manual mutu jurusan teknik...
TRANSCRIPT
Manual Mutu
Jurusan Teknik Pengairan
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2013
i
Manual Mutu
Jurusan Teknik Pengairan
Kode Dokumen : 00603 05000
Revisi : 5
Tanggal : 20 Agustus 2013
Diajukan oleh : Ketua UJM
Ttd
Ir. Rini Wahyu Sayekti, MS.
Dikendalikan
oleh
: Sekretaris Jurusan Teknik Pengairan
DR.Eng. Donny Harisuseno, ST,MT
Disetujui oleh : Ketua Jurusan Teknik Pengairan
Ttd
Ir. Dwi Priyantoro, MS.
ii
KATA PENGANTAR
Di dalam menyelenggarakan proses pendidikan, Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik, Universitas
Brawijaya mengusahakan pendidikan yang dapat memenuhi standar mutu pendidikan dan menjamin mutu
lulusan sesuai dengan kompetensi yang
ditetapkan/dijanjikan sehingga mutu dapat dipertahankan secara konsisten dan ditingkatkan secara berkelanjutan.
Hal ini dapat dicapai salah satunya dengan kegiatan yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan
organisasi Jurusan Teknik Pengairan dalam memenuhi mutu yang diharapkan. Kegiatan tersebut akan berjalan
dengan baik bila didukung dengan dokumen yang
menentukan sistem manajemen mutu dan organisasi. Dokumen Manual Mutu ini dibuat dengan tujuan
untuk menentukan sistem manajemen mutu dan organisasi di Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya. Dengan
acuan dokumen ini diharapkan semua kegiatan dapat
terlaksana dengan terarah dan terkendali sehingga tujuan mutu dapat dicapai.
Manual Mutu Jurusan Teknik Pengairan ini diharapkan dapat dipahami dan dilaksanakan dengan baik
oleh seluruh civitas Jurusan Teknik Pengairan dan pihak-pihak lain yang terkait.
Malang, 20 September 2011 Ketua Jurusan Teknik Pengairan
ttd
Ir. Dwi Priyantoro, MS
iii
Daftar Isi
1. PENDAHULUAN ............................................................. 1
1.1 Ruang Lingkup Manual Mutu............................................... 1
1.2 Tujuan Manual Mutu .......................................................... 1
2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMENMUTU .................. 2
3. ISTILAH DAN DEFINISI ................................................ 3
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU .......................................... 4
4.1 Sekilas Jurusan Teknik Pengairan ........................................ 4
4.2 Organisasi Jurusan Teknik Pengairan .................................. 6
4.3 Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Teknik Pengairan ................... 8
4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di
Jurusan Teknik Pengairan .................................................. 8
4.5 Sistem Dokumentasi dan Audit ......................................... 14
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN ................................ 15
5.1 Komitmen Manajemen...................................................... 15
5.2 Kepuasan Pelanggan. ....................................................... 16
5.3 Kebijakan Mutu. ............................................................... 20
5.4 Perencanaan Sistem Mutu ................................................ 21
5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi .................... 21
5.6 Tinjauan manajemen ....................................................... 22
6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA .................................... 23
6.1 Penyediaan Sumber Daya ................................................. 23
6.2 Sumber Daya Manusia. ..................................................... 26
6.2.1 Umum. .................................................................. 26
iv
6.2.2 Kompetensi, kesadaran dan pelatihan. .................... 26
6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan
Kerja(Kampus). ........................................................... 28
6.4 Suasana Akademik ........................................................... 28
7. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN ............................ 28
7.1 Perencanaan Program Layanan ........................................ 28
7.1.1 Pendidikan/Pengajaran. .......................................... 28
7.1.2 Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat. ................................................................ 28
7.2 Peraturan Layanan Pendidikan .......................................... 30
7.3 Desain dan pengembangan kurikulum. .............................. 30
7.3.1 Perencanaan kurikulum. ......................................... 30
7.3.2 Masukan Desain dan Pengembangan. ..................... 30
7.3.3 Output Desain dan Pengembangan. ........................ 30
7.3.4 Tinjauan Desain dan Pengembangan. ..................... 31
7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan. ..................... 31
7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan. ....................... 31
7.3.7 Pengendalian Perubahan Desain dan
Kurikulum. ............................................................ 31
7.4 Proses terkait mahasiswa ................................................. 32
7.4.1 Penentuan persyaratan terkait layanan
pendidikan, penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat. .................................................... 32
7.4.2 Tinjauan persyaratan terkait PBM. .......................... 33
7.4.3 Komunikasi Mahasiswa. .......................................... 33
v
7.5 Pengendalian alat pemantauan dan
pengukuran ................................................................ 34
7.5.1 Pengendalian Ketentuan. ........................................ 34
7.5.2 Validasi Proses. ...................................................... 34
7.5.3 Identifikasi dan ketertelusuran. ............................... 34
7.5.4 Properti pelanggan................................................. 35
7.5.5 Preservasi. ............................................................ 35
7.5.6 Pengendalian alat pemantauan dan
pengukuran. ............................................................... 36
7.6 Pembelian ....................................................................... 36
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN
PENINGKATAN MUTU ................................................. 37
8.1 Panduan umum ............................................................... 37
8.2 Pemantauan dan pengukuran. ..................................... 37
8.2.1 Pencapaian visi misi. .............................................. 37
8.2.2 Kepuasan pelanggan. ............................................. 38
8.2.3 Proses layanan pendidikan dan
penunjang. ................................................................. 38
8.3 Analisis Data. ................................................................... 38
8.4 Perbaikan ........................................................................ 38
8.4.1 Perbaikan berkesinambungan ................................. 38
8.4.2 Tindakan Korektif................................................... 39
8.4.3 Tindakan Pencegahan ............................................ 40
vi
1
MANUAL MUTU JURUSAN TEKNIK PENGAIRAN
1. PENDAHULUAN
1.1. Ruang Lingkup Manual Mutu
Manual mutu adalah dokumen yang menjadi panduan
implementasi manajemen mutu di Jurusan Teknik Pengairan dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus
dipenuhi oleh Jurusan Teknik Pengairan.
Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 dengan pedoman implementasinya dalam layanan pendidikan IWA2:2007, peraturan-peraturan pemerintah RI dan
persyaratan akreditasi BAN-PT serta Manual Mutu Universitas Brawijaya.
Manual Mutu ini berlaku untuk unit pelaksana akademik,
yaitu pimpinan jurusan, Ketua Laboratorium, Kelompok Dosen Keahlian, Dosen, staf administrasi, dan laboran, yang ada di
lingkungan Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya. Adapun ruang lingkup Sistem Manajemen
Mutu (SMM) di Jurusan Teknik Pengairan adalah melaksanakan
pendidikan akademik Program Sarjana (S1), penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan peraturan dan
persyaratan pelanggan (dokumen 00001 03000 Organisasi Tata Kelola (OTK-UB)).
Sedangkan yang tidak termasuk dalam lingkup manual mutu ini adalah sistem manajemen mutu Program Magister (S2),
proses penerimaan mahasiswa, rekruitmen sumber daya manusia
serta pembelian atau pengadaan barang dan jasa juga tidak termasuk dalam manual mutu ini karena ditangani oleh Fakultas
Teknik dan atau Universitas Brawijaya.
1.2. Tujuan Manual Mutu
Manual Mutu ini bertujuan untuk: a) Menggariskan proses utama yang terkait dalam penyediaan
jasa layanan pendidikan, penelitian dan Pengabdian pada masyarakat sehingga menghasilkan sumber daya manusia di
bidang Pengelolaan Sumber Daya Air (Teknik Pengairan).
2
b) Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait
dalam proses di atas.
c) Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001:2008.
d) Mencerminkan komitmen Jurusan Teknik Pengairan dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk
tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang
terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang Pengelolaan Sumber Daya Air (Teknik Pengairan).
2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
Rujukan yang digunakan adalah: a. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Tinggi Nasional. b. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun
2003. c. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar
Nasional Pendidikan.
d. PP. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
e. PP. 66 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan
dan Penyelenggaraan Pendidikan.
f. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008.
g. Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, 2009.
h. Persyaratan SMM ISO 9001:2008. i. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007.
j. Standar mutu world class university (WCU QS Asia) 2009.
k. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya. l. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Teknik.
