MODUL 3 MANAJEMEN OBAT DAN ALAT KESEHATAN PUSKESMAS SUMBERPUCUNG

Oleh: Aissyiyah Nur An Nisa Fitri Indah Sari Lina Haryana Fajrin Marina Yunita Seetal K. Dhaliwal 0610710006 0610713033 0610713049 0610710079 0610714024

Pembimbing: dr. Tita Harijanti, MKes

LABORATORIUM ILMU KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG

2011 BAB I PENDAHULUAN Menurut Kebijakan Obat Nasional, Departemen Kesehatan RI, 2005 dikatakan bahwa obat merupakan sediaan atau paduan bahan-bahan yang siap untuk digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan, kesehatan dan kontrasepsi. Manajemen pengadaaan obat dan alat kesehatan adalah salah satu unit yang paling penting dalam seringnya dokter akan sebuah institusi pelayanan kesehatan. Jika tidak memberikan obat-obatan yang terlalu banyak, terdapat manajemen yang baik mengenai obat dan alat kesehatan maka menggunakan obat yang lebih mahal di mana seharusnya bisa digunakan obat yang lebih murah, mengobati pasiennya sebelum diagnosa ditegakkan, dan bisa saja melebihi dosis yang dianjurkan serta mungkin dapat menggunakan alat kesehatan yang tidak layak pakai. Obat harus digunakan oleh orang yang mempunyai keahlian, pengetahuan dan akurasi karena jika tidak, obat-obat tersebut menjadi sebuah bahan yang berbahaya bagi konsumennya. Tujuan dari manajemen obat adalah agar obat dapat digunakan secara bijaksana dan mencegah penggunaan yang berlebihan dari yang dibutuhkan oleh pasien. Di bawah ini adalah beberapa alasan mengapa diperlukan manajemen obat yang baik:

Obat merupakan bagian penting dari pelayanan kesehatan terhadap pasien.Konsekuensinya, ketersediaannya atau ketidakadaanya akan berkontribusi pada efek baik positif maupun negatif pada kesehatan. Pengaturan obat yang buruk, terlebih dalam lembaga pelayanan kesehatan masyarakat negara berkembang adalah masalah yang sangat penting. Diperlukan perbaikan manajemen, agar institusi dapat menghemat biaya dan meningkatkan akses masyarakat terhadap pelayanan kesehatan.

Permasalahan obat bukan hanya tanggung jawab petugas farmasi saja.Obat-obat tidak disimpan di lemari pendingin (refrigerator), sehingga banyak vaksin dan obat yang tidak efektif lagi.

2

Oleh karena alasan-alasan tersebut diatas, maka seorang manajer harus mampu dalam manajemen obat di sebuah institusi. Manajemen obat ini sama seperti manajemen yang lain yaitu melibatkan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengendalian (controlling). Seperti yang tampak pada gambar berikut.

Organizing

Planning

Actuating

Controlling

3

BAB II PEMBAHASAN 1. Identifikasi kebutuhan obat di Puskesmas berdasarkan 5 jenis penyakit dari 10 penyakit terbanyak dengan prosedur berikut: a. Identifikasi 5 penyakit terbanyak di instalasi rawat jalan puskesmas (BP/BKIA)! Penyakit ISPA Hipertensi Penyakit pada sistem otot dan jaringan Gastritis Diare Jumlah Pasien 548 298 143 134 59

b. Untuk setiap penyakit tetapkan jenis dan nama obat yang dibutuhkan (susunlah dalam tabel) Penyakit ISPA Jenis Obat - Antitusif - Ekspektoran - Anti histamine - Anti piretik Hipertensi - Dekongestan - ACE inhibitor - Beta blocker - CCB Penyakit jaringan Gastritis - Diuretik pada - Analgesik Nama Obat DMP, codein Ambroxol, Gliseril Guaiakolat CTM Parasetamol, ibuprofen, aspirin Pseudoefedrin Captopril, lisinopril Propanolol, bisoprolol Nifedipin Hidroklorotiazid, furosemid, Asam mefenamat, Na Diclofenac, Piroxicam - Roborantia Vitamin B kompleks - Neutralizing Agent Antasida - H2 antagonis - PPI Cimetidin, ranitidine Omeprazole, lanzoprazole

sistem otot dan

4

Diare

- Anti Diare - Rehidrasi

Attapulgit, Loperamide Oralit

c. Diskusikan dan tetapkan obat yang menjadi pilihan untuk setiap jenis penyakit Penyakit ISPA Obat Parasetamol, CTM, Pseudoefedrin,

