BAB 2

KONTEKS MANAJEMEN PROYEK

Kegiatan proyek konstruksi merupakan kegiatan yang dilakukan secara

sistematis dan bertahap, mulai dari kegiatan awal sampai kegiatan akhir. Tahap-tahap

kegiatan proyek yang dilakukan mulai awal sampai pada kegiatan akhir disentu dengan

siklus hidup proyek. Setiap tahap kegiatan proyek saling terkait antara tahap satu

dengan tahap lainnya, antara tahap sebelumnya dan tahap berikutnya. Disamping itu,

siklus proyek sangat dipengaruhi oleh lingkungan proyek, terutama stakeholder proyek

dan keberadaan organisasi yang menaungi suatu kegiatan proyek. Secara umum setiap

tahap kegiatan proyek terkait dengan kegiatan teknis apakah yang akan dikerjakan,

produk yang akan dihasilkan pada setiap tahap, siapakan yang akan terlibat dalam

setiap tahap proyek, dan bagaimana melakukan pengawasan dan menyetujui kegiatan

tiap tahap. Pada bab berikut ini akan dibahas tentang tahap siklus proyek, stakeholder

proyek, pengaruh organisasi, pengaruh lingkungan sosial ekonomi terhadap proyek, dan

perilaku kegiatan proyek.

1. TAHAPAN DAN SIKLUS HIDUP PROYEK

Siklus hidup proyek adalah tahap-tahapan yang saling berhubungan mulai awal

kegiatan proyek sampai akhir kegiatan proyek (PMI, 2004). Mengingat suatu proyek

bersifat unik, maka akan selalu dijumpai masalah ketidak pastian. Dalam pelaksanaan

suatu proyek biasanya dilaksanakan dalam beberapa tahap/phase. Tahap-tahap

pelaksanan proyek dikenal dalam istilah siklus hidup proyek.

31

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari bab ini anda diharapkan dapat:

a. Menjelaskan tahapan siklus proyek konstruksi

b. Menjelaskan karakteristik siklus proyek

c. Menjelaskan pihak-pihak yang termasuk dalam stakeholder proyek

d. Menjelaskan pengaruh organisasi terhadap pelaksanaan proyek.

e. Menjelaskan ketrampilan-ketrampilan pokok yang ada dalam

manajemen umum.

f. Menjelaskan pengaruh lingkungan sosial ekonomi terhadap proyek

Karakteristik Tahapan Suatu Proyek

Tiap-tiap tahapan suatu proyek ditandai dengan penyelesaian satu atau lebih

deliverables. Suatu deliverables bersifat terukur, misalnya study kelayakan, detail-

detail suatu desain atau pekerjaan suatu prototype. Deliverables. dan karenanya suatu

tahapan merupakan bagian dari urutan-urutan umum dari desain yang logis untuk

menjamin definisi produk atau proyek yang sesuai.

Dapat disimpulkan bahwa tahapan proyek umumnya ditandai dengan

tinjauan ulang (review) terhadap dua kunci utama deliverables dan unjuk kerja proyek

yaitu (a) menentukan kapan proyek dilanjutkan ketahap berikutnya, dan (b) mendeteksi

dan membetulkan kesalahan dalam analisis biaya secara efektif. Tahap atau tinjauan

akhir ini sering disebut phases exist (tahap pengadaan), stage gates (gerbang langkah)

or kill points (titik berbahaya). Setiap tahap proyek secara umum meliputi seperangkat

rencana definisi deliverables untuk menetapkan tingkat pengawasan manajemen yang

diinginkan. Kebanyakan tahap-tahap ini berhubungan deliverable tahap pertama, dan

tahapan berikutnya seperti analisis kebutuhan (requirwements), desain (design),

membangun (built), uji coba (test), memulai (startup), penyerahan (turnover), dan

sebagainya.

KARAKTERISTIK SIKLUS PROYEK

Siklus proyek menyajikan tentang definisi kegiatan proyek dari awal sampai akhir.

Siklus proyek akan menentukan apakah kegiatan study kelayakan diperlukan sebagai

tahap awal proyek atau bagian yang terpisah dari proyek. Siklus proyek juga

menentukan apakah tindakan transisi pada awal dan akhir proyek, termasuk kegiatan

proyek atau tidak. Dalam hal ini siklus proyek dapat digunakan sebagai penghubung

antara dengan kegiatan operasional untuk membentuk organisasi proyek.

Siklus Proyek umumnya mendefinisikan:

1. Kegiatan teknis apakah yang akan dikerjakan (misalnya apakah bagian arsitek

termasuk dalam tahap definisi atau bagian dari tahap pelaksanaan?)