3. ISTILAH DAN DEFINISI
a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan strategi mencapai
mutu yang telah ditentukan
3
b. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh proses
penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan
Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga visi dan misi PT dapat tercapai serta stakeholders memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada stakeholders). Kegiatan harus terencana dan
sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan
Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan
mutu. c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang
menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi
permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam
kontrak ), maupun tersirat. d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang
dibakukan, termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan
memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk
memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000).
e. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi
panduan untuk menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi Jurusan Teknik Pengairan.
f. Pelanggan Jurusan Teknik Pengairan adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau
menggunakan jasa layanan di bidang Teknik Pengairan, diantaranya mahasiswa, orangtua mahasiswa,
stakeholder/ pengguna lulusan (masyarakat, instansi
pemerintah, perusahaan swasta maupun BUMN), dan Atasan langsung, dalam hal ini adalah Dekan Fakultas
Teknik UB. g. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah Jurusan
Teknik Pengairan yang menyelenggarakan layanan Tri
Dharma Perguruan Tinggi. h. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan
jurusan/PS yang mendukung terselenggaranya layanan
4
pendidikan atau pelatihan, penelitian, dan pengabdian
masyarakat
i. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya j. Borang adalah alat atau instrumen untuk mengumpulkan
informasi mengenai kinerja Jurusan/PS dalam rangka pengendalian mutu dimana di dalamnya terdapat
seperangkat pertanyaan yang sebagian berupa
pertanyaan tertutup, dan sebagian lagi berupa pertanyaan terbuka yang dapat dijawab dengan
menuliskan jawabannya pada tempat yang disediakan dalam borang dan sebagian lagi memerlukan lembaran
tersendiri.
k. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau menunjukkan bukti
kegiatan yang dilakukan l. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah
sarjana (S-1), hasil penelitian, jasa layanan masyarakat/ilmiah, jurnal dan even ilmiah, dimana dalam
prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1 Sekilas tentang Jurusan Teknik Pengairan
Jurusan Teknik Pengairan didirikan pada tahun 1976 berdasarkan SK. Dirjen DIKTI No. 0335/dj/75. Pada tahun 1975-
1976 dilaksanakan suatu kerjasama antara Fakultas Teknik Universitas Brawijaya dengan Direktorat Jenderal Pengairan
Departemen Pekerjaan Umum Republik Indonesia mengenai studi
kelayakan tentang pendirian Jurusan Teknik Pengairan. Berdasar hasil kajian tersebut, disimpulkan bahwa perlu untuk segera
dilakukan pendirian Jurusan Teknik Pengairan untuk memenuhi kebutuhan tenaga ahli di bidang keairan pada beberapa Proyek
Sumberdaya Air, diantaranya proyek-proyek pembangunan
waduk, bendungan, pengembangan areal irigasi, pembangkit tenaga listrik hidro, dan perbaikan sungai dalam upaya
menunjang pemenuhan kebutuhan pangan dan penyediaan energi serta untuk mengatasi bencana banjir.
Program Pendidikan Sarjana Teknik Pengairan mempunyai tujuan khusus dalam menghasilkan lulusan yang berkompentensi
sebagai yang tercermin dalam Tabel Struktur Kompetensi
5
Matakuliah Jurusan Teknik Pengairan, sehingga para
lulusan:
1. Memiliki pengetahuan dan keterampilan dasar dalam bidang ilmu dan teknologi yang berkaitan dengan perencanaan,
perancangan, pelaksanaan, pengoperasian dan pemeliharaan serta pengembangan dalam kegiatan:
a) Perencanaan Prasarana dan Sarana Sumber Daya Air.
- Perencanaan pembangkit tenaga listrik, perencanaan sistem jaringan dan bangunan irigasi-drainasi lahan
pertanian sawah, lahan kering dan persawahan pasang surut (rawa).
- Perencanaan waduk guna keperluan pembangkit
tenaga listrik, pengembangan irigasi, penyediaan air dan pengendalian banjir,.
- Perencanaan sistem jaringan dan bangunan drainasi untuk kawasan perkotaan, lapangan terbang dan
lapangan golf . b) Pengembangan dan Pengelolaan Sumber Daya Air.
- Penatagunaan sumber daya air wilayah sungai dalam
rangka memanfaatkan daya guna air (pembangkit listrik, air bersih, irigasi dan pertanian, serta
perikanan) dan pengendalian daya rusak air (banjir, drainase perkotaan, erosi lahan, aliran debris,
kualitas air dan pengendalian kawasan pantai).
- Pengendalian dampak lingkungan dan konservasi lahan suatu Daerah Aliran Sungai (DAS) dalam
kesatuan Wilayah Sungai (WS). - Penerapan teknologi Sistem Informasi Geografis
(SIG) untuk mendukung evaluasi dan monitoring pengelolaan sumber daya air melalui SIH3 (Sistem
Informasi Hidrologi, Hidrometeorologi dan
Hidrogeologi). 2. Mempunyai kemauan dan kemampuan membelajarkan dan
mengembangkan diri, peka dan bersikap terbuka terhadap perubahan-perubahan dengan tetap menjaga jati dirinya
sebagai warga negara Indonesia.
Jurusan Teknik Pengairan saat ini menerapkan Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK) yang berlaku tahun 2011/2012. Dasar
utama penyusunan adalah hasil evaluasi diri, standar kurikulum
6
nasional, masukan dari para alumni, stake-holder yang dilakukan
melalui proses Tracer Study. Beban kurikulum terdiri dari 130 sks
mata kuliah wajib dan 14 sks mata kuliah pilihan dari 28 sks pilihan yang ditawarkan. Evaluasi kurikulum akan selalu dilakukan
setiap 5 tahun sekali dengan melihat kondisi terkini dan kebutuhan dunia kerja. (untuk selengkapnya dapat dilihat pada
Dokumen Pedoman Pendidikan kode 0060304000)
Penjaminan mutu juga dilaksanakan dalam rangka mendukung proses akreditasi Jurusan. Hal ini dapat dibuktikan
dari Jurusan Teknik Pengairan FTUB yang memperoleh akreditasi A dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, BAN-PT
secara berturut-turut pada tahun 2004-2009 dan 2010-2015.
Pada tahun 2008, Jurusan Teknik Pengairan mendapat dana Program Hibah Kompetisi (PHK-I) bersama-sama dengan
Jurusan Perencanaan Wilayah Kota dan Ilmu Tanah. PHK-I ini membawa dampak positif bagi perkembangan Jurusan Teknik
Pengairan baik dari sisi akademis (penelitian, buku teks internasional) maupun sarana dan prasarana (gedung baru,
peralatan laboratorium). Adapun spesifikasi dan kompetensi
lulusan Jurusan Teknik Pengairan dijelaskan dalam Lampiran 1 dan Lampiran 2 pada dokumen Manual Mutu ini.
4.2 Organisasi Jurusan Teknik Pengairan
Struktur Organisasi Jurusan Teknik Pengairan dengan
dapat dilihat pada gambar di bawah ini. KETUA JURUSAN
Ir. Dwi Priyantoro, MS
SEKRETARIS JURUSANDR.Eng. Donny Harisuseno,ST,MT
KEPALA URUSAN (KAUR)Nur Muhamad
UNIT JAMINAN MUTU (UJM)
KEPALALABORATORIUM
KETUAKELOMPOK DOSEN KEAHLIAN (KKDK)
SISTEM INFORMASI SDA
DR.Ery Suhartanto,
ST, MT
KONSERVASI SDAIr.Rini Wahyu
Sayekti,MS
PEMANFAATAN & PENDAYAGUNAAN
SDADR.Ir.Lily Montarcih
L,M.Sc
PERENCANAAN TEKNIK
BANGUNAN AIRDr.Eng. Andre
Primantyo,ST,MT
PENGETAHUAN DASAR TEKNIK
SDADr. Runi Asmaranto,
ST, MT
HIDROLIKA DASAR
Ir. M. Janu
Ismoyo,MT
TEKNIK SUNGAI
Dian Sisinggih,
ST,MT,Ph.D
HIDROLIKA TERAPAN
Ir. Heri Suprijanto,MS
HIDROLOGI
Dr. Very Dermawan,
ST,MT
TANAH DAN AIRTANAH
Ir. Moch. Solichin,
MT, Ph.D
KOMPUTER DAN RANCANG BANGUN
DR.Ir.Widandi
Soetopo,M.Eng
PENGELOLAAN DAN PEMANFAATAN SDA
WS Emma Yuliani,
ST,MT,Ph.D
Gambar 1. Struktur Organisasi Jurusan Teknik Pengairan
7
Organisasi Jurusan Teknik Pengairan terdiri dari :
1. Unsur Pimpinan: Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan
(selaku Manager Representative/MR) 2. Unsur Pemantauan dan Evaluasi : Unit Jaminan Mutu
yang berkoordinasi dengan Gugus Jaminan Mutu yang berada di Fakultas
3. Unsur Pelaksana Akademik :
a. Laboratorium Laboratorium Hidrolika Dasar Laboratorium Hidrolika Terapan Laboratorium Teknik Sungai Laboratorium Tanah dan Airtanah Laboratorium Hidrologi Laboratorium Komputer dan Rancang Bangun Laboratorium Pengelolaan dan Pemanfaatan SDA
WS
b. Kelompok Dosen Keahlian (KDK). Ada 6 Kelompok Dosen Keahlian yakni : Sistem dan Informasi SDA Konservasi SDA Pemanfaatan dan Pendayagunaan SDA Perencanaan Teknik Bangunan Air Pengetahuan Dasar Teknik SDA
4. Unsur Pelaksana Administrasi : Kepala Urusan Administrasi Akademik beserta staf. Kepala Urusan Administrasi Akademik
ini secara struktural berada di bawah Kepala Sub Bagian
Akademik Fakultas Teknik, namun secara fungsional selain di bawah Sub Bag Akademik juga di bawah Jurusan Teknik
Pengairan
Tugas Pokok dan Fungsi serta koordinasi organisasi
Jurusan Teknik Pengairan, secara rinci dapat di lihat pada Lampiran 3 Tugas Pokok dan Fungsi Jurusan Teknik Pengairan
8
Ir. Dwi Priyantoro, MS.
PENANGGUNG JAWAB
Dr.Eng. Donny Harisuseno, ST., MT.(MR)
PENGARAH
Ir. Rini Wahyu Sayekti, MS.
KETUA
Anggota :Dian Chandrasasi, ST., MT.