Dekstrometorfan HBr, Gliseril Guaiakolat Hipertensi Captopril Penyakit pada sistem otot Asam mefenamat, Vitamin B Kompleks dan jaringan Gastritis Diare Antasida, Ranitidin Attapulgit, Oralit

d. Hitunglah kebutuhan obat yang diperlukan berdasarkan data jumlah pasien dalam 1 bulan e. Hitunglah harga yang dibutuhkan untuk biaya pengadaan obat tersebut Obat Harg a 46 21 17 21 36 138 132 20 191 31 180 305 Jumlah Obat/Pasie n 9 9 9 9 9 9 9 3 6 9 12 10 Jumla h Pasie n 548 548 548 548 548 298 143 143 134 134 59 59 Kebutuhan Obat (Buffer 20%) 5919 5919 5919 5919 5919 3219 1545 515 965 1448 850 708 Total 272.27 4 124.29 9 100.62 3 124.29 9 213.08 4 444.22 2 203.94 0 10.300 184.31 5 44.888 153.00 0 215.94 0 5

Parasetamol Pseudoefedrin CTM Gliseril Guaiakolat DMP Captopril Asam Mefenamat Vitamin B Kompleks Ranitidin Antasida Attapulgit Oralit

Total

2.091.1 84

Namun tidak ada biaya untuk pengadaan obat. Semua obat yang digunakan di Puskesmas Sumberpucung adalah gratis dari Dinas Kesehatan. 2. Bagaimana struktur organisasi dan pembagian tugas tanggungjawab (job description) dalam puskesmas untuk tim manajemen obat dan alkes di organisasi pelayanan tersebut? Apakah ada tim khusus yang menangani?

Gudang Farmasi Kabupaten

Gudang Obat PUSKESMAS

Apoteker

Kepala Puskesmas

Pustu

Puskesmas Induk

Polindes

Posyandu

Apotek

Perawatan

Laboratorium

UGD/BP/KIA/Poli Gigi

Kepala Puskesmas bertugas untuk melakukan: Supervisi terhadap pelaksanaan pengelolaan obat dan alat kesehatan Evaluasi dan pengesahan permintaan obat ke gudang farmasi Kabupaten Evaluasi dan pengesahan permintaan obat dari pustu, polindes, posyandu 6

-

Evaluasi dan pengesahan laporan distribusi dan penggunaan obat

Tim manajemen obat Puskesmas terdiri dari apoteker, petugas gudang obat (latar belakang pendidikan asisten apoteker), petugas kamar obat (latar belakang pendidikan asisten apoteker).

Tugas Apoteker: Menerima, mencatat, memelihara obat. Membuat catatan mutasi obat yang keluar maupun yang masuk. Membuat laporan permintaan dan pemakaian obat untuk disahkan oleh

kepala Puskesmas. Menyimpan resep obat yang telah diterima dari kamar obat ke dalam

kardus, dimusnahkan setelah 5 tahun. Tugas Asisten Apoteker: Melayani permintaan obat dari pasien sesuai resep Membuat rekapan resep yang masuk ke kamar obat (dilakukan setiap Menyimpan dan memelihara obat yang diterima dari gudang Membuat laporan mutasi dan permintaan obat tiap bulan

hari)

Petugas Kamar Obat : hari) bulan Tim manajemen alat kesehatan Puskesmas terdiri dari 1 orang (penanggung jawab logistik alat kesehatan) yang bertugas: 7 Menyimpan dan memelihara obat yang diterima dari gudang Membuat laporan mutasi obat tiap bulan dan permintaan obat tiap dua Melayani permintaan obat dari pasien sesuai resep Membuat rekapan resep yang masuk ke kamar obat (dilakukan setiap

