manajemen sehari-hari - bkp mapala 'wd' unud 2012

MANUAL SISWA Mahasiswa Pecinta

Alam

Wanaprastha Dharma

Universitas UdayanaStudent Center Universitas Udayana

Jl. Dr. Goris 7A, Denpasar – Bali, Indonesia

PELATIHAN TINGKAT DASAR

(PTD)

MANAJEMEN operasional

Masa Bimbingan Mapala “WD” Unud 2012 – Manajemen Administrasi

Badan Koordinasi Penerbitan (BKP)

MANAJEMEN ADMINISTRASI

Oleh : Mohammad Farish (WD-9212516)

PENDAHULUAN

Tujuan dari diktat ini adalah untuk memberikan pemahaman

praktis kepada Calon Anggota, khususnya yang berminat akan seluk-

beluk administrasi organisasi sehari-hari. Yang difokuskan ke

depannya sebagai ujung tombak ‘Korps Administrasi’ Mapala “WD”

Unud. Pemahaman praktis bagaimana membantu pengurus dalam

menjalankan roda organisasi / mengelola organisasi sehari-hari.

Disebut praktis, karena nantinya pada Latihan Pemantapan, akan

diberikan pemahaman yang lebih konseptual tentang Manajemen

Oleh : WD 516 & WD –

POKOK BAHASAN

1. SEKRETARIS & KESEKRETARIATAN

2. ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT

3. ADMINISTRASI PERALATAN

4. ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN/DOKUMENTASI

5. PENCATATAN KEUANGAN (BENDAHARA)

6. MANAJEMEN KEUANGAN

7. KESTA (KESEJAHTERAAN ANGGOTA)

8. MANAJEMEN PEMASARAN

9. PUBLIC RELATION (HUBUNGAN MASYARAKAT)

10. SPONSORSHIP

2


Organisasi. Saat ini, yang lebih difokuskan adalah bagaimana caranya

siswa memahami pengelolaan organisasi sehari-hari.

1. SEKRETARIS & KESEKRETARIATAN

Secara etimologis, sekretaris atau secretary berasal dari kata

‘secret’ yang berarti rahasia atau pribadi. Konsep ini akan merujuk

pada seseorang yang dipercayakan padanya sebuah masalah rahasia

atau pribadi. Pada lingkup yang lebih luas, definisi sekretaris lalu

disesuaikan dengan tugas yang diemban baik untuk perorangan,

perusahaan, masyarakat maupun komunitas.(http://jarno.web.id/tips-n-trik/job-

description-sekretaris-dalam-perusahaan.html#axzz22B9UJbqO)

1. Bertanggung jawab untuk bekerja sama dan membantu Ketua

pelaksana dalam menjalankan fungsi manajerial, (planning,

organizing, actuating, dan controling).

2. Membangun hubungan yang luas dengan pihak terkait dan

menetapkan garis besar tujuan pengurus serta menjamin

lancarnya koordinasi antar bidang dalam menjalankan kegiatan.

3. Menganalisis SOWT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat)

dan mampu membuat langkah-langkah untuk memanfaatkan

analisis tersebut dalam membuat keputusan demi kelancaran

organisasi.

4. Bertangongjawab mewakili ketua dalam pengambilan keputusan

yang udah didelegasikan ketika ketua berhalangan hadir.

5. Secara langsung membawahi bidang-bidang dan bertanggung

jawab atas kinerja dan pencapaian target kerja masing– masing

bidang berdasarkan program yang sudah ditentukan.

6. Bertanggung jawab terhadap administrasi tata persuratan serta

pendokumentasian

2. ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT

Oleh : WD 516 & WD – 3

http://jarno.web.id/tips-n-trik/job-description-sekretaris-dalam-perusahaan.html#axzz22B9UJbqO

http://jarno.web.id/tips-n-trik/job-description-sekretaris-dalam-perusahaan.html#axzz22B9UJbqO


Surat-menyurat pada organisasi kita dapat terbagi menjadi dua

bagian utama; Surat Masuk, dan Surat Keluar. Surat Masuk adalah

surat yang berasal dari organisasi/instansi di luar Mapala. Misalnya,

surat dari Rektorat, atau dari organisasi Mapala lain, dan lain-lain.

