Manajemen SistemInformasi

Manajemen SistemInformasi

OlehIwan Sidharta, SE., MM

NFORMASI

MetodologiMetodologi UmumUmumPelaksanaanPelaksanaan ProyekProyek SistemSistem InformasiInformasi

Proyek-proyek sistem informasi dalam perusahaandikategorikan menjadi 3 kelompok besar :pembangunan jaringan infrastruktur teknologiinformasi, implementasi paket program aplikasi daripasaran, dan perencanaan dan pengembanganaplikasi yang dibuat secara khusus.Dari ketiga proyek tersebut secara garis besar ada 6

tahapan yang biasa dilalui : perencanaan, analisa,desain, konstruksi, implementasi dan pascaimplementasi.

Proyek-proyek sistem informasi dalam perusahaandikategorikan menjadi 3 kelompok besar :pembangunan jaringan infrastruktur teknologiinformasi, implementasi paket program aplikasi daripasaran, dan perencanaan dan pengembanganaplikasi yang dibuat secara khusus.Dari ketiga proyek tersebut secara garis besar ada 6

tahapan yang biasa dilalui : perencanaan, analisa,desain, konstruksi, implementasi dan pascaimplementasi.

Cont’Cont’

1.1. TahapTahap PerencanaanPerencanaan Pendefinisian awal terhadap kebutuhan detail

atau target yang harus dicapai, penyusuna proposal,penentuan metodologi, sistem manajemen proyekyang digunakan, dan penunjukan tim dan instruksiuntuk memulai proyek.

Terdapat 2 pihak yang terlibat yaitu : pihak yangmembutuhkan sistem informasi (demand side) danpengembang teknologi informasi (supply side).

Cont’Cont’

1.1. TahapTahap PerencanaanPerencanaan Pendefinisian awal terhadap kebutuhan detail

atau target yang harus dicapai, penyusuna proposal,penentuan metodologi, sistem manajemen proyekyang digunakan, dan penunjukan tim dan instruksiuntuk memulai proyek.

Terdapat 2 pihak yang terlibat yaitu : pihak yangmembutuhkan sistem informasi (demand side) danpengembang teknologi informasi (supply side).

Cont’Cont’

Output yang dihasilkan dari tahap perencanaanadalah jadwal detail dari 5 tahap selanjutnyabeserta masalah waktu, target deliverable, personelyang bertanggung jawab, aspek-aspek keuangan,standar-standar dan prosedur yang akan digunakandan hal lainnya yang berhubungan dengan utilitassumber daya yang digunakan.

Output yang dihasilkan dari tahap perencanaanadalah jadwal detail dari 5 tahap selanjutnyabeserta masalah waktu, target deliverable, personelyang bertanggung jawab, aspek-aspek keuangan,standar-standar dan prosedur yang akan digunakandan hal lainnya yang berhubungan dengan utilitassumber daya yang digunakan.

Cont’Cont’

2. Tahap Analisa2 aspek yang menjadi fokus analisa yaitu aspek bisnisatau manajemen dan aspek teknologi. Aspek bisnis mempelajari karakteristik dari

perusahaan yang bersangkutan. Bertujuan untukmengetahui peranan teknologi informasi yang palingsesuai denga perusahaan dan mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkaityang berpengaruh terhadap proses desain,konstruksi dan implementasi.

Cont’Cont’2. Tahap Analisa

2 aspek yang menjadi fokus analisa yaitu aspek bisnisatau manajemen dan aspek teknologi. Aspek bisnis mempelajari karakteristik dari

perusahaan yang bersangkutan. Bertujuan untukmengetahui peranan teknologi informasi yang palingsesuai denga perusahaan dan mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkaityang berpengaruh terhadap proses desain,konstruksi dan implementasi.

Cont’Cont’

Aspek teknologi meliputi kegiatan-kegiatan yangbersifat menginventarisir aset teknologi informasiyang dimiliki perusahaan pada saat proyek dimulai.Bertujuan untuk mempelajari infrastruktur teknologiinformasi yang dimiliki perusahaan dan tingkatefektivitas penggunaannya serta menganalisakemungkinan-kemungkinan diperlukannyapenambahan sistem di kemudian hari sehubungandengan akan diimplemntasikannya teknologi baru.

Aspek teknologi meliputi kegiatan-kegiatan yangbersifat menginventarisir aset teknologi informasiyang dimiliki perusahaan pada saat proyek dimulai.Bertujuan untuk mempelajari infrastruktur teknologiinformasi yang dimiliki perusahaan dan tingkatefektivitas penggunaannya serta menganalisakemungkinan-kemungkinan diperlukannyapenambahan sistem di kemudian hari sehubungandengan akan diimplemntasikannya teknologi baru.

Cont’Cont’

Output dari proses analisa adalahpermasalahan penting yang harus segeraditangani, analisa penyebabnya, dampaknyabagi bisnis perusahaan, kemungkinan skenariopemecahan dengan segala resiko cost/benefitdan trade-off, serta pilihan solusi yangdirekomendasikan.

