Manajemen Proyek

Kuliah ke 2Kuliah ke 2

susi a wilujeng

ManPro_mgg2_2013 1

1 Fungsi Manajemen

� Merencanakan� Mengorganisasi� Staffing� Staffing

� Memimpin� mengendalikan

ManPro_mgg2_2013 2

Manajemen Klasik� Departementalisasi n spesialisasi� Struktur piramida� Otoritas dan rantai komando� Pengambilan keputusan dan disiplin� Pengambilan keputusan dan disiplin� Pejabat lini n staff� Hubungan atasan – bawahan� Arus kegiatan horizontal� Kriteria Keberhasilan dan tujuan tunggal

ManPro_mgg2_2013 3

Perilaku

� Dinamis

� Non rutin

� Multikompleks

Tuntutan

� Tanggap thd perubahan, perencanaan,pemantauan pengendalian terpadu

� Perhatian khusus, pemakaian sumberdaya efisian n efektif

� Koordinasi dan integrasi dg tanggung jawab

� Beresiko tinggi

� Pelaksana byk pihak

� Multi sasaran berbeda

tanggung jawab

� Perlu analisa sistem dalam perencanaan

� Arus kegiatan dan komunikasi horisontal

� Pendekatan manajemen sistem

ManPro_mgg2_2013 4

2 Manajemen Proyek� Departementalisasi n spesialisasi� Struktur piramida� Otoritas dan rantai komando� Pengambilan keputusan dan disiplin� Pengambilan keputusan dan disiplin� Pejabat lini n staff� Hubungan atasan – bawahan� Arus kegiatan horizontal� Kriteria Keberhasilan dan tujuan tunggal

ManPro_mgg2_2013 5

Manajemen Klasik� Departementalisasi n spesialisasi� Struktur piramida� Otoritas dan rantai komando� Pengambilan keputusan dan disiplin� Pengambilan keputusan dan disiplin� Pejabat lini n staff� Hubungan atasan – bawahan� Arus kegiatan horizontal� Kriteria Keberhasilan dan tujuan tunggal

ManPro_mgg2_2013 6

Manajemen Proyek� Manajemen Proyek adalah kegiatan perencanaan, pengorganisasian,

penempatan orang, pengendalian dan pengarahan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumberdaya tertentu

� Menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horizontal

a. Merencanakana. Merencanakanb. Mengorganisisic. Memimpind. Mengendalikane. Menggunakan pendekatan sistem

ManPro_mgg2_2013 7

a. Merencanakan� Urutan pelaksanaan dg sumberdaya yg tepat dan

waktu yg efisien, analisis jaringan kerja dan RAB

b. Mengorganisir� Memacu arus horizontal n vertikal dg baik

c. Memimpin� Pusat informasi smua masalah, koordinasi, integrator, � Pusat informasi smua masalah, koordinasi, integrator,

acountability

d. Mengendalikan� Keterpaduan perencanaan dan pengendalian yg erat

e. Pendekatan sistem� Bagian dr siklus sistem yg lengkap (totalitas yg

berfungsi scara utuh dikarenakan adanya saling ketergantungan diantara bagian2nya_ManPro_mgg2_2013 8

3 Organisasi ProyekPengertian : bersatunya kegiatan-kegiatan dari

dua individu atau lebih di bawah satu kordinasi, dan berfungsi untuk mempertemukan menjadi satu tujuan.

Proses:Proses:� Identifikasi dan klasifikasi pekerjaan� Pengelompokan pekerjaan� Menyiapkan pihak yg menangani pekerjaan� Mengetahui wewenang, tanggungjawab dan pek� Menyusun mekanisme koordinasi

ManPro_mgg2_2013 9

BENTUK ORGANISASI

1. Organisasi Fungsionalberdasar fungsinya, struktur piramida, hirarki

vertikal, hub horizontal dg prosedur

2. Organisasi Matriks2. Organisasi MatriksDihimpun berdasar fungsi utk mengerjakan proyek

tertentu, dibentuk manajemen proyek sendiri

3. Organisasi Khusus Proyek

ManPro_mgg2_2013 10

31 Organisasi FunsionalDirektur

Produksi Pemasaran Keuangan Personalia

Perencanaan Teknik Penelitian

ManPro_mgg2_2013 11

311 Keuntungan Organisasi Fungsional

� Menyederhanakan koordinasi pekerjaan diantara bermacam personil dari berbagai jenjang manajemen yg sudah berlatih.