2. Kapan deliverable akan dihasilkan pada setiap phase dan bagian setiap

deliverable direview, diferivikasi dan falidasi

3. Siapakan yang akan terlibat dalam setiap tahap proyek

4. Bagaimana melakukan pengawasan dan menyetujui kegiatan tiap tahap.

32

Siklus proyek dapat bersifat umum dan bersifat detail. Deskripsi siklus proyek yang

tertalalu detail memiliki berbagai bentuk, bagan dan ceklist untuk menunjukkan

struktur dan konsistensi pelaksanaan proyek. Siklus proyek yang detail sering disebut

dengan metodologi manajemen. Kebanyakan siklus proyek memiliki sejumlah

karakteristik umum yaitu:

1. Penggunaan biaya dan staf /tenaga kerja pada awal rendah dan bertambah tinggi

kearah akhir, dan langsung rendah/turun pada tahap akhir

Biaya &

Tenaga kerja

tahap tahap tahap

perencanaan pelaksanaan penyelesaian

Mulai Waktu Selesai

Gambar 2.1 Siklus Proyek Secara Umum

2. Kemungkinan kesuksesan pelaksanan proyek rendah, dan risiko ketidakpastian

tinggi pada awal proyek. Kemungkinan kesuksesan pelaksanaan proyek

umumnya akan nampak pada tahap pelaksanaan proyek selanjutnya.

3 Kemampuan stakeholder untuk mempengaruhi karakteristik final produk dan

biaya final proyek sangat tinggi pada saat awal dan langsung menurun/rendah

pada setelah proyek berjalan. Konstribusi utama pada penomena ini adalah

perubahan biaya dan koreksi kesalahan umumnya meningkat saat proyek

berlangsung.

REPRESENTASI SIKLUS PROYEK

Contoh berikut dapat dijadikan contoh beberapa model siklus proyek yang

sering digunakan. Proyek depertemen Pertahanan AS (April 2000) tahapan siklus

proyek dilakukan sebagai berikut:

1. Tahap konsep dan pengembangan teknologi (concept and technology

development)- meliputi kegiatan: pengkajian terhadap berbagai alternatif yang

33

akan digunakan, pengembangan komponen/subsistem dan pendemonstrasian

teknologi dengan sistem konsep baru, dan tahap ini diakhiri dengan pemilihan

teknologi yang akan digunakan.

2. Tahap pengembangan sistem dan uji coba (system development and

demonstration) – meliputi kegiatan: integrasi sistem, meminimalisasi risiko

yang mungkin terjadi, uji coba pengembangan model, pengembangan dan uji

coba awal terhadap pelaksanaan dan evaluasi. Tahap ini diakhir dengan uji coba

pada lingkungan/kontek yang sebenarnya.

3. Tahap produksi dan penyebaran (production and deployment) – meliputi

kegiatan produksi awal dalam volume terbatas, produksi secara penuh sesuai

kapasitas. Tahap ini tumpang tindih dengan tahap operasi dan pendukung

4. Tahap pendukung (support): tahap ini sebenarnya bagian dari tahap produksi,

tetapi kenyataannya proses pelaksaaan manajemen secara berkelanjutan. Dalam

berbagai proyek, dalam tahap ini dilakukan proses perbaikan kapasitas, koreksi

terhadap kesalahan produk dan sebagainya.

Proyek Konstruksi: siklus proyek konstruksi umumnya dapat digambarkan seperti

gambar 2.2. sebagai berikut:

1. Tahap studi kelayakan (feasibility)- tahap ini meliputi kegiatan: perumusan

proyek, studi kelayakan, strategi perencanaan dan persetujuan. Keputusan

untuk melajutkan atau tidak proyek yang akan dibuat dilakukan pada akhir

tahap ini.

2. Perencanaan dan disain (planning and design) - tahap ini meliputi kegiatan:

pembuatan desain utama (base design), pembiayaan dan penjadualan, masalah

kontrak dan pembuatan detail perencanaan. Penyelesaian kontrak dilakukan

dalam akhir tahap ini.

3. Tahap konstruksi (constraction) – tahap ini meliputi manufacturing (penyiapan

mesin), penyerahan, pekerjaan sipil, pemasangan mesin-mesin dan uji coba.

Semua fasilitas harus sudah lengkap dan sempurna pada akhir tahap ini.

4. Tahap akhir dan mulai operasi (turnover and startup) – tahap ini meliputi: uji

coba akhir dan perawatan. Pada akhir tahap ini semua fasilitas harus sudah dapat

bekerja secara penuh.

34

Beroperasi secara pekerjaaan semua selesai penuh 100%

Kontrak selesai

Keputusan Proyek terus/tidak

I II III IV

Gambar 2.2. Siklus Proyek

2. STAKEHOLDER PROYEK

Stakeholder proyek adalah individu atau suatu organisasi yang secara aktif

terlibat dalam suatu proyek, atau siapun yang menaruh perhatian terhadap proyek baik

dia memiliki pandangan positif ataupun negatif terhadap proyek; mereka menggunakan

pengaruhnya terhadap pelaksanaan dan hasil proyek. Tim manajemen suatu proyek

harus mampu mengidentifikasi stakeholder, mengetahui kebutuhannya, dan kemudian

mengelola kebutuhan tersebut untuk kepentingan penyelesaian proyek. Stakeholder

kunci suatu proyek meliputi:

1. Manajer proyek (Project manager): adalah individu yang bertanggung jawab

mengelola proyek

2. Pelanggan/pengguna (customer/user): adalah individu atau organisasi yang akan

menggunakan produk proyek.

