INISIASI PROYEK

Drs. Antok Supriyanto, MMT.

Project Initiation

• Projects diajukan dg dua alasan utama:– Untuk mengatasi problem– Untuk mengenali peluang bagi peningkatan

bisnis• Perubahan sistems• Peningkatan sistems• Installing new systems

Organizational Problems

• Identify problems by• Check output against performance criteria

– Kesalahan yang berlebihan– Kinerja yang rendah– Pekerjaan yang salah– Pekerjaan yang tidak terselesaikan– Pekerjaan yang tidak berjalan sama sekali

Organizational Problems

• Observe behavior of employees– Absensi yang tinggi– Ketidak puasan hasil kerja– Keluar-masuknya pekerja

Organizational Problems

• Listen to feedback from vendors, customers, and suppliers– Complaints– Suggestions for improvement– Loss of sales– Lower sales

Project Selection

• Five specific criteria for project selection– Dukungan manajemen– Penentuan waktu yang tepat– Kemungkin yg besar untk melakukan upaya

peningkatan guna mencapi tujuan– Sumber daya bisa digunakan oleh penganalisis sistem

dan organisasi– Proyeknya lebih bermanfaat bila dibandingkan

organisasi menginvestasikan sumber-sumber daya yang dimiliki.

Possibilities for Improvement

• Many possible objectives exist including– Speeding up a process– Streamlining a process– Combining processes– Reducing errors in input– Reducing redundant storage– Reducing redundant output– Improving system and subsystem integration

Feasibility Impact Grid (FIG)

• A feasibility impact grid (FIG) is used to assess the impact of any improvements to the existing system

• Can increase awareness of the impacts made on the achievement of corporate objectives

Feasibility Impact Grid (FIG)

• Current or proposed systems are listed on the left

• Objectives are listed on the top• Red arrows indicate a positive impact• Green arrows indicate implementation

Feasibility

• A feasibility study assesses the operational, technical, and economic merits of the proposed project

• There are three types of feasibility:– Technical feasibility– Economic feasibility– Operational feasibility

Technical Feasibility

• Technical feasibility assesses whether the current technical resources are sufficient for the new system

• If they are not available, can they be upgraded to provide the level of technology necessary for the new system

Economic Feasibility

• Economic feasibility determines whether the time and money are available to develop the system

• Includes the purchase of– New equipment– Hardware– Software

Operational Feasibility

• Operational feasibility determines if the human resources are available to operate the system once it has been installed

• Users that do not want a new system may prevent it from becoming operationally feasible

Perencanaan &PengendalianProyek

• Adalah cara-cara yang dilakukan analis sistemdalam rangka melaksanakan proyek sisteminformasi sehingga proyek tersebut dapat dilak-sanakan dengan tepat waktu.

• Langkah ini dilakukan analis / manajemen padaakhir tahap perencanaan.

Elemen-elemen MekanismePengendalian

• Suatu rencana yang mengidentifikasikanapa yang harus dilakukan, siapa yang akanmelakukannya dan kapan pengerjaannya.

• Laporan perkembangan mingguan yang dipersiapkan oleh analis sistem atau pemim-pin proyek dan disediakan bagi manajer dariarea pemakai.

Elemen-elemen………(cont'd)

• Pertemuan mingguan yang teratur dari parapeserta untuk mediskusikan kemajuan selamaminggu lalu dan tujuan untuk minggu yang akandatang.

• Grafik prosentase yang digunakan untukmengkomunikasi status proyek dan berfungsisebagai panduan diskusi.

Activity Planning

• Activity planning includes– Selecting a systems analysis team– Estimating time required to complete each task– Scheduling the project

• Two tools for project planning and control are Gantt charts and PERT diagrams

Estimating Time

• Project is broken down into phases• Further broken down into tasks or activities• Finally broken down into steps or even

smaller units• Estimate time for each task or activity• May use a most likely, pessimistic, and

optimistic estimates for time

Gantt Charts

• Easy to construct and use• Shows activities over a period of time

Gantt Chart Example

Questionnaires

Read Reports

Analyze Data Flows

Introduce Prototypes

Observe Reactions

Perform Cost/Benefit

Prepare Proposal

Present Proposal

Conduct Interviews

1 5 10 15 20WeeksCurrent Week

Contoh Gantt Chart No. Nama Kegiatan \ hari ke 1 2 3 4 5

1 Mengembangkan lingkup proyek2 Mengembangkan rencana terinci3 Menyiapkan Gantt Chartt4 Mengornasasikan tim peneliti5 Membagikan tanggung jawab tugas6 Mempelajari lingkungan perusahaan789

1011121314151617

Gantt Charts• Salah satu cara untuk menunjukkan

macam tugas / kegiatan yang akandilaksanakan dalam suatu jangkawaktu tertentu.

• Tugas yang akan dilaksanakandidaftarkan ke bawah di sisi kiridan kegiatan digambar kan sebagaibatang-batang horizontal.

• Batang-batang tersebut disusunmenurut jadwal waktu.

Gantt Chart….(cont'd)• Ganttt Chart pada gambar mewakili tugas-tugas.• Gantt Chart mengkomunikasikan informasi

secara cepat dan jelas.• Gantt Charts memiliki dua keterbasan yaitu:

– tidak menunjukkan keterkaitan antar kegiatan. Mungkin suatu tugas harus diselesaikan sebelum tugaslain dimulai.

– Tidak mengidentifikasi tugas-tugas yang sangatpenting bagi tercapainya jadwal proyek.