Output dari proses analisa adalahpermasalahan penting yang harus segeraditangani, analisa penyebabnya, dampaknyabagi bisnis perusahaan, kemungkinan skenariopemecahan dengan segala resiko cost/benefitdan trade-off, serta pilihan solusi yangdirekomendasikan.

3. Tahap DesainTim teknologi informasi bekerja sama dengantim bisnis melakukan perancangankomponen-komponen sistem terkait. Timteknologi melakukan perancangan teknis dariteknologi informasi yang akan dibangun. Timbisnis melakukan perancangan terhadapkomponen-komponen organisasi yangterkait.

Cont’Cont’

3. Tahap DesainTim teknologi informasi bekerja sama dengantim bisnis melakukan perancangankomponen-komponen sistem terkait. Timteknologi melakukan perancangan teknis dariteknologi informasi yang akan dibangun. Timbisnis melakukan perancangan terhadapkomponen-komponen organisasi yangterkait.

Cont’Cont’

Output dari tahap ini adalah cetak birurancangan sistem secara teknis dan secaramanajemen yang akan dijadikan pegangandalam proses konstruksi dan implementasikomponen-komponen pada sistem informasiyang akan dikembangkan.

Output dari tahap ini adalah cetak birurancangan sistem secara teknis dan secaramanajemen yang akan dijadikan pegangandalam proses konstruksi dan implementasikomponen-komponen pada sistem informasiyang akan dikembangkan.

Cont’Cont’

4. Tahap KonstruksiTahap ini paling banyak melibatkan sumberdaya terbesar terutama dalam SDM, waktudan biaya. Kontrol terhadap manajemenproyek dalam tahap ini harus diperketat agartidak terjadi ketidakefisienan danketidakefektifan dalam penggunaan beragamsumber daya.

4. Tahap KonstruksiTahap ini paling banyak melibatkan sumberdaya terbesar terutama dalam SDM, waktudan biaya. Kontrol terhadap manajemenproyek dalam tahap ini harus diperketat agartidak terjadi ketidakefisienan danketidakefektifan dalam penggunaan beragamsumber daya.

Cont’Cont’

Output dari tahap ini adalah uji cobasistem. Perbaikan-perbaikan bersifatminor biasanya harus dilakukan setelahadanya masukan-masukan setelahevaluasi diadakan.

Output dari tahap ini adalah uji cobasistem. Perbaikan-perbaikan bersifatminor biasanya harus dilakukan setelahadanya masukan-masukan setelahevaluasi diadakan.

Parallel DevelopmentParallel Development

Cont’Cont’

5. Tahap ImplementasiTerdapat 2 pendekatan untuk implementasisistem : cut off dan paralel.

Pendekatan Cut Off atau Big Bang adalahsuatu strategi implementasi sistem dimanadipilih sebuah hari sebagai patokan, dimanaterhitung mulai hari tersebut sistem barumulai digunakan dan sistem lama mulaiditinggalkan.

5. Tahap ImplementasiTerdapat 2 pendekatan untuk implementasisistem : cut off dan paralel.

Pendekatan Cut Off atau Big Bang adalahsuatu strategi implementasi sistem dimanadipilih sebuah hari sebagai patokan, dimanaterhitung mulai hari tersebut sistem barumulai digunakan dan sistem lama mulaiditinggalkan.

Cont’Cont’

Pendekatan paralel dilakukan denganmelakukan pengenalan sistem barusementara sistem lama belum ditinggalkan.Sehingga yang terjadi adalah berjalannya 2buah sistem secara paralel.Evaluasi secara berkala perlu dilakukanuntuk menilai kinerja sistem baru yangditerapkan disamping untuk mengetahuiisu-isu permasalahan yang timbul.

Pendekatan paralel dilakukan denganmelakukan pengenalan sistem barusementara sistem lama belum ditinggalkan.Sehingga yang terjadi adalah berjalannya 2buah sistem secara paralel.Evaluasi secara berkala perlu dilakukanuntuk menilai kinerja sistem baru yangditerapkan disamping untuk mengetahuiisu-isu permasalahan yang timbul.

Cont’Cont’

6.Tahap Pasca ImplementasiAktifitas-aktifitas pasca implemetasi adalahbagaimana manajemen pemeliharaan sistemakan dikelola (Maintenance, Supports, danServices Management). Perlu adanyadokumentasi yang baik dan transferknowledge dari pihak pembuat sistem keSDM perusahaan untuk menjaminterkelolanya proses-proses pemeliharaansistem.

6.Tahap Pasca ImplementasiAktifitas-aktifitas pasca implemetasi adalahbagaimana manajemen pemeliharaan sistemakan dikelola (Maintenance, Supports, danServices Management). Perlu adanyadokumentasi yang baik dan transferknowledge dari pihak pembuat sistem keSDM perusahaan untuk menjaminterkelolanya proses-proses pemeliharaansistem.