Selanjutnya Surat Keluar akan dibagi lagi menjadi dua bagian;

Urusan Intern (UI – surat yang ditujukan kepada anggota-intern

Mapala WD, misalnya surat undangan rapat, surat undangan

pembukaan/penutupan kegiatan) & Urusan Ekstern (UE – surat

yang ditujukan kepada individu/organisasi/lembaga/instansi di luar

Mapala “WD”, misalnya kepada Pembantu Rektor III, Gubernur Bali,

Komandan Pangkalan Angkatan Laut Denpasar, Kodam Udayana,

Kepala Badan SAR Nasional Denpasar, Pimpinan Joger, Ketua UKM di

lingkungan Unud, Badan Eksekutif Mahasiswa Unud, Polda Bali,

Pangkalan Angkatan, dan sebagainya.

2.1. SURAT MASUK

2.2. SURAT KELUAR – UI

2.3. SURAT KELUAR – UE

2.4. PROSEDUR PENGIRIMAN SURAT

3. MANAJEMEN KEARSIPAN

Arsip tidak sama dengan dokumen. Dokumen adalah informasi

yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan oleh organisasi

atau perorangan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi

bisnis. Sedangkan arsip didefinisikan sebagai dokumen dalam segala

media yang memiliki nilai historis atau hukum sehingga disimpan

secara permanen.

4. ADMINISTRASI PERALATAN

Oleh : WD 516 & WD – 4


4.1. PERALATAN KETRAMPILAN vs

NONKETRAMPILAN

4.2. PENYIMPANAN PERALATAN

4.3. ATURAN PEMINJAMAN

4.4. BIAYA PENYUSUTAN

5. ADMINISTRASI

PERPUSTAKAAN/DOKUMENTASI

5.1. JENIS-JENIS DOKUMENTASI YANG KITA

MILIKI

5.2. PERAWATAN & PEMELIHARAAN

5.3. ATURAN PEMINJAMAN

5.4. SDF

6. MANAJEMEN KEUANGAN

Umumnya manajemen keuangan membicarakan pengelolaan

keuangan organisasi bisnis (perusahaan), yang tujuan utamanya

adalah mencari laba. Mapala “Wanaprastha Dharma” bukanlah

organisasi bisnis, melainkan organisasi nirlaba/nonlaba.

Organisasi nirlaba seperti kita tidak bertujuan memaksimalkan

kemakmuran pemegang saham, tapi lebih luas lagi yaitu

memuaskan para pemangku kepentingan, dalam hal ini

pemerintah, masyarakat dan lingkungan hidup, juga mahasiswa

Universitas Udayana serta anggota Mapala “Wanaprastha

Dharma” itu sendiri.

Meski tidak bertujuan mencari laba bagi pemegang saham,

namun organisasi nirlaba toh tetap harus kuat secara finansial

dan profitable. Karena organisasi yang lemah dalam hal finansial,

tentunya akan terganggu kemampuannya mencapai sasaran

Oleh : WD 516 & WD – 5


organisasi. Misal, mau mengadakan kegiatan, tapi organisasi

tidak punya uang atau kekurangan dana.

6.1 PENDANAAN & INVESTASI

Dalam manajemen keuangan bisnis, ada setidaknya 3

keputusan, Keputusan Investasi, Keputusan Pendanaan dan

Keputusan Dividen. Maka dalam manajemen keuangan organisasi

nirlaba setidaknya ada 2; Keputusan Investasi & Keputusan

Pendanaan. Pendanaan, organisasi nirlaba biasanya hanya

mengharapkan sumbangan atau donasi dari individu atau

lembaga. Di organisasi kita, selain Iuran Anggota, pendanaan

organisasi didapatkan dari berbagai sumbangan (Dana

Kemahasiswaan, Sponsorship, dll) dan berbagai kegiatan lain

yang sah seperti misalnya berjualan baik barang (Kesta) maupun

jasa.

Setiap akhir periode kepengurusan atau kepanitiaan, apabila

terdapat sisa dana umumnya dikembalikan kepada organisasi

untuk selanjutnya didistribusikan baik untuk subsidi kegiatan

selanjutnya maupun kepada anggota-anggotanya. Ingat,

organisasi kita tidak pernah membayar gaji/honor kepada

anggota! Begitupun, kita tidak mengenal acara pembubaran

panitia, memakai uang organisasi untuk pesta makan-makan

seperti lazim terjadi di organisasi lain. Yang dimaksud dengan

distribusi kepada anggota umumnya dilakukan dengan membiayai

seluruh/sebagian biaya pelatihan petualangan/konservasi/training

lain-lain yang dirasa perlu. Atau bila ada anggota yang

mengalami musibah atau mungkin even-even berbahagia seperti

pernikahan, kelahiran anak, dsb, Sie Kesejahteraan Anggota

dapat berpartisipasi menyumbang kepada anggota bersangkutan.