3. Organisasi penyelenggara (performing organization): adalah suatu perusahaan

dimana karyawannya terlibat dalam pekerjaan penyelesaian proyek

(kontraktor/sub kontraktor)

35

Waktu

Pro

sent

ase

peke

rjaa

n

4. Anggota tim proyek (project tim members) – adalah kelompok pelaksana

pekerjaan proyek

5. Penyandang dana (sponsor) – individu atau kelompok, baik berasal dari dalam

atau luar organisasi pelaksana yang menyediakan pendanaan proyek.

6. Kelompok/orang yang berpengaruh(Influencers): adalah individu atau

kelompok orang yang secara tidak langsung terkait dengan penggunaan produk

proyek, tetapi berpengaruh pada pemakai produk proyek, sehingga berpengaruh

pada pelaksanan proyek baik secara positif maupun negatif.

7. Kantor Manajemen Proyek (Proyect Management Office): hal ini jika suatu

proyek memiliki kantor induk/pusat, sehingga juga sekaligus sebagai

stakeholder, jika secara lansung maupun tidak bertanggung jawab terhadap

hasil proyek.

Dalam kenyataannya terdapat berbagai macam kategori stakeholder suatu

proyek seperti: pemilik/pendiri, penjual dan kontraktor, anggota tim pelaksana dan

keluarganya, lembaga pemerintah dan media masa, warga secara individu, organisasi

loby baik yang sementara atau permanen, dan masyarakat secara umum. Mengelola

harapan dan keinginan berbagai stakeholder suatu proyek merupakan suatu hal yang

amat sulit karena setiap kelompok stakeholder memiliki tujuan dan kepentingan yang

berbeda. Misalnya: pada proyek real estate: perusahaan menginginkan proyek selesai

tepat waktu; pemerintah daerah menginginkan dapat pajak yang maksimal, pemerhati

lingkungan menginginkan agar proyek tidak mengganggu lingkungan, sedangkan

masyarakat sekitar menginginkan agar jangan sampai tergusur karena ada proyek, dan

menginginkan terserap sebagai tenaga kerja.

36

Gambar 2.3. Keterkaitan Stakeholder dan Proyek

Dari gambar 2.3 di atas nampak bahwa proyek dipengaruhi oleh stakeholder (sponsor,

manajer proyek, tim manajmen, tim proyek, dan pihak lain yang berkepentihgan). Oleh

karena itu keberhasilan suatu proyek sangat dipengaruhi oleh hubungan antara

stakeholder tersebut.

3. PENGARUH ORGANISASI

Keberadaan organisasi yang menaungi suatu kegiatan proyek sangat

mempengaruhi pelaksanaan proyek yang bersangkutan. Misalnya proyek diadakan

oleh pemerintah daerah, maka organisasi pemerintah daerah tersebut akan

mempengaruhi pelaksanaan proyek yang bersangkutan. Kematangan organisasi

penyelenggara proyek akan mempengaruhi sistem manajemen proyek, budaya, perilaku,

dan struktur organisasi. Proyek yang berbasis organisasi adalah kegiatan yang

dilakukan terutama semata untuk suatu proyek Organisasi dalam hal ini dibagi menjadi

dua yaitu:

1. Organisasi dimana pendapatannya terutama didapat dari penyelenggaraan

proyek – seperti perusahaan arstitektur, perusahaan jasa keteknikan, konsultan,

kontraktor konstruksi, kontraktor pemerintah (BUMN), organisasi-organisasi

nonpemerintah.

Sponsor Proyek

Manajer Proyek

Tim Manajemen Proyek

Tim Proyek

Stakeholder Proyek

Proyek

37

2. Organisasi yang mengadopsi konsep management by project . Organisasi

model ini cenderung menggunakan sistem manajemen yang menempatkan

manajemen proyek sebagai patokan.

Pada sisi lain non proyek yang berbasis organisasi sering kurang dalam sistem

manajemennya untuk merancang dan mendukung kebutuhan proyek secara efektif dan

efesien. Tidak adanya proyek yang berorientasi sistem, membuat manajemen proyek

lebih sulit diterapkan. Dalam beberapa kasus non proyek yang berbasis organisasi akan

memiliki beberapa departemen atau sub unit yang menjalankan/melaksanakan kegiatan

proyek yang ada. Dalam hal ini tim manajemen proyek harus sadar sekali tentang

pengaruh sistem organisasi terhadap proyek yang dilaksanakan.