Rahmah Dara Lufira, ST.,MT.Kaur Jurusan Teknik Pengairan
Ketua Himpunan Mahasiswa Pengairan
Linda Prasetyorini, ST., MT.
SEKRETARIS
Gambar 2. Struktur UJM Jurusan Teknik Pengairan (baru)
4.3 Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Teknik Pengairan Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Teknik Pengairan dapat
dilihat di dokumen Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Teknik Pengairan
Kode 00603 01000.
4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Teknik Pengairan
Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Jurusan Teknik
Pengairan, maka dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu yakni Unit Jaminan Mutu (UJM). Struktur UJM
tersebut dibawah tingkat universitas (Pusat Jaminan Mutu, PJM) dan fakultas (Gugus Jaminan Mutu, GJM). Struktur fungsional
organisasi penjaminan mutu digambarkan pada Gambar berikut ini :
Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Jurusan Teknik
Pengairan, maka dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu yakni Unit Jaminan Mutu (UJM). Struktur
UJM berkoordinasi dengan penjaminan mutu di tingkat fakultas (Gugus Jaminan Mutu, GJM) dan tingkat
universitas (Pusat Jaminan Mutu, PJM). Struktur fungsional
9
organisasi penjaminan mutu digambarkan pada Gambar 2
dan PJM pada Gambar 3 berikut ini :
Struktur Organisasi
Penjaminan Mutu UB
SENAT AKADEMIK
UNIVERSITASREKTOR
1. PJM2. SPI
Gugus Jaminan
Mutu (GJM)
Unit Jaminan
Mutu (UJM)
SENAT AKADEMIK
FAKULTAS
DEKAN/PROGRAM
(PROGRAM STUDI S2 ,S3)
(Unit Pelaksana Akademik)
KETUA JURUSAN
(PROGRAM STUDI S1, S2, S3)
(Unit Pelaksana Akademik)
Unit Penunjang
Pelaksana Akademik
Audit
PJM = Pusat Jaminan Mutu
SPI = Satuan Pengawas Internal
16
Gambar 2. Struktur Fungsional Organisasi Penjaminan
Mutu Universitas Brawijaya
Gambar 3. Struktur Organisasi Pusat Jaminan Mutu
Universitas Brawijaya
REKTOR
PJM
Unit Kerja Pelaksana
Akademik (UKPA):
Fakultas/Program Jurusan/PS
Unit Kerja Penunjang
Pelaksana Akademik
(UKPPA):
Biro Lembaga UPT
10
Proses utama Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti satu
siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya,
seperti ditunjukkan pada Gambar 4 berikut :
Gambar 4. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal
Universitas Brawijaya
Bisnis proses di Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya, terdiri dari lima proses utama, yaitu:
1. Proses Belajar Mengajar (PBM) 2. Proses Penelitian (PP)
3. Proses Pengabdian Masyarakat (PLM)
4. Proses Kerjasama 5. Proses Audit (PA)
dan tiga proses pendukung, yaitu :
1. Proses Pengembangan SDM (Dosen dan Karyawan) 2. Proses Pengadaan Barang dan Jasa (dilakukan Universitas
dan Fakultas). 3. Proses Pelayanan Prima
Sedangkan produk/output yang dihasilkan oleh Jurusan Teknik
Pengairan, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya, adalah Sarjana
(S1) Teknik Pengairan, hasil penelitian berupa jurnal dan prosiding, jasa layanan terhadap masyarakat, kerjasama dengan
11
beberapa instansi Pemerintah dan Swasta, yang terjamin
mutunya dengan rincian :
1. Sarjana (S1) Teknik Pengairan yang dapat bersaing di tingkat
nasional dan internasional 2. Karya ilmiah bidang Teknik Pengairan yang tidak
dipublikasikan, antara lain berupa : Laporan hasil penelitian Dosen dengan Mahasiswa, bahan ajar kuliah (hand out), buku ajar, dan skripsi.
3. Karya ilmiah bidang Teknik Pengairan yang dipublikasikan, antara lain berupa: artikel ilmiah, Jurnal Terakreditasi
Nasional maupun Internasional, buku, seminar (nasional maupun internasional) dan prosiding.
4. Jasa layanan ilmiah (scientific services) terhadap masyarakat antara lain berupa : pelatihan pemberdayaan, penerapan
teknologi yang berkaitan dengan sumberdaya air, pelatihan,
konsultasi di bidang teknik Pengairan, dan sebagai obyek studi banding.
5. Kerjasama dengan Instansi Pemerintah maupun swasta berupa : Pengadaan Pelatihan, kajian-kajian, sebagai
narasumber
6. Penerbitan Jurnal Teknik Pengiran 7. Seminar, dan lokakarya bidang Teknik Pengairan.
Agar produk yang dihasilkan dapat memberikan kepuasan kepada
pelanggan, maka harus memiliki kriteria kelayakan minimal masing-masing produk, sebagai berikut:
1. Sarjana (S1) Teknik Pengairan:
IPK 2,75
Skripsi
Penelitian dosen dan mahasiswa
Laporan pengabdian masyarakat
2. Karya ilmiah yang dipublikasikan:
Jurnal terakreditasi
jurnal pengairan
jurnal internasional
3. Kerjasama :
12
Meningkatkan hubungan kerjasama dengan pihak
masyarakat, stakeholder, dan pengguna lulusan
Untuk menentukan kriteria dan metode supaya prosesnya
berjalan efektif, maka dibuatlah Manual Prosedur Standart
Layanan. Penyediaan sumberdaya dan informasi yang
mendukung pengoperasian dan pemantauan proses bisnis di
Jurusan Teknik Pengairan telah dilakukan sesuai dengan siklus
PDCA (Planning Design Check Action).
Untuk pemantauan kepuasan pelanggan dapat dilihat pada
lampiran 4.
Penggambaran secara skematis dan tabular proses bisnis dan
output yang terkait dengan pelanggan di Jurusan Teknik
Pengairan, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya dapat dilihat
pada Gambar 5 dan Tabel 1.
Tabel 1. Proses Bisnis Jurusan Teknik Pengairan
Proses Output (Produk) Pelanggan
Proses Belajar
Mengajar (PBM)
Sarjana (S1) yang dapat bersaing di tingkat nasional dan internasional
Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (lap. hasil penelitian, lap. tugas kuliah, buku ajar kuliah, dan skripsi)
Mahasiswa Masyarakat
pengguna lulusan Teknik Pengairan
Dekan FT Instansi
Pemerintah
Proses Penelitian (PP) Laporan hasil penelitian Jurnal
Proses Pengabdian
Masyarakat (PLM)
Penyuluhan Pemberdayaan
Pelatihan Penerapan Teknologi SDA
Proses Kerjasama
Kajian-kajian berkaitan dengan masalah SDA
Narasumber Pengadaan Pelatihan
13
Proses Audit (PA) Akreditasi Jurusan Jaminan Mutu
Proses Pengembangan
SDM
SDM yang handal dan berkualitas
Sedangkan proses utama (bisnis proses) dalam
penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Pengelolaan Sumber Daya Air (Teknik Pengairan)
digambarkan seperti gambar berikut ini.
Sistem Informasi SDA
Konservasi SDA
Pemanfaatan dan Pendayagunaan SDA
Perencanaan Teknik Bangunan Air
Pengetahuan Dasar Teknik SDA
KKDK
KA. LABORATORIUM
Hidrolika Dasar
Hidrolika Terapan
Sungai dan Rawa
Air tanah
Hidrologi
Layanan Pendidikan
Layanan Administrasi
KETUA JURUSAN
SEKRETARIS JURUSAN
Layanan Manajerial
Layanan Jaminan Mutu
Layanan Manajerial
Layanan Administrasi
Layanan Umum
Layanan Penunjang
LABOTARORIUM
PERPUSTAKAAN
UJM
MR
PENGAJARAN
KEPALA URUSAN
Layanan Manajerial
UNIT JURNALRUANG KULIAH
Rancang Bangun
MANAJEMEN JURUSAN MANAJEMEN JURUSAN
Layanan
Pendidikan &
Administrasi
KARYA ILMIAH
OUTPUT
LULUSAN
SDM, Dana, Sistem Informasi, Sarana, & Prasarana
Renstra
Pe
me
rin
tah
, M
as
ya
rak
at
Inp
ut
Ma
ha
sis
wa
Ba
ru
ADM. PENDIDIKANKEMAHASISWAAN &
ALUMNI
Gambar 4. Tata Organisasi Penunjang Proses Bisnis
Jurusan Teknik Pengairan
14
Gambar 5. Proses Bisnis Jurusan Teknik Pengairan
4.5. Sistem Dokumen dan Audit
Sistem dokumentasi dalam Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknik
Pengairan FTUB mengacu pada dokumen-dokumen yang telah
disusun pada implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik UB
(tahun 2007-2010) dan rujukan dokumen pada butir 2. Landasan
Kebijakan Manajemen Mutu. Sistem yang dianut adalah hirarki
kerucut terbalik: Dokumen Induk (Visi, Misi, Tujuan, Sasaran dan
Strategi Pencapaian Jurusan Teknik Pengairan; Renstra Jurusan
Teknik Pengairan; Program Kerja; Pedoman Pendidikan), dokumen
Mutu (Manual Mutu; Standar Mutu; Manual Prosedur; Instruksi Kerja;
Borang dan Dokumen Pendukung).