-

Menyimpan dan memelihara alkes yang diterima dari Dinas Membuat rekapan laporan & permintaan alkes 3 bulanan dari subunit Membuat laporan alat kesehatan 6 bulanan ke Dinas Kesehatan Membuat laporan dan permintaan alat kesehatan tahunan ke Dinas Membuat catatan mutasi alat kesehatan yang keluar maupun masuk. petugas obat dan alat kesehatan Puskesmas

Kesehatan. pelayanan di puskesmas, Pustu, Polindes, Posyandu

Kesehatan

Sedangkan

pembantu/posyandu/polindes yaitu Pustu dan Polindes dilakukan oleh Bidan desa, sedangkan Posyandu dilakukan oleh Petugas Pembina Desa (PPD) yang bertugas: Mengajukan laporan penggunaan obat tiap bulan dan laporan permintaan obat tiap dua bulan kepada gudang obat Mengajukan laporan & permintaan alkes tiap 3 bulanan kepada gudang alat Mempersiapkan dan melaporkan data pemakaian obat dan alat kesehatan, serta sisa stok. Menyimpan, memelihara, dan membuat catatan obat dan alkes yang digunakan maupun yang diterima 3. Perencanaan Apa dasar yang digunakan dalam menetapkan perencanaan atau kebutuhan obat dan alkes di puskesmas tersebut? Perencanaan obat dilakukan dengan menghitung kebutuhan obat selama 6 bulan dengan buffer 20%, namun permintaan obat dilakukan setiap 2 bulan. Dasar yang digunakan untuk merencanakan pengadaan obat dan alat kesehatan di Puskesmas Sumberpucung: Daftar penyakit terbanyak di Puskesmas Sumberpucung yang disusun setiap bulan.

8

-

Statistik jumlah pasien yang datang atau kontrol ke puskesmas untuk Stok obat yang tersedia di puskesmas. Jika salah satu obat masih ada

penyakit masing masing. sisa bulan kemarin, maka pengadaan obat tersebut tetap direncanakan dengan jumlah obat yang disesuaikan.

4. Pengadaan a. Bagaimana proses pemesanan obat dan alkes di puskesmas? Apakah melalui gudang obat farmasi atau melaui kabupaten? GUDANG FARMASI Penerimaan, Pencatatan, Penyimpanan

DINKES KABUPATEN

Pelaporan & permintaan

GUDANG PUSKESMAS Penerimaan, Pencatatan, Penyimpanan Pelaporan & permintaan

Pelaporan & permintaan 9

PUSKESMAS INDUK :

PUSTU: 1. PUSTU SENGGRENG

POLINDES: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. JATIGUWI SAMBIGEDE SENGGRENG TERNYANG NGEBRUK KARANGKATES PPD SUMBERPUCUNG 8. PAKEL

1.

APOTEK 2. PERAWATAN/RAWAT INAP 3. LABORATORIUM 4. UGD 5. BP

PASIEN Pelaporan dan permintaan obat dan alkes diberikan pada Dinas Kesehatan Kabupaten, namun barang diambil dari gudang farmasi setiap 2 bulan pada tanggal yang ditentukan. Proses pengadaan alat kesehatan di Puskesmas Sumberpucung ke Gudang Alat kesehatan Dinas Kesehatan Kabupaten dilakukan setiap akhir tahun, dan baru akan terealisasi pada pertengahan tahun berikutnya. b. Apakah ada tim pengadaan khusus atau menggunakan staf yang ada di farmasi? Menggunakan staf yang ada di farmasi 5. Penyimpanan a. Apakah disimpan di rak, lemari kaca, dll? Penyimpanan berbeda-beda, tergantung tempat. Obat di gudang obat disimpan di rak, obat bentuk sirup dalam botol diletakkan di lantai yang beralaskan kayu. Obat di ruang perawatan disimpan di lemari kaca, sedangkan obat di apotik disimpan di rak atau lemari kayu. Obat-obatan psikotropika dan narkotika disimpan di lemari kayu yang terkunci. Gudang dan apotik di luar jam kerja akan dikunci. 10

Khusus untuk vaksin harus disimpan di lemari es. Vaksin disimpan di dalam lemari es untuk menjaga agar vaksin tetap efektif. Puskesmas Sumberpucung memiliki 2 lemari es. Lemari es pertama untuk menyimpan vaksin yang masih bersegel, yaitu lemari es dengan pintu yang terbuka ke atas. Lemari es yang kedua untuk menyimpan vaksin yang sudah terpakai, yaitu lemari es dengan pintu terbuka ke depan.