Tipe (Style) dan Struktur Organisasi

Sebagian besar suatu organisasi dikembangkan berdasarkan suatu budaya

yang unik. Budaya organisasi ini akan dimanifestasikan dalam suatu nilai, norma,

kepercayaaan dan harapan-harapan; yang nampak dalam: kebijakan-kebijakan

organisasi; otoritas hubungan antar bagian dan dalam beberapa faktor lainnya. Budaya

organisasi sering mempengaruhi pelaksanaan proyek.

Struktur Organisasi.

Pembentukan struktur suatu organisasi harus disesuaikan dengan sumber daya

yang dimiliki oleh proyek. Struktur organisasi suatu proyek dapat dilukiskan dalam

rentangan spektrum dari struktur fungsional sampai pada struktur proyek murni.

Tabel 2.1. Struktur Organisasi

Struktur OrganisasiKarakteristikProyek

Fungsional Matrik Proyek Murni

Lemah Sedang Kuat

Otoriotas Pimpinan Proyek

Kecil/tidak ada Terbatas Sedang Kuat Tinggi/menyeluruh

Penugasan Personil Pada Proyek

Amat terbatas/tidak ada

0-25% 25-60% 50-95% 85-199%

Peran/tugas pimpinan proyek

Part-time Part-time Part-time Part-time Part-time

Peran Staf inti proyek

Kordinator proyek/pemimpin proyek

Kordinator proyek/pemimpin proyek

Manajer proyek

Manajer Proyek

Manajer proyek

Staf Administrasi proyek

Part-time Part-time Part-time Part-time Part-time

Sumber; PMI (2004)

38

Struktur organisasi klasik adalah struktur organisais fungsional, dalam hal ini stuktur

organisasinya bersifat hierarchis, dimana setiap staf hanya mewakili satu atasan. Staf

organisasi dikelompokkan sesuai dengan bidang spesialisasinya seperti bidang produksi,

pemasaran, teknik, akunting, dimana manajer fungsional berada pada posisi puncak.

Model struktur organisasi fungsional dapat dilukiskan seperti gambar 2.4 di bawah ini.

Kordinasi Proyek

Gambar 2. 4. Organisasi Fungsional

4. PENGARUH LINGKUNGAN SOSIAL EKONOMI TERHADAP PROYEK

Seperti pada manajemen umum, suatu proyek juga dipengaruhi oleh faktor

lingkungan seperti sosial ekonomi. Tim manajemen proyek harus memahami kondisi

saat ini dan beberapa kecenderungan yang mungkin timbul yang berpengaruh besar

terhadap keberadaan proyek. Beberapa variabel sosial ekonomi yang sering

mempengaruhi suatu proyek antara lain: (l) Standard dan Peraturan yang berlaku, (2)

keadaan/kondisi global, (3) budaya dan (4) ketahanan lingkungan sosial ekonomi.

Krisis ekonomi yang mulai terjadi di Indonesia tahun 1998, ternyata sangat berpengaruh

pada proyek-proyek konstruksi, dimana pada kurun waktu itu banyak perusahaan jasa

konstruksi yang membangun proyek konstruksi bangkrut.

Manajemen proyek merupakan suatu usaha yang bersifat integrative. Tindakan

atau kegagalan yang dialami dalam suatu sub bidang akan mempengaruhi bidang

39

DirutDirut

Manajer Fungsional

Manajer Fungsional

Manajer Fungsional

Manajer Fungsional

Manajer Fungsional

Manajer Fungsional

StafStaf

StafStaf StafStaf

StafStaf

StafStaf StafStaf

StafStafStafStafStafStaf

lainnya. Interaksi antar bidang tersebut secara langsung harus dipahami dengan baik,

dan mungkin sulit dipisahkan dan bersifat tidak pasti. Misalnya perubahan lingkup

suatu proyek akan mempengaruhi harga, tetapi mungkin tidak mempengaruhi moral

tim atau kualitas produk. Proyek manajemen yang berhasil memerlukan kemampuan

yang aktif dalam mengelolaan interaksi yang terjadi pada berbagai sektor proyek.

5. KETRAMPILAN POKOK DALAM MANAJEMEN UMUM

Manajemen umum (general management) merupakan area yang bersifat luas

dan terkait dengan setiap aspek pengelolaan perusahaan. Beberapa topik yang terkait

dengan manajemen umum antara lain:

o Keuangan dan akunting, penjualan dan pemasaran, penelitian dan

pengembangan serta manufaktur dan distribusi.

o Struktur organisasi, strategi perencanaan, perilaku organisasi, administrasi

personalia, kompensasi, keuntungan dan alur karir

o Pengelolaan kerja yang berhubungan dengan motivasi, pendelegasian tugas,

pengawasan, pembentukan team kerja, manajemen konflik dan berbagai teknik

lainnya.

o Pengelolaan diri sendiri yang berhubungan dengan manajemen waktu,

manajemen stress dan berbagai teknik lainnya.

