain. Secara garis besar adapun kegunaan menu tersebut adalah sebagai berikut : Home : Menampilkan perintah - perintah untuk pengaturan seperti format

huruf, perataan teks dalam cell, dan untuk memformat cell. Insert : Menampilkan semua perintah yang berhubungan dengan

penyisipan atribut dalam sebuah worksheet, seperti menyisip, gambar, grafik, shaping, , text box, word art, pivot table, header dan footer dan lain sebagainnya.

Page Layout : Menu ini menampilkan perintah – perintah untuk pengaturan halaman naskah yang kita edit, seperti mengatur ukuran kertas, orientasi pencetakan, warna halaman dan pengaturan tampilan worksheet.

Formula : Menu ini berisikan perintah untuk mengatur reference dari naskah, seperti membuat daftar isi dan menyisip keterangan dari sebuah objek.

Data : Menu yang berisi perintah – perintah yang berhubungan dengan pengolahan database dalam Excel, seperti fasilitas Filter dan Sort.

Review : Menu yang berisi perintah – perintah untuk pengeditan seperti memprotect sheet / workbook, memeriksan ejaan, dan memasukan komentar.

View : Menu yang berisi perintah – perintah untuk mengatur format tampilan halaman pengeditan seperti menampilkan ruler, gridlines dan bentuk layout halaman.


BAGIAN 2 BEKERJA DENGAN WORKBOOK DAN SHEET

2.1 Workbook dan Sheet

Workbook yang dalam bahasa kita disebut dengan buku kerja, ibarat sebuah map yang berisikan lembaran lembaran dokumen yang tersusun rapi. Begitu juga dengan Microsoft Excel, setiap kali kita membuka dokumen baru (Create New Document) kita akan mendapatkan sebuah work book kosong yang berisikan beberapa sheet. Sheet merupakan kertas kerja yang berbentuk kolom - kolom (coulmns) dan baris-baris (rows) dimana tempat kitma membuat laporan.

Dalam keadaan standar sebuah workbook memiliki tiga buah sheet (sheet1, sheet2 dan sheet3). Kita dapat menambah dan menghapus sheet yang ada tersebut.

Clik mouse kanan pada posisi sheet, maka akan muncul menu terkait seperti gambar di sebelah. Insert untuk menyisip sheet baru, Delete untuk menghapus sheet,

Reneme untuk mengganti nama sheet, Move or Copy untuk memindahkan atau menggandakan sheet.

Column ditandai dengan Huruf A sampai dengan XFD, dan baris ditandai dari baris 1 sampai dengan 1048576. Perpotongan antara kolom dan baris disebut dengan Cell. Di dalam cell itulah tempat kita memasukan data. Jadi dalam Microsoft Excel 2007 cell dimulai dari A1 – XFD 1048576. Bisa dibayangakn berapa besar tabel yang dapat dihasilkan dalam satu sheet.

2.2 Memasukkan Data Dalam Cell

Cell dalam lembar kerja (worksheet) dapat menerima data Alphabet, Numerik dan Formula. Untuk latihan Coba masukan data seperti gambar di bawah ini, simpan dengan nama LATIHAN 1.

Pada kolom no, harga dan jumlah berupa data Numerik, kolom nama barang

berupa Alphabet, dan kolom total berupa data formula yang menga likan data yang ada pada kolom C dengan kolom D pada setiap cellnya.

Gambar A Gambar B


Perhatikan pada Gambar A kolom belum mengalami pelebaran atau pengecilan, yang mengakibatkan data pada beberapa cell tidak kelihatan. Sedangkan pada Gambar B kolom telah mengalami pelebaran atau pengecilan

sehingga data pada setiap cell akan kelihatan rapi. Untuk melebarkan / mengecilkan kolom klik, tahan dan geser mouse pada pembatas antar kolom. Sehingga menjadi seperti berikut ini

Sedangkan untuk merubah tinggi baris klik, tahan dan tarik mouse ke atas atau ke bawah pada posisi pembatas baris.