Adapun secara lengkap dokumentasi Unit Jaminan Mutu
Jurusan Teknik Pengairan FTUB adalah sebagai berikut :
15
Tabel 1. Sistem Dokumen Jurusan Teknik Pengairan
No Dokumen Kode
1
2 3
4 5
6
7
8
9
10
Visi Misi
Rencana Strategis (Renstra) Program Kerja
Pedoman Pendidikan Manual Mutu
(termasuk Spesifikasi PS Kompetensi
Lulusan) Standar Mutu Jurusan/Program Studi
Manual Prosedur (Wajib) : a) Pengendalian Dokumen dan Rekaman
b) Pengendalian Produk yang tidak Sesuai c) Tindakan Korektif dan Pencegahan
d) Audit Internal
Instruksi Kerja (Daftar ada pada Dokumen Manual Prosedur-Pengendalian Dokumen
dan Rekaman) Dokumen Pendukung
Borang-borang
00603 01000
00603 02000 00603 03000
00603 04000 00603 05000
00603 04001
00603 07000 00603 07001
00603 07002 00603 07003
00603 07004
00603 07000
00603 08000
00603 09000
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1 Komitmen Manajemen
Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan dalam menyediakan sumber daya manusia di bidang Teknik
pengairan, maka Ketua Jurusan Pengairan berkomitmen untuk
menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguh-sungguh dengan jalan:
1. Mengangkat Sekretaris Jurusan Teknik Pengairan sebagai Manajer Representative (MR) dalam menjalankan
manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, menunjuk tim Unit Jaminan Mutu (UJM) di Jurusan
Teknik Pengairan.
2. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Jurusan Teknik Pengairan dengan cara mensosialisasikan kepada
dosen, karyawan, laboran, mahasiswa dan pelanggan yang berkaitan.
3. Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan tim UJM dalam
implementasi Sistem Penjaminan Mutu.
16
4. Menyiapkan segala sumber daya dalam mendukung
implementasi Sistem Penjaminan Mutu.
5. Melakukan audit internal implementasi sistem penjaminan mutu di Jurusan Teknik Pengairan dan mematuhi Audit
Internal Mutu (AIM) yang dilakukan oleh Universitas melalui Pusat Jaminan Mutu (PJM).
5.2 Kepuasan Pelanggan Penetapan dan persyaratan pelanggan di Jurusan Teknik
Pengairan adalah sebagai berikut : Mahasiswa :
penetapan dan persyaratan mahasiswa di Jurusan Teknik
Pengairan adalah melalui seleksi penerimaan Mahasiswa Baru dengan berbagai jalur (PSB jalur undangan, SNMPTN, dan SPMK)
yang diselenggarakan tingkat Universitas dan memilih Jurusan Teknik Pengairan.
Orangtua mahasiswa :
Orangtua mahasiswa adalah orangtua dari mahasiswa yang
diterima dan mengikuti masa perkuliahan di Jurusan Teknik Pengairan.
Stakeholder (pengguna lulusan) :
Stakeholder / pengguna lulusan adalah pihak-pihak yang
bekerjasama dengan Jurusan Teknik Pengairan dalam menggunakan output lulusan mahasiswa maupun bidang lainnya
seperti pelatihan maupun layanan di bidang pengabdian masyarakat.
Atasan Langsung :
Atasan langsung adalah Dekan Fakultas Teknik Unibraw yang
membawahi Ketua Jurusan Teknik Pengairan. Selain untuk mencapai visi dan misi, Jurusan Teknik
Pengairan akan memberikan pelayanan pendidikan kepada pelanggan utama mahasiswa dengan motto :
“Join UB be The Best”.
Secara rinci diuraikan sebagai berikut:
17
Kepuasan mahasiswa dilakukan dengan:
a) Setiap mahasiswa mendapatkan dosen pendamping
konsultasi (dosen wali). Dosen Wali bertugas sebagai Bimbingan dan Konseling Akademik, Yang mendampingi
mahasiswa mulai masuk sampai dinyatakan lulus sebagai Sarjana Teknik.
b) Setiap mahasiswa berhak menempuh mata
kuliah/tugas/praktikum sesuai keinginannya dan sesuai persyaratan yang tercantum dalam buku pedoman
pendidikan. c) Setiap mahasiswa berhak menanyakan nilai yang tidak
memuaskannya karena ketidak adilan dosen pengampu
mata kuliah/tugas/pembimbing praktikum. d) Setiap mahasiswa yang berprestasi dan kurang mampu
akan diusulkan jurusan untuk mendapatkan beasiswa. e) Setiap mahasiswa berhak memilih sendiri topik kerja
nyata dan skripsi sesuai dengan minatnya dengan pengarahan dari Dosen Ketua Kelompok Dasar Keahlian.
f) Dalam proses belajar mengajar disiapkan sarana
parasana sesuai dengan standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
g) Setiap akhir semester diedarkan borang kepuasan mahasiswa terhadap layanan pendidikan di Jurusan
Teknik Pengairan. Selain itu akan mematuhi Manual
Prosedur (MP) Kepuasan Pelanggan yang telah ada di Universitas (MP Penyampaian Keluhan Pelanggan dan MP
Penanganan Keluhan pelanggan). h) Setiap mahasiwa berhak ikut dan aktif sebagai anggota
senat mahasiswa dan Himpunan Mahasiswa Jurusan Pengairan. (HMP).
i) Mahasiswa dalam HMP berhak melakukan kegiatan lain di
bidang yang menunjang studinya, misalnya studi banding tingkat regional maupun nasional, Penelusuran DAS
Brantas dan sebagainya. Mahasiswa dalam HMP berhak juga melakukan kegiatan di luar bidang studinya misalnya
lomba dalam olah raga, budaya dan sebagainya.
j) Masa studi mahasiswa 9 semester, yang dapat ditempuh dalam 7 semester bagi mahasiswa yang mampu dan
maksimum 14 semester. Evaluasi dilakukan setiap tahun
18
sesuai persyaratan buku pedoman pendidikan, apabila
mahasiswa tidak mampu maka akan dipersilahkan
mengundurkan diri.
k) Selain nilai mata kuliah mahasiwa 2x (dua kali) membuat
tulisan ilmiah. Pertama adalah laporan Praktek Kerja Nyata (PKN) senilai 2 SKS. PKN boleh dilaksanakan
Mahasiswa setelah mahasiswa menempuh 90 SKS
dengan IP >2. Peraturan tentang PKN tertuang pada Buku Pedoman Pendidikan Kode 0060304000 point 4.3.
Untuk menjaga mutu hasil PKN mahasiwa dievaluasi oleh seorang sarjana dimana PKN dilakukan dan seorang lagi
dosen tetap Jurusan Pengairan. Kedua adalah skripsi
senilai 5 SKS + 1 SKS Seminar Usulan Skripsi. Kegiatan ini boleh dilakukan mahasiwa setelah memperoleh 120
SKS dengan IP >2. Persyaratan Skripsi tertuang dalam BUku Pedoman Pendidikan Kode 0060304000 point 4.4,
4.5 dan 4.6.. Untuk menjamin mutu skripsi mahasiswa dibimbing dua dosen dan empat penguji Skripsi.
l) Predikat lulusan dari Memuaskan, Sangat Memuaskan
dan Cumlaude (Dengan Pujian). Rata-rata mahasiswa Pengairan lulus dengan predikat sangat memuaskan
sampai cumlaude, sehingga mudah mendapatkan pekerjaan. Prestasi kelulusan dapat dilihat pada data
akademik lampiran 4.
m) Masa tunggu mahasiswa untuk mendapat pekerjaan rata-rata 3 bulan.
Kepuasan orangtua mahasiswa dilakukan dengan:
a) Orang tua mendapat penjelasan tentang sistem pendidikan di Jurusan Pengairan FTUB berupa sosialisasi buku
pedoman pada saat penerimaan mahasiswa baru
b) Orang tua berhak mendapat laporan kemajuan studi putra/putrinya yaitu pengiriman KRS dan KHS mahasiswa
yang bersangkutan c) Orang tua berhak menanyakan apabila tidak mendapat
laporan hasil studi putra/putrinya. Hal ini disebabkan
karena ada kemunkiniaan kiriman tidak sampai atau
19
mahasiswa sengaja memberikan alamat palsu orang
tuanya.
d) Orang tua ikut membantu mengawasi putra/putrinya untuk memperkecil kegagalan studi mahasiswa serta
meningkatkan prestasi mahasiswa e) Orangtua mendapat tembusan apabila putra/putrinya akan
dievaluasi karena nilai kurang memuaskan dan terancam
dikeluarkan (dropout) f) Orang tua bisa menemui Dosen wali puteranya/Ketua
Jurusan Pengairan untuk menanyakan kemajuan studi puteranya.
g) Orang tua mahasiswa secara otomatis menjadi anggota
Ikatan Orang Tua Mahasiswa. (IOM-FTUB) dan berhak memilih dan dipilih sebagai pengurus IOM.
h) Orangtua mahasiswa ikut senang karena putra/putrinya berhasil lulus dengan mendapatkan IPK baik dan cepat
mendapatkan pekerjaan.
