manajemen proyek dan konteks teknologi informasi
TRANSCRIPT
MANAJEMEN PROYEK DAN KONTEKS TEKNOLOGI
INFORMASI
Suatu proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas
Manajer proyek perlu mengambil pandangan proyek yang standar dan memahami bagaimana berhubungan dengan organisasi yang lebih besar
Manajer senior harus memastikan proyek-proyek terus mendukung kebutuhan bisnis saat ini
Pandangan sistem manajemen proyek
Menggambarkan pendekatan holistik dan analisis untuk memecahkan masalah yang kompleks
Pendekatan sistem terdiri dari 3 bagian antara lain:◦ Sistem filsafat : melihat hal-hal sebagai sistem
interaksi komponen yang bekerja dalam lingkungan untuk memenuhi beberapa tujuan. Digunakan untuk memahami hubungan proyek dengan keseluruhan organisasi.
◦ Sistem analisis: jalan penyelesaian masalah yang diharuskan untuk menggambarkan tujuan sistem, pemisahan bagian-bagiannya, kemudian mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah, kesempatan, paksaan dan kebutuhan
◦ Sistem manajemen: menyebut bisnis, teknologi, dan masalah organisasi sebelum membuat perubahan pada sistem
Pendekatan Sistem
3 Aspek penting sistem manajemen
BISNIS
ORGANISASI TEKNOLOGI
Aspek yang berdampak pada kemajuan bisnis, misalnya : biaya, investor, pengaruh terhadap lingkungan bisnis masa sekarang ataupun masa yang akan datang
BISNIS
Aspek organisasi, misalnya : kepengurusan proyek, keberlangsungan proyek, siapa saja yang terpengaruh oleh proyek tersebut
ORGANISASI
Aspek Teknologi informasi, misalnya : penggunaan TI, manfaat TI, penggunaan komponen hardware atau software
TEKNOLOGI
Struktural SDM Simbolis
4 Jenis kerangka Organisasi
Menekankan pada struktur organisasi Berfokus pada kelompok-kelompok dan
tanggung jawabnya Sangat rasional dan berfokus pada
koordinasi dan pengendalian
Kerangka Struktural
Berfokus pada keharmonisan antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan manusia
Kelemahan kerangka ini adalah rentan terhadap konflik kepentingan pribadi atau kelompok
Kerangka SDM
Berfokus pada makna Makna dari peristiwa dalam organisasi lebih
penting dari pada apa yang benar-benar terjadi
Erat kaitannya dengan budaya organisasi tersebut
Kerangka Simbolis
Struktur organisasi fungsional Struktur organisasi proyek Struktur organisasi matriks
Struktur Organisasi
Manajer dari setiap fungsional memiliki staf dengan keahlian khusus seperti bagian rekayasa, manufaktur, IT, SDM, dan manajer tersebut harus memberikan laporan pada CEO
Struktur organisasi fungsional
Yang memberikan laporan pada CEO adalah manajer program, bukan manajer fungsional
Struktur organisasi proyek
Merepresentasi gabungan antara struktur organisasi proyek dan struktur organisasi fungsional. Setiap orang harus memberikan laporan pada manajer fungsional dan satu/lebih manajer proyek. Setiap manajer proyek memiliki staf dengan beraneka keahlian fungsional.
Struktur organisasi matriks
Budaya organisasi adalah asumsi, nilai dan tingkah laku bersama yang menjadi karakteristik fungsi organisasi
Karakteristik budaya organisasi yang menguntungkan proyek adalah organisasi yang memiliki kriteria tinggi terhadap rasa kepemilikan, kerja sama, kontrol, reward, punya fokus yang mantap dan mengakomodasi perubahan.
Banyak ahli percaya bahwa penyebab masalah banyak perusahaan 'tidak struktur atau staf, tetapi budaya.
Budaya Organisasi
“Harus dikelola dengan baik karena sebuah organisasi memiliki sumber daya yang terbatas dan sumber daya ini akan digunakan bersama oleh top management, manajer fungsional dan manajer proyek lainnya”
Manajemen Stakeholder
Manajer proyek harus mengambil waktu untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan semua stakeholder proyek.
Menggunakan empat frame organisasi dapat membantu Anda memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder.
