J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 1 , M a r e t 2 0 1 8 | 375

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEKBERORIENTASI OBYEK

STUDI KASUS : PT. TALENTA PUTRA UTAMA

Martinus Lumban Tobing1), Humisar Hasugian2)

1Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur1,2Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260

E-mail : martinportgas @gmail.com 1), humisar.hasugian @budiluhur.ac.id 2)

AbstrakPT. Talenta Putra Utama didirikan pada tahun 2004 oleh Ir. Marihat Haholo di Indonesia. PT. Talenta

Putra Utama merupakan perusahaan jasa yang bergerak di bidang kontraktor. Perusahaan yang berada diJakarta ini melayani perdagangan umum, supplier, biro jasa yang bekerja dalam bidang kontraktor. Sampai saatini PT. Talenta Putra Utama masih melakukan pencatatan/ penyimpanan data menggunakan Ms. Word dan Ms.Excel. Pengolahan data yang belum tersetruktur dengan baik dan mempunyai kelemahan memungkinkanterjadinya kesalahan pencatatan dan perhitungan seperti kesalahan pembuatan faktur dan membutuhkan waktulama untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Pengolahan data seperti ini juga membutuhkan tempat yangluas untuk menyimpan dokumen-dokumen karena masih ada sebagian data pada dokumen yang belum dicatat/disimpan di dalam komputer. Lamanya memperoleh informasi akan menghambat proses pengambilankeputusan. Dengan dukungan yang ada sekarang ini, pengolahan data seperti di atas dapat diganti denganpengolahan data secara komputerisasi dengan merancang aplikasi menggunakan metode berorientasi obyek,sehingga menghasilkan sistem informasi manajemen proyek yang terkomputerisasi yang diharapkan dapatmeningkatkan kinerja dan pelayanan PT. Talenta Putra Utama. Aplikasi ini bertujuan untuk membantu PT.Talenta Putra Utama mengontrol dan mendukung keseluruhan aktifitas dengan harapan mempermudahperusahaan, agar mencapai hasil yang sesuai dengan harapan serta akurat, tepat waktu dan relevan.

Kata kunci: Sistem informasi, manajemen proyek, berbasis obyek

1. PENDAHULUAN1.1. Latar Belakang

PT. Talenta Putra Utama adalah perusahaankontraktor yang bergerak dibidang pekerjaan sipilinfrastruktur. Pada era digital seperti sekarang,dengan jaringan internet sebagian besarberita/informasi sudah bisa diakses melalui berbagaimacam gadget. Untuk dapat bertahan menghadapitantangan era digital ini, setiap perusahaankontraktor harus melakukan inovasi. Salah satuinovasi yang dapat dilakukan adalah denganmenggunakan sistem informasi manajemen proyekyang terkomputerisasi. Sistem informasi manajemenproyek diharapkan dapat memberikan informasiyang akurat, tepat waktu, dan relevan kepadaPimpinan perusahaan, sehingga dapat mengambilkeputusan yang tepat.

Sampai saat ini PT. Talenta Putra Utama masihmelakukan pencatatan/ penyimpanan datamenggunakan Ms. Word dan Ms. Excel. Pengolahandata yang belum tersetruktur dengan baik danmempunyai kelemahan memungkinkan terjadinyakesalahan pencatatan dan perhitungan sepertikesalahan pembuatan faktur dan membutuhkanwaktu lama untuk mencari informasi yangdibutuhkan. Pengolahan data seperti ini jugamembutuhkan tempat yang luas untuk menyimpandokumen-dokumen karena masih ada sebagian data

pada dokumen yang belum dicatat/ disimpan didalam komputer. Lamanya memperoleh informasiakan menghambat proses pengambilan keputusan.

Dengan dukungan yang ada sekarang ini,pengolahan data seperti di atas dapat diganti denganpengolahan data secara komputerisasi. Penulisberharap sistem manajemen proyek yangterkomputerisasi akan meningkatkan kinerja danpelayanan PT. Talenta Putra Utama. Berdasarkanfakta-fakta di atas maka penulis melakukanpenelitian lebih lanjut untuk menganalisa sistemyang berjalan dan mengusulkan suatu rancangansistem informasi manajemen proyek yang lebih baikbagi perusahaan.