Ketrampilan/skill manajemen umum merupakan landasan bagi pembentukan

ketrampilan manajemen proyek. Hal ini merupakan hal yang sangat penting bagi para

menejer. Pada berbagai proyek yang ada, ketrampilan-ketrampilan pada manajemen

umum sangat diperlukan dalam manajemen proyek. Beberapa ketrampilan pada

manajemen umum yang sangat berhubungan dengan pengelolaan suatu proyek antara

lain

(l) Kepemimpinan,: masalah ini terkait dengan:

a. beberapa aspek seperti: penetapan arah kebijakan (establishing direction),

misalnya penentuan visi perusahaan dimasa mendatang dan strategi untuk

mencapai misi yang telah ditetapkan

b. pengelolaan orang (aligning people) misalnya: mengkomunikasi visi yang telah

dibuat pada seluruh karyawan dan menjelaskan bagaimana cara mencapai visi

tersebut

c. Motivasi dan inspirasi (motivating and inspring), misalnya: membantu karyawan

mengembangkan kemampuan pribadinya untuk mengatasi masalah-masalah

40

yang ada, baik berupa birokrasi dan keterbatasan sumberdaya akibat terjadi

perubahan.

(2) Komunikasi:

Komunikasi melibatkan masalah pertukaran informasi. Pengirim pesan/informasi

bertanggung jawab terhadap kejelasan, ketepatan informasi, sehingga penerima

informasi dapat menerima informasi dengan benar. Pada dasarnya komunikasi

memiliki beberapa dimensi antara lain:

a. Tertulis atau lisan, pendengar dan pembicara

b. Internal (untuk kalangan sendiri) dan eksternal (untuk pelanggan, media,

masyarakat umum dan sebagainya)

c. Bersifat formal (laporan, pengarahan dan sebagainya) dan informal (memo

percakapan yang bersifat khusus/ad hoc conversation, dan sebagainya)

d. Bersifat vertical (antara atasan dan bawahan dalam suatu organisasi) dan bersifat

horizontal (antara karyawan/staf selevel)

(3) Negoisasi

Negoisasi adalah usaha untuk melakukan pembicaraan dengan seseorang sehingga

tercapai suatu persetujuan/kesepakatan. Suatu perjanjian bisa dinegoisasikan secara

langsung atau melibatkan pihak lain seperti asisten/wakil, mediasi atau melalui badan

arbitrase. Prose negosiasi dapat terjadi dalam dalam berbagai isu dan dalam berbagai

waktu dan berbagai tingkatan, tingkatan organisasi proyek. Umumnya hal-hal yang

dinegoisasikan dalam suatu proyek antara lain:

a. Lingkup, harga dan jadual pencapaian tujuan proyek

b. Perubahan lingkup, harga atau jadual

c. Kontrak beserta persyaratan-persyaratannya

d. Tugas-tugas

e. Sumber daya

(4) Pemecahan masalah,

Pemecahan masalah berhubungan dengan penemuan dan penentuan masalah dan

pembuatan keputusan. Dalam penentuan suatu masalah harus mampu membedakan

antara penyebab masalah dan gejala (symptoms). Suatu masalah bisa muncul dari

internal proyek atau dari luar proyek. Suatu masalah bisa bersifat teknik, manajerial,

41

atau interpersonal. Pembuatan keputusan adalah usaha untuk melakukan analisis

terhadap masalah dan mengidentifikasi beberapa pemecahan yang tepat dan kemudian

memilih alternatif pemecahan masalah. Keputusan yang diambil bisa dibuat sendiri

atau diperoleh dari pihak lain seperti konsumen, tim kerja, manajer lini/fungsional.

Sekali suatu keputusan telah dibuat, maka keputusan itu harus diimplementasikan.

Suatu keputusan yang dianggap “benar” , mungkin bukan merupakan keputusan yang

terbaik, jika keputusan itu dibuat terlalu cepat atau sangat terlambat.

6. KEGIATAN/PROSES PROYEK

Proyek merupakan gabungan dari suatu proses/tahapan. Proses adalah seperangkat

tindakan untuk mencapai tujuan/hasil yang diharapkan . Tahapan/proses suatu proyek

dibuat oleh manusia dan umumnya dibagi menjadi dua kategori yaitu:

o Proses manajemen proyek, menjelaskan organisasi dan penyelesaian suatu

proyek.

o Proses yang berorientasi produk: menetapkan dan menciptakan produk suatu

proyek.