� Memperkecil upaya maupun penggunaan sumber daya rangkap yang lebih sering mengakibatkan pemborosanpemborosan

� Memusatkan pd sumber daya yg sama sehingga segenap satuan-satuan / departemen yg berbeda-beda menggunakan secara bersama-sama

� Memberikan kelenturan di dlm menentukan kebutuhan sumber daya

ManPro_mgg2_2013 12

312 Kekurangan Organisasi Funsional

� Proses pelaksanaan proyek cenderung sering terlambat disebabkan oleh tata cara yg tdk praktis karena prioritas yg simpang siur bahkan tidak jarang saling bertentangan & berbenturan kepentingan

� Para kepala satuan organisasi / departemen menjaga dg hati-hati kekuasaan mereka atas staf dlm satuan organisasi / departemen mereka & seringkali lebih bersikap harus berjuang departemen mereka & seringkali lebih bersikap harus berjuang utk mempertahankan wewenangnya dari pd bekerja ke arah tujuan proyek

� Menghilangkan staf keterpaduan proyek diantara satuan-satuan organisasi/departemen fungsional.

� Hanya kepala satuan organisasi / departemen bertanggungjawab langsung sepenuhnya atas pelaksanaan proyek.

ManPro_mgg2_2013 13

32 Organisasi MatriksDirektur

Operasi Keuangan Dan

Administrasi

Penelitian Dan

Pengembangan

Personalia

Proyek Gedung

Proyek Pengairan

Proyek Jembatan

Administrasi Pengembangan

ManPro_mgg2_2013 14

321 Keuntungan Organisasi Matriks

� Kinerja koordinasi akan berlangsung dg baik pd jalur yg melintasi garis fungsional satuan organisasi / departemen.

� Harapan-harapan proyek tampak dg jelas melalui satuan-satuan organisasi yg melakukan koordinasi proyek.proyek.

� Mudah utk menghapus lembaga proyek dari organisasi / departemen setelah proyek dinyatakan selesai.

� Mengimbangkan prioritas-prioritas proyek dlm keseluruhan organisasi

ManPro_mgg2_2013 15

322 Kekurangan Organisasi Matriks

� Mudah terjadi pertentangan kepentingan diantara para koordinator proyek dg para kepala satuan organisasi / departemen oleh karena staf proyek bekerjs untuk dua atau lebih atasan.

� Cenderung dijumpai kesulitan tatkala menentukan prioritas antara kepentingan proyek dan satuan-satuan organisasi fungsional.fungsional.

� Wewenang pemimpin proyek biasanya menjadi lebih kecil ketimbang tanggungjawab atas proyek yg dilimpahkan kepadanya.

� Sumber daya pokok (personil, perlengkapan dll) sering tidak mencukupi untuk melaksanakan formasi organisasi yg demikian.

ManPro_mgg2_2013 16

33 Organisasi Khusus ProyekDirektur

Proyek Produksi Keuangan Dan

Administrasi

Penelitian Dan

Pengembangan

Personalia

Administrasi Pengembangan

ProyekGedung

Lab.

ProyekAlatLab.

ProyekPelatihanInstruktor

ManPro_mgg2_2013 17

331 Keuntungan Organisasi Khusus Proyek

� Tujuan merupakan sasaran tunggal yg menjadi titik pusat perhatian seluruh staf dan tim proyek.

� Harapan-harapan proyek dpt dinyatakan & � Harapan-harapan proyek dpt dinyatakan & dipahami dg jelas

� Batas-batas jenjang wewenang pengambilan keputusan adalah jelas

� Perselisihan dalam pemanfaatan sumber daya dapat diperkecil

ManPro_mgg2_2013 18

332 Kekurangan Organisasi Khusus Proyek

� Harus disediakan fasilitas rangkap utk keperluan organisasi rutin & proyek

� Penggunaan sumber daya cenderung boros jika tidak dikendalikan

� Membengkaknya pembiayaan yg harus dikeluarkan � Membengkaknya pembiayaan yg harus dikeluarkan untuk mendirikan organisasi baru yg ditambahkan pd organisasi semula

� Selama menjalankan tugasnya para petugas diliputi kegelisahan oleh karena proyek yang bersifat sementara yg pd saatnya akan berakhir