2.3 Format Data Dalam Cell

Pada prinsipnya untuk memformat data dalam cell sama halnya yang kita lakukan pada data dalam Word. Bedanya karena data di Excel terletak di dalam cell, maka kita harus terlebih dahulu memilih cell yang bersangkutan. Sebagai contoh coba kita format data yang pernah kita buat di atas menjadi seperti berikut ini. Jika Selesai simpan dengan nama LATIHAN 2

Untuk memformat data dalam cell, klik pada home maka tampil menu berikut :

Untuk Membuat Jumlah s/d Banyak Data ikuti langkah berikut ini : Letakan Cursor pada posisi dimana hasil statisik akan diletakan, misalnya untuk jumlah pada Cell E13, lalu pilih Sum. Dengan cara yang sama klik Average untuk rata-rata, Count Numbers untuk banyak data, Max untuk tertinggi dan Min untuk terendah. Tapi ingat range data harus tetap E5:E12. =SUM(E5:E12), =MAX(E5:E12), dst.

Copy, Move, Painter Format Font & Perataan Format Angka, tampilan tabel, Insert/Delete , StatCell & Perataan


2.4 Membuat Border Cell Dalam Excel 2007 ini memformat tabel sangat gampang sekali, karena filtur

Excel 2007 ini menyediakan berbagai bentuk format tabel menarik yang siap digunakan. Untuk memformat tabel kita dapat mengklik button yang terdapat pada Styles yang terdapat pada bagian menu Home . Caranya adalah dengan menselect terlebih dahulu range tabel yang dimaksud baru kemudian klik buttun Format as Teble, Cell Style atau Conditional Formating. Coba format tabel yang pernah kita buat tersebut menjadi seperti berikut ini.

Atau kita ingin memformat sesuai dengan keinginan kita sendiri. Caranya dengan mengklik button Format Cells, lalu pilih tab Border, seperti gambar berikut ini. Ubahlah bentuk tabel yang kita buat tadi menjadi seperti berikut ini :


BAGIAN 3 BEKERJA DENGAN FUNGSI EXCEL

3.1 Perhitungan Pada Excel Menggunakan cara manual, yaitu dengan menuliskan langsung bilangan

yang akan kita proses dengan terlebih dahulu menuliskan tanda sama dengan (=). Contoh =1000*2, berarti kita mengalikan nilai 1000*2, maka sel tersebut akan tertulis 2000. Atau dengan menuliskan alamat cell nya. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada tabel berikut :

+ : Penjumlahan =100+500 =A1+A2 - : Pengurangan =1500-500 =B2 – C2 / : Pembagian =1500/3 =A1/B1 * : Perkalian =100*10 =A2*3 ^ : Pemangkatan =10^2 =A2^3 (100+50)*2 =(A1+A2)^2

3.2 Perhitungan Dengan Alamat Absolut Dalam Excel alamat absolut dilambangkan dengan tanda $, di depan nama

kolom dan baris pada alamat cell. Sebagai contoh kita akan mengabsolut cell A1. $A$1 absolut mutlak tekan tombol fungsi F4 1x A$1 absolut baris tekan tombol fungsi F4 2x $A1 absolut kolom tekan tombol fungsi F4 3x A1 relatif tekan tombol fungsi F4 4x Untuk memahami konsep dan kegunaan alamat absolut, coba kita kerjakan

tabel berikut ini. Simpan dengan nama file LATIHAN 3.


Berikut ini kita akan mencari nilai simpanan (Deposito) pada sebuah bank dengan tingkat suku bunga pertahun yang bervariasi dengan perhitungan bunga sederhana :

Nilai Simpanan = Pokok Simpanan x (1+tingkat suku bunga)jangka waktu

Simpan file dengan nama LATIHAN 4.