11

Gambar 2.1 Gudang Obat dan Alkes

12

Gambar 2.2 Apotek

13

Gambar 2.3 Ruang Perawatan dan UGD

Gambar 2.4 Penyimpanan Vaksin

b. Jika

disimpan

di

rak,

apakah

ada

persyaratan

khusus

untuk

menyimpannya? Apakah membutuhkan label pada rak tersebut? Rak berupa rak kayu yang terbuka dan mudah dijangkau. Rak tersebut memiliki tiang penyangga yang terbuat dari besi dan beralaskan tripleks, sehingga tida kontak langsung dengan lantai. Obat disimpan di tempat yang tidak lembab, tidak terpapar matahari langsung, dan bersih. Tidak terdapat label, namun obat disusun berdasarkan abjad, jenis sediaan, dan tanggal kadaluarsa (obat yg kadaluarsa lebih awal ditaruh di depan). Untuk alat kesehatan (kapas, syringe, 14

infus set, dsb) yang diletakkan di rak, penyimpanannya disusun berdasarkan berat ringannya alat.

c. Apakah ada buku untuk keluar masuk obat, alkes, disimpan di gudang obat/alkes atau langsung disimpan di poli umum, bagaimana mekanisme keluar masuknya? Ada, baik di gudang, apotik, maupun ruang perawatan. Setiap obat atau alkes yang masuk dan keluar dari gudang dicatat jenis dan jumlahnya. Apotik juga mencatat setiap obat yang masuk dan terpakai, demikian pula dengan ruang perawatan. Setiap bagian puskesmas (apotek, pustu, dan bidan desa) akan mengirimkan permintaan kebutuhan obat ke gudang obat puskesmas setiap 1-2 minggu. Kemudian gudang obat akan memeriksa kesesuaian antara stock obat yang tersisa dengan stock sisa obat yang tertulis pada kartu stelling diakhir bulan, kemudian direkap dalam form perencanaan dan penyimpanan.

6. Pemantauan dan pemeliharaan a. Bagaimana mekanisme pemantauan, siapa yang bertanggung jawab memantau, beberapa hari/minggu sekali dipantau? Pemeliharaan obat dan alat kesehatan di Puskesmas Sumberpucung dilakukan oleh semua staf Puskesmas Sumberpucung. Jika terdapat alat kesehatan yang mengalami kerusakan, maka akan dilaporkan kepada PJ logistik alat kesehatan untuk diurus penggantian alat kesehatan yang baru ke Dinas Kesehatan pada akhir tahun. Pemantauan dilakukan oleh supervisi dari tingkat II (Kabupaten). Supervisi memantau pengadaan alat-alat kesehatan, pembukuan dan pendistribusian obat-obatan. Pemantauan obat dilakukan oleh bagian farmasi setiap bulan yang meliputi tanggal kadaluarsa, jumlah obat yang tersedia, maupun laporan obat dari apotek, Pustu, dan. Polindes. b. Apakah penggunaan obat sudah sesuai dengan kegunaan, apakah ada obat-obat yang diresepkan oleh dokter tapi tidak disediakan oleh BP (untuk farmasi) Apakah ada analisis obat yang sering digunakan?