Kedua komponen tersebut saling tumpang tindih dan berinteraksi sepanjang siklus

proyek pengelompokan tahap suatu proyek dapat dilakukan dalam lima kategori yaitu:

a. Tahap inisiasi/awal (initiating proseses): adalah proses yang dilakukan untuk

pemberian hak untuk pendirian/pelaksanan proyek

b. Tahap perencanaan (planning process): adalah kegiatan yang dilakukan untuk

mendefinisikan dan mengkongkritkan tujuan proyek dan memilih alternatif

tindakan yang terbaik untuk mencapai tujuan proyek

c. Tahap pelaksanaan (executing priocess): adalah kegiatan yang dilakukan untuk

mengkoordinasikan manusia dan sumber daya lainnya dalam melaksanakan

perencanaan yan telah dibuat

d. Tahap pengendalian (controlling process): adalah kegiatan yang dilakukan untuk

melakukan pengawasan/monitoring dan mengukur kemajuan dalam pencapaian

tujuan, sehingga dapat diketahui penyimpangan yang terjadi, dengan demikian

dapat dilakukan tindakan pembetulan.

e. Tahap penutupan (clocing process): adalah kegiatan yang dilakukan untuk

menyelasaikan segala aktivitas proyek dengan baik dan proyek siap diserahkan

kepada pemilik.

42

Tahapan kegiatan proyek seperti di atas bersifat saling tumpang tindih, dimana hasil

kegiatan dalam satu tahap menjadi masukan untuk tahap berikutnya.

Gambar 2.5. Keterkaitan Proses dalam Setiap Tahap Proyek

Dari gambar 2.5 di atas terlihat bahwa proses inisiasi dan proses pengawasan

merupakan masukan bagi peroses perencanaan; proses perencanaan merupakan

masukan bagi proses pelaksanaan; sedangkan proses pengawasan dan proses

pelaksanaan saling timbal balik dalam arti proses pengawasan merupakan masukan

bagi peroses pelaksanaan dan proses pelaksanaan menjadi masukan untuk proses

pengawasan.

Gbr2. Tumpang tindih propses dalam suatu tahapan

Gambar 2.6. Keterakitan Aktivitas dan Waktu

Gambar 2.6 memperlihatkan proses inisiasi, perencanaan, pengawasan,dan pelaksanan

saling tumpang tindih. Sedangkan proses penutupan saling tumpang tindih dengan

proses pengawasan dan pelaksanaan.

43

Tanda panah menunjukkan aliran/arah informasi

Proses inisiasi

Proses Perencanaan

Proses Pengawasan

Proses pelaksanaan

Proses penutupan

tingkat aktivitas

Tahap mulai waktu Tahap selesai

Proses Perencanaan

Proses Pelaksanaan

Proses Penutupan

Proses Pengawasan

Proses Inisiasi

7. KARAKTERISTIK SIKLUS PROYEK (PROJECT LIFE SYCLE)

Dalam pelaksanaan proyek, jumlah anggaran dan tenaga kerja yang dibutuhkan selama

siklus proyek selalu berubah. Hal tersebut dapat dilukiskan seperti gambar 2.7 di bawah

ini.

Gambar 2.7. Tipe Anggaran Proyek dan Tenaga Kerja Pada Siklus Proyek

Dari gambar 2.7 di atas nampak kebutuhan anggaran dan kebutuhan tenaga kerja pada

awal proyek rendah, kemudian meningkat saat pelaksanaan dan menurun secara cepat

pada saat tahap akhir proyek.

Tahap Awal

Tahap-Tahap Pelaksanaan /intermediate phase

Tahap Akhir

Waktu

Cost and Staffing Level

44

Gambar 2.8. Pengaruh Stakeholder Terhadap Proyek

Pada awal kegiatan proyek stake holder sangat tinggi pengaruhnya pada proyek, baik

secara positif maupun negatif, dan semakin lama proyek berjalan pengaruh stake holder

semakin menurun. Sedangkan anggaran pada awal proyek rendah dan semakin

meningkat pada pelaksanaan proyek

Dari gambar 2.9 di atas nampak bahwa secara umum tahapan (phase) proyek terbagi

tiga yaitu tahap inisiasi (initial), tahap pelaksanaan (intermediate), dan tahap akhir/

Pengaruh StakeholderTinggi

Rendah

Anggaran

Waktu Pelaksanaan Proyek

INITIAL

IdeaProject Management Team

Inputs

Phases

Project Management

Outputs

Project Delivarable

FINALINTERMEDIATE

Charter

Scope Statement

PlanBase Line

Progess

AcceptanceApproval

Product

Gambar 2.9. Tipe Urutan Langkah-Langkah Dalam Siklus Proyek Sumber: PMI 2004

45

penutupan (final). Tahap inisiasi menghasilan dokumen proyek (project charter); tahap

pelaksanaan menghasilkan rencana proyek, proses kemajuan proyek, sedangkan tahap

akhir menghasilkan produk

HUBUNGAN SIKLUS PROYEK DAN SIKLUS PRODUK

Pada beberapa kasus kegiatan proyek berhubungan dengan kegiatan operasional (non

proyek) dalam suatu organisasi. Hal tersebut dapat dilukiskan seperti gambar 2.10

berikut.

Dari gambar 2.10 di atas nampak bahwa suatu organisasi/perusahaan sebagai langkah

awal dalam bisnisnya membuat suatu rencana bisnis (business plan), kemudian

dilanjutkan pengembangan ide, kemudian menuju siklus proyek (tahap inisiasi/initial,

pelaksanaan/intermediate, dan tahap akhir/final) sehingga menghasilkan suatu produk,

sampai tahap operasi (kegiatan non proyek), dan siklus tersebut terus berlanjut.