3.3 Fungsi Lookup VLOOKUP, digunakan untuk membaca suatu data di dalam tabel yang tersusun secara vertikal. Cara penulisannya :

=VLOOKUP(DATA KUNCI,POSISI TABEL,NOMOR KOLOM,0)

HLOOKUP, digunakan untuk membaca suatu data di dalam tabel yang tersusun secara horizontal. Cara penulisannya :

=HLOOKUP(DATA KUNCI,POSISI TABEL,NOMOR KOLOM,0)


3.4 Fungsi Logika IF Digunakan untuk memberikan nilai berdasarkan ekspresi logika. Apakah

suatu pernyataan bernilai BENAR (True) atau bernilai SALAH (False). Cara penulisannya adalah sebagai berikut :

=IF(EKSPRESI LOGIKA,JAWABAN BENAR,JAWABAN SALAH) Berikut kita ambil Contoh 1 : jika kode L maka kelamin Laki-Laki Jika kode P maka kelamin Perempuan Contoh 2 : jika jam kerja lebih dari 80 maka keterangan “Lembur” Jika jam kerja kurang dari 80 maka keterangan “Kurang” Jika jam kerja sama dengan 80 maka Keterangan “Cukup”

Pada cel C3 kita tulis : =if(B3=”L”;”Laki”;”Perempuan”), lalu copykan ke bawah. Pada cel E3 kita tulis : =if(D3>80;”Lembur”;if(D3=80;”Cukup”;”Kurang”)), lalu copykan ke bawah.

Operator logika yang bisa digunakan adalah =, <, >, >=, <=, <> Kerjakan latihan berikut, simpan dengan nama LATIHAN 5.

Ketentuan : Rata – Rata Huruf Keterangan 96 – 100 A Sangat Memuaskan 86 – 95 B Memuaskan 75 – 85 C Cukup Memuaskan 65 – 74 D Hampir Memuaskan 0 – 64 E Gagal


LATIHAN 6

Ketentuan Soal Data yang diinput : No, Kode Kelas, Kode Instruktur, Realisasi Data yang diproses :

? Nama Instruktur diambil dari tabel berikut ini :

? Nama Peket dan Target Jam dengan ketentuan :

Jika Kode WO maka Windows Office & target 50 Jam Jika Kode DG maka Desain Grafis & target 60 Jam Jika Kode PR maka Program & target 60 Jam Jika Kode WB maka Web Desain & target 40 Jam Jika Kode JR maka Jaringan & target 25 Jam

? Sisa Jam = Target Jam – Realisasi ? Keterangan dengan ketentuan

Jika Sisa jam = 0 maka “Selesai”, Selain itu “Belum Selesai”

Dalam menuliskan ekspresi logika ada beberapa operator logika yang dapat

kita gunakan, yaitu : AND, untuk memberikan jawaban True (benar) jika semua argumen bernilai benar dan memberikan jawaban False (salah) jika beberapa argumen bernilai salah. Rumus AND(logika 1; logika 2).


OR, untuk memberikan jawaban True (benar) jika beberapa argumen bernilai benar dan memberikan jawaban False (salah) jika semua argumen bernilai salah. Rumus OR(logika 1; logika 2). NOT, untuk memberikan jawaban terbalik. Hasilnya akan bernilai True jika argumen False dan memberikan nilai False jika argumen bernilai True. Rumus NOT(logika). Untuk lebih memahami kegunaan dari operator logika tersebut perhatikan sebagian kolom dari sebuah tabel di bawah dalam cara penulisan fungsinya.

3.5 Fungsi String (Text) LEFT, berfungsi untuk mengambil teks dari sebelah kiri. =LEFT(“WIDYALOKA”;5), akan menghasilkan WIDYA RIGHT, berfungsi untuk mengambil teks dari sebelah kanan. =RIGHT(“WIDYALOKA”;4), akan menghasilkan LOKA MID, berfungsi untuk mengambil teks dari posisi tengah. =MID(“WIDYALOKA”;4;5), akan menghasilkan YALO LEN, berfungsi untuk mendapatkan panjang/banyaknya karakter. =LEN(“WIDYALOKA), akan menghasilkan 9 UPPER, berfungsi untuk merubah teks menjadi huruf besar. =UPPER“widyaloka”), akan menghasilkan WIDYALOKA LOWER, berfungsi untuk merubah teks menjadi huruf kecil.