15

Penggunaan obat sudah sesuai dengan penggunaan karena pihak apotik akan melakukan konfirmasi terhadap dokter yang bertugas bila obat dinilai kurang sesuai baik dosis, bentuk, rute, dan frekuensi obat. Namun masih terdapat obat-obatan yang sebenarnya diresepkan oleh dokter tetapi tidak tersedia, sehingga pasien harus membeli di apotek luar. Hal ini dikarenakan pemerintah tidak mennyediakan obat tersebut untuk puskesmas. Bila memungkinkan, apoteker akan mengusulkan pada dokter untuk mengganti obat sesuai dengan obat yang tersedia di puskesmas. Ada analisis obat yang sering digunakan, analisis ini bisa dilihat dari laporan pemakaian obat setiap bulannya. Obat yang paling sering dipakai yaitu parasetamol, amoksisilin, CTM, vitamin B kompleks, dan deksametason. c. Bagaimana mekanisme pemeliharaan atau perbaikan alkes? Apakah ada tim pemeliharaan? Mekanisme pemeliharaan alat kesehatan dilakukan langsung oleh semua staf puskesmas. Tidak terdapat tim khusus dalam upaya pemeliharaan atau perbaikan alat kesehatan. Bila ada kerusakan alat kesehatan, maka staf puskesmas dapat melaporkan ke penanggung jawab logistik alat kesehatan. Jika penanggung jawab alat menemukan alat yang rusak, maka ia harus melaporkannya kepada kepala puskesmas. Selanjutnya kepala puskesmas menginstruksikan penanggung jawab untuk melakukan usaha perbaikan. Jika perbaikan membutuhkan teknisi khusus, maka harus dibuat laporan kerusakan barang. Penanggung jawab logistik alat kesehatan juga dapat membuat permintaan penggantian alat kesehatan ke Dinas Kesehatan. 7. Form tersebut! Terdapat beberapa form yang digunakan dalam proses perencanaan, penyimpanan, dan pendistribusian obat. Terdapat 3 form yang berasal dari Dinas Kesehatan Kabupaten Malang, yaitu : Laporan pemakaian dan lembar permintaan obat (LPLPO) apa saja yang digunakan dalam proses perencanaan,

penyimpanan, dan pendistribusian obat dan apa fungsi masing-masing form

16

Gambar 2.5 LPLO Kartu Stelling

Gambar 2.6 Kartu Stelling

-

Kartu persediaan barang obat dan alat kesehatan

17

Gambar 2.7 Kartu Persediaan Barang Obat dan Alat Kesehatan Form perencanaan dan penyimpanan obat dan alat kesehatan digunakan untuk: Mengetahui penggunaan serta stock obat dan alat kesehatan Sebagai sarana pengadaan obat Mengusulkan permintaan obat ke gudang farmasi kabupaten

Form pendistribusian / kartu stelling digunakan untuk: Mengontrol penggunaan dan pendistribusian obat Memantau keseimbangan antara stock obat yang tersisa dengan obat

yang keluar Selain itu juga terdapat dokumen serah terima bila dilakukan pengiriman barang tambahan di luar permintaan sebelumnya dari Pustu ataupun Polindes dan dokumen serah terima pemberian obat yang terdapat di ruang perawatan.

18

Gambar 2.8 Dokumen Serah Terima Perbekalan Farmasi

Gambar 2.9 Dokumen Serah Terima Pemberian Obat Perawatan (POP)

8. Permasalahan apa saja yang sering ditemukan dalam manajemen obat dan equipment pada aspek: a. Perencanaaan dan pengadaan: tidak bisa memilih obat sesuai dengan kriteria yang diharapkan (misal tanggal kadaluarsa obat), kadangkala obat 19

ditentukan oleh Dinas Kesehatan sehingga Puskesmas tidak bisa menolak dan obat akhirnya tidak terpakai, beberapa kali obat di pustu dan polindes habis sebelum waktunya sehingga perlu ditambah di luar perencanaan obat b. Penyimpanan: keterbatasan tempat dan sarana penyimpanan (gudang memiliki sirkulasi kurang, tidak semua obat disimpan di lemari kaca) c. Pendistribusian: Tidak ada masalah, obat diambil setiap tanggal yang ditentukan oleh Dinas Kesehatan dan obat disalurkan dari gudang ke puskesmas induk, pustu, dan polindes sesuai perencanaan dan kebutuhan d. Perawatan: Tidak ada masalah ANALISIS 1. Apakah sistem manajemen obat telah menerapkan prinsip preventif management? Ya. Karena pada pada tiap tahapan manajemen obat dilakukan: Planning Dasar perencanaan obat adalah jumlah kebutuhan obat dari 2 bulan sebelumnya dengan mempertimbangkan daftar penyakit terbanyak tiap bulannya, dan sisa obat tiap bulannya. Hal ini untuk mengantisipasi habisnya obat di gudang farmasi kabupaten. Rekapitulasi penggunaan obat dilakukan setiap hari oleh apoteker dan dibuat laporan setiap bulan, sehingga jumlah obat yang tersisa dapat diketahui dengan mudah. Sehingga proses perencanaan lebih mudah. Organizing Pengadaaan obat dari Gudang Farmasi Kabupaten dilakukan setiap 2 bulan sekali. Pencatatan data obat seperti penggunaan obat dan sisa obat dilakukan setiap bulan. Actuating Digunakan prinsip first expired first out dengan memperhatikan tanggal kadaluarsa. Obat yang lebih dahulu kadaluarsa akan segera di berikan ke unit pelayanan agar obat tersebut diprioritaskan untuk digunakan terlebih dahulu untuk mencegah penumpukan obat kadaluarsa. Pendistribusian obat dan alat kesehatan kepada subunit pelayanan disesuaikan dengan jumlah permintaan dan stok di Gudang Obat puskesmas. Controlling