Kepuasan stakeholder :
a) Jurusan Teknik Pengairan membina hubungan baik dengan institusi lain yang membutuhkan sarjana Teknik Pengairan
sebagai tenaga kerjanya, Selain itu untuk memberikan masukan dalam penyusunan kurikulum.
b) Jurusan Teknik Pengairan memberikan waktu dan tempat
untuk rekruitmen pegawai yang membutuhkan sarjana Teknik Pengairan.
c) Jurusan Teknik Pengairan membina hubungan baik dengan institusi lain yang dapat menampung mahasiswa
melakukan Praktek Kerja Nyata dan Pembuatan Skripsi serta tujuan studi banding.
d) Jurusan Teknik Pengairan dapat memberikan kursus
keahlian bagi pegawai-pegawai dari institusi lain. e) Lulusan Teknik Pengairan rata-rata telah memiliki
kualifikasi yang ditetapkan oleh stakeholder.
Kepuasan atasan :
a) IP lulusan Teknik Pengairan rata-rata memenuhi kualifikasi yang ditargetkan dalam Program Kerja.
b) Mayoritas lulusan Teknik pengairan cepat mendapatkan
20
pekerjaan dengan tenggang waktu rata-rata 3 bulan.
c) Secara rutin menerima laporan perkembangan akademis
mahasiswa setiap semester.
5.3 Kebijakan Mutu Jurusan Teknik Pengairan mempunyai kebijakan mutu
sebagai berikut :
Jurusan Teknik Pengairan akan melaksanakan proses belajar mengajar dalam rangka menyediakan sumber daya manusia
dibidang Sumber Daya Air yang bisa diterima oleh pengguna dengan menjamin mutu lulusan sesuai persyaratan, dengan cara
berupaya menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus
menerus dan peningkatan mutu secara bertahap serta berkelanjutan.
Dalam usaha merealisasikan kebijakan di atas, dinyatakan dalam dokumen Manual Mutu Jurusan Teknik
Pengairan kode 00603 05000.
5.4 Perencanaan Sistem Mutu
Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi (00603 01000). Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka
disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra) kode: 0060302000, Program Kerja (Proker) kode: 00603 03000,
Pedoman Pendidikan kode: 00603 04000, Manual Mutu kode:
00603 05000 dan Standar Mutu Jurusan kode: 00000 04001 dan atau Sasaran Mutu (Quality Objective), Manual-Manual Prosedur
(MP) dan dokumen pendukung lainnya. Strandar Mutu Jurusan disusun berdasarkan standar
Badan Akreditasi Nasional perguruan Tinggi (BAN-PT), dengan maksud agar memperlancar persiapan jurusan atau Program
Studi dalam menghadapi akreditasi.
Sasaran Mutu Jurusan mengikuti Sasaran Mutu yang telah ditetapkan oleh Universitas dan dituangkan dalam RENSTRA dan
Program Kerja Teknik Pengairan kode:0060302000
1) Menjamin bahwa akreditasi Jurusan Teknik Pengairan
mendapatkan nilai A.
2) Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal adalah 80 %. Jumlah
21
temuan kesalahan pelaksanaan Unit Jaminan Mutu di
Jurusan Pengairan kurang dari 20% dan segera diperbaiki
dalam waktu yang ditetapkan auditor. Sesuai dengan RENOP dan Program Kerja Jurusan Pengairan.
3) Menjamin bahwa pada tahun 2011 persiapan untuk sertifikasi ISO 9001:2008 telah mencapai 80 %. Semua
dokumen di Jurusan Pengairan sudah lengkap hanya
belum terlihat pada Manual Mutu. Sehingga bisa dipastikan bahwa untu memenuhi kelengkapan MM tidak
lebih dari 20%. Hal ini sesuai dengan RENSTA dan Program Kerja Jurusan Pengairan
4) Menjamin bahwa pada tahun 2014 persiapan untuk
menuju World Class telah mencapai 50 %. Hal ini sesuai dengan jumlah kualitas Dosen dengan Pendidikan S3 dan
Profesor yang ditargetkan.
5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Jurusan Teknik Pengairan (lihat sub bab 4.2), maka tanggung
jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan
secara rinci dan jelas yang tertuang dalam TUPOKSI (Lampiran 3). Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di
tingkat jurusan telah diangkat Sekretaris Jurusan sebagai Manajer Representative (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan
wewenang mewakili Ketua Jurusan dalam menjalankan kegiatan
penjaminan mutu sehari-hari dibantu dengan Unit Jaminan Mutu (UJM).
Komunikasi dilakukan untuk kelancaran menjalankan semua proses bisnis di Jurusan Pengairan.
- Antara Ketua Jurusan dan semua dosen dilakukan minimum 2 (dua) kali yaitu menjelang mulai semester
dan akhir semester.
- Pertemuan dengan dosen juga dilakukan apabila diperlukan misalnya tentang Penelitian dan Pengabdian
Masyarakat.
22
- Pertemuan dengan tenaga administrasi dan laboran
dilakukan minimum 1 (satu) kali setiap semester.
- Pertemuan dengan mahasiwa diselenggarakan oleh Himpunan Mahasiwa Pengairan (HMP) dan dosen-dosen
diberi istilah WRE (Water Resources Engineering) Meeting diselenggarakan setahun sekali menjelang tahun ajaran
baru. Pada pertemuan itu mahasiswa bebas
mengeluarkan pendapat, mengkritisi program, dosen dan pelayanan administrasi.
- Pertemuan dengan orang tua mahasiswa dilakukan awal mahasiswa baru mengikuti program S1 Jurusan
Pengairan, orang tua dijelaskan mengenai program
pendidikan yang akan dijalani putra putri mereka.
- Pertemuan dengan alumni juga sering dilakukan,
setidaknya pada Ulang Tahun Fakultas Teknik. Alumni Pengairan juga membuat kelompok website Group Teknik
Pengairan untuk memberikan banyak informasi tentang lapangan kerja, silaturahmi dan sebagainya.
- Komunikasi dengan stakeholders dilakukan melalui
spanduk pengumuman, surat , seminar, workshop maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatap
muka.
- Universitas Brawijaya juga melakukan layanan E-complaint,
dimana apabila ada e-complaint yang masuk akan
diteruskan kepada Jurusan untuk ditindaklanjuti.
5.6 Tinjauan manajemen
Tinjauan manajemen dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) dengan cara mengadakan pertemuan
antara Ketua Jurusan, MR dan tim UJM, dalam rangka melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan
dan mencegah serta meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat
baik. Selain itu juga mengevaluasi sasaran mutu yang telah ditetapkan.
1. Audit Internal Mutu (AIM), yaitu mengadakan audit sistem dan audit kepatuhan seluruh proses bisnis yang disertai
23
audit silang intern jurusan yang melibatkan semua unsur
jurusan: administrasi akademik, KDK, dan Laboratorium.
Hal ini dijelaskan lebih rinci di Manual Prosedur Audit Internal (00601 06004).
2. Mengumpulkan umpan balik dari semua komponen pelanggan mengenai produk yang telah dihasilkan dengan
cara menyebar quisioner.
3. Tim UJM bersama dengan MR menilai kinerja proses bisnis yang telah dilakukan dengan melihat hasil audit, umpan
balik, dan indikator pencapaian hasil dari program kerja yang telah ditetapkan.
4. Hasil penilaian disampaikan dalam rapat tinjauan
manajemen untuk dapat dirumuskan tindakan koreksi terhadap sistem, proses, dan hasil yang tidak sesuai
dengan manual mutu dan/atau manual prosedur serta menyiapkan tindakan preventif agar kesalahan yang sama
tidak terulang kembali. Produk yang tidak sesuai dijelaskan secara rinci di Manual Prosedur Produk Yang
Tidak Sesuai (00601 06003).
5. Pihak-pihak dalam sistem penjaminan mutu yang terkait dengan ketidaksesuaian yang terjadi harus melakukan
tindakan koreksi dan preventif yang telah disepakati bentuk dan jangka waktu penyelesaiannya dalam rapat
pleno tersebut. Proses dan hasil dari tindakan koreksi dan
preventif, baik yang telah dilakukan maupun yang belum, disampaikan pada rapat pleno berikutnya setelah jangka
waktu yang ditetapkan berakhir. Hal ini dijelaskan lebih rinci di Manual Prosedur Tindakan Korektif dan
Pencegahan (00601 06002).
6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1 Penyediaan Sumber Daya
Jurusan Teknik Pengairan akan menjamin, bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung proses utama (bisnis
proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya
manusia di bidang Pengelolaan Sumber Daya Air (Teknik Pengairan) tersedia sesuai kebutuhan, sehingga pelaksanaan
sistem menjamin mutu dapat berjalan dengan baik. Visi Misi
24
dapat tercapai dan kepuasan pelanggan bisa terpenuhi.
Sumber daya manusia yang tersedia di Jurusan Teknik Pengairan
dengan kualifikasinya adalah sebagai berikut : 1. Daftar Kualifikasi Dosen Tetap Pengampu Mata Kuliah
Jurusan Pengairan
Spesifikasi Dosen 2010 2011 2012
Guru Besar 2 2 2
Doktor 9 10 11
Magister 20 21 19
Sarjana 1 1 1
Total 32 34 33
2. Jumlah Karyawan 12 orang terdiri dari laboran dan tenaga
administrasi. 3. Peningkatan mutu Dosen dapat dilihat dari :
a) Hampir 50% Dosen bergelar Profesor dan Doktor, serta sedang melanjutkan studi S3.
b) Harapan dalam menghadapi ISO, maka pada tahun 2015
Profesor telah ada sebanyak 20% dan 80% bergelar doctor dan magister.