1.2. Tinjauan Teoria. Konsep Dasar Perancangan System

Sistem adalah bagian dari sebuah kelompokyang berfungsi mengembangkan system yangmemiliki daya guna tinggi dan secara umum terdiridari analisa pendahuluan, pelaksanaan analisa,penyusunan laporan.

Menurut Wiranto Herry Utomo [1] Modelpengembangan sistem dimulai dari:

1) Perancangan Model2) Perancangan Keluaran3) Perancangan Masukan4) Perancangan Basis Data

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 1 , M a r e t 2 0 1 8 | 376

5) Perancangan Kontrol

b. Konsep Dasar Berorientasis Obyek Berorientasi obyek menurut Rosa A.S dan M.

Shalahudin [2] adalah: “strategi dalam pembangunanperangkat lunak dengan cara mengorganisasikansoftware sebagai sekumpulan obyek yang berisi datadan operasi yang diberlakukan kepadanya”.

Dalam pengembangan sistem berorientasiobyek terdapat tiga karakteristik utama, yaitu:

1) Encapsulation2) Inhereritance3) Polymorphism

Tujuannya adalah untuk menentukankebutuhan user secara akurat. Pendekatan-pendekatan yang dipakai dalam analisa yangmenggunakan konsep berorientasi obyek antara lain:

1) Pendekatan modul membagi systemkedalam banyak modul yang dapatdigunakan tanpa ketergantungan,

2) Penggunaan system pembantu dalammembentuk grafis dan teks sehinggamudah untuk dimengerti serta dikoreksibila ada perubahan,

3) Pendekatan top-down untuk memecahkanbeberapa masalah kedalam bagian kecilsehingga mudah untuk diselesaikan.

Pendekatan didalam analisa ini dilengkapidengan system dan beberapa teknik yang dibutuhkandalam pengambangan system, sehingga akhir darisystem yang dikembangkan akan didapatkan systemyang terdefinisi yang baik dan jelas. Maka analisaberorientasi obyek akan dilengkapi dengan alatteknik didalam pengembangan sistem.

2. METODE PENELITIAN2.1. Metode Pengumpulan Data

Didalam mendapatkan data untuk bahanpenelitian laporan ini, digunakan metode sebagaiberikut:

a. Metode Observasi (Pengamatan)b. Metode Interview (Wawancara)c. Metode Studi Pustakad. Metode Dokumentasi

2.2. Teknik Analisa Sistema. Analisa Sistem

Pada tahap analisa sistem, model yangdigunakan adalah sebagai berikut:

1) Activity DiagramActivity Diagram merupakan gambaran sebuah

proses bisnis dan urutan didalam sebuah aktivitasdalam sebuah proses. Diagram ini memunjukkanbanyak langkah di dalam aliran sebuah proses, titikkeputusan dalam aliran proses, siapa yangbertanggungjawab menyelesaikan masing-masing

aktivitas dan obyek yang digunakan dalam aliranproses kerja.

2) Use Case DiagramUse Case Diagram digunakan untuk

menggambarkan interaksi antara pengguna sistemdengan kasus yang disesuaikan dengan langkah-langkah yang telah ditentukan. b. Metode Pengembangan Sistem

Metode Pengembangan Sistem menggunakanMotede Waterfall. Menurut Pressman, modelwaterfall adalah sebuah pemodelan klasik yangbersifat system dalam membangun software. [1]

Model ini sering disebut dengan “classic lifecycle” atau pemodelam waterfall. Langkah yangharus dilakukan pada metodologi ini adalah sebagaiberikut :

c. Rancangan SistemDalam perancangan system ada beberapa

tahap, yaitu dengan merancang system secara rinciberdasarkan hasil analisa system yang ada, sehinggamemberikan sebuah model system baru yangdiusulkan disertai database dengan spesifikasiprogram.