Pada cel C2 ditulis rumus : =if(and(A2=”CO”;B2>5);”Meja Komputer”;”-“)

Artinya jika kode barang adalah CO dan jumlah beli lebih besar dari 5 maka dapat bonus Meja Komputer

Pada cel C2 ditulis rumus : =if(or(A2=”CO”;B2>5);”Meja Komputer”;”-“)

Artinya jika kode barang adalah CO atau jumlah beli lebih besar dari 5 maka dapat bonus Meja Komputer


=LOWER(“WIDYALOKA”), akan menghasilkan widyaloka TEXT, untuk merubah angka value menjadi angka teks. VALUE, untuk merubah angka teks menjadi angka value. 3.6 Fungsi Tanggal dan Waktu DATE, berfungsi untuk memasukan tanggal. =DATE(yy;mm;dd) DAY, berfungsi untuk mendapatkan nama hari dari fungsi tanggal. =DAY(nilai tanggal) MONTH, berfungsi untuk mendapatkan nama bulan dari fungsi tanggal. =MONTH(nilai tanggal) YEAR, berfungsi untuk mendapatkan nama tahun dari fungsi tanggal. =YEAR(nilai tanggal) NOW, berfungsi untuk mendapatkan tanggal atau jam dari sistem komputer. =NOW WEEKDAY, berfungsi untuk mendapatkan nama hari dari fungsi tanggal. =WEEKDAY(nilai tanggal) TIME, berfungsi untuk memasukan jam =TIME(hh;mm;ss) LATIHAN 7 Ketentuan Soal

? Masa Kerja = (Tanggal laporan – Masuk Kerja)/365 ? Status didapat berdasarkan dari Kode Status sebelah kiri

Jika N maka Nikah, jika B maka Belum Nikah ? Jumlah anak didapat berdasarkan dari Kode Status sebelah kanan ? Untuk kolom Jabatan dan Gaji Pokok didapat dari Kode Jabatan

Jika ADM, maka Administrasi dan 500000 Jika AKU, maka Akunting dan 750000 Jika SAL, maka Sales dan 400000 Jika MAN, maka Manager dan 1500000 Jika SEK, maka Sekretaris dan 800000 Jika STF, maka Staff dan 600000


? Tunjangan Anak diberikan kepada karyawan yang telah menikah dan maksimal 3 orang anak dengan besar tunjangan 50000 per orang

? Total Gaji = (Gaji Pokok+Tunjangan Anak) – Cashbon


3.6 Fungsi Matematika =ABS(nilai), untuk membuat nilai absolut dari suatu nilai =INT(nilai), untuk menghilangkan nilai angka desimal dibelakang koma =SQRT(nilai), untuk mencari nilai pembagian =MOD(nilai;nilai pembagian), untuk mencari nilai sisa pembagian =PI, untuk mendapatkan nilai PI (3,14) =SIN(nilai), untuk mencari nilai sinus =COS(nilai), untuk mencari nilai cosinus =TAN(nilai), untuk mencari nilai tanget 3.7 Fungsi SUMIF, AVERAGEIF =SUMIF(range data;kriteria range;range yang akan dijumlahkan) Digunakan untuk menjumlahkan data yang sesuai dengan kriteria (kelompok) yang ditentukan. =AVERAGEIF(range data;kriteria range;range yang akan dirata-rata) Digunakan untuk menghitung rata-rata data yang sesuai dengan kriteria (kelompok) yang ditentukan. Untuk memahaminya coba kerjakan tabel seperti berikut ini, dan simpan dengan nama LATIHAN 8.