(pada saat ini sedang mengajukan 3 orang Profesor dan 8 orang sedang studi lanjut S3 baik didalam maupun luar
negeri, tahun 2011 lulus 3 orang) c) Berbagai pelatihan/kursus/seminar baik di dalam maupun
luar negeri seringkali diikuti oleh Dosen-dosen Jurusan
Teknik Pengairan 4. Peningkatan mutu karyawan dapat dilihat dari :
Berbagai pelatihan/kursus yang seringkali diikuti para laboran dan tenaga administrasi sehingga mereka lebih cakap dan
terampil dalam melaksanakan tugasnya.
Kualifikasi dosen menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2009 adalah sebagai berikut :
Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan
menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni
melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Kualifikasi Ketua/Sekretaris Jurusan berdasarkan Tata Cara Pertimbangan dan Pengangkatan Calon Ketua dan
25
sekretaris Jurusan/ Bagian di Lingkungan Universitas
Brawijaya adalah sebagai berikut :
Mengingat : 1) Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik
Indonesia Nomor 284/U/1999 tentang pengangkatan Dosen sebagai pimpinan Perguruan Tinggi dan Pimpinan
Fakultas
2) Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 080/O/2002 tentang Statuta Universitas
Brawijaya 3) Keputusan rektor Universitas Brawijaya Nomor
074/SK/2005 tanggal 1 Juni 2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Universitas Brawijaya Persyaratan Ketua dan Sekretaris Jurusan/Bagian memenuhi
persyaratan sebagai berikut : a) Beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
b) Sehat jasmani dan rohani c) Pada saat diangkat tidak lebih dari 61 tahun
d) Dosen dengan gelar akademik doktor untuk Ketua
Jurusan dengan jabatan fungsional sekurang-kurangnya Lektor dan Sekretaris Jurusan bergelar serendah-
rendahnya magister dengan jabatan fungsional sekurang-kurangnya asisten ahli
e) Dosen yang tidak sedang studi lanjut
f) Dosen yang pada saat pertimbangan dilakukan, untuk calon ketua tidak sedang menjabat sebagai Ketua dan
untuk calon sekretaris tidak sedang menjabat sebagai sekretaris Jurusan untuk masa jabatan kedua secara
berturut-turut g) Bersedia untuk melepaskan jabatan structural lain apabila
terpilih
h) Bersedia menyatakan diri secara tertulis untuk menjadi Calon Ketua dan sekretaris Jurusan
i) Bersedia mengutamakan kepentingan Jurusan, Fakultas, dan Universitas di atas kepentingan pribadi, seseorang,
kelompok, atau golongan.
j) Tidak pernah melanggar Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 30/1980 tentang disiplin Pegawai
Negeri Pengairan
26
Kualifikasi Kepala Urusan (Kaur)
a) Karyawan di Lingkungan Fakultas Teknik
b) Minimal Gol IIIa c) Ijasah minimal S1
d) Masa kerja minimal 5 tahun e) Loyal
Tata cara pemilihan Ketua dan Sekretaris Jurusan dilakukan
dengan 3 tahap sesuai dengan “Tata Cara Pertimbangan dan Pengangkatan Calon Ketua dan sekretaris Jurusan/ Bagian di Lingkungan Universitas Brawijaya”, yaitu : a) Tahap pendaftaran sesuai dengan kualifikasi yang ada
b) Tahap pemilihan (voting) di Jurusan
c) Pertimbangan oleh senat Fakultas
6.2 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja Dokumen Pendukung Borang Kinerja Jurusan Teknik
Pengairan kode 00603 09000 dan disesuaikan dengan permintaan dalam dokumen Standar Mutu Universitas kode: 00000 04000
pada standar 6: Pembiayaan, Sarana dan Prasarana,
Serta Sistem Informasi dan standar 5 sub standar Suasana Akademik.
6.3 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik Jurusan Teknik Pengairan menyusun sistem
pengembangan suasana akademik yang kondusif bagi mahasiswa
yang bisa mempengaruhi pencapaian prestasi akademik yang maksimal. Jurusan menciptakan, dan memfasilitasi
pengembangan suasana akademik dalam bentuk: (1) Adanya kebijakan dan strategi; (2) Program implementasi yang terjadwal;
(3) Pengerahan sumber daya; (4) Monitoring dan evaluasi; (5) Tindak lanjut untuk langkah perbaikan secara berkelanjutan.
Contohnya:
1. Pendidikan dan Pengajaran - Semua dosen harus membuat RPKPS untuk merancang
proses belajar mengajar - Jadwal mengajar dan susunan tim pengajar mata kuliah
dirapatkan secara pleno menjelang awal semester. Setiap
mata kuliah diasuh setidaknya dua orang dosen setiap kelas. Ditunjuk dosen koordinator yang bertanggung
27
jawab pada materi, perancangan dan pelaksanaan mata
kuliah.
- Kuliah dilaksanakan 16 kali per semester. Mahasiswa diwajibkan menghadiri kuliah sekurang-kurangnya 80%,
apabila tidak memenuhi maka tidak diperkenankan ikut ujian kecuali ada ijin karena sakit, tugas himpunan dan
ada keperluan yang dilaporkan kepada dosen pengampu
mata kuliah. - Evaluasi dilakukan untuk memberikan nilai atas
kemampuan mahasiswa yang terdiri dari quis, tugas dan ujian. Saat evaluasi mahasiswa disodori quisioner untuk
menilai proses belajar mengajar. Evaluasi bagi dosen
dilakukan dengan cara membuat daftar kehadiran dosen untuk mengajar, hasil polling quisioner dan IP dosen
yaitu nilai rata-rata hasil nilai mahasiswa. Jika nilai dosen tidak sama dengan IP yang disyaratkan >3,00 maka
dosen dianggap kurang memenuhi kewajibannya sebagai pengampu (transfer of knowledge). Evaluasi ini
dibicarakan pada rapat pleno.
- Selanjutnya dosen dihimbau untuk mengajar lebih baik. 2. Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat.
- Informasi dana penelitian dan pengabdian masyarakat selalu disampaikan kepada dosen baik dari dana DIPA,
HIBAH maupun dana dari DIKTI dan Swasta serta Instusi
lain. - Penyusunan proposal penelitian diprioritaskan kepada
dosen yang kurang kum (nilai) penelitiannya, namun terbuka bagi dosen yang mempunyai ide penelitian.
Penelitian diusahakan sesuai roadmap masing-masing laboratorium. Pengabdian pada masyarakat melibatkan
banyak dosen.
- Hasil penelitian dan pengabdian pada masyarakat diseminarkan di jurusan untuk memberikan masukan
demi kebaikan hasil penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
Peran Jurusan dalam penciptaan suasana akademik
diimplementasikan dalam bentuk : a. Kebijakan tentang suasana akademik,
b. Menyediakan sarana dan prasarana,
28
c. Dukungan dana,
d. Menghimbau dosen untuk meningkatkan kemampuan
melalui jalur pendidikan resmi agar sesuai dengan target sumber daya manusia yang tercantum dalam Renop
Jurusan pengairan. e. Kegiatan akademik yang mendorong interaksi akademik
antara dosen dan mahasiswa untuk pengembangan
perilaku kecendekiawanan. Dokumen Pendukung Borang Kinerja Jurusan Teknik
Pengairan kode 00603 09000 disesuaikan dengan permintaan dalam dokumen Standar Mutu Universitas kode: 00000 04000
pada standar 5 sub standar Suasana Akademik.
7. REALISASI LAYANAN TRI DHARMA PT
7.1 Perencanaan Program Layanan
Jurusan Teknik Pengairan merencanakan program layanan
pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Adapun yang termasuk dalam hal pendidikan adalah perencanaan
dan pengembangan kurikulum serta pengembangan proses
belajar mengajar. Sedangkan penelitian dan pengabdian
masyarakat meliputi payung dan road map, penilaian, tindak
lanjut, pelibatan mahasiswa, kesempatan dana serta diseminasi
hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
7.1.1 Pendidikan/Pengajaran
Jurusan Teknik Pengairan merencanakan pengembangan,
tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum,
penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan
pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur
peningkatan untuk mencapai yang diinginkan. Untuk mendukung
hal tersebut, Jurusan Teknik Pengairan merencanakan sumber
daya yang diperlukan untuk seluruh proses.
Proses pendidikan harus secara nyata meningkatkan
kompetensi pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada
spesifikasi kompetensi lulusan yang dijanjikan pada aktivitas
29
pendidikan sebagaimana yang tercantum dalam Lampiran 2.
Proses Belajar Mengajar (PBM) dikontrol melalui asesmen
kebutuhan; pengembangan dan pengkomunikasian prosedur dan
instruksi; dan pengukuran outcomes yakni kualitas lulusan (IPK,
masa studi, dan waktu tunggu untuk bekerja) yang dapat dilihat
pada lampiran 4. Proses-proses utama belajar mengajar
dikendalikan dimana metode pengendalian merupakan bagian
tinjauan manajemen. Dalam rangka menjamin pemenuhan
spesifikasi prosedur dan instruksi, metode pengendalian konsisten
dengan praktek mutu yang dipersyaratkan. Perubahan metode
pengendalian proses-proses utama tersebut harus
didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi
sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan
untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan
rekaman harus dipelihara.