6.2 PENCATATAN KEUANGAN (SIA)

Oleh : WD 516 & WD – 6


7. KESTA (KESEJAHTERAAN ANGGOTA)

7.1. YJSB

7.2. SDFH

8. MANAJEMEN PEMASARAN

Meskipun organisasi kita bukanlah organisasi bisnis yang

mencari laba, tetaplah penting bagi kita untuk memperhatikan

prinsip-prinsip pemasaran di dalam menjalankan roda organisasi

sehari-hari. Lho, memangnya Mapala “Wanaprastha Dharma”

‘menjual’ apa sih?

9. PUBLIC RELATION (HUBUNGAN

MASYARAKAT)

Di dalam ilmu Marketing, Public Relation atau Hubungan

Masyarakat (PR/Humas) merupakan bagian dari Integrated

Marketing Communication (IMC) atau Komunikasi Pemasaran

Terpadu, yang merupakan bagian dari Bauran Promosi. Di mana

Promosi sendiri merupakan salah satu dari Bauran Pemasaran yang

umumnya kita kenal dengan istilah 4P; Product, Price, Place &

Promotion.

Komunikasi Pemasaran Terpadu atau Integrated

Marketing Communication (IMC) adalah sebuah proses

bisnis stratejik yang digunakan untuk merencanakan,

mengembangkan, melaksanakan, dan mengevaluasi program-

program komunikasi merek yang terkoordinir, dapat diukur, dan

persuasif dengan konsumen, pelanggan, prospek, karyawan,

relasi, dan audien internal atau eksternal lainnya yang relevan

secara terus menerus.

Oleh : WD 516 & WD – 7


Sebuah aspek kunci dari IMC adalah bahwa hal itu

mendorong pemasar untuk mempertimbangkan berbagai alat

komunikasi dan bagaimana mereka dapat digunakan

untuk menyampaikan pesan-pesan tentang organisasi atau

merek. Maka Belch & Belch mengemukakan apa yang

dinamakan IMC Audience Contact Tools yang memperlihatkan

berbagai cara konsumen bertemu (kontak) dengan organisasi

atau merek di mana para pemasar harus menentukan yang mana

saja yang bernilai untuk berkomunikasi dengan audiens sasaran

mereka yang mana tools tersebut bisa dikombinasikan untuk

membentuk program IMC yang efektif.

Gambar 2. IMC Audience Contact Tools.Sumber: Belch & Belch.

9.1. MAKSUD & BENTUK-BENTUK HUMAS

MAPALA WD

9.2. WORD-OF-MOUTH

Oleh : WD 516 & WD – 8


9.3. SOCIAL MEDIA

9.4. PERILAKU ANGGOTA KESEHARIAN

10.SPONSORSHIP

10.1. EARHFD

10.2. BAGAIMANA ‘MENJUAL’ KEGIATAN KITA

LEWAT SPONSORSHIP

11.

KNOWLEDGE REVIEW MANAJEMEN SEHARI-HARI

1. Sebutkanlah

Pernyataan Murid : Segala pertanyaan yang saya jawab salah atau tidak lengkap telah dijelaskan kepada saya, dan saya memahami point-point

yang salah tersebut.

Tandatangan ________________________ Tanggal ___________________

Kepustakaan

Oleh : WD 516 & WD – 9


Belch, George E. & Michael A. Belch (2009). Advertising & Promotion. An Integrated

Marketing Communications Perspective. Eight Edition. New York,

McGraw-Hill.

Dewi, Sutrisna (2007). Komunikasi Bisnis. Yogyakarta, Penerbit Andi.

Kotler, Philip & Gary Armstrong (2008). Prinsip-Prinsip Pemasaran. Edisi Ke-12.

Jakarta, Peerbit Erlangga.

Sukoco, Badri Munir (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta,

Penerbit Erlangga.

Wiagustini, Ni Luh Putu (2010). Dasar-Dasar Manajemen Keuangan. Denpasar,

Udayana University Press.

Oleh : WD 516 & WD – 10

manajemen sehari-hari - bkp mapala 'wd' unud 2012

Documents