? Pada cell F3 tulis rumus berikut untuk mendapatkan nama hari :

=TEXT(C3;”DDDDDD”)

? Pada cell D15 tulis rumus berikut ini sesuai dengan ketentuan yang telah dijelaskan di atas. Jika kita memahami betul penulisan rumus dengan alamat absolut maka, hasil pada cell D15 tersebut dapat kita copykan ke semua cell yang membutuhkan.

=SUMIF($B$5:$F$14;$C15;D$5:D$14) Setelah itu kita cukup merubah kata SUMIF dengan AVERAGEIF pada cell Rata-Rata. (gampang khan…!)

Dengan menggunakan fungsi tersebut kita dapat membuat berbagai laporan yang membutuhkan pengelompokkan. 3.8 Mengurutkan Data

Untuk mengurutkan data klik menu DATA dan pilih button SORT.

Untuk mempraktekkan cara mengurutkan data buka file LATIHAN 7.

Urutkan data tersebut berdasarkan KODE JABATAN dan NAMA KARYAWAN secara Ascending. Caranya :

1. Blok data pada tabel tersebut dari A8:M16 2. Klik button Sort, maka akan muncul kotak dialog, lalu isikan data –

datanya seperti berikut ini :

3. Jika selesai klik OK.


BAGIAN 4 BEKERJA DENGAN GRAFIK

Microsoft Excel 2007 memiliki fasilitas untuk menyisipkan Chart,

Picture, Clip Art, Word Art, Text Box dan Shape untuk keperluan pembuatan laporan yang lebih profesional.

4.1 Chart

Yang dimaksud dengan chart dalam Excel adalah informasi/data yang ditampilkan dalam bentuk gambar. Sehingga dengan gambar kita akan lebih memahami dan membaca data yang disajikan tersebut. Banyak jenis chart yang dapat dibuat oleh Excel 2007 ini. Chart yang banyak dipakai untuk keperluan bisnis seperti type Bar, Line, XY atau Circle.

? Tahapan yang pertama yang harus kita lakukan adalah memuat tabel data yang akan dijadikan chart. Sebagi latihan coba kita buat tabel berikut ini.

? Dari tabel di atas kita akan membuat

char dengan type BAR 3D, berdasarkan tahun pelajaran. Maka kita select cell A4:D7, lalu klik Insert, dan pilih Column,

? Maka akan dihasilkan chart secara cepat (gampang kan). Pekerjaan kita tinggal memformat chart tersebut agar kelihatan lebih menarik dan profesional.


? Untuk memformat chart dapat kita gunakan Chart Tool berikut ini dengan cara double klik mouse pada bagian chart yang tampil pada work sheet.

? Change Chart Type , digunakan untuk mengganti type chart ? Save As Template, digunakan untuk menyimpan chart dalam bentuk

template ? Switch Row / Column, digunakan untuk mengganti data chart ke baris –

kolom atau kolom ke baris ? Select Data, digunakan untuk menentukan data range chart secara manual ? Chart Layouts, digunakan untuk mengatur tampilan chart ? Chart Styles, digunakan untuk memilih style / format grafik ? Move Chart Location, digunakan untuk memindahkan lokasi chart yang

dihasilkan Untuk mengedit setiap bagian dari Chart,

caranya adalah dengan meletakkan cursor mouse ke bagaian tersebut dan klik mouse kanan. Pada gambar di sebelah kita mengedit legend.


4.2 Picture Masih Ingat perintah menyisip Picture / Gambar Word ? Dalam Excel untuk

memasukan dan mengeditnya tidak jauh berbeda. Pertama klik menu Insert, lalu pilih button Picture , maka akan muncul kotak dialog dan kita tinggal menentukan dimana lokasi dan apa nama file gambar yang akan kita sisipkan ke dalam sheet.

4.3 Clip Art Perintah menyisip Clip Art juga demikian ? Kita

tinggal klik menu Insert, lalu pilih button Clip Art, maka di sebelah kanan sheet kita akan muncul kotak dialog yang menampilkan gambar clip Art. Kita tinggal Click and Drag ke arah sheet kita.