PERT Diagram

• PERT - Program Evaluation and Review Technique– PERT diagrams show precedence, activities

that must be completed before the next activities may be started

– Used to calculate the critical path, the longest path through the activities

– This is the shortest time to complete the project

PERT Diagram ExampleA None 3Conduct InterviewsB Questionnaires A 4C Read Reports None 4D Analyze Data Flows B, C 8E Introduce Prototypes B, C 5F Observe Reactions E 3G Perform Cost/Benefit D 3H Prepare Proposal G 2

Present ProposalI H 2

10

20

30 50 60 70 80

40

A, 3 B, 4

C, 4 D, 8 G, 3 H, 2 I, 2

E, 5 F, 3

PERT Diagram Advantages

• Easy identification of the order of precedence

• Easy identification of the critical path and thus critical activities

• Easy determination of slack time, the leeway to fall behind on noncritical paths

PERT(program evaluation and review technique)• Diperlukan dua buah informasi untuk masing-

masing pekerjaan yaitu– urutan dari kegiatan masing-masing pekerjaan– waktu yg diperlukan utk menyelesaikan masing

masing pekerjaan itu.• Urutan dari masing-masing pekerjaan menun-

jukkan pekerjaan mana yang harus dikerjakanterlebih dahulu sebelum mengerjakan pekerjaanberikutnya.

PERT (Cont'd)• Urutan pekerjaan digambarkan dalam

diagram jaringan.– Panah (arrow) utk mewakili suatu kegiatan– simpul (node) utk mewakili suatu kejadian

1

2

3

4 5

A

B

C

D

E

Aturan menggambar jaringan• Aturan 1.

– Setiap kegiatan hanya dapat diwakili oleh satudan hanya satu panah jaringan.

– Tidak ada sebuah kegiatan yang diwakili duakali di jaringan (tdk ada kegiatan yang kembar)

• Aturan 2.– Tidak ada dua kegiatan yang ditunjukkan oleh

ekor kejadian dan kepala yang samaA

1 2B

Contoh yg salah

• Jika ada kejadian dengan tujuan yang samadapat digambarkan dengan dummy activity

1

2

B 3

A C

1

2

3

C

A

B

Aturan 3• Untuk meyakinkan hubungan urutan yang benar

di diagram jaringan, pertanyaan berikut harusdijawab utk tiap-tiap kegiatan yang akanditambahkan di jaringan:– Kegiatan apa yang harus sudah diselesaikan terlebih

dahulu sebelum kegiatan ini dapat dilakukan?– Kegiatan apa yang harus mengikuti kegiatan ini?– Kegiatan apa yang harus dilakukan serentak dengan

kegiatan ini?

Contoh:Gambarlah diagram hubungan yang menunjukkanhubungan kegiatan sebagai berikut:

a. Kegiatan A, B dan C merupakan kegiatan pertama dadapat dilakukan secara serentak. Kegiatan A mendahuluikegiatan D, kegiatan B mendahului kegiatan E, F dan G dan kegiatan C mendahului kegiatan G.

b. Kegiatan D dan E mendahului kegitan H dan Jc. Kegiatan f mendahului kegiatan Id. Kegiatan G mendahului kegiatan Je. Kegiatan H, I dan J merupakan kegiatan terakhir proyek

Project plan structure• Introduction• Project organisation• Risk analysis• Hardware and software resource

requirements• Work breakdown• Project schedule• Monitoring and reporting mechanisms

Activity organization

• Activities in a project should be organised to produce tangible outputs for management to judge progress

• Milestones are the end-point of a process activity• Deliverables are project results delivered to

customers• The waterfall process allows for the

straightforward definition of progress milestones

Milestones in the RE process

Evaluationreport

Prototypedevelopment

Requirementsdefinition

Requirementsanalysis

Feasibilityreport

Feasibilitystudy

Architecturaldesign

Designstudy

Requirementsspecification

Requirementsspecification

ACTIVITIES

MILESTONES

Project scheduling• Split project into tasks and estimate time and

resources required to complete each task• Organize tasks concurrently to make optimal

use of workforce• Minimize task dependencies to avoid delays

caused by one task waiting for another to complete

• Dependent on project managers intuition and experience

The project scheduling process

Estimate resourcesfor activities

Identify activitydependencies

Identifyactivities

Allocate peopleto activities

Create projectcharts

Softwarerequirements

Activity chartsand bar charts

Scheduling problems

• Estimating the difficulty of problems and hence the cost of developing a solution is hard

• Productivity is not proportional to the number of people working on a task

• Adding people to a late project makes it later because of communication overheads

• The unexpected always happens. Always allow contingency in planning

Bar charts and activity networks• Graphical notations used to illustrate the

project schedule• Show project breakdown into tasks. Tasks

should not be too small. They should take about a week or two

• Activity charts show task dependencies and the the critical path

• Bar charts show schedule against calendar time

Task durations and dependenciesTask Duration (days) DependenciesT1 8T2 15T3 15 T1 (M1)T4 10T5 10 T2, T4 (M2)T6 5 T1, T2 (M3)T7 20 T1 (M1)T8 25 T4 (M5)T9 15 T3, T6 (M4)T10 15 T5, T7 (M7)T11 7 T9 (M6)T12 10 T11 (M8)

Activity timeline4/7 11/7 18/7 25/7 1/8 8/8 15/8 22/8 29/8 5/9 12/9 19/9

T4

T1T2

M1

T7T3

M5

T8

M3

M2

T6

T5

M4

T9

M7

T10

M6

T11M8

T12

Start

Finish

Staff allocation4/7 11/7 18/7 25/ 1/8 8/8 15/8 22/8 29/8 5/9 12/9 19/9

T4

T8 T11

T12

T1

T3

T9

T2

T6 T10

T7

T5

Fred

Jane

Anne

Mary

Jim

Sampai disini duluSampai disini dulu

TERIMA KASIHsee you ………………...