7.1.2 Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Jurusan Teknik Pengairan merencanakan program
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk
pengajuan Hibah Bersaing. Selain itu juga merencanakan
pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran payung, roadmap
dan track record penelitian, penilaian, dan tindak lanjut kegiatan
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan
pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur
peningkatan untuk mencapai sasaran yang diinginkan.
Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan
menghasilkan output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, inovasi
iptek yang digunakan masyarakat. Proses penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan meliputi
asesmen kebutuhan; pengembangan dan pengkomunikasian
prosedur atau instruksi; dan pengukuran keluaran akhir yakni
kualitas dan kuantitas penelitian dan pengabdian masyarakat.
30
7.2 Peraturan Layanan Pendidikan
Peraturan pelayanan pendidikan dapat dilihat pada
Pedoman Pendidikan (00603 04000).
7.3 Desain dan pengembangan kurikulum
7.3.1 Perencanaan kurikulum
Pada dasarnya, Jurusan Teknik Pengairan menyusun
kurikulum yang dievaluasi setiap empat tahunnya dengan selalu
mengutamakan kepentingan mahasiswa baik pada saat proses
belajar mengajar maupun pada saat lulus dan bekerja. Untuk itu
kurikulum disusun sedemikian rupa dengan prosedur yang sudah
ditetapkan dalam Manual Prosedur untuk mencapai kompetensi
yang telah ditetapkan bersama.
Diawali dengan pembentukan tim kurikulum, studi banding
kurikulum, lokakarya untuk masukan dari alumni dan pengguna
lulusan sampai pada perumusan kurikulum yang sesuai, menjadi
prosedur untuk penyusunan kurikulum di Jurusan Teknik
Pengairan. Setelah diimplementasikan maka akan ada proses
evaluasi untuk melihat keefektifan kurikulum dari mutu lulusan
yang ada. Kegiatan penyusunan, pelaksanaan dan evaluasi
kurikulum ini harus terdokumentasi dengan baik.
7.3.2 Masukan Desain dan Pengembangan
Dalam penyusunan Kurikulum dilakukan evaluasi setiap 4
tahun sekali. Dalam hal ini Jurusan Teknik Pengairan
mempertimbangkan masukan dari dosen, mahasiswa, alumni dan
pengguna lulusan dalam mendesain kurikulum beserta
pengembangannya lewat forum-forum pertemuan yang berupa
reuni, lokakarya, dan pertemuan khusus (tracer study).
7.3.3 Output Desain dan Pengembangan
31
Hasil keluaran/output desain berupa kurikulum yang akan
diterapkan dan pengembangannya telah mencakup semua
kompetensi yang akan dicapai dengan mempertimbangkan
kebutuhan di masa mendatang dan kebutuhan dunia kerja. Hal
ini diwujudkan dalam bentuk menguasai mata kuliah yang
diberikan dan lulus ujian sebagai alat pemantauan dan
pengukuran.
7.3.4 Tinjauan Desain dan Pengembangan
Mahasiswa beserta Jurusan Teknik Pengairan perlu
mengetahui dan meninjau bahwa kurikulum telah sesuai atau
belum sesuai dengan standar yang diacu. Jurusan Teknik
Pengairan mengacu pada kurikulum nasional.
7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan
Verifikasi kurikulum harus dilakukan dalam satu atau
beberapa tahap sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Kegiatan ini sebaiknya dilakukan secara internal dan terbuka oleh
pihak yang berwenang. Dokumentasi keluaran verifikasi
kurikulum dan pengembangannya perlu disimpan dengan baik.
7.3.6 Validasi Desain dan pengembangan
Proses ini dilaksanakan untuk memastikan bahwa
kompetensi yang direncanakan terpenuhi oleh desain kurikulum
dan silabus yang dihasilkan. Secara umum, validasi harus
dilakukan pada tahap desain/penyusunan kurikulum akhir.
Akreditasi dan sertifikasi merupakan metode validasi yang
diterima. Dokumentasi kurikulum dan tindakan validasi harus
disimpan dengan baik.
7.3.7 Pengendalian Perubahan Desain dan kurikulum
Di Jurusan Teknik Pengairan, kebutuhan iptek di masa
mendatang dan kebutuhan dunia kerja dijadikan arahan tinjauan
32
perubahan kurikulum dan silabus yang ditinjau secara periodik
yakni empat tahun sekali. Perubahan tersebut diidentifikasi,
didokumentasikan, disahkan dan disosialisasikan kepada seluruh
civitas jurusan. Perubahan didahului dengan evaluasi yang efektif
pada keseluruhan kurikulum dan terdokumentasi dengan baik.
Proses tracer study termasuk upaya yang dilakukan untuk
menunjang proses perubahan desain dan kurikulum.
7.4 Proses terkait mahasiswa
Jurusan Teknik Pengairan secara umum memberikan
layanan prima. Jurusan memberi kesempatan pada mahasiswa
untuk belajar iptek dan belajar mempraktekkan penerapannya.
PBM Tri Dharma PT yang dilakukan Jurusan Teknik Pengairan
dalam kelas, harus meliputi hal-hal sebagai berikut :
a. Fasilitas aman, sehat, bersih dan ada petugasnya
b. Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa dan jurusan yang responsif
c. Staf jurusan memperlakukan semua civitas dan
yang terkait dengan civitas jurusan dengan penuh hormat; dan
d. Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh staf yang sesuai dengan kualifikasinya.
7.4.1 Penentuan persyaratan terkait layanan pendidikan,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
Jurusan Teknik Pengairan menentukan persyaratan untuk
input mahasiswa strata satu (S1) dan alih program, selanjutnya
Jurusan Teknik Pengairan akan memberikan layanan pendidikan,
administrasi, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
apabila pelanggan dalam hal ini mahasiswa memenuhi
persyaratan, yaitu: mahasiswa itu benar-benar masih aktif
menjadi mahasiswa Jurusan Teknik Pengairan yang dibuktikan
33
dengan bukti pembayaran SPP, Kartu Tanda Mahasiswa (KTM),
mempunyai Nomor Induk Mahasiswa (NIM); terdaftar dalam
semester tertentu yang dibuktikan dengan Kartu Rencana Studi
(KRS), dsb.
7.4.2 Tinjauan persyaratan terkait PBM
Jurusan Teknik Pengairan selalu meninjau persyaratan
terkait proses belajar mengajar untuk memastikan bahwa proses
tersebut berjalan dengan baik dan lancar sesuai prosedur yang
berlaku.
Adapun persyaratan yang ditetapkan untuk proses belajar
mengajar adalah adanya dosen, jumlah mahasiswa yang
memadai, jadwal perkuliahan, serta sarana prasarana yang
mendukung proses belajar mengajar. Apabila ada persyaratan
tambahan maka akan dibicarakan terlebih dahulu dalam rapat
pleno Jurusan.
Jurusan Teknik Pengairan memiliki kemampuan untuk
memenuhi persyaratan yang ditetapkan untuk berjalannya proses
belajar mengajar. Dokumen manual prosedur untuk proses
belajar mengajar disusun dan harus mengantisipasi bila ada
perubahan persyaratan proses belajar mengajar.
7.4.3 Komunikasi Mahasiswa
Jurusan Teknik Pengairan menentukan dan menerapkan
pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan mahasiswa
yang terkait dengan: informasi proses belajar mengajar,
kurikulum, serta umpan balik dan keluhan mahasiswa. Jurusan
Teknik Pengairan memfasilitasi komunikasi mahasiswa ini dengan
persyaratan bahwa komunikasi mahasiswa disampaikan dengan
cara yang santun, teratur, terjadwal dan terdokumentasi dengan
baik.
34
7.5 Penyediaan layanan pendidikan
7.5.1 Pengendalian ketentuan
Jurusan Teknik Pengairan dalam menyelenggarakan
pendidikan seyogyanya terlebih dahulu mengidentifikasi
keseluruhan kurikulum dengan mata-mata kuliahnya secara rinci.
Proses belajar mengajar ditetapkan dalam manual prosedur
dan/atau instruksi kerja.
Di samping itu Jurusan Teknik Pengairan juga menetapkan
berbagai ukuran yang diterima untuk menentukan pemenuhan
sasaran pengajaran misal kehadiran dosen, kehadiran
mahasiswa, rekapitulasi materi, kesesuaian materi yang diberikan
dengan RPKPS, dsb. Jurusan mempunyai wewenang penuh untuk
memastikan pengendalian proses.
7.5.2 Validasi proses
Jurusan Teknik Pengairan melakukan validasi dari setiap
data dan informasi yang terkait dengan layanan pendidikan baik
itu kurikulum, data mahasiswa, proses belajar mengajar,
dokumen penelitian, pengabdian masyarakat, buku, laporan
kuliah kerja nyata praktek dan tugas akhir.
Validasi umumnya dilakukan dengan cara diperiksa ulang
dan ditandatangani oleh yang berwenang untuk disahkan. Di
Jurusan Teknik Pengairan validasi bisa dilakukan secara tertulis
maupun dengan jalan verifikasi di sistem informasi dan teknologi
akademis yakni SINERGI.