ManPro_mgg2_2013 19

TIM PROYEK

ManPro_mgg2_2013 20

Tim Proyek

Harus bersinergi, anggota merasa saling diperlukan dan sadar pentingnya bekerjasama

Kualitas dan efektifitas tim, dg ciri:

1. Hub dengan tugas:Komitmen, berorientasi thd hasil kerja, kreatif

dan inovatif, peduli terhadap kualitas dan inovatif, peduli terhadap kualitas produk, tanggap thd perubahan, mampu memperkirakan trend

2. Hub antar anggotaKomunikasi baik, konflik terpecahkan, saling

percaya, semnagat terjaga dan saling membantu

ManPro_mgg2_2013 21

1 TANGGUNG JAWAB PIMPINAN PROYEK

� Merencanakan kegiatan-kegiatan dlm proyek, tugas-tugas & hasil akhir termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dana penganggaran

� Mengoperasikan, memilih & menempatkan orang-orang dlm tim proyek.dlm tim proyek.

� Memonitor status proyek� Mengidentifikasi masalah-masalah teknis� Titik temu dari para konstituen : sub kontraktor, user,

konsultan, top management.� Menyelesaikan konflik yg terjadi dlm proyek� Merekomendasikan penghentian proyek / pengerahan

kembali sumber daya bila tujuan tidak tercapai.ManPro_mgg2_2013 22

2 OTORITAS

� Otoritas Legal mengacu pada hal-hal yg tertulis yg ditetapkan dlm uraian pekerjaan (job description) seseorang.description) seseorang.

� Otoritas Karismatikberkaitan dg kekuatan yang dipunyai karena sifat-sifat personal seperti penampilan atau kepribadian.

ManPro_mgg2_2013 23

3 MEMILIH MANAJER PROYEK

Kualifikasi yang harus dipunyai untuk menjadi seorang Manajer Proyek :1. Karakteristik Personal

Ketrampilan Pelaku2. Ketrampilan Pelaku3. Ketrampilan Bisnis4. Kemampuan Teknis

ManPro_mgg2_2013 24

31 Karakteristik Personal

� Mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi.

� Mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif

� Percaya diri, bisa meyakinkan orang lain� Percaya diri, bisa meyakinkan orang lain� Punya disiplin� Seorang generalis � Bisa menemukan masalah sekaligus membuat

keputusan� Mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dg

waktu, biaya dan faktor manusia.

ManPro_mgg2_2013 25

32 Ketrampilan Perilaku

Yang termasuk dlm kualifikasi ini : kemampuan mendengarkan secara aktif, komunikator yang baik, bisa menjalin jaringan komunikasi informalkomunikasi informal

ManPro_mgg2_2013 26

33 Ketrampilan Bisnis

� Pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis itu sendiri

� Pemahaman mengenai manajemen secara umum yg meliputi : pemasaran, pengendalian, pembelian, hukum, administrasi karyawan dan konsep umum mengenai keuntunganmengenai keuntungan

� Kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan proyek

� Punya kemampuan kuat & aktif untuk mengajari, melatih dan mengembangkan kemampuan bawahan.

ManPro_mgg2_2013 27

34 Kemampuan Teknis

Seorang pimpinan/manajer proyek perlu mengambil keputusan tentang hal-hal yg berhubungan dg masalah teknis. Untuk itu perlu mengetahui aspek teknis dari proyek yg perlu mengetahui aspek teknis dari proyek yg ditangani.

ManPro_mgg2_2013 28

4 ANGGOTA TIM PROYEK

� Tergantung jenis dan besaran proyek� Tim inti: pimpro, manager lapangan,

manager pengadaan, proyek kontrol, manager administrasi dan keuangan manager administrasi dan keuangan

� Kriteria yang diperlukan� Pengisian personil anggota tim sesuai

dengan kriteria

ManPro_mgg2_2013 29

Manajer Proyek

WakilFungsional

ProjectEngineer

Contract Administrator

CustomerLiason

ProjectController

KordinatorProduksi

QualityAssuranceSupervisor

ManajerLapangan

ProjectAccountant

Gambar Anggota Tim Proyek

ManPro_mgg2_2013 30

5 PERAN LAIN DI LUAR TIM PROYEK

1. Manajer Program2. Manajemen Puncak

ManPro_mgg2_2013 31

51 Manajer ProgramTugas manajer program :1. Mengarahkan & menevaluasi kegiatan dari seluruh manajer proyek2. Memastikan bahwa arah dari semua proyek ini tidak melenceng dari

tujuan strategis perusahaan3. Bekerjasama dg para pemimpin fungsional persh utk melakukan

alokasi sumberdaya & menyelesaikan konflik pemakaian sumber daya antar proyek dg cara melakukan prioritasdaya antar proyek dg cara melakukan prioritas

4. Memastikan bahwa perubahan yg terjadi dalam suatu proyek tetap memperhatikan batas biaya, waktu dan performansi dari proyek-proyek yg lain.