Cont’Cont’

6.Tahap Pasca ImplementasiAktifitas-aktifitas pasca implemetasi adalahbagaimana manajemen pemeliharaan sistemakan dikelola (Maintenance, Supports, danServices Management). Perlu adanyadokumentasi yang baik dan transferknowledge dari pihak pembuat sistem keSDM perusahaan untuk menjaminterkelolanya proses-proses pemeliharaansistem.

6.Tahap Pasca ImplementasiAktifitas-aktifitas pasca implemetasi adalahbagaimana manajemen pemeliharaan sistemakan dikelola (Maintenance, Supports, danServices Management). Perlu adanyadokumentasi yang baik dan transferknowledge dari pihak pembuat sistem keSDM perusahaan untuk menjaminterkelolanya proses-proses pemeliharaansistem.

Perubahan perusahaan dapat dilakukandengan 2 alternatif yaitu : Evolusi danRevolusi.Evolusi adalah sebuah skenario perubahan

secara perlahan-lahan yang dilakukan olehsebuah perusahaan karena paradigma “peopledo not like to change” dan “old habits is hardto die”. Sehingga mengurangi resiko kegagalanakan penerapan sebuah lingkungan barukarena sifatnya yang lebih terbuka dan tidakterlalu ofensif.

StrategiStrategi ManajemenManajemen PerubahanPerubahanSistemSistem InformasiInformasi

Perubahan perusahaan dapat dilakukandengan 2 alternatif yaitu : Evolusi danRevolusi.Evolusi adalah sebuah skenario perubahan

secara perlahan-lahan yang dilakukan olehsebuah perusahaan karena paradigma “peopledo not like to change” dan “old habits is hardto die”. Sehingga mengurangi resiko kegagalanakan penerapan sebuah lingkungan barukarena sifatnya yang lebih terbuka dan tidakterlalu ofensif.

StrategiStrategi ManajemenManajemen PerubahanPerubahanSistemSistem InformasiInformasi

Perubahan perusahaan dapat dilakukandengan 2 alternatif yaitu : Evolusi danRevolusi.Revolusi adalah sebuah proses

perubahan yang sangat cepat ataurevolusioner dimana manajemen ataukaryawan yang tidak siap akanditerapkannya sebuah lingkungan baruakan tersingkir.

Perubahan perusahaan dapat dilakukandengan 2 alternatif yaitu : Evolusi danRevolusi.Revolusi adalah sebuah proses

perubahan yang sangat cepat ataurevolusioner dimana manajemen ataukaryawan yang tidak siap akanditerapkannya sebuah lingkungan baruakan tersingkir.

Cont’Cont’ Perubahan dengan pendekatan

evolusi terjadi pada perubahan“Localised Exploitation” dan “InternalIntegration”.Perubahan dengan pendekatan revolusi

terjadi pada perubahan “BusinessProcess Reengineering”, “BusinessNetwork Redesign” dan “Business ScopeRedefinition”.

Perubahan dengan pendekatanevolusi terjadi pada perubahan“Localised Exploitation” dan “InternalIntegration”.Perubahan dengan pendekatan revolusi

terjadi pada perubahan “BusinessProcess Reengineering”, “BusinessNetwork Redesign” dan “Business ScopeRedefinition”.

BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATIONBUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION

Merupakan bagaimana caramelakukan analisa kebutuhan danmencapture business process pada suatuorganisasi dengan Business ProcessModeling Notation (BPMN).

Merupakan bagaimana caramelakukan analisa kebutuhan danmencapture business process pada suatuorganisasi dengan Business ProcessModeling Notation (BPMN).

BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATIONBUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION

BPMN muncul karena keterbatasan yangada pada notasi dan diagram businessprocess lain, misalnya flow chart, activitydiagram, dan eriksson penker diagram.BPMN saat ini sudah menjadi notasi

business process yang standard danmulai banyak digunakan di organisasiatau perusahaan secara internasional

BPMN muncul karena keterbatasan yangada pada notasi dan diagram businessprocess lain, misalnya flow chart, activitydiagram, dan eriksson penker diagram.BPMN saat ini sudah menjadi notasi

business process yang standard danmulai banyak digunakan di organisasiatau perusahaan secara internasional

BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATIONBUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION

Tool yang digunakan adalah BizagiModeler yang merupakan softwareopensource untuk pembuatan BusinessProcess Model and Notation.

ConclusionConclusion

KunciKunci utamautama dalamdalam mengelolamengelolaperubahanperubahan terletakterletak padapada polapola pikirpikirdaridari SDMSDM perusahaanperusahaan yangyang terlibatterlibatsertaserta kemauankemauan dandan kesediaankesediaan untukuntuk

berubahberubah..

KunciKunci utamautama dalamdalam mengelolamengelolaperubahanperubahan terletakterletak padapada polapola pikirpikirdaridari SDMSDM perusahaanperusahaan yangyang terlibatterlibatsertaserta kemauankemauan dandan kesediaankesediaan untukuntuk

berubahberubah..

Wasalam

Terima KasihWasalam

Terima Kasih