7.5.3 Identifikasi dan ketertelusuran
Jurusan Teknik Pengairan mengendalikan dan merekam
identifikasi layanan pendidikan. Sistem penjaminan mutu yang
telah dilakukan umumnya memiliki koding untuk dokumen
sehingga memudahkan untuk identifikasi dan ketertelusuran
35
informasi yang relevan. Dokumen disusun dan diurutkan mulai
dari dokumen jurusan (visi misi, rencana strategis, program kerja
dan pedoman pendidikan); dokumen mutu (manual mutu,
standar mutu, manual prosedur dan instruksi kerja) serta
dokumen pendukung antara lain kode mata kuliah dan silabus,
RPKPS/SAP, data mahasiswa, jadwal kuliah, pustaka dan laporan
kuliah kerja nyata praktek dan tugas akhir di ruang baca, sarana
prasarana dan sebagainya.
7.5.4 Properti pelanggan
Pada penyelenggaraan pendidikan di Jurusan Teknik
Pengairan properti milik pelanggan berupa data diri dan akademis
mahasiswa, laporan penelitian, laporan pengabdian, dan hasil
rekayasa teknik Pengairan lainnya. Data tersebut terkumpul saat
pendaftaran masuk atau pendaftaran ulang dan selama
pemberian layanan pendidikan. Sedangkan properti lainnya
berupa dokumen dan benda-benda hasil rekayasa. Apabila ada
properti yang hilang, maka Jurusan harus bertanggungjawab.
Untuk itu, demi kemudahan, data dan dokumen harus ada dalam
bentuk soft copy dan hard copy serta disimpan dalam beberapa
back up files.
7.5.5 Preservasi
Jurusan Teknik Pengairan menyimpan dokumen jurusan
(visi misi, rencana strategis, program kerja dan pedoman
pendidikan); dokumen mutu (manual mutu, standar mutu,
manual prosedur dan instruksi kerja) serta dokumen pendukung
antara lain kode mata kuliah dan silabus, RPKPS/SAP, data
mahasiswa, jadwal kuliah, pustaka dan laporan kuliah kerja nyata
praktek dan tugas akhir di ruang baca, sarana prasarana dan
sebagainya, dalam bentuk soft copy (file maupun hasil ungguhan
di website) dan hard copy. Beberapa materi kuliah dalam bentuk
36
CD maupun kaset video juga disimpan di ruang khusus data
untuk penjaminan mutu.
Sedangkan bahan habis pakai untuk keperluan praktikum
dengan umur simpan terbatas, disimpan di laboratorium dengan
penempatan dan penanganan khusus.
7.5.6 Pengendalian alat pemantauan dan pengukuran
Jurusan Teknik Pengairan sebagai penyelenggara
pendidikan, melakukan pemantauan dan pengukuran kepada
mahasiswa dalam rangka menjamin kualitas lulusan sesuai
dengan kompetensi yang telah ditetapkan. Adapun alat
pemantauan dan pengukuran itu berupa evaluasi kuliah (kuis,
presentasi, tugas, ujian akhir semester) dan ujian sarjana/skripsi.
Sedangkan untuk hasil penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat menggunakan tim penilai yang dibentuk oleh jurusan
bersama dengan Badan Pertimbangan Penelitian (BPP) FT UB.
Jurusan Teknik Pengairan menetapkan bahwa alat
pemantauan dan pengukuran tersebut adalah valid dengan
didukung semua bukti tertulis dan ditandatangani oleh pihak
terkait. Apabila alat pemantauan dan pengukuran ini ditemukan
tidak valid, maka Jurusan Teknik Pengairan sebaiknya merekam
tindakan perbaikan ketidakvalidan.
7.6 Pembelian
Pembelian dilakukan oleh tim pengadaan Fakultas Teknik,
sedangkan Jurusan Teknik Pengairan hanya merencanakan dan
mengusulkan kebutuhan.
37
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU
8.1 Panduan umum
Hasil keluaran dari pemantauan dan pengukuran berupa
kualitas lulusan yang telah memenuhi kompetensi sebagaimana
yang telah ditetapkan (lihat Lampiran 2). Hasil keluaran ini dapat
digunakan untuk mengidentifikasi sejauh mana keefektifan
peningkatan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan.
8.2 Pemantauan dan pengukuran
8.2.1 Pencapaian visi misi
Jurusan Teknik Pengairan melakukan pemantauan dan
pengukuran pencapaian visi misi yang terukur dari standar dan
sasaran mutu yang telah ditetapkan. Standar mutu yang
digunakan adalah standar mutu Jurusan/Program Studi yang
telah dibuat oleh Universitas Brawijaya (00000 040001)
sedangkan sasaran mutu seperti yang dijelaskan pada sub bab
5.2
8.2.2 Kepuasan pelanggan
Jurusan Teknik Pengairan menetapkan persepsi pelanggan
tentang tingkat dimana layanan yang diberikan memenuhi
harapannya. Data tren kepuasan pelanggan sebaiknya didukung
oleh bukti obyektif. Pihak Jurusan perlu mendiskusikan dengan
pelanggan tentang persepsi kepuasannya antara lain nilai indeks
prestasi, masa studi, kompetensi yang dikuasai, aplikasi hasil
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Hasil pengukuran
ini diwujudkan dalam masih ada tidaknya keluhan dari pelanggan
baik itu mahasiswa, pengguna lulusan, dan pelanggan lainnya.
38
8.2.3 Proses layanan pendidikan dan penunjang
Jurusan Teknik Pengairan mengukur dan memantau
kinerja dan keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola
dan menyampaikan layanan. Pengukuran proses layanan inti dan
penunjang dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi
proses. Hasil pengukuran ini diwujudkan dalam laporan atau
borang kinerja jurusan.
Jurusan Teknik Pengairan dalam memberikan layanan
pendidikan, harus menetapkan dan menggunakan metode untuk
pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada interval
yang direncanakan selama realisasinya dan hasil keluaran akhir.
Sedangkan dalam hal layanan penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat dengan menggunakan metode umpan balik yang
dapat berupa kuisioner, perolehan dana penelitian, dan jumlah
serta perulangan order.
Hasil ini dapat dipakai untuk memverifikasi bahwa
memenuhi penjaminan mutu, persyaratan peraturan dan
perundang-undangan serta akreditasi yang berlaku. Hasil proses
evaluasi ini sebaiknya direkam dan digunakan untuk
menunjukkan tingkat keberhasilan dalam mencapai sasaran yang
direncanakan.
Secara keseluruhan pemantauan dan pengukuran
dilakukan secara internal jurusan (audit internal jurusan), audit
internal Universitas (PJM) dan audit eksternal BAN-PT serta audit
ISO 9001:2008.
8.3 Analisis Data
Jurusan Teknik Pengairan berupaya selalu untuk
menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan dan
disesuaikan dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Apabila
sudah di atas standar, maka harus ada upaya untuk
mempertahankan dan meningkatkan, sedangkan apabila masih di
39
bawah standar mutu maka perlu dipikirkan upaya pemecahan
masalahnya secara rinci dan mendalam. Data Jurusan, baik
akademis maupun administratif dikelola dan diperbarui secara
berkesinambungan dan terus menerus oleh pihak yang diberi
tugas oleh Jurusan. Hal ini untuk memudahkan proses perbaikan,
tindakan korektif dan pencegahan.
Analisis data didasarkan pada hasil pemantauan dan
pengukuran (sub bab 8.2) yang akan diolah dengan metode
statistik sederhana seperti untuk mencari rata-rata IPK, rata-rata
lama studi, angka drop out, jumlah penelitian, pengabdian
masyarakat, analisis kuisioner mahasiswa dan sebagainya.
Metode ini dapat membantu dalam menjamin efektifitas
pengendalian proses yang merupakan bagian dari sistem
manajemen mutu. Cara pengukuran dan evaluasi secara
berkesinambungan dan terus menerus dirinci dan dijelaskan
dalam dokumen manual prosedur dan/atau instruksi kerja.
Hasil analisis data akan disampaikan kepada seluruh civitas
jurusan melalui rapat pleno dosen.
8.4 Perbaikan
8.4.1 Perbaikan berkesinambungan
Jurusan Teknik Pengairan harus meningkatkan keefektifan
sistem manajemen mutu dan proses pendidikan secara
berkesinambungan dengan mendorong seluruh sumber daya
manusia di jurusan untuk mengidentifikasi dan menerapkan
usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup pendidikan
melalui sistem audit seperti yang digambarkan dalam Gambar 5.
Proses perbaikan harus dilakukan dengan didasari dengan
semangat penyelesaian keluhan, penerapan saran dan komentar
pelanggan realistis dan bermanfaat pada peningkatan mutu.
40
8.4.2 Tindakan Korektif
Jurusan Teknik Pengairan menetapkan Manual Prosedur
untuk melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari
analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan.
Tindakan korektif sebaiknya diambil untuk mengeliminasi
ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen
mutu dan proses pemberian layanan kepada pelanggan.
Dokumen Manual Prosedur di Jurusan Teknik Pengairan
adalah Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan
(00603 06002)
8.4.3 Tindakan pencegahan
Jurusan Teknik Pengairan menetapkan Manual Prosedur
Tindakan Korektif dan Pencegahan (00603 06002) untuk
melaksanakan tindakan pencegahan yang dihasilkan dari analisis
ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam sistem
manajemen mutu dan layanan pada pelanggan yakni mahasiswa
dan pihak terkait lainnya.
Tindakan pencegahan direkam dan dikomunikasikan /
disampaikan ke pihak yang terkait langsung. Hasil dari perbaikan
atas tindakan pencegahan seluruh civitas jurusan melalui rapat
pleno.