Manajemen SistemInformasi

Manajemen SistemInformasi

OlehIwan Sidharta, SE., MM

NFORMASI

SkenarioSkenario PerkembanganPerkembangan SistemSistem InformasiInformasi didi DalamDalamPerusahaanPerusahaan

TeknologiTeknologi informasiinformasi perluperlu melaluimelalui skenarioskenario untukuntukdapatdapat memberikanmemberikan kepuasankepuasan pelangganpelanggan,, dimulaidimulaidengandengan peranannyaperanannya sebagaisebagai alatalat bantubantu untukuntukmeningkatkanmeningkatkan efisiensiefisiensi perusahaanperusahaan.. KecepatanKecepatanevolusievolusi yangyang dialuidialui bergantungbergantung padapada bagaimanabagaimanamanajemenmanajemen dapatdapat menilaimenilai dandan meningkatkanmeningkatkan fungsifungsiteknologiteknologi informasiinformasi bagibagi perusahaannyaperusahaannya..

TeknologiTeknologi informasiinformasi perluperlu melaluimelalui skenarioskenario untukuntukdapatdapat memberikanmemberikan kepuasankepuasan pelangganpelanggan,, dimulaidimulaidengandengan peranannyaperanannya sebagaisebagai alatalat bantubantu untukuntukmeningkatkanmeningkatkan efisiensiefisiensi perusahaanperusahaan.. KecepatanKecepatanevolusievolusi yangyang dialuidialui bergantungbergantung padapada bagaimanabagaimanamanajemenmanajemen dapatdapat menilaimenilai dandan meningkatkanmeningkatkan fungsifungsiteknologiteknologi informasiinformasi bagibagi perusahaannyaperusahaannya..

LanjutanAdaAda 55 tahapantahapan evolusievolusi yangyang umumnyaumumnyadilaluidilalui oleholeh sebuahsebuah perusahaanperusahaan,, antaraantara lainlain::1. Penggurangan biaya2. Pengaruh investasi3. Meningkatkan produk dan jasa4. Meningkatkan pengambilan keputusantingkat executive

5. Mencapai konsumen.

AdaAda 55 tahapantahapan evolusievolusi yangyang umumnyaumumnyadilaluidilalui oleholeh sebuahsebuah perusahaanperusahaan,, antaraantara lainlain::1. Penggurangan biaya2. Pengaruh investasi3. Meningkatkan produk dan jasa4. Meningkatkan pengambilan keputusantingkat executive

5. Mencapai konsumen.

LanjutanLanjutan11.. PenguranganPengurangan biayabiaya ((efisiensiefisiensi prosesproses kerjakerja))Perusahaan akan menjadikan komputersebagai tempat investasi jika terbukti bahwaurusan administratif akan menjdai lebihmurah, lebih mudah dan lebih baik dalam 3hal pokok efektif, efisienefisien dan kontrolkontrol internalinternal..

22.. PengaruhPengaruh investasiinvestasiKomputer atau teknologi informasi dipandangsebagi suatu aset yang menguntungkandibandingkan dengan penggunaan teknologiyang serupa (yang lebih manual).

11.. PenguranganPengurangan biayabiaya ((efisiensiefisiensi prosesproses kerjakerja))Perusahaan akan menjadikan komputersebagai tempat investasi jika terbukti bahwaurusan administratif akan menjdai lebihmurah, lebih mudah dan lebih baik dalam 3hal pokok efektif, efisienefisien dan kontrolkontrol internalinternal..

22.. PengaruhPengaruh investasiinvestasiKomputer atau teknologi informasi dipandangsebagi suatu aset yang menguntungkandibandingkan dengan penggunaan teknologiyang serupa (yang lebih manual).

LanjutanLanjutan

3. Meningkatkan produk dan jasaManajemen akan melihat apakah denganimplementasi sistem teknologi informasi akandapat meningkatkan pendapatan perusahaan.Teknologi informasi yang populardimanfaatkan adalah yang secara langsungdapat meningkatkan kepuasan pelanggan.

3. Meningkatkan produk dan jasaManajemen akan melihat apakah denganimplementasi sistem teknologi informasi akandapat meningkatkan pendapatan perusahaan.Teknologi informasi yang populardimanfaatkan adalah yang secara langsungdapat meningkatkan kepuasan pelanggan.