Perancangan proses sistem dapat digambarkandengan:

1) Conceptual Data Model2) LRS (Logical Record Structure)3) Relasi4) Normalisasi5) Spesifikasi basis Data6) Class Diagram7) Rancangan Masukan8) Rancangan Keluaran9) Rancangan Layar10) Sequence Diagram

3. HASIL DAN PEMBAHASAN3.1. Proses Bisnis Sistem Berjalana. Proses Pembuatan Faktur

Setelah customer setuju dengan penawaranharga yang telah diterima maka staff pemasaran akan

Gambar 1. Metode Waterfall

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 1 , M a r e t 2 0 1 8 | 377

meminta pembuatan faktur kepada staff keuangan,staff keuangan akan membuat faktur sesuai dengansurat penawaran harga yang telah dibuat danmenyerahkan kepada pimpinan untukditandatangani, setelah ditandatangani maka staffkeuangan akan menyerahkan kepada staff pemasaranuntuk diserahkan kepada customer.

b. Proses Rencana Pelaksanaan Proyek Setelah customer menyelesaikan pembayaran

uang muka maka staff keuangan akan mengajukanpermintaan pembuatan rencana pelaksanaan proyekkepada staff operasional sesuai dengan jadwal yangtelah disetujui customer dan setelah dibuat rencanapelaksanaan proyek oleh staff operasional maka staffoperasional menyerahkan kepada customer.

c. Proses Serah Terima ProyekStaff pemasaran akan menerima info bahwa

proyek telah diselesaikan oleh staff operasional danakan membuat dokumen STP (Serah Terima Proyek)beserta faktur pelunasan yang akan diserahkankepada customer.

d. Proses Pembuatan LaporanSetiap akhir bulan staff pemasaran akan

menyiapkan arsip, kemudian staff pemasaran akanmembuat laporan proyek dan laporan proyektersebut di serahkan kepada pemilik perusahaan.

3.2. Analisa dan Sistem Usulana. Analisa Masukan

Analisa masukan adalah untuk mengetahuidokumen-dokumen apa saja yang digunakan sebagaimasukan dalam pengolahan data sistem informasimanajemen proyek pada sistem berjalan.b. Analisa Keluaran

sebuah analisa yang membahas tentangkeluaran-keluaran yang dihasilkan proses yang adadalam sistem berjalan. Adapun keluaran dari sistemberjalan pada PT. Talenta Putra Utama adalah:

1) Surat Penawaran Harga (SPH)2) Rencana Pelaksanaan Proyek (RPP)3) Faktur4) Serah Terima Proyek (STP)5) Laporan Proyek

c. Fishbone Diagram

3.3. Use Case Diagrama. Diagram File Master

Untuk file master terdiri dari Entry dataDepartmen, yang digunakan untuk menginput datadepartment yang akan meminta barang , entry datasupplier yang digunakan untuk menginput datasupplier jika ingin memmbeli barang, entry databarang yang digunakan untuk menginput databarang yang di pesan oleh department, entry datakategori barang yang digunakan untukmengelompokan barang , entry data rekening untuk

Gambar 2. Proses Rencana Pelaksanaan Proyek

Gambar 3. Proses Serah Terima

Gambar 4. Proses Pembuatan Laporan

Gambar 5. Fishbone Diagram

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 1 , M a r e t 2 0 1 8 | 378

mengelompokan barang sesuai dengan namarekeningnya.

b. Diagram TransaksiUntuk file transaksi terdiri dari Entry

storeroom Request yang digunakan untuk menginputdata barang yang diminta oleh department, Entrypurchase requestion digunakan untuk memesanbarang store, Entry Purchase order digunakan untukmemesan barang ke supplier jika purchase requestsudah di setujui, Cetak Buktu Terima Barang untukmenandakan bahwa barang telah di serahkan danditerima dengan baik oleh staf departmen, Cetakkartu stok untuk melihat stok terbaru dari barang ,Cetak faktur untuk menandakan bahwa barang sudahdi terima dan di akui sebagai piutang , Entry Jurnaldi gunakan untuk mengelompokan barangberdasarkan nomor rekeningnya.

c. Diagram LaporanUntuk file laporan terdiri dari enam laporan,

Cetak laporan stok barang yang didalamnya bersisilaporan data stok barang dalam satu periode. Cetaklaporan permintaan barang didalam nya berisilaporan data permintaan barang. Cetak Laporanpembelian barang didalamnya terdapat data laporanpembelian barang. Cetak laporan Rekaptulasipermintaan barang didalamnya berisi data rekappermintaan barang. Cetak laporan jurnal umumberisi laporan data barang beserta jurnal penempatandan posisi nya . Cetak Laporan Jurnal PengeluaranKas berisi data pengeluaran kas dalam periodetertentu.