5. Membantu dlm mengembangkan kebijakan-kebijakan perencanaan & teknik-teknik pengendalian manajemen proyek.

ManPro_mgg2_2013 32

52 Manajemen Puncak� Manajemen puncak bertanggung jawab untuk mesukseskan

pelaksanaan manajemen proyek.� Menetapkan secara jelas tanggung jawab dan wewenang manajer

proyek relatif terhadap manajer yang lain� Menentukan lingkup hidup dan batasan tanggung jawab pengambilan

keputusan yang dimiliki manajer proyek.� Menetapkan kebijaksanaan dlm penyelesaian konflik dan penetapan � Menetapkan kebijaksanaan dlm penyelesaian konflik dan penetapan

prioritas.� Menjabarkan tujuan-tujuan yg akan digunakan untuk mengevaluasi

performansi manajer proyek.� Merencanakan & memberikan dukungan pd suatu sistem manajemen

proyek yg bisa menyediakan informasi yang berguna untuk perencanaan, pengendalian, pemeriksaan dan evaluasi proyek-proyek yang dilaksanakan.

ManPro_mgg2_2013 33

Sumber, Penyebab, dan upaya penanggulangan konflik di lingkungan proyekNo Sumber Konflik Penyebab Jalan Keluar dan Pemecahan1 Jadwal Perbedaan pendapat mengenai Susun jadwal paket kerja sebaik mungkin

kurun waktu dan urutan pekerjaan Ikut sertakan pihak yang bertanggung

jawab dalam pelaksanaan sepanjang

siklus proyek

2 Prioritas Berbeda pandangan antara peserta Susun perencanaan secara jelas.

proyek perihal bobot pentingnya capai keputusan bersama dengan

berbagai kegiatan pihak-pihak yang bersangkutan

3 Tenaga kerja/Staf Penempatan (kurun waktu, kualitas, Susun perkiraan keperluan tenaga

dan kuantitas) personil dari internal staf sedini mungkin dan komunikasikandan kuantitas) personil dari internal staf sedini mungkin dan komunikasikan

dan eksternal organisasi di kantor pusat dengan pihak yang bersangkutan

4 Masalah teknis Standar, spesifikasi, kriteria material Menjelaskan kendala biaya dan filosofi

dan peralatan. Metode uji coba dan desain yang ditetapkan proyek

inspeksi

5 administrasi dan Perbedaan mengenai prosedur operasi Susun buku petunjuk pokok-pokok

prosedur atau pelaporan, otoritas, serta tanggung prosedur kerja dan koordinasikan

jawab dan progran implementasi untuk peserta proyek

6 Personalitas Perbedaan personalitas antara pelaku Kembangkan suasana yang menunjang

dalam melihat segala sesuatu saling pengertian. Perbanyak komunikasi

7 Biaya Perbedaan anggapan mengenai jumlah Menjelaskan dasar yang menjadi

dan jadwal alokasi biaya bagi bermacam keputusan jumlah dan dasar alokasi biaya

macam paket kerja

ManPro_mgg2_2013 34

diskusi� Apakah yang disebut sebagai proyek?� Apakah tujuan dari manajemen proyek?� Mengapa manajemen klasik tidak sesuai untuk

mengangani kegiatan proyek?� Mengapa dalam manajemen proyek, arus

horisontal itu penting?Apakah yang dimaksud dengan siklus proyek � Apakah yang dimaksud dengan siklus proyek

� Jelaskan proses organisir suatu kegiatan proyek� Jelaskan 3 model organisasi proyek dan

kelebihan serta kekurangannya� Apakah syarat tim proyek yang baik� Mengapa pimpinan proyek harus mempunyai

banyak kemampuan, jelaskanManPro_mgg2_2013 35