Lanjutan44.. MeningkatkanMeningkatkan pengambilanpengambilan keputusankeputusan tingkattingkat

executiveexecutivePerusahaan yang sudah mature akanmempertimbangkan untuk memperbaiki kinerjainternal perusahaan dengan memfokuskan diripada kualitas pengambilan keputusan.Decision Support System dan ExecutiveInformation System adalah dua jenis aplikasiteknologi informasi yang mendominasiperusahaan modern yang ingin meningkatkankualitas manajemen dalam menunjang prosespengambilan keputusan.

44.. MeningkatkanMeningkatkan pengambilanpengambilan keputusankeputusan tingkattingkatexecutiveexecutivePerusahaan yang sudah mature akanmempertimbangkan untuk memperbaiki kinerjainternal perusahaan dengan memfokuskan diripada kualitas pengambilan keputusan.Decision Support System dan ExecutiveInformation System adalah dua jenis aplikasiteknologi informasi yang mendominasiperusahaan modern yang ingin meningkatkankualitas manajemen dalam menunjang prosespengambilan keputusan.

Lanjutan

55.. MencapaiMencapai konsumenkonsumenPerusahaan secara agresif melakukan eksploitasipengembangan teknologi informasi untuk menjangkaupara pelanggan atau calon pelanggan dimana saja dankapan saja.

SummarySummary1. Era pertama, perusahaan menggunakan teknologiinformasi untuk mengurangi biaya .2. Era kedua, perusahaan menggunakan teknologiinformasi untuk meningkatkan pendapatanperusahaan, bahkan dibutuhkan untuk berkompetisi.

55.. MencapaiMencapai konsumenkonsumenPerusahaan secara agresif melakukan eksploitasipengembangan teknologi informasi untuk menjangkaupara pelanggan atau calon pelanggan dimana saja dankapan saja.

SummarySummary1. Era pertama, perusahaan menggunakan teknologiinformasi untuk mengurangi biaya .2. Era kedua, perusahaan menggunakan teknologiinformasi untuk meningkatkan pendapatanperusahaan, bahkan dibutuhkan untuk berkompetisi.

Lanjutan

TerhadapTerhadap 55 tahapantahapan tersebuttersebut,,pemanfaatanpemanfaatan teknologiteknologi informasiinformasidapatdapat dilihatdilihat daridari 22 sudutsudut pandangpandang,,yaituyaitu ::

1.1. FokusFokus atauatau harapanharapan manajemenmanajemen akanakanbenefitbenefit yangyang harusharus diberikandiberikan teknologiteknologiinformasiinformasi..

2.2. PenggunaanPenggunaan atauatau fungsinyafungsinya seharisehari--harihariuntukuntuk memenuhimemenuhi harapanharapan tersebuttersebut..

TerhadapTerhadap 55 tahapantahapan tersebuttersebut,,pemanfaatanpemanfaatan teknologiteknologi informasiinformasidapatdapat dilihatdilihat daridari 22 sudutsudut pandangpandang,,yaituyaitu ::

1.1. FokusFokus atauatau harapanharapan manajemenmanajemen akanakanbenefitbenefit yangyang harusharus diberikandiberikan teknologiteknologiinformasiinformasi..

2.2. PenggunaanPenggunaan atauatau fungsinyafungsinya seharisehari--harihariuntukuntuk memenuhimemenuhi harapanharapan tersebuttersebut..

MerancangMerancang StrategiStrategi SistemSistem InformasiInformasi

CetakCetak birubiru strategi perencanaan dan pengembangan sisteminformasi di perusahaan merupakan bagian terintegrasi darisebuah perencanaan korporate.PenyusunanPenyusunan cetakcetak birubiru tidak boleh terlepas dari komponen-komponen yang ada dalam perusahaan.StrategiStrategi bisnisbisnis perusahaan yang biasanya dituangkan dalamcetak biru Business Plan harus pula dilengkapi dengan strategiteknologi informasi, untuk memanfaatkan secara optimumpenggunaan teknologi informasi sebagai komponen utamasistem informasi perusahaan

CetakCetak birubiru strategi perencanaan dan pengembangan sisteminformasi di perusahaan merupakan bagian terintegrasi darisebuah perencanaan korporate.PenyusunanPenyusunan cetakcetak birubiru tidak boleh terlepas dari komponen-komponen yang ada dalam perusahaan.StrategiStrategi bisnisbisnis perusahaan yang biasanya dituangkan dalamcetak biru Business Plan harus pula dilengkapi dengan strategiteknologi informasi, untuk memanfaatkan secara optimumpenggunaan teknologi informasi sebagai komponen utamasistem informasi perusahaan

MengapaMengapa strategistrategi perluperlu dibuatdibuat??1. Sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatassehingga harus digunakan seoptimal mungkin.

2. Meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karenapara kompetitor memiliki sumber daya yang sama.

3. Memastikan bahwa aset teknologi informasi dapatdimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsungmeningkatkan profitabilitas perusahaan baik berupapeningkatan pendapatan maupun pengurangan biaya.

4. Mencegah terjadinya kelebihan atau kekurangan investasi dibidang teknologi informasi .

5. Menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan dandikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnisperusahaan akan informasi.

1. Sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatassehingga harus digunakan seoptimal mungkin.

2. Meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karenapara kompetitor memiliki sumber daya yang sama.

3. Memastikan bahwa aset teknologi informasi dapatdimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsungmeningkatkan profitabilitas perusahaan baik berupapeningkatan pendapatan maupun pengurangan biaya.

4. Mencegah terjadinya kelebihan atau kekurangan investasi dibidang teknologi informasi .

5. Menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan dandikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnisperusahaan akan informasi.

Output yangOutput yang diinginkandiinginkan

1. Sistem Informasi, merupakan definisi secara jelas danterperinci sehubungan dengan jenis-jenis informasi apasaja yang dibutuhkan oleh perusahaan dan hal-hal yangberkaitan dengannya.

2. Teknologi Informasi, meliputi komponen-komponenperangkat keras dan perangkat lunak yang harustersedia untuk menghasilkan sistem informasi yangtelah didefinisikan.

3. Manajemen Informasi, menyangkut perangkat manusiayang akan mengimplementasikan sistem informasi yangdibangun dan mengembangkan teknologi informasisejalan dengan perkembangan perusahaan di masamendatang.

1. Sistem Informasi, merupakan definisi secara jelas danterperinci sehubungan dengan jenis-jenis informasi apasaja yang dibutuhkan oleh perusahaan dan hal-hal yangberkaitan dengannya.

2. Teknologi Informasi, meliputi komponen-komponenperangkat keras dan perangkat lunak yang harustersedia untuk menghasilkan sistem informasi yangtelah didefinisikan.

3. Manajemen Informasi, menyangkut perangkat manusiayang akan mengimplementasikan sistem informasi yangdibangun dan mengembangkan teknologi informasisejalan dengan perkembangan perusahaan di masamendatang.

Input utama strategi IT1. Business Strategy, merupakan dokumen yang harus dijadikanlandasan utama dalam pembuatan IT Strategy karena dalamdokumentasi tersebut disebutkan visi dan misi perusahaanbeserta target kinerja masing-masing fungsi pada strukturorganisasi dan peranan teknologi informasi yang sesuai denganstrategi perusahaan.

2. Business Trends, segala hal yang berhubungan dengan pola-polabisnis yang akan terjadi di masa mendatang. Dengan adanyakemajuan teknologi informasi dan fenomena pembentukanrekanan strategis antar perusahaan, kecenderungan di masadepan akan terbentuk sebuah tipe perusahaan pelayanan yangmemadukan servis-servis.

3. Competitor Analysis, pada dasarnya strategi itu dibuat karenadanya pesaing. Tujuan dikembangkannya teknologi informasiadalah untuk meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapatmenghasilkan produk atau jasa yang lebih cepat, lebih baik danlebih murah dibandingkan dengan produk atau jasa yangdihasilkan kompetitor.

1. Business Strategy, merupakan dokumen yang harus dijadikanlandasan utama dalam pembuatan IT Strategy karena dalamdokumentasi tersebut disebutkan visi dan misi perusahaanbeserta target kinerja masing-masing fungsi pada strukturorganisasi dan peranan teknologi informasi yang sesuai denganstrategi perusahaan.

2. Business Trends, segala hal yang berhubungan dengan pola-polabisnis yang akan terjadi di masa mendatang. Dengan adanyakemajuan teknologi informasi dan fenomena pembentukanrekanan strategis antar perusahaan, kecenderungan di masadepan akan terbentuk sebuah tipe perusahaan pelayanan yangmemadukan servis-servis.

3. Competitor Analysis, pada dasarnya strategi itu dibuat karenadanya pesaing. Tujuan dikembangkannya teknologi informasiadalah untuk meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapatmenghasilkan produk atau jasa yang lebih cepat, lebih baik danlebih murah dibandingkan dengan produk atau jasa yangdihasilkan kompetitor.