3.4. Class Diagrama. Entity Class

kumpulan class berupa entity sebagaipembentuk system dan menjadi dasar dalampembuatan database.

b. Boundary ClassBerisi kumpulan kelas yang menjadi interface

antar pemakai (user) dengan sistem, seperti tampilanform dan untuk percetakan.

c. Control ClassSebuah control program yang berisi kumpulam

class, beserta koneksi antar database dan merupakanclass perantara atau penghubung antara entity classdengan class antar muka sebuah program.

Gambar 6. Diagram File Master

Gambar 7. Diagram Transaksi

Gambar 8. Diagram Laporan

Gambar 9. Entity Class

Gambar 10. Boundary Class

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 1 , M a r e t 2 0 1 8 | 379

3.5. Design GUIa. Struktur Tampilan

Stuktur tampilan yang ada pada RancanganSistem yaitu dibagi menjadi 3 (Master, Transaksi,dan Laporan) fungsi dari Design GUI yaitu sebagaidata master, transaksi dan laporan.

b. Rancangan FormRancangan layar untuk form-form yang ada

dalam sistem:

Gambar 11. Control Class

Gambar 12. Struktur Tampilan

Gambar 13. Rancangan Layar TampilanMenu Utama

Gambar 14. Rancangan Layar Form Custom

Gambar 15. Rancangan Layar FormMaterial

Gambar 16. Rancangan Layar FormKegiatan

Gambar 17. Rancangan Layar TransaksiSPH

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 1 , M a r e t 2 0 1 8 | 380

4.6 Sequence Diagram

4. KESIMPULANBerdasarkan riset yang telah dilakukan pada

PT. Talenta Putera Utama penulis mendapatkansebuah kesimpulan bahwa :a. Dengan adanya sistem informasi manajemen

proyek dokumen dapat terorganisi dengan baikdan pencarian dapat dilakukan dengan mudah

b. Dengan adanya sistem informasi manajemenproyek yang sudah terkomputerisasi sehinggapembuatan dokumen kepada pelanggan dapatdilakukan dengan cepat.

c. Dengan adanya sistem informasi manajemenproyek yang sudah terkomputerisasi sehinggapembuatan faktur

d. Dengan adanya sistem informasi manajemenproyek yang sudah terkomputerisasi dapatmempercepat dalam mencetak laporaninformasi yang dibutuhkan

Saran-saran yang dapat penulis berikan kepadaPT. Talenta Putra Utama yaitu :a. Karena informasi yang dihasilkan pada

dasarnya berasal dari sebuah data masukan,maka sebelum memasukan data-data harusdilakukan langkah pengecekan terhadap sebuahkebenaran data agar informasi yang dapatdihasilkan sesuai dengan keinginan user.

b. Perlu dilakukan back-up data secara berkalaterhadap data yang penting untuk menghindarikeadaan yang tidak diinginkan, sepertihilangnya data-data.

c. Dilaksanakannya pelatihan pengoperasiansistem komputerisasi yang baru kepada staffyang menggunakan sistem ini.

d. Penggunaan perangkat komputer dalampengolahan sebuah data harus digunakan secaralebih maksimal agar efisiensi kerja dapatdioptimalkan.

e. Harus ada prosedur pengawasan secara rutindalam pemeliharaan system dan adanya sebuahtanggung jawab dalam menangani system yangada.

f. Pengembangan sistem perlu dipikirkan darisekarang agar mengikuti perkembanganpengolahan informasi.

5. DAFTAR PUSTAKA[1] Utomo, Wiranto Herry., 2010, Permodelan Basis

Data Berorientasi Obyek : Konsep DasarPerancangan Sistem. Yogyakarta : Andi Offset.

[2] Salahuddin, M & A. S, Rosa., 2011, ModulPembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak(Terstruktur dan Berorientasi Objek). Bandung :Modula

Gambar 18. Rancangan Layar TransaksiFaktur

Gambar 19. Rancangan Layar TransaksiRPP

Gambar 20. Rancangan Layar Transaksi STP

Gambar 21. Sequence Diagram MasterEntry Customer