8. PERILAKU KEGIATAN PROYEK

Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang

berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan

dimaksudkan untuk menghasilkan produk yang kriteria mutunya telah digariskan

dengan jelas. Lingkup tugas tersebut dapat berupa pembangunan pabrik, pembuatan

produk baru atau pelaksanaan penelitian dan pengembangan. Suatu proyek dalam

INITIAL FINALINTERMEDIATE Project Life Cycle

BusinessPlan

Upgrade

ProductIDEA

Gambar 2.10. Hubungan Antara Produk dan Siklus Proyek Sumber: PMI 2004

Operationn

46

Divestment

pelaksanaannya untuk mencapai suatu tujuan memiliki tiga batasan, tiga batasan itu

adalah :

1. Anggaran: proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak boleh

melebihi anggaran.

2. Jadwal: proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal

akhir yang telah ditentukan.

3. Mutu: produk atau hasil kegiatan produksi harus memenuhi spesifikasi

dan kriteria yang dipersyaratkan.

Macam-macam proyek

1. Proyek Engineering-Konstruksi: komponen kegiatan utamanya yaitu

pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan, dan konstruksi.

2. Proyek Engineering-Manufaktur: maksud dari proyek ini untuk

manghasilkan produk baru.

3. Proyek Penelitian dan Pengembangan: proyek ini bertujuan untuk

melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan

suatu produk tertentu.

4. Proyek Pelayanan Manajemen: proyek yang tidak membuahkan hasil

dalam bentuk fisik tapi laporan akhir.

5. Proyek Kapital: biasanya meliputi pembebasan tanah, penyiapan lahan,

pembelian alat dan material dll

6. Proyek Radio-Telekomunikasi: membangun jaringan telekomunikasi

7. Proyek Konservasi Bio-Diversity: proyek ini berkaitan dengan usaha

pelestarian lingkungan.

Awal timbulnya suatu proyek dapat berasal dari beberapa sumber yaitu:

1. Rencana Pemerintah

2. Permintaan Pasar

3. Dari dalam Perusahaan yang Bersangkutan

4. Dari Kegiatan Penelitian dan Pengembangan

DINAMIKA DALAM SIKLUS PROYEK

Setiap proyek memiliki pola tertentu yang merupakan ciri pokok yang melekat

dan membedakannya dari kegiatan operasional rutin. Semakin besar dan kompleks

47

suatu proyek, ciri tersebut makin terlihat. Ciri pokok ini dikenal sebagai dinamika

kegiatan sepanjang siklus proyek (project life cycle). Dalam siklus proyek, kegiatan-

kegiatan berlangsung mulai dari titik awal, kemudian jenis dan intensitasnya meningkat

sampai ke puncak (peak), semakin menurun, dan berakhir. Kegiatan-kegiatan tersebut

memerlukan sumber daya yang berupa jam-orang (man-hour), dana, material atau

peralatan.

9. PERKEMBANGAN DALAM SIKLUS PROYEK DAN DELIVERABLE YANG

BERSANGKUTAN

Suatu sistem yang dinamis, seperti halnya proyek memiliki tahap-tahap

perkembangan. Pada masing-masing tahap terdapat kegiatan yang dominan dengan

tujuan yang khusus atau spesifik.

Tahapan menurut PMI (Project Management Institute) yaitu:

(1). Tahap Konseptual

Periode ini terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu penyusunan dan perumusan

gagasan, analisis pendahuluan dan pengkajian kelayakan. Deliverable akhir tahap

konseptual adalah paket atau dokumen hasil studi kelayakan. Dokumen tersebut

umumnya berisi analisis berbagai aspek kelayakan seperti pemasaran, permintaan

teknik, produksi, manajemen dan organisasi. Dokumen tersebut juga berisi perkiraan

garis besar biaya dan jadwal proyek.

(2). Tahap Perencanaan dan Pengembangan (Planning and Development) atau

disingkat PP/Definisi

Kegiatan utama dalam tahap PP/Definisi yaitu :

a) Melanjutkan evaluasi hasil kegiatan tahap konseptual

b) Menyiapkan perangkat, seperti data, kriteria dan spesifikasi

teknik, engineering dan komersial

c) Menyusun perencanaaan dan membuat keputusan strategis

yang berkaitan dengan garis penyelenggaraan proyek

d) Memilih peserta proyek

Deliverable akhir tahap PP/Definisi adalah :

a) Dokumen berisi hasil analisis lanjutan kelayakan proyek

b) Dokumen berisi rencana strategis dan operasional proyek

48

c) Dokumen berisi definisi lingkup, anggaran biaya (APB),

jadwal induk dan garis besar kriteria mutu proyek

d) RFP atau paket lelang

e) Dokumen hasil evaluasi proposal dari peserta lelang.