LanjutanLanjutan

4. IT Trends, bertujuan agar tidak terjadi kesalahan dalampemilihan teknologi yang diterapkan dan dikembangkan diperusahaan. Perusahaan harus dapat melakuka pemilahanterhadap teknologi mana saja yang masih dalam tahappercobaan atau perkenalan, perkembangan, stabil, dan mulaiditinggalkan. Melihat trend perkembangan teknologi informasiberarti mempelajari kesempatan –kesempatan baru yang dapatmeningkatkan kinerja perusahaan di masa mendatang, baikdalam peningkatan pendapatan, penurunan biaya, ataukemungkinan dikembangkannya bisnis baru.

5. Existing IT, mempelajari konfigurasi dan spesifikasi dariteknologi informasi yang dimiliki perusahaan saat ini, karenapengembangan teknologi informasi di masa mendatangdibangun di atas infrastruktur yang ada saat ini bukanmembuat sesuatu yang sama sekali baru.

4. IT Trends, bertujuan agar tidak terjadi kesalahan dalampemilihan teknologi yang diterapkan dan dikembangkan diperusahaan. Perusahaan harus dapat melakuka pemilahanterhadap teknologi mana saja yang masih dalam tahappercobaan atau perkenalan, perkembangan, stabil, dan mulaiditinggalkan. Melihat trend perkembangan teknologi informasiberarti mempelajari kesempatan –kesempatan baru yang dapatmeningkatkan kinerja perusahaan di masa mendatang, baikdalam peningkatan pendapatan, penurunan biaya, ataukemungkinan dikembangkannya bisnis baru.

5. Existing IT, mempelajari konfigurasi dan spesifikasi dariteknologi informasi yang dimiliki perusahaan saat ini, karenapengembangan teknologi informasi di masa mendatangdibangun di atas infrastruktur yang ada saat ini bukanmembuat sesuatu yang sama sekali baru.

AspekAspek dalamdalam pembuatanpembuatan strategistrategi

1. Aspek internal Struktur organisasi Proses dan prosedur SDM dan budaya perusahaan Sumber daya dan infrastruktur perusahaan

2.2. AspekAspek eksternaleksternal Produk dan jasa Pasar dan pelanggan

1. Aspek internal Struktur organisasi Proses dan prosedur SDM dan budaya perusahaan Sumber daya dan infrastruktur perusahaan

2.2. AspekAspek eksternaleksternal Produk dan jasa Pasar dan pelanggan

LanjutanLanjutan

• Karakteristik Informasi• Metodologi Umum Pelaksanaan ProyekSistem Informasi

• Strategi Manajemen Perubahan SistemInformasi

• Matriks Strategis Sistem Informasi• Menentukan Skala Prioitas Sistem Informasi

• Karakteristik Informasi• Metodologi Umum Pelaksanaan ProyekSistem Informasi

• Strategi Manajemen Perubahan SistemInformasi

• Matriks Strategis Sistem Informasi• Menentukan Skala Prioitas Sistem Informasi

KarakteristikKarakteristik InformasiInformasiInformasi yang dihasilkan dari data-data yang ada akandigunakan sebagai dasar pemikiran bagi manajemen (TM,MM, LM) dalam mengambil keputusan-keputusan strategisdan operasional.Terdapat enam indikator dasar dari informasi (Wilson,1991) yang harus diperhatikan para praktisi teknologiinformasi yang ingin membangun infrastruktur dan aplikasi-aplikasi, yaitu :

1. Information Source2. Frequency of Decision3. Time Scale4. Time Horizon5. Scope6. Nature of Decision

Informasi yang dihasilkan dari data-data yang ada akandigunakan sebagai dasar pemikiran bagi manajemen (TM,MM, LM) dalam mengambil keputusan-keputusan strategisdan operasional.Terdapat enam indikator dasar dari informasi (Wilson,1991) yang harus diperhatikan para praktisi teknologiinformasi yang ingin membangun infrastruktur dan aplikasi-aplikasi, yaitu :

1. Information Source2. Frequency of Decision3. Time Scale4. Time Horizon5. Scope6. Nature of Decision

StrategiStrategi SistemSistem InformasiInformasi

LanjutanLanjutan1. Information Source (sumber)TM : Informasi bersumber dari lingkungan luar perusahaan yangmempengaruhi jalannya bisnis.

MM : Informasi bersumber dari lingkungan luar dan lingkungan dalamperusahaan.