4.4 Word Art

Dengan Word Art kita dapat membuat judul laporan kita dengan manarik. Caranya klik menu Insert, lalu pilih button WordArt. Kita tinggal memilih bentuk yang diinginkan dan mengetik teks pada kotak yang telah disediakan.

4.5 Text Box

Untuk meletakkan tulisan tidak pada posisi cell atau dapat dengan bebas menggeser tulisan tersebut, maka teks tersebut harus kita letakkan ke dalam bingkai dengan menggunakan fasilitas Text Box, caranya

? Klik menu Insert, lalu pilih button Text Box

? Lalu Clik and Drag pada posisi yang diinginkan dan ketik teks pada kotak yang telah disediakan.


? Setelah itu kita dapat mempercantik teks box tersebut dengan memberi bingkai, shading dan bisa menggeser sesuka kita tanpa mempengaruhi data yang ada dalam cell.

4.6 Shapes Shapes digunakan untuk membuat berbagai

bentuk objek, seperti garis, lengkungan, persegi, bulat, lonjong ataupun membuat berbagai bentuk symbol flow chart. Ada banyak pilihan yang disediakan pada menu Shapes ini. Untuk mengaktifkannya

? Klik menu Insert, lalu pilih button Shapes ? Maka akan muncul menu dimana kita dapat

memilih bentuk shapes yang diinginkan. Lines, bentuk garis Rectangles, bentuk kotak Basic Shapes, bentuk standar Block Arrows , bentuk panah Equations Shapes, bentuk symbol matematika Flowhart, bentuk symbol alur program Stars and Banners , bentuk binatng dan banner Callouts, bentuk objek percakapan Sedangkan Recently Uses Shapes, bentuk shapes yang biasa / telah digunakan sebelumnya


BAGIAN 5 MENGATUR PENCETAKKAN

Setelah kita membuat berbagai bentuk tabel dan grafik selanjutnya kita akan

mengatur pencetakan. Excel menyediakan fasilitas untuk melihat hasil cetakan di layar monitor sebelum laporan kita tersebut di cetak ke Printer, yaitu dengan langsung mengklik button Print Preview pada Quick Access Toolbar.

Untuk latihan coba kita buka sebuah file yang pernah kita kerjakan sebelumnya (misalnya Latihan 5). Setelah itu, kita klik button Print Preview, maka akan tampil seperti gambar di sebelah ini.

? Klik button Page Setup, untuk mengatur halaman pencetakkan, maka akan muncul kotak dialog berikut ini. Menu Page Setup ini tidak jauh berbeda seperti yang ada pada Word. Bedanya pada Excel ada menu Scaling, dimana kita dapat mengatur berapa persentase hasil pencetakan yang kita inginkan dari ukuran standar yang telah dibuat pada sheet. Sebesar apapun laporan, kita dapat mencetaknya dalam satu halaman pencetakan.

? Klik button Print, untuk memulai mencetak, maka akan tampil kotak dialog seperti gambar berikut ini. Pada Print What : Selection, untuk mencetak data dalam range area. Active sheet, untuk mencetak semua data yang ada dalam sheet.


BAGIAN 6 BERBAGAI BENTUK SOAL LATIHAN

Soal 1 : Membuat Format laporan

Kompetensi yang akan dicapai adalah: ? Peserta Pelatihan dapat Memasukan data dengan memilih format Cell

yang tepat, memasukan fungsi statisik dan menyisip Text Box ? Mencetak pada kertas dengan ukuran A4 secara Landscape.


Soal 2 : Membuat Laporan Kompetensi yang akan dicapai adalah: ? Peserta Pelatihan dapat memproses data dengan berbagai fungsi

string, tanggal, logika dan lookup. ? Memformat tabel dan menyisip Clipart

arief ms excel 2007

Documents