(3). Tahap Implementasi

Pada tahapan ini terdapat beberapa kegiatan yaitu:

a) Mengkaji lingkup kerja proyek, kemudian membuat program

implementasi dan mengkomunikasikan kepada peserta dan penanggung jawab

proyek.

b) Melakukan pekerjaan desain-engineering terinci, pengadaan

material dan peralatan, pabrikasi, instalasi atau konstruksi.

c) Melakukan perencanaan dan pengendalian aspek biaya,

jadwal dan mutu.

Deliverable akhir tahap Implementasi adalah produk atau instalasi proyek yang telah

selesai secara “mekanis”. Dari segi “contractual” ini ditandai dengan penyerahan

sertifikat mechanical completion dari pemilik proyek kepada organisasi pelaksana atau

kontraktor.

(4). Tahap Terminasi

Kegiatan utama pada tahap terminasi adalah sebagai berikut :

a) Mempersiapkan instalasi atau produk beroperasi, seperti uji

coba start-up, dan performance test.

b) Penyelesaian administrasi dan keuangan proyek seperti

asuransi dan klaim.

c) Seleksi dan kompilasi dokumen proyek untuk diserahkan

kepada pemilik atau kepada induk perusahaan

d) Melaksanakan demobilisasi dan reassignment personil

Deliverable akhir tahap Terminasi berupa:

a) Instalasi atau produk yang siap pakai atau siap beroperasi. Ini ditandai dengan

diterbitkannya sertifikat “operational acceptance” oleh pemilik proyek untuk

pelaksana atau kontraktor.

b) Dokumen pernyataan penyelesaian masalah asuransi, klaim dan jaminan

(warranty).

49

(5). Tahap Operasi atau Utilisasi

Tahap operasi atau utilisasi atau aplikasi hasil proyek tidak termasuk dalam

siklus proyek, tetapi sudah merupakan kegiatan operasional. Tahap ini merupakan

tahapan akhir suatu periode di mana hasil proyek telah terwujud menjadi produk atau

instalasi yang kemudian dioperasikan secara normal.

10. RANGKUMAN

Siklus hidup proyek adalah tahap-tahapan yang saling berhubungan mulai awal

kegiatan proyek sampai akhir kegiatan proyek. Pada proyek konstruksi: siklus proyek

konstruksi umumnya dapat digambarkan sebagai berikut: (l) Tahap studi kelayakan

(feasibility)- tahap ini meliputi kegiatan: perumusan proyek, studi kelayakan, strategi

perencanaan dan persetujuan. Keputusan untuk melajutkan atau tidak proyek yang

akan dibuat dilakukan pada akhir tahap ini, (2) Perencanaan dan disain (planning and

design) - tahap ini meliputi kegiatan: pembuatan desain utama (base design),

pembiayaan dan penjadualan, masalah kontrak dan pembuatan detail perencanaan.

Penyelesaian kontrak dilakukan dalam akhir tahap ini, (3) Tahap konstruksi

(constraction) – tahap ini meliputi manufacturing (penyiapan mesin), penyerahan,

pekerjaan sipil, pemasangan mesin-mesin dan uji coba. Semua fasilitas harus sudah

lengkap dan sempurna pada akhir tahap ini, dan (4) Tahap akhir dan mulai operasi

(turnover and startup) – tahap ini meliputi: uji coba akhir dan perawatan. Pada akhir

tahap ini semua fasilitas harus sudah dapat bekerja secara penuh.

Stakeholder proyek adalah individu atau suatu organisasi yang secara aktif

terlibat dalam suatu proyek, atau siapun yang menaruh perhatian terhadap proyek baik

dia memiliki pandangan positif ataupun negatif terhadap proyek; mereka menggunakan

pengaruhnya terhadap pelaksanaan dan hasil proyek. Seperti pada manajemen umum,

suatu proyek juga dipengaruhi oleh faktor lingkungan seperti sosial ekonomi. Tim

manajemen proyek harus memahami kondisi saat ini dan beberapa kecenderungan yang

mungkin timbul yang berpengaruh besar terhadap keberadaan proyek. Beberapa

variabel sosial ekonomi yang sering mempengaruhi suatu proyek antara lain: (l)

Standard dan Peraturan yang berlaku, (2) keadaan/kondisi global, (3) budaya dan (4)

ketahanan lingkungan sosial ekonomi.

11. PERTANYAAN EVALUATIF

50

a. Coba jelaskan tahapan siklus proyek konstruksi

b. Jelaskan karakteristik siklus proyek

c. Jelaskan pihak-pihak yang termasuk dalam stakeholder proyek

d. Jelaskan pengaruh organisasi terhadap pelaksanaan proyek.

e. Jelaskan ketrampilan-ketrampilan pokok yang ada dalam manajemen umum.

f. Jelaskan pengaruh lingkungan sosial ekonomi terhadap proyek

51