Eksekutif senior dan manajemen puncak adalah stakeholder yang sangat penting
Manajemen Stakeholder
Mendefinisikan pekerjaan yang harus dilakukan dalam tiap fase, mendefinisikan produk yang harus dihasilkan dalam tiap fase, kapan, siapa yang terlibat dan bagaimana pihak manajemen organisasi akan mengendalikan dan menyetujui hasil pekerjaan dalam tiap fase Fase-fase dalam tiap proyek/industri bisa berlainan, namun secara
umum fase proyek terdiri dari :Konsep Apa yang dikerjakanPerkembanganPelaksanaan Hasil Dorongan
Dengan memahami siklus kehidupan proyek, manajer proyek dan organisasi diharapkan dapat mengendalikan proyek dan mengaitkan proyek dengan kegiatan operasional organisasi dengan tepat, dalam rangka menjaga kinerja organisasi
Fase-fase Proyek & siklus kehidupan proyek
Dilakukan secara berurutan Level biaya dan sumber daya yang dibutuhkan di
awal rendah, memuncak dan menurun di akhir Proyek
Level ketidakpastian dan resiko paling tinggi di awal proyek
Keterlibatan stakeholder untuk menentukan produk akhir dari proyek paling besar di awal proyek, berkaitan dengan biaya perubahan yang makin meningkat di akhir proyek
Karakteristik siklus kehidupan proyek
Pada fase awal dari siklus hidup proyek:◦ Kebutuhan sumber daya biasanya terendah.◦ Tingkat ketidakpastian (risiko) tertinggi.◦ Stakeholder proyek memiliki kesempatan terbesar untuk mempengaruhi
proyek. Di tengah fase siklus hidup proyek:
◦ Kepastian menyelesaikan proyek meningkat.◦ Lebih banyak sumber daya yang diperlukan.
Pada tahap akhir dari siklus hidup proyek:◦ Fokusnya adalah untuk memastikan bahwa persyaratan proyek terpenuhi.◦ Sponsor menyetujui penyelesaian proyek.
Tahapan Proyek
Tipe rangkaian fase di siklus kehidupan proyek
Siklus hidup proyek vs Siklus Hidup Produk
Sebuah proyek yang berhasil harus melewati setiap fase proyek dalam rangka untuk melanjutkan ke fase yang berikutnya.
Manajemen review, juga disebut fase keluar , harus terjadi setelah setiap tahap untuk mengevaluasi kemajuan proyek, kemungkinan keberhasilan, dan kompatibilitas dilanjutkan dengan tujuan organisasi.
Pentingnya Tahapan Manajemen Proyek
Proyek TI sangat beraneka ragam berkaitan dengan ukurannya, kompleksitasnya, produk yang dihasilkan, wilayah aplikasi dan kebutuhan sumber daya.
Anggota tim proyek TI seringkali memiliki latar belakang dan keahlian
Proyek TI harus terus berjuang dengan kemajuan teknologi TI yang berkembang dengan pesat, jadi harus ada orang yang ahli di bidang tertentu di bidang TI
Proyek Teknologi Informasi
Jika organisasi memiliki sikap negatif terhadap TI, maka akan sulit bagi sebuah proyek TI untuk berhasil.
Memiliki Chief Information Officer (CIO) pada tingkat tinggi dalam organisasi membantu proyek TI.
Menugaskan orang non-TI untuk proyek-proyek TI juga mendorong komitmen yang lebih
Perlu untuk Komitmen Organisasi dengan Teknologi Informasi
Suatu proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas
Manajer proyek perlu mengambil pandangan proyek yang standar dan memahami bagaimana berhubungan dengan organisasi yang lebih besar
Manajer senior harus memastikan proyek-proyek terus mendukung kebutuhan bisnis saat ini
Pandangan sistem manajemen proyek
Berfokus pada keharmonisan antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan manusia
Kelemahan kerangka ini adalah rentan terhadap konflik kepentingan pribadi atau kelompok
Kerangka SDM
Manajer proyek harus mengambil waktu untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan semua stakeholder proyek.
Menggunakan empat frame organisasi dapat membantu Anda memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder.
Eksekutif senior dan manajemen puncak adalah stakeholder yang sangat penting
Manajemen Stakeholder
Manajer proyek perlu mengambil pendekatan sistem ketika bekerja pada proyek.
Organisasi memiliki empat frame yang berbeda: struktural, sumber daya manusia, politik, dan simbolis.
Struktur dan budaya organisasi memiliki implikasi yang kuat bagi manajer proyek.
Proyek yang berhasil harus melewati setiap tahapan siklus kehidupan proyek.
Manajer proyek perlu mempertimbangkan beberapa faktor karena konteks yang unik dari proyek teknologi informasi.
Kesimpulan