LM : Informasi bersumber dari internal perusahaan.

2. Frequency of Decision (frekuensi pengambilan keputusan)TM : Sifatnya tidak teratur sehingga setidaknya 1 tahun sekali sebagairencana tahunan perusahaan.

MM : Sifatnya berkala tiap bulan, tiap 3 bulan atau tiap 6 bulan. Untukanggaran belanja perusahaan, evaluasi kinerja perusahaan dll.

LM : Sifatnya setiap saat karena infromasi dibutuhkan setiap haribahkan tiap jam untuk aktifitas opersaional perusahaan.

1. Information Source (sumber)TM : Informasi bersumber dari lingkungan luar perusahaan yangmempengaruhi jalannya bisnis.

MM : Informasi bersumber dari lingkungan luar dan lingkungan dalamperusahaan.

LM : Informasi bersumber dari internal perusahaan.

2. Frequency of Decision (frekuensi pengambilan keputusan)TM : Sifatnya tidak teratur sehingga setidaknya 1 tahun sekali sebagairencana tahunan perusahaan.

MM : Sifatnya berkala tiap bulan, tiap 3 bulan atau tiap 6 bulan. Untukanggaran belanja perusahaan, evaluasi kinerja perusahaan dll.

LM : Sifatnya setiap saat karena infromasi dibutuhkan setiap haribahkan tiap jam untuk aktifitas opersaional perusahaan.

lanjutanlanjutan3. Time Scale (jangka waktu)Skala waktu dimana seorang manajer harus memonitorprogram-program atau pekerjaan yang diembannya.

TM : Skala waktu untuk jangka panjangMM : Skala waktu untuk jangka menengahLM : Skala waktu untuk jangka pendek (up to date)

4. Time Horizon (masa depan)TM : Melihat masa depan dengan kecenderungan dan tanggungjawab untuk mencapai visi yang ditetapkan

MM : melihat masa depan dengan melihat perencanaan jangkapendek atau menengah dan melihat fakta atau perjalananperusahaan di masa lalu.

LM : fakta perjalanan menjadi penting karena fokus kontrol yangdilakukan adalah untuk melihat apakah target telah tercapaiatau tidak.

3. Time Scale (jangka waktu)Skala waktu dimana seorang manajer harus memonitorprogram-program atau pekerjaan yang diembannya.

TM : Skala waktu untuk jangka panjangMM : Skala waktu untuk jangka menengahLM : Skala waktu untuk jangka pendek (up to date)

4. Time Horizon (masa depan)TM : Melihat masa depan dengan kecenderungan dan tanggungjawab untuk mencapai visi yang ditetapkan

MM : melihat masa depan dengan melihat perencanaan jangkapendek atau menengah dan melihat fakta atau perjalananperusahaan di masa lalu.

LM : fakta perjalanan menjadi penting karena fokus kontrol yangdilakukan adalah untuk melihat apakah target telah tercapaiatau tidak.

lanjutan5. Scope (ruang lingkup)TM : tidak ada batasan pengambilan keputusanMM dan LM : tidak lepas dari kebijakan atau standar yangtelah ditetapkan oleh tingkat manajemen diatasnya.

6. Nature of Decision (hakekat keputusan)TM : umumnya berdasarkan perasaan atau naluri tanpa adaalsan yang jelas.

MM dan LM : umumnya terstruktur sesuai denganprosedur baku atau metodologi yang biasa digunakan.

Kesimpulan :TM : bertugas untuk menentukan perencanaan strategissebagai landasan gerak perusahaan.

MM dan LM : bertugas untuk memonitor setiap aktivitasagar target perusahaan dalam cetak biru rencana bisnisdapat tercapai.

5. Scope (ruang lingkup)TM : tidak ada batasan pengambilan keputusanMM dan LM : tidak lepas dari kebijakan atau standar yangtelah ditetapkan oleh tingkat manajemen diatasnya.

6. Nature of Decision (hakekat keputusan)TM : umumnya berdasarkan perasaan atau naluri tanpa adaalsan yang jelas.

MM dan LM : umumnya terstruktur sesuai denganprosedur baku atau metodologi yang biasa digunakan.

Kesimpulan :TM : bertugas untuk menentukan perencanaan strategissebagai landasan gerak perusahaan.

MM dan LM : bertugas untuk memonitor setiap aktivitasagar target perusahaan dalam cetak biru rencana bisnisdapat tercapai.

Wasalam

Terima KasihWasalam

Terima Kasih