20

Setiap penerimaan, pemakaian dan persediaan obat maupun alat kesehatan selalu dicatat dan dilaporkan. 2. Apakah sistem pemeliharaan terutama alat kesehatan bersifat aktif atau pasif? Sistem pemeliharaan alat kesehatan bersifat pasif, karena tidak ada tim pemantau khusus yang secara rutin bertugas dalam pemeliharaan alat kesehatan. Peran ini dilakukan oleh satu orang bidan yang akan melakukan penggantian alat kesehatan yang rusak setelah ada laporan dari unit pelayanan. 3. Apakah sistem manajemen obat telah dapat menjamin kualitas dan keamanan obat serta ketersediaan obat? Ya. Dari penyimpanan obat bisa menjamin kualitas dan keamanan obat. Meskipun tidak disimpan di lemari kaca (hanya di rak), namun obat hanya disimpan selama 6 bulan sehingga dalam jangka waktu tersebut obat tidak akan rusak. Setiap kelompok obat memiliki kartu stelling sebagai tempat pencatatan jumlah keluar masuk dan tanggal kadaluwarsa. Pendistribusian obat memakai prinsip first expired first out dengan memperhatikan tanggal kadaluwarsa, sehingga dapat menjamin kualitas obat yang tersedia. Serta tempat yang terkunci mencegah pencurian obat. Obat psikotropika dan narkotika memiliki pencatatan dan pelaporan khusus, juga selalu terkunci, agar dapat terpantau dengan baik dan tidak disalahgunakan.

Dari segi perencanaan obat, ketersediaan obat bisa dijamin karena penghitungan kebutuhan obat setiap 6 bulan dengan buffer 20% dan pemesanan setiap 2 bulan ini bisa sebagai antisipasi bila stok obat di gudang farmasi habis.

21

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan 1. Puskesmas Sumber Pucung tidak memiliki tim khusus untuk menangani manajemen obat dan alkes, peran ini masing-masing dilakukan oleh satu orang yang telah ditunjuk untuk secara khusus menangani hal tersebut seorang diri. 2. Proses pengadaan obat di Puskesmas Sumberpucung yang bersumber dari Gudang Farmasi Dinkes kabupaten dilakukan setiap dua bulan sekali 3. Puskesmas Sumber Pucung menetapkan perencanaan atau kebutuhan obat di tempatnya berdasarkan penyakit terbanyak yang ada dan data pengeluaran dan persediaan obat setiap bulannya. 4. Manajemen obat di puskesmas Sumber Pucung sudah menerapkan sistem manajemen preventif . 5. Sistem pemeliharaan alat kesehatan di Puskesmas Sumber Pucung bersifat pasif. 6. Sistem manajemen obat yang dilaksanakan di Puskesmas Sumber Pucung dapat menjamin kualitas dan keamanan obat, serta menjamin ketersediaan obat. Saran 1. Perlunya dilakukan proses pendidikan mengenai manajemen obat kepada seluruh staff puskesmas agar dapat meminimalisir kemungkinan terjadinya penyalahgunaan obat dan alat kesehatan 2. Perlu adanya tim khusus yang menangani manajemen obat dan alat kesehatan sehingga tidak terjadi kerancuan dalam pembagian tanggung jawab 3. Mengubah sistem manajemen alat kesehatan yang bersifat pasif menjadi aktif 22

23